+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Сверяем расчеты с контрагентами

Содержание

Сверки с контрагентами

Сверяем расчеты с контрагентами

Акт сверки взаиморасчетов является одним из первичных бухгалтерских документов. Он предназначен для того, чтобы отмечать статус взаиморасчетов между партнерами на определенную дату. Чтобы избежать ошибок и недоразумений, нужно знать, как сделать акт сверки взаимных расчетов правильным и актуальным.

Когда требуется составление акта?

Периодическое заполнение акта сверки, имеет место между постоянно сотрудничающими субъектами. В качестве партнеров могут выступать поставщик и получатель товара, налогоплательщик и государственный фонд, два подразделения крупной корпорации и пр.

Основаниями для этого, помимо длительного взаимодействия, служат:

  • возможность рассчитываться за товары и услуги в будущем;
  • необходимость ориентироваться в большом количестве наименований;
  • работа с дорогостоящими изделиями;
  • проведение инвентаризации по части расчетов;
  • необходимость предъявления состояния расчетов начальству или государственным органам.

Каковы оптимальные сроки?

Акт сверки взаиморасчетов, по согласованию сторон, может быть разработанным на месяц, полугодие, год и даже более длительный период. Четкие сроки не регламентируются. Однако, при любом раскладе, в акт должны быть включены все операции, которые имели место за выбранный период. Большинство компаний оформляют акты ежемесячно.

В некоторых случаях требуется составление двух отдельных документов между одними и теми же партнерами. Такое возможно и даже желательно, когда сотрудничество имеет неоднородный характер: например, фирма А является поставщиком для фирмы Б по одним товарам, и покупателем – по другим. В таком случае периодичность оформления актов по разным направлениям может различаться.

Для соблюдения актуальности актов, их необходимо начинать заполнять с начала совместной деятельности, а в дальнейшем – сразу после подписания очередного акта.

Как заполнять акт сверки?

Единых требований относительно того, как формируется правильный акт сверки, не существует. Тем не менее, есть несколько принципов, как заполнять акт сверки:

  • Документ должен иметь название и дату оформления, а также наименования обоих сторон.
  • В документе должны быть указаны должностные лица, чьи подписи ставятся внизу акта сверки.
  • Все данные должны быть строго распределены по договорам.

Кроме того, желательным является соблюдение бухгалтером основных требований, применимых к первичным документам в целом. Обычно акт составляют в форме упорядоченного в хронологическом порядке перечня документов. Вместо этого можно указывать характер действия (приобретение товара, перечисление денег, продажа имущества).

Образец правильного акта сверки приведен на рисунке:

Как правильно проводить сверки?

Расчеты с постоянными деловыми партнерами осуществляются по одному артикулу – контракту, наименованию товара или услуги, отдельной поставке и т. д. Во избежание двойной работы сверку можно организовать в период инвентаризации, которая проводится раз в год.

Если в кредиторской либо дебиторской задолженности были замечены какие-либо расхождения, необходимо сразу оформить акт и направить его своему контрагенту с соответствующим уведомлением. Случается, что давняя задолженность не может быть погашена контрагентом ввиду того, что он стал банкротом, и тогда сумма долга учитывается в статье расходов.

Первичные документы: акт сверки взаимных расчетов

Чтобы избежать подобных неприятностей, сверки нужно проводить как можно чаще.

Что делать после того, как акт составлен?

Даже с учетом того, что составлением документа занимаются бухгалтеры, форма акта сверки предполагает наличие в ней подписи управляющего. Поэтому, прежде всего, необходимо предъявить документ директору на подпись.

Затем представитель фирмы, составившей акт, отправляет два экземпляра фирме-партнеру лично или посредством почтовых служб. Контрагент, в свою очередь, знакомится с документом, подписывает оба экземпляра, а после отправляет один из них обратно.

Имеет ли акт юридическую силу?

Действительным с точки зрения закона является оригинал правильного акта сверки, на котором стоят подписи и печати директоров обоих компаний.

За партнером остается право отказаться от подписи акта, и тогда юридической силы документ не будет иметь. Отказ от подтверждения акта партнером в большинстве случаев означает нежелание признавать наличие собственной задолженности.

Чтобы избежать таких ситуаций, порядок проведения сверки взаиморасчетов и подписания актов должен быть закреплен в договоре. На случай его нарушения нужно предусмотреть санкции. Иных легальных методов заставить контрагента оставить подпись не существует.

По мнению судей, акт не является достаточным доказательством задолженности, однако выступает хорошим дополнительным артефактом при наличии первичных документов, непосредственно касающихся долга. Кроме того, при помощи акта срок исковой давности может быть увеличен, т.к. он начинает отсчитываться не со дня заключения спорной сделки, а со дня подписания последнего из актов сверки.

Таким образом, акт сверки – это не просто формальный документ, это реальный инструмент правового воздействия на деловых партнеров.

Акт сверки, как принято, составляют организации, между которыми установлено продолжительное сотрудничество. Если одна компания отгружала другой товар, выполняла для нее работы или оказывала какие-нибудь услуги, а вторая перечисляла ей за это денежные средства, причем скорей всего округленными суммами, то почти наверняка у одной из сторон образовалась задолженность. Как подтвердить эту задолженность – подписать с контрагентом взаимный акт сверки. О том, как это сделать расскажем в данной статье

Акт сверки взаиморасчетов — это документ, в котором отражено состояние расчетов за определенный период времени между двумя контрагентами. Несмотря на то, что в законодательстве не прописана обязанность составлять акты сверок, рекомендуется делать это регулярно. Сверка расчетов с контрагентом избавит Вас от ошибок в бухгалтерском и налоговом учете.

Акт сверки взаиморасчетов свидетельствует о признании долга контрагентом. Причем в день подписания акта течение срока исковой давности прерывается и начинает идти заново (Постановление Президиума ВАС РФ от 12.02.2013 N 13096/12).

Законодательство не обязывает контрагентов сверять свои учетные данные дляопределения задолженности. Стороны сверку проводят по собственной инициативе. А результаты, полученные при сверке, оформляют специальным документом — актом.

Для чего нужен акт сверки расчетов

Своевременно и правильно оформленный акт сверки позволяет избежать неточностей в бухгалтерском и налоговом учете. Если задолженность, отраженная в акте сверки, совпадает по Вашим учетными данными, то это означает, что хозяйственные операции с указанным контрагентом отражены в учете верно и никакие платежи или отгрузки не пропущены и не “задвоены”.

Помимо этого, акт сверки взаимных расчетов можно предъявить в суде в качестве доказательства наличия долга контрагента.

Также акт сверки является важным документом при списании задолженности по истечении срока исковой давности (общий срок исковой давности составляет три года согласно ст. 196 ГК РФ). При этом, по п. 2 ст.

200 ГК РФ по обязательствам с определенным сроком исполнения течение срока исковой давности начинается по окончании срока исполнения.

То есть, срок исковой давности требования об оплате товара, работы или услуги начинается со дня, следующего за днем оплаты в соответствии с условиями договора.

Акт сверки взаимных расчетов не подтверждает наличие задолженности

Источник: https://printscanner.ru/sverki-s-kontragentami/

Как сделать сверку с контрагентами и составить акт

Сверяем расчеты с контрагентами

Документы, как за ними не следи, все равно иногда теряются. Они не доходят до ваших покупателей или у вас нет документов поставщиков. А это приводит к разным суммам задолженности в учете организаций. Выявить такие разногласия помогает сверка задолженностей с контрагентами.

В этой процедуре нет ничего сложного. Только ее отличает большой объем работы. Регулярность сверки расчетов зависит от вашего желания и возможностей. Но раз в год ─ в годовую инвентаризацию ─ она обязательна. Таким образом, подтверждается сальдо счетов расчетов.

О том, как :

  • сделать сверку с контрагентами
  • урегулировать разногласия в акте сверки расчетов
  • проводить оплату задолженности по акту сверки

читайте в этой статье.

статьи:

1. Что такое акт сверки и пример его заполнения

2. Может ли бухгалтер подписывать акт сверки

3. Кто должен делать акт сверки

4. Разногласия в акте сверки расчетов

5. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете его организации?

6. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете контрагента?

7. Оплата задолженности по акту сверки

8. Сверка с контрагентами в 1С версии 8.3

Итак, идем по порядку.

1. Что такое акт сверки и пример его заполнения

Акт сверки ─ это документ, в котором отражены расчеты между организациями за определенный период. Продавец в таком акте показывает формирование дебиторской задолженности покупателя и поступившую от него оплату. А покупатель ─ свою кредиторскую задолженность перед поставщиком, с которым проводит сверку расчетов, и ее погашение.

Акт сверки подписывают и заверяют печатями обе организации (при наличии).

Утвержденной формы акта сверки нет. К тому же он не является первичным документом. Поэтому при разработке формы можно использовать реквизиты первичного документа, которые установлены п.2 ст.9 федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Вот статья про оформление документов в бухгалтерском учете.

И понимать, что акт сверки, как и любой другой акт между организациями ─ двухсторонний. А значит нужно предусмотреть соответствующие поля для подписей.

Обычно акт сверки подписывают главный бухгалтер и руководитель.

Заполнять акт можно перечислением хозяйственных операций по каждой организации, но удобнее это делать в разрезе договоров. Тогда, в случае расхождений, сразу будет видно по какому договору не сходятся обороты.

Заполняют акт сверки только в деньгах.

Пример заполнения акта сверки. ООО «Метель» ─ поставщик ткани ─ составила акт сверки с ателье ООО «Вьюга» по состоянию на 31.03.2018.

Ответственный за составление акта сверки в ООО «Метель» заполнил его в двух экземплярах, подписал у директора и главного бухгалтера и отправил в ООО «Весна».

В ООО «Весна» проверили обороты, заполнили оба экземпляра акта со своей стороны, подписали и отправили в ООО «Метель» один заполненный акт. После проставления учетных данных в обеих организациях акт сверки выглядит так.

В этом примере обе организации подтверждают, что у ООО «Весна» есть задолженность перед ООО «Метель» в размере 150 000 рублей.

2. Может ли бухгалтер подписывать акт сверки

В организациях, у которых много контрагентов и с ними регулярно проводят сверку расчетов, главному бухгалтеру и руководителю приходится тратить много времени на подписание актов сверок.

Чтобы освободить время, на одного из бухгалтеров выписывают доверенность. Благодаря этому он может подписывать любой акт сверки. При этом еще может проверять правильность составления актов коллегами.

3. Кто должен делать акт сверки

Инициатором проведения сверки задолженности с контрагентом может быть любая сторона сделки. В нормативных актах не прописана обязанность проводит сверку между организациями. Это право компаний. Поэтому регламентировать порядок и частоту сверки расчетов можно и нужно в договорах.

В компаниях составлением актов сверки и отправкой контрагентам не всегда занимается бухгалтерия. По распоряжению руководства, это могут быть и другие работники ─ те, кто непосредственно работает с покупателями и поставщиками.

Во многих программах для ведения учета, в том числе и в 1С, учет расчетов с контрагентом организован на отдельных субсчетах ─ карточках. Поэтому, если все документы своевременно заведены в систему, выгрузить обороты по конкретной карточке не составляет труда. И вопрос: «Кто должен делать акт сверки» не вызывает много споров.

Конечный результат ─ заполненный акт сверки должен обязательно «дойти» до бухгалтерии и быть проверенным. Кстати, сверку можно рассматривать как одну из составляющих инвентаризации. Более подробно о проведении инвентаризации прочтите тут.

Результатом сверки могут быть:

  • подписанный контрагентом акт, в котором нет разногласий
  • акт, подписанный с разногласиями

Сверка без разногласий ─ самая оптимальная и простая для бухгалтера. А что делать когда разногласия есть?

4. Разногласия в акте сверки расчетов

причина разногласий в акте сверки расчетов ─ отражение документов в учете одной организации и неотражение этих же документов в учете другой.

Такое возможно, если:

  1. документы не дошли до контрагента
  2. внутри компании документы не были переданы бухгалтеру для отражения в учете
  3. проводки по документам в первой компании были сделаны в одном периоде, а во второй ─ периодом раньше или позже

Причем документов может не быть:

  • в учете вашей компании
  • в учете контрагента

При проверке акта сверки расчетов, который был предоставлен контрагентом, сразу видно в каких документах есть разногласия.

5. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете его организации?

Ситуация 1: компания ─ покупатель материальных ценностей

Шаг первый. Нужно проверить, а не проведены ли эти документы в другом периоде, например, следующем за периодом сверки. Если документов, по которым есть разногласия в акте сверки расчетов в учете у вас нет, то переходите к шагу 2.

Шаг второй. Узнать у ответственного сотрудника компании, который работает с контрагентом, а не забыл ли он передать документы по закупке в бухгалтерию. Если забыл, то срочно забрать документы и проверить их соответствие тому, что указал контрагент в акте сверки, провести в учете.

Если документов нет, тогда идите дальше.

Шаг третий. Запросить дубликаты неотраженных в учете документов у контрагента. Получить, проверить их и провести в учете.

На каждом из этих шагов вы можете столкнуться с одним из вариантов:

  1. контрагент отразил у себя вашу дебиторскую задолженность преждевременно. Например, по условиям договора, переход права собственности ─ во время приемки товара покупателем. Сотрудники вашей компании приняли товар в месяце, следующем, за проведением сверки. Вы можете подписать акт с расхождениями и указанием причины
  2. документы были отражены позднее, чем это нужно было сделать. Подписывайте акт, который предоставил ваш поставщик.

Ситуация 2: компания ─ покупатель услуг.

Нужно идти по тем же шагам, как и в случае с закупкой материальных ценностей. Но надо помнить об основном отличии ─ дата оказания услуг, а значит и дата появления дебиторской задолженности ─ число, которым в вашей организации подписали акт выполненных работ.

Исключение ─ коммунальные услуги, стоимость которых определяется исходя из показаний приборов учета. В этом случае дата акта равна дате оказания услуги. Учет расходов на коммунальные услуги освещен здесь.

6. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете контрагента?

Ситуация 1 ─ ваша компания продает продукцию, в акте сверки, который прислал контрагент не отражены ваши документы по отгрузкам в их адрес.

В этом случае вам нужно убедиться, что вы отразили выручку и дебиторскую задолженность в соответствии с условиями договора. Если с этим все в порядке, проверьте: а были ли отправлены документы в адрес контрагента.

Когда со стороны вашей организации все сделано правильно, добавляйте неотраженный документ в акт сверки и подписывайте его с разногласиями.

Если же есть проблемы именно на вашей стороне, то сначала надо их решить. А потом уже или включать документ, по которому есть расхождения в акт сверки, или согласиться с суммами покупателя.

Ситуация 2 ─ ваша компания выполнила работу, но отражения ее закупки нет в акте сверки, который прислал покупатель.

Алгоритм действий:

  • проверьте дату подписи на акте выполненных работ со стороны заказчика
  • не нашли экземпляр акта, который подписан с обеих сторон? Тогда узнавайте, а отправили ли акт покупателю
  • исходя из результатов «расследования» делаете выводы. И либо добавляйте обороты в акт сверки покупателя и подписывайте его в таком виде, с разногласиями, либо соглашаетесь с цифрами контрагента

В примерах приведены не все ситуации, которые могут привести к расхождениям в актах сверки расчетов. Но уже понятно, что причины, по которым часть документов не попадает в акт сверки, могут быть разными. От неправильного толкования условий договора до забывчивости сотрудников. Причем со стороны любого из контрагентов.

7. Оплата задолженности по акту сверки

При сверке может быть выявлено, что у одной организации есть задолженность перед другой, это может произойти по следующим причинам:

  • не отражен первичный документ в учете должника
  • есть ошибки в расчетах, например, при переводе валюты в рубли

В учете должника нет нужного документа. В этом случае компания, которой должны оплату, отправляет в адрес организации-должника дубликаты первичных документов. После их проведения в учете появится задолженность, которую можно оплачивать обычным порядком. В платежном поручении, в поле основание, нужно указать накладную, акт или другой документ ─ причину задолженности.

Ошибки в расчетах можно исправить составлением бухгалтерской справки и отражением ее в учете. После того как сформируется задолженность, ее можно оплатить. В данном случае можно провести оплату задолженности по акту сверки, указав его в качестве основания в платежном поручении.

Если вы обнаружили ошибку в своем учете, то ее нужно исправить. В этом случае вам поможет статья про исправление ошибок в учете.

8. Как сделать сверку с контрагентами в 1С версии 8.3

Как сделать сверку с контрагентами с использованием программы 1С: Бухгалтерия 8 ред.3.0 смотрите в видео.

Акт сверки очень важный и нужный документ, формирование или проверка которого иногда требует больших трудозатрат. Поэтому сверку с компаниями, с которыми у вас большие обороты по деньгам и/или номенклатуре лучше проводить регулярно, может быть даже ежемесячно.

Нужно помнить, что акт сверки ─ не первичный документ, любая цифра в нем появилась после бухгалтерской проводки, которая, в свою очередь, была сделана на основании соответствующего первичного документа.

В случае расхождений надо искать причину ─ лишний или непроведенный в учете документ, и уже по нему прояснять ситуацию.

Источник: https://azbuha.ru/raschety-s-kontragentami/kak-sdelat-sverku-s-kontragentami/

Автоматизация бизнеса на платформе 1С:Предприятие 8

Сверяем расчеты с контрагентами

1.       Инвентаризация расчетов в 1С (инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженностей)

2.       Акты сверки взаиморасчетов с контрагентами: как оформить

3.       Инвентаризация расчетов в 1С 8.3: как оформить акт

Инвентаризация взаиморасчетов с контрагентами проводится перед тем, как оформляется годовая бухгалтерская отчетность, а также в случае реорганизации или ликвидации организации. Она является обязательной составляющей финансовых обязательств, а также инвентаризации имущества. 

1.    Инвентаризация расчетов в 1С (инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженностей)

Другими словами, инвентаризация взаиморасчетов с контрагентами – это не что иное как инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженностей в 1С, которая состоит в проверке сумм, числящихся на счетах:

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

и их субсчетах.

Для проведения инвентаризации взаиморасчетов с контрагентами в программе «1С:Бухгалтерия 8»:

1.          Перед инвентаризацией расчетов необходимо создать «Акт сверки расчетов с контрагентом».

2.          Составить документ «Акт инвентаризации расчетов».

Эти документы могут быть сформированы для того, чтобы сверить расчеты и с поставщиками, и с покупателями, поэтому доступны одновременно и в разделе Покупки, и в разделе Продажи:

Перед составлением актов сверки взаиморасчетов с контрагентами необходимо провести анализ, чтобы понимать, по каким контрагентам следует составить документы.

Первым шагом в этой процедуре выступает проверка и восстановление последовательности взаиморасчетов.

Далее, чтобы проверить сальдо и обороты по расчетам, можно воспользоваться отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»:

Проанализируем интересующие нас счета 60, 62, 76 (в настройках отчета установим группировку по субсчетам, контрагентам, договорам и расчетным документам):

Видим, что числится перед организацией ООО «Ромашка» дебеторская задолженность Флорист-Эксперта в размере 7 080 руб. по договору «258 от 11.02.2015», а кредиторская – организации ООО «Ромашка» контрагенту Конфетпром, ООО составляет 1 003,00 руб. по Основному договору и контрагенту Флорист-Эксперт в размере 7 080 руб. по Основному договору.

По счетам 62 и 76 задолженностей нет:

2.    Акты сверки взаиморасчетов с контрагентами: как оформить

Чтобы сверить акты взаиморасчетов с контрагентами, оформляем «Акт сверки расчетов с контрагентом»:

Заполняем шапку:

– указываем дату составления акта сверки;

– организацию;

– контрагента;

– валюту, в которой происходит сверка с контрагентом;         

– поле “договор” оставим не заполненным, т.к. этот акт сверки составляем по всем договорам;

– вписываем период, за который проводится сверка взаиморасчетов.

На закладке Счета учета расчетов (они заполнены по умолчанию при создании документа) просмотреть, проверить и при необходимости скорректировать счета. Удалить, добавить вручную (действие Добавить), либо повторно Заполнить – По умолчанию. В зависимости от указанных счетов в дальнейшем автоматически заполнятся табличные части документа по сверке взаиморасчетов:

На закладке «По данным организации» достаточно выбрать действие «Заполнить – Только по нашей организации» (либо «По нашей организации и контрагенту»).

В первом случае в текущей таблице будут представлены все документы, сформировавшие движения на счетах расчетов с контрагентом за период проведения сверки. Это удобно, когда документ только создан и готовится с отправке контрагенту. После всех правок формируется печатная форма и отправляется контрагенту для сверки и правок:

А во втором случае аналогичными данными заполнится сразу же и табличная часть на закладке «По данным контрагента». При необходимости их можно будет откорректировать в соответствии с полученным актом.

Также можно воспользоваться действием Заполнить на закладке «По данным контрагента» (копирует данные из табличной части данных организации).

Программа автоматически определит расхождение с данными организации:

На закладке «Дополнительно»:

– в поле Представитель организации необходимо указать лицо, которое будет подписывать акт сверки;

– в поле «Представитель контрагента», лицо, уполномоченное подписывать акт сверки от лица контрагента;

– флажок «Разбить по договорам» выводит информацию в печатную форму в разбивке по договорам;

– флажок в поле «Выводить полные названия документов» выводит в печатную форму акта сверки полное название документов;

– флажок в поле «Выводить счета-фактуры», выводит в печатную форму акта сверки номера входящих счетов-фактур.

Когда акт сверки согласован обеими сторонами, устанавливается флаг «Сверка согласована». После его установки документ становится недоступен для редактирования, и работы по сверке расчетов с контрагентами за нужный период считаются завершенными.

Документ не формирует бухгалтерских проводок и других движений в учетных регистрах.

3.    Инвентаризация расчетов в 1С 8.3: как оформить акт

После проведения всех уточнений и сверок расчетов с контрагентами формируется финальный документ «Акт инвентаризации расчетов».

Логика заполнения документа полностью совпадает с ранее рассмотренным актом сверки:

в шапке документа указывается дата оформления ведомости и организация, по которой оформляется документ (поскольку используется базовая версия конфигурации и учет ведется по одной организации, на скрине реквизит отсутствует);

– в табличных частях – список счетов, по которым проводится инвентаризация;

– Дебиторская задолженность, Кредиторская задолженность (там перечислены контрагенты), счета учета расчетов и общей суммы соответствующей задолженности по данным организации.

Есть возможность заполнить такие сведения автоматически, используя опцию Заполнить:

– в поле «Всего» вводим сумму задолженности на дату проведения инвентаризации;

– в поле «Подтверждено» – сумму, которая подтверждается документально (по умолчанию вся она определяется подтвержденной);

– в поле «Не подтверждено» вводим сумму, которая не подтверждается документально (ее вводим вручную);

– в поле «В т.ч. истек срок давности» указываем сумму задолженности, в случае, если срок исковой давности по ней истек.

Открыв закладку «Проведение инвентаризации», нужно указать реквизиты документа-основания проведения инвентаризации, причины и период, в течении которого она проводится, а на закладке «Инвентаризационная комиссия» указать ее состава и председателя.

Наличие этих данных необходимо для оформления унифицированных печатных форм ИНВ-17 и ИНВ-22 (приказ (или другой документ) о проведении инвентаризации).

Акт инвентаризации расчетов, образец:

 

 

Результаты инвентаризации расчетов позволяют организации списать обнаруженную задолженность с истекшим сроком давности с помощью документа Корректировка долга.

Разработчик компании «Кодерлайн»

Юлия Антонова.

Источник: https://www.koderline.ru/expert/instruktsii/article-konfiguratsiya-1s-bukhgalteriya-predpriyatiya-3-0-inventarizatsiya-i-sverka-vzaimoraschetov-s-kontra/

В связи с проведением сверки. сверяем расчеты с контрагентами

Сверяем расчеты с контрагентами

В процессе деятельности организации, особенно если эта деятельность связана с оказанием услуг и реализацией товаров в больших объемах, рано или поздно возникает необходимость проверить текущее состояние расчетов. Кроме того, любая фирма так или иначе пользуется услугами сторонних организаций (коммунальные услуги, техобслуживание оборудования), а также у поставщиков закупают сырье и материалы.

Для того чтобы не допускать возникновения просроченной кредиторской задолженности, а также с целью своевременно получать выручку за реализованные товары и услуги в полном объеме, на любом предприятии целесообразно разработать акт сверки взаиморасчетов с контрагентами.

Форма акта сверки

К сожалению, а может и к счастью, единой формы акта сверки нет. В законодательстве не утвержден определенный бланк, благодаря чему каждая организация может самостоятельно разработать подходящую форму в зависимости от специфики своей работы.

Каждый акт сверки имеет уникальный порядковый номер. В силу того, что он составляется на определенную дату, ее также следует указывать рядом с номером документа. Нумерация может производиться в пределах месяца, квартала, года. Все акты сверки регистрируются в журнале для удобства контроля.

Как правило, акт содержит так называемую «шапку». В ней указываются наименования организаций дебитора и кредитора.

Далее следует таблица, в которой расписываются долговые обязательства, суммы, перечисленные в счет погашения задолженности, а также выводится конечное сальдо на определенную дату (как правило, конец отчетного периода – месяц, квартал, год). В конце обязательно указывается дебетовое или кредитовое сальдо прописью.

Акты сверки подписываются главным бухгалтером и руководителем организации. Подписи в обязательном порядке скрепляются печатью предприятия.

После составления акт сверки отправляется к контрагенту. При этом руководитель и главный бухгалтер этой организации должны либо поставить свои подписи под имеющимися данными, либо внести коррективы в записи и передать подписанный документ обратно.

В настоящее время формы актов сверки заложены во все бухгалтерские программы. В этом есть несомненные плюсы. Во-первых, такие акты заполняются автоматически на основании проведенных документов. Во-вторых, у бухгалтера не возникнет трудностей с разработкой специальной формы.

Акты всегда составляются в двух экземплярах. Один возвращается кредитору, а другой остается у организации-должника.

Важность акта сверки

Как правило, при сотрудничестве с постоянными, проверенными, добросовестными покупателями акты сверки – чистой воды формальность. Если все расчеты проходят вовремя, задолженность не накапливается, тогда все акты сверки оформляются с нулевым сальдо на конец периода.

В случае если дебиторская задолженность организации постоянно растет, а должники не спешат выполнять свои обязательства, акт сверки станет одним из оснований передачи дела о задолженности в суд с целью взыскания долга.

Срок исковой давности дебиторской задолженности – 3 года с момента возникновения долга. При подписании акта сверки срок исковой давности отсчитывается не с того момента, когда образовалась задолженность, а с момента подписания акта.

При обращении в судебные инстанции акт сверки является обязательным документом. Без него суд вправе не рассматривать исковое заявление о погашении задолженности.

Прямого ответа на этот вопрос нет в действующем законодательстве, тем не менее исходя из самой практики можно назвать сразу несколько причин, почему бухгалтеру не стоит пренебрегать указанным мероприятием. Предлагаем начать с сущности активов и обязательств, по которым проводится сверка с контрагентами, после чего перейти к самому мероприятию и его последствиям для бухгалтерского и налогового учета.

Несколько слов о «дебиторке» и «кредиторке» с позиции права

Любая задолженность при осуществлении предпринимательской деятельности связана с принятием лицами определенных обязательств: совершить какое‑то действие либо воздержаться от него.

Заключая договор, каждая из сторон выступает не только в качестве должника, но и в роли кредитора, который имеет право требовать встречного действия от другой стороны.

Обязательства могут возникнуть как из договора, так и по иным основаниям, например, вследствие причинения вреда (п. 2 ст. 307 ГК РФ).

Дебиторская задолженность дает право требования организации к третьим лицам по не исполненным ими обязательствам, а кредиторская, наоборот, вменяет ей обязанности по выполнению собственных обязательств. В таблице на стр. представлены примеры «дебиторки» и «кредиторки», которая может быть в балансе автономных учреждений.

По общему правилу возникшие обязательства прекращаются их исполнением. Если это не представляется возможным, прекратить обязательство можно:

по соглашению сторон – исполнением отступного, заменой другим обязательством (новация);

  • по решению одной стороны – прощением долга, зачетом встречного однородного требования;
  • по не зависящим от сторон обстоятельствам – вследствие невозможности исполнения обязательства, на основании акта государственного органа и в силу ликвидации юридического лица.
Виды задолженности АУ
ДебиторскаяКредиторская
- выданные поставщикам и подрядчикам авансы;Задолженность персонала компании по подотчетным суммам, полученным ссудам (займам);Не погашенные виновными лицами суммы потерь и недостач;Суммы переплаты по налогам и сборам - долги перед поставщиками и подрядчиками;Полученные авансы от покупателей;Обязательства по расчетам с бюджетом и фондами по налогам и сборам;Задолженность перед персоналом по оплате труда;Долги перед другими контрагентами

Кроме того, задолженность может быть продана или переведена на другое лицо при согласии последнего. Бухгалтеру нужно обратить внимание на все случаи, в каждом из которых прекращение обязательства является основанием для списания его с учета.

Если ни один из этих случаев не наступил, а обязательство не исполнено, то задолженность может быть списана по истечении срока исковой давности, который установлен Гражданским кодексом и составляет три года.

Его начало определено сроком исполнения обязательств, который указывается при заключении договора (п. 2 ст. 200 ГК РФ).

Если дата исполнения обязательств в договоре не прописана, необходимо исходить из разум­ного срока, по истечении которого должнику даются семь дней для исполнения предъявленного кредитором требования (ст. 314 ГК РФ).

Ошибкой будет считать, что после истечения срока исковой давности кредитор не может потребовать исполнения обязательства (ведь срок исковой давности его не прекращает).

Такое право у кредитора есть, но реализовать его можно только во внесудебном порядке. В этом случае шансов взыскать задолженность значительно меньше.

А потому кредитору нужно принять меры по взысканию задолженности до истечения срока исковой давности.

Должнику могут быть направлены претензия, акт сверки расчетов и иные документы.

Если после этого должник уплачивает долг полностью или частично, направляет письмо об отсрочке платежа или совершает иные действия, свидетельствующие о признании долга, то срок исковой давности прерывается, а затем начинается заново (ст. 203 ГК РФ).

То же самое можно сказать о подписании нерадивым должником акта сверки. После его подписания срок исковой давности начинает течь заново, а время, прошедшее до указанного перерыва, в новый исковой срок не засчитывается.

Источник: http://sibruc.ru/taxes-and-reporting/in-connection-with-the-reconciliation-we-reconcile-accounts-with-counterparties/

Помощник бухгалтера в 1С

Сверяем расчеты с контрагентами

В этом уроке мы научимся правильно составлять акт сверки взаиморасчетов с контрагентом для 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакции 3.0).

Ситуация. С контрагентом ООО “Продмаркет” у нас долгосрочное сотрудничество. Продмаркет поставляет нам некоторые товары, а мы оказываем ему некоторые услуги.

Раз в квартал мы составляем акты сверки по взаиморасчётам, чтобы избежать ошибок учёта, а также юридически зафиксировать задолженность друг перед другом, ведь заверенный обеими сторонами акт может быть использован в суде.

10 октября мы решили составить акт сверки за 3 квартал. Таким образом мы явились инициатором составления акта сверки взаиморасчетов с контрагентом.

Согласно нашим данным (анализ счётов 60, 62, 66, 67, 76) на начало 3 квартала у нас не было задолженности друг перед другом.

Затем:

  • 2 сентября к нам поступил товар от продмаркета на сумму 4000 рублей.
  • 3 сентября мы оплатили из кассы продмаркету за товар 4000 рублей.
  • 24 сентября мы оказали продмаркету услуги на сумму 2500 рублей.

Таким образом, по нашим данным на конец 3 квартала продмаркет должен нами 2500 рублей.

Мы составляем свою версию акта

Заходим в раздел “Покупки” пункт “Акты сверки расчетов”:

Создаём новый документ “Акт сверки расчетов с контрагентом”. Заполняем контрагента продмаркет и указываем период, за который составляется акт сверки (3 квартал):

Если бы потребовалось произвести сверку по какому-то конкретному договору, нужно было бы указать его в поле “Договор”. Но мы проводим общую сверку по всем договорам, поэтому оставляем поле договор пустым.

Переходим на закладку “Дополнительно” и указываем представителей нашей организации и представителей продмаркета.

Так как мы делаем сверку по всем договорам, удобно будет, если в печатной форме строчки будут разбиты по договорам. Для этого ставим галку “Разбить по договорам”:

Переходим на закладку “Счета учета” и отмечаем здесь бухгалтерские счета, которые нужно анализировать для сверки наших расчётов с контрагентом. Здесь представлены наиболее типовые счета (60, 62, 66…), но есть возможность добавить новые (кнопка “Добавить”):

Наконец, переходим на закладку “По данным организации” и нажимаем кнопку “Заполнить по данным бухгалтерского учёта”:

Табличная часть заполнилась первичными документами и суммами расчётов:

Проводим документ и печатаем акт сверки:

Из него видно, что задолженность друг перед другом на начало периода у нас нулевая, а на конец периода продмаркет должен нам 2500 рублей.

Обратите внимание на то, что в этом акте пока заполнены только наши данные. Данные контрагента (продмаркета) нам ещё только предстоит узнать.

Отправляем эту версию контрагенту

Сохраним эту версию акта нажав на кнопочку дискета над печатной формой:

Я рекомендую сохранять в виде таблицы Excel, чтобы контрагент смог заполнить расхождения в своей части прямо в этом документе и вернуть его нам обратно:

Акт сохранился на рабочий стол в виде Excel файла:

Отправляем этот файл по почте контрагенту продмаркет.

Контрагент делает свою сверку

Продмаркет получил этот файл, провел свою сверку и выявил расхождения в части поступления от 2 сентября. По его данным товара нам было отгружено не на 4000, как указано у нас, а на 5600 рублей.

Мы получаем от контрагента акт с расхождениями

Продмаркет указал эту ошибку в Excel файле, который мы ему прислали, а затем вернул нам этот исправленный файл по почте.

Мы исправляем у себя ошибку в учете

Мы, узнав об этих расхождениях, подняли первичные документы и выяснили, что оператор при забивки накладной пропустил одну позицию. Мы исправили эту ошибку, вновь зашли в созданный акт и снова нажали кнопку “Заполнить по данным бухгалтерского учета”:

Так как мы уверены, что этот акт будет уже окончательным, переходим на вкладку “По данным контрагента” и нажимаем кнопку “Заполнить по данным организации”:

Табличная часть из первой закладки полностью копируется в эту, только суммы в Дебет и Кредит инвертируются (меняются местами):

Отсылаем контрагенту новый (окончательный) акт

Вновь распечатываем акт сверки. В двух экземплярах. Подписываем оба, ставим печать и посылаем в продмаркет (по почте или с курьером), чтобы получить обратно один заверенный экземпляр:

После получения обратного экземпляра акта от продмаркета снова зайдём в документ и поставим галку “Сверка согласована”. Это защитит документ от случайных изменений в будущем:

В этом уроке мы научились составлять акт сверки с контрагентом в 1С:Бухгалтерии 8.3, редакции 3.0.

Мы молодцы, на этом всё 

Кстати, подписывайтесь на новые уроки…  

С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора). Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.

Нажмите одну из кнопок, чтобы поделиться:

Источник: https://helpme1c.ru/uchimsya-sostavlyat-akt-sverki-raschetov-1sbuxgalteriya-8-3-redakciya-3-0

Сверка расчетов с контрагентами

Сверяем расчеты с контрагентами

Акт сверки взаиморасчетов — документ, по которому можно отследить состояние расчетов между контрагентами на конкретную дату за определенный период

Многие компании закрывают свои задолженности перед контрагентами концом года, проводя оплаты одним платежом. Такой подход чреват тем, что компании-получатели на налоговых спецрежимах могут превысить лимит по доходам и «слететь» со спецрежима. Чтобы этого не произошло, лучше договориться с контрагентами о сроках платежей.

О том, как остаться на упрощенке, мы рассказывали в нашей статье: «Что сделать, чтобы в 2018 году остаться на упрощенке?».

А пока можно провести сверку расчетов с контрагентами. Каков порядок этой процедуры, расскажем сегодня.

Акт сверки — основной документ

Акт сверки взаиморасчетов — документ, по которому можно отследить состояние расчетов между контрагентами на конкретную дату за определенный период. По сути, этот документ отражает кто, сколько и кому должен. Проверить и проанализировать актом можно как дебиторскую, так и кредиторскую задолженность. Грамотно составленный акт сверки расчетов поможет отстоять право компании:

  • на наличие дебиторской задолженности с требованием ее погашения;
  • на налоговый учет некоторых сумм в этой задолженности, подлежащих данному учету согласно законодательным нормам.

Акт сверки нельзя назвать первичной документацией, поскольку он не подтверждает совершение новой сделки и не регламентирует проведение хозяйственных операций. По сути, это документ фиксирует сложившуюся ситуацию по денежным взаимоотношениям между организациями.

Сверку со своими контрагентами можно проводить регулярно и с выгодной обеим сторонам периодичностью. Например, ежеквартально. Как мы отметили выше, в конце года упрощенцы могут выйти за рамки лимита по доходам.

Именно сверка, проведенная сейчас, поможет проанализировать ситуацию о наличии и размере дебиторской задолженности, чтобы исключить «перелимит» и быть вправе использовать налоговый спецрежим и дальше.

Инициатор процедуры сверки устанавливает, какие именно операции будут отражены в документе.

Важно отметить, что если вы сами имеете незакрытые обязательства перед контрагентами, логично составить отдельные акты сверки расчетов по дебиторской и кредиторской задолженности. В таком случае после обмена актами сверки можно будет рассмотреть вопрос о зачете взаимных обязательств.

Подключение к электронной отчетности и документообороту Бухсофт обеспечит оперативный, удобный и безопасный обмен документами между компаниями.

Что отразить в акте сверки расчетов с контрагентами?

Утвержденной формы акта сверки расчетов не существует, документ можно составить в свободной форме. Тем не менее, есть некоторые общепринятые правила, которых стараются придерживаться при его оформлении:

  • Если с контрагентом вы контактируете нерегулярно, целесообразным будет проверка его на наличие изменений правого статуса, наименование компании и прочие реквизиты. Сделать это можно на сайте налоговиков, запросив выписку из ЕГРЮЛ.
  • В акте важно указать конкретную сделку (номер договора), так контролеры и сам контрагент смогут понять, какое именно направление сотрудничества следует рассматривать. Это важно и тем, у кого заключено множество договоров с одним контрагентом. Если возникнут разногласия, по номеру договора всегда проще идентифицировать обязательство и определить срок его исковой давности.
  • Оформляя акт сверки расчетов, важно указать в нем первичные документы по сделке, отражаемой в документе. Это могут быть накладные, платежки, акты оказания услуг и пр. Первичка помогает определить порядок совершенных по сделке расчетов и подтвердить сальдо.
  • В акте сверки немаловажно прописать даты проводимой инвентаризации расчетов и суммы задолженности, а также организационно-правовой статус обеих сторон.
  • Акт должен быть непросто подписан обеими сторонами, но и иметь расшифровку должностей и самих подписей. Кроме того, в основном акты подписываются директорами организаций, но если это делает другой сотрудник, потребуется доверенность или документ, подтверждающий такие полномочия (например, приказ руководителя).
  • Если одна из сторон сделки является плательщиком НДС, проводя инвентаризацию расчетов нужно обязательно отразить этот факт в акте, например, указать, что в сумму долга включен НДС 18%.
  • Немаловажный момент — дата подписания акта. Она влияет на пролонгирование срока исковой давности обязательства (3 года). Дата составления акта и дата его подписания — это не одно и то же, не забывайте об этом. Контролеры смотрят именно на последнюю при доначислении прибыли. Стоит отметить также, что если одна из сторон подписала документ 20 числа, а вторая — 25-ого, то обращаться нужно к более поздней, также сделают и налоговики.

Акт сверки поможет бухгалтеру исключить возможные разногласия с налоговыми контролерами, регулировать работу с не самыми недобросовестными контрагентами, держать на контроле, как задолженности, так и поступления денежных средств. Форму акта сверки расчетов с контрагентами лучше закрепить в Учетной политике компании в виде Приложения к ней.

Формируем Акт сверки в Бухсофт Онлайн

Порядок заполнения и печати акта сверки расчетов с контрагентами в программах БухСофт

Есть вопрос по сверке с контрагентом?

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/857-sverka-raschetov-s-kontragentami

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.