+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Постановка документооборота. Опыт многопрофильной компании

Содержание

Как организовать эффективный документооборот

Постановка документооборота. Опыт многопрофильной компании

В систему документооборота предприятия могут входить разнообразные документы – письма, договоры, должностные инструкции, бухгалтерские и налоговые документы. От того, насколько четко организован процесс их прохождения, зависит эффективность управления предприятием в целом.

Используйте пошаговые руководства:

По итогам «круглого стола», проведенного редакцией журнала «Финансовый директор»

В систему документооборота предприятия могут входить разнообразные документы – письма, договоры, должностные инструкции, бухгалтерские и налоговые документы. От того, насколько четко организован процесс их прохождения, зависит эффективность управления предприятием в целом.

Представляем участников «круглого стола»:

  • Екатерина Усольцева, финансовый директор розничной сети «Магнолия»;
  • Владимир Исаев, руководитель коммерчес-ко-договорного отдела ООО «Фармстер»;
  • Николай Переверзев, директор по экономике и финансам ОАО «Сибур-Нефтехим»;
  • Эдуард Зейбель, руководитель проектов ОАО OXS;
  • Валерий Бровкин, директор практики «Docu-mentum» ОАО OXS;
  • Дмитрий Барышников, руководитель отдела бизнес-анализа департамента консалтинга ЗАО «Энвижн Груп».

Необходимость регламентации документооборота

Документооборот существует в любой компании – от небольшого магазина до крупного холдинга.

Однако далеко не все компании уделяют внимание регламентации документооборота, хотя по мере развития бизнеса такая работа становится необходимостью.

Возможно, что сотрудники компании не сразу привыкнут к тому, что их действия регламентированы, тем не менее это позволит им сэкономить время на выполнение своих обязанностей – а значит работать эффективнее.

Дмитрий Барышников: Каждая компания по мере роста числа сотрудников и контрагентов сталкивается с увеличивающимися потоками неструктурированной информации.

При отсутствии регламента документооборота у любого предприятия будут похожие проблемы — запутанные маршруты прохождения и потери документов, отсутствие четкой номенклатуры дел и, как следствие, проблемы с поиском документов, ведением управленческого учета, невозможность установить взаимосвязи между документами и в результате получить оперативный доступ к истории той или иной сделки.

Екатерина Усольцева: Хотелось бы добавить, что регламент документооборота является инструментом повышения дисциплины сотрудников. У нас, например, многие сотрудники – продавцы и средний менеджмент магазинов – приехали из регионов.

Персонал приходится обучать и работе на компьютере, и правильному оформлению документов. Если работник владеет этим навыком, умеет обращать внимание на детали, то становится более дисциплинированным, что крайне важно для бизнеса.

Для компании это означает, что первичные документы своевременно попадут в офис компании, следовательно, можно будет контролировать и платежи, и работу сотрудников.

Эдуард Зейбель: Хочу добавить, что отсутствие регламентов не позволит провести автоматизацию документооборота, несмотря на то что на определенной стадии развития бизнеса это станет необходимым.

С чего начать разработку регламента

Участники «круглого стола» выделили основные моменты, которые нужно учесть при разработке регламента документооборота.

Владимир Исаев: Когда в нашей компании было решено внедрить CRM-систему, представители внедренческой фирмы потребовали от нас составить регламент документооборота. Это было необходимым условием автоматизации процессов в компании.

Начинать пришлось с разработки форм первичных документов. Результатом первого же опыта создания документа представителем финансовой службы стала многостраничная «Заявка на оплату», оформить которую обычному сотруднику было сложно.

Поэтому мы создали рабочую группу с участием начальников отделов, через которые проходили документы. В результате совместных усилий были созданы формы и регламенты, позволяющие получить необходимую информацию без лишних затрат времени сотрудников на оформление и согласование документов.

Николай Переверзев: При построении любой системы документооборота нужно стремиться к минимизации этапов согласования и количества документов, требующих утверждения.

Первое, что следует сделать, – закрепить за различными подразделениями списки документов, с которыми они должны работать. В этом случае технологическая документация не будет проходить через финансовую службу, а договор на покупку IT-системы — через рекламный отдел.

Добиться этого можно, привлекая к созданию регламентов руководителей всех функциональных подразделений.

Количество регламентов в компании

В компаниях большинства участников «круглого стола» существует несколько регламентов. Их количество и назначение определяются прежде всего составом выполняемых в компании операций, направлениями деятельности и спецификой бизнеса.

Владимир Исаев: У нас регламенты разрабатывались разными отделами: общим отделом – регламент по всем входящим и исходящим документам, договорным – регламент договорной работы, финансовой службой -блок регламентов финансовых процедур.

Регламенты представляют собой общие принципы действий, из них ясно, что должно быть на выходе, но не указано, как именно нужно действовать.

Поэтому у нас существуют еще инструкции – более подробные документы, в которых описано, что нужно делать в той или иной ситуации, в какие сроки, кто отвечает за тот или иной процесс и кто его контролирует. Инструкции создаются для каждого отдела компании.

Если ситуация частная, например работа с входящими письмами, для нее не требуется регламент, достаточно инструкции.

Чтобы сотрудникам было понятно, как пользоваться регламентом или инструкцией, в компании проводятся специальные тренинги.

Сначала документы рассылаются по всем отделам, участвующим в процессе, затем собирают всех сотрудников и разъясняют схему работы на примере одного из сложных текущих проектов, в том числе пункты, которые можно истолковать двояко.

По результатам таких тренингов с учетом возникших у сотрудников вопросов могут вноситься корректировки и в регламенты, и в инструкции.

Екатерина Усольцева: Один из самых трудоемких в нашей компании — регламент документооборота сопровождения движения товаров. В нем закреплены порядок и сроки представления документов от магазинов в офис компании.

Еще есть специфический инвестиционный регламент, прописывающий процедуру горизонтального согласования этапов проводимых работ между разными службами во время строительства новых магазинов.

Другими словами, согласование работ проводится и со службами, задействованными в строительстве, и с теми, кто будет потом работать в магазинах.

Николай Переверзев: Большинство сотрудников нашей компании используют регламент договорной работы.

В нем указывается, кто инициатор контракта, какие работы должны быть проведены, какие документы требуются от поставщика и в какой срок, что и с кем нужно согласовать (см. рис. 1).

Еще существует блок планово-бюджетных регламентов, в которых описаны порядок и сроки формирования бюджетов, состав участников бюджетного процесса, их функции и ответственность, методики корректировки бюджетов и анализа его исполнения и т. д.

Эдуард Зейбель: В нашей компании регламенты разделены на внутренние (например, бюджетный регламент) и внешние, предназначенные для работы с клиентами, в которых описываются методология проведения работ и процесс взаимодействия с заказчиком.

Рисунок 1 Процесс подготовки и согласования договоров в ОАО «Полаир»

Инструменты контроля документооборота

Регламент документооборота предусматривает систему контроля потоков документов на предприятии. Владимир Исаев: Приведу несколько примеров контроля документооборота в нашей компании. Весь массив поступивших писем у нас регистрируется, а затем передается заместителю генерального директора.

Последний распределяет документы по исполнителям и ставит пометку «К», если требуется особый контроль. Это означает, что к указанной на документе дате я должен отчитаться об исполнении документа письменно или по электронной почте, указав, какие действия предприняты, каковы результаты и какие проблемы возникли.

Только после моего отчета по данному документу будут осуществляться дальнейшие действия.

Кроме того, у нас имеется особый бланк идентификации документов.

Прежде чем передать, например, в бухгалтерию счет или счет-фактуру, накладную или акт, в этом бланке указывается, что это за документ, кто его составил, в рамках какого проекта и прочее (см. рис. 2 ).

Заполняет бланк сотрудник, работавший с документом, например инженер, выезжавший для починки оборудования, или менеджер, проводивший переговоры с заказчиком.

Дмитрий Барышников: Одним из инструментов контроля процессов документооборота является их измерение согласно заранее определенным критериям, по крайней мере, при регистрации документов, постановке их на контроль и снятии с него, передаче отработанных документов в архив.

Отдельные элементы каждого из таких процессов измеряются по количеству документов, сотрудников, задействованных в обработке документов, времени обработки.

Точность измерений повышается за счет передачи документов по маршрутам внутри компании с использованием реестров – формы, давно применяемой в делопроизводстве (см. таблицу).

Рисунок 2 Бланк идентификации документа в ООО «Фармстер»

Таблица Пример реестра приема и передачи документов

Регистрационный номерОт когоКомуЗадачаПолучено от отправителяПередано адресатуПолучен ответ
1ИСХ120/05Иванов С.А.Сергеев А.Д.Утверждение24.10.05

Источник: https://fd.ru/articles/15913-kak-organizovat-effektivnyy-dokumentooborot

Этапы внедрения электронного документооборота

Постановка документооборота. Опыт многопрофильной компании

30.05.2021

Автоматизация документооборота из роскоши, которую 5 лет назад могли позволить себе лишь крупные промышленные предприятия и госструктуры, превратилась в насущную необходимость для организаций всех размеров и специализаций.

Сегодня данная мера повышения эффективности бизнеса доступна всем компаниям без исключения.

И актуальна она для большинства из них, ведь согласованием договоров, обменом деловой корреспонденцией с поставщиками и клиентами занимаются даже относительно небольшие компании.

Коротко о преимуществах перехода на электронный документооборот

В условиях бумажного документооборота на поиск нужного письма, акта, приложения к договору порой уходит до половины рабочего дня. В результате тормозится не только профессиональная деятельность ищущего сотрудника, но и бизнес-процессы предприятия в целом. И такая ситуация повторяется изо дня в день, в результате чего продуктивность организации оставляет желать лучшего.

Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) решает извечную проблему «разбросанности» данных, когда исходники документа хранятся на рабочем компьютере юриста, бумажные версии счетов и актов — в финансовом отделе, а все комментарии и замечания к договорам и сопроводительным документам рассредоточены по электронным ящикам сотрудников. Такое положение дел противоречит всем стандартам IT-безопасности. СЭД же обеспечивает общий доступ к документам для всех вовлечённых в процесс их формирования, согласования и исполнения сотрудников с учётом требований конфиденциальности и защиты корпоративных данных.

Перечислять все выгоды перехода на электронный документооборот в рамках данной статьи мы не будем. Отметим только, что внедрение СЭД позволяет:

  • сэкономить на зарплате лишних сотрудников канцелярской службы;
  • ускорить процесс согласования договоров и организационно-распорядительной документации на 60%;
  • в 2 раза ускорить доставку документа до адресата;
  • улучшить контроль исполнительской дисциплины;
  • сократить бумажные расходы на 10% (первое время рекомендуется использовать смешанный документооборот: дублировать электронный обмен бумажным);
  • упорядочить и систематизировать процессы обработки документов.

Преимущества автоматизации сегодня очевидны даже самым завзятым скептикам. Единственное, что сдерживает организации от внедрения СЭД — это мнимая сложность перехода.

На самом деле всё не так страшно, и даже предприятия с многовековым укладом легко адаптируются к новым, высокотехнологичным условиям работы.

Для того чтобы вам легче было отважиться на непростой, но жизненно необходимый шаг, опишем основные этапы внедрения СЭД.

1) Постановка целей и задач автоматизации

Целью внедрения СЭД всегда является повышение эффективности управления предприятием. Принимая решение об автоматизации, вы должны чётко осознавать перечень проблем с текущим ведением делопроизводства на предприятии, и понимать, каким образом их можно решить с помощью СЭД.

2) Предпроектное обследование

Убедившись в целесообразности внедрения СЭД, можно переходить к изучению особенностей ведения делопроизводства на предприятии:

  • провести ревизию документов;
  • изучить регламенты работы с ними;
  • обследовать маршруты движения корреспонденции, договоров, внутренних приказов и распоряжений;
  • изучить процессы формирования, согласования и заключения контрактов;
  • обследовать процедуры регистрации входящей и исходящей корреспонденции;
  • изучить процессы инициации, утверждения, исполнения и утилизации внутренней документации (ОРД);
  • выявить ключевые требования корпоративной среды;
  • оценить степень соответствия текущей делопроизводственной деятельности предприятия требованиям законодательства РФ и отраслевым стандартам;
  • исследовать процедуры организации и проведения совещаний;
  • изучить процессы передачи документов в архив;
  • выявить бизнес-процессы, которые реально нуждаются в автоматизации.

Собранные данные необходимо проанализировать, чтобы определиться с основными требованиями к построению системы электронного документооборота на предприятии.

3) Оптимизация делопроизводственных процессов

Прежде чем приступать к разработке системы электронного документооборота организации, необходимо упорядочить и систематизировать саму работу с документами, а также оптимизировать делопроизводственные процессы с учётом возможностей внедряемой СЭД.

Если на предприятии ранее не было чётких регламентов работы с документами, их надо прописать. Стандартизация делопроизводства предполагает составление процессных инструкций, внесение поправок в должностные инструкции и корпоративную политику IT-безопасности.

При формировании стандартов ведения документооборота необходимо учитывать также требования ГОСТ Р 15489.

4) Разработка проекта автоматизации документооборота

Проектирование СЭД начинается с составления схемы процесса управления документами. Прописываются маршруты движения скан-копий документов, порядок и очерёдность их согласования / исполнения.

Предусмотрена возможность параллельного рассмотрения и совместной работы с документом для всех ответственных лиц. На этапе разработки системы документооборота предприятия необходимо также определиться с правами доступа сотрудников к корпоративным данным.

По результатам формализации процессов обработки документов составляется частное техническое задание (ЧТЗ).

5) Кастомизация типовой конфигурации

Несмотря на то что современные СЭД («1С:Документооборот», «ДЕЛО») охватывают максимум бизнес-процессов компании любого размера и специализации, в некоторых случаях всё же могут потребоваться доработки типового программного обеспечения.

6) Этап внедрения СЭД

Системы электронного документооборота, как правило, внедряются поэтапно, по одному из двух возможных сценариев:

  • по процессам (сначала автоматизируется обработка писем, договоров и т. д.);
  • по структурным подразделениям (автоматизируется работа канцелярии, договорного отдела и т. д.).

Программное обеспечение разворачивается на рабочих ПК, настраиваются пользовательские интерфейсы, разграничиваются права доступа к документам в соответствии с должностными обязанностями сотрудников.

В случае необходимости на этом же этапе можно внедрить электронную цифровую подпись (ЭЦП), позволяющую визировать документы прямо в электронном виде.

7) Создание электронного архива

Логическая структура электронного хранилища и организация доступа сотрудников к нему прорабатываются ещё на этапе проектирования системы электронного документооборота. Поэтому сразу же по завершении внедрения СЭД все данные можно загружать в единый электронный архив.

8) Интеграция с другими системами

Для удобства работы с данными и в целях минимизации рисков дублирования информации систему электронного документооборота можно интегрировать с любой ранее установленной программой автоматизации: финансовой, аналитической, производственной.

9) Обучение персонала и подготовка пользовательских руководств

Перед запуском системы электронного документооборота в промышленную эксплуатацию в обязательном порядке проводится массовое обучение сотрудников. Функционал СЭД осваивают сотрудники канцелярии и руководители всех отделов, в которых планируется использовать программу.

На этом же этапе автоматизации документооборота разрабатываются руководства для пользователей и документы нормативно-распорядительного характера (положения о СЭД, должностные инструкции и т. д.).

10) Контроль соблюдения регламентированных процедур

Следующий за внедрением системы электронного документооборота этап условно называется этапом выхода на запланированную мощность. Это стадия массовой загрузки документов и адаптации сотрудников к новым условиям работы.

Наибольшая нагрузка здесь ложится на плечи руководителя проекта внедрения со стороны заказчика. Как правило, это гендиректор. Для того чтобы функционал СЭД использовался по максимуму и внедрение быстро окупилось, сотрудников надо «заставить» работать в новой системе.

На первых порах руководитель должен лично контролировать соблюдение установленного порядка применения СЭД.

Услуги автоматизации документооборота в ЦФО

В зависимости от масштабов предприятия и сложности его бизнес-процессов внедрение СЭД может занимать от 3 до 6 месяцев. При этом скорость и качество работ по автоматизации документооборота на 99,9% зависят от профессионализма компании-партнёра.

В Центральном регионе России за квалифицированной помощью во внедрении СЭД вы можете обратиться в ГК «СофтЭксперт». Мы занимаемся автоматизацией управленческих и учётных процессов с 1999 года, имеем статусы «Золотого партнёра ЭОС» и «Центра компетенций по документообороту фирмы 1С».

На счету ГК «СофтЭксперт» более 80 успешных проектов автоматизации документооборота на предприятиях самых разных отраслей промышленности.

Звоните! Все консультации бесплатны.

  • Тарасова Елена Генриховна Должность: руководитель отдела продаж и внедрения СЭД Телефон (многоканальный): (4872) 70-02-70; доб. 187 E-mail: 187@sfx-tula.ru

Читайте другие статьи инфоблога «СофтЭксперт»

Источник: http://www.sfx-tula.ru/news/infoblog/8561/

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

Постановка документооборота. Опыт многопрофильной компании

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота – дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

  • общим – касающимся основной деятельности компании,
  • кадровым – для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
  • секретным – встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
  • электронным – когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа – номенклатуры дел.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура – это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер – код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Например: 01/БУ/2021, где 01 – номер по порядку, БУ – бухгалтерия, 2021 – год. Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано.

Утвердить номенклатуру можно на определенный период – на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений.

Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы – наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

  • Входящие – поступающие в организацию извне – всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.
  • Исходящие – отправленные из организации – всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).
  • Внутренние – не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Образец Положения

скачать

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут – например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Печати и штампы

Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких – нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.

Источник: https://clubtk.ru/osnovy-deloproizvodstva-i-dokumentooborota-dlya-novichkov

Внедрение систем электронного документооборота: этапы

Постановка документооборота. Опыт многопрофильной компании

Электронный документооборот пользуется все большей популярностью, и многие предприниматели начинают задумываться о том, какую пользу может принести внедрение СЭД. Речь идет о большом количестве сэкономленного времени, денежных средств и человеческих ресурсов, именно поэтому и стоит задуматься о возможности использования СЭД.

Внедрение такой системы в любой организации осуществляется в несколько этапов. Главное здесь – автоматизировать работу тех отделов, которые вынуждены обрабатывать огромное количество документации, и где необходим четкий контроль над всеми материалами. Там наличие системы электронного документооборота даст максимально возможный эффект. Чаще всего это финансовые и HR-отделы.

Подготовка к внедрению

Внедрение системы электронного документооборота должно начинаться с уточнения тех целей, которых намерен добиться заказчик после начала ее использования. Для начала заказчику необходимо сформировать техническое задание, исходя из которого нужно будет вести работу по реализации такой системы.

Как правило, заказчики начинают понимать, зачем нужна данная система в организации, после того, как им приходится столкнуться со следующими сложностями:

  • потеря данных;
  • поступление информации не по месту назначения;
  • материалы приходят с опозданием;
  • приходят не те данные;
  • поставка информации является слишком дорогой.

Таким образом, внедрение системы электронного документооборота на предприятии поможет облегчить работу с информацией.

Сотрудники отдела документационного обеспечения управления прекрасно знают обо всех сложностях, с которыми им приходится сталкиваться при перемещении документации.

Будет неплохо, если руководство предприятия попросит работников данной службы проранжировать все сложности по определенным критериям.

Также нужно уточнить следующую информацию:

  1. Зачем нужен электронный документооборот?
  2. В чем видится экономический эффект от внедрения СЭД? Какую выгоду смогут извлечь сотрудники предприятия? Как мотивировать сотрудников на введение системы?
  3. Какие документы можно будет обрабатывать с помощью СЭД?
  4. Какое количество документов придется переводить в электронный формат? Каким будет тираж данных материалов? Как часто вы производите реорганизацию предприятия?

Ответив на все эти вопросы, руководство компании получит самую подробную информацию о том, как именно должно быть произведено внедрение электронного документооборота.

Исследование имеющихся документов

особенность, отличающая внедрение СЭД в организацию от прочих бизнес-процессов, заключается в необходимости исследования существующего документооборота. Это актуально для российских компаний, поскольку в зарубежных предприятиях все архивы документов уже обработаны таким образом, что пользоваться ими максимально удобно.

Исследование документов необходимо провести, поскольку это позволит уточнить существующую схему, по которой они обрабатываются. Вы узнаете все о маршрутах файлов и их категориях, получите информацию об их секретности, а также сможете разобраться с тем, какие именно отделения предприятия они обслуживают.

При исследовании всего существующего документооборота необходимо выполнить полный аудит технической инфраструктуры предприятия, а также уточнить квалификацию сотрудников.

Очень важно провести аудит максимально детально, тогда все этапы внедрения СЭД можно будет выполнить корректно, не опасаясь появления каких-либо сложностей.

На подготовительном этапе необходимо выполнить следующие процедуры:

  • провести анализ всех бизнес-процессов, уточнить, какие именно схемы перемещения документации используются на предприятии;
  • выявить организационную структуру, определить ее плюсы и минусы, предложить способы ее оптимизации;
  • составить номенклатуру всей документации, сформировать все необходимые классификаторы и справочники, а также инструкции по их использованию;
  • провести анализ всех учетных систем и инфраструктуры;
  • выполнить сверку всех характеристик, которыми должно обладать оборудование, используемое заказчиком;
  • выявить целесообразность создания дополнительных функций в системе (данная информация должна быть решена с помощью представителей заказчика, поскольку очень часто новый функционал требует денежных затрат, а на это готовы пойти далеко не все предприниматели).

Предпроектное обследование при внедрении СЭД предусматривает использование услуг сотрудников отдела ДОУ. Они играют роль консультантов, экспертов, а также могут участвовать в качестве модераторов при необходимости разрешать сложные вопросы (при расхождении во мнениях между участниками команды, занимающихся внедрением).

Кроме всего прочего, понадобится согласовать все сроки внедрения с теми сотрудниками предприятия, которые имеют отношение к данному процессу. График должен быть выстроен грамотно, с учетом отпусков, текущей загрузки и прочих дополнительных нюансов (например, сезонности бизнеса, которым занимается заказчик).

План внедрения СЭД требует обязательного участия работников отдела документационного обеспечения управления. Именно им придется выполнять функции менеджеров проекта.

Они имеют полную информацию о том, насколько сильно загружены те или иные службы, и могут составить точные сроки осуществления данного этапа, опираясь на материалы.

Также они могут сформировать рабочую группу, каждый участник которой будет иметь собственное поле работы.

Исследования организации, необходимые для внедрения СЭД, должны проводиться от вышестоящих чинов к нижестоящим. При этом используется иерархическая структура предприятия: вначале опрашивается высшее руководство, затем среднее звено, а потом осуществляется анализ движения всех документов на каждом из рабочих мест.

Приказ о внедрении системы электронного документооборота предусматривает проведение анкетирования, запросов для получения данных, бесед, а затем – полного анализа информации. Все вопросы при анкетировании составляются таким образом, чтобы получить материалы по системе СЭД.

При проведении аналитической работы понадобится выявить возможности для совершенствования системы, которые могут пригодиться если не каждому сотруднику, то хотя бы руководителям отделов. Далее понадобится рассказать о преимуществах, которые будут получены пользователями после ввода в строй данной системы.

Главные проблемы внедрения систем электронного документооборота связаны с некорректным ее использованием. Нельзя вводить систему такой, какая она есть. В этом случае вам часто придется решать возникающие сложности, при этом вы будете отвлекать людей от их работы, что будет вызывать только лишь раздражение.

Подготовка ТЗ

Если при исследовании имеющихся материалов можно обойтись без участия работников ДОУ, то техническое задание требует их присутствия. Существуют определенные технические требования, которые должна обеспечить организация внедрения СЭД, – в первую очередь, речь идет об объемах функциональности системы и ее настройках.

Система должна управляться с помощью простых и понятных команд, ее технические характеристики и общая надежность должны обеспечивать безопасность рабочего процесса. Многое в ТЗ зависит от объема необходимой работы и функциональных требований. Полный список требований должен всегда находиться у специалистов службы ДОУ.

Остальные этапы

Актуальность внедрения СЭД уже ни у кого не вызывает сомнений. Поэтому переходим к следующему этапу – заключению договора. Он подразумевает утверждение технического задания, общей цены внедрения и объемов работы. Далее начинается подготовка технической инфраструктуры, закупается и устанавливается оборудование.

Затем необходимо установить ПО, рабочие места, проверить работоспособность и произвести настройку всей системы. В этом случае ведущую роль следует отдать специалистам отдела ДОУ – только они имеют полное представление о том, что должно получиться на выходе. После этого наступает один из ответственных этапов – обучение специалистов, которые будут обслуживать электронный документооборот.

Следующий этап связан с эксплуатацией системы. Необходимо проверить, как она будет вести себя в условиях, приближенных к реальности. Этот этап нужен, чтобы проверить, не имеются ли в СЭД отклонения от всех установленных требований и общего техзадания. Сотрудники предприятия проверяют функционирование уже настроенной системы.

На основе полученной информации о недостатках системы осуществляется ее корректировка. Служба ДОУ здесь должна проверить, в полном ли объеме были учтены требования заказчика, и как работает система с пользовательской точки зрения.

После проведения проверки систему электронного документооборота допускается вводить в промышленную эксплуатацию. Поддержка системы, начиная с момента подписания акта о завершении разработок, осуществляется службами самого заказчика.

Специфика внедрения систем электронного документооборота

Внедрение системы электронного документооборота на промышленном предприятии ООО ПП «ЗИП»

Вебинар “Специфика внедрения систем электронного документооборота”. Часть третья.

Сэд, система электронного документооборота

Источник: http://documentooborot.com/dokumentooborot/vnedrenie-sed-v-rabotu-predpriyatij.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.