+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Личные карточки: вопросы и ответы

Содержание

Личная карточка работника

Личные карточки: вопросы и ответы

Многие бизнесмены не понимают для чего нужна личная карточка формы Т-2, если работник и так принес множество документов и все они подшиты в его дело?

Зачем нужно дополнительно документировать данные на специалиста?

Зачем нужна Личная карточка

Скачать бланк и образец заполнения личной карточки работника по форме Т2.

Личная карточка (Т-2), заводимая на каждого сотрудника предприятия, – это форма, обобщающая все сведения о конкретном работнике:

  • основная информация – фамилия, имя, отчество; гражданство, дата рождения, образование, семейное положение, паспорт, и иные аналогичные сведения;
  • профессиональные данные – квалификация, стаж работы, профессия, прохождение курсов по переподготовке и повышения квалификации, и т.д.;
  • данные, дающие право на льготы, дополнительные выплаты и иные подобные преференции –  награды, почетные звания, и т.д.
  • сведения, касающиеся отпусков и социальных льгот;
  • информация о воинском учете и внутренних перемещениях сотрудника на предприятии.

Однако многие предприятия игнорируют ведение данного документа, ссылаясь на то, что форма Т-2 не указана в Трудовом кодексе РФ, как обязательный документ. Однако Правительство РФ в п.12 своего Постановления «О трудовых книжках» от 16.04.2003г.

№225 (потом по тексту – Постановление №225) указало, что на работодателя возлагается обязанность знакомить сотрудника с каждой записью, вносимой в трудовую книжку, под роспись, которая ставится в личной карточке данного сотрудника.

Причем, все вносимые в трудовую книжку записи должны в точности дублироваться в личной карточке, о чем также говорится в указанном Постановлении №225.

Но вот вопрос: законом «О бухучете» №402-ФЗ утверждено право организаций самостоятельно разрабатывать первичные документы и регистры. Тогда какой же формой личной карточки следует пользоваться?

Какую форму карточки выбрать?

Прежде, чем ответить на вопрос о выборе формы, следует уточнить, что личная карточка – это регистр, заполняемый на основе первичных документов (приказов, паспорта и иных документов).

Кроме того, закон «О бухучете» распространяет свою силу только на бухгалтерский учет, как систему формирования информации об объектах (фактах хозяйственной деятельности, активах, доходах, обязательствах, расходах и иных объектов учета) с целью последующего составления на ее базе бухгалтерской отчетности.

А личная карточка является исключительно кадровым документом, на основе которого обобщаются сведения о конкретном сотруднике для цели правильного исполнения российского трудового законодательства. Конечно, бухгалтер может пользоваться личной карточкой для уточнения необходимых ему данных, но этот документ не служит источником информации, востребованной для составления отчетности.

Более того, в Постановлении №225, в его пункте 12, прямо указано, что утверждение формы личной карточки – обязанность Федеральной службы госстатистики! И именно такая форма этого документа должна быть использована для реализации предприятием требований законодательства о труде.

Таким образом, нужно использовать карточку формы №Т-2, утвержденную Постановлением №1 Госкомстата РФ 05.01.2004г. (далее в тексте – Постановление №1).

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Основные правила по оформлению

Карточки Т-2 всегда заполняются представителем кадровой службы, либо лицом, на которое возложены данные обязанности. Заводится карточка на всех сотрудников, которых принимают на работу, но только по трудовому договору, даже срочному.

Заполняется данная форма на основе ряда обязательных документов:

  1. приказ на прием сотрудника на работу (Т-1 или Т-1а);
  2. трудовая книжка, или другие документы, по которым можно установить стаж;
  3. паспорт (либо иной удостоверяющий личность документ, например, воинский билет);
  4. свидетельство о государственном пенсионном страховании;
  5. документы воинского учета (они представляются лицами, которые подлежат воинскому призыву или являются военнообязанными);
  6. документы об окончании образовательных учреждений;
  7. документы о наличии квалификации или специализированных знаний – если работа требует особой подготовки и знаний;
  8. свидетельство ИНН (о постановке на учет в налоговой структуре).

Кроме того, источником сведений служит и сам сотрудник, предоставляя информацию о детях, семейном положении, и т.п.

В случае если специфика работ этого требует, то действующее законодательство РФ может предусмотреть представление дополнительных документов.

А вот предоставление фотографии – это требование исключительно работодателя! Дело в том, что фотокарточка не является обязательным документом для оформления принятия сотрудника на работу.

Кроме того, современный бланк Личной карточки не содержит даже намека на возможность вклеивания фото сотрудника в отличие от прежнего и утратившего силу бланка.

Поскольку правила оформления формы Т-2 нигде не утверждены, следует руководствоваться правилами заполнения трудовых книжек, так как согласно Постановлению №225 записи в трудовой книжке и Личной карточке дублируются. Итак:

  • все даты указываются арабскими цифрами. Год указывается в виде четырехзначного числа, а месяцы тоже проставляются числом. Если только в документе, из которого берутся данные, даты не проставлены иным образом, либо сама форма не предусматривает другого указания дат. Например, месяцы обозначены названием, а не цифрой;
  • записи вносятся чернилами, шариковой, гелевой ручкой или ручкой с пером, но обязательно черным, синим или фиолетовым цветом;
  • записи вносятся так, как они представлены в документах, на основании которых составляется личная карточка;
  • зачеркивание ошибочных либо неточных данных запрещено.

Кроме того, можно руководствоваться и рекомендациями, которые изложены в недействующем на сегодня Постановлении Госкомстата РФ от 06 апреля 2001 г. №26, где дана инструкция по заполнению документов для учета труда и его оплаты.

Правила и порядок заполнения

Все сведения в карточку заносятся так, как они указаны в документах, из которых все эти данные берутся.

В частности, в разделе №1 фамилия и имя сотрудника (отчество при наличии), место и дата его рождения вносятся на основании паспорта или другого документа для удостоверения личности.

В пункте «Гражданство» указывается:

  • гражданин РФ;
  • иностранный гражданин «государства»;
  • гражданин РФ и «государства» (при наличии двойного гражданства);
  • лицо без гражданства.

Пункт об иностранных языках раздела №1 может заполняться с указанием: «перевожу и читаю со словарем», «свободно читаю и изъясняюсь», «свободно владею».

Пункты об образовании при наличии незаконченного образования оформляется с учетом того факта, что сотрудник обучается сейчас или нет. Например, «обучающийся в высшем учебном заведении на таком-то курсе», и т.д. При наличии оконченного образования (образований) все сведения о нем берутся из соответствующих документов – дипломов, аттестатов и иных документов.

Стаж работы определяется по трудовой книжке и (или) по другим подтверждающим его документам.

Состояние в браке может обозначаться так: «никогда не состояла (не состоял) в браке», «состоит в браке», «разведена (разведен)», «вдовец (вдова»), «состоит в гражданском браке».

Раздел №2 о воинском учете заполняется в соответствии с подробной инструкцией, изложенной в Постановлении №1, утверждающем форму Т-2. А сведения в этот раздел вносятся на основе:

  • военного билета;
  • удостоверения гражданина, который подлежит воинскому призыву.

Как только разделы №1 и №2 заполнены, кадровик проставляет свою подпись, ее расшифровку и должность. А сотрудник, на которого оформляется данный документ,  должен ознакомиться с правильностью его составления и поставить подпись и дату.

Раздел №3 о приеме и переводах на другую работу оформляется на основе приказов Т-1, Т-1а, Т-5. Причем, все записи подтверждаются собственноручной подписью сотрудника, которого они касаются.

В раздел №8 заносятся сведения обо всех видах отпусков, которые были предоставлены в течение работы в данной организации.

В разделе №10 «Дополнительные сведения» отражается информация о текущем обучении сотрудников, о работающих инвалидах (группа инвалидности, причина ее получения, и т.д.), и иное.

Общие правила хранения

Личные карточки хранятся в закрытом для свободного доступа месте, как правило, в сейфах или шкафах под ключ. Их классифицируют по алфавиту, по уволенным и работающим, и по иным критериям.

В кадровой службе карточки на уволенных сотрудников обычно находятся в течение срока не менее 3-х (исходя из срока, который обычно подвергается проверке).

А потом карточки сдаются в архив для хранения не меньше 75-ти лет.

Учет самих карточек производится в специальном журнале учета личных карточек. Унифицированной формы этого регистра нет, поэтому предприятие может самостоятельно разработать данный бланк.

Какие кадровые документы необходимо заполнять при приеме на работу нового сотрудника, смотрите в следующем видео сюжете:

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=7260

Оформление личной карточки работника

Личные карточки: вопросы и ответы

Форма под номером Т-2, а также советы по заполнению этой формы утверждены постановлением Государственного комитета статистики РФ.

Это первичная документация, которая требуется для ведения учета кадрового типа. В состав карточки входит одиннадцать разделов.

Некоторые из них используются при вступлении на должность, другие – в процессе деятельность трудового типа, остальные – при уходе с места.

Личная карточка работника: унифицированный вид или индивидуально разработанный?

В соответствии с законом, который регламентирует бухучет, фирмы коммерческого типа начиная с 2013-го года могут самостоятельно заниматься разработкой формы первичных бумаг учетного характера. Это означает, что самостоятельно разработанная личная карточка работника имеет право на существование.

В соответствии с письмом Министерства финансов, те формы, которые были введены органами, на это уполномоченными (к примеру, формы документации кассового типа) обязательны к использованию.

При этом карточка сотрудника в вышеуказанном письме не закреплена.

В связи с этим есть проблема: допустимо ли разрабатывать такой документ самостоятельно? По мнению сотрудников Роструда, такой вариант допустим.

Кардинально менять вид этого документа не следует. В определенные акты включено требование о применении формы исключительно унифицированного типа. К примеру:
  1. в законодательстве, регулирующем механизмы ведения документации трудового типа и производства бланков таких документов, говорится о том, что с каждой фактом, фиксируемом в книжке трудового типа (о приеме на должность, о переводе и в процессе увольнения) организация должна ознакомить работника, после чего ему нужно расписаться в карте. Что касается ее формы, то она определяется службой, работающей в сфере госстатистики.
  2. В рекомендациях методического типа, которые касаются осуществления учета воинского характера, говорится о том, что фирмы учитывают призывников и тех, кто находится в воинском запасе с помощью личных карточек сотрудников.

Специалисты полагают, что лучше использовать в качестве основы форму с унификацией, при этом ее можно улучшить и устранить недочеты (убрать ненужные строки).

С какого момента нужно вести личную карточку работника?

Определенного срока, в течение которого нужно начать заполнять карточку, не существует. Обычно ее заводят после того, как издан приказ о приеме на должность. В ней повторяются записи о приеме на работу, которые уже были внесены в трудовую книжку.

Какие документы необходимы для заполнения карточки?

Эта официальная бумага заполняется на основании следующей документации:

  • Приказ о приеме на должность (форма № Т-1 или же форма, которую работодатель утвердил самостоятельно);
  • паспорт или другая бумага, удостоверяющая личность;
  • трудовая книжка или другая документация, которая подтверждает стаж трудового типа;
  • страховое свидетельство страхования пенсионного характера;
  • для военнообязанных лиц – документация о воинском учете;
  • документ, подтверждающий окончание учебного заведения или же наличие специальных знаний для определенных должностей;
  • информация, которую сообщил о себе сотрудник.

Иногда необходимо предъявить и дополнительные официальные бумаги.

Сколько нужно хранить личные карточки работников?

Данный документ хранится 75 лет.

Допустимо ли вести документ в электронном варианте?

Указания по заполнению такой бумаги не содержат требований о том, в каком виде нужно вести карточку (в электронном или бумажном варианте). Работодатель может использовать два варианта. Однако с некоторыми записями сотрудника знакомят под роспись, поэтому рекомендуется использовать бумажный носитель.

Что делать, если строк для внесения информации не хватает?

В такой ситуации можно включить в форму новые строки. Постановление комитета по статистике гласит, что унифицированные форматы бланков являются рекомендуемыми, и при необходимости их можно изменять.

Для примера: добавление в карточку дополнительных строк

Сотрудник знает три иностранных языка, а форме унифицированного типа под эту информацию предусмотрено две строки. Как поступить в этой ситуации?

В этом случае организация может внести в пункт о знании иностранного языка новую строку к уже имеющимся.

Информация об образовании: как указывать код ОКСО

Данные об образовании необходимо вносить в пункт об образовании из раздела «Общие сведения». Необходимо также внести код по ОКСО, который соответствует специальности сотрудника. Код выбирается из классификатора специальностей по образованию ОК 009-2003. В некоторых случаях код можно не заполнять.

Для примера: указание в карточке кода ОКСО

При приеме на работу сотрудник предоставил диплом о высшем образовании, при этом данной специальности не имеется в Общероссийском классификаторе. Какой код необходимо проставлять в карточке сотрудника?

Эта ситуация может возникнуть, если подготовка профессионалов по этой специальности прекратилась до того, как был утвержден классификатор. В этом случае код можно не указывать.

Как рассчитать стаж работы?

Для того чтобы заполнить пункт о стаже, необходимо рассчитать трудовой стаж сотрудника по состоянию на время заполнения карточки. Стаж рассчитывается на основании информации из трудовой книжки или иных документов, которые подтверждают длительность трудовой деятельности.

Для подсчета можно использовать правила, которые указаны в инструкции по заполнению документации персонифицированного учета. В соответствии с этими правилами продолжительность стажа определяется при суммировании даты конца и даты начала периодов.

Разница данных значений и является продолжительностью трудового стажа. Так как день увольнения – это последний день трудовой деятельности, к общему стажу при увольнениях нужно прибавлять по одному дню.

Если сотрудник получил свою должность впервые, вместо продолжительности стажа в графе можно поставить нули.

Для примера: расчет стажа для внесения в карточку информации

У сотрудника организации в трудовой книжке зафиксирована следующая информация на 2013-й год:

  1. С 12-го апреля 1999 по 31-е августа 2001 – трудовая деятельность в фирме «Березень»;
  2. с 1-го августа 2001 по 27-е декабря 2004 – трудовая деятельность у индивидуального предпринимателя;
  3. с 11-го января 2005 по 31-е августа 2009 – работа в организации «Цветень»;
  4. с 1-го сентября 2009 по 14-е ноября 2011 – трудовая деятельность в компании «Кресень»;
  5. с 21-го ноября 2011 по настоящий момент – трудовая деятельность в описываемой организации.

Для начала суммируются даты конца этапов трудовой деятельности сотрудника, после чего складываются даты начала работы. Полученные величины равны соответственно 126.45.10038 и 46.33.10025. После этого находится разница величин, которая составляет 80.12.13 или же 14 лет, два месяца и 20 дней. К этой сумме нужно прибавить четыре дня, в результате чего мы получим общую продолжительность стажа.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://raszp.ru/priem-na-rabotu/kak-oformit-lichnuyu-kartochku-rabotnika.html

Можно ли вести вместо карточек т свои карточки

Личные карточки: вопросы и ответы

В личных карточках иностранных граждан также необходимо указывать страну: лИностранный гражданин (Республики Беларусь)». ПУНКТ 5. лЗНАНИЕ ИНОСТРАННОГО ЯЗЫКА». При заполнении этого пункта также нужно придерживаться общепринятых формулировок ОКИН, которые приведены в таблице ниже.

Лучше указывать степень знания языка от первого лица единственного числа: лВладею свободно», лЧитаю и перевожу со словарем».

Если вы проставляете коды, учтите, что коды есть не только у степеней знания языка, но и у самих языков.

ФормулировкаКод по ОКИН
Читает и переводит со словарем1
Читает и может объясниться2
Владеет свободно3

ПУНКТ 6.

Хранение карточек т2 отельно или в личном деле

Личные карточки следует хранить в запираемом на ключ шкафу или в сейфе.

Год закончился – передали в архив папку «Личные карточки уволенных работников за 2021 год».

Личные карточки обычно сшивают в тома, хотя некоторые и оформляют каждую в собственную обложку. Можно и так, и так. Нельзя только увязать личные карточки в связки и хранить их в таком виде.

Это документ долговременного (50 лет, ст.

Важно Личные карточки формы № Т-2 ведутся всеми работодателями независимо от формы собственности, за исключением ИП, который вести карточки может, но это не входит в его обязанность.

Личные карточки: вопросы и ответы

Работник не должен вносить какие-либо записи в личную карточку, за исключением своей подписи при заполнении Т-2, когда работника принимают на работу, и при заверении изменений своего трудового статуса.

5. У нас личные карточки на работников, принятых до 2004 года, заполнены по прежней форме, утвержденной Госкомстатом в 2001 году. На работников, принятых в 2004-2005 годах, личные карточки ведутся по новой форме, утвержденной пост.

Как производится замена карточек Т-2?

3. Какую дату ознакомления ставит сотрудник на стр.

2? Текущую 4. Кого из сотрудников персонала вписывать на 2 стр.

(того кто заводил Т-2 при приеме, или тот кто обновляет Т-2)? Работника, который заводил дубликат карточки 5. В какой срок необходимо обновить карточки, или после издания приказа срок не ограничен?

Трудовой кодекс РФ не запрещает устанавливать разные оклады сотрудникам, выполняющим разные трудовые функции.

Сказано лишь, что зарплата должна зависеть от квалификации сотрудника, сложности выполняемой им работы и качества труда (ст. 132 ТК РФ)

Прием на работу.

Споры вокруг личной карточки работника.

То есть, и на совместителей тоже! Личная карточка заполняется лицом, в обязанности которого входит оформление приема на работу.

Коды проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами:

  1. объектов административно-территориального деления (ОКАТО),
  2. информации о населении (ОКИН),
  3. предприятий и организаций (ОКПО),
  4. профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
  5. специальностей по образованию (ОКСО),

Извлечение из Общероссийских классификаторов скачайте для себя .

Информация в личную карточку вносится на основании подлинных документов, предъявленных работником при заключении трудового договора. На основании паспорта гражданина РФ, документа об образовании, других документов заполняется раздел «Общие сведения».

Личная карточка работника по форме Т-2. Образец заполнения

Оптимальный вариант – создать ее в момент взятия человека на должность, но можно и повременить. Главное – чтобы отметка в трудкнижке о взятии на должность была продублирована в карточке.

Для успешного создания карточки Т-2 необходим ряд бумаг:

  1. договор о принятии на работу;
  2. для лиц, которых могут призвать в армию – документы военного учета;
  3. приказ, выписанный работодателем;
  4. автобиография (необязательно – работник может подать сведения и устно).
  5. трудовая книжка (или другой способ подтверждения стажа работы);
  6. паспорт;
  7. диплом или другие подтверждения образования, квалификации, спецзнаний;
  8. свидетельство о пенсионной страховке;

Важно! Специфика работы, на которую принимается человек, иногда вызывает необходимость предоставления дополнительных бумаг.

Как переписать карточки Т-2?

Подпись ставит в карточке кадровый работник, который работает в настоящее время. После оформления дубликата личной карточки и переноса всех сведений ознакомьте с ней сотрудника под подпись. Попросите его, чтобы он сверил все перенесенные сведения и написал

«Все сведения из личной карточки, оформленной тогда-то, перенесены верно»

.

Данную запись сотрудник может сделать рядом с отметкой «Дубликат» или в разделе «Дополнительные сведения» новой карточки. Мы рекомендуем почитать о материал по этой ссылке.

Факт оформления новой карточки взамен пришедшей в негодность рекомендуем дополнительно отразить в разделе «Дополнительные сведения» новой карточки, например, так: «Личная карточка повторно оформлена тогда-то взамен пришедшей в негодность ранее оформленной тогда-то личной карточки».

При этом, старую карточку рекомендуем хранить вместе с новой карточкой в течение установленного срока хранения данного документа.

Можно ли заполнять личную карточку т 2 при помощи компьютера

приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, личные карточки работников должны храниться 75 лет.

Поэтому обычно рекомендуется использовать обложечную бумагу (тонкий картон), поскольку в противном случае личная карточка довольно скоро приходит в негодность. Но, поскольку никакие нормативные правовые акты не содержат указаний на то, что личная карточка может оформляться исключительно на картоне, работодатель вправе вести ее на простой бумаге.

Только при этом все вопросы по восстановлению личных карточек, пришедших в негодность, будет лежать на плечах кадровика. Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, так: 11.08.2010.

Далее в форме идет таблица, в которую занесите следующие сведения:– табельный номер (он присваивается сотруднику при приеме на работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);– идентификационный номер налогоплательщика – ИНН.

Как вести в электронном виде личную карточку Т-2?

Вследствие чего, может возникнуть проблема, что работник просто откажется подписывать записи внесенные ранее.

Поэтому, по нашему мнению, личную карточку все же целесообразнее вести вручную, внося в нее все сведения в процессе изменения или дополнения данных, либо комбинированным способом (первоначальное заполнение в печатном виде, а последующее внесение записей – рукописное).

Подробности в материалах Системы Кадры: 1.Ответ: Может ли организация вести личные карточки сотрудников в электронном виде (не распечатывая) Н.З.

Ковязина Нет, не может. В действующем трудовом законодательстве нет запрета на ведение личных карточек сотрудников в электронном виде.

Источник: http://domzalog.ru/mozhno-li-vesti-vmesto-kartochek-t-svoi-kartochki-66644/

Личная карточка Т-2: правила заполнения и образец

Личные карточки: вопросы и ответы

Личная карточка—документ, обобщающий всю информацию о человеке, включая в себя биографию сотрудника, предыдущие места работы, воинскую обязанность и прочую информацию.

Этот документ является первичным документом кадрового учета и обязателен к заполнению, имеет свою унифицированную форму Т-2, которая утверждена постановлением Госкомитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 №1.

Кто должен заполнять личную карточку работника?

Документы, необходимые для заполнения.

Обязанности заполнения данного документа, как правило, возлагаются на кадровый отдел организации, в малых предприятиях ее могут заполнять сотрудники бухгалтерии или руководитель лично. Личная карточка работника может служить подтверждением трудового стажа, так как в нее переносятся все данные из трудовой книжки.

После увольнения сотрудника карточка храниться на предприятии 75 лет, в случае ликвидации организации данные сведения передаются в архив и продолжают свой срок хранения. Форма Т-2 включает в себя 11 разделов, которые могут заполняться независимо друг от друга.

На основании каких документов заполнить личную карту сотрудника?

Личную карту работника следует завести после издания приказа о приеме на работу, точных сроков ее открытия в законодательстве не предусмотрено. Для заполнения данного документа понадобится не так много документов, как может показаться на первый взгляд.

От сотрудника вам понадобиться документ удостоверяющий личность, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, трудовая книжка и бумаги подтверждающие его образование.

В случае, когда соискатель подходит под список категорий социальных льгот, представляются документы подтверждающие право на льготу, а также медицинские справки в случае необходимости.

С чего начать заполнение?

Важно не допускать ошибок при заполнении.

Данная форма документа состоит из 11 разделов, однако немаловажным является заполнение верхней части документа. Ответственный за ведение кадровой документации должен правильно заполнить реквизиты организации и верхнюю часть личной карты, в противном случае при возникновении спорного или судебного прецедента карта будет недействительной:

  • в данной части нужно указать табельный номер сотрудника, важно знать, что он состоит не более чем из 6 цифр и не меняется, независимо от движения работника по карьерной лестнице;
  • далее указать идентификационный номер налогоплательщика, в случае отсутствия свидетельства о постановке в налоговую инспекцию данный код можно узнать на сайте ИФНС с помощью паспортных данных сотрудника;
  • в столбике «Алфавит» принято записывать первую букву фамилии, при смене фамилии буква меняется, так же как и остальные данные. В столбце «Характер работы» указывают на основании заключенного трудового договора «постоянно» или «временно»;
  • вид работы указывается на том же основании что и характер, можно указать «основная» или «по совместительству». Кроме реквизитов организации и верхней части документа нужно указать коды общероссийского классификатора информации (ОКИН).

Как правильно заполнить форму Т-2?

Нужно указывать только правдивую информацию.

Во избежание ошибок рассмотрим заполнение личной карточки сотрудника по разделам.

Основная информация в первом разделе заполняется с документа удостоверяющего личность, далее с пункта 5 со слов сотрудника. В случаях, когда человек владеет тремя и более иностранными языками компания вправе дополнить строки в электронной версии формы документа.

Пункт 6 заполняется с предоставленных документов об образовании, не зависимо от количества оконченных и неоконченных образовательных учреждений сотрудник кадровой службы должен перечислить все заведения.

Сведения о профессии и трудовом стаже вносят в пункт 7 и 8 соответственно, на основании предыдущих записей в трудовой книжке. Профессия вносится в соответствии штатного расписания и приказа о приеме на работу.

Так же в карту сотрудника вносят данные о его семейном положении и составе семьи в пункты 9, 10. В состав семьи, согласно трудового законодательства РФ, входят родители, муж/жена, родные братья и сестры, а также круг лиц проживающих с сотрудником, запись ведется в порядке родства.

Паспортные данные полностью записывают в пункт 11, адрес прописки и фактического проживания в пункт 12. На этом первый раздел заканчивается, важно помнить, что в любых внесенных данных могут произойти изменения.

Чаще всего изменения происходят в паспортных данных, например, когда сотрудница выходит замуж или разводиться.

В таком случае необходимо аккуратно зачеркнуть старую фамилию и рядом вписать новую, далее вписать документ основание и завизировать подписью работника ответственного за ведение личных карточек.

Те же действия повторить с паспортными данными и местом регистрации.

Раздел два содержит сведения о воинском учете, которые переносятся из военного билета работника. При отсутствии военного билета данный раздел пропускается. Если мужчина не проходил срочную службу и не списан по определенным показателям в пункте 2 раздела 2 нужно указать «подлежит призыву».

В третьем разделе формы Т-2 указывают сведения о рабочем месте сотрудника, а именно: дата приема на работу, структурное подразделение (при наличии), должность, сумма заработной платы, основание приема на работу (приказ руководителя предприятия).

После внесения данных работник проверяет правильность указанных данных и ставит свою подпись. При переводе сотрудника на другую должность или повышение оклада по той или иной причине также отражается в этом разделе.

Можно внести сведения о дополнительных курсах.

Раздел 4 заполняют при проведении аттестации работников для изменения в должности или перевода в другое структурное подразделение. В данном разделе работник кадровой службы обязан указать период аттестации, ее результат и ссылку на документ прохождения аттестации.

В разделе 5 «Повышение квалификации» заносят данные о дополнительном повышении квалификации работника, например, сотрудник имел среднее-специальное образование и в течение трудовых отношений закончил высшее учебное заведение, что способствовало изменению его разряда или квалификации. Так же заполняется период обучения и его результат. При этом нужно внести изменения в первый раздел, пункт 6.

Седьмой раздел, так же как четвертый, пятый и шестой, заполняются по мере необходимости и полученных достижений работника, как правило, эти разделы используют крупные организации отправляющие персонал на курсы подготовки, переаттестации или аттестации при переводе на другую должность.

В раздел 7 «Награды (поощрения), почетные звания» заполняется информация о получении таких наград как: за достижение высоких продаж, за выслугу лет и пр.

Согласно ТК РФ гл.19 ст. 114, каждый человек, проработавший в организации более 6 месяцев подряд, имеет право взять ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуск за свой счет и прочее. Данные об отпусках вносятся в раздел 8 личной карты работника, независимо от вида отпуска.

В данном разделе ответственный за заполнение данного документа должен внести вид отпуска, документ-основание позволяющий выйти в отпуск, количество дней, а также дату начала и конца отдыха работника. Когда строки в данном разделе заканчиваются нужно доложить дополнительный лист-вкладыш с продолжением раздела восемь. Новую карточку заводить не требуется.

В Российской Федерации есть достаточно длинный перечень категорий предоставления социальных льгот.

Например, налоговый вычет с налога на доходы физических лиц в размере 1400 рублей на двоих детей и 3000 рублей свыше третьего ребенка включительно. Подобные сведения вносятся в раздел 9 формы Т-2.

В этом разделе нужно также указать вид предоставляемой льготы, номер и дату выдачи документа подтверждающего право на льготу.

Раздел 10 заполняется по усмотрению работодателя и наличия определенных навыков или медицинских отклонений работника. Сюда можно вписать наличие водительского стажа у сотрудника той или иной категории или сведения о дополнительном образовании не входящие в раздел 2, например, курсы кройки и шитья или получение дополнительного образования на заочной форме обучения.

При расторжении трудового договора работодатель обязан указать статью Трудового Кодекса, на основании которой трудовые отношения прекращены в разделе 11 данной формы личной карты сотрудника.

Вместе с этим надо указать номер и дату приказа на увольнение и непосредственно дату увольнения.

Общераспространенные ошибки, допускаемые при заполнении документа

Небольшие ошибки можно исправить.

Бывает так, что штатом отдела кадров допускаются ошибки при заполнении личной карты работника. Особенных последствий это за собой не повлечет, на самого же работника и вовсе никак не повлияет. Однако в случае, если ошибок изрядное количество, то при внешней проверке на отдел кадров возможно будет наложен штраф за плохую работу.

Основные погрешности, встречающиеся чаще всего:

  1. Применение специальных символов. [/], [:], [=] и прочие специальные символы не следует применять при оформлении данного документа. Особенно строго они воспрещены в зоне кодирования;
  2. Небрежное заполнение документа. Текст может выйти за границы специализированных полей, если это нужно. Однако в области кодирования он оказываться не должен. В случае если в данной области будет хотя б 1 буква, карта тогда рассматривается как испорченная, и ее понадобится перепечатать вновь;
  3. Прочерки. Эта известная оплошность обусловлена тем, что во многих иных бумагах прочерки возможны либо даже нужны. В форме Т-2 их находиться не должно. В случае, если в графе нечего писать, то ее требуется оставить совершенно пустой.

Ответственный за ведение кадровой документации визирует документ и передает для ознакомления уволенному. Работник обязан подписать личную карту. Подпись работника говорит о полном соглашении в вышеизложенной информации.

В этом видео вы найдете пример заполнения личной карточки Т-2.

Источник: https://naimtruda.com/rekrut/lichnaya-kartochka-t-2-zapolnenie.html

Личные карточки хранятся вместе с личным делом

Личные карточки: вопросы и ответы

У меня 200 человек из которых половина сезонники. Одни и те же только принимаю и увольняю постоянно. Тоже одна сижу. Помошника правда не даютДанные о нормативах численности есть в специальных рекомендациях.У нас такая бумага есть у экономистов — там на 200 человек положен 0,5-1 ед. кадровика.

Но это ориентированно именно на нашу сферу деятельности. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Tori [e-mail скрыт] Российская Федерация #25[371518] 30 января 2013, 5:58 у меня хранятся в специальном железном стиллаже , под ключ.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Можно ли хранить личные карточки в личных делах работников?

Как хранить личные карточки работников? Нужно ли подшивать их в личные дела? Личные карточки (форма Т-2) хранятся отдельным массивом в свободном виде, то есть не переплетаются, не подшиваются в личное дело или папку-регистратор. Но это не значит, что они должны находиться в свободном доступе — лучше всего поместить эти документы в сейф или шкаф, запирающийся на ключ.

Все карточки должны быть систематизированы по структурным подразделениям, а внутри этой систематизации — по алфавиту. После увольнения работника его карточка изымается из общего массива и помещается в отдельную папку «Личные карточки работников (форма Т-2), уволенных в 200… году». По окончании календарного года карточки уволенных сотрудников нужно подготовить для сдачи в архив — подшить (переплести) в алфавитном порядке. Нормативный срок хранения личной карточки — 75 лет после увольнения работника*(1).
Л.

Голосование:

Однако, в связи с тем, что Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.

2010 № 558, предусматривает личную карточку и личное дело как разные виды документов, то по нашему мнению личные карточки сотрудников целесообразней хранить отдельно от личных дел. Подробнее о том, Где хранится трудовая книжка мы написали в материале по ссылке.

Важно Поэтому свободный доступ персонала к этим документам должен быть исключен. О хранении кадровых документов см. Как хранить документы в кадровой службе.

Хранение личных карточек и личных дел

Кто ведет личные карточки? Форма Т-2 оформляется сотрудниками кадровой службы на основании приказа (или распоряжения) руководителя о приеме на работу. Где хранить личные карточки? Они хранятся в шкаф.

Шкаф закрывают на ключ для исключения свободного доступа посторонних лиц и работников к этим документам.
Внимание Как располагаются личные карточки? Они распределяются по структурным подразделениям, внутри каждого — пофамильно по алфавиту до третьей буквы при помощи разделителей.

При увольнении работника личные карточки изымаются из списка работающих и хранятся отдельно, распределившись по годам увольнения, а внутри каждого года — по алфавиту.
Сроки хранения личных карточек на уволенных работников: в кадровой службе — 1 год (возможно до трех лет).

После чего они передаются в архив предприятия. Общий срок хранения карточек – 75 лет.
Личная карточка оформляется в одном экземпляре.

Prednalog.ru

Tori [e-mail скрыт] Российская Федерация #26[371519] 30 января 2013, 5:59 Ядрена Вошь писал(а): я себе заказала шкаф картотечный с подвесными папками, ну очень удобная штукаhttp://www.komus.

ru/product/31573/?utm_source=kat3&utm_medium=free&utm_campaign=doprodagi&utm_content=type46 Вот такой же у меня Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Ольга [e-mail скрыт] Россия #27[372663] 1 февраля 2013, 15:26 У меня карточки Т2 хранятся тоже в ЛД и мне так удобно, т.к.

когда делаешь копии документов для ЛД (приказы на отпуск, переводы), сразу отмечаешь в Т2. Много читала, что Т2 должны хранится отдельно, когда приезжала проверка с ЦО, я их все переложила в отдельную папочку, но проверка сказала, что по регламенту ведения кадровго делопроизводства в организации Т2 может хранится в ЛД, после чего я все Т2 переложила обратно в ЛД.

Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков. Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи.

Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи.

И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др. Также для Вас чат кадровиков Отписаться от сообщений с форума Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума.

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех сотрудников предприятия, принятых на постоянную и временную работу. Заполняется личная карточка рукописным способом, менеджером службы персонала, ответственным за кадровое делопроизводство.

Все записи должны быть четкими, без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников. Все записи в карточке делаются на основании подлинников документов, предоставленных работником.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и подпись сотрудника. В разделе »Прием на работу, переводы на другую работу» должны содержаться ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работников. Эти сведения должны заноситься максимально корректно, т.к.

Анхен [email protected]Если нужно что-то дополнительно записать (о квалификации или об отпуске заполнить) — вытащил Т-2 и заполнил.

И не нужно всё личное дело трепать, ведь истреплется же раньше времени Да и по номенклатуре дела всё же разные Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Malina [e-mail скрыт] Российская Федерация #21[370674] 26 января 2013, 14:00 а в папках-регистраторах они у вас на дырки насаживаются?) Или в файле? Каждый раз доставать из файла не очень удобно Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Огромное спасибо всем форумчанам за помощь!!! Анхен [email protected]На коробку наклеила номенклатурный номернаименование учреждения Т-2 ЛИЧНЫЕ КАРТОЧКИ РАБОТНИКОВ Вот. Если неправильно делаю, подскажите.

Личная карточка содержит персональные данные сотрудника (дата и место рождения, образование, место жительства и т.п.) и заполняется при поступлении его на работу.

В течение трудовой деятельности работника в личную карточку вносятся сведения о назначении его на должность, перемещениях по должности, отпусках, увольнении.

Мы рассказывали ранее о том, как заполнить личную карточку работника в материале по ссылке. Согласно п. 658 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 личная карточка работника должна храниться 75 лет.

На архивное хранение передаются личные карточки сотрудников только после увольнения последних из конкретной организации. Таким образом, можно сказать, законодательством не установлен определенный порядок хранения личных карточек сотрудников.

Следовательно, Вы вправе определить самостоятельно, где хранить личные карточки сотрудников (т.е.
Анхен писал(а): Да не криминально, конечно, но, на мой взгляд, удобнее отдельно.

Если нужно что-то дополнительно записать (о квалификации или об отпуске заполнить) — вытащил Т-2 и заполнил.

И не нужно всё личное дело трепать, ведь истреплется же раньше времени Да и по номенклатуре дела всё же разные Не так уж и часто приходится что-то вносить (ну отпуска, изменение фамилии — тоже не каждый день). А потом, все дело в привычке. Привыкли и кажется, что так удобно.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Malina [e-mail скрыт] Российская Федерация #29[372758] 2 февраля 2013, 17:26 у меня тоже шкаф картотечный, храню тоже в личных делах.

Но если честно половина даже не заполненны, достались от старого кадровика, а у меня руки не доходят Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Источник: http://law-uradres.ru/lichnye-kartochki-hranyatsya-vmeste-s-lichnym-delom/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.