+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Секреты тайм-менеджмента, или Практика управления временем

Содержание

Управление временем: секреты тайм-менеджмента

Секреты тайм-менеджмента, или Практика управления временем

Сегодня я хочу затронуть такую тему, как управление своим временем. Присаживайтесь поудобней, мы начинаем. Жизненный ритм большинства людей в нашей стране нельзя назвать размеренным и спокойным. Мы всегда куда-то спешим, ничего не успеваем и зачастую, это приводит нас к стрессу, от которого сложно избавиться. Постоянное состояние неопределенности приводит к неэффективному распределению времени. Чтобы не стать жертвой стресса, займемся управлением своим временем или если сказать точнее, то эффективным управлением временем – тайм-менеджментом.

Если вы хотите найти общий язык со временем и научиться управлять им, то вам поможет тайм-менеджмент, о котором мы сегодня ведем разговор. Но большинство людей даже не знают о том, что такое тайм-менеджмент. Советую разобраться в этом хитром способе управления временем, чтоб избавиться от нехватки времени и стать более успешным человеком.

Все хорошо знают, успешные люди очень продуктивны. Много успевать и много работать – это не одно и то же, как кажется на первый взгляд. Зачастую люди тратят много времени впустую и считают себя продуктивными, но это не так. В первую очередь, продуктивность подразумевает результат какой-либо деятельности, но никак не процесс, который, возможно, ни к чему не приведет.

Основным секретом тайм-менеджмента является эффективное распределение времени, что и способствует вашему успеху в бизнесе и жизни. к оглавлению ↑

Хронометраж времени

Если вы все-таки решили научиться управлять временем, то советую начать с самого простого – заведите ежедневник.

В нем записывайте дела, которые выполняли в течение всего дня и учитывайте время, потраченное на каждое дело.

Лучше всего взять тетрадь и разделить тетрадный листок на два столбика: время (левый столбик) и дела (правый столбик). Таким образом, записывайте в эти столбики все, что с вами происходит в течение дня.

Для чего это нужно? — спросите вы. А для того, чтобы определить, куда безрассудно утекает время, которое можно использовать с пользой. Вроде не сложно задание и я уверен, вы привыкните записывать все свои дела и указывать потраченное время.

Этот способ контроля временем называется хронометраж. Хронометраж времени – неотъемлемая часть тайм-менеджмента, приводящая к контролю и правильному распределению времени.

Очень удобно пользоваться специальной программой на телефоне под андроидом, называется она ”Хронометраж”.

к оглавлению ↑

Анализ потраченного времени

Теперь вы четко знаете, на какие дела больше всего уходит времени, и теперь можно проанализировать эффективность этого времени.

  Проанализировав потраченные часы, Вы будете в шоке, сколько времени уходит на бесполезную болтовню с друзьями, просмотр телепередач, чтение глянцевых журналов и др.

Именно сейчас, необходимо понять бесполезность этих пожирателей, собраться с мыслями и научиться говорить слово из трех букв – “НЕТ”!

Учитесь говорить “нет” всем задачам, которые не являются приоритетными именно для вас. Отказывайте людям, но только так, чтоб они понимали, что вы отвергаете их предложение (просьбу), а не их лично. И не стоит сразу говорить “нет”, необходимо выслушать своего собеседника, а уж потом найти причину для отказа, если она имеется.

Я сейчас не предлагаю отказывать всем и вся, просто акцентирую ваше внимание на том, что время – это самое дорогое, что у вас есть и не тратьте его понапрасну.

Я часто помогаю людям, и мне это нравится, но если вижу, что не имею возможности помочь, то я отказываю человеку в помощи и при этом не ввожу его в заблуждение, как это любят делать те, кто не умеют говорить слово “нет”.

Следите за своими действиями и при первых же попытках проявления бесполезной деятельности – одергивайте себя, не девая им свободы. Записывайте бесполезные занятия — они пожирают вашу жизнь, искореняйте их из своей жизни, так как они уводят вас в сторону от намеченных целей. к оглавлению ↑

Планирование

Для достижения успеха в своей жизни понадобится много времени уделять планированию. Каждодневное планирование необходимо для повышения эффективности в управлении временем.

Для себя я окончательно решил, да и многие со мной согласятся, что если мысли, идеи, планы не имеют места быть на бумаге, то их по сути своей нет! Всегда все свои мысли, цели переносите на бумагу. Список целей, задач – это как карта, которая позволит не сбиться с намеченного пути и приведет вас к желаемому результату.

Садитесь, каждый вечер за стол и составляйте список дел на завтра, таким образом, придя на работу, вы всегда будете знать, с чем будете иметь дела. Работа с запланированными делами приведет к эффективному распределению вашего времени и увеличит производительность на 30-50%.

В течение всего рабочего дня можно будет легко вносить в ваш список новые дела, которые обрушились на вашу голову. Не забывайте о приоритетности задач, самые важные должны решаться в первую очередь. Выполнив задачу, вычеркни ее из списка. Это даст положительные эмоции и ощущение удовлетворенности от своей работы.

Тайм-менеджмент, как и все в мире работает по каким-либо законам, и их знание придает силу. Например, есть такой принцип Парето, Вы с ним знакомы? Он гласит, что 20 % усилий, дает 80% результата. Никогда не забывайте об этом и тогда, Вы будете работать на все сто!

А помните правило 10/90? Это когда 10% времени, затраченного на планирование задачи, экономит 90 % времени при ее решении.

Если на вас обрушилась большая задача, то я рекомендую разделить её на несколько подзадач. Так будет легче справиться с проблемой, ведь мелкие задачи решаются проще. к оглавлению ↑

Приоритетность

В список задач необходимо внедрять такую функцию как приоритетность. Расстановка приоритетности поможет эффективно управлять составленными делами из вашего списка, путем присваивания каждой задаче определенный уровень сложности.

Хочу заметить, что если вы выделили главную задачу, но не сделали её в срок, и это не привело к серьезным последствиям, то Вы допустили ошибку с выбором приоритетности. Важная задача всегда имеет серьезные последствия, если не будет выполнена в заданные сроки.

Для расстановки приоритетов в тайм-менеджменте подходит числовой метод. Данный способ является наиболее простым и заключается в том, чтобы каждому делу в списке присваивать свою цифру.

Самое главное дело отмечается цифрой 1 и так в порядке убывания, цифра 5 у самого неважного дела.

Запомните, что если вы не решили задачу под номером 1, то ни в коем случае не беритесь за дело под номером 2, – это наиглавнейший закон приоритетности.

к оглавлению ↑

Принудительная эффективность

Будьте сосредоточенными и целеустремленными в управлении временем. В первую очередь решайте главные задачи и делайте это последовательно, т.е. одну задачу в определенный период времени.

Не стоит разрываться на несколько дел одновременно, это приведет к тому, что вы ничего не сделайте на все 100%. Закон принудительной эффективности в тайм-менеджменте гласит, что на все времени никогда не хватает, но его достаточно на самое важное.

Поэтому делайте в первую очередь то, что принесет наилучший результат. к оглавлению ↑

Разделим задачи на 4 группы по уровню срочности:

  • срочные, важные;
  • не срочные, важные;
  • срочные, не важные;
  • не срочные, не важные.

Такой способ классификации называется методом Эйзенхауэра.

  1. На первом месте дела срочные и важные.

    Не допускается откладывать такие дела в долгий ящик, их необходимо решать обязательно и немедленно!

  2. Дела не срочные, но важные. Эти дела можно отложить на неопределенный срок, но такие дела имеют привычку становиться срочными и важными, поэтому не рекомендуется их оставлять без внимания.

    Выделяйте для них резервное время, которое обязательно должно присутствовать у Вас в арсенале.

  3. Срочные дела, но не важные. Такие дела являются не эффективными  и отнимают очень много времени. Поэтому, советую такие дела делегировать.
  4. Дела не срочные и не важные.

    Таких дел, вообще, не должно быть, если они каким-то образом оказались в вашем списке, то сразу их вычеркивайте.

В принципе, здесь расписаны минимальные знания, которые Вы должны знать, чтобы правильно распоряжаться своим временем. Главное не спешить и не бежать впереди паровоза, всегда планируйте свои действия и дела. Решайте только те дела, которые являются наиболее значимыми и отвлекайтесь на ерунду.

Нет необходимости работать по 20 часов в сутки, если есть возможность все успеть за 10 часов. Следите за своим здоровьем и не допускайте переутомляемости, Вы все равно не сможете обмануть свой организм.

Съедайте по одной “лягушке” каждый день. Не бойтесь, я сейчас не про настоящих лягушек говорю, мы же все-таки не французы. “Лягушка” – самое неприятное дело, но являющееся важным, поэтому его незамедлительно нужно сделать. Необходимо просто взять и сделать, без каких-либо промедлений.

Изучайте тайм-менеджмент, применяйте его каждый день, и Вы сразу почувствуйте, сколько свободного времени у вас появится. Только не тратьте это свободное время на всякую ерунду, проводите время с пользой, например, в кругу своей семьи.

Источник: http://business-poisk.com/tajm-menedzhment-sekrety-upravleniya-vremenem.html

Тайм-менеджмент: 21 совет как эффективно управлять своим временем

Секреты тайм-менеджмента, или Практика управления временем

Многие наши современники стремятся к гипер-продуктивности.

Наверняка, вы знаете людей, которые снуют от задачи к задаче, постоянно проверяют электронную почту, что-то организовывают, куда-то звонят, выполняют поручения и т.д.

Люди, которые это делают, часто разделяют мнение, что «быть постоянно занятым» означает, что вы упорно трудитесь и становитесь все более успешным.

Такое убеждение может быть справедливо лишь до определенной степени, и оно часто приводит к бессмысленной «производительности», то есть к постоянной потребности что-то делать и к склонности тратить время на мелкие задачи. Но лучше применить другой подход.

Работать надо умнее, а не усерднее

Старая пословица гласит, что работать надо умнее, а не усерднее. Это утверждение следует брать за основу при подходе к работе любого рода.

Вместо роботизированного подхода к решению задач, необходимо задаться вопросом, что можно сделать более рационально или вовсе исключить из списка намеченных дел.

Эффективно управляя своим временем, вы не задаетесь вопросом, как можно выполнить больше задач за день, а стараетесь упростить и ускорить процесс, чтобы избежать перенапряжения.

Речь идет о высвобождении места в вашей жизни для отдыха и приятного времяпрепровождения.

В сутках действительно достаточное количество часов, чтобы заняться всем, чего бы вы хотели, но это время нужно выявить.

21 совет по управлению временем

Мы надеемся, что этот список из 21 совета подтолкнет вас в правильном направлении.

Помните о том, что есть бесчисленные фишки и уловки, чтобы эффективно планировать свое время. Мы находим эти советы полезными, хотя у вас может быть свое мнение по этому поводу.

Пусть этот список послужит катализатором, чтобы вы регулярно думали о том, как повысить результативность собственного труда.

1. Главное внимание главным вещам

Самые важные задачи выполняйте в первую очередь. Это золотое правило тайм-менеджмента. Ежедневно определяйте два-три задачи, которые находятся в приоритете и выполняйте их в первую очередь.

Как только вы их завершите, день уже можно считать успешным. Переходите к другим вещам или отложите остальное не следующий день, ведь самые важные дела вы уже совершили.

2. Научитесь говорить «нет»

Решение большого количества задач за ограниченное временя может научить вас жонглировать различными проектами и управлять своим временем. И это превосходно.

Но здесь легко можно увлечься и не рассчитать свои возможности. Ваша цель состоит в том, чтобы взвалить на себя лишь те обязательства, на которые вы точно знаете, что у вас есть время, и вы с ними справитесь.

3. Уделяйте сну, по крайней мере, 7-8 часов

Некоторые люди думают, что жертвовать сном это хороший способ увеличить производительность и высвободить пару дополнительных часов в сутках. Но это не тот случай.

Большинство из нас нуждаются в 7-8 часах сна, чтобы и тело, и разум функционировали оптимально. Вы это почувствуете, прислушайтесь к своему организму. Не стоит недооценивать значение сна.

4. Полностью сконцентрируйтесь на поставленной задаче

Закройте все остальные окна браузера. Положите телефон в беззвучном режиме вне поля зрения. Найдите себе тихое укромное место для работы или включите музыку, если она вам помогает (мне, например, иногда нравится слушать классическую музыку или звуки природы).

Сконцентрируйтесь на одной-единственной задаче, погрузитесь в нее. Ничто другое не должно существовать в этот момент.

5. Начните раньше

Почти все из нас страдают синдромом «откладывания на потом». Кажется, задача настолько простая, что вы всегда успеете ее выполнить и в конечном итоге затягиваете время.

Избавляйтесь от хронической прокрастинации, так как гораздо приятнее избежать перенапряжения, заранее выполнив запланированные дела. Это не так сложно, достаточно вашей твердой решимости.

6. Не отвлекайтесь на второстепенные детали

Мы часто затягиваем проекты, слишком долго зацикливаясь на мелких деталях. Это характерно для перфекционистов.

Но гораздо эффективнее продвигаться вперед, выполнить больший объем проекта, отбросив прежнее желание во что-то постоянно углубляться. Лучше поскорее все выполнить, а по завершении пересмотреть отдельные моменты.

7. Превращайте в привычку регулярные задачи

Если у вас есть регулярные обязанности, (например, написание статей для собственного блога и т.д.) вы можете их планировать и сделать своей привычкой. Делайте это ежедневно и не меняйте распорядка, тогда ваш мозг дисциплинируется и занятие превратится в привычку. Оно становится вполне естественным и приятным. Попробуйте!

8. Контролируйте количество времени, потраченное на ТВ / Интернет / игры

Время, проведенное в соцсетях, за играми или просмотром телевизора может и должно подвергаться контролю. Попробуйте определить для себя количество часов, проведенных за перечисленными занятиями. Как правило, они отвлекают вас гораздо больше, чем вы хотели бы.

9. Определяйте временной лимит для каждой задачи

Вместо того, чтобы просто сидеть над проектом с мыслью: «я просижу здесь, пока все не выполню», попробуйте перефразировать: «я поработаю над этим заданием три часа».

Ограниченность во время подтолкнет вас к сосредоточенности и большей эффективности, даже если немного позже вы вернетесь и доработаете.

10. Оставляйте временной зазор между задачами

Когда мы несемся от задачи к задаче, нам сложно оценивать свои действия и оставаться сосредоточенными и мотивированными.

Перерыв между делами может стать глотком свежего воздуха для нашего мозга. Вы можете недолго прогуляться, помедитировать или сделайте что-нибудь другое для умственной разгрузки.

11. Не думайте о тотальности списка ваших дел

Один из самых надежных способов сокрушить себя, это подумать о громадности списка дел. Сколько бы вы о нем ни думали, короче он не станет.

В конкретный момент времени необходимо сосредоточиться на одном деле. Это одна-единственная задача. Выполняйте все поэтапно. Сохраняйте спокойствие.

12. Физические упражнения и питание

Многочисленные исследования связывают производительность труда со здоровым образом жизни. Достаточное количество сна, физические упражнения и здоровое питание повышают уровень энергетического заряда, очищают разум и позволяют вам легче сосредоточиться.

13. Делайте меньше

«Делайте меньше» это еще один способ сказать «делайте то, что важнее всего». Такая тактика опять-таки подразумевает сосредоточение на наиболее значимых вещах.

Остановитесь, определите первостепенность задач и уделите им внимание. Выполните меньшее количество дел, но они должны быть приоритетными и иметь большую ценность, чем остальные.

14. Используйте выходные, но не переусердствуйте

Если поразмыслить, вы удивитесь, обнаружив насколько можно уменьшить нагрузку в течение недели, немного поработав в выходные дни. Всего лишь 2-4 часа в день. Ваш досуг почти не пострадает.

15. Систематизируйте процесс

Организованность сэкономит вам массу времени, и для этого вам не обязательно становиться самым организованным человеком в мире. Систематизировать свой труд совсем не сложно.

Создайте систему в регистрации документов. Убедитесь, что все элементы сохраняются соответствующим образом. Отпишитесь от ненужных рассылок и разгрузите свою электронную почту. Оптимизируйте, упорядочивайте и рационализируйте.

16. Заполняйте свободное время

Как правило, у каждого есть незаполненное время. Это часы, проведенные в залах ожидания, в магазинных очередях, в общественном транспорте, на эллиптических тренажерах и т.д.
Найдите вещи, которые вы могли бы при этом делать. Чаще всего подойдет чтение, и не забывайте об аудиокнигах, которые можно слушать во время ожидания.

17. Изолируйтесь

Никаких отвлечений, никаких оправданий. Иногда единственный способ что-то сделать, это закрыться у себя в комнате. Изолированность многим помогает.

18. Придерживайтесь плана действий

Отчасти мы об этом упоминали, но не лишним будет повторить. Не отклоняйтесь от намеченного плана!

Решительно придерживайтесь запланированных дел, будьте профессионалом и идите до конца. Твердая воля и непоколебимость приведут вас к намеченной цели.

19. Связанные задачи выполняйте вместе

Допустим, что за выходные вам нужно сделать два задания по программированию, написать три эссе и снять два видео. Вместо того, чтобы браться за работу в спонтанном порядке, определите группы подобных задач и выполняйте их последовательно.

Различные задачи требуют различного типа мышления, поэтому имеет смысл позволить своему мозгу продолжить выполнять типовые задания, а не переключаться лишний раз на что-то иное.

20. Находите время для тишины

В современном мире слишком многие люди постоянно находятся в движении и не находят времени, чтобы просто остановиться. Тем не менее, практика тишины обладает удивительным эффектом. И действие, и бездействие должны играть ключевую роль в нашей жизни.

Состояние покоя и тишины уменьшает беспокойство и показывает, что нет никакой необходимости в постоянной спешке. Это также помогает сделать работу более приятной.

21. Исключайте несущественное

Косвенно мы уже касались этого аспекта, но это один из самых полезных советов, который вы можете для себя почерпнуть.

Наша жизнь перезаполнена. Когда мы определяем лишнее и избавляемся от него, то нам становимся ясно, что наиболее значимо и больше всего заслуживает нашего времени.

И последний совет (очень важный)

Отметим еще один совет. Если вы что-нибудь запомните из этого списка, то пусть это будет следующее:
Целью всегда должно быть удовольствие. Работа может быть игрой.

Мы настолько погружены в занятость, что забываем наслаждаться тем, что делаем. Даже когда мы подходим к работе с умом, часто мы слишком сосредоточены на достижении цели.

Это никогда не должно быть на первом месте. Всегда спрашивайте себя: что я могу сделать, чтобы получить больше удовольствия от процесса?

Цель состоит в таком упорядочивании своих обязательств, чтобы ваша повседневная жизнь протекала в удовольствии, даже когда вы работаете.

Это может показаться несбыточной мечтой, но в современном мире это реальнее чем когда-либо. Будьте любознательны и открыты для новых возможностей. Познавайте себя.

С вами начнут происходить замечательные вещи. Мы желаем вам удачи и реализации этих советов!

Источник: https://cameralabs.org/4979-tajm-menedzhment-21-sovet-kak-effektivno-upravlyat-svoim-vremenem

25 работающих техник тайм-менеджмента

Секреты тайм-менеджмента, или Практика управления временем

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

  • составить список всех будущих задач;
  • разделить их по важности и установить очерёдность;
  • оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

2. Матрица Эйзенхауэра

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте здесь.

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

  • определить, на что тратится ваше время;
  • выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
  • выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10-3-2-1-0:

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие  отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Онлайн-курс

Источник: https://Bakunin.com/time-management-techniques/

15 секретов управления временем: как быть успешным и все успевать

Секреты тайм-менеджмента, или Практика управления временем

В данной статье мы рассмотрим особенности тайм-менеджмента, основные его техники, а также раскроем 15 секретов управления временем, которые помогут вам быстро и качественно выполнять свои планы, успевать всегда и во всем.

Особенности тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – умение человеком правильно распределить свое время на выполнение запланированных дел. Данный феномен изучался много лет разными психологами, все пытались понять, как работает данный метод правильного планирования задуманного. Известный психолог Дэвид Аллен написал книгу, посвященную основам и практике эффективного планирования.

Важно знать! Снижение зрения приводит к слепоте! Для коррекции и восстановления зрения без операции наши читатели используют набирающий популярность ИЗРАИЛЬСКИЙ OPTIVISION – лучшее средство, теперь доступно всего за 99 руб!
Тщательно ознакомившись с ним, мы решили предложить его и вашему вниманию… Читать подробнее..

В наше время суета и многообразность современной жизни все больше заставляет обращаться к методам успешного структурирования намеченных задач, правильного и быстрого их осуществления. За много лет ученые разработали различные техники эффективного планирования, которые помогают человеку выполнять свои дела в срок.

Чтобы планирование было эффективным, нужно уметь распределить свое время. Именно тайм-менеджмент помогает правильно и во время выполнять задачи, что способствует удачному достижению результата. Четко распределенное время помогает качественно и быстро выполнить работу любой сложности. Помимо известных техник, в нашей статье мы раскроем 15 основных секретов управления временем.

Основные техники успешного планирования

Прежде чем ознакомиться с основными правилами эффективного распределения дел, рассмотрим известные методы успешного тайм-менеджмента. Рассмотрев подробно каждый метод, мы сможем узнать главные 15 секретов управления временем.

Среди основных способов планирования выделяют следующие.

1. Список дел

Данный способ является самым простым и основным для всех остальных, т.е. выступает основой для всех последующих методов. Человек записывает все свои дела, которые  должен сделать за определенный период и строго следует этому списку.

Список дел можно составлять где угодно удобным для вас способом. Вы можете записывать свои планы, как в тетрадке, так и воспользоваться различными органайзерами, заметками на компьютере или в телефоне.

Все задачи всегда будут под рукой, можно в любой момент вычеркнуть выполненное или добавить новые планы.

«Только представьте, насколько меньше стресса вы будете испытывать, когда начнете освобождать свой мозг, перенося все важное в записную книжку»

Кевин Круз

2. Планирование важных задач на основе их ценности

Метод, при котором человек определяет для себя те задачи для выполнения, которые более ценны в ближайшее время. Потом старается сделать те, которые актуальны на следующий период.

Здесь важно понимать значимость задуманных планов, ведь у каждого есть задачи, которые не могут подождать, а некоторые можно спокойно перенести на другое время.

Последовательность осуществления помогает человеку качественно выполнять свои дела, без всякой суеты, напряженности.

3. Метод расстановки приоритетов или Матрица Эйзенхауэра

Здесь человек определяет важные и срочные дела, которые предстоит выполнить. Определив важность и срочность, индивидуум видит, что действительно стоит поставить на первый план, а что является совсем неважным и несрочным. Данный метод очень известен и популярен на протяжении долгих лет. В матрице Эйзенхауэра выделяют четыре основных квадранта дел, которые предстоит выполнить.

Квадрант А (важные срочные дела)

Такие задачи нельзя отложить на потом, они являются первоочередными. Данный сектор является очень важным для жизни человека, поскольку неосуществление этих задач приводит к негативным последствиям, влияющим на жизнь человека. Планы сектора А могут появиться по двум причинам:

  • внутренние причины: зависят непосредственно от человека (недостаточная мотивация на выполнение, лень, отсутствие желания или профессионализма);
  • внешние причины: не зависят от самого субъекта (резкое ухудшение самочувствия, форс-мажор).

Квадрант В (важное несрочное)

Планы этого сектора нужно регулярно выполнять, не откладывая на потом, поскольку своевременное их осуществление является показателем вашей продуктивности, успеха в деятельности.

Дела этого квадранта не требуют выполнения здесь и сейчас, но их ценность свидетельствует о возникновении негативных последствий в случае игнорирования человеком.  Чем значимее для вас поставленная задача, тем негативнее будут последствия от ее невыполнения.

Именно поэтому следует отдавать предпочтение сначала важным делам, потом – срочным.

Квадрант С (неважно, срочно)

Неотложность планов не всегда определяет их  значимость. Эйзенхауэр говорил, если неотложные задачи мешают исполнению ценных, то их лучше отложить. У планов «сектора С» есть существенный минус: они мешают человеку эффективно работать и выполнять значимые дела, поскольку постоянно отвлекают, заставляют переживать.

Любое отвлечение грозит негативными последствиями, поэтому при возникновении каких-либо помех  при выполнении значимых задач старайтесь устранить их перед выполнением.

Если осуществлять только срочные дела, может накопиться огромное количество важных дел в один момент и тогда тяжело направить себя в нужное русло, сконцентрироваться для их осуществления.

Квадрант D (не срочное не важное)

Данный сектор объединяет самые несрочные дела, их выполнение не приносит пользы в данный момент. Если человек на них сконцентрируется, то значимые дела накопятся очень быстро и приведут к негативным последствиям. Важно уметь разграничить приоритетные задачи и те, которые могут подождать.

4. Техника 100 дней

Данный метод позволяет за 100 дней сделать запланированное и желаемое с условием, что каждый день человек будет прописывать свои действия на пути к достижению целей.

Техника 100 дней помогает за конкретное количество времени достигнуть того, чего желаешь. В своём использование она очень проста и понятна, в ней нет ничего замысловатого.

Для выполнения данного метода вам понадобится:  тетрадь на 100 страниц, ручка, ваши желания и мечты.

Суть методики в прописывании на последней странице тетради своих желаний, после чего каждый день вы пишите на каждой странице, что вы сделали на пути к достижению целей. Это могут быть не только ваши действия, а даже и мысли – как вы представляете себе конечный результат, чего уже достигли на данный момент.

Ищите новые ресурсы

15 секретов управления временем помогут тем людям, которые действительно хотят достичь чего-то совершенного в своей жизни.

Нужно помнить, что наша жизнь и работа имеет свойство меняться, поэтому важно не останавливаться, не стоять на месте, а искать все новые и новые способы достижения результата.

Распланировав свой день, вам будет легче увидеть, что действительно ценно в данный момент времени.

Не бойтесь открываться новым знаниям, умениям, навыкам. Никогда не останавливайтесь на одном методе работы, тем более, если данный метод вам не совсем подходит. Помните, что ошибки, неудачи – это ваш новый шаг к развитию, привлечению новых ресурсов для достижения желаемого. Многие сразу опускают руки при любой малейшей неудаче, таким образом, оставляя свои планы лишь на уровне мечты.

Важно помнить, что кроме вас, вашу цель никто не осуществит, это важно и нужно только для вас, вашего благополучия. Не стоит обращать внимание на то, как другие испытывают неудачи на пути к цели. У вас свой уникальный путь, свои способы достижения результата, которые кардинально отличаются от других.

Личность Кевина Круза в тайм-менеджменте

Кевин Круз является успешным известным бизнесменом, который написал не одну книгу об успешном планировании и распределении дел.  В настоящее время Круз  президент компании Kru Research, цель которой состоит в том, чтобы найти наиболее эффективные способы привлечения потребителей услуг в сфере здравоохранения.

На протяжении всей жизни Кевин Круз изучает основы бизнеса, искусство его ведения и развития. Именно такая сфера деятельности натолкнула его на написание известных книг в сфере тайм-менеджмента.

«Определите свою самую важную задачу (СВЗ) на настоящий момент и начинайте день с работы над ней»

Кевин Круз

Будучи успешным в бизнесе, Кевин пытался показать людям, что на самом деле нет ничего сложного в достижении своих целей, нужно только научиться ставить перед собой нужные цели, планировать их поэтапное достижение.

Именно Кевин сумел выделить 15 секретов управления временем, которые доступны каждому из нас.

В нашей статье мы рассмотрим 15 главных секретов Кевина Круза, которые помогут правильно и эффективно распланировать свое время.

15 секретов управления временем

Кевин Круз посвятил основам тайм-менеджмента и бизнеса всю свою жизнь, у него многолетний опыт успешного человека, организатора, руководителя. Люди со всего мира мечтают узнать его секреты и способы такого успеха во всех сферах жизнедеятельности. Сейчас и мы раскроем 15 главных секретов управления временем, которые Кевин Круз описал в своей книге.

1. Всегда помните, время – это бесценный и одновременно дефицитный ресурс, который является основным при достижении целей

Не тратьте его попусту, если есть важные дела. Используйте время с пользой для себя и окружающих, ведь его невозможно вернуть. Каждая минута важна для результата.

2. Постарайтесь выделить свою самую важную задачу (СВЗ) на данный момент времени, начинайте день с работы именно над ней

Просыпаясь с утра, переберите все свои мысли в голове, определите их ценность, значимость, стоит ли откладывать намеченные планы, или лучше все-таки собраться с силами и осуществить их в жизнь для вашего же благополучия.

3. Ежедневно пользуйтесь календарем-планировщиком.

Ежедневно или еженедельно пишите свои задачи на ближайшее время, не описывайте свои планы на полгода или на год. Используя такой способ, у вас не накопится куча заметок, которые будут только вас путать и отвлекать. Ежедневник или еженедельник в данном случае наиболее эффективен.

4. Всем известно такое понятие как «прокрастинация» — постоянное откладывание человеком важных дел на потом.

Так вот четвертый секрет именно в том, чтобы победить себя и всегда осуществлять задуманное, несмотря  на предстоящие трудности.

5. Спокойно отнеситесь к тому факту, что всегда можно сделать больше, чем вы уже сделали.

Вы выполняете по мере возможности, поэтому не нужно из себя через силу выжимать энергию, это только усугубит ваше положение, исчерпает все ваши силы.

6. Не забывайте всегда иметь при себе записную книжку, ручку или карандаш.

Это поможет вам всегда записать нужную мысль, действие, важную встречу. Невозможно все удержать в голове, а, имея при себе блокнот, вы всегда будете спокойны, что все ценные мысли у вас под рукой.

7. Следите за своей электронной почтой

Удалите из контактов ненужные электронные ящики, к примеру, различные рекламные акции магазинов. Читая эти письма, вы только теряете свое драгоценное время, а ничего полезного не выносите.

8. Совещание используйте только в крайних случаях

Если нет возможности выбрать другие формы коммуникации или когда не удается достигнуть своих целей в срок.

9. Научитесь говорить «нет» всему и всем, кто мешает вам достигать целей, сбивает с нужного пути, пытается навязать свое мнение, идеи.

У вас есть своя конкретная цель, план ее осуществления, все остальное вас только отвлекает. Никто, кроме вас, не знает как лучше и быстрее достичь результата.

10. Всего 20% усилий могут дать целых 80% успешного результата

Здесь важно сосредоточиться на том, что действительно поможет вам в осуществлении планов. Направьте свои действия в нужное русло и увидите колоссальный эффект.

11. Всегда старайтесь работать в тех сферах, которые вам не только легко даются, но и нравятся.

Нужно получать от работы не только вознаграждение, но и удовольствие. Несомненно, ваши умение и навыки важны в деле, но желание тоже играет ценную роль в ожидаемом результате.

12. Определите конкретные дни недели, чтобы делать одну и ту же работу

Так вам будет легче сосредоточиться на задуманном. Определив дни недели, вы будете знать, когда нужно выполнить ту или иную работу.

13. Если вы знаете, что какое-либо дело можно исполнить за пять или меньше минут приступайте к нему сейчас же.

Не откладывайте мелкие дела на потом, не забивайте ими голову, ведь проще быстро сделать и забыть, сосредоточившись на более важном.

14. Не жалейте время на себя.

Каждое утро выделите всего один час времени на себя: примите душ, позавтракайте, наденьте любимую вещь и приступайте к работе. Казалось бы, такие обычные ритуалы, но они поднимут вам настроение, наполнят энергией на весь день. Конечно же, для таких ритуалов нужно проснуться на час раньше, но это того стоит и воздастся вам вдвойне при выполнении дел.

15. И наконец, последнее — главный секрет продуктивности любого человека в собственной энергии и концентрации, а не во времени.

Не забывайте делать то, что вам нравится, вдохновляет на новые открытия, свершения. Такие занятия будут наполнять вас силой для будущих грандиозных результатов.

Всего 15 таких простых правил помогут распределить свое время правильно и эффективно, а также нацелят вас на нужный результат деятельности.

Так же вам может быть интересно:

Источник: https://zazama.ru/tajm-menedzhment/15-sekretov-upravleniya-vremenem.html

12 принципов эффективного тайм-менеджмента

Секреты тайм-менеджмента, или Практика управления временем

Чарльз Дарвин однажды сказал: «Человек, решивший растратить хотя бы один час своего времени, ещё не дорос до того, чтобы понимать всю ценность жизни». Некоторые люди, особенно предприниматели, имеют похожее мировоззрение. Они стремятся использовать каждую минуту с максимальной пользой, решая важные задачи и двигаясь в направлении своей цели.

Но так поступают не все. Некоторые люди боятся времени. В результате они откладывают дела и начинают ненавидеть себя. Если вы относитесь к этой группе, используйте перечисленные 12 советов по управлению временем. Как только вы приучите себя следовать им, вы станете более продуктивным и больше не будете попусту терять время.

1. Определи свои цели и следуй им

Сформулируй свои долгосрочные и краткосрочные личные и бизнес-цели. У тебя в голове должна быть чёткая картинка и понимание того, чего ты действительно хочешь.

Далее совершай только те действия, которые направлены на достижение твоих краткосрочных и долгосрочных целей. Охраняй своё время, как ястреб, и перестань тратить его на те вещи, которые вовсе не имеют значения. Твой день должен включать в себя только те действия или задачи, которые будут либо приносить доход, либо служить для развития.

Хочешь больше мотивации? Посмотри 5 лучших выступлений TED о достижении целей

2. Создай и используй списки

Чтобы стать мастером тайм-менеджмента, начни создавать и использовать списки.

Чтобы не усложнять тебе жизнь, предлагаю сфокусироваться на создании этих четырех списков:

  • Ежедневный график. Создай годовой календарь-каркас, которого ты будешь придерживаться в повседневной жизни.
  • Списки дел. Не нужно усложнять. Это базовый список тех дел, которые нужно сделать. Включи в него три или четыре наиболее важные и неотложные задачи.
  • Список контактов с людьми. Это люди, с которыми нужно списаться по электронной почте или созвониться. Чтобы сделать этот список более эффективным, составляй его в порядке приоритетности.
  • Список для совещаний. Этот список содержит заметки и напоминания о том, что нужно обсудить с командой (коллегой, другом) во время встреч.

Можешь дополнить или сократить этот перечень. Суть идеи в том, что ты должен иметь свою собственную систему списков и регулярно работать с ней, чтобы максимально эффективно использовать свое время.

Ты можешь скачать и использовать готовые шаблоны. Вот коллекция ресурсов с бесплатными календарями и планерами на 2021 год.

3. Следуй правилу 80/20

Закон Парето (принцип Парето, принцип 20/80) — эмпирическое правило, названное в честь экономиста и социолога Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».

В приложении к тайм-менеджменту идея состоит в том, что 80 процентов твоих результатов достигаются благодаря 20 процентам твоих действий.

Например, ты просматриваешь свой список дел. У тебя есть 10 пунктов, часть из которых нужно вычеркнуть. Используя правило 80/20, ты оставляешь два первых пункта, потому что эти действия будут иметь максимальную отдачу.

Мало того, что принцип Парето помогает уделять первоочередное внимание самым важным вещам, его невероятно просто применять. Просто определи и сосредоточься на нескольких целях и действиях, которые наиболее значимы для твоего развития и успеха. Со временем ты заметишь, что исключая большинство пунктов из своего списка, ты одновременно увеличиваешь свою продуктивность.

https://www.youtube.com/watch?v=2H-XdqbYPgw

Не хватает решимости для корректировки списка задач? Тебе помогут 5 критериев оценки важности.

4. Съешь лягушку

Марк Твен однажды сказал, что если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади.

Итак, что же такое «лягушка»?

Это  важная задача, которую ты откладываешь, даже если ничем не занят.

Советы от Брайана Трейси:

  • Если перед тобой стоят две важные задачи для решения какой-то проблемы, начни с самой большой, сложной и важной.
  • Заведи привычку расправляться с основной задачей утром, когда у тебя больше энергии, и твоё внимание ещё не притупилось.
  • Работай с этой задачей пока она не будет завершена.
  • Начинай с самых важных задач и завершай их. Благодаря этому твой организм будет вырабатывать эндорфины, которые помогут сформировать «положительную зависимость».

Продолжай практиковать эту технику, пока не овладеешь ею в совершенстве.

5. Просто скажи «нет»

Иногда мы берём на себя непосильную ​​нагрузку просто потому, что не умеем говорить “нет”. Нам кажется, если мы откажемся, то перестанем быть нужными, клиенты найдут кого-то получше нас, а коллеги перестанут относится к нам с симпатией.

Правда заключается в том, что если ты хочешь управлять своим временем, первое, что ты должен сделать – научиться говорить «нет». Бери на себя только те обязательства, на которые у тебя есть время и которые для тебя действительно важны. Твоя честность и открытость станет достаточным поводом для уважения и понимания со стороны клиентов, коллег, друзей и семьи.

Сложно говорить “нет”? Прочитай статью “Как научить окружающих уважать твоё время”.

6. Не отвлекайся

Поэкспериментируй. Отследи количество перерывов в работе, которые возникают в течение дня. Сколько раз коллеги или члены семьи прерывают тебя? Как часто ты бросаешь работу сам и проверяешь свой телефон или компьютер?

Исследователи обнаружили, что прерывания работы в среднем отнимают у человека по 6 часов в день! Кроме того, для возвращения к процессу нам требуется в среднем 23 минуты.

Безжалостно устраняй отвлекающие факторы. Начни с закрытой двери во время “поедания лягушки”. Отключи отвлекающие уведомления и отведи определенное время для ответа на электронные письма и телефонные звонки.

Хочешь удивиться? Результаты этого исследования заставят тебя убрать свой смартфон подальше.

7. Проводи меньше встреч

Бестолковые встречи отнимают у нас 31 час в месяц.

Конечно, иногда нам действительно просто необходимо посетить какую-то встречу. Постарайся свести их количество к минимуму. Электронная почта и чат смогут в этом помочь. Таким образом, ты сможешь потратить больше времени на работу над более важными задачами.

Узнай 4 секрета продуктивных совещаний.

8. Используй время ожидания

Если ты начнёшь отслеживать, как проводишь свое время в течение недели, то заметишь, как много времени уходит впустую. Твоя ежедневная поездка в метро, ​​очередь в магазине и т.д. Вместо того, чтобы вычёркивать это время, используйте его: думай, читай или слушай подкаст.

Так, создатель легальных триллеров Скотт Туроу написал свой первый роман во время утренних поездок в метро. Даже если они занимали всего 10 минут в день.

То время, которое обычно люди тратят впустую, может послужить для чего-то значимого.

9. 4D

Фильтрация всех входящих запросов с использованием подхода 4D является одним из наиболее эффективных способов управления временем.

  • Удалить (Delete). Сканируй свой почтовый ящик в поисках нежелательных писем. Вероятно, многие из них можно удалить, не открывая. Проще говоря, если письмо не представляет никакого значения, удали его. Это особенно полезно при возвращении из отпуска или командировки.
  • Делегировать (Delegate). Если есть задача, которую может выполнить кто-то другой, делегируй её. Большинство административных задач могут быть переданы на аутсорсинг. Виртуальный помощник может отвечать на электронные письма. Бухгалтер может содержать документацию в порядке. Можно попросить сотрудника запланировать встречу и составить повестку дня. Сэкономленное на мелочах время можно использовать для чего-то более важного.
  • Отложить (Defer). Некоторые задачи могут быть выполнены позже. Например, если ты получил приглашение на свадьбу, не нужно сразу бронировать номер в гостинице. Выдели для этого свободное время в ближайшие выходные.
  • Сделать это (Do it). Иногда нужно просто сделать это. Например, если в почте есть срочное и важное сообщение от клиента, прочитай и ответь. Опять же, для этого нужно хорошо понимать свои приоритеты.

10. Заблокируй своё время

Потрать минутку и просмотри свой календарь на предстоящую неделю. Сколько времени осталось свободным?

Это то время, которое ты должен заблокировать. Гарантируй себе, что в календаре будет немного свободного времени. Помимо прочего, такая блокировка не даст тебе возможности взвалить на себя лишние обязательства.

Используй блокировку времени для организации своей повседневной жизни. Например, каждое утро у тебя запланировано время для упражнений, приведения себя в порядок, работы с электронной почтой. Далее можешь заблокировать время между восемью часами утра до полудня для работы. Во второй половине дня установи блоки для расслабления среди обязательных задач и запланированных встреч.

Ты фрилансер? Учись сохранять мотивацию и эффективно работать дома.

11. Сформируй пакеты задач

Проще говоря, это дозированная работа над группой аналогичных действий. Например, вместо того, чтобы отвечать на электронные письма в течение дня, читай и отвечай на них в определенное время. Таким образом, ты не будешь прерывать свой рабочий процесс.

Преимуществом этого подхода является ещё и то, что разные задачи требуют включения разных типов мышления. Когда ты перестанешь неосознанно переключаться с задачи на задачу, ты сможешь организовать ежедневный хаос работы со входящими и развить качественное внимание.

Подробнее в статье “Секреты осознанной жизни: как контролировать свое внимание”.

12. Позаботься о себе

Полноценный ночной сон, тренировки и здоровое питание сделают тебя энергичным, целеустремлённым и выносливым, что позволит максимально эффективно проживать каждый день.

Не хватает сил, чтобы изменить себя? Посмотри 5 выступлений TED, которые помогут справиться со стрессом.

Запомни, только ты можешь вывести свою жизнь на качественно новый осознанный уровень.

Успехов!

Источник: https://rusability.ru/internet-marketing/12-printsipov-effektivnogo-tajm-menedzhmenta/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.