+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Служебные командировки. Порядок оформления командировочных расходов

Содержание

Оформление длительных командировок

Служебные командировки. Порядок оформления командировочных расходов

Увольнение родителя ребенка-инвалида: есть особенности В случае, когда в организации планируется сокращение штата и среди прочих под это сокращение попал работник, являющийся родителем ребенка-инвалида, возможно дату его увольнения придется перенести или вообще сохранить за ним рабочее место. < … Старые «прибыльные» ошибки иногда можно исправить в текущем периоде Если организация обнаружила, что в одном из предыдущих отчетных (налоговых) периодов при исчислении налога на прибыль была допущена ошибка, исправить ее текущим периодом можно, только если соблюдены два условия. < … Сдача СЗВ-М на директора-учредителя: ПФР определился Пенсионный фонд наконец-то поставил точку в спорах о необходимости представлять форму СЗВ-М в отношении руководителя-единственного учредителя. Так вот, на таких лиц нужно сдавать и СЗВ-М, и СЗВ-СТАЖ! < …

  • a. Бронирование VIP-номера в гостинице;
  • b. Проезд в вагонах повышенной комфортности с платным обслуживанием;
  • c. К командировочным расходам работодатель вправе отнести любые расходы.

4.

Важно Допустимо ли привлечение командированного к сверхурочной работе:

  • a. Да, допустимо, даже без его согласия;
  • b. Да, допустимо, но лишь с его согласия при должном документальном оформлении.
  • c. Нет, недопустимо.

5. Как оформить направление в командировку в нерабочие праздничные дни:

Как любую работу в нерабочий день – с согласия сотрудника и профсоюза издать соответствующий приказ, зафиксировать это в табеле учета рабочего времени и дополнительно оплатить нерабочие дни, в которые сотрудник работал;

  • b.
  • Оплата поездки государственного служащего также имеет свои особенности: как и в общих случаях, ему компенсируются соответствующие расходы, но их предельные размеры устанавливаются законом и зависят от ранга.

    Скачать таблицу Так, госслужащему, находящемуся в ранге руководителя, расходы на проезд к месту командирования компенсируются в размере, соответствующем авиабилету первого класса, железнодорожному билету категории «СВ», «С» или бизнес-класса, а работнику, замещающему младшую должность гражданской службы, — по тарифу экономкласса при авиаперелете или в размере стоимости проезда в купейном вагоне («К») при пользовании железнодорожным транспортом. Если расходы государственного служащего превысили установленную законом норму, сумма сверх нормы компенсируется за счет средств, предусмотренных в федеральном бюджете на содержание государственного органа, в котором служит командированный.

    Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

    • кассовые и товарные чеки и т. д.

    Важно: во избежание возможных ошибок в процессе оформления рабочих поездок и компенсации расходов, с ними связанных, рекомендуется закрепить соответствующий порядок отдельным локальным актом (ст. 8 ТК РФ).

    Образец данного Положения может выглядеть следующим образом: Образец положения о командировках Скачать образец Положения Порядок возмещения командировочных расходов следует прописать в коллективном договоре или локальном нормативном акте, при этом работодатель вправе предусмотреть компенсацию любых видов расходов, например: Скачать таблицу Чтобы в дальнейшем не возникло проблем с обоснованием отдельных видов расходов в целях налогообложения прибыли, не рекомендуется закреплять локальными нормами расходы на обслуживание в ресторанах и барах, пользование спортзалом или бассейном, услуги VIP-залов для приема делегаций и т. д.

    Оформляем командировку

    Как оформить командировку сотруднику в 2017 году в соответствии с новыми правилами? Общий порядок В соответствии с Российским законодательством, в 2017 году в список обязательных для командировки документов входят:

    • приказ с указанием места и цели поездки, с которым сотрудник должен ознакомиться и дать письменное согласие либо отказ;
    • путевой лист, в случае использования в поездке автомобиля (личного или служебного);
    • служебная записка в случае использования в поездке автомобиля;
    • авансовый отчет, подтверждающий командировочные расходы.

    Какие нужны перед поездкой и в процессе? Перед поездкой необходимо оформить приказ о направлении сотрудника в командировку, который составляется на основании утвержденного руководителем графика командировочных поездок.

    Пример цели командировок для правильного оформления

    С 2015 года требования законодательства к документальному оформлению служебных командировок несколько смягчились: заполнять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении стало не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.

    2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Однако в остальном придется соблюдать установленные нормы. Как оформить командировки сотрудников с учетом указанных изменений, — читайте в статье.

    Что признается служебной командировкой Согласно ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

    Место постоянной работы сотрудника определяется трудовым договором с ним, и не всегда оно совпадает с местом расположения самой организации.

    Служебные командировки. порядок оформления командировочных расходов

    С внесением изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства РФ от 29.12.

    2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации») с 2015 года процедура документального оформления служебных командировок в большей степени регламентируется самим работодателем.

    Указанные изменения заметно упростили оформление командировок, но, вместе с тем, поставили работодателя перед непростым выбором: какие документы действительно необходимы при оформлении командировок, а без каких вполне можно обойтись? С ответом на этот вопрос Вы, наверняка, уже определились, прочитав статью. А в следующей статье рассмотрим, какие выплаты положены командированному сотруднику и какие расходы можно отнести к «командировочным».

    Особенности оформления краткосрочных командировок

    Внимание Особенности документального сопровождения местных командировок В соответствии с Российским законодательством, командировка в 2017 году считается действительной при оформлении:

    • приказа;
    • авансового отчета;
    • служебной записки и маршрутного листа при использовании в поездке автомобиля.

    Есть ли особенности для работников индивидуального предпринимателя? Нормативно-правовые акты о правилах оформления командировочной поездки, утвержденные Российским законодательством, являются обязательными как для государственных учреждений, так и для частных организаций. Итак, согласно обновленным стандартам, для документирования рабочей поездки следует оформить три обязательных документа – приказ, авансовый отчет и служебную записку (при необходимости). Однако старая система отчетности не отменялась и при желании работодателя может использоваться в организации.

    Оформление командировки в 2017 году: документы

    Что касается подтверждения срока отсутствия на рабочем месте, то с этой целью используются проездные билеты к месту выполнения задания и обратно.

    Важно: если сотрудник отправляется в поездку на личном автомобиле, указать срок можно в служебной записке, к которой прикрепляются подтверждающие документы (например, чеки или квитанции, по которым можно отследить маршрут и даты отъезда и прибытия).

    Узнайте, как происходит оформление командировок с 2015 года Как отчитаться о проделанной работе? Если раньше подробные сведения о задаче, поставленной перед командированным, и полученных результатах можно было почерпнуть из соответствующего задания и отчета, то теперь работодатель вправе самостоятельно решать, в какой форме получать информацию о проделанной работе.

    Оформление длительной командировки

    Отчетные бумаги, составляемые после возвращения Авансовый отчет По прибытии из командировки сотрудник обязан отчитаться о потраченных средствах. Для этого необходимо заполнить авансовый отчет, приложить к нему чеки, квитанции на оплату жилья, проезда, питания и других необходимых расходов. В авансовом отчете следует указать:

    • размер выданного аванса;
    • номер документа;
    • дату выдачи аванса;
    • кому выданы денежные средства – ФИО, должность;
    • размер потраченных средств;
    • остаток денежных средств (при наличии);
    • список документов, подтверждающих расходы.

    Учет работников Информация о прибывших из служебной поездки работниках заносится в журнал учета, если в нормативных актах организации утверждена данная форма документа.

    Для удобства журнал учета прибывших из поездки работников рекомендуется вести.

    Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогичным образом определяется и день приезда работника.

    В зависимости от времени отъезда в командировку решается вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку. Присутствие на работе в день отъезда в командировку и в день прибытия из нее устанавливается соглашением сторон трудового договора или договоренностью с непосредственным руководителем.

    В случаях, когда по распоряжению работодателя или в силу объективных обстоятельств работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха. Аналогично решается вопрос о явке работника в день приезда из командировки.

    • убедившись, что командированный не возражает против сверхурочной работы, издаем соответствующий приказ, с которым знакомим командированного под подпись;
    • обязательно отражаем сверхурочно отработанные часы в табеле учета рабочего времени.

    Составляя письменное уведомление, отразите в документе не только основания для привлечения к сверхурочной работе, но и ее характер, продолжительность и размер компенсации, полагающейся за переработку, например: Образец уведомления о привлечении к сверхурочной работе Скачать образец уведомления о привлечении к сверхурочной работе Продление командировки в связи с болезнью сотрудника Даже крайне важная поздка может внезапно прерваться болезнью командированного, который, выпадая из ранее установленного графика, не успевает справиться со заданием в срок.

    Источник: http://advocatus54.ru/oformlenie-dlitelnyh-komandirovok/

    Командировка

    Служебные командировки. Порядок оформления командировочных расходов

    Независимо от рода и вида занятости служащий может столкнуться с необходимостью междугородних поездок в рамках выполнения своих служебных обязанностей, и для узаконивания такой поездки в обязательном порядке оформляется командировка.

    Даже при необходимости однодневного отсутствия на производстве, не будет лишним оформить документы об отъезде, поскольку это шанс возместить часть убытков, а также возможность получить денежную компенсацию от работодателя, в случаях возникновения несчастных случаев или происшествий.

    Правила

    В целом, возможность направления работников в служебные поездки закрепляется за руководством фирмы на стадии подписания трудового договора, и получение согласия на выезд самого служащего не является обязательным условием. Но есть две категории работников, одной из которых категорически запрещено участвовать в командировках, а для второй предусмотрена необходимость подачи личного согласия на процедуру.

    Категорически запрещено привлекать к командировкам такие категории служащих:

    • находящиеся на больничном;
    • не достигшие совершеннолетия;
    • беременные;
    • которые по совместительству принимают участие в государственных или локальных выборах.

    К работникам, чье согласие на отъезд требуется в обязательном порядке, можно отнести:

    • мамочек, у которых не истек срок отпуска по уходу за ребенком (то есть до достижения малышом возраста трех лет);
    • если родитель-одиночка и ребенку меньше пяти лет;
    • служащие, в семье которых есть инвалиды или другие лица ( в силу болезни), требующие родительского внимания;
    • опекуны и попечители чад, которые не достигли совершеннолетия.

    Фиксация

    В 2015 году в кадровые инструкции, касающиеся правил оформления командировок, были внесены существенные изменения, которые значительно упростили процедуру, как оформить командировку.

    В частности, ныне для того, чтобы служащий имел все основания для отъезда, достаточно выдачи одного приказа от руководства, в котором указываются данные работника, причина отъезда, а также ориентировочный день выезда.

    Как правило, длительность командировки не фиксируется.

    Приказ может быть выполнен в свободной форме. Но с личной подписью руководства. Также достаточно одного экземпляра распоряжения, но работник должен оставить на нем свою подпись как подтверждение ознакомления и согласия с текстом. Данный приказ является единственным законным основанием для временного отсутствия служащего на рабочем месте.

    Также значительно упростилась процедура отчетности служащего. Для того чтобы подтвердить сроки пребывания в командировке, нет необходимости оформлять талончики убытия. Теперь достаточно предоставить проездные билеты в обе стороны.

    Важно! Если работник предпочитает отправляться в дорогу на личном транспорте, то есть без возможности получения подтверждающих бумаг, то и в этом случае можно с легкостью подтвердить дни пребывания  в отъезде. Нужно собрать и предоставить чеки и квитанции об оплате услуг, которые осуществлялись по дороге в обе стороны с отображением данных о населенном пункте.

    Отчетности

    Не может и не радовать тот факт, что в силу новых изменений, служащие более не обременены необходимостью подачи письменных обширных отчетов о выполненном труде. Каждый работодатель может самостоятельно запрашивать отображение результатов в приемлемом виде. Это может быть даже устный рапорт. Но, что касается финансовой стороны вопроса, то здесь, увы, одними словами не справиться.

    Выдача руководством приказа является основанием для предварительной выдачи малой суммы служащему на командировочные затраты, поэтому распоряжение руководства передается в бухгалтерию, работники которой выдают сумму аванса. По возвращению из поездки предстоит письменно и подробно отчитаться обо всех затратах. И алгоритм, как правильно заполнить авансовый отчет по командировке, включает такие правила:

    • письменное и детальное отображение всех затрат;
    • подкрепление своих слов чеками, квитанциями, официальными выписками;
    • все затраты должны быть выполнены исключительно в период времени, который отводился для командировки.

    Если затраты превысили размер аванса, то бухгалтер готовит документы, на основании которых происходит компенсация служащему личных затраченных средств. При этом, деньги должны поступить на личный счет работника вместе с последующей заработной платой.

    Компенсация

    Законодатель не ограничивает перечень затрат, которые подлежат обязательному возмещению, но фиксирует, что оплатить должны все финансовые потери, направленные на выполнение в командировке служебных обязанностей.

    В частности, к таким затратам можно отнести:

    • проезд;
    • проживание;
    • суточное пособие;
    • питание;
    • оплата дополнительных услуг или товаров, список которых в обязательном порядке должен был быть оговорен с руководством предприятия.

    Что интересно, то данные виды денежной компенсации служащему не подлежат налогообложению. Только, если был превышен лимит допустимых затрат, то будет отнят налог.

    Максимальная сумма суточных затрат внутригосударственных поездок составляет 700 рублей, а необходимость пребывания за границей оценивается в 2,5 тысячи рублей (но при поездках за пределы РФ, аванс выдается служащему в иностранной валюте по курсу Сбербанка России).

    Особенности

    Есть несколько нюансов, с которыми может столкнуться гражданин, находящийся в командировке от основного места работы. Прежде всего, это касается распорядка дня, а также чрезмерной занятости.

    Согласно действующему законодательству, все сверхурочные часы работы должны быть компенсированы или же денежным вознаграждением, или же дополнительными отгулами. И командировка не является исключением.

    Поэтому после возвращения к труду на предприятия, подавая документы для командировки и ее компенсации, необходимо дополнительно присоединить свой письменный отчет, в котором будут указаны все факты чрезмерной работы (длительность, вид занятости, выполняемый труд). Не лишним будет добавить доказательства.

    От болезни никто не застрахован, поэтому случаются обстоятельства, в силу которых приходится продлевать длительность отъезда.

    Но это необязательная мера, работодатель может самостоятельно прекратить командировку, направить другого сотрудника или отложить выполнение задачи до выздоровления уже поехавшего лица.

    И, дабы не тянуть время до последнего момента, нужно, как можно раньше, сообщить на работу о возникшем заболевании.

    Алгоритм действий администрации фирмы при болезни откомандированного сотрудника включает следующие действия:

    • уточнение заболевания и ориентировочных сроков лечения, по истечении которых работник сможет приступить к выполнению поставленных задач;
    • выдача соответствующего приказа о временном приостановлении командировки, а затем о ее возобновлении;
    • отображение в табеле учета рабочих дней периода нетрудоспособности, а также суток, проведенных в отъезде;
    • сбор всех отчетов, в том числе и листа нетрудоспособности;
    • расчет суточных в командировке, сопутствующих затрат, а также оплата больничного листа.

    Необходимость отправить сотрудника в отъезд может возникнуть в любой момент производственной деятельности, в том числе, и в выходной день или в дни государственных праздников.

    В таком случае, привлечение служащего к труду может происходить в общем порядке.

    То есть, необходимо получить письменное согласие на поездку самого работника, который не обязан соглашаться на использование личного, законного выходного на дорогу по служебным делам.

    Также в особом порядке происходит и компенсация всех финансовых затрат, связанных с поездкой, поэтому работник может рассчитывать на увеличенные выплаты заработной платы и командировочных.

    Источник: https://KadrovyhDel.ru/komandirovka/

    Оформление командировки в 2019 году: пошаговая инструкция, заполнить документы онлайн

    Служебные командировки. Порядок оформления командировочных расходов

    Мы разработали пошаговую инструкцию для оформления командировки в 2019 году. В статье есть образцы и бланки всех документов для отправки работника в командировку.

    С 1 января перечень документов для документов командировки изменился. Полный список смотрите в статье журнала “Упрощенка”.

    Документы на командировку

    Нужны ли командировочные удостоверения в 2019 году

    Командировочное удостоверение в 2019 году не действуют, на самом деле отмена произошла еще в 2015 году, когда постановлением Правительства РФ № 1595 внесли изменения в п. 7 постановления Правительства РФ от 13.10.

    2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», заменив требование об оформлении командировочного удостоверения условием о том, что фактический срок пребывания в командировке определяется на основании проездных документов.

    Этим же постановлением полностью исключили и п. 6, тем самым сняв обязательство работодателя оформлять служебное задание для описания цели командирования сотрудника.

    Вместе с тем, право выписывать командировочные листы никто не отнимал. Если работодатель решает именно таким документом подкреплять факт служебной поездки сотрудника, то бланк организация или предприниматель может разработать самостоятельно, а может взять за основу прежнюю форму Т-10.

    Какие правила оформления командировок в 2019 году для внутренних и зарубежных поездок в части суточных

    Суточные могут быть установлены любые, в т. ч. внутренним нормативным актам можно предусмотреть разный размер суточных для разных должностей, а также для разных мест командирования.

    Но при этом согласно норм ст. 217 НК РФ есть максимальный размер суточных, с которых не начисляется налог с доходов. Эти величины составляют 700 руб. для служебных поездок по России и 2 500 руб. для зарубежных командировок. Как начислить взносы со сверхлимитных суточных, информация в статье “Стало ясно, в какой момент начислять взносы с суточных”.

    Командировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем

    Вести документы для командировки бесплатно онлайн вы можете в нашей программе Упрощенка 24/7. Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет и  готовит первичные документы и отчетность в один клик. Возьмите доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

    Перейти в программу

    О том, как отправить сотрудника в командировку в 2019 году по России, расскажет небольшая шпаргалка в таблице:

    Основание для отправки в командировкуПисьменное распоряжение руководителя
    Дата начала командировкиДата отъезда, подтверждаемая проездными документами или служебной запиской.
    Дата окончания командировкиДата приезда, подтверждаемая служебной запиской или проездными документами.
    Размер суточных700 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)
    Основание для начисления командировочных расходовАвансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка

    Загранкомандировки в 2019 году : оформляем и оплачиваем

    Для загранкомандировки шпаргалка такая:

    Дата начала загранкомандировкиДата штампа о пересечении границы РФ (если командировка в страны, которые по условиям межправительственных отношений такой штамп не ставят, то дата определяется по проездным документам).
    Дата окончания загранкомандировкиДата, предшествующая дате штампа о пересечении границы (или аналогично – дате, определяемой по проездным документам). Суточные за день въезда начисляются по нормам для России.
    Размер суточных2 500 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)
    Основание для начисления командировочных расходовАвансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка (есть две противоположные позиции Минфина и ФНС относительно необходимости перевода проездных документов и документов о проживании  в зарубежных командировках, во избежание споров лучше сделать построчный перевод таких документов).

    Как оформить по шагам

    Шаг 1. Оформите приказ на командировку по организации или ИП. Это может быть приказ по форме № Т- 9а или разработанный компанией самостоятельно. В документе указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки. 

    Шаг 2. Выдайте суточные. 

    Шаг 3. Факт отъезда зафиксируйте в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. Количество отработанных часов указывать не нужно. Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами — К и РВ. 

    Шаг 4. После возвращения работника получите с него авансовый отчет (форма № АО-1). В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели поездки. К документу прилагаются все подверждающие документы (чеки, квитанции с гостиниц и др.).

    Образцы основных документов для оформления командировки

    Отчет по командировке в 2019 году для бухгалтерии должен содержать:

    • авансовый отчет;
    • документы, подтверждающие расходы на проживание;
    • документы, подтверждающие расходы на проезд;
    • иные документы, подтверждающие согласованные расходы (например, билет на выставку, целью которой и являлась командировка и т. п.).

    В связи с отменой командировочных удостоверений для командировок оформляются такие документы:

    1. Письменное распоряжение руководителя. Это может быть приказ по форме Т-9, но может быть и документ в произвольной форме. У нас вы можете скачать бланк приказа как для одного сотрудника, так и для нескольких.

    Бланк приказа о направлении в командировку одного сотрудника

    Бланк приказа о направлении в командировку двух и более сотрудников

    2. В зависимости от установленной на предприятии процедуры может быть оформлено и командировочное удостоверение. У нас вы можете скачать его бланк, а также образец заполнения.

    Бланк командировочного удостоверения

    Образец заполнения командировочного удостоверения

    3. Для подтверждения нахождения в командировке используются проездные документы, документы об оплате проживания или при отсутствии таковых, оформляется служебная записка. У нас на сайте вы можете скачать образец такой служебной записки.

    Образец служебной записки

    4. По завершении командировки составьте авансовый отчет.

    Особенности оформления командировки генерального директора

    Для генерального директора не предусмотрено никаких исключений. Оформление его служебной поездки оформляется по общим правилам. Соответственно и то, как отчитываться за командировку в 2019 году, не зависит от должности командируемого лица.

    Единственная разница – внутренним нормативным актом организация может установить повышенные суточные директору предприятия, но вопрос налогообложения суточных при этом не изменится – вся сумма сверх нормы будет базой для расчета НДФЛ.

    Особенности оформления однодневной командировки

    Документальное оформление командировки в 2019 году, если она имела продолжительность всего один день, имеет одну особенность, связанную с начислением суточных.

    Для однодневной деловой поездки без пересечения границы РФ суточные не предусмотрены. Для служебной поездки длительностью в один день заграницу предусмотрены суточные в пределах 50% от нормы (п. 20 постановления № 749).

    Напомним, что размер суточных работодатель может установить любой на свое усмотрение, но если эти суточные превышают норму, то с них придется уплатить НДФЛ.

    В остальном требования по составу документов идентичны командировке нормальной продолжительности.

    Если командировка на своей машине, то какое подтверждение вместо проездных документов?

    Для командировки 2019 года новые правила учета подразумевают возможность подтвердить поездку без проездных документов служебной запиской с приложенными чеками на бензин, например.

    Если нет и чеков на бензин, то для определения сроков командировки опираются на документы о проживании или только на информацию, полученную из служебной записки сотрудника.

    В этом случае сроки не могут выходить за пределы первоначально указанным в распоряжении руководителя.

    Если командировка на служебном автомобиле, то какое подтверждение вместо проездных документов?

    Если поездка осуществляется на служебном автомобиле, то ситуация проще, чем с личным транспортом. На служебный автомобиль в обязательном порядке оформляется путевой лист, который содержит даты начала и окончания поездки. С 15 декабря в путевых листах стало больше обязательных реквизитов, подробности в статье “Обновите формы путевых листов”.

    Порядок оформления командировки в 2019 году

    Порядок, предусмотренный при направлении сотрудника в служебную поездку, регулируется уже упомянутом постановлении № 749.

    Кроме того, порядок выплаты суточных и иных возмещений расходов, связанных с командировкой, установлен в ст. 168 ТК РФ. Как уже было отмечено выше, организация или предприниматель вправе оформлять командировочное удостоверение, как и прежде до 2015 года.

    Бухучет командировочных расходов в 2019 году

    Получив подтверждение командировочных расходов в 2019 году, бухгалтер сделает такие проводки:

    • Дт 20, 23, 26, 44 и иные счета учета затрат Кт 71 – отражаются все расходы, включая суточные;
    • Дт 71 Кт 50 – выдан перерасход по авансовому отчету;
    • Дт 50 Кт 71 – возврат подотчетной суммы;
    • Дт 70 Кт 68 – удержан НДФЛ с суточных сверх нормы (удержание будет происходить из ближайшей заработной платы, начисленной этому сотруднику). 

    Источник: https://www.26-2.ru/art/351894-oformlenie-komandirovkii

    Положение о служебных командировках – образец 2018

    Служебные командировки. Порядок оформления командировочных расходов

    Положение о командировках — важный документ для работодателей, работники которых выезжают в командировки. Правила, которыми следует руководствоваться при оформлении и учете служебных поездок, подвержены изменениям. Отсюда вытекает необходимость включения актуальных положений в документ, регулирующий вопросы, связанные с командировками.

    Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки

    Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется

    Важное условие положения — закрепление права работника на отказ от командировки

    Описание в положении процесса направления в командировку

    Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2018

    Где скачать образец служебной записки по командировке в 2018 году

    Перечисляем в положении документы, подтверждающие расходы

    Положение о командировках про оплату суточных

    Особенности заграничных служебных поездок в положении о командировках

    Итоги

    Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки

    Положение о командировках относится к внутренним локальным актам работодателя, применяемым наряду с иными аналогичными документами (положением об оплате труда, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о премировании, об индексации заработной платы и др.).

    С внутрифирменными локальными актами ознакомьтесь на нашем сайте:

    Законодательно форма данного документа не утверждена и его содержание не регламентировано. Каждый работодатель оформляет такое положение с учетом своих «командировочных» тонкостей и особенностей.

    Положение о командировках призвано установить и закрепить множество различных факторов: виды командировок (по России или за ее пределы), характер и величину возмещаемых командировочных расходов (только на проезд и проживание или иной перечень), используемый для поездок транспорт и другие особенности.

    Разработка такого внутреннего документа в целях налогового учета позволяет безбоязненно признавать разнообразные расходы в качестве командировочных и обосновывать их величину в расходах при расчете налога на прибыль или УСН-налога.

    Необходимости в составлении положения о командировках нет в том случае, если работодатель не направляет своих сотрудников в служебные поездки и не планирует это делать.

    Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется

    Положение о служебных командировках образца 2018 года в основе своей исходит из привычного всем определения и основных условий признания поездки работника служебной командировкой.

    ВАЖНО! Исходя из определения, данного в ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой считается поездка сотрудника для выполнения служебного поручения вне своего рабочего места на установленный работодателем срок.

    Поскольку выезд человека из места его постоянной дислокации сопряжен с дополнительными расходами (на проезд, проживание и др.

    ), требующими особого документального оформления и обоснования, а признание командировочных затрат при расчете налоговой базы по прибыли или УСН зависит от множества факторов (служебной направленности, длительности поездки и т. д.), важность положения о командировках трудно переоценить.

    Этим документом обосновываются размеры разнообразных расходов, связанных с поездкой (от суточных до аэродромных сборов и оплаты багажа), а также описывается порядок действий командированных сотрудников (схема получения денежных средств для поездки, состав обязательных документов, режим работы на выезде и др.).

    Использовать это положение можно не во всех случаях. Таким документом не регламентируются действия сотрудников фирмы, если их работа носит разъездной характер, а также при поездках сотрудников в их личных целях.

    Особое значение при применении положения о командировках имеет правильная классификация поездки. Признать отъезд командировкой и законно использовать положение можно в следующих случаях:

    • поездка выполняется в служебных целях и по решению руководства;
    • сотрудник работает определенный срок в отдалении от населенного пункта, в котором располагается его основное рабочее место;
    • с командировочным работником заключен трудовой договор или договор ГПХ.

    Можно ли учесть в расходах в целях налога на прибыль командировочные сотруднику, с которым заключен договор ГПХ, узнайте здесь.

    Важное условие положения — закрепление права работника на отказ от командировки

    В положении о командировках не лишним будет перечислить все случаи, когда работник имеет право отказаться от командировки, и ситуации, когда запрет на отправку работника в служебную поездку налагается законом. Это позволит сотрудникам отстаивать свои законные права и исключит трудовые конфликты.

    Так, ТК РФ запрещает направлять в служебные поездки беременных сотрудниц (ст. 259), работников в период действия ученического договора, если командировки не связаны с ученичеством (абз. 3 ст. 203), а также несовершеннолетних работников фирмы (ст.

    268). В отношении последней категории работающих указанной статьей ТК РФ предусмотрены нюансы: не запрещены командировки несовершеннолетних творческих работников согласно перечню, утверждаемому Правительством РФ (постановление от 28.04.2007 № 252).

    Другой группе работников позволено выразить отказ или согласиться поехать в служебную поездку. Свою волю в данном случае они могут выразить в письменной форме. Среди таких сотрудников (ст. 259 ТК РФ):

    • женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;
    • матери и отцы, единолично воспитывающие детей в возрасте до 5 лет;
    • работники с детьми-инвалидами;
    • сотрудники, ухаживающие за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).

    Такой же выбор предоставлен опекунам и попечителям несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).

    Для работников, не попавших в вышеперечисленные категории, отказ ехать в командировку означает высокую вероятность получить дисциплинарное наказание.

    ВАЖНО! В соответствии со ст. 192 ТК РФ работник совершит дисциплинарный поступок, если не исполнит или плохо выполнит свои трудовые обязанности.

    Таким образом, отказ работника от командировки расценивается как нарушение трудовой дисциплины, влекущее дисциплинарную ответственность вплоть до увольнения (ст. 192, 193 ТК РФ). Уйти от этой ответственности поможет оговорка в трудовом договоре о том, что данный работник не может быть направлен в командировку.

    Подробнее о дисциплинарных проступках и их последствиях читайте в материале «Дисциплинарный проступок по ТК РФ – понятие и признаки».

    Описание в положении процесса направления в командировку

    Положение о служебных командировках 2018 года базируется на актуальной редакции положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

    Согласно этому документу факт направления в командировку определяется оформлением приказа работодателя. Основанием для издания приказа чаще всего выступает служебная записка руководителя подразделения. Образец служебной записки о командировке может выглядеть следующим образом:

    Скачать обновленный вариант служебной записки

    В случае применения служебной записки о направлении сотрудника в командировку порядок ее создания и движения также должен быть отражен в положении о командировках.

    Правила оформления служебной записки на командировку образца 2018 года ничем не регламентируются. Обязательным для нее является наличие резолюции работодателя.

    О том, как оформить основной документ для отправки работника в командировку, читайте в статье «Унифицированная форма № Т-9 – приказ на командировку».

    Обязательность оформления командировочного удостоверения с 2015 года отменена.

    Однако наличие этого документа в определенной степени дисциплинирует командированного сотрудника, а при отсутствии документов на проезд позволяет подтвердить даты пребывания в командировке.

    По этой причине большинство работодателей не отказались от применения командировочного удостоверения и оставили его в числе обязательных внутренних документов.

    О том, как он оформляется, читайте в материале «Унифицированная форма № Т-10 – бланк и образец».

    Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2018

    С 2015 года перестал применяться еще 1 документ — отчет о командировке. Хотя это не означает, что сотруднику, вернувшемуся из служебной поездки, не придется отчитываться за проделанную в командировке работу. Документ по окончании служебной поездки оформить все равно придется, только по иной форме и под другим названием.

    ВАЖНО! В соответствии с п. 7 положения № 749 подтверждением срока пребывания в командировке и иных нюансов командировки может являться оформленная сотрудником служебная записка о командировке. Образец-2018 для нее нормативно не установлен, и работодатель может разработать его самостоятельно.

    При этом он вправе либо предусмотреть для всех без исключения командированных сотрудников обязанность по составлению такой служебной записки, либо отразить в положении о командировках отдельные случаи ее оформления (к примеру, командировка на личном транспорте или отсутствие проездных и иных подтверждающих срок командировки документов).

    Помимо служебной записки вернувшемуся из поездки сотруднику придется оформить обязательный для всех документ — авансовый отчет. Фирма может разработать собственную форму такого отчета или использовать унифицированную форму АО-1.

    Правила заполнения формы АО-1 см. здесь.

    На оформление авансового отчета и окончательный расчет по выданному авансом командировочному платежу дается 3 рабочих дня после возвращения из служебной поездки (п. 26 положения № 749). К отчету прилагаются документы, подтверждающие все расходы, произведенные в поездке (на проживание, проезд и иные командировочные расходы).

    Где скачать образец служебной записки по командировке в 2018 году

    Как отмечалось выше, в некоторых случаях подтверждением срока пребывания в командировке является служебная записка, составленная работником.

    Образец служебной записки по командировке в 2018 году можно скачать здесь:

    Скачать образец служебной записки, подтверждающий срок командировки

    Обратите внимание, что даже служебной запиской в некоторых случаях (при отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования) подтвердить срок командировки невозможно (абз. 3 п. 7 постановления № 749).

    Дополнительно нужно проставить на служебной записке или ином документе подтверждение принимающей стороны о фактическом сроке пребывания работника в командировке. В связи с этим приобретает значимость оформление командировочного удостоверения и в положении о командировках оформление такого документа все же целесообразно предусмотреть.

    Перечисляем в положении документы, подтверждающие расходы

    Транспортные расходы

    Проезд сотрудника по территории нашей страны или за ее пределы, связанный с выполнением служебных поручений, всегда сопряжен с дополнительными расходами.

    Если планируется командировка по России, первоначальными затратами работодателя при отправке сотрудника в командировку будут расходы на проезд к месту назначения (при загранкомандировках расходы начинаются с оформления виз, загранпаспортов и т. д. — об этом поговорим отдельно).

    Современные способы перемещения в пространстве достаточно разнообразны: поездами, самолетами, автобусами, такси. Кроме того, в качестве командировочного транспорта может выступать личный автомобиль сотрудника или арендованное ТС.

    С привычными всем проездными документами все предельно просто: их оригиналы прикладываются к авансовому отчету, а стоимость проезда без труда включается в налоговые расходы. Однако современные реалии вносят корректировки и в этот всем понятный и привычный порядок учета транспортных командировочных расходов.

    Стремительное внедрение в нашу жизнь электронных документов порождает разногласия между налогоплательщиками и налоговыми контролерами относительно признания на их основе расходов на перемещение сотрудников в служебных поездках.

    Источник: https://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/polozhenie_o_sluzhebnyh_komandirovkah_-_obrazec/

    Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

    Служебные командировки. Порядок оформления командировочных расходов

    1. Какие поездки сотрудников признаются служебными командировками

    2. Что изменилось в порядке оформления служебных командировок в 2015 году.

    3. Какими документами оформляется служебная командировка.

    Несмотря на огромное количество средств дистанционного общения, без личного присутствия при решении рабочих вопросов иногда просто не обойтись.

    Поэтому служебные командировки сотрудников практикуются не только в крупных организациях, имеющих филиалы и обособленные подразделения, но и в сравнительно небольших компаниях. При этом, независимо от масштабов организации-работодателя, направление сотрудников в командировки должно быть оформлено по всем правилам.

    С 2015 года требования законодательства к документальному оформлению служебных командировок несколько смягчились: заполнять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении стало не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.

    2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Однако в остальном придется соблюдать установленные нормы. Как оформить командировки сотрудников с учетом указанных изменений, — читайте в статье.

    Что признается служебной командировкой

    Согласно ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

    Место постоянной работы сотрудника определяется трудовым договором с ним, и не всегда оно совпадает с местом расположения самой организации.

    Поэтому к командировкам относятся, в том числе, следующие служебные поездки работников:

    • поездка в обособленное подразделение (представительство, филиал) командирующей организации, которое находится вне места постоянной работы сотрудника;
    • поездка из обособленного подразделения, в котором работает сотрудник, в головную организацию;
    • поездки дистанционных работников и надомников в головную организацию.

    Как следует из самого определения, в служебные командировки могут направляться только сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры.

    Например, поездка, в которую направляется исполнитель по гражданско-правовому договору, не является служебной командировкой.

    Также командировками не признаются служебные поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, или работа которых осуществляется в пути (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

    ! Обратите внимание: При направлении сотрудника в служебную командировку необходимо учитывать ограничения, установленные Трудовым кодексом:

    • Нельзя направлять в командировки работников, даже при наличии их согласия, относящихся к следующим категориям (ст. 259, 268 ТК РФ):
      • беременные женщины;
      • работники в возрасте до 18 лет.
    • Можно направлять в командировки только с письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний работников из следующих категорий (ст. 259, 264 ТК РФ):
      • женщины, имеющие детей до трех лет;
      • работники, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
      • работники, имеющие детей-инвалидов;
      • работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

    Если указанные работники откажутся от командировки, работодатель не вправе командировать их в принудительном порядке. В противном случае работодателя ждет административная ответственность по ч. 1 ст. 5.

    27 КоАП РФ за непредоставление гарантий, предусмотренных трудовым законодательством. Для юридических лиц наказание довольно существенное – штраф от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.

    Поэтому выгоднее знать нормы трудового права и не нарушать их.

    Документальное оформление служебной командировки

    Итак, если поездка сотрудника соответствует рассмотренным критериям служебной командировки, ее необходимо оформить надлежащим образом, чтобы выплаты сотруднику и расходы, связанные с такой поездкой, были обоснованы.

    Порядок документального оформления служебных командировок, как правило, устанавливается в соответствующем локальном акте, например, в Положении о служебных командировках.

    Работодатель вправе самостоятельно определять количество и формы необходимых документов в зависимости от масштабов деятельности, организационной структуры и других факторов. Рассмотрим документы, которые обычно используются при оформлении служебных командировок.

    1. Служебное задание

    С 8 января 2015 года составлять служебное задание для направления работника в служебную командировку и отчет о его выполнении не обязательно (пп. б п. 2 Изменений, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).

    Однако если работодатель все-таки решил продолжать использование данного документа, это необходимо прописать в локальном акте, где также устанавливается форма служебного задания: унифицированная (№ Т-10а) или самостоятельно разработанная.

    Использовать служебное задание для направления в командировку может быть удобно в организациях с большим количеством структурных подразделений и разветвленной иерархией.

    Руководитель структурного подразделения составляет служебное задание для направления в командировку подчиненного ему сотрудника, в котором обосновывается необходимость командировки: основание, цель, место назначения, срок.

    Затем на основании этого документа руководитель организации принимает окончательное решение и издает приказ о направлении в командировку.

    Очевидно, что небольшим организациям намного удобнее обходится без оформления служебного задания, поскольку вся информация, содержащаяся в нем, присутствует также и в других документах (например, в приказе о направлении работника в командировку), а сокращение «бумажной работы» позволит ускорить процедуру оформления служебных командировок.

    Скачать

    Источник: http://buh-aktiv.ru/sluzhebnye-komandirovki-sotrudnikov-oformlyaem-pravilno/

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.