+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Управление виртуальным офисом

Содержание

5 принципов эффективного управления виртуальными командами

Управление виртуальным офисом

Это позволяет найти лучших из лучших и сэкономить время и деньги. В свете этих тенденций умение управлять виртуальными командами из разных городов и стран становится обязательным условием успешного функционирования этой новой модели.

Совместная работа на расстоянии является более сложной, чем командная работа в одном офисе. Учитывая все это, TeamViewer®, поставщик решений для дистанционного управления и интерактивных конференций, делится  пятью ключами к эффективному управлению виртуальными командами.

1.    Разъясняйте задачи и процессы

Каждый новый руководитель на самом раннем этапе работы должен разъяснить членам своей команды их цели, роли и сферы ответственности. В виртуальных командах этот вопрос встает особенно остро, ведь собрать команду вместе невозможно. Управление виртуальной командой требует гораздо более плотного общения, более четких инструкций и большей прозрачности.

Руководитель проекта должен ясно обозначить сотрудникам ключевые правила и процедуры, порядок работы, указать, кто, что и когда должен делать, что от кого и когда ожидают другие, как будут решаться проблемы и даже кому с кем и как общаться.

Если все это уже указано в рабочем документе, нельзя забывать, что его содержание должно меняться в зависимости от текущих обстоятельств.

2.    Научитесь с помощью технологий совершенствовать взаимодействие

Прежде чем приступить к выполнению задачи, выделите время на анализ ИТ-инструментов и Интернет-соединений ваших сотрудников. Они не работают в одном офисе, и у каждого из них есть разные потребности.

чаты, веб-звонки и удаленный просмотр рабочего стола позволят вам стать ближе к своим сотрудникам, не тратя лишние деньги и время на международные звонки и командировки.

Не забудьте также принять во внимание разницу в часовых поясах и часах работы — это поможет предотвратить множество нестыковок.

3.    Создайте виртуальный образ и ощущение присутствия

«С глаз долой — из сердца вон» — естественное человеческое поведение, и это создает проблемы для руководителя виртуальной команды. Задача руководителя — создать ощущение постоянного присутствия, но ни в коем случае не переусердствовать. Ключевой момент в создании виртуального образа — это насколько часто вы общаетесь с сотрудниками.

Если руководитель слишком часто обращается к сотрудникам, это может вызвать ощущение недоверия и пошагового контроля, а важная информация при этом может затеряться.

Если же руководитель не проявляет активности неделями, сотрудники могут воспринять это как отсутствие интереса и поставить под вопрос важность самого проекта, что в итоге может сместить их приоритеты в другую сторону.

4.    Управляйте на расстоянии эффективно

Принимая на себя роль лидера, вы также берете на себя ответственность за мотивацию и взаимодействие. Другими словами, даже в географически разрозненной команде хороший руководитель должен создать командную атмосферу, где каждый чувствует свою связь с ним и друг с другом.

У ваших сотрудников нет возможности выпить друг с другом чашечку кофе или поболтать о жизни в лифте — это невозможно в виртуальной команде. А ведь это порой так важно для поддержания хороших взаимоотношений в команде! Чтобы поднять командный дух, поощряйте неформальное общение.

Дайте волю свободному сетевому общению: например, создайте чат, в котором члены команды смогут побеседовать на отвлеченные темы.

Постоянно поддерживайте обмен идеями и обратную связь, общайтесь по ой связи хотя бы раз в неделю, используйте программы для мгновенного обмена сообщениями, электронную почту и другие технологии, в том числе, чтобы избежать любого недопонимания.

5.    Проводите эффективные виртуальные совещания

Виртуальные совещания при должном планировании могут быть полезными и эффективными, но здесь тоже есть свои тонкости. Люди теряются, если совещания переходят в неожиданное русло или проводятся без четкой программы.

Во избежание подобных проблем следует подготовить программу заранее и дать возможность каждому внести свои предложения. Ее желательно разослать примерно за два дня до совещания. Делегируйте некоторые из вопросов членам команды, чтобы они могли принять участие в организации и проведении совещания.

Во время онлайн-конференции  хороший ведущий часто задает вопросы команде и следит за тем, чтобы никто не терял нити беседы. Также желательно, чтобы каждый член команды мог высказаться — это не только поможет избежать длинных монологов, но и позволит каждому ясно и организованно высказать свои идеи.

Базовые правила помогают эффективно управлять взаимодействием в команде.

Примеры таких правил: избегать обсуждения во время одной онлайн-конференции нескольких задач; начинать и заканчивать совещания вовремя; иметь в виду, что будущие виртуальные совещания пройдут гораздо эффективнее, если первая командная встреча пройдет в офисе. Доверие и здоровые отношения между сотрудниками — основа будущей успешной совместной работы. 

  • Кадровая политика, Корпоративная культура
  • удаленные работники
  • Виртуальные команды

Источник: http://hr-portal.ru/blog/5-principov-effektivnogo-upravleniya-virtualnymi-komandami

Установить виртуальный офис для развития бизнеса в интересующей стране

Управление виртуальным офисом

Организация виртуального офиса для дистанционного ведения бизнеса. Чтобы открыть компанию в другом городе или стране, требуются немалые затраты на аренду офиса, получение необходимых разрешений и наем персонала. Многие компании предлагают юридические адреса для открытия нового офиса в другой стране.

Freezvon предлагает вам виртуальные номера для 120 стран для звонков, смс и факсов, с помощью которых вы сможете открыть виртуальный офис. VoIP телефония открывает возможность вести бизнес в интересующем регионе с минимальными затратами, организовав виртуальный офис.

Наладить отношения с иностранными партнерами можно не покидая города.

Такое решение оптимально подходит компаниям, для которых содержание офисного помещения является лишней статьей расходов, к примеру, для Интернет магазинов. Вы можете организовать виртуальный офис в любой стране и городе, заказав виртуальные номера нужного региона и настроив переадресацию звонков от местных клиентов на телефоны своей компании или другие удобные направления.

Что такое виртуальный офис?

Виртуальный офис – это услуга, которая обеспечивает полноценную работу в компании, минимизирует затраты на организацию вашего бизнеса. Обслуживать и вести переговоры с клиентами можно без аренды помещения, мебели и дополнительного оборудования.

Виртуальный офис очень удобен, так как не нужно переезжать в другую страну, чтобы наладить бизнес. Данная услуга все сделает за вас и сэкономит ваши деньги. Вся работа проделывается в режиме онлайн.

Потребность к дополнительному персоналу, для более сглаженной и продуктивной работы, отпадет сама собой.

Зачем нужен виртуальный офис?

Данная услуга очень популярна среди молодых развивающихся компаний. Она стала востребованной, так как экономит деньги и время. А это немаловажно, когда нужно успевать все. Услуга виртуальный офис вам понадобиться, если:

  • Решили сократить расходы своей компании, но при этом хотите и дальше развивать свой бизнес;
  • Ваша компания имеет несколько филиалов в разных странах и ваш нужен единый номер для входящих звонков;
  • У вас ограниченное количество рабочих мест, но вам при этом нужно, чтобы работники занимались своими обязанностями и при этом не отвлекались на звонки.

Каждая вторая компания прибегает к этой услуге, так как начинают расширяться и налаживают отношения с иностранными партнерами. Или имеют свои причины, по которым подключают услугу виртуальный офис. У многих компаний появилась возможность отказаться от секретарей.

Как работает виртуальный офис?

Многие не подключают эту услугу потому, что не знают, как она работает. Но необходимо идти в ногу со временем. Ведь для организации подобного офиса не нужно арендовать помещение, проводить телефонные линии и подключать дополнительное оборудование.

Не каждая компания может позволить себе совершать и принимать международные звонки. Казалось бы, разговор длился всего несколько минут, а счет приходит как будто вы всю неделю разговаривали по телефону беспрерывно. С компанией Freezvon ваши расходы сократятся в несколько раз.

Но перед этим вам необходимо знать, как все это работает.

Виртуальный офис для развития бизнеса

Виртуальные офисы функционируют следующим образом:

  1. Вы покупаете на Freezvon виртуальный номер региона, где планируете вести бизнес (целесообразно подключить городской номер, одноканальный или многоканальный, в зависимости от потока звонков, или toll free 800 бесплатного вызова);
  2. Настраиваете переадресацию поступающих в компанию звонков на аналоговый номер телефона, Ваш аккаунт SIP (IP телефон или SIP программу, которую можно загрузить на компьютеры, планшеты, смартфоны). Для получения звонков необходим SIP аккаунт, который также используется для дешевых исходящих звонков заграницу и по межгороду. Получить его бесплатно можно у специалистов нашей службы техподдержки после покупки номера.

Чтобы согласовать прием звонков с графиком работы компании или другим требуемым параметром, подключите дополнительный сервис условная переадресация. VoIP телефония предоставляет услуги установки интерактивного меню, записи разговор, общения в режиме конференцсвязи и много других дополнительных услуг.

Можно заказать услугу виртуальная АТС – это телефонная станция, управление которой осуществляется через сервер с удобным Интерфейсом. Вы можете подключить к ней виртуальные номера компании и управлять поступающими звонками, настраивать дополнительные сервисы для их обработки. Виртуальная телефонная станция позволяет создать требуемое количество внутренних номеров и SIP аккаунтов.

Дополнительные услуги для виртуального офиса

Виртуальный офис можно использовать как дома, так и в любом другом месте, создавая ощущения реального офиса. Вам не нужно искать офис и тратить огромную сумму денег на аренду. Клиенты и партнеры никогда не догадаются о том, что вы работаете дома. К нему также можно подключить дополнительные услуги, которые облегчат вам работу. Вот некоторые из них:

  • Условная переадресация звонков;
  • Голосовое меню;
  • Запись разговоров
  • Голосовая почта;
  • Статистика звонков;
  • Черный/белый список.

Услуга виртуальный офис также является оптимальной для бизнесменов, которые регулярно отправляются в командировки и редко бывают на рабочем месте – они могут перенаправить звонки со стационарного виртуального номера компании на мобильный и принимать их вне офиса.

Главное, чтобы у вас был доступ к Интернету. Все звонки могут быть перенаправлены на мобильные телефон, а также Skype и SIP. Перед тем, как начать совершать звонки, вам необходимо установить специальное бесплатное приложение ( Zoiper, Xlite ). Более подробно о дополнительные услугах и их возможностях вы можете узнать здесь.

Какие преимущества открывает виртуальный офис для Вашей компании?

Целесообразно рассмотреть преимущества виртуальных офисов на конкретных примерах:

  • Вы планируете вести бизнес в другом регионе. К примеру, Ваша компания находиться в Ростове, но на питерском рынке сбыта существует большой спрос на Ваши товары.

    Чтобы не открывать филиал в северной столице и отказаться от сопутствующих этому затрат, стоит заказать городской номер Санкт-Петербурга и удаленно поддерживать связь с местными клиентами. Стоимость звонков на такой номер для них будет такой же, как и на другие питерские номера.

  • Вы ведете бизнес по удаленной модели управления.

    Предположим, Вы хотите заняться Интернет-маркетингом. Для подобного бизнеса часто не требуется наличие офиса – достаточно иметь операторов, которые принимают заказы и взаимодействуют с клиентами в телефонном режиме. Вы можете подключить виртуальный офис и настроить переадресацию звонков на SIP.

    Менеджеры смогут работать даже из дома, загрузив Zoiper или другую SIP программу на ПК. Целесообразно подключить виртуальную АТС, чтобы настроить бесплатную связь между сотрудниками магазина и дополнительные сервисы для работы со звонками.

  • Как заказать и купить виртуальные номера для организации виртуального офиса?

    Чтобы подключить виртуальный офис, необходимо купить телефонный номер. Заказать номер можно так:

    • Пройдите регистрацию;
    • Войдите в личный кабинет и пополните счет;
    • Выберите подходящий номер для компании;
    • Произведите настройки маршрутизации звонков;
    • Подтвердите заказ.

    Список стран, для которых Freezvon подключает номера, а также их стоимость и размер фиксированной абонплаты Вы найдете в разделе «Тарифы». Кликнув на кнопку ниже, вы сможете быстро ознакомиться со стоимостью услуг VoIP телефонии от Freezvon.

    Цены услуг виртуальной телефонии

    Купить виртуальный номер для виртуального офиса

    Подключение виртуальной АТС также осуществляется с личного кабинета. Дополнительную информацию Вам предоставят в отделе техподдержки – Вы можете обращаться в него в любое время суток. Свяжитесь с нами прямо сейчас через Skype, онлайн чат, email или телефон.

    Источник: https://freezvon.ru/services/virtual-office

    Электронный офис и виртуальный офис

    Управление виртуальным офисом

    • Частые вопросы и ответы (FAQ)

    Электронный офис и виртуальный офис — синонимы услуги, оказываемой в России в основном бизнес центрами и колл центрами, имеющими достаточный потенциал программно-аппаратного и человеческого ресурса.

    Первый в мире электронный/виртуальный офис был открыт в 1980 году Альфа Моффириджем — предпринимателем из Австралии, основавшим компанию Servcorp при субъективной уверенности, что современному бизнесу физический офис просто не нужен.

    Официально термины электронный офис и виртуальный офис впервые появились в статье «The virtual office» журналиста Криса Керна (США), размещенной в журнале авиакомпании AmericanAirlines «AmericanWay», но уже до конца прошлого века электронный офис и виртуальный офис стали популярны на уровне бума в Америке, Канаде, Европе, Японии у интернет-магазинов, консалтинговых, аутсорсинговых, аудиторских и рекламных компаний, а с нового тысячелетия с расширением пакетов услуг бизнес центров и колл центров популяризуются в России и странах постсоветского пространства.

    Преимущества электронного офиса/виртуального офиса

    Заказ услуги электронного офиса/виртуального офиса позволяет:

    • предельно быстро развернуть компанию практически в любом месте страны и мира;
    • существенно снизить уровень затрат на аренду помещения физического офиса, закупку и содержание оборудования, мебели, оборудование сетевой инфраструктуры, телефонии, оплату труда штатным сотрудникам;
    • уменьшить объем налогов за счет сокращения официального штата сотрудников;
    • получить работающую IP сеть, телефонную связь, почтовый ящик, факс и т. д. без финансовых инвестиций на покупку;
    • получить подготовленный квалифицированный персонал в любом количестве — от одного секретаря до формата подразделений офиса;
    • получить почтовый адрес уровня, принимаемого фискальными службами для передачи отчетности, а иногда и юридический адрес для регистрации фирмы/компании;
    • управлять собственной компанией удаленно из другого города, региона, страны и т. д.

    Недостатки электронных/виртуальных офисов

    На текущий момент недостатки электронных/виртуальных офисов касаются в основном потребителей и/или партнеров компаний, имеющих электронный/виртуальный офис, поскольку бизнес центры и ряд колл центров уже предоставляют в пакете услуг виртуального офиса возможность краткосрочной аренды помещений для встреч, проведения переговоров, в том числе в других городах — «бизнес-гостиные», нанимаемые бизнес центром или колл центром по услуге «Консъерж» в зданиях офисных центров или гостиницах.

    К основным недостаткам электронного офиса (или виртуального офиса) относят:

    • активное использование электронных офисов/виртуальных офисов мошенническими структурами, в том числе компаниями-однодневками, теле-магазинами, агентами по недвижимости и т. д., причем пока только в Великобритании с 2002 года принят и действует кодекс the M.A.I.L Fair Trade Scheme («Схема честной торговли почтовыми адресами»), а в России мошенничество, как правило, остается безнаказанным;
    • структура, предоставляющая услугу электронного офиса/виртуального офиса, имеет доступ к бизнес информации, а алгоритмы эффективной защиты прав интеллектуальной собственности в России пока не работают. Кроме риска утечки информации по субъективным причинам существуют риски взлома хранилищ серверов, определяемые уровнем программного обеспечения арендодателя программно-аппаратных ресурсов электронного офиса/виртуального офиса.

    Электронный офис и виртуальный офис в бизнес центрах

    Крупные бизнес центры предлагают несколько пакетов услуги электронного/виртуального офиса, типовыми из которых можно считать:

    • прием корреспонденции (e-mail, факс) + престижный юридический адрес;
    • прием входящих звонков (услуга секретаря), иногда с переадресацией + престижный юридический адрес;
    • прием корреспонденции, звонков + престижный юридический адрес;
    • прием корреспонденции, звонков + престижный юридический адрес и почасовая аренда (при необходимости или по времени) помещения в бизнес центре.

    Т. е. электронный офис/виртуальный офис в бизнес центре — это, прежде всего юридический адрес и ограниченный сервис по входящим.

    Электронный офис/виртуальный офис в контактном центре

    В отличие отбизнес центров, контактные центры предлагают для электронных/виртуальных офисов приоритет сервиса и иногда — юридический адрес. Арендованный в контактном центре электронный/виртуальный офис может работать со всеми входящими и исходящими по многоканальным линиям с требуемым числом операторов.

    В качестве сопутствующих услуг крупные колл центры предлагают по сниженным ценам аутсорсинг части или полных бизнес процессов, разработку и реализацию бизнес проектов по расширению географии бизнеса, поиску клиентов, увеличению объемов продаж, мониторингу рынка, брендингу/ребрендингу, поддержку рекламных акций, кампаний и т. д. Т. е. электронный офис/виртуальный офис в контактном центре это реально функционирующий офис любого формата с возможностью активной работы с клиентами на профессиональном уровне.

    Аутсорсинговый контакт центр «Телеком-Экспресс» предлагает услугу « виртуальный офис» с необходимым для вас графиком работы и поддержкой программно-аппаратного комплекса.

    К списку терминов

    Источник: http://te-ex.ru/dictionary/elektronnyy-ofis-i-virtualnyy-ofis/

    Автоматизация офиса: ИТ-системы, программы и технологии

    Управление виртуальным офисом

    Интеграция информационных продуктов не влечет за собой замену традиционной офисной структуры, она всего лишь дополняет существующий режим компании:

    • во внутрифирменном взаимодействии персонала;
    • в отношении различных методов коммуникаций с внешним миром и муниципальными департаментами.

    Компьютерные сети, программное оборудование и прочие средства передачи, статистики и обработки информации помогают организовывать и поддерживать коммуникативные офисные процессы.

    Главные задачи офиса

    Офис компании – это связующее звено отделов в составе предприятия вне зависимости от его размера. Если кратко, то к главным конторским функциям относятся:

    • профессиональное делопроизводство и документооборот (в случае применения IT-технологий и программных компонентов идет речь о системе автоматизированного делопроизводства OAS);
    • контроль исполнения промежуточных (в т. ч. ежедневных) и генеральных целей фирмы;
    • составление и оформление квартальных, годовых и прочих отчетов (например, для налоговой инспекции);
    • поиск необходимых сведений и эффективного инструментария;
    • контролирование бэк-офиса;
    • обновление информации, замена старых идентификационных данных на новые;
    • финансовое и производственное планирование;
    • упорядоченность деятельности (САО – система автоматической оптимизации, структурирования и координирования);
    • специализированная техническая поддержка производственных объектов в удаленном режиме;
    • автоматическая организация совместного и синхронного функционирования подразделений (складов, магазинов и т. д.).

    Компоненты генеральной системы комплексной автоматизации офиса

    Единое информационное пространство, полученное в результате развития автоматизации фирмы, представляет собой базу:

    • оперативных детальных сведений, получаемых в режиме реального времени по каждому конкретному процессу;
    • накопленной аналитической информации о деятельности организации;
    • личных дел персонала;
    • разработок на производстве;
    • данных о партнерах и клиентах.

    Оно предназначено для повышения эффективности функционирования предприятия и автоматизации рабочего места (АРМ) каждого сотрудника.

    Классификация и функции базы данных

    База данных – это ядро автоматической идентификационной системы (АИС) офиса. Вне зависимости от структуры и направления деятельности предприятия она выполняет следующие характерные функции:

    • сбор информации из разных источников, включая лаборатории об оценке качества и статей независимых аналитиков;
    • интеграцию известных сведений в упорядоченные модели;
    • структурирование, защита и хранение данных.

    Поскольку сегодня в офисах приходится структурировать большое количество информации, работа с бумажными носителями сводится к минимуму, уступая место интегрированным автоматизированным информационным технологиям (АИТ).

    Компьютерные средства

    Технология автоматизации современного офиса базируется внедрение компьютерных сетей и IT-технологий в повседневную работу фирм. Именно они решают большинство проблем конторских служащих.

    Виды компьютерных офисных средств для малого и крупного бизнесов:

    • табличный и текстовый процессоры;
    • электронная почта (внутренняя и расположенная на внешних почтовых сервисах);
    • аудиопочта и видеотекст;
    • хранение большого объема информации;
    • программы для управленческой деятельности и т. д.

    Некомпьютерные офисные средства

    Современные информационные технологии автоматизации офиса предполагает использование различного некомпьютерного оборудования.

    Внимание: самым простым средством такого плана является всем известный телефон, который позволяет одновременно участвовать в разговоре сразу нескольким абонентам.

    Предназначение конференц-связи заключается в поддержании коммуникации для территориально удаленных сотрудников одного предприятия. Осуществляется в форматах аудио и видео. А также важную роль в документообороте офиса играет оргтехника и различные элементы ремонта (к примеру, дополнительная звукоизоляция).

    Характеристика программного обеспечения

    Чтобы продуктивно и эффективно выполнять ежедневные задачи, офис должен быть оборудован только платными программами. В случае скачивания «пиратской» версии (бесплатно) может нарушиться деятельность всего сервера. Комплексная офисная автоматизация заключается в использовании только лицензионной IT-продукции.

    К основным программам для бизнеса относятся:

    • операционная система:
      • Microsoft Windows (бюджетный вариант);
      • Apple;
      • Linux;
    • офисные программные компоненты:
      • Microsoft Office (в т. ч. для Mac);
      • Siag Office для Unix;
      • iWork и т. д.;
    • прикладное ПО (зависит от деятельности предприятия):
      • Adobe Acrobat;
      • Photoshop;
      • LeaderTask (для составления планов для бизнеса);
      • Autocad;
      • Coreldraw;
      • TestXML (полезна для строителей и кадастровых инженеров);
      • Finereader;
      • Brotherhood of Steel Compressed File (для открытия файлов типа bos)
      • Expert-Ease;
      • Eng-Lang-Trainer (и прочие программы для изучения английского языка);
      • логистические программы системы ЭТРАН (актуально для оформления заявок по перевозкам грузов на железной дороге);
      • Columbis (для турбизнеса);
      • Ventura Publisher;
      • Lexicon и т. д.;
    • антивирусы:
      • Kaspersky;
      • Webroot;
      • Norton;
      • Avast;
      • McAfee;
      • Panda и т. д.

    Далеко не каждый офис нуждается в специализированных программах из-за небольшого количества задач, но для ведения стандартной канцелярской деятельности (хотя бы для элементарного бухгалтерского учета) требуется иметь операционную систему Windows с пакетом стандартных офисных программ (Excel, Word).

    Возможность работы в дистанционном режиме характерна не только для творческо-креативных и технических профессий. Сегодня в удаленном режиме могут функционировать многие работники, в т. ч. менеджеры по продажам и PR-специалисты.

    Важно: с развитием всеобщей компьютеризации теряется необходимость в постоянном нахождении сотрудника на рабочем месте, а потому все большее количество предприятий интегрируют систему облачных технологий в свою деятельность.

    Набор полезных инструментов для успешной дистанционной работы автоматизированной системы управления (АСУП)

    Облачные технологии позволяют оптимизировать финансовую составляющую офиса лишь в случае полной автоматизации и четкой структуры. Удаленная работа предполагает доступ к:

    • корпоративной почте с домашнего компьютера;
    • офисной сети CRM (обеспечивает продуктивное сотрудничество с клиентами);
    • внутреннему комплексу ERP (ее главное назначение – построение отношений с коллегами).

    Автоматизированные виртуальные офисы пользуются популярностью во всем мире, поскольку помогают привлекать к проектам профессионалов из разных стран, оптимизируя расходы на их перемещение в нужное место. Современные автоматизированные информационные технологии и программы управления позволяют обустроить рабочее пространство в удаленном режиме:

    • виртуальная АТС на основе IP-телефонии помогает общаться с коллегами и клиентами вне зависимости от физического местонахождения (записываются телефонные разговоры и собирается аналитическая статистика об их продолжительности, игнорировании звонков сотрудником, а также об использовании рабочего номера в личных целях);
    • технология автоматизированного облачного офиса типа Mango Office позволяют переключать звонки со стационарных телефонов на компьютерные номера без последствий для абонентов с моментальным оповещением удаленных специалистов;
    • Remote Expert от Cisco – профессиональная альтернатива Skype, которая обеспечивает высокое качество изображения и звукового ряда;
    • программа WebEx дает возможность провести совещание любого масштаба (конференция может содержать до 500 участников);
    • Zoho Project и Wrike – примеры программ для совместной синхронной правки текстовых документов и графических изображений (картинок, схем, таблиц, графиков и т. д.) различными способами в режиме реального времени и закрепления промежуточного результата;
    • Realtime Board – оцифрованная маркерная доска, необходимая для совещания в удаленном режиме;
    • базовые программы учета рабочего времени (ОфисМетрика, ManicTime) для слежения за подчиненными (с элементами шпионского ПО), которые призваны контролировать персонал;
    • Yaware.Online позволяет включать веб-камеры сотрудников, чтобы узнать, чем они занимаются в рабочее время;
    • служба vPro от Intel обеспечивает круглосуточную техническую поддержку для удаленных сотрудников (ведь при неполадках с компьютером они не могут обратиться к штатному системному администратору);
    • новая технология защиты данных от Intel «Я и есть пароль», которая сканирует биометрические данные пользователя и только после этого запускает компьютер (в 2018 году подобных информационных решений для идентификации пользователя по звуку голоса, особенностям мимики или рисунку сетчатки глаза в перспективе будет еще больше);
    • GPS-трекеры относятся не напрямую к офисным разработкам, но позволяют отследить на карте передвижения сотрудника, выехавшего на какой-либо заказ.

    Недостатки менеджмента виртуального офиса подразделения

    К сожалению, пока невозможен полный переход деятельности всех компаний в удаленный режим, поскольку облачные технологии имеют ряд следующих недостатков:

    • трудности в управлении и контролировании надомных работников (особенно если их число постоянно растет);
    • возможность утечки коммерческой тайны вне зависимости от подписанных обязательств сотрудниками (списывается на некачественные электронные каналы связи);
    • элементарное снижение оперативности, поскольку удаленный сотрудник может находиться не на рабочем месте, когда его понадобится вызвать при появлении новой заявки;
    • снижение эффективности работы (не все способны трудиться вне коллектива из-за слабой самоорганизации, некоторые нуждаются в удовлетворении коммуникативных потребностей);
    • актуальные законодательные ограничения для удаленной трудовой деятельности (особенно в случае необходимости сотрудничества с иностранными специалистами).

    Информационные технологии автоматизации управления в режиме удаленного доступа будут успешны в том случае, если руководитель осознает, что структура виртуального офиса существенно отличается от традиционного.

    Эффективная управленческая деятельность предполагает иное координирование и функционирование: сейчас топ-менеджер должен ставить себя не начальником-распорядителем технических заданий, а заказчиком-координатором проекта.

    Источник: http://arprime.ru/avtomatizacia/avtomatizirovannyj-ofis-sistemy-programmy-tehnologii

    Виртуальный офис

    Управление виртуальным офисом

    Виртуальные офисы в России становятся всё популярнее. Использующие их уже не один год достигают всё новых высот в бизнесе. Применяя последние достижения научно-технического прогресса и гибкое мышление, создаются новые виртуальные рабочие пространства. Где работники слышат и видят друг друга, присылают и получают информацию, рабочие материалы, отчёты, документы и т.д.

    Виртуальный офис что это такое 

    Виртуальным офисом можно назвать один из вариантов организации офисной деятельности, позволяющий создать у партнёра фирмы и потенциального клиента ощущения реального офиса. Иными словами, функционально это является офисом с той лишь разницей, что потрогать его невозможно. Наилучший пример – интернет-ресурс компании, к примеру, студии по созданию сайтов. Всё действие происходит в сети.

    Основные компоненты офиса:

    1. Обязательный почтовый адрес для получения корреспонденции.
    2. Телефон многоканальный, имеющий несколько линий.
    3. IP-АТС для перевода вызовов на мобильные, городские и skype-номера.
    4. Операторы колл-центра, подготовленные к консультациям по всем вопросам, касающимся предлагаемых услуг и товаров.

    При невозможности соединения с консультантом из call-центра, потенциальный клиент передаст необходимый документ, используя факс, или оставит сообщение с нужной информацией.

    Ещё один плюс – наличие корректной статистики, составленной исходя из обращений.

    Она позволяет выяснить точные цифры заказов, общего количества звонков, их продолжительности, распределённости по сотрудникам и по времени, и так далее.

    Виртуальный многоканальный номер

    Телефонную линию невозможно перенагрузить, ибо виртуальные секретари работают без выходных и 24 часа в сутки.

    Виртуальный офис упрощает и автоматизирует все рабочие процессы. Экономит средства, ведь всё оборудование находится у провайдера. Фирмы, пользующиеся виртуальной услугой, получают все возможности стандартного офиса для использования в своих интересах.

    Нужно только определить телефоны для распределения звонков.  Операторы call-центра могут консультировать потенциальных клиентов, находясь в одном городе, или в разных уголках планеты. А все звонки поступают на один телефонный номер.

    Одновременно обрабатывается по несколько сотен вызовов.

    Затраты:

    • ежемесячная абон. плата за виртуальный офис (АТС), обычно в диапазоне 500-3000 рублей в месяц;
    • оплата самого многоканального номера, обычно в диапазоне 150-1000 рублей в месяц;
    • оплата за исходящие звонки, обычно в диапазоне 0,15-3 рубля за минуту,
    • оплата зв дополнительные услуги.

    Есть три варианта многоканального номера телефона:

    1. Наиболее популярный – номер с кодом 8-800. Именно таким номером пользуются большинство организаций при создании межрегионального колл-центра. На него оформляют горячие линии.
    2. Номер многоканальный с кодом 8-804. Похож на предыдущий вариант, с одним лишь отличием: у абонента номер не высвечивается при входящем вызове.
    3. Городской прямой номер. Чаще других приобретаются коды Москвы (495, 499), Санкт-Петербурга (812), других крупных городов. Оформляют компании для увеличения доверия клиентов и подтверждения местоположения офиса.

    Настройка облачной телефонии и другого оборудования производится просто. Установив на компьютер приложение, можно проводить все операции. На сайте интернет-провайдера прописываются внешние и внутренние номера. После настраиваются необходимые параметры.

    Возможности 8-800 и 8-804:

    • Бесплатные исходящие вызовы для звонящих. Все клиенты компании будут звонить бесплатно. Это увеличит количество вызовов.
    • Многоканальность. Никаких занятых линий.
    • Единый телефонный номер. Запомнить один единый номер просто.
    • Быстрое подключение. Процесс занимает от 1 дня.
    • Голосовое приветствие всех потенциальных клиентов. Нет скучным гудкам.

    Такие номера предоставляют, например, zadarma, primatel, mango-office, powertelecom и другие.

    Услуга виртуальный офис 

    Основа виртуального офиса – это мгновенная передача информации. Благодаря этому обмен данных занимает долю секунды, что упрощает процесс работы.

    В виртуальном офисе имеют место работы все сотрудники копании, только не в реальном мире, а в киберпространстве.

    Работники могут жить в разных странах мира, но при использовании современных технических устройств – телефонов, интернета и компьютеров – работа осуществляется в реальном времени.

    А взаимодействие не отличается от классического офиса. Подобные услуги предоставляются IT-компаниями. Один, из которых портал votbox (6400625).

    Плюсы аренды офиса в сети

    Аренда виртуального офиса обходится бизнесменам намного дешевле. Нужно оплатить некоторые услуги, создающие пространство для работы. И всё. Преимущества офиса в киберпространстве следующие:

    • Меньшее количество рабочих часов. Учитывая расходы времени на дорогу до работы и обратно, сотрудник экономит от 1.5 до 2 часов.
    • Уменьшается текучесть кадров.
    • Весомая экономия финансов. В крупных городах аренда офисного помещения стоит больших денег. Не считая секретаря, необходимое оборудование, уборщиков и прочие моменты. Всё это выливается в круглую сумму, оплачивать которую придётся владельцу бизнеса.
    • Разумное распределение денег на развитие стартапа. На старте бизнеса практически всем предпринимателям не хватает финансовых средств на реализацию амбициозных планов. Такое решение предоставит немалое количество денежных средств, ведь сэкономленное на офисе можно использовать по прямому назначению.
    • Увеличение количества потенциальных кандидатов на должность. При использовании виртуального офиса персонал выбирается из лучших умов с разных уголков планеты. И не ограничивается претендентами из одного городка.
    • Никаких проблем с переездом, с которым рано или поздно сталкивается большое количество фирм. В виртуальном офисе таких проблем и статьи расходов просто нет.
    • При расширении штаба не нужно тратиться на новое оборудование для персонала.
    • Профессионализм. При выборе дисциплинированных сотрудников рабочий процесс будет идти быстрее и не будет проблем с тайм-менеджментом. Современные технологии впрочем решают вопрос и с контролем рабочего времени при удалённой работе.

    ВАЖНО! Учёные из западных стран выяснили, что компании, использующие виртуальные офисы, обладают более высоким коэффициентом удержания рабочих, чем в традиционных офисах. Это говорит об удовлетворённости команды при такой организации бизнеса.

    Минусы

    Однако стоит отметить и недостатки, которых хоть и мало, но они присутствуют:

    • Допустимость отсутствия связи. С помощью интернета и телефона можно достучаться в любой город планеты. Но были случаи, когда связь обрывалась, и это доставляло множество хлопот компаниям. Клиенты не могли дозвониться, а на восстановление связи уходили часы рабочего времени. При перебоях с интернетом вся работа останавливается. При медленном или нестабильном интернет-канале вероятны ошибки. Отметим, что при физическом нахождении сотрудников в разных городах проблемы с интернетом у отдельного человека не влияют на нормальную работу остальных.
    • Риск кражи. Вероятность ограбления физических объектов минимальна, но хакерской атаке подвергается именно виртуальное пространство. Кражи информации цифровых офисов – большая редкость, но умелые хакеры могут взламывать практически все сети.

    Услуга виртуальный офис в Москве 

    Все больше фирм обязаны иметь своё представительство в столице страны. Особенно в РФ, где большая часть финансов находится именно в Москве. Получить виртуальный офис в Москве просто. Можно оформить аренду в самых элитных районах, даже в Москва-Сити.

    Что входит этот в пакет?

    Московский юридический адрес + виртуальный многоканальный номер + секретарь.
    Часто предоставляют на 5 дней в месяц переговорные комнаты в распоряжение виртуальным арендующим.

    Предлагается полный комплекс корреспондентского и почтового обслуживания. 
    Специалисты компании отсортируют конверты и уведомят арендодателя о новых письмах. При необходимости отсканируют и отправят через факс или курьера.

    Дополнительный плюс

    Во время проведения конкурсов и тендеров большая роль отводится местоположению офиса.  Победители последних тендеров были именно из столицы. Потому что в конкурсах обращают внимание на юридический адрес фирмы.

    Предоставляют ли виртуальный офис в Киеве? 

    Работать в удобном месте, использовать телефонию, арендовать офис на час, неделю или месяц – перечень предлагаемых услуг арендодателем в Украинской столице. Адрес предоставляется не в окраине, а в самых крупных бизнес-центрах страны. В таких как Киев Сити, Горизонт Тауэр, Киев Горизонт Парк, Подол, Гулливер и IQ CENTER. Помимо адреса предоставляются услуги для повышения имиджа бизнеса.

    Перечень компаний, предоставляющих услуги IP телефонии, виртуальные АТС и номера, смотрите здесь.

    Виртуальный офис бесплатно

    Предоставляет, к примеру, zadarma. И потенциальные клиенты не отключатся из-за занятости телефонных линий. Телфин подключает бесплатно виртуальные номера и АТС.  Оплачивать нужно только абонентскую плату. Есть специальная акция, по которой можно подарить другу 2 месяца бесплатного пользования сетью АТС. И получить за это вознаграждение в виде 1 000 рублей.

    Услуга виртуальный офис помогает уменьшить издержки и объединяет сотрудников из разных городов в процессе работы. Это новый и эффективный вид организации труда, популярность которого увеличивается с каждым годом.

    softolet — интернет-сервисы для бизнеса.
    Ссылка на материал обязательна!

    Оцените текст:

    [Всего : 4    Средний: 4/5]

    Источник: https://softolet.ru/telefoniya/virtualnyj-ofis.html

    Решения для бизнеса. Виртуальный офис

    Управление виртуальным офисом

    Услуга “Виртуальный офис” представляет собой организацию информационного пространства компании на удаленном сервере (группе серверов) таким образом, что на компьютерах сотрудников компании для работы достаточно только установки минимальной версии операционной системы Windows и организации доступа в Интернет.

    Более того, для доступа к своем рабочему месту сотрудник может использовать любой компьютер, подключенный к интернету – дома, в командировке, в курортном отеле.

    Физически все сотрудники работают на удаленном сервере, где хранятся все рабочие файлы и базы данных, где установлено все необходимое для работы программное обеспечение, где каждый сотрудник имеет собственный профиль с правами доступа к необходимым программам и каталогам с файлами.

    Подключившись к удаленному серверу, сотрудник видит привычный рабочий стол с ярлыками программ в полноэкранном режиме, может получать и отправлять почту, работать с бухгалтерскими и другими программами, распечатывать документы на локальном принтере.

    Почему “Виртуальный офис”?

    Безопасность

    Если ваши базы данных, документы, чертежи и прочие важные ресурты размещены на удаленном сервере, то в случае природного катаклизма, аварии, пожара, физического изъятия, хищения: повреждения злоумышленниками компьютеров в вашем офисе, Ваша информация не пострадает, не попадет в чужие руки, не претерпит никаких изменений. Опыт показывает, что наиболее безопасным является использование для этих целей зарубежных серверов. Лучше, если эти серверы принадлежат хорошо известной компании и размещены в дата-центрах с высокой степенью защиты и конфеденциальности. Наша компания предлагает Клиентам пользоваться сетью собственных серверов, размещенных в Германии, Америке и Нидерландах. Это позволяет нашей компании всецело контролировать и отвечать за сохранность данных и работоспособность систем.

    Гибкость

    Работа в Удаленном Офисе означает, что единственное, что Вам нужно – компьютер с выходом в интернет.

    Подключаясь к Удаленному Офису из любого места, Вы или Ваши сотрудники получают доступ к рабочему столу на удаленном высокопроизводительном сервере, на котором полноценно функционируют все необходимые Вам приложения и данные.

    Это означает, например, что Ваши сотрудники больше не привязаны к одному офису.

    Вы имеете возможность гибко организовать работу Вашей Компании: легко организовать совместную работу множества отдельных офисов или рабочих мест, предоставить бухгалтерам работу на дому, не испытывать проблем с настройкой корпоративной сети при переезде, а в некоторых случаях вообще отказаться от офиса. Там где есть интернет, там есть Ваша полноценная корпоративная сеть и Ваша информационная система.

    Удобство

    Не секрет, что любое нововведение в области информационных систем является стрессом для сотрудников Компании. Зачастую удобнее всего то, что знакомо. Работа на удаленном сервере в этом смысле вполне удобна.

    Сотрудник, подключаясь к удаленному рабочему столу, видит и работает в точности с теми приложениями, с которыми он привык работать на своем локальном компьютере или в корпоративной сети, с той лишь разницей, что теперь эти приложения исполняются на уладенном сервере и полностью отсутствуют на компьютере в офисе.

    Удобно будет не только пользователям, но и Вашему системному администратору, который сможет решать все возникающие проблемы удаленно.

    Экономия

    Переход на удаленный сервер позволяет в ряде случаев существенно снизить расходы на информационное обеспечение Компании. Для работы на удаленном сервере требуется компьютер с минимальной производительностью и объемом памяти, имеющий выход в интернет (нетбук).

    Это позволяет отказаться от дорогостоящих корпоративных серверов, высокопроизводительный персональных компьютеров с установленными программным обеспечением и дополнительных затрат на их содержание.

    Наша компания готова предоставить Клиенту необходимое ему дополнительное программное обеспечение в аренду на срок, необходимый Клиенту. Это также позволит снизить затраты на закупку такого ПО.

    Поддержка

    Специалисты нашей компании окажут всю необходимую помошь в “переезде” сотрудников Вашей компании на удаленные рабочие столы, настроят рабочее пространство на удаленных серверах в соответствии с Вашими пожеланиями.

    Благодаря большому опыту работы наших специалистов, мы обеспечим стабильную работу Ваших компьютеров и удаленных рабочих столов.

    Вы сможете сосредоточиться на Вашей профессиональной деятельности, предоставив решать все технические проблемы сотрудникам нашей компании.

    Дистанционное обслуживание 1С

    – консультации по ведению учета в программах 1С;- индивидуальное обучение пользователей 1С;- диагностика ошибок в программах 1С и их устранение;- настройка интерфейсов и прав доступа пользователей;- обновление конфигурации 1С и форм регламентированной отчетности;- внесение изменений в экранные и печатные формы существующихдокументов и отчетов;- создание новых документов, выходных форм, отчетов, обработок 1С;

    – перенос данных, обмены между базами, настройка распределенных баз 1С.

    Мы осуществляем удаленное сопровождение не только информационных баз 1С, но и других программных продуктов.

    Ваши преимущества:

    Экономия времени, так как для начала работы требуется только доступ через сеть Интернет, время на ожидание специалиста сводится к нескольким минутам, позволяя вам более рационально использовать весь рабочий день;

    Экономия денег, так как специалист больше не тратит время на дорогу, поэтому стоимость услуг удаленного сопровождения не включает оплату за простой и проезд;

    Наглядность.

    Источник: http://dev.ultrazoom.ru/Services/BusinessOffice/

    “Виртуальный офис” включает следующие базовые компоненты:

    • ПАФЭС-Адресная книга – универсальная адресная книга, позволяющая быстро находить необходимую информацию по любому контексту.
    • ПАФЭС-Документы – файловое хранилище с распределением прав доступа и широкими возможностями по группированию и поиску файлов.

    • ПАФЭС-Сообщения – программа рассылки сообщений пользователям Виртуального офиса с контролем прочтения.
    • ПАФЭС-ЦУП – это многопользовательская CRM (система управления взаимодействием с клиентами) с возможностью ведения финансового учёта.

      Она позволяет не только упорядочить Ваши отношения с клиентами, но и вести анализ Вашей финансовой деятельности и контролировать взаиморасчёты с контрагентами и подотчётными лицами.

    • Администрирование – позволяет легко управлять правами доступа к разным частям “Виртуального офиса”, не имея специальных навыков по администрированию многопользовательских программ.

    ПАФЭС-Адресная книга

    Это универсальная доступная через интернет адресная книга, позволяющая оперативно находить необходимую контактную информацию

    Наряду с традиционными способами поиска – по первой букве фамилии или по любым реквизитам контакта, адресная книга предлагает универсальный контекстный поиск, способный найти данные по любому контексту, будь то часть фамилии, телефона или электронной почты.

    Инновационный интерфейс адресной книги интуитивно понятен, и не требует специальных навыков по работе с информационными системами и дополнительног обучения.

    Доступ на изменение адресной книги регулируется Администратором в рамках единого управления “Виртуальным офисом”.

    ПАФЭС-Документы

    Это доступное через Интернет файловое хранилище с распределением прав доступа.

    Каждой группе пользователей в хранилище соответствует отдельный раздел (корневой каталог), внутри которого пользователи получают права в соответствии со своей ролью в группе. Роли назначаются Администратором в рамках единого управления “Виртуальным офисом”.

    ПАФЭС-Документы имеет широкие возможности по поиску и группированию файлов как в текущем, так и во всех вложенных каталогах. Можно отображать все файлы вложенных каталогов в одном списке и сортировать их по имени, типу, размеру, дате создания или модификации, а так же фильтровать список по любым параметрам файла.

    ПАФЭС-Сообщения

    Позволяет публиковать корпоративные сообщения для пользователей “Виртуального офиса”.

    Опубликованные сообщения автоматически выводятся на экран в назначенное время, независимо от того, с какой частью “Виртуального офиса” работает пользователь. Сообщение выводится в модальном окне, т.е. пользователь не сможет продолжить работу с “Виртуальным офисом”, пока не подтвердит прочтение сообщения.

    Автор сообщений может контролировать время и количество прочтений каждого сообщения пользователями.

    Права на доступ к сообщениям зависят от роли пользователя и регулируется Администратором в рамках единого управления “Виртуальным офисом”.

    Пафэс цуп – центр управления проектами

    ПАФЭС ЦУП позволяет эффективно управлять длительными проектами, в которых участвует множество сотрудников и подрядчиков.

    ПАФЭС ЦУП позволяет легко вести взаиморасчёты с клиентами и подрядчиками, вести расчёты с подотчётными лицами и осуществлять контроль и анализ финансовой деятельности предприятия.

    ПАФЭС ЦУП позволяет присоединять к каждому проекту, задаче, делу, контрагенту и группе неограниченное количество файлов. В сочетании с правами доступа пользователей CRM, получается гибкое файловое хранилище, доступное как с любого рабочего места офиса, так и из дома или любой другом месте, где есть Интернет.

    В ПАФЭС ЦУП используется инновационный интерфейс, разработанный специально для использования в информационных системах, обрабатывающих большие объёмы информации. Этот интерфейс интуитивно понятен и не требует специальных знаний и навыков для работы.

    Администрирование – Управление “Виртуальным офисом”

    В “Виртуальном офисе” может работать одновременно неограниченное количество пользователей. Пользователи могут иметь как полный, так и ограниченный доступ к данным офиса. В основе разграничения доступа к данным лежит механизм разделения информации на группы. Каждый пользователь может быть членом нескольких групп и иметь в каждой группе разные права доступа (роли).

    Администратор “Виртуального офиса” создаёт группы и назначает владельца (администратора) группы, который, в свою очередь, получает полный контроль над группой и может назначать роли другим пользователям в своей группе. В зависимости от роли, пользователь имеет полный или ограниченный доступ к объектам учёта в группе.

    Источник: http://www.pafes.ru/ru/virtualnyy-ofis

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.