+7(499)495-49-41

Как выбрать СЭД

Содержание

Зачем нужна система электронного документооборота и какую лучше выбрать

Как выбрать СЭД

Автоматизация – это здорово. Время толстых папок с кипами деловых бумаг прошло, а электронные документы создаются, исполняются и архивируются в несколько кликов или вообще самостоятельно. Нет, у вас не так? Значит, пора всерьёз заняться организацией электронного документооборота. Подберите хорошее программное обеспечение, и всё будет хорошо. Точно лучше, чем сейчас.

Что такое СЭД?

СЭД, или система электронного документооборота – это система компьютерного ПО, которая нужна для организации работы с электронными неструктурированными документами.

Вторая (но не менее важная) задача СЭД – организация взаимодействия между сотрудниками путём передачи документов, выдачи индивидуальных заданий и других аналогичных действий.

Словом, эта система позволяет создавать, изменять, искать, назначать и передавать любые содержательные акты в электронной форме.

С понятием СЭД тесно связано другое понятие – «ECM-система». Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, которые применяются для сбора, накопления и хранения информации, управления ей и доставки всем адресатам внутри организации.

Не нужно путать два этих определения. ECM – это более глобальная система. Чтобы эволюционировать до уровня ECM, СЭД должна расширить свой функционал (то есть содержать средства сканирования, поддерживать правила хранения бумаг, гарантировать их сохранность и т.

д).

Важный совет предпринимателям: не тратьте своё время, даже на простые рутинные задачи, которые можно делегировать. Перекладывайте их на фрилансеров «Исполню.ру». Гарантия качественной работы в срок или возврат средств. Цены даже на разработку сайтов начинаются от 500 рублей.

Словом, электронный документооборот – это кровеносная система фирмы.

Что даёт СЭД руководителю?

СЭД здорово упрощает деятельность фирмы.

  1. Обеспечивается прозрачность большинства бизнес-процессов. Руководитель отчётливо видит каждый этап процесса документооборота и может более эффективно его контролировать.
  2. Значительно повышается исполнительская дисциплина. Обычно более 20 % назначенных и распределённых заданий не выполняются ответственными за них работниками. СЭД же позволяет сократить этот процент до нуля (в идеале, конечно).
  3. Сокращаются временные затраты на все рутинные операции с документами. Поиск, согласование, создание тех или иных актов – всё это можно осуществить за считаные секунды. В результате ускоряются и все остальные процессы. Как мы помним, время – деньги.
  4. Обеспечивается конфиденциальность информации. У каждого сотрудника есть свои пределы доступа, с каждым документом работают только те люди, которые должны это делать в соответствии со своими обязанностями и квалификацией. К тому же все действия протоколируются (не только подписание или изменения, но и чтение).
  5. Обеспечивается выполнение требований международных стандартов ISO 9000. Одно из базовых требований этих стандартов – прозрачность документооборота и информационного воздействия.
  6. Внедрение инноваций происходит легко и безболезненно. Новые правила работы почти мгновенно доводятся до сведения всех сотрудников, а сроки обучения новичков в разы сокращаются. Когда каждый может быстро отыскать необходимую инструкцию, «стопорных» моментов почти не возникает.
  7. Развивается корпоративная культура. Взаимодействие работников оптимизировано, горизонтальные связи налажены, ответственность чётко обозначена – в таких условиях команда спаивается в эффективный, безошибочно функционирующий механизм. А это не такая уж мелочь.

задача всех систем автоматизации – заменить человека системой. СЭД не исключение. Обычно в компании есть несколько «золотых» сотрудников, на которых всё держится. Они всё знают, всё умеют, и стоит им уволиться, как происходит коллапс в миниатюре.

Хорошего в этом мало. Автоматизация же распределяет груз ответственности на всех поровну и позволяет контролировать происходящее в онлайн-режиме. Как следствие, повышаются скорость и качество обслуживания клиентов.

Как глобальное следствие, возрастают конкурентные преимущества компании.

В каких случаях сэд не поможет?

Мы понимаем, что волшебных таблеток не бывает. СЭД – не панацея, это всего лишь удобный инструмент со своим назначением. Молотком не прикрутишь гайку, а СЭД не поможет вам в решении некоторых важных задач.

Дело в том, что эта электронная система «заточена» на работу с неструктурированной информацией. Поэтому заниматься с помощью СЭД кадровым делопроизводством или налоговым/бухгалтерским учётом бессмысленно. Например, при работе с кадрами не обойтись без структурированных выборок по персоналу (по специальностям, датам приёма и увольнения, образованию, квалификации).

Храниться такие выборки должны в базе данных, но никак не в виде хаотичного «облака». То же самое относится к финансовым актам: накладные, счета-фактуры и прочие бумаги должны быть чётко структурированы. А для этого нужны специализированные бухгалтерские системы (то есть более узкие и специфичные инструменты).

При анализе и моделировании бизнес-процессов на СЭД опираться тем более не стоит.

Виды СЭД

Существует несколько классификаций – по общей и специальной функциональности, технологии управления контентом, компонентам… Но вся эта теория имеет значение только для разработчиков.

Вам ведь нужны практические решения, а не технические списки? В таком случае обратим внимание на самое животрепещущее – количество реализуемых функций.

По этому параметру среди СЭД выделяют следующие виды:

  • системы делопроизводства;
  • электронные архивы;
  • workflow-системы;
  • комплексные или ECM-системы.

Каждый следующий уровень масштабнее и круче предыдущего.

Как выбрать?

Главный минус разработчиков автоматических систем документооборота – косность. Из описаний зачастую мало что можно понять, промоматериалов мало, разбираться сложно… Придётся запастись терпением и проверить несколько СЭД по шестиступенчатому алгоритму.

  1. Изучите, что может СЭД в плане функционала. Читать стандартные тексты на главных страницах сайтов этих систем бессмысленно, поэтому ищите разделы «Возможности», «Решаемые задачи» и т.п. Ваша задача – отыскать конкретный список реализуемых задач. Отфильтровывайте фразы в духе «обеспечить максимально комфортную работу с документами на всех уровнях». Описание технологий и дополнительных возможностей тоже не пригодится. Если конкретики практически нет – это плохо.
  2. Смотрите на примеры использования. Функционал – это важно, но не менее важно то, как он реализован. Попробуйте найти раздел, в котором речь идёт о конкретной функции или модуле (можно заглянуть в «дополнительные материалы»). Если в этом разделе будет тематическая презентация в стиле «отправляем договор на согласование» – здорово. Если нет – вы рискуете после покупки СЭД нарваться на нечто малопонятное и трудноуправляемое. Ищите материалы, которые ясно демонстрируют процесс проведения конкретных операций. Кстати, на этом этапе 80 % систем отсеется.
  3. Посмотрите на скриншоты. Действительно ли функционал так прост и обширен, как говорит разработчик? Не выглядит ли система хаотичным нагромождением вкладок, разделов, кнопок? Скрин – это доказательство того, что написанное на сайте соответствует истине. Если скриншотов много и они качественные – значит, разработчик хотя бы не опасается показать свою систему «как есть», что уже обнадёживает. Если же снимков экрана мало, а разрешение у них плохое – стоит задуматься. Если система хороша, почему бы её не продемонстрировать?
  4. Посмотрите видеоролики. Это самый простой способ понять, как функционирует СЭД и насколько она удобна в использовании. Как правило, разработчики размещают на своих сайтах короткие обзорные ролики, обучающие видео и длинные записи вебинаров, проводимых с целью презентации. Хороших, качественно «слепленных» роликов мало, и выкладывают их далеко не все. Если не найдёте ничего вразумительного на сайте – попробуйте поискать на ютубе. Возможно, какой-нибудь пользователь записал и выложил свой обзор.
  5. Как выбрать СЭД, не попробовав хотя бы одну-две из них в деле? Обязательно проверьте, предусмотрена ли демо-версия (или бесплатный пробный период). Забавно, но демо-версию предоставляют очень немногие. Разработчики понимают, что при практическом применении все недоработки быстро вскроются, и не желают рисковать. Поэтому наличие демонстрационного варианта – это огромный плюс.
  6. Стоимость. Надо смотреть не на саму цену, а на принципы и прозрачность ценообразования. За что именно вы заплатите, купив СЭД? На сайте должна быть табличка с указанием «удельного веса» каждого из параметров системы. Правда, разобраться в таких прайс-листах подчас довольно сложно.

А если конкретнее?

Нельзя сказать, какая именно СЭД из представленных на рынке лучше и почему. Это всё-таки софт, и разработчики регулярно вносят в него изменения и дополнения.

Система, которая была неэффективной сегодня, завтра будет смотреться очень даже неплохо по сравнению с «накосячившими» конкурентами (и наоборот).

Универсальных решений нет, и вам всё равно придётся тестировать системы по каждому из шести перечисленных параметров.

К числу самых крупных и известных СЭД относятся следующие:

  • Verdox ;
  • Optima Workflow;
  • DocsVision;
  • ТЕЗИС;
  • МОТИВ;
  • 1С-Документооборот;
  • Directum;
  • ДЕЛО;
  • WSS Docs;
  • E1 Евфрат;
  • БОСС-Референт;
  • DocLogix.

На момент написания статьи последние 5 из них выглядят откровенно недоработанными – слабый функционал, чересчур сложное и замороченное управление. Среди остальных выделить лидера не получится. Свои плюсы и минусы есть у каждой системы электронного документооборота.

Да, заниматься сравнительным анализом придётся долго, и это дело муторное. Но всё же не пожалейте времени. Помните, что вам не нужно универсальное решение, а больше функций – не значит лучше.

Ищите систему, которая идеально подойдёт именно для решения задач, связанных с деятельностью вашей компании. Если потребуется, не ограничивайтесь изучением сайтов разработчиков.

Позвоните по указанным телефонам, скиньте сообщение в службу поддержки и попросите связаться с вами по скайпу или другим удобным способом. Это CRM-систему можно подобрать за полчаса, с СЭД такое не пройдёт.

Проект компании «МедиаКит»

Источник: https://dezhur.com/db/buhgalteriya/zachem-nuzhna-sistema-elektronnogo-dokumentooborota-i-kakuyu-luchshe-vybrat.html

Виды систем электронного документооборота (ЭДО)

Как выбрать СЭД

Сегодня, большинство документов изначально создаются в электронном виде. Те же, что попадают в организацию на бумаге, часто подвергаются оцифровке. Поэтому, когда мы говорим об управлении документооборотом, то должны иметь в виду не только бумажные документы, но и формализацию движения электронных версий, то есть ЭДО.

Существуют разные виды, способы организации электронного документооборота – создание общего файлового хранилища на сервере, использование внутренней почты или иных коммуникационных систем.

Но это работает до определенного уровня решаемых задач и масштабов деятельности компании. Если идти дальше, нужно внедрять схему, которая позволит упорядочить работу с бумажными документами, с электронными.

Это позволяют сделать ЭДО различных видов.

Цель электронного документооборота – эффективность!

Времена, когда внедрение СЭД могло быть данью моде, ушли в прошлое. Сейчас организации, переходящие на ЭДО, в первую очередь думают об эффективности. Её повышение возможно двумя способами – через увеличение результата, уменьшение затрат. Современные СЭД используют оба эти способа.

Так, снижению затрат способствуют:

  • Сокращение затрат на бумагу (распечатку, копирование, пересылку и пр.).
  • Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников. По оценкам западных консалтинговых компаний, доля времени на выполнение рутинных, непроизводительных операций над документами может составлять до 20-30% всего рабочего времени (а на практике – до 60-70%). Снизить такие затраты – одна из важнейших целей внедрения СЭД.

На результативность при внедрении СЭД влияют:

  • Ускорение информационных потоков (более оперативная информационная поддержка менеджмента – выше скорость принятия решений).
  • Изменение корпоративной культуры (повышение информационно-технологической подготовленности персонала, способствующее лучшему восприятию инноваций).

Основные задачи

Внедряя ЭДО, организации чаще всего планируют решить следующие задачи:

  • повышение эффективности управления путем автоматизации контроля выполнения, большей прозрачности деятельности подразделений, отдельных сотрудников;
  • автоматизация бизнес-процессов с их одновременной оптимизацией;
  • обеспечение поддержки накопления, управления и организации доступа к корпоративной информации, знаниям;
  • протоколирование деятельности компании в целом, ее отдельных подразделений, рабочих групп, сотрудников с использованием этой информации для поддержки принятия решений т.д.;
  • сокращение оборота бумажных документов (с целью снижения издержек);
  • упрощение, удешевление хранения документов, использующихся в текущей деятельности, за счет создания оперативного электронного архива.

Факторы, влияющие на выбор СЭД

Любая организация, выбирающая СЭД, руководствуется определенными критериями. На выбор влияют факторы, характеризующие саму организацию и ее документооборот.

Они касаются особенности организационной структуры, бизнес-процессов, имеющихся требований к документообороту, видов контента, необходимого функционала системы, способов внедрения, поддержки, ее развития, интеграции и т.д. Подробнее
Общая классификация

Любая классификация является условной. Выделяют виды систем электронного документооборота по функционалу и решаемым задачам, по масштабам предприятий, по архитектуре и т.д.

По функционалу и решаемым задачам выделяют следующие:

  • Системы делопроизводства. Предназначены для организаций с жестко формализованными правилами документооборота и вертикальным управлением.
  • Электронные архивы. Они не предназначены для поддержки движения документов, главная цель – организация хранения и поиска нужных данных.
  • Workflow-системы. В их центре – бизнес-процессы, которые они автоматизируют, а документы и документооборот являются средством осуществления потоков работ.
  • ЕСМ-системы. Это комплекс управления корпоративным контентом, которые реализуют сразу несколько функций – управление: документами; образами документов (Document Imaging); записями; потоками работ (Workflow); веб-контентом (WCM); мультимедиаконтентом (DAM); знаниями (Knowledge Management); коллективным взаимодействием (Collaboration).

Большинство СЭД, представленных на рынке, содержат элементы сразу нескольких видов СЭД.

Как же выбрать «правильную» СЭД?

Итак, выбор системы документооборота – сложный процесс, который зависит от многого. Если это коммерческая компания, решающий вес имеет возможный экономический эффект от внедрения.

Если это государственное учреждение, акцент делается на поддержку всех задач, решаемых организацией, и особенностях этих задач, связанных со спецификой деятельности.

Учесть все факторы что бы помочь вам с выбором всегда готовы специалисты нашей компании.

Эдо от компании эос

ЭОС предлагает несколько вариантов СЭД, отличающихся как по архитектуре, так и по функционалу, из которых вы можете подобрать оптимальное решение:

  • «ДЕЛО» – «коробочное» решение для автоматизации документооборота в организациях любого размера. Полностью соответствует формальным требованиям, установленным в России со стороны государства к ведению документооборота. 
  • EOS for SharePoint – система электронного документооборота, автоматизации бизнес-процессов и коллективной работы на платформе Microsoft Share Point. 
  • eDocLib – универсальная платформа для создания корпоративного хранилища данных, оперативной работы с информацией/знаниями и управления взаимодействием пользователей.
  • «АРХИВНОЕ ДЕЛО» – специализированная система автоматизации ведения ведомственных бумажных и электронных архивов.

Сотрудники ЭОС помогут Вам с выбором СЭД под ваши задачи

Источник: https://www.eos.ru/dop-info/sed.php

Как выбрать СЭД

Как выбрать СЭД

Проблема выбора системы электронного документооборота для многих банков является актуальной.

Чтобы не переплачивать за лишнее или потом не пенять на отсутствие необходимой функции, в процессе выбора СЭД в конкретной организации учитывают множество важных факторов – объем документооборота, производительность системы, ее масштабируемость, возможность кастомизации под потребности банка и т.д.

Перед внедрением СЭД необходимо просчитать риски и в первую очередь оптимизировать бизнес-процессы в банке, подготовить соответствующие регламенты и инструкции.Желательно все эти действия совершать с участием компании,которая будет заниматься внедрением системы.

Общие требования

Оптимальная система документооборота должна сочетать сквозной контроль за документационнои деятельностью в корпоративной структуре с автономностью управленческих процессов в самостоятельных подразделениях.

Таким образом, повышается скорость принятия решений и их исполнения за счет работы с электронными документами в компьютерной сети. Руководство получает возможность реально управлять работой с документами.

Кроме того, снижается зависимость от персонала как носителя технологических знаний по оформлению и учету документов.

Выбирая ту или иную систему электронного документооборота необходимо сразу определиться, что конкретно организация ожидает получить от внедрения СЭД. Иными словами, надо составить список наиболее важных требований.

Существует ряд общих требований к системам, среди которых руководитель центра документооборота Бинбанка Анна Васюнина называет следующие – полноту функциональности, удобство использования, скорость внедрения системы, гибкость настроек, возможности расширения функционала и интеграции с существующими информационными системами предприятия, высокую масштабируемость системы, возможность легкой адаптации, наличие качественной технической поддержки, репутацию вендора.

Для небольших кредитных организаций, конечно, одним из определяющих факторов выбора системы является совокупная стоимость владения СЭД.

Директор департамента развития информационных технологий банка Хоум Кредит Кирилл Кибалко говорит, что при выборе СЭД, как, впрочем, и при выборе любой крупной информационной корпоративной системы, рассматриваются все функциональные свойства данного продукта, возможность его развития, опыт эксплуатации в крупных организациях под большой нагрузкой, т.е. производительность.

Начальник отдела электронного документооборота Пробизнесбанка Георгий Долгих отмечает, что факторов, влияющих на выбор СЭД, очень много.

Среди основных он выделяет возможность измерять стоимость и время работ в СЭД, мобильность, которая подразумевает, что с системой можно работать не только с компьютера, но и с iPad, с мобильного телефона.

Важно также, чтобы процессами можно было управлять без непосредственного участия блока информационных технологий. Например, банковские аналитики в некоторых системах электронного документооборота могут самостоятельно выстраивать процессы в визуальной среде.

Наряду с этим в последнее время наблюдается тенденция перехода на тонкого   клиента   –   появляется   все большее количество систем электронного документооборота, работающих с помощью браузеров, считает Георгий Долгих.

Полнота функционала

К системам электронного документооборота предъявляются определенные требования по их функционалу.

Анна Васюнина (Бинбанк) к основным текущим требованиям отнесла, во-первых, полноценное управление документами с поддержкой всего жизненного цикла информации – от создания документа до его отправки на архивное хранение.

Во-вторых, конфиденциальность информации с разграничением прав доступа различным категориям пользователей СЭД. В-третьих, возможность применения электронной подписи (ЭП), а также создания юридически значимого документооборота (данная позиция в основном интересна для органов государственной власти).

В-четвертых, основные требования включают возможность кастомизации (изменения) СЭД под потребности компании.

Далее, интеграцию с другими информационными системами, имеющимися в организации, – с ERP-системами (в первую очередь, с модулями HR, финансовыми модулями), CRM, ПО кадрового учета, банковскими, бухгалтерскими системами (1С), ПО ABBYY, Крипто-ПРО. Кроме того, важным требованием является доступ и работа с информацией с различных мобильных устройств (iPad, Android и т.д.). Наконец, необходимо наличие бизнес-ориентированного workflow, обеспечивающего собственно взаимодействие сотрудников в бизнес-процессах.

«Для повышения производительности работы система должна обладать простым, интуитивно понятным интерфейсом с возможностью персонализа-ции контента в плане бизнес-функций пользователя, т.е. иметь несколько видов рабочих мест для различных категорий сотрудников», – считает Анна Васюнина.

Репутация разработчика

Следующий большой блок, который банки учитывают при выборе СЭД, -это требования к разработчику, который должен предоставлять постоянно действующую оперативную техническую поддержку.

По мнению Анны Васюниной, в первую очередь надо обратить внимание на репутацию поставщика, наличие у него успешных проектов, на квалификацию персонала компании-интегратора.

Кирилл Кибалко (банк Хоум Кредит) важными критериями выбора разработчика считает его зрелость, умение работать с крупными компаниями, стратегически планировать развитие системы.

«Кроме того, разработчик должен обладать финансовой стабильностью и понимать наши процессы, -подчеркивает Кирилл. – Также для нас критически важным является наличие рынка консультантов, которые могут систему внедрить. Мы принципиально против монополизма на рынке СЭД.

Крайне неудобно, когда только один-единственный консультант или компания-разработчик умеет данную систему внедрять. Мы хотим иметь возможность выбора, уверенность в том, что на рынке работают консультанты необходимой нам квалификации.

Поэтому я уверен, что для развития СЭД крайне важным является наличие развитого, зрелого рынка организаций, внедряющих этот продукт».

По мнению Георгия Долгих (Про-бизнесбанк), рынок разработчиков выглядит вполне конкурентным. При том, что в Пробизнесбанке на текущий момент СЭД «самописная», в кредитной организации параллельно происходит внедрение элементов СЭД сторонних разработчиков.

Анна Васюнина (Бинбанк) также считает, что рынок поставщиков систем электронного документооборота и решений класса ЕСМ достаточно насыщен и развит: «На нем работает около 200 компаний. 45 компаний – производителей и поставщиков – делят 8о% рынка», – уточняет специалист.

Банковские особенности

Банки в основном предъявляют к функционалу электронного документооборота такие же требования, как и другие компании. Однако существуют и некоторые отличительные черты, особенно когда возникают вопросы касающиеся информационной безопасности СЭД.

Анна Васюнина считает, что, если финансово-кредитная организация располагает большой филиальной банковской сетью, необходима платформа, позволяющая работать в территориально распределенной среде.

«Система должна обеспечивать должный уровень конфиденциальности, быть устойчивой к случайному или умышленному воздействию, и в то же время она должна обеспечивать наивысшую степень отказоустойчивости, – уверена эксперт Бинбанка.

– Также необходимо, чтобы система обладала гибкими правами доступа к информации: у сотрудника не должно быть возможности использовать свои права в системе для несанкционированных действий». Наряду с этим СЭД, как подчеркивают эксперты, должна обладать сертификатами ФСТЭК и ФСБ.

В связи с угрозами информационной безопасности необходимо принимать эффективные действия по обеспечению ИБ в СЭД.

Начальник управления внутренней защиты Росгосстрах Банка Николай Кузьмин к таким мерам относит четкое разграничение прав доступа пользователей к электронным документам, в том числе прав на просмотр, изменение и удаление документов и протоколирование всех действий пользователя в системе.

«Также обязательными мерами являются наличие персонального логина и пароля для входа в систему и применение ЭЦП – отмечает эксперт. – Эффективным шагом может быть отделение внутренней сети от внешней».

МНЕНИЕ ЭКСПЕРТА

Александр ОСИПОВ, менеджер по продуктам компании ЭОС

Современные ЕСМ-системы помогают добиться повышения эффективности и оптимизации бизнес-процессов. У сотрудников банка возникает возможность быстрее находить необходимую информацию. Система позволяет проводить полноценный аудит документов, обеспечивает коллективную работу и обсуждение рабочих вопросов в бизнес-контексте.

Процесс согласования документов также становится более удобным за счет гибко настраиваемой автоматизации. Банк может быть уверен в том, что хранение документов и обмен ими производятся в безопасном режиме.

Результатами внедрения полноценной ЕСМ-системы становятся более эффективная работа сотрудников, сокращение времени на однотипные операции, повышение контроля работы сотрудников и их ответственности что, в конечном счете, положительно отражается на качестве обслуживания клиентов банка и на его конкурентоспособности.

При выборе СЭД имеет смысл обратить внимание на следующие параметры. Нужно создавать единую информационную систему банка с общим интерфейсом, где пользователи смогут решать все насущные бизнес-задачи – работать с документами, исполнять поручения и контролировать их выполнение.

Грамотно организованная система также предполагает создание единого хранилища нормативно-правовой документации, возможность учета и исполнения офисных заявок на канцелярию, переговорные, отпуска, в ИТ-службу. СЭД также выступает как фундамент для обеспечения внутренних коммуникаций, где хранятся телефонный справочник, новости для сотрудников, база знаний.

В системе документооборота должна быть предусмотрена возможность объединения справочников таких систем, как ERP и CRM, со справочниками ЕСМ-системы.

Немаловажно наличие как «тонкого» клиента (веб-доступ), так и «толстого» клиента (windows-приложение), а также возможность подключения мобильных устройств (iPAD и Android).

Нельзя забывать и о настройках по ограничению и контролю прав доступа, шифровании данных, использовании электронной подписи. Разработка компании ЭОС – система EOS for SharePoint -полностью отвечает всем вышеперечисленным требованиям.

Следует отметить, что современному банку классической СЭД уже недостаточно. Банковскому менеджменту требуется не только решение делопроизводственных задач, но и автоматизация сопутствующих бизнес-процессов на базе единой информационной системы в рамках всего предприятия.

Василий ГРОМОВ, генеральный директор ЗАО «Дабл Би» (bb software)

Удобство работы с системой -наиболее важный критерий для выбора СЭД. Функционал системы и известность разработчика становятся вторичными, если СЭД не будет удобна в эксплуатации.

Эргономика системы – субъективный параметр для сравнения.

Кто-то руководствуется критерием привычности, а кто-то обращает внимание на инновационные составляющие в эргономике и принимает их в работу, иногда вопреки устоявшимся привычкам.

К хорошему быстро привыкаешь, но на любой переход к новой технологии работы необходимо затрачивать определенные усилия.

Для кредитных организаций система bb workspace выпускается в специальном издании Bank Business, которое содержит более 5000 шаблонов внутрибанковских документов.

Внедрение СЭД состоит из нескольких этапов, из которых наиболее затратный по времени – это освоение системы пользователями.

Для того чтобы процесс освоения системы bb workspace был максимально удобным, в Дабл Би разработаны обучающие трехминутные видеоролики, которые позволяют «без отрыва от производства» осваивать функционал системы и сдавать тесты.

Основное преимущество использования СЭД для руководства банка – это оперативность и качество принимаемых управленческих решений в условиях грамотного ведения дел. При использовании СЭД bb workspace каждый руководитель видит объективную картину всех внутренних процессов, которые происходят в его кредитной организации, как на ладони.

Улучшения в качестве работы сотрудников банка становятся заметны практически сразу, так как появляется дополнительный инструмент учета и контроля эффективности работы каждого сотрудника на уровне статистики. В целом для банка период выхода на точку прибыли от использования системы bb workspace составляет от 3 до В месяцев.

Экономия огромна, в десятки раз сокращается продолжительность любого процесса. Кроме того, работа в режиме замещения позволяет сохранять темп обработки и согласования документов в отпускной период и при увольнении сотрудников.

Но наиболее важный параметр использования СЭД-это оперативность и высокое качество решений, принимаемых руководством банка.

Источник: https://otchetonline.ru/art/bankiru/23576-kak-vybrat-sed.html

Обзор систем электронного документооборота

Как выбрать СЭД

Уважаемые читатели! В связи с тем, что при сборе материала для настоящего исследования была некорректно оценена функциональность представленной в обзоре системы МОТИВ, редакцией по своему усмотрению была произведена корректировка диаграмм для более точного отражения функциональности указанного продукта. В исправленных диаграммах указана функциональность системы МОТИВ версии 1.1, существовавшей на момент отбора участников тестирования (март 2010 года). Возможно, что некоторые параметры других систем также оценены некорректно.

Также напоминаем вам, что на данный момент материал сильно устарел и не может являться основанием для оценки функциональности современных версий указанных систем или соотношения между ними.

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры.

С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.

Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач.

Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.).

СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др.

Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии.

В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20—25%.

В численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220—250 млн. долл.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения.

При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития.

Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции.

В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

О разработчиках сэд

Выбирая решения класса СЭД, заказчик рассматривает различные варианты: коробочное решение, решение на базе платформы или заказная разработка.

Российские разработчики в основном предлагают готовые решения, а западные выступают в качестве поставщиков платформ, на базе которых реализуются проектные решения и заказные разработки.

По статистике в структуре рынка на долю российских разработчиков приходится порядка 95% от общего количества проектов по внедрению СЭД. Одним из объяснений является то, что в России до сих пор сильна специфика работы с документами, основывающаяся на отечественных традициях управления.

Стоит отметить, что ряд поставщиков начали предоставлять СЭД заказчикам в режиме SaaS (Software as a Service), но пока данный подход в силу целого ряда причин (доверие к провайдеру, качество и надежность каналов связи) скорее рассматривается как форма знакомства с возможностями системы, а не как реальный подход к автоматизации документооборота.

Одним из формирующихся трендов является использование для работы с документами систем класса ECM (Enterprise content management). По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
Enterprise content management (ECM) — управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией.

В рамках концепции ECM документооборот рассматривается как одна из задач обеспечения работы с корпоративной информацией. Сторонником данного подхода являются в основном западные разработчики.

И хотя в России спрос на подобные технологии еще находится в стадии формирования, во многих отечественных СЭД уже реализованы различные компоненты ECM: управление документами, управление образами документов, долговременное хранение документов, управление потоками работ (Workflow), коллективная работа с документами.

Принципиально технологии ECM отличаются от СЭД более глубокой проработанностью вопросов управления веб-контентом и мультимедиа-контентом.

Государственные инициативы вокруг «Электронного документа»

В 2009-2010 годах в России начали реализовываться несколько глобальных государственных инициатив, связанных с организацией официального электронного взаимодействия между государством, населением и бизнесом, направленных на повышение уровня проникновения информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни. К ним следует отнести утверждение перечня государственных услуг, предоставляемых населению через Интернет, и утверждение положений о системе межведомственного документооборота, которые стали первыми важными шагами на пути реализации концепции «электронного правительства».

Важно отметить, что вопрос о правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым.

Сегодня деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями об использовании электронно-цифровой подписи (ЭЦП), ГОСТ и инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями об информационных технологиях.

Получается, что на государственном уровне определены правила и порядок работы с документами, есть требования по обеспечению безопасности к информационным системам, но в законодательстве до сих пор не определен правовой статус электронного документа.

Стандарты в области СЭД

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется.

Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

  • ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
  • Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);

Источник: https://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

Как выбрать систему электронного документооборота

Как выбрать СЭД

Система электронного документооборота (ЭДО) – приложение, которое обеспечивает представителям бизнеса обмен электронными юридически значимыми документами между собой. От того, насколько подходящую систему выберет та или иная компания, во многом зависит успех ее проекта по внедрению ЭДО.

При выборе системы электронного документооборота стоит обратить внимание на следующие аспекты:

  • какой оператор ее разработал и поддерживает;
  • сколько ваших контрагентов готовы через нее обмениваться электронными документами;
  • функциональность;
  • возможности интеграции с корпоративными системами компании-пользователя.

Но первое, с чем нужно хотя бы примерно определиться перед тем, как выбирать систему, это собственные потребности. То есть понять, что однозначно должна уметь ваша система ЭДО, а без чего вы согласны обойтись.

Для этого нужно представлять себе объемы исходящего и входящего документооборота, какой из них вам предпочтительнее перевести в электронный вид, какой уровень защиты информации и сервиса вы бы хотели получить.

Подключиться к Диадоку

В Диадоке все входящие документы бесплатные, вне зависимости от способа работы в системе:

Начать работать в Диадоке

Оператор ЭДО

Оператор — это компания, которой вы доверяете свои документы, важную коммерческую информацию и в руки которой отдаете один из бизнес-процессов — документооборот. Конечно, хочется, чтобы оператор был надежен.

Оцените его опыт. Для этого посетите сайт компании. Как правило, там описаны наиболее интересные реализованные проекты. Дело в том, что электронный документооборот в разных отраслях имеет свои особенности. Посмотрите, имеет ли оператор достаточно опыта внедрения ЭДО в компаниях именно вашего профиля. У нашего сервиса ЭДО Контур.Диадок эта информация находится здесь.

Узнайте, на собственной технологической платформе работает оператор или нет. Иными словами, является ли он разработчиком системы ЭДО, к которой вы присматриваетесь.

Если нет, то в вашем сотрудничестве появляется невидимая третья сторона — компания, которая разработала и поддерживает платформу, на которой работает данный оператор. Именно она в случае необходимости будет решать возникающие технические проблемы, но вы с ней прямого контакта иметь не будете.

Что касается системы Диадок, то СКБ Контур сам является ее разработчиком. Систему поддерживает, совершенствует и обновляет целая команд профессионалов.

Ознакомьтесь с различными отраслевыми рейтингами и оцените, какое место на рынке занимает данный оператор.

Обратите внимание, в каком режиме работает техподдержка оператора, какими способами можно обратиться в нее. Посмотрите, какой номер указан: местный, федеральный, платный или бесплатный.

В качестве теста на доступность и профессионализм техподдержки сделайте пробный звонок и оцените результаты: как быстро удалось дозвониться, насколько адекватным был ответ, получили ли вы помощь.

В случае Диадока, в техподдержку можно написать вопрос на сайте, там же пообщаться с онлайн-консультантом или позвонить по бесплатному номер 8 800 500 10 18. Причем сделать это можно в любое время дня и ночи, так как техподдержка работает круглосуточно.

В пользу оператора говорит и его готовность заключить соглашение об уровне услуг (SLA) – документ, который закрепляет его сервисные обязательства. Во многих компаниях документооборот тесно связан с производственными процессами.

Поэтому им особенно важно, чтобы в нем не происходили непредвиденные сбои. Таким компаниям нужно вовремя получать от оператора предупреждения о профилактических работах, извещения об аварийных ситуациях и четко понимать, когда система снова будет работоспособна. В SLA прописаны эти положения.

Поэтому если оператор не готов оформить такой документ — это повод задуматься.

И, наконец, поинтересуйтесь уровнем защиты, который обеспечивает оператор, как при передаче электронных документов, так и при их хранении. На рынке есть компании, которые проводят независимый аудит информационной безопасности различных систем. Запросите у оператора заключение соответствующей проверки.

Контрагенты

Число контрагентов, которые готовые обмениваться с вами электронными документами через данную систему — это важный показатель, потому что от него зависит, насколько быстро и широко вы сможете внедрить ЭДО. А значит — получить наилучшие результаты от него.

Чаще всего операторы озвучивают число зарегистрированных в системе компаний. Но на этот показатель не стоит ориентироваться. Во-первых, неизвестно, какова в нем доля именно ваших контрагентов. Во-вторых, быть зарегистрированным — не значит быть готовым использовать.

Чтобы помочь потенциальным пользователям сориентироваться в ситуации, в системе Диадок действует поиск контрагентов. На сайте Диадока абсолютно любой желающий, без какой-либо регистрации в системе, может загрузить список ИНН своих партнеров и получить развернутый результат: кто из них уже имеет ящик в данной системе, кто пользуется ею для обмена документами, а кто не подключен к ней.

Также в Диадоке вы можете по всему списку контрагентов разослать приглашения к обмену электронными документами. Причем даже тем, кто не подключен к системе. В этом случае, когда они впервые войдут в Диадок, они сразу увидят приглашение от вашей компании, которое уже будет их ждать.

Конечно, развитие роуминга (обмена электронными документами между пользователями разных операторов) отчасти снижает значимость данного фактора. Но идеальным сценарием считается все-таки ЭДО через одного оператора.

Это более устойчивая и стабильная цепочка, тогда как при роуминге в нее добавляется еще одно звено. Кроме того, настройка процессов в роуминге требует обычно больше времени.

Тем не менее, для полноты картины обязательно стоит поинтересоваться у оператора, сколько у него действующих роуминговых соглашений.

Функциональность

Любая система, представленная на российском рынке, обеспечивает основные возможности при работе с электронными документами. К ним относится: подпись квалифицированным сертификатом электронной подписи и отправка-получение. За эту минимальную, но необходимую функциональность можно не волноваться — вы получите ее в любом случае.

Другие возможности варьируются от системы к системе.  

Нужно проанализировать особенности документооборота именно вашей компании. Например, у вас преобладающий и очень объемный поток исходящих документов — стоит обратить внимание, предусмотрена ли в системе возможность массово подписывать и отправлять документы.

Если часто возникает необходимость корректировки документов — насколько удобно реализован этот механизм в системе.

Если ваша практика показывает, что тот или иной контрагент имеет привычку говорить «не получал», «потерялось» и т д., то вам пригодится возможность системы выдать документальное подтверждение времени подписи, отправки, получения или других действий с документом.

Помимо названных возможностей, функциональность Диадока включает:

  • формирование электронных документов прямо в системе;
  • загрузку в сервис документов из корпоративной системы;
  • выбор КЭП, если их несколько, для подписи конкретного документа;
  • доступ к актуальным статусам прохождения документов: получен, подписан, отказано в подписи, аннулирован и т д.;
  • наличие синего штампа на печатной форме документа с информацией о времени подписи, подписанте и целостности документа;
  • уведомления на e-mail о новых документах в ящике;
  • сохранение и печать документов и протоколов передачи;
  • аннулирование и отзыв документов;
  • поиск в архиве документов по заданным параметрам;
  • чат в системе для быстрого обмена сообщениями с контрагентами.

Интеграция

Системы ЭДО доступны пользователям в нескольких формах:

  • веб-интерфейса;
  • интеграционного решения с корпоративной учетной системой компании;
  • веб-интерфейс + интеграционное решение;
  • встроенные в систему интернет-отчетности.

Пользователю нужно выбрать оптимальный для себя вариант. При этом необходимо учитывать объем документооборота. Например, если речь идет об отправке и получении ограниченного числа документов в месяц, то оптимальный вариант — веб-версия системы. Чтобы работать в ней, не нужно ничего, кроме выхода в интернет.

Если компании необходимо отправлять или получать большие объемы документов, то ей понадобится интегрировать систему ЭДО со своей корпоративной учетной системой, чтобы большинство операций с документов производились автоматически. На рынке представлены интеграционные решения для самых распространенных учетных систем: 1С, Oracle, SAP, «Парус», Directum и др. Их представляют как сами операторы, так  и их партнеры-интеграторы.

У Диадока есть интеграционный модуль Диадока для 1С, а также собственное решение для интеграции с SAP. Существует целый ряд вариантов для других учетных систем  от партнеров-интеграторов.

Команда СКБ Контур разработала несколько вариантов коннектора, с помощью которых можно интегрировать Диадок с любой учетной системой.

Наконец, наиболее высокую степень автоматизации документооборота дает интеграция систем средствами программного интерфейса (API).

Если компания в первую очередь ориентирована на взаимодействие с контролирующими органами, в частности, с ФНС, то ей логично остановиться на сервисе ЭДО, объединенном с системой интернет-отчетности. Наглядный пример: Экстерн плюс Диадок. Прямо из Экстерна переходишь в Диадок, находишь там нужные документы, опись к которым система формирует сама.

Начать работать в Диадоке

Источник: https://www.diadoc.ru/blog/4533

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.