+7(499)-938-48-12 Москва
+7(812)-425-63-82 Санкт-Петербург
8(800)-350-73-64 Горячая линия

Пять простых инструментов для управления проектами

Содержание

Инструменты управления проектами

Пять простых инструментов для управления проектами

Определение 1

Управление проектом представляет собой организацию деятельности по достижению определенной цели с учетом временных, финансовых и других ресурсных ограничений.

Замечание 1

Проблема управления проектами заключается в их разнообразии. Невозможно выделить идеальный инструмент управления проектом, подходящий для любого вида проектов и для любой проектной команды. Именно поэтому за время существования дисциплины управления проектами было выработано несколько различных эффективных методов и инструментов, среди которых можно выделить несколько самых популярных:

  • Классический проект-менеджмент;
  • Agile;
  • Scrum;
  • Lean;
  • Kanban;
  • Six Sigma;
  • PRINCE2.

Традиционный проект-менеджмент основывается на разделении проекта на ряд последовательных этапов. Чаще всего проект разделяется на следующие этапы:

  1. Инициация – определение требований к проекту и его результатов;
  2. Планирование – выбор способов достижения поставленной цели, определение состава задач, календарного плана, бюджета и рисков;
  3. Разработка – определение конфигурации будущего проекта, методов и способов решения задач;
  4. Реализация и тестирование – выполнение задач по проекту, тестирование на предмет соответствия требованиям, внесение корректировок;
  5. Мониторинг и завершение – передача результатов проекта заинтересованным сторонам.

Ничего непонятно?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Классический проектный менеджмент предполагает четкое соблюдение сроков реализации этапов проекта, именно поэтому наиболее эффективно в его рамках применять инструменты календарно-сетевого планирования, например, диаграммы Ганнта.

Пример 1

Классический подход к управлению проектом рациональнее использовать для тех проектов, которые имеют строгие ограничения по последовательности выполнения задач.

Agile

Некоторые проекты не могут быть разбиты на последовательные этапы, что делает применение классического подхода практически невозможным или неэффективным. Семейство инструментов Agile представляет собой набор гибких итеративно-инкрементальных методов к управлению проектами.

Методология Agile предполагает разделение проекта на небольшие подпроекты, результаты которых впоследствии образуют единый готовый продукт. Такой подход позволяет вносить корректировки в отдельные части проекта без значительного влияния на весь проект, а также увеличить скорость реализации проекта в целом за счет переключения между частями (итерациями).

Scrum

Данный подход к управлению проектами представляет собой гибрид инструментов семейства Agile и классического менеджмента проектов. В соответствии с методологией Scrum каждому подпроекту – части проекта присваивается значимость, в соответствии с которой определяется последовательность реализации задач.

Расстановка приоритетов по подпроектам позволяет предоставить заинтересованным лицам промежуточные результаты проекта, которые можно использовать, намного быстрее, чем при применении методов классического проектного менеджмента или Agile.

Lean

Отличие Lean от ранее перечисленных методов управления проектами заключается в том, что каждый из подпроектов также разбивается на части, последовательно реализуемые этапы, которые составляют поток операций. Применение инструментов Lean обеспечивает высокое качество выполнения задач на каждом этапе.

Методология Lean не предполагает четкого разграничения между этапами, что обеспечивает ей дополнительную гибкость и повышает скорость реализации проекта в целом.

Kanban

Инструментарий Kanban применяется совместно с методами Lean, делая его более конкретным и простым для практического применения. Kanban предполагает поэтапное производство проекта, учитывающее изменения уровня значимости отдельных задач. В рамках такой методологии решение нескольких задач может вестись одновременно или быть прекращено в случае необходимости.

Kanban часто считают визуализацией идеи Agile – схожие принципы выражены в инструментах типа карточек.

Six Sigma

Концепция 6 сигм представляет собой структурированную версию Lean, которая обладает большими возможностями для планирования, управления качеством и снижения уровня брака в результатах. Данная методология ориентирована на устранение проблем, возникающих в процессе реализации проекта, для обеспечения максимальной удовлетворенности заинтересованных лиц.

Методы 6 сигм схожи с Kanban, а их ключевые различия состоят в определенности этапов планирования, целеполагания и контроля качества.

PRINCE2

PRINCE2 представляет собой гибрид классического подхода к управлению проектами и концепции 6 сигм. В рамках данной методологии большое внимание уделяется составу проектной команды и распределению ролей, при этом PRINCE2 не содержит конкретных практических инструментов, а является скорее руководством к организации действий по управлению проектом.

Замечание 2

В рамках каждой из перечисленных методологий управления проектами существуют универсальные и специфические инструменты проект-менеджмента. Большинство популярных концепций базируются на разделении проекта на составляющие и поэтапном управлении.

Источник: https://spravochnick.ru/menedzhment/instrumenty_upravleniya_proektami/

5 лучших инструментов управления проектами для маркетолога

Пять простых инструментов для управления проектами

Вы обмениваетесь файлами, документами и другими данными с клиентами или членами вашей команды? Хотите управлять своими проектами и улучшать при этом продуктивность? Если ваш ответ – да, то этот пост будет явно для вас.

Управление проектами это целое искусство менеджмента. Оно включает в себя определение требований, выстраивание ясных и достигаемых задач, соблюдение баланса между достигнутыми целями и требованиями заказчика. В общем полный набор.

Статистика говорит о том, что самое распространенное затруднение при управлении проектами вызывает планирование цены и времени работы по проектам.

PricewaterhouseCoopers, которые оценили около десяти тысяч проектов в более чем двух ста компаниях из тридцати стран в совершенно различных индустриях, выяснили, что только 2.5% компаний успешно достигают своих целей на всех своих проектах. А самое страшное тут то, что 40% всех проектов терпят неудачи из-за нехватки планирования, ресурсов и активности. И что выходит мы можем поделать?

Project Management Institute утверждает, что 80% высокопроизводительных организаций понимают всю ценность правильного управления проектами.

Множество людей говорят об управлении проектами, даже не понимая того, что это означает на самом деле. Совершенно все соглашаются с ценностью ведения проектов, но интерес и возможности — это совершенно разные вещи и всем нужно в конечном итоге извлекать пользу. Дьявол тут таится в деталях и организациям определенно нужно сконцентрироваться на них.

В это деле легко сбиться с пути.

И как тогда достигнуть своих целей? Конечно же с помощью инструментов управления проектами, которые позволят вам организовать все ваши задачи в один поток и заметно облегчить рабочий процесс.

Использование таких инструментов стало уже обыденностью в силу того, что они действительно помогают в высоко эффективности. PricewaterhouseCoopers заявляют, что 77% компаний применяют инструменты управления проектами.

Отлично, но имея огромное количество инструментов, какие стоит действительно выбрать? Мы собрали для вас пять самых популярных инструментов для управления проектами, которые помогут маркетологам и не только в управлении задачами и приоритезации в более эффективном ключе.

Teamweek

Teamweek – это один из лучших инструментов, которые могут помочь вам организовать рабочий процесс, учитывая нужды и время в наиболее продуктивном ключе. Более того этот инструмент подталкивают проджект менеджеров визуализировать задачи в виде временной шкалы, лучше планировать проекты и, следовательно, эффективнее распределять доступные ресурсы.

Этот сервис предлагает несколько разных планов. Вам стоит только выбрать какой из них наиболее вам подходит. Большие команды, нон-профит организации и школы получают специальные предложения.

Изначально все получают 30-ти дневный бесплатный пробный период для любого типа подписки. Поддержка клиентов включена в каждый план и бесплатный вариант позволяет подключить до пяти членов команды. Команды с более чем ста членами, должны будут заплатить 399 долларов в месяц. К тому же этот сервис предлагает привлекательные функции по подписке.

По сути Teamweek – это идеальный инструмент для тех, кто имеет дело с время зависимыми проектами, которые требуют пошагового подхода.

Toggl

Toggl – это трекер времени, который отлично поможет в организации ежедневной работы. Это мощный, маленький инструмент, который поможет значительно улучшить вашу продуктивность.

Он отлично подойдет для малых бизнесов и фрилансеров, так как он позволяет вам создавать различные категории для ваших проектов.

Вы получите отчетность в реальном времени с визуальными графиками, так же вы сможете экспортировать их всех в Excel.

Также они предоставляют 30 дневный пробный период для всех тарифных планов. Известный своей потрясающей простотой и легкостью в использовании, этот сервис имеет нативные приложения для Mac и iOS и в тоже время предлагает надежный дашборд для менеджмента всех аккаунтов.

Trello

Trello – это ещё один отличный инструмент, который поможет вам и вашей команде оставаться максимально организованными. Он позволит вам работать в наиболее партнерской манере.

Запущенный в 2011 году, этот инструмент кооперирования уже повсеместно используется в agile среде разработки, а также в таких сферах как маркетинг, продажи, поддержка и HR.

Trello дает инструменты, способные давать определения проектам, их требованиям и рабочему процессу, чтобы убедиться в том, что они точно завершены так, как это было запланировано. Инструмент включает в себя подобие доски, в которой вы можете создавать, организовывать и выставлять приоритеты задачам.

Сам по себе этот инструмент бесплатен, но также предлагает профессиональный пакет с строгой приватностью и административными настройками для больших предприятий. Более того, его очень легко и очень интуитивно просто понять.

Slack

Slack это инструмент управления проектами, который организовывает общение внутри команды через открытые каналы. Вы можете создать канал для проекта, команды, темы или чего угодно – всё прозрачно и доступно видно каждому члену команды. Но также вы сможете создавать частные каналы.

Также этот инструмент позволит вам интегрироваться с другими инструментами управления, такими как Trello или GitHub.

Самым приятным моментом в этом инструменте является то, как он работает с мобильными устройствами и впускает их в рабочий процесс без каких-либо затруднений.

CoSchedule

CoSchedule предлагает немного замысловатый способ оставаться на вершине маркетинговых проектов как для малых, так и для больших бизнесов.

Он предлагает такие возможности как: легкая загрузка документов, отслеживание проектов в реальном времени, откладывание постинга в социальных сетях, отслеживание рекламы в социальных сетях, анализ заголовков и другие разнообразные возможности.

Заключение

Перед тем как вы начнете искать идеальный для себя инструмент для управления проектами, убедитесь в том, что вы правильно оценили свой бюджет, потребности и требования к вашим проектам.

Хотя вам может показаться, что вам нужен такой инструмент для себя, убедитесь в том, что вы распределили время правильно, таким образом вы сможете сделать верный выбор для вашего бизнеса.

Неважно, ваши проекты большие или маленькие, используя инструменты управления вы поможете себе стать успешней во всем, что вы делаете и улучшить все формы коммуникации с вашей командой.

Источник: http://brandmonkey.ru/blog/analitika/164-5-luchshikh-instrumentov-upravleniya-proektami-dlya-marketologa

7 инструментов для продуктивности: как предпринимателю делегировать, управлять временем и проектами

Пять простых инструментов для управления проектами

Для меня предпринимательство началось так: «Чтобы быть продуктивным, мне нужно работать как можно больше и дольше. Все успешные люди — очень занятые».

И это смертельное убеждение для владельца бизнеса.

Да, чтобы достигать целей — нужно быть дисциплинированным, развивать в себе правильные привычки — например, вставать в 5 утра.

Однако намного важнее — уметь сочетать семью и работу, не жертвуя ничем.

И то, что я понял за 5 лет, в течение которых я создал 3 бизнеса, посетил 20 стран и минимум 3 дня в неделю уделял дочке — это что нет такого инструмента, который бы автоматически сделал тебя более продуктивным и позволил успевать больше.

Ты наверное подумал: «Но как же так! В заголовке сказано: «7 инструментов для продуктивности…?!»

Да. Я знаю.

Дело вот в чем: Продуктивность — это твоя ответственность.

Ты не можешь управлять временем. Ты можешь управлять только собой.

Если у тебя нет желания воспользоваться системой, работающей на тебя, то ничего в мире не решит твою проблему.

Однако если ты готов действовать и взять те инструменты, которые помогают мне успевать больше, делегировать и при этом иметь время на жизнь — тогда вперед.

Инструмент для делегирования — система «Мегаплан»

Делегировать и контролировать выполнение поручений — это критически важно для твоего выживания как предпринимателя.

Правильно делегируя ты сможешь освободить большую часть твоего времени от рутины, чтобы заниматься стратегическими задачами и просто отдыхать.

В GОLD COACH у нас для этого есть «Мегаплан» — CRM-система. Мне нравится, что она простая и удобная.

Система «Мегаплан» структурирует всю работу с сотрудниками. Чтобы поставить задачу, достаточно несколько секунд. Можно выбрать ответственного, участников, поставить дедлайн и т.д.

Видно переписку по задаче, все шаги, все результаты, кто просрочил задачу и кто успел вовремя.

Я просматриваю задачи в «Мегаплане» несколько раз в неделю и этого достаточно, чтобы держать дела .

Инструмент для управления временем — метод «Помидора»

Лучшие результаты я получаю, когда работаю сфокусировано, нахожусь «в потоке». Это несовместимо с прерываниями.

И одно из лучших средств для сфокусированной работы — таймер на 25 минут. Ты можешь воспользоваться обычным кухонным таймером или приложением на телефоне.

Для iOS можно скачать Simple Pomodoro Timer, Promodoro, Repeat Timer. Для Android, есть приложения Pomodroido, Clockwork Tomato.

Установи таймер на 25 минут. Начни работу над одной задачей, сфокусируйся на ней и работай, пока таймер не зазвонит. После этого сделай перерыв 5 минут.

На время перерыва отвлекись от работы. Я обычно выхожу из офиса и иду на прогулку.

Потом снова вернись к работе и поставь таймер на 25 минут.

После «4 помидоров» (100 минут работы и 15 минут перерывов в сумме), сделай перерыв на 15-20 минут.

В это время рекомендую заняться физической активностью — поприседать, подтянуться на перекладине. Идеально — побегать или пройтись быстрым шагом.

Инструмент для избавления от хаоса — «Упорядоченный электронный ящик»

Мой любимый email-сервис — это Gmail. И то, к чему я стремлюсь — 0 входящих. Это позволяет не беспокоится по-поводу того, что я что-то упускаю, и также колоссально разгружает мозг.

Я достигаю это так — расчищаю почту строго 1 раз в день по 30 минут.

Все, на что могу ответить стразу — отвечаю 1-2 предложениями. Все, над чем нужно подумать — пересылаю в Evernote, а все, что считаю ненужным —  удаляю.

Также полезно использовать различные папки и фильтры, чтобы иметь возможность быстро быстро прочитать все письма от одно отправителя.

Это легко сделать через вкладку «Фильтры» в настройках Gmail.

Инструмент для чистого сознания — Блокнот для «выгрузки» всех мыслей

Писать в блокнот — это один из самых простых методов освободить мозг, тем самым увеличив свою продуктивность.

Я предлагаю выписывать свои мысли 2 раза в день — утром, перед тем как приступать к работе, и вечером, после рабочего дня.

Пиши всё, что думаешь, не сдерживаясь, обо всех тревогах и переживаниях. Ты почувствуешь, насколько тебе станет легче, спокойнее и как это увеличить твою продуктивность.

Инструменты для планирования и ведения проектов

Тут будет 3 инструмента, потому что это особенно важная сфера. 90% твоего времени на работе и дома съедают проекты.

Поехать в отпуск — проект, запустить новый продукт в бизнесе — проект, отправить ребенка к бабушке — проект. Даже «найти девушку» — это проект…

И самый мощный способ поучить больше времени — это быстрее делать проекты.
Сейчас в GOLD COACH мы ведем проекты по методике SCRUM и используем для этого 3 основных инструмента:

  • Календарь Google
  • Evernote
  • Чек-лист по планированию проектов

Календарь Google

Для планирования встреч я использую календарь Google — самый простой и удобный.

Он есть у каждого зарегистрированного пользователя почты Google. Ты можешь найти его в поиске или открыв список всех приложений Google.

В нем можно планировать дела и встречи на день, неделю, месяц и даже год. Он работает онлайн из браузера или его можно скачать на компьютер, планшет или смартфон.

Главный экран Google Календаря показывает все запланированные тобой дела и события за выбранный период. Например, за месяц.

Чтобы добавить новое событие или встречу, просто нажми на нужный день.

Чтобы увидеть расширенные настройки события, нажми на нужный день, а в открывшемся окне — на кнопку «Изменить мероприятие».

Здесь ты можешь задать основную информацию о событии, оповестить о нем других людей по электронной почте, настроить выделение события цветом и оповещения.

В этом окне можно установить продолжительность события. По умолчанию оно назначается на весь день.

У меня обычно в календаре встречи по проектам, они длятся определенное время. Чтобы создать такое событие — сними галочку возле пункта «Весь день» и установи нужные параметры.

Что удобно — ты также можешь прикреплять к событию необходимые файлы с Google Диска или компьютера: фото, видео, документы, заметки и другое.

Evernote

Все данные по проектам, вся информация, все задачи находятся у меня в программе Evernote. Она бесплатная, устанавливается на любой компьютер или телефон.

Я называю систему продуктивности на её основе «Электронный Мозг».Ты можешь получить все детали по этой системе и саму систему тут, а в этом посте я расскажу о нескольких важных правилах её использования.

Главное правило — не создавай сотни блокнотов под каждый проект.

Чтобы система правильно функционировала и была максимально эффективной, нужно использовать всего 2 блокнота: «Входящие» и «В обработке».

Чтобы правильно настроить личную систему на основе Evernote, нужно понять всего 3 основных элемента, по которым она работает:

1) Захват. Evernote — идеальный инструмент для захвата информации. Именно поэтому мы используем Evernote, чтобы собирать всю информацию во «Входящие»: будь это текстовые заметки, фотографии или аудио. Твои идеи никогда не теряются.

2) Хранение. С Evernote легко держать информацию там, где ей место. Всё, что на тебя сыпется нужно фиксировать во «Входящие». Помни, философия в том, что ты ничего не держишь в голове. Все твои «незавершенные циклы» должны храниться здесь.

3) Организация и обработка. Если ты не будешь обрабатывать собранный материал в папке «Входящие», твой «Электронный Мозг» не будет мозгом.

Очищение корзины «Входящие» — это не значит, что ты обязательно должен делать то, что туда попадает. Это значит, что тебе нужно посмотреть на каждый пункт в отдельности. Решить, что это такое и где ему место в твоей системе тегов.

Используя эту систему ты сможешь вести по 20+ проектов без перегруза и стресса. Чтобы освоить её полностью я рекомендую тебе пройти наш специальный глубокий тренинг по этой программе, пока он почти бесплатный.

Чек-лист по планированию проектов

Самый мощный способ получить результаты по всем проектам— это хорошо их спланировать.

План проекта — это твоя пошаговая инструкция по достижению целей, которые стоят перед проектом.

Уделив 1 раз время на составление плана проекта ты гарантируешь себе, что не застрянешь, не сорвешь сроки и получишь желаемый результат.

Все предприниматели-миллионеры, о которых я читал тоже обязательно планируют проекты для ускорения результатов.

Мы в GOLD COACH выработали простой чек-лист как планировать проекты и отточили его до такого уровня, что ты сможешь спланировать любой проект за 44 минуты или меньше.

Этот чек-лист я тестировал более 179 раз в 2016 году в своих бизнесах и в жизни (работает 100%).

И сейчас я в качестве подарка к праздничному сезону предлагаю тебе скачать его бесплатно: >>>Кликай и скачай его тут

Источник: https://goldcoach.ru/upravlenie-proektami/7_instrumentov_dlya_produktivnosti.html

19 инструментов для эффективного управления проектами

Пять простых инструментов для управления проектами

Планирование контента, разработка проектов, взаимодействие с клиентами, обмен файлами между отделами… Любой бизнес легко может быть погребён под грудой противоречивой информации.

Неудивительно, что на рынке существует множество инструментов оптимизации задач и проектов. Созданы сотни платформ по упрощению, управлению и упорядочиванию рабочих процессов, но как решить, какую выбрать?

Компании нуждаются в цельных, многозадачных помощниках, к которым могут обращаться все отделы и работники. Для рационального и эффективного сотрудничества в команде должны реализовываться потребности в удобном обмене документами, планировании, управлении задачами. В противном случае производительность будет серьёзно затруднена.

В статье собран список из 19 лучших инструментов управления проектами. Все они разделены по категориям:

  • Инструменты управления для работы с клиентами
  • Инструменты управления рабочими процессами
  • Инструменты управления персональными проектами
  • Инструменты управления проектированием и разработкой
  • Инструменты управления контентом
  • Инструменты управления социальными сетями

Инструменты управления для работы с клиентами

Если вам нужно работать с клиентами, взаимодействовать с удалёнными сотрудниками, обмениваться документами с разными командами компании, используйте мощные современные платформы для этого. Проблема большинства агентств заключается в ограниченном инструментарии, что, в свою очередь, понижает эффективность и производительность.

Для клиентского отдела время играет решающую роль, и наличие правильного инструмента может иметь принципиальное значение. Следующим приложениям доверяют многие крупные бренды.

1. Active Collab

Основные возможности: управление задачами, сотрудничество команд, отслеживание времени, выставление счетов.

Также отлично подходит для: управления рабочими процессами, проектированием и разработкой.

Рассматриваемый инструмент мощный, но при этом простой. Он интегрируется с несколькими сторонними инструментами и обеспечивает управление производством. Непрерывный рабочий процесс позволяет пользователям ставить задачи и не тратить время на организационные моменты.

Прайс

2. Asana

Основные функции: управление задачами и рабочими процессами, шаблоны проектов, вложения, командные страницы, информационные панели.

Также отлично подходит для: управления рабочими процессами, личного планирования, проектирования и разработки.

Для руководителей проектов важно иметь возможность быстро оценить прогресс с помощью визуализации процессов. Asana является одним из наиболее популярных инструментов управления проектами благодаря интеграции с мощными сторонними инструментами.

Если вам нужно облачное хранилище для совместного использования файлов, общий почтовый сервис для рассылки или хостинг, то Asana будет подходящей платформой. Это обширное приложение разбивает крупные проекты на мелкие задачи, которые затем можно назначить разным членам команды. Для каждой цели можно добавить даты и отслеживать прогресс, что очень удобно для всех заинтересованных сторон.

Прайс

3. Redbooth

Основные функции: управление задачами, назначение задач, шаблоны проектов, диаграммы Ганта, электронная почта и другие интегрируемые приложения.

Также отлично подходит для: управления рабочими процессами, личного планирования, проектирования и разработки.

Redbooth — это инструмент управления проектами, который помогает командам любого размера выполнять работу совместно, общаясь в режиме реального времени.

Приложение позволяет использовать диаграммы Ганта, чтобы помочь организовать проекты. Это также отличный инструмент для агентств, которые должны взаимодействовать сразу со многими клиентами одновременно. Для каждого проекта легко установить свой дедлайн, а приложение уведомит всех подключённых лиц о подходе срока.

Прайс

Инструменты управления рабочими процессами

Когда дело доходит до увеличения производительности и сотрудничества между командами, инструменты управления рабочими процессами становятся крайне необходимыми. Хотя большинство рассматриваемых инструментов можно отнести к категории управления рабочими процессами, есть некоторые отличия именно для такого типа.

Целью любой оптимизации при командной работе является уменьшение сопротивления и увеличение возможностей для совместного использования нужных материалов. Кроме того, необходимо быстро и часто информировать пользователей о текущем этапе проекта. Наиболее удобные инструменты для этих целей рассмотрены ниже.

4. Trello

Основные возможности: обзорная доска, календарь, интеграция.

Также отлично подходит для: личного планирования, проектирования и разработки, создания контента.

Простой дизайн этого русифицированого инструмента делает организацию и коллективное использование интуитивно понятным. Главное преимущество Trello — возможность быстрого обзора всего проекта. Это позволяет понять, кто над чем работает. Площадка отлично подходит для взаимодействия с командами или фрилансерами.

Прайс

5. Harvest

Основные возможности: отслеживание времени и расходов, обзор команды, визуализированные отчёты, управление счетами.

Также отлично подходит для: личного планирования.

Если вашей главной задачей в управлении является контроль над временем, познакомьтесь с Harvest. У этого инструмента есть специальные таймеры, которые помогут команде справиться со списком дел. Легко распределяйте часы работы над проектом или конкретными задачами для оценки эффективности процесса.

Harvest также обеспечивает отслеживание расходов. Этот инструмент идеально подходит для формулы «время=деньги». Если проект слишком дорогостоящий или продолжительный, приложение поможет визуализировать прогресс, установить критерии, добавить описания, увидеть полезную информацию о расходах.

Прайс

6. ProofHub

Основные возможности: отслеживание сроков, корректировка, групповой чат, многоязычные настройки, отчёты и др.

Также отлично подходит для: работы с клиентами, личного планирования, проектирования и разработки.

Хотя ProofHub вполне можно было бы отнести к инструментам для работы с клиентами, это приложение позволяет командам любого размера сотрудничать более эффективно.

Его структура создана для того, чтобы помочь командам стать продуктивнее и активно сотрудничать, сохраняя файлы и документы в одном месте. Кроме того, площадка даёт возможность обозначать роль участника процесса, что позволяет регулировать уровни доступа к материалам.

Прайс

Инструменты управления персональными проектами

Выше уже упоминались некоторые приложения для личного использования. Однако существуют более удобные инструменты, если речь идёт о персональных проектах.

Большие и всеобъемлющие платформы подходят для команд, но если вы ищете что-то, соответствующее вашим потребностям, воспользуйтесь перечисленными ниже приложениями.

7. Evernote

Основные возможности: организация заметок, совместное использование записей, мобильное рабочее пространство.

Также отлично подходит для: работы с клиентами, организации рабочих процессов, проектирования и разработки, создания контента, управления социальными сетями.

Если вам нужно создавать списки задач, иметь совместное рабочее пространство, делать заметки прямо на ходу, Evernote позволит все это с лёгкостью. Этот инструмент пригодится тем, кто хочет иметь широкие возможности на всех устройствах — рабочем столе, смартфоне, планшете.

Простой дизайн позволяет легко создавать заметки и обмениваться ими с другими, оставаясь в курсе всех этапов проекта. В то время как крупные платформы обеспечивают аналогичные функции для всей команды, многим важна возможность иметь личное пространство для планирования. Для многих дополнительным преимуществом будет русский язык приложения.

Прайс

8. Wunderlist

Основные функции: организация заметок, комментирование, общие списки, напоминания, мобильное рабочее пространство, теги, сроки, почтовая и веб-интеграция.

Также отлично подходит для: работы с клиентами, организации рабочих процессов, проектирования и разработки, создания контента.

Ещё один русифицированный инструмент для персонального планирования – Wunderlist. Приложение идеально подходит для создания списков дел и получения напоминаний об актуальных задачах. Возможность обмена списками и совместной работы в офисе или в пути сделала приложение одним из лидеров в этой области.

Источник: https://rusability.ru/internet-marketing/19-luchshih-instrumentov-upravleniya-dlya-lyubogo-biznesa/

5 инструментов для управления проектами, которые помогут вам сэкономить время, деньги и силы

Пять простых инструментов для управления проектами

Вести проект в наполненной стрессами среде постоянно меняющейся организации может быть непростой задачей.

В современном мире средний офисный сотрудник перегружен бесчисленным количеством дедлайнов, встреч, собраний и задач — и это значит, что, скорее всего, у него нет достаточно времени на то, чтобы посвятить все свои способности проекту. К счастью, вы можете облегчить эти задачи.

Чтобы обеспечить успех проекта независимо от того, выполняете вы его для своего клиента или учредителя, познакомьтесь с этими инструментами для управления проектами, которые помогут сэкономить время, деньги и силы.

Диаграммы Ганта и доски scrum

В эпоху бесконечного потока информации – армады слов постоянно борются за наше ограниченное внимание — простое изображение может быть наиболее эффективно.

Диаграммы Ганта используют базовые горизонтальные столбики для отображения фаз проекта и его прогресса. С одного взгляда ваши коллеги смогут увидеть текущий статус работы и где потребуется их действия.

Также они сразу смогут увидеть, сколько времени отведено на каждую фазу работ.

Доски Scrum функционируют в похожей форме и прекрасно подходят для проектов с менее жёсткими расписаниями и включающими несколько команд. Доски отображают разные фазы проекта — планирование, выполнение и т.д.

— и маркеры для каждой команды.  По мере выполнения работы и завершения фаз, команды могут перемещать свои маркеры по доске. Это позволяет всем вовлеченным сотрудникам видеть всю картину и свое место в ней.

Назначение задач

Легко пообещать сделать что-нибудь, и гораздо труднее вспомнить и сделать это. Особенно, когда запросы поступают без остановки. Вот почему так важны онлайн-инструменты для назначения задач.

Лица, ответственные за завершение своей части проекта – будь это разработка логотипа или сведение финальных цифр, смогут легко войти и увидеть именно то, что им нужно сделать.

В зависимости от настроек своей учетной записи они также могут получать уведомления о надвигающихся сроках.

С другой стороны, менеджеры проектов могут следить за своей командой и быть уверенными, что все задачи завершаются вовремя без необходимости прокручивать длинные цепочки сообщений. Это помогает избегать дорогостоящих задержек и нежелательных срывов.

Распределение ресурсов

В среде агентства, распределение ресурсов имеется ключевое значение.

Менеджеры проектов нуждаются в эффективном инструменте для составления расписаний и отслеживания часов каждого члена своей команды для предотвращения перегруженности, сорванных сроков и недовольных клиентов.

Но такой способ организации не ограничен только «творческим» миром. Не будет ли полезным, даже в корпоративном офисе, видеть ясную картину о доступности каждого сотрудника?

Попросите свою команду оценить, в любой возможной степени, свою доступность по ходу проекта. Пусть они исключат дни своего отпуска, дни, когда они будут заняты встречами и другие занятые дни.

 Если вы будете знать почасовую доступность, то сможете создавать реалистичные временные шкалы.

Онлайн-инструмент для распределения ресурсов упрощает задачи по отслеживанию фактических часов в сравнении с запланированными и вносить соответствующие коррективы, способствуя более плавным рабочим процессам для вас и вашей команды.

Инструменты для сбора отзывов

Возможность предоставления отзывов имеет разное значение для разных людей — некоторые предлагают конкретные и детальные запросы по редактированию, другие оставляют неопределенные эмоции и реакции. Иногда разные заинтересованные лица представляют конфликтующие мнения. Все это усложняет человеку, получающему отзывы, понимание плана действий. Кого им слушать?

Инструменты для сбора отзывов помогают заинтересованным лицам ать и ранжировать различные версии практических результатов, упрощая возможность предоставления согласованного направления для группы. Если конкретное мнение должно быть более весомым – возможно, по причине значительного опыта – вы можете посчитать его голос за два.

Встроенные отчеты

Отчеты о ходе работ являются критически важной частью любого проекта — и не должны отнимать много времени. Вместо того, чтобы тратить ценные часы на создание нового отчета, выберите один из встроенных. Вы сможете ввести нужные данные, а программа сама отформатирует и визуализирует их наилучшим образом.

Все это значит, что вы сможете начать планировать свой следующий проект гораздо скорее.

Оригинал статьи опубликован на английском языке здесь

Источник: https://blogs.technet.microsoft.com/project_ru/2016/11/22/5-instrumentov-dlja-upravlenija-proektami/

Пять самых полезных инструментов для управления проектами в социальной помощи

Пять простых инструментов для управления проектами

Существует широкий выбор надежных инструментов планирования, облегчающих процесс управления проектом и дающих средства для отслеживания и анализа планов проектов с течением времени.

Ниже описаны пять самых полезных инструментов планирования для проектов в здравоохранении и социальной помощи.

1. Плюсы, минусы и интересные моменты

Эта простая методика для оценки плюсов и минусов решения  разработана Эдвардом Де Боно.  Она подразумевает перечисление положительных моментов плана в первом столбце, отрицательных моментов – во втором столбце, и любых интересных моментов –  в третьем столбце; они также могут включать в себя любые последствия или неопределенности, которые вы хотите учесть.

Каждому моменту затем присваивается положительный или отрицательный балл.

Например, если руководитель решает, создавать ли новую программу внутрифирменного обучения, положительным моментом данного плана может быть 'существующее обучение не удовлетворяет потребностям персонала', и этот момент получает балл  +4.

Отрицательным моментом может быть 'ограниченные ресурсы для внедрения более качественного обучения',  и он получает балл  – 4. Интересными моментами могут быть 'недавние жалобы от персонала на текущее обучение' –  с баллом +2, или 'это большая задача для выполнения' – с баллом –3.

Затем все присвоенные баллы суммируются. Если сумма положительная – смело приступайте, если же отрицательная –  будьте осторожны.

2. Анализ поля сил

Анализ поля сил – еще один подход для рассмотрения всех факторов за и против решения, или плюсов и минусов. Он помогает разработать стратегию поддержки проекта. Можно усилить эти факторы, поддерживая определенный образ действий, и уменьшить влияние противодействующих факторов.

Чтобы использовать данный инструмент:1.    Опишите ваш план или предложение по изменению в центре листа бумаги.2.    Перечислите все факторы за изменение в столбце в левой части листа бумаги, а все факторы против изменения – в столбце в правой части листа бумаги.

3.    Присвойте балл каждому фактору –  от 1 (слабый) до 5 (сильный).

Используя описанный выше пример, фактором за изменение может быть 'возможность вовлечь персонал в анализ и разработку новой программы' – с баллом 3. Фактором против изменения может быть 'нехватка персонала затрудняет выделение времени на анализ' –  с баллом 5.

После получения наглядной картины ранжированных факторов за и против вашего проекта, сложите баллы, чтобы решить, двигаться ли вперед. Затем продумайте, как изменить баланс в вашу пользу и повысить вероятность успеха.

На этом этапе есть два варианта действий:•    Уменьшить силу факторов, противостоящих проекту

•    Увеличить факторы, способствующие вашему проекту.

Часто лучшим решением является первый вариант; попытка протащить изменение, не считаясь с противостоящими факторами, может создать свои собственные проблемы. Люди сильнее сопротивляются изменению, если ощущают, что оно навязывается им.

3. Графики Ганта

Графики Ганта, пожалуй, являются наиболее известным инструментом управления проектами и представляют четкую наглядную картину планирования и прогресса проекта.

Сначала  указываются  все задачи, которые  нужно  сделать, действия, которые  нужно выполнить, ресурсы, которые  нужно найти. Рассмотрим пример создания информационного бюллетеня. Список задач включал бы в себя:•    Спланировать общие цели.•    Найти авторов статей.•    Разработать макет.

•    Сделать рекламу/найти финансирование.

Затем создается линия времени для предполагаемого отрезка времени, который займет проект (в данном случае 12 недель), и каждой задаче назначается отдельная линия. 'Планирование общих целей' может занять две недели, поэтому рисуется линия, обозначающая это.

Можно выделить линии времени разными цветами, как блоки, чтобы показать тип задачи, или чтобы распределить ответственность по разным членам группы, или чтобы проверить, что было достигнуто. Можно показать стоимость в столбце в конце линии времени напротив каждой задачи.

Но существуют ограничения, особенно если проект становится более сложным. На практике часто невозможно делать одну задачу одновременно или делать задачи по порядку.

Некоторые задачи приходится выполнять одновременно или параллельно.

Некоторые задачи должны начинаться раньше других, и определенные задачи должны быть завершены, прежде чем другие смогут начаться –  это называется 'зависимостями'.

Смотрите пошаговое руководство по созданию графика Ганта с помощью Microsoft Excel 2007.

4. Анализ критического пути

Данный инструмент планирования учитывает все факторы, давая более сложную наглядную картину.

Анализ критического пути – очень разумный и эффективный способ планирования и управления проектами, требующими одновременного выполнения нескольких задач для достижения следующего этапа.

Он показывает, что и когда нужно сделать, в схематичной форме. Можно расширить схему, чтобы отразить масштаб вашего проекта, и применять сроки и стоимость к каждой задаче и ресурсу при необходимости.

Например, нужно 'спланировать содержание информационного бюллетеня', прежде чем 'писать статьи' (зависимость). Однако несколько разных задач можно делать одновременно (параллельно) с помощью разных людей, прежде чем печатать окончательные копии.

Узнайте, как создавать сетевой график работ.

5. PERT (Метод оценки и пересмотра программ)

В службах социальной помощи существует устойчивая традиция занижения времени, требуемого на внедрение изменения. Это особенно верно, если вы не знакомы с реализуемыми задачами или изменениями. Люди забывают учитывать непредвиденные события или иные приоритетные элементы, или не принимают во внимание сложность реализации изменения.

Для продуманного управления проектами точная оценка времени необходима по двум главным причинам.
Во-первых, оценки того, чего можно достигнуть за определенное время, означают, что можно установить цели или сроки сдачи.

Чтобы иметь смысл, контрольные точки должны быть максимально реалистичными, иначе люди потеряют силу духа.

Признание успеха и прогресса – важная часть осуществления изменения, и если контрольные точки не были достигнуты, нужно суметь определить причины этого.

Во-вторых, если вы просите о стороннем финансировании, вы должны иметь разумные сроки. Это показывает вашу надежность и повышает вероятность оценки ваших намеченных результатов как успешных.

Первый этап точной оценки времени – полностью понять, чего вам нужно достичь. Это подразумевает подробный анализ требуемых задач.

Инструменты управления проектами, такие как графики Ганта и анализ критического пути, помогают классифицировать разные задачи и наиболее точно оценить время, требуемое на каждую задачу.

Обязательно в оценке предусмотрите время на детальное планирование проекта, взаимодействие с другими организациями, совещания, контроль качества и любую сопроводительную контрольную документацию, которую нужно создать.

Также предусмотрите время на:•    Прочие первоочередные неотложные задачи.•    Чрезвычайные обстоятельства.•    Внутренние совещания.•    Праздники и заболевания основного персонала.•    Управление существующей рабочей нагрузкой.

•    Неожиданные задержки доступа к ресурсам.

Перечисленные факторы могут удваивать (или более чем удваивать) отрезок времени, требуемый для выполнения проекта.

Точная оценка времени (PERT)

PERT – формула для расчета отрезка времени, необходимого для проекта, или для каждого этапа проекта. По сути, это разновидность анализа критического пути, более скептически рассматривающая оценки продолжительности.

Чтобы использовать ее, оцените:•    Самый короткий отрезок времени, занимаемый каждой задачей.•    Наиболее вероятный отрезок времени.

•    Самый длинный отрезок времени, который может потребоваться, если все пойдет не так, как надо.

Формула выглядит следующим образом:
(самый короткий отрезок времени + 4 x вероятный отрезок времени + самый длинный отрезок времени) = x, поделенный на 6.

Это помогает отклонить оценки продолжительности от обычно предполагаемых нереалистично коротких  отрезков времени. Например, для написания 2-х  страничной заявки на финансирование для вашего проекта формула может выглядеть так:

2 дня + 4 x 5 дней + 20 дней = 42 дня, поделенные на 6 = 7 дней.

Источник: http://www.pmtoday.ru/project-management/planning/five-most-useful-tools-for-social-care-projects.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.