+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

О современных способах организовать эффективную работу в офисе и на производстве

Содержание

Как организовать рабочее пространство и время в офисе

О современных способах организовать эффективную работу в офисе и на производстве

Всё начинается с рабочего места.

Д. Карнеги

Работа начинается с рабочего места и его организации. Есть, конечно, исключения в виде творческих и уникальных личностей, для которых этот вопрос не так уж важен. Но даже у них есть своя система творческого беспорядка, пусть они этого и не признают. Большинство же людей работает за обычными столами в обычных офисных помещениях, для них и предназначаются следующие советы.

Рабочий стол

Правильная рабочая обстановка настраивает сознание на нужный ритм. Вы же не содержите свой дом в беспорядке и точно знаете, где и что находится. Так же и на рабочем месте: всё должно быть на своих местах, и ничего лишнего, что могло бы отвлекать от главных задач.

С чего всё начинается, когда только приходишь на работу? С рабочего стола. А там обычно кипы бумаг, разбросанные канцтовары, кружки, какая-то бесполезная сувенирка и пыль на компьютере.

И какое будет внутреннее состояние за таким рабочим местом? Несобранное. Вы так, конечно, не будете считать, но подсознание уже всё решило. Какая вокруг реальность, такой и вы.

А сознание эту мысль подхватило, и ваш настрой уже никакой.

Luke Chapman/Flickr.comПостоянно содержите свой рабочий стол в порядке. Начните день с протирания пыли, настройте освещение, запишите полезную информацию на стикеры, помойте свою чашку для кофе, заполните свой календарь — настройте себя на рабочий лад. Эти простые действия дадут энергию для последующей работы.

Идеальное рабочее место — это инструмент для работы, комфортное освещение, необходимые канцтовары и простая мебель для работника.

Как работать: стоя или сидя? Решать вам. Я считаю, что сидя лучше, но обязательно нужно делать перерывы: пройтись, сделать небольшую разминку, подышать свежим воздухом, подняться на 2–3 этажа вверх по лестнице. Мой режим работы: 45 минут — задача без прерываний, 15-минутный перерыв, далее 1 час непрерывной работы и 15 минут отдыха. Так выстроен рабочий день.

Не забывайте о собственном шкафчике или архиве, так как у каждого сотрудника всегда скапливается своя личная картотека или бумажный архив. Также в шкафчике можно хранить личные вещи, которые не хотелось бы выставлять напоказ. Каждая полка и шкафчик должны выполнять свою функцию и не пересекаться с другими элементами. Так будет удобнее работать с документами и различными принадлежностями.

Электронный документооборот

Делайте резервные копии своих наработок, документов, проектов, служебной информации, хранящейся на рабочем компьютере, и отправляйте их на сервер компании или в облачное хранилище.

Сколько сил и нервов люди тратят из-за потерянной информации! Компьютер сломался, завис, кто-то случайно удалил важные данные. Не повторяйте их ошибку и делайте бэкапы. Не допускайте, чтобы обстоятельства контролировали вас и вашу работу.

Не устанавливайте лишних приложений, большинство необходимых операции выполняются в стандартных пакетах программ. Если вы в совершенстве владеете определённым инструментом для работы, попросите руководство или IT-отдел о его установке, аргументируя своей эффективной работой в нём.

Ещё один простой совет: старайтесь в своём электронном пространстве придерживаться чего-то одного. Если вы любите сервисы «Яндекса», выбирайте их, если сервисы Google — работайте с ними. Вы будете знать все слабые и сильные стороны инструментов, а также сможете быстро настроить свою систему на новом месте. Не всегда гонка за свежими программами оправданна.

На рабочей станции создайте свою личную простую электронную иерархию. Вы должны в кратчайшее время находить любой свой старый документ. Особенно это важно, когда от вас требуют срочно что-то решить, а вы забыли, где эта информация хранится.

Все самые важные документы сканируйте. Немало рабочих конфликтов между подразделениями возникало из-за какой-нибудь потерявшейся важной бумаги.

Планирование

Вы замечали, что работа иногда превращается в кашу: куча задач, разговоров, встреч, проверка бумаг. И вы в этом крутитесь без конца. Вроде работаете, но работой это назвать сложно. За этим всем не видно общей картины происходящего, и это одна из проблем современной производительности: действия есть, результаты тоже есть, но они не очень заметны в рутине.

Чтобы такого не было, необходимо составлять план задач и мероприятий на день, неделю и даже на месяц.

tec_estromberg/Flickr.com

Большинство пользуется блокнотами или ежедневниками. Да, это хорошо, но бумага — «оперативная память», в ней хранится вся текучка, а основная информация теряется в обилии страниц. Блокнот или ежедневник — это уже архаичный способ планирования.

В ежедневнике вы не видите всей картины событий, не сообразите, когда лучше делать одно, а когда другое, а также сможете пропустить какое-нибудь важное событие. Нет возможности вытащить необходимые данные и провести всесторонний анализ.

Представьте, сколько надо страничек перелистать, чтобы сопоставить необходимую информацию.

Сейчас существует много приложений и онлайн-сервисов для организации своего рабочего времени. Поверьте, этим надо заниматься, если вы хотите продуктивно работать независимо от ситуации и настроения. To-do-лист сегодня — это всё для эффективного управления задачами и временем.

Я использую систему контекстного планирования в среде Outlook Глеба Архангельского. Что мне в ней нравится: простота и эффективность инструмента, хорошо знакомое приложение, совмещение календаря, задач и почты в одном информационном пространстве, интеграция с офисными приложениями. Данной системе планирования можно обучить любого сотрудника за небольшое время.

Вот несколько советов по организации рабочего времени:

  • Планируйте гибко, в контексте, а не с жёсткой привязкой ко времени.
  • Научитесь понимать, что главное, а что нет.
  • Легко расставайтесь с незначительными делами.
  • Цените качество проведённого времени, а не само потраченное время.
  • Говорите себе и другим людям «нет», когда это необходимо.
  • Начинайте день с трудных и неприятных заданий.
  • Когда планируете на работе задачи и проекты, ставьте им сроки выполнения.

Мощный психологический приём — вычёркивать выполненную задачу или ставить напротив неё галочку. Это даст вам дополнительную внутреннюю энергию для достижения больших результатов. Вы увидите, что всё не напрасно.

Работа с почтой

Как организовать работу с почтой?

Во-первых, надо установить время работы с ней, чтобы уменьшить количество прерываний. Лучше всего это делать в утренний час, когда задачи начинают формироваться, и после обеда, когда надо проверить, как обстоят дела.

Во-вторых, на неоднозначные письма не стоит отвечать сразу. Нужно всё обдумать: обращение, построение ответа, дополнительную информацию. Старайтесь делать так, чтобы субъективизма было как можно меньше. Забудьте о быстрых ответах, как все привыкли делать в социальных сетях.

В-третьих, не перегружать текст письма информацией, которая понятна только самому отправителю. Старайтесь отвечать кратко и ёмко, взвесив каждое слово. В наш цифровой век это очень важно: никому не интересно пробираться сквозь уникальные умозаключения.

И наконец, не стоит забывать о сетевом этикете: обращении к получателю, стиле письма, информации по делу, контактных данных. Учитесь составлению письма, анализу того, что написали, и правилам обращения.

Дополнительный инструмент

Что ещё помогает сделать работу эффективнее, так это маркерная доска. Незаменимый инструмент, особенно когда в отделе идёт мозговой штурм или решение серьёзной задачи с промежуточными этапами.

midnightcomm/Flickr.com

В моей профессиональной деятельности доска была непременным атрибутом рабочей обстановки. Она полезна и с точки зрения экономии бумаги. Вы не поверите, сколько тратится листов на объяснение своих идей и решений.

Благодаря визуальному мышлению (оно есть у всех) люди могут совместно рисовать на доске, объяснять свои мысли и предлагать лучшие решения задачи. Всем всё видно и понятно.

От себя добавлю, что мне в работе помогает музыка. Она положительно влияет на мою производительность, особенно когда надо работать с однообразными задачами на компьютере или оформлять большой пакет документов. И вообще хорошо начинать утро с позитивной музыки. Но не стоит включать её для всех, помните: вы работаете не один, кому-то музыка будет только мешать.

А какие дополнительные рабочие инструменты применяете вы в вашей деятельности?

Источник: https://lifehacker.ru/prostranstvo-i-vremya-na-rabote/

10 «ништяков», которые повышают продуктивность работы в офисе | Rusbase

О современных способах организовать эффективную работу в офисе и на производстве

Современный климат-контроль поддерживает выбранную температуру с точностью до градуса, увлажняет и вентилирует воздух. Важность этой техники доказали ученые Гарвардского университета. Их исследования продемонстрировали прямую связь качества воздуха и эффективности труда человека.

В «свежих» помещениях люди работают на 61% лучше.

2. Правильное освещение

Польза естественного дневного света для помещения подтверждена исследованием компании Solar Energy and Building Physics Laboratory.

Результаты показали, что дневной свет позволяет сотрудникам ощущать себя бодро на протяжении всего дня, создавая хорошие условия для работы, при этом не утомляя глаза.

Там же, где преобладает искусственное освещение, люди чувствуют себя вяло и сонливо. Например, в нашем офисе есть множество больших окон, на каждом из которых есть жалюзи, на случай яркого солнца.

В офисе ECommPay света много не бывает

3. «Тихие» места

Journal of Applied Psychology опубликовал результаты исследования, в результате которого оценивалась важность тишины в рабочих помещениях. Участниками выступили 40 человек. Половина из них находилась в условиях офисного шума, остальные – в полной тишине. Спустя несколько часов им предложили разгадать головоломку.

Испытуемые, пробывшие в шуме, практически сразу сдавались. Их коллеги, которым посчастливилось сидеть в тишине, прилагали больше усилий, чтобы решить задачи.

Планировка рабочего пространства далеко не всегда позволяет найти спокойный уголок особенно если у вас open space. Задача решается следующим образом: в помещении размещаются звукоизоляционные кабины, предназначенные для индивидуальных дистанционных переговоров. Если площадь позволяет, создавайте целую комнату «тишины».

В нашей компании, в этом помещении запрещено общаться, что дает возможность продуктивно работать и мыслить, не отвлекаясь на какие-либо звуки, включая разговоры.

Звукоизоляционные кабинки в деле, офис ECommPay

«Тихая» комната, офис ECommPay

4. Спорт и здоровье

О вреде сидячего образа жизни пишут много. Проведено множество исследований, доказывающих, что работа с минимальным движением наносит урон физическому и психологическому состоянию человека.

Об этом говорят и ученые Лестерского и Лафборовского университетов Великобритании, напоминая, что мы должны двигаться, тренироваться, заниматься спортом, чтобы кровь лучше циркулировала, кости, суставы и мышцы были крепкими и здоровыми, а мозг был готов решать разноплановые задачи.

Чтобы поддерживать в сотрудниках здоровый дух, в здоровом теле, в офисе следует создать спортивный зал, с необходимым инвентарем для силовых и кардиотренировок.

Зона спорта и здоровья в офисе ECommPay

5. Социальные зоны

Пространство для общения – еще один драйвер креативности и продуктивности. Несколько лет назад в Wall Street Journal были опубликованы результаты эксперимента Bank of America, сотрудники которого носили датчики, фиксирующие сколько общается каждый из них. Установили, что более разговорчивые работают лучше.

Базируясь на этих выводах, в организации ввели неформальные перерывы для общения, после чего продуктивность сотрудников банка увеличилась на 10%.

Skype, в свою очередь, создал игровую зону, куда можно прийти в любое время.

Офис Skype – не только для работы

Мы же решили организовывать больше формальных и неформальных мероприятий. Это киновечера, лекции для обмена опытом и общие собрания, на которых рассказывают о событиях компании за прошедшую неделю. В результате сотрудники из разных департаментов и даже с разных этажей стали лучше узнавать друг друга, а новички гораздо быстрее проникаются коллективом.

6. Комфортное рабочее место

Лучше всего дать каждому сотруднику возможность адаптировать рабочее место именно под себя. Для этого компания может приобрести столы с регулируемой высотой и фит-болы, сидя на которых удобно трудиться. Еще очень важно наличие растений.

Исследования ученых из университета Кардифа показали, что наличие растений в офисе повышает продуктивность на 15%, а также снижают стресс и напряжение.

Для озеленения можно использовать стены из живых растений со специальной системой подведения воды, которые называют гидропонными.

«Живые» стены офиса «Яндекс»

«Ожившие» стены офиса ECommPay

У нас за состоянием растений следит команда флористов, которые, помимо всего прочего, могут украсить рабочий стол сотрудника комнатным растением. Специалисту компании нужно просто об этом попросить.

7. Полезные вкусности

Болезнь многих компаний, особенно крупных, где день рождения случаются чуть ли ни каждую неделю, в том, что на кухне всегда есть вкусняшки.

Чтобы установить равновесие между полезной и вредной пищей, следует покупать для сотрудников фрукты и овощи. Исследователи из University of Otago доказали позитивное влияние таких продуктов не только на настроение и самочувствие, но и на продуктивность. Не стоит забывать и о пользе для организма. Здоровый работник – хороший работник.

8. Кофе

Кофемашина – без этого центра притяжения, кажется, работа была бы невозможна. Ее наличием в офисе никого не удивишь, а вот сиропы могут принести еще больше радости и вкусов. Кстати, ошибочно думать, что перерывы на чашечку ароматного и бодрящего напитка нарушают трудовой процесс.

Исследователи лондонской Школы гигиены и тропической медицины установили, что кофеин улучшает память и способность концентрироваться, сокращает количество ошибок, совершаемых сотрудниками.

Они проанализировали 13 разных исследований со всего мира, участниками которых были преимущественно сотрудники, работающие посменно. Испытуемых разделили на две группы: одной давали кофеин, а второй плацебо. Потом людей просили выполнить различные задания на память и концентрацию, и потребители кофе справлялась с ними намного лучше.

9. Книги

Чтение способствует креативности, улучшает концентрацию и снижает стресс, еще это лишний повод поговорить. Чтобы одобрять и поддерживать в сотрудниках желание читать, создайте корпоративную библиотеку. Совсем хорошо, если любой из членов команды сможет заказывать книги, когда в ассортименте не находится подходящей.

Библиотека в офисе американской компании Tolleson

В нашей компании литературные труды разбросаны по полкам всего офиса. Чтобы посмотреть, где что лежит необходимо зайти в электронную базу.

10. Бутылка для воды

Потребление воды улучшает работоспособность мозга. Недостаток этой жидкости негативно сказывается на способности человека решать задачи.

Чтобы сделать воду максимально доступной для сотрудников каждому из них можно выделить спортивную бутылку с корпоративной символиков.

Казалось бы, простое решение, но мы заметили, что с приобретением этой емкости для каждого сослуживца, потребление воды в офисе увеличилось.

Welcome pack для новых сотрудников ECommPay

Что ещё…

Наверное, еще можно выделить мотивирующие слоганы. Это плюс к хорошей атмосфере. В нашей компании они есть на всех поверхностях, на которых можно писать без вандализма. Это стены, кружки, наклейки, блокноты и другая промопродукция.

Отдельные слоганы помещены в рамочку и развешаны на стенах. «Do what is Right» (Делай то, что правильно), или «If you can dream it, you can achieve it» (Ты можешь воплотить в жизнь то, о чем мечтаешь). Это мотивирует и создает позитивную атмосферу без особых финансовых вложений.

Стены офиса ECommPay, которые можно «читать», когда нужно вдохновиться

В этом перечне способов повышения продуктивности есть менее и более затратные варианты. Начать можно с простого, а когда результат от этого появится, переходить к методам посложнее и подороже. Проверено – работает!

Если вы хотите поделиться опытом работы в крупной компании или маленьком стартапе, рассказать о перипетиях своей карьеры и раскрыть секреты профессии, пишите на careerist@rb.ru. Лучшие рассказы опубликуем на Rusbase.

Материалы по теме:

Чему я научилась, прочитав больше 300 книг за семь лет

Путин приехал в «Яндекс». Вот что говорят об этом в соцсетях

10 лайфхаков для тех, кому нужно выдать свежую идею (а не получается)

Как бедные американские пенсионеры подрабатывают на складах Amazon

«Telegram платит 80$ за один стикер». Можно ли на этом заработать?

Актуальные материалы — в Telegram-канале @Rusbase

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Источник: https://rb.ru/opinion/nishtyaki-v-ofise/

Организация рабочего места и мотивация сотрудников

О современных способах организовать эффективную работу в офисе и на производстве

Исследование проведено группой компаний HeadHunter совместно с компанией «Здоровый офис» осенью 2009 года. В опросе приняли участие 3888 человек со всей России.

Не секрет, что одним из важнейших элементов мотивации сотрудников являются комфорт и удобство офисного пространства.

Опросы, проведенные специалистами HeadHunter и «Здоровый офис», показали, что более 90% опрошенных отмечают прямую связь между удобством рабочего места и качеством и эффективностью их работы.

При этом 47% респондентов отметили, что в комфортных условиях улучшается самочувствие и качественнее выполняются рабочие задачи. 44% сотрудников удобное рабочее место повышает настроение и позволяет лучше концентрироваться и решать профессиональные задачи.

35% опрошенных указали, что комфортные условия свидетельствуют о заботе начальства о работниках. И только 2% респондентов не верят в значимость такого фактора, как комфортное рабочее место, и считают, что гораздо более важными являются другие аспекты корпоративной жизни.

Анализ собранных материалов показал, что по уровню влияния на работоспособность удобство рабочего кресла находится на 4-м месте после следующих факторов: состояние здоровья, вентиляция воздуха и температурный режим в офисе.

Интересный факт: 33% опрошенных высоко оценили значение удобства кресла для состояния здоровья сотрудников, считая это «сильно влияющим». При этом столько же респондентов отметили, что этот фактор лишь отчасти «влияет» на работоспособность.

Тем самым, выяснилось, что общее влияние данного аспекта сотрудники оценили гораздо выше действия других факторов, таких как погода, вентиляция воздуха в офисе, эстетические характеристики офиса и цвет мебели.

Что нужно сотруднику для более комфортного рабочего процесса?

Большинство (8,24) сошлось на том, что более удобная организация пространства кабинета — необходимый способ организации комфортного рабочего процесса.

К важным условиям создания комфорта на рабочем месте, помимо этого, были отнесены такие факторы как установка хороших кондиционеров и очистителей воздуха, а также — улучшенное освещение.

Немаловажным была названа организация бесплатных обедов в офисе, дополнительно — чай, кофе и снеки.

Чем старше респонденты, тем важнее для них удобное рабочее пространство кабинета. Сотрудники в возрасте от 41 до 50 лет придают большее значение важности организации комфорта в офисе, нежели их более молодые коллеги.

Наиболее значимо удобное рабочее место кабинета для сотрудников следующих отделов: административно-хозяйственный, маркетинг/реклама/pr, управления персоналом, бухгалтерия/финансы. Работники IT- и производственного отдела в гораздо меньшей степени придают значение данному фактору.

Довольны ли сотрудники удобством своего рабочего места?

Как выяснилось, лишь 32% опрошенных довольны удобством своего рабочего места. Большая часть сотрудников, а именно — 48% — заявила, что удовлетворена комфортностью своих рабочих мест лишь частично, тогда как 17% респондентов вообще недовольны уровнем комфорта в своем офисе.

Опросы показали, что чем выше уровень дохода работников компаний, тем более их устраивает состояние комфорта личного рабочего места.

Так, 50% респондентов с заработной платой более 100 000 рублей в месяц, признались, что удовлетворены удобством своего рабочего места.

Резкий контраст представляет собой отношение к аналогичному вопросу со стороны сотрудников с зарплатой до 30 000 рублей в месяц: только 25% относятся к своему рабочему месту как к комфортному, тогда как 57% оно устраивает лишь частично.

Интересные результаты были получены в ходе опроса «Удобное ли у вас кресло?». 56% респондентов из числа сотрудников иностранных компаний признались, что более чем довольны удобством своих рабочих кресел, тогда как работников отечественных предприятий состояние персональной офисной мебели устраивает в меньшей степени, а именно — 43,8% опрошенных высказались утвердительно.

Каким должно быть комфортное рабочее место?

Комфортное рабочее место — это не просто удобное кресло, но и хорошо организованная обстановка: мебель, которая не мешает движениям, пространство, где все необходимое — под рукой. В обоих случаях 45% опрошенных подтвердили это мнение, тогда как всего 10% респондентов считает, что для достижения комфорта необходимо, в первую очередь, удобное кресло.

Чем выше доход респондента, тем менее важно для него рабочее место, где «все под рукой и не надо делать лишних движений». И тем более важно «подобранное кресло, и мебель, которая не мешает движениям».

Как выяснилось, для 76,1% респондентов движения при малоподвижной деятельности очень важны, тогда как 7,7% относят вынужденные передвижения по офису как к отвлекающим от работы действиям. Примерно 8% опрошенных хотели бы иметь еще одно рабочее место для работы стоя.

Что важно для соискателей при выборе компании-работодателя?

Вполне предсказуемо, что наиболее важным для соискателя фактором при выборе компании-работодателя всегда остается заработная плата.

В списке причин, на основании которых выбирают работодателя, «комфортное, хорошо оборудованное рабочее место» находится в середине и стоит на 5 месте из 9-ти.

При этом личное рабочее место для соискателей значимее, нежели красивый и удобный кабинет и офис. Важность этого параметра респонденты оценили в 7,21 баллов из 10-ти.

Чем старше сотрудник, тем большее внимание он уделяет комфортному, хорошо оборудованному рабочему месту. Подобный параметр становится для него почти решающим при выборе работы.

Важнее всего комфортное рабочее место для сотрудников следующих отделов:

  • бухгалтерия;
  • юридический;
  • маркетинг;
  • IT;
  • управления персоналом.

Важно ли отображение корпоративного стиля в оформлении офиса?

Отображение корпоративного стиля в оформлении офиса представляется важным для 28% офисных сотрудников.Наиболее значимой корпоративная стилистика становится для глав департаментов (топ – менеджеров) (46%), и чуть в меньшей степени — для руководителей отделов (менеджеров среднего звена)(34%).

Чем старше респондент, тем важнее для него отображение корпоративного стиля в оформлении офиса.

Наиболее значимым присутствие корпоративного стиля в оформлении офиса представляется сотрудникам с уровнем заработной платы 40 000 — 60 000 руб./мес., а также более 100 000 руб./мес. В целом можно отметить, что чем выше доход, тем более важно для сотрудника качество оформления корпоративного стиля офиса.

Выяснилось, что женщины придают гораздо большее значение элементам корпоративного стиля, о чем сообщили 34% респонденток. В свою очередь, мужчины в меньшей степени интересуются подобными аспектами офисного оформления — они важны лишь для 20% опрошенных.

Отображение корпоративного стиля в оформлении офиса представляется более серьезным фактором для следующих отделов: управление персоналом, административно-хозяйственный, маркетинг. А вот юридический отдел, IT и логистику подобные вопросы волнуют в гораздо меньшей степени: менее 20% респондентов заинтересованы в данной стилистике.

Практически все опрошенные (90%) отметили, что удобство рабочего места в той или иной мере влияет на качество и эффективность их работы.

При этом 47% опрошенных указали, что благодаря удобному рабочему месту улучшается самочувствие, и они лучше выполняют свою работу.

А для 35% респондентов удобно организованное рабочее место означает, что «начальство заботится о работнике», что он «нужен компании».

Как оказалось, удобное кресло влияет на работоспособность 66% опрошенных; среди них 33% отметили, что комфортная мебель «очень влияет» на результативность их профессиональной деятельности.

Для комфортного рабочего процесса респондентам представляется важной организация удобного пространства кабинета, которая имеет большую важность для офисных работников, нежели такие менее значимые факторы, как освещение, вентиляция и кондиционирование воздуха, обеды в офис и проч.

48% опрошенных лишь частично довольны удобством рабочего места; 32% вполне им удовлетворены, в отличие от 17% недовольных.

В среднем 46% респондентов считают свое кресло комфортным, однако 41% считают свою рабочую мебель неудобной.

Комфортное рабочее место для сотрудников — это не просто удобное кресло, но и хорошо организованная обстановка: мебель, которая не мешает движениям, удобное рабочее место, где все под рукой.

В целом, для выбора места работы организация рабочего места не имеет решающего значения. Такие факторы как зарплата, карьерное развитие, интересная работа, дружелюбная атмосфера в компании имеют большее значение. Тем не менее, по данным опроса при выборе компании-работодателя организация рабочего места более важный фактор, чем соц. пакет, местоположение офиса или престижность компании.

PDF версия: Организация рабочего места и мотивация сотрудников (~571 kb)

Код для вставки в блог:

Другие опросы

По вопросам проведения платных исследований обращайтесь по адресу sales@hh.ru или по телефону +7 495 974-64-27

Источник: https://hh.ru/article/829

О современных способах организовать эффективную работу в офисе и на производстве

О современных способах организовать эффективную работу в офисе и на производстве

Татьяна Крикун

Как повысить производительность труда и культуру организации работы в компании, одновременно понизив затраты? Мировой опыт менеджмента показывает, что эффективным решением может стать канбан. Именно этой системой сегодня пользуются около 30 крупнейших американских фирм, более 100 – немецких, а также все известные автоконцерны Японии.

Собственно, канбан был изобретен в сфере машиностроения. Его создали как инструмент системы бережливого производства «Точно в срок» JIT (“just-in-time”) в компании «Тойота». В 1962 году на JIT были переведены все предприятия «Тойоты». В 2010 году этот автоконцерн продал самое большое количество автомобилей в мире.

Канбан: опыт «Тойоты»

JIT создал принципиально новую модель производственного процесса. Основной целью ее стала минимизация затрат (запасов материальных ресурсов, незавершенной продукции)  — и увеличение количества готовых ценностей. Для достижения этой цели и был разработан канбан.

С японского этот термин переводится как «видимая карточка». На предприятиях «Тойоты» канбан изначально и был просто системой карточек.

С одной стороны, суть ее была в том, что каждый рабочий делал при помощи карточки запрос на новую деталь с таким расчетом, чтобы она была готова именно к тому моменту, когда понадобится. То есть новые запчасти не лежали на складе в запасе — рабочий брал их по мере необходимости прямо с конвейера.

Таким образом на запасах экономились огромные деньги. С другой стороны, эта система позволяла выполнять минимум задач в настоящий момент времени – что является главным принципом канбана.

Такая организация труда также называется «вытягивающим производством»: когда весь механизм изготовления продукта приходит в движение только по возникшему требованию конечного потребителя, и не раньше. Рабочие «Тойоты» визуализировали свои «требования» на карточках — и как бы «вытягивали» весь процесс производства нужных деталей.

Канбан на практике привел прославленного автомобильного производителя к следующему:

– стало возможным отслеживать ошибки на каждой стадии производства сразу после их появления; таким образом, количество брака стало стремится не к минимуму, а к нулю.

– вся организация работы в целом поднялась на новый уровень: карточки, которыми пользовались все рабочие, позволяли контролировать работу каждого из них.

– правило “точно в срок” стало выполняться более жестко, поскольку более жестким стал контроль: как только на производстве кто-то не успевал вовремя выполнить положенный объем работ, из-за этого “слабого звена” рушилась вся производственная цепочка – и виновный тут же обнаруживался.

Канбан за полвека своего существования показал себя не только продуктивным, но и универсальным средством оперативного планирования работы. Эту технологию в современном мире успешно применяют предприятия самого разного профиля — от «Майкрософт» до «Дженерал моторс».

Сегодня систему визуальных карточек практикуют в виде канбан-доски.

Доска, ведущая проекты

Наша студия начала использовать канбан-доску именно благодаря ее способности отслеживать всю работу компании над проектом.  Канбан подходит и для вашей организации, если:

– работа у вас идет сразу над многими проектами, и составить общую картину бывает трудно;

– разработка продукта постоянно сопровождается внезапными изменениями в постановке задач и непредсказуемыми проблемами,  которые нужно решать в срочном порядке.

Канбан-доска может представлять собой физическую доску на стене, а может использоваться в электронном варианте. Выбор зависит от особенностей каждой конкретной фирмы. Однако суть работы с канбан-инструментом от этого не меняется. Канбан-доска похожа на таблицу с несколькими колонками. колонок может варьироваться в зависимости от профиля фирмы.

Физическая доска может выглядеть так:

Для нас же более предпочтительной оказалась электронная доска. На ней есть следующие разделы:

«To do» («Сделать») – сюда помещаются карточки со всеми задачами по всем проектам.

«In Progress» («В процессе») – здесь — ограниченное количество карточек с задачами, над которыми идет работа в данный момент времени, и которые выбираются из списка «To do» согласно приоритету.

«Release» («Релиз») – карточки с завершенными задачами, выполнение которых требует проверки.
«Done» («Сделано») – полностью завершенные задачи.

Эти основные колонки, иллюстрируют путь задачи от появления к завершению (по мере работы над ней, соответствующая карточка перемещается по колонкам). Такие разделы могут присутствовать в канбан-планировании любой фирмы.

Однако в силу специфики нашей компании у нас есть также дополнительные стадии выполнения задач — например, «Design» («Дизайн») или «Code» («Программирование»).

Электронный организатор

И все же канбан – лишь один из инструментов визуализации работы на предприятии. Современному руководителю можно посоветовать использовать его вместе с электронной системой управления проектами. Она также служит упорядочению работы и развитию компании. На сегодняшний день таких систем существует уже достаточно много. Среди наиболее популярных следующие:

Мегаплан (http://www.megaplan.ru/)— система для решения задач любой фирмы; не позволяет детализировать проекты, что, условно говоря, делает ее подходящей для «продажников» (людей, ориентированных на продажи) и неподходящей — для «разработчиков» (тех, кто нацелен на разработку сложного проекта).

Trac (http://trac.edgewall.org/) —бесплатная и открытая система, веб-ориентирована (то есть для нее подойдет любая операционная система, и для нее не нужно покупать никаких лицензий). Довольно проста в использовании.

Rational ClearQuest (http://cmcons.com/tech_rational/ibm_rational_clearquest/) — довольно сложная в обращении система.

Множество раз перепроверяет лицензии, и к тому же имеет чересчур сложный интерфейс для простой постановки задач, добавления комментариев и отметок о выполнении (на которые только и способна система).

Также требует невероятного количества гигабайт на жестком диске для установки.

Что касается нас, мы полагаем наилучшим вариантом систему Atlassian Jira (http://www.atlassian.com/software/jira/).

Таким образом, наш выбор в пользу Jira вполне объясним. Эта система веб-ориентирована и универсальна. С ее помощью каждую текущую или долгосрочную задачу можно обсуждать, ставить на нее сроки. К тому же этой системой пользуется BMW, Adobe, Boeing, Yahoo и другие знаменитые корпорации.

Что говорит само за себя.***
Когда каждая стадия разработки проекта визуализирована — регулировать работу над ним проще и быстрее. Когда вся информация о проектах собрана в одном месте – это исключает внезапную потерю необходимых сведений.

Можно доверить визуализацию воображению, а работу с информацией — только своему уму.

Однако более результативной показывает себя работа с проверенными инструментами, созданными специально для визуализации работы и регулирования проектов.

Именно такими являются системы канбан и Jira. Они не являются панацеей от всех корпоративных проблем.

Они просто выполняют то, для чего были созданы: способствуют эффективному управлению в компаниях, которые стремятся к успеху.

Источник: https://psycho.ru/library/3755

Как организовать эффективную работу офиса

О современных способах организовать эффективную работу в офисе и на производстве

Любой офис должен соответствовать требованиям пожарной безопасности, охраны труда. Кроме того, в офисе должно быть комфортно вашим сотрудникам, ведь они проводят на работе минимум 8 часов в день.

Для этого надо:

  • обеспечить сотрудников средствами труда;
  • правильно организовать офисное пространство;
  • обеспечить необходимые условия труда.

Если работодатель не выполнит установленные требования к условиям труда, то Роспотребнадзор сможет оштрафовать как организацию, так и ее руководителя.

Шаг 1. Обеспечьте сотрудников средствами труда

1. Снабдите сотрудников расходными материалами: канцелярскими принадлежностями, удобной мебелью. Определите, каким образом офис-менеджер будет заказывать канцелярские принадлежности. Например, он может раз в месяц опрашивать сотрудников, какие канцтовары им нужны, и делать заказ. Чтобы не было перерасхода бюджета, утвердите нормы расходования канцтоваров.

2. Выдайте технические средства для работы: компьютер, телефон. Определите, кто будет осуществлять поддержку сотрудников.

Если у вас нет собственной IT-службы, то установите, как подчиненные будут обращаться к стороннему специалисту. Можно создать IT-чат в Skype.

Если менеджеры по продажам проводят много встреч с клиентами, то обеспечьте сотрудников планшетами. Тогда они смогут красиво презентовать продукцию вашей организации перед потенциальными покупателями.

3. Оборудуйте кухню, где сотрудники могли бы принимать пищу, пить чай. Если нет такой возможности, то оборудуйте уголок, где будет стоять чайник, кофе-машина, кулер с водой.

4. Закупите шкафы для верхней одежды. Если ваш офис часто посещают клиенты, развешанная повсюду верхняя одежда сотрудников может произвести негативное впечатление.

Совет: утвердите правила подписания документов.

Целесообразно на стойке секретаря поставить три лотка: на подпись директору, на визу юристам, в бухгалтерию. Сотрудники будут складывать бумаги в соответствующие лотки. Установите, что вы подписываете документы раз в день, например, в 17:00. Это наведет порядок в документообороте.

Шаг 2. Правильно организуйте рабочее пространство

Требования к рабочему месту прописаны в СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы». Работодатель должен:

  • обеспечить сотрудников подставками для ног работника;
  • соблюсти расстояние между мониторами;
  • соблюсти нормативы площади комнаты и количество размещенных в ней мониторов;
  • соблюсти расстояния между рабочими столами с видеомониторами. Так, при размещении рабочих мест с ПК расстояние между рабочими столами с видеомониторами (в направлении тыла поверхности одного видеомонитора и экрана другого видеомонитора) должно быть не менее 2,0 м, а расстояние между боковыми поверхностями видеомониторов – не менее 1,2 м;
  • правильно разместить дисплеи по отношению к окнам.

По общему правилу компьютеры нужно размещать в кабинетах с окнами (п. 3.1 СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03). Если это невозможно, то понадобятся расчеты, которые подтвердят безопасность для здоровья сотрудников и соответствие нормам естественного освещения.

Окна необходимо оборудовать жалюзи, занавесками и другими средствами, позволяющими прекратить доступ яркого света в помещение. К тому же работнику недостаточно выделить простой стул; понадобится кресло с подъемно-поворотным, регулируемым по высоте и углам наклона сиденьем и спинкой (п.

9.6 СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03).

Шаг 3. Обеспечьте необходимые условия труда

Организация должна соблюдать нормы по шуму, освещению, влажности, температуре. Санитарные нормы и правила, которые устанавливают требования к параметрам производственной среды, учитываются в нормативных актах, которые определяют проведение спецоценки. Так, приложение 16 к Методике проведения спецоценки (приказ Минтруда России от 24 января 2014 г.

№ 33н) регламентирует отнесение условий труда к тому или иному классу в зависимости от воздействия световой среды. При этом нормативное (эталонное) значение освещенности рабочей поверхности в этом приложении устанавливается в соответствии с СанПиН 2.2.1/2.1.1.1278-03.

Они посвящены вопросам естественного, искусственного и совмещенного освещения жилых и общественных зданий.

Независимо от времени года сотрудникам на рабочих местах необходимо обеспечить комфортный температурный уровень.

В зависимости от трудовой активности, свойственной конкретной должности, у работника будет свой норматив. Например, не более часа в день допускается трудиться в офисе, если температура в кабинете составляет +32,5 ˚С.

Температурная граница снижается до +30,5 ˚С, если работнику предстоят значительные физические нагрузки.

Внимание: работодателей, которые игнорируют требования СанПиН, ожидают претензии и штрафы Роспотребнадзора.

За несоблюдение санитарных правил директору или организации грозит административная ответственность по статьям 6.3, 6.

4 Кодекса РФ об административных правонарушениях (нарушение санитарных правил и гигиенических нормативов, а также нарушение санитарно-эпидемиологических требований к эксплуатации жилых помещений и общественных помещений, зданий, сооружений и транспорта).

Самое серьезное наказание – административное приостановление деятельности работодателя на срок до 90 суток. Штрафы сравнительно небольшие: от 10 тыс. до 20 тыс. руб. для организации и от 500 руб. до 2 тыс. руб. для директора.

Шаг 4. Проведите спецоценку условий труда

Специальная оценка пришла на смену аттестации рабочих мест с 1 января 2014 года. В течение пяти лет, то есть до 31 декабря 2021 года, все организации обязаны хотя бы раз пройти спецоценку.

Конкретный срок проведения оценки работодатели определяют самостоятельно с учетом фактической ситуации.

Так, все вновь созданные организации обязаны проводить спецоценку в течение 12 месяцев с момента создания новых рабочих мест.

Проводить спецоценку не нужно только в отношении отдельных категорий сотрудников, в частности надомников.

Поэтому, только если все сотрудники организации без исключения подпадают под эти категории, например работают на дому, проводить спецоценку не придется.

В остальных случаях спецоценка обязательна независимо от сферы деятельности организации, наличия или отсутствия производства, численности сотрудников и т. п.

Также не имеет значения, в каких помещениях работают сотрудники: собственных или арендованных. Провести спецоценку обязан именно работодатель, чьи сотрудники выполняют работу в арендованных помещениях, а не собственник здания, офиса и т. п.

Если сотрудники постоянно работают в разъездах и фактически выполняют работу на территории заказчиков, то спецоценки тоже не избежать. Это следует из совокупности положений статьи 3, пункта 2 статьи 8 Закона от 28 декабря 2013 г.

№ 426-ФЗ, статей 22 и 212 Трудового кодекса РФ.

Ситуация: нужно ли проводить специальную оценку условий труда, если на 1 января 2014 года в организации проведена аттестация рабочих мест

В общем случае не нужно.

Если до 1 января 2014 года в организации была проведена аттестация рабочих мест по условиям труда, то в общем порядке специальную оценку условий труда в отношении таких рабочих мест можно не проводить в течение пяти лет со дня завершения данной аттестации.

Для целей специальной оценки условий труда можно использовать результаты данной аттестации, проведенной в соответствии с ранее действовавшим порядком. Аналогичную позицию занимают и суды, см.

, например, апелляционные определения Костромского областного суда от 2 июня 2014 г. № 33-823, Мурманского областного суда от 14 мая 2014 г. № 33-1220-2014.

Исключение – случаи, когда у работодателя возникнет необходимость провести внеплановую оценку, в том числе при создании новых рабочих мест (ч. 1 ст. 17 Закона от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ).

Кроме того, работодатель вправе по собственной инициативе провести специальную оценку условий труда и до истечения срока действия имеющихся результатов аттестации рабочих мест, например если захочет пересмотреть гарантии сотрудникам с вредными и опасными условиями труда и предоставить их в соответствии с новым порядком. Об этом говорится в части 4 статьи 27 Закона от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ. Аналогичная позиция представлена в разъяснениях Минтруда России от 7 марта 2014 г.

Источник: https://freelancehack.ru/articles/services/kak-organizovat-effektivnuyu-rabotu-ofisa

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.