+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Оформление документов в электронном виде

Содержание

Электронная цифровая подпись нотариусом

Оформление документов в электронном виде

Оформление ЭЦП – современная тенденция документооборота. Ним может воспользоваться юридическое и физическое лицо. Электронная цифровая подпись нотариуса призвана удостоверить подлинность сформированного документа, являясь фактически аналогом обычной подписи. Такую возможность нотариат получил по закону, принятому в 2014 году.

Нотариусы с ЭЦП теперь могут заверять оригиналы документов, созданные в электронном виде, подтверждать подлинность копий электронных документов. Существует целый перечень позволенных нотариальных действий, которые можно производить с помощью электронной подписи.

Сегодня существуют три вида ЭЦП: простая, неквалифицированная, квалифицированная. Последняя применяется при оформлении нотариальных удостоверений.

Нотариус с ЭЦП в Москве обеспечит правильность оформления всех бумаг – вы можете быть уверены, что документ будет принят всеми государственными органами и инстанциями.

Фактически, такая подпись приравнивается к собственноручно поставленной, а также печати.

Оформление ЭЦП и нотариальные действия

Законодательством предусмотрено выполнение разных действий, факт которых может быть заверен электронной подписью. К ним относятся:

  • обмен документами между физическими и юридическими лицами, включая подачу документов в различные государственные реестры;
  • получение доказательной базы – ознакомление с информацией на сайтах, по электронной почте, sms-переписке, на компьютерах, планшетах, мобильных телефонах;
  • работа с реестром залогового имущества – подача соответствующего заявления, подготовка выписки;
  • удостоверение копий бумажных и электронных документов, предоставленных на альтернативных носителях;
  • подача документов для регистрации предприятий – юридических и физических лиц-предпринимателей;
  • подача заявлений для регистрации права собственности на недвижимость;
  • получение данных из Государственного реестра юридических и физических лиц-предпринимателей для удостоверения соответствующих бумажных копий документов;
  • получение данных из реестра недвижимости для осуществления сделок купли-продажи, мены, дарения, завещания;
  • сбор информации из реестров для подготовки документов при вступлении в наследство.

Электронная цифровая подпись нотариуса: особенности ее оформления

К документам, предоставляемым в целях нотариального удостоверения в электронном виде, предъявляется ряд требований:

  • нотариус формирует цифровой документ формата XML, который является оригиналом, заверяет его своей ЭЦП;
  • электронная копия оригинала, предоставленного на электронно-цифровом носителе, должна быть оформлена в PDF-формате, сканирование выполняется с такими параметрами: разрешение 200 точек, серые оттенки, цветовая глубина 8 бит/пиксель.

Эти правила необходимо соблюдать, особенно при предоставлении документации в государственные органы, судебные инстанции.

Нотариусы с ЭЦП: процедура работы

Заверению подлинности подлежат практически все оригиналы электронных документов. Их можно самостоятельно приносить в офис или отправлять электронной почтой. Процедура выглядит следующим образом:

  • сформировать оригинал документа в электронном виде (формат XML);
  • предоставить его для проверки в нотариальную контору;
  • поставить собственную цифровую подпись;
  • после этого нотариус удостоверяет аутентичность документа своей электронной подписью.

Когда требуется перевести в электронный вид бумажный документ с последующим заверением, нотариус самостоятельно обязан произвести его сканирование в требуемом формате и с необходимыми параметрами.

Только после этого ставить на нем ЭЦП. Такому действию подлежат все документы, кроме тех, которые удостоверяют личность (паспорт, водительские права).

Для удостоверения бумажных копий электронного документа необходимо:

  • распечатать документ из сервиса, в котором он был сформирован (обязательное наличие отметки о том, что бумага была подписана ЭЦП);
  • поставить на копии собственноручную подпись главы компании, печать предприятия;
  • предоставить документ для нотариального удостоверения.

Наличие ЭЦП говорит о том, что документ подлинный, он не подвергался изменениям и правкам после заверения. Она имеет полную юридическую силу, ею часто пользуются крупные компании при оформлении контрактов, страховых обязательств и прочих видов сделок. Удобство заключается в том, что оперативно может быть собран весь пакет документов, ничего не потеряется и не придет в негодность.

Если вам нужен нотариус с ЭЦП в Москве, обращайтесь в нотариальную контору на «Окской». Нотариус осуществит удостоверяющие действия быстро, в рамках законодательной базы.

По договоренности прием может проходить в кабинете нотариуса, на дому или в офисе заказчика. Для этого предусмотрен выезд к клиенту по адресу в Москве и Подмосковье.

Источник: http://notarius-perevod.ru/ecp/

Оформление ветеринарных документов в электронном виде: кто должен подключиться к системе «Меркурий» и как в ней работать

Оформление документов в электронном виде

В общем случае на дату 1 июля 2018 года к системе «Меркурий» должны быть подключены все, кто производит и продает продукцию, подконтрольную Госветконтролю.

Дело в том, что указанная продукция требует оформления ветеринарных сопроводительных документов (ВСД): ветеринарных сертификатов, свидетельств и справок (ст. 2.3 Закона от 14.05.93 № 4979-1 «О ветеринарии»).

До июля текущего года допустимо формировать эти документы как в электронном, так и в бумажном виде.

А вот с июля останется только один разрешенный способ создания ВСД — в электронном виде посредством системы «Меркурий». Это следует из Федерального закона от 13.07.15 № 243-ФЗ, который внес поправки в Закон о ветеринарии. Следовательно, работать в «Меркурии» придется всем, кто обязан оформлять ветеринарную документацию.

Перечень товаров, подконтрольных Госветконтролю, утвержден приказом Минсельхоза России от 18.12.15 № 648. В него входят, в числе прочего, мясные и рыбные продукты, молочная продукция, а также продукция птицеферм. Таким образом, оборот этих товаров влечет обязанность по оформлению ВСД и, как следствие, по подключению к системе «Меркурий».

В каких случаях «меркурий» можно не использовать

Из приведенных выше правил есть исключения, которые перечислены в статье 4 Закона № 243-ФЗ. Так, после 1 июля 2018 года можно будет оформлять ВСД на бумажном носителе в трех ситуациях.

  • Во-первых, при авариях, природных катаклизмах, катастрофах и чрезвычайных ситуациях, из-за которых пользоваться «Меркурием» стало невозможно.
  • Во-вторых, при отсутствии доступа к интернету. Этой «льготой» можно будет воспользоваться только в тех населенных пунктах, которые вошли в специальные перечни, утвержденные региональными властями. Если же произошел временный сбой в работе интернета, то обязанность по электронному оформлению ВСД сохраняется. При подобных обстоятельствах работать с электронными ветеринарными документами можно удаленно.
  • В-третьих, в ситуации, когда в ветеринарных сопроводительных документах содержится информация, составляющая государственную или служебную тайну.

Кроме того, на сайте Россельхознадзора перечислены случаи, когда оформление ветеринарных сертификатов (а значит и подключение к «Меркурию») не требуется. Это реализация продукции конечному покупателю для целей личного потребления, перемещение продукции внутри одного предприятия как имущественного комплекса, перевозка домашних животных и проч.

Что представляет собой система «Меркурий»

Своим названием система обязана древнеримскому богу, который покровительствовал торговле. Основная цель создания системы «Меркурий» состоит в том, чтобы контролирующие органы и потребители могли получить полную и достоверную информацию о происхождении мяса, молока и прочих продуктов.

При помощи «Меркурия» создаются электронные ветеринарные сопроводительные документы двух видов: транспортные и производственные. В транспортных ВСД фиксируются факты перемещения товара.

Отправитель (например, мясокомбинат) должен создать в системе транспортный ВСД, а получатель (например, розничный магазин) — погасить этот документ, то есть сделать в «Меркурии» специальную отметку.

Если на товар, подлежащий ветконтролю, не оформлен электронный ВСД, то магазин должен отказаться принимать такой товар и сообщить отправителю об отсутствии этого документа.

Даже если продукция поступает промежуточному получателю (например, на оптовый склад), он все равно обязан погасить транспортный ВСД, а при дальнейшей отправке товара должен создать новый документ.

В производственных ВСД отражаются сведения о том, из какого сырья изготовлен тот или иной товар. Такие документы гасить не нужно.

Добавим, что электронный ВСД составляется не на всю партию товара, а на каждую позицию в отдельности. При этом у каждого электронного ВСД есть уникальный идентификатор UUID, который является его главным реквизитом. Электронный ветеринарный документ хранится в системе три года, но не менее срока годности продукта.

Как зарегистрироваться в системе «Меркурий»

Правила работы с «Меркурием», в том числе правила регистрации в этой системе, регламентируются приказом Минсельхоза России от 27.12.16 № 589 (далее — Приказ № 589). Согласно этому документу, для подключения к «Меркурию» компании и ИП должны подать заявку в Россельхознадзор. Шаблон заявки можно скачать на сайте федеральной государственной информационной системы ветеринарии.

Организации могут подать заявку одним из двух способов.

  • Первый способ — составить заявку на фирменном бланке компании и отвезти в территориальное управление Россельхознадзора.
  • Второй способ — создать заявку в виде электронного документа, заверить усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) и направить на адрес admin@fsvps.ru.   

Организация должна указать в заявке своих уполномоченных сотрудников, которые будут работать с «Меркурием». Таких сотрудников можно наделить разными правами: делать заявки на ВСД, формировать их, гасить, либо совершать все названные действия.

У предпринимателей также есть два способа подачи заявки.

  • Первый способ — составить заявку в бумажном виде и направить по почте или отвезти лично в территориальное управление Россельхознадзора.
  • Второй способ — оформить заявку в электронном виде, заверить простой электронной подписью и направить на адрес info@svfk.mcx.ru.

ИП может зарегистрировать в системе своих сотрудников, которые будут оформлять и гасить ВСД. 

В течение пяти рабочих дней после подачи заявки организацию или ИП должны зарегистрировать в системе «Меркурий».

Аттестация сотрудников и предпринимателей

Уполномоченные сотрудники организации, а также ИП или их уполномоченные сотрудники, которые будут формировать электронные ВСД в системе «Меркурий», должны пройти аттестацию.

Решение об аттестации принимает комиссия, созданная региональным управлением ветеринарии. Заседания аттестационной комиссии проводятся ежемесячно (конкретные даты можно узнать на официальных сайтах уполномоченных органов).

Все аттестованные специалисты заносятся в реестр.

Обратите внимание: если уполномоченному сотруднику или предпринимателю придется только гасить ВСД (но не формировать новые), то аттестация не нужна.

Как интегрировать «Меркурий» с вашей учетной системой

Формировать и гасить электронные ВСД вручную — дело небыстрое, потому что на каждый документ иногда уходит несколько минут.

Это время умножается на количество товарных позиций в накладной, поскольку, как говорилось выше, один ВСД создается не на поставку, а на каждую товарную позицию. Далее это время умножается на количество накладных, полученных и выставленных в течение дня.

Сюда нужно прибавить дополнительное время, необходимое для исправления ошибок, которые возникли при ручном вводе данных.

Чтобы значительно облегчить и ускорить процесс оформления электронных ВСД, систему «Меркурий» можно интегрировать с учетной системой, например, с 1С. Существуют различные интеграционные решения, в частности, модуль «Контур.Меркурий». Он подходит любой конфигурации 1С: 7.

7, 8.Х, для обычных и управляемых форм. Этот модуль позволит работать в режиме единого окна прямо в своей базе 1С, без переходов из 1С в «Меркурий» и обратно. Вероятность ошибок и потери документов исключена, так как «Контур.Меркурий» использует данные, уже введенные в 1С.

Что грозит нарушителям

В настоящее время за нарушение правил переработки, хранения и реализации продуктов животноводства предусмотрен административный штраф: для должностных лиц и ИП — от 3 000 до 5 000 рублей, для организаций — от 10 000 до 20 000 рублей (ст. 10.8 КоАП РФ).

Однако уже разработан проект изменений в КоАП РФ. Если поправки примут, то размеры штрафов за перевозку или передачу прав собственности на товары животного происхождения в сопровождении неверно оформленных ВСД или вовсе без них значительно вырастут и составят для организаций:

  • до 100 тыс. рублей за перевозку или передачу прав собственности на животных;
  • до 20 тыс. рублей за перевозку или передачу прав собственности на рыбу и продукцию из водных биологических ресурсов;
  • до 10 тыс. рублей за перевозку или передачу прав собственности на сырое молоко и сырые сливки;
  • до 5 тыс. рублей за производство, перевозку или передачу прав собственности на продукты термической обработки;
  • до 50 тыс. рублей за производство, перевозку или передачу прав собственности на все прочие товары, если они подлежат обязательной сертификации.

Повторное нарушение правил, согласно проекту поправок, грозит штрафом до 200 тыс. рублей.

Обратите внимание: после публикации данной статьи перечень товаров, которые надо проводить через систему «Меркурий», изменился: Сокращен список товаров, которые нужно проводить через систему «Меркурий»

Подробнее узнать об актуальном списке товаров и задать свои вопросы о работе в системе «Меркурий» можно будет на бесплатном вебинаре. Он состоится 15 августа в 13.00 по московскому времени.

Вот основные темы вебинара:

  • Кто должен регистрироваться и работать с «Меркурием»;
  • Какие товары надо проводить через систему «Меркурий»;
  • Как зарегистрироваться в «Меркурии»;
  • Как рознице и общепиту снизить трудозатраты на работу с «Меркурием».

Для участия в вебинаре достаточно пройти по ссылке и зарегистрироваться.

Зарегистрироваться для участия в вебинаре по работе со ФГИС «Меркурий»

Источник: https://www.buhonline.ru/pub/comments/2018/4/13418

Виды документов в электронном документообороте

Оформление документов в электронном виде

Прежде чем перечислять существующие виды электронных документов, давайте разберемся с определением.

Что такое документ электронный, написано в Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно- телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Виды электронных документов

Существует далеко не одна классификация, выделяющая те или иные виды электронных документов. Остановимся на наиболее распространенных.

По типу содержимого. Чаще всего электронные документы классифицируют по такому критерию, как тип содержимого. В этом случае выделяют текстовые, графические, анимационные, звуковые, мультимедийные файлы.

По доступности. В зависимости от степени доступности документ электронный может быть открытым и скрытым. Открытые электронные документы публичны, доступны для широкого круга лиц, так как не несут в себе никакой тайны.

Обычно так выглядит информация на сайтах, лицензионные договоры, прайсы и пр.

Скрытые электронные документы может увидеть только ограниченное число людей, так как в них содержится конфиденциальная информация, порой представляющая собой коммерческую или даже государственную тайну.

По наличию электронной подписи. Все электронные документы можно разделить на подписанные электронной подписью и не подписанные. Вы наверняка знаете, что благодаря электронной подписи (далее – ЭП) можно идентифицировать лицо, подписавшее документ электронный. Следовательно, можно определить и авторство. Кроме того, ЭП гарантирует целостность и неизменность электронного документа.

Классификация электронных документов по отраслям также имеет место быть, тем более сегодня, когда электронный документооборот охватывает все больше сфер нашей деятельности.

В каждой из отраслей используются как общепринятые, так и свои специфические документы. Например, в ритейле – счета-фактуры, акты выполненных работ, товарные накладные ТОРГ-12, акты об установленном расхождении ТОРГ-2, корректировочные счета-фактуры.

В энергосбытовом комплексе – та же первичка плюс акты сверки, счета на оплату и др.

Виды бухгалтерских электронных документов

Чаще всего компании обмениваются первичными документами. Рассмотрим подробнее виды первички:

  • Счет-фактура, согласно п. 1 ст. 169 части второй Налогового кодекса РФ, может быть составлен и выставлен в электронном виде. В соответствии с Приказом ФНС от 05.03.2012 N ММВ-7-6/138@ электронный счет-фактура (далее – ЭСФ) должен соответствовать формату .XML. При подписании квалифицированной электронной подписью руководителя компании или уполномоченного на то лица ЭСФ приобретает юридическую значимость. Подробную информацию об использовании электронных счетов-фактур, об обмене ими между контрагентами и нормативных тонкостях вы можете найти в публикации «Электронный счет-фактура. Инструкция по применению».
  • Акт выполненных работ (услуг) на сегодняшний день не имеет обязательного формата в электронном виде. Существует рекомендуемый к применению формат – .XML. Несмотря на то, что закон не предусматривает определенного порядка работы с электронным актом, обмениваться данным видом электронного документа можно и без помощи операторов. Используйте любой удобный вам формат – например, .PDF. Однако есть важный нюанс: если от ФНС придет истребование в электронном виде, то акты выполненных работ вам придется представлять в формате .XML.
  • Товарная накладная (ТОРГ-12) в электронном виде также используется все чаще. Составляют ее, как правило, в одном из трех форматов – .XML, .JPG или .TIF. При этом организации могут сами разработать форму товарной накладной. Но должно быть соблюдено главное условие: в документе необходимо отразить ряд реквизитов (наименование товара и его количество, НДС и сумму НДС и т.д.). Подробнее об этом вы можете прочитать в нашем материале «Электронная товарная накладная».

Резюмируя вышеописанное, еще раз хочется отметить:

Форматы электронных первичных документов – акта и накладной – носят рекомендуемый характер. Их применение не является обязательным.

Документ электронный проник в разные сферы деятельности

С появлением электронных документов жизнь людей значительно облегчилась, особенно в разрезе их трудовой деятельности. На создание документа электронного уходит в разы меньше времени, его удобнее хранить, а поиск нужной информации, представленной в цифровом виде, занимает считанные минуты.

Словом, у электронных документов масса преимуществ, и оценить их все по достоинству сегодня могут люди, работающие в самых разных сферах – от бухгалтерии до торговли, от энергосбытовых компаний до страховых.

Главное, не запутаться, так как со временем видов электронных документов становится всё больше, а к оформлению некоторых из них (например, к счетам-фактурам) государство предъявляет жесткие требования.

Евгения Герасимова, PR-специалист Synerdocs

Источник: https://www.synerdocs.ru/6700319.aspx

Подборка ответов ФНС России на распространенные вопросы о подаче документов в электронном виде

Оформление документов в электронном виде
Перейти к подготовке документов

ФЗ №129 от 8 августа 2001 года «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» предусматривает возможность подачи документов для регистрации ООО или ИП при помощи информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе и через Интернет (статья 9). Главным условием совершения регистрационного действия является их подписание квалифицированной электронной цифровой подписью.

О том, что такое ЭЦП и как ее оформить читайте в нашей статье «Что такое электронно-цифровая подпись? Основные моменты оформления и применения ЭЦП».

Несмотря на то, что возможность подачи документов в электронном виде появилась уже достаточно давно, применение электронно-цифровой подписи на практике все еще вызывает большое количество вопросов.

Наши попытки найти ответы на них показали, что некоторые спорные ситуации не имеют однозначной регламентации в правовых актах, при этом некомпетентность сотрудников регистрирующих органов часто не дает возможность опираться на здравый смысл при совершении тех или иных регистрационных действий.

Именно поэтому мы выбрали наиболее распространенные вопросы, в которых действия заявителей законодательно не закреплены, и задали их непосредственно руководству Федеральной налоговой службы. В данной статье мы приводим ответы, полученные нами из ФНС России.

Необходимость нотариального удостоверения паспорта

Первый вопрос, заданный нами, был следующего содержания:

«Нужно ли нотариально заверять копию паспорта при отправке документов в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной ЭЦП заявителя»

Приводим цитату ответа ФНС России (Письмо ГД-3-14/5011@ от 26 октября 2016 года):

«При направлении документов в регистрирующий орган для государственной регистрации гражданина Российской Федерации в качестве индивидуального предпринимателя в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронно-цифровой подписью заявителя, свидетельствование верности копии паспорта в нотариальном порядке является избыточным и необязательным».

В принципе, наша точка зрения совпадает с данной позицией ФНС России, однако мы не раз сталкивались с отказами в регистрации статуса ИП в том случае, если при подаче бумаг в электронном виде копия паспорта не была удостоверена нотариусом.

В отказах налоговые органы ссылаются на то, что государственная регистрация ИП регламентирована статьей 22.1 ФЗ №129 от 8 августа 2001 года, которая устанавливает необходимость нотариального свидетельствования верности копии документа, предоставляемого для совершения регистрационного действия.

Это необходимо в любом случае регистрации ИП, за исключением, когда заявитель самостоятельно предоставляет в инспекцию копию и совместно с этим передает сотруднику подлинный экземпляр для удостоверения ее верности.

Отсутствие удостоверительной надписи нотариуса на копии, по мнению регистрирующих органов, расценивается как непредоставление необходимых бумаг, что и влечет за собой отказ в регистрации.

Перейти к подготовке документов

Необходимость сканирования всех листов паспорта

Сканирование всех листов паспорта – еще одна проблема, с которой приходится сталкиваться при подаче документов в электронном виде. Во-первых, объем информации в итоге получается достаточно большим (4,5 мегабайта), а во-вторых, на сканирование тратиться немало времени.

В связи с этим мы задали в ФНС РФ еще один вопрос:

«Какие страницы паспорта нужно (предоставить) сканировать при отправке документов в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя?»

Цитируем полученный ответ:

«В соответствии с подпунктами “а”-“е” пункта 2 статьи 5 Федерального закона от 8 августа 2001 года №129-ФЗ “О государственной регистрации юридических лиц и предпринимателей” в отношении индивидуального предпринимателя – гражданина РФ в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей включаются следующие сведения: фамилия, имя и (в случае, если имеется) отчество; пол; дата и место рождения; гражданство; место жительства в Российской Федерации; данные основного документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации.

Учитывая вышеизложенное, а так же положения пунктов 8-10 описания бланка паспорта гражданина Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года № 828 “Об утверждении Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, образца бланка и описания паспорта гражданина Российской Федерации”, представляемая в регистрирующий орган в соответствии с подпунктом “б” пункта 1 статьи 22.1 Федерального закона от 8 августа 2001 года №129-ФЗ копия паспорта гражданина Российской Федерации может содержать вторую и третью страницы, а также страницы с пятую по двенадцатую, на которых проставлены отметки о регистрации гражданина и снятии его с регистрационного учета по месту жительства».

Получается, что при подаче документации через Интернет переводить в электронный формат необходимо лишь основной разворот паспорта и заполненные страницы, содержащие информацию о прописке.

Необходимость собственноручной подписи

В своей работе мы часто общаемся с профессиональными регистраторами и юристами.

В результате постоянного взаимодействия со специалистами нами было замечено, что многие из них при подаче документов в электронном виде распечатывают заполненные формы, для того чтобы заявители подписали их собственноручно и указали в соответствующих разделах листов на заявителя свои личные данные (фамилию, имя и отчество). После этого заявления сканируются, подписываются ЭЦП и отправляются по электронным каналам в регистрирующий орган.

Наша позиция такова, что подобное усложнение процесса передачи документов в электронном виде не нужно – достаточно одной только цифровой подписи.

Однако в ФЗ №129 есть конкретное указание на отсутствие необходимости нотариального удостоверения заявлений (уведомлений или сообщений) в случае их подачи в регистрирующий орган через Интернет (пункт 1.2 статьи 9). При этом нет ни слова о необходимости собственноручного подписания документа, который будет подписан ЭЦП и отправлен в налоговую инспекцию в электронном виде.

Именно поэтому от нас в ФНС России поступил следующий вопрос:

«Должен или нет заявитель в заявлении, уведомлении или сообщении вписать свои фамилию, имя и отчество на листе заявителя и собственноручно подписаться, а затем сканировать документ для отправки документов в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя»?

Приводим цитату ответа Федеральной налоговой службы России:

«Исходя из положения пункта 1.2.

статьи 9 Федерального закона от 8 августа 2001 года №129-ФЗ, и подпункта 1 пункта 9 «Порядка направления в регистрирующий орган при государственной регистрации юридических лиц, крестьянских (фермерских) хозяйств и физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей электронных документов с использованием информационно телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг», утвержденного приказом ФНС России от 12 августа 2011 года №ЯК-7-6/489@, собственноручное указание заявителем своих фамилии, имени, отчества (при наличии) и проставление своей подписи на заявлении (уведомлении, сообщении), предоставляемом при государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, при направлении в регистрирующий орган документов для государственной регистрации в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя, не требуется».

Необходимость предоставления квитанции об оплате государственной пошлины

Административное законодательство в нашей стране в последнее время все больше развивает возможность передачи информации от одних государственных органов в другие путем использования межведомственных каналов связи. Касается это и сферы регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Например, по поводу предоставления документа об уплате госпошлины за совершение регистрационного действия налоговыми органами, законодательные акты говорят следующее:

  1. ФЗ №129 от 8 августа 2001 года (статья 9) определяет, что в число документов, предоставляемых в регистрирующий орган, входит квитанция (платежное поручение) об уплате госпошлины за предоставление государственной услуги по регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя.
  2. ФЗ №210 от 27 июля 2010 года «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (пункт 1 статьи 7) устанавливает, что органы, предоставляющие государственные услуги не вправе требовать от заявителя документов и информации, в том числе и о внесении платы за оказываемые госуслуги, если эта информация находится в распоряжении государственных и муниципальных органов (подведомственных им организаций), которые участвуют в процессе оказания подобных услуг. Такие бумаги заявитель предоставляет по собственной инициативе.
  3. Приказ Министерства Финансов России №169 от 30 сентября 2016 года «Об утверждении Административного регламента предоставления Федеральной налоговой службой государственной услуги по государственной регистрации юридических лиц, физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств» устанавливает, что квитация об оплате государственной пошлины за совершение регистрационного действия налоговыми органами входит в перечень документов, которые находятся в распоряжении государственных и муниципальных органов, участвующих в оказании услуг по регистрации юридических лиц или индивидуальных предпринимателей. Она, в случае непредоставления заявителем, предоставляется налоговому органу Федеральным казначейством РФ путем его размещения в Государственной информационной системе о государственных и муниципальных платежах.

Получается, что регистрирующие органы не вправе требовать обязательного предоставления квитанции об оплате государственной пошлины при подаче документов на регистрацию в электронном виде, такой документ предоставляется лишь по желанию заявителя.

В связи с тем, что налоговые органы, несмотря на данные положения закона все еще часто отказывают в совершении регистрационного действия по причине непредоставления квитанции (платежного поручения) об оплате госпошлины, мы решили выяснить официальную позицию ФНС России и задали руководству службы следующие вопросы:

  • «Необходимо ли вкладывать документ об оплате госпошлины за регистрацию юридического лица при отправке документов в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя?».
  • «Должна быть в квитанции об оплате госпошлины ссылка на УИН или код документа, по которому была осуществлена оплата?».

Вот какой ответ мы получили из Федеральной налоговой службы:

«Исходя из положение подпункта 2 пункта 1 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 210 года № 210-ФЗ “Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг”, пункта 46.

1 Административного регламента предоставления Федеральной налоговой службой государственной услуги по государственной регистрации юридических лиц, физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств, утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22 июня 2012 года №87н, заявитель вправе представить документ об уплате государственной пошлины в регистрирующий орган по собственной инициативе. В случае непредставления заявителем указанного документа регистрирующий орган самостоятельно запрашивает сведения об оплате государственной пошлины в Федеральном казначействе (его территориальных органах)».***

Жаль только, что до тех пор, пока остаются еще сотрудники налоговой службы, которые не знают данную позицию своего руководства, отказы в регистрации по причине непредоставления документов, подтверждающих уплату государственной пошлины, не перестанут быть редкостью.

***Примечание: Наша переписка с руководством ФНС велась еще до вступления в силу Приказа Министерства финансов №169н от 30 сентября 2016 года, утвердившего новый Административный регламент предоставления Федеральной налоговой службой государственной услуги по государственной регистрации юридических лиц, физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств. Однако положения нового регламента, определяющие порядок предоставления квитанции об уплате госпошлины, ничем не отличаются от положений Административного регламента, на который сослались в ФНС РФ при подготовке ответа на наш вопрос, то есть позиция налоговой службы по данному вопросу в настоящее время остается неизменной.

Перейти к подготовке документов

Будем благодарны вам за комментарии к данному материалу. Если вы не нашли ответ на свой вопрос или у вас есть замечания, пожелания, – напишите нам. Для нас очень важно ваше мнение!

Полезный материал? Поделись ссылкой!

Количество показов: 16399

Источник: https://www.eregistrator.ru/protsess-registratsii/elektronnaya-podpis/podacha-dokumentov-v-elektronnom-vide-podborka-otvetov-fns/

Виды электронных документов | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Оформление документов в электронном виде

Все чаще многим секретарям приходится сталкиваться по работе с электронными документами. Однако, к большому сожалению, лишь немногие знают правила и основы работы с ними. Чтобы электронные документы больше не вызывали недоумения и озадаченности на лицах сотрудников, рекомендуем ознакомить их с данной статьей.

Из данной статьи вы узнаете:

  • перечень документов, которые бывают в электронном виде;
  • как осуществляется регистрация электронных документов;
  • основы работы с электронными документами;
  • какие существуют виды носителей электронных документов;
  • как правильно хранить документы в электронном виде;
  • правильное оформление электронных документов.

Документы в электронном виде все больше вытесняют обычную бумажную документацию. Объясняется это очень просто – с ними проще работать, к ним легче организовать доступ, а для их хранения не требуется много места. Однако не все виды допускается хранить в электронном виде.

Перечень документов в электронном виде

Существует определенный перечень документов в электронном виде, который формируется из входящей корреспонденции и созданных внутри организации электронных документов.

Кроме того, также допускается хранение в электронном виде первичных документов, регистров бюджетного учета и бюджетной отчетности.

Это объясняется тем, что большая часть бухгалтерских операций осуществляется с помощью специальных программ, которые и позволяют создавать и хранить соответствующую документацию.

Инструкция по делопроизводству. Раздел «Особенности работы с электронными документами»

Также в электронном виде могут храниться документы по кадрам. К примеру, если организация берет на дистанционную работу сотрудника, то трудовой договор может быть оформлен в электронном виде и путем получения от работника всех необходимых документов таким же способом. Однако в любом случае работодатель должен отправить почтой распечатанный экземпляр оформленного трудового договора.

Регистрация документов в электронном виде

В большинстве случаев в системах электронного документооборота (СЭД) используется карточная система регистрации.

В ее основу заложен принцип создания регистрационной карточки (РК) или регистрационно-контрольной карточки (РКК) документа. Она содержит все основные данные о деловой бумаге и, как правило, копию или сам электронный документ.

Далее карточка и прикрепленные к ней приложения сохраняются в базе данных системы электронного документооборота.

Следует отметить, что совокупность полей (реквизитов) регистрационных карточек в разных СЭД могут отличаться. Наиболее удобными являются те системы электронного документооборота, которые позволяют пользователям самостоятельно добавлять в перечень необходимые реквизиты или выбирать вид РК и состав ее реквизитов.

Работа с документами в электронном виде

Многие руководители организаций уже ведут учет, в том числе бухгалтерский и налоговый, в электронном виде. И хотя полностью отказаться от бумажных первичных документов на данный момент еще не представляется возможным, в электронном виде оформляется все больше документов. Да и взаимодействие с налоговыми органами экономит большое количество времени и сил с использованием систем ЭД.

Что касается электронных документов, то исходя из норм Федерального закона № 63‑ФЗ, подписанные простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, такие документы признаются для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документам на бумажных носителях, подписанных собственноручной подписью.

В случаях, установленных НК РФ, обязательным является применение квалифицированной электронной подписи (для электронных счетов-фактур, при электронном взаимодействии с налоговым органом, в том числе сдаче налоговой отчетности).

Новые статьи

Существуют два вида электронных подписей: усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее – НЭП) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее – КЭП). При этом для взаимодействия с контрагентами участники электронного документооборота заключают соответствующее соглашение, в котором определяют порядок электронного взаимодействия и вид электронной подписи.

Виды носителей электронных документов

Одно из главных преимуществ электронной документации заключается в том, что с ее помощью можно организовать быструю и качественную работу с документами.

Материалы в таком формате легко подписывать, даже если сотрудники, которые должны их завизировать, находятся вдалеке друг от друга. За счет этого удается сэкономить огромное количество времени и сил.

Кроме того, наличие электронного архива позволяет избежать необходимости выделять много места в организации под бумажный архив.

На хранение накапливающихся бумаг понадобится выделить соответствующую площадь на территории предприятия, а также нанять высококвалифицированного архивариуса, который сможет организовать квалифицированную работу с имеющимися материалами. Чтобы хранить электронный архив, достаточно лишь компактных съемных носителей или нескольких жестких дисков.

Передача электронных документов в архив организации

Например, использование в качестве носителей дисков предъявляет довольно жесткие требования к температурно-влажностному режиму. Правильный выбор указанных параметров позволяет обеспечить физическую сохранность носителей на протяжении десятилетий.

Хранение документов в электронном виде

Хранение электронных документов в архиве предполагает наличие носителей с большой емкостью, поскольку представляется нецелесообразным нарушение целостности документации, составляющей единый смысловой блок или относящейся к одному подразделению.

Практика показывает, что система, сложившаяся в ряде предприятий, характеризуется следующими чертами: документы, необходимость в которых периодически возникает (т. е.

востребованные постоянно), хранятся на компьютерах исполнителей, чей доступ к ним открыт в связи с выполнением должностных обязанностей.

Документация же, необходимость в которых возникает значительно реже, хранится на резервном сервере или на внешних носителях различной (необходимой) емкости.

Оформление документа в электронном виде

Оформление документа в электронном виде осуществляется по аналогии с бумажными носителями. Как правило, многие СЭД имеют ряд стандартных бланков для электронных документов. Особенно это актуально при работе с бухгалтерской и налоговой документацией, где порядок оформления четко определен и регламентирован.

Инструкция по делопроизводству. Раздел «Система электронного документооборота»

Кроме того, каждая организация вправе создать свои личные бланки в электронном виде. Их использование целесообразно при большом объеме электронного документооборота, так как значительно упрощает необходимость постоянного заполнения реквизитов. 

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210595-qqq-16-m8-vidy-elektronnyh-dokumentov

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.