+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

Содержание

Положение о служебных командировках – образец 2021

Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

Положение о командировках — важный документ для работодателей, работники которых выезжают в командировки. Правила, которыми следует руководствоваться при оформлении и учете служебных поездок, подвержены изменениям. Отсюда вытекает необходимость включения актуальных положений в документ, регулирующий вопросы, связанные с командировками.

Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки

Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется

Важное условие положения — закрепление права работника на отказ от командировки

Описание в положении процесса направления в командировку

Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2021

Где скачать образец служебной записки по командировке в 2021 году

Перечисляем в положении документы, подтверждающие расходы

Положение о командировках про оплату суточных

Особенности заграничных служебных поездок в положении о командировках

Итоги

Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки

Положение о командировках относится к внутренним локальным актам работодателя, применяемым наряду с иными аналогичными документами (положением об оплате труда, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о премировании, об индексации заработной платы и др.).

С внутрифирменными локальными актами ознакомьтесь на нашем сайте:

Законодательно форма данного документа не утверждена и его содержание не регламентировано. Каждый работодатель оформляет такое положение с учетом своих «командировочных» тонкостей и особенностей.

Положение о командировках призвано установить и закрепить множество различных факторов: виды командировок (по России или за ее пределы), характер и величину возмещаемых командировочных расходов (только на проезд и проживание или иной перечень), используемый для поездок транспорт и другие особенности.

Разработка такого внутреннего документа в целях налогового учета позволяет безбоязненно признавать разнообразные расходы в качестве командировочных и обосновывать их величину в расходах при расчете налога на прибыль или УСН-налога.

Необходимости в составлении положения о командировках нет в том случае, если работодатель не направляет своих сотрудников в служебные поездки и не планирует это делать.

Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется

Положение о служебных командировках образца 2021 года в основе своей исходит из привычного всем определения и основных условий признания поездки работника служебной командировкой.

ВАЖНО! Исходя из определения, данного в ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой считается поездка сотрудника для выполнения служебного поручения вне своего рабочего места на установленный работодателем срок.

Поскольку выезд человека из места его постоянной дислокации сопряжен с дополнительными расходами (на проезд, проживание и др.

), требующими особого документального оформления и обоснования, а признание командировочных затрат при расчете налоговой базы по прибыли или УСН зависит от множества факторов (служебной направленности, длительности поездки и т. д.), важность положения о командировках трудно переоценить.

Этим документом обосновываются размеры разнообразных расходов, связанных с поездкой (от суточных до аэродромных сборов и оплаты багажа), а также описывается порядок действий командированных сотрудников (схема получения денежных средств для поездки, состав обязательных документов, режим работы на выезде и др.).

Использовать это положение можно не во всех случаях. Таким документом не регламентируются действия сотрудников фирмы, если их работа носит разъездной характер, а также при поездках сотрудников в их личных целях.

Особое значение при применении положения о командировках имеет правильная классификация поездки. Признать отъезд командировкой и законно использовать положение можно в следующих случаях:

  • поездка выполняется в служебных целях и по решению руководства;
  • сотрудник работает определенный срок в отдалении от населенного пункта, в котором располагается его основное рабочее место;
  • с командировочным работником заключен трудовой договор или договор ГПХ.

Можно ли учесть в расходах в целях налога на прибыль командировочные сотруднику, с которым заключен договор ГПХ, узнайте здесь.

Важное условие положения — закрепление права работника на отказ от командировки

В положении о командировках не лишним будет перечислить все случаи, когда работник имеет право отказаться от командировки, и ситуации, когда запрет на отправку работника в служебную поездку налагается законом. Это позволит сотрудникам отстаивать свои законные права и исключит трудовые конфликты.

Так, ТК РФ запрещает направлять в служебные поездки беременных сотрудниц (ст. 259), работников в период действия ученического договора, если командировки не связаны с ученичеством (абз. 3 ст. 203), а также несовершеннолетних работников фирмы (ст.

268). В отношении последней категории работающих указанной статьей ТК РФ предусмотрены нюансы: не запрещены командировки несовершеннолетних творческих работников согласно перечню, утверждаемому Правительством РФ (постановление от 28.04.2007 № 252).

Другой группе работников позволено выразить отказ или согласиться поехать в служебную поездку. Свою волю в данном случае они могут выразить в письменной форме. Среди таких сотрудников (ст. 259 ТК РФ):

  • женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;
  • матери и отцы, единолично воспитывающие детей в возрасте до 5 лет;
  • работники с детьми-инвалидами;
  • сотрудники, ухаживающие за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).

Такой же выбор предоставлен опекунам и попечителям несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).

Для работников, не попавших в вышеперечисленные категории, отказ ехать в командировку означает высокую вероятность получить дисциплинарное наказание.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 192 ТК РФ работник совершит дисциплинарный поступок, если не исполнит или плохо выполнит свои трудовые обязанности.

Таким образом, отказ работника от командировки расценивается как нарушение трудовой дисциплины, влекущее дисциплинарную ответственность вплоть до увольнения (ст. 192, 193 ТК РФ). Уйти от этой ответственности поможет оговорка в трудовом договоре о том, что данный работник не может быть направлен в командировку.

Подробнее о дисциплинарных проступках и их последствиях читайте в материале «Дисциплинарный проступок по ТК РФ – понятие и признаки».

Описание в положении процесса направления в командировку

Положение о служебных командировках 2021 года базируется на актуальной редакции положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Согласно этому документу факт направления в командировку определяется оформлением приказа работодателя. Основанием для издания приказа чаще всего выступает служебная записка руководителя подразделения. Образец служебной записки о командировке может выглядеть следующим образом:

Скачать обновленный вариант служебной записки

В случае применения служебной записки о направлении сотрудника в командировку порядок ее создания и движения также должен быть отражен в положении о командировках.

Правила оформления служебной записки на командировку образца 2021 года ничем не регламентируются. Обязательным для нее является наличие резолюции работодателя.

О том, как оформить основной документ для отправки работника в командировку, читайте в статье «Унифицированная форма № Т-9 – приказ на командировку».

Обязательность оформления командировочного удостоверения с 2015 года отменена.

Однако наличие этого документа в определенной степени дисциплинирует командированного сотрудника, а при отсутствии документов на проезд позволяет подтвердить даты пребывания в командировке.

По этой причине большинство работодателей не отказались от применения командировочного удостоверения и оставили его в числе обязательных внутренних документов.

О том, как он оформляется, читайте в материале «Унифицированная форма № Т-10 – бланк и образец».

Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2021

С 2015 года перестал применяться еще 1 документ — отчет о командировке. Хотя это не означает, что сотруднику, вернувшемуся из служебной поездки, не придется отчитываться за проделанную в командировке работу. Документ по окончании служебной поездки оформить все равно придется, только по иной форме и под другим названием.

ВАЖНО! В соответствии с п. 7 положения № 749 подтверждением срока пребывания в командировке и иных нюансов командировки может являться оформленная сотрудником служебная записка о командировке. Образец-2021 для нее нормативно не установлен, и работодатель может разработать его самостоятельно.

При этом он вправе либо предусмотреть для всех без исключения командированных сотрудников обязанность по составлению такой служебной записки, либо отразить в положении о командировках отдельные случаи ее оформления (к примеру, командировка на личном транспорте или отсутствие проездных и иных подтверждающих срок командировки документов).

Помимо служебной записки вернувшемуся из поездки сотруднику придется оформить обязательный для всех документ — авансовый отчет. Фирма может разработать собственную форму такого отчета или использовать унифицированную форму АО-1.

Правила заполнения формы АО-1 см. здесь.

На оформление авансового отчета и окончательный расчет по выданному авансом командировочному платежу дается 3 рабочих дня после возвращения из служебной поездки (п. 26 положения № 749). К отчету прилагаются документы, подтверждающие все расходы, произведенные в поездке (на проживание, проезд и иные командировочные расходы).

Где скачать образец служебной записки по командировке в 2021 году

Как отмечалось выше, в некоторых случаях подтверждением срока пребывания в командировке является служебная записка, составленная работником.

Образец служебной записки по командировке в 2021 году можно скачать здесь:

Скачать образец служебной записки, подтверждающий срок командировки

Обратите внимание, что даже служебной запиской в некоторых случаях (при отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования) подтвердить срок командировки невозможно (абз. 3 п. 7 постановления № 749).

Дополнительно нужно проставить на служебной записке или ином документе подтверждение принимающей стороны о фактическом сроке пребывания работника в командировке. В связи с этим приобретает значимость оформление командировочного удостоверения и в положении о командировках оформление такого документа все же целесообразно предусмотреть.

Перечисляем в положении документы, подтверждающие расходы

Транспортные расходы

Проезд сотрудника по территории нашей страны или за ее пределы, связанный с выполнением служебных поручений, всегда сопряжен с дополнительными расходами.

Если планируется командировка по России, первоначальными затратами работодателя при отправке сотрудника в командировку будут расходы на проезд к месту назначения (при загранкомандировках расходы начинаются с оформления виз, загранпаспортов и т. д. — об этом поговорим отдельно).

Современные способы перемещения в пространстве достаточно разнообразны: поездами, самолетами, автобусами, такси. Кроме того, в качестве командировочного транспорта может выступать личный автомобиль сотрудника или арендованное ТС.

С привычными всем проездными документами все предельно просто: их оригиналы прикладываются к авансовому отчету, а стоимость проезда без труда включается в налоговые расходы. Однако современные реалии вносят корректировки и в этот всем понятный и привычный порядок учета транспортных командировочных расходов.

Стремительное внедрение в нашу жизнь электронных документов порождает разногласия между налогоплательщиками и налоговыми контролерами относительно признания на их основе расходов на перемещение сотрудников в служебных поездках.

Источник: https://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/polozhenie_o_sluzhebnyh_komandirovkah_-_obrazec/

Как оформить командировку

Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

Командировки – неотъемлемая составляющая деятельности различных предприятий и организаций. В связи с этим возникает немало вопросов, касающихся данной темы как у самих командируемых работников, так и у работодателей, по чьей инициативе чаще всего планируются командировки.

Данная статья поможет разобраться в деталях этого вопроса, расскажет, как правильно оформить командировку и какие моменты при этом необходимо учесть.

Что такое командировка?

Командировка – это рабочая поездка по письменному приказу работодателя на определенный срок, целью которой является выполнение служебных обязанностей вне рабочего места.

В случае, если работник структурного подразделения (обособленного филиала), которое расположено в другом населенном пункте, едет в центральный офис или обратно, это считается командировкой и следует подумать о том, как правильно оформить командировку.

Некоторые категории сотрудников (экспедиторы, курьеры, водители и др.) осуществляют свою служебную деятельность в пути или их работа связана с дальними перемещениями. Такие поездки не являются командировками. Но это не означает, что эти сотрудники не пользуются правом на компенсацию расходов в связи с рабочими поездками. Им возмещаются:

  • расходы на проезд;
  • расходы за оплату жилья;
  • расходы, связанные с проживанием (суточные, пайковые и пр.);
  • другие расходы работника с ведома работодателя.

Направление работника в командировку

В командировки направляются только те работники, которые числятся в штате организации и состоят с работодателем в трудовых отношениях. Трудовым кодексом РФ определено, что работодатель не должен отправлять в командировку:

  • несовершеннолетних работников (исключение составляют спортсмены, а также творческие работники СМИ и учреждений культуры);
  • беременных женщин;
  • работающих по ученическому договору сотрудников (если командировка не связана с их ученичеством).

Некоторые категории сотрудников можно направлять в командировку исключительно с их письменного согласия. Это необходимо учитывать перед тем, как оформить командировку.

Две командировки в один день — суточные, как оформить

К ним относятся:

  • матери, равно как и отцы, воспитывающие ребенка до 5-ти лет без супруга (супруги);
  • женщины, имеющие малолетнего ребенка до 3-х лет;
  • работники, у которых больные члены семьи нуждаются в уходе (при наличии медицинского заключения);
  • работники, имеющие на иждивении детей-инвалидов.

Обычно срок командировки устанавливается работодателем с учетом сложности и объема служебного задания. При этом на срок командировки может влиять, к примеру, такой фактор, как длительные праздники, когда работодателю экономически невыгодно нахождение работника в командировке.

Календарным числом убытия в командировку согласно нормативным документам является день отправления транспорта, причем не от места жительства, а от места работы командированного сотрудника.

Если транспорт отъезжает до 24-00 (включительно), то текущие сутки являются днем отъезда, а с полуночи и позднее – последующие сутки.

Документальное оформление командировки

Во избежание разного рода недоразумений и нежелательных последствий перед тем как отправиться в служебную командировку, следует ознакомиться с соответствующими правовыми документами и выяснить, как правильно оформить командировку.

Основным документом для оформления командировки является служебное задание. Оно составляется непосредственным начальником работника, направляемого в командировку. Данное служебное задание содержит:

  • информацию о сотруднике (Ф.И.О. занимаемая должность);
  • название организации и отдела, в котором он работает;
  • цель, сроки и место командировки;
  • источник финансирования служебной командировки.

На основании этого служебного задания руководством издается приказ о направлении данного сотрудника в командировку. После этого сотрудник получает командировочное удостоверение.

По возращении из командировки работник не позднее трехдневного срока в обязательном порядке должен представить авансовый отчет о расходе денежных средств с приложением подтверждающих документов (дорожные билеты, счета за проживание и пр.). В случае, если он потратил денег меньше, чем получил, работодатель вправе взыскать эту разницу. Однако это он может сделать, получив письменное согласие работника и оформив все документально.

Ещё больше интересного

Как правильно оформить командировку?

В действующем трудовом договоре в обязательном порядке указывается постоянное место работы сотрудника. Откуда следует, что если работник направлен в представительство, филиал или какое-либо еще другое место работы, то это уже будет считаться командировкой. Компания в обязательном порядке должна заблаговременно позаботиться обо всех аспектах и нюансах сотрудничества, а именно:

  • Суточные средства;
  • Расходы на проезд в одну и другую сторону;
  • Аренда жилья;
  • Дополнительные расходы.

При помощи нормативных локальных актов определяется размер и порядок компенсации затрат сотруднику, в качестве такого акта может выступать, как приложение о командировках, так и коллективный договор.

Особого внимания достоин тот факт, что если организация несет не государственный характер, то размер суточных средств может быть неограниченным и компания в самостоятельном порядке определяет их размер.

Оформляем командировку

Оформление командировки производит впечатление дела простого, не требующего дополнительного разъяснения. Но при этом кадровики довольно часто совершают ошибки при оформлении командировки. Мы предлагаем рассмотреть еще раз, все этапы оформления данной документации.

1. Для начала необходимо проверить оговорено ли в контракте(трудовом договоре) сотрудника, или в локальном акте организации о возможных командировочных поездках.

2. Далее работодатель или же руководитель подразделения пишет в произвольной форме служебноеное задание (форма № Т-10а).

3. На основании данной формы создается приказ об отправлении сотрудника в командировку. А форме № Т-9 вводится соответствующая запись.

4. Сотруднику выписывается командировочное удостоверение (форма № Т-10). Выдается она в единичном экземпляре и утверждается главой организации.

Удостоверение находится во время всей командировки у сотрудника. В нем он должен проставить печати и подписи у уполномоченных лиц, в той организации, в которую был послан.

Срок пребывания определяется именно по этим печатям в командировочном удостоверении.

Если в поездке работник заболел, то организация обязана выплатить компенсацию по временной нетрудоспособности.

5. По приезду сотрудник обязан сдать в бухгалтерию удостоверение и денежный отчет. А с ним вместе подтверждающие документы (чеки, счета за гостиницу, товарные чеки)

Однодневная командировка не нуждается в командировочном удостоверении, достаточно лишь служебного задания.

Продление командировки, как оформить?

Поскольку законодательством никак не определено, как именно продлить командировку, то делается это просто оформлением приказа. Издаётся приказ в свободной форме о продлении командировки и основание к нему (основанием может служить докладная записка командируемого или руководителя).

Как оформить командировку за границу?

При заграничной командировке оформляется тот же пакет документов. В страны дальнего зарубежья нет необходимости в оформлении командировочного удостоверения.

В этом случае сотрудник будет обязан предоставить копию загранпаспорта с пометками о пересечении таможенного контроля. А вот при отправлении командируемого в некоторые страны СНГ удостоверение оформлять придется.

И отметки в таком случае могут ставиться в гостинице.

В том случае, когда работник в процессе командировки не реализовал поставленной задачи по своей вине, то средний заработок, увы, не оплачивается.

Нюансы

В журнале выбытия сотрудника должна иметься следующая информация: Ф.И.О. командированного сотрудника, номер и дата командировочного документа, наименование предприятия, пункт назначения.

А вот в журнал прибытия вписывается все такая же информация, только с добавлением о дате прибытия и отбытия сотрудника.

Длительность командировки никак не может ограничиваться, по той причине, что может иметься различный уровень сложности необходимости проведенных работ или присущи свои особенности служебного поручения.

Начало и конец

Сегодня весьма спорным считается вопрос назначения даты начала и окончания командировки. Согласно законодательству РФ командировка начинается с момента отправления транспортного средства (самолет, поезд, автобус) и оканчивается в день прибытия транспортного средства обратно.

На первый взгляд, кажется все просто, но не стоит пренебрегать тем фактом, что для некоторых сотрудников может потребовать определённый период времени, чтобы добраться до аэропорта или станции отправления транспортного средства.

К примеру, самолет отправляет в 01:00, а до аэропорта необходимо добираться как минимум несколько часов, то в таком случае, дата начала командировки будет фиксироваться предыдущим днем.

Командировка: как правильно оформить?

ЛВ.САНКИНА,
канд. ист. наук, доц. кафедры документоведения РГГУ

Приказ о направлении в командировку

Источник: https://obd2bluetooth.ru/kak-oformit-komandirovku/

Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

1. Какие поездки сотрудников признаются служебными командировками

2. Что изменилось в порядке оформления служебных командировок в 2015 году.

3. Какими документами оформляется служебная командировка.

Несмотря на огромное количество средств дистанционного общения, без личного присутствия при решении рабочих вопросов иногда просто не обойтись.

Поэтому служебные командировки сотрудников практикуются не только в крупных организациях, имеющих филиалы и обособленные подразделения, но и в сравнительно небольших компаниях. При этом, независимо от масштабов организации-работодателя, направление сотрудников в командировки должно быть оформлено по всем правилам.

С 2015 года требования законодательства к документальному оформлению служебных командировок несколько смягчились: заполнять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении стало не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.

2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Однако в остальном придется соблюдать установленные нормы. Как оформить командировки сотрудников с учетом указанных изменений, — читайте в статье.

Что признается служебной командировкой

Согласно ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Место постоянной работы сотрудника определяется трудовым договором с ним, и не всегда оно совпадает с местом расположения самой организации.

Поэтому к командировкам относятся, в том числе, следующие служебные поездки работников:

  • поездка в обособленное подразделение (представительство, филиал) командирующей организации, которое находится вне места постоянной работы сотрудника;
  • поездка из обособленного подразделения, в котором работает сотрудник, в головную организацию;
  • поездки дистанционных работников и надомников в головную организацию.

Как следует из самого определения, в служебные командировки могут направляться только сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры.

Например, поездка, в которую направляется исполнитель по гражданско-правовому договору, не является служебной командировкой.

Также командировками не признаются служебные поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, или работа которых осуществляется в пути (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

! Обратите внимание: При направлении сотрудника в служебную командировку необходимо учитывать ограничения, установленные Трудовым кодексом:

  • Нельзя направлять в командировки работников, даже при наличии их согласия, относящихся к следующим категориям (ст. 259, 268 ТК РФ):
    • беременные женщины;
    • работники в возрасте до 18 лет.
  • Можно направлять в командировки только с письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний работников из следующих категорий (ст. 259, 264 ТК РФ):
    • женщины, имеющие детей до трех лет;
    • работники, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
    • работники, имеющие детей-инвалидов;
    • работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Если указанные работники откажутся от командировки, работодатель не вправе командировать их в принудительном порядке. В противном случае работодателя ждет административная ответственность по ч. 1 ст. 5.

27 КоАП РФ за непредоставление гарантий, предусмотренных трудовым законодательством. Для юридических лиц наказание довольно существенное – штраф от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.

Поэтому выгоднее знать нормы трудового права и не нарушать их.

Документальное оформление служебной командировки

Итак, если поездка сотрудника соответствует рассмотренным критериям служебной командировки, ее необходимо оформить надлежащим образом, чтобы выплаты сотруднику и расходы, связанные с такой поездкой, были обоснованы.

Порядок документального оформления служебных командировок, как правило, устанавливается в соответствующем локальном акте, например, в Положении о служебных командировках.

Работодатель вправе самостоятельно определять количество и формы необходимых документов в зависимости от масштабов деятельности, организационной структуры и других факторов. Рассмотрим документы, которые обычно используются при оформлении служебных командировок.

1. Служебное задание

С 8 января 2015 года составлять служебное задание для направления работника в служебную командировку и отчет о его выполнении не обязательно (пп. б п. 2 Изменений, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).

Однако если работодатель все-таки решил продолжать использование данного документа, это необходимо прописать в локальном акте, где также устанавливается форма служебного задания: унифицированная (№ Т-10а) или самостоятельно разработанная.

Использовать служебное задание для направления в командировку может быть удобно в организациях с большим количеством структурных подразделений и разветвленной иерархией.

Руководитель структурного подразделения составляет служебное задание для направления в командировку подчиненного ему сотрудника, в котором обосновывается необходимость командировки: основание, цель, место назначения, срок.

Затем на основании этого документа руководитель организации принимает окончательное решение и издает приказ о направлении в командировку.

Очевидно, что небольшим организациям намного удобнее обходится без оформления служебного задания, поскольку вся информация, содержащаяся в нем, присутствует также и в других документах (например, в приказе о направлении работника в командировку), а сокращение «бумажной работы» позволит ускорить процедуру оформления служебных командировок.

Скачать

Источник: http://buh-aktiv.ru/sluzhebnye-komandirovki-sotrudnikov-oformlyaem-pravilno/

Оформление командировки в 2021 году: пошаговая инструкция, заполнить документы онлайн

Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

Мы разработали пошаговую инструкцию для оформления командировки в 2021 году. В статье есть образцы и бланки всех документов для отправки работника в командировку.

С 1 января перечень документов для документов командировки изменился. Полный список смотрите в статье журнала “Упрощенка”.

Документы на командировку

Нужны ли командировочные удостоверения в 2021 году

Командировочное удостоверение в 2021 году не действуют, на самом деле отмена произошла еще в 2015 году, когда постановлением Правительства РФ № 1595 внесли изменения в п. 7 постановления Правительства РФ от 13.10.

2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», заменив требование об оформлении командировочного удостоверения условием о том, что фактический срок пребывания в командировке определяется на основании проездных документов.

Этим же постановлением полностью исключили и п. 6, тем самым сняв обязательство работодателя оформлять служебное задание для описания цели командирования сотрудника.

Вместе с тем, право выписывать командировочные листы никто не отнимал. Если работодатель решает именно таким документом подкреплять факт служебной поездки сотрудника, то бланк организация или предприниматель может разработать самостоятельно, а может взять за основу прежнюю форму Т-10.

Какие правила оформления командировок в 2021 году для внутренних и зарубежных поездок в части суточных

Суточные могут быть установлены любые, в т. ч. внутренним нормативным актам можно предусмотреть разный размер суточных для разных должностей, а также для разных мест командирования.

Но при этом согласно норм ст. 217 НК РФ есть максимальный размер суточных, с которых не начисляется налог с доходов. Эти величины составляют 700 руб. для служебных поездок по России и 2 500 руб. для зарубежных командировок. Как начислить взносы со сверхлимитных суточных, информация в статье “Стало ясно, в какой момент начислять взносы с суточных”.

Командировки в 2021 году: оформляем и оплачиваем

Вести документы для командировки бесплатно онлайн вы можете в нашей программе Упрощенка 24/7. Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет и  готовит первичные документы и отчетность в один клик. Возьмите доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Перейти в программу

О том, как отправить сотрудника в командировку в 2021 году по России, расскажет небольшая шпаргалка в таблице:

Основание для отправки в командировкуПисьменное распоряжение руководителя
Дата начала командировкиДата отъезда, подтверждаемая проездными документами или служебной запиской.
Дата окончания командировкиДата приезда, подтверждаемая служебной запиской или проездными документами.
Размер суточных700 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)
Основание для начисления командировочных расходовАвансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка

Загранкомандировки в 2021 году : оформляем и оплачиваем

Для загранкомандировки шпаргалка такая:

Дата начала загранкомандировкиДата штампа о пересечении границы РФ (если командировка в страны, которые по условиям межправительственных отношений такой штамп не ставят, то дата определяется по проездным документам).
Дата окончания загранкомандировкиДата, предшествующая дате штампа о пересечении границы (или аналогично – дате, определяемой по проездным документам). Суточные за день въезда начисляются по нормам для России.
Размер суточных2 500 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)
Основание для начисления командировочных расходовАвансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка (есть две противоположные позиции Минфина и ФНС относительно необходимости перевода проездных документов и документов о проживании  в зарубежных командировках, во избежание споров лучше сделать построчный перевод таких документов).

Как оформить по шагам

Шаг 1. Оформите приказ на командировку по организации или ИП. Это может быть приказ по форме № Т- 9а или разработанный компанией самостоятельно. В документе указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки. 

Шаг 2. Выдайте суточные. 

Шаг 3. Факт отъезда зафиксируйте в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. Количество отработанных часов указывать не нужно. Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами — К и РВ. 

Шаг 4. После возвращения работника получите с него авансовый отчет (форма № АО-1). В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели поездки. К документу прилагаются все подверждающие документы (чеки, квитанции с гостиниц и др.).

Образцы основных документов для оформления командировки

Отчет по командировке в 2021 году для бухгалтерии должен содержать:

  • авансовый отчет;
  • документы, подтверждающие расходы на проживание;
  • документы, подтверждающие расходы на проезд;
  • иные документы, подтверждающие согласованные расходы (например, билет на выставку, целью которой и являлась командировка и т. п.).

В связи с отменой командировочных удостоверений для командировок оформляются такие документы:

1. Письменное распоряжение руководителя. Это может быть приказ по форме Т-9, но может быть и документ в произвольной форме. У нас вы можете скачать бланк приказа как для одного сотрудника, так и для нескольких.

Бланк приказа о направлении в командировку одного сотрудника

Бланк приказа о направлении в командировку двух и более сотрудников

2. В зависимости от установленной на предприятии процедуры может быть оформлено и командировочное удостоверение. У нас вы можете скачать его бланк, а также образец заполнения.

Бланк командировочного удостоверения

Образец заполнения командировочного удостоверения

3. Для подтверждения нахождения в командировке используются проездные документы, документы об оплате проживания или при отсутствии таковых, оформляется служебная записка. У нас на сайте вы можете скачать образец такой служебной записки.

Образец служебной записки

4. По завершении командировки составьте авансовый отчет.

Особенности оформления командировки генерального директора

Для генерального директора не предусмотрено никаких исключений. Оформление его служебной поездки оформляется по общим правилам. Соответственно и то, как отчитываться за командировку в 2021 году, не зависит от должности командируемого лица.

Единственная разница – внутренним нормативным актом организация может установить повышенные суточные директору предприятия, но вопрос налогообложения суточных при этом не изменится – вся сумма сверх нормы будет базой для расчета НДФЛ.

Особенности оформления однодневной командировки

Документальное оформление командировки в 2021 году, если она имела продолжительность всего один день, имеет одну особенность, связанную с начислением суточных.

Для однодневной деловой поездки без пересечения границы РФ суточные не предусмотрены. Для служебной поездки длительностью в один день заграницу предусмотрены суточные в пределах 50% от нормы (п. 20 постановления № 749).

Напомним, что размер суточных работодатель может установить любой на свое усмотрение, но если эти суточные превышают норму, то с них придется уплатить НДФЛ.

В остальном требования по составу документов идентичны командировке нормальной продолжительности.

Если командировка на своей машине, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Для командировки 2021 года новые правила учета подразумевают возможность подтвердить поездку без проездных документов служебной запиской с приложенными чеками на бензин, например.

Если нет и чеков на бензин, то для определения сроков командировки опираются на документы о проживании или только на информацию, полученную из служебной записки сотрудника.

В этом случае сроки не могут выходить за пределы первоначально указанным в распоряжении руководителя.

Если командировка на служебном автомобиле, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Если поездка осуществляется на служебном автомобиле, то ситуация проще, чем с личным транспортом. На служебный автомобиль в обязательном порядке оформляется путевой лист, который содержит даты начала и окончания поездки. С 15 декабря в путевых листах стало больше обязательных реквизитов, подробности в статье “Обновите формы путевых листов”.

Порядок оформления командировки в 2021 году

Порядок, предусмотренный при направлении сотрудника в служебную поездку, регулируется уже упомянутом постановлении № 749.

Кроме того, порядок выплаты суточных и иных возмещений расходов, связанных с командировкой, установлен в ст. 168 ТК РФ. Как уже было отмечено выше, организация или предприниматель вправе оформлять командировочное удостоверение, как и прежде до 2015 года.

Бухучет командировочных расходов в 2021 году

Получив подтверждение командировочных расходов в 2021 году, бухгалтер сделает такие проводки:

  • Дт 20, 23, 26, 44 и иные счета учета затрат Кт 71 – отражаются все расходы, включая суточные;
  • Дт 71 Кт 50 – выдан перерасход по авансовому отчету;
  • Дт 50 Кт 71 – возврат подотчетной суммы;
  • Дт 70 Кт 68 – удержан НДФЛ с суточных сверх нормы (удержание будет происходить из ближайшей заработной платы, начисленной этому сотруднику). 

Источник: https://www.26-2.ru/art/351894-oformlenie-komandirovkii

Оформление командировки

Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

Командировки являются важной частью работы.

Причём, помимо самого сотрудника, который должен отправиться в неё, в дело вовлечена также и кадровая служба, на которую ложится большая часть забот по оформлению. Ведь оформить всё нужно правильно, то есть в соответствии с законодательством, что не так-то и просто. Оформление командировки требует немалого количества документов.

Для начала стоит разобрать само понятие. Итак, служебной командировкой называют поездку, выполняемую по распоряжению работодателя с целью выполнить его поручение вдали от места постоянной работы.

Однако оговоримся, что если работник по самой своей деятельности находится в разъездах постоянно, в этом и заключается его работа, то командировками такие поездки не будут. К таким сотрудникам относятся водители, курьеры и представители некоторых других профессий.

Но им всё равно возмещаются расходы на проезд, съём жилья и прочие, которые они несут в связи с тем, что находятся не в месте постоянного жительства. Но оформление будет другим.

Для всех остальных нахождение и работа в другой местности по сравнению с тем офисом, в котором они трудятся, можно считать командировкой. В том числе ею будет, например, поездка из филиала в главный офис компании по рабочим делам.

Кого можно отправить в командировку?

Есть несколько важных ограничений относительно работников, которых разрешается отправлять в командировку. Первое – с направляемым сотрудником должен быть подписан трудовой договор.

В действительности это требование нередко нарушается, и в поездки отправляются граждане, сотрудничающие с компанией без заключения трудового договора, в рамках гражданско-правового, либо же и вовсе сотрудники других компаний, состоящих в дружественных отношениях с организацией-отправителем.

Но тогда командировка сотрудника не будет официально оформляться, то есть специальные  документы не понадобятся. А вопрос компенсации затрат в данном случае нужно будет прорабатывать другими путями.

Есть и другие ограничения. Так, в Трудовом кодексе указывается, что отправлять в командировку запрещается:

  • сотрудников, не достигших совершеннолетнего возраста;
  • работающих по ученическому договору, если командировка не имеет связи с обучением;
  • беременных женщин.

Исключение из данных правил делается для творческих работников – то есть артистов театра и кино, журналистов и так далее, а также спортсменов.

Помимо этого, имеются и такие работники, которые имеют полное право на отказ от командировки без последствий:

  • сотрудницы с детьми до трёхлетнего возраста;
  • родители, в одиночку воспитывающие детей возрастом менее пяти лет;
  • сотрудники с детьми-инвалидами;
  • сотрудники, ухаживающие за членами семьи, нуждающимися в этом по медицинскому заключению.

Документы для оформления командировки

Если сотрудник может отправиться в служебную поездку, а сама она полностью соответствует всем критериям и должна рассматриваться именно как командировка, то нужно будет обеспечить ей оформление, чтобы задокументировать все расходы и обосновать соответствующие выплаты сотруднику.

Детальный порядок оформления обычно устанавливается локальным актом, действующим в компании.

По обновлённому законодательству у работодателя есть право в широких пределах варьировать документы, использующиеся при оформлении командировки, и потому организациями используются разные документы. Всё зависит от того, каков масштаб деятельности компании, её структура и просто традиционно сложившиеся в ней порядки оформления.

Служебное задание

Согласно уже упоминавшимся изменениям в законодательстве, служебная записка на командировку необязательна. Тем не менее многие компании продолжают применять этот документ.

Если такая практика сохранилась, то она должна быть установлена локальным актом, в котором также нужно указать и форму для служебного задания.

Иногда применяется стандартная, то есть форма № Т-10а, в других случаях специальная, разработанная в самой компании.

В первую очередь использование служебного задания уместно в крупных и разветвлённых компаниях, имеющих большое число подразделений для большего упорядочения работы. Тогда служебка на командировку нужна для того, чтобы руководитель подразделения обосновал в ней, для чего она требуется.

Помимо причины, в ней также обычно указывают цель, которая должна быть достигнута, место, в которое отправляется сотрудник, и срок, на который он командируется.

После рассмотрения записки руководитель всей организации решает, необходима ли эта поездка и, если решение положительное, издаёт соответствующий приказ.

Если же организация невелика и не имеет сложной структуры, то служебная записка на командировку не нужна, потому как информация, содержащаяся в ней, имеется и в других документах.

Потому за её счёт можно уменьшить волокиту и сделать процедуру оформления быстрее, в малых компаниях их практически не используют.

Образец служебной записки на командировку прилагается к статье – это унифицированная форма.

Командировочное удостоверение

В командировочные документы входит также удостоверение по форме № Т-10. Раньше его оформление было обязательным для подтверждения времени пребывания, в нём ставились все отметки о прибытии и отбытии.

По новым правилам удостоверение стало необязательным, подтверждать же срок нахождения работника на задании можно при помощи билетов или служебной записки с приложенными к ней документами, если проезд осуществлялся при помощи личного транспорта.

Хотя удостоверения и перестали быть обязательными, их никто не запрещал, а потому они могут продолжать использоваться в некоторых компаниях. Несмотря на то что целью их отмены было упрощение документооборота, нередко оказывается, что использовать удостоверения проще. Потому, обозревая документы для командировки, коротко расскажем и об особенностях удостоверений.

В них должно быть зафиксировано, а также подтверждено подписью и печатью время, когда работник прибыл в пункт назначения, а также время его отбытия. Именно на их основании будут рассчитываться выплаты. Однако отметим, что если день отправления и день прибытия не совпадают, то расчёт ведётся именно со дня отправления (это верно и для возвращения).

Если до пункта отправления нужно ещё добираться, то и это время включается в длительность командировки. Приведём пример: сотрудник должен отправиться на самолёте, вылетающем в 00:20 24 апреля. Однако, добираться до аэропорта ему необходимо минимум в течение часа, поскольку до него 50 километров.

Тогда днём начала поездки будет считаться 23 апреля, и этот день тоже оплачивается.

Срок командировки жёстко не регламентируется, так что её минимальная длительность составляет один рабочий день, а максимальная измеряется месяцами. Также она может продлеваться при необходимости, но жёстко закреплённой процедуры для продления нет.

Приказ руководителя

Отправляется в служебную командировку сотрудник на основании приказа руководителя. Составляться этот приказ должен либо по стандартной форме № Т-9 (прилагается к статье), либо по собственной форме компании.

Рассмотрим содержание приказа. К его обязательным элементам относятся реквизиты компании, ФИО и должность работника, его подразделение, место, срок и цель командировки.

Отдельно нужно рассмотреть основание для составления приказа – стандартная форма подразумевает его обязательное указание. В этом качестве указывается служебное задание, если оно было составлено. В ином случае основанием может послужить другой документ, например, договор с контрагентом, по которому необходим выезд работника к нему.

Если служебная записка о направлении в командировку необязательна, то приказ является основным документом, без которого отправление в командировку невозможно.

Отражение в табеле учета рабочего времени

Отражена должна быть командировка в табеле учета рабочего времени. Она отмечается либо буквой (К), либо в цифровом виде (06). Время не указывается.

Отдельные коды применяются при попадании дней командировки на праздники либо выходные. Если в этот день сотрудник работал, то обозначаться это будет как РВ (работа в выходной), если отдыхал – В.

Для иллюстрации изложенного прилагается образец внесения данных о командировке в табель учета рабочего времени.

Отчетные документы о командировке

Отчёт о выполнении служебного задания теперь необязателен – точно так же, как и сама служебная записка на командировку, в которой это задание формулируется (её образец прилагается). Тем не менее локальными актами в компании может быть предусмотрено составление отчёта, а также не стоит забывать и о таком документе, как авансовый отчет по командировке. Для чего требуются отчёты?

  • Работник отмечает факт выполнения служебного задания.
  • Представляет результаты работы, если было дано соответствующее поручение.
  • При неисполнении обязанностей в командировке сотрудник по итогам отчёта может быть привлечён к ответственности.

Авансовый отчет по командировке – на расходы, которые будут понесены в ходе командировки, работник заранее получает аванс. Затем, после окончания поездки и прибытия обратно, он должен будет отчитаться о понесённых тратах.

Образец отчёта вы также можете найти в приложениях к статье. Отметим, что если потраченная сумма превысит аванс, то необходимо компенсировать дополнительные расходы при их признании целесообразными.

И наоборот, если потрачено в итоге меньше, чем было выдано, то разницу нужно будет вернуть предприятию.

К авансовому отчёту обычно прилагаются документы, подтверждающие расходы. Их перечень устанавливается нормативными актами, действующими в компании. Подаётся отчёт в течение трёх суток после прибытия.

Ещё один важный документ – журнал учёта командированных сотрудников. В отличие от многих других рассмотренных выше документов, эти журналы (их два – отдельный для сотрудников, что были отправлены предприятием, и для прибывших на него, соответственно, журнал выбытия и журнал прибытия) всё ещё требуются законодательством, а потому нельзя пренебрегать их ведением.

Образцы документов

Форма командировочного удостоверения T-10 Форма приказа о направлении в командировку T-9 Форма служебного задания для направления в командировку Авансовый отчет АО Командировка в табеле учёта

Источник: http://ZnatokTruda.ru/komandirovka/kak-oformit/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.