+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Наиболее часто встречающиеся ошибки при ведении кассовых операций

Содержание

Как заполнять и вести кассовую книгу?

Наиболее часто встречающиеся ошибки при ведении кассовых операций

Один из обязательных документов для любого предприятия, оперирующего денежными средствами, – кассовая книга.

При этом не имеет значения, государственное это предприятие или частное, какую систему налогообложения выбрал владелец.

Книга должна быть правильно составлена, систематически заполняться, не содержать помарок. За ведение данной документации отвечает кассир, бухгалтер предприятия или владелец.

Основные положения

Положение от 12.10.2011 года, утвержденное Центробанком, устанавливает порядок работы с кассовой книгой.

Согласно ему, любой субъект хозяйствования при непосредственной работе с наличными обязан вести данную отчетную документацию.

Если ранее индивидуальные предприниматели (ИП) могли не вести данный вид документации, то выход данного постановления обязал их к ведению кассовых книг вне зависимости от системы налогообложения.

Оформляется документ по форме КО-4, утвержденной Госкомстатом 18 августа 1998 года, постановление №88.

Заводят книгу в начале года и заполняют до начала следующего календарного года. Затем книга сдается в архив предприятия, где хранится 5 лет. На протяжении этого времени налоговая служба может проверить ее, дать замечания по ведению документации и даже выписать штраф.

На предприятии может быть только одна действующая кассовая книга. Неправильное ведение документа, допущение ошибок и неправильных их исправлений или же и вовсе его отсутствие при проверке может привести к штрафам.

Заполнение кассовой книги

На титульном листе отображается название организации или предприятия, Ф.И.О. предпринимателя и год, за который ведутся записи в книге. Например: «Иванов Сергей Александрович, 2021 год».

Рассмотрим основные графы и поля для заполнения с примерами записи в каждом из них.

  1. Касса за. Содержит дату, когда были проведены те или иные денежные операции. К примеру, 12.05.2021.
  2. Лист. Показывает номер страницы. Нумерация выставляется при создании книги. Например, 21.
  3. Номер документа. Номер счета ПКО или РКО. К примеру, ПКО № 24.
  4. От кого получено или кому выдано. Указываются данные физического или юридического лица, которое вносит или получает средства, вид операции. Например: «Иванову И.И.», «От Заики А.К.», «от «ООО «Стройдвор»».
  5. Номер корреспондирующего счета, субсчета. Содержит номер по классификатору «Касса». Указывает на способ расхода или получения средств. К примеру, 65. Данная графа не подлежит заполнению для индивидуальных предпринимателей.
  6. Приход. Полученные наличные по ПКО. К примеру, 546 руб. 40 коп.
  7. Расход. Сумма, выданная клиенту по РКО. Например, 67 руб. 67 коп.
  8. Итого за день. Содержит итог подсчета общих сумм выплат и поступлений. К примеру: 12786 руб. 24 коп.
  9. Остаток денежных средств на конец дня. Содержит расчет остатка денег в кассе. К примеру: 4567 руб. 34 коп. Данные для этой графы высчитываются по следующей формуле: Начальная сумма + приход – расход.

При выдаче денежных средств из кассы в виде различных пособий и платы труда в кассовой книге они указываются отдельной суммой. В конце каждой страницы указывается количество ордеров (приходных, расходных).

Заполняется документ чернилами или шариковой ручкой. При этом для облегчения работы кассир может использовать копировальную бумагу при заполнении отчета кассира.

Элементы книги

Главный элемент документа – вкладной лист и отчет кассира. Они абсолютно идентичны, но при этом вкладной лист всегда в книге, отчет кассира же аккуратно вырывается из нее и прилагается к ордерам, полученным и выданным на протяжении дня. Лист и отчет за одну дату имеют одинаковую нумерацию страниц.

Заполняя книгу от руки, данные вносятся на лист книги и в отчет.

Особенности ведения кассовой книги

Работая с документом, кассир вносит в него данные на основании ордеров, как приходных, так и расходных. Один ордер – это одна запись. Изначально, в книгу вносятся все операции по приходным, а уже затем по расходным ордерам.

Ежедневно в конце дня кассир обязан сверить данные кассовых ордеров с внесенными записями и вывести остаток. Затем заверить сумму подписью. Кроме того, полученная сумма сверяется с кассой. Проверяет полученные в ходе расчетов записи главный бухгалтер, затем подписывает листы документа, которые он проверил.

При отсутствии операций с деньгами в связи с выходным, простоем предприятия или просто отсутствием клиентов остаток переносится на следующую страницу. Сумма при этом не меняется.

Ошибки при заполнении

К заполнению документа выдвигаются строгие требования. Так, необходимо следить, чтобы на страницах не было помарок и ошибок. Всё это приравнивается к нарушению кассовой дисциплины. При наличии ошибок их можно исправить следующим образом:

  1. При наличии ошибок, не влияющих на итоговую сумму (номеров ордеров, наименования лиц и предприятий), необходимо зачеркнуть неверную запись одной чертой и записать над или под ним правильные данные. Внесенные изменения заверяются ответственными за ведение книги лицами.
  2. В случае если ошибка привела к искажению значения итоговой суммы за тот или иной период (то есть, в документе указана неверная сумма), исправить ошибку можно с помощью перечеркивания. Страница перечеркивается по диагонали одной чертой. При этом на ней делается соответствующая пометка «Аннулировано». После этого необходимо заполнить новые кассовые листы, внеся в них исправленные данные.

При наличии ошибок кассир также обязан составить служебную записку на имя руководителя предприятия или бухгалтера, в котором будет указано наличие ошибки.

После этого руководство назначит комиссию, отвечающую за внесение поправок в документ. После внесения поправок кассир пишет справку, в которой отражаются все изменения в книге.

Проверки и штрафные санкции

Проверяет данный вид документации налоговая инспекция и при выявлении нарушений выписывает штраф. При этом ошибки и несоответствия, обнаруженные более чем через 2 месяца после их совершения, не могут быть подвергнуты штрафу.

За нарушение предусмотрены штрафы в следующих размерах:

  • для ИП в размере 4 000 – 5 000 рублей;
  • для юридических лиц – 40 000 – 50 000 рублей.

Данные суммы закреплены статьей 15.1 КоАП РФ.

Как сшить книгу?

Перед началом ведения кассовой книги необходимо просчитать количество необходимых листов и распечатать их.

Не рекомендуется распечатывать страницы «впритык». Лучше всего распечатать несколько дополнительных страниц на тот случай, если при заполнении книги будут допущены ошибки и понадобится вносить исправления на новых листах.

Затем все страницы нумеруются. При этом используется сквозная нумерация страниц. Книга прошнуровывается или сшивается с помощью толстых ниток, затем заверяется подписями директора и главного бухгалтера. Важно, чтобы листы невозможно было изъять из книги. Для этого книга опечатывается с помощью сургучной или мастичной печати.

На последнем листе указывается фактическое количество листов. При этом цифры должны быть расшифрованы, то есть, написаны прописью. Данный лист также подлежит подписи бухгалтера и директора предприятия.

Есть варианты, когда книга сшивается при помощи ниток, при этом их кончики опечатываются при помощи бумаги. Кроме того, листы могут склеиваться. В любом случае, они должны быть скреплены таким образом, чтобы их нельзя было не только изъять, но и вставить новые.

При оформлении кассовой книги не используются скрепки или другие виды переплета, которые не могут гарантировать целостность книги.

Электронная версия кассовой книги

Вести книгу можно не только в рукописном формате, но и в электронном варианте. При этом может быть как частичное ведение электронной книги (с распечатыванием страниц), так и полностью компьютеризованное.

При ведении в электронном варианте к началу следующего рабочего дня должны составляться машиннограмы «Вкладной лист» и «Отчет кассира», имеющие одинаковое содержание. В них должны быть отражены все необходимые реквизиты и суммы денежных поступлений.

При получении машинограммы кассир проверяет их правильность и заверяет их подписью. Вкладные листы хранятся у кассира до конца года, а отчет передается в бухгалтерию. Нумеруются листы, как и в обычной книге – в порядке возрастания. Последний лист месяца содержит отметку о количестве листов, заполненных в этом месяце.

Ведется такая электронная кассовая книга с помощью специальной программы, посредством которой листы распечатываются и затем сшиваются. Титульный лист подготавливается и прикрепляется к вкладным листам в конце года.

Электронное оформление документации допускает оформление книги не только за год, но и поквартально.

Также кассовую книгу можно вести  полностью в электронном варианте с помощью программ «1С», «Налогоплательщик Юл» и других. Удобно это делать большим предприятиям, которые имеют лицензионные версии данных программ и специалистов (кассир, бухгалтер, директор), владеющих электронной подписью.

При ведении кассовой книги в таком форме необходимо помнить, что она должна быть защищена:

  • от доступа третьих лиц. Для этого необходимо применять пароль доступа к ней или же и вовсе электронную подпись;
  • от потерь и искажений. Подразумевает создание резервных копий или хранение их на сервере, запись на диски и другие надежные носители информации.

Заверяется такая книга с помощью электронной подписи, получить которую можно на основании положения закона от 06.04.11 №63-ФЗ.

После приложения электронной подписи к документу в нем не допускаются исправления.

: Ведение кассовой книги на программе 1С

Узнайте, как правильно создать и заполнить книгу при помощи программы 1С, не допустить ошибок при ее оформлении и внесении в нее данных. В видео-уроке показаны основные этапы не только заполнения, но и создания книги, даны разъяснения по работе с программой и основам ведения документации.

Кассовая книга – один из важнейших финансовых документов в любой организации, работающей с денежным потоком. За наличие данной документации и правильность ее оформления отвечает кассир, а также главный бухгалтер. Отсутствие кассовой книги или неправильное ее ведение приводит к штрафу.

Источник: https://moyaidea.ru/zapolnyat-i-vesti-kassovuyu-knigu.html

Правила ведения кассовых операций

Наиболее часто встречающиеся ошибки при ведении кассовых операций

Центральным банком были установлены новые правила ведения кассовых операций. Их выполнение стало обязательным для всех, кто занимается коммерческой деятельностью.

Понятие кассовой операции

Кассовые операции включают в себя

  • прием
  • выдачу
  • хранение
  • пересчет денежной наличности,

а также

  • заполнение
  • ведение
  • прием
  • выдачу документов, которые сопровождают денежные операции.

Любое перемещение или движение денежных средств должно отражаться при проведении кассовой операции. Существует определенный порядок, который неукоснительно следует соблюдать.

Теоретически, от обязанностей ведения кассы и проведения кассовых операций могут быть освобождены только те, кто не работают с наличностью. Соответственно, принимать деньги и производить оплату они могут только по безналичному расчету. В действительности такой вариант является исключением из правил.

В этом случае, налоговому инспектору при проверке сообщается в свободной форме, что проводятся только безналичные расчеты. Заявление должно быть документально подтверждено.

Бухгалтерская отчетность малого предприятия под лупой: зачем, когда и как.

Если есть сотрудницы в штате, то для Вас актуальна статья про декретный отпуск.

Новый порядок с 1 июня 2014 г

С 1 июня 2014 года взамен утратившего силу Положения Центробанка (ЦБ) РФ от 12 октября 2011 года №373-П вступило в действие Указание ЦБ от 11 марта 2014 года №3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Документ прошел государственную регистрацию в Минюсте РФ.

Теперь, согласно новому порядку, для индивидуальных предпринимателей (ИП) и субъектов малого бизнеса (малых предприятий — МП) снят лимит на сумму наличных денежных средств в кассе. Правило лимита осталось только для организаций, не относящихся к субъектам малого бизнеса.

Там формулы, по которым рассчитывается лимит кассы, остались прежними: или исходя из расходов наличных средств по факту, или исходя из объема выручки. Но послабление все-таки сделано. Теперь такие предприятия могут сами выбирать более выгодную им формулу расчета лимита кассы.

В частности, отменено жесткое правило для предприятий, не имеющих наличной выручки, устанавливать лимит кассы только по фактическим наличным расходам. То есть теперь такие предприятия могут изменить лимит в выгодную для себя сторону. Причем налоговая инспекция лишена права на перерасчет вновь установленного лимита и может лишь контролировать, соблюдается он или нет.

Однако, чтобы избежать конфликтов с налоговиками, владельцам (или исполнительным директорам) таких предприятий лучше все-таки подстраховаться — издать приказ со ссылкой на Указание ЦБ №3210-У о том, что с 1 июня 2014 года установлен новый порядок установления лимита.

Такие приказы рекомендуется иметь и всем обособленным подразделениям предприятий, не относящихся к субъектам малого бизнеса, если те сдают наличную выручку не в кассу головного предприятия, а непосредственно в банк.

Нововведения для ИП и малых предприятий

Они заключаются в следующем:

— индивидуальный предприниматель теперь не обязан вести как саму кассовую книгу, так и, соответственно, расходные и приходные кассовые ордера (правило ведения кассовых документов распространяется только на тех ИП, которые работают в специальных режимах налогообложения, указанных в налоговом законодательстве);

— еще одно послабление касается как ИП, так и малых предприятий: у них изъяли обязанность оформления реестра депонированных сумм (до вступления в силу Указания ЦБ №3210-У индивидуальный предприниматель или кассир МП были обязаны в последний день выдачи наличных средств внести в реестр неполученные по каким-либо причинам работниками суммы «налички»). По новому порядку ИП или кассир МП в последний день выдачи денег должны лишь записать в ведомости «депонировано» (напротив фамилии сотрудника) и скрепить запись печатью. Затем ИП выводит в ведомости сумму выданной «налички» по факту и сумму, подлежащую депонированию, и подписывает ведомость. На малом предприятии порядок действий тот же, только их проделывает кассир, после чего передает ведомость на подпись главбуху или иному уполномоченному на то лицу;

— новый порядок содержит еще одно послабление для ИП, работающих в специальных режимах налогообложения, и малых предприятий — ИП или кассир могут не вести кассовую книгу в те дни, когда не было расчетов наличными средствами;

— согласно Указанию ЦБ №3210-У кассиры МП могут вносить в кассовые документы изменения (но только не в приходные и расходные кассовые ордера!). Например, в кассовой книге можно зачеркнуть неверную запись, внести рядом правильную и скрепить исправление подписью кассира (но обязательно расшифровать суть исправлений — почему, в связи с чем).

Виды кассовых операций

По кассе проводятся приходные и расходные кассовые операции.

  1. Приходные кассовые операции – это поступление денег в кассу из любых источников.
  2. Расходными кассовыми операциями определяется действие, связанное с изъятием денежной наличности из кассы.

К расходным кассовым операциям относятся:

  • выплата аванса и заработной платы сотрудникам
  • выдача командировочных и представительских расходов
  • выдача наличных средств на хозяйственные нужды
  • передача денег в банк
  • выплаты социального характера

Кто может вести кассовые операции

Кассовые операции имеет право вести кассир или другое лицо, которое наделяется данными полномочиями руководителем организации. В обоих случаях, необходимо издать соответствующий приказ.

Вероятней всего, что на предприятии малого бизнеса, исходя из норм загрузки, достаточно будет одного кассира. Но если их будет несколько, тогда по штатному расписанию вводится должность старшего кассира.

Если рассматривать ситуацию, когда сотрудников нет, то кассовые операции проводит индивидуальный предприниматель.

Положение о ведении кассовых операций

Порядок ведения операций по кассе определяется Положением ЦБ РФ. Согласно данному положению о кассовых операциях, индивидуальные предприниматели и предприятия малого бизнеса обязаны соблюдать определенный порядок учета кассовых операций. Ранее документ на эту категорию предпринимателей не распространялся.

Для регулирования порядка денежного обращения,все, кто использует наличные деньги, должны придерживаться кассовой дисциплины.

Документальное оформление кассовых операций

1. Для подтверждения движения денежных средств используют приходный (ПКО) и расходный (РКО) кассовый ордер. Они относятся к первичным документам по кассовым операциям и имеют общепринятую утвержденную форму.

Приходный ордер
В нем указывается источник поступления средств.

По правилам, должен заполняться бланк ордера и квитанция к этому ордеру. Но на практике есть случаи, когда ограничиваются заполнением только квитанции. Правила заполнения не допускают такого варианта. Сначала должен заполняться бланк ордера, а потом выписываться квитанция.

Когда прилагаются дополнительные документы, то их надо указывают в ордере. В качестве таких документов может служить акт выполненных работ или оказанных услуг.

Приходный кассовый ордер подписывается бухгалтером или другим уполномоченным лицом. Но эти полномочия должны быть подтверждены доверенностью.

В кассу деньги должны поступать в день составления приходного ордера. В противном случае, он является недействительным. Своевременное составление ордера – один из пунктов соблюдения кассовой дисциплины.

Расходный кассовый ордер используют для выдачи наличных из кассы.
Он заполняется непосредственно перед выдачей денежных средств. Сумма вписывается от руки самим получателем.

2. Вся информация заносится в кассовую книгу.

Она должна заполняться регулярно и своевременно. Это обязательный документ. Не играет никакой роли, применяется кассовый аппарат или нет.

Тщательное ведение кассовой книги – это, прежде всего, кассовая дисциплина, которая должна строго соблюдаться.

Основные требования по ее оформлению:

  • на первом листе должны указываться все реквизиты
  • кассовая книга предназначена для ведения только одного календарного года и не более
  • обязательно нумеруются все страницы, затем прошиваются. Их общее количество указывается на последней странице

Кассовая книга заполняется на основании кассовых ордеров: приходного и расходного.

3. Если есть работники, то наличные выплаты оформляются расчётно-платёжной или платежной ведомостью.

Бухгалтерский учет кассовых операций

Учет кассовых операций заключается в контролировании за движением наличных средств.

Для проведения операций, связанных с наличностью, в бухгалтерском плане счетов применяется счет 50 «Касса».

Поступление средств учитывается по дебету, расход (выплата) — по кредиту. При необходимости, используются субсчета, такие как:

  • учет поступления и расхода денег в национальной валюте
  • перемещение средств по различным кассам, если их несколько
  • перемещение денежных документов

По счету «Касса» проводится синтетический учет операций. Он позволяет отследить все движение наличных средств.

Аудиторская проверка кассовых операций

Проверку порядка кассовой дисциплины осуществляет налоговый инспектор. В ходе нее выясняется:

  • каким образом осуществляется контроль за порядком кассы
  • правильно ли ведется кассовая книга
  • проверяется соответствие отчётов с первичной документацией
  • насколько полно приходуется средства, которые были полученны в банке
  • соответствие записей с данными банка
  • использование по назначению денежных средств, полученные с расчетного счета
  • проверяется контроль за соблюдением установленного лимита кассы

Во избежание наложения штрафных санкций, необходимо отслеживать, правильно ли заполняются и оформляются:

  • кассовая книга
  • отчёты по приходно-расходным ордерам
  • подтверждающие документы, которые необходимы при проведении операций.

При соблюдении этих обязательных правил, организация ведения кассы будет считаться удовлетворительной и аудит учета кассовых операций закончится положительным результатом.

Правила ведения операций по кассе

В общий порядок операций по кассе входит:

  • прием, сохранность и выдача денежных средств
  • оформление прилагающихся документов
  • ревизия кассы
  • соблюдение кассовой дисциплины.

Исходя из этого, установлены правила ведения операций по кассе.

Представитель малого бизнеса, индивидуальный предприниматель должен в обязательном порядке устанавливать лимит кассы.

Для проведения операций по кассе в помещении отводится специальное место. К концу дня просчитывается и выводится остаток наличных денег. Это необходимо делать ежедневно.

Чтобы установить лимит, оформляется распорядительный документ. Он фиксируется распоряжением в произвольной форме. Ставить в известность никого не надо. Период, на который устанавливается лимит, также решается самостоятельно.

Индивидуальные предприниматели и предприятия малого бизнеса обязаны:

  • определить лимит остатка денег, находящихся в кассе. Высвобожденные средства сверх установленного лимита должны должны храниться на банковских счетах
  • все операции по кассе оформлять приходным (ПКО) и расходным (РКО) кассовым ордером. В наличии должны быть все необходимые кассовые документы
  • ежедневно вести кассовую книгу. Вносить в нее все записи, т.е. производить полное оприходование денежной наличности в кассу
  • руководитель организации (индивидуальный предприниматель) обязан обеспечить организацию полным ведением кассовых операций
  • не допускается накопление наличных свыше установленного лимита. Исключением могут быть дни выплаты зарплаты и выходные (нерабочих праздничных дни), если велись кассовые операции.

Сохранность наличных средств обеспечивается своими силами. Руководитель предприятия (индивидуальный предприниматель) несет ответственность за своевременную передачу денег в банк и за лимит находящихся средств в кассе.

За ведение кассовых документов ответственность несет кассир, контроль за кассовыми операциями осуществляет руководитель и бухгалтер.

Ведение операций по кассе может осуществляться в бумажном виде или в электронном. Кассовые документы, которые ведутся на компьютере, должны распечатываться и раз в год брошюроваться в кассовую книгу.

Нарушения правил ведения кассовых операций

 Ответственность за нарушение ведения кассовых операций предусматривает штрафные санкции. Для должностных лиц они составляют от 4000 руб. до 5000 руб., для предприятий – от 40000 руб. до 50000 руб.

Соблюдение основных положений при ведении кассовых операций гарантированно застрахует вас от ошибок, связанных с кассовой дисциплиной. Для этого необходимо соблюдать действующие правила и внимательно следить за предстоящими изменениями.

С 01 июня 2014 года вводится новый порядок ведения кассовых операций. Он значительно упростится.

  • В кассовой книге уменьшится количество реквизитов. Не надо будет проставлять номера счетов.
  • Заполнение формы приходного и расходного ордера станет более простой.
  • Отменят лимит наличных.
  • Отменят обязанность вести кассовую книгу.

Но пока еще действуют правила, когда при ведении кассовых операций необходимо заполнять кассовую книгу, отражать все наличные операции ИП (ООО), составлять кассовые документы: приходные кассовые ордеры (ПКО), расходные кассовые ордеры (РКО) и соблюдать лимит расчёта наличными средствами.

Предписания и правила заполнения трудовых книжек работников.

Прием на испытательный срок: что нужно знать работодателю.

Как открыть продуктовый магазин: http://svoy-business.com/nachalo-deyatelnosti/vidyi-biznesa/kak-otkryit-magazin-produktov.html

Источник: http://svoy-business.com/organizatsiya-biznesa/buhgalteriya/pravila-vedeniya-kassovyih-operatsiy.html

Кассовые операции: типичные нарушения – Институт профессиональных бухгалтеров Московского региона

Наиболее часто встречающиеся ошибки при ведении кассовых операций

В.В. Бородина, аудитор, член ИПБ России

Н.П. Родинова, докт. экон. наук, профессор, аудитор, руководитель учебно-методического центра по подготовке и аттестации профессиональных бухгалтеров, член ИПБ России

Аудиторская практика показывает, что, несмотря на применяемые средства автоматизации учета, организации по-прежнему допускают немало ошибок в порядке ведения кассовых операций и оформлении кассовых документов. Рассмотрим наиболее типичные ошибки.

Документирование кассовых операций является неотъемлемой частью общей системы документооборота любого юридического лица независимо от организационно-правовой формы. Поэтому контроль за правильностью оформления документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности является обязательной составляющей внутреннего контроля в каждой организации.

https://www.youtube.com/watch?v=v00NZRBGU7c

Как известно, с 1 января 2013 года вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому унифицированные формы первичных учетных документов перестали быть обязательными. Однако Минфин России в Информации № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г.

Федерального закона от 6 декабря 2011 г.

№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» отметил, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Таким образом, документы по учету кассовых операций, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, продолжают действовать. А значит, оформлены они должны быть по установленным правилам.

Заполнение кассовых документов

Самыми распространенными ошибками в заполнении приходных и расходных кассовых ордеров являются:

•        небрежность в заполнении отдель­ных строк, если формы заполняются вручную, и смещение строк, если заполняются на компьютере;

•        отсутствие номеров приходных и расходных кассовых ордеров, авансовых отчетов;

•        отсутствие в приходных и расходных кассовых ордерах корреспондирующих счетов и субсчетов;

•        отсутствие или неверное указание в строке «Приложение» приходного и расходного кассового ордера реквизитов прилагаемых документов (накладных, счетов-фактур, доверенностей и т.д.);

•        не правильное выделение сумм НДС;

•        отсутствие или неразборчивое заполнение фамилий, имен и отчеств лиц, подписывающих кассовые документы;

•        подчистки, помарки, исправления не по установленным правилам (в случае если их исправление предусмотрено действующими правилами).

Что касается других кассовых документов, то большое число ошибок бухгалтеры допускают при оформлении авансовых отчетов и кассовых книг. Например, в авансовых отчетах часто обнаруживается, что ссылки на даты прилагаемых документов не совпадают с фактическими датами первичных документов, принятых к учету. При большом количестве прилагаемых документов нередки ошибки в подсчете сумм.

Нарушения и злоупотребления возникают при отражении в авансовых отчетах остатка или перерасхода предыдущего аванса. Бухгалтеры пренебрегают необходимостью регистрировать все авансовые отчеты в отдельном журнале, что приводит к нарушениям последовательности в их оформлении.

Некоторые бухгалтеры и кассиры не придают значения подписям в авансовых отчетах. Тем не менее все предусмотренные формой авансового отчета подписи должны иметь место.

Иногда после составления и утверждения авансового отчета в тексте оборотной стороны формы авансового отчета возникают дополнительные пояснения.

Это часто случается при утере некоторых оправдательных документов и их обнаружении по истечении некоторого времени.

Несмотря на это, подобные пояснения недопустимы даже с оговорками. Необходимо приложить другой авансовый отчет, сделав пометку «приложение» или «дополнение» с другой датой, текстом и подписями.

При этом необходимо сделать записи с дополнительными бухгалтерскими проводками по дополнительным суммам. Важно, чтобы оба документа были понятны и не возникали разночтения. Уместно отметить, что в конце перечня оправдательных документов необходимо поставить знак «Z». Это исключит возможные приписки.

Особо следует остановиться на ошибках, допускаемых при заполнении кассовой книги, в частности, на неоговоренных исправлениях. Прежним Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40), а также письмами ЦБ РФ от 17.02.1994 № 14-4/35 и от 16.03.

1995 № 14-4/95, которыми были направлены разъяснения по отдельным вопросам «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации»), было установлено, что подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются.

Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера организации или лица, его заменяющего (п. 23 Порядка).

В новом Положении о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. ЦБ РФ 12.10.2011 № 373-П, далее – Положение № 373-П) в главе 5 «Порядок ведения кассовой книги» прежняя запись не сохранена.

Однако в пункте 2.1 главы 2 «Организация работы по ведению кассовых операций» отмечено, что внесение исправлений в кассовые документы не допускается. Указанное требование отнесено ко всем кассовым документам, а не только к кассовой книге, как это было раньше.

Следует также отметить, что Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит запрета на внесение исправлений в кассовые и банковские документы. Но данное обстоятельство не означает, что с 1 января 2013 года такие исправления разрешены.

Дело в том, что в части 7 статьи 9 Закона № 402-ФЗ содержится оговорка: «если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета». В данном случае таким актом является Положение № 373-П.

Некоторые бухгалтеры (кассиры) отражают операции с денежной наличностью в кассовой книге не за каждый день, а один раз, например, за 5, 7, 10 дней. Допустим, «Касса за 8 – 15 февраля 2013 г.» (то есть отражаются суммы по операциям с 8 по 15 февраля).

Такое отражение кассовых операций нарушает требования пунктов 5.2. – 5.6 Положения № 373-П, согласно которым записи в кассовой книге 0310004 осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру 0310001 (расходному кассовому ордеру (0310002)), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги.

Весьма частым нарушением является исправление в кассовых книгах остатков денежных сумм на конец рабочего дня и количества приходных и расходных кассовых ордеров.

Это может возникать в тех случаях, когда не ведется учет приходных и расходных кассовых ордеров, то есть отсутствует «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов», что противоречит требованиям Положения № 373-П.

Практика аудита показала, что названный журнал отсутствует в организациях, где количество кассовых операций невелико, и бухгалтеры (кассиры) не регистрируют приходные и расходные кассовые ордера, делая затем ошибки и исправления в кассовой книге.

Такая же ситуация характерна для некоторых торговых организаций, в которых совершается большое количество кассовых операций. В этом случае речь идет об умышленном искажении учетных записей.

Лимит остатка наличных денег

Согласно пункту 1.3 Положения № 373-П, лимит остатка наличных денег юридическое лицо и индивидуальный предприниматель определяют в соответствии с приложением к Положению № 373-П.

Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель обязаны хранить на банковских счетах в банках наличные деньги сверх установленного в соответствии с пунк­тами 1.2 и 1.

3 указанного Положения лимита остатка наличных денег (п. 1.4 Положения № 373-П).

Накопление юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем в эти дни кассовых операций. В других случаях накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем не допускается.

Техническое оснащение кассы

Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем. Так сказано в пункте 1.11 Положения № 373-П.

К сожалению, на данный момент отсутствуют разъяснения о том, как на практике обеспечить выполнение требований указанного пункта.

По мнению авторов, в связи с актуальностью вопросов сохранности наличных денег для организаций необходимо обратиться к уже отмененному письму ЦБ РФ от 04.10.

1993 № 18 «Об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» (вместе с «Порядком …», утв. ЦБ РФ 22.09.1993 № 40).

В указанном документе содержались «Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке» (приложение № 2) и «Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий» (приложение № 3). И хотя они перестали быть обязательными, создание в каждой организации необходимых условий, обеспечивающих сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, позволит не допустить соответствующих нарушений.

Если основываться на названных Рекомендациях и Единых требованиях, чаще всего встречаются следующие нарушения:

•        отсутствие металлической решетки на дверях и окнах по всему офису. Сейф для хранения денежных средств находится в кабинете главного бухгалтера и не прикреплен к строительным конструкциям;

•        отсутствие обособленного, изолированного помещения кассы, предназначенного для выдачи, приема и временного хранения денежных средств. Касса находится не в специальном помещении, а в помещении расчетного отдела бухгалтерии;

•        отсутствие в помещении кассы металлической двери, окна для выдачи денег, сейфа. Денежные средства организации хранятся в одном сейфе с денежными средствами другого юридического лица.

Осуществление операций неустановленными лицами

Весьма распространенным нарушением является выдача заработной платы и других выплат не кассиром, а другим лицом без документального подтверждения его полномочий. Это нарушает требования пунктов 2.1 и 2.2 главы 2 «Организация работы по ведению кассовых операций» Положения № 373-П.

В них указано, что кассовые документы юридического лица, индивидуального предпринимателя оформляются:

•        главным бухгалтером;

•        бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа юридического лица, индивидуального предпринимателя;

•        руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Таким образом, при отсутствии специального работника на другого работника для ведения кассовых операций, в том числе и выдачи заработной платы, должен быть издан распорядительный документ. Заметим, что, согласно пункту 2.2 Положения № 373-П, в случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

Вставка: Контроль за соблюдением кассовой дисциплины

До 2012 года вопросы проверки кассовой дисциплины, лимита остатка денежных средств в кассе организации были прерогативой банка, в котором был открыт расчетный счет налогоплательщика.

С 19 февраля 2012 года начал действовать «Административный регламент исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей» (утв. приказом Минфина России от 17.10.2011 № 133н).

Контроль и надзор за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей в том виде, в котором он установлен Административным регламентом, существенно отличается от обычных проверок банками соблюдения кассовой дисциплины. В соответствии с Административным регламентом, кроме проверок соблюдения кассовой дисциплины, проверяются также контрольно-кассовая техника, бланки строгой отчетности, полнота учета выручки, регистры бухгалтерского и налогового учета.

Источник: http://www.ipbmr.ru/?page=vestnik_2013_3_borodina

Ведение кассовых операций: ответы на часто задаваемые вопросы

Наиболее часто встречающиеся ошибки при ведении кассовых операций

Читайте ответы на самые частые вопросы бухгалтеров, касающиеся ведения кассовых операций. Обзор лекции Анатолия Кленовского, начальника отдела сферы услуг Министерства потребрынка и услуг Московской области, подготовили наши коллеги из журнала «Семинар для бухгалтера».

Прежде всего, о вопросе по существу, который, как ни странно, тоже нередко задают: что включает в себя порядок ведения кассовых операций.

Это правила совершения приходных и расходных операций с наличными, обеспечение соблюдения порядка расходования денег из выручки, лимитов остатка кассы, предельного размера расчетов между компаниями.

Затрагиваются также вопросы сдачи наличных денег в банки, хранения денег и т. д.

Важно четко понимать, какое ведомство устанавливает порядок ведения кассовых операций. В соответствии с Федеральным законом от 10 июля 2002 г. № 86-ФЗ «О центральном банке РФ» этот порядок регулирует Банк России. В 2011 году банк принял несколько нормативных актов, о которых мы будем говорить.

Следующий вопрос: какие нормативные акты регулируют кассовые операции. До 2012 года главным документом был Порядок , утвержденный решением Банка России № 40. С 1 января 2012 года вступили в силу новые правила работы, которые утвердил ЦБ РФ своим положением от 12 октября 2011 г. № 373-П (на эту тему см.

также статью «Как учесть в работе все новые правила по кассовым операциям», опубликована в журнале «Семинар для бухгалтера» № 2, 2012. – Примеч. ред.). Теперь все кассовые операции осуществляются в соответствии с этим документом. Банк России своим Указанием от 13 декабря 2011 г.

№ 2750-У отменил практически все действовавшие ранее нормативные документы в этой сфере.

Штрафы

Наиболее часто задаваемый вопрос от организаций: как избежать штрафов? Коротко об этом не расскажешь. Но, в общем, я бы ответил на этот вопрос словами одного опытного бухгалтера, который сказал мне, что даже в отпуске отслеживает все изменения в законодательстве о бухучете и денежном обращении. Если следить за новшествами, можно избежать ошибок и следующих за ними штрафов.

До 2003 года штрафы были установлены Указом Президента РФ от 23 мая 1994 г. № 1006 .

За несоблюдение правил работы с кассовой наличностью и порядка ведения кассовых операций применялись следующие санкции: за осуществление наличных расчетов между компаниями сверх предельных сумм штраф был в двукратном размере, за неполное оприходование или неоприходование выручки – в трехкратном.

Остальные штрафы я перечислять не буду: главное, что и так понятно – за ошибки компании платили внушительные суммы. Наложение штрафов производилось налоговыми инспекторами по сведениям, представляемым банками.

В то время я как раз работал в налоговой службе, и нам приходилось обращаться в банки за сведениями о нарушениях.

Порою мы сами при проверках выявляли такие нарушения, направляли банкам письма о том, что они установлены в определенной компании, и просили проверить организацию.

Банки проверяли трехмесячный период, но часто не тот, который мы запрашивали. Банкиры по понятным причинам пытались защитить своих клиентов от штрафов налоговиков.

В настоящее время штрафы установлены статьей 15.1 КоАП РФ. Это статья так и называется «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций». Там четко расписано, за что налагаются штрафы: компаниям – от 40 000 до 50 000 руб., должностным лицам в размере от 4000 до 5000 руб.

Предельный размер расчетов между компаниями

Другой частый вопрос: какой предельный размер наличных расчетов установлен для юридических лиц и предпринимателей. Вопрос логичный, потому что этот размер часто менялся и многие в связи с этим путаются. С 1998 года для одного дня он не должен был превышать 10 000 руб., в некоторых случаях – 15 000 руб. С 2001 года установлен предел в размере 60 000 руб. по одной сделке.

Указание ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. 1843-У устанавливает актуальный сейчас предел расчетов наличностью между юрлицами и между предпринимателями. В этом документе сказано, что лимит расчетов в рамках одного договора составляет не более 100 000 руб.

Бухгалтеры спрашивают, что конкретно означает «в рамках одного договора». Ответ можно найти в официальном разъяснении ЦБ РФ от 28 сентября 2009 г. № 34-ОР. Там сказано, что запрет на расчеты наличными в размере, превышающем 100 тыс. руб.

, распространяется на обязательства, исполняемые как в период действия договора, так и после окончания срока его действия.

Если речь идет о нескольких договорах между компаниями, то предельный размер надо рассматривать для каждого контракта в отдельности.

За превышение лимита штраф также выносится по статье 15.1 КоАП РФ.

Надо ли вести журнал кассира-операциониста

Другой частый вопрос в связи с принятием нового порядка: надо ли по-прежнему заполнять журнал кассира-операциониста при использовании ККТ?

Постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470 утверждены основные требования к контрольно-кассовой технике. В письме Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104 описаны типовые правила эксплуатации ККТ.

Этими документами предусмотрено, что на всех контрольно-кассовых машинах в обязательном порядке применяется контрольная лента. Компании и предприниматели должны вести для контроля поступающей выручки журнал кассира-операциониста.

Его форма № КМ-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. В этом же документе даны указания по применению и заполнению журнала.

В новом положении ЦБ РФ № 373-П о журнале кассира-операциониста не говорится, но это не означает, что форма № КМ-4 отменена.

Журнал должен был прошнурован, пронумерован и заверен подписями налогового инспектора, зарегистрировавшего ККТ, директора компании и главбуха. Все записи располагаются в хронологическом порядке. Помарки не допускаются. Исправления нужно заверять подписями кассира-операциониста, директора и главного бухгалтера.

В журнале кассира-операциониста обязательно отражаются показатели счетчика кассовой машины на начало и конец рабочего дня, а также сумма выручки за день.

Открытие расчетного счета для ИП

Одно из главных нововведений, о котором, думаю, многие слышали, – предприниматели с 2012 года обязаны соблюдать кассовую дисциплину. Вести кассу они теперь должны наравне с компаниями.

Бухгалтеры предпринимателей в связи с этим интересуются, точно ли надо вести кассовую книгу. Да, выручка предпринимателя должна быть зафиксирована в кассовой книге.

При этом нужно следить за соблюдением лимита в кассе, периодически сдавать выручку в банк.

Теперь предпринимателям лучше завести расчетный счет. У многих ИП в настоящее время нет счета. Раньше не требовалось разделения на деньги непосредственно от предпринимательской деятельности и личные средства. Никто этого не проверял. Теперь проверять будут.

Дело в том, что теперь предприниматель не может, как раньше, тратить деньги без оправдательных документов. Деньги могут быть выданы только под отчет, с обязательным последующим предъявлением документов об оплате.

Поэтому приходно-кассовые ордера, квитанции, кассовые чеки теперь у предпринимателя должны быть. Взять из выручки деньги и переложить в свой карман просто так нельзя.

Пока, до получения официальных разъяснений от ЦБ или Минфина, логичнее открыть расчетный счет в банке с карточкой и зачислять выручку на счет. А покупки на личные нужды оплачивать банковской карточкой.

Как менять лимит наличности в кассе

Вопрос по кассовому лимиту тоже излагается в постановлении № 373-П по-новому. Раньше компании могли иметь наличные деньги в пределах лимита, установленного банками по согласованию с руководителем предприятий. Теперь лимит остатка кассы компании и ИП устанавливают сами без согласования с банком на основании внутренних документов.

Здесь хочу обратить особое внимание на письмо Банка России от 15 февраля 2012 г. № 36-3/25. Из него можно сделать вывод, что лимит наличности в кассе можно изменять любое количество раз. Это важное разъяснение: понятно, что будут возникать ситуации, когда после утверждения руководителем компании лимита может потребоваться его увеличение в связи с ростом выручки.

Конкретных условий для пересмотра лимита в положении № 373-П нет. Это означает, что увеличение объемов выручки можно считать достаточным основанием. Конечно, новое распоряжение директора компании об установлении лимита обязательно нужно подготовить.

Срок на установление лимита компания также выбирает самостоятельно. Никаких ограничений на этот счет в положении № 373-П не содержится.

Бухгалтеры интересуются, нужно ли по-прежнему головному предприятию «спускать» лимит своим обособленным подразделениям. Нет, не нужно. Подразделения сами его устанавливают.

Выдача денег под отчет

Изменился порядок выдачи денег под отчет: их надо теперь выдавать по письменному заявлению подотчетного лица. Заявление составляется в произвольной форме. Сумму, которая выдается подотчетнику, определяет руководитель компании. То же касается и срока, на который подотчетнику выдаются деньги.

Руководитель делает на заявлении собственноручную надпись о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются. Нужна подпись директора и дата. Подпись главного бухгалтера на заявлении ставить не обязательно. Если сотрудник не вернул ранее выданные под отчет деньги, то ставить визу директора на его новом заявлении неправомерно.

Прием остатка наличных денег, полученных под отчет, проводится кассиром по приходному кассовому ордеру. Его форма прежняя, она утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Как будут проверять

И напоследок затрону еще один важный вопрос: как теперь будут проверять порядок ведения кассовых операций и работы с наличностью.

Для ясности давайте разделим кассовые операции и работу с наличностью и ККТ. Порядок ведения кассовых операций – лимит кассы, способы защиты наличности – устанавливает сама компания распоряжением руководителя. Это проверять не будут.

А вот оприходование наличности и кассовые аппараты проверять – очень даже. Причем налоговые инспекторы. Это предусмотрено регламентами, утвержденными приказами Минфина России от 17 октября 2011 г.

№ 133н (по контролю за полнотой выручки) и № 132н (по ККТ).

Как и раньше, ревизия может проходить только на основании документа. Просто так с проверкой налоговики приехать не смогут. В начале проверки инспекторы обязательно должны предъявить поручение. Без этого документа компания имеет право не пустить ревизоров.

Из новых регламентов можно сделать вывод, что инспекторы могут проверить любой период, а не только три месяца, как раньше банки.

По результатам проверки налоговые инспекторы составят акт. Его подписывают ревизор и представитель компании. Если, по мнению организации, в ходе проверки были допущены нарушения, свои претензии надо обязательно отразить в акте. Так в будущем будет легче доказать свою правоту.

Источник: https://delovoymir.biz/vedenie-kassovyh-operaciy-otvety-na-chasto-zadavaemye-voprosy.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.