+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Хранение электронных документов: где и как

Содержание

Хранение электронных документов

Хранение электронных документов: где и как

Проблема архивирования и надежного хранения электронной документации на сегодняшний день стала более чем насущной.

Связано это с появлением несколько десятилетий назад систем электронного документооборота, которые стали основой существующего делопроизводства по всему миру.

В последние годы наше государство вплотную подошло к вопросу, как организовать хранение электронных документов не только отдельных физических лиц, но и государственных структур и учреждений.

Большинство государственных и муниципальных архивов на данный момент рассматривают пути решения проблемы хранения информации в электронном виде. В подобной ситуации важнейшую роль играет не только материально-техническая, но и нормативно-правовая база, так как в первую очередь нужно разработать специальные правила и нормы, связанные со спецификой работы СЭДО и хранением цифровой информации.

Безопасное хранение электронной документации

Сохранность всей имеющейся информации в специально созданных архивах – самая главная задача любого архивиста. Чтобы преуспеть в данной области, такому специалисту необходимо выбрать грамотную стратегию работы с доверенными ему данными. От того, насколько правильным будет выбор, зависит не только физическая сохранность файлов и папок, но и возможность их использования в далеком будущем.

Особенности хранения любых электронных документов напрямую зависят от множества важнейших факторов. Процедуры, связанные с обеспечением архивирования данных, можно условно разделить на несколько глобальных групп:

  • проведение мероприятий по обеспечению физической сохранности данных на носителях;
  • создание всех условий для вывода и считывания информации по истечении долгосрочного периода с момента ее записи на носитель;
  • создание универсальных устройств для полноценного воспроизведения любых данных в многолетней перспективе.

Рассмотрим более подробно каждую из групп.

Обеспечение физической сохранности

В последнее время можно с уверенностью заявить, что данный вопрос практически полностью решен для всех типов файлов. А связано это не только с удачным выбором правильных носителей для конкретного типа документов, но и с условиями корректного размещения сведений в реальных физических условиях.

Одно из важнейших правил хранения любой информации: во избежание утери или порчи компьютерных файлов хранить их нужно на двух и более носителях.

Например, определить рабочий носитель, на котором будут находиться файлы, которые находятся в постоянном движении в СЭД организации, и резервный носитель, на который сбрасывается вся готовая информация.

Если по каким-то причинам первый выйдет из строя, то для восстановления работы последний сослужит важнейшую службу (создание дубликатов).

Современная практика хранения электронной информации показывает, что наиболее часто рабочую информацию владельцы хранят на винчестерах или серверах своих компаний. Резервные экземпляры зачастую переносят на такие носители, как:

  • стримеры;
  • магнитные ленты;
  • резервные сервера;
  • оптические или магнитооптические диски.

Хотя в последнее время стали появляться и более совершенные носители, способные хранить терабайты информации.

Большинство владельцев информационных ресурсов, понимая, что темпы уменьшения цен на жесткие диски значительно опережают темпы роста объемов хранимой информации, содержат вверенную им резервную информацию только на внешних носителях.

Хранение документов в электронной форме на определенном носителе напрямую зависит от его типа и долговечности. Выбор правильного носителя зависит от нескольких важнейших факторов, а именно:

  • вида электронной документации и совокупного объема файлов;
  • срока предполагаемого хранения данных и степени доступа к ним в этот период;
  • качества изготовления носителей и условий их сохранности;
  • требований относительно обеспечения условий аутентичности электронных документов.

Пример: хранить сложно структурированные или очень объемные файлы (конструкторская и проектная, техническая документация, интегрированные базы данных и др.) рекомендуется на носителях, имеющих большой объем памяти. Таким образом, сохранится необходимая целостность всех файлов и папок.

Документы, срок хранения которых составляет около пяти лет, можно держать на самых простых цифровых носителях, например, некоторые пользуются дискетами. Рекомендуется при выборе необходимого носителя в первую очередь обращать внимание на его стоимость.

В данном случае цена действительно полностью отождествляется с уровнем качества изготовления товара, предназначенного для долгосрочного хранения электронных данных.

Если вы планируете резервные данные перенести на оптический диск, то стоимость его должна быть не ниже 30 рублей.

Сроки хранения электронных документов на оптических компакт-дисках достигают от 5 до 15 лет. Подобные внешние носители считаются одними из самых неприхотливых в плане эксплуатации и хранения, а также одними из наиболее долговечных по сравнению с другими устройствами.

Необходимо запомнить, что после окончания указанного срока хранения, файлы, размещенные на диске, необходимо переписать на новый носитель в текущем состоянии или предварительно изменив его на современный (конвертировать), чтобы в будущем их можно было расшифровать и прочитать на предусмотренной для этих целей аппаратуре.

Как уже было сказано, оптические CD-диски признаны одними из наиболее долговечных. Некоторые производители приписывают своим продуктам сроки службы практически в 200 с лишним лет.

Правда это или нет, может показать только реальная практика, а она в различных условиях бывает весьма противоречивой.

Так, в некоторых случаях обиженные пользователи говорят о том, что возникают трудности со считыванием отдельных файлов с оптических дисков. Причиной подобных сбоев может быть что угодно. Например:

  • несоблюдение условий качественного изготовления и предпродажного хранения продукции;
  • нарушение технологии сборки;
  • несовместимость аппаратуры записи и считывания данных и прочие.

При выборе надлежащего типа носителя для хранения определенной информации необходимо очень тщательно подойти к этой проблеме. От качества выбранного продукта может зависеть целостность очень важной информации, например, финансовой отчетности предприятия, результатов медицинских анализов или исследований, доказательств, способных повлиять на решение суда.

Важно: у вас нет возможности придать юридическую силу хранимым документам при помощи электронной цифровой подписи, то для исправления ситуации следует просто скопировать необходимые сведения на оптический CD-диск с возможностью однократной записи. Хранение электронных документов в архиве зависимо от условий, в которых находится сам носитель. Для них обычно предусмотрены специальные средства защиты: упаковки, чехлы, конверты.

Неразумно полагать, что копирование информации на большое количество «болванок» полностью обеспечит ее сохранность.

Для сокращения расходов на все копии, нужно создать правильные условия для сохранности информационного носителя.

Например, хранить магнитные диски рекомендуется в специально оборудованных помещениях, которые защищают от пагубного воздействия внешней среды на электронные хранилища.

Проблемы устаревания считывающей аппаратуры и ПО

Как видим, проблемы, связанные с физической сохранностью информации, постепенно исчезают. Однако стоит напомнить, что форматы хранения электронных документов, а также записывающая аппаратура и программное обеспечение прямо влияют на степень сохранности записанной информации.

При записи данных необходимо помнить, что каждый год появляется новое поколение компьютерной техники и программного обеспечения для нее. Ведь можно с благими намерениями сбережения ценной информации попасть в неловкое положение, когда записать ее на носитель получилось, а вот воспроизвести через некоторое время с помощью инновационных технологий не удалось.

Больше всего на воспроизведение электронной документации влияет выбор необходимых программных продуктов, при помощи которых ее можно будет скопировать или считать с носителя. Перечислим некоторые:

  • установленная на компьютере операционная система;
  • система управления базами данных;
  • текстовый редактор или процессор;
  • графический редактор;
  • специализированные проекты и т.д.

Если вы хотите утвердить порядок хранения важных документов в электронном виде в долгосрочном периоде, то необходимо помнить, что регулярное обновлении ПО на считывающем устройстве может привести к частичной или полной утрате всей информации из-за невозможности ее воспроизведения в новых условиях.

Решить данную проблему можно несколькими способами:

  • Посредством миграции. Это своевременное переведение ЭД на современные технологические платформы (пользовательские форматы, используемые внутри организации). Подобный подход весьма дорогостоящ, но, как правило, эффективен. Здесь применением простых конвертеров не обойтись. Особенно, если речь идет о сложных конструкциях, к примеру, базах данных.

Миграция применима только к наиболее важным документам, с которыми ведется постоянная работа и без которых полноценное функционирование компании невозможно.

Очень важным моментом является также предварительный перевод архивируемых документов в «открытые» или «страховые» форматы, которые лучше всего подходят для дальнейшего конвертирования.

В некоторых случаях миграция из-за некорректно выбранной программной платформы просто невозможна.

  • Метод инкапсуляции представляет собой включение электронной документации в состав файлов, которые относятся к межплатформенным форматам (XML и другие). Метод хорош, но он не решит всех проблем в данной области. Американскими специалистами этот способ рассматривается как самый оптимальный, позволяющий обмениваться и хранить электронные документы в долгосрочной перспективе.

В области применения инкапсуляции электронных документов в долгосрочном периоде было проведено слишком малое количество научных исследований, которые точно подтвердили бы необходимость повсеместного применения данных методик. Именно поэтому наиболее надежным и проверенным способом хранения электронных данных на ближайшие годы так и останется миграция.

Условия обеспечения сохранности (аутентичности) документов

Наряду с обеспечением условий для удобного обмена и хранения электронной документации имеют место проблемы, связанные с обеспечением аутентичности документов. В случае с хранением реальных бумаг все просто. Юридическую силу им дает подпись и печать.

С электронными данными дела обстоят сложнее. Чтобы заверить электронный документ, к нему необходимо прикрепить специальную цифровую подпись, подделать которую практически нереально. Цифровая подпись не только делает из обычного файла с данными настоящий документ, но и должным образом его защищает.

Современные и перспективные способы хранения – на страже сохранности информации

Таким образом, для долгосрочного хранения ценной информации необходимо создать все необходимые условия. Среди них нужно выделить следующие:

  • позаботиться о своевременном конвертировании данных в архивные форматы;
  • выбрать качественные носители (дискеты, магнитные ленты, оптические и другие современные диски, сервера и пр.);
  • выполнить миграцию программных платформ;
  • сохранить аутентичность всей электронной документации при помощи цифровой подписи.

Учитывая все эти рекомендации, можно добиться полной сохранности данных в течение практически ничем не ограниченного срока.

Долговременное хранение электронных документов в РФ: В поисках концепции и технологии

Хранение электронных документов: рецепты ведущих экспертов. Вебинар Synerdocs

Долговременное хранение электронных документов. Проблемы и решения

Хранение электронных документов: насущная потребность и предмет консалтинга

Источник: http://documentooborot.com/dokumentooborot/hranenie-elektronnyx-dokumentov.html

Хранение электронных документов – Отличный секретарь

Хранение электронных документов: где и как

Не может не радовать тенденция последних лет максимально перевести документооборот организации в электронный формат.

Многие компании уже отказались от бумажных документов во внутренней переписке, оставив лишь те, что проще вести в бумажном виде, чем в электронном (например, приказы по основной деятельности). Служебные записки, протоколы могут и должны быть электронными.

Только когда доходит до отправки их в архив, возникают вопросы. Между тем, хранение электронных документов совсем не сложное и очень мало отличается от хранения бумажных. 

Что такое электронный документ

Разберемся для начала с терминологией. Электронный документ имеет официальное определение. Оно содержится в федеральном законе от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (п. 11.1 ст. 2) и звучит так:

«электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Простыми словами, электронный документ – это документ, который проводит весь свой жизненный цикл в электронном виде. При этом не нужно путать его с электронной копией (сканом) бумажного документа. Хранение электронного документа тоже осуществляется в электронном виде!!! Не нужно его распечатывать, чтобы отправить в архив.

Очень легко разобраться на примерах:

  • Журнал регистрации документов в Excel – это электронный документ, а
  • скан-копия входящего письма, гиперссылка на которую привязывается к журналу – это не электронный документ, а всего лишь копия.

Или:

  • протокол, созданный в Word, задачи по которому проставлены в Outlook – это электронный документ, а
  • если протокол подписан председателем совещания на бумаге, а потом секретарь его отсканировала и разослала задания исполнителям по СЭД – этот протокол не электронный документ. Когда его отработают, то будут хранить на бумаге.

Таким образом, главное отличие электронных документов – их 100% существование в виртуальном пространстве. Электронные документы можно распечатывать, но это будет копия.

Удостоверяются электронные документы электронными подписями. Об этом будем говорить в ближайших статьях.

Хранение электронных документов в архиве

В целом хранение электронных документов осуществляется по тем же принципам, что и хранение бумажных. Отличаются только некоторые правила:

  1. Формат электронного документа, помещаемого на хранение, должен быть неизменяемым. Проще всего сохранить его в .pdf.
  2. Носитель, конечно, тоже будет отличаться. Проще всего хранить электронные документы на дисках, которые могут быть записаны только один раз. Но если организация не является источником комплектования гос. архива, то подойдут и флешки. Например, флешка-визитка достаточно плоская, чтобы ее можно было положить в конверт и сохранить таким образом.
  3. Примерно раз в пять лет нужно просматривать весь электронный архив и, если нужно, перезаписывать его на более современные носители и менять формат тоже на более актуальный. Иначе есть опасность, что через несколько лет мы не сможем даже найти устройство, которое запустит наш носитель (привет тем, кто сохранил корпоративную информацию на дискетах ;)).

Если организация является источником комплектования государственного (муниципального) архива, то требования к ней и хранению электронных документов в ней строже: конвертировать файлы можно только в формат .pdf/a, носитель – только диск, причем каждый электронный документ помещается в архив не менее чем в двух экземплярах. Подробнее – в Правилах работы архивов от 2015 года, п.п. 2.30 – 2.33.

Сроки хранения, номенклатура и описи

Неважно, является ли организация источником комплектования гос. архива или нет, хранение электронных документов она должна осуществлять в те же сроки, что и бумажные, и оформлять хранение тоже по правилам.

Со сроками все понятно: хранение электронных документов осуществляется по срокам, установленным те же самыми Перечнями.

В номенклатуре дел электронные дела сопровождаются пометкой в графе «Примечание»: «Электронное дело».

Что касается описей, то Правила ведения архивов 2015 года предлагают формы описей именно для электронных документов. Про описи у меня есть отдельная статья. Общие правила ведения описей вы найдете в ней, сюда я вынесу форму описи и образец ее заполнения.

Обратите внимание: описи именно электронных документов сопровождаются приложением, в котором описывается содержимое каждой единицы хранения.

Постоянное хранение:

Скачать форму описи электронных дел, документов постоянного хранения + приложение, docx 16 kB

Образец заполнения описи электронных дел, документов постоянного хранения, pdf 446 kB

Временное (свыше 10 лет) хранение электронных документов:

Скачать форму описи электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения + приложение, docx 16 kB

Образец заполнения описи электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, pdf 444 kB

Внутренняя опись электронных документов составляется в бумажном виде, поскольку ее форма подразумевает живую подпись составителя, либо в электронном, если у составителя есть электронная подпись. В первом случае опись вкладывается в упаковку диска или в файл с флеш-картой, во втором копируется на носитель в виде отдельного файла.

Image by renjith krishnan // www.freedigitalphotos.net

архив, описи, электронные документы

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=5069

Электронное хранение документов

Хранение электронных документов: где и как

Применение электронных форматов актуально для организаций со значительным документооборотом. Правила организации бумажных и электронных архивов аналогичны. Но во втором варианте необходимо учитывать несколько важных моментов, связанных с технической стороной вопроса.

Хранение документовв электронном формате требует наличие развитой технической инфраструктуры, её последующее правильное обслуживание.

Существует следующие видыэлектронных архивов:

  1. Локальный архив. При больших объёмах возникают сложности при поиске конкретного документа, не обеспечивает должную безопасность электронному архиву.
  2. Специальный электронный архив, созданный на базе специализированных систем (СЭД, ЕСМ), позволяет решить всевозможные проблемы при создании архива.

Бумажный документ конвертируют в PDF/A-1, приемлемые носители:

  • оптические;
  • полупроводниковые;
  • магнитные диски.

Трудная задача – обеспечить читаемость информации, отправленной на долгосрочное хранение в течение всего срока. Носители устаревают, изнашиваются или теряют записанные данные.

Организация электронного хранения документов

Дополнительно к основной законодательно-правовой базе, используют:

  • ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»;
  • «Рекомендации по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах», изданных Росархивом в 2013г.

Организация электронного хранения включает этапы:

  1. Изучение состояния документов,их количество, взаимосвязь. Определение структурных подразделений, пользующихся архивом, уровень знаний сотрудников. Интеграция ПО с другими системами.
  2. Установка и наладка системы (для этого в наличии необходимо иметь промышленные сканеры, серверы и другое высокотехнологичное оборудование).
  3. Создание системы:
    • сканирование бумажных носителей с проверкой качества цифрового изображения;
    • ввод данных;

Организовать электронное хранение документовбез специальных знаний достаточно сложно, поэтому целесообразно воспользоваться услугами ГК «ТЭЛОС АРХИВ», выполняющей данные работы на высоком уровне.

Что мы предлагаем

Клиентам, выбравшим электронный способ хранения документовизаказавшим его организацию в ГК «ТЭЛОС АРХИВ», предлагается:

  • сканирование бумаг разных форматов, в том числе ветхих, с высоким качеством и с сохранением всех цветов;
  • присвоение индексов электронным форматам, введение данных, создание удобной поисковой системы, позволяющей быстро находить нужный файл;
  • разработка ПО, совместимого с СУБД, СЭД, ECM, ERP системами, облачными решениями.

Собственные разработки «TELOS – DIGITAL», позволяют наладить взаимосвязанную работу бумажных и электронных архивов.

Преимущества ГК «ТЭЛОС АРХИВ»

После подписания договора наэлектронное хранениес ГК «ТЭЛОС АРХИВ» у клиента отпадает необходимость приобретать дорогостоящее оборудование, содержать помещения для электронных носителей, тратить средства на реставрацию ветхих документов и оплачивать дополнительное обучение сотрудников.

Со своей стороны, ГК «ТЭЛОС АРХИВ» дает гарантию, что грамотные специалисты выполнят взятые обязательства в установленном порядке, за минимальные сроки.

ЗАКАЗАТЬ УСЛУГУ

Е.В. Кардыш, руководитель канцелярии АО «ОПК «ОБОРОНПРОМ»Работаем с компанией ТЭЛОС АРХИВ с 2015 года. За это время было реализовано несколько проектов, в том числе организовано внеофисное хранение документов, проведено обследование документального фонда.

Благодаря профессиональной работе команды менеджеров и архивистов ГК “ТЭЛОС АРХИВ” нам удалось в кратчайшие сроки передать архивный фонд в Федеральный архив экономики.Е.П.

Котельникова, начальник отдела комплектования и хранения архивных документов ООО «ГАЗПРОМ ГАЗЭНЕРГОСЕТЬ»Наша компания сотрудничает с ГК «ТЭЛОС» на протяжении многих лет. Мы очень довольны выбором именно этой компании для обслуживания нашего бизнеса.

За годы работы не было ни одного сбоя – всегда четко и вовремя вывезут документы на аутсорсинговое хранение, если нужно запросить какие-то документы обратно для оперативной работы – сроки очень сжатые, компания всегда идет навстречу, если нужно сделать подборку пораньше.

Компания экономит нам огромное количество площадей, которые мы бы вынуждены были арендовать под хранение архивных документов. Работают четко и слаженно, менеджер Солодянкина всегда на связи и всегда готова помочь! Спасибо большое!

Смотреть все

Заявка

1

Обсуждение деталей

2

Расчет

3

Оплата

6

Выполнение работы

5

Договор

4

ТЕЛ./ФАКС: 8 (800) 500-44-84 – Звонок бесплатный
E-MAIL: info@telos-archive.ru

Центральный офис:

105062, г. Москва, Лялин переулок д.16 124460, г. Москва, г. Зеленоград, Проезд № 4801, д.7, стр.3

Регионы:

192102, г. Санкт-Петербург, ул. Салова д.35 394019, г. Воронеж, ул. 9 Января д.168 394019, г. Самара, ул. Революционная, д.70 620102, г. Екатеринбург, ул. Ясная, д.31 630007, г. Новосибирск, ул. Коммунистическая, д.35, корп.2 690012, г. Владивосток, ул. Очаковская, д.5

Источник: http://telos-archive.ru/uslugi/sozdanie-elektronnih-arhivov/hranenie/

Хранение ЭЦП в организации

Хранение электронных документов: где и как

Место хранения электронного ключа должно быть защищено от чужого доступа. ЭЦП состоит из двух частей. Открытая форма состоит из кода, доступного широкому кругу лиц. Закрытая форма зашифрована и скрыта в базе данных регистрации.

В законодательстве не прописано четко, где хранится ЭЦП после получения подписантом. Указано правило неразглашения информации и форма назначения ответственных лиц.

Рекомендуемая форма сбережения данных — на жестком диске ПК.

К серверу с подобной информацией должен быть ограничен доступ. Установлены внешние и внутренние системы защиты.

Недостатки хранения на ПК:

ЭЦП устанавливается на все компьютеры, с которых пользователь будет отсылать документацию. Если владелец забудет закрыть паролем ПК после пользования, ключи легко списываются

Экспорт/импорт закрытого ключа при физическом переезде на другое место требует прав доступа и квалификации.

Рекомендованное хранение ключей ЭЦП — специализированные хранилища Rutoken и e-Token. Они представляют собой USB-брелоки и смарт-карты. Доступ к этим хранилищам осуществляется только по ПИН-коду. Они удобны для переноса, просты в обращении. Все операции производятся непосредственно в хранилище. Ключ не попадает во внешние базы.

Достоинствами этого метода хранения являются:

защита от чужого
проникновения

доступ к любому устройству
для работы без сертификата

автоматизация процесса входа
по СЭД и системе компьютера

Единственным неудобством можно считать дополнительные расходы на содержание хранилищ. Но при значительном увеличении безопасности это малая доля дискомфорта.

Требования к ответственности со стороны пользователя

Законом не указано, как хранить ЭЦП. Однако четко прописаны требования к ответственности со стороны владельца. В законе «Об электронной цифровой подписи» указаны четкие требования.

Требования законодательной базы предписывают:

  1. Стороны электронного взаимодействия сохраняют конфиденциальность ЭЦП, обязуются защищать от использования без согласия владельца.
  2. Владельцы уведомляют центр сертификации ключа о нарушении конфиденциальности ЭЦП, утрате или получении информации третьими лицами.
  3. Запрещается использовать скомпрометированный ключ.
  4. Применять методы проверки и соответствия электронного ключа.

Федеральный источник предписывает правила хранения ЭЦП с доступом к проверке. Программное обеспечение должно быть прописано и давать ключи доступа центру сертификации ключа. Выдавший ключ орган имеет право проверить место хранения с последующей инспекцией корректности внесения его в документы. Также дается доступ к электронной документации.

Сроки хранения цифровых носителей подписи определяются номенклатурой дел и содержанием документа. Описываются четкие правила хранения ЭЦП в организации. Со стороны владельца подписи должна быть обеспечена защита данных. Если ключ не находится в хранилище, он должен быть установлен на каждый используемый ПК.

Оговаривается круг лиц, имеющих доступ к документации и документообороту. Предполагается, что ответственность за использование ЭЦП в организациях принимают руководящие должности и главный бухгалтер. Эти лица назначаются специальным протоколом.

Информация о них вносится в архив центра контроля и выдачи ключей.

Метод, как хранить электронную подпись в рамках одного предприятия, оставляется на выбор владельца.

Ответственность и передача прав пользования

Хранение ЭЦП в организации требует назначения лиц, наделенных правом использования электронной цифровой подписи. Законодательством указан порядок хранения ЭЦП в организации. Приказ о назначении ответственного за ЭЦП включает информацию ФИО сотрудников. Указываются полномочия и выполняемые функции.

Прописывается регламент пользования электронной подписью.

Внутренним документом назначается ответственный за ЭЦП приказ подписывается вместе с соглашением о неразглашении информации. Назначенному лицу или лицам вычитывают инструктаж по пользованию ЭЦП. Им рассказывается порядок хранения ЭЦП и защиты доступа данных от третьих лиц.

Объясняются правила внесения ключа в документ.

От пользователя требуется:

сохранение тайны информации и конфиденциальность

процесса обмена информацией

хранение закрытых ключей от
чужих лиц

соблюдение пунктов правил эксплуатации АРМ системы

документооборота

В документе не указывается, где хранится электронная подпись. Эту информацию сообщают в устном порядке во время инструктажа.

За использование ЭЦП ответственность несет не только назначенное лицо, но и организация.

Если при передаче прав на применение подписи нарушается порядок информирования и введения в должность, меры применяются к обеим сторонам.

Контроль над исполнением положений приказа остается за руководителем (владельцем) подписи.

Чужая ЭЦП: законодательная ответственность

В законодательстве РФ определена статья 22, в которой описана ответственность за использование чужой ЭЦП.

Не имеющие официального разрешения лица с доступом к чужому электронному ключу попадают под уголовную, административную и гражданско-правовую ответственность, оговоренную соответствующими кодексами.

В случае обнаружения нарушений уличенные лица несут уголовную ответственность электронная подпись считается скомпрометированной. Организация или руководство должны донести до всех заинтересованных лиц эту информацию.

Если действия личности причинили материальные убытки, ей вменяется возместить ущерб. Принимающая электронный ключ по договору личность несет полную ответственность за его хранение.
Если вам необходима консультация о приобретении и выборе ЭЦП – обратитесь к нашим специалистам!

Источник: https://astral.ru/articles/elektronnaya-podpis/6794/

Электронные архивы документов

Хранение электронных документов: где и как

Работа с документацией – часть любого предприятия. С течением времени объемы производства и продаж растут, на полках скапливаются десятки папок с документами.

Они занимают много места и часто доступ к ним затруднен. Сотрудникам фирмы приходится покидать рабочее место и искать нужные бумаги в таких архивах иногда часами.

Чтобы оптимизировать процесс поиска и хранения документов, используются электронные архивы.

Электронный архив представляет собой специализированную корпоративную систему хранения документов, которая обеспечивает оптимизацию и автоматизацию бизнес-процессов современного предприятия.

Вместо бумаги используются материальные носители, а информация хранится в файлах (единица хранения) формата XML, PDF, TXT, SGML, PDF или др. Файлы могут быть и отдельными документами, и содержать сканированные с бумажных носителей копии этих документов и изображений.

Такой способ хранения данных обеспечивает к ним постоянный доступ. Сотрудники компании в любой момент могут отыскать необходимые документы, не отходя от рабочего места.

Преимущества использования электронных архивов

Организация на предприятии электронного архива обеспечивает быстрый и удобный поиск необходимой документации, одновременный доступ нескольких сотрудников к документам, их безопасное и упорядоченное хранение, защиту от повреждения и утери. Кроме того, от хранения бумаг освобождаются офисные площади. Использование электронного архива гарантирует:

  • Удобство работы за счет простого многопользовательского доступа к документации, управления ею
  • Скорость работы. Первичный поиск документов осуществляется в автоматическом режиме. Ручной поиск используется, если компьютерная система самостоятельно не выдала результат
  • Надежность хранения. Встроенные функции резервирования и архивирования гарантируют сохранность всех документов. Исключается утеря бумаг по различным причинам, например, при транспортировке, передаче, по невнимательности. Документы, утерянные на бумажных носителях, можно снова распечатать. Регулярное резервное копирование данных позволит исключить безвозвратное удаление файлов в самой системе
  • Безопасность хранения. Использование механизмов протоколирования действий и ограничения прав доступа предотвращают несанкционированное чтение, изменение и другие операции с документами
  • Эффективность работы. Электронный архив позволяет структурировать файлы, отталкиваясь от множества параметров, например, дата создания, вид документов
  • Возможность масштабирования. Заранее разработанные регламентации и классификации документов позволяют увеличить вместительность архива, создать единую файловую базу даже для самых крупных компаний

Формирование и хранение электронного архива

Электронный архив формируется путем перевода в электронный формат документов на бумажных носителях методом сканирования. Электронная копия отправляется в соответствующий архив. Бумажные оригиналы в большинстве случаев отправляются на специальные склады-архивы вдали от офиса. Содержать документацию в электронном виде намного дешевле, чем бумажные носители.

Хранение документов в электронном виде происходит непосредственно на компьютерах, в облаке, на выделенных серверах и съемных носителях. Чтобы обеспечить надежность хранения данных, создаются резервные копии. Так можно предотвратить утерю документации по различным причинам, включая поломку оборудования, случайное удаление, устаревание носителя.

Вся система электронного архива состоит из следующих компонентов:

  • Средства перевода документации в электронный вид, обработки изображений и ввода их непосредственно в электронный архив
  • Средства ввода документов непосредственно в электронном виде
  • Средства долгосрочного и оперативного хранения
  • Средства управления аппаратной частью
  • Средства обработки электронных изображений

Просмотр и чтение документов

Для просмотра файлов электронного архива, их воспроизведения, необходимы две составляющие:

  • Аппаратная часть – компьютер с монитором и периферией
  • Программная часть – специальные программное обеспечение, способное управлять цифровыми материалами архива

Виды и особенности электронных архивов

Чтобы управлять электронным архивом максимально эффективно, программное обеспечение подбирается строго под нужды компании, в зависимости от поставленных задач и типа самого архива:

  1. Для работы с финансово-договорной документацией. Предназначен для хранения первичной информации, например, актов, счетов-фактур, соглашений, договоров и товарных накладных. Как правило, использование такого электронного архива продиктовано сложностью хранения и поиска необходимых документов на бумажных носителях. Система обеспечивает конфиденциальность и сохранность документов, позволят осуществлять быстрый поиск, используя следующую структуру: контрагент – договор или заказ
  2. Для проектной документации. Позволяет хранить проектным организациям любые документы, включая чертежи, пояснительные записки и сметы. Организован либо как архив с электронными копиями бумажных документов, либо как структурированная библиотечная система. В последнем варианте файлы хранятся, как “в шкафу”: у кого документ, на какой полке находится
  3. Для технической документации. Используется организациями, которые занимаются поставкой товаров. Обеспечивает хранение технических характеристик товара, руководств пользователя и другой технической документации. Обеспечивает непрерывную работу производственных предприятий, отслеживает гарантийные сроки. Документация закреплена непосредственно к базе данных оборудования
  4. Для кадровой документации. Предназначен для хранения и обеспечения быстрого доступа к личным делам распоряжениям, приказам, трудовым договорам, регламентам и инструкциям внутри компании. Документы привязываются напрямую к личному делу каждого сотрудника. Создание такого электронного архива должно соответствовать требованиям 152-й статьи Федерального Закона РФ.
  5. Для конструкторской документации. Позволяет организовывать хранение и доступ к чертежам с любым сроком давности. Архив представляет собой базу наработок. Для достижения максимального удобства работы, ПО для архивирования конструкторских документов должно бить интегрировано в САПР-программы.

Подробнее об услуге создания электронных архивов

Полноценная ECM-система на базе электронного архива

Enterprise Content Management (ECM) – класс систем управления корпоративным контентом. Электронный архив в контексте предприятия – это ECM-система. Она упрощает работу с неструктурированными электронными файлами любого типа, включая документацию и мультимедиа.

Сотрудники, как правило, работают со статичными, сформированными окончательно документами, доступными для чтения. Чтобы облегчить поиск применяется разработанная иерархия, а каждый документ имеет свою карточку с набором атрибутов, позволяющих точно идентифицировать его.

ECM-система на основе электронного архива состоит из базовых компонентов, которые позволяют:

  • Управлять документами
  • Осуществлять имиджинг (оцифровывать, трансформировать и предоставлять в различных форматах)
  • Распределять контент, контролировать исполнение задач, поддерживать рабочие процессы и проводить аудит изменений (система Workflow)
  • Управлять Web-контентом
  • Поддерживать командную работу над документами

Процесс запуска ECM-системы дорогостоящий, сложный технически, а главное – длительный. Для “безболезненного” внедрения подобной системы на предприятии, важно разбить процесс на этапы, выполнять их быстро. Достигнуть результатов можно, если соблюдать некоторые правила:

  • Составлять грамотное техническое задание
  • Выбирать варианты с готовыми решениями, что позволит в кратчайшие сроки создать функционирующий прототип
  • Сотрудничать с опытными внедренцами, способными определять особенности бизнес-процессов компании
  • Первые результаты должны быть получены в течение двух месяцев
  • Затраты финансов и усилия должны быть равномерно распределены по всему проекту

Проблемы приема и передачи электронных документов

При приеме-передаче электронных документов возникает ряд сложностей следующего характера:

  • Привычность традиционных бумажных носителей. Навыки работы с такой системой не позволяют быстро переключится персоналу на работу с электронными аналогами. Каждый документ, который вносится в электронную систему, должен быть классифицирован и с необходимыми пометками отправлен непосредственно в базу архива.
  • Неподготовленность персонала. Сотрудники компании, хранящей документацию на бумажных носителях, зачастую не имеют навыков работы в среде электронных архивов. Хотя компьютерная грамотность – требование при приеме на работу, некоторые сложности все же остаются.
  • Документы в электронном виде легко повредить и потерять в результате неквалифицированных действий. Современные системы позволяют этого избежать за счет резервного копирования и архивирования данных, но от подобных ситуаций никто не застрахован.

Грамотная организация работы с электронным архивом

Чтобы добиться надежности и эффективности при работе с электронными документами, нужно сконфигурировать архив под задачи организации. Если это сделать невозможно, то используется бумажный документообор, где поступающие документы распечатываются.

Использование электронного архива эффективно, так как нужно единожды потратить средства и время на интеграцию. Кроме того, если сотрудники имеют навыки работы с компьютером, нет необходимости специально переучивать персонал для работы с электронными форматами документов. Цифровой архив –практичная и надежная система хранения документации на сегодня.

Источник: http://beorg.ru/press-centr/elektronnye-arxivy-dokumentov/

Как хранить документы в электронном виде?

Хранение электронных документов: где и как

Законодательство обязует компании хранить документы разных типов на протяжении определенных сроков. Минимальный срок хранения документов бухгалтерского учета закреплен ст.

29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и составляет пять лет. Счета-фактуры требуется хранить четыре года, это предусмотрено Налоговым кодексом РФ (п. 8 п. 1 ст. 23).

Сроки хранения не зависят от того, в каком виде составлен документ — бумажном или электронном.

Но если по срокам хранения все понятно, то на вопросы по организации хранения электронных документов законодательство не дает четких ответов. Сегодня действует ряд нормативных актов, которые содержат отрывочные и разрозненные рекомендации на этот счет.

Среди них Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации».

Он не учитывает современных реалий, так как был издан более 10 лет назад, когда электронные документы с электронными подписями еще не были широко распространены в России.

21 сентября 2015 года вступил в силу Приказ Министерства Культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении Правил комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

В нем выделены отдельные требования для хранения электронных документов.

Минфин России документом № ПЗ-13/2015 сообщил, что придерживаться этих правил при организации хранения электронных документов бухгалтерского учета (в том числе первичных учетных документов), подписанных электронной подписью, должны и представители бизнеса.

Для электронных документов в приказе обозначены следующие обязательные условия хранения:

  • в организации должно быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов, которые находятся на разных физических устройствах;
  • компания должна иметь технические и программные средства для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
  • компании нужно обеспечить надежный режим хранения электронных документов, который исключает их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение содержания (п.2.30 правил).

Пробелы в «Правилах»

Казалось бы, появление четких правил, закрепленных на законодательном уровне, должно было внести ясность в вопросы хранения электронных документов и помочь организациям навести порядок.

Но, к сожалению, документ учитывает далеко не все важные моменты, связанные с электронными документами. Все перечисленные правила в основном касаются сохранности документов, но не затрагивают тему подтверждения их легитимности.

А одно без другого практически бессмысленно.

Во-первых, не предусмотрена процедура проверки электронной подписи (ЭП). Чаще всего сертификат ЭП действует год, тогда как срок хранения документов значительно больше. При этом организация должна иметь возможность при необходимости подтвердить их юридическую значимость, то есть — подлинность электронной подписи на момент подписания документа.

Если документ был передан через систему ЭДО Диадок — это не проблема. Оператор ЭДО СКБ Контур проверяет действительность ЭП в момент подписи документа, а также может подтвердить ее валидность на этот момент спустя любой промежуток времени. Если же электронный документ был передан, например, по e-mail, то проверить подпись будет уже гораздо сложнее.

Во-вторых, в «Правилах» сказано: «Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A» (п. 2.

31). При этом не все электронные документы можно в полной мере преобразовать в этот формат. Например, если документ составлен в другом формате и подписан электронной подписью, то его преобразование повлечет потерю юридической силы.

В-третьих, согласно «Правилам», при хранении электронных документов в архиве не реже одного раза в пять лет производится технический контроль физического состояния носителей и воспроизводимости электронных документов.

Если проверка показывает, что физическое состояние носителей изменено, то электронные документы перезаписывают на новые носители (п. 2.32 «Правил»). Но не стоит забывать, что физические носители стареют очень быстро и могут стать неработоспособными уже через пару лет.

Оптические и полупроводниковые накопители со временем могут потерять контент, магнитные диски изнашиваются. Да и в целом за 5 лет может произойти смена технологий.

Как быть?

Получается, что на 100% выполнить требования законодательства по хранению электронных документов проблематично. Возникает закономерный вопрос — чем чревато несоблюдение требований?

Законодательство обязует хранить документы в том числе для того, чтобы их можно было представить по требованию налоговой службы, судов и других ведомств.

При этом, в первую очередь, проверяется наличие документа, его соответствие формату, подлинность электронной подписи, а также соблюдение правил оформления и регламентов передачи.

Если документ хранился неправильно, но был представлен по требованию, то вопросов у контролирующих органов, скорее всего, не возникнет.

А вот если документ не был представлен по требованию, компания понесет ответственность. При этом будет неважно, правильно или неправильно хранился документ и при каких условиях был утерян.

Есть очень небольшая вероятность, что ответственности получится избежать, если все требования по хранению были соблюдены, но документ все равно был утрачен (например, оба носителя оказались сбойными).

Но она крайне низкая.

Резюме

Несмотря на несовершенство законодательства в области хранения электронных документов, компании широко их используют. Поэтому уже накопилась определенная практика хранения ЭД. Компании прибегают к хранению документов в локальных архивах, в специализированных решениях, разработанных сторонними организациями (системах электронного документооборота), в облачных архивах и др.

Наиболее перспективный способ — хранение «в облаке». Если организация обменивается электронными документами с контрагентами через оператора СКБ Контур, то все переданные и принятые ею документы хранятся непосредственно в системе ЭДО Диадок.

В ней они защищены троекратных копированием. Причем копии хранятся на разнесенных серверах, которые находятся в специализированном data-центре.

Там обеспечивается отказоустойчивая система хранения данных, а также жесткий контроль доступа к серверам.

При этом пользователь может в любое время дня и ночи получить доступ к документам. В случае истребования документа он может легко найти его, используя удобный фильтр.

Источник: https://www.diadoc.ru/blog/4526

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.