+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Выбор системы электронного документооборота: взгляд заказчика

Обзор систем электронного документооборота

Выбор системы электронного документооборота: взгляд заказчика

Уважаемые читатели! В связи с тем, что при сборе материала для настоящего исследования была некорректно оценена функциональность представленной в обзоре системы МОТИВ, редакцией по своему усмотрению была произведена корректировка диаграмм для более точного отражения функциональности указанного продукта. В исправленных диаграммах указана функциональность системы МОТИВ версии 1.1, существовавшей на момент отбора участников тестирования (март 2010 года). Возможно, что некоторые параметры других систем также оценены некорректно.

Также напоминаем вам, что на данный момент материал сильно устарел и не может являться основанием для оценки функциональности современных версий указанных систем или соотношения между ними.

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры.

С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.

Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач.

Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.).

СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др.

Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии.

В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20—25%.

В численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220—250 млн. долл.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения.

При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития.

Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции.

В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

О разработчиках сэд

Выбирая решения класса СЭД, заказчик рассматривает различные варианты: коробочное решение, решение на базе платформы или заказная разработка.

Российские разработчики в основном предлагают готовые решения, а западные выступают в качестве поставщиков платформ, на базе которых реализуются проектные решения и заказные разработки.

По статистике в структуре рынка на долю российских разработчиков приходится порядка 95% от общего количества проектов по внедрению СЭД. Одним из объяснений является то, что в России до сих пор сильна специфика работы с документами, основывающаяся на отечественных традициях управления.

Стоит отметить, что ряд поставщиков начали предоставлять СЭД заказчикам в режиме SaaS (Software as a Service), но пока данный подход в силу целого ряда причин (доверие к провайдеру, качество и надежность каналов связи) скорее рассматривается как форма знакомства с возможностями системы, а не как реальный подход к автоматизации документооборота.

Одним из формирующихся трендов является использование для работы с документами систем класса ECM (Enterprise content management). По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
Enterprise content management (ECM) — управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией.

В рамках концепции ECM документооборот рассматривается как одна из задач обеспечения работы с корпоративной информацией. Сторонником данного подхода являются в основном западные разработчики.

И хотя в России спрос на подобные технологии еще находится в стадии формирования, во многих отечественных СЭД уже реализованы различные компоненты ECM: управление документами, управление образами документов, долговременное хранение документов, управление потоками работ (Workflow), коллективная работа с документами.

Принципиально технологии ECM отличаются от СЭД более глубокой проработанностью вопросов управления веб-контентом и мультимедиа-контентом.

Государственные инициативы вокруг «Электронного документа»

В 2009-2010 годах в России начали реализовываться несколько глобальных государственных инициатив, связанных с организацией официального электронного взаимодействия между государством, населением и бизнесом, направленных на повышение уровня проникновения информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни. К ним следует отнести утверждение перечня государственных услуг, предоставляемых населению через Интернет, и утверждение положений о системе межведомственного документооборота, которые стали первыми важными шагами на пути реализации концепции «электронного правительства».

Важно отметить, что вопрос о правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым.

Сегодня деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями об использовании электронно-цифровой подписи (ЭЦП), ГОСТ и инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями об информационных технологиях.

Получается, что на государственном уровне определены правила и порядок работы с документами, есть требования по обеспечению безопасности к информационным системам, но в законодательстве до сих пор не определен правовой статус электронного документа.

Стандарты в области СЭД

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется.

Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

  • ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
  • Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);

Источник: https://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

Системы электронного документооборота: критерии выбора

Выбор системы электронного документооборота: взгляд заказчика

Использование системы электронного документооборота позволяет существенно повысить эффективность выполнения важных управленческих процедур при минимальных финансовых и временных затратах. Поэтому все больше и больше заказчиков переходит к широкому промышленному внедрению СЭД.

Более 80% информационных ресурсов предприятий сосредоточено в документах, поэтому стремление компаний к максимальной автоматизации типовых рабочих процессов (таких как документооборот) более чем справедливо.

Развертывание систем электронного документооборота (СЭД) стало важным условием повышения эффективности труда для тех, кто принимает решения и контролируют их исполнение — руководителей организаций.

СЭД — это ключевая технология менеджмента, позволяющая оформлять управленческие решения, доводить их до исполнителей и контролировать ход выполнения работ на всех этапах.

До недавнего времени автоматизация работы с документами рассматривалась как прерогатива делопроизводственных служб. Однако в последнее десятилетие прогресс в области интеграции ИТ в офисную жизнь изменил ситуацию. Значение внедрения СЭД сложно переоценить, однако на этом пути скрывается немало “подводных камней”.

Проблемы внедрения

Руководство должно видеть в ИТ стратегический ресурс компании.

Однако на практике глобальной проблемой, с которой приходится сталкиваться, является стремление сэкономить на внедрении ИТ, а именно на той его части, которая сводится к предварительному анализу происходящих на предприятии бизнес-процессов.

Актуальность аудита информационных рисков и консалтинга сегодня связана не только с внедрением систем электронного документооборота и с желанием упорядочить процессы управления документами. Существуют и другие причины.

В их числе: ужесточение законодательно-нормативных требований к делопроизводству как в государственном, так и в частном секторах экономики; трудности с составлением номенклатуры дел; несовершенство процессов управления документами; проблемы с определением сроков их хранения.

При внедрении СЭД отмечаются и другие типичные ошибки:

  • непроработанная организационная составляющая;
  • отсутствие предварительного обследования;
  • разработка системы собственными силами;
  • отсутствие предварительной, пилотной эксплуатации;
  • недостаточная подготовка регламентов работы с СЭД;
  • низкий уровень обучения сотрудников.

Организационные проблемы связаны, в первую очередь, с человеческим фактором:

  • недостаточной мотивацией сотрудников к работе с новой системой;
  • низким уровнем технических знаний;
  • ошибочным или неполным определением задач при внедрении решения.

Актуальность СЭД

С появлением электронных документов и увеличением их доли в документообороте технологические операции с ними осуществляются несоизмеримо быстрее, они легче поддаются автоматизации. Именно поэтому во многих странах важнейшим показателем повышения эффективности работы управленческого аппарата считается увеличение доли электронных документов в общем документообороте.

Критерии выбора СЭД

  • Поддержка полного жизненного цикла документа. Система электронного документооборота должна поддерживать весь жизненный цикл документов, включая подготовку, согласование и визирование их проектов, публикацию электронных документов, организацию архивного хранения документов с доступом к электронным архивам. Один и тот же документ в разные периоды своего жизненного цикла может существовать в электронном и бумажном видах. Поэтому СЭД призвана обеспечивать управление как теми, так и другими.
  • Корпоративный документооборот в системе территориально-распределенных предприятий.Оптимальная система корпоративного документооборота сочетает сквозной контроль за документационной деятельностью в корпоративной структуре с автономностью управленческих процессов в самостоятельных подразделениях. Благодаря этому повышается скорость принятия решений и их исполнения, руководители получают возможность реально управлять работой с документами в компьютерной сети предприятия.
  • Компания-производитель СЭД. В условиях растущего спроса все большее число ИТ-компаний — независимо от уровня своих реальных возможностей — позиционирует себя как разработчика систем электронного документооборота. Однако многие из них имеют лишь единичные внедрения. При выборе поставщика СЭД необходимо обратить внимание на следующие аспекты:
    • деловая репутация компании (срок работы на рынке, оценка партнерского состава, круга клиентов, отзывы о деятельности и др.);
    • проведение предварительного анализа рисков (включая аудит и консалтинг);
    • сервисы, предоставляемые компаниями-разработчиками, и технические требования к системе.

    Разработчик должен предоставить постоянно действующую оперативную техническую поддержку.

    А вот услуги по установке и настройке системы являются необязательными и могут понадобиться только в том случае, если собственные IT-специалисты не в силах самостоятельно осуществить адаптацию системы и ввод ее в эксплуатацию.

    Знание технических требований к системе позволяет заранее оценить расходы на приобретение дополнительного программного обеспечения и нового оборудования.

  • Пилотный проект.

    После выбора компании-поставщика необходимо отработать те бизнес-процессы, которые намечено автоматизировать, провести тестирование решения в работе, выявить все недостатки и т.д. Пилотный проект позволяет убедиться в соответствии решения поставленным задачам.

    Согласно мнению разработчиков, этот этап внедрения является ключевым, поскольку в его ходе можно получить ту информацию, которую не выявили в ходе предпроектного, информационного обследования.

  • Обучение персонала. При развертывании СЭД самое пристальное внимание следует также уделять вопросам обучения сотрудников.

    Оно должно осуществляться на постоянной основе и на всех этапах внедрения. Со стороны руководства организации необходимо четкое понимание: создание СЭД достаточно длительный проект, развитие и поддержка системы будет требовать постоянного вложения средств. К сожалению, на специальной подготовке персонала принято экономить, ошибочно полагая, что достаточно обучить одного человека, а он затем передаст свои знания всем остальным. Компания, участвующая в проекте электронного документооборота, не вправе ограничиться разработкой и/или вводом в действие конкретного программного продукта с определенной функциональностью для обслуживания электронного контура документооборота. Она должна обеспечить полный комплекс услуг по созданию и быстрому развитию единой технологии работы с бумажными и электронными документами. При этом поставщик решения призван обеспечить одновременно и развитие функциональности продуктовой линейки с соблюдением преемственности версий и взаимосвязи продуктов, и сопровождение огромного количества установок на большой территории. Все это требует значительных инвестиций в расширение бизнеса.

    Владимир Эдуардович Баласанян, генеральный директор ИТ-компании “Электронные Офисные Системы”

  • Безопасность и надежность СЭД. Сегодня, когда информация становится ценным товаром, пренебрегать ее защитой в системах электронного документооборота — по меньшей мере рискованно. Прежде всего, стоит уделить внимание вопросу персонализированного доступа к информационной системе компании. Понятно, что примитивная парольная защита не способна гарантировать требуемый уровень безопасности, в связи с чем прогрессивные разработчики СЭД давно и успешно используют в своих решениях технологии двухфакторной аутентификации на основе электронных ключей — токенов (USB-устройств или смарт-карт). Важной задачей повышения уровня информационной безопасности в СЭД является организация защиты критически важных данных предприятий-заказчиков от несанкционированного доступа. Использование строгой двухфакторной аутентификации в системах документооборота позволяет не только контролировать действия пользователей в сети, но и — в случае инцидента — вычислять виновного в рамках служебного расследования, имея достаточную доказательную базу. Электронные ключи нового поколения (например, eToken PRO), помимо указанного функционала, способны обеспечить надежное хранение ключевой информации, используемой при работе с электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Закрытые ключи ЭЦП хранятся в защищенной памяти USB-устройства или смарт-карты и не могут быть извлечены из нее, что существенно снижает риск компрометации. При развертывании защищенной СЭД обязательным условием является криптографическая защита конфиденциальной информации, хранящейся в базе данных и на рабочих станциях пользователей. Более того, система защищенного документооборота должна предусматривать возможность запуска процессов зашифрования и расшифровывания только пользователями, располагающими электронными ключами и знающими их PIN-коды. Применение указанных технологий позволяет создать в корпоративной сетевой инфраструктуре защищенный контур делопроизводственного процесса, обработки и хранения документов. При этом полностью сохраняется функциональная оснащенность системы и ее прозрачность для доверенных пользователей.

Ближайшие перспективы

Еще пару лет назад корпоративные заказчики решали преимущественно задачи организации документооборота в центральных офисах.

Сегодня приоритетным направлением является построение систем, охватывающих территориально распределенные структуры, требующие особого внимания с точки зрения защиты электронного документооборота. Именно поэтому на ближайшее время можно прогнозировать активное развитие этого рынка.

Ведь управление деятельностью крупных организаций, имеющих филиальную структуру, становится актуальной задачей в условиях жесткой рыночной конкуренции и возрастающей ценности коммерческой информации организаций.

Information Security, №1/2007, Е.Иванова, Н.Комарова,

Источник: http://www.ecm-portal.ru/practice/mistakes/145/

Выбор системы документооборота: список требований к системе

Выбор системы электронного документооборота: взгляд заказчика

Любая система документооборота, независимо от ее сложности, обладает набором характеристик, которые необходимо учитывать при определении требований к системе. Данная статья написана с целью помочь лицу, принимающему решение о внедрении системы документооборота, определить список требований к системе и сделать правильный выбор.

На текущий момент руководитель предприятия при принятии решения об автоматизации делопроизводства сталкивается с проблемой выбора системы электронного документооборота (СЭД), которая смогла бы с наибольшим успехом решать поставленные задачи и оправдала бы инвестиции на свое внедрение.

На рынке программного обеспечения представлено множество продуктов данного класса, как зарубежных, так и отечественных производителей. Также существует достаточное количество материалов по сравнению таких систем между собой и описанием преимуществ какого-либо конкретного продукта перед остальными.

Определиться с тем, сможет ли система решать задачи документооборота для данной организации необходимо до покупки системы.

В ходе эксплуатации неудачного приобретения может оказаться, что купленный продукт не поддерживает расширение функциональности, больших объемов данных, имеет детерминированную логику или проблемы с безопасностью.

Данная статья написана с целью помочь лицу, принимающему решение о внедрении системы электронного документооборота, определить список требований к системе и сделать правильный выбор.

В классическом понимании требование – это способность программного продукта удовлетворять потребности пользователя.

Таким образом, необходимо проанализировать предметную область и провести переговоры с продавцами/разработчиками СЭД на предмет удовлетворения поставленных требований. Требования предлагается разбить на группы:

  • бизнес-требования
  • требования к программному обеспечению

Первая группа содержит описание процессов, участвующих в документопотоке организации, которые предполагается автоматизировать. Вторая группа содержит ограничения и пожелания к программному обеспечению системы документооборота и сопутствующим вопросам.

Бизнес-требования включают в себя следующие разделы:

  • пользователи системы
  • хранилище данных
  • работа с документами
  • работа с бизнес-логикой

Требования к программному обеспечению состоят из требований к ресурсам, удобства сопровождения и удобства использования. Рассмотрим каждый из разделов более подробно. 

Идентификация пользователей и работа в системе документооборота

Идентификация пользователей включает в себя две основные концепции – аутентификацию и авторизацию. Аутентификация – это способность подтвердить личность пользователя. Авторизация занимается предоставлением доступа к определенным данным или операциям, при условии, что пользователь тот, за кого он себя выдает.

В документопоток организации может быть вовлечено множество людей, за каждым из которых закреплен ряд выполняемых операций и группа документов, с которой он работает. Другими словами сотрудники выступают в определенной роли относительно системы документооборота. Естественным желанием будет ожидание поддержки в программном продукте таких ролей.

На данном этапе устанавливаются требования к безопасности системы – аутентификация и авторизация, а также требования к поддержке работы различных типов пользователей.

В случае если система документооборота используют свой механизм аутентификации, необходимо выяснить какой протокол обеспечивает защиту канала данных (SSL, TLS, другой), возможны ли подключения посторонних клиентов, какой протокол обеспечивает передачу данных.

Большим плюсом системы будет возможность использования системы аутентификации третьей стороны – LDAP, Kerberos, Novell Netware , PAM, winbind и т.п.

Это позволит применять централизованный механизм идентификации пользователей в организации, а также предоставит им больше удобств при работе с различными системами.

К вопросам авторизации в системе документооборота относятся механизмы разграничения доступа к данным и функциям системы. Это, например, наличие возможности у руководителя отдела просматривать все документы, над которыми работают сотрудники отдела, в то время как каждый сотрудник видит лишь свою часть работы и не видит документы, над которыми работают другие.

Данный подход позволяет соблюдать разграничение доступа к документам, каждый работник видит лишь нужные ему по служебной деятельности группы документов. Каждый из документов может иметь установленные для него права доступа на чтение, изменение, удаление. Весьма полезными оказываются группы пользователей и делегирование прав доступа к документам.

С помощью групп доступа можно организовывать доступ к документам для отделов организации, коллектива сотрудников, работающих над отдельным проектом. Делегирование необходимо в случае отсутствия сотрудника ответственного за работу над документом и необходимостью ее продолжение в его отсутствие.

Например, начальник отдела, уехав в командировку, может делегировать права для работы над документом своему заместителю. 

Организация хранилища документов в системе

Организация хранилища (электронного архива) документов является одним из самых важных факторов производительности системы документооборота.

При неудачной структуре хранилища скорость работы с документами может значительно снижаться в зависимости от наполненности базы данных.

Поэтому, рассматривая данный вид требований, необходимо четко представлять количественный объем документов (данных), циркулирующих в организации. Операции критичные к объему данных – это добавление, поиск документа, просмотр списка документов, сортировка.

В качестве аналогии можно привести пример с файловой системой. Достаточно представить, что все файлы складываются в один определенный каталог всеми пользователями системы. При наличии в каталоге большого количества файлов порядка нескольких тысяч, работа с файлами начинает вызывать неудобства.

Чтобы представить объем документопотока необходимо для всех выявленных подразделений и сотрудников организации определить среднее количество документов, циркулирующих при их нормальной деятельности.

Также следует рассмотреть периоды пиковой нагрузки, если таковые существуют. Это могут быть периоды квартальных, годовых отчетов, сезонные повышения деловой активности партнеров по бизнесу и т.д.

Рассмотрим следующий пример. Есть некоторое предприятие, предоставляющее на рынке определенный вид услуг. На текущий момент деятельность предприятия носит стабильный характер, в ближайшие годы планируется увеличение рынка потребителей на 40%.

Продажа одной услуги сопровождается созданием трех документов – договор на предоставление услуги, акт приема сдачи работ, договор на сервисное обслуживание. В день совершается в среднем 5 сделок. Во время летнего периода количество заключаемых сделок увеличивается в три раза. В начале следующего года документы за прошедший год отправляются в архив.

Итого в год имеем следующее количество документов: за основные месяцы (количество месяцев * количество сделок * количество документов на сделку * количество дней в месяце) – 9*5*3*30 = 4050 документов, за летние 3*5*3*3*30 = 4050. Получаем 8100 документов в год, с учетом планируемого увеличения рынка сбыта – 11340 документов.

Таким образом, система документооборота должна обеспечивать постоянную производительность при количестве документов до 12000.

Также стоит обратить внимание на возможность одновременной работы с сервером документооборота нескольких пользователей одновременно. Для этого в дополнение к предыдущему исследованию необходимо проследить количество пользователей, работающих с документами.

В идеале производительность системы не должна падать при одновременной работе всех пользователей системы.

Но это частный случай и вероятнее всего окажется, что для решения повседневных задач нет необходимости всем пользователям системы работать с ней одновременно.

Таким образом, получив прогнозируемые нагрузки на сервер, можно представить себе какую максимальную нагрузку по количеству документов и одновременно работающих пользователей должна выдерживать система.

Другой важный фактор, без наличия которого система документооборота не имеет смысла – это поиск документов в хранилище. Для того, чтобы определиться какого вида поиск требуется, необходимо рассмотреть типичные операции по поиску документов в бумажном архиве или картотеке. Важно отметить по каким критериям идет поиск.

Например, в рассматриваемой организации очень часто производится поиск по названию организации-партнера, в редких случаях поиск проводится по наименованию предоставленной услуги.

Следовательно, система поиска должна обеспечивать поиск документа по полям документа, в данном конкретном случае по реквизитам заказчика и условию сделки. Может оказаться необходимым контекстный поиск по вложенным файлам.

Например, когда к документу присоединен файл в формат MS Office Word и необходимо отыскать этот документ по фразе, входящей во вложенный файл. Также необходимо выяснить производительность поиска документов при увеличении количества документов, хранимых в базе данных.

К вопросу об объеме данных относится и архивация документов. Если документопоток в организации довольно велик и (или) положение о документообороте предусматривает архивацию документов, то необходимо предъявить требования к системе электронного документооборота для проведения таких операций.

Существует несколько возможных способов проведения архивации – запись на сменные носители, перемещение в отдельную БД и т.д. Если в организации предусмотрены операции по работе с архивными документами – упрощенный поиск, чтение и т.п., то естественно и в электронном варианте данные операции должны проводится.

Для рассматриваемых систем документооборота нужно выяснить возможность и простоту проведения подобных операций.

Следует также выяснить, как будет вести себя хранилище в случае сбоя базы данных. Например, сбои в электропитании или канале связи. Будет ли при этом в экстренном случае нарушена целостность всей базы или испорченным окажется только документ, над которым проводилась работа в момент сбоя. Необходимо выяснить у поставщиков проводились ли испытания подобного рода и узнать их результаты.

Последний фактор, рассматриваемый в данном разделе, интересен для крупных организаций имеющих распределенную структуру. Это – репликация данных. Данный механизм позволяет получать доступ к одинаковым данным на нескольких серверах сразу, что позволяет снизить нагрузку на сервера данных и каналы связи.

Простейший пример проведения репликации – это хранилище законодательной базы. Например, столичный сервер организации содержит законодательную базу государства. Филиалы в области реплицируют данную базу на свои сервера и пользователи из областей обращаются к своим региональным хранилищам документов.

Таким образом, относительно законодательной базы передача данных между столицей и областями идет из центра в регионы – пополнение баз данных, а чтение документов происходит на региональных серверах. В данном случае снижается нагрузка на центральный сервер и каналы данных к центру.

В некоторых случаях может потребоваться возможность изменения документов в регионах с сохранением изменений для всей организации. В этом случае система репликации должна поддерживать механизм изменения и синхронизации документов.

Опять же требуется выяснить наличие потребности в таких операциях в деятельности организации и соответственно сформулировать требования к системе документооборота. 

Работа с документами

Гибкость системы электронного документооборота во многом определяется теми возможностями, которые она предоставляет для работы с документами.

Идеальным вариантом является случай, когда существующие бумажные документы имеют эквивалентное отображение в электронной форме, другими словами документ одного типа на бумаге и на экране выглядит одинаково.

Для этого необходимо наличие редактора типов документов и конструктор форм для типов документов. Последний должен обеспечивать возможность компоновки структуры документа с помощью различных полей, создание и редактирование самих полей.

Очень полезными оказываются подстановочные поля, содержащие справочную информацию. Например, для ввода документа типа Накладная требуется внесение реквизитов заказчика. Имея справочную базу деловых партнеров, можно выбрать необходимого партнера и его реквизиты будут автоматически занесены в документ.

Также необходимо рассмотреть типичные операции с документами, проводимые в организации и выяснить возможность их проведения в СЭД. После чего выяснить удобство использования данных операций (см. Удобство использования). Наиболее частыми операциями являются создание, поиск и редактирование документа.

При работе с большим количеством входящей и исходящей корреспонденции будет представлять интерес конвертации документов из других типов файлов, возможность хранения документов других форматов в хранилище.

Наличие функции истории документа или журналирования операций позволит проследить действия, проводившиеся над документом в течение его жизни. Это даст возможность выяснить от какого пользователя проводилась та или иная операция. Например, журнал может иметь следующий вид:

ПользовательДатаОперация

Источник: https://www.directum.ru/338691.aspx

Выбор системы документооборота #сравнение и выбор #СЭД #ECMJ

Выбор системы электронного документооборота: взгляд заказчика

Любая система документооборота, независимо от ее сложности, обладает набором характеристик, которые необходимо учитывать при определении требований к системе. Данная статья написана с целью помочь лицу, принимающему решение о внедрении системы документооборота, определить список требований к системе и сделать правильный выбор.

На текущий момент руководитель предприятия при принятии решения об автоматизации делопроизводства сталкивается с проблемой выбора системы электронного документооборота (СЭДО), которая смогла бы с наибольшим успехом решать поставленные задачи и оправдала бы инвестиции на свое внедрение.

На рынке программного обеспечения представлено множество продуктов данного класса, как зарубежных, так и отечественных производителей. Также существует достаточное количество материалов по сравнению таких систем между собой и описанием преимуществ какого-либо конкретного продукта перед остальными.

Определиться с тем, сможет ли программный продукт решать задачи документооборота для данной организации необходимо до покупки системы.

В ходе эксплуатации неудачного приобретения может оказаться, что купленный продукт не поддерживает расширение функциональности, больших объемов данных, имеет детерминированную логику или проблемы с безопасностью.

Данная статья написана с целью помочь лицу, принимающему решение о внедрении системы электронного документооборота, определить список требований к системе и сделать правильный выбор.

В классическом понимании требование – это способность программного продукта удовлетворять потребности пользователя.

Таким образом, необходимо проанализировать предметную область и провести переговоры с продавцами/разработчиками СЭДО на предмет удовлетворения поставленных требований. Требования предлагается разбить на группы:

  • бизнес-требования
  • требования к программному обеспечению

Первая группа содержит описание процессов, участвующих в документопотоке организации, которые предполагается автоматизировать. Вторая группа содержит ограничения и пожелания к программному обеспечению системы документооборота и сопутствующим вопросам.

Бизнес-требования включают в себя следующие разделы:

  • пользователи системы
  • хранилище данных
  • работа с документами
  • работа с бизнес-логикой

Требования к программному обеспечению состоят из требований к ресурсам, удобства сопровождения и удобства использования. Рассмотрим каждый из разделов более подробно. 

Идентификация пользователей и работа в системе

Идентификация пользователей включает в себя две основные концепции – аутентификацию и авторизацию. Аутентификация – это способность подтвердить личность пользователя. Авторизация занимается предоставлением доступа к определенным данным или операциям, при условии, что пользователь тот, за кого он себя выдает.

В документопоток организации может быть вовлечено множество людей, за каждым из которых закреплен ряд выполняемых операций и группа документов, с которой он работает. Другими словами сотрудники выступают в определенной роли относительно системы документооборота. Естественным желанием будет ожидание поддержки в программном продукте таких ролей.

На данном этапе устанавливаются требования к безопасности системы – аутентификация и авторизация, а также требования к поддержке работы различных типов пользователей.

В случае если система документооборота используют свой механизм аутентификации, необходимо выяснить какой протокол обеспечивает защиту канала данных (SSL, TLS, другой), возможны ли подключения посторонних клиентов, какой протокол обеспечивает передачу данных.

Большим плюсом системы будет возможность использования системы аутентификации третьей стороны – LDAP, Kerberos, Novell Netware , PAM, winbind и т.п.

Это позволит применять централизованный механизм идентификации пользователей в организации, а также предоставит им больше удобств при работе с различными системами.

К вопросам авторизации в системе документооборота относятся механизмы разграничения доступа к данным и функциям системы. Это, например, наличие возможности у руководителя отдела просматривать все документы, над которыми работают сотрудники отдела, в то время как каждый сотрудник видит лишь свою часть работы и не видит документы, над которыми работают другие.

Данный подход позволяет соблюдать разграничение доступа к документам, каждый работник видит лишь нужные ему по служебной деятельности группы документов. Каждый из документов может иметь установленные для него права доступа на чтение, изменение, удаление. Весьма полезными оказываются группы пользователей и делегирование прав доступа к документам.

С помощью групп доступа можно организовывать доступ к документам для отделов организации, коллектива сотрудников, работающих над отдельным проектом. Делегирование необходимо в случае отсутствия сотрудника ответственного за работу над документом и необходимостью ее продолжение в его отсутствие.

Например, начальник отдела, уехав в командировку, может делегировать права для работы над документом своему заместителю. 

Организация хранилища документов

Организация хранилища документов является одним из самых важных факторов производительности системы документооборота. При неудачной структуре хранилища скорость работы с документами может значительно снижаться в зависимости от наполненности базы данных.

Поэтому, рассматривая данный вид требований, необходимо четко представлять количественный объем документов (данных), циркулирующих в организации. Операции критичные к объему данных – это добавление, поиск документа, просмотр списка документов, сортировка.

В качестве аналогии можно привести пример с файловой системой. Достаточно представить, что все файлы складываются в один определенный каталог всеми пользователями системы.

При наличии в каталоге большого количества файлов порядка нескольких тысяч, работа с файлами начинает вызывать неудобства.

Чтобы представить объем документопотока необходимо для всех выявленных подразделений и сотрудников организации определить среднее количество документов, циркулирующих при их нормальной деятельности.

Также следует рассмотреть периоды пиковой нагрузки, если таковые существуют. Это могут быть периоды квартальных, годовых отчетов, сезонные повышения деловой активности партнеров по бизнесу и т.д.

Рассмотрим следующий пример. Есть некоторое предприятие, предоставляющее на рынке определенный вид услуг. На текущий момент деятельность предприятия носит стабильный характер, в ближайшие годы планируется увеличение рынка потребителей на 40%.

Продажа одной услуги сопровождается созданием трех документов – договор на предоставление услуги, акт приема сдачи работ, договор на сервисное обслуживание. В день совершается в среднем 5 сделок. Во время летнего периода количество заключаемых сделок увеличивается в три раза. В начале следующего года документы за прошедший год отправляются в архив.

Итого в год имеем следующее количество документов: за основные месяцы (количество месяцев * количество сделок * количество документов на сделку * количество дней в месяце) – 9*5*3*30 = 4050 документов, за летние 3*5*3*3*30 = 4050. Получаем 8100 документов в год, с учетом планируемого увеличения рынка сбыта – 11340 документов.

Таким образом, система документооборота должна обеспечивать постоянную производительность при количестве документов до 12000.

Также стоит обратить внимание на возможность одновременной работы с сервером документооборота нескольких пользователей одновременно. Для этого в дополнение к предыдущему исследованию необходимо проследить количество пользователей, работающих с документами.

В идеале производительность системы не должна падать при одновременной работе всех пользователей системы.

Но это частный случай и вероятнее всего окажется, что для решения повседневных задач нет необходимости всем пользователям системы работать с ней одновременно.

Таким образом, получив прогнозируемые нагрузки на сервер, можно представить себе какую максимальную нагрузку по количеству документов и одновременно работающих пользователей должна выдерживать система.

Другой важный фактор, без наличия которого электронный документооборот не имеет смысла – это поиск документов в хранилище. Для того, чтобы определиться какого вида поиск требуется, необходимо рассмотреть типичные операции по поиску документов в бумажном архиве или картотеке. Важно отметить по каким критериям идет поиск.

Например, в рассматриваемой организации очень часто производится поиск по названию организации-партнера, в редких случаях поиск проводится по наименованию предоставленной услуги.

Следовательно, система поиска должна обеспечивать поиск документа по полям документа, в данном конкретном случае по реквизитам заказчика и условию сделки. Может оказаться необходимым контекстный поиск по вложенным файлам.

Например, когда к документу присоединен файл в формат MS Office Word и необходимо отыскать этот документ по фразе, входящей во вложенный файл. Также необходимо выяснить производительность поиска документов при увеличении количества документов, хранимых в базе данных.

К вопросу об объеме данных относится и архивация документов. Если документопоток в организации довольно велик и (или) положение о документообороте предусматривает архивацию документов, то необходимо предъявить требования к электронному документообороту для проведения таких операций.

Существует несколько возможных способов проведения архивации – запись на сменные носители, перемещение в отдельную БД и т.д. Если в организации предусмотрены операции по работе с архивными документами – упрощенный поиск, чтение и т.п., то естественно и в электронном варианте данные операции должны проводится.

Для рассматриваемых систем документооборота нужно выяснить возможность и простоту проведения подобных операций.

Следует также выяснить, как будет вести себя хранилище в случае сбоя базы данных. Например, сбои в электропитании или канале связи. Будет ли при этом в экстренном случае нарушена целостность всей базы или испорченным окажется только документ, над которым проводилась работа в момент сбоя. Необходимо выяснить у поставщиков проводились ли испытания подобного рода и узнать их результаты.

Последний фактор, рассматриваемый в данном разделе, интересен для крупных организаций имеющих распределенную структуру. Это – репликация данных. Данный механизм позволяет получать доступ к одинаковым данным на нескольких серверах сразу, что позволяет снизить нагрузку на сервера данных и каналы связи.

Простейший пример проведения репликации – это хранилище законодательной базы. Например, столичный сервер организации содержит законодательную базу государства. Филиалы в области реплицируют данную базу на свои сервера и пользователи из областей обращаются к своим региональным хранилищам документов.

Таким образом, относительно законодательной базы передача данных между столицей и областями идет из центра в регионы – пополнение баз данных, а чтение документов происходит на региональных серверах. В данном случае снижается нагрузка на центральный сервер и каналы данных к центру.

В некоторых случаях может потребоваться возможность изменения документов в регионах с сохранением изменений для всей организации. В этом случае система репликации должна поддерживать механизм изменения и синхронизации документов.

Опять же требуется выяснить наличие потребности в таких операциях в деятельности организации и соответственно сформулировать требования к системе документооборота. 

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.