+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Проверка начинается с кадровой службы

Содержание

Семинар

Проверка начинается с кадровой службы

Слушатели семинара узнают требования к кадровой документации и учёту в свете вопросов, подлежащих проверке инспекцией по труду и иных инстанций. Изучат особенности проведения проверок, права и обязанности работодателя в сфере соблюдения трудового законодательства. Познакомятся с практикой защиты интересов работодателя при проверках.

Цели семинара

  1. Показать особенности проверок кадровой службы различными ведомствами, с процедурами и санкциями при проверках.

  2. Познакомить участников с нормами законодательства, регулирующих действия проверяющих органов, с правовыми аспектами подготовки компании к прохождению проверки, со способами защиты прав работодателя и возможностями снижения рисков привлечения к ответственности за нарушения законодательства.
  3. Разобрать типичные ошибки работодателя при проверках.

Программа

Требования к проведению проверок в соответствии с 294-ФЗ (с последними изменениями), другими НПА.

  • Выездные и документарные, плановые и внеплановые проверки.
  • Периодичность и сроки проведения проверок различными контролирующими органами (ГИТ, МВД, прокуратурой и пр.).
  • Порядок уведомления работодателя о предстоящей проверке.
  • Полномочия работников контролирующих органов.
  • Документы проверяющих, предъявляемые при проверке.
  • Права и обязанности проверяемых.
  • Порядок и сроки предоставления документов работодателем при проверках.

Особенности проверок Государственной Инспекции Труда.

  • Комплексные, целевые, тематические проверки.
  • Особенности организации и проведения в 2016–2020 гг. плановых проверок при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля. Концепция Правительства РФ о повышении эффективности соблюдения трудового законодательства.
  • Работа сайта “Онлайнинспеция.рф”. Возможности, плюсы, минусы для работодателя.
  • Подготовка к инспекционной проверке: проводим инструктаж работников, проверяем кадровые документы. Права работодателя при проведении проверок.
  • Сервис “Электронный инспектор” в помощь бизнесу: законный способ с минимальными издержками провести аудит, а также повысить уровень образования и подготовки сотрудников отдела кадров. Уникальный электронный ресурс, который позволяет в инспекцию по труду и получить бесплатную консультацию по вопросам трудовых отношений или провести самопроверку своей организации. Ожидаемые изменения трудового законодательства — законопроект по мотивации работодателей (предоставление преференций), прошедших электронную проверку и получивших от ГИТ документальное подтверждение её результатов.
  • Общение с инспектором по труду: 5 наиболее важных элементов позитивного контакта.
  • Перечень обязательных и рекомендуемых документов, требуемых при проверках ГИТ.
  • Важные изменения трудового законодательства — что в первую очередь проверит инспектор и какие недочёты и ошибки он планирует обнаружить?
  • Последствия проверки: санкции (штрафы) и оценка рисков для работодателя и должностных лиц. Рекомендации по минимизации штрафных санкций (штраф назначается не за каждого работника, а за тип нарушения).
  • Порядок оспаривания деятельности инспекционного органа и результатов проверки, действия работодателя по урегулированию споров без суда.
  • Судебная практика 2017–2018 г. по успешному оспариванию предписаний инспекции по труду. Перечень нарушений, за которые инспекторы ГИТ не имеют права выносить предписания и привлекать к ответственности.

Особенности проверок, проводимых МВД (ФМС).

  • Что в первую очередь проверят сотрудники МВД и кого? Регламент проведения проверок, особенности привлечения иностранной рабочей силы в связи с изменениями законодательства, сроки исковой давности, обжалование действий сотрудников МВД.
  • Типичные нарушения законодательства, совершаемые при трудоустройстве иностранных работников: “патентные иностранцы”, трудящиеся государств-членов ЕВРАЗЭС, иностранных граждан со статусом РВП.
  • Ошибки в сфере миграционного учёта — на что обратить внимание?
  • Административная ответственность работодателя: штрафы, приостановка деятельности организации или её структурного подразделения, отказ в выдаче разрешения на привлечение иностранных работников.

Особенности проверок, проводимых органами занятости.

  • Полномочия работников контролирующих органов.
  • Уведомление работодателя о предстоящей проверке.
  • Выездные и документарные, плановые и внеплановые проверки: основания проведения.
  • Периодичность и сроки проведения проверок.
  • Типичные нарушения и сроки давности по нарушениям, выявленным в результате проверок.

Проверки работодателей, проводимые сотрудниками МЧС: обеспечение гражданской обороны.

Источник: https://VseTreningi.ru/trainings/seminar_proveri_kadrovoy_sluzhby_git_fss_fms_pfr/?date=153612

Проверка кадровой документации

Проверка начинается с кадровой службы

Рубрики: Кадровое делопроизводство, Кадровый учет | 16 сентября 2014

Постановка и ведение кадрового делопроизводства является обязательным направлением работы любого предприятия, но зачастую работодатель не уделяет этому особое внимание.

Многие руководители уже столкнулись с последствиями такого отношения: проверки трудовой и налоговой инспекции, инспекционных органов по охране труда, прокуратуры, приостановка деятельности организаций, дисквалификация руководителей, отстранение от работы персонала, судебные тяжбы, штрафы и т.д.

А ведь проблема решается достаточно просто, необходимо лишь профессионально грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства РФ.

1.Штатное расписание.

Штатное расписание имеет унифицированную форму (Т – 3), а не произвольную. Если штатное расписание устарело, не соответствует действительности, закону или вовсе отсутствует, то разрабатывается новое.

Обязательно согласовываем и утверждаем штатное расписание. Здесь нельзя допустить нарушений, потому что многие из последующих кадровых документов, в том числе все трудовые договоры будут составляться в соответствии со штатным расписанием.

2.Правила внутреннего трудового распорядка.

Проверяем имеющиеся на предприятии Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты. Нужно проверить, соответствуют ли он (содержащиеся в них нормы):

–  действующему законодательству;

–  учредительным документам;

–  штатному расписанию;

–  действительности.

Если выявлены несоответствия, то нужно обсудить их с руководителем и внести изменения в документы в установленном законом порядке.

Все составленные документы согласовываем с руководителем. Учитываются замечания и пожелания руководителя, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты утверждаются. Знакомим работников под подпись.

3.Правильно ли оформлены на работу работники.

До заключения трудовых договоров все работники должны быть под подпись ознакомлены с локальными нормативными актами.

1)        Проверяем трудовые договоры с работниками.

Основные правила, которые учитываются при проверке:

–  трудовые договоры должны быть заключены обязательно с каждым работником;

–  условия трудовых договоров не должны противоречить законодательству;

–  условия трудовых договоров должны соответствовать реальности, тому, что на самом деле.

Если с некоторыми работниками трудовые договоры не заключены, то разрабатываем бланк трудового договора, согласовываем его с директором. Заключаем трудовые договоры с работниками, с которыми они не заключены. При этом дату заключения можно указывать реальную, т.е. оформляем трудовым договором уже существующие отношения.

Далее смотрим, соответствуют ли имеющиеся трудовые договоры законодательству. Нередко при проверке обнаруживают, что в трудовых договорах не содержатся условия, которые согласно ст. 57 ТК РФ обязательно должны быть включены в договор.

Так же не противоречат ли условия трудовых договоров реальности или локальным нормативным актам.

Например, бывает, что согласно трудовому договору оклад работника 5000 рублей, а на самом деле он получает уже оклад 10000 рублей, и это даже отражено в штатном расписании.

Законный способ внесения изменений в трудовые договоры предусмотрен ст. 72 ТК РФ. Согласно этой статье изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается по соглашению сторон трудового договора (имеются в виду работник и работодатель). Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

Согласно ст. 67 ТК РФ получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

2)        Оформление приказа о приеме работника на работу.

–  Во-первых, приказы о приеме на работу составляются не в произвольной форме, а по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г. (формы Т-1 и Т-1а).

–  Во-вторых, содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора. Сверяются описанные в приказе условия и условия трудовых договоров по каждому работнику.

–  В-третьих, приказ о приеме на работу должен объявляться работнику в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

–  В-четвертых, работник должен быть под подпись ознакомлен с приказом о приеме на работу.

3)        Заведены ли на работников личные карточки, полностью и правильно ли они заполнены.

4)        Трудовые книжки.

Нужно проверить:

–  от всех ли работников, работающих по основной работе, приняты трудовые книжки;

–  заведены ли трудовые книжки работникам, принятым на работу впервые;

–  правильно ли оформлены трудовые книжки, правильно ли внесены записи в трудовые книжки, заполнены ли соответствующие графы в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

4. Правильно ли оформлены совмещения, кадровые перестановки.

Очень часто при оформлении дополнительной работы (совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы) допускаются ошибки:

–  совмещение фактически состоялось, но документально не оформлено;

–  дополнительная работа поручена работнику без его согласия, просто по инициативе работодателя (возложена приказом директора);

–   вместо совмещения оформлено совместительство (это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы в свободное от основной работы время на условиях трудового договора).

Перемещения.

Согласно ст. 72.1 не требует согласия работника на перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора.

А вот в случае, если в трудовом договоре указано структурное подразделение (например, «…принят на должность экономиста  в бухгалтерию»), то перемещение работника без его согласия в другое структурное подразделение (например, «…на должность экономиста  в планово-экономический отдел») уже незаконно.

При перемещении должны оставаться неизменными любые определенные сторонами условия трудового договора. Если же условия договора все же меняются, то производить перемещение без согласия работника уже нельзя. Такое «перемещение» уже необходимо оформлять как перевод.

После анализа кадровых перестановок проблемы выявлены не были.

5. Проверяем законность и порядок на участке «Рабочее время».

Собираем вместе все документы, устанавливающие и регулирующие рабочее время работников предприятия: коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, графики работы, графики сменности, трудовые договоры с работниками, дополнительные соглашения к ним.

1)            Правильно ли установлены в них режимы рабочего времени различных категорий работников.

Наиболее типичные ошибки, которые можно встретить:

–  документы  противоречат друг другу (в одних для определенной группы работников установлен один режим рабочего времени, а в других для той же группы установлен другой режим);

–  режимы рабочего времени для работников, ни в каких документах не определены;

–  документы, устанавливающие режимы рабочего времени, составлены или утверждены неправильно.

2)            Ведётся ли табель учёта рабочего времени, надлежащей ли он формы,  правильно ли он заполнен.

Согласно ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Существуют унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата от 5 января 2004г. №1: Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12), Табель учета рабочего времени (форма N Т-13)

Источник: http://onisblog.ru/proverka-kadrovoy-dokumentatsii/

Проверяем документацию кадрового подразделения – Все о кадрах

Проверка начинается с кадровой службы

Аудит — это процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта на предмет выявления рисков и возникновения конфликтных ситуаций.

Аудит бывает внутренним, когда проводится силами самой организации, и внешним, когда для оценки деятельности в той или иной области компании привлекаются сторонние специалисты на договорной основе. Чаще всего термин «аудит» употребляется применительно к проверке бухгалтерской отчетности компаний, однако есть и иные виды, например, кадровый аудит.

Многие слышали это словосочетание, а вот в чем суть данной процедуры, не представляют. Сегодня мы поговорим именно об аудите кадровой документации, расскажем, для чего он необходим, когда и кем проводится.

Для чего нужен кадровый аудит?

Сразу скажем, что кадровый аудит — мероприятие необязательное и проводится не так уж часто. Однако полагаем, что такую процедуру надо провести для:

— подготовки к инспекционной проверке соблюдения требований трудового, архивного, пенсионного, миграционного законодательства и др.;

— оценки рисков, связанных с конкретной ситуацией (риски, которые могут возникнуть при проведении проверки контролирующими органами, при рассмотрении трудового спора в суде, при профсоюзном контроле и др.);

— повышения профессионализма специалистов кадровой службы (обучение на допущенных нарушениях);

— оценки профессионализма сотрудников подразделения по работе с персоналом;

— разработки плана мероприятий по исправлению допущенных нарушений;

— оптимизации работы кадровой службы (минимизация затрат, построение системы привлечения к ответственности, поощрений и т. д.).

Кроме этого, аудит поможет оценить и проанализировать состояние кадровых документов при передаче документов при реорганизации, смене руководства (в том числе руководства кадровой службы), увольнении (приеме) сотрудников отдела персонала (кадров).

Своими силами или привлечь стороннюю компанию?

Повторим, что можно провести кадровый аудит собственными силами, а можно воспользоваться услугами сторонних компаний, благо таковых достаточное количество и выбрать есть из чего. При этом кадровый аудит — дело очень ответственное, ведь он непосредственно связан с конфиденциальными документами компании.

Если планируется выбрать внешнего аудитора, важно, чтобы услугу оказывали квалифицированные специалисты, работающие в данной области не первый год.

Поинтересуйтесь, как часто аудиторская компания оказывает услуги по проверке кадрового делопроизводства, есть ли среди клиентов организации, схожие с вашей по роду деятельности.

Помните, что услуги солидной консалтинговой фирмы, предлагающей аудит кадровой документации и имеющей в штате профессионалов, не могут стоить дешево.

Успех проведения кадрового аудита специалистами сторонней организации зависит и от того, как компания подготовлена к взаимодействию с аудиторами.

Поэтому чаще всего перед началом аудита создается рабочая группа, состоящая из представителей компании, приглашенной для проведения аудита, и представителей компании-заказчика.

Состав и количество приглашенных аудиторов во многом определяются сроками и объемом предстоящих работ, но однозначно требуется участие юристов и специалистов в области документационного обеспечения.

Если желания привлекать сторонних специалистов нет, да и финансирование этого не заложено, возможно проведение кадрового аудита своими силами.

Однако, поставив соответствующую задачу перед работниками кадровой службы учреждения, следует помнить, что они не всегда готовы дать объективную оценку сложившейся ситуации, так как фактически будут проверять свою работу.

Более того, штатные сотрудники могут «закрыть глаза» на некоторые ошибки, так как именно им придется их исправлять.

Полагаем, что если все-таки выбор будет сделан в пользу внутреннего аудита, лучше всего создать небольшое структурное подразделение для этого или комиссию, в которой обязательно должен быть специалист, разбирающийся в трудовом законодательстве и кадровом делопроизводстве, но не зависящий от тех лиц, чью работу он будет проверять, например, юрист.

Нормативная база для проверки кадровой документации

Для начала назовем основные нормативные акты, которыми необходимо руководствоваться при проверке кадровой документации. Основными из них являются:

— Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек);

Источник: http://info-personal.ru/proverki/proveryaem-dokumentaciyu-kadrovogo-podrazdeleniya-ili-nemnogo-o-kadrovom-audite/

Проверка сотрудников при приеме на работу

Проверка начинается с кадровой службы

Подбор сотрудников в серьезную организацию – это важная задача. Ведь от действий и решений лица определенного должностного уровня может зависеть прибыль или убытки компании.

На предприятиях с помощью собственных служб безопасности или сторонних организаций проводится проверка кандидатов при приеме на работу.

Цели организации и структура служб безопасности предприятий

Служба безопасности на предприятии организуется не только для проверки соискателей, она предназначена для защиты предпринимательской деятельности организации от внутренних и внешних угроз в целом.

Основные цели службы безопасности:

  • сохранность материальных ценностей;
  • обеспечение информационной безопасности;
  • обеспечение охранно-режимных мероприятий;
  • изучение кандидатов и выявление недобросовестных лиц;
  • предупреждение и выявление источников экономического ущерба предприятия.

Структура службы безопасности зависит от специфики конкретного предприятия. В простейшем случае в небольшой фирме может быть один человек, который заведует всеми вопросами безопасности.

В крупных предприятиях служба безопасности состоит из нескольких отделов, каждый из которых решает конкретную задачу.

Обобщенная схема службы безопасности:

Проверка кандидатов при приеме на работу

Перед приемом на работу соискатель проходит несколько этапов проверки. Находится она в ведении кадровой службы и службы безопасности.

Этапы:

  • Сначала кандидат заполняет анкету и проходит собеседование в отделе кадров. При успешном прохождении анкета отправляется на согласование в службу безопасности.
  • Кадровики в основном оценивают профессиональные качества, а служба безопасности проверяет правдивость сведений, предоставленных кандидатом, и выявляет наличие подозрительных связей или фактов биографии.
  • В отдельных организациях кандидаты проходят проверку на детекторе лжи (полиграфе).

Зачем проводится?

Финансовый успех организации во многом определяется ее персоналом. Ошибки в политике кадровой безопасности могут дорого обойтись предприятию.

Проверка службы безопасности необходима, чтобы не допустить:

  • утечки информации к конкурентам;
  • приема на работу сотрудника с недостаточным уровнем квалификации;
  • приема на работу недобросовестного сотрудника.

Уровни проверки

В зависимости от уровня претендуемой вакансии возможны различные уровни проверки персонала.

Наиболее тщательно рассматривают соискателей на должности с материальной и финансовой ответственностью, а также на руководящие посты.

УровеньОписаниеКогда проводится
Поверхностный Информацию предоставляет сам кандидат во время собеседования.Служба безопасности рассматривает анкету, резюме кандидата, оценивает подлинность документов визуально.Результаты проверки получают быстро, а ресурсы затрачиваются минимально. Но нет гарантии, что документы или отдельные записи в них не сфальсифицированы, а впоследствии могут всплыть негативные факты из прошлого.Поверхностная проверка проводится при массовом приеме и для рядовых сотрудников.
Средний Информацию от кандидата и его документы проверяют с использованием различных источников, в том числе неофициальных.Собираются сведения с предыдущего места работы. Проверяется подлинность документов, данных в них. Например, проверяются записи в трудовой книжке, подлинность паспорта и прочее.Сотрудник службы безопасности может пригласить на собеседование, проводить анализ поведения.Средний уровень проверки проводят при приеме менеджеров среднего звена, сотрудников, имеющих доступ к материальным ценностям
Углубленный Службы безопасности собирает информацию о финансовом положении соискателя, его окружении, интересах, связях.Сбор данных происходит в процессе негласного наблюдения, при опросе соседей.Запрашивается информация об административных и уголовных нарушениях из правоохранительных органов.Углубленный уровень необходим для проверки кандидатов в топ-менеджеры, руководители подразделений

Методы проверки кандидата

Существуют различные способы, как проверить кандидата и его документы. Необходимо действовать в рамках закона.

От соискателя должно быть согласие на проверку его данных.

Собеседование

Во время собеседования представитель службы безопасности наблюдает за поведением, жестами, мимикой кандидата. Анализируется внешний вид, стиль речи.

Проверка документов

При использовании подложных документов иногда просто переклеивают фотографию на краденый паспорт.

Следует знать, что существует специальный сервис от УФМС, где можно проверить, не является ли данный паспорт недействительным.

При фальсификации документа об образовании могут использовать чистые бланки ВУЗа с настоящими печатями.

Рекомендуется обратить внимание на верность заполнения, наличие гербовых печатей, подписей. Диплом и вкладыш к нему – это один документ.

При наличии сомнений можно сделать запрос в учебное заведение, чтобы проверить, выдавался ли он данному человеку.

Тестирование

Метод простой и привлекательный, но достоверность сведений, получаемых по нему, не велика – около 50%. Результат во многом зависит от качества теста.

Вопросы не должны быть тривиальными, а ответы должны содержать и нейтральные варианты.

Проверка информации от кандидата

Проверяется достоверность данных о причине увольнения с прошлой работы, исполняемые обязанности, наличие судимости.

Желательно подтверждение информации документами, фактами.

Проверка на детекторе лжи

Такой метод обязательно используется при приеме на работу в силовые структуры, но применяться может и в других сферах, например, банковской деятельности.

Проверка требует обязательного согласия испытуемого.

Бланк проверки содержит ряд вопросов, которые зависят от специфики предприятия и должности, на которую идет кандидат.

Анализ и проверка информации

Служба безопасности проверяет и анализирует информацию о кандидате.

Прежде всего, для нее интересна следующая информация:

  • в каких организациях соискатель занимал руководящие должности или был главным бухгалтером, и каково положение дел в настоящее время у этих компаний;
  • наличие уголовного прошлого и связи с преступностью;
  • связь с конкурентами.

Отрицательные качества нового сотрудника могут всплыть при выяснении причин увольнения с прошлого места работы.

Требует внимания и непрерывность стажа работы — если были большие перерывы, важно выяснить их причину. Анализ трудовой деятельности поможет составить характеристику соискателя как специалиста, наблюдается ли у него рост или спад в карьере.

Иногда паспортные данные и личные данные испытуемого проверяются сбором информации по месту жительства. Проводится опрос соседей, наблюдается бытовое поведение.

После проверки служба безопасности выдает свое заключение. Результаты направляются в кадровую службу, и принимается окончательное решение о приеме или об отказе кандидату.

Допуск сотрудника к работе

Допуск к работе осуществляется оформлением приказа или другого правового акта организации.

Должны быть проведены определенные процедуры: подписание трудового договора, проведение инструктажа по технике безопасности и охране труда. Служба безопасности проводит инструктаж по правилам работы с конфиденциальными данными, предупреждению нанесения финансового ущерба предприятию.

Часто организации принимают кандидата на испытательный срок, в течение которого ему не дают доступ к важным данным. А служба безопасности продолжает проверять соискателя, и если находят компрометирующие факты, происходит увольнение.

Пример:

В одну компанию на должность менеджера по продажам трудоустроился молодой человек из приличной семьи, с отличными характеристиками и знанием иностранного языка (испанский) на разговорном уровне. Начальника службы безопасности последний факт насторожил, однако отдел кадров и начальник отдела продаж настояли на найме.

Начальник службы безопасности продолжил проверку сотрудника, и выяснил, что его семья недавно сменила квартиру, а по старому месту жительства он общался в компании наркоманов, хулиганов, воров. Тогда начальник службы безопасности понял, что в Испании молодой человек был в специализированной клинике по лечению от наркозависимости.

Вызвав сотрудника на личную беседу, он подтвердил свои догадки, более того, сотрудник продолжал употреблять наркотики и после приема на работу. Дело закончилось увольнением по собственному желанию.

Как защитить свои права при неправомерном отказе?

Если соискатель получил отказ, он может обратиться за разъяснением причин к работодателю и получить их в течение 7 дней после обращения.

При неправомерном отказе кандидат вправе обратиться в суд.

Трудовым кодексом запрещена дискриминация при приеме на работу по следующим признакам:

  • пол, раса, национальность;
  • социальный статус и материальное положение;
  • возраст;
  • место жительства;
  • религиозные убеждения;
  • партийная принадлежность.

Но на практике нет норм, устанавливающих наказание за необоснованный отказ при приеме на работу. В судах ограничиваются взысканием компенсации материального вреда.

Если работодатель отказал по причине несоответствия деловых качеств кандидата, такой отказ является обоснованным.

Кроме того, организация может оформить должностную инструкцию, в которой прописаны требования к уровню квалификации и прочим деловым качествам работника.

Заключение

Тщательная работа службы безопасности позволяет существенно снизить риск нанесения финансового ущерба организации из-за конкурентов или недобросовестных сотрудников.

Лучше отсеять неподходящих сотрудников еще на собеседовании, чем обнаружить их непригодность уже во время работы.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/proverka-kandidatov-pri-prieme-na-rabotu/

Аудит кадровой документации: методика проведения подготовительной работы

Проверка начинается с кадровой службы

Аудит документации – неотъемлемая часть работы с документами.

Ведь только периодические проверки подобного рода позволяют своевременно выявить ошибки и просчеты в работе, своевременно и с минимальными усилиями устранить нарушения и привести все документы в соответствие с законом.

Особенно это важно при работе с кадровой документацией, даже малейшие недочеты в которой способны причинить серьезный ущерб интересам граждан. В настоящей статье мы рассмотрим вопросы организации проведения аудита кадровой документации и поделимся методикой его проведения.

Начнем с главного: что же следует понимать под аудитом кадровой документации?

Разные словари трактуют термин «аудит» по-разному.

Аудит, аудиторская проверка – процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта (словарь «Википедия»).

Как видно, аудит в теоретическом плане понимается довольно широко. На практике об аудите чаще говорят применительно к работе бухгалтерии. Согласно ст. 1 Федерального закона от 30.12.2008 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»:

аудит – независимая проверка бухгалтерской (финансовой) отчетности аудируемого лица в целях выражения мнения о достоверности такой отчетности.

Опираясь на это определение, можно сделать попытку переформулировать это понятие применительно к кадровой сфере следующим образом:

аудит – проверка состояния кадровой документации и системы кадрового учета в целях выражения мнения о соответствии ее требованиям законодательства РФ.

Причины проведения аудита

Причины, по которым организация-работодатель обращается к аудиту документации по личному составу, довольно разнообразны. Мы постарались объединить все причины в две большие группы:

«Мирные» причины:«Вынужденные» причины:
  • при смене кадровиков;
  • при смене руководства кадровой службы;
  • при анализе деятельности кадровика;
  • при решении вопроса о пересмотре условий труда кадровика;
  • при изменении кадровой политики;
  • при изменении системы стимулирования;
  • при изменении автоматизированной системы учета;
  • при изменении объема работы кадровой службы и (или) отдельного специалиста;
  • при описании рабочего места и распределении обязанностей в кадровой службе;
  • при передаче функций ведения кадровой документации сторонним организациям;
  • при подготовке документации к архивному хранению
  • при включении организации в план проверок;
  • при угрозе обращения работника в контрольно-надзорные органы;
  • при угрозе обращения работника в судебный орган;
  • при смене высшего руководящего состава;
  • при реорганизации (в том числе покупке бизнеса);
  • при ликвидации;
  • при изменении организационной структуры;
  • после ЧП (стихийные бедствия и др.);
  • если аудит предусмотрен локальными нормативными актами;
  • при изменении законодательства (введении новых форм документов, новых процедур и др.);
  • при подготовке к получению «Сертификата доверия работодателю»

Как видно, даже перечень «мирных» причин довольно внушительный. Причем, нередко потребность в проведении аудита обуславливается сразу несколькими причинами.

Цели и задачи проведения аудита

К целям  и задачам проведения аудита кадровой документации можно отнести следующие:

  •  определение состава и наличия имеющейся кадровой документации;
  •  определение системы кадрового учета, необходимость сделать вывод о ее эффективности;
  •  проверка соответствия кадровой документации требованиям законодательства;
  •  выявление «пробелов» в кадровых документах и определение путей их ликвидации;
  •  определение направления совершенствования работы с кадровой документацией;
  •  оптимизация системы учета документации;
  •  проведение предварительной работы по составлению графика документооборота;
  •  определение объема работы с кадровой документацией;
  •  определение состава работающих, выявление категорий «льготников»;
  •  подготовка документов для архивного хранения;
  •  создание целостного представления о системе делопроизводства в кадровой службе;
  •  определение отношения кадровика к выполняемым обязанностям по ведению кадрового делопроизводства.

Состав аудируемой документации

Один из наиболее сложных вопросов – определение состава аудируемой документации. Между тем, именно решение этого вопроса будет напрямую влиять и на количество затраченного времени, и на количество людских ресурсов, задействованных в мероприятии.

Новые статьи

Таким образом, прежде чем приступать к проверке, определите, какие именно документы подлежат аудиту.

Состав аудируемой документации определяется:

  • целями и задачами аудита;
  • распоряжениями контрольно-надзорных органов;
  • ситуационным развитием событий;
  • характером конфликтной ситуации с работником;
  • пожеланиями  (требованиями) кадровиков, коллег и руководства;
  • требованиями локальных нормативных актов и (или) законодательства.

Так, перечень документов, которые следует проверить, может содержаться в решении о назначении проверки в отношении работодателя. Либо работник может обратиться с жалобой по конкретному вопросу, и тогда понадобится тщательным образом «поднять» все документы, касающиеся этого дела.

Нередко новое руководство ставит задачу перепроверить все документы, создававшиеся в кадровой службе. В локальных нормативных актах некоторых организаций (инструкциях по делопроизводству и т.п.) также задается периодичность обращения к аудиту (каждый год, один раз в несколько лет).

Как определить состав кадровой документации? На что можно опереться? 

Прежде всего, можно опереться на требования законодательства. Так, если в ст. 68 Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ четко говорится о необходимости издания приказа о приеме на работу, значит, такой документ должен быть у каждого работодателя.

В локальных нормативных актах часто указывается, какой комплект документов применительно к каждой кадровой операции необходимо создать.

Допустим, если в инструкции по делопроизводству сказано, что при ознакомлении с должностной инструкцией работник расписывается в отдельном журнале, значит, такой журнал должен быть.

Иногда определенные «пожелания» высказывают чиновники.

Например, в письме от 20.11.

2006 № 1904-6-1 Роструд дает «совет»: в случае когда ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия и работник продолжает работу после истечения срока действия трудового договора, требуется внести изменения в трудовой договор, заключив дополнительное соглашение.

Хотя о необходимости подписания дополнительного соглашения в этом случае Трудовой кодекс РФ не говорит. Да и трудовые договоры с работниками крайне часто дают ссылки на разные документы, которых нередко у работодателя нет в наличии: положение об оплате труда, положение о премировании, должностную инструкцию и др.

Определенные представления, какие документы относятся к числу кадровых, дает Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Вот те вопросы, которые должны задать себе участники рабочей группы по проведению аудита кадровой документации: зачем на самом деле мы это делаем (т.е. в  чем причина проведения мероприятия), какова наша цель, чего мы хотим этим достичь и т.п.

Сколько вы готовы уделить времени аудиту? 

Скорее всего, аудит придется совмещать с выполнением повседневных обязанностей. И это составит проблему для всех участников рабочей группы.

Определение примерного времени позволит решить и связанные с ним вопросы: посчитать количество участников процедуры, установить место проведения аудита.

А если вы планируете провести аудит силами привлеченных со стороны экспертов, то еще и подсчитать стоимость услуги.

При планировании аудита чрезвычайно важно выбрать оптимальный метод анализа кадровой документации. Выбирать придется из двух методов: сплошной и выборочный.

Сплошной метод предусматривает анализ всей кадровой документации, включая средства учета документов (журналы, книги учета и т.п.).

При выборочном методе анализируется часть кадровой документации с распространением выводов и результатов на весь объем. Используя этот метод, надо четко определить, какое количество документов будет просмотрено.

Это количество можно определить и в процентах от общего числа имеющейся документации. Причем, смотреть документы не обязательно в том порядке, в каком они размещены в деле.

Например, перед вами стоит задача: просмотреть 10% приказов о приеме на работу за 2013 г. Вы можете открыть папку и смотреть эти 10% приказов в порядке их создания (№ 1, № 2, № 3 …).

Но допускается и просмотр другим способом, например: № 1, № 5, № 11, № 21 – чтобы в целом тоже получилось 10% от просмотренного.

Надо ли говорить, что выборочный метод позволить сэкономить и человеческий ресурс, и временной?

Приглашать ли внешних экспертов?

Обязательно поднимите вопрос о допуске посторонних лиц к «секретным» документам. При определении состава конфиденциальных документов надо помнить, что не являются конфиденциальными в соответствии с постановлением РСФСР от 05.12.1991 №  35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» следующие документы:

  • учредительные документы (решение о создании предприятия или договор учредителей) и Устав;
  • документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (документы, подтверждающие факт внесения записей о юридических лицах в Единый государственный реестр юридических лиц, свидетельства о государственной регистрации индивидуальных предпринимателей, лицензии, патенты);
  • сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему;
  • документы о платежеспособности;
  • сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;
  • документы об уплате налогов и обязательных платежах;
  • сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения, а также других нарушениях законодательства РСФСР и размерах причиненного при этом ущерба;
  • сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, товариществах, акционерных обществах, объединениях и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.

В то же время не надо забывать, что являются конфиденциальными:

  • персональные данные (Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006  № 152-ФЗ, ст. 3);

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210316-qqe-16-m5-audit-kadrovoy-dokumentatsii-metodika-provedeniya-podgotovitelnoy-raboty

Как провести кадровый аудит кадровик должен знать

Проверка начинается с кадровой службы

  Причины инициации проведения проверки работы отдела кадров могут быть разные, например, смена кадровика или руководства, подготовка к проверке ГИТ. При этом сама процедура может быть проведена как сторонними фирмами или специалистами, так и своими силами.

Если принято решение в пользу второго варианта, нужно изучить важные вопросы: какие материалы собрать, что проверять, и в целом как провести кадровый аудит.

Причём аудит должен быть проведён качественно, ведь за ошибки кадровика или делопроизводителя фирма отвечает деньгами, а значит, частью прибыли.

Основные вопросы

  Проведение кадрового аудита – это оценка деятельности работы всего отдела кадров или конкретного участка. Перед инициацией процедуры нужно решить, какая проверка требуется: комплексная или выборочная.

Если есть нарекания к работе конкретного участка отдела кадров, можно ограничиться выборочной проверкой, то есть нужно проверить только работу этого участка. Если же причиной аудита является смена руководства или грядущая плановая проверка инспекции гоструда, проверить нужно работу всего отдела кадров.

Также нужно выяснить, что проверять:

  • правильность ведения делопроизводства;
  • расстановку кадров.

Проверка соответствия расстановки кадров потребностям компании – довольно серьёзная процедура, требующая пристального внимания. Порядок проведения такой проверки размещён в отдельной публикации, здесь же подробно рассмотрим, как проверить именно кадровые документы на их соответствие законам.

С чего начать

Отправная точка кадрового аудита – издание приказа (образец здесь). В приказе обязательно нужно обозначить задачи аудита (выборочный или комплексный), срок проведения и состав комиссии. В комиссию нужно обязательно включить:

  • кадровика (и начальника ОК, если существует такая штатная единица);
  • юриста;
  • бухгалтера;
  • представителя администрации.

После исполнения приказа алгоритм аудита будет состоять из трёх этапов:

  • подбор методических и правовых документов;
  • проверка наличия обязательных документов и дел;
  • оформление отчёта.

Подбираем методические материалы

Для того, чтобы начать проверку, нужно подготовить нормативную базу: законы и акты, регулирующие кадровое делопроизводство (правильное оформление документов по личному составу). В перечень обязательно нужно включить актуальные версии:

  • Трудового кодекса;
  • Постановления Минкультуры №558 (о сроках хранения);
  • Постановления Правительства №225 (о трудовых книжках);
  • Постановления №69 (инструкция по оформлению трудовых книжек).

Эту работу можно поручить юристу компании, а актуальные версии правовых актов можно найти на сайте СПС «Консультант+».

Проверяем документы делопроизводства

Для фиксации наличия и состояния документов необходимо составить ведомость, в которую потом методично придётся вносить данные. Титульная страница ведомости должна содержать:

  • название («Ведомость проверки кадровых документов»);
  • основание (реквизиты приказа);
  • состав комиссии;
  • период аудита.

Само тело ведомости нужно оформить в виде таблицы с названием столбцов:

  • «порядковый номер»;
  • «кадровые документы»;
  • «Документ отсутствует»;
  • «Документ есть, но требует изменений»;
  • «Документ соответствует законодательству».

Важно

Сведения о личных документах вносятся в ведомость в отношении каждого работника, например 1. Трудовой договор Иванова И.И., 2.Трудовой договор Петрова П.П. и т.д.

В ведомость нужно внести все документы, которые должны быть в делах ОК:

Перечень документов

  • трудовые договоры, соглашения, контракты и допсоглашения к ним;
  • трудовые книжки;
  • штатное расписание;
  • книга или журнал учёта движения трудовых книжек;
  • график отпусков;
  • табель учёта рабочего времени;
  • личные карточки;
  • приказы о приёме на работу;
  • приказы о переводах, увольнении;
  • приказы по дисциплине, о командировках, отпусках;
  • приказы по основной деятельности (касающиеся ОК);
  • личные дела;
  • заявления работников (могут подшиваться к приказам);
  • правила внутреннего распорядка;
  • положения: об оплате, о коммерческой тайне, о защите личных данных;
  • инструкции по охране труда;
  • журналы ознакомления с ЛНА;
  • колдоговор (при наличии);
  • должностные инструкции (если напрямую в договорах не прописаны обязанности);
  • перечень должностей сотрудников с неполным рабочим временем;
  • графики сменности;
  • договоры о матответственности (бригадный, индивидуальные).

Кроме документов в делах ОК должны присутствовать журналы регистрации:

  • бланков трудовых книжек и вкладышей;
  • учёта проверок;
  • трудовых договоров;
  • приказов по личному составу и по основной деятельности;
  • заявлений.

Каждый документ нужно проверить на соответствие законодательству, например:

  • включены ли в договоры обязательные условия, размер зарплаты не ниже МРОТ, получена ли копия;
  • подписаны ли все личные документы и приказы;
  • правильно ли заполнены трудовые книжки;
  • прошиты и опломбированы ли журналы регистрации;
  • соблюдаются ли сроки хранения документов и т.п.

Заполненную ведомость должны подписать все члены комиссии, а по результатам её заполнения составляется отчёт.

Оформляем отчёт

Заключительный этап кадрового аудита – составление отчёта. Он составляется в свободной форме и может содержать элементы структуры:

  • название и дата документа;
  • сведения о состоянии кадровых документов (в порядке или есть недочёты);
  • данные об обнаруженных недостатках (кратко);
  • рекомендации с указанием санкций в случае непринятия мер (образец посмотрите здесь).

К отчёту прилагается копия ведомости.

важно

Если причиной аудита стала смена кадровика, ведомость можно использовать в качестве приложения к акту приёма-передачи дел, что существенно упростит вхождение нового сотрудника в должность.

В заключение совет: если решено проводить подобные проверки регулярно, можно разработать и утвердить положение или инструкцию, в которой закрепить основные правила того, как провести кадровый аудит, регулярность проведения и алгоритм.

Источник: http://pravo-v-dele.ru/otdkadrov/kak-povesti-kadrovyj-audit.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.