+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

«Входящий» счет-фактура: отвечаем за чужие ошибки

Регистрация входящих документов – Отличный секретарь

«Входящий» счет-фактура: отвечаем за чужие ошибки

Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте – регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов.

Образец журнала можно скачать по ссылке. Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними.

Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс (номер), присвоенный каждому письму. 

Кем осуществляется прием и регистрация входящих документов? Это зависит от того, централизован ли прием документов в компании или нет. При централизованной форме принимает документы и заносит их в базу данных секретарь или работник канцелярии.

Если форма работы децентрализованная, то этим занимаются сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство. Последнее чаще относится к крупным организациям с большим объемом документооборота.

В небольших и средних компаниях лучше, чтобы приемом и регистрацией документов занимался один человек или одно подразделение.

Как документы поступают в организацию

Поступившие по почте письма вскрываются секретарем. Исключение – те конверты, на которых стоят пометки «Конфиденциально» или «Лично». В этом случае письмо передается адресату в запечатанном конверте. Сами конверты обычно выбрасывают, но и здесь не без нюансов.Нужно оставить и прикрепить к письму конверт, если:

а) письмо пришло от физического лица (так называемое обращение по какому-либо вопросу),

б) иначе, как по конверту, нельзя установить обратный адрес отправителя,

в) принципиально важно по штемпелям на конверте установить, когда было отправлено и получено это письмо.

Помимо почты, письма в компанию могут прийти по следующим каналам:

— доставка курьером,

— электронная почта,

— факс,

— экспресс-почта.

Хотя в целом не столь важно, как именно пришло письмо в организацию.Главное, что оно должно быть учтено и зарегистрировано.

Впрочем, регистрации подлежат не все документы. Не нужно регистрировать следующие:

— счета-фактуры, акты, накладные и подобные документы, а также договоры, проекты, сметы и т.п., если их прислали без сопроводительного письма (в этом случае документы передаются напрямую исполнителям);

— коммерческие предложения и предложения сотрудничества, рекламные материалы;

— поздравительную корреспонденцию;

— журналы, газеты, каталоги;

— приглашения на всевозможные мероприятия (кроме приглашений на совещания).

Также остается спорной регистрация писем, оформленных неправильно.

Письмо, подписанное директором организации, может быть написано от руки на обычном листе бумаги, или не быть зарегистрированным в качестве исходящего, или быть не подписанным… В таких случаях юридическая сила документа является очень сомнительной, и организация-адресат вполне может и отказать в приеме и регистрации такого письма. Другой случай, когда документы не принимаются и не регистрируются – если в письме заявлены приложения, а по факту они отсутствуют. Тогда составляется специальный акт, и вместе с актом письмо возвращается отправителю.

Правило №1. Каждый входящий документ может быть зарегистрирован только один раз

Часто бывает так, что отправитель высылает письмо по электронной почте или по факсу, а потом еще и по обычной почте. Таким образом одно и то же письмо может прийти в организацию три-четыре раза. Все они должны получить один входящий номер. Как не допустить повторной регистрации? Очень просто, достаточно обращать внимание на исходящий номер отправителя – он будет повторяться.

Правило №2. Входящий номер документа должен быть уникален

Регистрация входящих документов осуществляется строго однократно. Другими словами, под один конкретным номером в организации в один конкретный день может быть зарегистрирован только один входящий документ.

Процесс регистрации

После того, как письмо было принято и рассмотрено, и секретарь установил, что оно соответствует всем требованиям, предъявляемым к деловым письмам или обращениям граждан, и может быть принято, можно приступать к регистрации. В правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа ставится штамп (или делается запись от руки):

Затем в поля вписывается дата поступления документа и его порядковый номер по Журналу регистрации входящих документов. Если курьер привез два экземпляра письма, то на втором экземпляре (он называется визовый) проделывается все то же самое.

Приведенный штамп – самый универсальный вариант. Если есть необходимость, его можно дополнить. Так, некоторые организации указываются не только дату, но и время поступления документа, другие – количество приложений, у третьих вообще несколько штампов, каждый из которых со своим индексом. Таким образом, штамп разрабатывается исходя из нужд организации.

Что касается номера, то нумерация может быть простая валовая — №1, №2, №3 и так далее, а может быть и более сложная.

Например, некоторым категориям документов при регистрации могут присваиваться индексы: №1/123, №2/48 и т.д. Такая система индексации – вещь очень распространенная. Каждая компания разрабатывает ее для себя сама.

Главное, как говорилось выше, что каждый номер, независимо от количества индексов, должен быть уникальным.

После этого в Журнал регистрации входящих документов вносится информация о поступившем письме.

Скачать Журнал регистрации входящих документов

Скачать Образец заполнения журнала входящих документов

Универсальный журнал регистрации входящих документов может содержать следующие графы:

— входящий номер документа;

— дата регистрации;

— отправитель;

— заголовок (тема) документа (даже если она не указана на документе, при регистрации нужно коротко написать, о чем письмо);

— приложение (с указанием количества листов и экземпляров);

— получатель (если организация небольшая, то обычно это генеральный директор; в более крупных компаниях директор делегирует прием документов компетентным руководителям);

— исполнитель (работник, который отвечает за выполнение задания по письму согласно резолюции);

— ссылка на электронную копию документа (если регистрация происходит в электронном журнале, то письмо настоятельно рекомендуется отсканировать и поместить в эту колонку гиперссылку на скан);

—   примечание.

Зарегистрированное письмо отправляется на рассмотрение к руководителю.

входящие, регистрация

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=1230

Перенос вычета по НДС: спорный вопрос решен

«Входящий» счет-фактура: отвечаем за чужие ошибки

Фото Евгения Смирнова, ИА «Клерк.Ру»

Приближается срок сдачи декларации по НДС за II квартал 2015 года. И сумма вычетов по итогам этого периода может превысить сумму начисленного налога.

В такой ситуации, чтобы не заявлять в декларации возмещение «входного» налога и не привлекать тем самым излишнего внимания инспекторов, компания может перенести вычет НДС на более поздние налоговые периоды. Это подтвердил и Минфин России в письме от 12 мая 2015 г. № 03-07-11/27161.

Стоит отметить, что до 1 января 2015 года вопрос переноса вычетов на более поздние кварталы был спорным. Расскажем обо всем по порядку.

Вычет НДС: общие условия в 2015 году

Для начала напомним общие условия для зачета «входного» налога, действующие в 2015 году. Итак, по общему правилу предъявить НДС к вычету организация может в том квартале, когда были выполнены все обязательные условия для зачета (п. 1 ст. 172 НК РФ).

А именно:

  • налог предъявлен поставщиком;
  • товары, работы или услуги приобретены для облагаемых НДС операций, в том числе и для перепродажи;
  • приобретенные товары, работы или услуги приняты на учет;
  • получен правильно оформленный счет-фактура (либо универсальный передаточный документ).

Это следует из статей 169, 171, 172 НК РФ.

К примеру, компания оприходовала товары в июне 2015 года. Товары предназначены для перепродажи, облагаются НДС по ставке 18%, организация применяет общую систему налогообложения и является плательщиком НДС.

Но счет-фактура с выделенной суммой налога по этим товарам поступил от поставщика только в июле 2015 года.

В каком квартале (втором или третьем) организация вправе зачесть «входной» налог по таким товарам?

Ответ на этот вопрос зависит от того, когда именно получен счет-фактура.

Если счет-фактура поступил в организацию до установленного срока подачи декларации за II квартал, то вычет по таким товарам можно заявить в декларации за II квартал. Срок сдачи декларации за II квартал – не позднее 25 июля (ст. 174 НК РФ). 25 июля 2015 года – выходной день (суббота).

Значит, отчет по НДС надо представить в налоговую не позднее 27 июля 2015 года. Таким образом, если входящий счет-фактура по оприходованным товарам поступил в организацию до этой даты, то «входной» НДС по ним она вправе заявить к вычету во II квартале.

Если же документ получен позднее, то зачесть налог можно будет только в III квартале.  

Этот порядок установлен новым п. 1.1 статьи 172 НК РФ, действует с 1 января 2015 года и введен Федеральным законом от 29 ноября 2014 года № 382-ФЗ.

Обратная ситуация: товары, предназначенные для использования в налогооблагаемых операциях, организация приняла к учету в июле (III квартал). А счет-фактура с выделенной суммой НДС по этим товарам был получен в июне (II квартал).

В этом случае одно из условий, необходимое для вычета (принятие товаров на учет), выполнено только в III квартале. Значит, заявить о вычете предъявленной суммы НДС организация вправе не раньше, чем в декларации за III квартал.

Когда вычет лучше перенести…

На практике нередко возникают ситуации, когда компаниям бывает выгоднее перенести вычет НДС на более поздние налоговые периоды. Например – все перечисленные выше условия для зачета налога выполнены в текущем налоговом периоде.

Но в этом квартале у фирмы не было реализации и иных облагаемых НДС операций. А, значит, не было и начисленных сумм налога.

Вместе с тем, существенные начисления НДС к уплате в бюджет ожидаются в следующем квартале, то есть начисленные суммы, предположительно, превысят размер вычетов следующего квартала.

В такой ситуации у организации есть два варианта действий.

Вариант 1. Отразить вычет НДС в декларации за текущий квартал. Тогда налог в текущей декларации будет заявлен к возмещению из бюджета (ведь начисленных сумм не было).

В этом случае решение о возмещении (отказе в возмещении) НДС налоговая инспекция будет принимать в течение семи рабочих дней после окончания камеральной проверки декларации (п. 2 ст. 176 НК РФ). А максимальный срок такой проверки – три месяца с момента подачи налоговой декларации (п. 2 и 8 ст.

88 НК РФ). При этом, если налог в декларации за следующий квартал будет заявлен к уплате в бюджет, то, скорее всего, его нужно будет перечислить полностью.

Ведь автоматически зачесть сумму, заявленную к уплате в новой декларации, за счет суммы, отраженной к возмещению в старой декларации, не получится. Придется ждать решения налоговой инспекции, которое может быть принято уже после того, как организация сдаст новую декларацию.

Вариант 2. Перенести вычет НДС на следующий налоговый период и отразить его в декларации за следующий квартал. Тогда по итогам следующего квартала в бюджет нужно будет уплатить разницу между начисленными суммами налога и налоговыми вычетами (за этот и предыдущий квартал).

Понятно, что при определенных обстоятельствах второй вариант действий может быть предпочтительнее. Во-первых, он избавляет организацию от долгой и утомительной процедуры возмещения НДС из бюджета.

Во-вторых, не секрет, что декларации, в которых заявлено возмещение налога, инспекторы проверяют с особым пристрастием.

Следовательно, отсутствие «возместительной» декларации избавляет компанию от излишне пристального внимания контролеров.

Дополнительно отметим, что перенести вычет удобно и тогда, когда он не был заявлен в «своем» периоде по более банальной причине – ошибка бухгалтера (про зачет налога забыли, потеряли входящий счет-фактуру и т.п.).

…но чиновники не разрешали

До 1 января 2015 года специалисты налогового и финансового ведомств настаивали, что принять НДС к вычету можно только в том квартале, в котором право на этот вычет возникло. Переносить вычет полностью или частично на следующие налоговые периоды нельзя. В противном случае, по мнению контролеров, НДС к уплате в бюджет будет искажен.

Если, допустим, организация по ошибке не применила вычет в том квартале, в котором возникли все основания для него, и обнаружила ошибку уже после сдачи декларации за этот квартал, ей нужно было подавать уточненную декларацию.

Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 12 марта 2013 г. № 03-07-10/7374, от 15 января 2013 г. № 03-07-14/02, от 31 октября 2012 г. № 03-07-05/55, ФНС России от 30 марта 2012 г. № ЕД-3-3/1057.

Судьи были не согласны

Арбитры же полагали, что вычет по НДС можно перенести на следующие периоды.

Они указывали, что никаких ограничений по продолжительности периода, в течение которого можно воспользоваться вычетом по НДС, Налоговый кодекс РФ не содержит.

А значит, организация может воспользоваться правом на вычет в любом последующем периоде после его возникновения. Это следует из положений п. 7 ст. 3, ст. 6 и ст. 172 НК РФ.

При этом обязательным условием для применения вычета в более поздних периодах является соблюдение срока, установленного п. 2 ст. 173 НК РФ. А именно: три года с момента окончания налогового периода, в котором право на вычет возникло.

Аналогичные выводы следуют из постановления Президиума ВАС РФ от 15 июня 2010 г. № 2217/10, постановления Пленума ВАС РФ от 30 мая 2014 г. № 33.

Спорная ситуация урегулирована…

С 1 января 2015 года вопрос переноса вычетов по НДС перестал быть спорным.

Федеральный закон от 29 ноября 2014 года № 382-ФЗ дополнил ст. 172 НК РФ новым пунктом 1.1. В соответствии с ним, покупатель (заказчик) вправе принять к вычету предъявленную ему сумму НДС в течение трех лет после того, как товары, работы или услуги были приняты к учету.

Иными словами, если компания выполнила все условия для вычета «входного» НДС в текущем квартале, то заявлять право на зачет налога по итогам именно этого налогового периода совсем не обязательно. Вычет можно перенести на более поздние кварталы.

Главное, чтобы они находились в рамках трехлетнего временного интервала.

Правда, возникает вопрос – с какого именно момента отсчитывать этот трехлетний срок.

Ведь товар (работа, услуга) принимается к учету в определенный день, то есть принятие на учет имеет конкретную дату внутри квартала. А принятие НДС к вычету – это действие уже по итогам квартала.

От чего же отсчитывать 3 года – от даты принятия товара (работы, услуги) на учет или от окончания квартала, в рамках которого находится эта дата?

Например, товар принят на учет 23 июня 2015 года. Три года после этой даты истекут 23 июня 2021 года, то есть внутри II квартала 2021 года. Однако вычеты за этот квартал организация будет заявлять уже после 23 июня 2021 года – в декларации за II квартал 2021 года.

В данном случае последней декларацией, в которой сумму «входного» налога можно заявить к зачету из бюджета, будет декларация за II квартал 2021 года. То есть, трехлетний срок нужно отсчитывать с момента, когда активы были оприходованы.

А вычет можно заявить до конца квартала, в котором этот срок истек.

Аналогичные выводы следуют из письма Минфина России от 12 мая 2015 г. № 03-07-11/27161.

Входящий счет-фактуру, вычет по которому переносится на более поздний налоговый период, нужно зарегистрировать в книге покупок (полностью или частично) в том квартале, в котором компания фактически будет заявлять вычет.

ПРИМЕР

ООО «Луч» занимается оптовой торговлей. В мае 2015 года организация получила партию товаров для перепродажи на сумму 236 000 руб. (включая НДС – 36 000 руб.). Товары были приняты к учету, получен счет-фактура от поставщика с выделенной суммой НДС.

В течение II квартала ООО «Луч» не отгружало товары покупателям и не осуществляло других облагаемых НДС операций. Поэтому вычет «входного» НДС в сумме 36 000 руб. было решено перенести на более поздние налоговые периоды.

В июле 2015 года организация отгрузила собственных товаров на сумму 590 000 руб., включая НДС – 90 000 руб. Себестоимость реализованных товаров – 450 000 руб.

В III квартале 2015 года НДС по товарам, оприходованным в мае 2015 года, был принят к вычету.

Бухгалтер ООО «Луч» сделал следующие записи.

Во II квартале 2015 года:

ДЕБЕТ 41   КРЕДИТ 60

– 200 000 руб. – оприходованы товары, полученные от поставщика;

ДЕБЕТ 19   КРЕДИТ 60

– 36 000 руб. – учтен НДС по оприходованным товарам.

В III квартале 2015 года:

ДЕБЕТ 62    КРЕДИТ 90 субсчет «Выручка»

– 590 000 руб. – реализованы товары покупателю;

ДЕБЕТ 90 субсчет «НДС»  КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДС»

– 90 000 руб. – начислен НДС с выручки от реализации;

ДЕБЕТ 90 субсчет «Себестоимость»    КРЕДИТ 41

– 450 000 руб. – списана себестоимость реализованных товаров;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС»    КРЕДИТ 19

– 36 000 руб. – принят к вычету НДС по товарам, оприходованным в прошлом квартале.

В декларации по НДС по итогам III квартала 2015 года был отражен налог к уплате в бюджет на сумму 54 000 руб. (90 000 руб. – 36 000 руб.).

…но не для всех

Из изложенного порядка есть исключения. В письмах Минфина России от 9 апреля 2015 г. № 03-07-11/20290 и № 03-07-11/20293 специалисты финансового ведомства подчеркивают, что переносить на будущее нельзя вычеты «входного» НДС по счетам-фактурам, которые:

  • получены при приобретении основных средств, нематериальных активов и оборудования к установке;
  • составлены налоговыми агентами;
  • выставлены поставщиками на суммы полученных авансов.

По таким счетам-фактурам «входной» НДС нужно принимать к вычету единовременно в том квартале, когда для этого выполнены все необходимые условия.

Такой порядок следует из положений п. 1.1 ст. 172 НК РФ.

© ИА Клерк.Ру., аналитический отдел

Стань экспертом

Источник: Клерк.ру

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/48459-perenos-vycheta-po-nds-spornyy-vopros-reshen.html

Входящий счет-фактура с нарушениями

«Входящий» счет-фактура: отвечаем за чужие ошибки

Как известно, ни один инспектор не согласится признать за компанией право на вычет «входного» НДС, если она не располагает счетом-фактурой от поставщика.

Причем обязательно оформленным по всем правилам. Между тем и своевременность поступления, и правильность заполнения заветного документа обеспечивает продавец.

А за любой его просчет покупателю того и гляди придется отвечать своим НДС-вычетом.

Как быть, если худшее все-таки случилось и счет-фактура необратимо опоздал либо заполнен с ошибками, на исправление которых рассчитывать не приходится? Реально ли в такой ситуации доказать право на вычет? Попробуем поискать ответы в соответствующей арбитражной практике.

Когда нарушены сроки

Сразу оговоримся: речь пойдет о нарушении двух разных видов сроков, связанных со счетом-фактурой. Роднит их лишь то, что в обоих случаях инспекторы отрицают возможность применения НДС-вычета. Но обо всем по порядку.

С опозданием выставлен…

Прежде всего, существует ограничение по срокам выставления счета-фактуры поставщиком. Документ должен быть составлен не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Не слишком часто, но все же встречаются на практике ситуации, когда продавец предъявляет покупателю счет-фактуру, датированный более поздним числом. Таким образом, налицо нарушение требований налогового законодательства.

И хотя в роли нарушителя выступает поставщик, достается при этом покупателю. Инспекторы ни в какую не хотят признавать право на вычет НДС по счету-фактуре с просроченной датой.

Несмотря на то, что в Налоговом кодексе несоблюдение пятидневного срока никак не связано с причинами отказа в вычете «входного» налога. Как не описаны и другие последствия подобного нарушения для сторон сделки.

https://www.youtube.com/watch?v=zY_Ukq_sK2w

К сожалению, официальных разъяснений финансового и налогового ведомств по этому поводу нет.

Поэтому отстоять свое право на вычет фирма сможет только через суд. Благо, по рассмотрению подобных дел давно сложилась положительная арбитражная практика.

Судьи неизменно указывают, что условие о пятидневном сроке не входит в перечень обязательных требований, нарушение одного из которых является основанием для отказа в вычете. Такое мнение нашло отражение, в частности, в постановлениях ФАС Западно-Сибирского округа от 23 января 2008 г.

№ Ф04-457/2008(1067-А46-14), Северо-Западного округа от 13 января 2006 г. № А56-31806/04, Восточно-Сибирского округа от 22 июля 2007 г. № А19-27327/06-15-Ф02-5514/2007).

Кстати, просрочка выставления счета-фактуры не может служить основанием и для отказа в применении нулевой ставки НДС (см., например, постановления ФАС Московского округа от 14 декабря 2005 г. № КА-А40/12197-05, Уральского округа от 16 августа 2005 г. № Ф09-3474/05-C2).

… или поздно получен

Еще один не урегулированный Налоговым кодексом вопрос связан со сроками поступления счета-фактуры от поставщика. Ведь даже вовремя выставленный документ (с правильной датой) может прийти к покупателю с изрядным опозданием.

В том числе и в следующем отчетном периоде относительно времени его составления продавцом. Однако наличие счета-фактуры, как известно, является одним из обязательных условий для предъявления НДС к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ). Выходит, что применить его в периоде приобретения товара покупатель не может.

Допустимо ли сделать это позже, когда необходимый документ будет наконец получен?

Мнения финансовых и налоговых специалистов по этому вопросу расходятся. Инспекторы полагают, что если компания не смогла воспользоваться вычетом вовремя, то она не может рассчитывать на него вообще.

Во всяком случае, против применения НДС-вычета в более позднем периоде налоговики настроены весьма решительно. Об этом свидетельствует довольно обширная арбитражная практика по спорам на данную тему.

Причем судьи в абсолютном большинстве случаев поддерживают не инспекторов, а компанию-покупателя. Арбитры указывают, что нормы Налогового кодекса регулируют лишь условия возникновения права на вычет. Положений же, которые запрещали бы воспользоваться этим правом в последующих периодах, в законодательстве нет.

Поэтому фирма может поставить налог к вычету тогда, когда получит счет-фактуру, пусть даже и с опозданием (см., например, постановления ФАС Московского округа от 8 июня 2007 г.

№ КА-А41/4782-07, Поволжского округа от 6 сентября 2007 г. № А65-1820/2007-СА2-34, Уральского округа от 19 июня 2007 г. № Ф09-3838/07-С2, Восточно-Сибирского округа от 24 мая 2006 г.

№ А19-27878/05-52-Ф02-2783/06-С1).

Источник: http://ndsinfo.ru/article/233

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.