+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Контроль заявок на расходование денежных средств: порядок организации

Содержание

Контроль денежных средств

Контроль заявок на расходование денежных средств: порядок организации

  • Любые валюты
  • Подразделения
  • Остатки
  • Доходы, расходы
  • Контрагенты
  • Дела
  • Планирование
  • Кассы и счета
  • Контроль расходов
  • Экономия
  • Анализ прибыли
  • Права доступа
  • Эксклюзивность
  • Резервное копирование
  • Платежные терминалы
  • Планировщик
  • наблюдение
  • Быстрый старт
  • Красивый дизайн
  • Легкая программа

  Язык базовой версии программы: РУССКИЙ   Также Вы можете заказать международную версию программы, в которую сможете вносить информацию на ЛЮБОМ ЯЗЫКЕ мира. Даже интерфейс сможете легко перевести самостоятельно, так как все названия будут вынесены в отдельный текстовый файл.

Любая организация ежедневно производит разные формы расчетов в денежной форме. Движение денежных средств внутри компании и за ее пределами представляет собой непрерывный процесс, который полностью характеризует деятельность фирмы.

Контроль денежных средств является незаменимым для любой организации, так как неправильное обращение с потоками денежных масс может привести к сокращению доходов или появлению убытков компании. Только один или несколько специалистов не смогут уследить за каждой статьей прихода или расхода наличных и безналичных денег.

Кропотливое заполнение всех бухгалтерских документов по каждой операции с денежными средствами поможет вести учет денежных средств. Но на правильность их заполнения, риски допущения ошибок будет влиять человеческий фактор.

Поэтому в настоящее время контроль учета денежных средств ведется прогрессивными фирмами и компаниями автоматизировано, что помогает в значительной мере снизить риски совершения ошибок. Так же большим плюсом в автоматизации контроля использования денежных средств можно назвать ускорение всех операций деятельности Вашей фирмы.

Контроль операций с денежными средствами осуществляется практически всеми организациями в обязательном порядке в ходе проведения обязательного аудита, чтобы достичь уровня предоставления достоверной бухгалтерской и финансовой информации.

Однако, чтобы получить положительные результаты аудиторской проверки, необходимо постоянно осуществлять внутренний контроль денежных средств самостоятельно. Максимально безошибочные проверки для выявления нарушений и недочетов сделать вручную практически невозможно.

Собрать единую информацию обо всех совершенных операциях, сделках и выплатах за определенный срок уже непростое занятие. Но если Вы пользуетесь специальными программами, автоматизирующими все процессы и внесение корректной информации, то Вам потребуется в разы меньше затрат времени на сбор, анализ и выведение всех накопившихся данных.

Такой программой и незаменимым помощником для Вас может стать уникальная разработка наших специалистов – программа Универсальная Система Учета. Она быстро и четко будет осуществлять внутрихозяйственный контроль денежных средств.

Программой контроля и управления могут пользоваться:

  • Любая государственная компания;
  • Частная компания;
  • Индивидуальный предприниматель;
  • Частный предприниматель;
  • и т.п.

Посмотрев следующее видео, можно быстро ознакомиться с возможностями программы УСУ – Универсальной Системы Учета. Если Вы не видите загруженное на видео, обязательно напишите нам, мы найдем другой способ показать демонстрационный ролик!

Возможности контроля и управления денежными средствами

Далее представлен краткий перечень возможностей программы Универсальная Система Учета. В зависимости от конфигурации разработанного программного обеспечения список возможностей может меняться.

  • Универсальная Система Учета осуществляет контроль поступления денежных средств, контроль расходования денежных средств, контроль наличия и движения денежных средств за любой промежуток времени с начала работы с программой;
  • Одним из первых этапов работы с программой является создание обширной базы данных, в которой собирается вся необходимая для работы, а также дополнительная информация;
  • Базу данных изначально Вы можете начать создавать с нуля либо после установки программы совершить импорт предыдущий базы данных из различных программ, таких как Excel и т.д.;
  • Планирование и контроль движения денежных средств могут происходить по различным критериям: выбранной операцией, контрагентом, датой и т.п.;
  • Поиск по Вашей базе данных может осуществляться не только по одному из выбранных критериев, но и по нескольким одновременно, что значительно ускорит и облегчит поиск необходимой информации;
  • Контроль за движением денежных средств будет осуществляться легче в многопользовательском режиме работы УСУ;
  • Когда в программе контроля учета денежных средств работают одновременно любое количество пользователей, Вам легче проследить и точно определить с каким контрагентом произошла операция, на каком основании, с каким из сотрудников, на какую сумму и происходили ли какие-либо изменения в данной операции;
  • С помощью разных уровней доступа пользователей к внесению изменений в программу можно вести полный контроль расхода денежных средств;
  • Контроль движения денежных средств происходит с помощью выведения отчетов по деятельности компании за любой промежуток времени;
  • Специально для руководящего менеджмента Вашей фирмы в УСУ имеется функция внутреннего аудита, нажатие одной кнопки обеспечивает дополнительный контроль;
  • УСУ дает возможность работать в программе нескольким пользователям одновременно, облегчая передачу информации между филиалами и подразделениями;
  • Отличным преимуществом программы является возможность создания уникальных отчетов о финансовом положении компании по индивидуальному заказу;
  • Универсальная Система Учета поможет избежать дополнительных расходов, избежать убытка и увеличить Ваш доход;
  • Опробовать базовую конфигурацию нашей программы бесплатно Вы можете в любое время. Сделать это крайне просто – скачайте эту демо-версию с нашего сайта;
  • По контактам на нашем сайте Вы можете получить бесплатную презентацию всех дополнительных функций программы и получить ответы на Ваши вопросы!

Скачать программное обеспечение для контроля денежных средств

Ниже располагаются ссылки для загрузки. Скачать бесплатно можно презентацию программного обеспечения в формате PowerPoint и демонстрационную версию. Причем, демо-версия имеет определенные ограничения: по времени использования и функционалу.

  • Презентация программы
  • Скачать демо-версию

Есть вопросы по демо-версии?Наша служба технической поддержки Вам поможет!

Напишите или позвоните нам. Контакты здесь.

Чтобы приобрести данную программу, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам или скайпу, либо просто написать письмо. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

  • Заказать программу

Источник: http://usu.kz/kontrol_denezhnyih_sredstv.php

Новое в УТ 11.2.3 Казначейство (денежные средства)

Контроль заявок на расходование денежных средств: порядок организации

Последние комментарии

Последние статьи

1 Июля 2016 Приветствую читатели моих статей по 1С:Управление торговлей ред. 11. Сегодня я расскажу, о новых возможностях подсистемы Казначейство (управление денежными средствами) в УТ 11.2.3, а также о том, как работать с новым платежным календарем в УТ 11.2. В этой статье мы рассмотрим:

Новый инструмент для  анализа остатков и движения денежных средств

В конфигурацию был добавлен новый отчет Ведомость по денежным средствам. Отчет можно открыть из раздела КазначействоОтчеты по казначействуПланирование и контроль денежных средствВедомость по денежным средствам.
По сути это стандартная ведомость, которая заменила 2 отчета, которые были в УТ 11.

1: Остатки денежных средств и Отчет о движении денежных средств. Мне лично данный вид отчета более понятен и привычен. По сути отчет объединил в себе и информацию о движениях и остатках денежных средств. Отчет имеет множество настроек и может быть детализирован до нужных разрезов.

Так же есть 2 перенастроенных варианта отчета: Движение денежных средств и Денежные средства подотчетных лиц.

Первый это кросс-таблица по месяцам, а второй отчет с отбором по подотчетным лицам.

Так же можно включить в настройках вывод движений по месяцам в виде графика.

Отчеты Ведомость по денежным средствам и Денежные средства у подотчетных лиц совмещают в себе функции отчетов , которые были в УТ 11.1 Анализ денежных потоков и Остатки денежных средств. А отчет Движения денежных средств заменяет собой  отчеты Отчет о движении денежных средств и Карточка движений денежных средств. К сведению приняли, но изменение не столь значительное, чтобы тратить на него почти 3 страницы документации. Идем дальше.

Расширение функциональности платежного календаря

Здес ьуже изменений значительно больше. Полностью переработано рабочее место Платежный календарь.
В УТ 11.1 тоже было рабочее место, но оно было больше похоже на отчет. Да и по сути это и был отчет с дополнительными командами на форме.
Изменения хорошо видны на скриншотах.

По функционалу изменения были следующие: Появилась возможность отобразить платежный календарь в трех вариантах:

  1. Список заявок – выводится только список заявок на расходование денежных средств.
  2. Календарь – выводится платежный календарь.
  3. Список заявок и календарь – окно делится на две части список заявок и платежный календарь.

Давайте подробнее рассмотрим схему работы с платежным календарем, т.к. она не совсем интуитивно понятная.

Как работать с платежным календарем в УТ 11

Создадим две заявки на  расходование денежных средств. Первую на оплату поставщику на сумму 50 тысяч рублей и вторую на выдачу подотчетному лицу на сумму 1000 рублей.

Помимо суммы и плательщика в заявках есть два важных параметры, влияющие на платежный календарь. Это Статус заявки и Распределение по счетам, т.е. с какого счета или кассы будет расход денежных средств.

Для того, чтобы заявки попали в платежный календарь они должны иметь статус Согласованы.

Переходим к работе в рабочее место Платежный календарь. Но перед этим введем начальные остатки по расчетному счету 100 000 рублей и 10 000 по кассе.
Если обратить внимание на остатки денежных средств, то они не изменились, хотя заявки согласованы. Это из-за того, что не выполнено распределение сумм по счетам. Выполним распределение сумм заявок (суммы к распределению отображаются в колонке К распределению). Распределение выполняется по кнопке Распределить.
Сначала выполним распределение суммы 1000 рублей. Распределение будет на основную кассу, т.к. мы в заявке указали оплату наличными. При этом в заявке будет заполнена табличная часть Распределение по счетам.
Если бы у организации было несколько касс, то в заявке в табличной части можно указать распределение по нескольким касса или по кассам и расчетным счетам одновременно. Далее распределим и сумму к оплате поставщику.

Что интересно, автоматическое распределение сначала списало остаток из кассы 9000 рублей, а затем 41 000 рублей с расчетного счета. Если помните форму оплаты, то  мы не указали в этой заявке, куда распределять суммы.

Но думаю такое автоматическое распределение устроит не всех, по этому необходимо будет зайти в заявку и откорректировать распределение по счетам. Также при выполнении распределения статус заявки меняется на К оплате.

Единственное неудобство я не увидел где в интерфейсе отображается статус заявки. Непонятно, какая из заявок готовая к оплате, а какая нет. Узнать это можно будет только при попытке создать платежный документ, при этом если заявка не в статусе К оплате будет ошибка. Для создания платежных документов предназначен выпадающий список команд Платежи.
Для изменения статуса К оплате в заявке на расходование денежных средств предназначена команда К оплате (правда у меня она не сработала и я не разобрался в чем причина, но статус всегда можно поменять вручную).
После того, как заявка перешла в статус К оплате, самое время сформировать платежные документы. Выполнить это можно по командам из выпадающего список команд Платежи. Когда сформирован документ оплаты, заявка перестает отображаться в списке заявок на оплату. Найти заявки по которым созданы документы оплаты можно в журнале Заявки на расходование ДС в разделе Казначейство.
Обратите внимание статус заявки так и остался К оплате. Но это поселений статус заявки и факт того, что заявка оплачена определяется отдельным флажком Оплачена. Если оплату заявки не подтверждает руководство её можно перевести в статус Отклонена.

Вот кратко рассмотрен процесс работы с Платежным календарем в УТ 11.2.3. Ещё хочется рассмотреть появившиеся возможности группировки заявок и данных платежного календаря, что может упросить работу сотрудникам при большом количестве заявок и платежей.

Сначала рассмотрим возможности группировки заявок. По правой клавиши мыши в контекстном меню можно выбрать команду Группировать по. И один из трех её вариантов: по состоянию, произвольные группы или по партнеру. Либо отменить группировку выбрав без группировки.
Ещё есть возможность создавать собственные группы. Для этого сначала необходимо задать своё наименование группы.

А затем поместить эту группу заявку. И включить режим группировки Произвольные группы. Результат будет следующим.
Использование группировок в Платежном календаре происходит аналогичным образом. Режим группировки можно выбрать из выпадающего меню Группировка.
Ну и последнее есть ещё возможность устанавливать фильтр на отображения данных в платежном календаре. Настройка фильтра осуществляется по кнопке Фильтр счетов и касс.

Настройки состава платежного календаря

У Платежного календаря есть настройки. Которые позволяют настроить:

  • показ не утвержденных заявок на расходование денежных средств,
  • способ округления сумм,
  • включить показ в календаре планируемых поступлений денежных средств,
  • включить показ списанный денежных средств без оформления заявок на расходование.

Отражение результатов распределения по счетам в заявке на расходование

Об этой возможности я рассказывал выше. В документе Заявка на расходование денежных средств есть табличная часть Распределение по счетам.

В этом списке можно указать банковские счета организации и/или кассы по которым будет происходить плановое списание денег.

И на основании этих данных будет формироваться Платежный календарь в разрезе счетов списания.

От автора:

В этой статье мы рассмотрели изменения в Платежном календаре в 1С Управление торговлей, ред. 11.2.3. А так же прошли путь от формирования заявки на расходование денежных средств и заполнение платежного календаря, до оплаты и закрытие заявок. Изменений по платежному календарю много, я бы сказал даже, что это новый платежный календарь более функциональный и удобный. Подписывайтесь и до новых встреч!

Источник: https://ut11-bitrix.ru/new-in-version-11-2-3/novoe-v-ut-11-2-3-kaznacheystvo-denezhnye-sredstva/

Управление заявками на платежи

Контроль заявок на расходование денежных средств: порядок организации

Задача организации прозрачного и эффективного процесса сбора, согласования и утверждения заявок на платежи наиболее актуальна на предприятиях, имеющих развитую организационную структуру: несколько центров финансовой ответственности, значительную численность персонала, вовлеченного в процесс инициирования платежей, а также использование процедур согласования и утверждения планируемых расходов. За решение этой задачи в программе “Управление финансами” отвечает система управления заявками на платежи, позволяющая организовать эффективный и контролируемый процесс осуществления платежей, а также предотвратить сверхнормативное или нецелесообразное расходование денежных средств.

Основные возможности системы управления заявками на платежи

Система управления заявками на платежи позволяет:

  • выявить и объединить в едином информационном пространстве возникающие потребности в платежах. Поскольку взаиморасчеты между контрагентом и организацией строятся через сотрудников подразделений, вся информация о том, когда, кому и сколько средств необходимо перечислить находится у них. В обычном виде эта информация не структурирована, разрознена и не доступна для оперативного анализа и принятия решений руководством компании. Регистрация всех планируемых сделок с поставщиками (контрагентами) в виде заявок на платежи позволяет объединить и упорядочить информацию о потребности в платежах, а также получить общий объем денежных средств, необходимых для проведения расчетов с контрагентами;
  • привести к единому стандарту процесс учета проводимых сделок с контрагентами. Единые требования к регистрации (учету) заявок на платежи, возможность прикрепления к заявке сопроводительных документов (договоров, счетов на оплату, сертификатов и т.п.), обеспечивают оперативность анализа и прозрачность планируемых сделок с поставщиками (контрагентами);
  • обеспечить координацию процесса утверждения заявок путем формирования задач всем участникам процесса. Для каждого центра финансовой ответственности и для организации в целом определяется перечень лиц, утверждающих зарегистрированные заявки, и тем самым формируются маршруты движения документов в соответствии с организационной структурой компании. Процесс утверждения, заложенный в систему, позволяет сделать процедуру утверждения заявок более прозрачной, поскольку в каждом документе отражены сведения о тех пользователях, которые утвердили или отклонили заявку на платеж, а также о тех, кто не выполнил поставленную перед ними задачу;
  • планировать платежи контрагентам на основании утвержденных заявок, формируя оперативный план платежей (платежный календарь);
  • контролировать исполнение (оплату) утвержденных заявок на платежи. В каждом документе заявки отражены сведения о сформированных на основании заявки планов расходования денежных средств и платежных документах.

Ниже представлена схема управления заявками, реализованная в системе.

Общая схема управления платежами компании

Порядок работы с заявками на платежи

Для работы с заявками на платежи (регистрации, утверждения) в системе предназначен документ “Заявка на платеж”. Порядок работы с документом отвечает общепринятым стандартам документооборота, в соответствии с которыми жизненный цикл заявки состоит из следующих этапов:

  • Формирование заявки – является этапом, на котором подразделения организации заявляют о потребности в проведении платежей, определяя их назначение, сроки исполнения и прочие характеристики путем регистрации в системе документов “Заявка на платеж”;
  • Рассмотрение заявок (утверждение или отклонение) – следующий этап, в процессе которого руководитель(ли) рассматривает целесообразность платежа и принимает решение об утверждении либо отклонении заявки;
  • Исполнение заявки – заключительный этап, на котором происходит оплата утвержденных заявок и дальнейший контроль прохождения сделки (поставка материальных ценностей, услуг и т.п.).

На каждом этапе жизненного цикла система формирует задачи для пользователей, причастных к процессу движения (прохождения) документа. Эти задачи позволяют координировать процесс движения заявок и подразделяются на следующие виды:

  • Регистрация – данная задача возникает при записи нового документа заявки и адресована пользователю, создавшему документ (ответственному лицу). Задача исполняется автоматически после передачи документа «На утверждение»;
  • Утверждение – эта задача возникает после передачи документа заявки на утверждение и адресована пользователям, утверждающим заявки в центрах финансовой ответственности и организации в целом. Задача исполняется утверждающим лицом (пользователем) в результате принятого по заявке решения (утверждения или отклонения);
  • Контроль оплаты заявки – задача возникает после утверждения заявки всеми утверждающими лицами и адресована пользователю, сформировавшему документ «Заявка на платеж». Задача исполняется в ручном режиме после прохождения сделки (оплаты и поставки).

В процессе движения документ “Заявка на платеж” может принимать следующие статусы: “Черновик”, “На утверждении”, “Утвержден” или “Отклонен”, “Контроль исполнения”, “Исполнен” или “Отменен”. Изменение статусов документа происходит в результате выполнения пользователями перечисленных задач. Рассмотрим этапы движения документа “Заявка на платеж” в системе.

Формирование заявки на платеж

На первом этапе сотрудником организации регистрируется документ “Заявка на платеж” и сохраняется в программе.

При записи, за документом закрепляется ответственное лицо – пользователь, создавший заявку, а сформированный документ получает статус «Черновик».

Статус документа отображается в правом верхнем углу формы документа, а ответственное лицо – в левом нижнем углу. Заявки на исходящие платежи со статусом «Черновик» можно изменять и дополнять без каких либо ограничений.

После того, как заявка на исходящий платеж окончательно сформирована и наполнена достаточной информацией, ее необходимо отправить на утверждение. Для передачи заявки на утверждение необходимо на командной панели формы документ нажать кнопку «На утверждение». В результате документ получит статус “На утверждении”.

После получения документом статуса отличного от «Черновик» (например, «На утверждении» или «Утверждена») изменение данных невозможно, т.е. форма документа открывается только для просмотра.

В системе “Управление заявками на платежи” реализована схема параллельного рассмотрения и утверждения заявок. Это означает, что задачи по утверждению документа возникают одновременно у всех утверждающих лиц.

Порядок утверждения заявок на платежи задается администратором программы в настройках списка утверждающих лиц.

В зависимости от выполненных настроек заявки, направленные на утверждение, обрабатываются по двум сценариям:
  1. Задан список утверждающих лиц для организации или ЦФО. В этом случае документу, направленному на утверждение, присваивается статус «На утверждении», а для утверждающих лиц создается задача рассмотреть целесообразность оплаты данной заявки. Присвоение документу заявки статуса “Утвержден” возможно только при положительном решении (утверждении) всех утверждающих лиц. Более подробно с порядком утверждения заявок на платежи можно ознакомиться в разделе, описывающем работу помощника утверждения заявок.
  2. Список утверждающих лиц не задан. В этом случае подразумевается, что заявки этого центра финансовой ответственности в утверждении не нуждаются и принимаются к оплате сразу. Такие документы при передаче на утверждение получают статус «Утвержден» и формируют задачи по контролю исполнения заявки.

Исполнение заявки на платеж

Для исполнения утвержденных заявок необходимо выполнить следующие действия:

  1. Запланировать оплату по заявке. Планирование платежей осуществляется в системе “Платежный календарь” с помощью интерфейса “Планирование платежей” документом “План расходования денежных средств”. Документ планирования вводится на основании утвержденной заявки и включает сумму платежа по заявке в платежный календарь организации.
  2. Оплатить заявку согласно платежному календарю организации. Работа с платежными документами организации осуществляется в системе “Платежный календарь” с использованием документа “Реестр платежей”.
  3. После выполнения всех условий сделки (оплаты, поставки и т.д.) необходимо установить документу “Заявка на платеж” статус “Исполнена”. Для этого нужно открыть задачу по контролю исполнения заявки (отображается в списке задач пользователя, сформировавшего документ заявки) и нажать на кнопку “Заявка исполнена”.
  4. В исключительных ситуациях утвержденная заявка может быть отменена. Для этого необходимо открыть задачу по контролю исполнения заявки и нажать на кнопку “Заявка отменена”.

Управление правами доступа пользователей к документам заявок

Возможность работы с системой формирования и утверждения заявок доступна пользователям, которым установлен набор прав “Формирование заявок на платежи”.

Этот набор прав позволяет оформлять заявки, отслеживать процесс их согласования, утверждения и оплаты.

Пользователи с данными правами НЕ ИМЕЮТ ДОСТУПА к следующим разделам: информации о запланированных платежах и поступлениях, данных о фактическом движении и остатках любых видов денежных средств.

На пользователей, использующих этот набор прав, дополнительно могут быть наложены ограничения по доступу к заявкам в разрезе организаций и ЦФО.

Источник: http://systecs.ru/programs/upravlenie-zayavkami-na-platezhi/

Расходование денежных средств

Контроль заявок на расходование денежных средств: порядок организации

Чтобы внедрить систему финансового контроля БДДС в момент формирования заявок на расходование средств, необходимо изучить взаимодействие финансового отдела с другими подразделениями, а также разработать единую нормативно-справочную информацию. Если нет возможности автоматизировать контроль денежных потоков через бюджет, то можно автоматизировать его через заявки на расходование денежных средств.

Используйте пошаговые руководства:

Ранее я возглавляла финансовое управление в ОАО «НАПО им. В. П. Чкалова». Это одно из крупнейших авиастроительных предприятий России со штатом около 7000 человек.

Однако в компании полностью отсутствовали правила планирования расходования денежных средств, регламент составления документов на оплату, принципы их согласования.

Подразделения предоставляли заявки на расходование денежных средств и бюджеты на месяц или квартал в виде служебных записок. При этом не было единого утвержденного перечня бюджетных статей и форм, а также центров финансовой ответственности.

В результате возникали постоянные конфликты между финансовым отделом и другими подразделениями, сотрудники жаловались на то, что заявки потеряны, не оплачены своевременно, и как следствие не исполнялся заявленный бюджет.

Чтобы упорядочить платежи и обеспечить контроль над расходованием денежных средств, было решено реализовать блок «Казначейство» в рамках проекта по внедрению системы бюджетирования на базе существующих информационных систем «1С: УПП» и SyteLine. Для этого было решено четыре задачи.

Структурирование денежных потоков в целях контроля расходования денежных средств

В первую очередь была определена структура для построения бюджета движения денежных средств: разработаны статьи движения денежных средств и их приоритетность, формы реестра платежей и платежного календаря, а также заявок на расходование и поступление денежных средств. 

Для удобства пользователей было решено привязать приоритет платежа к статьям движения денежных средств, и при этом ограничить выбор статей в зависимости от договора и ЦФО.

Чтобы обеспечить единые и понятные всем подразделениям правила организации платежного процесса, в компании был разработан и внедрен регламент «Принципы и порядок осуществления расхода денежных средств».

Этот документ содержит:

  • правила подготовки документов на поступление и расходование денежных средств;
  • принципы и порядок согласования и очередности прохождения документов на оплату;
  • алгоритм оперативного и текущего планирования платежей.

Важная задача регламента = обеспечить ограничение любых денежных расходов суммами, не превышающими величину соответствующих статей ДДС согласно утвержденному БДДС (годовому, квартальному или месячному) для каждого ЦФО.

Введение формирования заявок на расходование денежных средств

Когда у ответственного исполнителя возникает потребность в расходовании денежных средств независимо от формы оплаты (наличной или безналичной), он обязан сформировать заявку на платеж.

Этот документ создается в электронном виде в двух системах: «1С: УПП» или SyteLine. Инициатор платежа должен заполнить в заявке все требуемые реквизиты.

Далее документы на расходование средств выгружаются автоматически в информационную систему «1С: УПП» в статусе «Подготовлен» и там проводятся.

  • Как организовать систему бюджетного контроля: проектный опыт

При проведении заявок автоматически контролируется остаток по статье ДДС на месяц (квартал, год) по каждому подразделению ( ЦФО-исполнителю и ЦФО-заказчику), проекту и договору. Если превышен лимит по одной из статей ДДС, указанных в документе на оплату, то он записывается в системе «1С: УПП», но не проводится. Одновременно выдается соответствующее информационное сообщение.

На практике может сложиться следующая ситуация: лимит по статье ДДС исчерпан, но заявка на расходование денежных средств имеет высокий приоритет и она не была предусмотрена бюджетом на текущий период. В этом случае документ проверяется на возможность корректировки за счет свободных средств по другой статье ДДС данного ЦФО либо изменения бюджета этого подразделения.

Если было принято решение об отмене платежа или контрагент не выполнил свои оплаченные обязательства (не поставил ТМЦ, не оказал услугу) по проведенной в системе «1С: УПП» заявке на расходование средств, то соответствующий документ должен быть закрыт в системе «1С: УПП» и обязательно в системе SyteLine.

Согласование заявки на расходование средств происходит следующим образом. Заявка распечатывается, к ней прикладываются необходимые для осуществления оплаты документы, и ее визируют должностные лица, участвующие в процессе согласования платежей. Все утвержденные заявки сдаются в финансовый отдел по реестру приема-передачина расходование средств, и им присваивается статус «Принят».

Разработка схемы формирования реестра платежей и заявка на расходование денежных средств

Ответственные сотрудники финансового отдела ежедневно формируют в системе «1С: УПП» предварительный реестр платежей по наличным и безналичным расчетам для планирования оплаты на следующий рабочий день.

В реестр включаются все заявки, предоставленные в финансовый отдел до 12 часов текущего дня.

При этом вторично осуществляется контроль остатка по статье ДДС на месяц (квартал, год) по каждому подразделению ( ЦФО-исполнителюи ЦФО-заказчику), проектам, договорам.

В случае превышения планового лимита в текущем месяце заявка на расходование средств не включается в реестр платежей. При этом в системе «1С: УПП» ей присваивается статус «Отклонен», и в течение одного рабочего дня документ возвращается под подпись инициатору платежа для принятия решения.

После формирования в системе «1С: УПП» предварительный реестр платежей распечатывается и согласовывается с начальником финансового управления, главным бухгалтером и заместителем генерального директора по экономике и коммерции. Утром в день проведения платежей предварительный реестр представляется на подпись генеральному директору.

Если после утверждения реестра возникает необходимость изменить какие-то платежи, то ответственные сотрудники финансового отдела в системе «1С: УПП» в заявках на расходование средств изменяют «Дату расхода» и исключают их из реестра.

После этого реестру платежей присваивается статус «Утвержден», при этом все заявки на расходование средств, включенные в реестр, автоматически получают аналогичный статус.

Создать и провести платежные документы (расходные кассовые ордера и платежные поручения) в системе «1С: УПП» возможно только на основании утвержденных генеральным директором заявок на расходование средств, за исключением входящих в оперативный реестр платежей.

Информирование о произведенных оплатах (заявках на расходование средств) осуществляется средствами системы «1С: УПП» такими отчетами, как:

  • Анализ реестра заявок на расходование средств;
  • Распределение платежей по статьям ДДС, заказам и источникам финансирования;
  • Распределение платежей по статьям ФП.

Отчеты формируются после внесения информации об оплате сотрудниками финансового отдела, в срок не позднее двух рабочих дней со дня осуществления платежа.

Все заявки на расходование средств, утвержденные бюджетом текущего месяца, но не оплаченные в данном периоде, подразделения-инициаторы включают в бюджет на следующий плановый месяц по согласованию с начальником финансового управления. Он в свою очередь в последний рабочий день текущего месяца во всех таких заявках меняет параметр «Дата расхода» на второй рабочий день следующего планового месяца.

Составление платежного календаря

В целях оперативного и текущего планирования движения денежных средств в системе «1С: УПП» формируется платежный календарь на основании таких электронных документов, как плановые поступления и заявки на расходование денежных средств.

Корректировка (балансировка) платежного календаря проводится ежедневно по результатам его анализа с учетом изменений в планах поступлений и выплат. В ходе данного мероприятия необходимо убедиться, что ежедневный итоговый остаток денежных средств на всех счетах и в кассах неотрицателен.

В тех случаях, когда данная величина положительна, но на отдельных счетах или в кассе недостаточно средств для оплаты расходов, принимается решение о перемещении денег с других счетов.

В зависимости от величины остатков принимаются меры по устранению дефицита или использованию свободных денежных средств компании:

  • в случае дефицита денежных средств необходимо изменить дату расхода на более позднюю в тех заявках, у которых дата оплаты (критическая) еще не наступила;
  • при наличии профицита, превышающего величину установленного резерва на непредвиденные расходы, в заявках с датой оплаты (планируемой) ранее установленного срока по согласованию с инициатором платежа меняют дату расхода на более раннюю;
  • если величина профицита денежных средств превышает потребности предприятия, то принимается решение о вариантах использования высвободившихся сумм.

Благодаря реализованному решению, компании удалось реализовать двойной контроль бюджета денежных средств в режиме реального времени, наладить обратную связь между участниками процесса, снизить риск кассовых разрывов и организовать более рациональное использование денежных средств.

ОБ АВТОРЕ

Лариса Казакова,  «ПО “Полет”» – филиал ФГУП «ГКНПЦ им. М.В. Хруничева»

В финансовой сфере работает более 13 лет. Была финансовым директором таких компаний, какООО «МаркетСервис», ГК «Завод торгового оборудования», начальником финансового управления в ОАО «НАПО им. В. П. Чкалова», Группа компаний iLogistica. С декабря 2014 года работает в «ПО „Полет“» – филиал ФГУП «ГКНПЦ им. М. В. Хруничева».

Среди значительных реализованных проектов – постановка и внедрение управленческого учета с последующей автоматизацией в системеБЭСТ-4, «1С: 7» в ООО «МаркетСервис»; внедрение системы бюджетирования, восстановление управленческого учета и финансовой устойчивости в ГК «Завод торгового оборудования»; разработка и внедрение в ОАО «НАПО им. В. П. Чкалова» системы контроля за дебиторской задолженностью, формирования и контроля исполнения бюджета движения денежных средств. В настоящее время занимается реализацией проекта по переводу бухгалтерского и налогового учета из мемориально-ордерной системы в систему «1С: УПП» на базе платформы «1С: УПП 1.3» в «ПО „Полет“».

Источник: https://fd.ru/articles/157289-chetyre-zadachi-po-vnedreniyu-sistemy-kontrolya-rashodovaniya-denejnyh-sredstv

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.