Методика описания (структуризации) бизнес-процессов коммерческого банка и ее практическое применение

Методика описания бизнес-процессов банка. Версия 2.0

В данной статье предложена новая версия 2.0 авторской методики описания бизнес-процессов банка. Методика версии 1.

0 опубликована в 2008 году и с тех пор была значительно доработана на основе опыта реализации большого количества проектов в российских и международных банках.

Также данная статья даёт ответы на некоторые важные вопросы: для чего описывать бизнес-процессы и поддерживать их в актуальном состоянии, какой выбрать уровень детальности описания бизнес-процесса, как обеспечить исполнение регламентов на практике и др.

Введение

Формализованность и регламентированность бизнес-процессов (БП) на сегодняшний день является одним из ключевых факторов успеха любого коммерческого банка. Описание и оптимизация бизнес-процессов прямым образом влияет на операционную и стратегическую эффективность банка, что в итоге влияет на показатели прибыльности и рейтинги.

Следует отметить, что задачи описания и оптимизации бизнес-процессов не являются «разовыми», а носят итеративный (периодический) характер, поэтому так важно иметь под рукой все необходимые методики и технологии.

Итеративность связана с тем, что меняются требования клиентов, меняется рынок, выходят новые нормативные документы регулирующих органов и т. п.

Такого рода изменения требуют постоянного контроля и необходимости актуализации бизнес-процессов.

Для чего описывать бизнес-процессы и поддерживать их в актуальном состоянии?

Описание бизнес-процессов «ради моделей» недопустимо. Автор предлагает как минимум 5 практических задач, которые показаны на Рис. 1.

Рис. 1. Практические задачи, следующие из описания бизнес-процессов

Методика описания бизнес-процессов банка

Методика состоит из двух этапов (см. рис. 2): подготовка проекта, описание бизнес-процессов. Первый этап по времени может занимать до 2-х месяцев, второй этап — до 10 месяцев, в сумме — 1 год. Точные сроки зависят от большого количества факторов и специфики конкретного банка.

Рис. 2. Методика описания бизнес-процессов банка (основные этапы)

Этап «Подготовка проекта»

(см. рис. 3)

1. Постановка целей и задач описания БП. Выполняется акционерами, либо правлением банка. От целей и задач зависит план проекта, способы, объём и детальность описания БП;
2. Назначение руководителя проекта и формирование рабочей группы. Оформляется приказами по банку;
3. Корпоративное обучение по методикам и практическим решениям. В рамках обучения выполняются практические задачи по описанию и оптимизации БП, приводятся примеры других банков, которые уже успешно выполнили данный проект. Обучение играет большую роль как инструмент повышения корпоративной культуры банка, лояльности персонала к изменениям, командообразования;
4. Выделение БП, назначение владельцев и аналитиков. Составляется перечень БП банка, которые необходимо описать в первую очередь. У каждого БП должен быть назначен владелец (ответственный) и аналитик, который будет выполнять описание и актуализацию БП на постоянной основе. Критерии определения владельца процесса: компетентность (выполнение или знание большей части процесса), знание потребностей клиента, близость к нему и мотивированность на результат, наличие полномочий по управлению процессом, лидерство, наличие в распоряжении ресурсов для процесса. Также рекомендуется создавать процессные группы (команды), которые активно работают во многих банках;
5. Внедрение программного продукта бизнес-моделирования — ППБМ (например, Business Studio), обучение. ППБМ позволяет наиболее быстро и эффективно разработать графические модели БП, при этом регламенты БП формируются (генерируются) автоматически. В ППБМ, как и в любом другом программном обеспечении, есть большое количество «тонкостей» и особенностей, поэтому чтобы сэкономить время аналитиков, избежать ошибок при использовании и администрировании ППБМ, рекомендуется пройти профессиональное обучение. Более детальная информация приведена в книге [3]. Вместе с ППБМ внедряется «Комплексная типовая бизнес-модель банка» [1];
6. Диагностика системы управления бизнес-процессами (СУБП) в банке и разработка плана проекта описания / оптимизации БП. Выявляются компоненты СУБП, которые уже есть в банке и уровень их проработки. На основе этого и результатов предыдущих задач разрабатывается план проекта;
7. Разработка базовых моделей в ППБМ. Они включают: дерево продуктов и услуг банка, дерево процессов, организационная структура банка, библиотека документов др. Примеры всех моделей представлены в [1] и [2].

Рис. 3. Этап «Подготовка проекта»

Этап «Описание бизнес-процессов»

(см. Рис. 4)

1. Сбор имеющейся в банке информации о БП. Если БП описывается не «с нуля», то собираются документы и материалы по БП, которые уже есть в банке;
2. Сбор и изучение типовых решений и успешных практик по БП. Если БП описывается «с нуля», то наличие готовых типовых моделей значительно ускорит и облегчит работу. Именно для этого автором более 10 лет ведётся разработка и наполнение «Комплексной типовой бизнес-модели банка» [1];
3. Сбор и изучение требований регулирующих органов и стандартов по БП. Требования регулирующих органов (например, Банка России) должны быть проработаны при описании БП в обязательном порядке. По БП также есть различные международные и отраслевые стандарты (например, в области информационной безопасности, ITIL/ITSM, стандарты качества банковской деятельности от Ассоциации Российских Банков и др.). Банк должен проработать требования выбранных стандартов при необходимости сертификации на соответствие;
4. Проведение интервью участников БП в банке. Основные правила проведения интервью, которых рекомендуется придерживаться при описании бизнес-процессов:
   • Старайтесь выстраивать и фиксировать мысли собеседника в строго логичном и последовательном порядке;
   • Внимательно слушайте, задавайте наводящие вопросы, чтобы узнать все «тонкости» бизнес-процессов;
   • Тщательно готовьтесь к интервью, изучайте и используйте типовые решения (например [1]), при возможности не занимайте слишком много времени у собеседника.
5. Разработка и согласование графических моделей БП. Следует правильно выбрать нотацию (совокупность графических фигур и правил их использования для графического описания бизнес-процессов). Основные нотации разделены на 2 уровня: верхний уровень (IDEF0, Basic Flow Chart, VAD), нижний уровень (Cross Functional Flow Chart, EPC, BPMN). На графических моделях и в карточках процессов указываются различные параметры: требования к срокам, комментарии, ссылки на системы автоматизации, бухгалтерские проводки и т. п. Параллельно дополняются другие справочники в ППБМ: библиотека документов по процессам, материальные потоки, события, оргструктура и т. п.;
6. Генерация, согласование и утверждение регламента БП и других документов. Регламенты генерируются автоматически в ППБМ на основе моделей БП. Полнота и качество регламентов полностью зависят от детализации моделей, заданных параметров (свойств) БП и настроек;
7. Формирование (дополнение) электронной базы знаний по процессам (бизнес-портала). Бизнес-портал — это электронная база знаний по БП и деятельности банка в целом. Формируется автоматически ППБМ (например, Business Studio) на основе разработанных бизнес-моделей. Формат представления: веб-сайт (совокупность HTML-страниц), размещаемых на внутреннем веб-портале банка. Позволяет обращаться к базе знаний банка из любой точки мира и с любого устройства. Имеет встроенную систему поиска и навигации по всей информации, разграничение прав доступа сотрудников, персональную страницу для каждого сотрудника, возможность работы с показателями KPI, возможность обратной связи от сотрудников (онлайн-обсуждение процессов, ания и т. п.).

Рис. 4. Этап «Описание бизнес-процессов»

Какой выбрать уровень детальности описания бизнес-процесса?

• Умеренная детализация (взаимодействие подразделений банка) Выполняется, когда важно знать только общую бизнес-логику процесса, взаимодействие участников процесса. Кто и какие функции выполняет, за что отвечает, а как они это делают уже не важно;
• Полная детализация Выполняется, когда важно знать тонкости исполнения каждой функции, когда у процесса очень много нюансов, альтернатив. Необходима для обучения сотрудников и автоматизации (т. е. БП описывается на языке функций автоматизированной банковской системы — АБС).

Что сделать, чтобы регламенты «работали» (исполнялись на практике)?

• Использование специализированных программных продуктов для автоматизации этапов построения системы регламентации;
• Обучение сотрудников, проведение PR-мероприятий для повышения лояльности сотрудников к регламентации деятельности банка;
• Регламенты и графические модели БП должны быть простыми и понятными сотрудникам, которые будут с ними работать;
• Поддержание регламентов в актуальном состоянии, своевременное архивирование устаревших документов;
• Обеспечение порядка и иерархичности в системе регламентации;
• Внедрение в банке инструментов контроля знания регламентов и тестирования сотрудников на регулярной основе.

Централизованное и децентрализованное описание процессов

Подразделения, выполняющие все работы по бизнес-процессам и методологии в банке, могут иметь различные названия:

• Подразделение (отдел) по управлению / администрированию / организации / контролю / разработке / оптимизации / изменению бизнес-процессов;
• Подразделение организационного развития;
• Подразделение методологии / регламентации / стандартизации;
• Подразделение разработки продуктов и маркетинга.

В крупных и средних банках помимо данных отделов работают децентрализованные отделы бизнес-процессов (либо отдельные аналитики) в различных департаментах, которые входят в их состав и подчинение. Например, отдел разработки и сопровождения процессов кредитования (в подразделении розничного кредитования), отдел процессов и операций РКО (в операционно-кассовом подразделении) и др.

В таком случае централизованный отдел занимается разработкой и оптимизацией ключевых бизнес-моделей банка, видит всю картину работы банка и координирует работу децентрализованных отделов (аналитиков).

Децентрализованные отделы (аналитики) сосредоточены каждый на своем процессе и передают результаты для обработки и объединения в централизованный отдел. Это удобная и эффективная схема работы, т. к. централизованному отделу не нужно тратить время и погружаться в детали всех процессов банка.

Планы работ с бизнес-процессами банка

Рассмотрим общий план работ (от простого к сложному), который уже многократно апробирован автором на проектах в различных банках.

План «Минимум» необходимо выполнить обязательно, т. к. он содержит первоочередные задачи. Если всё будет успешно и полностью сделано, то это уже очень хороший результат для банка. Некоторые на этом останавливаются.

План «Медиум» желательно выполнить после полной проработки плана «минимум». Он содержит основные задачи для работы с бизнес-процессами банка на профессиональном уровне.

План «Максимум» содержит наиболее сложные задачи, которые требуют значительного привлечения ресурсов и качественной проработки нижележащих планов.

План «Минимум»

• Внедрение профессионального программного продукта бизнес-моделирования (например, Business Studio);
• Разработка дерева БП и назначение владельцев;
• Разработка базовых моделей (дерево продуктов, оргструктуры, документов);
• Графическое описание БП и формирование регламентов;
• Формирование базы знаний по работе банка на основе БП и доведение до сотрудников.

План «Медиум»

• Создание отдела бизнес-процессов и методологии, комитета по бизнес-процессам банка и процессных рабочих групп на постоянной основе;
• Разработка стратегии для каждого БП (желательно по методике BSC);
• Разработка и контроль показателей KPI для каждого БП;
• Разработка нормативов по времени (требований к срокам) БП и инструментов их контроля;
• Организация управления операционными рисками БП.

План «Максимум»

• Функционально-стоимостной анализ и расчёт стоимости БП;
• Оптимизация, актуализация БП на постоянной основе в соответствии с требованиями клиентов и ведущим практиками банковской отрасли, внедрение инноваций;
• Передача БП на выполнение в BPM-системы (для организации оперативного управления и электронного документооборота);
• Построение комплексной бизнес-модели банка на основе БП;
• Внедрение стандартов качества БП.

Заключение

По разным данным, более половины российских банков из TOP 100 занимаются бизнес-процессами на профессиональном уровне и активно используют процессный подход в своей деятельности. А именно:

• Имеют в штате подразделение, специализирующееся на описании и оптимизации бизнес-процессов, управлении бизнес-процессами;
• Имеют профессиональный программный продукт бизнес-моделирования (например, Business Studio);
• Имеют все компоненты системы управления бизнес-процессами (СУБП): дерево БП с назначенными владельцами, модели, регламенты и стандарты БП с установленными показателями и др.

Поэтому очень важно, чтобы эта работа по внедрению методологии описания бизнес процессов не останавливалась и распространялась на всю банковскую отрасль, включая средние и региональные банки. Качественно описанные и отлаженные бизнес-процессы, которые соответствуют всем современным требованиям рынка и инновациям, — основа долгосрочного устойчивого развития для любого коммерческого банка.

Источники информации

[1] Комплексная типовая бизнес-модель банка (финансовой организации).

[2] Исаев Р. А. Банковский менеджмент и бизнес-инжиниринг (2-е издание). — М.: ИНФРА-М, 2015.

[3] Исаев Р.А. Секреты успешных банков: бизнес-процессы и технологии (2-е издание). — М.: ИНФРА-М, 2015.

Источник: https://www.businessstudio.ru/articles/article/metodika_opisaniya_biznes_protsessov_banka_versiya/

Бизнес процессы юридического отдела

В случае прохождения процесса по сценарию 2 вообще не достигаются цели процесса, и компания несет убытки.

Сценарий 4. Разработать стратегию работы с поставщиками и включить требования к документации в договора. В будущем постараться исключить и этот вариант процесса.

Обеспечение поставки материалов и комплектующих от нужного поставщика в согласованные сроки с качеством, соответствующим требованиям клиента (Заявителя).

Владельцем процесса назначается Начальник отдела МТС.

Бизнес-процессы, основные стандарты их описания

Дело в том, что описание бизнес-процесса в текстовом виде системно рассмотреть и проанализировать невозможно. Текстовая информация воспринимается человеческим мозгом последовательно.

Например, когда человек читает регламент и доходит до его конца, он практически всегда забывает про то, что было в начале документа.

Второй недостаток текстового представления бизнес-процесса заключается в том, что человеческое сознание устроено так, что оно может работать эффективно только с образами.

Ключевые показатели эффективности (KPI) деятельности юриста

Вместе с тем, процесс этот имеет важное значение, т.к. качество его реализации определяет, будет ли система KPI мотивирующим фактором или, наоборот, демотивирующим.

Например, если говорить о показателях судебного юриста, то далеко не всегда результат судебного процесса объективно зависит от самого юриста (это и характер спора, и судебная практика, и позиция конкретного судьи, и активность дугой стороны в споре и пр.).

Компания Deltek Maconomy оптимизировала бизнес- процессы юридического отдела крупной страховой компании

Lansforsakringar Group является одной из ведущих банковских и страховых компаний в Швеции. Численность персонала достигает 5800 сотрудников в 140 офисах на территории Швеции, а число клиентов превышает 3 миллиона.

Решение Deltek Maconomy для юридических компаний состоит из интегрированных модулей, которые позволяют автоматизировать процессы управления отношениями с клиентами, регистрации времени юристов, планирования ресурсов, анализа и подготовки отчетности по проектам.

Методика описания (структуризации) бизнес-процессов коммерческого банка и ее практическое применение

Различные банки находятся на различных этапах формализации своих бизнес-процессов.

Некоторые только начинают заниматься этой деятельностью, другие уже накопили большую процессную базу. Но следует отметить, что проекты описания бизнес-процессов не являются «разовыми», а носят итеративный характер, поэтому так важно иметь под рукой методику процессной структуризации, о которой пойдет речь в данной статье.

рынок, выходят новые нормативные документы Банка России и т.п.

Положение О структурном подразделении Государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Ростовский государственный строительный университет»

Отделу создаются все необходимые условия для работы: предоставление соответствующего помещения, обеспечение повышения квалификации работников отделов, обеспечение оргтехникой и необходимым правовым программным обеспечением .

На должность руководителя юридической службы назначаются лица, имеющие высшее профессиональное (юридическое) образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет.

2.3.

Процессы для аналитиков

Более подробное описание будет включать информацию о том, кто является потребителями результатов процесса, кто поставляет входы процесса, какие ресурсы используются для исполнения бизнес-процесса и как менеджер управляет бизнес-процессом.

Например, менеджер отдела по работе с поставщиками расскажет, что он управляет несколькими бизнес-процессами: первичная оценка поставщиков, согласование условий контрактов с поставщиками, управление поставками, повторная оценка поставщиков.

Разработка внутренней структуры юридического департамента компании

Юрист в современном бизнесе играет роль партнера и управленца, который отвечает за ту часть стратегии конкуренции, которая включает в себя экономическую безопасность, информационную безопасность, лоббирование интересов компании.

В условиях глобализации все больше компаний объединяются либо развиваются в различные холдинговые структуры, в связи с чем задачи корпоративного юриста значительно усложняются, поскольку в этом случае юрист имеет дело с разной степени самостоятельности несколькими бизнес — единицами.

Юридическая служба холдинга: экзотика или необходимость?

И далее, когда нераскрыты и неясны связи внутри холдинга, возникает немало казусов в сфере корпоративного управления активами. Соответственно в таком случае «сквозное» управление холдингом невозможно, а управление любой функцией, в том числе юридической, осуществляется в «ручном режиме».

В основном роль юридической службы определяется исходя из функционального подхода к организации предприятия.

Источник: http://black-lev.ru/biznes-processy-yuridicheskogo-otdela-31228/