+7(499)495-49-41

Некоторые вопросы применения смешанного электронно- бумажного документооборота

Содержание

Переход от бумажного к электронному документообороту

Некоторые вопросы применения смешанного электронно- бумажного документооборота

Документировать «электронную» деятельность только на бумаге практически невозможно;гораздо сложнее и медленнее идет поиск информации в бумажных документах, что крайне неудобно при оперативной работе;для хранения бумажных документов требуются значительные площади, что требует постоянно увеличивающихся затрат на аренду или приобретение помещений, их оборудования и на увеличение численности персонала, обслуживающего эти хранилища;управление бумажными документами (включая управление доступом к ним) обычно идет на уровне дел, что все чаще оказывается недостаточным как при решении задач основной деловой деятельности, так и при обеспечении информационной безопасности. Смешанный документооборот — реальность сегодняшнего дня Несмотря на все разговоры о «безбумажных технологиях», реально мы переходим от традиционного бумажного документооборота не к электронному, а к смешанному документообороту.

Некоторые вопросы применения смешанного электронно- бумажного документооборота

Решением этой задачи в электронном архиве Search стали:

  • специальное архивное хранилище файлов, исключающее доступ к документам в обход Search;
  • подсистема контроля доступа пользователей к документам.

В основу подсистемы контроля положен механизм разграничения прав пользователей на доступ к различным архивам предприятия и документам, которые в них хранятся.

В распоряжении администратора архива имеются инструменты, позволяющие разрешать либо запрещать различным пользователям производить основные виды доступа: открывать архив и просматривать его картотеку; просматривать, изменять документы архива и содержание их карточек; удалять, создавать, перемещать документы.

Проблема соотношения бумажного и электронного документооборота

Сертификация по стандартам ISO 9000 Если предприятие планирует выйти на мировой рынок, то помимо всего прочего оно должно быть сертифицировано на соответствие стандартам серии ISO 9000, определяющей требования к разработке, тестированию и сопровождению продукции. Только в Европе такую сертификацию прошло уже около 100 000 компаний.

Важно Внедрение систем автоматизации технического документооборота и управления проектными данными значительно упрощает процесс сертификации предприятия на соответствие требованиям стандартов серии ISO 9000. Как известно, эта группа стандартов определяет только самые общие положения, практическая реализация которых оставляется на усмотрение предприятия.

Бизнес-тюнинг

Широкое распространение электронных систем подготовки и управления бумажными документами постепенно приводит к стиранию грани между электронными и неэлектронными документами.

Несмотря на все разговоры о «безбумажных технологиях», реально мы переходим от традиционного бумажного документооборота не к электронному, а к смешанному документообороту.

Плюсы и минусы электронных документов Как бы ни спорили оптимисты и скептики в отношении электронных документов, однако, никто уже не отрицает тот факт, что подавляющее большинство офисных документов создается в компьютерах.

Переход от бумажного к смешанному документообороту

Причины столь безоговорочной победы информационных технологий совершенно понятны:электронные документы легко создавать, редактировать, размножать, распространять и пересылать;стало гораздо легче искать необходимую информацию, а уж контекстный поиск дает возможности, о которых при ведении бумажного делопроизводства можно было лишь мечтать;проще и с меньшими усилиями решаются вопросы резервирования информации и документов, создания страховых фондов и т.д.;в деловой деятельности и в государственном управлении электронные документы, при грамотном их использовании, позволяют ускорить принятие решений и повысить их качество.Широкое распространение электронных систем подготовки и управления бумажными документами постепенно приводит к стиранию грани между электронными и неэлектронными документами.

Cadmaster

Хранение графических образов переписных листов Всероссийской переписи населения 2002 года на машинном носителе осуществляется следующим образом:один экземпляр хранится в Государственном комитете Российской Федерации по статистике в установленном порядке до проведения следующей переписи населения;второй экземпляр с программным обеспечением передается до 1 января 2004 года на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации». Что необходимо: внутренние нормативные документыи квалифицированный персонал Анализ современной законодательно-нормативной базы управления документами показывает, что наблюдается ужесточение требований не только к наличию внутренних нормативных документов, но и к их строгому исполнению организацией.

Несмотря на то что полностью отказываться от бумажных документов мировое сообщество пока не готово, все чаще дают о себе знать их недостатки, которые усугубляются вследствие постоянно растущих требований к скорости обработки информации и принятия решений:низкая скорость создания, обработки и передачи документов и информации на бумажных носителях уже несовместима с потребностями деловой деятельности и государственного управления, в которых все активнее используются информационные технологии.
Внимание Многофайловые документы Как правило, электронный документ представляет собой один файл, который создается и редактируется конкретным редактором, не требуя дополнительной информации для отображения и вывода на печать. Бывает, однако, что для полного представления информации, содержащейся в документе, одного файла недостаточно.
В этом случае создают многофайловые документы, к которым можно отнести:

  • гибридные растрово-векторные чертежи, полученные сканированием бумажных документов;
  • многолистовые чертежи;
  • чертежи с дополнительным файлом замечаний (redlining);
  • чертежи со встроенными ссылками на другие файлы чертежей и т.д.

Во всех этих случаях можно выделить главный файл документа, к которому прилагаются файлы с дополнительной информацией.

Одновременно с этим Search производит в архиве предприятия (точнее, во всех имеющихся архивах) поиск документов на используемые в спецификации изделия, автоматически связывая найденные документы с записями спецификации и занесенными в базу данных изделиями, сборками, деталями, комплектами и т.д.

При создании пользователями новых документов, а также при занесении в архив уже имеющихся, Search сверяется с базой данных проектов/изделий и, если находит в ней соответствующую запись, автоматически связывает проект с помещаемым в архив документом.

Состав проекта Кроме перечня всех разрабатываемых на предприятии проектов, Search позволяет получать информацию о составе выпускаемых изделий с возможностью «раскрытия» состава проекта и составления полного списка входящих в проект документов. Информация о составе проекта может быть выведена на печать в виде отчета.

Источник: http://bcg-group.ru/perehod-ot-bumazhnogo-k-elektronnomu-dokumentooborotu/

А нужна ли единая общегосударственная сэд? #государство #сэд #ecmj

Некоторые вопросы применения смешанного электронно- бумажного документооборота

Перечитав  статью Предпосылки и проблемы перехода к общегосударственной СЭД  несколько раз, я поняла, что не согласна  с очень многим – и со сделанными выводами, и с ходом рассуждений, и с отдельными тезисами. Разберу подробно.

Критика общего  тезиса – «Идет переход к общегосударственной СЭД».

Из заголовка статьи «Предпосылки и проблемы перехода к общегосударственной СЭД» неявно следует, что такой процесс идет, и  что такой переход – дело времени. И я не согласна – вот именно с этим неявным тезисом, заявленным автором.

Что автор подразумевает под общегосударственной СЭД?
Из текста автора  (он говорит про СЭД транснациональных корпораций, в которых работают десятки тысяч пользователей) можно сделать вывод, что это – некая очень большая СЭД, в которой будут работать все государственные организации и все государственные служащие. Или же общегосударственная СЭД – это конкретная СЭД, которая должна быть установлена во всех органах власти, и которая своей одинаковостью обеспечит взаимодействие этих органов власти? Текст автора дает право и на такую интерпретацию. Мое мнение – нет необходимости ни в такой «Одной большой на всех» СЭД, ни в унификации СЭД, установленных в органах власти.

Почему не нужна «Одна большая  на всех СЭД»

Чем автор статьи обосновывает необходимость такой общегосударственной СЭД? Автор считает, что только внедрение такой системы позволит решить главную проблему – медленный и неэффективный бумажный документооборот между ведомствами.

Автор считает, что именно бумажный документооборот между органами власти не позволяет полностью перейти на чисто электронный документооборот, а использование смешанного(электронно-бумажного документооборота) только увеличивает  объем работы.

Возражение первое.  На чисто электронный документооборот не позволяет перейти иные обстоятельства, а именно:

•    требования архивных органов к государственным организациям о передаче на хранение документов в бумажном виде (а гос.органы обязаны сдавать документы в архивы);

•    необходимость долгосрочного хранения документов, содержащих информацию, затрагивающую права и интересы людей и организаций (документы на право собственности, подтверждение стажа, техническая документация и т.д.)

•    необходимость сохранения высокой конфиденциальности для части документов.

Возражение второе. Для перевода межведомственного документооборот в электронный вид не нужно создавать одну большую СЭД или делать все СЭД единообразными.

1. Одна большая СЭД – это повышенные риски. Такая система будет очень уязвимой. Нельзя работу целого государства ставить в зависимость от работы одной системы. Напомню. что интернет вырос из американского проекта по создания сети компьютеров, которая оставалась бы работоспособной при выходе из строя любой ее части.

2. Для обеспечения совместной работы множества систем достаточно стандартизировать обмен данными, что и было сделано.

В любой СЭД достаточно сделать шлюз по приему и передаче  данных в оговоренном формате, и этим обеспечивается обмен между системами различных органов власти.

Возражение третье. Мне очень не понравился тезис «При смешанном документообороте автоматизация ДОУ и внедрение СЭД не решали задачи повышения производительности труда государственных служащих, а только увеличивали выполняемый ими объем работ».

Смешанный (электронно-бумажный) документооборот  увеличивает трудоемкость обработки документа на одну операцию – сканирования документа. Все остальное (регистрация документа, рассмотрение, контроль исполнения и т.д.) производится и для бумажных документов.

Но когда документ находится в СЭД, резко экономится время на операциях: •    передачи документа от одного пользователя к другому •    поиска нужного документа

•    сбор информации по истории рассматриваемого вопроса.

А время на контроль исполнительской дисциплины уменьшается на порядок, если не больше. Прошу извинить читателей-профессионалов за разжевывание давно известных вещей, но ведь для автора статьи – это не очевидно! И приходится об этом говорить.

Проблема же состоит в том, что до сих пор в органах власти большая часть сотрудников не работает в СЭД, а для выхода на качественно иной уровень работы нужно – чтобы там работали все сотрудники, связанные с процессами обработки документов.

Возражение четвертое. В статье смешаны вопросы двух направлений – СМЭВ и МЭДО.

Говорится об электронном правительстве, которое определяется как «форма организации деятельности органов государственной власти, обеспечивающая за счет широкого применения информационно-коммуникационных технологий качественно новый уровень оперативности и удобства получения организациями и гражданами государственных услуг и информации о результатах деятельности государственных органов» (Концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 г.).

Прежде всего напомню, что реализация взаимодействия информационных систем организаций и ведомств осуществляется в рамках государственной программы «Информационное общество (2011–2020 годы)», утв. распоряжением Правительства РФ от 20.10.2010 № 1815-р. В соответствии с указанной программой взаимодействие реализуется в рамках:

• системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО);

• единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) в целях предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

Проблема электронного правительства – это СМЭВ, а документооборот между органами власти – это МЭДО.

Возражение пятое. Ссылка на корпоративные СЭД транснациональных корпораций неправомерна.
Такие СЭД не являются «Одной большой СЭД», а состоят из модулей. Принципы нарезки системы на модули разный в каждом конкретном случае. Но в любом случае набор взаимодействующих модулей.

Современные, даже самые мощные СЭД имеют ограничения по количеству хранимых документов и количеству пользователей. Выход – разделение на модули по различным параметрам, виду хранимой информации, группам пользователей.

Можно сделать очень большое хранилище, но каким будет время доступа к нужной информации?

По опыту проектов знаю, что недооценка объема документов и количества пользователей приводила к тому, что система становилась просто неработоспособной, а это происходило на уровне одного, не самого крупного органа власти.

Возражение шестое. А есть ли заказ на единый контроль всей работы государственной системы?
Существующая система власти построена на распределении ответственности и контролирующих функций между соответствующими органами. Вот пусть они строят систему работы в соответствии с собственной спецификой. Модульная структура это позволяет.

Введение единой СЭД будет также всем удобна, как введение обуви одного размера для всех без исключения.

Неточности.

SAAS – это несколько не то, что написал автор. Подробно можно прочитать вот здесь.(Моя статья «Аутсорсинг. Границы применимости» – в том числе и о SAAS). То, что написал автор – это система web-доступа, которая используется во многих действующих СЭД (например, Documentum) без SAAS.

SAAS – это способ использования программного обеспечения без его покупки, как бы в аренду.  Пользователь платит некоторую сумму в месяц и взамен получает право ни использование некоторого программного обеспечения.

Да, сейчас это чаще всего предоставляют в виде доступа через интернет, но вполне представима ситуация, когда срок действия лицензий на какое-либо ПО (традиционное, без Web-доступа) продлевают ежемесячно при поступлении платежа. И это будет SAAS).

Оставшиеся проблемы

Несмотря на все неточности (вполне извинительные неспециалисту в области электронного документооборота) вообще хорошо, что представители архивных органов интересуются проблемами электронного документооборота. Но их помощь нужна в решении методологических проблем, связанных с электронными документами: •    методика архивного хранения электронных документов

•    методика сохранения юридической значимости при миграции документов в другие форматы, при смене носителя.

И нужно разрабатывать методологию работы электронного правительства- сегодняшние СЭД используют методологию ГОСДОУ, в которой об услугах населению и предоставлении информации о результатах деятельности гос.органов и речи не шло!

При решении этих вопросов мы – архивы, госорганы и разработчики СЭД – сможем приблизиться к полному переходу на электронные документы.

Больше комментариев Ежедневная подписка. Другие виды подписок доступны при регистрации.

Источник: https://ecm-journal.ru/post/A-nuzhna-li-edinaja-obshhegosudarstvennaja-SEhD.aspx

Проблемы применения смешанного документооборота

Некоторые вопросы применения смешанного электронно- бумажного документооборота

Как бы широко ни пропагандировались преимущества электронного документооборота, в реальности совсем отказаться от привычного бумажного практически невозможно. Этому есть целый ряд причин, и в первую очередь –это причины юридические.

Слишком многие документы законодательство предписывает оформлять на бумаге, а не в электронном виде. Взять хотя бы уставные документы организации или весь массив кадровой документации. Получается, что даже самые «продвинутые» организации, много лет использующие СЭД, на самом деле практикуют смешанный, а не электронный документооборот.

Полностью электронный документооборот пока труднодостижим не только в России, но и во всем мире.

Как бы широко ни пропагандировались преимущества электронного документооборота, в реальности совсем отказаться от привычного бумажного практически невозможно. Этому есть целый ряд причин, и в первую очередь – это причины юридические. Слишком многие документы законодательство предписывает оформлять на бумаге, а не в электронном виде.

Взять хотя бы уставные документы организации или весь массив кадровой документации. Получается, что даже самые «продвинутые» организации, много лет использующие СЭД, на самом деле практикуют смешанный, а не электронный документооборот.

Полностью электронный документооборот пока труднодостижим не только в России, но и во всем мире.

Традиции бумажного документооборота складывались веками, и его правила более или менее закреплены, тогда как электронному едва ли больше двух десятков лет.

Не удивительно, что при его использовании возникают вопросы, решение которых нужно искать на месте, причем немедленно.

На что обратить внимание организации, внедрившей у себя СЭД и вместе с этим пришедшей к электронно-бумажному документообороту? Что можно и нужно исправить, а что является вынужденной необходимостью?

Статья написана на основе опыта работы автора с несколькими крупными российскими компаниями разных сфер деятельности, использующими различные СЭД дольше одного года. Каждая из перечисленных ниже ситуаций рано или поздно возникала в каждой из них. Можно предположить, что подобные проблемы ждут и другие компании, переходящие на смешанный электронно-бумажный документооборот.

С подробным описанием проблем организации документооборота и путями их решения можно ознакомиться в №8 2014 журнала “Современные технологии делопроизводства и документооборота”.

Проблема № 1. Неполное использование СЭД

Эта «болезнь роста», естественная для первых месяцев после внедрения СЭД, без соответствующего лечения может стать хронической.

Перейдя в один прекрасный день с привычных журналов в Excel на новую программу электронного документооборота, персонал канцелярии продолжает выполнять привычную работу, забывая о том, что СЭД должна эту работу, во-первых, облегчить, во-вторых, расширить.

Такие простейшие для СЭД функции, как согласование, контроль выполнения или архив, либо используются только отчасти, либо вовсе забываются.

Причина

Недостаточное обучение как персонала канцелярии, так и рядовых исполнителей.

Решение

Проведение обучающих мероприятий отдельно с работниками канцелярии, секретарями и ответственными за делопроизводство в отделах (углубленный курс) и с группами исполнителей.

В идеале это нужно сделать еще до «дня Икс».

Совместно с руководителем службы делопроизводства представитель компании, внедряющей СЭД, составляет план обучения, разрабатывает темы, составляет методические пособия и задания для закрепления материала.

Каждая функция СЭД должна быть изучена и отработана в практических заданиях. Да, это существенные временные затраты. Но не затратно ли оплачивать 100% стоимости программы, которая реально будет использоваться лишь на 20%?

Проблема № 2. Дублирование информации

Отказаться от привычных схем работы порой бывает очень сложно. Настолько, что некоторое время после перехода на СЭД информация, вносимая в систему, дублируется работниками канцелярии в старые журналы и книги. Как говорится, «на всякий случай». И несмотря на то, что упомянутый «всякий случай» все-таки может наступить (см. проблему № 4), дублирование информации необходимо пресекать.

Причина

Недостаточная информированность персонала о возможностях хранения информации в СЭД.

Решение

Разъяснить, что информация, вносимая в СЭД, не пропадет ни при каких обстоятельствах.

Проблема № 3. Не все структурные подразделения работают в СЭД

Чаще всего это юристы, кадровики и бухгалтера, причем объяснение у всех одно и то же: «Наша работа – бумажная, мы будем работать только на бумаге».

Решение принимает руководитель отдела или даже топ-менеджер по направлению, а если начальник игнорирует электронный документооборот, то и от его подчиненных не стоит ожидать корректного использования системы.

В результате целые пласты документации остаются вне электронного документооборота.

Причины

Разные: от строптивого характера руководителя, нежелания видеть разницу между «своей бумажной работой» и документооборотом в организации до простой неосведомленности.

Решение

Самый простой выход – объяснить, что все отчеты, документы по личному составу и судебные документы останутся на бумаге по той простой причине, что того требует законодательство. Если на приказе положена личная подпись работника, то приказ будет издан в бумажном и только бумажном варианте.

Если объяснения не помогают и решить вопрос через первое лицо организации тоже не удалось, остается одно – приспосабливаться (ставить вопрос ребром и увольнять директоров из-за отказа работать в СЭД никто не будет). В локальные нормативные акты, регламентирующие процессы делопроизводства, вносятся соответствующие изменения:

так, в примере фрагмента Инструкции по делопроизводству пункты 3.6 и 6.7 предназначены для всех, а пункты 3.7 и 6.8 – для тех, кто продолжит работать по-старому.

Мало внедрить в организации СЭД. Слишком наивно было бы полагать, что весь коллектив дружно начнет работать в новой системе с определенного дня. К сожалению, именно с этого дня и начинаются сложности, которые, впрочем, при грамотном подходе довольно легко преодолеть.  

специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству Евгения Кожанова

Читайте по теме: Главной тенденцией в развитии СЭД является переход к полноценному электронному документообороту

Источник: https://www.sekretariat.ru/news/125223-problemy-primeneniya-smeshannogo-dokumentooborota

Юридическая сила электронного документа

Некоторые вопросы применения смешанного электронно- бумажного документооборота

В последнее время все больше крупных организаций и предприятий переходят на ведение документооборота в цифровом виде. Конечно, это очень удобно и позволяет сэкономить значительное количество времени. Но при этом возникает серьезный вопрос: какова юридическая сила электронного документа?

От бумажного к электронному документообороту

В 2001 году вступил в силу Федеральный закон, регулирующий применение электронно-цифровой подписи. С этого момента многие организации изменили формат ведения документооборота: из бумажного в цифровой или смешанный.

Однако этот закон имеет узкую направленность: он сконцентрирован на юридической силе ЭП в документах и приравнивает ее к собственноручной.

При этом общего законодательного акта, который регулировал бы ЭД, в нашей стране пока нет.

В документообороте используется так много видов документов, что прописать каждый из них в законе весьма проблематично. Потому на сегодняшний день цифровой документооборот регулируется косвенно, с помощью нескольких различных законодательных актов.

Один из них – Гражданский кодекс РФ, в частности, статья 160.

Она предусматривает возможность подписывать документы не только собственноручной подписью, но и любой другой, которая предусмотрена российским законодательством, в том числе и электронно-цифровой.

Юридическая сила бумажного и электронного документов на сегодняшний день признается равной только в тех случаях, когда соблюдены все необходимые реквизиты.

Реквизиты, определяющие юридическую силу

Правовое регулирование деятельности с электронными документами обеспечивается за следующих реквизитов.

  • наименование вида документа (кроме писем);
  • порядковый номер;
  • наименование организации,
  • дата регистрации;
  • место разработки и подписания;
  • электронно-цифровая подпись (на бумажном носителе – это обычная подпись).

Они же придают юридическую силу и документу и на бумажном носителе.

Получить электронно-цифровую подпись можно только в удостоверяющем центре, который зарегистрирован в УФО. Такая подпись эквивалентна собственноручной и обладает аналогичной юридической силой.

Защита корреспонденции

Сам по себе отчет, заявка или распоряжение в электронном виде юридической силы не имеет, так как нет гарантии, что в процессе обработки документ не будет изменен. Кроме того, должным образом не может быть обеспечена конфиденциальность передаваемой информации. Поэтому, имеют ли электронные документы юридическую силу, можно определить по ряду моментов:

  • наличие электронно-цифровой подписи, которая получена в установленном законодательством порядке;
  • применение электронно-цифровой подписи только сертифицированными средствами телекоммуникаций;
  • наличие соглашения между сторонами о применении электронно-цифровой подписи или регламента, в котором прописаны порядок ведения ЭД и применения электронно-цифровой подписи.

Только при соблюдении этих условий можно гарантировать юридическую силу электронного документооборота.

Не секрет, что значительная часть переписки между коллегами или клиентами осуществляется путем обмена сообщениями по e-mail. Этого может быть вполне достаточно для решения важных вопросов или уточнения информации.

Однако в некоторых случаях требуется не просто отправить письмо по электронной почте, но и придать ему статус официального. Возникает вопрос, в данном случае является ли электронное письмо официальным документом.

Большинство крупных российских предприятий и организаций однозначно будут трактовать письмо как официальное. Однако для того, чтобы такое письмо действительно имело статус официального, требуется наличие на нем вышеуказанных реквизитов. Естественно, необходимую юридическую силу такому сообщению придаст наличие электронно-цифровой подписи.

В случае отсутствия таковой могут возникнуть некоторые сомнения в подлинности.

Например, Гражданско-процессуальный кодекс делает оговорку, что в качестве доказательств по разбирательствам берутся и цифровые, но требуется их проверка на подлинность.

И здесь может возникнуть проблема с установкой личности отправителя. Поэтому двухстороннее соглашение с организацией, с которой ведется электронная переписка, в данном случае было бы очень желательной мерой.

Практические рекомендации

Во избежание судебных разбирательств рекомендуется ведение журнала регистрации корреспонденции, факсов и электронных писем. Это не обязательно, но будет служить дополнительной гарантией прохождения того или иного сообщения.

Кроме того, в некоторых организациях применяют смешанную форму документооборота, при которой подписанные бумаги хранятся в архиве, а в работе применяется их оцифрованная версия.

Такой подход надежно защитит вашу организацию от различных юридических казусов.

Также надо учесть, что в законодательстве прописано ограничение: электронно-цифровая подпись признается аналогичной собственноручной только в случае, если законодательство не предусматривает наличие того или иного документа в бумажном виде. То есть когда электронно-цифровую подпись невозможно заменить собственноручной.

Что дальше?

Перспектива развития цифрового документооборота ясна. Наличие законодательного акта, который бы четко регулировал электронный документооборот, облегчило бы юридические взаимоотношения, а потому в ближайшие годы продолжится активная разработка соответствующего международного и российского законодательства.

Технический прогресс выдвигает новые вызовы, требующие менять традиционные формы работы. В скором времени на электронный документооборот перейдет большинство предприятий социальной сферы, включая образование и здравоохранение. А потому ответом на этот вызов станут законодательно закрепленные нормы верификации цифровых документов.

Юридическая сила электронных документов – адвокат Москаленко

Заявление о присоединении к договору о признании электронных документов в Сота.

Юридическая сила документов в электронном виде

Закон высшей юридической силы. урок по обществознанию 9 класс

Источник: http://documentooborot.com/dokument/yuridicheskaya-sila-elektronnogo-dokumenta.html

Смешанный документооборот в России: особенности текущего момента

Некоторые вопросы применения смешанного электронно- бумажного документооборота

Если еще десять лет назад нельзя было делать вид, что электронных документов не существует в природе, поскольку на их внедрении тогда уже настаивали как руководство страны, так и законодательство, то к настоящему времени они стали привычным инструментом деловой деятельности и государственного управления. Местами процесс вытеснения традиционных бумажных документов идет такими темпами, что уже их будущее вызывает опасения.

Сегодня мало кого еще нужно убеждать в том, что электронные документы позволяют намного эффективнее вести деловую деятельность: их легко создавать, редактировать, размножать, распространять и пересылать; легко искать необходимую информацию.

Более того, всего за несколько лет были разрушены казавшиеся труднопреодолимыми правовые препятствия на пути широкомасштабного внедрения информационных технологий. И даже там, где бумажные документы сохранились, их создание и дальнейшее управление сплошь и рядом осуществляются с помощью ИКТ (информационные компьютерные технологии).

Общество сейчас переживает сложный период перехода от одних технологий к другим, который в каждой организации и в каждой отрасли идет по-своему, в результате чего возникает многоукладность в работе с документами и информацией. У нас есть как организации, которые до сих пор в основном используют бумажный документооборот, так и те, у которых бумажных документов почти не осталось.

Эта статья адресована в первую очередь тем, кто пока еще остается на быстро сокращающейся «бумажной территории», но собирается ее покинуть.

И несмотря на все впечатляющие технологические достижения, я по-прежнему придерживаюсь той же точки зрения, что и десять лет назад: от бумаги, как правило, переход идет не на чисто электронный, а на смешанный документооборот, в котором, в идеальном случае, сочетаются достоинства и взаимно компенсируются недостатки технологий двух эпох.

Электронные документы: достоинства и недостатки

Достоинства электронных документов

Электронные документы в деловой деятельности в настоящее время:

• дают возможность вести деловую деятельность в новых областях;

• позволяют использовать новые методы работы;

• повышают скорость и качество принятия управленческих решений;

• позволяют существенно экономить, в первую очередь благодаря многоплановому повторному использованию электронных ресурсов.

Разница между эффективным и неэффективным управлением, доходной и убыточной деловой деятельностью часто зависит от скорости и качества принятия решений. Деловая деятельность организаций уже немыслима без электронной почты, и подавляющее большинство деловых контактов и переписки осуществляется только на ее основе.

Развитие современных технологий идет все дальше и дальше. Вместо создания и пересылки друг другу «бумагоподобных» электронных документов, государственные органы и коммерческие организации переходят сейчас на использование централизованных реестров и на коллективную работу с данными в базах данных и иных информационных системах.

Уже вымерли многие виды справок, которые еще лет 10 назад нужно было получать по любому поводу, – а ведь этот процесс еще только-только начинается.

Недостатки электронных документов

При этом у электронных документов довольно много недостатков, которые при массовом их использовании создают множество проблем.

Прежде всего, это быстрое моральное устаревание самих информационных технологий, которые меняются каждые пять-семь лет, а также не до конца отлаженные правовые механизмы, создающие массу проблем, когда встает вопрос, например, о долговременном хранении электронных документов, подписанных усиленными электронными подписями, причем так, чтобы не пострадала их юридическая значимость и доказательная сила.

Следует отметить, что носители информации, которые используются при работе с электронными документами, имеют короткий срок службы, многообразны, имеют различные технические характеристики и особенности, которые приходится учитывать при организации деловой деятельности.

Наряду с физическими носителями и установленными на собственной площадке системами документооборота организации все шире используют облачные решения, а также другие формы аутсорсинга.

Начиная работать с электронными документами, мы сразу же обнаруживаем и такое их отличие от бумажных, как определенная двоякость их свойств: их достаточно сложно надежно сохранить во времени, но и уничтожить совсем не просто. В какой-то степени ситуацию хорошо отображает фраза «трудно найти, легко потерять и невозможно забыть».

Стоит сказать и о юридических проблемах, причем, сложности возникают как из-за недостатка правового регулирования в одних областях, так и из-за избыточности и разнонаправленности в других.

Приходится учитывать, что у электронных документов достаточно высокая стоимость обслуживания, поскольку при организации работы с ними требуется применение современных технологий, продвинутой вычислительной и оргтехники, а также привлечение высококвалифицированного и высокооплачиваемого персонала.

Использование электронных документов требует серьезного внимания к вопросам обеспечения информационной безопасности.

Впрочем, этот аспект все чаще отходит на второй план, поскольку во все большее число видов деятельности вообще невозможно включиться, если не применять информационные технологии, инвестиции в которые таким образом входят в необходимые расходы на ведение бизнеса.

Почему мы сейчас не можем полностью отказаться от бумаги

Как бы мы сейчас ни хотели полностью отказаться от бумаги, в полной мере пока что это сделать невозможно по ряду причин.

В некоторых случаях создавать документы на бумажных носителях требуется в соответствии с законодательством и нормативно-правовыми актами.

Как правило, речь идет о наиболее значимых и важных для деловой деятельности документах, таких как документы на собственность, уставные документы, документы, удостоверяющие права граждан, а также крупные контракты и т.д. Но даже в этой категории ситуация постоянно меняется и расширяется сфера использования электронных документов.

Согласно закону только запись о государственной регистрации права в ЕГРП является единственным доказательством существования зарегистрированного права. Владелец для подтверждения своего права собственности может получить выписку из ЕГРП, где содержится самая актуальная информация.

Достоинства бумажных документов

Для бумажных документов существуют отлаженные технологии их создания, обработки, долговременного хранения и уничтожения.

Если бумажные документы надолго забыть в сухом и защищенном от грызунов помещении, то, скорее всего, спустя несколько десятилетий, а то и столетий, с ними по-прежнему можно будет работать – в отличие от электронных материалов.

Не случайно в ситуациях, когда требуется особо длительное хранение документов – в течение тысячелетий, как в атомной отрасли – по-прежнему предпочтительным решением остается использование аналоговых носителей информации, как традиционных (бумага, микропленка), так и новых (микрогравировка на металле или на сверхпрочных сапфировых дисках).

Для работы с неэлектронными документами требуется гораздо меньше технических средств, что может быть важно в случае чрезвычайных ситуаций, таких как отключение электричества и Интернета.

С бумажными документами пока что меньше проблем в случае официального взаимодействия с зарубежными партнерами. Существуют годами отработанные технологии и приемы трансграничного взаимодействия, которые обеспечивают обмен юридически значимыми документами.

В случае подписания наиболее важных договоров, в том числе и межгосударственных, стороны, используя соглашения, составленные на бумаге, придерживаются многовековых традиций, носящих в том числе и церемониальных характер. Электронный договор, в отличие от бумажного, сложно выставить в музее…

Соответственно, как государственным органам, так и коммерческим организациям приходится поддерживать бумажный канал взаимодействия с гражданами, несмотря на жгучее желание сэкономить благодаря отказу от него. Наверное, сменится еще два-три поколения, пока общество станет готово к тому, чтобы заставить всех своих членов взаимодействовать исключительно в электронном виде.

Нельзя не упомянуть и то, что в некоторых отраслях накоплены и продолжают активно использоваться колоссальные по объему массивы бумажных документов, и пройдет еще немало времени, пока все они будут оцифрованы. Это в первую очередь медицинская, кадровая и научно-техническая документация.

Важно отметить, что технологии бумажного документооборота не застыли на месте и продолжают развиваться, часто за счет интеграции с рядом информационных технологий (примером могут служить штрихкоды и встраиваемые чипы, а также повсеместный переход на электронный учет бумажных документов). Это способствует выживанию «бумаги» в новых условиях.

Недостатки бумажных документов

Прежде всего, это низкая скорость их создания, обработки и передачи. Для их хранения необходимы значительные площади, а поиск информации в них идет сложно и медленно. Управление документами обычно идет на уровне дел.

Также стоит отметить, что в случае чрезвычайных ситуаций, таких как наводнение или пожар, вероятность утраты большого объема бумажных документов очень велика.

Для повышения эффективности работы с бумажными документами приходится создавать научно-справочный аппарат (НПА), различного рода каталоги, картотеки и т.п. Несмотря на то, что в настоящее время НПА, как правило, существует в электронном виде, трудозатраты на его создание часто превышают экономическую отдачу от таких вспомогательных инструментов.

Комплексы документов и их особенности

В настоящее время в любой организации можно выделить ряд комплексов документов (систем документации), которые связаны с отдельными направлениями деятельности и исполнением законодательно-нормативных требований.

Работа с документами каждого из этих комплексов, как правило, регламентируется отдельными законами и подзаконными нормативно-правовыми актами, причем нормы и требования в отношении каждой группы устанавливаются свои, порой без учета уже существующих в других ветвях законодательства норм.

Корпоративная документация создается, как правило, в соответствии с требованиями законодательства. Она определяет систему управления, структуру и порядок работы органов управления организации, фиксирует факт принятия тех или иных управленческих решений, устанавливает правила взаимодействия всех участников корпоративных отношений.

Организационно-распорядительная документация чаще всего создается исполнительными органами организации и регламентирует его деятельность, работу подразделений и сотрудников.

Отчетность (корпоративная, налоговая и др.) создается и представляется в контролирующие органы по правилам, установленным регуляторами. Эти нормы постоянно развиваются и совершенствуются. Именно в этом комплексе документов в нашей стране наблюдаются наибольшие успехи в расширении сферы применения электронных документов.

Первичные документы бухгалтерского учета

Источник: https://www.profiz.ru/sr/10_2016/smech_dokumentooborot/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.