+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Накладные расходы в торговле: автоматизация бизнес-процессов

Содержание

Автоматизация торговли: оборудование и программы автоматизации

Накладные расходы в торговле: автоматизация бизнес-процессов

В условиях быстрого изменения рынка и роста конкуренции предприниматель должен постоянно изучать спрос, вести контроль товарных запасов и следить за сроками реализации товаров. Он вынужден экономить на рабочей силе и обязан улучшать работу своих сотрудников.

Упростить выполнение всех этих задач позволяет вовремя проведенная автоматизация торговли на предприятии.

Автоматизация торговли это комплекс мер по внедрению программ и высокотехнологичного оборудования, направленный на повышение эффективности работы и уровня обслуживания. Автоматизация торговли  меняет розничный бизнес, от нее выигрывают и предприниматели, и покупатели.

Вне зависимости от вида деятельности, результатом автоматизации предприятия является более эффективное управление, повышение качества обслуживания и увеличение производительности персонала.  

1. Автоматизация учета в розничной торговле. Оборудование и программное обеспечение
2. Эффективное ведение торгового учета с помощью программ автоматизации
3. Программы для ведения учета товаров
4.

Автоматизированное оформление ценников на товары
5. Товарные запасы: автоматизация управления
6. Как автоматизировать печать чеков в магазине
7. Как автоматизировать рабочее место кассира
8. POS-терминал и POS-система
9.

Как выбрать кассовый аппарат
10. Как правильно выбрать сканер штрих-кода
11. Как назначить разные цены на один товар
12. Как правильно зарезервировать товар для покупателя
13. Рентабельность в рознице. Ходовые и неходовые товары
14.

Взаиморасчеты с контрагентами
15. Автоматизация оптовой торговли

 

Автоматизация учета в рознице: оборудование и программное обеспечение

В зависимости от типа торговой точки, ассортимента и объемов продаж автоматизация может преследовать разные цели.

После автоматизации розничный магазин переходит с ручных операций на современные высокие технологии. Результат этого перехода – сокращение издержек, повышение доходности бизнеса, снижение числа ошибок, упрощенный учет.

Как перевести магазин на автоматизированный учет, читайте в нашем материале Автоматизация магазина

Эффективное ведение торгового учета с помощью программ автоматизации

Упрощенное ведение учета – основное преимущество автоматизации торговли. Автоматизированный учет позволяет снизить количество ошибок, допускаемых персоналом, и существенно экономит время. Автоматизировав учет на торговом предприятии, предприниматель получает реальный контроль продаж и движения товара.

Читайте далее: Учет товаров в розничной торговле

Программы для ведения учета товаров

Ведение учета в Excel или вручную неизбежно приводит к ошибкам ввода данных и большой потере времени. Данные такого учета зачастую не отражают фактических остатков.

Подобная ситуация повышает издержки и делает невозможным эффективное прогнозирование спроса и предложения, т.к. для него необходимы точные цифры. Другими словами, ручное ведение учета не прозрачно.

Автоматизация бизнес-процессов способствует эффективному ведению предприятия и значительному снижению расходов.

Использование программы учета позволяет контролировать весь процесс торговли, начиная от работы с поставщиками и заканчивая работой кассира.

Читайте о том, как выбрать Программу учета товаров

Автоматизированное оформление ценников на товары

2 января 2021 г. произошли изменения в правилах оформления ценников. В частности, из них пропало требование о наличии подписи материально ответственного лица на ценниках, и было введено оформление электронных ценников. Использование электронных ценников позволяет предпринимателю вести гибкую ценовую политику и менять цены на товары автоматически.

Подробнее об Автоматической печати ценников

Товарные запасы: автоматизация управления

Прибыльная работа предприятия невозможна без формирования оптимального товарного запаса. Многие предприниматели все еще ведут ручной учет. По статистике, некачественное управление товарными запасами является губительным для более чем 70% малых торговых предприятий, ведь для эффективного управления товарными запасами необходима  оперативная информация о движении и наличии товаров.

Читайте далее: Автоматизированное управление товарными запасами в магазинах

Как автоматизировать печать чеков в магазине

Обеспечить эффективную работу кассира в магазине поможет специализированное оборудование и программа для продажи товаров и услуг. Современные программы позволяют не просто напечатать чек, но и делают автоматизированным его заполнение, формирование и коррекцию.

Читайте далее: Автоматизированная печать чеков в магазине

Как автоматизировать рабочее место кассира

Автоматизация торговли и оснащенность кассовой зоны являются важными показателями эффективности торгового предприятия. Сегодня место кассира представляет собой компьютерно-кассовую систему, которая выводит торговлю на новый уровень. Современные кассовые системы участвуют во всех этапах работы кассира.

Читайте далее: Автоматизируем рабочее место кассира

POS-терминал и POS-система

Использование POS-терминала в малом бизнесе пользуется большим спросом, т.к. расчеты банковскими картами стали неотъемлемой частью жизни покупателя. Поэтому большинство предпринимателей стремятся оборудовать свою торговую точку POS-терминалом.

Кроме того, POS-системы привлекают своим удобством. Терминал автоматически переводит все платежи на указанный банковский счет, его подключение не вызывает трудностей – он подключается к стационарному телефону или беспроводному интернету. А сейчас POS-терминалы можно использовать даже там, где нет доступа в интернет – через мобильное подключение.

Подробнее о  POS-терминалах и POS системах – в нашей статье.

Как выбрать кассовый аппарат

Автоматизация торговли невозможна без хорошего кассового аппарата. Выбор кассового аппарата зависит от ряда факторов. Интенсивность использования, совместимость с компьютером, работа с отделами и возможность работы с налоговыми ставками – далеко не полный перечень вопросов, влияющих на выбор.

Подробнее о выборе Кассового аппарата для малого бизнеса

Как правильно выбрать сканер штрих-кода

Функция сканера штрих-кода предельно проста: считать маркировку с упаковки, декодировать и передать POS-терминалу. Несмотря на простоту поставленной задачи, для разных объектов бизнеса нужны разные модели сканеров.

Сканер, подходящий для работы в магазине с небольшой нагрузкой, вряд ли подойдет для большого шумного помещения или для работы на открытом воздухе.

Предприятия, использующие одномерные и двумерные коды также нуждаются в сканерах разных типов.

Какой сканер подойдет вашему предприятию? Читайте в нашем материале Выбираем сканер штрих-кода

Как назначить разные цены на один товар

Нередко магазину приходится назначать разные цены на один и тот же товар. Причин может быть много: разные цены для оптовых и розничных покупателей, срок годности товара, разные партии. Наличие программы лояльности тоже предусматривает разные цены для покупателей с разным статусом. Чтобы избежать ошибок, во всех этих случаях возникает вопрос об автоматизации процесса.

Читайте далее: Назначаем разные цены на один товар

Как правильно зарезервировать товар для покупателя

Иногда покупатель не сразу приобретает товар, а просит зарезервировать его на определенный срок и оплачивает покупку позднее. Резервирование товара означает, что его нельзя продать другому покупателю до конца срока резерва, даже если на него есть спрос. Как и любой другой товар, зарезервированный товар необходимо учитывать.

Читайте далее: Резервируем товар

Рентабельность в рознице. Ходовые и неходовые товары

С помощью показателей рентабельности предприниматель может проанализировать эффективность своей компании.

Бизнесмен, желающий сохранить свой бизнес, должен отслеживать множество величин: конверсию, объемы продаж, средний чек, транспортные расходы, зарплатоемкость.

Для расчета рентабельности необходимо учитывать заемные средства, проценты по кредитам, операционные расходы. Современные методы расчета эффективности хозяйственной деятельности позволяют точно рассчитать прибыльность предприятия.

Читайте далее: Магазин – анализ рентабельности

Взаиморасчеты с контрагентами

Контрагент – это физическое или юридическое лицо, вступившее в финансовые отношения с предприятием. Любая торговая точка в своей хозяйственной деятельности имеет дело с контрагентами.

Контроль взаиморасчетов составляет важнейшую часть взаимодействия с контрагентами. Даже небольшая ошибка в отчете может сказаться на работе предприятия.

Чтобы максимально структурировать взаимодействие с контрагентами, необходимо внедрить отлаженную систему работы.

Читайте далее: Взаимозачеты с контрагентами

Автоматизация оптовой торговли

Как и в рознице, задачей предприятия оптовой торговли является рентабельность и удержание клиента. В условиях жесткой конкуренции предпринимателю необходимо проводить оптимизацию торговли и тщательно планировать производственную и финансовую деятельность.

Успешные оптовики добиваются высоких результатов благодаря использованию новых бизнес-процессов, в частности, автоматизируя торговлю. Часть задач, которые должна решить автоматизация на оптовом предприятия, является общей для всех компаний.

Другая часть всегда зависит от нужд конкретной организации.

Читайте далее: Оптовая торговля – управление, автоматизация процессов

Источник: https://www.business.ru/avtomatizacia-torgovli

Накладные расходы в торговле: автоматизация бизнес-процессов

Накладные расходы в торговле: автоматизация бизнес-процессов

Накладные расходы – достаточно серьезный вопрос в ведении бизнеса, так как, казалось бы, незначительные порой затраты на деле все же серьезно влияют на себестоимость и учетную цену продукции.

Мы заключаем сделку с клиентом, подбираем под нее товар, оформляем все документы, совершаем отгрузку. В цену товара включаем цену поставщика, наценки, налоги, затраты на доставку потребителю.

Но ведь до того, как товар попал на склад, скорее всего, были совершены затраты, например, на транспортировку, работу курьера.

Что делать с этими расходами? Правильно, относить их на накладные, то есть на косвенные затраты.

СЕБЕСТОИМОСТЬ = СТОИМОСТЬ ПОКУПКИ + СТОИМОСТЬ ДОСТАВКИ + СТОИМОСТЬ ЕЩЁ ЧЕГО-ТО + …

Специфика торговли относительно автоматизации разноски накладных расходов заключается в том, что, зачастую документы о транспортировке, доставке приходят после отгрузки товара. Возникает проблема разноски накладных расходов.

1. Статья расходов – товар в каталоге

При автоматизации бизнес-процессов, связанных с регистрацией, отнесением и учетом накладных расходов нужно ответить на вопросы: каким образом они будут регистрироваться, на какие объекты необходимо их относить, как с этими объектами связывать, по каким правилам осуществлять разноску, где эти правила хранить, как пользователь может увидеть наличие накладных расходов.

Поскольку накладные расходы накапливаются после выполнения каких-либо услуг, то можем смело сказать, что статья накладных расходов – это товар, который мы приобретаем у поставщика, у транспортной компании, у таможни, у почты.

Любой товар в системе управления торговлей подлежит группировке в каталог товаров. Значит и статьи накладных расходов тоже стоит зарегистрировать в этом объекте системы.

При этом для удобства последующей работы можно выделить в каталоге целую группу товаров и назвать ее, например, «Статьи накладных расходов».

2. Алгоритмы разноски (вручную, пропорционально цене, пропорционально весу и т.д.)

Товар есть, теперь нужно дать понять системе, что это действительно статья расходов. Заведем справочник статей, где помимо указания, что это такое, добавим еще способ расчета цены товара после связи его с этой статьей.

Что значит способ расчета? Это алгоритм, при помощи которого программа будет знать какую часть от общей суммы статьи накладных расходов ей нужно записать на определенную партию товара. Ведь относить расходы мы будем на весь документ целиком, будь то накладная, груз от поставщика или сама сделка с клиентом.

А вот каким образом разносить – это уже выбор самой фирмы, ведь у всех эти принципы работы могут отличаться, более того разниться они могут и в зависимости от самой статьи.

Как пример, способом расчета может выступать алгоритм разноски пропорционально учетной сумме товара, или весу товара в грузе, если это статья за транспортировку и сумма доставки зависела от общей массы грузового контейнера.

Касательно алгоритмов, хорошо бы изначально иметь в системе набор универсальных способов расчета, которые могут подойти каждому предприятию и дополнительно дать пользователю возможность заводить свои алгоритмы по каким-то уникальным критериям. Алгоритмы могут храниться в системе в виде макросов или хранимых процедур.

3. Справочник разноски расходов

Вот теперь, когда статья является товаром, обозначена как статья накладных расходов, имеет свой алгоритм расчета, система может распознавать эту услугу в качестве не разнесенных накладных расходов. И если мы заведем справочник разносок, то там мы сможем увидеть эту нашу статью.

Сможем увидеть, если она зарегистрирована. То есть если имел место факт выполнения услуги третьим лицом.

Как регистрировать? Все просто. Также, как и поступление других товаров. То есть через накладные документы. Например, через «Акт выполненных работ». Вполне себе серьезный официальный документ, говорящий, что поставщик П такого-то числа такого-то года выполнил услугу У для нашей фирмы в количестве, скажем, 1 на сумму, пусть, 5000 рублей.

Вот когда такой документ появится в системе и ему будет присвоен статус действующего (проведенного), статья появится в списке для разноски. Сразу возникает предположение, что для отличия статей можно ввести индикацию разнесенных и не разнесенных расходов (а также, например, разнесенных с ошибками).

При составлении отчетности наш акт выполненных работ также будет фигурировать при анализе и контроле взаиморасчетов с контрагентов, поставившим нам услугу, отраженную в акте.

4. Где можно учитывать (заказы, грузы, приходные накладные)

Из самого понятия накладных расходов следует что документ, на который мы будем их относить, — это накладная, груз или сама сделка с клиентом.

При этом важен еще и интерфейс разноски, так как все должно быть наглядно и просто, без длительных поисков статей и информации об объеме отнесенных расходов.

Иными словами, открывая окно редактирования накладной, груза, сделки, пользователь должен видеть все важные ему данные. Пусть это будет отдельная вкладка с информацией о статье и товарах, содержащихся в документе, на которые совершена разноска.

Также стоит добавить возможность выбора алгоритма разноски, несмотря на то, что он уже зарегистрирован в самой статье. Ситуации случаются разные, соответственно и действия будут также отличны при том или ином стечении обстоятельств.

Разноска может быть и не связана с автоматическим алгоритмом и являться «ручной» для  «размазывания» статьи по всей накладной в нужном объеме. Это может пригодиться, скажем при транспортировке тяжелого груза, в котором одни товары составляют 50% занимаемого места, а другие всего 10% или даже 1%. Цена, конечно же, будет отличаться.

На документ может относиться и несколько статей (транспорт и таможня, к примеру). Хорошо бы реализовать и такие варианты, когда надо совершить привязку двух или более статей расходов.

Помимо разноски из окна редактирования целевого документа стоит разработать и интерфейс разноски из самой статьи накладных расходов, так как одна статья потенциально может быть связана с несколькими документами и тогда все необходимые операции удобнее совершать на основе статьи.

Накладные расходы также необходимо использовать в различных видах отчетов о финансово-экономической деятельности фирмы, проводить аналитику с учетом и без учета накладных расходов.

Как пример – собственно отчет по накладным расходам для оценки влияния величины накладных расходов на себестоимость товара и, может быть, принятия каких-либо мер по их снижению, а значит и снижению себестоимости и увеличению прибыли.

Источник: https://www.business-top.info/?p=144424

Накладные расходы это: состав и оптимизация

Накладные расходы в торговле: автоматизация бизнес-процессов

Накладные расходы – это неизбежные затраты, которые несет любая компания. Они составляют значительную часть всех затрат компании и оказывают большое влияние на финансовый результат. Читайте, что относится к накладным расходам и как их оптимизировать, чтобы сделать бизнес более эффективным. А также скачайте методику сокращения затрат.

Что относится к накладным расходам

Расходы на предприятии делятся на две основные группы – основные и накладные. Основные – это затраты, напрямую связанные с производственным процессом: заработная плата рабочих и себестоимость сырья и материалов.

Накладные расходы – это затраты на бизнес-процессы, дополняющие и поддерживающие производственную деятельность.

К таким бизнес-процессам относятся управление, организация производства, командировки и обучение сотрудников  (см. подробнее про положение о командировках).

Говоря о том, что входит в накладные расходы, надо помнить и о затратах непроизводственного характера, например, это ущерб от утери, или порчи материальных ценностей.

Дальше рассмотрим порядок начисления накладных расходов в строительстве и на производстве.

Что входит в накладные расходы в смете при строительстве

Есть отрасли, в которых состав накладных расходов в смете четко определен законодательством – это строительство, медицина, химическая промышленность и добыча угля и сланца. Говоря о том, что входит в накладные расходы в строительстве, необходимо отметить, что в их составе учитываются:

  • административно-хозяйственные,
  • на обслуживание и обучение рабочих,
  • затраты на проведение и организацию пусконаладочных и строительно-ремонтных работ,
  • прочие, в том числе коммерческие издержки.

Для остальных отраслей перечень накладных расходов в смете открыт, и они включают в себя, например:

  • аренду и ремонт цеха,
  • коммерческие издержки на реализацию продукции
  • коммерческие издержки на проведение инвентаризации.  

Как рассчитать накладные расходы в смете

Накладные расходы в смете находятся в прямой зависимости от фонда оплаты труда работников производственной сферы – например, строителей.

Формула накладных расходов:

НР = Φ *ω* µ,

где Φ – суммарная заработная плата производственных рабочих,

ω – норма накладных расходов – процент, который должны составлять накладные расходы от ФОТ,

µ – понижающий коэффициент.

Перед тем, как посчитать накладные расходы в смете, необходимо рассчитать ФОТ и определить два параметра – норму накладных расходов и понижающий коэффициент. Эти параметры говорят о том, какую долю могут составлять накладные расходы в общей смете.

Коэффициенты ω и µ, регламентированы законодательно. Что касается нормы накладных расходов, то в строительстве она также регламентирована законодательством для каждого вида накладных затрат.

Начисления накладных расходов производится при составлении сметы в конце расчетов прямых издержек.

Накладные расходы в калькуляции на производстве

Поскольку метод калькуляции накладных расходов на производстве законодательно не регламентирован, показатели, пропорционально которым распределяются накладные затраты, надо выбрать самостоятельно.

Расчет накладных расходов в калькуляции себестоимости может производиться пропорционально объему продаж или пропорционально машиночасам – если производственный процесс автоматизирован (см.

также, как составить прогноз продаж в Excel).

Если доля накладных расходов существенно меньше доли основных затрат, размер накладных расходов в калькуляции себестоимости может определяться исходя из отношения прямых расходов на единицу продукции к общей сумме затрат. В компаниях со сложной инфраструктурой производства обычно используют комбинированные способы расчета.

Кэффициент общехозяйственных накладных расходов может рассчитываться пропорционально фонду заработной платы, а производственных – пропорционально материальным затратам.

В наиболее распространенных случаях коэффициент накладных расходов в производстве определяется по следующей формуле:

К = Ω / α*100%,

где К – процент накладных расходов в калькуляции,

Ω – сумма накладных расходов,

α – база для распределения,

Примеры расчета

Пример 1

Общая сумма накладных расходов на обувной фабрике ФестСтэп за 2021 год составила 26400 тыс. руб., а зарплата основных рабочих за тот же период – 27600 тыс. руб.

Рассчитаем, сколько процентов составят накладные расходы, с учетом того, что в качестве базы для распределения выбран фонд оплаты труда работников основного производства.

26400 тыс. руб. / 27600 тыс. руб. х 100 = 95,65%

Пример 2

ООО «Холидэй» осуществляет доставку цветов и подарков. ФОТ основных работников составляет 29 500 000 руб. в год. В 2021 году накладные расходы планировались с коэффициентом 89,15% и составляли 26 300 000 руб.

Однако в конце 2021 года было принято решение снизить их до 63 % путем оптимизации бизнес процессов, и частичного сокращения штата вспомогательных подразделений.

Соответственно, в 2021 году уровень показателя составит должен составить:

29500000 * 63% = 18 585 000 руб.

Оптимизация накладных расходов

Одним из наиболее эффективных инструментов оптимизации издержек является их предварительное планирование. Составление детального бюджета (по декадам, или месяцам) и последующий анализ отклонений фактического размера издержек от планируемого, поможет руководству компании проанализировать структуру накладных расходов компании и выявить «узкие места».

Одним из действенных способов оптимизации также является выявление скрытых резервов компании и автоматизация рутинных процессов. Так, вместо того, чтобы расширять штат бухгалтерии, можно автоматизировать процесс ввода номенклатуры в программу и в значительной степени разгрузить бухгалтера по ТМЦ.

Некоторые фирмы в принципе могут отдать процесс бухгалтерского учета на аутсорсинг и этим значительно снизить накладные расходы.

Подчас снижение затрат в будущем предполагает определенные капитальные вложения. Так, если говорить о долгосрочной перспективе, в некоторых ситуациях гораздо рациональней приобрести помещение и оборудование в собственность, чем тратиться на долгосрочную аренду.

Также эффективным способом снижения накладных затрат может стать грамотный выбор поставщиков канцелярии и хозяйственных принадлежностей и оптовая закупка, позволяющая пользоваться соответствующими скидками.

Кроме того, положительный эффект на уровень накладных расходов может оказать система рационализаторских предложений – при которой каждый сотрудник (или каждый руководитель отдела) за определенный период времени (например раз в месяц) должен предоставить предложение по снижению издержек в своем отделе. Благодаря такой системе, удается выявить «узкие места» и скрытые резервы, в каждом подразделении компании.

Пример нормирования накладных затрат

Проанализируем процесс нормирования накладных затрат ООО «Холидэй» с учетом планируемого суммарного значения – 18 585 000 руб.

Таблица. Бюджет накладных расходов ООО «Холидэй» на 2021 год

Тип расходовПланируемое значение
Административно-хозяйственные расходы
Заработная пата АУП + страховые взносы10258000
Расходы на услуги связи1124000
Расходы на консультационные и юридические услуги560000
Расходы на приобретение канцтоваров и чистящих средств512000
Всего12454000
Расходы на обслуживание и обучение работников
Обучение работников210000
Охрана труда и техника безопасности78000
Средства гигиены38000
Всего326000
Расходы на организацию бизнес-процесса
Охрана280000
Пожарная безопасность41000
Ремонт автомобилей515000
Бензин878000
Всего1714000
Прочие затраты
Амортизация710000
Аренда офиса1814000
Лизинг автомобилей1567000
Всего4091000
Итого18585000

По окончании 2021 года руководство компании сможет сопоставить реальные значения накладных расходов с планируемыми, проанализировать причины возможных превышений и принять управленческие решения по их минимизации.

Так, например, если затраты на ремонт автомобилей превысят планируемое значение, руководство ООО Холидэй возможно примет решение о замене старых автомобилей на новые, или, как вариант, в будущем воспользуется услугами другого автосервиса.

Выводы

Несмотря на то, что накладные расходы не являются основными с точки зрения производственного процесса, они составляют существенную часть всех расходов компании и оказывают существенное влияние на финансовый результат. Грамотная и своевременная оптимизация поможет избежать ненужных трат и сделает бизнес более эффективным.

Используйте пошаговые руководства:

Источник: https://fd.ru/articles/159011-nakladnye-rashody--18-m1

Как рассчитать стоимость бизнес-процесса – технология действий

Накладные расходы в торговле: автоматизация бизнес-процессов

Повышение эффективности компании начинается с анализа стоимость бизнес-процесса. Андрей Коптелов – о том, как сделать это наиболее простым и быстрым способом.

Сбор первичных данных о составе бизнес-процесса

Прежде чем рассчитать стоимость бизнес-процесса, нужно сделать его описание, а именно, определить перечень операций, выполняемых конкретными исполнителями. Многие привыкли открывать для этого MS Visio или ARIS и рисовать графическую схему бизнес-процесса в нотации EPC или BPMN.

Однако на практике намного проще использовать электронные таблицы MS Excel (см. рисунок). Ведь сценарии (ветви) бизнес-процесса для расчета стоимости не нужны, необходимо знать лишь частоту исполнения той или иной операции.

Данный показатель часто называют коэффициентом использования операции при единичном исполнении бизнес-процесса, и для него в таблице с расчетом предусматривается отдельный столбец: «Коэффициент использования».

Появление данного столбца позволяет исключить из описания логику бизнес-процесса и применять табличную форму без ущерба для расчета.

Таким образом, для формирования описания бизнес-процесса создаем в таблице столбец «Название операции». После этого собираем в этот столбец все операции, исполняемые в бизнес-процессе, вне зависимости от того, какое подразделение их выполняет.

Детализация операций при описании должна позволять определить ответственного за каждую операцию, а также нормировать ее по времени. Соответственно необходимо указать должности сотрудников, выполняющих данную операцию.

Но проще использовать группу должностей, объединенную в одну роль: от нее достаточно легко протянуть связь к затратам, через понимание выплат сотрудникам, которые занимают эти должности.

Для указания исполнителя в таблице предусматривается отдельный столбец: «Исполнитель».

Анализ времени выполнения операций

После того, как бизнес-процесс описан, необходимо определить время выполнения каждой операции. И это непростая задача, ведь затрачиваемое время не всегда одинаково, а исполнители часто не хотят показывать руководству, сколько времени на самом деле занимает у них та или иная работа. Решить задачу можно на основе разных подходов.

  • Первый вариант – «фотография» выполнения операции. За сотрудником закреплен человек, фиксирующий, сколько операций он успевает сделать за той или иной временной промежуток. Но обмануть можно и этот метод, медленно и тщательно делая работу в присутствии наблюдателя, завышая тем самым регистрируемое время на операцию.
  • Второй вариант – экспертная оценка. В этом случае среднюю длительность той или иной операции указывает назначенный бизнес-эксперт. Этот метод самый быстрый и простой, и если эксперт занимает конструктивную позицию в проекте, то для быстрого получения результата лучше использовать именного его.
  • Третий вариант – анализ данных в информационной системе. Это наиболее точный метод, однако не все информационные системы хранят данные о длительности той или иной операции. Поэтому данным методом собрать информацию по всему бизнес-процессу фактически невозможно.

На практике вполне возможно применение гибридных способов оценки времени выполнения операций. Например, данные эксперта выборочно уточняются на основе данных из информационных систем, а также «фотографии» выполнения операций тем или иным сотрудником. После сбора всех данных помещаем их в дополнительный столбец таблицы: «Время выполнения операции».

Стоимость бизнес-процесса — стоимость ресурсов

После того, как определены операции, коэффициент их участия в бизнес-процессе, исполнители и время выполнения, необходимо подсчитать стоимость необходимых ресурсов. Оценка основных затрат на выполнение операций производится через анализ заработных плат и других выплат сотрудникам, участвующих в анализируемом бизнес-процессе.

Время выполнения операции умножается на стоимость единицы рабочего времени для данной должности или группы должностей и указывается в отдельном столбце: «Стоимость минуты ресурса». В результате получается оценка стоимости операции.

Однако данная оценка не дает полной картины стоимости бизнес-процесса, ведь помимо затрат на сотрудников необходимо проанализировать другие категории затрат: аренду, расходные материалы, затраты на автоматизацию и многое-многое другое.

В этот момент главное избежать излишнего углубления в расчет драйверов затрат по каждой статье с отнесением их на ту или иную операцию. Излишняя детализация может сильно усложнить расчет.

Поэтому для скорейшего получения результата лучше агрегировать все дополнительные затраты в стоимость одного рабочего места, и именно ее разносить по затратам сотрудников в соответствии с тем или иным правилом разнесения.

Стоимость бизнес-процесса — расчет

Теперь для каждой операции в бизнес-процессе известен норматив времени, коэффициент использования операции в процессе, исполнитель и стоимость единицы рабочего времени исполнителя.

Пришло время посчитать стоимость операции, что делается простым умножением стоимости единицы рабочего времени сотрудника, с учетом стоимости рабочего места, на длительность выполнения операции.

Результат расчета показывает, во что обходится компании выполнение операций в анализируемом бизнес-процессе, и размещается в столбце «Стоимость одной операции».

Используя коэффициент использования операции в бизнес-процессе, можно рассчитать, сколько стоит данная операция для единичного исполнения бизнес-процесса.

А если умножить стоимость единичного выполнения операции на количество исполненных бизнес-процессов за месяц, то в столбце «Общая стоимость операций за месяц» можно увидеть, сколько стоит данная операция.

При этом суммирование стоимости всех операций показывает, во сколько обходится компании весь бизнес-процесс. И хотя расчет обладает достаточно большой погрешностью, полученные данные могут показать неожиданное превышение стоимости отдельных операций.

Стоимость бизнес-процесса — анализ

Как правило, когда руководство видит, сколько стоит та или иная операция, часто возникает желание сделать ее дешевле.

Среди наиболее частых причин завышенной стоимости операций можно выделить привлечение исполнителей с высокой заработной платой для выполнения низкоквалифицированной работы, использование нескольких дублирующих друг друга информационных систем, излишние циклы согласования результатов, усложненный документооборот, большое количество ошибок при оформлении заказа и многое другое.

Анализ полученных результатов осуществляется просто. Сначала при помощи фильтра и сортировки в MS Excel находятся самые дорогие операции и анализируются по двум параметрам: необходимость операций в бизнес-процессе, возможность их ускорения или исполнения низкооплачиваемым ресурсом.

Потом берутся операции «средней» стоимости, и так далее. Иногда можно пытаться снижать стоимость за счет минимизации коэффициента использования той или иной операции в бизнес-процессе. Например, применять контрольные операции только для особо критичных экземпляров бизнес-процесса.

В рамках одного из проектов по анализу стоимости бизнес-процесса было обнаружено, что операции, расположенные в операционном центре обслуживания, оказались в разы дешевле, операций, исполняемых в центральном офисе. После такого расчета руководство дало команду максимальное количество операций и бизнес-процессов перенести в операционный центр обслуживания.

Посмотреть видео по расчету стоимости бизнес-процесса.

Анализ загрузки сотрудников

Анализируя стоимость бизнес-процессов, можно обнаружить серьезную недогрузку сотрудников в подразделениях. Но при этом нужно понимать, что полученных данных недостаточно для всестороннего анализа загрузки сотрудников по подразделениям, потому что для этого нужно анализировать деятельность не через бизнес-процесс, а через полный перечень всех операций подразделения.

Расчет стоимости бизнес-процесса лишь раскрывает глаза на трудоемкость той или иной операции.

Ведь основная его задача – показать стоимость исполнения всего бизнес-процесса, оценить эффект от оптимизации бизнес-процесса, а также дать данные для перерасчета себестоимости оказания той или иной услуги.

Но если возникло подозрение в том, что численность подразделения завышена, можно достаточно быстро определить коэффициент полезной нагрузки на одного сотрудника через нормирование всех операций подразделения и фиксирование частоты их исполнения.

на e-xecutive.ru

Источник: http://koptelov.info/publikatsii/activity_based_costing/

1.    Статья расходов – товар в каталоге

При автоматизации бизнес-процессов, связанных с регистрацией, отнесением и учетом накладных расходов нужно ответить на вопросы: каким образом они будут регистрироваться, на какие объекты необходимо их относить, как с этими объектами связывать, по каким правилам осуществлять разноску, где эти правила хранить, как пользователь может увидеть наличие накладных расходов.

Поскольку накладные расходы накапливаются после выполнения каких-либо услуг, то можем смело сказать, что статья накладных расходов – это товар, который мы приобретаем у поставщика, у транспортной компании, у таможни, у почты.

Любой товар в системе управления торговлей подлежит группировке в каталог товаров. Значит и статьи накладных расходов тоже стоит зарегистрировать в этом объекте системы.

При этом для удобства последующей работы можно выделить в каталоге целую группу товаров и назвать ее, например, «Статьи накладных расходов».

2.  Алгоритмы разноски (вручную, пропорционально цене, пропорционально весу и т.д.)

Товар есть, теперь нужно дать понять системе, что это действительно статья расходов. Заведем справочник статей, где помимо указания, что это такое, добавим еще способ расчета цены товара после связи его с этой статьей.

Что значит способ расчета? Это алгоритм, при помощи которого программа будет знать какую часть от общей суммы статьи накладных расходов ей нужно записать на определенную партию товара. Ведь относить расходы мы будем на весь документ целиком, будь то накладная, груз от поставщика или сама сделка с клиентом.

А вот каким образом разносить – это уже выбор самой фирмы, ведь у всех эти принципы работы могут отличаться, более того разниться они могут и в зависимости от самой статьи.

Как пример, способом расчета может выступать алгоритм разноски пропорционально учетной сумме товара, или весу товара в грузе, если это статья за транспортировку и сумма доставки зависела от общей массы грузового контейнера.

Касательно алгоритмов, хорошо бы изначально иметь в системе набор универсальных способов расчета, которые могут подойти каждому предприятию и дополнительно дать пользователю возможность заводить свои алгоритмы по каким-то уникальным критериям. Алгоритмы могут храниться в системе в виде макросов или хранимых процедур.

3.  Справочник разноски расходов

Вот теперь, когда статья является товаром, обозначена как статья накладных расходов, имеет свой алгоритм расчета, система может распознавать эту услугу в качестве не разнесенных накладных расходов. И если мы заведем справочник разносок, то там мы сможем увидеть эту нашу статью.

Сможем увидеть, если она зарегистрирована. То есть если имел место факт выполнения услуги третьим лицом.

Как регистрировать? Все просто. Также, как и поступление других товаров. То есть через накладные документы. Например, через «Акт выполненных работ». Вполне себе серьезный официальный документ, говорящий, что поставщик П такого-то числа такого-то года выполнил услугу У для нашей фирмы в количестве, скажем, 1 на сумму, пусть, 5000 рублей.

Вот когда такой документ появится в системе и ему будет присвоен статус действующего (проведенного), статья появится в списке для разноски. Сразу возникает предположение, что для отличия статей можно ввести индикацию разнесенных и не разнесенных расходов (а также, например, разнесенных с ошибками).

При составлении отчетности наш акт выполненных работ также будет фигурировать при анализе и контроле взаиморасчетов с контрагентов, поставившим нам услугу, отраженную в акте.

4. Где можно учитывать (заказы, грузы, приходные накладные)

Из самого понятия накладных расходов следует что документ, на который мы будем их относить, – это накладная, груз или сама сделка с клиентом.

При этом важен еще и интерфейс разноски, так как все должно быть наглядно и просто, без длительных поисков статей и информации об объеме отнесенных расходов.

Иными словами, открывая окно редактирования накладной, груза, сделки, пользователь должен видеть все важные ему данные. Пусть это будет отдельная вкладка с информацией о статье и товарах, содержащихся в документе, на которые совершена разноска.

Также стоит добавить возможность выбора алгоритма разноски, несмотря на то, что он уже зарегистрирован в самой статье. Ситуации случаются разные, соответственно и действия будут также отличны при том или ином стечении обстоятельств.

Разноска может быть и не связана с автоматическим алгоритмом и являться «ручной» для  «размазывания» статьи по всей накладной в нужном объеме. Это может пригодиться, скажем при транспортировке тяжелого груза, в котором одни товары составляют 50% занимаемого места, а другие всего 10% или даже 1%. Цена, конечно же, будет отличаться.

На документ может относиться и несколько статей (транспорт и таможня, к примеру). Хорошо бы реализовать и такие варианты, когда надо совершить привязку двух или более статей расходов.

Помимо разноски из окна редактирования целевого документа стоит разработать и интерфейс разноски из самой статьи накладных расходов, так как одна статья потенциально может быть связана с несколькими документами и тогда все необходимые операции удобнее совершать на основе статьи.

Накладные расходы также необходимо использовать в различных видах отчетов о финансово-экономической деятельности фирмы, проводить аналитику с учетом и без учета накладных расходов.

Как пример – собственно отчет по накладным расходам для оценки влияния величины накладных расходов на себестоимость товара и, может быть, принятия каких-либо мер по их снижению, а значит и снижению себестоимости и увеличению прибыли.

Данный материал является частной записью члена сообщества Club.CNews.
Редакция CNews не несет ответственности за его содержание.

Источник: http://club.cnews.ru/blogs/entry/nakladnye_rashody_v_torgovle_avtomatizatsiya_biznesprotsessov

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.