+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Печать: как много в этом штампе…

Содержание

Делопроизводство от А до Я. Как использовать печати и штампы в организации

Печать: как много в этом штампе...

Какую печать выбрать и чем штампы отличаются друг друга? В этом вопросе вам поможет закон. Порядок использования печатей и штампов был закреплен 40 лет назад, и до сих пор он остается неизменным. Однако есть нюансы, о которых необходимо помнить во время работы с печатями и штампами.

Как использовать печати в организации

Положения о порядке использования печати, зафиксированные в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), были одобрены постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.1973 г.

№ 435 и рекомендованы для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства.

Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на организационных документах (например: положения, уставы, учредительные документы, штатные расписания и др.). Оттиск печати проставляется также во всех случаях, когда необходимо удостоверить права должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей и др.

Важно знать:

  1. Оттиск печати ставится на документах для удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы.
  2. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

Основные виды печатей

По своему назначению печати подразделяются на основные (гербовые и печати юридических лиц) и вспомогательные (простые).

Печати в государственных организациях

В статье 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 г.

№ 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» определено право на воспроизведение государственного герба Российской Федерации на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Что представляет собой гербовая печать? Гербовая печать имеют круглую форму.

В центре находится изображение государственного герба Российской Федерации, а по окружности – наименование организации.

Герб города и района Российской Федерации помещается на печатях органов представительской и исполнительной власти города и района в соответствии с нормативно-правовыми актами этого города или района.

Печати в коммерческих организациях

В негосударственных организациях используется печать фирмы, которая приравнивается к гербовой. В центре такой печати размещается эмблема или аббревиатура организации с указанием ее наименования, по окружности – полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (в регистрационном реестре).

Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.

1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» устанавливает состав информации в печати общества: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Организации могут иметь простые (вспомогательные) печати. Они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение и вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок», «Для пакетов», «Для копий» и т.д.

Простые (вспомогательные) печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными.

Лица, уполномоченные проставлять печать на документы должны знать, что оттиск печати, заверяющий подлинность подписи должностного лица ставится на свободном от текста месте, не захватывая личную подпись должностного лица.

На документы финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально отведенном месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М.П.»

Какие документы нужно заверять основной и вспомогательной печатями

В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которые проставляется печать. Он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами. Так же в организации издается приказ (распоряжение) со списком должностных лиц (руководителей), имеющих право подписи на документах.

Рекомендуемый перечень документов, которые заверяются основными печатями:

  • акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);
  • архивные справки;
  • архивные копии;
  • доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ве¬дение дел в арбитраже и т.д.);
  • договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производст¬ве работ и т.д.);
  • задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);
  • заключения и отзывы;
  • заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);
  • исполнительные листы;
  • командировочные удостоверения;
  • нормы расхода;
  • образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
  • письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);
  • поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (свод¬ные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);
  • положения об организациях;
  • представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.);
  • реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);
  • сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуля¬цию к договору и т.д.);
  • соглашения;
  • справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и при¬читающейся заработной плате и т.д.);
  • спецификации (изделий, продукции и т.д.);
  • титульные списки;
  • удостоверения;
  • уставы организаций;
  • штатные расписания.

Оттиски вспомогательных печатей проставляется:

  • для заверения справок;
  • на копии документов;
  • на выписки из документов;
  • учетные документы и др.

Как использовать штампы в организации

Помимо основных и вспомогательных печатей, в делопроизводстве организации используются штампы. Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот.

Штампы бывают нескольких видов:

  • угловой (адресный);
  • регистрационный;
  • ограничения права доступа;
  • с реквизитами организации;
  • маркировочные.

Угловой (адресный) штамп используется, если в организации отсутствует типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при переписке, выдаче текущих справок и т.п.

В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер. В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке. Реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать.

Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).

Регистрационный штамп содержит наименование организации, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Такой штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. В регистрационный штамп не проставляется на приложениях к документу, а только на самом документе.

Штамп ограничения права доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа, на журналах регистрации документов с ограниченным правом доступа и на пакетах с документами с ограниченным правом доступа. Этот штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Штамп с реквизитами предприятия, как правило, небольшого размера с рамкой. Он включает краткое наименование организации, место регистрации, ИНН.

Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия (маркировки продукции, тары и др.) с использованием специальной штемпельной краски. Их размеры, форма и содержание не регламентируются.

Как хранить печати и штампы

Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя отдела, назначенного приказом руководителя организации, и храниться у него в сейфе.

Она может выдаваться под расписку другим работникам в случаях, когда этот руководитель отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.

Простые (вспомогательные) печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основные и простые (вспомогательные) печати, угловой (адресный) штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических несгораемых шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.

Как вести учет печатей и штампов

Для учета печатей и штампов необходимо вести журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал должен вестись по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью (штампом) и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу (сейфе).

Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы (см. Журнал учета печатей и штампов). 

Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов в организации могут создаваться специальные комиссии.

По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов.

При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.

Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение. В акте должно быть приложение с оттисками печатей и штампов.

Замена и приобретение печатей и штампов

Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации.

Для изготовления печатей и штампов оформляется заказ в организацию (фирму), изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения).

Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя организации.

Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования.

Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем.

Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в журнале, с проставлением номера и даты акта.

В акте должны быть указаны:

  • время и место уничтожения;
  • состав комиссии;
  • основание уничтожения печатей и штампов;
  • наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
  • способ уничтожения;
  • заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
  • подписи членов комиссии.

Акты хранятся вместе с журналом учета печатей и штампов.

Кто несет ответственность за печати и штампы

Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает лицо, назначенное приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается и назначается другое ответственное лицо.

Ответственность за использование и хранение печатей и штампов после выдачи их структурным подразделениям возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы.

Вопрос о том, кто в организациях должен отвечать за учет печатей и штампов, не регламентирован никакими нормативными правовыми актами.

В каждой организации этот вопрос решают в зависимости от особенностей и понимания важности этой работы.

Выдача печатей и штампов осуществляется под расписку в журнале работникам, персонально ответственным за их использование.

Т.В. Войцехович

консультант по вопросам

делопроизводства

Источник: http://naar.ru/articles/deloproizvodstvo-ot-a-do-ya-kak-ispolzovat-pechati-i-shtampy-v-organizatsii/

Штамп и печать: их разница и отличие. Все о печатях и штампах

Печать: как много в этом штампе...

Подробности Бизнес и финансы 2015-01-09 9115

Сегодня ни одна из организаций не может обойтись без штампов или печатей.

Все это для того, чтобы документы той или иной компании приобретали официальный вид и были уникальными.

Чаще всего печати или штампы ставят при совершении сделок, применяются в финансовых учреждениях или других отраслях, которые используют в ведении своих дел различные документы.

С помощью печатей и штампов любая ценная бумага становится законной и наделяется правовыми полномочиями. Обычно такие атрибуты могут иметь разную форму и текстовую информацию внутри.

Встречаются случаи, когда на штампах или печатях размещают специальные эмблемы, герб или необходимый логотип. Данная статья создана Elgreloo.

com, чтобы помочь вам в составлении документов – вы узнаете, какие функции исполняют печать, штамп и чем они отличаются.

Что представляет собой печать?

Печать – это специальный ручной инструмент, используемый физическими и юридическими лицами, чтобы удостоверить подлинность документов и заверить оставленные на них подписи, придав им официальный статус.

Печать содержит изображение текста (иногда дополненное рисунком) с наименованием организации или полным именем физического лица.

Она используется всеми предприятиями и государственными структурами для заверения приказов, положений, уставов, удостоверения прав должностных лиц, факта расхода средств и других важных документов.

Какие виды печатей существуют?

Существует несколько видов печатей, различаемых по таким критериям:

  • Форма – они могут быть круглыми, прямоугольными, квадратными и треугольными;
  • Тип оснастки – печати бывают автоматическими, оставляя след на бумаге при нажатии копки и ручные, которые необходимо самостоятельно промачивать при каждом использовании;
  • Наличие государственного герба – выделяют гербовые печати (с изображением герба) и простые (без него);
  • Уровень защиты – печати могут иметь скрытое изображение, которое нельзя различить невооруженным глазом; содержать невидимое изображение, нанесенным специальной краской. Практикуется также изготовление печатей с контрольными метками – они имеют отличительные черты, характерны только для это конкретной модели.

Кроме того, различают сухую печать – ее оттиск оставляет рельефный след на бумаге и, так называемую «мокрую» печать», где используется жидкое вещество (своеобразное чернило) черного или темно-синего цвета.

Что такое штамп?

Штамп – ручной инструмент, не обладающий юридической силой. Он используется для фиксирования и отображения информации и содержит полное наименование организации или частного лица, реквизиты или какой-то специфический текст («Одобрено» или «Здоров» и другие стандартные фразы).

Единственная функция штампа – заменить рукописный текст. Его можно дополнять различными пометками и необходимыми правками – для этого выделяются специальные поля.

Чаще всего штамп применяется в таких организациях:

  • Больницы – его ставят на всех справках, добавляя дату и подпись врача;
  • Библиотеки – штампы проставляются непосредственно на книгах или формулярах, где указывается адрес и название учреждения;
  • Почта – письма и посылки непременно штампуются.

Штамп на документе не является подтверждением его легитимности – он просто отображает определенную информацию.

Основные различия между штампом и печатью

Данные атрибуты имеют свои весьма значительные различия:

  1. Ключевой особенностью стоит назвать то, что указанную на штампе информацию можно менять. Существуют и такие виды штампов, на которых текстовую информацию можно вписать даже собственноручно, тогда как печать корректировать нельзя.
  2. Есть определенные виды документов, требующие заверения и печатью, и штампом. Главное условие здесь – это образец, который устанавливается один раз и далее уже несет в себе стопроцентную юридическую силу в течение долгих лет.
  3. Следующим отличием стоит назвать и форму двух атрибутов – печать чаще всего круглая, тогда как штампы могут быть различными, например, прямоугольными или угловыми, хотя последние сегодня уже используют крайне редко.
  4. Отличаются печать и штампы по характеру документов, для которых они используются. Печатью заверяются официальные документы, подтверждая подлинность бумаги. Владельцами печати могут быть только некоторые сотрудники, у которых есть на это письменное разрешение. А вот у штампа статус значительно ниже. Обычно он ничего не заверяет, а просто упрощает работу и заменяет ручной набор часто повторяющегося текста. Документы, отмеченные штампом, не представляют особенной ценности.

Вы не допустите грубой ошибки, назвав печать штампом, а вот штамп назвать печатью нельзя – он не имеет такой же юридической силы. При составлении документов обязательно учитывайте все указанные на elgreloo.com различия между этими атрибутами. Удачного Вам бизнеса!

Рекомендуем почитать другие полезные статьи по теме

2021-05-01 Администратор Elgreloo.com

Источник: https://elgreloo.com/business-and-finances/shtamp-i-pechat-raznitsa-i-otlichie

Как заправлять печать чернилами

Печать: как много в этом штампе...

Современные печати и штампы долговечны, просты в использовании и обслуживании, однако четкость оттиска зависит и от качества чернил. Автоматические печати и традиционные штемпельные подушки нуждаются в периодической заправке.

Печати и штампы, которые вы можете заказать в нашей компании, предусматривают многократную заправку, поэтому не стоит пугаться, если оттиск побледнел или вообще перестал проставляться. Мы рекомендуем принести такую печать к нам, чтобы добиться наилучшего результата. Но если у вас нет такой возможности, а печать нужна срочно, можно заправить ее самостоятельно.

Как заправить печать с автоматической оснасткой

Для начала следует купить чернила для штампов и печатей. Они должны быть такими же, какими печать была заправлена изначально. То есть, если это была краска на водной основе, то именно такую же и стоит купить, иначе любая другая может разъесть полимерную штемпельную подушку.

Чернила для печатей и штампов также должны совпадать по цвету с ранее использованными. И в любом случае, это должны быть специализированные чернила для печати, а не для принтера или письма.

У штемпельных подушек, которые когда-то использовались в каждом офисе, есть несколько недостатков:

  • они пачкают руки;
  • работа с ними занимает много времени;
  • качество оттиска зависит от нажима и требует постоянной бдительности.

В совокупности все эти мелочи серьезно затрудняют работу делопроизводителя. Современные модели печатей с автоматической оснасткой, которые предлагает компания «3topa», позволяют без труда заправлять их и не отвлекаться от работы по пустякам.

Извлекаем подушку, смотрим, в каком она состоянии. Если форма подушки изменилась, к примеру, она слегка расплющилась, или прослеживаются следы от клише, которые невозможно разгладить, то печать лучше заказать новую.

Если ничего такого нет, то приступаем к заправке. Для этого несколько капель чернил наносим на поверхность подушки. Через пять минут повторяем процедуру.

Для лучшего распределения чернил проводим по подушке неострым предметом, к примеру, канцелярской скрепкой.

Не стоит пытаться налить чернил побольше, с запасом. Хватит всего 4-5 капель. В противном случае оттиск может «поплыть».

Когда чернила впитались, вставляем подушку обратно в оснастку. Ждем еще 20 минут, и после этого можно пользоваться печатью. Если с чернилами все же переборщили, то вынимаем подушку и удаляем излишки бумажной салфеткой.

В печатях с пружинным механизмом подушка находится прямо внутри, и заправлять ее нужно только тогда, когда чернила заканчиваются. Самостоятельная заправка печати занимает считанные минуты

ЗАПРАВКА МНОГОЦВЕТНОЙ ПЕЧАТИ

Чернил для печатей с многоцветным оттиском будет несколько. И главная сложность при заправке таких печатей — не допустить того, чтобы цвета смешались между собой. Мы рекомендуем для этого поэтапную заправку.

То есть заправляете сперва один сектор печати, за ним другой, и так до тех пор, пока не закончите. Под каждый цвет необходимо взять отдельный шприц. Наносим несколько капель каждой краски, и даем ей впитаться примерно в течение одного часа.

После этого собираем печать, делаем несколько пробных оттисков и, если все в порядке, печать готова к работе.

КАК ЗАПРАВИТЬ ШТАМП ЧЕРНИЛАМИ

Ручная заправка штампов так же проста, как и работа с печатями. Тот, кто предпочитает пользоваться старыми проверенными штемпельными подушками, легко нанесет несколько капель на их поверхность. Через 10-15 минут, когда чернила распределятся по подушке, можно приступать к нанесению штампов.

Заправка штампов не особо отличается от заправки печатей. Чернила для штампов выбираем по тому же принципу (на водной, спиртовой или масляной основе), то есть такие, какие там изначально использовались. Краска может закончиться в самом штампе или в штемпельной подушке, в зависимости от его устройства.

Для извлечения штемпельной подушки надавливаем на штамп, чтобы клише немного выдвинулось. Надавливаем на боковые копки, чтобы зафиксировать клише в таком положении. Теперь давим на одну из сторон штемпельной подушке. После того, как она сместится, вытягиваем подушку из оснастки до конца. Шприцом наносим несколько капель (не более 10), немного ждем и устанавливаем подушку на место.

Не рекомендуется заправлять штамп более 3-5 раз.

Качество чернил

Категорически не рекомендуется использовать для работы печати и штампы, заправленные не предназначенными для оттисков чернилами. Такие жидкости сокращают долговечность поверхности печати или штампа, засоряют подушку, искажают изображение.

Даже самый неумелый сотрудник рано или поздно научится, как заправить штамп или печать, чтобы получить четкий, хорошо читаемый оттиск. Однако этого нельзя добиться, если применять плохие чернила.

Компания «3topa» предлагает покупателям лучшие чернила на водной основе, рекомендуемые для бумажного делопроизводства. Консультанты объяснят при покупке, как заправить печать чернилами, и покажут, как это делается.

Источник: http://www.3topa.ru/stati/zapravit-pechat/

Печати и штампы с юридической точки зрения

Печать: как много в этом штампе...

В обычной жизни человек не использует печати. Если требуется идентификация личности, можно поставить отпечаток пальца. Это индивидуальный знак.
А для решения деловых вопросов с глубокой древности люди стали применять приспособления, их делали из камня, кости, ценных пород дерева. У правителей этой цели служили перстни.

В настоящее время печать – это устройство, клише, изготовленное из резины или полимера, которое служит для нанесения оттиска на бумаге с полным названием фирмы, местом её нахождения и другими данными.
Проставление печати – это ритуал, священный акт, который скрепляет договоренности.

Иметь или не иметь?

Как в песне: «Думайте сами, решайте сами».

Так ли важно наличие этого знака на документе?

Еще 40 лет назад при СССР было принято Положение о порядке использования печати и оно действует до настоящего времени.

Различают:

  • гербовые печати (ГОСТ Р 51511-2000)
  • основные для мелкого бизнеса, адвокатов, нотариусов, врачей, требования к ним не такие жесткие;
  • и дополнительные, для разных направлений деятельности.

Гражданское законодательство не слишком строгое в этой области, впрочем, как и всегда, запутанное. Даже не прописано четко и однозначно, например, в ГК РФ, надо или нет всем юридическим лицам иметь печать.

На основании федерального закона, который вышел не так давно (82-ФЗ от 06.04.2015) фирма, начиная с 2015 года имеет право работать без печати, если это прописано в Уставе.

Индивидуальный предприниматель также может работать без печати (подробнее в этой статье).

Долгое время законодатели бились над вопросом – нужен ли оттиск в трудовой книжке. В 2021 г. Спорный вопрос был решен, теперь, если частный предприниматель работает без печати, то в трудовой её не будет.
Но чаще всего такие моменты решаются в суде, т.к. и работники, и сотрудники ПФР придираются к отсутствию печати.

Итог сей басни – выгодней и проще иметь печать, чем постоянно доказывать, почему её нет.

В чем разница между печатью и штампом

Наличие печати служит подтверждением подлинности, а штамп ставят для замены повторяющихся надписей.
Куда и зачем ставится печать?
Печать – это важный деловой элемент практически каждой организации и относится к ней надо ответственно.

Фирмы, которые ответственно подходят к этому делу, пишут инструкцию по ГОСТу ведения документооборота и архивного дела, в которой указывают:

  • перечень штампов, факсимиле и печатей;
  • место, где они будут храниться;
  • список сотрудников, отвечающих за хранение и имеющих право использовать их;
  • непосредственно правила использования;
  • список документов, требующих проставления печати.П

Передача осуществляется под расписку в журнале учета. Место для него – в сейфе.
Только подлинные документы заверяются печатью для подтверждения их юридической силы.

Если вы видите метку «М.П.» смело ставьте туда. Главное, она не должна перекрывать подписи и расшифровку.

И ни-ни, даже не думайте ставить вашу дорогую печать на чистых листах. Такое легкомыслие может обернуться потом судебными разбирательствами. В наш век технического прогресса документы могут подделать, да и само предприятие может подвергнуться рейдерскому захвату.

Также при разработке клише стоит использовать защитные элементы: редкие шрифты, искажения или имитация дефекта, микротекст, контрольные знаки, называемые «цербер», видимые только при ультрафиолетовом свете, растровое поле. Специалисты вам подскажут.

Понятно, что невозможно себя застраховать от подделки на 100%, если ваше предприятие заинтересует такого рода деятелей.

Печать или штамп – вот в чем вопрос? Чем они отличаются?

Вопрос о том, где нужна печать на документах, а где можно обойтись штампом, возникает у руководителей предприятий регулярно. Дело в том, что ГК РФ рекомендует ставить оттиск только, если это предусмотрено правовыми актами или соглашением сторон.
Давайте разбираться!

У себя в организации руководитель может составить собственный перечень документов, на которых нужна печать. Издается приказ со списком руководящих лиц, имеющих право подписи.
Согласно Трудовому Кодексу деловые бумаги, т.е. приказы, договоры, доверенности и прочее, будут считаться действительными и без неё по ст. 67 ТК РФ.

Первичные документы, т.е. накладные, счета составляются по официально утвержденным унифицированным формам, следовательно, если там есть знак «М.П.», то печать обязательна.

Штампы необходимы там, где часто приходится на документы проставлять какой-нибудь повторяющийся текст. Реквизиты компании, слово «оплачено» или «копия верна», гриф «секретно» и другая информация.
Для использования штампов подходят копии документов, выписки, заверение справок. Они могут быть прямоугольными или треугольными. Работники, использующие их, отвечают за их сохранность.

Также отметим, что все больше организаций переходит на использование электронно – цифровой подписи ЭЦП для налоговой отчетности, а в судейской практике оттиск печати квалифицируется уже не как обязательный, а лишь как дополнительный реквизит.

Утилизировать или выбросить – как правильно?

Если гербовая (основная) печать перестала быть необходимой организации, то как лучше ее утилизовать?
Печать следует уничтожить, а не просто выкинуть в мусорное ведро.

Эту процедуру можно сделать самостоятельно, когда специальная комиссия составляет акт с указанием даты, места, присутствующих и причины, уничтожения.

Там же прописывается способ ликвидации, затем он хранится постоянно.

Также вы можете обратиться в штемпельную мастерскую, где так же вся процедура утилизации документально фиксируется. Уничтожение клише проводят если меняется название, реквизиты организации или в случае ликвидации фирмы.

Если у вас случилась неприятность и печать пропала, то уведомлять государственные органы не обязательно. Клише по оттиску вы сможете заказать в штемпельной мастерской. Если же вы подозреваете хищение и у вас есть подозрение, что печать может быть незаконно использована, необходимо заявить в полицию и оповестить СМИ.

Некоторые руководители предпочитают разбираться в данной ситуации самостоятельно.
Например, в нашей практике были случаи, когда руководители подозревали, что сотрудники сделали копию печати организации и пользуются ей незаконно.

Чтобы выявить нарушение, мы делали точную копию печати с очень незначительным отличием, которое не видно глазу. Такое отличие выглядит, как помарка на бумаге. Но с помощью этой “незамысловатой” защиты руководитель мог “поймать” нарушителя.

Источник: https://xn--80adinvscgek9d.xn--p1ai/articles/396118

Печать организации

Печать: как много в этом штампе...

До недавнего времени любая организация должна была иметь круглую печать. Многие не ограничивались этим и обзаводились еще и штампами «на все случаи жизни».

В этой статье мы попытаемся разобраться, что же такое печать, а что такое штамп, чем они отличаются, и какому учету подлежат. Будем исходить из того, что организация приняла решение жить по старинке – с печатью.

Информация о том, что необходимо предпринять в связи с отменой обязательности печати, появится на сайте в ближайшее время. 

Печать перестала быть обязательным атрибутом юридического лица. С 7 апреля 2015 года вступил в силу федеральный закон от 06.04.2015 №82-ФЗ, внесший поправки в законы об ООО и АО. Теперь наличие печати остается на усмотрение организаций.

Какая должна быть печать

Итак, если организация решила остаться с печатью, то правила остаются прежними:

  • Печать должна быть изготовлена в единственном числе.
  • Форма печати должна быть круглой.
  • Печать должна содержать название организации на русском языке без сокращений.
  • Печать должна содержать полный адрес предприятия.

Помимо этих основных данных печать может содержать и другую информацию: реквизиты банка, адрес сайта, телефон, англоязычное название, логотип или иной символ. Это все допускается, но самое главное, чтобы печать содержала всю основную информацию.

Цель печати – подтвердить подлинность и корректность подписи должностных лиц.

В соответствии с  ГОСТом «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», оттиск печати следует рассматривать, как один из реквизитов документа.

Печать ставится строго в том месте, где указано «место печати», либо М.П. В случае отсутствия такого обозначения печать следует поставить так, чтобы она частично зашла на подпись, но при этом не закрыла ее полностью. Полностью на подпись печать ставить нельзя!

Закон не запрещает делать печати дополнительного назначения. Вся стандартная информация (см. выше) на них останется, а кроме нее такая печать будет содержать фразу «Для документов», «Финансовый отдел» и др.

Если положение о печатях или соглашение между организациями позволяют, дополнительная печать может заменить круглую.

Например, на договор можно поставить печать «Для документов» или «Для договоров», если обе стороны согласны, и в тексте договора есть об этом специальное упоминание.

На копии трудовых книжек и других кадровых документов при их заверении можно поставить печать «Отдел кадров», если об этом написано в положении.

Важно понимать, что нельзя на копию трудовой книжки поставить печать «Для договоров». Все печати дополнительного значения ставятся только по их назначению.

При подготовке документов к подаче в гос.органы желательно ставить основную печать организации, печати дополнительного назначения могут вызвать вопросы и неодобрение сотрудников этих органов.

Что такое штампы?

Если о том, что такое печать и как с ней работать нам могут рассказать закон и ГОСТ, то штампам повезло меньше. Четкого определения штамп» закон нам не дает.Фактически, это оттиск, который тоже ставится на документы, но не содержит всю информацию, которую должна содержать печать. Никакой юридической силы штамп не имеет, ничью подпись не заверяет.

Штамп выполняет совершенно иную, нежели печать, функцию. Он нужен для того, чтобы не писать каждый раз вручную одно и то же. К примеру: «Готово», «Проверено», «Копия верна» и прочие.

Помните! У штампа юридической силы нет. Поэтому он может быть любого размера и любой формы. Количество штампов ограничивается лишь фантазией сотрудников организации, где эти штампы используют.

Какого учета требуют печати и штампы в организации?

Печати и штампы на любом предприятии должны быть зарегистрированы и учтены. Если помимо основной печати в вашей организации есть еще штампы и дополнительные печати, нужно составить «Положение о печатях», в котором должно быть расписано, как в вашей организации происходит использование, регистрация, хранение и уничтожение штампов и печатей.

В этом положении необходимо отметить:

— какие печати и штампы используются в вашей организации,

— каков порядок регистрации этих печатей и штампов,

— как происходит выдача, хранение и сдача печатей и штампов,

— какая печать и какой штамп для чего предназначены

К примеру:

Печать «Для договоров» находится в Договорном отделе и ставится на договоры ценой до 5 000 000 (пяти миллионов) рублей при условии согласия сторон.

— в каком порядке происходит утилизация печатей и штампов, потерявших актуальность,

— кто отвечает за повреждение, либо потерю или некорректное хранение печатей и штампов.

Положение о печатях – локальный нормативный акт, требующий утверждения генеральным директором.

Обычно изготовлением печатей занимается какое-то конкретное структурное подразделение предприятия. Это может быть канцелярия, финансовый отдел, административно-хозяйственный отдел и другие.

Как только печать изготовлена, ее следует зарегистрировать в «Журнале учета печатей». Такой журнал может быть рукописным, вести его можно в обычной тетради.

Вот так следует оформить шапку таблицы в журнале:

Особый штамп — факсимиле. Но о нем в следующей статье.

Image by luigi diamanti / www.freedigitalphotos.net

документирование, исходящие, кадровое делопроизводство, полезно знать всем!, регистрация, стиль деловых документов

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=2725

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.