+7(499)495-49-41

Планирование проектов

Содержание

Планирование проекта

Планирование проектов

Планирование проекта – это непрерывный, уточняемый на протяжении всего жизненного цикла процесс, в ходе которого определяется лучший способ достижения поставленных целей и задач с учётом текущей и меняющейся ситуации.

Грамотный план проекта, учитывающий специфику продукта, особенности и тенденции рынка, предпочтения потребителей, риски и другие факторы, позволяет избежать неэффективных трат ещё на стадии замысла и разработки.

Такое планирование не всегда обеспечивает положительные результаты, но даже отрицательные выводы приносят большую пользу.

Первая задача написания плана реализации проекта – дать непосредственный толчок к запуску проектного процесса.

План проекта должен убедить принимающих решения лиц в том, что замысел рентабелен, что его реализация будет соответствовать ожиданиям, срокам, бюджету и т. д.

Если разработка будет неубедительна ещё на уровне плана, проект может не выйти за пределы начального этапа. И наоборот – успешный план сразу формирует репутацию руководителя проекта и даёт прочные основания для запуска реализации процесса.

Составление плана проекта

Составление плана проекта происходит по стандартной общей схеме, но содержание документа всегда уникально, поскольку уникально сочетание характеристик продукта и условий его внедрения. План исполнения проекта включает руководство к действию для всей проектной группы и даёт указание:

  • по объёму работ,
  • по приоритету,
  • по выбору методик управления,
  • по нормам качества,
  • по форме поддержания связи с заинтересованными лицами,
  • по критериям измерения производительности и др.

Чек-лист по основным категориям позволяет, как составить план, в котором составляющие согласованы между собой, так и не пропустить значимых параметров проектного управления. Грамотный план будет состоять из следующих разделов.

  1. Предыстория проекта.
  2. Задачи и цели.
  3. Масштаб.
  4. Границы (ограничения).
  5. Предположения (допущения).
  6. Влияния и зависимости.
  7. Риски и проблемы.
  8. Стратегии и методики.
  9. Средства и способы контроля времени, ресурсов, качества, масштаба.
  10. Коммуникации.
  11. График поставок.
  12. Производительность и её измерение.
  13. Реализация выгод.

Стандартизированная схема упрощает движение по документу, который при реализации крупных замыслов может занимать сотни листов. Упростить процесс работы с планом позволяет и логический, согласованный, структурированный порядок расположения этапов планирования проекта.

Если, например, не задокументировать элементы, которые входят в масштаб, может обнаружиться, что среди участников проекта нет единого понимания, кто и что выпускает.

А если не оговорить уровень качества, может оказаться, что достаточное для производителя качество может быть недостаточным для клиента.

Отсутствие должной детализации приводит к ошибкам, но и избыток деталей с многочисленными повторениями мешает пониманию содержания проекта.

Поэтому план защиты проекта обычно тестируется на слушателях, не имеющих предварительных знаний о проекте, с привлечением представителей широкой аудитории.

Добавленная в план проекта предыстория поможет вписать программу реализации в общий контекст, а глоссарий, расшифровка аббревиатур и технических сокращений позволит легко разобраться в сути проекта любому человеку без привлечения сторонних информационных источников.

Планирование предметной области

Предметной областью здесь называется совокупность продукции и услуг, которые должны производиться в результате завершения проекта. Планирование проекта в части предметной области включает следующие процедуры:

  • Анализ состояния на текущий момент.
  • Уточнение базовых характеристик проекта.
  • Подтверждение критериев успеха и проблем проекта.
  • Анализ допущений и ограничений, которые были приняты на первоначальной стадии проекта.
  • Определение критериев результатов проекта на промежуточном и финальном этапах.
  • Выстраивание структурной декомпозиции данной области.

В процессе проектной жизни элементы, из которых составляется данная область, могут претерпевать изменения. Цели работы и характеристики могут уточняться как при достижении промежуточных результатов, так ещё и на стадии разработки проекта.

Планирование проектного времени

Основные понятия этого параметра: сроки выполнения, продолжительность работ, ключевые даты и др.

Согласованная работа участников организовывается на основе календарных планов – проектно-технических документов, которые определяют перечень работ проекта, взаимосвязь между ними, последовательность, сроки, исполнителей и ресурсы. Во время работы над проектом на весь жизненный цикл составляется расписание работ для этапов и уровней управления.

Структурная декомпозиция работ (СДР)

СДР – графическое отображение иерархии проектных работ – первый этап календарного планирования проекта. По сути, СДР – это разделение проекта на такие части, которые нужны и достаточны для планирования и эффективного контроля. Составление иерархической структуры предполагает соблюдения следующих правил:

  1. Исполнение работ верхнего уровня достигается путём исполнения работ нижнего уровня.
  2. Родительский процесс может иметь несколько дочерних работ, выполнение которых автоматически завершает родительский процесс. Но для дочерней работы существует только одна родительская.
  3. Декомпозиция родительского процесса на дочерние работы производится по единому критерию: либо по привлекаемым ресурсам, либо по видам деятельности, либо по этапам жизненного цикла и др.
  4. На каждом уровне должны быть собраны равнозначные дочерние работы. Критериями для выявления их однородности могут, например, выступать объём и время выполненных работ.
  5. При построении структуры в целом нужно применять разные критерии декомпозиции на разных иерархических уровнях.
  6. Последовательность для критериев декомпозиции выбирается так, чтобы максимально большая часть взаимодействий и зависимостей между работами оказалась на нижних уровнях иерархической структуры. Работы высших уровней – автономны.
  7. Декомпозиция работ считается завершённой, если работы нижнего уровня понятны менеджеру и участникам проекта, ясны способы достижения конечного результата и его показатели, однозначно распределена ответственность за выполнение работ.

На основе СДР создаётся список работ проекта. А далее определяется последовательность их выполнения, взаимосвязи с помощью организационно-технологических моделей и продолжительность работ.

Продолжительность работ

Продолжительность работ определяется на основе нормативов, на основе личного опыта (когда существует пример аналогичных работ), на основе расчётных методов планирования проектов. К таким методам относится, например, метод событийного анализа PERT, применяемый при неопределённости в оценке продолжительности операций. Существуют, однако, различные способы управления проектным временем.

  • PERT. Метод рассматривается как средневзвешенная трёх видов прогнозов: оптимистичного, ожидаемого и пессимистичного. После установления продолжительности по каждому прогнозу (с применением формулы и/или с привлечением экспертов) рассчитывается вероятность каждого из прогнозов. А затем значения каждого из прогнозов и их вероятности перемножаются, а величины складываются.
  • Сетевая диаграмма. Сетевой диаграммой называется отображение работ и зависимостей между ними в графическом виде. Чаще она представлена в виде графика, вершинами которого становятся проектные работы, а их последовательность и взаимосвязь демонстрируется соединительными стрелками.
  • Диаграммы Ганта. Это горизонтальная диаграмма с отображением проектных работ в виде отрезков, ориентированных по календарю. Длина отрезка соответствует продолжительности работы, а стрелки между отрезками – взаимосвязь и последовательность работ.

Помимо этого, в каждом проекте обеспечивается оптимизация работ по критерию времени, утверждаются календарные планы. Общая цель методов при планировании проектного времени – сокращение продолжительности проекта без потери качества его составляющих.

Трудовые ресурсы проекта

В этой части планирования сначала определяется объём доступных ресурсов. Это делается путём составления перечня исполнителей, доступности и возможности их участия в проекте.

Затем на каждую работу проекта назначаются исполнители с определением зоны их ответственности. Нередко в календарном плане на уровне распределения трудовых ресурсов возникают противоречия. Тогда производится анализ противоречий и их устранение.

Все эти взаимоотношения рекомендуется отражать в сводном документе, поскольку проговорённая, но незадокументированная информация часто исполнителями не воспринимается как однозначная.

Стоимость проекта

В планировании стоимости проекта можно выделить несколько этапов:

  1. На первом этапе определяется стоимость использования ресурсов, каждой проектной работы и проекта в целом. Стоимостью проекта здесь становится совокупность стоимостей ресурсов и выполнения работ. В число учитываемых факторов входят стоимости оборудования (в том числе, – взятого в аренду), труд штатных сотрудников и нанятых по контракту, материалы, перевозки, семинары, конференции, стоимость обучения и др.
  2. Второй этап предполагает составление, согласование и утверждение сметы проекта. Смета проекта здесь – это документ, в котором содержится обоснование и расчёт общей стоимости проекта. Производится он, как правило, на основе величины необходимых ресурсов, объёмов работ и др.
  3. Третий этап включает составление бюджета, его согласование и утверждение. Бюджет вводит ограничения на ресурсы и составляется в виде:
  • столбчатых диаграмм затрат и кумулятивных затрат,
  • линейных диаграмм кумулятивных затрат, распределённых во времени,
  • круговых диаграмм расходов,
  • календарных графиков и планов,
  • матриц распределения расходов.

При этом управление бюджетными рисками рассматривается в отдельном разделе проектного планирования.

Планирование рисков

В этом разделе описываются процессы, которые связаны с определением, анализом, оценкой рисков и разработкой мер реагирования на них. Риски характеризуются 3-мя параметрами:

  • рисковым событием,
  • вероятностью наступления рискового события,
  • размером потерь, в случае реализации фактора риска.

Простой метод планирования рисков реализовывается с соблюдением следующей последовательности действий:

  1. Идентификация рисков. Для этого привлекаются не только эксперты, но и все, кто поможет обнаружить потенциальные уязвимости проекта.
  2. Определение вероятности реализации риска. Измерение производится в процентах, долях, баллах и других единицах.
  3. Классификация рисков на предмет значимости каждого конкретного риска для проекта и его места в иерархии. Приоритетными считаются те, которые имеют высокую вероятность и значение для проекта в целом.
  4. Планирование мер по снижению вероятности наступления каждого отдельного риска с указанием ответственных за это сотрудников.
  5. Планирование мер по ликвидации отрицательных последствий в случае реализации риска с назначением ответственных лиц.

План при создании проекта необходимо писать независимо от того, в каком области работает предприятие: от производственных проектов и сферы IT-технологий и до озеленения и работ по благоустройству города. Однако само проектное планирование не «подвешено в воздухе», поскольку его предваряет проектная инициация, а завершает –переход к непосредственному исполнению проекта.

Отзывы, комментарии и обсуждения

Источник: https://finswin.com/projects/osnovnye/plan-proekta.html

Управление проектами: планирование — Офтоп на vc.ru

Планирование проектов

Менеджер управляет проектами – а этого никак нельзя сделать, если нет никакого понимания, когда что должно произойти по ходу выполнения проекта. Для того, чтобы понимание было, мы занимаемся планированием – тема сегодняшней статьи.

Планирование

Представь себе, что тебе нужно построить тот же дом. Представь, что каким-то образом ты пропустил этап “планирование” и сразу начал строить. И вот ты берешь кирпичи, кладешь их друг на друга, потом понимаешь, что не рассчитал по финансам, и эту стройку закончить не можешь. Берешь кредит, продолжаешь строительство.

Докладываешь кирпичные стены, кладешь сверху шифер и вдруг оказывается, что без фундамента эта тема долго не простоит (вообще не простоит, на самом деле). Ты ломаешь все, делаешь фундамент, кладешь кирпичи, крышу, а тут вдруг (внезапно!) оказывается, что до ближайших коммуникаций тридцать километров по прямой, и строить здесь дом бессмысленно вовсе.

Ну или хотел ты шестикомнатный таунхаус, а получил одноэтажный барак. Можно, конечно, рассказать коллегам, что у тебя там был эджайл и все по плану, но не было там никакого плана. Планирование – та фича, которая должна помочь избежать подобных неожиданностей. Чем четче план – тем меньше шансов, что что-то пойдет не так.

Идеально не будет никогда, но с планом жить станет проще.

Планирование – один из основных процессов в управлении проектами. По важности он чуть ли не важнее реализации проекта. Стоит этот процесс сразу за “инициализацией”, когда кто-то кому-то сказал: “проекту быть!”. На деле, та же инициализация тоже планируется, но в меньших масштабах.

При планировании проекта мы должны понять, что от нас требуется, когда, что у нас к этому есть, как это влияет на что-то еще и когда мы это сможем вытащить. Планирование – наше все.

К планированию относится и управление рисками, о нем я тоже однажды расскажу подробнее – в самом “управлении рисками” есть свой пунктик “планирование”.

Тема применима не только к управлению проектами – она применима даже к собственной жизни. Вот то, как ты расписываешь бюджет на месяц – планирование. То, как ты в гугл-календаре расставляешь даты отпусков – планирование.

Когда ты выезжаешь на работу из Подольска к Садовому – тоже планирование (когда выехать, как проехать, на чем ехать). Есть такие люди, которые вот вообще ничего не планируют и летят туда, куда их пнут.

Я про них рассказывать не буду, и вы меня не просите.

Планирование задач

Есть мнение, что неправильному планированию обязаны 80-90% провалов проектов (по срокам или содержанию, как минимум).

Чтобы такого у вас (и у меня) не случалось, в этом блоке поговорим про макро-планирование, когда предмет планирования – целый проект.

Я обещал углубиться в предмет с позиции практической – здесь будет с позиции практической. Все через призму менеджера проектов креативного агентства.

При планировании проектов у нас есть несколько основных групп планирования:

  • Планирование проектных задач
  • Планирование расписания проекта
  • Планирование команды проекта
  • Управление рисками

Ниже разберем каждый пункт отдельно. Помимо управления рисками – об этом напишу отдельно – сейчас это будут вкрапления в первые три пункта.

Планирование проектных задач

Главный документ в жизни проекта креативного агентства – техническое задание. В техническом задании мы расписываем общий набор того, что ожидаем на выходе.

Еще технические задания подписывают и показывают потом заказчику в случае чего – мол, смотри, твоих требований в нем не имеется, потому изволь.

Технические задания, кстати, пишутся до согласования стоимости проекта – стоимость потом напрямую зависит от содержания техзадания.

Возможности технического задания не ограничены – теоретически, в нем можно прописать не только все этапы, странички и кнопочки, но и то, как эти кнопки себя будут вести и какого цвета у этих страниц будет фон.

Предупреждая читателя, ринувшегося срочно писать подробное техническое задание, говорю: все предусмотреть нереально и в перфекционизм особо вдаваться не рекомендую. Если написание технического задания займет полгода, а проект – месяц, то смысла в этом всем никакого нет.

Некоторые проекты вообще не требуют технических заданий – включай благоразумие.

Я пишу технические задания только на функциональные вещи. Раздел такой-то, содержание такое-то, внутри происходит это-то. Увы, NDA, и ничего показать не могу, а писать отдельно под статью – не запланировано. Техническое задание должно быть структурировано, написано простым языком, избегать двусмысленностей – как мануал здесь можно брать статью о деловой переписке, правила те же.

В некоторых случаях, ты не сможешь написать техническое задание самостоятельно – от недостатка экспертизы или недостатка времени. В таких случаях подключаются другие ребята – например, сами исполнители, если исполнитель – программист, а речь идет о сложных технических вещах.

В некоторых фирмах написанием техдокументации занимается отдельный специально обученный человек – технических писатель. У нас такого нет, плюс это дело мне само по себе нравится.

Тебе я тоже рекомендую самостоятельно писать, чтобы люди, которые не будут отвечать за этот проект не наделали беды еще до старта оного. Или проверяй хотя бы.

Удобно писать технические задания в Google Docs, расставляя важные вещи заголовками – все чисто и аккуратно. Можно делиться ссылкой с заинтересованными лицами – они сразу напишут комментариев.

Чем четче в техническом задании прописано, как что должно работать – тем меньше проблем возникнет при передаче проектных задач исполнителям. Менеджер налаживает процессы, а случаи, когда исполнитель уточняет у него каждый шаг, мало похоже на процесс.

Автор знает о чем говорит, потому что автор, как человек самоуверенный, периодически может пропускать куски в техническом задании – может от ограничений во времени, а может потому что ленив.

Иногда вместо технического задания используется карта проекта – иерархическая структура. Под тип паука, в центре которого – название проекта, а из него исходят остальные задачи, соблюдая вложенность. Такое “техническое задание” сильно ускоряет оценку проекта, но снижает точность оценки – и времени, и содержания.

После того, как у нас есть техническое задание и понимание содержания проекта, задачи передаются в работу. Разумеется, после подписания задания клиентом.

Планирование расписания проекта

Здесь у нас планирование работ для передачи исполнителем + планирование сроков исполнения задач. Кто-то верно заметил, что управление проектами – разделение большого пласта на поменьше и попытка всунуть их в какие-то сроки. Примерно так все и есть: на куски мы пилим проект, чтобы было проще контролировать выполнение и расставлять их на таймлайне.

Какой-то особой техники резки задач у меня нет – я точно знаю, что задачи не должны сваливаться на голову исполнителя скопом и должны быть расставлены в логической последовательности. Должно быть понимание критического пути – списка задач, без которых проект жить не сможет, задач, вокруг которых выстраивается весь проект.

Методов пилки задач несколько:

  • Сделать каждый пункт и подпункт технического задания отдельной задачей, по иерархии.
  • Использовать сложные темы, типа PERT, и по итогу раздавать задачи исполнителям.

В несложных проектах наш друг – расстановка задач по иерархии. В диджитале сложные проекты случаются редко, потому запоминай.

Графически такие планирование выливается в в иерархическую структуру работ – ИСР (или WBS).

Иерархическая структура работ – один в один “карта проекта” (она же – ментальная карта или “майндмап”), только направлена в одну сторону. Можно иметь ее параллельно техническому заданию, хуже не станет.

Иерархическая структура работ.

PERT (его еще называют “сетевой график”) примерно в тысячу раз сложнее иерархического планирования, он нужен для сложных проектов – в них PERT поможет не допускать рисков, когда что-то сделано не вовремя. Этот метод планирования определяет последовательность решения задач – что следует до, что после.

PERT также используется при оценки времени выполнения задач – интересной фишкой в нем является выставление трех сроков каждой задаче – оптимистическое время выполнения, пессимистическое время решение и наиболее вероятное. На основании этих трех оценок вычисляется наиболее вероятное время.

Там ниже говорим про планирование времени, поймете почему это интересно и важно.

График PERT.

Критический путь (и метод критического пути) фича именно PERT. Я не использую сетевые графики в работе, но вот критический путь прям в душу запал. Суть его в том, что он определяет самую долгую последовательность задач – тех, которые нельзя подвинуть или избежать. Критический путь определяет минимальное время завершения проекта.

Итого, проект, в котором достаточно иерархической структуры при планировании задач, может выглядеть так:

  • нарисовать главную страницу сайта
  • нарисовать контентную страницу
  • нарисовать продуктовую страницу
  • сверстать главную страницу сайта
  • сверстать контентную страницу
  • сверстать продуктовую

Удобно при “водопаде”, о котором рассказывал в предыдущей статье. Плюс, такой проект гораздо проще в планировании времени – все понятно при взгляде сверху.

Сетевой график используется, когда задач тысяча, и половина из них между собой связана – когда задача, которая должна быть выполнена после этапа Х зависит от задачи Y, не связанной с задачами A, B и C, которые в графике первые.

PERT – такой эджайл при планировании, только что результат проекта точно определен, иначе не надо было бы вам этих графиков.

Возвращаясь к простым, линейным проектам, вернемся и к планированию сроков таких проектов. Кажется, лучшее, что было придумано в этой области – диаграмма Гантта. Это такой лист, где у тебя расписаны задачи с одной стороны, а с другой – линейный календарь, на который положены линии, когда эта задача уйдет в реализацию и будет выполнена.

Диаграмма Гантта.

Это тоже расписание проекта – у него может быть меньшая, по сравнению с сетевым графиком, детализация, но даже такая форма отображения таймлайна проекта лучше, чем никакая. Диаграмма Гантта собирается в экселе, на коленке за 5 минут.

Как-то не получилось у меня отдельно рассказать про планирование сроков проекта, расскажу вкратце и внутри блока “планирование расписания”. Сроки выполнения проекта вычисляются людьми, которые будут делать задачи внутри проекта – каждый в рамках своей зоны ответственности.

Обычно это выглядит как указать пальцем в небо, и практика показывает, что палец подходит любой – даже вот твой. Планирование сроков выполнения проекта – всегда предсказание: можно угадать, а можно не угадать. Что с этим делать, я не знаю – обещал рассказать про риски, вот оно.

На планирование работы команды ( = выполнения проекта), работающей для внешнего заказчика влияют не только задачи внутри проекта – влияют задачи из параллельных проектов (ибо такого, чтобы кто-то сидел и ждал именно своего проекта, просто не бывает).

Если используется PERT – сроки будут плюс-минус релевантными, ибо берется три пальца в небо и после небольшого вычисления выявляется наиболее вероятный палец. На тех проектах, где полезен PERT, вряд ли бывают конфликты между проектами, а те пальцы куда опытнее, чем мой.

Быть может этот блок дополнит следующая статья, про микроменеджмент – там будет немного про управление временем.

После того как мы поняли, что нам нужно, что за чем следует и без чего проект жить не сможет, перемещаемся к планированию команды. Хотел сказать, сразу к работе, но как работать, когда работать пока некому.

Планирование команды проекта

Планирование команды проекта должно начинаться примерно на этапе инициализации. Чаще всего на этапе планирования задач уже есть кто-то, кто после будет работать с проектом. Например, люди, готовые поделиться экспертным мнением, чтобы ты, менеджер, потом не зафакапил чего-нибудь.

Где-то на Западе менеджер может скрупулезно выбирать членов команды под проект. Выяснять, насколько тот или иной человек подходит под проект, какие у него взаимоотношения с другими членами команды и почему у исполнителя может возникнуть нежелание работать.

Для проектов он их как бы нанимает – изнутри компании, или из вне (рекрутинг или фрилансеры). Когда ты станешь менеджером, ты их тоже будешь нанимать. Только что выбора тебе особого не дадут – вот, есть человек, подключай.

Это тебе скажет руководитель направления (или тимлид), в котором работает твой коллега.

Команда может планироваться двумя путями: сразу вся – когда на старте определяется, кто подключится к проекту на каждом этапе, или по мере потребности в ресурсах. В идеале, лучше первый вариант – чтобы все перезнакомились и потом показывали, что они там в процессе наделали, с чем следующему придется разбираться.

Фактически чаще случается второй вариант – когда этап верстки планируется через два месяца, глупо планировать работу конкретного технолога, он за эти два месяца может переключиться на что угодно – ждать не будет.

Еще есть вариант, когда в проекте группа исполнителей с одной ролью – здесь и так все понятно, они почти что один юнит исполнителя, только большой.

Планирование команды проекта (и отдельных ее членов) нужно делать заранее – никогда в нормальной жизни ты не встретишь ситуации, чтобы кто-то тебе понадобился, и вот сразу он, сидит, ждет когда ты его забрифуешь. Запрашивать ресурсы исполнителей нужно хотя бы за пару недель до – чтобы исполнитель тоже смог спланировать свою работу. Закончить ее например, или передать.

В этот блок отлично подошел бы текст про передачу задач исполнителям, но в Алматы уже вечер, а мне завтра на работу пилить, чтобы собрать для вас контент “с полей”. Добавил себе в задачи тему, поговорим о ней, когда коснемся работы с людьми в проекте.

Резюме

Итого, мануал.

  • Пишем техническое задание
  • Планируем сроки и задачи – когда что будет и что за чем следует
  • Собираем команду
  • ???
  • PROFIT!

Риски на каждом этапе.

  • Написать некорректное или неполное техническое задание
  • Неправильно запланировать последовательность или содержание задач
  • С исполнителями – какие угодно риски. От конфликта между проектами, до человеческого фактора

Это статья про планирование небольших проектов. Она для совсем начинающих менеджеров проектов и сочувствующих. В следующей серии планирую (sic!) рассказать про планирование личного времени и задач – про микроменеджмент. Перед следующей статьей предлагаю прочитать (или перечитать) статью про управление задачами в таск-менеджере.

Источник: https://vc.ru/flood/39931-upravlenie-proektami-planirovanie

7 принципов планирования проектной деятельности и управления процессами работ

Планирование проектов

Осуществление проекта буквально на всех стадиях потребует четких действий, скоординированного и последовательного плана.

Система планирования управления проектами на первых этапах разрабатывается (в концептуальном смысле) руководителем, владельцем компании/бизнеса.

На этапе разработки концепции развития проект-менеджером (или отделом по планам развития) во внимание берутся основные понятия и цели направления:

  • продолжительность всего плана реализации проекта;
  • протяженность каждого элемента;
  • объем необходимых ресурсов для достижения целей: финансовые возможности, трудовые резервы, запас времени;
  • объемы привлекаемых строительных или проектных организаций;
  • сроки поставки материалов, комплектующих, оборудования;
  • ликвидность проводимых мероприятий.

задача и основообразующая цель планирования проектирования процессов в управлении – это составление модели для реализации бизнес-идеи в желаемой концепции.

Каждая процедура в осуществляемой деятельности имеет свое ответственное лицо, которое отвечает за выполнение поставленных задач в нужные сроки.

В большинстве случаев, именно временные нормативы и их соблюдение оказывают фундаментальную роль во внедрении всех наиболее выгодных идей на данном промежутке времени.

Поэтому основная роль отводится изучению временных сроков для реализации и прогноз ликвидности отрасли в будущем.

Основные стадии реализации планирования проектной деятельности

Любая проектная деятельность рассчитана на реализацию в определенном временном промежутке. Так, наиболее важным фактором для внедрения плана является учет ликвидности направления в будущем, его прибыльность и даже убыточность.

Цели и задачи планирования в обязательном порядке должны быть четкими, поскольку только в этом случае можно приступать к реализации следующего этапа – формирования характеристик проекта.

Однако весь процесс осуществления плана можно для удобства разделить на несколько стадий:

  • построение концепции, его целей;
  • определяется последовательность работ;
  • определяются ресурсы, которые необходимо будет задействовать;
  • описание проекта, его состава;
  • определение последовательности работ;
  • составляется основа проектного бюджета (смета);
  • компоновка всех результатов в один документ (бизнес/план);
  • реализация, воплощение плана;
  • просчет прибыльности по итогам реализуемого плана.

Результаты планирования представляют в виде графиков, сравнительных анализов, которые несут пирамидальную структуру с четкими действиями на каждом этапе его реализации.

7 принципов планирования проектной деятельности

Чтобы результат был результативным, важно при разработке и составлении планирования проектной деятельности учитывать 7 основных принципов.

Принцип №1: Целенаправленность

В основе планирования конкретного плана должна лежать главная цель: для чего необходимо внедрять каждый из этапов планирования, какая его задача, суть и необходимость.

Принцип №2: Системность

Системная созависимость каждого из сегмента внедряемого этапа. Поскольку планирование – это совокупность отдельных этапов, то важно определить не только задачи для каждого из них, но и обеспечить системность эффективного взаимодействия каждого элемента. Важно понимать, что невыполнение в одном элементе влечет «неполадки» во всей организации планирования.

Принцип №3: Комплексность

Применение разных методов в проектировании не должно оказывать влияние на связку каждого из элементов. Рассматривая такой принцип, важно учитывать индивидуальные особенности каждого направления, внедряя его на необходимом промежутке времени.

Принцип №4: Обеспеченность

Конечно же, основополагающий принцип для воплощения любых идей – это наличие необходимых ресурсов материального плана. Без финансирования реализовать любой, даже самый скромный проект не получится. Поэтому прежде чем принять решение о внедрении тех или иных планов, стоит изначально рассчитать материальное обеспечение, при необходимости – привлечь инвестора.

Принцип №5: Приоритетность

Как правило, такой принцип рассматривается в том случае, когда есть возможность воплощения нескольких разных по специфике направлений. Так, приоритетные цели определяют наиболее важные пункты, соответствующие принципам концепции развития отрасли или всего бизнеса.

Принцип №6: Безопасность

Прежде всего, данный принцип основан на материальной безопасности, то есть на просчете рисков, которые не дадут возможности воплотить все идеи в жизнь. Во внимание берутся не только финансовые аналитические исследования, но и прогноз рынка, анализ эффективности экспертного отдела.

Принцип №7: Время

Реализация конкретных идей наиболее выгодна в том случае, если существует спрос на предложение. Для реализации плана стоит учитывать примерное время, которое может потребоваться для внедрения принципов планирования.

Планирование процессов управления: структура

Структура реализации идей планирования представляет собой иерархическую цепочку взаимозаменяемых дисциплин, которые позволяют решать разнообразные организационные вопросы. Цель структуризации процессов планирования проектами:

  • формирование поэтапности реализуемых работ (график);
  • показывать результаты внедряемых этапов (эффективно, неэффективно);
  • установление контрольных точек развития и реализации проекта;
  • обеспечение всем сотрудникам и руководству проекта объективного понимания того, что нужно делать именно сейчас;
  • распределение зон ответственности;
  • составление понимания всех используемых ресурсов: трудовых, материальных, финансовых.

Структура проектирования во многом определяется целью. К примеру, при целях могут существовать совершенно разные требования: одно предприятие ставит за цель построить 10 домов по 15 этажей, а другая компания ставит за цель построить 10 домов по 10 этажей за 5 лет. Цели у обеих компаний разные, а потому и структура будет разниться и значительно отличаться друг от друга.

Структура проектной деятельностиЕще одна схема

Краткий словарь понятий, характеризующих процесс планирования проекта:

  • ССО – структурная схема организации;
  • СРР – структура разбиения (распределения) работ;
  • СДР – структурная декомпозиция работ.

Структура в стандартном формате проекта планируемых работ:

  • целеполагание;
  • планирование;
  • создание;
  • контроль и возможная коррекция действия на разных этапах;
  • презентация;
  • рефлексия.

Планируемый результат проектной деятельности может нести личностный, регулятивный, познавательный, коммуникативный, материальный характер.

Виды планирования проектной деятельности

Проектная деятельность, технология планирования и его структуризация также определяется видом данного рода деятельности. Так, по масштабам выделяют:

  • микропроекты (узкая форма реализации проекта индивидуальной инициативы, объёмы которого могут меняться);
  • малые проекты (инструменты реализации с малым трудовым и денежным ресурсом, не нуждаются в крупном финансировании);
  • мегапроекты (целевые программы, которые в основе несут взаимосвязь с несколькими малыми или средними проектами).

Виды проектной деятельности по срокам реализации:

  • краткосрочные;
  • среднесрочные;
  • долгосрочные.

Продолжительность по времени краткосрочного проекта может быть от полугода до двух лет, в то время как долгосрочные планы реализуются до 15 лет. Реализованным считается тот проект, который достиг своей цели, до этого момент проектный план может корректироваться, пересматриваться концепция реализации.

Виды проектного планирования по типу финансирования (бюджетированной основы):

  • спонсорские;
  • кредитные или инвестируемые;
  • бюджетные;
  • благотворительные.

Выводы

Планирование и контроль управление проектами в любом из указанных видов осуществляется ответственными должностными лицами. В общем своем понимании, планирование проектной деятельности – это обязательная составляющая часть как развивающейся компании, так и бизнеса с ноля. Без данного пакета документации осуществить реализацию бизнеса на должном уровне не представляется возможным.

Источник: http://arprime.ru/planirovanie/proyektnoy-deyatelnosti

Технология создания плана проекта

Планирование проектов

Управление проектами представляет собой симбиоз технологии и искусства решения в срок уникальной задачи в рамках выделенного на ее цели бюджета.

Чтобы проект был сделан успешно, необходимо достигнуть понимания руководством компании и РМ, как он будет реализовываться, кем, когда и какие именно работы должны быть выполнены.

План проекта рассматривается не как один документ, а как целый комплекс документированных решений, которые и отвечают на вышеуказанные вопросы. Представляю вашему вниманию обзорную статью, рассматривающую основы технологии планирования проекта.

Сущность проектного планирования

Планирование проекта предполагает множество взаимосвязанных итераций, итогом которых выступает единый сводный план.

Под планом проекта мы будем далее понимать систему намечаемой деятельности, документально оформленной в результате составления.

Эта система состоит из связанных особым образом параметров, обеспечивая которые, решается отдельная задача развития. Данные параметры формируются исходя из ряда функциональных зон проектной деятельности:

  • содержания;
  • сроков;
  • стоимости;
  • персонала;
  • поставок;
  • коммуникаций;
  • рисков и т.п.

План – это ключевой элемент системы управления проектами. Если РМ удалось составить детально проработанный комплекс плановых документов, то он вправе ожидать гарантированного получения требуемых результатов на выходе работ.

Для этого сроки, ресурсы и другие аспекты должны быть хорошо спланированы. Пока план не разработан, невозможно знать, сколько средств и времени потребуется для выполнения уникальной задачи.

Без плана менеджер практически лишен ориентиров соответствия работ целям проекта.

Надо понимать, что планирование не всегда дает в итоге положительные результаты, но отрицательные выводы способны принести не меньшую, а порой и большую пользу. В любом случае, эффективность вложения средств возрастает, а «распыления» заработанной прибыли не происходит. Проектное планирование закладывает основы продуктивной работы и решает следующие прикладные задачи.

  1. Уточнить, детализировать цели и результаты мероприятия.
  2. Определить состав и объем работ.
  3. Оценить сроки и бюджетную стоимость.
  4. Составить календарный план и бюджет основных фаз или всего проекта.
  5. Произвести уточненную оценку потребностей в ресурсах на каждой фазе или для всей задачи.
  6. Составить план ресурсного обеспечения.
  7. Выполнить оценку рисков и создать план реагирования на них.
  8. Разъяснить детали мероприятия заказчику.
  9. Согласовать план с основными участниками.
  10. Распределить ответственность за работы и задачи между участниками.
  11. Утвердить сводный план.
  12. Уточнить планы взаимодействия, процедуры управления планированием.

Место плана управления проектом на стадии его жизненного цикла. Источник: Руководство PMBOK 5Место процессов планирования среди других процессов проектной реализации. Источник: Руководство PMBOK 5

Проектное планирование не может быть «подвешено в воздухе». Его предваряет инициация, а выходом данных процессов является собственно исполнение проекта. И мы осознаем ряд важных моментов о том, что планирование:

  • привязано к конкретной временной точке жизненного цикла уникальной задачи и к его значительному по протяженности периоду (смотреть схемы, показанные выше);
  • итерационно – не заканчивается после написания планов, требует регулярной актуализации вплоть до активной фазы закрытия;
  • комплексно – не ограничивается одним инструментом и включает ряд средств и соответствующих документов на выходе.

Укрупненный состав процессов планирования

План проекта отличается от плана управления проектом и соответствующих процессов планирования. Как мы уже определились, в широком смысле под планом мы понимаем заранее намеченную систему деятельности, для которой установлены порядок выполнения, последовательность и сроки работ.

В узком смысле план – это документ, который отражает порядок предусмотренных действий и сроки выполнения.

План управления проектом есть результат регламентированных процедур (процессов) планирования, в которых управляющее начало берут на себя регулярные, регламентами закрепленные процедуры создания планов как документов.

Определения основных понятий планирования от PMI. Источник: Руководство PMBOK 5

Планирование мероприятия включает в себя две группы процессов: процессы непосредственной разработки планов и вспомогательные процедуры.

Результатом блока разработки является документ, именуемый сводным планом проекта. В его состав входят календарный план, бюджет мероприятия и ряд других документов.

Состав и содержание работ, потребные ресурсы для их выполнения определяют последовательность, продолжительность и размер затрат на их производство.

Планирование возможных рисков (выявление, идентификация и оценка) и управление ими влияют не только на разработку календарного плана, но и на бюджетные потребности.

Уточнение целей, определение границ уникальной задачи и структурирование команды и ответственности закладывают основы для полноценной работы по планированию проекта.

Далее вашему вниманию предлагается модель связей основных процедур рассматриваемых процессов.

Модель процессов планирования в управлении проектом

Известно, что по стандарту PMI практически в каждом разделе Руководства PMBOK планированию выделяется целый блок. Исходя из представленной выше схемы, это вполне естественно.

Наиболее целостно картину управления планированием и создания единого сводного плана демонстрирует раздел PMBOK «Управление интеграцией проекта».

Ниже показан локальный блок диаграммы потоков данных разработки плана управления мероприятием.

Локальный блок диаграммы потоков данных разработки плана управления проектом

Представленный выше визуальный блок примечателен рядом обстоятельств. База знаний по управлению проектами, весь наработанный в этом направлении опыт, регламенты имеют существенное значение для успеха планирования.

Это в той же мере касается стандартов, ПО, организационных структуры и культуры, методов управления, инфраструктуры и т.д. Устав является ключевым ориентиром для планирования.

Данные процессы являются базисом для интеграции в сводный план и в качестве входов для разработки его итоговой версии предлагают:

  • планы управления параметрами проекта;
  • базовые планы по содержанию, по стоимости, а также расписание;
  • обновления плана.

Этапы разработки календарного плана

Как мы помним, управление проектом строится на «трех китах»: содержании работ, ограничениях и рисках. Если менеджер умеет хорошо работать с этими тремя параметрами, то для него нет нерешаемых задач. Рассмотрим разработку календарного плана с позиции названных трех позиций и разобьем этот процесс на этапы. Первый и второй этапы мы отнесем работ.

  1. Этап определения и написания состава работ списком. Достаточно часто допускаются ошибки из-за того, что все работы сразу представить не получается. Для качественного определения состава операций полезно использовать основы метода последовательной декомпозиции работ.
  2. Этап определения исполнения проекта с точки зрения последовательности и длительности работ, которые зависят от технологии их выполнения. Для создания качественного результата данного этапа хорошо подходит уже названный метод последовательной декомпозиции задач и экспертная оценка продолжительности работ с использованием таких методов, как, например, метод мозгового штурма.
  3. Определение доступности ресурсов. В мероприятии используются разнообразные ресурсы: финансовые, материальные, трудовые, информационные и т.п. С позиции денежных ресурсов требуется увязать график работ с графиком финансирования. Вводится понятие дефицитных ресурсов: уникальных специалистов и мощностей. Это накладывает отпечаток на последовательность и продолжительность работ.
  4. Определение внешних ограничений. К этим ограничениям относятся сезонность, технологические процессы поставок оборудования, различные внешние события. Если взять во внимание пример особых пожеланий заказчика (по конкретным партнерам) или внешних событий (например, приуроченность завершения этапа к моменту национального праздника), то подобные события включают в мероприятие в виде вех.
  5. Этап создания плана реагирования на риски. Мы анализируем риски проекта и для основных угроз разрабатываем план реагирования. С учетом этого плана мы затем дорабатываем календарный план.

Третий и четвертый этапы относятся к позициям ограничений, пятый этап – к рискам. Две основы реагирования (активная и пассивная) определяют момент решения и включения его в проектный план. Активное реагирование подразумевает, что мы в календарный план включаем дополнительные работы, направленные на минимизацию рисков. Это может повлиять на сроки выполнения других работ.

Как пример мы можем рассмотреть проект вывода на рынок новой услуги. Допустим, выявлен риск ее невостребованности на рынке.

Тогда для минимизации данного риска необходимо провести дополнительное исследование, и эту работу приходится включать в календарный план. Пассивное реагирование подразумевает формирование дополнительных финансовых резервов под выявленные риски.

Этапы разработки календарного плана могут быть представлены также и в логической последовательности, представленной далее.

Логическая последовательность разработки календарного плана

Основные действия по планированию проекта

Для создания сводного плана менеджер проекта реализует серию планировочных итераций. В ходе выполнения процессов планирования формируются важные инструментальные и итоговые документы, которые в совокупности и составляют сводный план. Среди них:

  • иерархическая структура работ (ИСР);
  • сетевая диаграмма;
  • план управления качеством;
  • расписание проекта;
  • бюджет;
  • организационная диаграмма;
  • реестр рисков;
  • коммуникационный план;
  • сводный план проекта.

Визуальная модель процессов планирования проекта

Выше размещена модель процессов планирования проектной задачи. Полный состав процессов вы имеете возможность рассмотреть на схеме.

Процессы планирования по методу «бассейновых дорожек» привязаны практически ко всем разделам управления проектами.

Многие из указанных в модели процессов получат возможность быть представленными в отдельных статьях нашего сайта. В настоящем материале мы кратко акцентируем внимание на ключевых процедурах планирования.

  1. Процесс определения содержания выполняется с целью прояснения масштаба проекта, границ с описанием его продукта. Процесс начинается с уточнения целей мероприятия, его связи со стратегией компании, рассмотрения вариативных подходов к реализации. PM должен четко осознавать, какие работы выходят за рамки проекта и каковы требования к продукту.
  2. Процесс определения состава работ. Основы, заложенные в предыдущем процессе, получают развитие в полном комплексе необходимых операций для достижения успеха. Их структура и состав связаны с основной задачей проекта. ИСР является основным инструментом, применяемым PM для решения задачи настоящего процесса.
  3. Определение взаимосвязей работ. Логическая последовательность работ служит предметом и целью настоящего процесса. Наилучшим инструментом и результатом реализации процесса является сетевая модель (диаграмма, график), построенная и оптимизированная с применением метода PERT и CPM.
  4. Процесс оценки длительности работ. Прогнозирование продолжительности каждой работы, входящей в ИСР и сетевую модель, выполняется на основе разнообразных подходов. Основными методами служат способы оценки по аналогам, «снизу – вверх», от исполнителей, экспертная и параметрическая оценка.
  5. Процесс оценки потребностей в ресурсах. Целью процесса является определение потребного количества человеческих ресурсов, ресурсов машин и механизмов. Ресурсы разделяются на группы: возобновляемые, расходуемые и финансовые.
  6. Процедура разработки календарного плана. Процесс выполняется с целью определения расчетных сроков отдельных работ и проекта в целом. Важен вопрос детализации плана. Глубина его проработки должна быть достаточной для того, чтобы менеджер проекта мог контролировать ход работ и выполнение поставленных задач.
  7. Разработка сводного плана проекта. В нем происходит объединение всех результатов работы по планированию мероприятия в единый интеграционный документ проекта.

В настоящей статье мы познакомились с «максимальной комплектацией» процедур и документов, создающих проектный план.

В реальной практике, особенно когда проект по масштабам является средним или небольшим, носит регулярный характер, избыточные усилия по планированию часто не требуются. В таких случаях можно ограничиться типовыми планировочными решениями и неполным составом документов.

Вместе с тем, без базового документального комплекта в сводном плане вряд ли можно обойтись, и усилия, потраченные на его разработку, окупаются сторицей.

Источник: http://projectimo.ru/planirovanie-proekta/plan-proekta.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.