+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Работник, заверяющий командировочные удостоверения, должен быть утвержден приказом

Содержание

Командировочное удостоверение – 2015. Что изменилось?

Работник, заверяющий командировочные удостоверения, должен быть утвержден приказом
« Назад

18.03.2015 23:38

Особенности направления работников в командировку регламентируются Постановлением Правительства №749 от 13 октября 2008 года. Этот документ определяет, какие документы должны составлять работодатели и сотрудники при направлении в командировку и возвращении из нее, а также выплату суточных и других расходов во время командировки.

C 8 января 2015 года вступили в силу важные изменения, они  упрощают документооборот, связанный с направлением работников в служебные командировки. Эти изменения: 1) не предусматривают составления служебного задания; 2) не требуют отчета о выполненной работе; 3) отменяют командировочное удостоверение в 2015 году.

Теперь работник направляется в командировку на основании приказа руководителя, а время его фактического пребывания в командировке определяется на основании предоставленных им проездных документов.  

Отмена командировочного удостоверения и командировки за границу

В данном случае важен факт пересечения границы. Если сотрудник направляется в командировку в дальнее зарубежье, то факт пересечения границы устанавливается по отметкам в паспорте.

Если командировка осуществляется в страны СНГ, где при пересечении границы не ставятся отметки в паспорте, то факт пересечения границы можно увидеть в проездных документах сотрудника.

Документы для оформления командировки с 8 января 2015 года

  • Приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9, в котором необходимо указать сроки командировки и ее цель.
  • Журнал учета сотрудников, выбывающих в командировки. Теперь вместо номера командировочного удостоверения ставится номер и дата приказа о направлении работника в командировку.
  • Табель учета рабочего времени.
  • Авансовый отчет. По возвращении из командировки сотруднику необходимо в течение трех рабочих дней заполнить авансовый отчет. К нему надо приложить проездные документы и другие бумаги, которые подтверждают расходы в командировке. Если сотрудник отправлялся в командировку на личном транспорте, то он должен приложить к авансовому отчету служебную записку и документы, подтверждающие использование этого транспорта (расходы на ГСМ).
  • Служебная записка от сотрудника, заполненная в произвольной форме, в том случае если он едет к месту командировки и обратно на личном транспорте. В ней указывается фактический срок пребывания в командировке, также к ней прилагаются документы, подтверждающие использование личного транспорта и то, что на него были расходы (путевые листы, чеки, счета и т. д.). Служебная записка прикладывается к авансовому отчету.

Можно ли продолжать оформлять командировочные удостоверения?

Если работодатель хочет, чтобы его сотрудники по-прежнему оформляли командировочные удостоверения, то он имеет на это право. 

Если в положении об оплате командировочных расходов содержатся требования по определенному документообороту и туда не вносились изменения, действующие с 8 января 2015 года и предусматривающие отмену командировочных удостоверений, то работники будут обязаны по-прежнему проставлять отметки в командировочное удостоверение – до тех пор, пока в соответствующий приказ руководителя не будут внесены изменения.

Если же работодатель поддерживает инициативу о минимизации  документооборота, то он может внести изменения в свой приказ или даже издать новый приказ о документообороте при направлении работников в командировку, оговорив, на основании каких документов сотрудники будут направляться в командировку. При этом не стоит забывать о том, что даже при наличии командировочного удостоверения проездные документы имеют большое значение.

Часто работодатели утверждают «Положение о командировках». В случае отказа от использования командировочных удостоверений необходимо внести соответствующие изменения в этот документ и ознакомить с ним сотрудников. Что для этого потребуется сделать:

  • убрать упоминание в документе командировочных удостоверений и служебного задания;
  • указать, что срок и цель командировки определяются приказом о направлении работника в командировку;
  • зафиксировать, что в случае поездки сотрудника в командировку на личном транспорте, по возвращении он должен представить служебную записку и подтверждающие документы.

Нет документов, подтверждающих проезд и проживание в период командировки. Что делать?

Бывают ситуации, когда у работника вообще нет документов, подтверждающих проезд и проживание в период командировки. Но при этом у него есть командировочное удостоверение с необходимыми отметками.

С одной стороны, это может служить для налоговой доказательством того, что командировка действительно была. С другой стороны, в такой ситуации компания все равно будет сильно рисковать.

И это стоит иметь в виду.

В случае потери проездных документов работодателю лучше запросить подтверждение поездки у транспортной организации.

В командировку на служебном транспорте: особенности оформления

Правила не уточняют, как подтверждать дни нахождения сотрудника в командировке, если он едет в командировку на служебном транспорте, а также, как подтвердить, что он был в командировке, если у него вообще нет документов на проезд.

Работодатели сами определяют размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, в локальных нормативных актах или коллективных договорах, если иное не предусмотрено нормативно-правовыми актами РФ (ст.168 ТК РФ).

Это значит, что во всех остальных случаях (за исключением тех, когда работник едет в командировку, у него есть билеты или он едет в командировку на личном транспорте) работодатель вправе сам устанавливать, как будет определяться время нахождения работника в командировке и на основании каких документов это будет осуществляться.

Если работник отправляется в командировку на служебном транспорте и сам при этом находится за рулем, подтверждать факт его нахождения в командировке будет служебная записка с приложением путевого листа.

Если в командировку на служебном автобусе с водителем за рулем отправляются несколько сотрудников, можно написать в приказе руководителя, что работники отправляются в командировку на служебном автобусе.

В этом случае в приложении об оплате командировочных расходов можно оговорить, что при возвращении из командировки работники обязаны составить служебную записку. В служебной записке сотрудники зафиксируют работодателю, на каком автобусе они отправлялись в командировку, когда выехали и когда вернулись.

Служебная записка и путевой лист будут служить подтверждением количества дней нахождения работников в командировке. Такой документооборот следует оговорить в локальном нормативном акте.

Работник остается в командировке на выходные или направляется в командировку раньше

Время нахождения в командировке определяется на основании оформляемых документов. В Постановлении №749 есть п.19, который предусматривает выплату суточных за время задержки в пути, но только в том случае, если работник представит документы, подтверждающие факт вынужденной задержки.

В распоряжении руководителя о направлении работника в командировку должны быть четко указаны даты нахождения работника в командировке, а от работника должна быть служебная записка, в которой он просит приобрести билет на более позднюю дату или раннюю дату. При этом необходимо получить одобрение руководителя. На основании распоряжения руководителя дни командировки будут оплачиваться в соответствии с приказом. Лишние дни оплачиваться не будут.

В данном случае необходимо помнить о письме Минфина от 30 июля 2014 года №03-04-06/37503 по НДФЛ и налогу на прибыль. Если работник задержался в командировке, например, на выходные, то  обратный билет можно учесть в расходах по налогу на прибыль и он не будет являться доходом работника на облагаемый НДФЛ.  Соответственно, начислять страховые взносы не нужно.

Степан Добродумов

Копирование и любая переработка материалов с сайта neohr.ru запрещены

Источник: http://neohr.ru/kadrovye-voprosy/article_post/komandirovochnoye-udostovereniye-2015-chto-izmenilos

Командировочное удостоверение

Работник, заверяющий командировочные удостоверения, должен быть утвержден приказом

Любому работнику, который по служебной необходимости выехал в командировку, следует оформить командировочное удостоверение, которое:

  1. Удостоверяет факт служебной командировки;
  2. Обеспечивает отдел кадров информацией, имеющей значение при заполнении табеля учета рабочего времени;
  3. Позволяет бухгалтерии начислять командировочные платежи и учитывать их при составлении финансовой отчетности.

Командировочное предписание выдается на руки работнику перед его непосредственным отъездом и сопровождает его в течение всего периода поездки. В командировочном листе содержатся такие сведения, как дата убытия с предприятия, дата прибытия на место командирования, дата возвращения к выполнению обязанностей на своем рабочем месте, а также пункт назначения.

Каков же процесс и особенности оформления командировочного удостоверения в 2017 году? Упрощенные порядок составления кадровых бумаг существенно изменил порядок выдачи этого документа.

Оформляется ли командировочное удостоверение в 2017 году?

Командировочное удостоверение представляет собой документ, который сотрудник берет с собой, покидая предприятия по служебной необходимости. Он удостоверяет факт отсутствия работника на его рабочем месте.

С 2015 года этот документ утратил свое обязательное значение (Постановление Правительства №749). В итоге, направляя сотрудников в служебные поездки, отделу кадров организации вовсе необязательно:

  • Во-первых, составлять командировочное удостоверение;
  • Во-вторых, формировать и оформлять должным образом служебное задание;
  • В-третьих, запрашивать у них отчеты о проделанной работе по возвращении из командировки.

Каким же образом учитываются затраты, понесенные работодателем на обеспечение командировки? Документарным основанием для этого становятся проездные билеты, чеки, квитанции и т.п., в частности:

  1. Если работник перемещался на общественном транспорте, то в бухгалтерию ему необходимо представить проездные билеты;
  2. Если поездка производилась на личном авто, то сотрудник предъявляет путевой лист, а также кассовые чеки и квитанции, подтверждающие факт заправки машины и т.п. (п. 7, Положение о служебных командировках);
  3. Если специалист выедает за рубеж, то учет осуществляется на основании отметок в его загранпаспорте (п. 18, Положение о служебных командировках).

По возвращении из командировки работник обязательно составляет авансовый отчет и формирует служебную записку (в ней он указывает способ перемещения). К этим бумагам он прилагает весь набор чеков и квитанций, после чего весь пакет справок передает на рассмотрение в бухгалтерию.

Тем не менее, некоторые организации имеют право указать необходимость составления командировочного удостоверения в своих локальных нормативных актах, в случае, если составление этого документа существенно упрощает ведение кадрового учета (ст. 168 ТК РФ).

В таких организациях форма и образец командировочного удостоверения должны быть утверждены приказом руководства. Не исключается и использование существующей унифицированной формы Т-10. В то же время кадровая служба может создать и свой собственный, удобный для нее бланк.

Отмена необходимости составлять командировочные удостоверения обусловила и необязательность ведения журналов учета командировок. Тем не менее, если это удобно, то работодатель может сохранить у себя эту практику.

Основные правила заполнения командировочного удостоверения в 2017 году

Для чего командировочное удостоверение может потребоваться организации? Главным образом, для упрощения учета командировочных затрат. Именно поэтому большинство фирм разрабатывают собственный бланк командировочного удостоверения с учетом требований отдела кадров и бухгалтерии (Письмо Минтруда №14-2-291). При этом за основу можно взять унифицированный бланк Т-10.

Стандартное командировочное удостоверение состоит из лицевой и оборотной стороны. На лицевой части прописываются:

  1. Название компании;
  2. Ф.И.О., должность и структурное подразделение, в котором числится сотрудник;
  3. Цель служебной поездки;
  4. Период отсутствия специалист на рабочем месте, которое обычно отмечается датами отъезда и возвращения;
  5. Паспортные данные работника.

Все приведенные в документе сведения заверяются подписью руководителя.

Что же касается оборотной части, то в ней представлена следующая информация:

  1. Название принимающей организации и места ее расположения;
  2. Даты прибытия и убытия с места командирования;
  3. Ф.И.О. должностных лиц в ведение которых поступил работник;
  4. Подпись руководителя принимающей организации, удостоверенная ее печатью.

Бывают случаи, когда на протяжении командировки работник посещает сразу несколько мест. В этом случае сведения обо всех них должны быть отражены на оборотной стороне удостоверения.

Если окажется, что принимающая организация не ведет журналов учета командировок и не составляет командировочных удостоверений, то удостоверения прибывших с иных мест работников она все же обязана заполнять должным образом. Отказ от этого считается неправомерным.

Кому вверено в обязанность заполнение командировочных удостоверений? Эти обязанности может выполнять работник кадровой службы, секретарь или бухгалтер. Оформляется документ в рукописном виде на бланке в одном экземпляре.

Новые правила отчетности о командировках работников

Новые правила оформления командировок не требуют составления командировочного удостоверения. Однако это не отменяет иных обязательных процедур, сопряженных с отправкой работника в командировку. Можно указать спектр обязательных документов, которые составляются в связи с пребыванием работника в служебной поездке:

  1. Приказ или распоряжение руководителя организации (решение об отправке специалиста в командировку);
  2. Табель учета рабочего времени (отметки во время пребывания работника за пределами организации);
  3. Авансовый отчет (сведения о потраченных работником средствах);
  4. Служебная записка (в отдельных случаях).

Командировочное удостоверение и журнал учета командированных сотрудников не входят в этот список, поскольку формируются на добровольной основе.

Порядок оформления документов при отправке специалиста в командировку можно представить следующим образом:

  1. Служебная поездка специалиста определяется приказом руководителя;
  2. Задание на период пребывания в командировке прописывается непосредственно в приказе (это позволяет избежать противоречий с налоговыми органами в вопросе обоснованности выплаты суточного пособия);
  3. По возращении сотрудника из поездки его проездные документы передаются в кадровую службу, где прикрепляются к иным бумагам, связанным со служебной поездкой.

Стоит отметить, что составление служебной записки сотрудником по факту возвращения из командировки по новым правилам необходимо только в том случае, если он ездил туда на личном автомобиле. Что касается авансового отчета – то он составляется в любом случае.

Какие сведения следует прописать в приказе об отправке сотрудника в служебную поездку?

  • Во-первых, цель командирования сотрудника;
  • Во-вторых, перечисление задач, которые специалист должен решить в ходе поездки (провести переговоры, установить оборудование, провести консультации, разобраться в инциденте и др.);
  • В-третьих, особые указания, касающиеся графика работы сотрудника (например, необходимость ежедневного уведомления руководителя о ходе мероприятий);
  • В-четвертых, документарное основание отправки работника в командировку (приглашение партнеров, договор послепродажного обслуживания и др.).

Приказ руководителя об отправки сотрудника в служебную поездку может составляться по унифицированной форме Т-9 или же на основании бланка, разработанного самой организацией для своих внутренних целей.

Не исключена и возможность составления распоряжения вместо приказа.

Главное условие – основанием для командировки должно быть оформленное документарным образом решение руководителя (Постановление Правительства №749)

Если компания все же применяет командировочные удостоверения, то сотрудник обязан соблюдать все правила оформления этого документа. В частности, как только специалист прибыл на место назначения он ставит отметку в документе (время и дата прибытия). Аналогичным образом он прописывает и день отъезда.

Как оформить командировочное удостоверение для работника, в служебной поездке которого значится несколько пунктов назначения? Решить это затруднение можно двумя способами:

  1. Сразу предусмотреть в бланке командировочного листа несколько граф для разных принимающих организаций (оборотная сторона документа);
  2. В случае необходимости оформить несколько командировочных удостоверений (по числу пунктов назначения).

Помимо оформления по своему желанию командировочных удостоверений, руководство предприятия может принять решение и о ведении журнала учета командированных специалистов. В этой сводной форме фиксируются:

  • Сотрудники данной компании, которые покинули организацию с целью выполнения служебного задания за ее пределами;
  • Работники иных фирм, присланные для осуществления оговоренных заранее мероприятий.

Какие сведения фиксируются в журнале учета командированных работников? В нем должны быть отражены Ф.И.О. специалиста, название места его работы (отправляющей организации) и места командирования (принимающей организации). Если командировочные удостоверения на предприятии не составляются, то в графе о наличии этого документа ставится прочерк.

Еще одним важным документом, который удостоверяет факт пребывания сотрудника в командировке выступает табель учета рабочего времени (формы Т-12 и Т-13). В этом случае, работник продолжает выполнять служебные задачи, но на своем рабочем месте он отсутствует. Именно поэтому все дни служебной поездки помечаются кодом «К».

И, наконец, факт прибытия работника на предприятие удостоверяет авансовый отчет (форма АО-1). Его специалист обязан составить в течение трех дней с момента приезда. В этом документе прописываются суммы всех израсходованных средств, которые подтверждаются квитанциями и чеками.

Куда передается авансовый отчет? Непосредственно в бухгалтерию, поскольку на его основании устанавливается точная сумма потраченных на служебную поездку средств, которая в дальнейшем находит отражение в бухгалтерском и налоговом учете, а также в итоговой годовой финансовой отчетности (ст. 346.16 НК РФ).

Сотрудникам бухгалтерии важно знать, что с командировочных затрат удерживаются налоги в следующем порядке:

  • Суточные выплаты, а точнее их превышение над установленными лимитами (700 рублей по РФ и 2500 рублей – за пределы страны), облагаются подоходным налогом;
  • Расходы на проживание и проезд, которые превышают установленные лимиты и не подтверждены документами (квитанциями и чекам) также облагаются НДФЛ.

Для того чтобы оформить факт взимания подоходного налога с командировочных выплат составляется справка 2-НДФЛ, где прописывается код дохода 4800 (Письмо Минфина РФ №03-04-06-01/256).

С точки зрения практического применения, использование командировочных удостоверений можно считать оправданным в крупных компаниях, когда отделу кадров затруднительно собирать информацию о командировочных затратах многочисленных сотрудников – удобнее применять для этих целей единую унифицированную форму. Малые организации отказом от этого документа упрощают ведение кадрового учета.

Источник: https://vse-o-trude.ru/komandirovochnoe-udostoverenie/

Командировочное удостоверение в 2018 году: нужно ли, бланк т-10 и образец заполнения листа, отмена

Работник, заверяющий командировочные удостоверения, должен быть утвержден приказом

Постоянно оформляя и подписывая ворох бумаг в рамках трудовых правоотношений с нанимателем, да и в других сферах личной и трудовой жизни, каждый из нас давно вынес для себя вывод о бесполезности и формальности большинства из них.

Тем не менее все эти бумаги обязательны — этого требует законодательство в целях «подстраховки» от тех или иных непредвиденных неприятных ситуаций. Существуют, однако, и необязательные документы, которые напротив, имеют гораздо более глубокий смысл.

Среди них — командировочное удостоверение.

Место командировочного удостоверения в процедуре командирования

Командирование сотрудника подразумевает оформление сразу нескольких документов

Командирование — достаточно сложный и относительно длительный процесс, который состоит не только из оформления документов, но и предварительной проверки возможности направления работника в поездку, получения его согласия при необходимости, выплаты аванса денежных средств на дорогу и пр. Каждый из этих процедурных моментов — обязательное требование трудового законодательства, прямо предусмотренное целым рядом норм (Главой 24 ТК и Положением о командировании №749 от 13.10.2008 г.).

Командировкой в соответствии с ТК считается поездка сотрудника в населённый пункт, отличный от того, где в соответствии с трудовым соглашением находится место его труда, по указанию нанимателя для выполнения связанных с должностными функциями заданий. Правовым основанием для командирования является изданный нанимателем распорядительный документ — приказ.

Процесс документального оформления командирования ни одним из отмеченных законодательных актов чётко не регламентирован.

Не содержится в них и прямого требования об оформлении командировочного удостоверения, так же как и служебного задания, отчёта о его выполнении и пр. Все эти момент отнесены на усмотрение нанимателя, который в соответствии со ст.

22 ТК вправе отразить чёткий порядок и условия процедуры в собственных локальных НПА (к примеру, создать положение о командировании).

Для чего всё же нужно командировочное удостоверение

Командировка — хоть и не обязательный документ, но его практическое значение достаточно велико

Несмотря на то что командировочное удостоверение незаслуженно «обесценено» законодателем, этот документ имеет сразу несколько практически важных аспектов:

  1. Подтверждение личности командированного, уточнение пункта назначения и цели поездки для контрагентов в месте командирования. Другими словами, приехав по месту назначения, работник предъявляет рассматриваемый документ, а принимающая сторона тем самым получает подтверждение цели его визита.
  2. Подтверждение факта поездки для отправившей сотрудника стороны. На основании одного лишь приказа и отсутствия работника на месте в день командировки сложно судить о том, действительно ли он посетил пункт назначения, ведь в некоторых случаях задание можно выполнить и дистанционно. Командировочное удостоверение же содержит отметки о прибытии и выбытии, заверенные подписью и печатью принимающей стороны.
  3. В пути к месту назначения и обратно работник может предъявить командировочное удостоверение представителю любого госоргана или предприятия, чем подтвердит факт своего служебного путешествия, его маршрут и цель.

Следует помнить, что командировочное удостоверение может служить подтверждающим документом и вообще действительно только при предъявлении паспорта или другого подтверждающего личность документа.

Какие моменты должны быть учтены в положении о командировании, как в локальном НПА организации

Для того чтобы в компании существовал чёткий механизм командирования, максимально продуманный и адаптированный к производственным реалиям, рекомендуется разработать и утвердить локальное положение в служебные поездки. Этот документ может предусматривать множество аспектов, подробно регламентировать все этапы командирования, а применительно к командировочному документу:

  • закреплять его форму;
  • устанавливать отделы и должности, ответственные за подготовку документа, проставление отметок о прибытии и выбытии;
  • содержать правила ведения журнала регистрации удостоверений;
  • определять должности, уполномоченные подписывать документ;
  • устанавливать порядок проплаты расходов по командировке;
  • регламентировать порядок и сроки хранения документа.

Как правило, за оформление документов в организации отвечает кадровик. Подписывает командировочные удостоверения руководитель организации.

Оформление командировочного удостоверения

Положением Госкомстата №1 от 05.01.2004г. утверждена две унифицированная форма для командировочного удостоверения — Т-10.

Унифицированная форма командировочного удостоверения утверждена Госкомстатом

С 2013 года эта форма не является обязательной к применению — каждый наниматель вправе разработать собственную, более удобную для применения.

Общие правила заполнения и обращения командировочного удостоверения в организации таковы:

  1. Удостоверение заполняется и подписывается у руководителя работником, на которого возложены функции по оформлению командирования, после издания приказа о командировании.
  2. На подпись руководителя, как правило, проставляется круглая печать организации (условие зависит от избранной формы удостоверения, порядка, установленного локальным НПА о командировках).
  3. Удостоверение может быть зарегистрировано в специальном журнале регистрации подобных документов, если таковой ведётся на предприятии.
  4. Перед выдачей удостоверения работнику ответственное лицо проставляет отметку о выбытии, заверяя её собственной подписью и печатью структурного подразделения (если таковая имеется).
  5. Удостоверение выдаётся командированному сотруднику под роспись в журнале регистрации.
  6. Работник по прибытии в пункт назначения и при убытии из него обращается к ответственному лицу принимающей организации за проставлением аналогичных отметок в удостоверении.
  7. Прибыв в командировавшую его организацию, сотрудник вновь приходит к выдавшему удостоверение лицу, которое проставляет финальную отметку.
  8. Форма удостоверения может предусматривать подпись начальника структурного подразделения, в котором работает командированный работник, который должен оценить, выполнено ли служебное задание.
  9. Командированный сдаёт удостоверение в бухгалтерию для начисления выплат.

Журнал регистрации командировок оформляется в произвольной форме

Оплаченные командировочные удостоверения хранятся среди первичных учётных документов бухгалтерии в соответствии с установленными правилами их хранения, сдачи в архив и уничтожения. Согласно Приказу Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 срок хранения командировочного удостоверения в организации составляет 5 лет.

Правила заполнения формы Т-10

Бланк формы Т-10 может быть заполнен как от руки, так и напечатан при помощи компьютерной техники. Однако важно помнить о том, что заполняется он исключительно на основании соответствующего приказа — именно оттуда берутся все данные.

Все данные для командировочного удостоверения содержит приказ о командировании

Если сведения о цели поездки (пункте назначения, дате поездки), обозначенные в удостоверении, не соответствуют указанным в приказе, такая командировка не может быть оплачена бухгалтерией.

Заполнению подлежат следующие графы лицевой стороны бланка Т-10:

  • название компании — можно указать как полное, так и сокращённое, однако, оно должно полностью соответствовать наименованию, определённому уставными документами;
  • номер регистрации удостоверения и дата его оформления — в соответствии с журналом регистрации командировок;
  • табельный номер сотрудника — в соответствии с данными бухгалтерского учёта;
  • Ф. И. О. командированного — полностью, без сокращений;
  • название структурного подразделения, в котором трудится командированный;
  • наименование его должности;
  • пункт назначения — наименование компании, её адрес;
  • цель командирования — указывается в точном соответствии с приказом;
  • дата начала и окончания командировки (временные границ указываются без учёта времени нахождения в пути);
  • реквизиты подтверждающего личность документа (паспорта, служебного удостоверения и пр.);
  • подпись руководителя организации или другого уполномоченного лица, печать компании.

На лицевой стороне удостоверения проставляется подпись руководителя организации, ставится печать

Оборотная сторона бланка представляет собой отметки о выбытии и прибытии. Каждая отметка включает в себя:

  • наименование населённого пункта (ничего другого здесь указывать не надо);
  • дату;
  • должность, Ф. И. О. и подпись лица, уполномоченного отмечать командировочные удостоверения в том или ином пункте назначения.

В отметке о прибытии/выбытии достаточно указать лишь населённый пункт — точный адрес не обязателен

На каждой отметке проставляется печать структурного подразделения или организации. Отметки заполняются в хронологическом порядке слева направо сверху вниз.

Правила изменения и отмены командировочного удостоверения

Так как командировочное удостоверение выписывается на основании приказа, то и все изменения прежде всего должны быть внесены в приказ. Далее, в зависимости от ситуации, может быть либо выписано новое удостоверение, либо исправлено старое.

Изменения в приказ о командировании могут быть внесены другим, новым приказом, где будет указано, какие слова следует читать по-новому.

Исправления в удостоверение вносятся путём зачёркивания неверных сведений и дописывания новых с обязательным совершением «заверительной» надписи – «Исправленному с … на … верить». Надпись заверяется подписью должностного лица и печатью организации.

Отменить командировку можно только издав специальный приказ. Оформленное же удостоверение подлежит уничтожению.

Приказ об отмене командировки составляется в произвольной форме

— документальное оформление командировки

Командировочное удостоверение — не обязательный, однако, очень важный документ. Прежде всего, его наличие позволяет подтвердить факт поездки, если она имела место в действительности. Однако, есть у него и несколько дополнительных функций.

Для удобства нанимателей законодатель допускает разработку собственного бланка удостоверения, не предъявляя к нему никаких особенных требований.

Наилучший же вариант организации командирования в компании — утверждение собственного локального НПА для регулирования этой области трудовых правоотношений.

  • Ольга Бурачëнок
  • Распечатать

Источник: https://kadrovik.guru/komandirovochnoe-udostoverenie-v-2018-godu-blank.html

Приказ о командировке (образец 2019)

Работник, заверяющий командировочные удостоверения, должен быть утвержден приказом

Практически каждого сотрудника в организации отправляют в командировку. После принятия руководителем соответствующего решения должен быть составлен соответствующий приказ. Из нашей статьи вы узнаете, что это за документ и каковы особенности его составления.

Что говорит закон?

Приказ о направлении работника в командировку – это документ, который оформляется с целью направить сотрудника в поездку по служебной необходимости.

В нем должен быть проставлен номер, дата, данные сотрудника, место назначения поездки и цель направления, в конце проставляется подпись сотрудника и директора.

Нормативная база

Согласно ст.166 ТК РФ дается определение командировке.

Это служебная поездка, в которую направляется сотрудник организации.

В приказе прописывается ее срок, цель и место назначения (оно должно отличаться от постоянного места работы).

Приказы на командировки должны составляться только для сотрудников, чья работа связана с нахождением на одном месте.

Для сотрудников, чья работа носит разъездной характер, документ не оформляется.

Порядок направления работника в командировку регулируется Постановлением №749 от 13 октября 2008 года.

Трудовой кодекс РФ

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Для достижения служебных целей в поездку может быть направлен работник любой профессии. Согласно законодательству, в командировку отправляются сотрудники без их предварительного согласия.

Однако некоторые категории работников все же могут отказаться от предложения работодателя:

  • кто в одиночку воспитывает детей;
  • сотрудники в полных семьях с детьми до 3х лет, с родственниками на иждивении.

В этом случае от сотрудников необходимо запросить заявление о согласии.

Согласно закону, в командировку имеет право направлять руководитель организации или лицо, наделенное его полномочиями.

В качестве основания для командировки может быть установленный организацией перечень документов, в том числе и приказ.

Как заполнить приказ на командировку в 2019 году?

Цель командировки – решение задач, поставленных перед сотрудником руководителем.

Отметим, что приказ на командировку отдел кадров имеет право оформить только на сотрудника, работающего по трудовому договору, т.е. оформленного официально. Если вы сотрудник работает без него, по документам он не должен проходить ни по одному документу организации.

При принятии руководителем решения отправить необходимого сотрудника в командировку составляется приказ на поездку.

Отметим, до 2019 г на основании приказа о командировке кадровая служба составляла командировочное удостоверение и служебное задание.

В командировочное удостоверение переносилась вся информация из приказа (дата, ФИО и должность сотрудника, цель и место назначения командировки), с обратной стороны ставились отметки о прибытии и убытии. В служебном задании проставлялась дата, данные сотрудника, цель командировки и отчет о проделанной работе.

С 1 января кадровая служба составляет только приказ, без которого самовольная поездка сотрудника может быть расценена как прогул.

Форма документа

Документ носит распорядительный характер.

Законодательно установлен бланк по форме Т9. Если в командировку направляется несколько работников, составляется приказ по форме Т-9а.

Бланки вы можете скачать здесь:

Бланк формы Т-9

Бланк формы Т-9а

Что нужно отразить?

В документе обязательно должна быть зафиксирована следующая информация:

  • дата и номер документа;
  • наименование документа;
  • полное наименование организации, код ОКПО;
  • полная информация о сотруднике: ФИО, должность, табельный номер, структурное подразделение, в котором он работает;
  • цель командировки;
  • пункт назначения (при поездке за границе указывается страна);
  • период командировки: первый день-выезд из города, последний-дата возвращения;
  • подписи: сотрудника, направляемого в командировку, и руководителя.

Заполнив все графы приказа, его следует зарегистрировать в соответствии с нормами делопроизводства.

Цель поездки

Несмотря на электронный документооборот, часто не возможно решить производственный процесс без личного присутствия — например, контроль за строительными работами, заключение новых договоров.

Цели поездки подразделяются на общие и узкоспециализированные. 

В приказе их можно отметить в примерной формулировке, приведенной ниже.

Общие цели:

  • для покупки материалов для деятельности предприятия (сырье, оборудование);
  • заключение новых контрактов, ведение переговоров с контрагентами;
  • ведение переговоров по спорным вопросам;
  • освоение новых рынков сбыта и поиск поставщиков;
  • участие в научных симпозиумах и получение новых знаний и навыков.

Узкопрофильные:

  • проверка деятельности структурного подразделения;
  • передача знаний «молодым» кадрам;
  • обслуживание оборудования в структурных подразделениях.

Основание

На основании Постановления №749 от 13 октября 2008 года, на усмотрение руководителя возможно сохранение командировочного удостоверения и служебного задания.

Это должно быть зафиксировано в локальном нормативном акте.

Поэтому в графе «основание» можно указать реквизиты служебного задания, либо другого документа, подтверждающего необходимость поездки сотрудника. Это может быть приказ о повышении квалификации кадров, о  назначении специальной комиссии, акт проверки контролирующих органов и т.д.

Как считать дни?

Командировка должна быть рассчитана со дня отъезда по день приезда.

Даже при наличии проездного документа на 23:50 этот день должен быть засчитан в командировку. Аналогично — день приезда. Если сотрудник приехал в 00:10 – день включается в служебную поездку.

Документальное подтверждение нахождения в командировке:

  • проездные документы: билеты, чеки о платной автодороге;
  • чеки о заправке бензином при поездке на личном автотранспорте;
  • квитанция, чек, счет из гостиницы о проживании;
  • приказ о командировке.

Внимание! Все документы, которые подтверждают командировочные расходы необходимо беречь и хранить.

При возвращении они предоставляются в бухгалтерию для подтверждения выданного аванса или для возврата денежных средств за понесенные расходы.

Можно ли оформить задним числом?

Оформление приказа на командировку задним числом возможно в теории, но на практике не рекомендуется.

Во многих организациях из-за нехватки кадров или других обстоятельств не ведется должным образом кадровый учет. Однако при налоговой проверке за неоформленные или оформленные ненадлежащим образом документы на организацию накладывается штраф.

Поэтому большинство кадровиков вынуждены оформлять приказы на командировку задним числом для предотвращения проблем с контролирующими органами.

Последствия при неоформлении приказа на командировку:

  • при налоговой проверке — штраф;
  • невозможность сотрудником подтвердить командировочные расходы;
  • при возникновении ЧП с сотрудником без документального подтверждения на юр.лицо накладывается штраф из-за отсутствия подчиненного на рабочем месте.

Кто составляет?

На основании распоряжения руководителя специалист кадровой службы или главный бухгалтер должен составить приказ на командировку.

Кто имеет право подписи?

Подписывать приказ имеет право только руководитель предприятия или иное уполномоченное лицо, наделенное правом соответствующим приказом.

Нужна ли печать?

Согласно ГОСТу «Унифицированная система документации» печать ставить не следует.

Она проставляется для подтверждения подлинности документа.

Приказ относится к внутренним документам организации. Соответственно документы внутреннего обращения в подтверждении не нуждаются.

Образец заполнения (пример)

Приказ о командировке может быть составлен по форме Т-9 – для одного сотрудника или Т-9а для нескольких.

Приказ (форма Т-9) Приказ (форма Т-9а)

Где регистрируется?

Заполненный приказ о командировке работников фиксируется в специальном журнале. Форма может быть утверждена в свободной форме внутри организации.

В журнале регистрации приказов о командировке должно быть зафиксировано:

  • номер приказа;
  • дата;
  • фамилия, имя сотрудника;
  • должность;
  • структурное подразделение;
  • цель командировки;
  • место назначения;
  • срок: дата начала и окончания поездки.

Разрешено ли факсимиле?

Напрямую ТК РФ факсимиле не запрещено, но и не разрешено.

В избежание отрицательных последствий лучше не заменять подпись руководителя факсимиле. В случаях, когда у директора много обязанностей или его часто не бывает на рабочем месте, он имеет право передать право подписи другому лицу.

Для этого оформляется соответствующий приказ.

Как правильно оформить «двойную» командировку?

Согласно ТК РФ, можно отправить сотрудника в день приезда из одной командировки в другую.

Например, при приезде из первой командировки в 00:30 и отъезде в другую в 23:10, дни совпадут.

Для оформления требуется составление двух приказов на соответствующие периоды.

Количество экземпляров и сроки хранения

При отсутствии структурных подразделений составляется один приказ. Он хранится в организации.

При наличии подразделений составляются приказы для хранения в них и в головной организации.

Срок хранения напрямую зависит от типа командировки: при поездке за границу срок достигает 75 лет, при поездке по России – до 5 лет.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/prikaz-na-komandirovku/

Приказ на командировочные удостоверения

Работник, заверяющий командировочные удостоверения, должен быть утвержден приказом

Документом, подтверждающим факт нахождения работника в командировке по служебной необходимости и по этой причине отсутствия его на рабочем месте, является командировочное удостоверение.

Кроме того, оно является одним из основных условий:

  • для оформления служебной командировки;
  • для ведения отчетности, в частности командировочных расходов

Нужно ли командировочное удостоверение в 2018 году

Однако оформление служебных командировок с 2018 года значительно упростилось.

Сегодня, чтобы отправить работника в поездку по служебной необходимости, уже не нужно оформлять нижеуказанные документы:

  • командировочное удостоверение;
  • отчет о служебной поездке;
  • служебное задание.

Все это значительно облегчило жизнь кадровым служащим. Но поскольку требования о необходимости учета командировочных расходов для осуществления контроля финансовой деятельности организации никто не отменял, вопрос правильного учета остался открытым для служащих бухгалтерии.

Подробности оформления командировок сотруднков в 2018 году узнайте из видео.

Правила и особенности заполнения в 2018 году

Оформление командировочного удостоверения на сегодняшний день не является обязательным.

Но на усмотрение администрации предприятия данный бланк можно использовать для осуществления контроля командировочных расходов. В этом случае его форма может быть произвольной, специально разработанной бухгалтером предприятия и утвержденной в учетной практике организации.

Еще один вариант — взять за основу прежний унифицированный образец формы Т-10. Данное решение об использовании командировочного удостоверения в системе документооборота компании необходимо закрепить в локальном нормативном акте.

В этом же акте можно систематизировать и утвердить новую систему учета командировочных издержек и оформления командировок согласно действующему законодательству.

Использования для оформления бланк формы Т-10 позволяет подтверждать факт убытия и прибытия служащего, а также фиксировать дату и место этих событий, что дает возможность рассчитывать и списывать суточные расходы.

Вышеуказанная форма состоит из двух частей: лицевой и оборотной стороны.

Лицевая часть содержит информацию:

  • ФИО, должность, наименование структурного подразделения;
  • целевое назначение поездки;
  • пункт назначения;
  • срок отсутствия работника (дата убытия и прибытия);
  • данные паспорта;
  • подпись руководителя компании.

Оборотная часть документа отражает данные отправляющей и принимающей стороны:

  • наименование организации и населенного пункта, где она расположена;
  • дату отправления и прибытия на место назначения;
  • ФИО должностных лиц, осуществляющих вышеуказанную запись, а также их подпись, заверенную печатью организаций, соответственно, отправляющей и принимающей стороны.

В случае, если работник организации командирован в несколько пунктов назначения, то оборотная сторона должна содержать все наименования организаций, куда направляется работник, согласно служебного задания. Каждое место назначение должно быть заверено подписью и печатью принимаемой организации.

Правила отчетности

Согласно действующим требованиям для оформления служебной поездки и учета командировочных расходов достаточно:

  • приказа руководителя;
  • авансового отчета.

В отсутствие командировочного удостоверения основными документами, подтверждающими все расходы, осуществляемые во время командировки, становятся:

  • чеки о найме жилья и прочих расходах;
  • билеты, подтверждающие расходы на проезд;
  • документы, подтверждающие длительность служебной поездки.

Вышеуказанные документы прикладываются к авансовому отчету и, в комплекте с данным отчетом, служат основанием для финансового учета командировочных расходов.

Образец трудового договора с работником 2018 года можно найти на нашем сайте.

Примеры расчета начисления отпускных в 2018 году в статье. Что влияет на сумму, формула расчета, расчет компенсации за неиспользованный отпуск.

О заявлении по форме Р21001 здесь.

Приказ руководителя о направлении в поездку по служебной необходимости становится основным документом для оформления и должен содержать следующую информацию:

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 577-03-71
(Москва)

+7 (812) 425-60-36
(Санкт-Петербург)

8 (800) 333-58-23
Для всех регионов!

Это быстро и бесплатно!

  • цель;
  • подробное описание служебного задания, например, принять участие в организации выставки, переговорах, осуществить демонтаж оборудования, провести судебное расследование и т.п.;
  • особые моменты и порядок осуществления, например, привлечение специалиста к служебным обязанностям в выходной день;
  • основание для отправления служащего в командировку, в качестве которого может выступать, договор на осуществление сервисного обслуживание, телеграмма от другой организации, подтверждающая необходимость выполнение определенных действий и т.д.

Это значит, что на усмотрение предприятия может использоваться уже налаженная система, что необходимо утвердить в локальном нормативном акте, например в утвержденном руководителем предприятия «Положении о командировках».

О последствиях отмены командировочного удостоверения можно узнать из видео.

vesbiz.ru

Форма Т-10 «Командировочное удостоверение» (бланк и образец)

Обновление: 15 ноября 2016 г.

Многие организации, направляющие своих работников в служебные командировки, продолжают использовать для своего удобства командировочные удостоверения и служебные задания для командировок, хотя законодательство дает возможность отказаться от этих документов.

Отменены ли командировочные удостоверения в 2016 году?

С 8 января 2015 года командировочные удостоверения перестали быть обязательным документом при оформлении командировок – после изъятия упоминания о них из Положения об особенностях направления в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Источник: http://yurist-moscow.ru/prikaz-na-komandirovochnye-udostover/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.