+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Подотчет. Рецепт покупки через сотрудника

Содержание

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Подотчет. Рецепт покупки через сотрудника

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчет хотя бы раз имело место практически в каждой организации, поскольку иногда возникает срочная необходимость в покупке какого-либо товара для нужд компании, а времени на получение аванса нет. В этой статье мы расскажем об особенностях таких операций, их оформлении и сравним их с теми, когда в подотчет деньги выдавались.

Когда оформляется авансовый отчет?

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков?

Возмещение расходов по командировке

Ограничения по возмещению расходов сотрудникам

Бухучет возмещения расходов сотруднику

Итоги

Когда оформляется авансовый отчет?

Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет.

Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП).

В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в период 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.

Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков?

Начнем с того, что в организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации.

Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств. В этих же внутренних актах можно описать и правила документооборота для ситуации, являющейся темой статьи. Эти правила организация устанавливает самостоятельно.

Ниже мы дадим некоторые рекомендации, которые могут помочь при выборе оформления операции возмещения расходов сотруднику без подотчета.

Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку. Такими документами могут быть:

  1. Заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем.
  2. Отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.).
  3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника.

Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами (п. 4 ст. 9 закона №402-ФЗ).

Также хорошим способом избежать придирок налоговиков в части входящего НДС, признания расходов по налогу на прибыль может быть дополнительное оформление доверенностей ряду сотрудников на внезапные покупки от имени организации. Для дорогостоящих покупок стоит позаботиться о том, чтобы продавец на основании доверенности выписал первичные документы на имя организации, а не сотрудника.

О содержании и структуре доверенности по ф. М-2 узнайте здесь.

Однако чаще всего спонтанные покупки для рабочих нужд сотрудники делают на небольшие суммы. Это могут быть канцтовары, какие-то расходные материалы для бытовых нужд, оплата мелких хозяйственных услуг.

Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны.

Чтобы не провоцировать вопросы налоговых органов, стоит избегать подобных ситуаций и заботиться о выдаче денежных средств сотрудникам под отчет заранее.

https://www.youtube.com/watch?v=2j9Os6zoBF4

Кроме того, под внимание проверяющих может попасть и сам сотрудник, ведь у них может возникнуть желание признать компенсацию расходов доходом физического лица.

Однако это неправомерно, поскольку сотрудник не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды. Письмо Минфина РФ от 08.04.

2010 №  03-04-06/3-65 подтверждает тот факт, что компенсация денег, которые сотрудник потратил для нужд организации, не влечет возникновения налоговой базы для НДФЛ.

О вопросах, интересующих налоговые органы при проверке расчетов с подотчетниками,  читайте в статье «Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Возмещение расходов по командировке

Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов.

В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах. Так, в п.

26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, говорится об авансовом отчете как о документе, подтверждающем использование денег, выданных заранее до поездки. Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки.

Возмещение суточных гарантирует ст. 168 ТК РФ. К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/vozmewenie_rashodov_sotrudniku_bez_vydachi_podotcheta/

Как правильно оформить покупки, совершенные работником для организации за свой счет

Подотчет. Рецепт покупки через сотрудника

Ситуация, когда работник приобретает те или иные товары для организации за свои деньги, а потом просит эти деньги возместить, встречается повсеместно и постоянно. Особенно к подобным операциям склонны руководители, отказать которым в возмещении, учитывая подчиненное положение бухгалтера, довольно сложно. Как же правильно оформить такой «подотчет постфактум»?

Проще не допустить, чем лечить

Давайте сразу расставим точки над «i»: рассматриваемый нами случай (когда работник покупает товар за свои деньги, а потом передает этот товар работодателю и хочет получить компенсацию своих затрат) к подотчету никакого отношения не имеет.

И оформлять выдачу денег за уже купленные товары через подотчет нельзя.

Более того, мы бы рекомендовали вообще избегать подобных ситуаций, так как даже при грамотном оформлении (о котором мы расскажем ниже) они либо все равно остаются в зоне риска, либо влекут дополнительную налоговую нагрузку на организацию (о чем мы тоже скажем ниже).

Поэтому мы рекомендуем бухгалтеру проявить инициативу и выйти на руководителя организации с предложением создать регламент покупки работниками товаров в интересах компании. В этом регламенте надо четко указать, что товары в интересах организации могут приобретаться двумя способами.

Первый: деньги на необходимые для организации товары выдаются уполномоченному сотруднику заранее, под отчет с указанием целей, на которые эти деньги должны быть израсходованы.

Второй: сотрудникам выдается доверенность на совершение покупок от имени организации и за счет организации. Во всех иных случаях средства, потраченные сотрудниками на благо организации, не возмещаются.

Этот регламент, естественно, нужно утвердить приказом по организации и довести под подпись до каждого сотрудника.

Купили не согласовав: рецепт первый

Однако полностью исключить случаи несогласованных покупок «за свои» регламент не способен. Ведь добиться прилежного исполнения регламента зачастую очень сложно, особенно от высокопоставленных и ключевых сотрудников.

Так что нам не обойтись без ответа на вопрос «как оформить возмещение средств сотрудникам, купившим товар за свои деньги и без предварительно выданной соответствующей доверенности».

Вариантов такого оформления два (разумеется, вариант оформления «задним числом» мы не рассматриваем).

Первый вариант – заключить с сотрудником договора купли-продажи. То есть выкупить у него те товаров, которые он приобрел за свой счет для организации. Этот вариант в налоговом плане абсолютно безрисковый, однако влечет увеличение налоговой нагрузки.

Дело в том, что по этому договору организация не сможет принять к вычету НДС, так как продавцом выступает обычное физическое лицо, а оно плательщиком НДС не является. Сами понимаете, что счет-фактура, даже если таковой был выдан в магазине, тут никак не поможет.

При этом в адрес работника нужно будет выплатить сумму, включающую в себя НДС, – ведь именно такую сумму сотрудник заплатил в магазине.

Кроме того, нельзя забывать, что выплата по договору купли-продажи образует доход работника. А значит, возникают вопросы, связанные с НДФЛ – сотрудникам придется самостоятельно отчитываться по этой операции в инспекции (пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).

Купили не согласовав: рецепт второй

Избежать проблем с налогами позволяет второй способ оформления таких взаимоотношений. А именно – признание их договором поручения. Поясним.

Если мы внимательно присмотримся к сути отношений, возникающих между работником и организацией (а именно на суть отношений требует смотреть Гражданский кодекс – п. 2 ст. 170), то увидим, что в данном случае ни организация, ни работник не намерены заключать между собой договор купли-продажи.

Ведь в подобных ситуациях работник приобретает товары, изначально рассчитывая, что сам ими пользоваться не будет, а передаст организации.

Более того, работник предполагает (в силу своего должностного положения или по устному согласованию), что средства на покупку организация ему возместит.

Да и организация, возмещая работнику истраченные им деньги, подразумевает вовсе не покупку товара, а компенсацию расходов.

Из этого следует, что в рассматриваемой ситуации юридически не совсем корректно будет говорить о том, что работник покупает вещь для дальнейшей перепродажи организации, и некорректно в дальнейшем заключать договор купли-продажи между сотрудником и организацией. Волеизъявление обеих сторон не направлено на куплю-продажу. А значит, такого договора просто не может быть в силу прямого указания на это в пункте 3 статьи 154 Гражданского кодекса.

Тем не менее, отрицать, что между работником и организацией в данном случае сложились какие-то отношения, не охватываемые Трудовым кодексом, тоже нельзя. Возникает логичный вопрос: если не купля-продажа, то что?

И ответ на этот вопрос достаточно простой – действия сотрудника, который уже в момент покупки знает, что имущество предназначается не ему, а организации, и расходы на покупку в конечном итоге тоже несет не он, а организация, в точности соответствуют действиям поверенного по договору поручения. Напомним, что по договору поручения (ст. 971 ГК РФ) одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия. Права и обязанности по сделке, совершенной поверенным, возникают непосредственно у доверителя.

Налоги и риски поручения

Что же конкретно дает организации признание рассматриваемой операции поручением? Во-первых, частично снимается вопрос с увеличением налогового бремени.

Ведь по ГК РФ право собственности на приобретенные товары возникает не у работников, а сразу у организации. Это значит, что продавцом выступает уже не работник, как в предыдущем варианте, а другая организация или ИП.

Соответственно есть возможность в дальнейшем получить у них счет-фактуру и поставить НДС к вычету.

Во-вторых, снимается с повестки дня вопрос с НДФЛ у работников. Выплаты при таком оформлении взаимоотношений носят характер возмещения понесенных расходов (ст. 975 ГК РФ). Таким образом, дохода у работника не возникает, а раз нет дохода – нет ни объекта обложения НДФЛ, ни обязанности подавать декларацию.

Но, как и у любой медали, есть здесь и обратная сторона. Речь идет о рисках. И главный риск здесь – отсутствие письменного договора. Да, Гражданский кодекс допускает заключение договоров в устной форме (ст.

159), но одновременно говорит, что сделки между юрлицом и гражданином должны заключаться письменно (ст. 161 ГК РФ).

И хотя нарушение этого правила не делает договор недействительным (а лишь лишает стороны права при возникновении судебного спора ссылаться на свидетельские показания – ст. 162 ГК РФ), риск претензий со стороны налоговой остается весьма высоким.

Снизить этот риск можно путем оформления различных письменных документов, сопровождающих сделку и подтверждающих, что работник действовал в интересах организации. Такими документами могут быть служебные или объяснительные записки, отчеты работников о произведенных покупках, и т.п.

, завизированные руководителем организации, а также приказы или распоряжения о выплате компенсации.

При этом в таких приказах лучше прямо указывать, что отношения с работниками являются поручением, и, указывая бухгалтерии на необходимость произвести выплату, делать ссылки на соответствующие статьи ГК РФ и четко называть эту выплату компенсацией расходов поверенного.

Но все же еще раз оговоримся: лучше таких ситуаций избегать и заранее выдать сотрудникам соответствующие доверенности.

Источник: https://delovoymir.biz/kak-pravilno-oformit-pokupki-sovershennye-rabotnikom-dlya-organizacii-za-svoy-schet.html

Выдача денег в подотчет

Подотчет. Рецепт покупки через сотрудника

Очень часто хозяйствующие субъекты осуществляют часть своих расходов, связанных с их деятельностью, через представителей – работников, которым в подотчет выплачиваются денежные средства. Выдача этих денег строго регламентирована Порядком ведения операций по кассе, и проверяется соответствующими компетентными органами.

Для чего выдаются деньги в подотчет

Подотчетные суммы — это деньги, выдаваемые работникам предприятия для осуществления определенных расходов. Подотчетные лица устанавливаются в компании либо на основании приказа, либо прописываются в учетной политике.

Ими могут быть как работники организации, так и подрядчики, с которыми она заключила гражданские договоры. При этом в данных нормативных актах желательно также отразить виды расходов, на которые могут выдаваться средства и на какой срок.

Выплаты денежных средств работнику осуществляются на основании такого документа, как заявление о выдаче денег под отчет, в котором он обязательно должен указать для чего нужны эти средства. Подтверждением осуществления расходов является авансовый отчет, составленный работником. При чем основания в нем должны совпадать с целями, указанными в заявлении на выплату подотчетных сумм.

На какие цели могут выдавать деньги в подотчет

Законодательство определяет основные направления расходования денег, выплаченных в подотчет. На что могут быть выданы деньги в подотчет:

  • На служебные поездки (командировки). Сюда относятся выдача денег на проживание, питание, суточные и другие траты.
  • На оплату услуг и работ.
  • На покупку товарно-материальных ценностей.
  • На представительские расходы и т. д.

Внимание! Нельзя выдавать деньги на приобретение основных средств, а также для осуществления в крупных размерах расчетов между предприятиями и предпринимателями (свыше установленного лимита в размере 100000 рублей).

Подотчетные деньги выплачиваются сотруднику несколькими способами. Выдать деньги под отчет можно через кассу хозяйствующего субъекта. В этом случае применяется расходный кассовый ордер.

При выдаче наличными любой работник, независимо от занимаемой должности, должен составить заявление установленного образца с указанием целей выдачи и срока. Если оно будет отсутствовать, то при проверке может быть наложен штраф в 50 тысяч рублей. Написанный документ визирует своей подписью руководитель фирмы.

Внимание! Заявление директора отличается по формулировке, поскольку он не просит выдать ему подотчет, а устанавливает факт такой необходимости.

Кроме этого, в заявлении должно присутствовать пустое поле для бухгалтера, в котором он обязан сделать пометку – если или нет у данного работника задолженность по ранее полученным суммам. Запрещено выдавать сотруднику подотчет, если он еще не отличался по предыдущему разу! В противном случае контролирующие органы также могут выписать за это штраф до 50 тысяч рублей.

  Как зарегистрировать онлайн кассу – инструкция

Помимо выдачи наличными, допускается перечислить деньги подотчет на карту или расчетный счет работника. Для этого ему надо оформить заявление с соответствующей просьбой и приложить к нему платежные реквизиты.

Если такого документа не будет, то при проверке налоговый орган может посчитать, что было произведено перечисление дохода и удержать с этой суммы НДФЛ.

Также в платежном поручении в графе «Назначение платежа» должно быть указано, что это именно перечисление подотчетной суммы.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

К сведению! Документом, подтверждающим расход подотчета с карты, является чек из терминала или банкомата, а также банковская выписка, которые прикладываются к авансовому отчету.

При перечислении на карту дополнительной суммы суточных, если командировка была по какой-либо причине продлена, писать еще раз заявление не нужно. Тем не менее, отчитаться по обеим суммам он должен будет одновременно во время подачи авансового отчета по командировке.

Если подотчетная сумма потрачена не полностью, то работнику нужно вернуть наличность в кассу после утверждения авансового отчета в бухгалтерию. Во время данной операции оформляется приходный кассовый ордер, а его реквизиты (сумма, номер, дата составления) должны быть указаны внизу на первой странице авансового отчета.


Сроки выдачи денег в подотчет

В законодательстве нигде четко не регламентировано на какой срок можно выдавать подотчетные деньги. Его предприятие может устанавливать самостоятельно, внеся соответствующий пункт в учетную политику. Кроме этого, работник обязан указать срок во время написания заявления на выдачу подотчетной суммы.

Выдавать деньги под отчет на какой срок определяется окончательно руководством предприятия, часто для каждого работника индивидуально. Руководитель фирмы не освобожден от обязанности составлять заявление на выплату наличности в подотчет, а также указывать точный срок.

Важно! Отчитаться по подотчетным суммам сотруднику надо не позднее чем через 3 дня по окончании указанного периода.

Источник: https://ip-on-line.ru/kassa/vydacha-deneg-v-podotchet.html

Выдача денег в подотчет из кассы в 2021 году

Подотчет. Рецепт покупки через сотрудника

В некоторых ситуациях организации необходимо выдать своим сотрудникам наличные деньги под отчет. В каких ситуациях это возможно, и как это делается, вы можете узнать из следующей статьи.

Подотчетные деньги – это наличность, которая выдается работнику компании (подотчетному лицу) на затраты, связанные с осуществлением деятельности предпринимателя или компании.

Выдача денег в подотчет из кассы в 2021 году может быть осуществлена на следующие цели:

  • На хозяйственные затраты;
  • На приобретение активов;
  • На расходы в командировке;
  • На оплату расчетов по контрактам;
  • На расходы филиалов и подразделений организации, находящихся на общем балансе.

Особенности выдачи наличности

  1. Наличность на расходы в командировке выдается в размере, полагающемся на такие затраты.
  2. Сотрудники, получившие наличность в подотчет, должны отчитываться о расходовании полученных сумм. Они должны сделать это в течение трех дней по истечению срока, на который выдавалась наличность.

    Если средства выдавались на поездку в командировку, не позднее трех дней с момента возвращения из нее. Отчет происходит путем подачи в бухгалтерию специальной авансовой отчетности о потраченных суммах.

  3. Наличность в подотчет может быть выдана только в том случае, если лицо полностью отчиталось по ранее полученным средствам.

  4. Передавать полученные деньги посторонним лицам категорически запрещено.

Приказ о выдаче средств

Управляющим организации должен быть издан приказ, в котором прописывается процедура выдачи и списания денег под отчет. В нем должна содержаться следующая информация:

  • Список сотрудников, которые могут получать подотчетные средства (обязательно указывается должность, фамилия и инициалы работника);
  • Сроки, на которые может выдаваться наличность;
  • Порядок подачи и утверждения авансовой отчетности.

Сотрудники организации, которым управляющий компании дал право получать наличность по отчет, должны быть ознакомлены с данным приказом. Также, они должны будут поставить свою подпись, в подтверждение ознакомления.

Кроме того, с сотрудниками, числящимися в приказе, должен быть заключен контракт о материальной ответственности.

Образец приказа можно найти в статье.

На какой срок выдается наличность

Предприниматель или управляющий организации вправе сам решить, на какой срок выдать деньги. Законодательством данный вопрос не регулируется. Самое главное, чтобы этот срок был указан в заявлении сотрудника, и управляющий был полностью согласен с этим сроком.

Как уже было написано выше, подотчетная наличность должна быть возвращена не позднее, чем по истечению трех дней с момента окончания срока, на который выдавались средства. В случае если в заявлении не указывается, на какой срок сотрудник получает наличность, возвратить их нужно будет в течение трех дней с момента получения.

Если наличность была выдана на длительный период (к примеру, несколько месяцев), сотрудник имеет полное право не возвращать их до окончания назначенного срока. Досрочно их вернуть можно по собственному желанию, или при увольнении.

Документальное оформление выдачи

При выдаче подотчетных средств должны быть оформлены следующие документы:

  1. Служебная записка от инициатора выдачи – в ней должно быть обоснование того, что выдача денег действительно нужна. Также, должен быть прописан исполнитель. Если инициатором выступает управляющий компании, оформлять данную записку нет необходимости.
  2. Приказ руководства о подотчетных сотрудниках – в нем отражается, кому может быть выдана наличность и в каких суммах.
  3. Кассовые ордера по расходу.
  4. Специфические документы (с учетом содержания трудовых поручений). Такими документами могут выступать:
  • Удостоверение работника, направленного в командировку;
  • Рабочее задание;
  • Книга регистрации работников, отправленных в командировки;
  • Доверенности на оплату товаров и работ от лица компании, книги учета таких доверенностей.

Процедура выдачи наличности

Выдача денежных средств под отчет осуществляется в несколько этапов:

  1. Проверка наличия долга по ранее предоставляемым суммам. Стоит узнать, не имеется ли у сотрудника долга по полученным ранее подотчетным деньгам. Если задолженность есть, выдавать деньги нельзя.
  2. Получение заявление.

Сотрудник должен написать заявление на имя директора компании о выдаче ему денег под отчет. Законодательно установленной формы заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме. Главное, чтобы в тексте было прописано: сумма выдаваемой наличности и срок выдачи.

Управляющий должен проставить на заявлении свою подпись и дату. Выдавать подотчетные средства без данного заявления нельзя.

После того, как заявление было получено и подписано, можно оформлять расходный кассовый ордер. Ордер может оформить:

  • Главный бухгалтер;
  • Бухгалтер или иной должностной сотрудник (в том числе кассир);
  • Управляющий компании (если отсутствует бухгалтер или главный бухгалтер).

Также, бухгалтер или главный бухгалтер должны подписать данный документ. Если ни одного из них нет на рабочем месте, расходник подписывает директор организации.

Подробнее о расходном кассовом ордере читайте в статье.

Кассир обязан проверить полученный расходник. Если он составлен верно, то получатель средств должен предъявить кассиру документ, подтверждающий личность. После этого подотчетные средства могут быть выданы из кассы. Получатель денег и кассир должны поставить на ордере свои подписи.

В кассовой книге необходимо сделать запись о выписанном ордере. При этом записи в кассовой книге необходимо сверять со сведениями из ордеров. Делать это должен или бухгалтер, или главный бухгалтер. Если они отсутствуют – управляющий компании.

Подробнее о кассовой книге читайте в статье.

Авансовый отчет

Подотчетный сотрудник должен отчитаться о полученных средствах. Сделать это нужно в виде авансового отчета. Данный отчет должен быть предоставлен сотрудником управляющему компании в течение трех дней со дня:

  • Истечения срока, на который были выданы деньги;
  • Возвращения из командировки;
  • Выхода на работу (с отпуска или с больничного).

К отчету необходимо приложить бумаги, которые могут подтвердить осуществление расходов. Этими документами могут быть различные чеки. Сдается данная отчетность либо бухгалтеру, либо главному бухгалтеру, а при их отсутствии – директору компании.

Сотрудник, которому был сдан отчет, должно проверить его на:

  • Наличие подтверждающих бумаг;
  • Целевое расходование денег;
  • Правильность оформления самого отчета и подтверждающих бумаг;
  • Соответствие потраченных сумм.

Срок проверки, утверждение отчета и окончательный расчет устанавливает директор организации. После того, как отчет был утвержден, подотчетные средства списываются с баланса организации.

Но не все так просто. Бывают случаи, когда сотрудник потратил больше или меньше денег, чем получил под отчет. Разберемся, что делать в таких ситуациях.

  1. Потратил меньше. В такой ситуации, для принятия денег обратно, главный бухгалтер должен оформить кассовый ордер по приходу, в котором он должен отразить возвращаемую сумму.
  2. Потратил больше. После того, как авансовая отчетность была утверждена, перерасход возвращается сотруднику по ордеру по приходу. Реквизиты данного ордера должны быть внесены в авансовый отчет.

Образец приходного ордера можно найти в статье.

Также может возникнуть ситуация, когда сотрудник вовремя не отчитался о полученных средствах и не вернул остаток. В таком случае, не возвращенные деньги можно вычесть из его зарплаты. Для этого необходимо:

  • Получить согласие от сотрудника на вычет данной суммы (если он не согласится, можно взыскать деньги путем обращения в суд).
  • Управляющий организации должен издать приказ об удержании. Сделать это нужно в течение месяца со дня истечения срока возврата подотчетных средств. Если данный срок не соблюсти, получить деньги обратно можно будет только через суд.
  • Ознакомить сотрудника с текстом данного приказа.

Следует учитывать, что сумма удержаний должна быть не более двадцати процентов от суммы заработной платы сотрудника. Если размер долга больше, чем данный предел, удержания производятся из нескольких зарплат.

Максимальная сумма подотчета

В соответствии с законодательством, расчеты по одному договору должны составлять не более ста тысяч рублей. Считается, что данное ограничение нельзя превышать. Однако некоторые нюансы все же имеются.

Данное ограничение установлено только на расчеты по договорам между компаниями и предпринимателями. А на расчеты с гражданами, которыми являются работники организации, данный лимит не распространяется. В данные расчеты входят выдача наличности под отчет, выплата заработной платы и социальные выплаты.

Главное, чтобы при расчетах с предпринимателями и компаниями, сотрудники не превышали лимит в сто тысяч рублей.

То есть, руководитель организации может выдавать подотчет любую сумму средств, в пределах финансовых возможностей.

Могут ли кассиры получать подотчетные средства

Подотчетные деньги выдаются из кассы компании. Если касса в организации временно отсутствует, данные суммы можно выдавать кассирам. Однако данное действие обязательно должно быть согласовано с кредитной организацией.

То есть, организация может выдавать кассирам денежные средства на выплату зарплаты работникам при правильном оформлении всех необходимых документов.

Выдача в подотчет в бюджетных компаниях

Выдача наличности в подотчет в бюджетных компаниях полностью совпадает с процедурой выдачи в частных компаниях.

Если средства выдаются на расходы в командировке, их размер определяется или коллективным контрактом, или нормативным актом.

Денежные средства также выдаются только по заявлению работников. Обязательно нужно проверить, отчитался ли сотрудник за прошлые полученные деньги.

Спорные ситуации

  1. Сотруднику нужно срочно получить подотчетные средства, а управляющий компании находится в отпуске – деньги может выдать или финансовый директор или бухгалтер, но только при наличии доверенности.
  2. Директор в устной форме попросил бухгалтера выдать ему деньги – выдавать деньги нельзя, это можно сделать только по письменному заявлению.

  3. Сотруднику необходима сумма более ста тысяч рублей – выдать наличность можно, так как предельный лимит распространяется только на расчеты с предпринимателями и организациями.

  4. Если необходимо приобрести материалы по гражданско-правовому контракту, наличность выдается подрядчику – в данном случае никаких нарушений кассовой дисциплины нет, так как с июня 2021 года сотрудник, работающий по такому договору, считается сотрудником организации.

  5. Бухгалтер настаивает на том, чтобы подотчетный сотрудник подписал договор о материальной ответственности – выдача наличности под отчет не служит основанием для заключения такого договора. Если сотрудником не будут возвращены оставшиеся средства, их можно будет удержать из зарплаты работника.

Небольшая памятка бухгалтерам

Бухгалтера всегда должны помнить следующие правила:

  1. Работник должен написать заявление на получение наличности из кассы.
  2. Операция по выдачи средств должна быть оформлена ордером по расходу.
  3. Если средства израсходованы не полностью, они должны быть возвращены обратно в кассу.
  4. Новый аванс нельзя выдать до тех пор, пока сотрудник не отчитался за старый.
  5. Одному подотчетному лицу нельзя выдать более ста тысяч за один раз.
  6. Расходование средств должно быть подтверждено документально (чеками, квитанциями, актами, накладными).
  7. Для того чтобы подтвердить оплату товара, недостаточно одного кассового чека, нужен еще товарный.
  8. Если деньги не были возвращены в установленный срок, их удерживают из зарплаты работника. На суммы подотчетный средств начисляется НДФЛ. Если возникнут спорные ситуации, их необходимо оспаривать через суд.

Подробнее о бухгалтерском учете подотчетных средств читайте в статье.

Источник: https://okbuh.ru/kassovye-operatsii/vydacha-deneg-v-podotchet-iz-kassy

Правила выдачи денег в подотчет — пошаговая инструкция, как избежать ошибок

Подотчет. Рецепт покупки через сотрудника

Здравствуйте, уважаемые читатели моего блога! Часто мне задают вопросы, как правильно оформлять учет денег выданных под отчет и как выявить задолженность.

Тема достаточно широкая, сегодня я постаралась сделать акцент на проводках, которые выданы в разные отделы предприятия.

Разберем основные правила выдачи денег под отчет, как избежать ошибок и не получить штрафы от контролирующих органов. Обо все подробно в нашей статье.

Деньги, выдаваемые под отчет — это те средства, которые даются сотруднику на нужды того предприятия, где он трудится. Например, работникам могут ежемесячно отчисляться денежные средства на покупку канцелярских принадлежностей, каких-то запасных частей и т. д.

Под отчет или подотчет — как правильно?

А написание «подотчет» — это термин, которым пользуются в бухгалтерской среде. Им обозначаются денежные средства, за которые сотрудник обязан отчитаться.Пример: «В подотчете у сотрудника Иванова есть 20 тысяч рублей».

Как оформляется выплата подотчет при выдаче из кассы, перечислении на карточку?

Для начала будет рассмотрен случай выдачи наличных денег под отчет сотруднику организации.

Из кассы

1. Бухгалтеру необходимо проверить, не имеется ли у работника, который хочет получить деньги под отчет, задолженностей. Если работник еще не рассчитался за выданную ранее сумму, новые деньги выдавать нельзя!

2. Сотрудник организации должен написать заявление о предоставлении денежных средств под отчет на имя руководителя организации. Какой-то особой формы заявления нет, можно его сделать в произвольной форме.

Главное, чтобы были указаны сумма денежных средств и на какой срок выдаются. Если руководитель согласен на выдачу денег работнику, он ставит число и свою подпись. Без заявления выдача денег запрещена!

3. Далее бухгалтер должен оформить расходно-кассовый ордер согласно форме КО-2. Такой ордер может оформить главный бухгалтер, бухгалтер, в обязанности которого это входит, кассир, физическое лицо, которое оказывает компании на основании договора бухгалтерские услуги или самим руководителем. Подписать расходный ордер может главный бухгалтер, бухгалтер или руководитель.

4. После кассиром проверяется правильность заполнения формы КО-2, если все правильно, кассир выдает наличные деньги сотруднику. На расходно-кассовом ордере должен расписаться и кассир, и сотрудник. Если на предприятии нет кассира, то подпись в ордере и выдачу денег производит руководитель.

Перевод на карту

1. Сотруднику необходимо написать заявление на имя руководителя, в котором нужно указать, на что будут израсходованы деньги, сумма денег, банковские реквизиты карты, срок предоставления суммы. Если директор согласен, он ставит на заявлении дату и свою подпись.2.

Когда бухгалтер проверит, что у сотрудника нет предыдущих задолженностей и руководитель предприятия одобрил его заявление, он может составлять платежное поручение.

Обязательно нужно подробно указывать назначение денег, которые переводятся, чтобы при налоговом запросе не возникало каких-то проблем.

Сроки сдачи отчета или неизрасходованных денег

Сотруднику необходимо предоставить авансовый отчет в течение трех рабочих дней со дня:

  • истечения срока, который был указан в заявлении на выдачу денег под отчет;
  • окончания командировки;
  • выхода на работу (если сотрудник был в отпуске или на больничном).

Авансовый отчет проверяется бухгалтером, главным бухгалтером или руководителем предприятия. Если все оформлено верно, проверяющий ставит на авансовом отчете дату и свою подпись.

Если оказалось так, что у сотрудника остались подотчетные деньги, их необходимо сдать в кассу в тот же срок, что и авансовый отчет, что уже было описано выше. Для того, что бы принять деньги в кассу, составляется приходно-кассовый ордер, который подписывается главным бухгалтером.

Процедура передачи подотчетной суммы другому лицу

Действующие на данный момент нормативные акты не содержат в себе запрета на передачу подотчетных денежных средств от одного сотрудника к другому. Раньше это запрещалось законодательно, но после 2012 года стало фактически возможным.

Только вот при передаче денег от одного лица другому не оформляется никаких документов, поэтому на подотчетном лице, которое взяло деньги изначально, будет задолженность, что понесет за собой определенные взыскания.

Порядок подотчета при УСН

Очень часто те, кто пользуется упрощенной системой налогообложения, считают, что не нужно оформлять авансовые отчеты. Является ли это правомерным?

Так как те, кто пользуются упрощенной системой налогообложения освобождаются от ведения бухгалтерского учета, они не считают нужным оформлять первичные документы. Ведь налог у них считается с доходов, а доходы эти рассчитываются кассовым методом, а поступление денежных средств не сложно проверить.

Но на основании ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ все хозяйственные операции, которые проводит организация, должны иметь документальное подтверждение. Те, кто пользуются УСН, должны так же заполнять все кассовые документы. Поэтому порядок подотчета при УСН такой же, как и при других системах налогообложения.

Штрафные санкции

В тех ситуациях, когда подотчетное лицо не возвращает оставшиеся денежные средства в течение месяца, то сумма подлежит обложению налоговым агентом НДФЛ за счет любого налогооблагаемого дохода.

Если организация нарушила закон при выдаче подотчетных сумм, на нее так же могут быть наложены штрафные санкции. На должностных лиц от четырех до пяти тысяч рублей, на само предприятие — от сорока до пятидесяти тысяч рублей.

Выдача денег в пдотчет из кассы: как отразить документально в кассе РКО? Об этом подробно расскажет видео:

Источник: http://bsnss.net/organizatsiya-biznesa/otchetnost/vydacha-deneg-podotchet.html

Деньги под отчет теперь можно выдавать не только сотрудникам

Я хочу коснуться указания ЦБ, оно очень простое. Речь в этом указании идет про то, кому можно и кому нельзя давать деньги под отчет.

Вопрос: если какой-то человек не работает в нашей компании по трудовому договору, а работает по договору гражданско-правового характера или это просто человек, что называется, с улицы, то можем ли мы ему деньги выдавать под отчет?Раньше было нельзя, а теперь это делать можно.

Я не знаю, честно, почему так произошло, но в любом случае указание Центробанка такое вышло и, соответственно, вы в компаниях можете выдавать деньги под отчет не только сотрудникам ваших организаций, но и физическим лицам, не состоящим в штате в организации.

Хорошее изменение, дорогие читатели. 21-22 ноября я проведу двухдневный семинар-практикум по законному снижению налогов (включая НДС) и страховых взносов без использования криминальных связей с обналичкой. На данном мероприятии соберется уже по меркам более 120 предпринимателей.

В качестве бонуса, я расскажу вам, как легально выводить наличность в любых количествах с расчетного счета, как обезопасить руководство, владельца и бухгалтерию компании максимально от любой отвественности. Смотреть описание семинара и записаться.

Источник: https://turov.pro/dengi-pod-otchet-teper-mozhno-vyidavat-ne-tolko-sotrudnikam/

В процессе хозяйственной деятельности руководство организации постоянно сталкивается с необходимостью выдачи наличных денежных средств своему сотруднику, например, на командировку, на представительские расходы, на покупку канцелярских и хозяйственных принадлежностей, на приобретение ГСМ и тд.

Какой закон регулирует кассовые операции

Порядок ведения кассовых операций изменялся неоднократно. На момент написания материала действует Указание Банка России от 11. 03. 2014 № 3210-У.

Указание утвердило новый порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ юридическими лицами (за исключением банков), а также упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями (ИП) и субъектами малого предпринимательства.

Получатели бюджетных средств при ведении кассовых операций руководствуются Указанием № 3210-У, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств.

Документ зарегистрирован в Минюсте России 23. 05.2014 (№ 32404) и опубликован в «Вестнике Банка России» № 46 (1524) от 28. 05. 2014. Указание № 3210-У вступило в силу с 01. 06.

2014, за исключением требований к программно-техническим средствам для приема банкнот Банка России, которые будут действовать с 1 января 2015 года.

Со дня вступления в силу Указания № 3210-У утратило силу Положение Банка России от 12. 10.

Порядок выдачи денежных средств в подотчет

  • Наличные деньги выдаются на расходы, связанные с осуществлением деятельности;
  • Сотрудник в свободной форме пишет заявление;
  • На заявлении руководитель указывает выдаваемую сумму, срок выдачи денег, ставит дату и подпись;
  • Бухгалтер выписывает расходно-кассовый ордер, выдает деньги;
  • Не позднее 3 рабочих дней по истечении срока выдачи денег или возврата из командировки сотрудник представляет авансовый отчет.

Это ваше право. С другой стороны, лучше этого не делать. Ведь если нет приказа, то не может быть и претензий по сроку и возврату. Новые суммы не выдаются, пока работник не отчитался по предыдущим.

Сколько денежных средств можно выдать под отчет

Но нужно понимать, что согласно Указания Банка России от 07. 10.

2013 N 3073-У расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей. Поэтому, если выдаются денежные средства для расчета по контракту, то логично не превысить лимит 100 тыс.

Можно ли перечислять подотчетные суммы на зарплатную карточку работника

Перечисление средств на счета работников, открытые им в кредитных организациях для расчетов с использованием расчетных (дебетовых) карт, комфортно и упрощает процедуры по выполнению работодателем обязанностей по возмещению произведенных работником командировочных расходов, а также повышает оперативность и надежность осуществления платежей.

Как правильно отчитаться по подотчетной сумме

Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Как быть, если сотрудник не отчитался по командировке, а нужно выдать деньги на новую командировку

Обычно оформляют приходный кассовый ордер на возврат неизрасходованных денег с прошлого подотчета и расходный кассовый ордер на новую – большую сумму подотчета. Делается это одним днем и сверхлимитных остатков по кассе не образуется. Кассовая дисциплина не нарушена.

Какая ответственность за выдачу подотчетной суммы сотруднику, который имеет задолженность

Налоговые инспекторы используют два варианта.

1 вариант

Источник: http://blognalog.com/uchet/pravila-vyidachi-deneg-v-podotchet-poshagovaya-instruktsiya-kak-izbezhat-oshibok.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.