+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Нормируемые командировочные расходы

Учет командировочных расходов

Нормируемые командировочные расходы

Командировка подразумевает выполнение служебных поручений по распоряжению руководства вне основного места работы.

Работодателю следует иметь в виду, что в служебную поездку может быть отправлен только сотрудник, состоящий в штате, с которым подписан трудовой договор.

Если по трудовому договору предусмотрен разъездной характер деятельности на постоянной основе, то служебные поездки командировками не считаются.

Командирование по служебным делам человека, работающего на дому и состоящего в штате организации, возможно. При этом он имеет равные права с другими сотрудниками предприятия.

За совместителем, отправленным в командировку, средний уровень зарплаты сохраняется в той организации, которая его направила, а если командировка совпала по основному месту и месту работы по совместительству, то работодатели, предварительно согласовывают долю участия каждого в командировочных расходах. Рассмотрим нормы и расчеты командировочных расходов, актуальные на 2013 год.

Командировочные расходы подразумевают следующие начисления:

  • суточные командировочные расходы до 700 рублей за каждый день нахождения в командировке налогообложению не подлежат, однако если организация каким-то внутренним актом установила другой размер суточных, то налог с физических лиц взимается с суммы, превышающей 700 рублей;
  • транспортные расходы — стоимость билетов на все виды транспорта, которыми работник может воспользоваться, добираясь до места назначения и обратно, фиксированных значений не имеют и зависят от стоимости проездного документа, также снижающего налоговую базу. Однако, если станция, аэропорт или причал находятся на отдалённом расстоянии от места работы командируемого, то дополнительные затраты на дорогу к месту отправления также войдут в транспортные расходы. Кроме этого, если коллективный договор предполагает возмещение сотрудникам расходов не только на общественный транспорт, но и на такси или аренду автомобиля в процессе командировки, то письмо Минфина № 03−03−06/4/80 от 21.07.2011 г. предусматривает такой вариант и делает возможным учёт этих возмещений при налогообложении прибыли.
  • расходы на проживание учитывают все возможные способы оплаты и категории жилья. Кроме того, может иметь место бронирование жилья, которое к числу дополнительных услуг не относится и после возврата денежных средств работнику может быть включено в расчёт при налогообложении. Дополнительные услуги (косметические процедуры, сауна, бассейн, тренажёрный зал, обслуживание и одежда для отдыха) на налоговую базу не влияют. Если организация приобретает жильё внаём, расходы оформляются в соответствии с договором найма. В таком случае расходы относятся к категории «прочие» и уменьшат налоговую базу.

Пчеловодство как бизнес — очень прибыльное дело в России и Украине.

Что нужно учесть, перед тем как отправиться в деловую поездку? Об этом мы создали интересный обзор.

Суточные командировочные расходы

Суточные — это средства, за которые человек отчитываться не обязан. Пошёл в ресторан или отложил в «кубышку» — никого не касается.

Начисляются суточные за каждый день пребывания в командировке, куда включаются и дни отдыха, и время, затраченное на дорогу, однако, если выполнение задания осуществляется в том же или в соседнем населённом пункте, и человек не лишается возможности проживания по месту жительства, то суточные ему, как правило, не выдаются.

Каждый руководитель волен оставить за собой право определять сумму суточных не только для всех сотрудников организации, но и для отдельных штатных единиц, например, ведущий специалист и рабочий могут получить суточные в разных размерах.

Возмещение командировочных расходов

Расходы, связанные с выполнением производственных заданий в другой местности, возмещаются в полной мере на основании предоставленных документов, подтверждающих затраты работника во время поездки.

В случаях, когда работник по каким-то причинам не предоставляет договор найма жилого помещения или гостиничный чек, возмещение расходов на проживание производится согласно ч. 2 ст. 168 ТК РФ, ст. 217 НК РФ и письму Минфина России № 03−04−06−01/30 и не превышает 700 рублей за ночь.

Также некоторые расходы, если они превышают общепринятые нормы, должны быть обусловлены внутренними актами и договорами, одобренными коллективом и руководством. Это касается суточных, если локальным договором предусмотрена сумма свыше 700 рублей.

Даты на проездных документах должны согласовываться с датами убытия из организации, прибытия на место назначения и возможных перемещений во время командировки. Кроме проезда туда и обратно, возмещаются и не подлежат налогообложению комиссионные сборы и сборы за услуги аэропорта, затраты на проезд к месту отправления, провоз багажа, услуги связи.

Размер командировочных расходов

Законодательство Российской Федерации не ограничивает работодателя конкретным максимальным размером.

Локальный нормативный акт, принятый руководством организации, может увеличивать сумму суточных сверх 700 рублей, что повлияет на размер НДФЛ, и предоставить работникам возможность дополнительных транспортных расходов и затрат на проживание, которые, как правило, ограничений не имеют и могут учитываться при налогообложении в сторону уменьшения налоговой базы. Стоит отметить, что в интересах фирмы следует правильно вести бухгалтерский и налоговый учет командировочных расходов.

Расчёт командировочных расходов

Работник по прибытии из командировки в течение 3-х дней обязан предоставить финансовый отчёт, на основании которого будет произведён перерасчёт командировочных расходов, так как аванс на прямые командировочные затраты работник уже получил. Кроме прямых затрат бухгалтерия рассчитает косвенные расходы, связанные с командировкой и предусматривающие уплату налогов на прибыль и перечисление денежных взносов в фонды социального страхования.

По прибытию сотрудника из командировки руководителем должен быть утверждён табель учета отработанного времени, где дни нахождения в командировке проходят под кодом «К» или аналогичным цифровым кодом «06» без проставления рабочих часов.

Если работник не имел возможности потратить свой выходной в личных целях в силу производственной необходимости, то в табель заносится код «РВ» или «03», что соответствует его цифровому выражению.

Такие часы в соответствии со статьёй 153 ТК России оплачиваются в двойном размере или в однократном с предоставлением дополнительного выходного.

В случаях нахождения работника в выходной день в пути до места назначения или обратно, этот факт также следует отобразить в табеле кодами «РВ» или «06» и считать это время рабочим.

Тем не менее, все варианты выхода на работу в неурочное время и дальнейшей его оплаты, должны быть оговорены с работодателем, который может не находить острой необходимости в выполнении задания в дни отдыха.

И, как следствие, не оплачивать эти дни.

Норма командировочных расходов за границу

Общим для всех командировочных расходов при выполнении служебного задания за границей является то, что и суточные, и расходы по найму жилого помещения должны находиться в рамках внутреннего нормативного акта.

Транспортные расходы имеют такие же положения, как и затраты на передвижение в пределах РФ.

Однако затраты на проезд дополнены расходами на оформление выездных документов и медицинской страховки, обязательные сборы и платежи (консульские, аэродромные, въездные для автотранспорта).

Норма суточных расходов для заграничной командировки также имеет лимит для начисления налога на НДФЛ и составляет 2500 рублей, которая перечисляется и выплачивается в иностранной валюте.

Аванс работник также получает в иностранной валюте из расчёта количества дней пребывания за рубежом, при этом, за время нахождения в пути по территории России, денежные средства выдаются в российских рублях, при пересечении границы за пределы России — в иностранной валюте, а при въезде в РФ опять в рублях Банка России.

Если командируемый покидает пределы РФ на один день, то выплата командировочных расходов в инвалюте сокращается на 50%, а если это командировка в страны Содружества, то даже отметка о пересечении границы не производится.

Как открыть частный детский сад — всё, что вы хотели узнать о самом востребованном образовательном бизнесе в России.

Государство может профинансировать ваши начинания в бизнесе. Хотите узнать как — читайте в нашей статье.

Торговлю через интернет-магазины теперь можно вести в социальных сетях, например : http://bsnss.net/internet-biznes/internet-magaziny/kak-otkryt-magazin-v-kontakte.html

Командировочные расходы в Беларуси

Белорусские нормы расхода на каждый день проживания (суточные) выражаются в рублях Национального банка и составляют 60 000 рублей и при однодневных командировках — 30 000 рублей.

Транспортные средства и аренда жилого помещения оплачиваются и возмещаются после подтверждения соответствующими документами. В случае отсутствия счетов за проживание, оплата командировочных расходов производится из расчёта 20 000 рублей за ночь.

При заграничных командировках суточные назначаются в размере 57 $ ежедневно.

Командировочные расходы в Казахстане

В Республике Казахстан также как и в России, и в Беларуси оформляются и возмещаются командировочные расходы при наличии отметок в командировочном удостоверении и предоставлении всех необходимых документов. Норма суточных определяется исходя из месячного расчётного показателя (МРП) и составляет:

  • для командировок внутри РК — 6 МРП за каждый день;
  • при выезде за пределы государства — 8 МРП ежедневно.

Таким образом, порядок расчёта командировочных расходов по России, Беларуси и Казахстане не имеет существенных различий и предусматривает:

  • работодатель определяет задание и сроки его выполнения;
  • командируемый работник перед поездкой должен ознакомиться с приказом, утверждённым руководителем, в котором чётко определены задачи и цели командировки, получить командировочное удостоверение, где указаны номер приказа и цель поездки, паспортные данные и должность сотрудника, место назначения и сроки пребывания. Также работнику выдаётся аванс, предварительно рассчитанный, исходя из суточных норм, транспортных расходов и расходов на проживание.
  • авансовый отчёт работника и предоставление всех необходимых документов;
  • информирование работодателя в случае возникновения нестандартных ситуаций и согласования с ним действий и поступков.

Источник: http://bsnss.net/organizatsiya-biznesa/otchetnost/uchet-komandirovochnyih-rashodov.html

Отражение командировочных и нормируемых представительских расходов в авансовом отчете

Нормируемые командировочные расходы

Пример: Сотрудник был направлен в командировку, где он из подотчетных средств оплатил билеты на поезд туда и обратно на сумму 3000 руб.

, деловой обед с партнерами в ресторане на сумму 5000 руб., билеты в театр для партнеров на сумму 2800 руб. Для упрощения примера примем, что НДС по этим расходам не был предъявлен.

Также организация оплатила сотруднику суточные в сумме 600 руб.

Расходы на билеты и суточные приняты как командировочные.

Расходы на деловой обед подлежат нормированию как представительские по установленному в настоящее время нормативу (4% от расходов на оплату труда за соответствующий период).

Расходы на театр являются расходами на развлечения и отдых, поэтому, хотя организация их оплатила, они не принимаются к налоговому учету по налогу на прибыль и не уменьшают налогооблагаемую базу.

Рассмотрим отражение этого примера в программе.

Справочники «Статьи затрат» и «Прочие доходы и расходы»

Для того, чтобы программа правильно учла расходы, необходимо правильно указать статью затрат. Справочник «Статьи затрат» (меню: «Предприятие – Доходы и расходы») является единым для всех «затратных» счетов – 20, 23, 25, 26, 44. При поставке конфигурации этот справочник уже заполнен основными статьями затрат, для каждой указан вид расходов для налогового учета, а также вид деятельности:

Для отражения расходов, не принимаемых к налоговому отчету создадим в справочнике «Прочие доходы и расходы» (меню: «Предприятие – Доходы и расходы») статью «Расходы, не учитываемые в целях налогообложения», флаг «Принятие к НУ» снимем:

Авансовый отчет

Заполним документ «Авансовый отчет» (меню или вкладка «Касса»).  Расходы заносятся на закладку «Прочее», счет затрат бухгалтер указывает самостоятельно.

При этом важно правильно указать аналитику этого счета, то есть статью затрат, поскольку представительские расходы, а также расходы на рекламу нормируются в программе автоматически.

В нашем примере командировочные и представительские расходы отражены на счете 26, указаны статьи затрат.

Расходы на театр, не принимаемые к налоговому учету, отнесены на счет 91.02 «Прочие расходы», в качестве субконто указана созданная статья прочих доходов и расходов «Расходы, не учитываемые в целях налогообложения».

Заполненная табличная часть «Прочее» авансового отчета:

При проведении документа формируются проводки по командировочным и представительским расходам: Дт 26 Кт 71. По расходам, не учитываемым для целей налогообложения, формируется проводка Дт 91.02 Кт 70 на сумму 2800 руб. только по бухгалтерскому учету (БУ), при этом возникает постоянная разница между БУ и НУ. Также эти расходы отражены на забалансовом счете НЕ.

Результат проведения авансового отчета:

Нормирование представительских расходов

Представительские расходы принимаются для целей налогового учета только в размере не более чем 4% от расходов на оплату труда за соответствующий период. Расходы на оплату труда в данном месяце составили 81000 руб.:

4% от 81000 составит 3240 руб.

Автоматическое нормирование представительских расходов осуществляется при проведении регламентных операций «Закрытие счетов 20,23.25,26» или «Закрытие счета 44». Эти операции входят в состав регламентной обработки «Закрытие месяца» (меню: «Операции – Закрытие месяца»):

В нашем случае результат проведения регламентной операции «Закрытие счетов 20,23.25,26» показывает, что по бухгалтерскому учету представительские расходы списаны на счет 90.08 полностью, в сумме 5000 руб. Для целей же налогового учета списана только сумма 3240 руб., соответствующая норме. Возникли постоянные разницы на сумму 1760 руб. (5000 – 3240):

Определение финансовых результатов

Регламентная операция «Закрытие счетов 90,91» производит расчет прибыли (убытка). В нашем примере при этом формируются постоянные разницы, возникшие вследствие расходов, не принимаемых к налоговому учету (2800 руб.), а также вследствие нормирования расходов (1760 руб.):

Регламентная операция «Расчет налога на прибыль» отразила возникновение постоянного налогового обязательства. Его сумма рассчитана исходя из суммы расходов, не принятых к налоговому учету, и ставки налога на прибыль: (1760 + 2800) * 20% = 912. Начисление налога на прибыль произведено с учетом возникшего постоянного налогового обязательства.

Источник: https://otchetonline.ru/art/programmistu/33020-otrazhenie-komandirovochnyh-i-normiruemyh-predstavitel-skih-rashodov-v-avansovom-otchete.html

Варианты компенсации командировочных расходов

Нормируемые командировочные расходы

В каждой служебной поездке предстоят командировочные расходы. Отправляясь в служебную поездку вы, как правило, тратите деньги на покупку билетов, оформление визы или оплату проживания.

К этому можно добавить расходы на такси, оплату мобильной связи и многое другое. Возмещение командировочных расходов — обязанность работодателя.

Даже если сотрудник потратил свои средства, впоследствии ему обязаны вернуть деньги.

Какие затраты предстоят

После того как издается приказ об отправке сотрудника в служебную поездку (по форме Т9 или Т9а), необходимо зайти в бухгалтерию и получить аванс на покупку билетов, оформление визы или другие первичные траты.

Иногда оформляется командировочное удостоверение, куда записываются дата убытия и прибытия, все расходы на командирование.

Однако в последнее время эти бланки отменены и являются делом добровольным, то есть их можно и не заполнять.

При выдаче аванса из кассы составляется заявление на командировочные расходы, где указывается сумма и срок, на который она выдается. Образец этого документа можно скачать на нашем сайте. Точный размер аванса нигде законодательно не установлен, но выданной суммы должно хватить на оплату проезда до пункта назначения, оплату отеля. Сюда же входят и суточные.

https://www.youtube.com/watch?v=JeIT8eqk1ko

В командировочные расходы включаются:

  • суточные (мелкие траты, оплата общественного транспорта, питания и т.п.);
  • оплата такси, другого транспорта и провоза багажа;
  • проживание в отеле или другом месте;
  • мобильная связь и Интернет;
  • траты на оформление загранпаспорта;
  • оплата бензина (если для поездок использовался автомобиль);
  • услуги переводчика (если требуются);
  • оплата страховок, консульских сборов за получение визы.

Оплата командировочных расходов происходит по возвращении в организацию или на предприятие.

Вернувшись из командировки в течение 3 дней нужно составить авансовый отчет о потраченных средствах, а также произвести окончательный расчет по выданным ранее средствам.

Если командированный потерял квитанции и чеки, работодатель вправе отказать ему в компенсации. Чтобы избежать подобного исхода, можно запросить копии утерянных документов в гостинице или авиакомпании.

Работодатель должен получить:

  • авансовый отчет и заполненное удостоверение;
  • чеки, квитанции об оплате отеля, билетов и т.п.;
  • отчет о выполненной в командировке работе (проведенной встрече, подписании договора).

Смета составляется с учетом всех понесенных расходов. Что входит в суточные командировочные расходы? Суммы, предназначенные для оплаты еды и других мелких трат, которые неизбежно возникают в поездках. Получая такие выплаты, сотрудник уже не должен брать чеки в каждом ресторане или кафе.

Иногда в суточные входят и траты на такси, если, например, нужно срочно добраться на деловую встречу или выехать в область.

Однако когда речь идет о крупных суммах, вы можете запросить у таксиста чек об оплате (он обязан выдавать его по требованию) и предъявить в бухгалтерию для компенсации. Если бухгалтер сочтет затраты на такси в командировке обоснованными, то компенсирует их.

Минимальная норма суточных и алгоритм их начисления часто заранее устанавливается локальными документами компании, например коллективным соглашением.

Расчет командировочных

Как рассчитать командировочные расходы? Сделать это довольно просто. Суточные возмещаются за каждый день, включая праздники, субботу и воскресенье, а также время в пути и период пребывания на больничном.

При их расчете бухгалтер отталкивается от среднего ежедневного заработка и минимальной нормы, установленной государством. Алгоритм расчета у каждой бухгалтерии свой, поскольку размер суточных может быть разным.

Например, в компании N могут брать за норматив 700 рублей и умножать его на количество дней в командировке. А в компании L все будет рассчитываться по-другому: сумму оплаты за день работы, например 1200 рублей, умножат на дни пребывания в поездке.

Для удобства составляется смета, где отражаются все расходы. Выглядит она в виде таблицы Excel с колонками затрат и итоговыми суммами.

Такая смета содержит:

  • персональные данные сотрудника;
  • дату начала и конца поездки;
  • виды расходов, суммы, нормативы;
  • итоговую сумму всех трат.

На эти суммы, так же как и на другие командировочные, не начисляются страховые взносы и налог на доходы физлиц, если они менее нормы: 700 рублей для России и 2500 рублей для заграничных поездок. Если сотруднику, например директору, начислены более крупные суммы, то они уже подлежат налогообложению.

Такие начисления положены, если поездка по своим срокам превышает один день. Рассчитанный по всем правилам объем суточных согласно смете должен покрывать все затраты во время поездки, которые не подлежат компенсации. К таким тратам, к примеру, относится не только оплата питания, но и проезд в местном транспорте.

Смета расходов при заграничной командировке

Смета командировочных в зарубежных поездках может отличаться от той, что формируется при командировках внутри страны. Во-первых, сумма суточных в этом случае гораздо выше. Во-вторых, компенсация будет на порядок больше за счет оформления более дорогих билетов, визы, а иногда и загранпаспорта.

В среднем расходы будут в 3,5, а иногда и 5 раз больше, чем при обычных служебных командировках по России. Отличается и формула начисления суточных.

Их можно оплачивать и при однодневных путешествиях (утром вылететь на встречу, провести переговоры и вечером вернуться). Просто в этом случае оплачивается только половина суточных — не 2500, а 1250 рублей.

Бесплатная круглосуточная поддержка юриста по телефону:

Мск +7 (499) 938-51-18, СПб +7 (812) 425-69-08, РФ 8 (800) 350-83-46 (звонок бесплатен)

Траты при поездке за границу делятся на следующие виды:

  • суточные в валюте;
  • расходы на обмен валюты;
  • консульские сборы при оформлении визы;
  • госпошлина при получении загранпаспорта или траты на посреднические услуги;
  • проживание, проезд, питание из расчета на более высокие цены, чем в России;
  • представительские траты (ресторан или зал для проведения переговоров и т.п.);
  • услуги переводчика или других консультантов;
  • оплата участия в конференции, мастер-классе, выставке;
  • хранение багажа, аэропортовые и другие сборы;
  • оплата услуг курьера, переносчика багажа;
  • мобильный, Интернет, сканирование, ксерокопирование.

Расчет командировочных в этом случае может осуществляться в иностранной валюте, что иной раз представляет определенные сложности. Учет валюты ведется в рублях по текущему курсу.

Если аванс был выдан в рублях, то валютные траты пересчитываются по курсу на дату платежа. Минимальная сумма суточных, которая не облагается налогом и взносами на соцстрах, — 2500 рублей.

Бывает и так, что за день въезда суточные начисляются в национальной валюте, а за день выезда — в иностранной.

Расходы при поездках за рубеж

Однако для каждой страны Министерство финансов установило свои нормы суточных и их предельные размеры для возмещения оплаты проживания. Эти нормативы отражаются в долларах и в евро. Самые высокие суммы суточных предусмотрены для Великобритании, Норвегии и других стран с высоким уровнем жизни. В среднем они составляют от 54 до 92 долларов или евро в сутки.

На компенсацию оплаты жилья возмещение расходов может достигать 70–200 долларов или евро и зависит от страны пребывания, а также того, меняет ли сотрудник рубли на валюту самостоятельно, оплачивая все соответствующие комиссионные сборы банков.

Иногда, особенно в случае, если в командировку едет руководство, выдается платежная карта, чаще всего VISA Gold, которая обеспечивает и определенные скидки.

Для отчета в банке просто берется распечатка на официальном бланке, где будет четко прописано, когда и где были совершены те или иные траты. Карта очень удобна, чтобы оплатить деловой ужин в ресторане или аренду конференц-зала, нужного для мастер-класса оборудования.

В этом случае командированный может не беспокоиться о ношении крупных сумм, арендовать камеры или банковские ячейки для их хранения.

Если было потрачено больше выданного, необходимо утвердить авансовый отчет и получить компенсацию. В случае недорасхода нужно будет внести деньги в бухгалтерию или ее удержат из заработной платы. Деньги могут быть сняты с зарплатной карты или удержаны при выдаче на руки.

Как и внутренние командировки поездки за рубеж подтверждаются специальным приказом руководства, авансовым отчетом и иногда служебным заданием. Командировочное удостоверение совершенно не обязательно оформлять. Во-первых, по закону этого уже не требуется, а во-вторых, в паспорте будет делаться отметка о пересечении границы, и бухгалтер сможет увидеть, сколько времени длилась поездка.

В случае потери или кражи средств, выданных на командировку, либо подтверждающих траты документов вопрос решается неоднозначно. Скорей всего, сотруднику придется потратить свои личные деньги. Фактически, если он не может подтвердить факт кражи, съема жилья и других расходов, работодатель может их и не возмещать.

Поэтому лучше сразу после происшествия обратиться в полицию и все задокументировать. Потом нужно взять справку о возбуждении дела или заблокировать корпоративную платежную карту.

Что касается документов (чеков и квитанций), то можно попробовать запросить их повторно. В этом случае есть шанс вернуть хотя бы часть потраченных на поездку средств.

Бухгалтер сможет сделать нужные проводки и к командированному больше не будет вопросов.

Источник: http://ImeetePravo.com/grafik/komandirovochnyie-rashodyi.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.