+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Системы электронного документооборота облегчают банкам жизнь

Содержание

Электронный документооборот

Системы электронного документооборота облегчают банкам жизнь

Система Электронного Документооборота “Тринити” (СЭД “Тринити”) – гибкое модульное решение на базе IBM Domino, позволяющее автоматизировать процессы управленческого документооборота за понятные деньги и сроки.Модули системы были разработаны в рамках “живых” проектов для государственных структур, финансового сектора и крупных торгово-промышленных компаний, и уже на практике доказали свою эффективность. Вы можетевыбрать как один, так и несколько блоков.В рамках направления “Тринити” осуществляет:

  • аудит системы документооборота, описание процессов и проработку требований;
  • разработку и внедрение систем автоматизации делопроизводства, документооборота и других процессов;
  • обучение сотрудников.
  • построение электронных архивов, информационно-справочных систем;
  • интеграцию систем электронного документооборота с существующей ИТ-системой (1C, Microsoft и др.);

Делопроизводство Автоматизация делопроизводства по входящим, исходящим, внутренними организационно-распорядительным документам.Законотворчество/Нормотворчество – Автоматизация законотворческих и нормотворческих процессов.Сопровождение заседаний – Автоматизация хода заседаний, повестки, выступлений участников и подсистемы ания.Обращения граждан – регистрация и хранение обращений граждан с функциями контроля исполнения резолюций.Контроль поручений/заданий – Автоматизированный контроль исполнения поручений и резолюций, получение отчетов и справок по исполнительской дисциплине.Документы – Совместная групповая работа по подготовке, хранению, отправке на согласование, подписание или регистрацию проекта документов.Конструктор процессов – Описание и автоматизация внутренних процессов организации.Учет материальных ценностей – Формирование картотеки материальных ценностей с отображением их перемещений;Отчеты и аналитика – Отчеты любой сложности для принятия взвешенных управленческих решений и анализа ключевых показателей эффективности организации, структурных единиц и отдельных сотрудников.Архивы – Организация эффективной работы с архивными документами в соответствии с государственными, отраслевыми и ведомственными нормами.Договоры – Хранение и контроль исполнения договоров.Техподдержка – Работа с заявками и оперативное взаимодействие с техническими службами.
Делопроизводство Автоматизация делопроизводства по входящим, исходящим, внутренними организационно-распорядительные документам.Корпоративный документооборот Между юрдическими лицами одной корпорации или холдинга.Совещания Автоматизация планирования, подготовки и реализации планерок/заседаний с ведением протокола и выдачи поручений в электронном виде.Контроль заданий/поручений Автоматизированный контроль исполнения поручений и резолюций, получение отчетови справок по исполнительской дисциплине.Документы Автоматизация процесса совместной групповой работы по подготовке, хранению, отправке на согласование, подписание или регистрацию проектов документов.Конструктор процессов Описание и автоматизация внутренних процессов организации.Договоры Хранение и контроль исполнения договоров.Отчеты и аналитика Отчеты любой сложности для принятия взвешенных управленческих решенийи анализа ключевых показателей эффективности организации, структурных единиц и отдельных сотрудников.Система менеджмента качества Отслеживание несоответствий в работе подразделений и отдельных сотрудников согласно действующим регламентам.Учет материальных ценностей Формирование картотеки материальных ценностей с отображением их перемещений.Архивы Организация эффективной работы с архивными документами в соответствии с государственными, отраслевымии ведомственными нормами.Корпоративная жизнь Штатная структура, корпоративные новости и информация, обсуждения, быстрый доступк полезным ресурсам.Техподдержка Работа с заявками и оперативное взаимодействие с техническими службами.
Делопроизводство Автоматизация делопроизводства по входящим, исходящим, внутренними организационно-распорядительные документам.Корпоративный документооборот Между юрдическими лицами одной корпорации или холдинга.Совещания Автоматизация планирования, подготовки и реализации планерок/заседаний с ведением протокола и выдачи поручений в электронном виде.Контроль заданий/поручений Автоматизированный контроль исполнения поручений и резолюций, получение отчетови справок по исполнительской дисциплине.Документы Автоматизация процесса совместной групповой работы по подготовке, хранению, отправке на согласование, подписание или регистрацию проектов документов.Конструктор процессов Описание и автоматизация внутренних процессов организации.Договоры Хранение и контроль исполнения договоров.Отчеты и аналитика Отчеты любой сложности для принятия взвешенных управленческих решенийи анализа ключевых показателей эффективности организации, структурных единиц и отдельных сотрудников.Система менеджмента качества Отслеживание несоответствий в работе подразделений и отдельных сотрудников согласно действующим регламентам.Учет материальных ценностей Формирование картотеки материальных ценностей с отображением их перемещений.Архивы Организация эффективной работы с архивными документами в соответствии с государственными, отраслевымии ведомственными нормами.Корпоративная жизнь Штатная структура, корпоративные новости и информация, обсуждения, быстрый доступк полезным ресурсам.Техподдержка Работа с заявками и оперативное взаимодействие с техническими службами.

Важные преимущества решения “Тринити”

Бизнес-специалистам помогает:

  • Готовить проекты и тексты документов.
  • Взаимодействовать в рамках рабочих групп.
  • Собирать рецензии и замечания по подготовленному документу.
  • Находить внутриорганизационную информацию по интересующему вопросу.
  • Планировать работу и формировать отчеты об исполнении заданий.
Руководителям всех уровней:

  • Быстрый доступ ко всем документам по рассматриваемому вопросу.
  • Работа с содержанием документов в их привязке к управленческому контексту.
  • Вынесение резолюций, формирования поручений и контроля за их исполнением.
  • Информирование сотрудников, сбора мнений по обсуждаемым вопросам.

Любое решение может быть доработано под ваши уникальные задачи специалистами “Тринити”. Компетенции профессионалов отдела программных решений подтверждается не только сертификатами и наивысшими статусами (в том числе IBM Premier Partner, Microsoft Gold Certified Partner и другие), но и неоспоримым опытом успешных проектов.

Уникальные особенности системы:

  • Адаптивный кейс-менеджмент (ACM) – помогает действовать в нестандартных ситуациях. В фокусе не документ и его исполнение, а реальные задачи и достижение результата.
  • GTD (Getting Things Done) – новый эффективный способ приведения дел в порядок.
  • ПКД (персональные коллекции документов) – индивидуальное документарное окружение для каждого пользователя.
  • Мобильность – работа из любого места в любое время с iPad, Android или BlackBerry.
    • высокая скорость работы
    • нативный интерфейс
    • мультиязычность
    • возможность работы в режиме offline
  • Социальная среда (SocialBusiness) – получение поддержки от экспертов при решении бизнес- задач в удобном формате социальной сети.
  • Новые аналитические инструменты для принятия решений, основанных на фактах.

Источник: https://www.trinitygroup.ru/solution/automatization/

Системы электронного документооборота облегчают банкам жизнь

Системы электронного документооборота облегчают банкам жизнь

СЭД в настоящее время считается одним из наиболее востребованных классов корпоративных программных продуктов. Но возложенные на них функции они выполняют только в том случае, если выбор решения осуществляется продуманно.

Почти ни у кого уже не возникает сомнений по поводу реального эффекта от внедрения СЭД. Они взяли на себя задачи ускорения бизнес-процессов, повышения их эффективности, облегчения контроля деятельности банка, а также оптимизации ежедневной работы персонала.

Внедрение системы электронного документооборота помогает выстраивать инфраструктуру управления всем корпоративным контентом, обеспечивая ведение электронного архива, согласование документов, взаимодействие сотрудников как в малой компании, так и в крупной территориально распределенной корпорации, даже за пределами офиса.

Каждому – свое

Задачи, которые решают банки с помощью организации электронного документооборота, настолько многообразны, что фактически каждая финансово-кредитная организация выстраивает свою систему ценностей при оценке СЭД. Все зависит от того, какая из задач рассматривается банком как приоритетная, а это, в свою очередь, в немалой степени связано со спецификой бизнеса той или иной кредитной организации.

«СЭД для банка должна решать две основные задачи: автоматизировать операционный и хозяйственный документооборот», – считает начальник управления развития SAP ХКФ Банка Олег Большу-нов.

Специалист поясняет, что хозяйственный документооборот в ХКФ Банке реализован при помощи функциональности SAP Records and Case Management (RCM). Здесь обрабатываются такие документы, как хозяйственные договоры, заявки на оплату, доверенности.

Централизованной системой пользуются порядка тысячи людей, распределенных по всей сети банка.

«Система обеспечивает высокую производительность во всех регионах присутствия банка, строго разграничиваются права пользователей, поддерживается версионность документов.

СЭД автоматически выбирает маршрут согласования на основании правил и оргструктуры банка, реализовано множество отчетов для удобства пользователей, например отчет по контролю исполнительской дисциплины. Есть инструменты для гибкой настройки интерфейса.

Реализованы два основных механизма замещения, а также гибкая корректировка маршрутов согласования пользователем», – рассказал Олег Большунов.

«СЭД хранит документы, обеспечивает прохождение маршрутов согласования и доступ к любым формам поиска нужного документа. Система предоставляет огромное количество возможностей пользователям.

Отсутствие СЭД в организации приводит к увеличению времени на согласование документов, к возможной потере документов.

СЭД также помогает организовать рабочие встречи, осуществить циркуляцию документооборота, оперативно предоставляет справочную информацию», – прокомментировал начальник отдела развития систем электронного документооборота Пробизнесбанка Евгений Подбельский.

Не менее высоко оценивает роль СЭД в организации работы с документами заместитель начальника управления документационного обеспечения РосЕвроБанка Анастасия Черкесова.

По ее словам, СЭД обеспечивает высокую эффективность при работе с документами, гарантирует их сохранность и доступность с одновременным оперативным выполнением всех действий по их обработке и распространению.

«СЭД позволяет ускорить поиск необходимой информации и обеспечить возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов. Таким образом, система делает документоориентированные процессы в банке абсолютно прозрачными и контролируемыми для руководства», -подчеркивает специалист.

Начальник отдела сопровождения ДБО банка «Интеркоммерц» Юрий Фролов при оценке плюсов, получаемых банком после внедрения системы электронного документооборота, выстраивает следующую шкалу: «Во-первых, происходит ускорение бизнес-процессов.

Документы и задачи, которые требуют согласования, теперь вместо трех дней могут быть сделаны за один-два дня, так как они переходят в следующую инстанцию сразу же после их исполнения.

Во-вторых, оптимизируется контроль сроков выполнения работ, занятости персонала и, как следствие, реальная оценка продуктивности работы каждого сотрудника.

Любой руководитель может получить в пределах своей компетентности информацию о сотруднике: сколько и за какой период он выполнил работ, в каких проектах принимал участие, как соблюдал сроки исполнения.

Таким образом, деятельность специалиста в любой момент времени может быть оценена как его непосредственным руководителем, так и более высоким начальством. Контроль над подчиненными, как показывают наблюдения, увеличивает производительность их труда на 5-15%. И наконец, достигается экономия на канцтоварах, ведь для ознакомления сотрудников банка с приказами и с их заданиями тратится достаточно много бумаги, чернил, порошка в ксероксе и т.д., а также рабочее время сотрудника, который это будет печатать».

Как выбрать СЭД

Но, как уже отмечалось, мало понимать, какую пользу потенциально способна принести банку система электронного документооборота – необходимо правильно выбрать решение, а это возможно только в том случае, если банк-заказчик четко формулирует требования к продукту. Впрочем, справедливости ради нужно сказать, что набор этих требований на рынке уже устоялся в немалой степени потому, что банки умеют учитывать и опыт своих конкурентов в деле внедрения СЭД, и собственные ошибки.

«СЭД для банка должна соответствовать таким актуальным требованиям, как удобство использования, гибкость в адаптации под нужды заказчиков, масштабируемость как минимум в пределах страны, отказоустойчивость, удобство и скорость доработок», – объясняет Евгений Подбельский (Пробизнесбанк).

Юрий Фролов (банк «Интерком-мерц») подчеркивает, что помимо уменьшения материальных издержек, производительности, надежности и понятного интерфейса, актуальными требованиями к СЭД могут быть следующие:

  • соответствие требованиям ФЗ № 152 «О защите персональных данных»;
  • ведение базы нормативных документов;
  • использование ЭЦП и шифрования данных;
  • возможность интеграции с внутренними банковскими системами;
  • разграничение прав доступа и ведение истории действий с документами;
  • возможность согласования и контроля исполнения заявок, распоряжений, приказов;
  • осуществление мгновенного доступа к архиву документов по определенным атрибутам.

Способы внедрения СЭД

Еще одним испытанием для банка может стать и сам процесс внедрения: к нему эксперты также советуют подходить вдумчиво – анализировать не только качество приобретенного решения, но и другие, не менее важные аспекты.

«При интеграции СЭД стоит обратить внимание прежде всего на наличие типичных и специализированных бизнес-процессов именно банковского документооборота, то есть связанных непосредственно с банковской деятельностью. Конечно, это следует принимать во внимание в том случае, если есть необходимость автоматизировать большую часть бизнес-процесса банка», – указывает Юрий Фролов (банк «Интеркоммерц»).

Заместитель директора департамента информационных технологий АКБ «Связь-Банк» Сергей Поляков подчеркивает: «Важную роль играет и компания, внедряющая систему, – необходимо обратить внимание на уровень компетенции консультантов, на наличие опыта реализации подобных проектов в масштабах, сопоставимых с вашим проектом». Эта рекомендация, впрочем, уместна и при выборе других систем: специалисты подчеркивают, что наличие у компании-разработчика хорошей экспертизы зачастую оказывает решающее влияние на выбор заказчика. Что неудивительно: никому не хочется принимать на себя риски неопытного вендора. Наличие успешно реализованных проектов становится своего рода гарантией. Помимо этого, особое внимание на этапе подготовки к внедрению необходимо уделять и обучению персонала банка. В противном случае у сотрудников может возникнуть чувство отторжения: им будет сложно перестроиться для работы в новой системе.

Сергей Поляков (Связь-Банк) делится собственным опытом по реализации соответствующего проекта: «Учитывая стратегическую цель и задачи проекта по внедрению СЭД, мы должны были выбрать такую систему, которая бы позволила обеспечить прозрачность всех процессов документооборота, их управляемость, контроль исполнения этапов и повышение исполнительской дисциплины. Для нас очень важен аспект оперативности принятия решений. Каждое решение, независимо от того, было оно принято на совещании, указано в служебной записке или заявлено в качестве идеи, оперативно документируется, его исполнение контролируется. Система позволяет нам поддерживать в банке высокий уровень исполнительской дисциплины».

«При внедрении СЭД в первую очередь нужно учитывать разнообразные риски, которые могут возникнуть на любом этапе проекта, поэтому необходимо непрерывно контролировать все направления и аспекты внедрения и развития системы», – отмечает Анастасия Черкесова (РосЕвроБанк).

Не останавливаться на достигнутом

Олег Большунов (ХКФ Банк) уверен, что, внедрив выбранное решение по организации электронного документооборота, банк не должен останавливаться на достигнутом. Желание получать новые плюсы от автоматизации процесса работы с документами вполне объяснимо.

По его словам, в этом году в ХКФ Банке планируется внедрить юридически значимый внутренний документооборот с использованием ЭЦП, расширить список обрабатываемых документов, например авансовые отчеты сотрудников. «А в следующем году планируем распространить использование ЭЦП на документооборот с контрагентами и партнерами, которые продают продукты банка.

Это позволит существенно оптимизировать затраты на хранение, печать и пересылку документов, а также еще ускорить сам процесс», – делится планами специалист.

«Развитие СЭД в нашем банке происходило по мере выявления потребностей в том или ином направлении. Сейчас мы заинтересованы в интеграции всех процессов в едином информационном пространстве.

Это становится актуально с учетом задач по повышению операционной эффективности банка на фоне снижения расходов на поддержание необходимой компетенции персонала и повышения требований к скорости адаптации новых специалистов», – рассказывает заместитель председателя правления ЛОКО-Банка Андрей Люшин.

Как хорошо известно, рынок не стоит на месте: по мере роста финансовой грамотности клиентов и в силу конкуренции банковская деятельность становится сложной и диверсифицированной.

Соответственно, увеличиваются и требования к работе с документами, и объем документации.

Поэтому нет ничего удивительного в том, что банкиры все чаще стараются приобретать системы электронного документооборота, что называется, на перспективу, чтобы можно было наполнить новым функционалом.

Источник: http://ipnalog.ru/art/62333-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota-oblegchayut-bankam-zhizn

Внедрение электронного документооборота

Системы электронного документооборота облегчают банкам жизнь

Развивая внешний мир, добавляя в него все большее количество гаджетов и прочих помощников, мы постоянно сталкиваемся с трудностями, повсеместно сопутствующими нашим новым начинаниям.

Такая же ситуация и в случае, когда происходит внедрение электронного документооборота, который с каждым годом захватывает все большее количество компаний, стремящихся перейти от аналоговой системы документооборота (бумажной формы) к цифровой (СЭД).

Применение СЭД в современном мире

Документооборот представляет собой процесс создания и дальнейшей обработки важнейших для организации документов. Обработка включает в себя:

  • передачу;
  • хранение;
  • изменение документации.

Система электронного документооборота создана для того, чтобы упростить классическую форму управления организацией. Основные принципы СЭДО:

  1. документ регистрируется и идентифицируется один раз;
  2. доступ к бумагам можно получить с нескольких источников, тем самым позволяя осуществлять более оперативную обработку данных;
  3. существование документа в системе является непрерывным процессом;
  4. управление всей информацией в системе должно быть согласованным, таким образом исключается дублирование документов;
  5. поиск документов в системе осуществляется в считанные минуты, причем информация об искомом может быть представлена в минимальном объеме;
  6. высокая степень защищенности документов и оперативное управление процессами на предприятии.

На сегодняшний день на рынках информационных услуг появляется все большее количество компаний, распространяющих различные виды СЭД.

Трудности, связанные с внедрением инновационных технологий

В основном проблемы внедрения электронного документооборота на всех предприятиях практически одинаковые и большинство из них основываются на человеческом факторе.

Вся проблема в том, что если вы как руководитель предприятия внедряете СЭД только в отдельных структурных подразделениях, то результат от такого решения будет только отрицательным.

Внедрять систему нужно во всех структурных единицах организации для достижения полного взаимодействия между подразделениями.

Кадровый вопрос

Положительным моментом станет постоянная работа с кадрами. Чтобы избежать так называемого отторжения нововведений, которые вы планируете организовать на предприятии, необходимо постоянно обучать и переобучать персонал. Так вы создадите благотворные условия для введения СЭД.

Основная проблема ныне существующих кадровых служб кроется в том, что многие сотрудники боятся чего-то нового, непознанного. Консервативные убеждения могут не только затормозить процесс адаптации к новым условиям и технологиям, но и вовсе его уничтожить.

Внедрению электронного документооборота должно сопутствовать не только успешное развитие предприятия, но и создание более комфортных условий для сотрудников. Ведь именно люди – это основа любого юридического лица, а не учредительные документы или оборудование.

Представьте, что вам необходимо изменить систему движения документов с обычной на электронную. Такой переход будет по душе не всем, так как люди годами нарабатывали определенные профессиональные навыки, а теперь им необходимо все менять.

Чтобы решить данную проблему, руководитель загодя должен провести работу с персоналом.

Это означает, что нужно не только поставить всех перед фактом и на этом закончить, а разработать целый план действий, в котором в хронологической последовательности будут расписаны все этапы формирования и внедрения электронного документооборота. Несколько вариантов решения кадровых проблем:

  • В один момент преобразовать что-либо, связанное с работой крупного или малого предприятия, не получится. СЭД также нельзя внедрить за один день. Необходимо подготовить почву для новшества и заодно разузнать, кто из сотрудников наиболее склонен к работе в новом формате. Именно такие люди смогут помочь отстающим. Как известно, людям изучать что-то новое намного проще совместно, а не в одиночку.
  • Переход сделать более плавным сможет переключение на работу с электронной почтой. Такое решение станет прекрасным стартом для тех, кто не особо хочет переходить на работу с информационными технологиями. Электронная почта имеет высокую степень юзабилити, поэтому даже самые ярые сторонники бумаги привыкнут к ней. Сразу после этого можно потихоньку внедрять всевозможные интернет-системы. После электронки сотрудникам будет намного проще искать и распознавать информацию, находящуюся на внутренних серверах компании. В скором времени вы заметите, что люди уже спокойно читают документы с мониторов и не бояться их распечатывать. Было бы очень хорошо, если бы такая почта была частью будущей системы электронного документооборота. К сожалению, так бывает не всегда, поэтому зачастую сотрудникам, привыкшим к одной ЭДО, в скором времени приходиться адаптироваться к иной.

Каждый менеджер должен четко понимать, что пока он стоит у руля компании, ему необходимо постоянно осваивать что-то новое и проявлять волю и выдержку.

Многие представители начальства не желают подчиняться современным веяниям из-за того, что их поколение было воспитано еще во времена СССР.

Вместо того, чтобы изучать отчеты, посланные в электронном виде, они предпочитают живое общение, каждый раз вызывая к себе сотрудников.

Таких работодателей с каждым годом становится все меньше и меньше.

А некоторые просто боятся, что после внедрения СЭД у них уже никогда не получится работать в прежнем режиме из-за того, что их деятельность станет более публичной.

Каждая из этих ситуаций имеет свои характерные особенности, однако решение у них общее – полная переоценка ценностей руководителя. Либо он ломает себя и меняет организацию, либо остается на одном и том же месте.

Условия и факторы, не зависящие от человека

К объективным факторам, влияющим на процесс внедрения СЭД, относят следующие.

Нестабильная структура предприятия

Постоянные изменения в самой структуре предприятия влекут за собой огромное количество негативных факторов.

Отсутствие стандартной формы документооборота на предприятии в принципе

Юридические лица на территории нашего государства принято регистрировать и ставить на учет в соответствующих инстанциях. Далее субъект сам определяет, как ему организовать работу.

Когда документооборот вообще не имеет места на предприятии, то это в какой-то степени плюс, так как никому из сотрудников компании не понадобится переучиваться и приспосабливаться к новым условиям.

Минус – научить сотрудников вести классический документооборот, на который будет потрачено достаточно много времени и сил, а далее – перевести эту же систему в электронный формат.

Самым простым и выгодным решением станет только постепенный планомерный переход от бумаги к электронике. Например, организуйте пробный проект, который должен быть реализован с помощью электронной системы документооборота. Такой тест даст общее понятие о том, насколько организация готова к внедрению электронного документооборота.

Основные проблемы, возникающие в процессе внедрения системы

Каковы же трудности, которые чаще всего встречаются на первых этапах внедрения систем ЭДО?

Правила обеспечения электронных документов юридической силой

Что написано пером, не вырубишь топором. Это выражение будет актуально на многие века, но преимущественно для бумажных вариантов документов. Электронный формат обмена информацией требует высокого уровня защиты.

На сегодняшний день такую защиту способна обеспечить только электронная подпись субъекта. Именно ей выпала участь защищать важнейшие документы от посягательств с внешней стороны.

С ее помощью можно осуществлять безопасный обмен данными внутри организации.

Запомните, что применять ЭЦП можно только в том случае, если вы заранее оговорили со своими контрагентами все условия использования на документах такого варианта вашей подписи.

СЭД не имеет конечной цели полностью вытеснить бумажный документооборот. Он просто помогает облегчить жизнь сотрудников на предприятии. Чтобы избежать проблемы, связанные с документами, имеющими электронную подпись, не поленитесь по возможности хранить те документы, на которых стоят «живые» подписи и печати.

Взаимодействие с окружающим миром

Всем тем, кто решился перейти на СЭД, необходимо уяснить себе, что эти новые системы в России появились относительно недавно, поэтому не все копании перешли на такую форму оборота документов внутри предприятия. А это означает, что некоторое время данная система будет давать сбои в работе.

На данный момент в РФ электронную подпись можно беспрепятственно применять только во время заключения мелких сделок на общих основаниях. Разработки законопроектов, разрешающих применять ЭЦП на всех документах в независимости от сложности контракта, длятся по сей день.

Миграция некоторых видов документов

Процесс трансформации бумажных документов в электронный формат – весьма трудоемкое и финансово затратное дело. А все из-за того, что оцифровка должна быть тщательнейшим образом спланирована.

Представьте, что кто-то по невнимательности или по иным причинам при переносе данных с бумажного документа в цифровой допустит множество грубых ошибок. В таком случае не только этот документ может остаться забракованным, но и весь проект.

Лучше лишний раз перестраховаться, чем в будущем отвечать за свою халатность.

Важно: старайтесь не выбрасывать бумажные варианты ваших документов до тех пор, пока трудности более или менее не отступят. На особо значимые конференции, собрания и симпозиумы руководству стоит брать оба варианта.

Специфика внедрения систем электронного документооборота

KBC: кейс Philip Morris Украина. Внедрение электронного документооборота в компании

3.1.4 Александр Борн, Внедрение электронного документооборота в большой компании.

Внедрение электронного документооборота. Возврат на инвестиции

Источник: http://documentooborot.com/dokumentooborot/vnedrenie-sistem-elektronnogo-dokumentooborota.html

Выбираем СЭД для коммерческого банка

Системы электронного документооборота облегчают банкам жизнь

Как говорится, только 11 % денег в мире материальны, а все остальные богатства землян, выраженные в денежном эквиваленте, прекрасно существуют в форме цифровой информации.

А раз так, то у банков есть веские основания для «приема в штат» современных ИТ-инструментов, в том числе систем электронного документооборота.

Как среди множества СЭД выбрать ту, которая лучше всего справится с работой в банковских структурах? Конечно же, протестировать «соискателя» на профпригодность/ .

Сэд как помощник сотрудникам банка

Для чего банкам СЭД? Прежде всего, конечно же, для организации документопотоков в электронном виде.

К тому же СЭД минимизирует касания с оригиналами документов: работать с оригиналами приходится только на начальном этапе приема документов и финальном этапе подписания договора.

В общем, СЭД делает все, чтоб сделать жизнь банковских сотрудников максимально простой и «безбумажной», а для этого ей нужны:

  • простота интерфейса;
  • масштабируемость;
  • реализация гетерогенных бизнес-процессов.

Сэд на встречах с клиентами

Еще одна важная миссия СЭД – оптимизировать процессы сбора первичной информации. Если говорить упрощенно, то это выглядит так: заявитель приходит в банк, передает первичную информацию, на основании этих данных в СЭД заполняется регистрационная карточка и по настроенному бизнес-процессу уходит в другие подразделения. Для успешной работы на этом участке СЭД понадобятся:

  • скорость обработки данных;
  • соответствие требованиям ФЗ-152.

Сэд на страже истории

ретья важная функция банковской СЭД – формирование сквозной истории по каждому заявителю. На каждом этапе обработки заявки к ней прикрепляются новые файлы.

В дальнейшем вся эта база нажатием одной кнопки может быть поднята и выведена на печать, а может быть передана для ознакомления в электронном виде любому лицу, обладающему соответствующими уполномочиями.

А верному стражу исторической правды требуется:

  • разграничение прав доступа;
  • поддержка версионности документов;
  • разделенное хранение документов.

Безопасность превыше всего!

Доступ к данным банка всегда был и остается строго регламентированным, требования к защите информации здесь – самые высокие. СЭД на банковской службе просто обязана гарантировать защищенный электронный документооборот, а необходимые составляющие его реализации – это:

  • Электронная подпись;
  • Шифрование данных.

У ЭОС, например, в системах EOS for SharePoint и СЭД «ДЕЛО» есть опции «ЭП и шифрование» и «Сервер удаленной проверки ЭП», которые содержат сертифицированные средства криптозащиты.

«Коммуникабельность» обязательна!

«Работая» в банке, СЭД выступает промежуточным звеном между заявителем (документами, которые он приносит и которые обрабатываются банком) и банковскими системами, с помощью которых банки оказывают услуги.

У разных банков эти системы могут быть разными, в том числе, среди них есть и собственные разработки. Задача СЭД – сработаться с любой из них.

Так что к перечисленным выше качествам можно добавить еще один:

  • наличие широких возможностей интеграции с ИТ-инфраструктурой.

Мобильность прекрасна, когда безопасна

Порой приходится слышать о том, что банковские организации, какое-то время поработав в СЭД, отказываются от нее потому, что начинают чувствовать себя «заложниками» системы.

Когда мы начинаем интересоваться, что же именно они имеют в виду, то выясняется: часть сотрудников, уполномоченных принимать решения, в силу особенностей своей работы часто находятся вне офиса, а удаленно вносить в СЭД информацию не могут, и это затягивает бизнес-процессы.

Поэтому еще одно полезное качество банковской СЭД: наличие инструментов для удаленной работы.

Но здесь есть важнейший момент, о котором мы уже писали выше – безопасность! Контроль за ее соблюдением при работе с мобильных устройств возрастает в разы. И здесь особенно важно доверять только проверенным решениям.

А что же эос?

А ЭОС предлагает банкам самое лучшее, что у нас есть – флагманские разработки СЭД «ДЕЛО» и ЕСМ-систему EOS for SharePoint. Какая из них для какого банка подойдет? Один клиент сказал, что это «дело вкуса».

Мы склонны соглашаться с таким мнением, поскольку оба решения позволяют закрыть любые задачи банков. До недавнего времени сыграть важную роль в выборе мог фактор импортозамещения.

Но теперь, когда EOS for SharePoint уже в Реестре отечественного ПО, «силы» наших двух систем и по этому пункту сравнялись.

Если ваша «соискательница» перечисленным требованиям удовлетворяет, то ее можно смело считать подходящим кандидатом Остается пожелать удачного внедрения! И пусть никакой экономический кризис не нарушит вашу финансовую устойчивость!

Источник: https://www.eos.ru/subscription/vybiraem-sed-dlya-kommercheskogo-banka.php

Зачем СЭД в банке? Мнение международных экспертов и практика российских компаний

Системы электронного документооборота облегчают банкам жизнь

Конкуренция, слияния и государственное регулирование финансовой отрасли радикально изменили способы ведения бизнеса в банках и кредитных организациях.

Сегодня банки концентрируются на кросс-продажах, апсейле и других методах, которые позволяют укрепить отношения с клиентом, и повышают собственную эффективность, в том числе при помощи информационных технологий делопроизводства и документооборота.

Банковская отрасль — одна из самых автоматизированных в мире и в России.

Только взгляните на список ПО для банков: автоматизированные банковские системы (АБС), финансово-учетные системы, системы поддержки принятия решений (DSS), исполнительные информационные системы (ESS), системы обработки данных (DM), системы планирования корпоративных ресурсов (ERP), системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), системы управления бизнес-процессами (BPM), и все это не считая фундаментального ПО, типа операционных систем, СУБД, систем безопасности и так далее. И это еще мы забыли про аппаратное обеспечение типа банкоматов и терминалов. Зачем сюда еще и система управления электронным документооборотом?

Для того чтобы достичь успеха на высококонкурентном рынке, банковским организациям требуются инструменты, которые позволяют полностью охватить взглядом все транзакции, ведущиеся внутри организации и с клиентами. Чаще всего для этого требуется поиск по структурированным и неструктурированным документам, в том числе в сторонних и устаревших системах.

Финансовые организации, где бизнес-процессы ведутся по большей части на бумаге, здесь находятся в серьезном проигрыше. В свою очередь, организации, перешедшие на электронные системы управления документооборотом, имеют в этом преимущества.

В этой статье мы поделимся своими мыслями на тему того, зачем нужен электронный документооборот в банке, а также представим мнения международных экспертов и опыт собственных клиентов.

Причина первая: минимизация рисков при аудите

В финансовые организации периодически наведываются контролирующие органы, чтобы провести оценку активов и обязательств, компетентность организации и соблюдение законодательства.

Специалисты по аудиту и экспертизе раскидывают в организации лагерь на несколько недель и принимаются разбирать разные бумаги по коммерческим ссудам, картотеки кредитной информации, кредитные портфели, а также другую информацию, которая может представлять потенциальный риск. В условиях бумажного документооборота такие проверки могут длиться вечность. Массивные папки с документами нужно отыскать, извлечь, сдуть пыль и тщательно изучить. Папки расшиваются, потом снова сшиваются, при этом нужные документы могут быть утеряны, продублированы или перепутаны – что электронный документооборот исключает просто физически.

Даже для организаций, которые уже отошли от бумажных процессов и даже внедрили какие-то технологии электронного документооборота (а для банков это практически повсеместная практика), проверки могут быть утомительными, если нужные данные хранятся кое-как и их трудно быстро найти.

К примеру, многие банки, особенно крупные и старые, до сих пор хранят данные о клиентах и финансах на мэйнфреймах в таких системах, при виде интерфейса которых у айтишника стекает скупая ностальгическая слеза – видели когда-нибудь Z/OS? Так мы вам покажем, вот экран входа, например:

Вытащить данные с мэйнфрейма, да или просто из устаревшей системы, еще труднее, чем перекладывать папки (а сотрудник инспекции при виде такой красоты из 90-х, скорее всего, выпадет в «режим манекена»).

Поэтому банку, как ни крути, нужна какая-то современная система, способная представить данные о клиентах, финансах, транзакциях в удобочитаемом виде, вне зависимости от того, где они хранятся – и система управления документооборотом может быть неплохим выбором.

Система электронного документооборота может радикально повысить эффективность процесса банковской проверки, сократив ее длительность на несколько дней (а в некоторых случаях – и недель).

У инспекторов будет быстрый доступ к документам, корпоративным отчетам и канцелярии, что значительно снизит вмешательство в бизнес-процессы банка.

В системах документооборота, базирующихся на веб-клиенте – вот такой он у СЭД ТЕЗИС, можно посмотреть на видео – проверяющим даже можно открыть защищенный удаленный доступ к данным, и им вообще не придется приходить в офис.

Причина вторая: повышение подотчетности

Руководство банка понимает бизнес-процессы, которые обеспечивают его деятельность. Наверняка, оно видит, что многие из них можно упростить, исключив ручную маршрутизацию документов в различных рутинных процедурах и высвободив персонал, который этим занимается. Если это так, то можно задуматься о внедрении электронной системы документооборота.

Вместе с системой документооборота руководство банка получит более жесткое управление бизнес-процессами. Маршруты движения документов по ним можно будет задать однозначно – такую возможность дает конструктор бизнес-процессов.

Вдобавок к этому, оно получит возможность следить за тем, чтобы действия по бизнес-процессам выполнялись четко и вовремя. Автоматизируя бизнес-процессы, финансовая организация гарантирует самой себе, что нужную информацию увидят нужные люди в нужное время.

А механизм генерации отчетов даст этому доказательства.

Благодаря автоматизации канцелярии, организация может быть уверена, что документы будут сохранены и / или уничтожены в соответствии с графиками хранения. Это позволит свести к минимуму работу организации, если когда-нибудь, к примеру, придется предъявить документы в ответ на вызов в суд.

Графики хранения могут быть предоставлены регулирующим органам в доказательство того, что в вопросах хранения и распоряжения документами не может быть человеческой ошибки.

Кроме того, наличие метаданных в базе данных облегчает составление отчетов по мере необходимости для решения конкретных задач организации.

Причина третья: консолидация данных из сторонних и устаревших систем

Банковские и финансовые организации, которые перешли на электронные процессы документооборота, но по-прежнему испытывают трудности с доступом к корпоративной информации, не получают максимальную отдачу от своих инвестиций в технологии.

Если в компании невозможно получить единообразный доступ к данным из различных систем, которые в ней используются (а в банках их много), это чрезвычайно усложняет стандартизацию процессов, если не превращает ее в невыполнимую задачу.

Специфические системы, доступные только для некоторых отделов, немногим лучше бумажных картотек. Бизнес-процесс может застрять перед ними, как перед закрытой дверью.

На устаревшие системы мы уже ругались. Они усложняют и управление документооборотом, и доступ к информации, и связь между департаментами. Обычно устаревшее ПО один раз пишется для специфической задачи, много лет хорошо работает, и его не трогают, а потом выясняется, что оно устаревшее. Например, когда два банка принимают решение о слиянии и встает вопрос об интеграции между их системами.

Система контроля документооборота, обладающая гибкими возможностями интеграции с другими системами, позволяет консолидировать данные в одном месте, вне зависимости от того, где они изначально находились.

С многочисленными внутренними системами ее можно интегрировать — у СЭД ТЕЗИС такие возможности есть; из устаревших систем в нее можно перенести данные и, по возможности, наконец-то избавиться от старого ПО – как это сделал один наш крупный клиент из банковской сферы, мигрировав в СЭД более 100 тысяч карточек документов с прикрепленными сканированными вложениями.

Мнение экспертов международного уровня

В предыдущей части статьи мы поделились своими соображениями на тему того, зачем нужна система документооборота в банке.

А вот авторитетный западный ИТ-ресурс InformationWeekпровел отдельный экспертный опрос на тему того, какие преимущества дает система управления документооборотом в банке.

Мнением поделились представители компаний, которые непосредственно ведут разработку электронных средств хранения и движения документов: AdobeSystems, ответственная за формат PDF, и EMC – производитель известной системы документооборота, которой пользуются и в России.

Information Week: «Какие преимущества получает банк, развернувший решение по управлению документооборотом?»

Николь Кили (Nicole Kealey), Adobe Systems: «Система документооборота в банке влияет на все сферы его деятельности, от обработки форм до управления договорами и письмами от клиентов.

Способность создавать, управлять, хранить и распространять все виды документов дает финансовым организациям возможность повысить продуктивность сотрудников, сократить циклы обработки документов, а также обеспечить стандартизированность подачи и защиту информации».

Айван Фернандес (Ivan Fernandez), EMC: «Компании, предоставляющие финансовые услуги, смотрят на систему управления документооборотом как на возможность разгрести завалы информации, которые мешают им достичь их стратегических целей. Неважно, что это за цели – минимизация рисков при аудите или рост выгоды от общения с клиентами путем кросс-продаж или апсейла, у них у всех есть общий компонент: необходимость в движении документов по организации».

Information Week: «Что мешает внедрению СЭД в банках?»

Adobe Systems: «СЭД – это не просто программное обеспечение. Это, если хотите, практика, дисциплина ведения бизнеса. проблема заключается в том, чтобы понять: работа в СЭД тесно связана с культурой коллектива и привычками сотрудников.

Чтобы успешно внедрить систему документооборота, банкам необходимо найти способы сделать так, чтобы сотрудникам было просто и удобно использовать систему.

При разработке проекта внедрения СЭД важно учитывать пользовательское удобство и тщательно продумывать, какие исполнители в компании получат наибольшую выгоду от использования СЭД».

EMC: «Каждая организация, предоставляющая финансовые услуги, должна соблюдать баланс между внедрением новых технологий и организационными изменениями. Технологии решают проблему только частично.

Технологии электронного документооборота дают возможности, но компаниям следует мотивировать своих сотрудников работать в другой, более продуктивной манере.

Кроме этого, мы не видим никаких барьеров, которые бы препятствовали широкому распространению систем документооборота».

InformationWeek: «Какие шаги нужно предпринять банку, чтобы максимизировать ROI от внедрения систем управления документами? Какими способами можно измерить эффективность решения?»

Adobe Systems: «Управление документами – это несколько более широкое понятие, нежели просто предоставление сотрудникам единого места для хранения документов.

Для того чтобы полностью осознать плюсы и минусы СЭД, компании должны рассматривать полный цикл движения информации — от ее создания до помещения в архив.

Банкам в особенности следует обратить внимание на такие преимущества, как простота создания документов, простота обмена документами между теми, кто над ними совместно работает, безопасность и соответствие внутренним регламентам компании и, самое главное, влияние на способность вести бизнес более эффективно».

А зачем СЭД российским банкам?

Среди наших клиентов присутствуют различные игроки банковского рынка – в частности региональные. Обращаясь к нам с просьбой внедрить автоматизированную систему документооборота ТЕЗИС, они выставляли различные требования к системе, которые отражали то, чего банкам не хватало в своей текущей работе.

Так, один из крупнейших наших клиентов – международный банк «Интеза», в первую очередь запросил у нас автоматизацию управления документами и договорами, контроль исполнительской дисциплины и автоматизацию канцелярии.

Якутский «Алмазэргиэнбанк», обращаясь к нам, на первом этапе планировал автоматизировать процессы согласования внутренних документов банка, хозяйственных договоров и нестандартных договоров, процессы управления потоками входящей и исходящей документации, управление совещаниями и контроль исполнительской дисциплины. На втором этапе заказчик хотел провести интеграцию с АБС, системой управления кадрами, системой построения бизнес-процессов, а также автоматизировать деятельность юридической службы и отдела финансового мониторинга.

Самарский «Волго-Камский банк» искал систему, обладающую такими свойствами как кроссплатформенность, удобство интерфейса, а также легкая синхронизация решения с другими системами учреждения.

В результате внедрения СЭД ТЕЗИС в банке были полностью автоматизированы такие процессы, как контроль исполнительской дисциплины, регистрация входящей документации, согласование документов, обработка и прохождение заявок.

Тольяттинский «ФиаБанк» при помощи ТЕЗИС избавился от устаревшей платформы на базе IBM Lotus Notes/Domino. В новой системе компания искала надёжность и широкие функциональные возможности, высокую скорость работы и лёгкость сопровождения. Компании также хотелось иметь современную систему документооборота, построенную на технологиях нового времени.

На базе системы ТЕЗИС в ЗАО «Солид Банк» (г. Петропавловск-Камчатский) были автоматизированы процессы согласования документов и договоров, контроль исполнительской дисциплины и другие бизнес-процессы, а также организована регистрация и хранение документов.

Коммерческий банк «Нефтяной Альянс», в свою очередь, реализовал на базе ТЕЗИС процессы постановки и исполнения ряда рабочих задач, согласования и утверждения документов и договоров и электронную канцелярию.

Таким образом, по нашему опыту российским банкам системы документооборота требуются для решения следующих задач:

  • Автоматизация бизнес-процессов и задание маршрутов движения документов;
  • Автоматизация документооборота компании, не являющегося специфическим: управленческого, хозяйственного, кадрового, юридического;
  • Контроль исполнительской дисциплины;
  • Автоматизация процессов делопроизводства и электронной канцелярии;
  • Автоматизация управления совещаниями;
  • Консолидация документов из сторонних систем, обеспечивающих основную деятельность банка, включая АБС;
  • Замена устаревших систем на новую, эффективную и современную систему электронного документооборота.

Источник: https://www.tezis-doc.ru/blog/zachem-sed-v-banke-mnenie-mezhdunarodnyh-ekspertov-i-praktika-rossijskih-kompanij/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.