+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

«Командировочные» суммы можно перечислять на карту работника?

Содержание

Перечисление командировочных расходов на зарплатную карту

«Командировочные» суммы можно перечислять на карту работника?

Зарплатные карты уже прочно вошли в обиход – с их помощью сотрудники большинства предприятий получают свои заработанные деньги без необходимости ждать, когда бухгалтер подготовит все бумаги, стоять в очереди и обсуждать с окружающими размеры выплат. Использование карт также облегчило труд финансистов, снизило опасности прямой работы с деньгами и сделало весь процесс расчета и выдачи зарплаты гораздо более быстрым и простым.

В последнее время к выплатам зарплаты добавилась возможность производить командировочные выплаты на те же зарплатные карты. Единственный нюанс – оформлять выплаты нужно по закону.

Законодательный обзор

В связи с большим количеством обращений, в которых самые разнообразные организации спрашивали у Министерства Финансов, можно ли производить командировочные выплаты на карты и, если да, то как оформлять этот процесс, было издано письмо от десятого октября 2013 года.

В нем были определены несколько положений:

  • предприятие вправе возмещать сотрудникам документально подтвержденные расходы на благо организации, вправе оплачивать командировочные и выдавать деньги на закупки;
  • организация вправе делать это с помощью безналичного расчета;
  • компания вправе не выдавать каждому командированному отдельную карту и использовать для возмещения расходов зарплатную карту работника;
  • организация в своих учетных актах обязана отражать процессы переводов и иметь нормативные акты, которые регулировали бы её финансовые отношения с подотчетными лицами.

Организация оказывается вправе оплачивать своим сотрудникам командировочные на карту – главное, чтобы это было отражено в бумагах

Чтобы все было законно, действовать нужно аккуратно и последовательно, чтобы ни у налоговой, ни у вышестоящих инстанций не возникло никаких вопросов.

Как оформить перевод

Первое условие, которое должно быть выполнено для того, чтобы перевод был законным: в договоре о зарплатных картах, заключенном с банком, должно быть указано, что помимо заработной платы организация может начислять на карты и другие выплаты. Если подобного пункта нет, то по умолчанию считается, что все, пришедшее сотруднику на карту – зарплата.

А значит, за перевод или придется платить подоходный налог, или же банк и вовсе его не пропустит, мотивируя это неправомерностью использования карты в подобных целях.

Если пункт в договоре есть, то можно приступать непосредственно к оформлению:

  • во внутреннем уставе организации нужно прописать, что перечисление на зарплатные карты командировочных выплат возможно и зафиксировать порядок их оформления;
  • нужно собрать все документы, которые подтверждают сам факт того, что сотрудник был отправлен в командировку: его командировочное удостоверение, приказ о направлении его в командировку, договор о найме помещения, в котором он будет жить, билеты на поезд или самолет, и любые другие бумаги, сопровождающие подготовку;
  • руководитель организации должен издать распоряжение, в котором указать, что командированному деньги должны перечисляться на карту – основанием для распоряжения должны быть документы, собранные в предыдущем пункте, а гарантом его подлинности – подпись и личная печать руководителя;
  • нужно провести непосредственный платеж, пометив его «на командировочные расходы» — это снимет вопросы о его необходимости;
  • по итогам командировки сотрудник должен составить отчет, к которому приложить все чеки, подтверждающие, что выданные ему деньги были использованы на командировочные нужды.

И только когда отчет принят и его результаты зафиксированы в учетных актах, можно считать, что перевод состоялся и был при этом абсолютно законен.

Необходимые действия

Чтобы перечисление командировочных расходов на зарплатную карту было законным, трудиться должна не только организация и лично бухгалтеры, но и каждый рядовой сотрудник, отправляющийся в командировку, должен внести свой вклад и предпринять необходимые действия:

  • когда оформляются нормативные акты, регулирующие эту сторону жизни организации:
    • положение о командировке указывает, когда сотрудник считается командированным;
    • правила внутреннего распорядка регулируют весь процесс оформления перевода со стороны сотрудника.
  • каждый работник организации должен ознакомиться с актами – и каждый по итогам ознакомления должен поставить подпись, подтверждая, что он все понял и на все согласен;
  • перед отъездом в командировку каждый сотрудник должен составить заявление, в котором указать:
    • собственное согласие на перечисление командировочных расходов на карту (в этом пункте нужно предоставить все необходимые реквизиты);
    • собственное согласие на контроль за состоянием счета со стороны организации (этот пункт значит, что сотрудник соглашается предоставить выписку по счету, если возникнет такая необходимость);
    • собственное согласие оплатить комиссию банка на выплаты за свой счет, поскольку в масштабе целой организации её наличие вычислить и учесть просто невозможно.
  • когда оформляется перевод, сотрудник должен удостовериться, что в поле «назначение» указано «командировочные нужды» с припиской «налогами не облагаются»;
  • по итогам командировки сотрудник должен составить отчет, в котором указать, на что им были потрачены деньги (к отчету должны прилагаться чеки).

Только выполнив все пункты, сотрудник может быть уверен, что в дальнейшем из-за факта перевода командировочных выплат на его личную карточку не возникнет проблем.

Зарплатные карты, не смотря на все плюсы, имеют существенный минус – все деньги, перечисленные на них, могут быть классифицированы налоговой, как заработная плата, что повлечет за собой разбирательства.

Чтобы этого не случилось, нужно помнить:

  • оформление командировки должно быть максимально официальным – все документы, от приказа о командировке до чеков за обеды в кафе должны быть в наличии;
  • у организации обязательно должен быть нормативный акт, регулирующий подобные выплаты;
  • перевод должен быть помечен «на командировочные расходы».

Основанием же для подобных советов является непосредственно Трудовой Кодекс РФ, где в 168 статье указано, что порядок выплат командировочных расходов является личным делом каждой организации и должен регулироваться или коллективным договором, или нормативным актом.

Никакого запрета на использование дебетных карт в законе не содержится.

Статья 168. Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой

Права работников во время перечисления командировочных расходов на зарплатную карту

У работника, отправляющегося в командировку и получающего выплату на карту, есть такие же права, как у сотрудника, отправившегося с выданной наличными суммой.

Это:

  • право отказаться от командировки, если имеется принадлежность к одной из групп, имеющих право на льготы, к которым относятся:
    • женщины, имеющие ребенка до трех лет;
    • родители-одиночки, имеющие детей до пяти лет;
    • родители детей-инвалидов;
    • работники, осуществляющие уход за больным родственников (факт ухода должен быть подтвержден соответствующим медицинским заключением);
    • опекуны детей до трех лет или детей-инвалидов.\
  • право вообще не отправляться в командировку, если имеется одно из препятствующих обстоятельств:
    • в случае женщин – беременность;
    • возраст до 18 лет (исключая людей творческих профессий и профессиональных спортсменов);
    • работник – студент и командировка никак не связана с его учебой.
  • право на компенсацию выходного дня, если работник вынужден отправляться в командировку на выходных;
  • право на сохранение места и заработной платы, не смотря на отсутствие;
  • право на возмещение расходов за:
    • использованный, для того, чтобы добраться до места командировки, транспорт (в этот пункт входит и страховка, и постельное белье в поезде);
    • жилье, в котором сотрудник проживал во время командировки;
    • суточные, в которые входят еда, общественный транспорт и все, что указано в нормативном акте организации.

Кроме того, у работника, получившего командировочные на карту, есть право вернуть неиспользованный остаток на расчетный счет организации. Сделать это можно не позже, чем через три дня после официального окончания командировки.

Если же работник не вернул неистраченные деньги, организация, в свою очередь, вправе вычесть остаток из его зарплаты за следующий месяц

Что важно учесть

Важно учитывать, что точного регламента, который регулировал бы перечисление командировочных расходов на зарплатную карту не существует. Единственное, чем можно руководствоваться – статья 168 ТК РФ, в которой указано, что каждая организация вправе сама регулировать свои отношения к командировочным выплатам на карту.

И если у организации есть желание их проводить, ей нужно помнить о необходимости:

  • ещё в договоре с банком прописать возможность выплачивать не только заработную плату, но и другие типы выплат;
  • составить нормативный акт и ознакомить с ним всех сотрудников организации;
  • каждому командированному собирать полный пакет документов и оформлять распоряжение руководителя касательно командировочных выплат;
  • заявления от каждого командированного;
  • отчета от каждого командированного (если в организации по какой-то причине отсутствует бухгалтер, забрать его может непосредственный начальник сотрудника);
  • пометки «на командировочные нужды» на каждой выплате.

И ещё полезно четко установить срок, в который бухгалтерия обязуется провести командировочную выплату.

Закрытие зарплатной карты Укралсиба после увольнения осуществляется согласно требований законодательства, регулирующего безналичное обращение денежных средств.

Как оформить зарплатную карту ВТБ24 онлайн, можно узнать из этой статьи.

Как подключить овердрафт на зарплатную карту Связь банка, поможет разобраться инструкция по ссылке.

Источник: http://calculator-ipoteki.ru/perechislenie-komandirovochnyh-na-zarplatnuju-kartu/

Оформление командировочных документов, расчет командировочных расходов

«Командировочные» суммы можно перечислять на карту работника?

Оформление работников в командировку начинается с Приказа о направлении работника в командировку. В нем указывается, на какой период работник отправляется в командировку, в какое место и с какими целями.

Сопутствующим документом является служебное задание, в котором более подробно указываются цель командировки, этапы взаимодействия с контрагентами, клиентами, потенциальными покупателями или другими лицами.

После оформления приказа и служебного задания следует выплата авансовой суммы, предназначенной для расходования во время командировки. Аванс покрывает суточные расходы: проживание, питание и сопутствующие расходы (проезд до места).  

Когда выплачивать аванс — до или после командировки?

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Окончательные расчеты производятся по возвращении сотрудника из командировки, после составления им авансового отчета и перечисления всех расходов, которые были произведены. Если выданный до командировки аванс не покрывает эти расходы, то сотруднику выплачивается оставшаяся сумма.

Но происходит это после утверждения авансового отчета директором организации или уполномоченным лицом, потому что зачастую бывают расходы, не обоснованные с точки зрения коммерческой деятельности. Предположим, в командировке сотрудник пообедал на крупную сумму в ресторане и приложил чек к авансовому отчету.

Директор может посчитать эти расходы необоснованными, следовательно расходы в этом случае сотруднику не возместят.   

Как выдавать командировочные — из кассы организации или перечислять на банковскую карту сотрудника?

В данном случае возможны оба варианта.

Если деньги выдаются из кассы, то делается отметка, что они выданы на командировочные расходы. Кроме того, к расходно-кассовому ордеру прикладывается заявление работника, в котором он просит выплатить ему денежные средства. Такое требование действует с 2012 года.

При перечислении командировочных на личную карту сотрудника в назначении платежа также указывается, что эти деньги на командировку или это суточные, в зависимости от того, как сформулирована в командировочном удостоверении цель командировки.

Заполнение командировочного удостоверения

Когда деньги получены, все документы оформлены, работнику выдается  командировочное удостоверение, а затем в отделе кадров, бухгалтерии или у секретаря ему ставится штемпель о том, когда он выезжает в командировку (указывается дата), откуда выезжает, ставится подпись лица, подтверждающего выбытие сотрудника с места работы.

Дата, которой заполняются графы по убытию на обратной стороне командировочного удостоверения, считается датой, когда сотрудник командирован в место назначения. После прибытия на место командировки он ставит отметку о прибытии в бухгалтерии, у секретаря или другого лица, имеющего штемпель организации.

Бывает, что командированный сотрудник направляется в одно место, а ему для решения каких-то рабочих задач приходится отправляться  в другие организации. В таких случаях на оборотной стороне командировочного удостоверения необходимо отражать все пункты, куда прибывает сотрудник и откуда он убывает, чтобы не возникло проблем в обосновании командировочных расходов.

Финальный этап заполнения оборотной стороны наступает, когда сотрудник возвращается в свою организацию.

Отметку о прибытии в организацию он ставит в отделе кадров, и на этом оборотная сторона командировочного удостоверения считается заполненной.

В течение трех рабочих дней после возращения из командировки сотрудник должен отчитаться и представить авансовый отчет обо всех произведенных расходах.

Как заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет — это документ, к которому подшиваются все первичные документы, подтверждающие расходы.

На титульном листе вписываются:

  • ФИО работника
  • подразделение
  • дата авансового отчета

На оборотной стороне авансового отчета работник указывает:

  • наименования первичных документов или наименования расходов
  • сумму, указанную в документе
  • итоговую величину по совершенным расходам
  • подпись

После заполнения оборотной стороны авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию. Бухгалтерская служба заполняет в нижней части авансового отчета корешок, в котором указываются следующие данные: кто предоставил авансовый отчет, номер авансового отчета, дату, кто принял авансовый отчет. Корешок отрывается и передается работнику в качестве подтверждения, что он этот авансовый отчет сдал.

1. Транспорт

Следует учитывать тот факт, что расходы на проезд в городском транспорте (троллейбусе, автобусе, трамвае) включены в суточные, поэтому работодатель имеет право их не возместить. Законом это не предусмотрено. Проезд в метро возмещается при условии предоставления чека и билета.

Расходы на пригородные поезда и поезда дальнего следования работодатель обязан возмещать. Также возмещается проезд на маршрутке  из одного муниципального образования в другое. При этом проезд на маршрутке внутри города не возмещается.

2. Найм жилья

До 2012 года действовали ограничения на стоимость жилья. В настоящее время законодательно найм жилья никак не ограничивается, все зависит от того, как работник договорится с работодателем. Если работодатель внутренними документами разрешает нанимать жилье в пятизвездочном отеле, то работник может это сделать. Стоимость всей суммы в этом случае будет включена в расход.   

3. Представительские расходы

Во время командировки делегации могут возникнуть различные дополнительные расходы, например, связанные с затратами на рестораны и т д.

В таких случаях вступает в силу ограничение в части представительских расходов (не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный/налоговый период).

Если это ограничение не будет преодолено, то все расходы можно учитывать при расчете налогов (налога на прибыль или налога в связи с применением УСН).

Что делать, если расходы превысили допустимые нормы? В таких случаях  работодатель может возместить работнику все расходы, несмотря на то, что норма превышена, но учесть их при расчете налогов он сможет только в той части, на которую распространяется закон, а остальную часть списать на убытки.  

Размер суточных

В настоящее время закон позволяет выплачивать суточные, которые не облагаются налогом на доходы физических лиц, в пределах 700 руб. в сутки. Но если, например, в командировку едет директор, то можно предположить, что 700 руб. в сутки ему не хватит. Ему могут назначить большую сумму, при этом сумма, превышающая 700 руб., будет облагаться налогом на доходы физических лиц в размере 13%.

В случае с загранкомандировками размер суточных варьируется в зависимости от того, в какую страну направляется командировочное лицо. Это также нормируется законом.  

Документы, утверждающие размер суточных

Величина суточных утверждается приказом директора, в котором можно прописать, каким категориям работников какая величина суточных устанавливается. Можно установить любой критерий (по отделам, должностям, фамилиям и т д.), который можно однозначно толковать и использовать при указании суточных в приказе.  

Расчет командировочных

Суточные выплачиваются за все дни нахождения сотрудника в командировке. Расчет командировочных производится по календарным дням из расчета среднего заработка.

Пример

Размер оклада сотрудника составляет 20 000 руб., он направляется в командировку. Но в прошлом месяце сотруднику выдали годовую премию в размере 100 000 руб. При расчете оплаты командировочных дней будет учитываться эта премия, выплаченная в прошлом месяце.

Она будет влиять на величину, которая ежедневно начисляется сотруднику. Если бы он работал этот месяц в организации и не направлялся в командировку, то получил бы 20 000 руб.

Но поскольку он поехал в командировку, то сумма, которую он получит, будет рассчитываться следующим образом:

Ошибки в расчете суточных  

Иногда бухгалтер неправильно начисляет сумму командировочных, и работник начинает выяснять, как ему рассчитали средний размер заработной платы.

Бывает, что не учли какие-то выплаты или вообще не посчитали командировку по среднему заработку, а просто начислили оклад.

Работник имеет право потребовать начисления заработной платы по среднему заработку, что существенно увеличит его выплаты в текущем месяце.

Бывают случаи, когда происходит и наоборот. Например, в прошлом месяце сотрудник перешел с одной должности на другую, и средняя заработная плата оказалась меньше, чем его оклад. В этом случае заработная плата за время нахождения в командировке будет меньше.  

Оплата выходных и переработок в командировке

Бывает, что сотруднику приходится не просто работать в командировке в выходной день, но еще и перерабатывать. Этого требуют служебные обстоятельства. В данном случае работнику необходимо предоставить подтверждение того, что у него действительно была переработка.

Подтверждение может быть оформлено непосредственно в той организации, в которой он работал. Например, факт переработок могут подтвердить в отделе кадров. При этом, помимо подтверждения, важно также иметь задание своего работодателя, прямо указывающее на то, что рабочий день в эти дни длился дольше на два часа.

Если работодатель не давал прямого указания на это, то он имеет право не оплачивать работнику эту переработку. Возможны случаи, когда недобросовестный работник вступает в сговор с той организацией, в которую приехал, и ему там оформляют документы, не соответствующие действительности.

Любые переработки инициируются  работодателем, сам работник не может себе продлить рабочий день.

То же самое касается и работы в выходные дни. Если работник, находясь в командировке, выходит на работу в выходные дни, то это должно быть согласовано с работодателем, должен быть оформлен приказ, и тогда его работа в выходные будет оплачена.

Если работодатель дает поручение сотруднику выйти и отработать в выходной или праздничный день, то оплата производится в соответствии с Трудовым кодексом в двойном размере. Но так как оплата командированного сотрудника производится из расчета средней заработной платы, то возникает вопрос, как ему посчитать работу в выходной день: увеличить в два раза средний заработок или оклад?

Работа в выходные дни в командировке оплачивается по двойному тарифу, то есть рассчитывается не средний заработок, а берется тариф или оклад, делится на количество рабочих дней, полученная в результате сумма умножается на 2.

Оплата служебных командировок и командировочные расходы

«Командировочные» суммы можно перечислять на карту работника?

1. Как оплатить работнику дни служебной командировки и рассчитать суточные.

2. В каком порядке возмещаются расходы на командировки.

3. Как отразить командировочные расходы в налоговом и бухгалтерском учете.

Необходимость направить работника в служебную командировку может возникнуть по самым разным причинам: участие в переговорах, заключение договора с контрагентом, покупка имущества и т.д.

Подробнее о том, какие поездки сотрудников признаются служебными командировками и о порядке их документального оформления, Вы можете прочитать в предыдущей статье.

Однако правильно оформить командировку – это только полдела: для бухгалтера особый интерес представляет «расходная» составляющая служебной командировки.

Дело в том, что любая командировка неизбежно связана с дополнительными затратами, к которым относятся, например, расходы на проезд и проживание сотрудника в месте командирования. Кроме того, работнику за время командировки полагается оплата, рассчитанная в особом порядке. В этой статье речь пойдет как раз о выплатах, связанных со служебной командировкой, их учетном отражении и налогообложении.

Работнику, направленному в служебную командировку, полагаются следующие выплаты:

  • оплата дней, проведенных в командировке;
  • суточные;
  • возмещение понесенных в ходе командировки расходов (на проезд, на проживание и т.д.).

На основании приказа о направлении сотрудника в командировку ему выдается аванс в сумме суточных, а также предстоящих командировочных расходов. Аванс может выдаваться как наличными из кассы, так и путем перечисления на банковскую карту сотрудника.

По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами, на основании которого происходит корректировка выданного ранее аванса: либо работнику возмещается перерасход, либо он вносит остаток неизрасходованного аванса.

https://www.youtube.com/watch?v=JeIT8eqk1ko

Оплата труда за дни командировки начисляется работнику по итогам соответствующего месяца вместе с заработной платой за отработанные дни и выплачивается в ближайший день, предусмотренный для выплаты заработной платы.

Так обобщенно выглядят расчеты с работником, направленным в служебную командировку. Однако все выплаты имеют свои особенности, связанные с порядком расчета, а также начисления НДФЛ и взносов. Поэтому подробнее остановимся на каждом виде выплат.

Оплата дней командировки

За рабочие дни, проведенные в служебной командировке, работнику начисляется средний заработок (п. 9  Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Средний заработок за время командировки рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы по следующей формуле:

СЗ = ЗП рп / Дн рп х Дн ком

где:

  • СЗ – средний заработок за рабочие дни командировки;
  • ЗП рп – выплаты, учитываемые для расчета среднего заработка, начисленные работнику в расчетном периоде (перечень этих выплат установлен п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы);
  • Дн рп – количество дней, отработанных в расчетном периоде;
  • Дн ком – количество рабочих дней, приходящихся на дни командировки.

В качестве расчетного периода принимается период, равный 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу начала командировки. Если работник отработал в организации меньше года, то для него расчетный период будет начинаться с первого дня работы и заканчиваться последним календарным днем месяца, предшествующим месяцу начала командировки.

! Обратите внимание: Выходные или нерабочие праздничные дни, проведенные в командировке, подлежат оплате в том случае, если работник в такие дни работал или выехал в командировку, вернулся из командировки, находился в пути к месту командировки или обратно.

 Оплата выходных или нерабочих праздничных дней, проведенных в командировке, производится в размере не менее двойной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) или в размере одинарной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) с предоставлением отгула (ст. 153 ТК РФ, п.

5 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Подробнее об этом читайте в статье «Работа в выходные и праздники: как оформить и оплатить».

***

Пример расчета оплаты служебной командировки

ООО «Альфа» направила своего работника Иванова А. В. в служебную командировку с 8 по 14 февраля 2015, при этом 8 февраля (день выезда в командировку) и 14 февраля (день возвращения из командировки) приходятся на воскресенье и субботу, соответственно. В ООО «Альфа» установлена 5-тидневная рабочая неделя.

В течение расчетного периода (с 1 февраля 2014 по 31 января 2015) Иванов А.В. был в отпуске с 4 по 17 августа 2014, а также на больничном с 8 по 12 декабря 2014, остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью. Иванову А.В. установлен оклад в размере 30 тыс. руб.

, дополнительных выплат в расчетном периоде не было.

  • Заработная плата за неполностью отработанные месяцы составила:
    • За август 2014 года: 15 714,29 руб. ( 30 000 руб. / 21 дн. х 11 дн. )
    • За декабрь 2014 года: 23 478,26 руб. ( 30 000 руб. / 23 дн. х 18 дн. )
  • Сумма выплат, учитываемых для расчета среднего заработка, за расчетный период составила:
    • 339 192,55 руб. (30 000 руб. х 10 мес. + 15 714,29 руб. + 23 478,26 руб.)
  • Количество дней, отработанных в расчетном периоде:
  • Средний заработок за рабочие дни командировки:
    • 7 373,75 руб. (339 192,55 руб. / 230 дн. х 5 дн.)
  • Оплата выходных дней, приходящихся на дни командировки (в двойном размере без предоставления отгула):
    • 6 315,79 руб. (30 000 руб. / 19 дн. х 2 х 2 дн.)
  • Итого оплата дней командировки:
    • 15 164,29 руб. (7 37,75 руб. + 6 315,79 руб.)

***

С сумм оплаты дней, проведенных работником в командировке, удерживается НДФЛ, а также начисляются страховые взносы в том же порядке, что и с сумм заработной платы.

Суточные

При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (ст. 168 ТК РФ).

Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Как определяется фактический срок служебной командировки, и какими документами он подтверждается, рассмотрено в статье «Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно».

Конкретный размер (норму) суточных, выплачиваемых командированным работникам, каждый работодатель устанавливает самостоятельно в соответствующем локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках). Целесообразно отдельно прописать размер суточных для командировок по РФ и отдельно – для командировок за границу. При этом для загранкомандировок суточные выплачиваются:

  • за день выезда из РФ — по нормам для командировок за границу;
  • за день въезда в РФ — по нормам для командировок по РФ.

Дата выезда за пределы РФ и въезда подтверждается отметками о пересечении границы в загранпаспорте или по проездным документам (для стан СНГ).

! Обратите внимание: При направлении работника в однодневную командировку (когда день выезда в командировку и день возвращения совпадают) суточные:

  • не выплачиваются, если командировка осуществляется в пределах РФ (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);
  • выплачиваются в размере 50% от нормы для командировок за границу, если командировка осуществляется за пределы РФ (п. 20 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

НДФЛ не удерживается с сумм суточных, не превышающих 700 руб. за каждый день командировки по РФ и 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Страховые взносы не начисляются на всю сумму суточных в пределах норм, установленных локальным нормативным актом организации (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).

Возмещение расходов, связанных с командировкой

Согласно ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику, направленному в командировку, следующие расходы:

  • по проезду;
  • по найму жилого помещения;
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Как и в случае с суточными, порядок возмещения расходов, понесенных работником в командировке, необходимо закрепить в локальном нормативном акте.

Так, например, в локальном акте, регулирующем служебные командировки, можно прописать, что расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются в сумме фактически понесенных затрат, но не более стоимости проезда транспортом определенного класса или категории (например, в салоне экономического класса в случае пользования самолетом). Таким образом, у работников не возникнет соблазна «пошиковать» в командировке за счет организации, а работодатель обезопасит себя от неоправданных расходов.

Для обоснования понесенных расходов работник по возвращении из командировки представляет авансовый отчет с подтверждающими документами. Такими документами могут служить, например:

  • для расходов на проезд: проездные билеты, распечатка электронного билета или посадочного талона (в случае покупки электронного билета); чеки ККТ (если использовались услуги такси); документы, подтверждающие использование личного транспорта сотрудника (если проезд в командировке осуществлялся на личном транспорте сотрудника) и т.д.;
  • для расходов по найму жилого помещения: чек ККТ и счет гостиницы; договор аренды квартиры (комнаты); договор с риэлтерским агентством (если поиск жилья произведен через него), квитанция к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства недвижимости, и т.д.
  • для прочих расходов: документы, подтверждающие оплату услуг связи, списки телефонных вызовов с указанием дат и времени (для расходов на услуги связи); багажная квитанция (для расходов по хранению багажа) и т.д.

В ТК перечень расходов, которые работодатель компенсирует командированному работнику является открытым, то есть в числе иных расходов могут возмещаться практически любые расходы, предусмотренные локальным актом о командировках или произведенные с разрешения работодателя.

Кроме того, работодатель может предусмотреть порядок возмещения расходов, понесенных в служебной командировке, по которым отсутствуют подтверждающие документы.

Однако далеко не все  командировочные расходы, которые работодатель оплачивает сотрудникам, освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами.

Не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами следующие расходы на служебные командировки (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ, п. 2 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ):

  • на проезд до места назначения и обратно,
  • сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
  • расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
  • на провоз багажа,
  • расходы по найму жилого помещения,
  • расходы на оплату услуг связи,
  • сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта,
  • сборы за выдачу (получение) виз,
  • расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Источник: http://buh-aktiv.ru/oplata-sluzhebnyh-komandirovok-i-komandirovochnye-rashody/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.