+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Возьмите управленческий учет в свои руки

Содержание

Бегущий в лабиринте. Как с помощью управленческого учета узнать реальное состояние своего бизнеса

Возьмите управленческий учет в свои руки

Стремление контролировать состояние бизнеса – это современный тренд среди руководителей и владельцев компаний, он имеет разные инструменты управления и анализа. Желание реально оценивать финансовую сторону любого бизнеса приводит к тому, что вам нужно вести дополнительный вид учета на предприятии – управленческий учет.

Закон управления. Если административные ресурсы не контролируют бизнес – бизнес разваливается

Следует разобраться с целесообразностью ведения управленческого учета, с его особенностями. Управленческий учет позволяет вам следующее:

  • иметь реальное и честное представление обо всем имуществе компании, а не только о том, что стоит на балансе и учитывается бухгалтером, в противном случае по мере роста компании велика вероятность «потери» некоторых активов;
  • принимать верные управленческие решения — правильные и адекватные отчеты позволят руководителю в любой момент времени оценить рентабельность своей компании, оценить, какое направление деятельности прибыльно, а какое убыточно, оценить эффект от использования того или иного сотрудника и т.п.;
  • контролировать затраты — все мы знаем, что затраты имеют свойство расти, и не имея под рукой своевременной информации, мы не можем вовремя пресечь являющиеся ненужными.

Стоит обратить внимание на две важных характеристики управленческого учета: реальность и честность.

Бухгалтерский и иные виды учетов созданы для контроля деятельности со стороны государства, честных данных для собственников они, увы, дать не могут.

Поэтому все сознательные российские бизнесмены ведут собственный (внутренний, честный, оперативный….) учет – управленку. Очень важно, чтобы хотя бы управленческие отчеты давали реальную, достоверную и оперативную информацию.

Востребованность управленки именно в вашей компании – это желание собственника или наличие в компании сотрудника, желающего с помощью управленческой отчетности анализировать бизнес, принимать решения и способного подстроить под себя отчеты, отслеживать и анализировать динамику изменений. Если такого сотрудника в компании нет и собственник не планирует заниматься контролем текущей бизнес-ситуации с помощью управленческих отчетов – ведение учета будет пустой тратой времени и денег.

Закон целесообразности. Расходы на управленческий учет не должны превышать сэкономленные за счет него средства

Для того чтобы начать управленческий учет, необходимо собирать первичные данные по расчетным счетам и кассам. Эти данные заносятся в реестр движения денежных средств.

О статьях ДДС стоит поговорить более подробно, так как они определяют внешний вид главного отчета, который является результатом ведения управленческого учета денежных потоков — отчета о движении денежных средств (ОДДС). Данный отчет состоит из трех разделов:

– денежные потоки по операционной деятельности;

– денежные потоки по финансовой деятельности;

– денежные потоки по инвестиционной деятельности.

К операционной деятельности относятся поступления от продаж товаров и услуг, прочие поступления (возмещение налогов из бюджета, возврат денег от поставщиков и т.д.), а также все затраты на осуществление текущей деятельности (платежи поставщикам за товары и услуги, расчеты с персоналом по оплате труда, перечисление налогов в бюджет и т.д.).

К финансовой деятельности относятся все расчеты по получению, предоставлению и погашению кредитов и займов (в том числе расчеты по ценным бумагам), за исключением выплаты процентов по кредитам.

К инвестиционной деятельности относятся затраты на приобретение капитальных активов: основных средств, нематериальных активов, вложений в дочерние и зависимые организации, а также поступления от реализации таких активов.

Закон денег. Если не знаете, с чего начать вести управленческий учет – начните вести деньги

Каждая статья ДДС относится к операционной, финансовой или инвестиционной деятельности. После занесения движения денежных средств в реестр можно построить ОДДС, который помогает контролировать платежеспособность предприятия через платежный календарь, а также управлять стратегическим планированием через план-факт анализ и бюджет движения денег.

ДДС помогает еще на стадии планирования избежать такой неприятной ситуации, как кассовый разрыв. Кассовый разрыв – это ситуация, когда на определенную дату остатка денег на счетах с учетом всех поступлений недостаточно для совершения запланированных выплат.

Недостаток денег при этом не говорит об убыточности. Дело в том что помимо денежных средств, в бизнесе имеются и другие виды активов, такие как товары, дебиторская задолженность, нематериальные ценности и прочее. В случае кассового разрыва возникает дефицит именно денежных средств на настоящий момент времени.

Чтобы минимизировать риск возникновения кассовых разрывов, нужно принимать профилактические меры. Разберем, на наш взгляд, наиболее результативные мероприятия.

1. Составление календарного плана движения денежных средств

Наиболее благоприятной ситуацией является обнаружение кассовых разрывов на стадии планирования. В этом случае руководство компании имеет достаточно времени для принятия мер по устранению разрывов.

Для заполнения календарного плана движения денег необходимо заблаговременно запланировать все предстоящие выплаты и поступления на ближайший месяц и выявить дни, в которые ожидается отрицательный остаток по счетам. Далее необходимо решить, за счет чего будут сглажены разрывы (отсрочки платежей поставщикам, заемные и кредитные средства и прочее).

Рекомендуем четко разделять расходы, связанные с основной и не основной деятельностью. Это поможет выявить статьи, за счет которых можно безболезненно избежать или пережить момент кассового разрыва, если он вдруг возникнет.

2. Стимулирование покупателей к предоплате

Поступление денежных средств от клиентов с задержкой приводит к тому, что вам необходимо использовать свои текущие оборотные средства для исполнения заказа. Например, имеющиеся денежные средства направляются на закупку товара, предпродажную подготовку, доставку до покупателя.

Кроме того, покупатель может отказаться от товара. В этом случае нужно будет оплатить и возврат товара до склада. Как мы видим, для исполнения заказа выполнено множество затратных операций, но при этом реализация так и не была совершена и деньги от покупателя так и не поступили.

Деньги из оборота выведены и теперь заморожены в виде товара.

Для того чтобы снизить объем подобного изъятия денег из оборота, необходимо стимулировать покупателей к предоплате. Предоставляйте бесплатную доставку, небольшие скидки или подарки при безналичных оплатах. Или напротив, делайте наценку на постоплатные заказы (с наложенным платежом, с оплатой курьеру и прочее).

Закон продаж. Система мотивации отдела продаж должна быть такой, чтобы за дебиторскую задолженность отвечал каждый соответствующий менеджер

3. Регулярный контроль дебиторской задолженности

Удивительно, но многие руководители не практикуют регулярный контроль дебиторской задолженности. В итоге это приводит к тому, что часть дебиторской задолженности по клиентам «висит» на балансе организации месяцами. Необходимо на регулярной основе контролировать сроки погашения дебиторской задолженности вашими клиентами. Это создаст поток денежных средств на ваши счета.

Форма управленческого отчета о прибылях и убытках регламентируется индивидуально, с учетом специфики деятельности в каждой организации. Как правило, в его структуру входят следующие показатели:

– выручка;

– расходы по прямым затратам

– маржинальный доход;

– текущие расходы;

– прибыль (убыток).

Закон «Склад в ноль». Склад – это замороженные деньги, анализируйте и минимизируйте свои складские остатки

4. Сокращение замороженных активов в виде товара, сырья, материалов

Еще одна причина нехватки денежных средств для осуществления текущих операций –заморозка активов в виде товаров и материалов. Подобная ситуация возникает, если в организации нет налаженной модели закупок товара.

Приобретение товара «впрок» приводит к тому, что значительная часть денежных средств конвертируется в товары и не реализуются продолжительное время.

В итоге деньги лежат мертвым грузом на складе и не могут участвовать в обороте компании.

Выше мы говорили про два отчета: ДДС и ОПУ. Есть еще один – не менее важный. Управленческий баланс – это совокупность активов и пассивов предприятия, составленный для целей управления.

Он отличается от бухгалтерского баланса тем, что статьи активов и пассивов при сохранении логики финансовой отчетности представлены так, чтобы их можно было анализировать с точки зрения оперативного и краткосрочного управления предприятием.

Что показывает управленческий баланс:

– предоставляет информацию о том, куда были вложены денежные средства и кто ими владеет на данный момент.

– способен прогнозировать финансовое состояние, что является неотъемлемой потребностью менеджмента и кредиторов.

– дает гарантию о сбалансированности бюджета, что дает уверенность в том, что средства не потеряются и их расход можно всегда проконтролировать.

– отвечает за корректность ОПУ.

Нет баланса – нет учета

Для того чтобы составить саму форму баланса, нужно четко понимать, какие вопросы необходимо решить с помощью этого вида управленческой отчетности. Только имея баланс, можно рассчитать очень важные для собственника показатели, такие как рентабельность собственного капитала; ликвидность компании; показатель финансовой автономии.

5. Специальные отчеты

​Специальные отчеты – это как раз те отчеты, которые помогают оценить состояние каждой из составляющих бизнеса по различным аналитикам. Аналитика по различным параметрам дает более четкую картину происходящего. Мы рекомендуем сравнивать все, что только можно (см. закон целесообразности). Часто свежие данные и идеи можно получить благодаря введению нового метода сравнения:

• Процент от выручки

• План/факт

• Эффективность каждого ЦФО

• Эффективность по сезонам

• Эффективность по периодам

• Маржинальную

• Косты – в динамике и статике

Подводим итоги

1. В связи с тем, что основная цель управленческого учета заключается в том, чтобы помочь управляющим и собственникам в принятии экономически обоснованных решений, следует продумать, какие отчеты и данные необходимы.

2. Чтобы получить в срок достоверную и своевременную информацию о положении и результатах деятельности предприятия, нужно разработать методологию и понять, кому нужны честные и достоверные отчеты и какова их основная роль в управлении бизнесом.

3. Для анализа сильных и слабых сторон предприятия и принятия решений на основе полученной информации, следует вести не только отчеты ОДДС и ОПУ, но и управленческий баланс.

4. Чтобы детально контролировать все бизнес-процессы, лучше использовать различные сравнительные аналитики: за период, по различным ЦФО, проектам, подразделениям, группам внутри холдинга и т.п.

Источник: ФинГрад

Источник: https://www.anews.com/p/73149458-begushhij-v-labirinte-kak-s-pomoshhyu-upravlencheskogo-ucheta-uznat-realnoe-sostoyanie-svoego-biznesa/

С чего начать управленческий учёт начинающему предпринимателю — офтоп на vc.ru

Возьмите управленческий учет в свои руки

Сооснователь консалт-бюро «Нескучные финансы» Александр Афанасьев о том, как превратить Excel-таблицу в структурированный денежный отчёт.

Александр Афанасьев

В 2015 году я руководил транспортной компанией. Вносил доходы и расходы в таблицу Excel, а в конце месяца получал отчёт. Что делать с этими показателями, я не знал и чувствовал, будто не я управляю бизнесом, а он мной. Тогда я решил изменить отношение к финансовой отчётности. Я расскажу о первых шагах на этом пути.

Начать с простого

Финансы — это скучно, но необходимо. Отчёты, финансовая модель, бюджетирование, анализ, планирование — всё это нужно узнать в подробностях. Чтобы принимать взвешенные решения, нужно вникать в детали.

Начните с простого. Познакомьтесь с базовыми отчетами: ОДДС, P&L и баланс. Самый простой из них — ОДДС, отчёт о движении денежных средств. Ниже мы подробно разберём его, и вы сможете заполнять этот документ самостоятельно.

Знакомство с ОДДС

Движение денежных средств — это поступление и изъятие денег с расчётного счёта или из кассы. Каждая операция фиксируется в отчёте.

Шаблон ОДДС в «Google Таблицах»

Отчёт показывает, на что уходят деньги и с какой суммой начинается каждый новый месяц. Вы видите, хватит ли средств на оплату аренды, выплаты сотрудникам. Когда все движения денег перед глазами, можно планировать расходы на следующие месяцы.

https://www.youtube.com/watch?v=kp2SM8872xI

При оформлении кредита в банке в первую очередь вас попросят показать ОДДС. Отчёт демонстрирует, сможет ли бизнес отчислять ежемесячные платежи.

Пять правил ведения ОДДС

Большинство предпринимателей фиксируют доходы и расходы в таблице Excel. Это упрощённый вариант ведения ОДДС. Превратить такую таблицу в полноценный и полезный отчёт можно, совершив следующие операции.

1. Сгруппируйте статьи доходов и расходов

В малом бизнесе количество доходных и расходных статей может доходить до 60. Чтобы строки в таблице не смешивались, разобьём статьи по категориям.

Найдите в таблице статьи, которые можно объединить по смыслу. Сгруппируйте покупку воды для кулера, канцелярских принадлежностей, замену ковриков и оплату аренды в категорию «Офис». При этом её мы назовем статьей, а входящие в неё операции — субстатьями. Аналогичным образом объедините операции по другим направлениям.

Если в бизнесе несколько направлений, разделите денежные потоки (например, доход от продажи товаров оптом и в розницу). Когда вы сгруппируете расходы и доходы, получится продуманный список статей с подпунктами. Чем меньше будет статей, тем лучше (оптимально 20-25 позиций). Так проще искать нужные операции по месяцу.

Разбивка на статьи, направления, группы и субстатьи

2. Разделите денежный поток по видам деятельности

Если в кассе есть деньги, собственник хочет их распределить. Но если сегодня вы покупаете станок, а через пять дней нужно выдавать зарплату, денег может просто не быть. В итоге вы берёте средства из одного направления, чтобы профинансировать другое. Однако такие внутренние перемещения нужно тщательно планировать.

Годовой отчёт о движении денежных средств: столбцы — номер периода (месяца), строки — статьи доходов и расходов

Разделяйте денежные потоки на три вида деятельности:

  • Операционная. Это расходы, связанные с ежедневной работой компании: закупка товара, сырья, выплаты подрядчикам.
  • Инвестиционная. Это покупка, продажа и обслуживание основных средств предприятия: оборудование, транспорт, сайт. Такие расходы принесут пользу в будущем.
  • Финансовая. Это займы для нужд компании: берем кредиты, выплачиваем дивиденды.

3. Соберите все счета в едином отчёте

Легко запутаться, если у вас три расчётных счета, две банковские карты, счёт в «Яндекс.Деньгах» и касса с наличными. Когда операции с каждым из счетов фиксируются в едином отчёте, вы можете полноценно контролировать денежные потоки.

4. Не смешивайте личные деньги со средствами компании

Собственник сходил в кафе, потратил тысячу рублей с рабочей карты и забыл отметить в таблице операций. Из-за этого бухгалтер недосчитался средств при составлении отчёта. Конечно, за это вы отругали бухгалтера. И вам, и ему некомфортно.

Чтобы личные траты не мешали бизнесу, назначьте себе зарплату. Платите себе, как и другим сотрудникам, раз в месяц. Это правильно с точки зрения финансовой грамотности и честно по отношению к сотрудникам.

5. Сверяйте реальный и отчетный баланс

Собственник видит в таблице ОДДС 100 тысяч рублей, а в кассе — лишь 20 тысяч. Непонятно, куда и когда пропали остальные деньги. В лучшем случае деньги найдутся, а вы учтёте свою ошибку, а в худшем — средства могут украсть.

Чтобы контролировать операции, чаще заглядывайте в ОДДС. Просматривайте отчёт каждый день перед тем, как закончить работу. Средства перестают исчезать, если сотрудники знают, что вы наблюдаете за бухгалтерией.

Даже если у вас нет сотрудников с доступом к деньгам, сверяйте учтенные средства с наличными. Если не хотите запутаться, просматривайте отчёт чаще. Это поможет принимать управленческие решения.

Итоги

  • Фиксируйте доходы и расходы не реже одного раза в неделю.
  • Разбивайте денежный поток по направлениям: офис, склад, зарплаты.
  • Соберите счета в одном месте.
  • Не смешивайте личные деньги со средствами бизнеса.
  • Контролируйте, чтобы наличные в кассе совпадали с учтенной суммой.

Вести ОДДС нужно с самого начала бизнеса.

Так вы будете знать, хватает ли в компании денег для расчётов с контрагентами: поставщиками, сотрудниками, подрядчиками.

#Колонка

Материал опубликован пользователем. Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать

Источник: https://vc.ru/flood/26035-know-your-cash

Почему управленческий баланс нужен каждому собственнику?

Возьмите управленческий учет в свои руки

Собственники большинства компаний просят не так уж много: получить в конце месяца отчёт о прибылях и убытках и увидеть, что доход вырос в несколько раз. А прочие отчёты и тем более балансы – епархия финансового директора и бухгалтера. Ему (собственнику) некогда – 38 совещаний и 5 командировок ждать не будут.

Что в итоге? Перспектива шестизначных цифр в прибыли всё больше отдаляется, а вместо этого у директора возникает диссонанс: вроде заработали много, а денег нет.

Почему так происходит? Всё дело в том, что отчёт о прибылях и убытках показывает лишь частичную картину. Например, если в компанию стали приходить штрафы ГИБДД, а до этого отчёт собирался без них, то новой статьи расходов там может не оказаться. К тому же, возможны ошибки ручного сбора данных и/или методологии, которые сложно и трудоемко проверять.

Здесь на сцену выходит управленческий баланс – важнейший инструмент в работе руководителя, который часто не используют. Почему этот отчёт нужен каждому собственнику? Об этом и пойдёт речь в статье.

Для чего нужен управленческий баланс

Управленческий баланс – это МРТ компании и её стратегическая карта одновременно. Состояние бизнеса здесь видно как на ладони.

Завести такой отчёт и разобраться в нём, прежде всего, в интересах собственника. Потому что это позволяет:

  1. Проверить цифры в других отчётах, и, если что-то не сходится, найти и устранить нестыковку;
  2. Оценить эффективность управления, узнав, что творится в дебеторке, кредиторке, на складе и т.д.;
  3. Управлять активами и перераспределять денежные потоки;
  4. Делать прогнозы финансового состояния;
  5. Получить определённую независимость от финансового директора.

Из чего состоит управленческий баланс

Первый отчёт в каждой компании – это отчёт о движении денежных средств (ОДДС). Второй по значимости – отчёт о прибылях и убытках (ОПУ), который особенно любят собственники.

Чтобы получить управленческий баланс, нужно объединить воедино эти два отчёта. Причем это обязательно следует делать методом двойной записи, иначе точность цифр снова будет под сомнением.

Двойная запись – это гениальное изобретение итальянского монаха и математика Луки Пачоли. Это метод, при котором каждая хозяйственная операция одновременно отражается по дебету одного счёта и кредиту другого. Таким образом, сохраняется баланс и минимизируются ошибки в подсчётах.

Полученный отчёт нужно проанализировать вместе с финансовым директором и проверить, о каких статьях забыли и что нужно откорректировать. Так, часто оказывается, что ОПУ на 10% больше, чем прибыль в ОДДС.

Пример: в компании по продаже строительных материалов после того, как был собран управленческий баланс, обнаружилось, что один из клиентов вот уже полгода не платит полмиллиона рублей. Почему это не выяснилось сразу? Всё просто: товар отгрузили нестандартным способом, и ни в один отчёт эта статья не попала.

На какие показатели обращать внимание

Здесь многое зависит от отрасли и специфики работы компании. Традиционно, собственнику будет интересно взглянуть на рентабельность, чтобы оценить, насколько эффективно используется его собственный капитал, или какую прибыль приносят активы. Часто смотрят разные рентабельности. Например, рентабельность Собственного капитала или Активов.

Как выглядит управленческий баланс

Вот наглядный пример того, как может выглядеть управленческий баланс. Здесь стоит отметить, что строго регламентированной формы для этого отчёта нет. Количество и название элементов зависит от того, в каком виде собственнику удобно получать информацию.

Какие выводы можно сделать, глядя на образец этого баланса?

Безусловно, это неполная картина, но если вкратце:

1) Очевидно, что в компании много наличных денег. Можно перевести их на расчётный счёт и положить на депозит под проценты.

2) Большая сумма числится на подотчетниках – 2,3 млн. Возникает вопрос: почему на руках у сотрудников столько денег?

3) Вызывает опасения большая дебиторка. В связи с этим, нужно выяснить:

  • почему компания столько платит поставщикам (лучше, чтобы по этому показателю преобладала кредиторка),
  • почему большая дебиторка числится в расчётах с покупателями.

Дополнительно к этому пункту стоит узнать должников и сроки просрочки по оплатам.

Как часто просматривать управленческий баланс

Финансовому директору и управляющему стоит анализировать показатели УБ раз в месяц. Собственник может делать это реже.

Зачем собственнику дополнительно запрашивать отчёт ДДС косвенным методом

Баланс – это большая «портянка». Как минимум в первый раз нужно сесть и тщательно проанализировать каждую цифру, не жалея времени. Затем, если бизнес находится в устойчивом состоянии, можно, например, полгода запрашивать лишь отчёт о движении денежных средств косвенным методом. Его главное назначение – показать, что изменилось в балансовых статьях за период.

Например, если ОДДС косвенным методом обнаружит, что деньги и начисления за период совпали, то баланс останется прежним. Если же задолженность выросла, то следует разобраться, в чём дело. Допустим, это могло произойти, потому что вырос бизнес – тогда всё в порядке. Если же прибыль осталась на том же уровне, то это может свидетельствовать о неправильном распределении средств.

Таким образом, если компания определила, какие показатели являются для неё нормой, некоторое время можно не составлять заново управленческий баланс, а лишь смотреть на изменения в ОДДС косвенным методом.

Какие выгоды даёт ведение управленческого баланса для развития компании

Выше мы рассказали о необходимости управленческого баланса для внутренних задач компании. Что касается отношений с внешними стейкхолдерами, то наличие полноценного управленческого баланса помогает привлечь потенциальных инвесторов. Для них это показатель того, что в компании всё прозрачно, есть понимание всех процессов и движения денежных потоков.

Для некоторых банков этот отчёт является важным условием для снижения процентной ставки по кредиту.

Не обойтись без УБ и в случае продажи компании. Проанализировав статьи баланса, новые владельцы смогут оценить два важнейших параметра для сделки – стоимость предприятия и его финансовую устойчивость: денежных средств достаточно для покрытия срочной задолженности, а оборотные и внеоборотные активы обеспечены собственным капиталом, частично с привлечением заемных средств.

Как добиться точных показателей

95% российских компаний собирают итоговую отчётность в файле Excel. До какого-то момента этого достаточно, хотя человеческий фактор всегда повышает риск допустить ошибку.

В последнее время всё больше крупных и средних компаний ищут способы автоматизировать управленческий учёт. Такой программный продукт позволяет собственнику в любое время получать максимально точные данные из «кухни» предприятия. А финансовому директору – представлять всё отчёты прозрачно и быстро и, тем самым, повысить свой вес в компании.

Однако здесь важно понимать, что автоматизация – не панацея. Нельзя автоматизировать хаос. В этом случае получается «автоматизированный хаос». Поэтому перед тем, как приступить к реализации этой идеи, нужно чётко понимать желаемый результат.

Разобраться с управленческим балансом нам удалось благодаря давним партнерам Клуба директоров – компании ФинГрад, которая с 2002 года помогает предпринимателям увеличить прибыль и осуществить контроль над финансами.

СПЕЦИАЛЬНОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ ДЛЯ ЧИТАТЕЛЕЙ КЛУБА ДИРЕКТОРОВ

Источник: https://dirclub.ru/upravlencheskij-balans/

Управленческий учет в малом бизнесе. Как не тратить на это уйму времени?

Возьмите управленческий учет в свои руки

Управленческий учет – это система сбора информации и отчеты (в первую очередь, финансовые), которые использует руководство компании, чтобы принимать правильные решения для развития бизнеса.

Если речь о малом бизнесе, то всегда ли у предпринимателя есть время, чтобы правильно организовать эту самую систему? Что делать, если продажи не растут, сотрудники работают плохо, секретарь ушел в декрет, а государство душит налогами и новыми законами (нужно покупать какие-то кассы)?

Давайте разберем, какие главные задачи должен решать управленческий учет и как организовать процесс так, чтобы не тратить на это тонну драгоценного времени?

Главные задачи управленческого учета

Часто управленческий учет путают с бухгалтерским. Это большая ошибка. Бухучет – лишь часть управленческого, он нужен для отчетности перед ФНС. Вы ведь понимаете, что вашему бухгалтеру важнее вовремя сдать государству отчет или дождаться пятницы, чем думать о том, как ваш бизнес может больше зарабатывать?

Управленческий учет нужен предпринимателю, чтобы в любой момент времени ответить на вопросы – в каком состоянии находится компания и как распределить ресурсы, чтобы поднять продажи и снизить издержки.

Рассмотрим задачи управленческого учета конкретнее:

  1. Допустим, вы оказываете разные виды услуг. На каждое направление тратится определенный бюджет, каждое приносит свой доход. Бухучет не покажет, какие сегменты бизнеса прибыльные, а какие нужно закрывать. Какие сотрудники или филиалы приносят убыток, сколько людей нужно уволить, чтобы не обанкротиться. А управленческий учет призван решать такие задачи.
  2. Важной задачей учета является планирование финансовой деятельности. Вы фиксируете ожидаемые расходы и доходы и понимаете, сколько денег и когда можете вывести, инвестировать в другие проекты. Интересно ведь понимать, когда вы сможете позволить себе новенький «ягуар» без последствий для бизнеса? Планирование также позволяет предсказать и предотвратить кассовый разрыв – временную нехватку денег на счетах. Бывали случаи, когда подходит день выдачи зарплаты, а платить сотрудникам нечем?
  3. Управленческий учет также позволяет контролировать дебиторку и кредиторку. В любое время вы получите ответы на вопросы: «Какой общий размер долга ваших клиентов и когда они его выплатят?», «Сколько у вас на счетах чужих денег, которые нельзя тратить?»

Специфика малого бизнеса

Для получения грамотных данных для принятия стратегических решений в больших компаниях работают целые департаменты: финансовый отдел, бизнес-аналитики, бухгалтерия, экономисты, коучи, духовные наставники, коучи духовных наставников и так далее. А как быть малому бизнесу, который обладает своей спецификой? Бурное и часто неконтролируемое развитие, бессистемное ведение отчетности, нехватка кадров, времени и знаний в области финансов, законодательства, программного обеспечения и т.д.

В процессе развития компании предприниматель сталкивается с массой проблем. Посмотрите, о каких сложностях рассказывают наши клиенты, которые стараются организовать учет финансов.

Ведение учета – головная боль

Многие предприниматели с удовольствием занимаются бизнесом, для кого-то это даже игра. Но они не готовы тратить много времени на работу с цифрами, таблицами, аналитикой и прочую рутину.

Евгений Дубовой, основатель компании «Реджойс Лайф»: «Ведение цифр для меня всегда казалось чем-то страшным и неудобным. Все время думал, что кто-то когда-то будет их вести вместо меня».

Странные цифры

Некоторые предприниматели до сих пор ориентируются в успешности бизнеса больше по внутренним ощущениям, чем по сухим сводкам финансовых показателей. Это может произвести обманчивое впечатление и даже привести к непоправимым последствиям для бизнеса.

Александр Иванищев, генеральный директор агентства «Результатив»:
«Я заметил, что обороты агентства начали расти, а чистая прибыль при этом уменьшилась. Штат сотрудников не изменился, переменные расходы выросли не сильно, пропорционально росту оборота. Но чистая прибыль упала. Ситуация вообще не особо адекватная, поэтому решили разобраться в этом».

Таблицы не помогают

Большинство предпринимателей начинают вести учет в Excel или Google Sheets. Но таблицы хорошо подходят лишь на старте бизнеса. Когда появляются точки продаж, крупные заказы или разные направления, число платежей растет. Вкладки множатся, формулы усложняются, работа превращается в унылую рутину. На контроль цифр уходит уйма драгоценного времени. Которого нет…

Артем Савичев, основатель Школы восточной живописи: «Ранее вел управленческий учет движения средств в excel-таблицах. Тратил уйму времени, чтобы держать ситуацию под контролем. О планировании и речи быть не могло. Лишь бы в руках удержать ситуацию».

Как перестать тратить время и нервы

Чтобы автоматизировать учет финансов в малом бизнесе, собственнику необходимы простые облачные решения. Сегодня уже тысячи владельцев снижают расходы и повышают прибыль с помощью специальных онлайн-сервисов.

Планфакт – сервис учета денег, разработанный специально для малого бизнеса. Программа может:

  • отслеживать, какие части бизнеса прибыльные, а какие убыточные;
  • информировать о нехватке денег заранее, чтобы предотвращать кассовые разрывы;
  • контролировать дебиторку и кредиторку, чтобы выбивать оплату из должников и не тратить чужие деньги;
  • автоматизировать учет финансов благодаря интеграции с банками и открытому API;
  • делегировать рутину сотрудникам и ограничить им доступ к важным показателям.

Посмотрите на коротком видео, что говорят пользователи:

Таким образом, предприниматель получает не только удобный инструмент для управления деньгами и принятия стратегических решений. Но и возможность значительно экономить время.

Вы можете получить 14 дней бесплатного тестирования ПланФакта!

Зарегистрируйтесь по этой ссылке и оцените, подходит ли сервис для вашего бизнеса!

Партнерский материал

Источник: https://www.e-xecutive.ru/finance/business/1989042-upravlencheskii-uchet-v-malom-biznese-kak-ne-tratit-na-eto-uimu-vremeni

4 мифа об управленческом учете, с которыми стоит распрощаться

Возьмите управленческий учет в свои руки

О типичных заблуждениях топ-менеджеров компаний рассказывает эксперт и консультант в области постановки и ведения управленческого учета и бюджетирования Александр Клапков.

Фото с сайта aigelbs.com

Mиф 1. Зачем нужен управленческий учет, если есть бухгалтерский

Зачастую многие руководители не понимают, зачем нужен управленческий учет, если есть бухгалтерские данные.

И ведь на самом деле все достаточно просто – в конце месяца, следующего за отчетным, можно получить представление, убыток или прибыль у компании за прошедший период.

Но если проанализировать бухгалтерский баланс, то возникнет сразу же ряд вопросов, на которые нельзя получить четкий ответ, не проделав дополнительную работу с данными:

  • Какова реальная остаточная стоимость основных средств компании? Ведь в бухгалтерском учете, скорее всего, сделаны переоценки основных средств и трудно понять, анализируя баланс, какова же реальная стоимость активов.
  • Сколько потрачено на открытие нового направления бизнеса.
  • Какое направление деятельности приносит наибольший доход.

Таким образом, если мы хотим глубоко разбираться, какие финансовые процессы происходят в компании, нужно иметь инструмент, который позволит быстро получить ответы на интересующие вопросы и принять оптимальное решение. Один из таких инструментов – управленческий учет.

Миф 2. Мой бухгалтер сможет помимо бухучета вести и управленческий учет

В принципе все верно – сможет вести. Сможет «собирать» цифры в таблицы, как попросит руководитель. Но давайте обратимся к сути ведения управленческого учета: мы ведем его, чтобы управлятьдоходами, затратами.

То есть мы точно должны идентифицировать, что доход получен по определенному направлению деятельности компании, затраты произошли по определенной статье и относятся к определенному подразделению.

А теперь обратимся к принципам ведения бухгалтерского учета:

  • Всегда ли структура нашего предприятия точно отражена в бухгалтерском учете?
  • Подробно ли бухгалтера указывают статьи затрат или зачастую в качестве субконто просто указывают «материальные затраты»?
  • Выделяют ли бухгалтера отдельно затраты по новым направлениям бизнеса?

И ведь вот что получается: формально мы можем добиться от бухгалтера вести управленческий учет, а реально получим лишь его некое подобие.

И не потому, что бухгалтера плохие и не хотят «проникнуться» важностью управленческого учета, а потому, что задачи у них другие – своевременно отразить доходы, расходы и рассчитать налоги.

А субконто, подразделения, направления бизнеса – дело десятое, на налоги не влияют.

Миф 3. То, что происходит в бухгалтерии – одно, а управленческий учет – совсем другое, и не связано никак с бухгалтерией

Руководители, которые опираются на данный постулат, создают параллельную во всех смыслах бухгалтерии структуру, называя ее зачастую «финансовый отдел». Этот отдел занимается только управленческим учетом, взаимодействуя с бухгалтерией только лишь на уровне уточнения той или иной финансовой информации.

Вроде бы из второго мифа уже понятны различия управленческого учета и бухгалтерского, и надо бы приложить усилия, чтобы получить управленческие данные. Осуществляя параллельный бухгалтерскому управленческий учет (а, как известно, параллельные прямые не пересекаются), мы сталкиваемся с очень интересной ситуацией.

Финансовый отдел, по сути, делает ту же работу что и бухгалтерия – собирает данные о доходах и расходах компании, только лишь интерпретирует их под стандарты управленческого учета. И вот финансовый отдел подготовил управленческую отчетность и «презентует» ее руководителю.

И, как это часто бывает, руководитель смотрит на статью затрат и говорит: «Не верю!». Что остается делать – идти в бухгалтерию, чтобы взять первичный документ.

Цепочка замкнулась – мы видим, что и для управленческого, и бухгалтерского учета используются изначально одни и те же данные.

Не стоит создавать параллельную службу для ведения управленческого учета, раздувать штат компании.

Необходимо создать систему, когда и бухгалтерия, и финансовая служба будут пользоваться единой информационной системой, получать информацию из единого информационного поля для выполнения своих функциональных обязанностей.

Финансовый отдел может лишь перерабатывать, добавлять для управленческого учета данные, которые уже есть в бухгалтерии, а не полностью, «с нуля» вести учет.

Миф 4. Написать программу для ведения управленческого учета очень просто – достаточно поставить задачу штатному программисту

Допустим, в компании определились, что управленческий учет нужен, вести его будет специально подготовленный человек в тесном взаимодействии с сотрудниками бухгалтерии.

Осталось решить вопрос: как построить информационную систему. Все кажется простым и понятным: в штате есть программист и есть специалист по управленческому учету.

Объединив двух этих сотрудников над решением поставленной задачи, мы ожидаем определенный эффект в виде:

  • экономии расходов компании, т.к. купить готовый программный продукт – это дорого, а решая данную задачу собственными силами можно сэкономить;
  • создать программный продукт, подходящий идеально под бизнес-процессы компании.

Но когда тандем «программист-специалист по управленческому учету» начинает работать, то проходит время, сдвигаются сроки, специалист по управленческому учету ставит задачи, программист пишет коды – а результата в виде программного продукта все нет. И уже затраты на оплату труда приближаются к стоимости готового программного продукта…

Почему так происходит? Потому что мы наивно полагаем, что поставить задачу программисту может любой сотрудник компании, а программист легко вникнет в техническое задание, и, имея богатый опыт программирования, с легкостью решит все поставленные задачи.

Но в жизни все происходит не так. Поставить задачу программисту корректно может от силы 2-3% людей, а предусмотреть все нюансы, связанные с учетом, могут также от силы 2-3% программиста, имевшие успешный опыт реализации подобных проектов ранее.

Важно понимать, что когда программный продукт пишется в специализированной ИT-компании, то над этим продуктом трудится команда профессионалов – программисты, тестировщики, системные интеграторы и так далее.

И вот какова вероятность, что именно в нашей компании подберутся высококвалифицированные сотрудники, один из которых может корректно поставить задачи программисту, а другой выполнить в одиночку работу целой команды? Прямо скажем, она стремится к нулю.

Но самое опасное – это не затраты на создание продукта. Самое опасное, что пока мы экспериментируем с написанием собственной программы, компания остается без оперативного управленческого учета, а значит без оперативных рычагов управления.

Александр Клапков

Эксперт и консультант в области постановки и ведения управленческого учета и бюджетирования, преподаватель Бизнес-школы XXI век-консалт.
 

Имеет опыт работы финансовым директором группы компаний (СНГ и Восточная Европа), а также одной из крупнейших в Беларуси сети ресторанов.

Источник: https://probusiness.io/master_class/223-4-mifa-ob-upravlencheskom-uchete-s-kotorymi-stoit-rasproshchatsya.html

Управленческий учет. Главные задачи

Возьмите управленческий учет в свои руки

Управленческий учет – это система сбора информации и отчеты (в первую очередь, финансовые), которые использует руководитель компании, чтобы принимать правильные решения для развития бизнеса.

Но всегда ли у предпринимателя есть время, чтобы правильно организовать эту самую систему? Ведь продажи не растут, сотрудники работают плохо, секретарь ушел в декрет, государство душит налогами и новыми законами (про онлайн-кассы, например), а тут еще жена обиделась, что второй год не видела морской волны. Не хватает только метеорита, летящего прямо в офис.

И всеми проблемами нужно заниматься, все нужно контролировать.
Какие задачи должен решать управленческий учет и как организовать процесс так, чтобы не тратить на это тонну драгоценного времени?

Часто управленческий учет путают с бухгалтерским. Это большая ошибка. Бухучет – лишь часть управленческого, он нужен для отчетности перед ФНС. Вы ведь понимаете, что вашему бухгалтеру куда важнее вовремя сдать государству отчет или дождаться пятницы, чем подумать о том, как ваш бизнес может больше зарабатывать?

Управленческий учет нужен предпринимателю, чтобы в любой момент времени ответить на вопросы – в каком состоянии находится компания и как распределить ресурсы, чтобы поднять продажи и снизить издержки.

Рассмотрим конкретнее задачи, которые решает упр. учет:

  1. Допустим, вы оказываете разные виды услуг. На каждое направление тратится определенный бюджет, каждое приносит свой доход. Бухучет не покажет, какие сегменты бизнеса прибыльные, а какие нужно закрывать. Какие сотрудники или филиалы приносят убыток, сколько людей нужно уволить, чтобы не обанкротиться. А управленческий учет призван решать такие задачи.
  2. Важной задачей учета является планирование финансовой деятельности. Вы фиксируете ожидаемые расходы и доходы и понимаете, сколько денег и когда можете вывести, инвестировать в другие проекты. Интересно ведь понимать, когда вы сможете позволить себе новенький “ягуар” без последствий для бизнеса? Планирование также позволяет предсказать и предотвратить кассовый разрыв – временную нехватку денег на счетах. Бывали случаи, когда подходит день выдачи зарплаты, а платить сотрудникам нечем? Как вы себя чувствуете в такие моменты?
  3. Управленческий учет также позволяет контролировать дебиторку и кредиторку. В любое время вы получите ответы на вопросы: “Какой общий размер долга ваших клиентов и когда они его выплатят?”, “Сколько у вас на счетах чужих денег, которые нельзя тратить?”

У малого бизнеса своя специфика

Для получения грамотных данных для принятия стратегических решений в больших компаниях работают целые департаменты: финансовый отдел, бизнес-аналитики, бухгалтерия, экономисты, коучи, духовные наставники, коучи духовных наставников и так далее.

А как быть малому бизнесу, который обладает своей спецификой: бурное и часто неконтролируемое развитие, бессистемное ведение отчетности, нехватка кадров, времени и знаний в области финансов, законодательства, программного обеспечения и т.д. В процессе развития компании предприниматель сталкивается с массой проблем.

Посмотрите, о каких сложностях рассказывают наши клиенты, которые стараются организовать учет финансов.

Ведение учета – головная боль
 Многие предприниматели с удовольствием занимаются бизнесом, для кого-то это даже игра. Но они не готовы тратить много времени на работу с цифрами, таблицами, аналитикой и прочую рутину.

«Ведение цифр для меня всегда казалось чем-то страшным и неудобным. Все время думал, что кто-то когда-то будет их вести вместо меня»
Евгений Дубовой, основатель компании “Реджойс Лайф”.

Странные цифры
 Некоторые предприниматели до сих пор ориентируются в успешности бизнеса больше по внутренним ощущениям, чем по сухим сводкам финансовых показателей. Это может произвести обманчивое впечатление и даже привести к непоправимым последствиям для бизнеса.

“Я заметил, что обороты агентства начали расти, а чистая прибыль при этом уменьшилась. Штат сотрудников не изменился, переменные расходы выросли не сильно, пропорционально росту оборота. Но чистая прибыль упала. Ситуация вообще не особо адекватная, поэтому решили разобраться в этом”
Александр Иванищев, генеральный директор агентства «Результатив».

Таблицы не помогают
 Большинство предпринимателей начинают вести учет в Excel или Google Sheets. Но таблицы хорошо подходят лишь на старте бизнеса.

Когда появляются точки продаж, крупные заказы или разные направления, число платежей растет. Вкладки множатся, формулы усложняются, работа превращается в унылую рутину.

На контроль цифр уходит уйма драгоценного времени. Которого нет…

“Ранее вел управленческий учет движения средств в excel-таблицах. Тратил уйму времени, чтобы держать ситуацию под контролем. О планировании и речи быть не могло. Лишь бы в руках удержать ситуацию”
Артем Савичев, основатель Школы восточной живописи.

Управленческий учет для малого бизнеса без траты времени и нервов

Чтобы автоматизировать учет финансов в малом бизнесе, собственнику необходимы простые облачные решения. Сегодня уже тысячи владельцев снижают расходы и повышают прибыль с помощью специальных онлайн-сервисов.

Планфакт – сервис учета денег, разработанный специально для малого бизнеса. Программа может:

  • отслеживать, какие части бизнеса прибыльные, а какие убыточные;
  • информировать о нехватке денег заранее, чтобы предотвращать кассовые разрывы;
  • контролировать дебиторку и кредиторку, чтобы выбивать оплату из должников и не тратить чужие деньги;
  • автоматизировать учет финансов благодаря интеграции с банками и открытому API;
  • делегировать рутину сотрудникам и ограничить им доступ к важным показателям.

Таким образом, предприниматель получает не только удобный инструмент для управления деньгами и принятия стратегических решений. Но и возможность значительно экономить время.
Сервис уже помог решить важные задачи многим предпринимателям. Посмотрите десятки отзывов от реальных собственников в нашем сообществе в .

«С ростом числа постоянных клиентов управлять денежным потоком стало сложнее. Одна из главных задач — понимать рентабельность проектов. При этом хотелось, чтобы данные хранились в удобном виде, и ведение учета не было головной болью. Решил попробовать ПланФакт, и ожидания оправдались: стали лучше понимать, какие проекты рентабельные, а какие – нет; сократили лишние расходы; начали планировать денежный поток на более длительные периоды»
Алексей Зубарев, руководитель компании по внедрению CRM-систем “Аналитика.Онлайн” «Перед нами встала задача – уйти от 20 отдельных Excel-таблиц для учета финансов, и мы выбрали для этого сервис ПланФакт. Сейчас мы проходим этап тестирования и внедрения. Но уже многое нравится: интеграция с банком, автоматизация рутины, анализ данных в различных срезах, хорошо реализованы разовые платежи, внешний вид. Надеемся, что сервис будет расширять функционал, прислушиваясь к потребителям, и не потеряет при этом простоты и понятности»
Сергей Егоров, коммерческий директор “МНК Мебель”

Источник: https://planfact.io/blog/posts/upravlencheskij-uchet-v-malom-biznese-kak-ne-tratit-na-nego-ujmu-vremeni

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.