+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Пять спорных ситуаций, связанных с командировками работников

Содержание

Вопросы по командировкам

Пять спорных ситуаций, связанных с командировками работников

Некоторые наши работники по возвращении из командировки прикладывают к авансовым отчетам билеты и полисы добровольного страхования пассажира от несчастного случая. Если мы возместим стоимость страховок работникам, можно ли учесть эти расходы при исчислении налога на прибыль? Надо ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы в ПФР и ФСС при возмещении расходов на такую страховку?

Цель командировки

Любой сотрудник, числящийся в штатном расписании организации, принятый по трудовому договору (не путать с договорами гражданско-правового характера), если изначально условия выполнения должностных обязанностей не требуют разъездного характера (курьеры, работающие вахтовым методом), может быть направлен в служебную поездку.

Задачи и цель командировки: примеры

Также глава небольшой компании, как и специалист отдела закупок, может отправиться в другой город или страну для того, чтобы приобрести новое оборудование, заключить договоры на поставку сырья, материалов, комплектующих, обговорить условия сотрудничества с поставщиками. В этом случае в документах также следует корректно указать цель командировки директора. Примеры:

Командировки – разбираем неоднозначные ситуации

Таким образом, на сегодняшний день длительность командировки не ограничивается 40 днями. Тем не менее, в статье 166 Трудового кодекса говорится, что командировкой является поездка работника с целью выполнения служебного задания. Отсюда делаем вывод, что продолжительность командировки зависит от сроков выполнения связанного с ним поручения.

Пять спорных ситуаций, связанных с командировками работников

Примечательно, что перечень возмещаемых работнику командировочных расходов, указанный во всех нормативных актах, открыт. Основанием для включения или не включения в расходы по налогу на прибыль (налогу при УСН) тех или иных затрат является положение о командировках, установленное внутренним локальным актом организации или коллективным (трудовым договором).

Рекомендуем прочесть:  Есть ли льгота для участника ликвидации

Следует обратить внимание, что в подобном случае день отъезда не совпадет с датой, которая указана в авиабилете. Следовательно, лучше сказать работнику, чтобы он сохранил и предоставил бухгалтеру также билет на тот транспорт, на котором он ехал до аэропорта.

Десять ответов на вопросы про командировки

На самом деле в Трудовом кодексе и в Положении о командировках вопрос о минимальной продолжительности командировки деликатно обойден стороной.

Лишь в пункте 2 старой, еще советской Инструкции о командировках** сказано, что командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован. Из этого косвенно следует, что командировка может быть и однодневной.

Однако, как уже было сказано, более позднее законодательство (ТК РФ и Положение о командировках) подобной оговорки не содержит. Но и запрет на однодневные командировки эти акты также не содержат.

Оформляем командировку

  • беременные женщины (ст. 259 ТК РФ);
  • сотрудники, работающие по ученическому договору, если командировка не связана с их ученичеством (ст. 203 ТК РФ);
  • несовершеннолетние работники (ст. 268 ТК РФ). Исключением являются творческие работники СМИ, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков, а также спортсмены).
  • женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;
  • сотрудников, воспитывающих ребенка в возрасте до пяти лет без супруга (супруги);
  • опекунов несовершеннолетних детей;
  • сотрудников, в семье которых есть ребенок инвалид или тяжело больной родственник, нуждающийся в уходе.

Отдельные нюансы командировок

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, такой день в табеле учета рабочего времени нужно дополнительно отразить буквенным кодом «РВ» или цифровым «03». Указывать количество часов, отработанных в этот день, нужно, если работодатель давал сотруднику указание о продолжительности работы в выходной день.

Командировка с 2015

Проверенный авансовый отчет утверждает работодатель. Неиспользованный остаток аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Если произошел перерасход средств, то соответствующая сумма выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Оформляем командировки по-новому

Отметим, что в большинстве случаев отдельная письменная форма служебного поручения не нужна, поскольку поручение (цель) формулируется в приказе, а результат поездки подтверждается привезенными работником документами.

Например, работнику поручили выехать в командировку, цель которой состоит в том, чтобы встретиться с контрагентом и получить его подпись на договоре.

После возвращения из командировки работник представляет руководству подписанный договор.

Сложные вопросы подтверждения расходов на командировки

Авансовый отчет сотрудник сдает в бухгалтерию. А вот отчет о проделанной работе по итогам поездки оформлять теперь не обязательно. Учреждение само решает, каким образом работник должен доказать, что поездка прошла не зря. Так, если целью поездки было заключение договора, то достаточно представить этот документ, подписанный двумя сторонами.

Если специалиста отправляли в командировку для повышения квалификации, то расходы подтвердит сертификат, удостоверение или иной документ о прохождении обучения.

Но в любом случае, даже если цели поездки не достигнуты (например, не заключен договор, не приобретены товары), расходы на проезд, проживание и суточные надо возместить (письмо Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1024-6).

Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

Помимо этой информации, в унифицированной форме приказа предусмотрено заполнение основания составления приказа. Если работодатель составляет служебное задание на командировку, то в качестве основания приказа указывается соответствующее служебное задание.

Если же служебное задание не составляется, то в качестве основания можно указать, например, реквизиты договора с контрагентом, предусматривающего выезд работника на территорию контрагента, или реквизиты приказа руководителя о проведении рабочего совещания с руководителями обособленных подразделений и т.д.

Командировки: кто и за что отвечает

Медицинское сопровождение командировки также включает в себя подготовку выписки из медицинской карты. Она необходима для того, чтобы врач, к которому обратится командированный в случае болезни, знал о хронических заболеваниях, препаратах, используемых в лечении. Кроме того, в такой выписке указываются сведения о лечащем враче, который может предоставить более подробную информацию.

Источник: http://russianjurist.ru/avto/voprosy-po-komandirovkam

Работодатели несут многомиллионные потери из-за командировок своих сотрудников

Пять спорных ситуаций, связанных с командировками работников

Лишь десятая часть российских компаний с большими командировочными бюджетами (от 300 млн руб. в год) умеет профессионально управлять этими расходами и предотвращать махинации сотрудников, замечает Андрей Воронин, владелец компании ATH American Express, занимающейся организацией деловых поездок. Злоупотребления с командировками весьма распространены.

По данным международной Ассоциации сертифицированных специалистов по расследованию мошенничества, на неправомерное возмещение расходов со стороны сотрудников в 2014 г. пришлось около 14% всех случаев присвоения активов в компаниях. По мнению Дениса Королева, старшего менеджера компании EY, кризис только усугубляет ситуацию.

Опросив экспертов, «Ведомости» составили список самых популярных махинаций с командировочными расходами.

Золотой билет

Больше всего денег компании теряют на оформлении авиабилетов, отмечают эксперты. По мнению Воронина, самая распространенная схема – когда сотрудник покупает более дорогой билет или выбирает авиакомпанию, картой лояльности которой он пользуется. На этой карте накапливаются бесплатные мили за служебные полеты, и за эти мили сотрудник потом бесплатно летает с семьей в отпуск.

Из-за этих манипуляций бюджет на авиабилеты увеличивается на 10–20%, замечает Воронин.

Сотрудники могут оформлять авиабилеты на уволившихся коллег, а потом сдавать их через агентство, которое выписало эти билеты, и получать наличные. Еще проще обстоит дело с железнодорожными билетами, которые можно вернуть в кассе любого вокзала.

В практике Воронина был случай, когда сотрудник одной крупной компании периодически выписывал на несуществующих коллег билеты в вагонах первого класса на поезд Москва – Владивосток стоимостью 60 000 руб., а потом сдавал их на вокзале и забирал деньги.

В таких схемах, как правило, участвует один или несколько человек, а ущерб может измеряться миллионами рублей, говорит эксперт.

Каждый пятый

В среднем 20% командированных работников отражают в авансовых отчетах как минимум одну статью расходов, которая превышает установленные лимиты или идет на личные нужды сотрудника, говорит Денис Королев из EY.

Бороться с билетными злоупотреблениями несложно – например, заставить подчиненных покупать самые дешевые билеты и оформлять их через электронные системы бронирования. Например, в торговой сети «Леруа Мерлен» сотрудники имеют доступ в систему онлайн-бронирования партнерского туристического агентства.

В ней отражаются все имеющиеся на рынке предложения, и те из них, которые превосходят установленный в компании лимит для соответствующего типа билетов и пункта назначения, помечаются красным значком, а более дешевые предложения – зеленым. Сотруднику разрешено выбирать только зеленые варианты.

По словам Веры Боярковой, директора по персоналу «Леруа Мерлен», при бронировании билета или номера в отеле, помеченного красным значком, система автоматически направляет заявку сотрудника финансовому контролеру подразделения и он принимает решение, одобрить бронь или нет.

В систему каждый заходит под своим паролем, поясняет Бояркова, и никому из сотрудников не удастся что-либо оформить на коллег или на уволившихся сотрудников.

Если электронной системы в компании нет, работодатель должен обязать командированного сотрудника представлять доказательства, что он выбрал самый дешевый рейс из возможных.

Например, сотрудник должен показать руководителю распечатку предложений с билетных сайтов.

Достаточно закрепить такое требование в положении о командировочных расходах и дать его сотруднику для ознакомления под расписку, говорит Королев.

Агентство неприятностей

В последнее время на рынке появилась мошенническая схема с участием агентств, которые занимаются оформлением авиабилетов, рассказывает Станислав Костяшкин, гендиректор компании Continent Express, специализирующейся на деловом туризме.

Агентства вносят в электронные билеты изменения, вставляя в них помимо сервисного сбора, указанного в договоре, дополнительные суммы или несуществующую таксу, поясняет он.

По словам Воронина, если сравнить обычный и измененный агентством билет, то в последнем в строках с налогами, сборами и пошлинами будут значиться суммы, завышенные на 200–300 руб. В результате итоговая цена билета увеличивается в среднем на 1000 руб.

Эти деньги агентство либо полностью оставляет себе, либо делится с менеджером компании, отвечающим за командировки. Признак недобросовестности агентства – очень низкие расценки на обслуживание, меньше 300 руб. с билета, говорит Воронин.

Компаниям трудно обезвреживать такие схемы.

Чтобы проверить партнера на благонадежность, нужно проанализировать большой объем информации (об акционерах, директорах, участии в судебных спорах, имеющихся фактах нарушения ими закона и т. п.), замечает Королев.

Внутренним сотрудникам компании часто для этого не хватает квалификации, а доверять проверку билетных агентств сторонним фирмам обойдется недешево – от 1000 до 3000 евро за проверку одного контрагента.

Президентские апартаменты

При бронировании номеров в гостиницах способов обмануть работодателя ничуть не меньше, чем при заказе билетов. Например, сотрудник бронирует самый дешевый номер, но, приехав в гостиницу, переселяется в более дорогой.

Бухгалтерия знает, что руководство одобрило поездку, но понятия не имеет, какой именно номер в отеле был разрешен.

В одной крупной российской компании такой схемой пользовались сотни сотрудников, компания теряла на этом миллионы рублей, рассказывает Воронин.

Избежать потерь нетрудно – достаточно добавить в положение компании о командировках пункт о том, что расходы, связанные с переселением в номер улучшенной категории, сотрудник оплачивает из личных средств, говорит Королев.

Также следует обязать сотрудника вместе с авансовым отчетом и чеком из отеля предоставлять в бухгалтерию документ – подтверждение брони, в котором указана категория номера. Бухгалтер должен не полениться сверить данные брони с категорией номера, в котором человек проживал по факту.

Работодатель должен объяснить сотрудникам бухгалтерского отдела, что проверять авансовые счета – их обязанность, и в случае необходимости наказать ленивых, говорит Королев.

Еще более серьезный вид мошенничества – бронирование номеров на мертвые души – бывших или существующих, но ни о чем не догадывающихся сотрудников. Сотрудницу крупной розничной сети поймали на том, что она не только сама жила полгода в пятизвездочном отеле за счет компании, но и потратила несколько миллионов рублей компании на номера для родственников, рассказал Воронин.

В идеале бронирование гостиниц должно вестись через электронные системы, говорит Королев. Система автоматически будет отправлять заявку на одобрение тому сотруднику, на кого заказывается номер.

Ужин с трюфелями

Труднее всего бороться с присвоением денег с корпоративных карт, выданных для оплаты представительских расходов. Допустим, сотрудник устраивает под видом деловой встречи ужин с друзьями.

Или он оплачивает счет якобы за деловой обед собственными деньгами, забирает кассовый чек, а потом предъявляет его в бухгалтерию и просит возместить ему всю сумму.

К примеру, за ужин в Лондоне на шесть человек по 100 фунтов на каждого командированный сотрудник получит от компании 500 фунтов (56 000 руб.), рассуждает Воронин. 100 таких ужинов в год – и компания потеряет из-за мошенничества 5,6 млн руб.

Нередко деньги с корпоративной карты используются сотрудником для личных нужд, например для заправки автомобиля, приводит другой пример Королев.

А потом он включает эти расходы в один авансовый отчет вместе с реальными служебными расходами в надежде, что никто не заметит.

Пресечь злоупотребления можно дисциплинарным способом: обязать сотрудников предоставлять отчеты с указанием имен приглашенных, их мест работы и целей встречи.

По словам Королева, электронные системы контроля командировочных расходов позволяют решить все проблемы, но они обычно входят в состав дорогих ERP-систем, которые имеются не в каждой компании.

Но в любом случае подробный отчет о командировочных расходах поможет справиться с большинством схем. Авансовые отчеты должны проверяться на разных уровнях – от руководителей отделов до менеджеров и бухгалтеров. Люди должны понимать, что они несут ответственность за траты.

А недобросовестных сотрудников нужно штрафовать или даже увольнять, убежден он.

Исправленная версия. Первоначальный опубликованный вариант можно посмотреть в архиве “Ведомостей” (смарт-версия)

Источник: https://www.vedomosti.ru/management/articles/2016/02/17/629930-rabotodateli-nesut-mnogomillionnie-poteri-komandirovok-svoih-sotrudnikov

Десять ответов на вопросы про командировки

Пять спорных ситуаций, связанных с командировками работников

Трудовой кодекс определяет командировку как поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Как видим, речь идет именно о месте работы, а оно указывается в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Как правило, в трудовом договоре в качестве места работы указано наименование организации и ее адрес.

Получается, что направление сотрудника для выполнения служебного задания в другую организацию, пусть даже расположенную в том же городе и даже на той же улице, формально может быть командировкой.

Подтверждает этот вывод и норма пункта 3 Положения о командировках*.

В ней уточняется, что местом постоянной работы считается место расположения организации (структурного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором.

Таким образом, если сотрудник будет выполнять работу в другой организации в том же городе, то ему можно оформить командировку.

Суточные в таком случае выплачивать не требуется, так как сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться в место жительства (п. 11 Положения о командировках). Отпадает и необходимость оплаты расходов на проживание.

В остальном же командировка в данном случае оформляется в обычном порядке. Но здесь работодателя может поджидать другая сложность. И об этом наш второй вопрос.

Ответ: нет, не командировка

Этот вывод следует из статьи 166 Трудового кодекса. В ней сказано, что служебные поездки сотрудников, чья постоянная работа связана с разъездами (курьеры, сотрудники прямых продаж, сантехники, электрики, оказывающие услуги населению), или вовсе проходит в пути (водители, проводники, пилоты, машинисты, экспедиторы) не признаются командировками.

Соответственно, таким сотрудникам не надо на каждую поездку оформлять командировочное удостоверение и оплачивать суточные. Это правило работает, даже если поездка предстоит в другой город и на несколько дней (например, в случае с экспедиторами).

Ответ: да, может

На самом деле в Трудовом кодексе и в Положении о командировках вопрос о минимальной продолжительности командировки деликатно обойден стороной.

Лишь в пункте 2 старой, еще советской Инструкции о командировках** сказано, что командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован. Из этого косвенно следует, что командировка может быть и однодневной.

Однако, как уже было сказано, более позднее законодательство (ТК РФ и Положение о командировках) подобной оговорки не содержит. Но и запрет на однодневные командировки эти акты также не содержат.

Из всего этого можно сделать лишь один вывод  –  однодневные командировки не запрещены, но документы по ним лучше оформить, что называется, по полной программе (командировочное удостоверение и отчет). Это не будет лишним и для налоговых целей.

Обратите внимание, что суточные при однодневной командировке выплачиваются только при поездках заграницу, да и то в размере 50 процентов от норматива. При внутрироссийских «однодневках» суточные не выплачиваются (п.

11 и 20 Положения о командировках).

Ответ: нет, не может

В старой Инструкции о командировках содержится четкая норма о том, что срок командировки не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не мог превышать одного года (п. 4 Инструкции о командировках). Однако в Положении о командировках (более позднем документе) подобного ограничения уже не содержится.

Так, в пункте 4 Положения сказано лишь, что срок командировки работодатель устанавливает с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Выходит, что работодатель при необходимости может направить сотрудника в командировку и более чем на 40 дней. Но бесконечной командировка быть все равно не может.

Ведь, как мы помним, командировка, согласно статье 166 ТК РФ, – это поездка сотрудника для выполнения служебного поручения.

Соответственно, длительность командировки определяется сроками выполнения этого поручения, которое четко зафиксировано в документе, составляемом при направлении сотрудника – командировочном удостоверении.

Таким образом, если трудинспектор обнаружит, что задание выполнено, а сотрудник все еще в командировке, или что задание сформулировано так, что его выполнение может длиться бесконечно долго, то такую «командировку» вполне могут признать переводом работника.

Работодателя же в таком случае ждет ответственность вплоть до приостановления деятельности фирмы и дисквалификации руководителя (ст. 5.27 КоАП РФ). А если это обнаружит налоговый инспектор, то под удар могут попасть суточные и оплата проезда.

Кроме того, если командировка длится более одного месяца, налоговики могут решить, что компания создала обособленное подразделение.

Ответ: днем отъезда будет день, предшествующий дню вылета самолета

Связано это с тем, что согласно пункту 4 Положения о командировках при определении дня отъезда нужно учитывать время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта, если данные объекты находятся за чертой населенного пункта. Поскольку аэропорты почти всегда находятся загородом, то днем отъезда будет тот день, когда сотрудник начнет свое движение в сторону аэропорта.

Обратите внимание, что в таком случае день отъезда не будет совпадать с датой, указанной в авиабилете. Поэтому лучше попросить сотрудника сохранить и представить в бухгалтерию также и билет на транспорт, с помощью которого он добирался до аэропорта.

Ответ: нет, не надо

Предположим, сотрудник по основному месту работы трудится пять дней в неделю, а во время командировки он работал по шестидневной рабочей неделе. Возникло ли у него право на дополнительные выходные? Ответ на этот вопрос прямо зафиксирован в пункте 8 Инструкции о командировках.

Там говорится, что на работника, находящегося в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха того предприятия (объединения, учреждения, организации), в которое он командирован. Это значит, что если в месте командировки установлена шестидневка, то работник обязан трудиться и в субботу.

И предоставлять ему по возвращении из командировки дополнительные дни отдыха взамен этих рабочих суббот не нужно.

Вопросы, возникающие при оплате труда командированных сотрудников, были рассмотрены в статье «Командировочные расходы: оплата труда во время командировки».

Ответ: да, надо

Этот момент также прямо урегулирован в нормативных документах. Так, в пункте 25 Положения о командировках сказано, что работнику, заболевшему во время командировки, положено возмещать расходы по найму жилого помещения и выплачивать суточные за все время, пока он не может из-за болезни выполнять работу или вернуться к месту жительства.

А пункт 16 Инструкции о командировках решает вопрос с продлением командировки на время болезни. Причем решает его достаточно просто – дни болезни просто не включаются в срок командировки, указанный в командировочном удостоверении.

Ответ: командировочное удостоверение

Данный вопрос сегодня решен достаточно четко. Пункт 7 Положения о командировках гласит: «на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, определяющее срок его пребывания в командировке, а также устанавливающее дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату отбытия из него (из них)».

Из этого следует, что при направлении работника в командировку необходимо иметь решение работодателя (форма этого решения не уточняется, значит, оно может быть и устным, и неунифицированным), а также командировочное удостоверение, составленное по унифицированной форме № Т-10 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1).

Заметим, что ранее в данном вопросе возникала путаница из-за того, что законодательство предусматривало вариативность оформления. Работодатель мог сам решить, какой документ составить: приказ о командировке или командировочное удостоверение (п. 2 Инструкции о командировках). Но данная норма больше не применяется, поскольку она противоречит Положению о командировках (ст. 423 ТК РФ).

Ответ: нужно, но при соблюдении определенного условия

Трудовое законодательство не регламентирует, каким именно транспортом работник должен добираться до места командировки. Логично предположить, что данный выбор осуществляется работодателем с учетом соотношения стоимости и сроков проезда, а также необходимости обеспечения комфорта и безопасности командированного работника.

Таким образом, если работодатель согласовал возможность поездки в командировку на личном транспорте (о чем имеется документальное подтверждение), то он обязан будет возместить расходы работника, связанные с проездом к месту командировки и обратно.

Кроме того, в таком случае сотруднику положена компенсация за использование личного имущества в служебных целях, размер которой определяется по соглашению сторон трудового договора (ст. 188 ТК РФ).

Компания сможет учесть сумму компенсации в расходах при налогообложении прибыли.

Ответ: купить ему новый билет

В ситуации, когда работник опоздал к отправлению транспорта, который должен доставить его в командировку или из нее, организация оказывается в правовом тупике.

Дело в том, что статья 166 ТК РФ обязывает работодателя оплатить проезд работника к месту выполнения служебного задания и обратно. Обязывает без каких-либо исключений и альтернатив.

Значит, не оплатить второй билет работодатель не имеет права.

Удержать же стоимость «просроченного» билета с сотрудника работодатель не может. В этом ему препятствует статья 137 ТК РФ. В ней содержится исчерпывающий перечень ситуаций, когда возможно удержание денег из заработной платы сотрудника. И в этом перечне ничего не сказано о возможности удержать стоимость неиспользованного билета.

Поэтому работодателю остается либо договариваться с сотрудником по-хорошему, либо обращаться в суд с иском о взыскании с работника данной суммы.

Если сотрудник согласится добровольно внести в кассу средства в счет погашения причиненного компании ущерба, то ККТ применять не потребуется, так как нет факта продажи товара, работы, или услуги.

* Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

Источник: https://www.buhonline.ru/pub/beginner/2011/4/4565

Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

Пять спорных ситуаций, связанных с командировками работников

1. Какие поездки сотрудников признаются служебными командировками

2. Что изменилось в порядке оформления служебных командировок в 2015 году.

3. Какими документами оформляется служебная командировка.

Несмотря на огромное количество средств дистанционного общения, без личного присутствия при решении рабочих вопросов иногда просто не обойтись.

Поэтому служебные командировки сотрудников практикуются не только в крупных организациях, имеющих филиалы и обособленные подразделения, но и в сравнительно небольших компаниях. При этом, независимо от масштабов организации-работодателя, направление сотрудников в командировки должно быть оформлено по всем правилам.

С 2015 года требования законодательства к документальному оформлению служебных командировок несколько смягчились: заполнять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении стало не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.

2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Однако в остальном придется соблюдать установленные нормы. Как оформить командировки сотрудников с учетом указанных изменений, — читайте в статье.

Что признается служебной командировкой

Согласно ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Место постоянной работы сотрудника определяется трудовым договором с ним, и не всегда оно совпадает с местом расположения самой организации.

Поэтому к командировкам относятся, в том числе, следующие служебные поездки работников:

  • поездка в обособленное подразделение (представительство, филиал) командирующей организации, которое находится вне места постоянной работы сотрудника;
  • поездка из обособленного подразделения, в котором работает сотрудник, в головную организацию;
  • поездки дистанционных работников и надомников в головную организацию.

Как следует из самого определения, в служебные командировки могут направляться только сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры.

Например, поездка, в которую направляется исполнитель по гражданско-правовому договору, не является служебной командировкой.

Также командировками не признаются служебные поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, или работа которых осуществляется в пути (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

! Обратите внимание: При направлении сотрудника в служебную командировку необходимо учитывать ограничения, установленные Трудовым кодексом:

  • Нельзя направлять в командировки работников, даже при наличии их согласия, относящихся к следующим категориям (ст. 259, 268 ТК РФ):
    • беременные женщины;
    • работники в возрасте до 18 лет.
  • Можно направлять в командировки только с письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний работников из следующих категорий (ст. 259, 264 ТК РФ):
    • женщины, имеющие детей до трех лет;
    • работники, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
    • работники, имеющие детей-инвалидов;
    • работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Если указанные работники откажутся от командировки, работодатель не вправе командировать их в принудительном порядке. В противном случае работодателя ждет административная ответственность по ч. 1 ст. 5.

27 КоАП РФ за непредоставление гарантий, предусмотренных трудовым законодательством. Для юридических лиц наказание довольно существенное – штраф от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.

Поэтому выгоднее знать нормы трудового права и не нарушать их.

Документальное оформление служебной командировки

Итак, если поездка сотрудника соответствует рассмотренным критериям служебной командировки, ее необходимо оформить надлежащим образом, чтобы выплаты сотруднику и расходы, связанные с такой поездкой, были обоснованы.

Порядок документального оформления служебных командировок, как правило, устанавливается в соответствующем локальном акте, например, в Положении о служебных командировках.

Работодатель вправе самостоятельно определять количество и формы необходимых документов в зависимости от масштабов деятельности, организационной структуры и других факторов. Рассмотрим документы, которые обычно используются при оформлении служебных командировок.

1. Служебное задание

С 8 января 2015 года составлять служебное задание для направления работника в служебную командировку и отчет о его выполнении не обязательно (пп. б п. 2 Изменений, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).

Однако если работодатель все-таки решил продолжать использование данного документа, это необходимо прописать в локальном акте, где также устанавливается форма служебного задания: унифицированная (№ Т-10а) или самостоятельно разработанная.

Использовать служебное задание для направления в командировку может быть удобно в организациях с большим количеством структурных подразделений и разветвленной иерархией.

Руководитель структурного подразделения составляет служебное задание для направления в командировку подчиненного ему сотрудника, в котором обосновывается необходимость командировки: основание, цель, место назначения, срок.

Затем на основании этого документа руководитель организации принимает окончательное решение и издает приказ о направлении в командировку.

Очевидно, что небольшим организациям намного удобнее обходится без оформления служебного задания, поскольку вся информация, содержащаяся в нем, присутствует также и в других документах (например, в приказе о направлении работника в командировку), а сокращение «бумажной работы» позволит ускорить процедуру оформления служебных командировок.

Скачать

Источник: http://buh-aktiv.ru/sluzhebnye-komandirovki-sotrudnikov-oformlyaem-pravilno/

Как принять расходы по командировке если сотрудник уволился во время командировки – Законники

Пять спорных ситуаций, связанных с командировками работников

Факт исполнения служебного задания не рассматривается. Работодатель обязан выплатить работнику за период пребывания в командировке средний заработок, суточные и компенсировать расходы проезда и проживания.

О проделанной работе и понесенных расходах работник должен отчитаться. Ответы на вопросы по увольнению сотрудника в командировке Рассмотрим ответы на вопросы по тематике. Вопрос №1.

Работодатель уволил за прогул в период нахождения в командировке, можно ли оспорить? Можно и нужно. Работодатель нарушил требование о получении пояснений от работника причин отсутствия.

Сотрудник мог иметь уважительные причины отсутствовать по болезни, о чем своевременно не сообщил работодателю. Увольнение по причине прогула должно быть документально оформлено, в ином случае факт увольнения оспаривается. Вопрос №2.

Руководитель оценивает:

  • насколько она уважительная;
  • возможно ли отложить до окончания выполнения поручений;
  • имеет ли сотрудник право взять дополнительный отдых.

При положительном решении документ подписывается и издается приказ о предоставлении отпуска за свой счет.
В табеле проставляются следующие отметки:

  • «К» или «06» — дни нахождения сотрудника в командировке;
  • «ДО» или «16» — дни отпуска без сохранения зарплаты, предоставленные по разрешению руководителя.

Поскольку во время отдыха сотрудник не выполняет служебных поручений, работодатель не обязан компенсировать расходы за этот период.

Теперь вы знаете, как оформить отпуск во время и после командировки.

Работник задержался в командировке, особенности налогообложения

Важно

Не обязательно отправлять документы по почте, передавать через других лиц и т.

д. Заполнением можно заняться сразу после выхода из отпуска.
Сроки предоставления — в течение трех дней с момента:

  • возвращения из командировки;
  • выхода из отпуска.

Работник должен подать заявление с просьбой компенсировать командировочные затраты.

При составлении авансового отчета обычно не возникает трудностей.

В нем четко прописаны графы, которые необходимо заполнить.
Обязательно прилагаются документы, подтверждающие целевые затраты.

Внимание

Предлагаем вам скачать пустой бланк авансового отчета: Авансовый отчет-ao-1 Возможен ли отпуск во время командировки? Оформление основывается на рассмотренном выше алгоритме.

Чтобы взять отпуск за свой счет во время командировки, работник составляет заявление с подписью и указанием причины.

ТК РФ работодатель обязан возместить работнику, направленному в командировку, следующие расходы:

  • по проезду;
  • по найму жилого помещения;
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Как и в случае с суточными, порядок возмещения расходов, понесенных работником в командировке, необходимо закрепить в локальном нормативном акте.

Так, например, в локальном акте, регулирующем служебные командировки, можно прописать, что расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются в сумме фактически понесенных затрат, но не более стоимости проезда транспортом определенного класса или категории (например, в салоне экономического класса в случае пользования самолетом). Таким образом, у работников не возникнет соблазна «пошиковать» в командировке за счет организации, а работодатель обезопасит себя от неоправданных расходов.

Инструкция по оформлению командировок и учету командировочных расходов

Заполняется по унифицированной форме №2, но предприятие имеет право пользоваться собственным шаблоном.

Примеры и бланки указанных документов представлены ниже: Служебное задание Личная карточка работника (форма Т-2) Заявление о переносе отпуска Приказ на отпуск Расходы Если сотруднику оформлен отпуск сразу после командировки, многие предприятия не считают нужным компенсировать расходы на проезд. На основании ТК РФ, такие действия неправомерны.

Оплата положена даже в случае длительной задержки. Налогообложение Требования Минфина: Согласно НК РФ, стоимость билета на проезд от места командировки до постоянной работы не подлежит оплате НДФЛ, если сотрудник остался только на выходные.

Если он возвращается значительно позже даты, установленной в приказе или командировочном удостоверении, надо удерживать подоходный налог.

Как рассчитывается зарплата во время командировки?

Дело в том, что любая командировка неизбежно связана с дополнительными затратами, к которым относятся, например, расходы на проезд и проживание сотрудника в месте командирования.
Кроме того, работнику за время командировки полагается оплата, рассчитанная в особом порядке.

В этой статье речь пойдет как раз о выплатах, связанных со служебной командировкой, их учетном отражении и налогообложении.

Работнику, направленному в служебную командировку, полагаются следующие выплаты:

  • оплата дней, проведенных в командировке;
  • суточные;
  • возмещение понесенных в ходе командировки расходов (на проезд, на проживание и т.д.).

На основании приказа о направлении сотрудника в командировку ему выдается аванс в сумме суточных, а также предстоящих командировочных расходов. Аванс может выдаваться как наличными из кассы, так и путем перечисления на банковскую карту сотрудника.

Как оплачивается командировка согласно трудовому кодексу рф

В случаях, когда работник самостоятельно приобретает валюту на полученные командировочные, расчет можно произвести двумя путями:

  1. При наличии справки об обмене валют бухгалтер может произвести расчет исходя из официального курса, действующего в указанный в бумаге день.
  2. В случае утери справки командировочные рассчитываются исходя из курса ЦБ, который действовал в день выдачи средств.

При этом, суточные не выплачиваются в том случае, если рабочая поездка длится не более одних суток. Также стоит учесть, что все расходы, которые могут возникнуть в командировке, не подлежат обложению страховыми взносами и удержанию НДФЛ.

В то же время, питание работника не относится к расходам организации, то есть, оплачивать его он должен самостоятельно.

Оплата служебных командировок и командировочные расходы

Существует несколько способов уведомления.

Вариант уведомления Условия Подача заявления доверенным лицом Доверенность физического лица должна быть заверена установленными способами – нотариально, лицами при исполнении (например, главврачом) Отправка заявления заказным письмом Срок подачи заявления определяется от даты получения работодателем, подтвержденного уведомлением о вручении Отправка электронной почтой на корпоративный адрес предприятия Допускается только при наличии на документе электронной подписи, в противном случае документ не имеет юридической силы Подача телеграммы соответствующего содержания Уведомление должно содержать отметку о заверении подписи работников почты Не принимается к учету уведомление, представленное в устном виде, сканированной форме и при отсутствии подписи или обязательных реквизитов сторон.

Как оплачивается командировка

*** С сумм оплаты дней, проведенных работником в командировке, удерживается НДФЛ, а также начисляются страховые взносы в том же порядке, что и с сумм заработной платы.

Суточные При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (ст. 168 ТК РФ).

Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Как определяется фактический срок служебной командировки, и какими документами он подтверждается, рассмотрено в статье «Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно».

Дата расторжения договора Необходимость отработки двухнедельного периода устанавливает работодатель, кроме случаев отсутствия возможности продолжать работу при выходе на пенсию, призыве в ВС РФ, поступлении на очное отделение образовательного заведения.

Для срочных форм договоров или периода испытания бессрочных соглашений уведомление производится за 3 дня. Условия трудового договора Срок уведомления до увольнения Бессрочный договор 2 недели Период испытания 3 дня Срочный договор 3 дня Особые причины, оговоренные законодательством или локальными актами Не установлены Спортсмены или тренеры (ст. 348.12 ТК РФ) для договоров свыше 1 месяца 1 месяц Сокращение штата 2 месяца Для соблюдения сроков увольнения при попадании даты последнего трудового дня на командировку работник отзывается к месту трудоустройства.

При этом, стоит отметить, что на время командировки работнику полагается множество выплат, которые включают в себя не только саму зарплату, но и:

  • возмещение затрат на жилье;
  • средства на расходы, связанные с рабочей деятельностью во время командировки;
  • оплату за транспорт то места командировки и обратно.

Часть из озвученных выплат выдается работнику до начала поездки, а часть уже после его прибытия. При этом, далеко не все выплаты имеют четко определенные суммы.

Все они зависят от таких факторов, как курсы валют, стоимости билетов и жилья.

Сотрудник по возращении из командировки должен отчитаться и предоставить работодателю чеки, квитанции, а также прочие документы, подтверждающие расходы во время служебной поездки.

Источник: http://advokat55.com/kak-prinyat-rashody-po-komandirovke-esli-sotrudnik-uvolilsya-vo-vremya-komandirovki/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.