+7(499)495-49-41

Планирование и управление денежными потоками

Содержание

Управление денежными потоками банка

Планирование и управление денежными потоками

Оперативное управление денежными потоками банка обусловлено тем, что в современных российских банках присутствует недостаток капитала, который компенсируют заемными средствами, а также средствами клиентов коммерческой структуры.

Неявными следствием отсутствия капитала является неприменимость методик анализа состояния, где капитал рассматривается как умение сохранить и приумножить денежные потоки, получая при этом достаточную прибыль.

Определение 1

Под денежным потоком понимают: следующие друг за другом выплаты (оттоки) и поступления (притоки) денег, понимаемые в широком смысле. Как элемент денежного потока выступает доход, расход, прибыль, платеж и др.

Все денежные потоки объединяются в три группы:

  • потоки от текущей деятельности,
  • потоки от инвестиционной деятельности,
  • потоки от финансовой деятельности.

При управлении денежными потоками особое внимание уделяют элементам финансовой структуры:Совокупность денежных средств, которые покидают и поступают в банк.Совокупность всех финансовых ресурсов, которые отвечают за работоспособность банка.

Ничего непонятно?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Этапы управления банковскими денежными потоками

Для того, чтобы эффективно управлять денежными потоками необходимо сформировать специальную политику, которая будет частью финансовой системы банка. При реализации данной политики подразумевается разработка следующих этапов:

  1. в предшествующем периоде анализ денежного потока в банке,
  2. изучение факторов, которые влияют на формирование денежного потока,
  3. обоснование типа политики управления денежными потоками,
  4. оптимизация денежных потоков и выбор необходимых направлений, которые способствовали реализации данной политики,
  5. в разрезе отдельных видов денежных потоков реализация планирования,
  6. эффективный контроль и реализация управления денежными потоками.

Замечание 1

Позиции, с 1-5 являются элементами планирования, последний же пункт отвечает за контрольно-распределительную функцию. По своей структуре контроль денежных потоков может осуществиться только на «входе-выходе». Это позволяет экономить на административном ресурсе. Как итог будет стабильная организация минимальных затрат времени и средств.

Особенности денежного потока

Структура денежного потока в банке имеет определенные особенности. Потоковое движение денежных средств не только непрерывно, но обладает особенностями «входа-выхода».

Если рассматривать инвестиционную и кредитную деятельность денежный поток возникает тогда, происходит рефинансирование вернувшейся в банк части ссуженной стоимости.

Это приводит к перетоку денежных средств в состояние новых банковских ресурсов и дальнейшую кредитную эмиссию.

При этом человек, который управляет денежным потоком должен следить за бесперебойностью денежных средств и достаточным притоком рефинансируемых средств, которые обеспечат трансформацию ресурсов в активы.

Помимо всего прочего управление денежными потоками подразумевает поддержание ликвидности банка. Ликвидность при этом приобретает потоковый характер, другими словами характер беспрерывности.

Эффективное планирование денежных потоков в банке подразумевает:

  1. анализ внешних и внутренних факторов, которые воздействуют на каждый платеж,
  2. исследование субъективного круга по каждому платежу,
  3. составление плана на краткосрочный и среднесрочный период,
  4. разработка специализированной методологии,
  5. создание резервной базы.

Для денежного потока характерны определенные фундаментальные свойства:

  • объем,
  • сбалансированность,
  • изменчивость

На рисунке представлены взаимосвязи между данными фундаментальными категориями и свойствами.

Рисунок 1. Взаимосвязи между фундаментальными свойствами денежного потока. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Если рассматривать систему управления денежных потоков, то субъектами управления выступает финансовая служба, которая зависит от масштабов самого банка.

Так, например, в малых банках данной системой выступает главный бухгалтер, который совмещает функции начальника планового и финансового отдела.

В средних банках в качестве финансовой службы выступает бухгалтерия, финансовый отдел и отдел оперативного управления.

Крупные банки имеют свою финансовую службу под управлением финансового директора.

В качестве элементов управления денежными потоками используют программное обеспечение, нормативно-правовую базу, информационное обеспечение, финансовые методы и инструменты.

К финансовым методам относят расчеты с дебиторами и кредиторами, взаиморасчеты с учредителями. Финансовые инструменты – налоги, инвестиции и др. Нормативно правовое обеспечение – это законодательная база государства. К программному обеспечению относят бухгалтерские программы.

Помимо системы управления на управление денежными потоками огромную роль играют различные факторы, которые делят на внутренние и внешние. Внешние факторы- это конъектура финансового рынка, влияние системы налогообложения, практика в кредитовании, расчетные операции, источники кредитования и финансирования.

К внутренним источникам относят жизненный цикл банка, амортизационную политику, инвестиционные программы, руководящее звено.

Но несмотря на все эти факторы основной управления денежными потоками является оперативное владение информацией, которая базируется на правильном бухгалтерском и управленческом учете.

Данная информация разнообразна от движения денежных средств до предстоящих закупок. Поступление информации происходит из различных источников. Данная информация должна быть тщательно обработана и проанализирована.

Так как последствия ошибок могут затронуть всю систему в целом, а ошибку приведут к непоправимым последствиям.

Определение 2

Таким образом, система управления денежными потоками в банке — это совокупность методов, инструментов и специфических приемов целенаправленного, непрерывного воздействия со стороны финансовой службы банка на движение денежных средств для достижения поставленной цели

Данная система является важнейшим фактором в функционировании банка.

Источник: https://spravochnick.ru/bankovskoe_delo/upravlenie_denezhnymi_potokami_banka/

Управление денежными потоками

Планирование и управление денежными потоками

В последнее время, когда заемные средства резко подорожали, особенно актуальными стали проблемы планирования и управления денежным потоками. Необходимость управления денежными потоками можно проиллюстрировать на следующем примере.

Рисунок 1 Возможные проблемы при отсутствии управления денежными потоками

Предположим, мы не планируем денежные потоки нашей компании. Следовательно, мы не можем предсказывать кассовые разрывы. Это приводит к тому, что в конце месяца у нас нет денег, чтобы оплатить счет от нашего поставщика. Мы обещаем оплатить этот счет в следующем месяце.

Такие обещания дают разные сотрудники разным поставщикам. Из-за отсутствия системы управления денежными потоками мы не можем быть уверены в том, что такая же ситуация не произойдет в следующем месяце.

В результате с частью важных поставщиков мы можем испортить отношения, нарушить устоявшуюся цепочку поставок, а значит и ухудшить взаимоотношения с клиентами.

Это лишь одна из возможных ситуаций. Недостаточное внимание к планированию и управлению денежными потоками приводит к нехватке ликвидности, нарушениям в сроках оплаты, ухудшению взаимоотношений с контрагентами, необоснованному использованию дополнительных заемных средств и т.п.

Почему возникают кассовые разрывы?

Неплатежеспособность возникает в тот момент, когда денежный поток становится отрицательным. Важно, что такая ситуация может возникнуть даже в том случае, если формально предприятие остается прибыльным.

Именно с этим связаны проблемы доходных, но неликвидных компаний, стоящих на грани банкротства.

Чаще всего эти проблемы являются результатом неправильно организованных платежей или нарушения условий платежей.

Проблему неправильно организованных платежей можно охарактеризовать на следующем примере. Специфика отрасли может подразумевать некоторую отсрочку поступления денежных средств от клиентов.

Наличие существенной дебиторской задолженности и плохая работа с ней может приводить к недостатку денежных средств для оплаты текущей деятельности предприятия.

Проблема неправильно организованных платежей может быть решена только комплексно на этапах бюджетирования и на этапе оперативного управления платежами.

Проблема нарушения условий платежей, как клиентами компании, так и самой компанией решается преимущественно на этапе оперативного планирования за счет более качественной работы с клиентами по закрытию дебиторской задолженности.

Если в компании существует регламент фиксации планируемых поступлений денежных средств, то при нарушении этих планов становится возможным оперативно установить какие именно контрагенты нарушают условия платежей.

Рассмотрим подробнее этапы управления денежными потоками на примере продукта «РГ-Софт: Управление денежными потоками».

Основные этапы управления денежными потоками

Управление денежными потоками можно представить как последовательность следующих этапов:

1. Бюджетирование / скользящее планирование;

2. Сбор информации о планируемых платежах;

3. Проверка и утверждение платежей;

4. Оперативное управление платежами.

Более подробно взаимосвязь этих этапов показана на рисунке 1.

Рисунок 2 Этапы управления денежными потоками

Бюджетирование

На этапе бюджетирования, исходя из плана продаж и закупок, составляются планы движения денежных средств на промежуток времени (бюджеты движений денежных средств (БДДС)). Уже на этом этапе можно выявить потенциальные кассовые разрывы и принять необходимые меры.

Бюджеты расходов денежных средств могут также нести функцию ограничения «аппетитов» подразделений. В дальнейшем все платежи будут планироваться таким образом, чтобы вписываться в рамки существующих бюджетов.

В системе это реализовано следующим образом: если подразделение израсходовало все лимиты по данной статье ДДС, обычный пользователь не сможет провести «Заявку на расходование денежных средств» и платежный документ.

Как правило, БДДС составляются на месяц, квартал или год. Составление БДДС с нуля — достаточно трудоемкий процесс, так как требуется обработать большой массив информации о предстоящих доходах и расходах. Чтобы облегчить этот процесс часто за основу берутся данные предыдущих периодов. В этом может помочь реализованный в системе помощник заполнения бюджета.

Таким образом, использование бюджетирования движений денежных средств помогает ответить на вопросы: кто, когда, на какие цели и сколько сможет потратить денежных средств.

Скользящее планирование

Скользящее планирование – технология планирования, предполагающая после прохождения каждого периода деятельности изменять планы на будущее, «отдаляя» их границу на длину пройденного периода. Например, еженедельно составлять план на ближайшие 12 недель. При этом детальность планов уменьшается пропорционально «удаленности» соответствующего периода от точки планирования.

Такая технология планирования имеет ряд преимуществ перед традиционным бюджетированием. Традиционное бюджетирование иногда сравнивают с планированием «в стену»: компания не видит своего будущего за пределами границ бюджета. Например, есть бюджет на год.

В начале последнего месяца нам известны планы только на месяц вперед, что во многих случаях неприемлемо. Согласование бюджетов на следующий период планирования довольно долгий процесс, и многие службы компании оказываются в ситуации, когда планы известны на весьма ограниченный срок.

Специалисты консалтинговой компании «KPMG» рекомендуют в таких случаях использовать скользящее планирование.

Рисунок 3 Сравнение традиционного бюджетирования и скользящего планирования

Процесс ведения скользящего планирования обычно более трудоемкий, т.к. требует регулярного пересмотра текущей ситуации и изменения планов, но с другой стороны при вовлечении в процесс всех заинтересованных людей дает более качественный прогноз.

Для этого в системе используются т. н. «предварительные заявки», в которых указывается лишь наиболее общие реквизиты платежей: подразделение, статья, сумма. Однако этих данных вполне достаточно для составления бюджета скользящего планирования.

Глубину (срок) планирования следует выбирать по деятельности производственно-финансового цикла. Продукт «РГ-Софт: Управление денежными потоками» позволяет выбрать произвольный период и количество интервалов скользящего планирования. Это позволяет получить следующие результаты, например при понедельном планировании:

· знать предполагаемые доходы и расходы с точностью до недели;

· предпринять заблаговременные шаги по предотвращению периодов неплатежеспособности;

· отслеживать «план-факт» еженедельно и оперативно реагировать на ухудшение ситуации (неплатежеспособность) или новые возможности – ее улучшения (дополнительные доходы).

Главное преимущество скользящего планирования – при приближении конца периода видно, что делать дальше.

Оперативное планирование

Модуль оперативного планирования предназначен для планирования текущих потребностей и поступлений денежных средств. Конечной целью оперативного планирования является, главным образом, платежный календарь, который позволяет выявить кассовые разрывы более точно.

В продукте «РГ-Софт: Управление денежными потоками» и в типовых решениях компании 1С информацией платежный календарь составляются на основе планируемых поступлений и заявок на расходование денежных средств (далее просто заявок).

В заявках сотрудники организации указывают реквизиты предстоящего платежа.

В платежном календаре отображаются планируемые остатки денежных средств на начало и конец периода по каждому банковскому счету. Однако этих данных может быть недостаточно для анализа причин кассовых разрывов. Поэтому в решении добавлена детализация по статьям, контрагентам, договорам и др.

Таблица 1 Пример платежного календаря

01.04.2009

Источник: http://www.rg-soft.ru/competencies/by-audience/financial-director/the-management-of-cash-flows.php

Управление денежными потоками. Оперативное управление денежными потоками предприятия

Планирование и управление денежными потоками

При построении системы управления денежными потоками важно оптимизировать соответствующие бизнес-процессы. Это позволит сократить трудозатраты руководства компании (генерального и финансового директоров) на контроль расходования средств, ведь им больше не придется просматривать и визировать каждую заявку.

Используйте пошаговые руководства:

При построении системы управления денежными потоками важно оптимизировать соответствующие бизнес-процессы, для чего необходимо определить:

  • состав ЦФО, по которым формируются и контролируются бюджеты денежных средств;
  • участников процесса, то есть сотрудников компании, выступающих в роли инициаторов платежей, контролеров выполнения внутренних регламентов, акцептантов;
  • обязанности и полномочия каждого участника бизнес-процесса, в частности по определению платежных лимитов, и ответственных за принятие решений по тем или иным платежам;
  • временной график прохождения платежей, в частности установить сроки и последовательность прохождения заявок на оплату.

В дальнейшем это позволит сократить трудозатраты топ-менеджеров компании (генерального и финансового директоров) на контроль расходования средств.

Если ранее им приходилось просматривать и подписывать каждую заявку на оплату, то теперь, когда суммы расходов утверждены в бюджетах, а порядок согласования платежей формализован, контроль за денежными потоками можно возложить на финансового менеджера.

Соответственно финансовый (генеральный) директор будет согласовывать только ограниченное количество платежей, как правило сверхлимитных, крупных или нерегулярных. Например, сумму платежа за аренду офиса достаточно согласовать один раз при утверждении бюджета, оставив контроль самой процедуры проплаты и соответствия сумм бюджету за финансовым менеджером.

Личный опыт
Федор Башкиров, начальник казначейства аграрной инвестиционной компании «АГРИКО» (Москва) По моему мнению, четкая регламентация процессов управления денежными средствами позволит финансовому директору не отвлекаться на решение менее важных задач. Например, даже простое требование указывать при инициации счетов на оплату фамилию ответственного менеджера, который должен будет представить отчет по выплаченным суммам, дает возможность сократить трудозатраты финансового директора, а также неоправданное расходование средств.

Следует отметить, что регламент управления денежными средствами позволяет избегать споров с линейными менеджерами о якобы несвоевременных оплатах: всем ясно, по какому принципу выделяются на это деньги. Кроме того, исключаются ситуации, когда менеджер за две минуты до окончания платежного дня приносит заявку на оплату с требованием обязательно заплатить сегодня

Правильно выстроенные бизнес-процессы помогают решить еще одну актуальную задачу – свести к минимуму риск злоупотреблений со стороны сотрудников предприятия за счет разделения функций контроля выплат и их инициации.

Например, руководитель бизнес-направления акцептует все заявки на оплату по своему ЦФО и отвечает за выполнение бюджета, а сотрудник финансовой службы (это может быть финансовый директор, финансовый менеджер) контролирует соответствие заявок бюджетным лимитам и выполнение регламентных процедур платежной системы.

Личный опыт
Александр Романов,
начальник отдела финансового контроллинга и прогнозирования департамента корпоративных финансов ОАО «Российские железные дороги» В настоящее время на базе филиалов ОАО «РЖД» создаются дочерние и зависимые общества, которые пока не имеют опыта самостоятельной хозяйственной деятельности в рыночных условиях. С целью минимизации риска утраты активов при их передаче дочерним обществам в качестве временной меры на период их становления предполагается в ближайшее время перевести на казначейский принцип исполнения платежей дочерние и зависимые общества, стратегически важные для компании. Что касается системы казначейского контроля непосредственно в материнской компании ОАО «РЖД», то благодаря прямому подчинению казначейства топ-менеджменту компании мы исключили внеплановые платежи, приостановили финансирование расходных статей при невыполнении доходных, а также обеспечили точное соответствие движения денежных средств установленному плану и возможность построения достоверного отчета о движении денежных средств прямым методом.

Андрей Кленин, финансовый директор сети универсамов «Патэрсон» (Москва)

Правильно построенная платежная система, безусловно, позволяет решить множество задач, стоящих перед финансовым директором. Однако необходимо помнить, что ни одна платежная система не защитит предприятие полностью от:

  • злоупотреблений, связанных с использованием фирм-однодневок или «искусственным» завышением цен. Соответственно, должны проводиться другие мероприятия, в частности проверка контрагентов службой безопасности компании при заключении договора;
  • ошибок, допущенных в ходе заключения договора. Процесс подписания договора должен быть адекватен по степени защиты от «человеческого фактора» процессу подачи заявки на оплату;
  • расходов, возникновение которых не связано с моментом оплаты. В этом случае в заявке на оплату указан свершившийся факт расхода (например, подписанный уполномоченным лицом акт сдачи-приемки работ), поэтому сотрудник, принимающий решение об оплате, уже не может предотвратить расход.

Регламент платежей  – основной документ для управления денежными потоками

Оптимизированные бизнес-процессы управления денежными потоками закрепляются в регламентных документах, например в «Порядке прохождения платежей в компании».

Эти документы утверждаются внутренним приказом и являются обязательными к исполнению всеми подразделениями компании.

Внутренний документ, определяющий правила функционирования платежной системы компании, обязательно будет содержать информацию о порядке прохождения заявок на оплату, сроках, ответственных за согласование, обязанностях и полномочиях сотрудников, последовательности действий.

Для наглядности удобно систематизировать эту информацию в табличном или графическом виде (см. табл. 1).

Таблица 1 График прохождения платежей

Операция

Источник: https://fd.ru/articles/19824-operativnoe-upravlenie-denejnymi-potokami

Классификация денежных потоков

Организация работы казначейства начинается с классификации денежных потоков, которая должна быть адаптирована к учетной системе. Такой процесс может быть осуществлен по ряду признаков.

ПризнакДенежный поток
Масштаб обслуживания процессовПредприятияСтруктурного подразделенияОтдельной хозяйственной операции
Вид деятельностиСовокупный денежный потокТекущая деятельностьИнвестиционнаяФинансовая
Направление движенияВходящийИсходящий
ФормаБезналичныйНаличный
Сфера обращенияВнешнийВнутренний
ПродолжительностьКраткосрочныйДолгосрочный
ДостаточностьИзбыточныйОптимальныйДефицитный
Вид валютыВ национальной валютеВ иностранной валюте
ПредсказуемостьПланируемыйНепланируемый
НепрерывностьРегулярныйДискретный
СтабильностьРегулярный с равномерными интерваламиРегулярный с неравномерными интервалами
ОценкаТекущийБудущий

Управление денежными потоками предприятия связано с реализацией трех этапов:

  • планирование денежных потоков предприятия (поступлений и выплат);
  • учет и контроль движения средств в соответствии со статьями планирования;
  • анализ движения средств и отклонения фактических показателей от плановых (с использованием различных методов).

Планирование денежных потоков

На этапе предварительного планирования на предприятиях формируется бюджет движения денежных средств (БДДС), в соответствии с которым и осуществляются финансовые операции.

В зависимости от вида деятельности компании, перечень статей, включаемых в БДДС, может быть различным.

Каждое предприятие имеет свою модель, поэтому необходим механизм, который бы позволял качественно организовывать управление денежными потоками коммерческой организации.

Бюджет движения денежных средств может быть составлен отдельно по каждому центру финансовой ответственности (ЦФО) и/или юридическому лицу, входящему в группу компаний, а затем консолидирован в общий документ. Кроме того, могут использоваться различные сценарии планирования, валюты, рассчитываться различные показатели и т.д.

Ниже приведен пример консолидированного бюджета движения денежных средств и сравнение двух сценариев планирования: квартального (по месяцам) и годового (по кварталам). Бюджет составлен в разрезе валюты документа, валюты управленческого учета, которые в данном случае совпадают, и валюты сценария.

Кроме того, рассчитано отклонение одного сценария от другого в абсолютном выражении и в процентах.

Рисунок 2. Формирование консолидированного БДДС на примере программного продукта «WA: Финансист».

На этапе оперативного планирования денежных потоков еще одним удобным инструментом является платежный календарь. Платежный календарь представляет собой совокупность заявок на расходование денежных средств и планируемых денежных поступлений.

Платежный календарь обычно составляется с детализацией до мест хранения денежных средств — банковских счетов и касс компании.

При составлении платежного календаря автоматически проверяется его выполнимость — достаточность денежных средств в местах их хранения – и определяются кассовые разрывы.

Учет и контроль движения средств в соответствии со статьями планирования

Учет и контроль осуществляется на этапе оперативного планирования, когда формируются и согласовываются в рамках бюджета документы оперативного плана, например, заявки на расходование денежных средств, плановые поступления денежных средств, а затем исполняются в соответствии с лимитами бюджета.

Рисунок 3. Заявка на расход денежных средств на примере программного продукта «WA: Финансист».

Важным моментом является возможность оперативного согласования документов оперативного плана в целях учета и контроля денежных потоков в режиме реального времени.

Анализ движения средств

Анализ движения денежных средств можно проводить при помощи сравнения плана и факта, различных сценариев, рассчитывая различные отклонения и показатели, например, плановый чистый денежный поток и фактический денежный поток.

Автоматизированная система управления денежными потоками

Эффективная работа казначейства в современных условиях зависит от применения различных методов управления денежными потоками и внедрения высокотехнологичных информационных систем.

Автоматизированная система управления денежными потоками должна обеспечивать:

  • реализацию поддержки процедур согласования документов (бюджетов движения денежных средств, заявок на расход денежных средств и т.д.);
  • создание электронных документов по учету денежных средств (например, заявок на расход, платежных поручений);
  • формирование отчетности, необходимой для контроля исполнения платежей, выполнения регламентов платежной системы, бюджетов движения денежных средств;
  • возможность настройки расширенной аналитики, которая необходима для анализа в конкретной компании;
  • формирование платежного календаря;
  • разграничение прав доступа к финансовой информации для разных пользователей согласно их роли в компании.

Автоматизация процессов управления при помощи программного решения «WА: Финансист» отвечает всем приведенным выше требованиям.

Решение помогает эффективно управлять денежными потоками на всех трех этапах: планирования, поступлений и выплат, учета и контроля движения средств, анализа движения средств с использование различных видов отчетов.

Решение дает гибкие возможности аналитики, так как имеет обширный программный функционал и методологию управления денежными потоками, основанную на лучших практиках, применяемых на крупных и малых предприятиях в Москве и других регионах России.

Внедрение «WA: Финансист» позволяет организации использовать универсальный механизм, что повышает эффективность не только управления денежными потоками, но и других направлений финансового менеджмента, таких как бюджетирование, управленческий учет и контракт-менеджмент.

Источник: https://www.1CashFlow.ru/upravlenie-denezhnymi-potokami

Управление денежными потоками. Платежный календарь: процесс внедрения и примеры

Планирование и управление денежными потоками

Татьяна Работина,
консультант по управленческим технологиям ГК «ИНТАЛЕВ»

Грамотное управление денежными потоками обеспечивает финансовое равновесие предприятия в процессе его деятельности путем балансирования объемов поступления и расходования денежных средств и их синхронизации во времени.

Механизмом, который позволяет контролировать ликвидность компании и максимально продуктивно использовать денежные средства (ДС), является платежный календарь.

Платежный календарь представляет собой план движения ДС в краткосрочной перспективе, отражающий все виды деятельности компании и утвержденный руководством в рамках лимитов и возможностей предприятия.

Из данной дефиниции следует, что планирование денежных потоков для предприятия — это комплексная задача по определению возможных поступлений и выплат с подневной (или понедельной) разбивкой и контролем установленных лимитов в рамках статей бюджета движения ДС по подразделениям — центрам финансовой ответственности (ЦФО).

Платежный календарь, как инструмент управления, не должен существовать отдельно от единой системы управления финансами. Для эффективного внедрения в компании платежного календаря, необходимо сначала проанализировать систему бюджетирования ДС в целом.

Для этого нужно ответить на вопросы: как составляются бюджеты, в разрезе каких аналитик, в какие сроки, кто за какие статьи отвечает и насколько уже существующая система планирования актуальна и эффективна в работе? Так как платежный календарь является неотъемлемой частью бюджета движения ДС, то при неправильном подходе к планированию денежных потоков на длительное время, краткосрочное планирование не только не даст никаких результатов, но и будет иметь обратный эффект.

Рассмотрим всю цепочку действий процесса внедрения в компании такого инструмента, как платежный календарь (рис. 1).

Как видим, схема внедрения разделена на три основных блока с выделенными в них отдельными этапами.

Бюджетирование
Разработка структуры бюджета движения денежных средств (БДДС) происходит на этапе постановки бюджетирования. На этом же этапе закладывается основной разрез лимитообразующих аналитик. По каждому виду деятельности рассчитывается чистый денежный поток (ЧДП) как разница между поступлениями и выплатами.

Например, в страховании, кроме традиционного разделения на операционную (основную), финансовую и инвестиционную деятельность, отдельно выделяют страховую деятельность. В качестве аналитик выступают ЦФО, статьи БДДС, сценарии, а также могут выступать расчетные счета и контрагенты (агенты) и т. д.

Уровень аналитик для планирования должен быть полным, но не громоздким.

Платежный календарь: регламентация и определение правил формирования
На этом этапе происходит построение единой логически-целостной системы взаимосвязей между поступлениями и выплатами в разрезе каждого дня (недели). Выплаты обычно осуществляются на основании заявки на выплату ДС.

Далее разрабатываются правила ее прохождения — утверждения или отклонения этой заявки, порядок формирования реестров платежей и расстановки приоритетов платежей, также перечень отчетов и порядок отражения в них движений ДС по заявке. Отдельно рассматриваются поступления и корректировка остатков ДС.

Все эти правила и принципы регламентируются положениями, которые обеспечивают одинаковое понимание системы всеми участниками процесса.

Платежный календарь: автоматизация
В задачи этого блока входит собственно автоматизация описанных регламентов. На этом этапе необходимо хорошо изучить структуру баз данных предприятия. Многие предприятия имеют территориально-распределенные офисы с собственными локальными базами.

Часто на предприятиях для ведения оперативного учета используют специализированные (отраслевые) решения. Задействованные базы данных могут иметь разную структуру и т. д.

Поэтому на этапе автоматизации платежного календаря необходимо проанализировать все необходимые источники данных и при необходимости доработать используемые системы, из которых в систему управления денежными потоками будет попадать информация; также нужно разработать схему обмена данными, обеспечить безопасный доступ к системе и передаче информации.

При разработке форм ввода данных следует учесть необходимую полноту вносимой информации, удобный и понятный интерфейс для пользователя. Продумать роли и доступ к отдельным формам и реквизитам. И наконец, нужно ознакомить работников компании с новой системой, а также разработать инструкции для пользователей.

Практика управления денежными потоками

Платежный календарь: пример внедрения в страховой компании.

Предположим, что компания осуществляет свою деятельность на всей территории Украины, т. е. имеет расширенную филиальную структуру с центрами и точками продаж. В компании уже была внедрена система бюджетирования и денежные потоки проходили определенный контроль. Однако данная система не удовлетворяла все нужды компании.

Получение информации из различных учетных систем являлось очень трудоемким процессом, у всех подразделений (филиалов) было свое видение и свои методы заполнения форм отчетности, очень существенным оказался и человеческий фактор (появлялись ошибки).

Все это не позволяло получать полную информацию о состоянии предприятия и оперативно анализировать имеющуюся информацию, более того, ставило под сомнение саму достоверность этих данных.

Такие предпосылки привели компанию к выводу: система управленческого учета должна быть единой, информация — однородной, данные должны вноситься по строго определенным правилам, а денежные потоки — проходить соответствующую систему контроля в оперативном режиме. У компании появилась потребность создать централизованное управление денежными потоками, изменить внутренние регламенты и внедрить более совершенную систему управления.

Для оперативного управления денежными потоками менеджмент компании определил требования к автоматизированной системе управления. Они были таковы:

  • создать электронные учетные документы платежной системы (например, заявки на оплату и их реестры);
  • сформировать электронную отчетность, необходимую для контроля над исполнением платежей;
  • реализовать соответствующие процедуры согласований и утверждений (бюджетов, заявок на оплату и др.);
  • разграничить права доступа к финансовой информации для работников компании разных уровней ответственности;
  • поддерживать обмен данными с имеющимися учетными системами (например, распоряжения на выплату вносятся в систему оперативного учета и путем обмена попадают в систему управления денежными потоками);
  • обеспечить гибкость  при настройке системы (возможность штатных сотрудников настраивать программное обеспечение).

Для качественного внедрения автоматизированной системы в первую очередь необходим этап регламентации. На этом этапе разрабатываются правила, по которым будет работать система, описываются все бизнес-процессы по управлению ДС. Все это закрепляется в документах. В частности, были разработаны положения:

  • «Платежный календарь», в нем описаны принципы формирования реестров или заявок на выплату ДС, порядок согласования платежей в рамках установленных лимитов, порядок расстановки приоритетов в зависимости от фактического выполнения плана поступлений и текущих возможностей предприятия;
  • «Движение заявки на выплату ДС», где указаны основные принципы и порядок прохождения заявок на оплату, сроки, лица, ответственные за согласование и утверждение, обязанности и полномочия сотрудников, последовательность их действий (рис. 2).

Для удобства пользователей часть реквизитов формы заполнялись автоматически, исходя из выбранных параметров заполнения.

В форме также был предусмотрен контроль лимитов в разрезе установленных аналитик (ЦФО, статья), реквизит Скан_Копия_Документ содержал ссылку на электронный архив предприятия, где хранились отсканированные копии документов, на основании которых осуществлялся платеж (счета-фактуры, договоры и т. д.). Очень удобным и информативным было то, что к заявкам можно прикрепить файл-образ отсканированного документа, на основании которого производился платеж.

После проведения документ автоматически запускает процесс согласования заявки на ДС в соответствии с правилами, описанными в соответствующем Положении.

Каждому участнику процесса приходит уведомление о необходимости выполнить определенные (регламентированные) действия для согласования данной заявки.

Заявитель в любой момент может войти в систему и посмотреть, на какой стадии утверждения находится заявка, сколько еще времени по регламенту осталось у исполнителя задачи для того, чтобы ее утвердить.

Цепочка согласования платежей в компании была реализована по принципу принадлежности к филиалам или центральному офису.

Утверждение реестров из филиалов и финансирование оплат происходило с учетом остатков ДС, имеющихся на расчетных счетах филиалов (они были не только затратными подразделениями, но и имели свои поступления по страховой деятельности).

Для центрального офиса таких ограничений не было, но отдельно контролировались валовые страховые выплаты, а на основании полученных распоряжений на выплату формировался реестр страховых выплат.

В целях сокращения объема документооборота цепочка согласования платежей была разделена по принципу принадлежности к статьям движения ДС.

Платежи, которые не требовали особого согласования или были обязательными (налоги, возврат страховых премий, распоряжения на выплату, аквизиционные выплаты), после оформления заявки на ДС без утверждения сразу попадали в реестр платежей. Прочие платежи согласовывались и утверждались по всей ветке утверждения.

В сформированных реестрах платежей расставлялись приоритеты, в соответствии с правилами, описанными в Положении, и даты оплат. При проведении (утверждении) реестров соответствующие записи отражались в платежном календаре (рис. 3).

Платежный календарь может иметь разный вид и разный уровень детализации, но он обязательно должен содержать данные о поступлениях и выбытиях, об остатках ДС с разбивкой по дням. Полученный отчет «Платежный календарь» позволяет финансовому директору заранее выявить вероятные кассовые разрывы либо избыток ДС и оперативно перепланировать платежи.

При разработке системы и форм отчетности был также настроен отчет, который позволял анализировать состояние заявок на ДС (не утвержденные, утвержденные, в состоянии оплаты), а также общее количество поданных заявок и распоряжений на выплату в целом по компании (рис. 4).

Вместо эпилога

  1. Успешность внедрения и использования в компании такого инструмента, как платежный календарь будет зависеть от корректности и оптимальности разработанной архитектуры процесса. Вот почему этап регламентации не менее важен, нежели этап автоматизации системы.

  2. Только при соблюдении всеми сотрудниками установленных регламентов и одинаковом понимании системы управление денежными потоками будет результативным.

  3. Информация должна быть структурирована по единым для всей компании правилам.

Внедрение такого управленческого инструмента, как Платежный календарь позволяет достичь следующих целей:

1. Система дает возможность прогнозировать приток и отток ДС, в результате чего:

  • контроль исполнения финансовых планов позволяет финансовому менеджеру предполагать нехватку или излишек ДС еще до их возникновения;
  • при выявлении отклонений есть возможность и время проанализировать сложившуюся ситуацию и принять оптимальное решение.

2. Централизация управления денежными потоками позволяет:

  • эффективно перераспределять между филиалами (предприятиями компании) денежные ресурсы;
  • своевременно погашать обязательства перед кредиторами;
  • на более выгодных условиях получать кредиты для финансирования работы дочерних предприятий, а также на инвестиционные цели;
  • инвестировать свободные денежные средства с целью получения дохода (депозиты, ценные бумаги).

Эффективно организованные денежные потоки предприятия являются важнейшим показателем его финансового благополучия и предпосылкой достижения высоких результатов его деятельности.

Источник: журнал Справочник Экономиста, июнь 2010

Фрагмент выступления. Мастер-класс: «Планирование и оперативное управление денежными потоками. Практика внедрения платежного календаря». Подробнее об автоматизации управления денежными потоками и внедрении платежного каледаря, читайте в разделе «Услуги».

Источник: https://www.intalev.ua/library/articles/article.php?ID=24559

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.