+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как утвердить первичные документы

Содержание

Приказ об утверждении форм первичных документов в организации

Как утвердить первичные документы

С 1 января 2013 г. коммерческие организации должны утверждать новые унифицированные формы кадровых документов. Может ли наша организация продолжать работать с прежними формами (из-за компьютерных программ), добавив в них поле для расшифровки подписи? Нужно ли издавать приказ о применении в организации прежних унифицированных форм? Как его правильно составить?

Заметим, что не только коммерческие, но и некоммерческие негосударственные организации должны самостоятельно утверждать формы первичных учетных документов бухгалтерского учета, которыми, в частности, являются приказы по личному составу, предусматривающие какие-либо выплаты работникам (заработную плату, отпускные, командировочные, оплату за работу в выходные дни, оплату за выходные (например, донорские) дни и т. п.).

Разумеется, можно продолжать пользоваться теми же формами, которые применялись до 2013 г., однако необходимо издать приказ об утверждении форм приказов для применения в организации, а сами формы распечатать и в качестве альбома форм приложить к приказу.

Как утвердить локальные унифицированные формы?

С января действует закон, упразднивший унифицированные формы документов. Но, тем не менее, ими можно продолжать пользоваться, если издать соответствующий приказ. Как он должен выглядеть?

На практике состав применяемых организацией форм документов определяется в соответствии с утвержденным приказом руководителя организации Альбомом форм документов (далее — Альбом), который, в свою очередь, обычно является приложением к корпоративной инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству). В Альбом включаются формы всех применяемых организацией (в интересах обеспечения повседневной деятельности) документов, в том числе унифицированные формы и их усовершенствованные (под нужды организации) варианты.

При издании приказа о введении в действие (утверждении) инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству), одним из приложений к которой является Альбом, издание отдельного приказа о введении в действие последнего не требуется. Приказ о введении в действие Альбома приведен в примере.

При введении в обращение новых форм документов (помимо предусмотренных Альбомом) об этом, как правило, издается соответствующее распоряжение. Такого же порядка мы рекомендуем придерживаться и при изъятии из обращения форм документов, предусмотренных Альбомом (в том числе в связи с их упразднением, заменой новыми и т. п.).

Пример

Фрагмент приказа об утверждении альбома форм документов

О введении в действие Альбома форм документов

В целях совершенствования документационного обеспечения управления повседневной деятельностью организации, установления единого порядка применения форм документов

1. Ввести в действие с 1 января 2013 г. Альбом форм документов (прилагается), в составе которого применять и унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

2. Начальнику отдела документационного обеспечения управления А. Б. Волковой не позднее 23 декабря 2013 г.:

2.1. Провести с руководителями подразделений организации инструктивно-методическое занятие о порядке применения форм документов, предусмотренных Альбомом форм документов, в повседневной деятельности соответствующих подразделений.

2.2. Обеспечить автоматизированные рабочие места руководителей подразделений организации электронными копиями Альбома форм документов.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора по управлению Е. Д. Григорьеву.

Приложение: по тексту, на 100 л.

И. В. Журавлева, юрист, автор и преподаватель «Школы Кадровика» при Институте повышения квалификации ИКТ; М. Ю. Рогожин, эксперт

в журнале «Кадровые решения» № 6, 2013.

www.profiz.ru

нужен образец приказа на утверждение форм первичных документов в 2013

С 1 января 2013 года в законодательстве отсутствует требование об обязательном применении первичных документов по унифицированным формам (ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ, далее — Закон № 402-ФЗ).

Плюс в том, что такое нововведение не запрещает организациям применять уже привычные формы документов, при необходимости значительно упростив утвержденные формы. Только при этом важно оставить обязательные реквизиты, так как требование об их наличии не отменено. 1.

Формы первичных документов компания вправе утвердить как часть учетной политики (приложением к ней), так и отдельным приказом руководителя. 2. Общий приказ об утверждении форм первичных документов логичнее датировать не позднее 31 декабря 2012 года. 3.

В приказе безопаснее закрепить четкий перечень первичных документов, которые разрабатывает организация. ВАЖНО:

реквизиты теперь перечислены и в новом бухгалтерском законе с общей оговоркой о том, что каждый факт хозяйственной жизни организации оформляется первичным документом, содержащим такие реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). В частности, это:

— наименование документа; — дата составления; — наименование организации, составившей документ; — содержание сделки; — величина натурального или денежного измерения операции с указанием единиц измерения; — наименование должности лица, совершившего сделку и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;

— подписи лиц с указанием их ФИО либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Если есть у кого говотый приказ. (образец). поделитесь пожалуйста

На каждом предприятии существует потребность в наличии определенных первичных документов, регламентирующих ее деятельность. Данный перечень хоть и имеет отражение в государственных нормативных распоряжениях, но руководители частных организаций вправе принимать любые виды документации вначале, середине или в конце текущего года, если в этом присутствует нужда.

  • как происходит утверждение форм первичных документов;
  • как правильно издается приказ об утверждении форм первичных документов, и каково его содержание;
  • необходимо ли в первичной документации предусматривать место для печати;
  • какой срок хранения первичных документов следует указать в приказе.
  • К первичным документам можно смело отнести любые бланки документации, имеющие первостепенную важность при регулировании трудовой деятельности предприятия. Данный вид отчетности может включать в себя:Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и РострудаЭнциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

    • заявления о приеме на работу и об увольнении;
    • товарные накладные;
    • акты приема выполненной работы, сдачи в эксплуатацию определенного производственного оборудования или прием-передача различных материальных ценностей;
    • журналы регистрации внутренней и внешней корреспонденции.

    Следует помнить, что хоть форма вышеописанных и любых других первичных документов утверждается руководителем, в них может вноситься изменение в процессе деятельности предприятия, обоснованное документально и имеющее основание. Так, к примеру, в первичной документации может быть изменен юридический адрес предприятия, банковские реквизиты, личная информация руководителя и ответственных сотрудников.

    Утверждение первичной документации происходит посредством издания специального приказа, утвержденного руководителем компании. Бланк приказа обязателен к исполнению всеми сотрудниками компании и подлежит регистрации в журнале внутренней корреспонденции в соответствии с государственными стандартами.

    Приказ об утверждении форм первичных документов касается всех важных локальных актов, регулирующих юридическую сферу деятельности организации. Бланк должен в обязательном порядке содержать подробную информацию о самой компании, ее руководителе, перечень подотчетных бланков, срок их действия и хранения.

    Работодатели должны помнить, что законодательством нашей страны не установлены четкие временные рамки, по которым должны действовать внутренние первичные документы в обязательном порядке. То есть, они могут выпускаться и на год, на два или на пять, но, как правило, обновляются данные бланки в начале каждого отчетного года.

    Приказ так же закрепляет право ответственных сотрудников вносить определенные корректировочные изменения в первичную документацию в тех пунктах, которые касаются информации о сторонах сотрудничества или условиях проведения какой-либо сделки.

    В таких случаях издавать специальный приказ, регламентирующий данные изменения, не требуется, так как проставленные в документе подписи представителей обеих сторон, фактически, и утверждают подписываемую форму и учтенные в документе пункты.

    Необходимо ли в первичной документации предусматривать место для печати?

    Согласно действующим нормам законодательства, унифицированные формы первичных документов, которые не могут быть изменены лицом в соответствии с личными требования, в обязательном порядке содержат место для печати организации. Бланки же прочих локальных актов, относящихся к первичной документации, могут и не содержать обособленного места для печати – тут право выбора возлагается на непосредственного руководителя компании.

    Представители налоговой службы довольно часто выносят претензии директорам фирмы в том плане, что их отчетная документация была подана без печати.

    По их мнению, такая форма не соответствует государственным требованиям, однако судебными инстанциями, куда довольно часто попадали на разбирательство подобные дела, устанавливался факт того, что налогоплательщики сами вправе решать, проставлять ли в первичных документах печать компании.

    Какой срок хранения первичных документов следует указать в приказе?

    Юридически подкованные специалисты расходятся во мнении, сколько именно первичные документы должны храниться в компании. Одни утверждают, что сроки должны составлять не менее 4-х лет, другие – не меньше 5.

    В целом, каждому работодателю необходимо указывать в приказе об утверждении первичных документов сроки хранения, и большинством экспертных ресурсов рекомендуется придерживаться большего значения – хранить бланки в течение 5 и более лет.

    В некоторых случаях такие бланки должны храниться и больший срок (от 10 лет), если пункты, прописанные в них, относятся к образованию работников или переносу убытков налогоплательщика при уплате налога на прибыль.

    Рекомендуем материалы по теме:

    Приказ об утверждении форм первичных документов

    Еще 1 января 2013 года обязательность применения унифицированных форм документов была отменена пунктом 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Этой же статьей предписано организации самостоятельно утвердить («определить») для себя формы таких документов. Как это сделать, рассмотрим в статье.

    Секретаря в этой связи касаются не столько бухгалтерские документы, сколько документы кадрового делопроизводства.

    Источник: http://kam-merch.ru/prikaz-ob-utverzhdenii-form-pervichnyh/

    Первичные учетные документы: форма имеет значение

    Как утвердить первичные документы

    1. Для чего нужны первичные учетные документы и что будет в случае их отсутствия.

    2. Что учесть при разработке собственных форм первичных документов.

    3. В каких случаях применение унифицированных форм обязательно.

    Как известно, действующий в настоящее время закон о бухгалтерском учете (№ 402-ФЗ) не содержит требования об обязательном применении унифицированных форм первичных учетных документов.

    То есть организациям и предпринимателям предоставлено право самостоятельно разрабатывать формы первичных документов с учетом своих потребностей и особенностей деятельности. Однако такое право кроет немало «подводных камней».

    Например, все первичные документы, в том числе самостоятельно разработанные, должны отвечать определенным требованиям, а некоторые документы должны составляться только по унифицированным формам в силу других федеральных законов.

    Знать о таких нюансах оформления первичных документов необходимо как при составлении своих документов, так и при принятии документов контрагентов, ведь первичные учетные документы – это фундамент, на котором строится не только бухгалтерский, но и налоговый учет. Как сделать этот фундамент надежным – разберемся в этой статье.

    Для чего нужны первичные учетные документы

    Для начала, давайте вспомним, для чего в принципе нужны первичные учетные документы, и почему так важно уделять внимание правильности их оформления.

    Как сказано в Законе № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9).

    При этом под фактом хозяйственной жизни понимается любое событие, операция, сделка, которые оказывают или могут оказать влияние на финансовое состояние экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

    К фактам хозяйственной жизни относятся, например, приобретение основного средства и начисление амортизации по нему, начисление заработной платы работникам и ее выплата и т.д. Таким образом, практически все бухгалтерские записи должны быть основаны на соответствующих первичных учетных документах.

    В налоговом учете первичные документы также играют важную роль: согласно положениям НК РФ, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика.

    То есть наличие первичных учетных документов является одним из оснований для признания расходов а, соответственно, для исчисления налоговой базы по налогу на прибыль (или по УСН «доходы-расходы»).

    Отсутствие первичных документов рассматривается НК РФ как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, за которое предусмотрен штраф (ст. 120 НК РФ):

    • от 10 до 30 тыс. руб. – если отсутствие первичных документов не привело к занижению налоговой базы;
    • от 40 тыс. руб. до 20% суммы неуплаченного налога – если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы.

    Кроме того, отсутствие первичных документов может служить основанием для привлечения должностных лиц к административной ответственности за грубое нарушение правил бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности в виде штрафа от 2 до 3 тыс. руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности считается:

    • занижение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10% вследствие искажения данных бухгалтерского учета;
    • искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.

    Из всего вышесказанного следует два основных вывода:

    1. первичные учетные документы должны иметься в наличии;

    2. первичные учетные документы должны быть оформлены надлежащим образом.

    Если с первым требованием все понятно, то на втором, касающемся правильности оформления первичных учетных документов, следует остановиться подробнее.

    Дело в том, что в соответствии с действующим Законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, формы применяемых первичных документов определяет сам руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Возможны следующие варианты установления форм первичных документов:

    • использование унифицированных форм первичных документов;
    • использование самостоятельно разработанных форм первичных документов (полностью самостоятельно разработанных, либо созданных путем внесения изменений в унифицированные формы);
    • возможно также сочетание этих двух вариантов в отношении разных документов. Например, использование самостоятельно разработанных форм бухгалтерской справки и акта на списание материалов и унифицированных форм всех остальных документов.

    ! Какой бы вариант применения форм первичных документов ни был выбран, его необходимо отразить либо в самой учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета, либо в отдельном приказе.

    При этом самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов обычно приводятся в приложении, если же используются унифицированные формы – делается ссылка на соответствующий документ (Постановление Госкомстата).

    Если применяемые формы первичных учетных документов не утверждены руководителем, то в случае проверки инспекторы могут посчитать, что документы составлены по неустановленной форме, то есть с нарушением норм законодательства, и, соответственно, не являются основанием для принятия расходов.

    Самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов

    При разработке собственных форм первичных учетных документов возможны два варианта:

    • полностью самостоятельно разработанная форма;
    • форма, разработанная на основе имеющейся унифицированной формы (например, путем удаления или добавления реквизитов).

    В любом случае, получившаяся в итоге форма первичного учетного документа должна содержать следующие обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

    • наименование и дата составления документа;
    • наименование экономического субъекта, составившего документ;
    • содержание факта хозяйственной жизни;
    • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
    • подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо лиц, ответственных за оформления свершившегося события. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, так же, как и формы документов, должен утверждаться руководителем.

    ! Обратите внимание: Закон № 402-ФЗ не относит к обязательным реквизитам проставление оттиска печати на первичном документе. Поэтому включать этот реквизит в форму документа или нет – выбор самой организации.

    Организациям, которые отказались от использования круглой печати (такое право предоставлено Федеральным законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ) целесообразно исключить этот реквизит из всех применяемых форм первичных учетных документов.

    Для некоторых документов приведенный перечень обязательных реквизитов может быть расширен

    Источник: http://buh-aktiv.ru/pervichnye-uchetnye-dokumenty-forma-imeet-znachenie/

    Как утвердить первичные документы?

    Как утвердить первичные документы

    Источник: журнал «Главбух»

    Использовать унифицированные формы нужно только в установленных законом случаях. Все прочие бланки, компания может разработать самостоятельно. Давайте разбираться, как утвердить первичные документы.

    Приказ об утверждении «первички»

    Формы первичных документов утверждает руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухучета (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, далее – Закон № 402-ФЗ). Это может быть главный бухгалтер компании или ответственный за это работник бухгалтерии.

    Однако детали процесса утверждения «первички» законодательно не прописаны. В письме Минфина России от 6 мая 2013 г. № 03-03-06/1/15770 чиновники указывают только на требование о том, что формы документов должны содержать обязательные реквизиты.

    Таковыми в соответствии с пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ являются:

    • наименование организации;
    • дата составления первичных документов;
    • наименование экономического субъекта, который составил данный документ;
    • содержание факта хозяйственной жизни;
    • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
    • наименование должности лиц, совершивших сделку или операцию и ответственных за правильность ее оформления;
    • подписи указанных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

    Алгоритм утверждения документов в организации может быть следующим:

    • разработка форм первичных документов или доработка унифицированных форм;
    • проверка форм первичных документов на наличие обязательных реквизитов;
    • представление форм первичных документов бухгалтером руководителю;
    • разработка проекта приказа об утверждении форм или приказа об утверждении учетной политики в составе которой утверждаются формы первичных документов;
    • подписание генеральным директором приказа.

    «Первичка» в учетной политике

    В Закон № 402-ФЗ нет требования об утверждении форм первичных документов в составе учетной политики. Вместе с тем логично, когда торговые компании утверждают формы именно в ее составе.

    Такое требование содержится в пункте 4 ПБУ 1/2008 (хотя все ПБУ действуют в части, не противоречащей Закону № 402-ФЗ).

    Нежелательно утверждать различные виды первичных документов несколькими приказами, это затруднит работу.

    В приказе целесообразно установить четкий перечень утверждаемых документов, установив формы документов в качестве приложений к нему.

    Поскольку в налоговом и бухгалтерском законодательстве установлены различные сроки хранения документов, их также можно закрепить приказом. Однако для этого такие сроки должны быть не менее тех, которые предусмотрены законодательно.

    Сроки хранения документов утверждены приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 . Те документы, которые там не поименованы, должны храниться не менее пяти лет (ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

    А в соответствии с налоговым законодательством – не менее четырех лет ( подп. 8 п. 1 ст. 23 , подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ).

    Для целей подтверждения убытков могут быть установлены повышенные сроки, более 10 лет. Так, в постановлении Президиума ВАС РФ от 24 июля 2012 г.

    № 3546/12 судьи пришли к выводу о том, что первичные документы, которые подтверждают образование и перенос убытков, должны храниться не менее 13 лет (10 лет – период переноса убытков, 3 года – возможный период проведения проверки). Данные сроки можно указать в приказе об утверждении первичных документов.

    Закон № 402-ФЗ не запрещает использовать и унифицированные формы документов. В будущем с внедрением электронного документооборота, возможно, будут востребованы именно они. Кроме того, и в бухгалтерских программах в основном применяются именно такие формы. В защиту использования унифицированных форм можно привести и другие аргументы. Например, такие:

    • разработка собственных форм первичных документов потребует дополнительных трудозатрат, а также денежных затрат в части перенастройки программного обеспечения для ведения бухгалтерского учета;
    • некоторые контрагенты могут отказывать в принятии нестандартных форм первичных документов под различными предлогами, что приведет к ведению длительной переписки и решению различных вопросов в части оплаты и доставки товаров.

    Вместе с тем всегда существует возможность доработать стандартные унифицированные формы под нужды конкретной организации, например добавить дополнительные строки, информацию, которая актуальна для конкретной компании, в частности – сведения о филиалах представительствах размере комиссионного вознаграждения и пр. Также можно удалить ненужные графы или строки в унифицированных формах для того, чтобы упростить их.

    Унифицированные формы

    Обязательными к применению продолжают оставаться некоторые формы документов, используемые в качестве первичных.

    Они установлены уполномоченными органами на основании других федеральных законов (например, кассовые документы). В частности, Указанием Банка России от 11 марта 2014 г.

    № 3210-У, Положением о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденным Банком России 19 июня 2012 г. № 383-П.

    В письме от 28 января 2013 г. № 03-03-06/1/36 представители Минфина России отметили, что составление и выдача грузоотправителем транспортной накладной, согласно пункту 2 статьи 785 Гражданского кодекса РФ, прежде всего служит подтверждением заключения договора перевозки груза.

    При этом следует помнить, что пунктом 6 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г.

    № 272, предусмотрено, что для такого подтверждения транспортную накладную необходимо составлять именно по форме, приведенной в приложении № 4 к Правилам.

    Е. Шестакова,
    к. ю. н., генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент»

    Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/43072-kak-utverdit-pervichnye-dokumenty.html

    Новый закон о бухучете: какие первичные учетные документы можно использовать

    Как утвердить первичные документы

    Новый закон о бухучете: какие первичные учетные документы можно использовать 22 февраля 2013 22 февраля 2013

    С начала года вступил в силу новый федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

    Среди введенных им новшеств — изменение требований к первичным учетным документам.

    В настоящей статье главный эксперт форума «Бухгалтерии Онлайн» Александр Погребс рассказывает, чем из привычной «первички» можно пользоваться, а чем — нельзя.

    Если старый закон о бухучете разрешал принимать в работу только унифицированные документы, форма которых утверждена Госкомстатом, то теперь следует пользоваться формами, которые разрабатывает сама организация и утверждает ее руководитель.

    Эти формы можно разработать самостоятельно, а можно использовать и унифицированные, предварительно проверив наличие в них всех обязательных реквизитов, установленных новым законом.

    Обязательные формы: кассовые документы

    Однако из этого правила существует ряд исключений.

    Во-первых, для организаций государственного сектора формы первичных учетных документов устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

    В настоящее время действуют, например, формы, утвержденные приказом Минфина России от 15.12.10 № 173н. Вряд ли стоит ожидать их отмены или внесения в них существенных изменений.

    Так что бюджетники по-прежнему должны использовать старые формы.

    Во-вторых, если органами власти утверждены обязательные к применению первичные документы, то их тоже надо применять, как и прежде.

    Классический пример таких обязательных документов можно найти в положении ЦБ РФ от 12.10.11 № 373-П, которое посвящено кассовой дисциплине.

    Это положение напрямую обязывает все организации и индивидуальных предпринимателей использовать при оформлении кассовых операций унифицированные первичные документы.

    Приведены их названия и цифровые коды, которые соответствуют Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93.

    Итак, обязательны к применению практически все первичные кассовые документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88:
    – КО-1 «приходный кассовый ордер» — код 0310001;
    – КО-2 «расходный кассовый ордер» — код 0310002;
    – КО-4 «кассовая книга» — код 0310004;
    – КО-5 «книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» — код 0310005.

    Кроме того, обязательными являются две формы из альбома унифицированных форм по учету заработной платы, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1:
    – Т-49 «расчетно-платежная ведомость» — код 0301009;
    – Т-53 «платежная ведомость» — код 0301011.

    Обязательные формы: перевозочные документы

    Нельзя забывать и про другие документы, утвержденные к обязательному применению.

    Это, в частности, транспортная накладная, утвержденная постановлением Правительства от 30.12.11 № 1208. Кроме того, обязательными являются железнодорожные перевозочные документы, которые утверждены тремя приказами МПС РФ от 18.06.03: № 30, № 32 и № 39.

    Есть обязательные документы и в других сферах деятельности. Так что, перед тем, как разработать и утвердить свою форму первичного учетного документа, убедитесь, что аналогичной обязательной к применению формы не существует.

    Процедура утверждения форм первички

    Документы, применяемые организацией для учета фактов своей хозяйственной жизни, должны быть утверждены руководителем организации. При этом руководитель должен утвердить еще и перечень должностных лиц, имеющих право подписи этих первичных учетных документов.

    Если в организации решили использовать привычные унифицированные формы, их надо всё равно утвердить в качестве применяемых организацией первичных учетных документов. Видимо, большое количество организаций так и поступят, тем более что большинство популярных бухгалтерских программ уже настроено на применение старых унифицированных форм.

    В связи с этим, очень часто звучит вопрос, надо ли убирать из утверждаемого образца слова «унифицированная форма». Считаю, что если организация утвердит первичный документ с такой надписью, это никак не вступит в противоречие с новым законом.

    Главное, чтобы этот документ имел все необходимые реквизиты и был утвержден руководителем организации.

    Часто спрашивают, будет ли являться легитимным первичный учетный документ, на котором совсем не будет указано, кем и когда он утвержден, то есть не будет имени руководителя организации и даты утверждения. На мой взгляд, это уже явно излишние опасения. Отразите эти сведения на бланке — хорошо, не отразите — тоже нормально. Данные сведения не являются обязательным реквизитом.

    ТОРГ-12: быть или не быть

    Самые большие споры о том, должна ли сохраниться в «унифицированном» виде самая известная накладная ТОРГ-12.

    Сразу надо заявить — этот первичный документ перестал быть обязательным. Его можно применять, но только на добровольной основе. Отношение к этому популярному ранее документу диаметрально противоположное. От «самый неудобный документ» до «лучше не придумаешь».

    Думаю, что те продавцы, кому ТОРГ-12 не нравится, уже придумали и утвердили товарную накладную в той форме, какая для них будет наиболее удобной.

    Другие, возможно, просто убрали из накладной всё лишнее, что им мешало. А большинство, наверное, оставит всё как есть, утвердив ТОРГ-12 в качестве своего первичного учетного документа.

    Пока разработчики какой-нибудь бухгалтерской программы не предложат им другую форму.

    Какие обязательные реквизиты должен содержать первичный учетный документ

    Перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа установлен в статье 9 нового закона.

    Этот перечень включает в себя: 1) наименование документа; 2) дату его составления; 3) наименование экономического субъекта, составившего документ; 4) содержание факта хозяйственной жизни; 5) величина натурального и (или) денежного измерения этого факта с указанием единиц измерения; 6) наименование должности лиц, совершивших сделку или операцию, и ответственных за правильность ее оформления, либо за правильность оформления свершившегося события; 7) подписи этих лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

    В целом этот перечень идентичен прежнему.

    Небольшие отличия связаны с изменением терминологии: «хозяйственную операцию» заменили на более широкое понятие «факт хозяйственной жизни».

    Это означает, что оформлять документами нужно не только действия самой организации — сделку или операцию, но и другие события, которые происходят помимо воли должностных лиц организации, но способны оказать влияние на ее финансовое положение или финансовый результат ее деятельности.

    Уточнили требования в отношении величины измерения факта хозяйственной жизни.

    Поскольку применена формулировка с использованием союзов «и (или)», можно сделать вывод, что допустимо указывать, как натуральное и денежное измерения одновременно, так и только одно из них: или натуральное, или денежное.

    Честно говоря, это тоже не новость — и раньше первичные документы вполне могли обходиться только одним измерением. Так, документы по кассовым операциям имеют, как правило, только денежные измерители, а некоторые документы складского учета — только натуральные.

    Еще одно отличие связано с расшифровкой подписей должностных лиц. Новый закон предписывает указывать фамилию и инициалы должностных лиц, тогда как старый ограничивался только личной подписью. Правда, требование о расшифровке подписи существовало и раньше — в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

    Когда должен быть составлен первичный учетный документ

    В статье 9 Закона № 402-ФЗ применена более короткая формулировка, которая при этом не намного отличается от предыдущей: «Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания».

    Похожая формулировка была и в старом законе, но, тем не менее, сложилась устойчивая практика, когда первичный учетный документ составляется не сразу, а спустя время.
    Например, организация осуществляет поставку продукции в адрес одного покупателя несколькими отгрузками. Ждет подтверждения от покупателя о приемке и только тогда составляет общую накладную ТОРГ-12 с согласованными цифрами.

    Такой подход может считаться законным только в одном случае. Когда отпуск товара у поставщика учитывается другими (внутренними)  первичными документами. И покупатель приходует к себе товар на основании своих приемных актов. В этом случае итоговая накладная, хоть и является документом по сделке, но не будет считаться «первичным учетным».

    Конечно, когда итоговая накладная составляется на бумаге, можно поставить дату и задним числом. Поэтому такая практика и не имеет большого противодействия со стороны контролирующих органов.

    Но в последнее время вопрос стал обостряться в связи с использованием электронных первичных документов. Ведь там дата документа фиксируется независимым посредником — оператором электронного документооборота.

    И тут накладная, подписанная и отправленная через неделю после отгрузки товара, уже не может найти одобрения у налоговиков.

    Исправление ошибок в первичных документах

    Когда сопоставляешь нормы старого и нового законов о бухгалтерском учете, сразу обращаешь, что в новом тексте нет запрета на исправление кассовых и банковских документов. Но это вовсе не означает, что введено послабление для бухгалтеров. Речь только о наведении порядка в субординации между нормативными актами.

    Ведь наличный и безналичный оборот регулируются другими законами, вот им на откуп и отдали регулирование документооборота по кассе и банку. В законе о бухучете оставили лишь хорошо знакомую всем фразу «если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета».

    Таким актом, в частности, является упомянутое нами выше Положение ЦБ РФ № 373-П, где написано, что исправлять кассовые документы нельзя.

    Что касается других первичных документов, то их исправлять можно. При этом необходимо поставить дату исправления и подписи лиц, заверявших эти документы изначально, с указанием фамилий и инициалов.
    Обсудить на форуме (8)РаспечататьВ закладки59 540

    Источник: https://www.buhonline.ru/pub/comments/2013/2/7010

    Первичные документы ИП – как составить и утвердить формы

    Как утвердить первичные документы

    Одно из главных преимуществ, которое дает бизнесмены регистрация в качестве индивидуального предпринимателя, а не организации – отсутствие обязательного требования вести бухгалтерский учет.

    Поэтому многие наивно предполагают, что никаких особых требований к составляемым документам не предъявляется. Главное, чтобы были какие-то бумаги, которые помогут подтвердить доходы и расходы для налогового учета.

    Однако здесь кроется серьезное заблуждение.

    Право не вести учет

    ИП, независимо от выбранной системы налогообложения, имеют право не вести бухгалтерский учет и не сдавать бухгалтерскую отчетность, согласно п.1 ч.2 ст.6, ч.1 ст.18 закона «О бухгалтерском учете». Конечно, он может и делать это, но только по своему желанию.

    В то же время ИП на общей и упрощенной системе налогообложения обязаны вести налоговый учет и составлять Книгу учета доходов и расходов (на ОСНО и УСН свои формы такой книги). Данные этих книг используются для расчета налогов.

    Все записи в Книгу учета делаются при совершении хозяйственных операций, в ходе которых составляются первичные учетные документы. Хозяйственная операция – это свершившийся факт хозяйственный деятельности, оформленный документом (продажа продукции, закупка товара, начисление зарплаты и т.п.).

    Требования к составлению документов налоговое законодательство не содержит, поэтому здесь работают требования законодательства о бухгалтерском учете. Не каждая бумага имеет право называться документом. От составления первичных документов ИП, также как и организации, не освобождаются.

    Требования к первичке

    Требования к первичным документам установлены ст.9 закона «О бухгалтерском учете»:

    1) наименование документа;

    2) дата составления документа;

    3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

    4) содержание факта хозяйственной жизни;

    5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

    6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

    7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

    Ч.4 ст.9 также говорит, что утверждает формы документов руководитель экономического субъекта. Причем можно использовать не только типовые формы, но и разработанные самостоятельно (кроме кассовых и банковских документов, транспортной накладной). ИП также является экономическим субъектом. Никаких исключений по утверждению форм первичных учетных документов для ИП не установлено.

    Как утвердить формы документов

    Таким образом, ИП самостоятельно разрабатывает и утверждает формы первичных документов, которые он будет использовать. Главное, чтобы они содержали все обязательные реквизиты. Он может использовать и типовые формы документов, но их также необходимо утвердить (информация Минфина от 04.12.2012г. №ПЗ-10/2012). Как это сделать?

    1. Утвердить формы первичных документов как приложение к учетной политике. Это оптимальный вариант, поскольку п.4 ПБУ 1/2008 следует, что в учетной политике компании должны быть установлены формы первички.

    2. Утвердить формы документов отдельным приказом ИП.

    Нужно ли распечатывать и прилагать к учетной политике или приказы все используемые формы первички? В идеале это лучше сделать, тем более, если вы ведете учет не в типовой бухгалтерской программе, а с использованием онлайн-сервисов или вручную.

    Оптимально, если вы будете пользоваться типовыми формами учетных документов, а формы нетиповых вы разработаете самостоятельно. Какие формулировки вы можете включить в учетную политику или отдельный приказ:

    «Для учета торговых операций применять унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132»

    «Для учета торговых операций применять формы товарной накладной, акта об установленном расхождении при приемке товаров… приведенные в приложении № 3».

    Формы двусторонних документов

    А как же быть с двусторонними документами, которые вы подписываете со своими контрагентами? В некоторых случаях (например, акты) их будет составлять ваш партнер и передавать вам. А если контрагентов много, то вообще требования могут быть  всех разные.

    Для таких двусторонних документов лучше не устанавливать жестких форм и придерживаться рекомендаций:

    1. Определиться с формами первичных документов на этапе заключения договора. В договоре можно:

    — прописать, какую форму документа использовать, привести его как приложение к договору;

    — указать, какую типовую форму использовать, со ссылкой на утвердивший его документ.

    2. В учетной политике указать, что двусторонние документы принимаются к учету по формам, согласованным с контрагентом, например: «По учету выполненных работ и оказанных услуг применять формы актов выполненных работ (оказанных услуг), согласованные с контрагентами организации».

    3. Если в договоре вы не согласовали формы первичной документации, то согласованными будут считаться формы документов, которые подписали стороны сделки. Для этого запишите в учетную политику:

    «По учету оказанных услуг и выполненных работ применять те формы первичных документов, которые установлены в договорах на оказание услуг или выполнение работ с конкретными контрагентами.

    Если в указанных договорах формы первичных документов не установлены, применять формы документов, которые согласованы руководителем организации и контрагентом путем подписания этих документов».

    Какие выводы и рекомендации можно дать в итоге для ИП:

    — определитесь с формами документов, которые будете использовать;

    — составьте учетную политику или отдельный приказ по формам документов.

    Если вам нужна помощь с подбором форм документов и составлением учетной политики, пишите мне на странице . Узнайте, чем я еще могу помочь интернет-предпринимателям, загляните на страницу .

    Источник: http://buh-v-seti.ru/internet-magazin/pervichnyie-dokumentyi-ip/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.