+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как сохранить электронные документы сданных отчетов и представить их контролерам?

Как электронные документы проверяют налоговики

Как сохранить электронные документы сданных отчетов и представить их контролерам?

В этой статье рассмотрим сроки хранения электронных документов и требования к их представлению контролерам в ходе выездной налоговой проверки

Каждый раз, когда в компанию собираются с выездной проверкой налоговики, любой даже самый щепетильный в вопросах документооборота бухгалтер начинает вспоминать — все ли документы на месте.

И если в случае с бумажными документами все более-менее понятно, то с электронными носителями вопросов довольно много.

В сегодняшней статье рассмотрим сроки хранения электронных документов и требования к их представлению контролерам.

Сроки и условия хранения электронных документов

Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 №526 к хранению электронных документов предъявляются определенные требования. В своем документе №ПЗ-13/2015 Минфин России отметил, что в целях организации хранения электронных документов (в том числе и первичной бухгалтерской документации) нужно придерживаться именно этих требований.

В частности, приказом оговорены следующие условия хранения документов ЭДО:

  • каждая единица электронного документа обязана храниться не менее чем в двух экземплярах на разных физических устройствах;
  • в компании должна быть организована техническая возможность для копирования, открытия, перезаписи электронных документов и контроля над их физическим и техническим состоянием;
  • в организации обязано быть обеспечено надежное хранение электронных документов, исключающее возможность их утраты, уничтожения, искажения данных, несанкционированного доступа третьих лиц с целью хищения или рассылки.

О сроках хранения электронных документов в нормативных актах говорится довольно размыто, поэтому эти требования равнозначны как для бумажных, так и электронных носителей.

Для разных видов документов налоговым и бухгалтерским законодательством предусмотрены разные сроки хранения в зависимости от важности бумаги, ее потребности при ведении бухучета, а также исчислении и уплате налогов.

А именно:

  • Бухгалтерские документы (счета-фактуры, акты сверок, накладные) согласно положениям Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ хранятся пять лет после года, в котором они применялись для формирования отчетности в последний раз.

Примечательно, что УПД является гибридом счета-фактуры и передаточного документа, для счета-фактуры и первички сроки хранения разные (пять и четыре года соответственно). Более того в ряде случаев сроки могут быть продлены. Таким образом, срок хранения УПД определяется индивидуально для каждого случая.

О том, что такое УПД и как его применять, читайте в нашей статье: “Обновилась форма универсального передаточного документа (УПД)”.

  • Договорные документы (договоры, акты оказания услуг, спецификации, дополнительные соглашения) хранятся от 5 лет до постоянного хранения в зависимости от типа документа и срока его действия.
  • Прочая документация (письма, решения, справки), как правило, хранится в среднем не менее пяти лет.

Со сроками хранения самих электронных документов все понятно, они аналогичны срокам хранения бумажных носителей. Однако электронный документ невозможно считать подлинным и имеющим юридическую силу без его подписи ЭЦП. Возникает вопрос — как проверить подлинность электронного документа, если срок действия сертификата ЭЦП закончился?

Как известно, срок действия сертификата ЭЦП составляет один год, что намного меньше, чем срок хранения самих электронных документов. Согласно положениям Федерального закона от 06.04.

2011 №63-ФЗ при проверке электронной подписи сертификат ЭЦП должен быть или еще действующим, или иметь доказательство о своем действии на момент подписания документа.

Таким доказательством может выступать, например, штамп времени и данные о действительности ЭЦП, представляемые удостоверяющим центром.

Важный момент, если удостоверяющий центр, выдавший ЭЦП, прекратил свое существование, то сведения о выданных сертификатах никуда не исчезают, они передаются в головной УЦ.

Вся нужная информация сохраняется, более того, необходимые сведения уже содержатся в самом формате подписи, чего вполне достаточно для решения вопроса о юридической силе электронных документов с длительными сроками хранения.

Стоит обратить внимание на то, что компания в ходе проверки налоговиков не обязана подтверждать электронные подписи своих контрагентов. Сама система ЭДО разработана таким образом, чтобы не распознавать документы, подписанные не тем ключом, а значит, все электронные документы от контрагентов с ЭЦП правомерно признаются по умолчанию корректно подписанными и легитимными.

Подключение электронной отчетности от Бухсофт обеспечит грамотное взаимодействие с контролирующими органами!

Нюансы передачи электронных документов контролерам

Следует сразу уточнить, что на сегодня нет специальных регламентов и нормативно-правовых актов, которыми регулировался бы порядок проведения налоговых проверок в компаниях, где ведется электронный документооборот.

Поэтому, как и в случае с хранением электронных документов, нужно обратиться к положениям, применяемым для ведения бумажного документооборота. В письме от 25.07.13 № АС-4-2/13622@ налоговики привели рекомендации по проведению выездных налоговых проверок.

Согласно этому письму проверка документов, в нашем случае электронных, предполагает:

  • их визуальное изучение в целях выявления всех требуемых реквизитов;
  • оценку правильности произведенных расчетов суммовых и итоговых показателей в первичной документации, отчетах, формах учета;
  • оценку документов на предмет их соответствия нормам действующего законодательства;
  • проверку подлинности и достоверности данных, изложенных в документах.

Стоит отметить, что в Налоговом кодексе РФ нет положений о том, что электронные документы в обязательном порядке должны сопровождаться изготовлением их бумажных копий. Однако по требованию контролеров любой электронный документ должен быть распечатан.

В целом для построения грамотных взаимоотношений с проверяющими в ходе выездной налоговой проверки нужно обеспечить их программными и техническими средствами для проведения проверочных мероприятий.

Вариантов здесь может быть несколько. Во-первых, предоставление контролеру компьютера, на котором установлено программное обеспечение для просмотра документов. Для неформализованных документов используются привычные программы (Word, Excel). Документы в формате XML-файлов лучше показывать непосредственно в учетной программе.

Во-вторых, формализованные документы можно конвертировать в PDF документы, правда, при этом утрачивается возможность проверки их электронной подписи. В таком случае, можно предоставить XML-файл с ЭЦП и продублировать его в PDF.

В-третьих, проверяемый налогоплательщик может показать все необходимые документы в системе ЭДО, с которой работает. Правда, при этом не исключено, что контролер получит доступ к другим документам, не имеющим отношения к проверке.

Каким же образом в итоге лучше предоставить доступ к электронным документам? Мы рекомендуем обеспечить контролеру отдельное рабочее место за компьютером с установленным на нем средством криптографической защиты информации, возможностью просмотра формализованных документов и данных об электронной подписи через веб-клиент оператора ЭДО, в котором производится обмен электронными документами с контрагентами. 

О плюсах перехода на электронный документооборот с Бухсофт читайте в статьях:

Как экономить с электронным документооборотом. Часть 1

Как экономить с электронным документооборотом. Часть 2

Функциональные возможности современных операторов ЭДО позволяют создать отдельного пользователя с ограниченным доступом к конкретным документам, чтобы инспектор мог просматривать только те документы, которые заявлены для целей проведения проверки.

Остались вопросы по ЭДО?

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/893-kak-elektronnye-dokumenty-proveryayut-nalogoviki

Контур Экстерн. Сервисный центр БК ОМП. Регламент документооборота

Как сохранить электронные документы сданных отчетов и представить их контролерам?

Основой для организации безбумажного юридически значимого документооборота стал Федеральный закон №1-ФЗ от 10 января 2002 года «Об электронной цифровой подписи».

Закон определяет способы удостоверения документов в электронном формате, основанные на применении цифровых компьютерных технологий, и регламентирует использование электронной цифровой подписи для сдачи отчетов в налоговые и другие государственные органы.

Общий порядок электронного документооборота

Порядок безбумажного юридически значимого документооборота посредством телекоммуникационных каналов передачи данных между предприятиями – налогоплательщиками и государственными налоговыми органами определяет Приказ МНС России №БГ-3-32/169 от 2 апреля 2002 года.

Регламент безбумажного документооборота

Приказ ФНС РФ N ММ-7-6/534@ от от 2 ноября 2009 года вводит вдействие «Методические рекомендации по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций(расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи».

Методические рекомендации детально определяют регламент организации удаленного документооборота и стали основанием для разработки протокола информационного обмена между налоговыми службами России и хозяйствующими субъектами путем телекоммуникационных каналов связи.

Это позволило формировать из архива сдаваемых отчетных документов и неформальной переписки доказательно-правовую базу, имеющую полный юридический статус.

Схема документооборота

В обмене документами участвуют три стороны:

  • Абонент системы – налогоплательщик (хозяйствующий субъект любой формы собственности), представляющий отчетность через систему Контур.Экстерн;
  • Контролирующий орган – территориальный или местный орган ФНС, ПФР, Росстата, осуществляющий прием отчетности через систему Контур.Экстерн;
  • Специализированный оператор связи (спецоператор) – оператор системы, через сервер которого осуществляется обмен документами между абонентами и контролирующими органами;

Передача любого документа состоит из нескольких этапов. Например, передача налогового отчета состоит из следующих этапов:

  1. Абонент заполняет отчет непосредственно в системе или загружает его из заранее подготовленного файла.

  2. Абонент выполняет проверку отчета в системе. Если в отчете обнаружены ошибки, то абонент исправляет их и повторяет проверку. Если ошибок в отчете не обнаружено, то он переходит к следующему этапу.

  3. Абонент подписывает отчет электронной цифровой подписью (ЭЦП), зашифровывает его и отправляет в ИФНС (через сервер спецоператора связи).

  4. Спецоператор связи получает отчет и высылает абоненту подтверждение об отправке отчета абонентом (подтверждение даты отправки). В подтверждении фиксируется время отправки отчета в течение 2 часов (на практике данное действие занимает несколько секунд). После этого спецоператор связи переправляет отчет (вместе с подтверждением) в ИФНС.

  5. После налоговый орган формирует в приемном комплексе извещение о получении (не позднее 6 часов).

  6. После из ИФНС поступает квитанция о приеме или уведомление об отказе которая формируется в приемном комплексе — ЭОД (поступление не позднее следующего рабочего дня/ формируется в течение 6-12 часов).

  7. ИФНС проверяет отчет, формирует протокол контроля с результатами проверки и в течении суток (на практике 3-4 дня) отправляет его абоненту.

  8. ИФНС проверяет отчет, формирует извещение о вводе или уведомление об уточнении (не позднее 2 рабочих дней) (на практике 3-4 дня) отправляет его абоненту.

  9. Абонент получает извещение о вводе или уведомление об уточнении и подтверждает его получения, подписывая его и высылая его обратно в ИФНС.

С 24 ноября 2010 года отправка и прием деклараций осуществляется в соответствии с Приказом ФНС России от 02.11.2009 № ММ-7-6/534@. Согласно данному приказу, налогоплательщик после отправки отчета получает следующие документы:

1. Подтверждение даты отправки отчета.
Подтверждение даты отправки отчета – электронный документ, формируемый специализированным оператором связи, содержащий данные о дате и времени отправки декларации.

2. Извещение о получении или сообщение об ошибке.
Извещение о получении – электронный документ, подтверждающий факт получения отчета налоговым органом. При получении извещения о получении, документооборот продолжается. Необходимо дождаться результатов дальнейшей проверки отчета налоговым органом.

Сообщение об ошибке – электронный документ, формируемый налоговым органом, содержащий информацию об ошибках. Если вам пришло сообщение об ошибке, это значит, что отчет не принят. Документооборот прекращается. Необходимо исправить ошибки, указанные в сообщении, и повторить процедуру отправки отчета.

3. Квитанция о приеме или уведомление об отказе.
Квитанция о приеме – электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт приема отчета. При получении квитанции о приеме, документооборот продолжается. Необходимо дождаться результатов ввода данных в базу налогового органа.

Уведомление об отказе – электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт отказа в приеме сведений с указанием причин отказа. Если вам пришло уведомление об отказе, это значит, что отчет не принят. Документооборот прекращается.

Необходимо исправить ошибки, указанные в уведомлении, и повторить процедуру отправки отчета.

4. Извещение о вводе или уведомление об уточнении.
Извещение о вводе – электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт загрузки отчета в базу инспекции. Если вам пришло извещение о вводе, это значит, что отчет принят. Документооборот завершен.

Уведомление об уточнении – электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт загрузки отчета в базу инспекции, но содержащий сообщение о необходимости предоставить уточнения. Если вам пришло уведомление об уточнении, это значит, что отчет принят, но требует уточнений.

Необходимо отправить корректирующий отчет, внеся необходимые уточнения.

При передаче отчетности, подписанной ЭЦП уполномоченного представителя, с каждой декларацией передается информационное сообщение о доверенности. Все документы хранятся на сервере системы Контур.

Экстерн, что позволяет в любой момент получить доступ к нужному документу без необходимости хранить его на своем ПК.

На сервере все документы хранятся только в зашифрованном виде (кроме подтверждений спецоператора, которые не шифруются).

Просматривать документы имеет возможность только отправитель.

2. Электронная отчетность в РОССТАТ

В рамках федеральной целевой программы ”Развитие государственной статистики России в 2007 – 2011 годах” в соответствии с законом “Об официальном статистическом учете и системе государственной статистики в Российской Федерации” от 29.11.2007г.

№ 282-ФЗ Мособлстат осуществляет прием от предприятий статистической и бухгалтерской отчетности в электронном виде.

При предоставлении статистической и бухгалтерской отчетности в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) отчитывающийся субъект не обязан предоставлять ее на бумажном носителе.

Общие положения

Общие принципы и порядок организации информационного обмена при предоставлении статистической отчетности в электронном виде через Специализированных Операторов связи определяет “Временный порядок получения от респондентов первичных статистических данных по формам Федерального статистического наблюдения в электронном виде территориальными органами Росстата через специализированных операторов связи”, утвержденный Росстатом 8 июля 2008 года. В настоящее время абоненты системы Контур.Экстерн имеют возможность отчитаться в Росстат по электронным каналам связи.

Подключение сервиса доступно только в рамках уже имеющегося договора со спецоператором, либо при первичном заключении договора, включающего сервисы сдачи налоговой отчетности и/или сведений в Пенсионный фонд. Организациям, подключенным к системе

Контур.Экстерн по тарифным планам с расширенным набором услуг, сервис «Отчетность в Росстат» предоставляется автоматически.

Для сдачи отчетности в Росстат в электронном виде абонентам расширенных тарифных планов оформление дополнительных документов не требуется.

Если в тарифный план организации не входит сдача отчетности в Росстат, она может легко поменять тариф на расширенный, обратившись в отдел продаж к своему менеджеру.

На данный момент для отправки через систему Контур.Экстерн доступны следующие формы статистической отчетности:

Источник: http://konturbk.ru/technical-support/reglament/

Хранение электронных документов: где и как

Как сохранить электронные документы сданных отчетов и представить их контролерам?

В статьях Организация электронного документооборота с контрагентами, Электронная подпись: все, что надо знать бухгалтеру, Электронные документы – факты, законы и важные нюансы и Электронная налоговая отчетность: особенности взаимодействия с ФНС мы разобрались, как организовано подключение к оператору электронного документооборот, как применяется электронная подпись, что представляет собой работа с электронными бухгалтерскими документами и как выглядит процедура проведения камеральной и выездной налоговой проверок при ЭДО. Но помимо задач обработки документов перед нами стоит задача как-то их хранить. К бумажным архивам мы все давно привыкли, но когда речь заходит о том, как хранить электронный документ, то возникает множество вопросов.

Важные моменты

На самом деле, хранение электронных документов (ЭД) по законодательству не значительно отличается от хранения бумаги. Оно регламентируется аналогичными нормативными актами.

Общие положения содержит закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а требования конкретно по бухгалтерским документам вы найдете в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Эти законы не делают принципиальных различий между бумажным и электронным документом, тем не менее, следует учитывать важные нюансы.

Где хранить? Хранение ЭД потребует от вас содержания определенной технической инфраструктуры. Вам придется решать, где хранить документы, на каких носителях, локально или в облаке. Также придется учитывать, что современные физические носители имеют свойство стареть, как и все материальное в этом мире.

Оптические и полупроводниковые накопители имеют свойство терять контент со временем, магнитные диски изнашиваются. Посмотрите, на чем мы переносили файлы каких-то 10 лет назад? Большинство из нас еще пользовались 3,5-дюймовыми дискетами.

А сейчас уже сложно найти в компьютере дисковод, который смог бы их прочитать.

Как воспроизвести? Просто сохранить ЭД – недостаточно. Нужно еще иметь возможность адекватно воспроизвести информацию, прочитать ее, получить данные об электронной подписи (ЭП). Трудность заключается в том, что форматы электронных документов имеют свойство меняться.

Например, основной формат текстовых документов совсем недавно был .doc (расширение файлов, созданных в Word), а теперь уже .docx. Появляются новые редакторы, в том числе бесплатные и облачные, сложно говорить о том, как сегодняшние форматы будут совместимы с ними завтра.

Ответственность за хранение и воспроизведение электронных документов, согласно букве закона, лежит на налогоплательщике. Например, касаемо бухгалтерских документов, такое требование прописано в п. п. 1 и 2 ст. 29 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Как обеспечить длительное хранение? Существует достаточно серьезная проблема с документами длительного или постоянного срока хранения. Как хранить электронный документ 50 или 75 лет? Как обеспечить его читаемость в течение всего срока хранения? Какая инфраструктура для этого потребуется? Как обеспечить юридическую силу таких документов?

На вопрос «как хранить ЭД 50 или более лет с обеспечением их юридической силы?» сегодня существуют только теоретические ответы.

Все-таки, история электронного документооборота в России пока не может похвастаться многолетней практикой, поэтому мы попросту еще не дожили до того дня, когда мы можем фактически проверить существующие решения.

Поэтому на текущий момент мы рекомендуем всем абонентам переводить в электронный вид только те документы, чей срок хранения не превышает 15-20 лет. В этом случае их хранение будет прогнозируемым и гарантированным.

Способы хранения документов

Не важно, много ли у вас электронных документов и как бурно идет обмен, в любом случае вы столкнетесь с необходимостью организации хранения. Рассмотрим несколько вариантов того, как вы можете создать собственный электронный архив.

Локальный архив. Это довольно доступный способ хранения.

Не имеет значения, с помощью чего вы проводите обмен – через электронную почту или через оператора ЭДО – вы просто складываете все электронные документы к себе в папку компьютера.

Если у вас в компании есть локальная сеть, то вы можете попросить администратора создать для ЭД специальную сетевую папку и даже настроить права доступа к ней.

Большой минус этого типа хранения ЭД в том, что вы не можете гарантировать его безопасность (к вашим локальным дискам не так уж и сложно получить доступ) и надежность, вам придется самим контролировать сроки хранения, обеспечивать средства воспроизведения (держать под рукой редактор, в котором документ создан) и проверки электронной подписи (ваш криптопровайдер). И как только ваш архив разрастется, вы столкнетесь с серьезными трудностями при поиске и обеспечении доступа к документам.

Специальный электронный архив. И тут к вам на помощь могут прийти специализированные решения – системы электронного документооборота (СЭД, ECM) или электронные архивы документов.

Изначально они создавались для нужд внутреннего обмена, что никак не мешает использовать такие программы для хранения внешних документов.

СЭД представляет собой полноценное решение для управления документами, хранит их в базе данных (или файловом хранилище), обеспечивает оперативный доступ к ним, сохраняет связи, позволяет управлять доступом и безопасностью.

Фактически, данный вид хранения полностью решает все возможные проблемы содержания электронного архива: все документы хранятся на ваших серверах, многие СЭД обеспечивают вам средство просмотра, контролируют сроки хранения, позволяют получить данные об электронной подписи. Выгружать и загружать документы в СЭД не составляет никаких трудностей.

Если у вас нет практики внутреннего электронного документооборота, то такие решения могут быть для вас избыточными. Они стоят своих денег, но не каждая небольшая компания готова эти деньги платить. Для многих лучше подходит хранение в облаке.

Хранение в облаке. Это наиболее перспективный и потенциально популярный способ хранения документов. Если вы уже пользуетесь услугами оператора ЭДО, то все переданные с его помощью документы могут храниться прямо в сервисе. Вы всегда сможете к ним обратиться, сервис обеспечит просмотр и предоставит данные о сертификате ЭП – был бы только доступ в интернет.

Иван Агапов, руководитель группы аналитики и внедрения Synerdocs:

Некоторые операторы хранят переданные документы по умолчанию. Например, в Synerdocs вы всегда сможете найти переданные акты и счета-фактуры в течение всего срока их хранения – оператор просто обеспечивает для вас дополнительную функциональность в качестве бонуса.

Если же требуется более четко обозначить политику хранения, разграничить права доступа, ключевые гарантии – то с оператором просто заключается отдельное соглашение, в котором все положения по хранению прописываются отдельно.

В этом случае оператор полноценно берет на себя обязанности электронного архива.

Для законодательства в принципе не важно, какой способ хранения вы выбрали. Контролирующие органы не будут обязывать вас использовать то или иное решение, для них важнее то, как соблюдаются регламенты передачи документов, выдерживаются ли требования к формату и какой сертификат ЭП используется для подписания.

Сроки хранения и проверка юридической силы

Сроки хранения описаны бухгалтерским и налоговым законодательством России.

Вам отлично известно, что, согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», бухгалтерские первичные учетные документы следует хранить в течение пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Данные нормативы распространяются одинаково на бумажные и электронные документы.

Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

Тип документаСрок хранения
Бухгалтерские документы (формализованные: счет-фактура, акт, накладная и т.п.)Не менее 5 лет, согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Договорные документы, доп. соглашения и заявки (неформализованные)В зависимости от типа документа и его срока действия. Варьируется от 5 лет до постоянного хранения.
Прочие документы (письма, спецификации, справки)В среднем 5 лет

Каким бы ни был срок хранения электронного документа, на всем его протяжении необходимо иметь возможность четко определить его юридическую силу, центральным гарантом которой выступает электронная подпись. Тут возникает вопрос: как проверить легитимность документа после того, как срок действия сертификата ЭП истёк.

Действительно, сертификат ЭП действует всего год, а большинство бухгалтерских документов, как видно на иллюстрации, хранятся минимум 5 лет.

Фактически, получается, что ЭП спустя год уже будет невалидна, следовательно, легитимность документа оказывается под вопросом.

Закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» говорит о том, что при проверке подписи сертификат ЭП должен быть либо действующим, либо должны быть доказательства, что он был таковым на момент подписания.

Такими доказательствами могут быть, например, штампы времени и информация о действительности ЭП (OCSP-ответы или списки отзывов сертификатов – CRL-списки).

Если взять, к примеру, наш сервис, то при передаче электронной подписи она как раз дополняется данными доказательствами.

Фактически, мы делаем из квалифицированной ЭП – усовершенствованную подпись (расширенный формат ЭП), которая поможет снять все существующие на сегодняшний день опасения об обеспечении легитимности ЭД.

Большинство вопросов легитимности снимается существующими реквизитами квалифицированной ЭП, просто стоит перечитать одну из наших предыдущих глав.

У многих компаний, которые приступают к организации архивов, также возникают опасения по поводу того, что делать с ЭП от удостоверяющего центра, прекратившего свое существование. Ответ на этот вопрос найдется в законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Если аккредитованный удостоверяющий центр, который выдавал квалифицированные сертификаты, прекращает свое существование в определенный момент, то все данные по сертификатам, в частности списки отзывов и выпусков сертификатов, передаются в головной удостоверяющий центр.

Вся эта информация сохраняется, плюс необходимые данные уже содержатся в самом формате подписи. Этого достаточно, чтобы решить вопросы с юридической силой документов с длительными сроками хранения.

Разумеется, все эти достаточно сложные процессы не будут ложиться на плечи простых пользователей электронных архивов или сервисов ЭДО.

Вместо заключения

Конечно, сегодня в России тема хранения юридически сильных электронных документов все еще находится в стадии разработки.

У нас есть целый набор нормативных актов, в которых содержатся отрывочные и разрозненные рекомендации по хранению ЭД, но нет центрального документа.

Закон № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» сильно устарел, он создавался еще до того, как получил свое развитие ЭДО.

Однако это совершенно не мешает бизнесу уже строить свою практику. Законы содержат достаточно общих указаний, а создание конкретных требований, регламентов, отражение их в соответствующих локальных нормативных актах, вы можете спокойно брать на себя.

Сейчас для бизнеса нет никаких ограничений, государству не принципиально, как вы храните документы – в облаке или нет – важно лишь обеспечивать те моменты, о которых мы говорили выше.

Чем шире будет распространяться эта практика, тем больше мы будем знать о различных нюансах хранения, тем меньше будет нерешенных вопросов.

P.S. Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает.

Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру.

Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ на нашем сайте или скачайте буклет.

Иван Агапов

Источник: https://www.synerdocs.ru/5937060.aspx

Сдача отчетности в электронном виде через интернет

Как сохранить электронные документы сданных отчетов и представить их контролерам?

Для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей сдача отчетности в электронном виде – новый формат современного делопроизводства. Сегодня уже нет нужды собирать огромные папки документов, обрабатывать их и хранить в архивах. Инновационные технологии позволяют осуществлять документооборот в организации при помощи ЭВМ посредством телекоммуникационных каналов связи.

Системы, позволяющие работать «по-новому»

Несколько десятилетий назад была разработана первая в мире система электронного документооборота, именуемая СЭД. Данная система представляет собой грандиозный информационный поток, который управляется специальным программным обеспечением.

Структурной единицей электронного документооборота является цифровой документ. Это набор закодированных данных, которые сгруппированы и оформлены надлежащим образом. Таким образом, с помощью средств СЭД упрощаются все значимые деловые процессы, в том числе, сдача отчетности через интернет.

Главными преимуществами использования систем электронного документооборота для сдачи отчетности в контролирующие инстанции являются:

  • электронная документация составляется и оформляется намного проще и быстрее, чем в бумажном формате;
  • программы, отвечающие за создание и отправку электронных отчетов, созданы таким образом, что исполнителю будет очень сложно допустить какую-либо ошибку или неточность;
  • чтобы подать необходимую отчетность в налоговую инспекцию, теперь не нужно стоять в длинных очередях, затрачивая при этом драгоценное время, – отправлять все формы можно практически мгновенно по электронной почте;
  • уполномоченное лицо, например, бухгалтер, не сможет оказаться в ситуации, когда налоговый инспектор отказывается принимать отчеты ввиду их несоответствия определенным формам.

Не существует такого понятия, как обязательная сдача отчетности в электронном виде. Но она рекомендуется в случае, если предприниматель нанимает более 100 человек сотрудников. Это значительно упрощает работу по оформлению документации и ее обработке.

Сегодня система электронного документооборота имеет множество типов и видов. Существует несколько классификаций видов СЭДО, а именно:

  • электронные архивы и базы данных – это системы, созданные для накопления и хранения всей наиболее важной информации;
  • системы со встроенными маршрутизаторами и задачами для пользователей;
  • цифровые «управляющие»;
  • системы, ориентированные на сотрудничество нескольких сторон;
  • системы со встроенными дополнительными модулями.

Перед тем, как выбрать конкретный вид СЭД для работы своей организации, менеджер должен задаться вопросом, а какие цели преследует сама организация, на какие результаты она настроена. Не думайте, что СЭД создана исключительно для юридических лиц.

Эта система предназначена также и для физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей, и для других субъектов.

При помощи подобных информационных систем электронная сдача отчетности превращается в удобный и быстрый процесс для любого пользователя.

Электронная связь с контролирующими органами

Ни для кого не секрет, что теперь государственная регистрация хозяйствующих субъектов происходит в упрощенной форме. Связь с контролирующими органами исполнительной власти и страховыми организациями страхователь может поддерживать при помощи современных телекоммуникационных каналов связи.

Передача отчетности в электронном виде может быть произведена между субъектом хозяйственной деятельности и следующим инстанциям:

  • Федеральным пенсионным фондом;
  • Федеральной налоговой службой;
  • страховыми компаниями и прочими организациями.

Однако для соединения с этими органами субъекту необходимо пройти ряд процедур, связанных с переходом на электронный документооборот.

Стратегически важное решение

Любой субъект, занимающийся хозяйственной деятельностью, должен прекрасно понимать, что переход от обычного документооборота к электронному – стратегически важное решение. Вначале придется столкнуться с некоторыми трудностями, которые в конечном итоге изживут себя, а выбранная СЭДО окупится в минимальные сроки.

В современном мире практически все отрасли деятельности человека работают с применением различных гаджетов, которые помогают людям решать те или иные поставленные задачи. В связи с этим для упрощения деловых процессов и появилась СЭД.

Она дает возможность не только руководителю грамотно управлять своими подчиненными, но и бухгалтерам точно в сроки без лишних затрат времени сдавать отчетность в местные органы контроля и учета. Сдача электронной отчетности с помощью систем ЭДО стала популярной в современных компаниях.

Она происходит преимущественно посредством сети интернет, например, через электронную почту.

Правительство РФ поставило перед собой цель – переведение 100% государственных служб на СЭД до 2020 года. Такое решение позволяет ускорить и оптимизировать все государственные процессы.

Если вы решили, что классический документооборот уже не подходит для вас и настал момент попробовать что-то новое и совершенное, то вам необходимо знать следующее:

  1. Отправка отчетности через интернет возможна только после подачи официального заявления о том, что вы хотите подключиться к системе электронного документооборота. Заявление заполняется преимущественно в электронной форме. Оно имеет четко определенную структуру, которая была утверждена на законодательном уровне. Данный документ заполняется в единственном экземпляре и направляется в выбранную инстанцию.
  2. В обязательном порядке необходимо заполнить основное и дополнительное соглашения. Эти два документа заполняются в нескольких экземплярах, чтобы каждый из них достался всем сторонам договора.

При осуществлении бумажного документооборота все документы подписываются уполномоченными лицами, а их подписи закрепляются оттисками специальных печатей. Как же быть с документом, который вручную подписать не представляется возможным? В таком случае на помощь приходит электронная цифровая подпись.

Как получить ЭЦП?

На законодательном уровне предусмотрено, что заверять электронные документы можно при помощи ЭЦП (электронно-цифровой подписи). Она не только обеспечивает заверение документа, но и защищает его от несанкционированного взлома. В некотором смысле аналогом электронной подписи является цифровой ключ.

Электронный ключ получить можно в местном отделении Федеральной налоговой службы по месту регистрации налогоплательщика. Запомните, что между электронным ключом и цифровой подписью существует разница.

Так называемый «ключ» подходит только для электронной сдачи отчетности в налоговую инспекцию. Для других отчетов он не подходит. А вот электронная подпись способна заверить абсолютно любой документ для любой инстанции.

Однако получить ее можно исключительно в сертификационных центрах.

Чтобы получить ЭЦП, необходимо написать заявление о ее предоставлении, составить договор и подать необходимые документы. Получателю также нужно запастись каким-нибудь цифровым носителем, например, флешкой либо диском. На них и будут записаны ключи и подписи.

Для индивидуального предпринимателя, который работает без печати, предусмотрена одна электронная подпись.

Если же в качестве получателя выступает юридическое лицо, то в данном случае сертификационный центр выдает сразу три ЭЦП, каждая из них предназначена для руководителя организации, главного бухгалтера и печати юрлица.

Если вы не знаете, как сдавать отчетность через интернет, какие нужны документы для перехода на СЭД, как получить право на использование ЭЦП, то вам в этом вопросе могут помочь специалисты компаний, которые за определенную плату оказывают помощь клиентам в решении подобных заданий. Вам не нужно будет выполнять вышеуказанные операции, все сделают за вас. От вас будет зависеть только получение готового сертификата и генерация ключей доступа.

Программное обеспечение

Вся электронная отчетность подготавливается и оформляется с помощью специальных программных пакетов. Сегодня существуют бесплатные программы, предоставляемые самими контролирующими органами. Также существуют и платные программы, которые имеют более совершенный функционал. Платный вариант – не всегда самый лучший. Выбор программы зависит только от вас.

Перед тем, как сдавать электронную отчетность, тщательно изучите все нормативные акты законодательства, которые связаны с данным вопросом. Несколько раз прочитайте и вникните в положения договора о подключении к электронной системе, а также соглашения сторон. Не подписывайте эти документы без взвешенного решения.

Подача электронных отчетов в контролирующие органы

После того, как субъект получил цифровую подпись или ключ, подписал все соглашения и договоры, он имеет полное право обмениваться с контролирующими органами отчетностью и иной документацией посредством выбранной системы электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи. В данном случае связь осуществляется через сеть интернет.

Как сдать электронную отчетность правильно? Электронный отчет создается в специальной программе, корректируется, а далее на него накладывается электронная цифровая подпись.

Теперь его можно отправлять в необходимый орган.

Помните, что все без исключения системы обмена электронными данными оснащены специальными модулями, которые отвечают за уведомления, приходящие сторонам в подтверждение той или иной операции.

Так и в данной ситуации: если вы отправили отчет в электронном виде в налоговую инспекцию или в другой орган, то через некоторое время вам должны прислать квитанцию (сообщение) о том, что ваши документы получены.

Через еще определенный период времени, иногда оно может длиться 2-3 дня, вам должны прислать второе сообщение о том, что отчетность была проверена и принята. В случае, если в документах имеются ошибки или неточности, то проверяющие органы сообщают об этом. Также уведомление должно содержать в себе полный перечень ошибок.

После получения подобного уведомления отправитель обязан в максимально приемлемые сроки исправить все ошибки и снова отправить документацию на проверку.

Важно! Электронная цифровая подпись действительна только в течение срока действия договора об ее предоставлении. Обычно этот срок составляет 1-2 года. В случае с электронными ключами ситуация такая же.

Сдать отчетность через интернет можно только после того, как на ней будут оставлены все подписи.

Если отчетность сдается представителем организации, то в первую очередь на документ налагается подпись бухгалтера, после свою ЭЦП оставляет руководитель компании, и только в последнюю очередь ставится электронная подпись, которая эквивалентна «мокрой» печати организации.

Если налогоплательщик не нанимал бухгалтера, то на электронной отчетности сначала ставится подпись начальника, а уже потом – ЭЦП печати. Если отчетность в электронном виде подает индивидуальный предприниматель, у которого нет бухгалтера и персональной печати, то он оставляет только свою цифровую подпись.

Возможность подачи отчетности в электронном виде через интернет – это настоящий прорыв в современном деловом мире. Отправка электронной отчетности имеет большое количество положительных моментов, которые выражаются в экономии времени и средств налогоплательщиков, а также качественном контроле работы как подотчетной, так и контролирующей стороны.

Как сдать налоговую декларацию по УСН ИП через интернет бесплатно через ФНС имея ЭЦП Инструкция.

Порядок представления налоговой отчетности в электронном виде.

ФНС сдать электронную отчетность бесплатно. Решение

Как сдать стат отчет в электронном виде через Кабинет респондента на сайте stat.gov.kz

Источник: http://documentooborot.com/otchetnost/sdacha-otchetnosti-v-elektronnom-vide.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.