+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Сколько денег экономит компания, если знает, чем заняты сотрудники

Содержание

Как посчитать эффективность внедрения интранета

Сколько денег экономит компания, если знает, чем заняты сотрудники

Какую экономическую выгоду может принести компании интранет? Какие формулы использовать для расчета? Сколько можно сэкономить на юзабилити корпоративного портала?

Статья будет полезна тем, кто хочет знать сколько денег экономит интранет в компании, кому нужны цифры, чтобы убедить топ-менеджеров в инвестиции в корпоративный портал.

Время чтения: 10-12 минут.

О пользе интранета уже сказано много. Это ассистент сотрудника в ежедневной работе: он помогает найти нужный документ, узнать остаток отпуска, заказать справку в посольство, работать в команде с коллегами со всей страны. В корпоративной терминологии это называется управленческие выгоды. Подробно я об этом говорила в статье «Зачем нужен интранет».

Когда нужно обосновать вложение денег в интранет топ-менеджменту, рассчитать срок окупаемости корпоративного портала, оценить возврат инвестиций, то управленческие выгоды работают плохо. Нужна оценка в деньгах.

Как посчитать финансовую экономию при внедрении или реновации интранета?

Аналитики Гугл, Гартнер, Маккинзи в своих исследованиях* сходятся во мнении, что поиск информации отнимает около 100 минут в день, в неделю — это 9 часов.

Что это значит? Это эквивалентно времени перелета из Москвы в Нью-Йорк. Для компании — это означает, что сотрудники работают 4 дня в неделю, а компания платит за 5.

Время, которое сотрудник тратит на поиск информации в компании


Если время поиска сократится хотя бы на 5% в день для каждого сотрудника, можно уже говорить о существенных выгодах для компании.

Рассмотрим компанию ПАО «Супер банк», у которой офисы по всей России: от Калининграда до Владивостока. В ПАО «Супер банк» работает 2000 сотрудников, из которых 400 — в головном офисе, 1600 — в региональных подразделениях.

Средний уровень дохода сотрудника в головном офисе — 100 000 рублей/месяц или 595 рублей/час, в региональных филиалах — 50 000 рублей/месяц или 298 рублей/час. Расходы на внедрение интранета — 3 000 000 рублей. Планируемый срок использования интранета — 3 года.

Размер налога на прибыль — 20%. Cтавка дисконтирования — 25%.

Сэкономим на уменьшении времени поиска информации

Сейчас каждый второй сотрудник в ПАО «Супер банк» тратит 15 минут в день на поиск информации. После внедрения интранета это время должно сократится до 5 минут.

Экономия = (Тдо — Тпосле)*230*0,5*(Nго*Wго + Nрег*Wрег) =
(15-5)/60*230*0,5*(400*595+1600*298) = 13 724 160 рублей

Тдо и Тпосле — время на поиск информации до и после внедрения корпоративного портала Nго и Nрег — количество сотрудников головного офиса и региональных филиалов Wго и Wрег — средний ежемесячный доход сотрудника головного офиса и регионального филиала 230 — количество рабочих дней в году с учетом отпуска 50% — количество сотрудников, которые сталкиваются с проблемой поиска информации

Заметьте, в расчете я использую значения, которые намного меньше заявленных международными аналитиками. Но даже с минимальными значениями сумма экономии внушительна — почти 14 млн рублей.

Сэкономим на поиске ответа на часто задаваемые вопросы

Еще 7-10 лет назад, когда мы не знали ответ на какой-либо вопрос, например, как пройти от Третьяковки до Большой Ордынки, как сварить борщ, где лучше купить кофемашину, к кому обратиться для ремонта ноутбука, мы звонили маме, дожидались встречи с другом, спрашивали прохожего на улице, искали в бумажных справочниках и своих заметках в блокноте.

Что происходит сейчас: в 90% случаем мы достаем из кармана любимый телефон и используем Гугл или Яндекс. Здесь знают ответы практически на все вопросы, а часто задаваемые уж точно.

А в больших компаниях часто это до сих пор выглядит так: сотрудники вынуждены звонить кому-нибудь, отвлекать рядом сидящих коллег, обращаться к руководителю для получения ответа даже на самый простой вопрос, например, как оформить отпуск или командировку? И частота возникновения подобных вопросов высока.

Посмотрим на эту проблему с точки зрения затрат компании: 

• Ищущий сотрудник тратит время на поиск хранителя информации
• Ищущий сотрудник получает ответ. 

Здесь компания теряет двойное время — ищущего сотрудника и знающего ответ хранителя информации.

И это не учитывая некоторое время на сопровождающую в коммуникациях болтовню: как дела? как отпуск? как твой проект?

Расчет здесь складывается из двойных затрат времени.

Экономия = (Тдо*2 — Тпосле)*F*12*0,5*(Nго*Wго + Nрег*Wрег) =
(6-0,5)/60*4*0,5*12*(400*595+1600*298) = 1 572 560 рублей

Тдо и Тпосле — время на поиск информации до и после внедрения корпоративного портала Nго и Nрег — количество сотрудников головного офиса и региональных филиалов Wго и Wрег — средний ежемесячный доход сотрудника головного офиса и регионального филиала F — количество обращений к сервису часто-задаваемых вопросов сотрудников в месяц 50% — количество сотрудников, которые пользуются сервисом

12 — количество месяцев в году

Сколько можно заработать на автоматизации рутины

Например, автоматизация процесса оформления заявки на пропуск, командировки, согласования документов.

Предположим, что 90% сотрудников сталкивается хотя бы раз в месяц с проблемой оформления и подписания бумажной заявки. Сейчас этот процесс занимает минимум 5 минут, после автоматизации процесса — не более 30 секунд.

Экономия = (Тдо — Тпосле)*12*0,9*(Nго*Wго + Nрег*Wрег) =
(5-0,5)/60*12*0,9*(400*595+1600*298) = 578 988 рублей

Тдо и Тпосле — время на поиск информации до и после внедрения корпоративного портала Nго и Nрег — количество сотрудников головного офиса и региональных филиалов Wго и Wрег — средний ежемесячный доход сотрудника головного офиса и регионального филиала 12 — количество месяцев в году

90% — количество сотрудников, которые сталкиваются с проблемой оформления бумажной заявки

Сэкономить деньги на доступе к личной информации

Это может быть доступ к информации об остатке отпуска, расчетному листку, информации о премировании, истории больничных и командировок. То, чем пользуются почти все и уникально в интранете. То, что достаточно просто отобразить в личном кабинете сотрудника.

Например, 90% сотрудников региональных подразделений раз в месяц обращаются в личный кабинет для просмотра расчета премиальной части зарплаты.

Другой альтернативный способ получения расчета — обратиться напрямую к сотрудникам отдела кадров, владеющим информацией.

При получении расчета региональным сотрудником от отдела кадров компания тратит двойное время: на звонок, общение, поиск информации. При самостоятельном просмотре региональным сотрудником расчета в личном кабинете — не более 30 секунд.

Экономия = (Тдо*2 — Тпосле)*12*0,9* Nрег*Wрег =

(3*2-0,5)/60*12*0,9*1600*298 = 472 032 рублей

Тдо и Тпосле — время на поиск информации до и после внедрения корпоративного портала Nрег — количество сотрудников в региональных филиалах Wрег — средний ежемесячный доход сотрудника регионально филиала 12 — количество месяцев в году 90% — количество сотрудников, которые просматривают расчет премии в личном кабинете

Сэкономить за счет улучшения юзабилити интранета

В проекте по реновации интранета можно посчитать размер экономии за счет повышения юзабилити свойств страниц и сервисов. Так, если для 40% пользователей время работы с 10 страницами сократится хотя бы на 3 секунды, это позволит компании сэкономить почти 600 000 рублей в год.

Экономия = 0,4*N*P*250*(Tдо-Тпосле)*W =

0,4*10*250*0,0008*(1600*298 + 400*595) = 571 840 рублей

Тдо и Тпосле — время на поиск информации до и после внедрения корпоративного портала Wго и Wрег — средний ежемесячный доход сотрудника головного офиса и регионального филиала N — количество пользователей Р — среднее количество просматриваемых пользователем страниц в день

Такой подход к расчету рекомендует международная компания Human Factors International, которая специализируется на создании продуктов, ориентированных на пользователя.

Что сэкономили в итоге

В заключение можно посчитать общую экономию от внедрения интранета и срок окупаемости.

Напомню, что планируемый срок использования интранета — 3 года, налог на прибыль — 20%, ставка дисконтирования — 25%.

Экономия в год = (суммарная экономия — налог на прибыль) = (16 919 580- 16 919 580*20%) = 13 535 664 рублей.

Экономия за три года = (суммарная экономия — налог на прибыль) *3 года = (16 919 580- 16 919 580*20%)*3 = 40 606 992 рублей.

Рентабельность инвестиций (ROI) = экономия за год с вычетом налога на прибыль/сумма инвестиций*100% = 13 535 664/ 3 000 000*100% = 451%.

Срок окупаемости = сумма инвестиций / «чистая прибыль» в месяц = 3 000 000/ 1 127 972 = 2,6 месяца.

Для оценки эффективности инвестиционного проекта также посчитаем чистый дисконтированный доход за три года или NPV (Net present value). Проект эффективен, если NPV>0.

Чистый дисконтированный доход (NPV) = 26 421 615 рублей

Расчет чистого дисконтированного дохода

Как видите, эффект от внедрения интранета можно посчитать, а размеры экономии даже при выбранных минимальных значениях внушительны.

Давайте вместе считать

Давайте доказывать, что интранет — это действительно инструмент, который позволяет экономить деньги компании. Тогда понимание важности хорошего интранета в компании будет больше, а вовлеченность в развитие топ-менеджмента — выше.

В данной статье приведены общие принципы, которые вы можете использовать в качестве подходов для дальнейших расчетов. Все формулы рекомендуется уточнить и доработать в соответствие требованиями финансовых подразделений вашей компании.

Благодарим за помощь в подготовке материала эксперта в области инвестиционных проектов Елену Степанову.

* В статье использованы следующие материалы:

Источник: http://Rivelty.ru/blog/kak-poschitat-effektivnost-vnedreniya-intraneta/

Сколько денег экономит компания, если знает, чем заняты сотрудники

Сколько денег экономит компания, если знает, чем заняты сотрудники

Источник: http://www.klerk.ru/boss/

Каждый месяц ваши сотрудники получают деньги за все рабочие часы. Но сколько времени они посвящают выполнению своих обязанностей в действительности?

Статистика популярности поисковых запросов Яндекса показывает, что во второй половине дня интерес пользователей к работе начинает угасать, а к 17 часам и вовсе пропадает.

На первый план выходят игры и другие развлечения. На практике это означает, что многие сотрудники отвлекаются, и их эффективность снижается.

Это подтверждает и портал Зарплата.ру: более 10% опрошенных респондентов признались, что около двух часов в день занимаются в офисе личными делами. Пока они тратят время впустую, вы теряете прибыль!

Вот простой расчет: если средняя зарплата в компании 40 000 рублей, то часовая ставка получается примерно 230 рублей. На одного человека, который пару рабочих часов посидел в Интернете, расходы будут порядка 10 000 в месяц (четверть зарплаты!) без учета обязательных отчислений в ПФР, ФСС и ФФОМС. А если это крупная компания, где работают сотни человек…

Как вы теряете свои деньги

Чтобы решить вопрос потери прибыли, сначала нужно понять, почему ваш персонал работает неэффективно.

Неправильная организация труда. Типовой рабочий день длится 8 часов. Разумеется, работать столько времени беспрерывно крайне сложно. Чтобы поддерживать качество труда, необходимо регулярно делать небольшие паузы.

Можно выйти на свежий воздух, оторваться от монитора и подвигаться. Особенно это касается офисных сотрудников, большую часть рабочего дня проводящих в сидячем положении.

Казалось бы, работники сами заинтересованы в поддержании своего хорошего самочувствия, но нередко оказывается, что все перерывы они проводят за компьютером или в смартфоне: читают ленту в социальных сетях, смотрят ролики на ,переписываются с друзьями.

В результате накапливается усталость и существенно снижается производительность. Даже самые опытные и талантливые люди при таком режиме работы теряют свою эффективность.

Низкая квалификация и отсутствие опыта работы. Несмотря на отбор кадров, в коллективе могут оказаться недостаточно опытные люди, не умеющие правильно расставлять приоритеты или задействовать все необходимые ресурсы.

Эта проблема чаще встречается в крупных компаниях, где трудно уследить за всеми сотрудниками. Бывает и так, что задачи выполняются компетентно, но долго. Или же проекты требуют нескольких доработок, хотя и сдаются вовремя. При этом весь процесс для руководителя остается «за кадром».

Не зная о слабых и сильных сторонах своих работников, он не может принимать грамотные кадровые решения.

Прокрастинация. Это самая частая причина срыва сроков и низкого качества труда после недостатка профессиональных навыков. Люди часами просиживают за компьютером, занимаясь чем угодно, кроме работы.

Внешне создается впечатление усидчивого и прилежного человека, по факту же вы оплачиваете развлечения своего сотрудника.

При этом на решение поставленных задач уделяется слишком мало времени, что негативно сказывается на результате.

Неэффективная работа персонала — не единственный источник лишних трат компании. Во многих организациях остро стоит проблема нерационального использования рабочих инструментов.

Вы покупаете ненужное оборудование и программы. Некоторое ПО и офисная техника закупается, но не используется или используется в личных целях.

Например, печать посторонних документов на принтере или установка игр на компьютер.

Не зная, с какими программами ваши сотрудники действительно работают и какие мощности для выполнения задач им требуются, вы расходуете средства на оплату лишнего софта, оборудования и расходных материалов.

Как прекратить ненужные траты

Все просто — найти тех, кто вместо дела занят чем-то еще, выявить причины и перестроить организацию труда.

Как вычислить симулянтов? Искать можно на основе тестирований, анонимных опросов, анкетирования, аттестаций — методов много. А можно вооружиться современными системами мониторинга рабочего времени.

Это программы, которые устанавливаются на все рабочие места и фиксируют всю активность сотрудника.

Например, InfoWatch Person Monitor помогает собрать подробные данные и наглядно представить их в виде понятных отчетов.

Чем полезны системы мониторинга:

  • Вы знаете, чем на самом деле заняты сотрудники, сколько времени они тратят на выполнение каждой задачи, отдых и личные дела.
  • Вы понимаете, какое оборудование и ПО полезно, а на что не стоит тратить деньги.
  • Вы можете рационально распределять нагрузку между работниками — снимать часть задач с тех, кто объективно перерабатывает, и передавать их свободным.

Вы способны обнаружить нелояльных или недостаточно квалифицированных людей, из-за которых теряете деньги.

Данные мониторинга необходимо не только собрать, но и правильно проанализировать. Во многих случаях выявленные проблемы поддаются корректировке. Конечно, с нелояльными сотрудниками лучше всего попрощаться. Однако, зная причину снижения эффективности, крайних мер можно избежать. А главное — организовать работу в коллективе таким образом, чтобы издержки компании времени свелись к минимуму.

Источник: https://otchetonline.ru/art/direktoru/67426-skol-ko-deneg-ekonomit-kompaniya-esli-znaet-chem-zanyaty-sotrudniki.html

Снижение затрат. Как сэкономить кучу денег без ущерба для бизнеса

Сколько денег экономит компания, если знает, чем заняты сотрудники

У нас много страхов и мало уверенности. Мы думаем о том, что скажут или подумают о нас другие, боимся прослыть жадными, бесчувственными, встретить сопротивление и дать отпор.

Страх рождается от незнания – что нужно сказать или сделать в данной ситуации, как попросить и как вести себя дальше.

Вы узнаете основные стратегии и тактики, которые помогут снизить затраты в бизнесе и продвинуть фирму на более высокий уровень.

Знания придадут уверенности. Останется лишь сделать шаг и превратить их в профессиональные умения и навыки.

Характер руководителя и сопротивление

Первое, о чем хочется с вами поговорить, – это умение быть жестким и последовательным в руководстве собственным бизнесом и людьми. К сожалению или к счастью, но, снижая затраты, вам придется проявить именно эти качества. А еще нужно быть достаточно целеустремленным.

При этом у вас должно присутствовать сильное желание подняться выше среднего уровня. Почему? Потому что обязательно будет сопротивление.Каким бы успешным руководителем вы ни являлись на данный момент, многие идеи, которые вы будете внедрять, окажутся не очень популярными.

Особенно те, что относятся к снижению затрат и тому, что касается лично ваших сотрудников. Скорее всего, их воспримут в штыки. Работники будут доказывать, что так не стоит делать, что это не сработает и «все делают так, почему мы должны иначе?».

Чтобы преодолеть сопротивление, надо, во-первых, действительно сильно хотеть увеличить прибыль, а это возможно с помощью снижения затрат. И во-вторых, быть готовым внедрять в бизнес достаточно жесткие и непопулярные решения.

Два типа расходов

Чтобы понимать, на чем можно экономить, а на чем нельзя и как правильно это делать, давайте разберем основные типы расходов.Первый – это стратегические расходы, те, которые напрямую влияют на продажи и денежный поток, вливающийся в бизнес.

Это, например, плата менеджерам по продажам, расходы на рекламу, маркетинг, создание и расширение линейки продуктов и т. д.Стратегические расходы нельзя сокращать. Наоборот, их всеми силами надо поддерживать и наращивать. По сути, они позволяют вашему бизнесу наращивать «мышцы», становиться сильнее.

https://www.youtube.com/watch?v=4eX_-6Z627c

Сокращать их можно лишь в самом крайнем случае, поскольку это даст кратковременный эффект, а уже через неделю, месяц или квартал аукнется спадом продаж.Второй тип расходов – на обеспечение. Это то, что касается склада, бухгалтерии, закупок, аренды офиса, компьютеров, хозяйственных расходов, секретаря и т. п.

Такие траты не обеспечивают генерацию продаж и прибыли, но фактически они поддерживают бизнес.Здесь нужно подходить иначе: критически смотреть на любую статью расходов, стремясь их минимизировать.

идея снижения расходов

Одна из концептуальных идей – каждый расход на обеспечение не нужен, пока не доказано обратное.Это необычная позиция, в большинстве бизнесов применяется другая: давайте попробуем это ввести, а потом, если не понравится, уберем.

Наоборот, давайте считать, что расход на обеспечение не нужен до тех пор, пока не будет аргументированно и весомо доказано, что он необходим.Чтобы ваши сотрудники не стали каждый день твердить: «Мы без этого жить не можем».

Повторяем: мы говорим о расходах на обеспечение.

Стратегических расходов этот подход не касается.

Экономим на ресурсах

Приведем примеры нерационального расходования ресурсов, того, как можно значительно сэкономить.Вы – директор компании, которая насчитывает 15–20 человек. Наверняка у вас есть два менеджера, выполняющих работу, с которой вполне может справиться один. Или полтора.

В госструктурах ситуация еще хуже: порой 10 человек делают то, что под силу одному эффективно работающему сотруднику. Но госструктуры – отдельный разговор…Возьмем для примера отчеты. Вы можете заставлять сотрудников формировать пять отчетов там, где на самом деле достаточно и двух.

Или требовать избыточные данные, которые на самом деле вам не очень нужны, а работники тратят время на их расчет и заполнение бумажек.

История Николая:     Однажды у меня состоялся интересный разговор со знакомым топ-менеджером. Его пригласили на должность генерального директора в одну крупную финансовую корпорацию в России. Когда-то я брал у него интервью для одной из своих книг.

Он рассказал мне такую историю.Когда мой знакомый пришел в эту компанию, там была огромная бюрократия и масса бумажных процедур (финансовые корпорации этим грешат). Он взял и убрал весь внутренний документооборот, а через неделю постепенно стал вводить самые необходимые отчеты.

Оказалось, что для эффективного управления достаточно 40 % отчетов, которые писали раньше!При этом все стали работать быстрее и эффективнее. Зачастую мы перебарщиваем с бумагами, а бюрократия, если ее не контролировать, разрастается.Следующая область, где неэффективно используются затраты на обеспечение, – площадь офисного помещения.

В большинстве компаний она в полтора-два-три раза больше, чем нужно. При этом расходы на офис часто существенны.Компьютерная мощность тоже бывает излишней: сотрудникам, которые сидят и что-то печатают в Word или делают в 1С, совсем необязательно иметь новейшую технику.

Давайте посчитаем.

Если на совещании присутствуют шесть человек со средней зарплатой, например, 80 000 рублей (у шефа, понятно, намного больше, а у самого младшего – меньше). 80 000 делим на 20 рабочих дней и получаем 4000 за рабочий день такого сотрудника, полдня – 2000 рублей. Умножаем на шесть человек – и выходит, что каждое совещание обходится в 12 000 рублей. Это не считая недополученной прибыли из-за простоя. Ведь значительная часть времени на совещании тратится непродуктивно.

Выводы: оболочка или суть

Мы поговорили о стратегических расходах и расходах на обеспечение. задача – сделать так, чтобы стратегические расходы всегда были оплачены. Бояться их роста не надо. То, что напрямую влияет на доход, всегда оплачиваем.При этом безжалостно урезаем нестратегические расходы.

Бывают случаи, которые неочевидны: непонятно, принесут они прибыль или нет, окупятся ли. Это особые случаи, здесь надо работать и учиться определять. Но во многих ситуациях перспектива окупаемости расходов вполне просчитываема.Кроме того, руководителю нужно перестать гнаться за «понтами».

Большой офис – часто возможность привести знакомых, открыть дверь ногой и сказать: «У меня большой, просторный офис, куча сотрудников что-то делают, солидная фирма». Это все ерунда!Когда спрашивают: «Сколько у тебя сотрудников в фирме?», этот вопрос кажется странным.

Почему бы не спросить: «Сколько у тебя клиентов?» или «Какой доход приносит твоя компания?» Совсем другое дело. А большой офис – только внешнее проявление.Перестаньте гнаться за оболочкой, давайте работать над сутью!

Все, что нужно знать о бюджетировании

Следующая стратегия – бюджетирование. Обязательно составляйте бюджет – роспись конкретного количества денег, выделенных на то или иное направление.Вы говорите: «У нас ровно столько денег. Больше нет, поэтому как хотите, так и крутитесь». Сначала сотрудники будут возмущаться, а потом окажется, что можно и при скудном бюджете жить неплохо.Никаких обсуждений! Денег нет, и все.

И нечего доказывать, что так правильно.Задание: откройте бюджет на следующий месяц, который вы составили. Некоторые статьи сократите – сделайте их меньше на 20–30 %, и пусть сотрудники уложатся в эти суммы. Если будут спрашивать, почему вы приняли такое решение, отвечайте просто – нет денег.Начните с офисных расходов – на бумагу, канцтовары и прочее. Возьмите и сократите.

Поверьте, вы удивитесь.

Задание

Мы разобрали основные стратегии, которых необходимо придерживаться в бизнесе. Посмотрите еще раз на эти стратегии и выбрите минимум три, которые вы начнете внедрять в своей компании завтра или в понедельник.

https://www.youtube.com/watch?v=is6yUTIoP-U

Обведите кружочком три выбранные стратегии и напишите рядом конкретный первый шаг, который вы сделаете сначала.Итого у вас будет три шага, которые вы сделаете прямо завтра для снижения расходов с точки зрения стратегического видения успеха компании.

Есть огромное количество других стратегий как уменьшить расходы. О них поговорим в интенсиве по бизнесу. Примите участие бесплатно после регистрации.

Для участия в Бесплатном Интенсиве VIII вам понадобится лишь выход в Интернет. Все занятия пройдут в онлайн-эфире. Вам важно будет лишь освободить время, подготовить тетради и ручки и, сев в уютной обстановке у себя дома, подключиться к мероприятию по ссылке.

Ссылку вы получите в день начала Интенсива, если сейчас пройдете бесплатную регистрацию.Мы специально пригласили экспертов из самых разных отраслей, чтобы вы могли увидеть общую картинку и выбрать то, что подходит именно вам.

Ведь сейчас существует огромное количество возможностей.

Но если вы будете размышлять, а не действовать, то этими возможностями воспользуются другие.

 

Поэтому действуйте прямо сейчас!

 

Источник: http://infobusiness2.ru/blog/archive/4f0c953cec/

Как сэкономить на персонале в условиях кризиса

Сколько денег экономит компания, если знает, чем заняты сотрудники

Экономить на персонале не стоит даже в условиях кризиса. Нужно помнить, что именно сотрудники компании являются двигателем всего процесса. Лучше поискать другие способы, которые косвенно коснутся всех, но не отразятся напрямую на зарплате.

Во-первых, обратите внимание на образовательные программы. К примеру, мы решили создать собственную образовательную библиотеку, понимая, что сможем обеспечить высокий уровень материала. Руководители отделов подготовили пять уроков, каждый по своему направлению. Кто-то получил эти знания на практическом семинаре, а кто-то мог в любой момент зайти в архив и скачать нужный ему урок.

Собственные резервы — это то, на что нужно обращать внимание в сложных условиях. Вы не сможете сэкономить существенную сумму при оптимизации трудового процесса, точнее, она не спасет ваш бизнес, но удар по имиджу вы получите довольно ощутимый.

Главное проводить оптимизацию аккуратно и не принимать поспешных решений. Взвесьте все плюсы и минусы, составьте таблицу. Если у вас амбициозная компания с четко структурированной системой, то у вас просто не должно быть лишних должностей, максимум — неприоритетные направления, но это совсем другое.

Раздутый штат — это проблема, которую нужно решать вне зависимости от экономических перепадов. Экономия на чае и кофе не сделает вас богаче и не решит ваших проблем, но в глазах сотрудников вы перестанете быть лидером, которому хочется верить.

Воспользуйтесь аутсорсингом или фрилансом для не самых актуальных направлений. Мы, как агентство интернет-маркетинга, часто используем сотрудничество такого формата.

Программисты, копирайтеры, лингвисты, дизайнеры — все эти люди способны помочь вам, даже не находясь в офисе. Это очень удобно для конкретного проекта, но сомнительно для полного функционирования компании.

Конечно, у многих специалистов в нашей области есть собственные KPI, которые они должны выполнять, но эта схема применима не ко всем работникам, так как результат можно измерить далеко не всегда.

Лучше изначально закладывать какие-то показатели в условия сотрудничества, это принесет пользу компании и лучше простимулирует специалиста. Совмещение функций, инициатива, интеграция в другие направления — все это очень тонкий процесс, от которого может быть больше вреда, чем пользы.

Если человек хорош в своем деле и у него есть задачи, а не быть их просто не может, то пусть лучше он концентрируется на основных делах. Разовая помощь — хорошо, смещение приоритетов — плохо.

Возможно, некоторым компаниям помогут IT-технологии, например, сейчас на Украине трудится робот HR, но, на мой взгляд, фундаментальных проблем они не решат, а только поспособствуют развитию бизнеса. Прежде всего нужно отталкиваться от сферы деятельности и функциональных потребностей компании.

Главное не забывать про идеологию, которая может компенсировать недостаток средств. Сплотите коллектив вокруг главной цели, разнообразьте досуг интеллектуальными и спортивными играми, не требующими больших вложений.

Систематизировать бюджет в современных реалиях нужно, но не забывайте, что иногда можно больше потерять, чем сэкономить. 

Александр Красс, руководитель онлайн-сервиса FriendWork Recruiter, эксперт в области автоматизации рекрутинга

Современные IT-технологии могут значительно оптимизировать работу ваших сотрудников. Если вы задались целью понять, как можно улучшить их продуктивность и сократить затраты, то первым делом обращайте внимание на HR-отдел.

Как правило, в HR-сфере много ситуаций, в которых очень сложно осознать, например, почему так долго идет подбор или почему много средств уходит на привлечение кандидатов.

Чтобы понять, насколько эффективно работают ваши HR-менеджеры и помочь им работать лучше, можно использовать IT-технологии.

Многие руководители считают, что внедрить хорошее решение для компании достаточно дорого и долго. Это не совсем так. В последнее время набирают высокую популярность облачные решения, которые не нуждаются в установке и по стоимости значительно ниже коробочных. Поэтому легко оптимизировать затраты на подбор персонала можно с помощью онлайн-сервисов, автоматизирующих рекрутинг.  

Во-первых, они будут избавлять рекрутера от рутинных действий, например, от скачивания резюме с работных сайтов и их сортировки по различным параметрам вручную. Во-вторых, будет автоматически формироваться кадровый резерв компании со всеми данными о соискателях и с возможностью легко ориентироваться в них.

В-третьих, HR-менеджеры смогут анализировать эффективность найма и показывать результаты руководителю в удобной и наглядной форме. В-четвертых, весь отдел подбора будет работать как одна команда, а руководитель сможет в любой момент проконтролировать  каждого менеджера.

И самое главное — расходы компании на рекрутинг будут сокращаться, а эффективность работы HR-менеджеров расти, поскольку деятельность отдела будет приведена в единую управляемую систему.

Гульсина Ибраева, коммерческий директор FreshOffice

Снижение затрат на персонал — самая тяжелая статья бюджета в компании. Сокращать эти расходы можно только через системный подход.

Если мы рассматриваем самую крайнюю стадию — увольнение, то без определенных инструментов здесь не обойтись.

Да, возможно, удастся пересмотреть мотивацию, на которую сотрудники согласятся. Но если этот шаг не срабатывает, сокращение неизбежно. И для компании с отделом продаж, например, в 20 человек — это критично.

В этой ситуации каждый сотрудник на вес золота, так как каждый прошел обучение, в него были вложены средства, на него было потрачено время. Он знает, как продавать, клиенты к нему привыкли,  и определенный этап адаптации и сотрудника, и покупателя к менеджеру пройден.

И так как в подобных компаниях увольнения ощутимы для бизнеса, самое главное — не ошибиться при определении слабого звена. Мы пользуемся аналитикой нескольких инструментов в связке: CRM, отчет по звонкам, сделки, финансы.

CRM позволит увидеть скорость работы и количество обработанных входящих лидов, отчет по звонкам и сделки — качество работы с этими лидами, а финансы — финальный результат воронки. 

Олег Бусыгин, генеральный директор компании Intake Consult

Прямое сокращение издержек на персонал не всегда является верным решением, так как грамотный менеджмент строится прежде всего на эффективном управлении имеющимися ресурсами. Стратегический подход к вопросу ставит задачи по поиску путей повышения эффективности работников, расширения направлений деятельности и так далее.

Если рассматривать рабочий процесс в цифрах, то в среднем эффективность человека составляет 35-55% от его максимального КПД, а качественные программы обучения сотрудников позволяют повысить их эффективность до 80%.

Таким образом, квалифицированный персонал с высокой мотивацией позволяет избежать раздувания штата, что сокращает издержки и создает новые возможности для развития.

Например, после тренинга по продажам объем сделок в среднем возрастает на 15-25% в течение трех месяцев.

Полина Трифонова, эксперт правового сервиса 48prav.ru

Наша практика оптимизации затрат на персонал показывает, что наиболее эффективными методами являются совмещение должностей, перевод на сокращенный график и автоматизация процессов. Эти меры позволяют нам экономить до 20% затрат на персонал.

Любая вводимая нами мера оценивается с точки зрения того, как она повлияет на основной бизнес-процесс компании. 

Не выходить за рамки бюджета позволяет работа с мотивацией и настроем сотрудников. Доход должен зависеть от результатов работы сотрудника — это не обсуждается.

Вопрос более сложный и глубокий: как эти результаты корректно оценить? Например, работа юриста оценивается легко, так как мы видим конечный результат. А вот функционал сопровождающего персонала — сложнее.

  Автоматизация процессов, конечно, «вкусное» предложение, только зачастую затраты на автоматизацию превышают получаемую в результате выгоду. Вот и боремся с соблазнами внедрить лозунг «даешь автоматизацию всего». 

Источник: https://kontur.ru/articles/2021

Сокращение расходов на сотрудников компании: оптимизация затрат на персонал – как экономить на персонале организации?

Сколько денег экономит компания, если знает, чем заняты сотрудники

Каждый работодатель, устраивая к себе в компанию сотрудников, старается максимально сэкономить на персонале и ищет все возможные способы сократить расходы на персонал и затраты на заработную плату сотрудникам.

К сожалению, далеко не все способы сокращения затрат на персонал легальны и правомерны.

Поэтому в нашей статье мы решили рассмотреть именно законные варианты оптимизации затрат на персонал, которыми может воспользоваться каждый работодатель, жаждущий сокращения расходов своей организации на персонал при приеме мигрантов на работу.

Легальный способ оптимизации затрат и сокращения расходов на персонал компании

Каждый руководитель знает на личном опыте, как непросто устроить к себе иностранного сотрудника, поскольку процедура трудоустройства иностранных граждан полностью регламентирована миграционным законодательством и при оформлении иностранца в штат необходимо все сделать по закону, поскольку в случае малейшей ошибки при оформлении документов на такого гражданина компании будет обеспечен крупный штраф. Но это еще полбеды: многие работодатели пытаются сократить расходы на заработную плату рабочим через оптимизацию налоговой базы и пытаются установить минимальный размер оплаты труда, чтобы снизить уплачиваемые налоги. Однако тут уже в любой момент могут нагрянуть административно-зарплатные комиссии, на которых работодателя обяжут не только поднять заработную плату сотрудников с минимальной до средней по отрасли, но и доначислят налоги и заставят оплатить штрафы. Поэтому перед работодателем невольно встает вопрос: «А как же тогда быть? Как легально сократить расходы на содержание персонала?» Ответ есть! Аутстаффинг и аутсорсинг персонала позволяют легально сокращать затраты организации на персонал. О том, как это работает и сколько работодатель может сэкономить на персонале при переводе сотрудников за штат организации, мы рассказываем ниже и предоставляем реальные цифры на «живых» примерах.

Как аутстаффинг помогает экономить на персонале?

Аутстаффинг персонала – это перевод за штат имеющийся у работодателя персонал или персонал, который работодатель хотел бы к себе устроить.

Процедура переоформления сотрудников очень проста и занимает 1-2 дня: компания-аутстаффер официально устраивает к себе ваших сотрудников, оформляет с ними трудовые договоры, полностью ведет их кадровый, налоговый и миграционный учет (если это иностранные граждане) и по договору аутстаффинга предоставляет этих сотрудников работодателю для выполнения работ. Другими словами, сотрудники работают у работодателя, как и раньше, но официально оформлены они теперь в другую компанию, которая полностью за них отвечает перед госорганами. Поэтому работодателю не страшна ни одна миграционная или налоговая проверка.  Также на аутстаффинге затраты на заработную плату рабочих легко могут не превышать МРОТ, следовательно работодатель таким образом может оптимизировать налоговую базу, не опасаясь вызова на зарплатную комиссию.

Как аутсорсинг позволяет экономить на персонале?

Аутсорсинг персонала – это комплексная услуга, при которой кадровое агентство в кратчайшие сроки подбирает и предоставляет вам персонал на определенные виды работ или на определенное количество времени (месяц, полгода, год).

Актуальность этой услуги заключается в том, что работодателю не надо проводить многократные собеседования, отбирать персонал и ломать голову вопросом, где найти сотрудников, которые реально будут качественно выполнять свои обязанности.

Кадровое агентство по договору аутсорсинга само подберет вам штат квалифицированных специалистов, у которых есть реальное желание работать, и вы можете быть уверены, что они случайным образом «не пропадут» или не выйдут на работу в один прекрасный день, как это часто бывает, особенно с низкоквалифицированными работниками.

Аутстаффинг и аутсорсинг персонала востребованы в строительной сфере, клининговых компаниях, гостиничном и ресторанном бизнесе, транспортных и складских организациях, на производстве и заводах. Важно знать, что аутстаффингом и аутсорсингом персонала может заниматься только аккредитованная в Роструде компания, поэтому обязательно проверяйте подлинность аккредитации на сайте Роструда.

Выгоды от аутсорсинга и аутстаффинга и примеры снижения затрат на персонал в цифрах

  • Вы не взаимодействуете с миграционными, налоговыми и трудовыми службами.
  • Вы не следите за разрешенными сроками пребывания иностранных работников в РФ и сроками действия миграционных документов. 
  • Вы не рискуете с нелегалами (легализация мигрантов, обязательства по трудовым отношениям и трудовые споры – на аутстаффинговой компании).

     

  • Вы улучшаете показатели эффективности. 
  • Вы платите меньше налогов. 
  • Вы экономите на содержании бухгалтера и кадровика (средняя з/п кадровика – 40 000 руб/мес; средняя з/п бухгалтера – 38 000 руб/мес). 

Теперь давайте рассмотрим «живой» пример сокращения расходов компании на персонал в цифрах.

Вы руководитель клининговой компании «Чистота», у вас работают 4 уборщицы из стран СНГ. Затраты на заработную плату составляют 25 000 в месяц. Каждый месяц вы платите за них налоги в размере 9250 рублей за каждого сотрудника.

Помимо этого, вы выплачиваете заработную плату в размере 35 000 рублей кадровому специалисту, который ведет этих сотрудников и следит за соблюдением всех правил миграционного законодательства. Помимо этого, вы подаете уведомления за иностранных сотрудников, что в среднем составляет 2000 рублей за каждое уведомление.

И конечно же, ко всем затратам добавляется курьерская доставка. Таким образом, ежемесячные расходы на персонал составляют минимум 180 000 рублей (4*25000+4*9250+4*2000+35000), не считая затрат на курьера. При этом когда вы оформляете сотрудника-иностранца к себе в штат, вы мгновенно попадаете под пристальное внимание проверяющих органов.

И если ваш кадровик случайным образом сделает ошибку при подаче уведомлений, или не соблюдет трехдневный срок подачи уведомления, или не уследит за оплатой патента и продления его срока действия, или же не продлит регистрацию иностранцу после продления патента, на вашу организацию придет штраф до 1 000 000 рублей за каждого иностранного сотрудника или даже приостановка деятельности организации на срок до 90 суток. Далее следует судебные разбирательства, и вы, как работодатель, всеми силами и дополнительными расходами пытаетесь сократить размер штрафов, что тоже выливается в огромные расходы для организации. Совсем другая ситуация наблюдается, если вы, как руководитель, клининговой компании, у которого работают 4 уборщицы из стран СНГ, просто переоформляете их за штат в аутстаффинговую компанию.

В этом случае вам совсем не нужно держать в своем штате кадрового миграционного специалиста, платить курьеру, подавать уведомления в ГУВМ МВД, делать перерегистрацию сотрудникам и тем более вставать на учет в органы в качестве работодателя мигрантов.

https://www.youtube.com/watch?v=Zzk99n_iMcY

Вам всего лишь раз в месяц нужно будет оплачивать минимальные налоги за своего сотрудника 5920 рублей, минимальную заработную плату и небольшую комиссию в размере 950 рублей за кадровый, налоговый и миграционный учет своих работниц. За эти деньги кадровое агентство сделает все необходимое для легального пребывания и легальной работы ваших сотрудников в России.

Таким образом, на аутстаффинге вы можете сэкономить на персонале свыше 48 000 рублей ежемесячно, и, самое главное, при такой экономии вы будете полностью защищены от огромных штрафов и миграционных и налоговых проверок.

Важно! Если вы уже приняли решение снизить расходы на персонал, обезопасить свою компанию от штрафов и проверок, переведя персонал за штат, хотим напомнить, что услуги аутстаффинга и аутсорсинга с 2021 года имеют право предоставлять исключительно агентства, получившие аккредитацию в Роструде.

Проверить это можно на сайте Роструда по этой ссылке. Также рекомендуем вам ознакомиться с отзывами об агентстве, с которым вы планируете начать работу. Если у вас остались вопросы о способах сокращения затрат на персонал или вы хотите узнать подробности о том, как сэкономить на персонале при помощи перевода сотрудников за штат вашей компании, смело звоните нашим специалистам, которые с радостью ответят на все ваши вопросы и расскажут о том, как уменьшить издержки на сотрудников законным путем. 01.03.2021

Не нашли ответа?
  Позвоните нам по номеру +7 (812) 243-10-88

Или задайте свой вопрос специалисту используя форму обратной связи:

Ваш персонал –
    без проблем, рисков и переплат!

+7 (812) 243-10-88

заказать обратный звонок

info@zashtatom.ru

© ЗаШтатом | копирование материалов разрешено только при указании источника информации и прямой ссылки на сайт https://zashtatom.ru/

Заявка принята, спасибо!

Наш менеджер свяжется с вами
в течение часа

ок

Наш менеджер свяжется с вами
в течение часа

ок

Наш менеджер свяжется с вами
в течение часа

ок

Наш менеджер свяжется с вами
в течение часа

ок

Наш менеджер свяжется с вами
в течение часа

ок

Получите перечень для сверки и скидку на документы

Получить скидку до 33% на документы!

Источник: https://zashtatom.ru/novosti/optimizatsiya-zatrat-na-personal-kak-sokratit-rashody-kompanii-na-sotrudnika-i-ekonomit-na-personale/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.