+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Почему важна сверка с контрагентами?

Содержание

Сверка с контрагентами: почему это важно и как провести сверку

Почему важна сверка с контрагентами?

Начинающие бухгалтера зачастую задаются вопросом: насколько важна сверка расчетов с контрагентами и какова очередность ее проведения? Данная процедура относится к инвентаризации обязательств компании и является подтверждением факта наличия задолженности или переплаты.

Оформляется сверка специальным документом – актом, который подписывают обе стороны. Грамотно оформленная сверка расчетов позволяет бухгалтеру избежать многих ошибок в учете (налоговом и бухгалтерском).

Акт сверки взаиморасчетов требуется юристу компании для подготовки искового заявления в Арбитражный суд, если контрагент не исполняет своих обязательств и на предупредительные письма не реагирует.

Обязательность проведения сверки

Порядок, периодичность и сроки проведения инвентаризации обязательств определяются каждой компанией индивидуально, что закрепляется в учетной политике учреждения на очередной финансовый год. Исключение из этого правила – обязательная инвентаризация, которая должна предварять составление годовой бухгалтерской отчетности.

Сверка с контрагентами обеспечивает достоверность ведения бухгалтерского и налогового учета, чем реализуется один из главных принципов организации работы бухгалтерской службы организации.

Не реже 1 раза в год проводится сверка со следующими субъектами:

  • покупатели с заказчиками;
  • поставщики с подрядчиками;
  • кредиторы с дебиторами.

Проведение сверки осуществляется по Методическим указаниям, разработанным для инвентаризации обязательств и имущества (утверждены 13 июня 1995г. Приказом Министерства финансов РФ № 49, в редакции от 08 ноября 2010г.). Анализируется задолженность по следующим счетам синтетического учета:

  • 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
  • 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
  • 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;
  • другим счетам в зависимости от специфики деятельности хозяйственного субъекта.

Порядок проведения сверки

Двусторонний акт сверки с контрагентом составляется в 2-х экземплярах, по 1 экземпляру для каждой стороны. Первый экземпляр документа бухгалтер регистрирует в журнале, после чего – подшивает в специальное дело для хранения и контроля расчетов с покупателями, поставщиками и подрядчиками.

Направляется акт контрагенту простым или заказным письмом, иногда для сокращения сроков обработки документ может быть направлен адресату по электронной почте или факсимильным каналам связи. Контрагент проверяет полученный акт и предпринимает следующие действия:

  • подтверждает сальдо;
  • составляет акт разногласий;
  • игнорирует предлагаемую сверку.

Расхождения в данных возможны вследствие счетных ошибок бухгалтера, некорректного отражения данных первичных документов на счетах синтетического учета и т.д. Любые несоответствия, обнаруженные в учете одной или второй стороны сверки, требуют детального изучения и корректировки.

Списывать дебиторскую или кредиторскую задолженность самостоятельно, без проведения взаимозачета между контрагентами нельзя! Исключение – списание безнадежных долгов по истечении срока исковой давности.

Документальное оформление сверки с контрагентами

Акты сверок с контрагентами можно оформлять в свободной форме, унифицированного документа для подобных операций не разработано. Но существует перечень общепринятых правил для составления рассматриваемого документа:

  • предварительная проверка названия контрагента на предмет его возможного изменения. Сделать это можно любым удобным способом (например, запросить электронную выписку из ЕГРЮЛ на сайте nalog.ru);
  • указание на конкретный договор, чтобы проверяющим органам и самому контрагенту было понятно о каком направлении сотрудничества идет речь. Особенно это актуально для сверки расчетов с компаниями, с которыми заключено одновременно несколько договоров поставки или оказания услуг. При возникновении налоговых споров ссылка на номер и дату договора позволяет быстро идентифицировать обязательство и точно установить его исковой срок давности;
  • при заполнении акта сверки обязательно делать ссылку на первичные документы – накладные на продукцию, акты оказания услуг, платежные поручения на оплату и т.д. По перечисленным первичным регистрам легче восстановить хронологию расчетов и подтвердить сальдо;
  • обязательно указание в акте сверки даты инвентаризации обязательств, юридического наименования сторон, суммы долга, расшифровки должностей и подписей от обоих контрагентов;
  • если одна из компаний – налогоплательщик НДС, акт инвентаризации обязательств должен содержать ссылку на данный факт (примерно так – в сумму задолженности входит НДС 18%);
  • дата подписания документа – важная деталь, влияющая на продление срока исковой давности задолженности (3 года). Не стоит путать дату составления акта сверки с датой его подписания сторонами, налоговики рассматривают именно последнюю при дополнительном начислении прибыли. Важно: если одна сторона подписала акт 10-го числа, а вторая – 11-го, ориентироваться нужно на более позднюю из них;
  • наличие у лиц, подписывающих сверку расчетов, полномочий для выполнения данного действия. Традиционно акт инвентаризации визирует руководитель компании. Если это делает иной сотрудник организации – потребуется подтверждение его полномочий (приказ, доверенность и т.д.).

Следуя вышеперечисленным правилам составления акта сверки, бухгалтеру удастся избежать споров и недопонимания с налоговыми органами, с недобросовестными контрагентами и иными заинтересованными лицами. Форму и содержание акта сверки с контрагентами желательно закрепить в Учетной политике организации в форме Приложения к ней.

Пример продления срока исковой давности по задолженности

Сверка расчетов с контрагентами влияет на списание безнадежных долгов компании, которые относятся на 91 счет бухгалтерского учета (как прочие доходы или расходы). С момента подписания акта 3-летний исковой срок продлевается и начинается новый отсчет.

Конкретный пример:

Компания «Иволга» на 01 марта 2021г. по дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» имеет долг 200 000 руб. за проданную предприятию «Колокольчик» продукцию. Реализация товара произошла 30 декабря 2012г.

Условия оплаты по договору – в течение 2-х месяцев с момента отгрузки покупателю. Акт сверки с данным контрагентом был подписан 01 октября 2013г.

Когда именно главный бухгалтер «Иволги» вправе списать безнадежную дебиторскую задолженность на прочие расходы компании по причине истечения 3-летнего срока исковой давности?

Источник: http://nebopro.ru/blog/sverka-s-kontragentami-pochemu-eto-vazhno-i-kak-provesti-sverku/

Зачем необходимо автоматизировать сверку с контрагентами?

Почему важна сверка с контрагентами?

Бухгалтерская сверка, традиционно, является одной из наиболее сложных задач для любой компании, потому что отнимает немало трудовых и временных ресурсов.

Однако, с каждым годом на рынке появляются все новые и новые средства для автоматизации отчетности, сверок и других процессов в области бухгалтерского учета, поэтому при своевременном выявлении соответствующей потребности любая организация может успешно решить ее.

И тогда, ручная сверка платежей со всеми контрагентами просто не потребуется, потому что в программе все будет сделано автоматически.

Если вы устали от постоянных сверок взаимных расчетов из-за часто случающихся расхождений, тогда рекомендуем вам обратить внимание на СБИС Электронная отчетность. Этот сервис создан для того, чтобы облегчить задачи, касающиеся формирования отчетности, расчетов и проведения платежей.

Программа объединяет в себе разнонаправленный функционал, поэтому позволит вашей организации оптимизировать различные процессы финансово-учетного подразделения.

Даже если вы используете специальный сервис Электронный документооборот, объем документации, которой вы обмениваетесь со своими партнерами и поставщиками (отправка одних только актов сверки с контрагентами чего стоит!) сократится в разы! Таким образом, вы не только упростите жизнь своим бухгалтерам, но и оптимизируете затраты на обмен бумагами. Это особенно актуально для компаний, которые еще не используют специальные программы для автоматизации документооборота, ведь значительной статьей затрат у них до сих пор являются почтовые и курьерские расходы. Если вас заинтересовал СБИС Электронный документооборот, то вы можете заказать его у нас. Просто обратитесь к нашим специалистам! Кстати, и для его использования, и для работы в СБИС Электронная отчетность, необходимо заказать квалифицированную электронную подпись, что можно сделать очень просто и быстро на сайте нашего Центра ЭЦП.

Конечно, на первый взгляд кажется, что требуется слишком многое – и покупка ЭЦП, и приобретение лицензий различного программного обеспечения, но, тем не менее, это того стоит, ведь в результате сверка с поставщиками перестанет быть вашей проблемой!

Автоматизация сверок с контрагентами

Многие считают, что в этом незаметном для бизнеса процессе нет ничего сложного и трудоемкого. Однако, это совсем не так. Согласно требованиям законов, каждая организация должна каждый год в процессе подготовки годовой отчетности запрашивать сверку с каждого контрагента, инвентаризуя, тем самым, взаимные обязательства.

Кроме того, может возникнуть и другая необходимость произвести сверку взаимных расчетов. Некоторые компании делают это каждый раз, когда закрывают договор или крупный этап большого проекта.

Учитывая, что даже у небольшой компании таких контрагентов будет несколько сотен, некоторые крупные организации сталкиваются с еще более значительным объемом – вплоть до тысяч сверок! При этом каждая из них подразумевает составление, распечатку, подпись и отправку контрагенту на согласование и подпись.

В случае разночтений процедура может усложниться, и тогда необходимо будет сделать все заново. Некоторые компании не торопятся отвечать, что значительно затягивает процесс, другие – просто забывают сделать это, и тогда опять приходится делать все заново. Потом необходимо проанализировать, кто ответил, а кто – нет, и почему так произошло.

А какие-то письма, отправленные курьерской или почтовой службой могут и вовсе потеряться! Все это приводит к неразберихе, которая очень негативно сказывается на загрузке бухгалтерии, других сотрудников и эффективности работы организации в целом. Чтобы избежать этого, стоит подумать об использовании сервиса СБИС.

Эта программа в автоматическом режиме формирует акты и направляет их контрагентам независимо от того, где они расположены. Таким образом, вы сможете доставлять свои документы в электронном виде компаниям, где бы они не находились! Они смогут в ответ принять ваш документ и подписать его или предложить свои корректировки. Вы узнаете об этом в течение нескольких минут и сможете решить, что делать и как поступить. Это очень удобно!

Только представьте, сколько реальных денег вы сможете сэкономить, если перестанете каждый год отправлять сотни или даже тысячи писем с актами сверки своим партнерам по бизнесу! Кроме того, вы больше никогда не столкнетесь с ситуацией, когда не будете иметь четкого представления, где же находится ваш акт, потому что в СБИС это будет полностью отражено!

В программе будет создан специальный реестр для хранения подобных актов. Вы сможете найти требующуюся бумагу в любой момент! Ничего не потеряется, все будет всегда под рукой у любого сотрудника, которому только может потребоваться доступ к такой бумаге.

Зачем бухгалтерии автоматизация работы с актами сверки с контрагентами?

Программное обеспечение СБИС позволит вашей организации значительно сократить число ошибок, которые могут совершаться по вине человеческого фактора. СБИС Электронная отчетность постоянно обновляется, а, следовательно, обладает самыми свежими данными о требованиях законодательства к оформлению актов.

СБИС проинформирует ваших специалистов, если они не заметят, что контрагент совершил ошибки в своих документах.

Отсутствие таких происшествий позволит вам значительно повысить качество и точность документов, которые вы предоставляете в налоговую инспекцию, а также лишит вас рисков, связанных с зачетом налога на добавленную стоимость.

https://www.youtube.com/watch?v=D453iH18WxQ

Нередко случается следующее: бухгалтер может не заметить, что какой-то документ не был возвращен поставщиком. И дело не в том, что ваш сотрудник не внимательный, а в том, что он сталкивается ежедневно с огромным потоком аналогичных задач, уследить за которыми – очень сложно.

В случае работы со СБИС такой проблемы у вас не будет. Программа заметит, что тот или иной контрагент не вернул в установленный срок бумаги, и напомнит об этом ответственному оператору, который, в свою очередь, сможет предпринять шаги по ее получению.

Вам и вашим сотрудникам не придется иметь дело с кипой бумаг в надежде найти то, чего в ней нет.

Еще одно очевидное достоинство использования ПО для автоматизации взаимодействия со счетами-фактурами заключается в том, что программа своевременно видит и замечает все неточности и ошибки, поэтому может вовремя их обратить! Вам не придется тратить время на переделку документации и оттягивать из-за этого получение прибыли от сделки. Все будет под контролем!

Если у вас остались вопросы по теме данной статьи, просто задайте их нашим специалистам!

Источник: https://www.abt.ru/info/articles/zachem-neobkhodimo-avtomatizirovat-sverku-s-kontragentami/

Приказ о проведении сверки выполнения обязательств по договору

Почему важна сверка с контрагентами?

– Новости – Приказ о проведении сверки выполнения обязательств по договору

ИНН, адрес) Запрос Согласно абз. 1 п. 10 Постановления Пленума ВАС РФ от 12 октября 2006 г.

N 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды» налоговая выгода может быть признана необоснованной, если налоговым органом будет доказано, что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности и осторожности и ему должно было быть известно о нарушениях, допущенных контрагентом. Поскольку налогоплательщик обязан соблюдать должную осмотрительность и осторожность при выборе контрагентов, просим подтвердить (опровергнуть) факт недобросовестности , (наименование будущего партнера, ИНН, ОГРН) в том числе указать следующую информацию: — о нарушениях законодательства о налогах и сборах и мерах ответственности за эти нарушения; — сдает ли данное лицо бухгалтерскую отчетность и налоговые декларации; — уплачивает ли данное лицо налоги и т.д.

Какие цели преследует инвентаризация ДЗ Проведение инвентаризации ДЗ должно помочь решить такие задачи, как:

  1. Определение фактического наличия ДЗ у предприятия — необходимо убедиться, что отражаемые в учете и отчетности суммы долгов реальны и являются действительно существующими долгами (а не, например, результатом бухгалтерских ошибок или неоперативного отражения данных в учете).

ВАЖНО! При проведении инвентаризации ДЗ анализируется дебетовое сальдо не только счета 62, но и прочих счетов, предназначенных для учета расчетов с контрагентами и персоналом: 60, 70, 71, 73. Как провести анализ дебиторской задолженности, читайте в этом материале.

  1. Определение контрагентов, которые фактически не являются дебиторами: например, если у одного и того же контрагента есть и дебиторская и сопоставимая кредиторская задолженность и возможно сделать взаимозачет.

После подписания договора контрагентом в соответствии с предписаниями настоящего Регламента, сотрудник Организации, осуществляющий контроль за подписанием договора контрагентом, передает оригинал договора вместе с копиями документов, указанных в Приложении № 1 для учета изменения статусного состояния и дальнейшего его хранение юристу Организации.4.2. Юрист Организации ведет учет переданных ему на хранение оригиналов договоров в книге учета договоров.4.3. Книга учета переданных на хранение договоров сшивается и скрепляется подписью директора (заместителя директора) и печатью Организации и должна содержать информацию:-номер договора;-название договора;-наименование контрагента Организации;-Ф.И.О.
лица, сдавшего договор на хранение, его подпись;-Ф.И.О. лица принявшего договор на хранение, его подпись;-раздел – примечания. 5. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОГОВОРОВ 5.1.

Приказ о проведении инвентаризации дебиторской задолженности — образец

Утвержден ПриказомООО « »№ от » » 20 г. РЕГЛАМЕНТподготовки, заключения, учета, храненияи контроля за исполнением договоров 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1.

Настоящий Регламент разработан для установления единого порядка подготовки, заключения, учета, хранения и контроля за исполнением договоров в ООО « » (далее именуется «Организация») и обязателен для исполнения всеми сотрудниками Организации.1.2.

Ответственность за соблюдение установленных Регламентом правил в подразделениях Организации возлагается на руководителей структурных подразделений ООО « ».1.3.

Непосредственное исполнение предписаний Регламента в структурных подразделениях осуществляется сотрудниками этих подразделений. 2. ПОДГОТОВКА, ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРОВ 2.1.

Почему важна сверка с контрагентами?

Взаимозачет однородных требований

  • Отражение корректных данных по инвентаризации в учете предприятия.
  • Подробнее о том, как отразить результаты инвентаризации, узнайте из статьи «Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете».
  1. Разработка методов получения (взыскания) реально существующей сомнительной задолженности:
  • претензионная работа;
  • согласование возможности рассрочки либо реструктуризации долга с контрагентом;
  • судебные иски, если досудебные мероприятия не дали результатов;
  • возможность продажи долгов.
  1. Выявление задолженности, которую взыскать уже нельзя, например, прошел срок исковой давности (ст. 196 ГК РФ) или дебитор-организация ликвидирован (ст. 419 ГК РФ).

Приказ о порядке заключения договоров с контрагентами

В случае отсутствия типовой формы договора, для оформления правоотношений в индивидуальном (нетипичном) случае, разрабатывается индивидуальный договор подразделением, к сфере ответственности которого относится указанный договор, совместно с юристом Организации (при его отсутствии – с заместителем директора). Подписание указанного индивидуального договора осуществляется после его визирования юристом Организации. 2.5. В случае проведения переговоров о заключении договора по форме, предложенной контрагентом ООО « », указанный договор проходит правовую экспертизу на предмет соблюдения интересов ООО « ».
Подписание указанного договора осуществляется после его визирования юристом Организации.2.6. Вновь заключаемые договора между Организацией и контрагентами имеют следующий порядок прохождения согласований:- проект договора поступает к коммерческому директору (зам.

Сверка с контрагентами: почему это важно и как провести сверку

Внимание

Установить следующий порядок подписания договоров с контрагентами: 2.1. Полностью подготовить лист обоснования, в котором указать преимущества перед другими контрагентами, если таковые имеются. 2.2. Оформить лист согласования, в который вносятся все замечания и предложения заинтересованных лиц и служб предприятия.

2.3. Оформленный лист согласования вместе с проектом договора и другими документами представить на рассмотрение и возможное подписание руководителю предприятия. 3. Установить, что без наличия анкеты претендента, листа обоснования, листа согласования, договор не может быть представлен на подписание руководителю. 4. Установить, что лист согласования и лист обоснования в случае подписания договора, хранятся вместе с экземпляром договора. 5.

Важно

Письмо из органов государственной статистики.9. Бухгалтерский баланс за последний отчетный период с отметкой Инспекции ФНС о приеме баланса.10.

Приказ (решение, протокол) о назначении (избрании) Единоличного исполнительного органа (генеральный директор, директор).11. Копия паспорта индивидуального предпринимателя.12.

Доверенность на лицо, которому предоставлено право подписи договоров, документов на отгружаемую предприятию продукцию и копия его паспорта.13.

Копии свидетельство о праве собственности индивидуального предпринимателя на автотранспорт, недвижимость (жилое и нежилое помещения). Копии документов, указанных в п.п. 2 — 10 должны быть заверены печатью и подписью ответственного лица данного предприятия.Документы не должны содержать подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления.

Регламента возлагается на руководство постоянно и специалиста по безопасности с периодичностью один раз в месяц.

В случае получения негативной информации о контрагенте по результатам мониторинга, руководитель структурного подразделения обязан сообщить об этом заместителю директора (коммерческому директору) Организации для рассмотрения вопроса о возможности сохранения или прекращения правоотношений по действующему договору.2.14. По договорам поставки, в которых ООО « » выступает в качестве поставщика с обязательством по доставке товара к месту нахождения покупателя, заказы (заявки) в рамках указанных договоров принимаются только в письменном виде (допускается передача по факсимильной связи или по электронной почте). 3. УЧЕТ, НУМЕРАЦИЯ И РЕГИСТРАЦИЯ ДОГОВОРОВ, ДОПОЛНЕНИЙ И ПРИЛОЖЕНИЙ К НИМ 3.1.

Интернет; — подготовку и отправку заказным письмом с уведомлением в ИФНС по месту постановки будущего контрагента на учет запроса с просьбой подтвердить (опровергнуть) факт недобросовестности будущего партнера; — проверку полномочий лица, подписывающего договор от имени контрагента, которая включает в себя: — проверку документов, удостоверяющих личность лица, подписывающего договор от имени контрагента; — если договор от имени контрагента подписывает директор предприятия (не обособленного подразделения), необходима проверка у данного лица полномочий директора (из приказа о назначении лица директором, из протокола Собрания учредителей предприятия и т.п.); — если договор от имени контрагента подписывает любое другое лицо, необходима проверка доверенности (обязательное наличие подписи руководителя и печать организации; дата; срок, на который выдана доверенность; объем полномочий лица).
После заполнения анкеты, претендент присылает ее на рассмотрение заинтересованным службам предприятия с приложением учредительных документов, лицензий, свидетельств и т.п.. 1.4. Заинтересованные службы по результатам рассмотрения анкеты вписывают в лист обоснования (приложение к приказу), в котором указывается предварительная информация о контрагенте, краткая характеристика. 1.5. В случае появления заинтересованности по результатм представленных документов, провести переговоры с контрагентом.
1.6.
Если договор отличается от типового, провести его юридическую оценку. 2.

Источник: http://11-2.ru/prikaz-o-provedenii-sverki-vypolneniya-obyazatelstv-po-dogovoru/

Как сделать сверку с контрагентами и составить акт

Почему важна сверка с контрагентами?

Документы, как за ними не следи, все равно иногда теряются. Они не доходят до ваших покупателей или у вас нет документов поставщиков. А это приводит к разным суммам задолженности в учете организаций. Выявить такие разногласия помогает сверка задолженностей с контрагентами.

В этой процедуре нет ничего сложного. Только ее отличает большой объем работы. Регулярность сверки расчетов зависит от вашего желания и возможностей. Но раз в год ─ в годовую инвентаризацию ─ она обязательна. Таким образом, подтверждается сальдо счетов расчетов.

О том, как :

  • сделать сверку с контрагентами
  • урегулировать разногласия в акте сверки расчетов
  • проводить оплату задолженности по акту сверки

читайте в этой статье.

статьи:

1. Что такое акт сверки и пример его заполнения

2. Может ли бухгалтер подписывать акт сверки

3. Кто должен делать акт сверки

4. Разногласия в акте сверки расчетов

5. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете его организации?

6. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете контрагента?

7. Оплата задолженности по акту сверки

8. Сверка с контрагентами в 1С версии 8.3

Итак, идем по порядку.

1. Что такое акт сверки и пример его заполнения

Акт сверки ─ это документ, в котором отражены расчеты между организациями за определенный период. Продавец в таком акте показывает формирование дебиторской задолженности покупателя и поступившую от него оплату. А покупатель ─ свою кредиторскую задолженность перед поставщиком, с которым проводит сверку расчетов, и ее погашение.

Акт сверки подписывают и заверяют печатями обе организации (при наличии).

Утвержденной формы акта сверки нет. К тому же он не является первичным документом. Поэтому при разработке формы можно использовать реквизиты первичного документа, которые установлены п.2 ст.9 федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Вот статья про оформление документов в бухгалтерском учете.

И понимать, что акт сверки, как и любой другой акт между организациями ─ двухсторонний. А значит нужно предусмотреть соответствующие поля для подписей.

Обычно акт сверки подписывают главный бухгалтер и руководитель.

Заполнять акт можно перечислением хозяйственных операций по каждой организации, но удобнее это делать в разрезе договоров. Тогда, в случае расхождений, сразу будет видно по какому договору не сходятся обороты.

Заполняют акт сверки только в деньгах.

Пример заполнения акта сверки. ООО «Метель» ─ поставщик ткани ─ составила акт сверки с ателье ООО «Вьюга» по состоянию на 31.03.2021.

Ответственный за составление акта сверки в ООО «Метель» заполнил его в двух экземплярах, подписал у директора и главного бухгалтера и отправил в ООО «Весна».

В ООО «Весна» проверили обороты, заполнили оба экземпляра акта со своей стороны, подписали и отправили в ООО «Метель» один заполненный акт. После проставления учетных данных в обеих организациях акт сверки выглядит так.

В этом примере обе организации подтверждают, что у ООО «Весна» есть задолженность перед ООО «Метель» в размере 150 000 рублей.

2. Может ли бухгалтер подписывать акт сверки

В организациях, у которых много контрагентов и с ними регулярно проводят сверку расчетов, главному бухгалтеру и руководителю приходится тратить много времени на подписание актов сверок.

Чтобы освободить время, на одного из бухгалтеров выписывают доверенность. Благодаря этому он может подписывать любой акт сверки. При этом еще может проверять правильность составления актов коллегами.

3. Кто должен делать акт сверки

Инициатором проведения сверки задолженности с контрагентом может быть любая сторона сделки. В нормативных актах не прописана обязанность проводит сверку между организациями. Это право компаний. Поэтому регламентировать порядок и частоту сверки расчетов можно и нужно в договорах.

В компаниях составлением актов сверки и отправкой контрагентам не всегда занимается бухгалтерия. По распоряжению руководства, это могут быть и другие работники ─ те, кто непосредственно работает с покупателями и поставщиками.

Во многих программах для ведения учета, в том числе и в 1С, учет расчетов с контрагентом организован на отдельных субсчетах ─ карточках. Поэтому, если все документы своевременно заведены в систему, выгрузить обороты по конкретной карточке не составляет труда. И вопрос: «Кто должен делать акт сверки» не вызывает много споров.

Конечный результат ─ заполненный акт сверки должен обязательно «дойти» до бухгалтерии и быть проверенным. Кстати, сверку можно рассматривать как одну из составляющих инвентаризации. Более подробно о проведении инвентаризации прочтите тут.

Результатом сверки могут быть:

  • подписанный контрагентом акт, в котором нет разногласий
  • акт, подписанный с разногласиями

Сверка без разногласий ─ самая оптимальная и простая для бухгалтера. А что делать когда разногласия есть?

4. Разногласия в акте сверки расчетов

причина разногласий в акте сверки расчетов ─ отражение документов в учете одной организации и неотражение этих же документов в учете другой.

Такое возможно, если:

  1. документы не дошли до контрагента
  2. внутри компании документы не были переданы бухгалтеру для отражения в учете
  3. проводки по документам в первой компании были сделаны в одном периоде, а во второй ─ периодом раньше или позже

Причем документов может не быть:

  • в учете вашей компании
  • в учете контрагента

При проверке акта сверки расчетов, который был предоставлен контрагентом, сразу видно в каких документах есть разногласия.

5. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете его организации?

Ситуация 1: компания ─ покупатель материальных ценностей

Шаг первый. Нужно проверить, а не проведены ли эти документы в другом периоде, например, следующем за периодом сверки. Если документов, по которым есть разногласия в акте сверки расчетов в учете у вас нет, то переходите к шагу 2.

Шаг второй. Узнать у ответственного сотрудника компании, который работает с контрагентом, а не забыл ли он передать документы по закупке в бухгалтерию. Если забыл, то срочно забрать документы и проверить их соответствие тому, что указал контрагент в акте сверки, провести в учете.

Если документов нет, тогда идите дальше.

Шаг третий. Запросить дубликаты неотраженных в учете документов у контрагента. Получить, проверить их и провести в учете.

На каждом из этих шагов вы можете столкнуться с одним из вариантов:

  1. контрагент отразил у себя вашу дебиторскую задолженность преждевременно. Например, по условиям договора, переход права собственности ─ во время приемки товара покупателем. Сотрудники вашей компании приняли товар в месяце, следующем, за проведением сверки. Вы можете подписать акт с расхождениями и указанием причины
  2. документы были отражены позднее, чем это нужно было сделать. Подписывайте акт, который предоставил ваш поставщик.

Ситуация 2: компания ─ покупатель услуг.

Нужно идти по тем же шагам, как и в случае с закупкой материальных ценностей. Но надо помнить об основном отличии ─ дата оказания услуг, а значит и дата появления дебиторской задолженности ─ число, которым в вашей организации подписали акт выполненных работ.

Исключение ─ коммунальные услуги, стоимость которых определяется исходя из показаний приборов учета. В этом случае дата акта равна дате оказания услуги. Учет расходов на коммунальные услуги освещен здесь.

6. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете контрагента?

Ситуация 1 ─ ваша компания продает продукцию, в акте сверки, который прислал контрагент не отражены ваши документы по отгрузкам в их адрес.

В этом случае вам нужно убедиться, что вы отразили выручку и дебиторскую задолженность в соответствии с условиями договора. Если с этим все в порядке, проверьте: а были ли отправлены документы в адрес контрагента.

Когда со стороны вашей организации все сделано правильно, добавляйте неотраженный документ в акт сверки и подписывайте его с разногласиями.

Если же есть проблемы именно на вашей стороне, то сначала надо их решить. А потом уже или включать документ, по которому есть расхождения в акт сверки, или согласиться с суммами покупателя.

Ситуация 2 ─ ваша компания выполнила работу, но отражения ее закупки нет в акте сверки, который прислал покупатель.

Алгоритм действий:

  • проверьте дату подписи на акте выполненных работ со стороны заказчика
  • не нашли экземпляр акта, который подписан с обеих сторон? Тогда узнавайте, а отправили ли акт покупателю
  • исходя из результатов «расследования» делаете выводы. И либо добавляйте обороты в акт сверки покупателя и подписывайте его в таком виде, с разногласиями, либо соглашаетесь с цифрами контрагента

В примерах приведены не все ситуации, которые могут привести к расхождениям в актах сверки расчетов. Но уже понятно, что причины, по которым часть документов не попадает в акт сверки, могут быть разными. От неправильного толкования условий договора до забывчивости сотрудников. Причем со стороны любого из контрагентов.

7. Оплата задолженности по акту сверки

При сверке может быть выявлено, что у одной организации есть задолженность перед другой, это может произойти по следующим причинам:

  • не отражен первичный документ в учете должника
  • есть ошибки в расчетах, например, при переводе валюты в рубли

В учете должника нет нужного документа. В этом случае компания, которой должны оплату, отправляет в адрес организации-должника дубликаты первичных документов. После их проведения в учете появится задолженность, которую можно оплачивать обычным порядком. В платежном поручении, в поле основание, нужно указать накладную, акт или другой документ ─ причину задолженности.

Ошибки в расчетах можно исправить составлением бухгалтерской справки и отражением ее в учете. После того как сформируется задолженность, ее можно оплатить. В данном случае можно провести оплату задолженности по акту сверки, указав его в качестве основания в платежном поручении.

Если вы обнаружили ошибку в своем учете, то ее нужно исправить. В этом случае вам поможет статья про исправление ошибок в учете.

8. Как сделать сверку с контрагентами в 1С версии 8.3

Как сделать сверку с контрагентами с использованием программы 1С: Бухгалтерия 8 ред.3.0 смотрите в видео.

https://www.youtube.com/watch?v=3u4H5k48sf4

Акт сверки очень важный и нужный документ, формирование или проверка которого иногда требует больших трудозатрат. Поэтому сверку с компаниями, с которыми у вас большие обороты по деньгам и/или номенклатуре лучше проводить регулярно, может быть даже ежемесячно.

Нужно помнить, что акт сверки ─ не первичный документ, любая цифра в нем появилась после бухгалтерской проводки, которая, в свою очередь, была сделана на основании соответствующего первичного документа.

В случае расхождений надо искать причину ─ лишний или непроведенный в учете документ, и уже по нему прояснять ситуацию.

Источник: https://azbuha.ru/raschety-s-kontragentami/kak-sdelat-sverku-s-kontragentami/

Сверки с контрагентами

Почему важна сверка с контрагентами?

Акт сверки взаиморасчетов является одним из первичных бухгалтерских документов. Он предназначен для того, чтобы отмечать статус взаиморасчетов между партнерами на определенную дату. Чтобы избежать ошибок и недоразумений, нужно знать, как сделать акт сверки взаимных расчетов правильным и актуальным.

Когда требуется составление акта?

Периодическое заполнение акта сверки, имеет место между постоянно сотрудничающими субъектами. В качестве партнеров могут выступать поставщик и получатель товара, налогоплательщик и государственный фонд, два подразделения крупной корпорации и пр.

Основаниями для этого, помимо длительного взаимодействия, служат:

  • возможность рассчитываться за товары и услуги в будущем;
  • необходимость ориентироваться в большом количестве наименований;
  • работа с дорогостоящими изделиями;
  • проведение инвентаризации по части расчетов;
  • необходимость предъявления состояния расчетов начальству или государственным органам.

Каковы оптимальные сроки?

Акт сверки взаиморасчетов, по согласованию сторон, может быть разработанным на месяц, полугодие, год и даже более длительный период. Четкие сроки не регламентируются. Однако, при любом раскладе, в акт должны быть включены все операции, которые имели место за выбранный период. Большинство компаний оформляют акты ежемесячно.

В некоторых случаях требуется составление двух отдельных документов между одними и теми же партнерами. Такое возможно и даже желательно, когда сотрудничество имеет неоднородный характер: например, фирма А является поставщиком для фирмы Б по одним товарам, и покупателем – по другим. В таком случае периодичность оформления актов по разным направлениям может различаться.

Для соблюдения актуальности актов, их необходимо начинать заполнять с начала совместной деятельности, а в дальнейшем – сразу после подписания очередного акта.

Как заполнять акт сверки?

Единых требований относительно того, как формируется правильный акт сверки, не существует. Тем не менее, есть несколько принципов, как заполнять акт сверки:

  • Документ должен иметь название и дату оформления, а также наименования обоих сторон.
  • В документе должны быть указаны должностные лица, чьи подписи ставятся внизу акта сверки.
  • Все данные должны быть строго распределены по договорам.

Кроме того, желательным является соблюдение бухгалтером основных требований, применимых к первичным документам в целом. Обычно акт составляют в форме упорядоченного в хронологическом порядке перечня документов. Вместо этого можно указывать характер действия (приобретение товара, перечисление денег, продажа имущества).

Образец правильного акта сверки приведен на рисунке:

Как правильно проводить сверки?

Расчеты с постоянными деловыми партнерами осуществляются по одному артикулу – контракту, наименованию товара или услуги, отдельной поставке и т. д. Во избежание двойной работы сверку можно организовать в период инвентаризации, которая проводится раз в год.

Если в кредиторской либо дебиторской задолженности были замечены какие-либо расхождения, необходимо сразу оформить акт и направить его своему контрагенту с соответствующим уведомлением. Случается, что давняя задолженность не может быть погашена контрагентом ввиду того, что он стал банкротом, и тогда сумма долга учитывается в статье расходов.

Первичные документы: акт сверки взаимных расчетов

Чтобы избежать подобных неприятностей, сверки нужно проводить как можно чаще.

Что делать после того, как акт составлен?

Даже с учетом того, что составлением документа занимаются бухгалтеры, форма акта сверки предполагает наличие в ней подписи управляющего. Поэтому, прежде всего, необходимо предъявить документ директору на подпись.

Затем представитель фирмы, составившей акт, отправляет два экземпляра фирме-партнеру лично или посредством почтовых служб. Контрагент, в свою очередь, знакомится с документом, подписывает оба экземпляра, а после отправляет один из них обратно.

Имеет ли акт юридическую силу?

Действительным с точки зрения закона является оригинал правильного акта сверки, на котором стоят подписи и печати директоров обоих компаний.

За партнером остается право отказаться от подписи акта, и тогда юридической силы документ не будет иметь. Отказ от подтверждения акта партнером в большинстве случаев означает нежелание признавать наличие собственной задолженности.

Чтобы избежать таких ситуаций, порядок проведения сверки взаиморасчетов и подписания актов должен быть закреплен в договоре. На случай его нарушения нужно предусмотреть санкции. Иных легальных методов заставить контрагента оставить подпись не существует.

По мнению судей, акт не является достаточным доказательством задолженности, однако выступает хорошим дополнительным артефактом при наличии первичных документов, непосредственно касающихся долга. Кроме того, при помощи акта срок исковой давности может быть увеличен, т.к. он начинает отсчитываться не со дня заключения спорной сделки, а со дня подписания последнего из актов сверки.

Таким образом, акт сверки – это не просто формальный документ, это реальный инструмент правового воздействия на деловых партнеров.

Акт сверки, как принято, составляют организации, между которыми установлено продолжительное сотрудничество. Если одна компания отгружала другой товар, выполняла для нее работы или оказывала какие-нибудь услуги, а вторая перечисляла ей за это денежные средства, причем скорей всего округленными суммами, то почти наверняка у одной из сторон образовалась задолженность. Как подтвердить эту задолженность – подписать с контрагентом взаимный акт сверки. О том, как это сделать расскажем в данной статье

Акт сверки взаиморасчетов — это документ, в котором отражено состояние расчетов за определенный период времени между двумя контрагентами. Несмотря на то, что в законодательстве не прописана обязанность составлять акты сверок, рекомендуется делать это регулярно. Сверка расчетов с контрагентом избавит Вас от ошибок в бухгалтерском и налоговом учете.

Акт сверки взаиморасчетов свидетельствует о признании долга контрагентом. Причем в день подписания акта течение срока исковой давности прерывается и начинает идти заново (Постановление Президиума ВАС РФ от 12.02.2013 N 13096/12).

Законодательство не обязывает контрагентов сверять свои учетные данные дляопределения задолженности. Стороны сверку проводят по собственной инициативе. А результаты, полученные при сверке, оформляют специальным документом — актом.

Для чего нужен акт сверки расчетов

Своевременно и правильно оформленный акт сверки позволяет избежать неточностей в бухгалтерском и налоговом учете. Если задолженность, отраженная в акте сверки, совпадает по Вашим учетными данными, то это означает, что хозяйственные операции с указанным контрагентом отражены в учете верно и никакие платежи или отгрузки не пропущены и не “задвоены”.

Помимо этого, акт сверки взаимных расчетов можно предъявить в суде в качестве доказательства наличия долга контрагента.

Также акт сверки является важным документом при списании задолженности по истечении срока исковой давности (общий срок исковой давности составляет три года согласно ст. 196 ГК РФ). При этом, по п. 2 ст.

200 ГК РФ по обязательствам с определенным сроком исполнения течение срока исковой давности начинается по окончании срока исполнения.

То есть, срок исковой давности требования об оплате товара, работы или услуги начинается со дня, следующего за днем оплаты в соответствии с условиями договора.

Акт сверки взаимных расчетов не подтверждает наличие задолженности

Источник: https://printscanner.ru/sverki-s-kontragentami/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.