+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Требования к системам электронного документооборота

Содержание

Выбор системы документооборота: список требований к системе

Требования к системам электронного документооборота

Любая система документооборота, независимо от ее сложности, обладает набором характеристик, которые необходимо учитывать при определении требований к системе. Данная статья написана с целью помочь лицу, принимающему решение о внедрении системы документооборота, определить список требований к системе и сделать правильный выбор.

На текущий момент руководитель предприятия при принятии решения об автоматизации делопроизводства сталкивается с проблемой выбора системы электронного документооборота (СЭД), которая смогла бы с наибольшим успехом решать поставленные задачи и оправдала бы инвестиции на свое внедрение.

На рынке программного обеспечения представлено множество продуктов данного класса, как зарубежных, так и отечественных производителей. Также существует достаточное количество материалов по сравнению таких систем между собой и описанием преимуществ какого-либо конкретного продукта перед остальными.

Определиться с тем, сможет ли система решать задачи документооборота для данной организации необходимо до покупки системы.

В ходе эксплуатации неудачного приобретения может оказаться, что купленный продукт не поддерживает расширение функциональности, больших объемов данных, имеет детерминированную логику или проблемы с безопасностью.

Данная статья написана с целью помочь лицу, принимающему решение о внедрении системы электронного документооборота, определить список требований к системе и сделать правильный выбор.

В классическом понимании требование – это способность программного продукта удовлетворять потребности пользователя.

Таким образом, необходимо проанализировать предметную область и провести переговоры с продавцами/разработчиками СЭД на предмет удовлетворения поставленных требований. Требования предлагается разбить на группы:

  • бизнес-требования
  • требования к программному обеспечению

Первая группа содержит описание процессов, участвующих в документопотоке организации, которые предполагается автоматизировать. Вторая группа содержит ограничения и пожелания к программному обеспечению системы документооборота и сопутствующим вопросам.

Бизнес-требования включают в себя следующие разделы:

  • пользователи системы
  • хранилище данных
  • работа с документами
  • работа с бизнес-логикой

Требования к программному обеспечению состоят из требований к ресурсам, удобства сопровождения и удобства использования. Рассмотрим каждый из разделов более подробно. 

Идентификация пользователей и работа в системе документооборота

Идентификация пользователей включает в себя две основные концепции – аутентификацию и авторизацию. Аутентификация – это способность подтвердить личность пользователя. Авторизация занимается предоставлением доступа к определенным данным или операциям, при условии, что пользователь тот, за кого он себя выдает.

В документопоток организации может быть вовлечено множество людей, за каждым из которых закреплен ряд выполняемых операций и группа документов, с которой он работает. Другими словами сотрудники выступают в определенной роли относительно системы документооборота. Естественным желанием будет ожидание поддержки в программном продукте таких ролей.

На данном этапе устанавливаются требования к безопасности системы – аутентификация и авторизация, а также требования к поддержке работы различных типов пользователей.

В случае если система документооборота используют свой механизм аутентификации, необходимо выяснить какой протокол обеспечивает защиту канала данных (SSL, TLS, другой), возможны ли подключения посторонних клиентов, какой протокол обеспечивает передачу данных.

Большим плюсом системы будет возможность использования системы аутентификации третьей стороны – LDAP, Kerberos, Novell Netware , PAM, winbind и т.п.

Это позволит применять централизованный механизм идентификации пользователей в организации, а также предоставит им больше удобств при работе с различными системами.

К вопросам авторизации в системе документооборота относятся механизмы разграничения доступа к данным и функциям системы. Это, например, наличие возможности у руководителя отдела просматривать все документы, над которыми работают сотрудники отдела, в то время как каждый сотрудник видит лишь свою часть работы и не видит документы, над которыми работают другие.

Данный подход позволяет соблюдать разграничение доступа к документам, каждый работник видит лишь нужные ему по служебной деятельности группы документов. Каждый из документов может иметь установленные для него права доступа на чтение, изменение, удаление. Весьма полезными оказываются группы пользователей и делегирование прав доступа к документам.

С помощью групп доступа можно организовывать доступ к документам для отделов организации, коллектива сотрудников, работающих над отдельным проектом. Делегирование необходимо в случае отсутствия сотрудника ответственного за работу над документом и необходимостью ее продолжение в его отсутствие.

Например, начальник отдела, уехав в командировку, может делегировать права для работы над документом своему заместителю. 

Организация хранилища документов в системе

Организация хранилища (электронного архива) документов является одним из самых важных факторов производительности системы документооборота.

При неудачной структуре хранилища скорость работы с документами может значительно снижаться в зависимости от наполненности базы данных.

Поэтому, рассматривая данный вид требований, необходимо четко представлять количественный объем документов (данных), циркулирующих в организации. Операции критичные к объему данных – это добавление, поиск документа, просмотр списка документов, сортировка.

В качестве аналогии можно привести пример с файловой системой. Достаточно представить, что все файлы складываются в один определенный каталог всеми пользователями системы. При наличии в каталоге большого количества файлов порядка нескольких тысяч, работа с файлами начинает вызывать неудобства.

Чтобы представить объем документопотока необходимо для всех выявленных подразделений и сотрудников организации определить среднее количество документов, циркулирующих при их нормальной деятельности.

Также следует рассмотреть периоды пиковой нагрузки, если таковые существуют. Это могут быть периоды квартальных, годовых отчетов, сезонные повышения деловой активности партнеров по бизнесу и т.д.

Рассмотрим следующий пример. Есть некоторое предприятие, предоставляющее на рынке определенный вид услуг. На текущий момент деятельность предприятия носит стабильный характер, в ближайшие годы планируется увеличение рынка потребителей на 40%.

Продажа одной услуги сопровождается созданием трех документов – договор на предоставление услуги, акт приема сдачи работ, договор на сервисное обслуживание. В день совершается в среднем 5 сделок. Во время летнего периода количество заключаемых сделок увеличивается в три раза. В начале следующего года документы за прошедший год отправляются в архив.

Итого в год имеем следующее количество документов: за основные месяцы (количество месяцев * количество сделок * количество документов на сделку * количество дней в месяце) – 9*5*3*30 = 4050 документов, за летние 3*5*3*3*30 = 4050. Получаем 8100 документов в год, с учетом планируемого увеличения рынка сбыта – 11340 документов.

Таким образом, система документооборота должна обеспечивать постоянную производительность при количестве документов до 12000.

Также стоит обратить внимание на возможность одновременной работы с сервером документооборота нескольких пользователей одновременно. Для этого в дополнение к предыдущему исследованию необходимо проследить количество пользователей, работающих с документами.

В идеале производительность системы не должна падать при одновременной работе всех пользователей системы.

Но это частный случай и вероятнее всего окажется, что для решения повседневных задач нет необходимости всем пользователям системы работать с ней одновременно.

Таким образом, получив прогнозируемые нагрузки на сервер, можно представить себе какую максимальную нагрузку по количеству документов и одновременно работающих пользователей должна выдерживать система.

Другой важный фактор, без наличия которого система документооборота не имеет смысла – это поиск документов в хранилище. Для того, чтобы определиться какого вида поиск требуется, необходимо рассмотреть типичные операции по поиску документов в бумажном архиве или картотеке. Важно отметить по каким критериям идет поиск.

Например, в рассматриваемой организации очень часто производится поиск по названию организации-партнера, в редких случаях поиск проводится по наименованию предоставленной услуги.

Следовательно, система поиска должна обеспечивать поиск документа по полям документа, в данном конкретном случае по реквизитам заказчика и условию сделки. Может оказаться необходимым контекстный поиск по вложенным файлам.

Например, когда к документу присоединен файл в формат MS Office Word и необходимо отыскать этот документ по фразе, входящей во вложенный файл. Также необходимо выяснить производительность поиска документов при увеличении количества документов, хранимых в базе данных.

К вопросу об объеме данных относится и архивация документов. Если документопоток в организации довольно велик и (или) положение о документообороте предусматривает архивацию документов, то необходимо предъявить требования к системе электронного документооборота для проведения таких операций.

Существует несколько возможных способов проведения архивации – запись на сменные носители, перемещение в отдельную БД и т.д. Если в организации предусмотрены операции по работе с архивными документами – упрощенный поиск, чтение и т.п., то естественно и в электронном варианте данные операции должны проводится.

Для рассматриваемых систем документооборота нужно выяснить возможность и простоту проведения подобных операций.

Следует также выяснить, как будет вести себя хранилище в случае сбоя базы данных. Например, сбои в электропитании или канале связи. Будет ли при этом в экстренном случае нарушена целостность всей базы или испорченным окажется только документ, над которым проводилась работа в момент сбоя. Необходимо выяснить у поставщиков проводились ли испытания подобного рода и узнать их результаты.

Последний фактор, рассматриваемый в данном разделе, интересен для крупных организаций имеющих распределенную структуру. Это – репликация данных. Данный механизм позволяет получать доступ к одинаковым данным на нескольких серверах сразу, что позволяет снизить нагрузку на сервера данных и каналы связи.

Простейший пример проведения репликации – это хранилище законодательной базы. Например, столичный сервер организации содержит законодательную базу государства. Филиалы в области реплицируют данную базу на свои сервера и пользователи из областей обращаются к своим региональным хранилищам документов.

Таким образом, относительно законодательной базы передача данных между столицей и областями идет из центра в регионы – пополнение баз данных, а чтение документов происходит на региональных серверах. В данном случае снижается нагрузка на центральный сервер и каналы данных к центру.

В некоторых случаях может потребоваться возможность изменения документов в регионах с сохранением изменений для всей организации. В этом случае система репликации должна поддерживать механизм изменения и синхронизации документов.

Опять же требуется выяснить наличие потребности в таких операциях в деятельности организации и соответственно сформулировать требования к системе документооборота. 

Работа с документами

Гибкость системы электронного документооборота во многом определяется теми возможностями, которые она предоставляет для работы с документами.

Идеальным вариантом является случай, когда существующие бумажные документы имеют эквивалентное отображение в электронной форме, другими словами документ одного типа на бумаге и на экране выглядит одинаково.

Для этого необходимо наличие редактора типов документов и конструктор форм для типов документов. Последний должен обеспечивать возможность компоновки структуры документа с помощью различных полей, создание и редактирование самих полей.

Очень полезными оказываются подстановочные поля, содержащие справочную информацию. Например, для ввода документа типа Накладная требуется внесение реквизитов заказчика. Имея справочную базу деловых партнеров, можно выбрать необходимого партнера и его реквизиты будут автоматически занесены в документ.

Также необходимо рассмотреть типичные операции с документами, проводимые в организации и выяснить возможность их проведения в СЭД. После чего выяснить удобство использования данных операций (см. Удобство использования). Наиболее частыми операциями являются создание, поиск и редактирование документа.

При работе с большим количеством входящей и исходящей корреспонденции будет представлять интерес конвертации документов из других типов файлов, возможность хранения документов других форматов в хранилище.

Наличие функции истории документа или журналирования операций позволит проследить действия, проводившиеся над документом в течение его жизни. Это даст возможность выяснить от какого пользователя проводилась та или иная операция. Например, журнал может иметь следующий вид:

ПользовательДатаОперация

Источник: https://www.directum.ru/338691.aspx

Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов

Требования к системам электронного документооборота

Алексей Микрюков, аналитик компании DIRECTUM.

14 июня 2018 г. на официальном сайте Федерального архивного агентства (Росархива) в разделе «Проекты документов» размещен «Проект типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов» объёмом 37 страниц.

Отрасль давно ожидала этот документ. И как заявлено в проекте, требования разработаны в целях формирования единой нормативной основы для систем электронного документооборота (СЭД) и систем хранения электронных документов (СХЭД), а также для оценки уже применяемых СЭД и СХЭД. В документе явным образом разделяются СЭД и СХЭД, и это важный момент. 

Выделение термина СХЭД является одним из принципиальных отличий новых требований. Заметен явный акцент на этапе архивного хранения в жизненном цикле документа.

Раньше речь шла в основном о СЭД, а вопросы хранения электронных документов (ЭД) оставались за кадром.

Соответственно, документы длительных сроков хранения ранее либо изначально создавались в бумажном виде, либо распечатывались перед передачей на хранение.

Новые требования указывают на непрерывность жизненного цикла документа от момента создания и до его уничтожения в рамках автоматизированных информационных систем.

В документе рассматриваются только функциональные требования, в отличие от предыдущих нормативных документов (Требования к системам электронного документооборота федеральных органов власти (СЭД ФОИВ), утверждены Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ №221 от 02.09.2011; см.

также анализ требований). Не рассматриваются системно-технические требования, требования по информационной безопасности, надежности, а также требования к интерфейсу автоматизированных рабочих мест пользователей СЭД и СХЭД.

Требования не распространяются на работу с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Анализируя документ, интереснее всего рассмотреть требования, связанные с организацией хранения документов. Требования по созданию или занесению, регистрации, исполнению и контролю при работе с документами не так интересны, так как это основные задачи СЭД.

Практически не осталось крупных организаций, которые бы не автоматизировали эти задачи с использованием СЭД. Поэтому требования к СЭД интересны разве только для оценки уже существующих и используемых систем в момент обновления или смены, а это тема отдельного материала.

Общие функциональные требования

Начнем с «Общие функциональные требования к управлению документами в СЭД и СХЭД».

В этом разделе, на мой взгляд, отражено два важных момента:

Первое «2.3. В СЭД и СХЭД должны соблюдаться требования к аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования электронных документов, включенных в указанные системы».

Для того чтобы обеспечить соблюдение данных требований при хранении документов необходимо, чтобы при передаче документов на хранение в СХЭД они были аутентичны, достоверны, целостны и пригодны для использования. Соответственно, до передачи документа в СХЭД «ответственность» за выполнение этих требований лежит на оперативной системе (СЭД или другой информационной системе).

Второе «2.4. В СЭД и СХЭД должны формироваться и сохраняться метаданные документов:

– создаваемые при включении документа в систему (СЭД или СХЭД);

– образующиеся после включения документа в СЭД или СХЭД в рамках его жизненного цикла в системе;

– используемые при взаимодействии СЭД и СХЭД с другими информационными системами (в том числе с МЭДО, СМЭВ и пр.)

– связанные с передачей на последующее хранение (из СЭД — в СХЭД, из СХЭД — в государственный архив).

Метаданные о включенных в СЭД или СХЭД документах должны быть связаны с тем документом, к которому они относятся».

То есть метаданные, связанные с документом, формируются на протяжении всего жизненного цикла документа, в том числе и на протяжении всего срока его хранения. При этом явных требований, предъявляемых к формату или способу хранения метаданных, нет.

Подготовка к передаче документов на хранение в СХЭД (п.п. 3.8 и 3.9)

«К функциям СЭД относится:

  • Формирование и ведение номенклатуры дел
  • Отнесение документов к делам
  • Формирование описей дел, документов структурных подразделений
  • Экспертиза ценности документов, включающая в себя отбор электронных дел, документов, подлежащих передаче в СХЭД и выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

С документами, хранящимися в СЭД, все ясно. Но в организациях есть и другие информационные системы, в которых могут храниться документы, например, ERP. Эти системы могут вообще ничего «не знать» о номенклатуре дел и нормах делопроизводства. Соответственно для них должны быть разработаны дополнительные правила, по которым документы будут передаваться на хранение в СХЭД.

В документе ничего не говорится о том, как выгружать документы из других систем, той же ERP. Поэтому если организация захочет хранить документы из ERP, то нужно будет придумывать какие-то правила, по которым:

1)     эти документы будут выгружаться из ERP — это собственно задача ERP;

2)     эти документы будут размещаться в СХЭД — это задача СХЭД, и у нас для этого есть инструменты.

Прием документов в СХЭД (п. 4.3)

«СХЭД должна обеспечивать:

●    Прием электронных дел, документов и описей структурных подразделений с проверкой комплектности

●    Проверку электронных подписей документов

●    Проверку воспроизводимости электронных документов

●    Формирование ответных сообщений о подтверждении или об отказе в приеме документов».

Требования по воспроизводимости обозначены, но как это реализовывать — не понятно.

В документе есть явное указание на формат контейнеров ЭД, представляющий из себя «zip-архив, включающий контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A».
 

Учет и классификация документов в СХЭД (п. 4.4)

Требования по учету электронных документов в СХЭД практически ничем не отличаются от требований по учету бумажных документов.

При этом требования к составу метаданных ЭД учитывают только специфику документов, типичных для госорганов (письма, приказы и т.п.).

У коммерческих организаций разнообразие документов намного больше: коммерческое предложение, устав проекта, техническое задание, протокол закупочной комиссии и т.д. В этом смысле требования вряд ли применимы для других видов документов.

Хранение электронных дел, документов в СХЭД (п. 4.5)

Этот блок выглядит одним из самых непроработанных в проекте требований. В нем зафиксированы требования к обеспечению СХЭД возможностей:

●    резервного копирования электронных документов;

●    проведения проверок наличия и состояния ЭД с использованием специальных программ проверки технического состояния электронных документов и фиксацией результатов проверок в соответствующих актах;

●    конвертации и/или миграции электронных документов в новые форматы;

Но при этом ничего не сказано об обеспечении юридической значимости ЭД при долговременном хранении. Эти требования я рассматривал ранее в статье на ECM-Journal.

Использование электронных дел, включенных в СХЭД (п. 4.2 и 4.6)

Использование ЭД предполагает:

●    Предоставление постоянных и временных прав доступа к документам

●    Формирование фонда пользования электронных дел и организацию на его основ электронного читального зала

●    Многокритериальный поиск

●    Формирование архивных копий, справок выписок

●    Учет использования электронных дел.

Тут остаются вопросы в первую очередь по предоставлению электронных документов по запросам различных организаций, так как единых требований по предоставлению ЭД во вне сейчас нет, и практика не сформирована.

Экспертиза ценности и выделение к уничтожению электронных дел, документов с истекшими сроками хранения (п. 4.7 и 4.8)

Приведенные в проекте требования также практически ничем не отличаются от требований при работе с бумажными документами. Отличие состоит только в особенностях уничтожения электронных документов (например, удаление резервных копий и гарантированное уничтожение).

Требования по передаче электронных документов на хранение в гос. архив описаны формально. Причина связана, скорее всего, с отсутствием наработанных практик.

Общие выводы                                                                         

После анализа проекта требований остается ощущение, что изложенное в нем «догоняет» текущее положение вещей, закрепляет уже существующие наработки, но не до конца отвечает на существующие вопросы и уж тем более не пытается спрогнозировать и дать ответы на вопросы ближайшего будущего.

Документ показывает, что специфических требований к системе долговременного хранения электронных документов много. Есть среди них достаточно жесткие и конкретные.

На предприятиях имеется множество систем, которые генерируют документы, подлежащие долговременному хранению, или подразумевающие длительное хранение: ERP, HR, ECM. CRM и другие.

Таким образом, можно сделать вывод, что наиболее целесообразно выделять отдельную систему долговременного хранения, интегрированную с системами-источниками. Реализовывать требования во всех указанных выше системах долго и дорого.

С другой стороны, требования уже имеют под собой технологическую основу, которая позволяет реализовать подобные системы. Имеющиеся на рынке системы работы с документами можно и нужно проверять на соответствие требованиям, сформулированными в нормативной базе.

Реализация требований

Одним из примеров системы, которая показывает готовность и полностью удовлетворяет этим требованиям – решение «Долговременный архив» от компании DIRECTUM.

«Долговременный архив» — это комплексная система для управления бумажным и электронным архивом организации. Решение разработано с соблюдением правил российского архивного делопроизводства. Оно позволяет централизованно хранить документы любого вида в течение срока, установленного законодательством РФ, гарантируя юридическую силу документов на протяжении всего срока хранения.

Решение может работать с любыми ECM-системами, не только с решениями DIRECTUM, интегрируется с ERP и другими системами за счет готовых механизмов.

Кроме того, решение не только уже сейчас закрывает задачи создания электронного архива, но и работает на перспективу.

В решение заложены возможности работы с инструментами автоматической обработки документов на основе искусственного интеллекта для классификации и экспертизы ценности документов.

Кроме того, используется собственная уникальная технология обеспечения юридической значимости, которая в перспективе может быть переведена и на технологии блокчейна.

Подробнее о возможностях читайте в описании решения «Долговременный архив».

О проблематике электронных архивов – смотрите вебинар Долговременный электронный архив – вместо 1000 полок.

Источник: https://ecm-journal.ru/docs/Tipovye-funkcionalnye-trebovanija-k-sistemam-ehlektronnogo-dokumentooborota-i-sistemam-khranenija-ehlektronnykh-dokumentov-v-arkhivakh-gosudarstvennykh-organov.aspx

Требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов

Требования к системам электронного документооборота

При принятии решения об автоматизации делопроизводства организация сталкивается с проблемой выбора системы электронного документооборота (СЭД), которая смогла бы с наибольшим успехом решать поставленные задачи и оправдала бы инвестиции на свое внедрение.

На рынке программного обеспечения представлено множество продуктов данного класса, как зарубежных, так и отечественных производителей. Любая система документооборота, независимо от ее сложности, обладает набором характеристик, которые необходимо учитывать при определении требований к системе.

Данный мастер-класс поможет Вам в этом разобраться.

В рамках мастер-класса будут

  • даны практические рекомендации по выбору, внедрению и эксплуатации системы автоматизации делопроизводства и архива
  • разъяснены требования к информационным системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов
  • рекомендованы стратегии внедрения единой информационной системы на базе системы электронного документооборота

Программа мастер-класса «Требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в организациях»

Жизненный цикл документа и документооборот. Стадии жизненного цикла документа: создание, хранение, обращение, уничтожение. Особенности жизненного цикла электронных документов.

Назначение систем электронного документооборота (СЭД) и систем хранения электронных документов (СХЭД) в организациях. Категории документов, работу с которыми должны обеспечивать СЭД и СХЭД. Комплекс требований к современным СЭД и СХЭД.

Нормативные и иные акты Российской Федерации в области установления требований к СЭД и СХЭД. Международные стандарты в области систем управления электронными документами.

Общие требования к управлению документами в СЭД и СХЭД. Справочники СЭД и СХЭД. Метаданные электронных документов и их виды. Преемственность метаданных при взаимодействии СЭД и СХЭД.

Требования к применению средств электронной подписи в СЭД и СХЭД. Требования к доступу пользователей в СЭД и СХЭД.

Функциональные требования к обеспечению жизненного цикла документа в СЭД. Получение поступающих документов. Создание проектов документов и их согласование. Регистрация и классификация документов в СЭД. Исполнение, контроль исполнения документов и поручений. Отправка документов адресатам. Хранение документов и экспертиза их ценности. Выделение документов к уничтожению или передаче в СХЭД.

Передача документов из СЭД на хранение в СХЭД. Функциональные требования к обеспечению жизненного цикла документа в СХЭД.

Методологические основы долговременного хранения электронных документов.

Стоимость участия

Услуги Полный пакет участия Эконом. пакет участия Онлайн трансляция
Очное участие в мастер-классе Х Х
Предоставление доступа к онлайн трансляции Х
Возможность индивидуальной консультации Х
Обеспечение питанием (кофе, обеды) Х
Предоставление комплекта участника Х Х
Авторские методические раздаточные материалы Х Х
Сертификат о прохождении обучения Х Х Х
Посттренинговая поддержка в течение полугода Х
Возможность участия по гарантийному письму с постоплатой Х
Стоимость участия для юридических лиц950079006000
Стоимость участия для физических лиц 770063005000

Стоимость указана в рублях. НДС не облагается (применяется упрощенная система налогообложения (Информационное письмо (Форма № 26.2-7) от 11.10.2013 № 1235). Затраты списываются на себестоимость согласно 264 ст. НК РФ.

При выборе полного пакета предоставляются скидки:

  • при участии двух и более сотрудников от одной организации;
  • при участии представителей ВУЗов, государственных организаций и органов государственной власти;
  • для физических лиц (оплата обучения за свой счёт).

Документ об обучении

По окончанию обучения, после успешной сдачи итоговой аттестации, слушателям выдается Сертификат о пройденном обучении

Источник: http://erm.ru/seminars/trebovaniya-k-sistemam-elektronnogo-dokumentooborota-i-sistemam-khraneniya-elektronnykh-dokumentov/

Система электронного документооборота (СЭД), используемая на предприятии, должна отвечать всем требованиям, предъявляемым к ней со стороны нормативно-правой базы и федеральных органов исполнительной власти, оправдывать ожидания своих пользователей по функциональному наполнению и технологическим возможностям. Только в этом случае она сможет обеспечить эффективную работу с документами, автоматизировать процессы управления ими.

Необходимость автоматизации процессов, связанных с управлением документацией, осознают практически все компании. От того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность компании в целом.

Электронные системы документооборота это информационные системы, помогающие автоматизировать работу с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.

), а также процессы взаимодействия между сотрудниками. При выборе СЭД необходимо убедиться в том, что система действительно обеспечивает решение таких задач и отвечает ряду требований, предъявляемых к ней.

В первую очередь, это законодательные требования.

Законодательная база

Основным критерием выбора СЭД для российского пользователя является соответствие системы принятым стандартам и нормам делопроизводства и отсутствие противоречий с законодательством.

Регламентация электронного документооборота на государственном уровне ведется по нескольким направлениям.

Это законодательное регулирование (федеральные законы), стандартизация в области делопроизводства и документооборота, указы Президента РФ и постановления Правительства РФ, приказы и распоряжения органов государственной власти и управления. Высшей юридической силой обладают законы Российской Федерации. Незнание закона не освобождает от ответственности.

Стандарт MoReq-2

Стандарт (спецификация) МMoReq-2 (Model Requirements for the management of electronic records) «Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота», изданный в 2008 году Европейской Комиссией и переведенный на русский язык, содержит более 700 требований к управлению электронными документами в 12 модулях (табл.). Стандарт можно использовать для формирования технического задания для построения программных продуктов автоматизации документооборота.

Таблица 1. Функциональные требования к СЭД по спецификации MOREQ 2

№ Группа требованийКоличество требований 
 1Схема классификации и организация дел 77
 2Управление доступом и безопасность 40
 3 Хранение, отбор и передача 68
 4Ввод и регистрация документов 69
 5Идентификация информационных объектов 33
 6Поиск, извлечение и отображение 54
 7Административные функции 62
 8Опциональные модули 199
 9Нефункциональные требования 124

Требования компании к СЭД

Каждая компания в зависимости от специфики деятельности и организации документооборота формулирует свои требования к системам электронного документооборота. Тем не менее, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами.

Общие требования», часть процессов регистрация документа в системе, классификация доступа и защиты, установление порядка и сроков хранения и др.   идентифицирует как процессы управления документами.

Такие процессы будут общими практически для любой компании. Обобщенные требования компаний к СЭД включают в себя также:

  • регистрацию, учет и контроль входящих, исходящих, внутренних документов, обращений граждан, организационно-распорядительных документов;
  • возможность перевода бумажных документов в электронный вид, потоковое сканирование, распознавание документов;
  • жесткость бизнес-процессов и, в то же время, возможность строить их «на лету» и в произвольной форме;
  • обмен документами между территориально распределенными подразделениями;
  • рубрикацию, категоризацию и классификацию документов;
  • поиск по реквизитам и полнотекстовый поиск по содержанию документов с учетом морфологии языка;
  • учет и обработку документов, находящихся на архивном хранении;
  • формирование отчетности;
  • управление правами доступа;
  • применение электронно-цифровой подписи.

В части организации рабочих процессов компании формулируют свои требования к СЭД в следующем виде:

  • создание проектов документов;
  • согласование проектов документов;
  • утверждение документов;
  • создание резолюций, поручений;
  • контроль исполнительской дисциплины;
  •  контроль версий документов;
  • протоколирование действий;
  • обсуждение документов;
  • делегирование полномочий по исполнению документов и т.д.

Кроме всех этих требований к СЭД, компании ожидают от нее соответствия концепции развития ИТ в компании в целом.

Что, в свою очередь, предполагает масштабируемость, возможность создания территориально-распределенных СЭД, а также расширения функциональных задач.

Важное ожидаемое свойство системы ее открытость, т.е. возможность внесения изменений, в том числе силами собственных специалистов.

Необходима предприятиям и возможность СЭД к интеграции с корпоративной информационной системой, в т.ч. электронной почтой, со стандартными офисными приложениями, корпоративным порталом компании.

Для работы в органах исполнительной власти интеграция позволяет организовать единое информационное пространство для обмена документами с системой межведомственного электронного документооборота, взаимодействовать с сайтом, для загрузки обращений граждан.

Непреложное требование компаний к СЭД обеспечение информационной безопасности и защита документов и содержащейся в них информации.

Личные предпочтения пользователей

Личные предпочтения пользователей СЭД сводятся, как правило, к обеспечению удобства работы в системы, повышения уверенности при выполнении тех или иных операций. Так, одно из общих предпочтений простота и удобство интерфейса.

Чем меньше времени тратится на обучение работе в СЭД, тем быстрее принимается пользователями система.

Простые и понятные пользователю интерфейсы, с которым он привык работать по другим функциональным областям, наличие электронного курса обучения значительно сокращают сроки введения СЭД в эксплуатацию и не вызывают ее отторжение, как и всего прочего нового.

Нужны пользователям и неформальное общение, возможность обсуждения необходимости изменения в том или ином документе.

Среди других пользовательских предпочтений можно отметить:

  • отображение движения документов (процессов), в том числе графическое;
  • оперативный контроль исполнения документа (какой этап, у какого сотрудника, у кого находится бумажная копия, вернул ли контрагент договор, начал ли исполнять коллега задачу и пр.);
  • организация личных, персональных папок (хранение персональных документов с гибким предоставлением доступа к ним коллегам);
  • возможность настройки системы для выполнения конкретных задач конкретного пользователя;
  • организация рабочего стола с отображением только той информации, которая необходима сотруднику;
  • удаленный доступ к системе, работа с мобильных устройств.

Так, например, всем выше перечисленным требованиям удовлетворяет СЭД «1С:Документооборот», а совместное решение компаний 1С-КПД и iDecide для iPad позволяет работать с документами в дороге и в командировке, просматривать и выполнять задачи с мобильного устройства, использовать ые и графические комментарии для упрощения регистрации поручений, что ускоряет принятие решений.

Знание внешних по отношению к компании требований, предъявляемых к системам электронного документооборота, и умение сформулировать к ней свои требования позволяют не только выбрать наиболее подходящую компании систему, автоматизировать и оптимизировать процессы документооборота и управления ими, а также создать единую информационную среду для коллективной работы с документами.

Источник: http://upr.ru/article/rossiyskie-praktiki-upravleniya/TREBOVANIYA_K_SISTEMAM_ELEKTRONNOGO_DOKUMENTOOBOROTA.html

Проект стандарта «Требования к системе электронного документооборота»

Требования к системам электронного документооборота

Сохрани ссылку в одной из сетей:

Институтархитектуры электронного государства

Проектстандарта

«Требованияк системе электронного документооборота»

На7 листах

Москва2004

Предисловие

  1. Разработчик: ЗАО «Диджитал Дизайн».

  2. Авторы стандарта:

    ФИО

    Организация

    Должность

    Гайдамаков Сергей Александрович

    ЗАО «Диджитал Дизайн»

    Начальник отдела

    Бабурин Вячеслав Николаевич

    ЗАО «Диджитал Дизайн»

    Системный аналитик

  3. Номер:

  4. Сведения о принятии стандарта другими организациями по стандартизации: нет.

  5. Взамен: «введен впервые».

  6. Версия стандарта: 0.1

  7. Объекты патентного или авторского права: не использовались.

Предисловие 2

3

1 Введение 4

2 Наименование 4

3 Область применения 4

4 Нормативные ссылки 4

5 Общие положения 4

6 Роли пользователей 4

7 Группы функций 5

8 Программный интерфейс доступа 6

9 Требования к безопасности 6

10 Компонентная архитектура 6

11 Связанные стандарты 7

1Введение

Обоснованиепричины разработки стандарта:

Стандартразрабатывается для определениятребований к системе электронногодокументооборота с целью соответствиятребованиям архитектуры электронногогосударства.

Областьдействия стандарта: документооборот.

2Наименование

  1. Требования к системе электронного документооборота (Requirements for electronic document management system).

Системаэлектронного документооборота.

  1. Требования к составу ролей пользователей, группам функций системы, безопасности, компонентной архитектуре, программному интерфейсу доступа к системе (Description of user roles, groups of the system functions, security, component architecture, program interface to access the system).

3Область применения

Стандартустанавливает основные требования ксистеме электронного документооборотаи включает в себя описание ролейпользователей, групп функций системы,требований безопасности, компонентнуюархитектуру, программный интерфейсдоступа к системе и список связанныхстандартов.

4Нормативные ссылки

Государственныйобщесоюзный стандарт Р 6.30-2003 Унифицированныесистемы документации. Унифицированнаясистема организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлениюдокументов.

5Общие положения

Стандартвключает в себя следующие описания:

  1. Роли пользователей;

  2. Группы функций системы;

  3. Требований безопасности;

  4. Компонентную архитектуру;

  5. Требования к программному интерфейсу доступа к системе;

  6. Список связанных стандартов.

6Роли пользователей

Регистратор– сотрудник организации, занимающийсярегистрацией входящей, исходящей иливнутренней корреспонденции организации.

Помощник– сотрудник организации, занимающийсяподготовкой проектов резолюций иобеспечивающий их согласование.

Руководитель– сотрудник организации, принимающийрешения и утверждающий документы ирезолюции.

Исполнитель– сотрудник организации, исполняющийрезолюций руководителя, подготавливающийпроекты документов, обеспечивающийсогласование проектов документов.

Контролер– сотрудник организации, контролирующийпроцесс исполнения документов ирезолюций.

Гость– сотрудник организации, которомутребуется найти документ или получитьинформацию о документообороте.

7Группы функций

Основныефункции системы электронногодокументооборота разбиваются наследующие группы:

Регистрациядокументов – функции ввода иредактирования регистрационнойинформации, присвоения регистрационногономера документа, печати регистрационнойкарточки.

Подготовкапроектов документов – функции работыс электронными файлами документов.

Согласованиепроектов документов – функцииподготовки маршрутов согласования,отправки проектов документов по маршруту,выполнения операций согласования иутверждения проектов документов.

Подписаниедокументов – функции использованияэлектронной цифровой подписи дляпроставления признака подписанногодокумента.

Доведениедокумента до адресатов – функцииуведомления адресатов о зарегистрированныхдокументах.

Поискдокументов – функции поиска документовпо атрибутам и контексту электронныхфайлов.

Подготовкапроектов резолюций – функции вводаи редактирования данных резолюции,подготовки резолюции для печати.

Согласованиепроектов резолюций – функции подготовкимаршрутов согласования, отправкипроектов резолюций по маршруту, выполненияопераций согласования и утвержденияпроектов резолюций.

Доведениерезолюции до исполнителя – функцииуведомления исполнителей об утвержденныхрезолюциях.

Исполнениерезолюции – функции отчетов о ходеисполнения резолюции, отметки процентаисполнения резолюции, отметки о фактеисполнения резолюции.

Поискрезолюции – функции поиска резолюцийпо атрибутам.

Контрольисполнения – функции построенияотчетов контроля об исполняемых,просроченных резолюциях, отметокконтролеров о ходе исполнения.

Отчеты– функции указания параметров ипостроения отчетов.

Взаимодействиес другими системами – через программныйинтерфейс взаимодействия системыэлектронного документооборота с другимисистемами отправка проектов документовна согласование в другие системы,отправка резолюции с документом наисполнение в другие системы.

8Программный интерфейс доступа

Программныйинтерфейс доступа к системе электронногодокументооборота должен обеспечивать:

  1. Подготовку для регистрации входящего документа

  2. Создание проекта документа (создание регистрационной карточки с файлами электронных документов)

  3. Инициирование обработки проекта документа согласно шаблонам обработки

  4. Информирование о ходе исполнения резолюции

9Требования к безопасности

  1. Аутентификация пользователя при входе в систему;

  2. Разделение прав доступа к регистрационным карточкам (просмотр, редактирование, удаление) в зависимости от роли пользователя;

  3. Разделение прав доступа к резолюциям (просмотр, редактирование, удаление) в зависимости от роли пользователя.

10Компонентная архитектура

Компонентнаяархитектура системы электронногодокументооборота верхнего уровняпредставлена на Рисунок 1. Основнымиэлементами архитектуры являются:

Клиентскоерабочее место – компонентыпользовательского интерфейса и элементовуправления.

Серверприложений – серверные компонентывыполнения бизнес-логики системы.

Сервербазы данных– компоненты храненияи доступа к данным.

Компонентысистемы электронного документооборотавзаимодействуют с другими системамичерез программный интерфейсвзаимодействия СЭДО, в свою очередьдругие системы взаимодействуют ссистемой электронного документооборотачерез программный интерфейс СЭДО.

Дляобеспечения выполнения функцийэлектронной цифровой подписи, компонентысистемы электронного документооборотавзаимодействуют с компонентамиинфраструктуры открытых ключей.

Рисунок 1 Компонентная архитектура системы

11Связанные стандарты

  1. Стандарт на данные регистрационной карточки документа;

  2. Стандарт на данные резолюции документа;

  3. Стандарт на программный интерфейс доступа к системе электронного документооборота;

  4. Стандарт на программный интерфейс для взаимодействия системы электронного документооборота с другими системами.

Источник: https://gigabaza.ru/doc/78073.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.