+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Новый год – за счет представительских расходов

Представительские расходы

Новый год - за счет представительских расходов

Л. П. Фомичева, налоговый консультант

Организация может потратить на представительские расходы любую необходимую сумму денег без ограничений. Для целей же  налогообложения налогом на прибыль данные расходы как были в 2001 г., так и остались в 2002 г. нормируемыми. Однако состав и норматив их изменился с вступлением в действие главы 25 НК РФ.

Состав расходов

В 2001 году при определении состава и норм представительских расходов для целей налогообложения прибыли  необходимо было руководствоваться приказом Минфина России от 15.03.2000 г.

N 26н “О нормах и нормативах на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующих размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения, и порядке их применения” (далее приказ № 26н).

С 1 января 2002 г. приказ 26н в части представительских расходов в целях налогообложения прибыли не применяется.  Налогоплательщик обязан пользоваться определением представительских расходов, данным в п.2 ст. 264 НК РФ:

“К представительским расходам относятся расходы  на  официальный  прием  и  (или)   обслуживание   представителей   других организаций, участвующих в  переговорах  в  целях  установления  и  (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также  участников,  прибывших  на заседания совета директоров (правления)  или  иного  руководящего  органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных  мероприятий.

К представительским расходам относятся расходы на:

–  проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации – налогоплательщика, участвующих в переговорах,

– транспортное  обеспечение  доставки  этих  лиц  к  месту  проведения представительского мероприятия и (или) заседания  руководящего  органа  и обратно,

–  буфетное  обслуживание  во  время  переговоров,

–  оплата   услуг переводчиков, не состоящих  в  штате  налогоплательщика,  по  обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не  относятся  расходы  на  организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний”.

В чем отличие состава расходов в 2002 г.?  Ранее в состав представительских включались затраты на посещение прибывшими культурно-зрелищных мероприятий,  буфетное обслуживание во время таких мероприятий. Теперь эти расходы к представительским не относятся.

Перечень расходов является закрытым и расширительному толкованию не подлежит.

Поэтому обед в казино или санатории, расходы по проживанию в гостиницах прибывших участников переговоров, расходы по приобретению проездных билетов для них, оформлению виз, затраты на проведение праздничных мероприятий и юбилеев  к представительским не отнесешь.

  Если организация пользуется услугами приглашенного переводчика при приеме представителей контрагентов, то  по данной статье затрат отражается не только стоимость его  услуг (при отсутствии в штате данной должности), но и ЕСН, начисляемый на его зарплату по гражданско-правовому договору (1 ст.236 НК РФ). При этом в составе ЕСН  не начисляется взнос в Фонд социального страхования РФ (п.3 ст.238 НК РФ).

База и норматив

Приказом № 26 н были установлены регрессивные нормы, зависящие от объема реализации продукции (работ, услуг), который принимался с учетом НДС. При выручке от реализации до 30 млн. руб.

включительно норма составляла 1% от данной выручки, а при объеме реализации свыше 30 млн. руб. для целей налогообложения принимались представительские расходы в размере 0,3 млн. руб.

плюс 0,5% с объема, превышающего 30 млн. руб.

Для целей налогообложения налогом на прибыль в 2002 г. представительские относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (п. 1 ст. 264 НК  РФ). Следовательно,  при применении метода начисления такие расходы учитываются как косвенные (п. 1 ст. 318, ст. 320 НК РФ).

В соответствии с российскими правилами бухгалтерского учета представительские расходы, в зависимости от их назначения, можно списывать за счет следующих средств организации:

– себестоимости оказываемых услуг (продукции, работ) или издержки обращения в торговле, если они были связаны с текущей деятельностью организации;

–  капитальных вложений при условии, что представительские расходы использовались для инвестиционной деятельности (например, капитальное строительство или модернизация производства, приобретение объекта основных средств);

– прочих расходов, отражаемых на финансовых результатах, принимаемых или не принимаемых для целей налогообложения (например, связанные с продажей основного средства, ценных бумаг);

–  счета учета ценностей (например, связанные с приобретением ценных бумаг);

– целевых источников финансирования, если представительские расходы используются и в этих целях.

Капитальные затраты, связанные с оборудованием места проведения деловых встреч, к представительским расходам не относятся.

С 1 января 2002 года налогооблагаемую прибыль уменьшают представительские расходы в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ). Расходы  в  части,  превышающей  этот норматив, не учитываются в целях налогообложения (п. 42 ст. 270 НК РФ).

Согласно ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда относятся любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной форме, стимулирующие надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом труда и работы, премии, единовременные поощрительные выплаты, расходы по содержанию работников, предусмотренные требованиями ТК РФ и (или) коллективными договорами.

Первичные  документы

 Налоговый кодекс не содержит требований к оформлению первичных документов. Требования к оформлению документов по представительским расходам были перечислены в приказе 26н.

Предприятие самостоятельно определяет конкретный порядок расходования средств на представительство, их документальное подтверждение, оформление  и контроль, включая круг лиц, имеющих отношение к этой стороне деятельности. С этой целью может быть издан приказ (распоряжение) руководителя в котором будут оговорены все перечисленные моменты.

Отражение представительских расходов в регистрах бухгалтерского учета осуществляются исключительно на основании первичных учетных документов. Они должны содержать информацию о дате и месте проведения деловой встречи, приглашенных лицах и участниках со стороны организации, величине расходов и их конкретном назначении.

Смета расходов, утверждаемая на отчетный год советом (правлением) организации и утверждаемая руководителем предприятия программа проведения деловой встречи не требовались уже с момента вступления в силу приказа № 26н.

Датой осуществления представительских расходов для организаций, использующих метод начисления при определении налоговой базы по налогу на прибыль,  является дата утверждения авансового отчета (пп.5 п. 7  ст. 272 НК РФ).

К авансовому отчету должны быть приложены первичные учетные (расчетные) документы, подтверждающие факт расходования денежных средств. Такими документами могут быть документы, удостоверяющие оплату транспортных расходов, чеки, счета из ресторанов или организаций общественного питания, корешки к приходным кассовым ордерам и т.п.

  Поскольку они не предусматривают сведений, позволяющих отнести затраты к представительским, то дополнительно должен быть составлен еще один документ, с указанием всех необходимых реквизитов, установленных ст.9 Федерального закона от 21.11.96г. N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”.

Такой документ может называться, например, Актом по приему представителей другой организации. В нем необходимо отразить дату и место проведения встречи, список приглашенных конкретное назначение расходов и их величину.

В связи с тем, что в составе расходов принимаются затраты, связанные с производственной деятельностью, перечень обсуждаемых вопросов желательно отразить в акте.

Можно составить протокол о намерениях заключить договор В налоговом кодексе прямое требование о наличии положительных результатов переговоров отсутствует, целью переговоров может являться установление или поддержание взаимовыгодного сотрудничества.

Но для исключения спора с налоговыми органами необходимо все-таки позаботиться подтверждении производственной направленности расходов.

НДС,  уплаченный по представительским расходам, которые уменьшают базу по налогу на  прибыль, можно предъявить к вычету (п.7 ст. 171 НК РФ).   По сверхнормативным представитльским расходам НДС к вычету не принимается.

в “Иностранный капитал в России” №7'2002

20 августа 2002 г.

Источник: https://otchetonline.ru/pomoshh-buxgalteru/buhuchet/5454-1768.html

Учет представительских расходов — доклад

Новый год - за счет представительских расходов
 

Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 Налогового кодекса РФ. Согласно этой статье, к представительским расходам относятся затраты:

– по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;

– по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;

– по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров;

– по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются и налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшают.  

В бухгалтерском учете представительские расходы полностью включаются в состав расходов по обычным видам деятельности. В налоговом учете такие затраты включают в состав прочих расходов только в пределах установленных норм. 

Нормы представительских расходов

В налоговом учете сумма представительских расходов включается в состав прочих расходов только в пределах 4 процентов от затрат фирмы на оплату труда (ст. 264 НК РФ). Представительские расходы, которые превышают этот норматив, в прочих расходах не учитываются и налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшают. 

Пример

В 2005 году ЗАО «Актив» потратило на проведение завтраков и обедов представителей другой фирмы 3540 руб. (в том числе НДС – 540 руб.). Кроме того, для организации отдыха работников другой фирмы сотрудник «Актива» приобрел билеты в театр. Стоимость билетов – 1000 руб.  

Расходы фирмы на оплату труда за 2005 год составили 50 000 руб.

Затраты на покупку театральных билетов (1000 руб.) представительскими расходами не являются.

В бухгалтерском учете стоимость билетов отражают в составе внереализационных расходов. В налоговом учете такие расходы не отражаются, так как они не уменьшают налогооблагаемую прибыль.  

Затраты на проведение завтраков и обедов в сумме 3000 руб. (3540 – 540) в бухгалтерском учете отражают в составе расходов по обычным видам деятельности.  

В налоговом учете такие затраты отражают в составе прочих расходов в сумме:

50 000 руб. Х 4% = 2000 руб.

Оставшаяся сумма затрат на проведение завтраков и обедов в составе прочих расходов не учитывается и налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшает. Эта сумма составит:

3540 руб. – 540 руб. – 2000 руб. = 1000 руб.  

Как скрыть непроизводственные расходы за представительскими?

У каждого бухгалтера регулярно возникает вопрос: как отметить то или иное мероприятие, которое проводится в офисе. Например, Новый год или день рождения директора. Ответы напрашиваются сами собой. Пустить в ход чистую прибыль. Но руководитель просит по максимуму включить затраты по проведению новогоднего мероприятия в себестоимость.  

Некоторые оформляют такие расходы как представительские, то есть связанные с приемом и обслуживанием представителей других фирм.

Преимущества этого способа в том, что всю оправдательную документацию можно сделать самостоятельно. Никаких подписей и печатей со стороны представителей других фирм не потребуется.

Да и мудрить с «первичкой» не придется. По документам колбаса может так и остаться колбасой, а фрукты – фруктами.  

У этой схемы есть и недостаток. Она не позволит много сэкономить тем фирмам, которые большую часть зарплаты выдают «в конвертах». Следовательно, чем меньше официальные зарплаты в фирме, тем меньше банкетных расходов она сможет списать.

Фирме, которая решит отнести затраты по банкету к представительским расходам, необходимо будет составить комплект оправдательной документации. Составить его нетрудно.

Все эти документы внутрифирменные, и особых требований Налоговый кодекс РФ к их оформлению не предъявляет. Однако это не значит, что на эти бумаги можно махнуть рукой.

Ведь, не оформив их, компания не сможет подтвердить целесообразность расходов. Так что лучше подойти к ним со всей ответственностью.  

Алкогольные напитки лучше из «первички» убрать. Позиция налоговиков – не включать стоимость спиртных напитков в состав представительских расходов. Хотя нормативных документов на этот счет нет, спорить с налоговой из-за пяти бутылок водки не стоит. Лучше учесть в документах на эту сумму безалкогольные напитки.  

С расходами по аренде помещения тоже загвоздка. С одной стороны, помещение арендовано для переговоров с представителями других фирм. С другой – аренда помещений для официального приема не прописана в закрытом перечне представительских расходов. Об этом говорится и в письме Минфина России от 12 марта 2003 г. № 04-02-03/29.  

Но такую позицию нетрудно и опровергнуть. Во-первых, фирма может легко доказать экономическую обоснованность аренды. Помещение было арендовано для проведения переговоров. Их результат – увеличение прибыли в будущем. Договор аренды и счет-

фактура документально подтверждают эти расходы.

Во-вторых, мнение Минфина довольно неубедительное. Исходя из текста письма неясно, является в такой ситуации аренда экономически оправданным расходом или нет. К тому же в письме нет ни слова о том, по какой статье расходов учитывать подобные затраты.

Исходя из этих доводов можно прийти к выводу, что в такой ситуации стоимость аренды учитывается в затратах фирмы и уменьшает облагаемую прибыль. При этом, получив счет-фактуру и расплатившись с арендатором, фирма сможет возместить НДС по этим расходам. Как отразить банкетные расходы в учете, покажет пример. 

Как отразить в учете представительские расходы командированного сотрудника – НалогОбзор.Инфо

Новый год - за счет представительских расходов

К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты:

  • на официальный прием и (или) обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;
  • на транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
  • на оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Такие правила установлены пунктом 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: можно ли отнести к представительским расходам затраты на алкогольную продукцию, закупленную для организации встречи (банкета и т. п.)?

Ответ: да, можно.

Налоговый кодекс РФ разрешает учесть в составе представительских расходов затраты на проведение официальных приемов, не уточняя при этом перечень подобных затрат (п. 2 ст. 264 НК РФ). Поэтому затраты на алкогольную продукцию можно учесть без применения дополнительных лимитов (с учетом только ограничений, установленных в законодательстве для представительских расходов).

Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/176, от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136. Подтверждает ее арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 15 января 2013 г. по делу № А55-14189/2012, Уральского округа от 10 ноября 2010 г. № Ф09-7088/10-С2 и др.).

Бухучет

В бухучете представительские расходы в полном объеме спишите на затраты по обычным видам деятельности (п. 5, 7 ПБУ 10/99). При этом в учете составьте следующие проводки:

Дебет 26 (44) Кредит 71

– отражены представительские расходы;

Дебет 19 Кредит 71

– учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо.

Документальное оформление

Представительские расходы, понесенные в командировке, оплачивает сотрудник. Поэтому он должен составить авансовый отчет (в свободной форме или по типовой форме № АО-1) и приложить к нему документы, подтверждающие размер и назначение затрат.

Например, счета-фактуры и чеки ККТ из ресторанов и кафе, акты выполненных работ при оплате услуг переводчиков, проездные билеты, накладные, товарные чеки и чеки ККТ при приобретении продуктов питания и напитков для буфетного обслуживания и т. д.

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, с компенсации представительских расходов, произведенных сотрудником во время командировки, не нужно платить:

  • НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 7 августа 2012 г. № 03-04-06/6-221);
  • взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование(подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
  • взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

Налог на прибыль

Представительские расходы, в том числе и те, которые сотрудник понес во время командировки, уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но для этого нужно, чтобы они отвечали требованиям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ: были документально подтверждены, экономически обоснованны и направлены на получение дохода.

Ситуация: какими документами можно подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов?

Любыми первичными документами, которые подтверждают такие расходы и их экономическую обоснованность.

Ведь в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ не установлен конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы.

Однако каждый факт хозяйственной жизни нужно оформить первичными учетными документами (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, ст. 313 НК РФ).

При этом они должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов можно, например, с помощью:

  • сметы, утвержденной протоколом общего собрания участников (акционеров) организации или руководителем организации на определенный период времени;
  • приказа руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;
  • отчета о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы;
  • акта об осуществлении представительских расходов, утвержденного руководителем организации;
  • иных документов, свидетельствующих об обоснованности и производственном характере расходов.

Формы документов разработайте самостоятельно и приложите к приказу об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008, ст. 313 НК РФ).

По мнению контролирующих ведомств, в отчете о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы, должны быть указаны:

  • цели и результаты проведенных мероприятий;
  • состав участников (принимающей и приглашенной сторон);

Такие требования изложены в письмах ФНС России от 8 мая 2014 г. № ГД-4-3/8852, Минфина России от 10 апреля 2014 г. № 03-03-РЗ/16288, от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675, от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/4/26.

О том, можно ли признать экономически обоснованными представительские расходы, которые не привели к положительному результату (подписанию договора), см. Какие расходы по налогу на прибыль являются экономически обоснованными.

Пример оформления и отражения в бухучете представительских расходов, произведенных во время командировки

На I квартал ООО «Альфа» утвердило смету представительских расходов в размере 33 700 руб.

В марте менеджер «Альфы» А.С. Кондратьев был в командировке в Ростове-на-Дону. Цель командировки – предварительные переговоры с ООО «Торговая фирма “Гермес”» о совместном продвижении товаров и сопутствующих услуг. На основании приказа руководителя Кондратьев оплачивает расходы, понесенные в ходе встречи с представителем «Гермеса».

На обед c представителем «Гермеса» А.С. Кондратьев потратил сумму 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.). Сумма расходов отражена в авансовом отчете Кондратьева и подтверждена первичными документами.

По возвращении из командировки Кондратьев представил в бухгалтерию:

  • авансовый отчет с документами, подтверждающими командировочные расходы;
  • отчет о переговорах с указанием представителей организации-партнера и перечня вопросов, решаемых на встрече;
  • акт об осуществлении представительских расходов;
  • счет-фактуру ресторана на сумму 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.).

После утверждения авансового отчета бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводки:

Дебет 26 Кредит 71
– 5000 руб. – приняты к учету представительские расходы, произведенные во время командировки;

Дебет 19 Кредит 71
– 900 руб. – учтен НДС по представительским расходам, произведенным во время командировки.

Ситуация: можно ли отнести к представительским расходам при расчете налога на прибыль затраты на приобретение сувениров для участников деловой встречи?

Ответ: да, можно при соблюдении определенных условий.

Перечень представительских расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, приведен в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В нем не предусмотрены затраты на приобретение сувениров для участников деловой встречи. Поэтому эти расходы учесть при расчете налога на прибыль нельзя. Такой вывод следует из писем Минфина России от 25 марта 2010 г.

№ 03-03-06/1/176, от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136.

В то же время представители налоговой службы не отрицают возможности учесть стоимость сувениров в составе представительских расходов организации при соблюдении определенных условий, а именно:

  • на сувенире присутствует логотип организации;
  • сувенирная продукция вручается участникам деловой встречи во время официального приема в целях установления (поддержания) взаимного сотрудничества.

Такой вывод содержится в письмах МНС России от 16 августа 2004 г. № 02-5-10/51, УФНС России по г. Москве от 30 апреля 2008 г. № 20-12/041966.2 и подтвержден арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Московского округа от 31 января 2011 г. № КА-А40/17593-10, от 5 октября 2010 г. № КА-А41/11224-10).

При расчете налога на прибыль представительские расходы учтите в пределах нормы. Норма составляет 4 процента от расходов на оплату труда за тот отчетный (налоговый) период, в котором представительские расходы были произведены.

Сверхнормативные представительские расходы при расчете налога на прибыль не учитывайте. Это следует из пункта 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ. В бухучете представительские расходы признаются в полной сумме (без учета нормативов).

Учет доходов и расходов для расчета налога на прибыль нужно вести нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274 НК РФ). Следовательно, нормативы, которые привязаны к конкретным показателям (выручке, расходам на оплату труда и т. д.), рассчитываются по итогам каждого отчетного (налогового) периода по налогу на прибыль (п. 2 ст. 285 НК РФ).

Поэтому нормируемые расходы, которые по итогам месяца (квартала) являются сверхнормативными, по итогам следующего отчетного периода или по итогам года могут уложиться в норматив.

В этом случае организация вправе списать часть нормируемых затрат, которая не была учтена в расходах в предыдущем отчетном периоде (в пределах норматива, рассчитанного по итогам текущего отчетного периода (года)).

Поэтому при возникновении сверхнормативных расходов в бухучете отразите вычитаемую временную разницу и соответствующий ей отложенный налоговый актив (п. 11, 14 ПБУ 18/02). При его отражении сделайте проводку:

Дебет 09 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

– отражен отложенный налоговый актив с суммы сверхнормативных представительских расходов, признанных в бухгалтерском и не признанных в налоговом учете.

При включении в расходы части нормируемых затрат, которые по итогам предыдущего отчетного периода были признаны сверхнормативными, спишите соответствующую сумму отложенного налогового актива:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 09

– погашен отложенный налоговый актив (в части представительских расходов, признанных в текущем отчетном (налоговом) периоде в пределах норматива).

Если по итогам года норматив представительских расходов будет меньше суммы фактически понесенных затрат, то уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму сверхнормативной разницы нельзя ни в текущем, ни в следующем году (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Отложенный налоговый актив, не погашенный полностью до окончания налогового периода, в последнем квартале (месяце) налогового периода спишите на счет прибылей и убытков (п. 17 ПБУ 18/02) следующей проводкой:

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 09

– списан отложенный налоговый актив в части представительских расходов, не признанных в налоговом учете в текущем налоговом периоде.

УСН

Представительские расходы (в т. ч. и произведенные в командировке) не влияют на расчет единого налога при упрощенке. В организациях, которые платят единый налог с доходов, – потому что они вообще не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

В организациях, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, – потому что этот вид расходов отсутствует в закрытом перечне, приведенном в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Аналогичная точка зрения отражена в письме Минфина России от 11 октября 2004 г. № 03-03-02-04/1/22.

Суммы НДС по представительским расходам также не уменьшают налоговую базу организаций на упрощенке (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы представительские расходы (в т. ч. и произведенные в командировке) не влияют.

ОСНО и ЕНВД

Представительские расходы могут быть связаны одновременно с деятельностью на общей системе налогообложения и на ЕНВД. В таком случае сумму расходов нужно распределить (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).

Представительские расходы командированного сотрудника, который занят только одним видом деятельности организации, распределять не нужно.

Предельную величину представительских расходов определите исходя из величины расходов на оплату труда, относящихся к общей системе налогообложения.

Сумму НДС, выделенную в счете-фактуре, распределите по методике, установленной в пунктах 4 и 4.1 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Источник: http://NalogObzor.info/publ/raschety_s_personalom/podotchetnye_summy/kak_otrazit_v_uchete_predstavitelskie_raskhody_komandirovannogo_sotrudnika/59-1-0-1550

Что это такое?

Что такое представительские расходы, разъясняет нам п. 2 ст.

264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ), согласно которому к представительским расходам относятся те расходы, которые организация осуществляет в рамках проведения официальных приемов и обслуживаний сотрудников других организаций.

Кроме того, к представительским расходам относятся расходы по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания органов управления организацией.

Стоит заметить, что использование законодателем термина «участники» не совсем удачно, поскольку данный термин в действующем законодательстве применяется прежде всего к лицам, владеющим долями в уставном капитале обществ с ограниченной ответственностью.

Так, речь идет о лицах, участвующих в работе органов управления обществом. Отметим, что к ним относятся как сотрудники организации, т.е. физические лица, состоящие с ней в трудовых или гражданско-правовых отношениях (члены совета директоров, правления), так и приглашенные эксперты. В настоящей статье акцент делается на представительских расходах, связанных с ведением переговоров, поскольку именно с этим видом расходов наиболее часто приходится сталкиваться помощникам руководителя и секретарям-референтам.

Законодатель особо оговаривает, что к представительским расходам относятся:

  • расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) как для приглашенных, так и для официальных лиц самой организации, участвующих в переговорах;
  • расходы на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;
  • расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.

При этом указывается, что к данным расходам нельзя отнести расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Такая оговорка сразу ставит крест на возможности отнести к расходам для целей налогового учета и оплату гида-экскурсовода, и совместный поход представителей компании с ее гостями в спортзал, на футбол или в сауну. Ниже мы рассмотрим эту проблему подробнее.

В плане налогового администрирования представительские расходы относятся к одной из проблемных областей учета – налоговые органы сплошь и рядом отказывают компаниям в принятии их к учету. Поэтому оформление подтверждающих такие расходы документов требует особого внимания.

Документальное оформление представительских расходов можно разделить на три основных этапа.

Первый этап: оформление общих распорядительных документов организации

Такие документы должны фиксировать порядок организации вышеперечисленных мероприятий, определять процедурно-организационные вопросы, внутренние процедуры и регламенты.

На этом этапе, например, можно предусмотреть, какие мероприятия должны быть осуществлены и какие расходы допустимы в зависимости от «категории» гостя.

Одно дело – встречать рядового снабженца одной из полусотни организаций-поставщиков и совсем другое – председателя правления инвестиционного банка, от которого зависит, будет ли модернизировано производство.

В крупных организациях обычно существует локальный нормативный акт (ЛНА), регламентирующий подготовку и проведение переговорных мероприятий, порядок заказа транспорта организации для обслуживания и привлечения сотрудников внутреннего бюро переводов или внешних переводчиков.

Средние и небольшие компании в большинстве случаев подобные документы не оформляют. Такой подход не является нарушением или ошибкой при условии, что в учетной политике определен порядок отражения представительских расходов в бухгалтерском учете организации, а в приложении к ней утверждена смета расходов.

Но стоит отметить, что учетная политика – это «узкий», специализированный документ, призванный решать задачи бухгалтерского учета, а с делегациями работают многие службы. Поэтому мы рекомендуем составлять в организации специализированные документы, определяющие порядок работы.

Причем они могут быть как общего (Пример 1), так и индивидуального характера (Пример 2).

ПРИМЕР 1

Приказ об организации работы с официальными делегациями

Общество с ограниченной ответственностью «Корпорация „Тау„»

ПРИКАЗ

Источник: https://www.profiz.ru/sr/5_2013/predst_rashodi/

Как списать представительские расходы?

Новый год - за счет представительских расходов

В статье речь пойдет о представительских расходов: что относится к таким расходам, что нельзя списать на них, как они нормируются, как учитываются в бухгалтерском и налоговом учете и какими документами подтверждаются.

Актуальность данной темы в том, что от правильного оформления, подтверждения и обоснования представительских расходов зависит не только уменьшение налоговой нагрузки на организацию, но и минимизация рисков предъявления претензий со стороны налоговых служб в необоснованности занижения базы для расчета налога на прибыль. К проверке данных расходов налоговики подходят тщательно. Важно грамотно организовать систему документального подтверждения расходов и правильно оформлять соответствующие документы.

В соответствии с НК РФ,  представительские расходы – расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. 

Представительские расходы при расчете налога на прибыль

Перечень расходов, которые можно включить в базу при расчете налога на прибыль, является закрытым и в соответствии со статьей 264 НК РФ включает в себя:

  • расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах,
  • транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно,
  • буфетное обслуживание во время переговоров,
  • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

В налоговом учете представительские расходы учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

При этом в целях налогообложения прибыли данные расходы в налоговом учете являются нормируемыми и принимаются в размере не более 4% расходов организации на оплату труда за отчетный (налоговый) период.

Отражение представительских расходов в бухучете

В бухгалтерском учете представительские расходы учитываются в полном объеме и отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности в отчетном периоде, в котором они были произведены (ПБУ 10/99).

Отражаются расходы на счете 26 «Общехозяйственные расходы» или если предприятие осуществляет торговую деятельность на 44 «Расходы на продажу», а далее списываются в зависимости от указанного в учетной политике способа списания управленческих расходов на счет 20 «Основное производство» или 90 «Продажи».

Рассчитывать представительские расходы и организовать работу с ними можно одним из трех вариантов:

  • Рассчитывать представительские расходы в конце квартала и при заполнении декларации по налогу на прибыль (рекомендуем для организаций с большой штатной численностью).
  • При составлении сметы и бюджета на следующий календарный год компания относит на представительские расходы сумму, равную 4% от оплаты труда за предыдущий год, данная сумма распределяется по кварталам.
  • Компания определяет круг должностных лиц, имеющих право проводить представительские мероприятия и осуществлять соответствующие затраты, и устанавливает лимиты сумм, которые эти сотрудники могут расходовать.

Так как в определенном размере представительские расходы уменьшают базу для расчета налога на прибыль, то часто организации включают в них различные сувениры, подарки, корпоративные праздники и т.д.

, поэтому данному участку учета налоговики уделяют особое внимание, и для того чтобы свести к минимуму претензии проверяющих, необходимо подготовить безупречный комплект подтверждающих документов.

К сожалению, законодательство не предлагает типовых форм документов, подтверждающих обоснованность представительских расходов, поэтому предприятие само должно разработать данные формы. Примеры форм на представительские расходы. Итак, в соответствии с требованиями Минфина к внутренним документам, подтверждающих осуществление представительских расходов, относят:

  • приказ об осуществлении расходов на представительские цели;
  • приказ на проведение представительского мероприятия;
  • программа представительского мероприятия;
  • смета представительских расходов;
  • отчет о проведении представительского мероприятия;
  • акт о списании представительских расходов;
  • первичные документы, в том числе и подтверждающие факт приобретения на стороне каких-либо товаров для представительских целей;
  • первичные документы, подтверждающие оплату услуг сторонних организаций;
  • договоры со сторонними организациями на оказание услуг.

Иногда фирмы используют представительские расходы не по назначению. Например, Вы хотите провести корпоративный праздник, в связи с недостаточностью денежных средств и экономией решили отнести расходы, которые возникнут, на представительские расходы.

Для этого, во-первых, Вам стоит «обозвать» данное мероприятие, например, как деловую встречу с партнерами, и далее подготовить пакет документов налоговой (который изложен выше) для подтверждения и обоснованности включения данных расходов в состав представительских. При этом стоит уделить внимание таким моментам, как цель мероприятия, состав участников, место и дата проведения, смета расходов, нюансы заполнения форм, которые, кстати, не являются унифицированными и подготавливаются организацией самостоятельно.

В преддверии новогодних праздников особенно интересует вопрос о списании расходов на спиртные напитки.

Можно ли их учесть в составе представительских расходов? Можно, Минфин по этому поводу пишет: «Затраты на спиртные напитки, купленные для официального мероприятия, компания может списать как представительские расходы.

Но их общий размер не должен превышать 4 процентов от расходов на оплату труда», то есть при этом опять же не стоит забывать про цель мероприятия и обоснованность расходов.

Подводя итог всему вышесказанному, еще раз сделаем акцент на самых важных, на наш взгляд, вещах, о которых надо помнить при списании представительских расходов – это официальность мероприятия, документальное подтверждение и экономическое обоснование расходов.

Фирммейкер, 2012Анна Лукша

При использовании материала ссылка на статью обязательна

Источник: https://firmmaker.ru/stat/nalogovye/kak-spisat-rashodi

Учет представительских расходов – проводки

Новый год - за счет представительских расходов

Представительские расходы – проводки по ним будут рассмотрены в статье – это затраты на мероприятия по проведению встреч и переговоров с представителями сторонних компаний. Рассмотрим основные проводки и порядок документального отражения данных затрат.

Проводки по представительским расходам в бухучете

Документальное подтверждение представительских расходов

Итоги

Проводки по представительским расходам в бухучете

Практически каждая компания сталкивается с представительскими затратами, приглашая стратегически важных партнеров для проведения переговоров, встреч, презентаций и иных мероприятий, связанных с заключением экономически выгодных для развития фирмы сделок. К ним относятся, в том числе:

  • транспортное обеспечение гостей;
  • затраты на обеды, завтраки и ужины для партнеров и представителей фирмы;
  • услуги сторонних переводчиков;
  • буфетное сопровождение мероприятия.

Также к представительским расходам относятся затраты на проведение заседания совета директоров фирмы.

В бухгалтерском учете все связанные с приемом и обслуживанием партнеров затраты относятся к расходам по обычным видам деятельности и фиксируются в дебете коммерческих или управленческих затрат проводками:

Дт 44 (26) Кт 60 — получены услуги;

Дт 19 Кт 60 — выделен НДС.

Для проведения подобных мероприятий денежные средства могут быть выданы организаторам — сотрудникам фирмы. Данный факт отражается записью:

Дт 71 Кт 50 (51) — выданы ДС в подотчет на проведение деловых мероприятий;

Дт 26 (44) Кт 71 — отражены представительские расходы согласно авансовому отчету.

Также компания может потратить какие-либо имеющиеся ресурсы, например материалы, товары или готовую продукцию. Такие расходы фиксируются проводкой

Дт 26 (44) Кт 10 (41, 43) — отражено списание ТМЦ на проведение мероприятия.

Пример

Компания ООО «Версаль» провела деловую встречу с представителями сторонней компании, программа которой включала: переговоры в бизнес-холле, посещение театра, последующий ужин в ресторане, размещение партнеров в гостинице и доставку их в аэропорт с утра. На билеты и ужин были выданы денежные средства из кассы в размере 50 000 руб. коммерческому директору Уварову И. Г. Остальные расходы были оплачены в безналичном порядке.

Затраты составили:

  • аренда бизнес-холла — 27 325 руб. (включая НДС 4 168,22 руб.);
  • буфетное обслуживание — 4 857 руб. (в т. ч. НДС 740,90 руб.);
  • стоимость билетов в театр — 15 337 руб.;
  • ужин в ресторане —23 456 руб.;
  • стоимость проживания в гостинице — 8 500 руб.;
  • транспортные расходы —2 856 руб.

Проводки

Дт

Кт

Сумма

Расчет

Детализация

Документы

Примечание: суммы принимаемые к НУ

60

51

27 325

Оплата аренды

Выписка банка

26

60

23 156,78

27 325 – 4 168,22

Приняты расходы на аренду бизнес-холла

Договор, акт выполненных работ

Не принимаются

19

60

4 168,22

Принят к учету входной НДС

Счет-фактура

Входной НДС нельзя принять к вычету (т. к. не принимаются расходы)

60

51

4 857

Оплата буфета

Выписка банка

26

60

4 116,10

4 857 – 740,9

Приняты расходы на буфетное обслуживание

Договор, акт выполненных работ

Принимается

19

60

740,90

Учтен входящий НДС

Счет-фактура

Принимается к вычету

71

50

50 000

Выданы ДС в подотчет

РКО

26

71

15 337

Учтена стоимость билетов в театр

Авансовый отчет

Не принимаются

26

71

23 456

Учтена сумма ужина в ресторане

Авансовый отчет

Принимаются

50

71

11 207

Возвращены неистраченные ДС в кассу

ПКО

60

51

8 500

Оплачены расходы на проживание в гостинице

Выписка банка

26

60

8 500

Приняты к учету затраты на гостиницу

Договор, акт выполненных работ

Не принимаются

60

51

2 856

Оплата услуг транспортной компании

Выписка банка

26

60

2 856

Приняты к учету транспортные затраты

Договор, акт выполненных работ

Принимаются

Таким образом, затраты на проведение мероприятия обошлись фирме ООО «Версаль» в 77 421,88 руб.

Также напомним, что в налоговом учете представительские расходы — нормируемые и не могут превышать 4% от суммы заработной платы за текущий отчетный период. Также список принимаемых затрат при расчете налога на прибыль строго ограничен в ст.

264 НК РФ (применимые для НУ расходы перечислены в 1-м абзаце этой статьи). При этом размер расходов, превышающих лимит и не учтенных при подсчете прибыли в текущем квартале, может быть принят в течение года по мере увеличения затрат на оплату труда (п.

42 ст. 270 НК РФ).

Кроме того, сумма входного НДС может быть принята к вычету лишь в том случае, когда представительские расходы учтены при подсчете налогооблагаемой прибыли (п. 7 ст. 171 НК РФ). Если такие затраты не принимаются к расчету прибыли, то и входной НДС с этих трат должен быть списан в расходы, не влияющие на расчет налога, проводкой Дт 91.2 Кт 19.

В условиях примера сумма затрат на аренду бизнес-холла не принимается при расчете прибыли (письмо Минфина РФ от 12.03.2003 №04-02-03/29), соответственно, и сумма входного НДС не может быть включена в книгу покупок, даже при наличии корректно оформленных документов. Таким образом, бухгалтеру нужно будет списать НДС в размере 4 168,22 руб. в прочие расходы:

Дт 91.2 Кт 19 — 4 168,22 руб.

Более подробно о налоговом учете представительских затрат читайте в статье «Как правильно отражаются представительские расходы в налоговом учете».

Документальное подтверждение представительских расходов

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/uchet_predstavitelskih_rashodov_provodki/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.