+7(499)495-49-41

Под грифом «конфиденциально»

Подготовка инструкции по конфиденциальному делопроизводству #делопроизводство #СЭД #ECMJ

Под грифом «конфиденциально»

Эффективность работы любой организации зависит от того, насколько рационально и четко в ней выстроены основные бизнес-процессы, в том числе в области документационного обеспечения.

Но успех организации не может быть стабильным, если в ней отсутствует система защиты конфиденциальной информации. Одним из основных элементов этой системы является конфиденциальное делопроизводство.

Как и в общем делопроизводстве, все этапы работы с документами ограниченного доступа должны быть регламентированы и имеют свои особенности.

В данной статье речь пойдет об основном документе, в котором определены требования, предъявляемые ко всем стадиям прохождения документа с грифом конфиденциальности – от момента его создания до списания в дело или уничтожения.

Этот документ – Инструкция по конфиденциальному делопроизводству.

Качественная подготовка и внедрение Инструкции по конфиденциальному делопроизводству способны максимально минимизировать риски разглашения и утраты конфиденциальной информации.

Несомненно, не менее важную роль при работе с документами с грифами конфиденциальности играют и Положение о коммерческой тайне, и Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, и иных конфиденциальных сведений. Но в данной статье мы будем отталкиваться от того, что информация уже отнесена к сведениям ограниченного доступа.

В целом Инструкция по конфиденциальному делопроизводству имеет разделы, аналогичные инструкции по общему делопроизводству, но в ней находят свое отражение особенности работы с конфиденциальными документами.

Обычно Инструкция по конфиденциальному делопроизводству состоит из следующих разделов:

I. Общие положения

II. Подготовка и оформление документов с грифами конфиденциальности

III. Учет и регистрация документов с грифами конфиденциальности

IV. Передача и отправка документов с грифами конфиденциальности

V. Копирование (тиражирование) документов с грифами конфиденциальности

VI. Группировка документов с грифами конфиденциальности в дела

VII. Хранение документов с грифами конфиденциальности

VIII. Уничтожение документов с грифами конфиденциальности

IX. Контроль за состоянием конфиденциального делопроизводства

Отдельным разделом в Инструкцию по конфиденциальному делопроизводству также может быть включен пункт о работе с машинными носителями с грифами конфиденциальности, определяющий порядок их учета, записи, хранения, передачи и уничтожения.

Далее остановимся подробнее на содержании каждого из разделов Инструкции.

I. Общие положения

Раздел «Общие положения» включает в себя:

1.   Определение сферы действия инструкции (на какие документы и бизнес-процессы распространяется), назначение инструкции (цель создания и утверждения документа).

2.   Наименование законодательных актов, локальных нормативных актов вышестоящей организации, непосредственно организации, на основании которых разработана данная инструкция.

3.   Ссылки на локальные нормативные акты, которыми определено, какие документы имеют гриф конфиденциальности:

«В ООО “Луч” к документам с грифами конфиденциальности относятся документы и машинные носители, содержащие информацию, включенную в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну ООО “Луч”, и иных конфиденциальных сведений (утвержден приказом ООО “Луч” от 02.03.2013 № 25)».

4.   Термины и определения, используемые в инструкции.

5.   Определение перечня основных участников процесса работы с конфиденциальными документами, распределение зон ответственности:

●   кто осуществляет ведение конфиденциального делопроизводства;

●   кто осуществляет контроль ведения конфиденциального делопроизводства;

6.   Ответственность за нарушение установленных норм:

«Ответственность за соблюдение требований данной инструкции возлагается на руководство ООО “Луч”, руководителей структурных подразделений и иных работников, допущенных к работе со сведениями, составляющими коммерческую тайну, и иными конфиденциальными сведениями».

II. Подготовка и оформление документов с грифами конфиденциальности

В данном разделе Инструкции детально прописываются все особенности оформления документа с грифами конфиденциальности, с обязательным приведением примеров оформления и расположения специальных отметок, которые не проставляют на документах общего делопроизводства.

Прежде всего, это оформление грифа конфиденциальности.

Гриф конфиденциальности оформляется без кавычек в правом верхнем углу первой страницы документа (для исходящего письма – над реквизитом «адресат»).

Гриф может проставляться с помощью соответствующего штампа, машинописным или рукописным способом.

Оформление грифов конфиденциальности на документе производится следующим образом:

●   Гриф «Коммерческая тайна»: состоит из наименования грифа «Коммерческая тайна», полного наименования организации и ее местонахождения, номера экземпляра документа.

Коммерческая тайна

ООО «Луч»

ул. Правды, д. 51, Москва, 123456

Экз. №

Ведение конфиденциального делопроизводства осуществляется централизованно. Обязанность по ведению конфиденциального делопроизводства может быть возложена как на подразделение делопроизводства (назначение ответственного работника или нескольких работников отдела), так и на специальное подразделение в структуре службы безопасности организации.

В обоих случаях при назначении ответственным за конфиденциальное делопроизводство отдельного работника/работников необходимо издание приказа, в котором указывается персонально, кто из работников отвечает за ведение конфиденциального делопроизводства.

Указанные функции должны быть четко прописаны в должностных инструкциях работников, как и ответственность за их неисполнение

●   Гриф «Конфиденциально» состоит из наименования грифа «Конфиденциально», полного наименования организации и ее местонахождения, номера экземпляра документа.

Конфиденциально

ООО «Луч»

ул. Правды, д. 51, Москва, 123456

Экз. №_

На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу указывается учетный номер документа по журналу учета проектов документов с грифами конфиденциальности, количество отпечатанных экземпляров, количество листов в каждом экземпляре, адресатов каждого экземпляра, фамилия исполнителя, его номер телефона и дата подготовки документа.

Уч. №_

Отп. 2 экз. на 1 л. каждый

Экз. № 1 – в адрес

Экз. № 2 – в дело

А.Б. Сонин

(499) 123-23-23

07.06.2013

Если документ рассылается четырем и более адресатам, оформляется список рассылки документа, и в таком случае на обороте документа указывается:

Экз. № 1-10 – в адрес по списку рассылки

Экз. № 11 – в дело

Для многостраничных документов с грифами конфиденциальности с целью их идентификации рекомендуется в нижнем левом углу каждой страницы документа проставлять учетный номер по журналу учета проектов документов с грифами конфиденциальности.

Учетный номер можно оформлять в колонтитуле на лицевой или оборотной стороне каждой страницы документа, шрифтом № 6 или 8, например: уч. №_.

Также, если к конфиденциальному документу прилагаются другие документы с грифами конфиденциальности, отметка о наличии приложения должна содержать полное наименование документа, учетный номер по журналу учета проектов документов с грифами конфиденциальности, наименование грифов конфиденциальности, номер экземпляра, количество листов, например:

Приложение: Бюджет движения денежных средств,

уч. № 123/КТ, коммерческая тайна,

экз. № 1, на 4 л.

При оформлении сопроводительного письма, которое по своему содержанию служит только для сопровождения конфиденциального документа, на письме проставляется гриф конфиденциальности, соответствующий высшему грифу приложения. Ниже грифа проставляется отметка «(Без приложения – неконфиденциально)».

Коммерческая тайна

ООО «Луч»

ул. Правды, д. 51, Москва, 123456

Экз. №_

(Без приложения – неконфиденциально)

Подготовленный проект документа, содержащий конфиденциальную информацию, подлежит учету в журнале учета проектов документов с грифами конфиденциальности.

Журнал учета проектов документов с грифом конфиденциальности

11/КТ, где 11 – порядковый номер по журналу, КТ-указание на гриф конфиденциальности «Коммерческая тайна».

Визирование документов с грифами конфиденциальности происходит под четким контролем исполнителя.

Целесообразно на подобных документах получать визу подразделения, ответственного за конфиденциальное делопроизводство (на предмет контроля соответствия содержания документа проставленному на нем грифу, а также соответствия оформления документа установленным в организации нормам), или нескольких подразделений в случае распределения этих функций по нескольким подразделениям (например, службы безопасности и отдела делопроизводства).

III. Учет и регистрация документов с грифами конфиденциальности

Учет документов с грифами конфиденциальности осуществляется в специальных журналах:

●   для входящего документа: 123-КТ или 453-К;

Источник: https://ecm-journal.ru/card.aspx?ContentID=4956883

Как отразить конфиденциальные документы в номенклатуре дел

Под грифом «конфиденциально»

  • строгая централизация и разрешительный характер;
  • практическая целесообразность;
  • экономическая эффективность.

Поэтому руководствуясь этими принципами, служба безопасности совместно со службой делопроизводства сначала решают вопрос:

  1. необходима ли отдельная номенклатура конфиденциальных дел или
  2. заголовки дел с конфиденциальными документами и соответствующими грифами (кроме грифов «Государственная тайна» и «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности») могут быть включены в «обычную» сводную номенклатуру дел организации.

Конфиденциальные документы в обычной номенклатуре дел

Данный способ систематизации и учета конфиденциальных документов вполне допустим, если их немного в составе документального фонда. Это могут быть, например:

  • документы по личному составу, которые образуются в деятельности бухгалтерии (сведения о заработной плате, других выплатах) и
  • отдела кадров (анкетные данные, имущественное положение, состав семьи, размер заработной платы, копии персональных документов, результаты психологических тестов, аттестации и др. сведения и документы, необходимые для формирования личного дела сотрудника), которым может быть присвоен гриф ограничения доступа ­«Персональные данные».

Пример 1

Отдельное конфиденциальное дело в обычной номенклатуре дел

Пример 2

Обобщенные дела с конфиденциальными документами в обычной номенклатуре дел

В номенклатуре может быть одновременно несколько дел с одинаковым заголовком, но разными индексами под каждый имеющийся ­вариант доступа (в зависимомтси от грифа ограничения доступа).

См. Пример 1. После снятия грифа ограничения доступа «Коммерческая тайна документы из дела № 06-17/кт перемещаются в аналогичное «открытое» дело с индексом № 06-17. Отметка «ЭК» в графе «Примечание» говорит о порядке снятия грифа – экспертной комиссией по защите конфиденциальной информации.

Если в дело с «обычными» документами включается несколько документов с грифом ограничения доступа, то всему делу присваивается соответствующий гриф ограничения доступа. Если степень ограничения доступа к включенным в дело документам разная, то делу присваивается максимальная из них.

Если конфиденциальных документов совсем немного, то допускается их формирование в дела по видам тайны с обобщенными заголовками дел (показано в Примере 2):

  • «Документы для служебного пользования»;
  • «Документы с грифом «Конфиденциально»
  • и т.п. по видам тайны.

А конкретный срок хранения таких конфиденциальных дел, включенных в обычную номенклатуру дел, не фиксируется. Вместо этого в графе «Срок хранения и номера статей по перечню» оформляется отметка «ЭК», свидетельствующая, что срок хранения документов дела установит экспертная комиссия по защите конфиденциальной информации.

Отдельная номенклатура дел для конфиденциальных документов

Если конфиденциальных документов много, а в организации создана служба безопасности и в каждом структурном подразделении, включая службу делопроизводства, организованы участки для ведения конфиденциального делопроизводства, то необходимо придерживаться ­следующих рекомендаций:

  • Номенклатура конфиденциальных дел разрабатывается службой безопасности, которой поручена организация конфиденциального делопроизводства, централизованно. Номенклатура дел оформляется как сводная по организации.
  • В структурные подразделения, непосредственно осуществляющие работу с конфиденциальными документами, направляются выписки из утвержденной сводной номенклатуры конфиденциальных дел, в которых закрепляется систематизация заголовков только тех дел, к документам которых предоставляется доступ сотрудникам соответствующего подразделения. Это необходимо сделать под собственноручную подпись сотрудников, т.к. номенклатура конфиденциальных дел и выписки из нее представляют собой еще и форму реализации ­разрешительной системы доступа к конфиденциальной информации.

В технологии и алгоритме разработки номенклатуры конфиденциальных дел нет никаких особенностей, за исключением организационной основы – принципа централизованной разработки и реализации ­разрешительной системы доступа (сверху вниз).

Об этом необходимо помнить и службе делопроизводства, на которую помимо разработки «открытой» номенклатуры дел иногда могут возложить составление номенклатуры конфиденциальных дел. Это не всегда правильно, т.к.

провести систематизацию конфиденциальных документов и установить сроки их хранения в номенклатуре дел могут только квалифицированные специалисты, которые системно организуют работу со всеми видами тайны, имеют доступ ко всем конфиденциальным документам, умеют в любом бизнес-процессе выделять состав, виды и разновидности конфиденциальных документов, разрабатывают перечни конфиденциальной документированной информации (опять-таки с учетом видов тайны), хорошо знают все направления деятельности организации, риски несанкционированного доступа к информации и документам, умеют управлять ими и предотвращать (в том числе и с помощью организационных ­методов, к которым относится разработка номенклатуры дел).

Алгоритм разработки номенклатуры конфиденциальных дел не отличается от общего алгоритма разработки номенклатуры и состоит из ­следующих этапов и операций:

  • разработка классификационной схемы. Номенклатура конфиденциальных дел обычно составляется как сводная для всей организации (вид номенклатуры дел), а вот по типу она может быть ­функциональной или структурной. Номенклатуры дел структурного типа, когда в качестве названий ее разделов используются наименования структурных подразделений, обязательны для федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления. Коммерческие структуры также часто составляют номенклатуры дел структурного типа из-за легкости разработки классификационной схемы, в качестве которой используются штатное расписание или схема организационной структуры. Таким образом, более предпочтительная классификация разделов номенклатуры дел по выполняемым в организации функциям (ведь конфиденциальность информации регламентируется по процессу) на практике используется гораздо реже;
  • формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения производится:
  • на основе Перечня документированной информации ограниченного распространения (или ограниченного доступа), который должен быть утвержден в организации с учетом видов тайны;
  • с соблюдением правил формулирования заголовков дел с максимальным учетом всех признаков заведения дел;
  • сроки хранения документов определяются на основе перечней документов с указанием сроков их хранения. Причем для конфиденциальных дел возможны ссылки на сроки хранения, которые реально устанавливались в ведомственных перечнях документов со сроками хранения, разработанных до 1991 года, и которые в настоящее время могут быть привлечены к разработке номенклатур дел в качестве справочников межотраслевого значения;
  • систематизация заголовков дел внутри разделов номенклатуры конфиденциальных дел осуществляется в обычной последовательности2;
  • оформление номенклатуры конфиденциальных дел, согласование и утверждение проекта данного документа. На этом этапе и проявляются все особенности оформления, которые диктует разрешительная система доступа к конфиденциальным документам. Эта номенклатура является одновременно:
    • учетной формой конфиденциальных дел и
    • способом фиксации предоставленного доступа к ним.

Самой номенклатуре конфиденциальных дел также может быть присвоен гриф ограничения доступа, который оформляется справа на ­верхнем поле первого листа документа (см. Примеры 3 и 4).

В Примере 3 мы видим один из способов оформления заголовка номенклатуры дел – «С грифами ограничения доступа на 2015 год», который может быть оформлен и иначе, например, «С конфиденциальными документами на 2015 год». Допускается также оформление заголовочной части номенклатуры конфиденциальных дел по форме, показанной в Примере 4.

Содержательная часть номенклатуры конфиденциальных дел оформляется в табличной форме, количество граф и их названия являются рекомендуемыми.

Главное – они должны позволить номенклатуре дел реализовать функции учета документов по видам тайны и учета прав доступа.

Конкретная форма номенклатуры конфиденциальных дел устанавливается организацией-владельцем информации ограниченного ­распространения. Возможные графы таблицы мы показали в Примере 5.

Все эти особенности оформления номенклатуры конфиденциальных дел вместе с общим алгоритмом ее разработки рекомендуем зафиксировать в специально разработанном внутреннем документе организации – регламенте или правилах разработки номенклатуры конфиденциальных дел, который необходимо утвердить приказом первого руководителя.

Пример 3

Заголовочная часть номенклатуры конфиденциальных дел с грифом «Для служебного пользования»

Пример 4

Заголовочная часть номенклатуры конфиденциальных дел с грифом «Коммерческая тайна»

Пример 5

Возможный вариант оформления табличной части номенклатуры конфиденциальных дел

Источник: https://delovoymir.biz/kak-otrazit-konfidencialnye-dokumenty-v-nomenklature-del.html

Подготовка инструкции по конфиденциальному делопроизводству

Под грифом «конфиденциально»

Конфиденциальное делопроизводство имеет немало особенностей и отличий от общего делопроизводства. Все эти особенности и находят свое отражение в Инструкции по конфиденциальному делопроизводству. Из каких разделов состоит этот документ? каждого из разделов Инструкции. Алгоритм работы с документами с грифами конфиденциальности

Эффективность работы любой организации зависит от того, на­сколько рационально и четко в ней выстроены основные бизнес-про­цессы, в том числе в области документационного обеспечения. Но успех организации не может быть стабильным, если в ней отсутствует система защиты конфиденциальной информации.

Одним из основных элементов этой системы является конфиденциальное делопроизводство. Как и в общем делопроизводстве, все этапы работы с документами ограниченного доступа должны быть регламентированы и имеют свои особенности.

В данной статье речь пойдет об основном документе, в котором опре­делены требования, предъявляемые ко всем стадиям прохождения до­кумента с грифом конфиденциальности – от момента его создания до списания в дело или уничтожения.

Этот документ – Инструкция по конфиденциальному делопроизводству.

Качественная подготовка и внедрение Инструкции по конфиденциальному дело­производству способны максимально минимизировать риски разглашения и утраты конфиденциальной информации.

Несомненно, не менее важную роль при работе с до­кументами с грифами конфиденциальности играют и Положение о коммерческой тайне, и Перечень све­дений, составляющих коммерческую тайну, и иных конфиденциальных сведений. Но в данной статье мы будем отталкиваться от того, что информация уже отнесена к сведениям ограниченного доступа.

В целом Инструкция по конфиденциальному делопроиз­водству имеет разделы, аналогичные инструкции по общему делопроизводству, но в ней находят свое от­ражение особенности работы с конфиденциальными докумен­тами.

Обычно Инструкция по конфиденциальному делопроиз­водству состоит из следующих разделов:

I. Общие положения

II. Подготовка и оформление документов с грифами кон­фиденциальности

III. Учет и регистрация документов с грифами конфиден­циальности

IV. Передача и отправка документов с грифами конфиден­циальности

V. Копирование (тиражирование) документов с грифами конфиденциальности

VI. Группировка документов с грифами конфиденциаль­ности в дела

VII. Хранение документов с грифами конфиденциальности

VIII. Уничтожение документов с грифами конфиденциаль­ности

IX. Контроль за состоянием конфиденциального делопро­изводства

Отдельным разделом в Инструкцию по конфиденциально­му делопроизводству также может быть включен пункт о ра­боте с машинными носителями с грифами конфиденциальности, определяющий порядок их учета, записи, хранения, передачи и уничтожения.

Далее остановимся подробнее на содержании каждого из разделов Инструкции.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.