+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как снизить затраты на хранение бухгалтерских документов

Содержание

Как снизить затраты на хранение бухгалтерских документов

Как снизить затраты на хранение бухгалтерских документов

Подробности Категория: Подборки из журналов бухгалтеру : 29.11.

2012 07:30

Хранение бухгалтерских документов может быть выгодным Как показывает практика, выбор оптимального способа хранения позволяет компании значительно снизить финансовые затраты, а бухгалтеру – наконец-то заняться выполнением сугубо профильных задач. Что выгоднее: хранить бухгалтерские документы в офисе или доверить их третьим лицам? Предлагаем реальные расчеты из реальной практики.   

Первый вопрос который возникает при выборе способа хранения: а может ли хранение документов в принципе быть выгодным для компании? Да, но только в том случае, если вы смогли правильно оценить издержки, просчитать возможные риски и определить ответственность сторон для разных методик хранения.

Выбор невелик: либо документы нагромождают офисное пространство, либо отправляются на хранение в специализированную компанию, которая за определенную плату готова и днем, и ночью заботиться о сохранности важной бухгалтерской информации.

При хранении документов на своей территории обычно складываются две типичные ситуации. Чаще всего многотомные собрания бухгалтерских «сочинений» занимают рабочие стеллажи, которые со временем начинают притеснять сотрудников бухгалтерии.

Если руководитель компании оказался достаточно проницательным, то для хранения бухгалтерской документации выделяется архивное помещение, где трудится специально обученный персонал.

Затраты на содержание подобного архива индивидуальны для каждой организации.

Архивные компании предлагают услуги по внеофисному хранению документов и сопутствующее обслуживание архива в специально оснащенных и круглосуточно охраняемых архивных хранилищах. При этом вы можете выбрать среди разных видов хранения документов, для каждого из которых установлен свой ценник.

Хранение документов в архивных коробах.Документы помещаются в обезличенные архивные короба средней вместимостью до 5 папок «Корона». Короба маркируются и получают уникальный идентификатор (штрихкод), позволяющий вести последующий учет документов. Плата взимается ежемесячно в зависимости от количества переданных коробов (1 короб = до 5 папок «Корона»). Цена вопроса: в среднем 1 короб = не более 34 руб. в месяц.
Хранение документов в архивном сейфе. Вы получаете в пользование обособленный архивный бокс, оснащенный всеми необходимыми системами безопасности. Доступ к нему имеют только уполномоченные лица компании. За клиентом остается право выбора, в каком виде будут храниться документы внутри сейфа: в коробах, связках, россыпью и т.д. Цена вопроса: 1 месяц аренды (для бокса вместимостью не менее 500 папок «Корона») = 9000 руб.
Аренда архивных площадей.Архивная компаниявыделяет нужное количество квадратных метров полностью оборудованного архивного хранилища, имеющего независимые точки входа. Доступ имеет исключительно клиент. Стоимость аренды зависит от местоположения архивного хранилища и общего метража занимаемой площади. Цена вопроса: 1 кв. м = от 520 руб. в месяц.

Доставка документов. При расчете реальной стоимости услуг архивной компании нельзя забывать о доставке.

Она является одной из наиболее востребованных услуг из дополнительного перечня, так как в случае проверки контролирующими органами и иными инстанциями может потребоваться незамедлительная реакция.

Архивные компании предоставляют несколько видов доставки. Цена вопроса: от 300 до 1800 руб. за 1 поездку (исключая самовывоз):

  • Стандартная доставка: на следующий день с момента заказа.
  • Срочная доставка: в течение 3 часов с момента заказа.
  • Неприоритетная доставка: в течение 5 рабочих дней с момента заказа.
  • Самовывоз: документы можно забрать в любое рабочее время.

В итоговом ценнике по желанию клиента могут появиться и другие дополнительные услуги. Как правило, средняя комплексная стоимость ежемесячного обслуживания документов, переданных на хранение в архивную компанию, составляет от 10 до 30% от стоимости ежемесячного хранения.

Оцениваем затраты: хранение документов в офисе и на территории архивной компании

При анализе денежных затрат на самостоятельное хранение и передачу документов на внеофисное хранение специализированной компании существует распространенная ошибка. Обычно из расчетов исключается все, кроме стоимости аренды архивных площадей. Ущербность такого подхода очевидна: он не отражает реальные ежемесячные издержки на поддержание архива в рабочем состоянии.

Для объективной оценки примерных ежемесячных затрат на организацию хранения в офисе и силами архивной компании предлагаем ознакомиться с нижеприведенной таблицей. Она составлена из расчета 500 папок «Корона», что эквивалентно 100 архивным коробам. При этом затраты на ежемесячное обслуживание взяты в максимальной величине, равной стоимости ежемесячного хранения документов.

При хранении в офисеПри хранении в архивной компании
Наименование вида затратОбъем в руб.Наименование вида затратОбъем в руб.
Аренда офиса/склада12 кв. м х 12 0001 за кв. м в год = 144 000 руб.Хранение документов в архивной компании100 кор. х 34 руб. х 12 мес. = 40 800 руб.
Затраты на персонал, работающий с  документами (поиск, возврат, сканирование, копирование документов)26000 руб. х 12 мес. = 72 000 руб.*Ежемесячное обслуживание документов (подбор, доставка, выдача, сканирование документов и т.д.)40 800 руб.**
Затраты на расходные материалы и канцелярские принадлежности2000 руб. х 12 мес.= 24 000 руб.
Итого за год без учета налогов240 000 руб.81 600 руб.
Ежегодная экономия158 400 руб.

1 Усредненная стоимость аренды офиса в Москве на 2012 год.

2 По статистике более 20% рабочего времени тратится на работу с документами (поиск, копирование, размещение на стеллажах и др.).

* Без учета налогов, социальных выплат, затрат на содержание охраны и систем безопасности.

** В расчете указана максимальная стоимость дополнительных услуг. Фактическая стоимость определяется по реально оказанным за месяц услугам.

Сравнительная таблица рисков при самостоятельном хранении документов и их передаче в коммерческий архив

Вероятность возникновенияВероятность возникновения
Название рискаХранение документов в собственном архивеВнеофисное хранение
Санкционированное изъятие документов в соответствии с требованиями законодательстваВысокаяВсе документы хранятся в одном местеСредняяПринцип территориального распределения документов
Утрата документов из-за пожара, потопа и др.СредняяСредняя
Утрата документов по вине сотрудникаВысокаяСотрудники вашей компании не несут ответственность за сохранность документов, поэтому доказать их вину практически невозможноНизкаяАрхивная компания отвечает за сохранность переданных на хранение документов в рамках договора и определенной в нем ответственности
Потребность в дополнительных площадях по мере заполнения архиваВысокаяПотребуются аренда и оснащение стеллажами нового архива, а также перемещение документов, в результате чего они могут пострадатьНизкаяПоставщик услуг обладает большим резервом площадей и может оперативно масштабировать их по запросу клиента
Утечка конфиденциальной информацииВысокаяВаши сотрудники не несут серьезной ответственности за выявленный факт разглашения конфиденциальной информации и их вину доказать почти невозможноНизкаяАрхивная компания несет ответственность в рамках действующего законодательства и условий договора. Она обязана компенсировать возникшие (доказанные) убытки
Претензии и штрафы со стороны пожарной службыВысокаяОбычно архивные площади не соответствуют требованиям пожарной безопасности. В случае проверки это влечет административную ответственностьСредняяАрхивные хранилища соответствуют требованиям ГОСТ, а в случае выявления незначительных нарушений это никак не влияет на бизнес-процессы заказчика услуг
Несанкционированный доступ к документамВысокаяБез внедрения информационной системы, позволяющей вести учет мест хранения документов, контроль их выдачи и возврата в архив, организовать безопасное хранение документов невозможноНизкаяДоступ к документам предоставляется исключительно прошедшим авторизацию представителям компании. При этом документы находятся в обезличенных коробах по принципу разобщенного хранения
Оперативность доступаНизкаяДокументы всегда под рукойВысокаяВозможен срыв доставки из-за неблагоприятной транспортной ситуации

Из приведенных выше примеров очевидно, что, передавая документы на хранение профессионалам, вы уже завтра сможете встать на путь экономии денежных ресурсов.

Внеофисное хранение документов позволит обеспечить полную сохранность и конфиденциальность информации, а также сделает работу с документами более оперативной и контролируемой.

Все важные для клиента условия хранения документов предусматриваются договором.

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/28105-kak-snizit-zatraty-na-hranenie-buhgalterskih-dokumentov.html

Секреты правильного хранения бухгалтерских документов

Как снизить затраты на хранение бухгалтерских документов

Каждая организация обязана хранить бухгалтерские документы. Сохранность документов обеспечивает руководитель организации.

 Статьи 11, 29 Закона «О бухгалтерском учете».

В ходе деятельности любого предприятия образуется большое количество документов – договоры, внутренние локальные акты, бухгалтерские документы, налоговая отчетность, документы по кадрам и многие другие. Некоторые из них предприятие обязано хранить определенное количество лет, некоторые может уничтожить в случае их ненадобности.

При содействии специалистов Центрального государственного архива Республики Узбекистан и Управления по архивному делу г.Ташкента нами разработаны рекомендации по хранению бухгалтерских документов. Думаем, они будут практически полезны нашим читателям.

ХРАНИТЕ ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Созданные на предприятии и полученные от партнеров первичные документы со временем теряют свое практическое применение и накапливаются в бухгалтерии. Но это не означает, что их можно выбросить, уничтожить или сдать в пункт приема макулатуры.

Первичные документы имеют свои сроки хранения, установленные законодательством. К примеру, документы, необходимые для определения объектов налогообложения и исчисления налогов, должны храниться не менее 5 лет (ст.41 НК). Такой же срок хранения применяется и к другим документам, связанным с организацией и ведением бухгалтерского учета (ст.29 З-на о бухучете).

Для ряда документов установлены и более длительные сроки хранения. К примеру, документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты, должны храниться не менее 75 лет.

Руководитель организации обязан обеспечить сохранность документов в течение всего срока их хранения. Для этого из числа штатных сотрудников бухгалтерии приказом руководителя назначьте ответственное лицо, которое будет следить за комплектацией и сохранностью документов.

Если бухгалтерских документов много, можно назначить несколько ответственных лиц, каждое из которых будет отвечать за документы своего участка (направления). Например, по хозяйственным договорам, входящим и исходящим счетам-фактурам, банковской документации и т.д.

КОМПЛЕКТУЙТЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ВИДАМ

Первичные документы, обработанные бухгалтерией, комплектуйте по видам в отдельные папки или регистры. Поименуйте папки: например, документы по учету основных средств, по учету материалов, по учету труда и заработной платы и т.д.

Документы подшивайте в хронологическом порядке: снизу вверх. Это удобно, когда в папку необходимо добавить следующий документ с более поздней датой.

Первичные документы по учету денежных средств (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами и другие) необходимо переплести. В одной подшивке могут содержаться документы за месяц или за квартал в зависимости от их количества (п.27 Положения, рег. МЮ №1297 от 14.01.2004г.).

ОРГАНИЗУЙТЕ МЕСТО ХРАНЕНИЯ

Законченные делопроизводством (исполненные, оплаченные и не используемые в текущей деятельности) первичные документы, включенные в бухгалтерскую и налоговую отчетность, храните отдельно от текущих.

Крупные предприятия, имеющие в обороте большое количество документов, могут создать для их хранения ведомственный архив – отдельное структурное подразделение.

При создании ведомственного архива нужно руководствоваться Типовым положениемо ведомственном архиве в органах государственной власти и управления, предприятиях, учреждениях и организациях Республики Узбекистан (прил. №4 к ПКМ №482 от 30.10.1999г.).

Не все предприятия имеют возможность создать ведомственный архив как отдельное структурное подразделение (ограниченный штат, арендованный офис). Такие предприятия в зависимости от документооборота могут хранить документы в самой бухгалтерии либо выделить для этого отдельную комнату или ее часть.

Если документы негде хранить, их можно сдать в архивные учреждения на временное (депозитарное) хранение. Архивы оказывают такие услуги на платной договорной основе.

СОЗДАЙТЕ ОПТИМАЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ

Условия хранения документов должны отвечать противопожарным, охранным и санитарно-гигиеническим нормам в течение всего срока их хранения.

Не допускайте хранения документов в помещениях с высокой влажностью, не защищенных от прямого попадания солнечных лучей и атмосферных осадков.

Во избежание порчи храните документы отдельно от химических, легковоспламеняющихся, горючих и взрывоопасных материалов.

Место хранения оборудуйте специальными средствами хранения и перемещения документов: стеллажами, шкафами, сейфами и др.

ОСОБЕННОСТИ ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

К срокам хранения электронных документов предъявляются такие же требования, как и к бумажным.

Обработанные электронные документы можно заархивировать и хранить на самом компьютере. При этом желательно иметь их электронную архивную копию на внешнем носителе: USB-флешке, CD-дисках или съемном жестком диске.

При этом в предусмотренных законодательством случаях (например, при проверках контролирующими органами, при судебных разбирательствах и т.п.) должна быть предусмотрена возможность выдачи и использования копий электронных документов на бумажном носителе.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

В частности, такие требования предъявляются к электронной финансовой и налоговой отчетности (Положение, рег. МЮ №2808 от 12.07.2016г.).

Учитывая возможные форс-мажорные обстоятельства (отсутствие электричества, интернет-соединения, порча электронного носителя и т.д.), которые могут помешать воспользоваться электронными документами, целесообразно иметь их архивную копию на бумажном носителе.

Из налоговой и финансовой отчетности на бумажный носитель можно скопировать только годовые отчеты (при отсутствии годовых – квартальные или месячные). Если сдавались уточненные расчеты, достаточно иметь копию последнего уточненного расчета за отчетный год.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ

Каждый документ имеет свой срок хранения. Он зависит от значимости документа и его востребованности в будущем.

Различают документы c временным и постоянным сроками хранения.

К документам временного хранения относятся документы, имеющие определенный срок хранения – 1 год, 5, 10, 75 лет и т.д.

Документы постоянного хранения не имеют сроков хранения. Они бессрочные, их уничтожать нельзя.

Для некоторых  документов сроки хранения установлены на законодательном уровне. Например:

● первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовая и иная отчетность, а также другие документы, связанные с организацией и ведением бухучета, подлежат хранению не менее 5 лет (ст.29 З-на о бухучете);

● документы (в том числе на электронных носителях), являющиеся основанием для определения объектов налогообложения и исчисления налогов и других обязательных платежей, должны храниться до истечения срока исковой давности по налоговому обязательству, то есть не менее 5 лет (ст.41 НК). Такие же сроки хранения применяются и к налоговой отчетности (ст.47 НК).

Сроки хранения документов для предприятий отдельных сфер деятельности утверждены их регуляторами (вышестоящими организациями). Например, сроки хранения документов:

● коммерческих банков указаны в Перечне, утвержденном Центральным банком и Главным архивным управлением при КМ (рег. МЮ №951 от 26.07.2000г.);

Источник: https://gazeta.norma.uz/publish/doc/text135633_sekrety_pravilnogo_hraneniya_buhgalterskih_dokumentov

Снижаем затраты на отдел бухгалтерии

Как снизить затраты на хранение бухгалтерских документов

«Сэкономить там, где еще можно сэкономить» – это, пожалуй, главное правило для компаний. Если какие-то расходы действительно можно сократить безболезненно, то когда дело доходит до одной из главнейших артерий любого бизнеса – бухгалтерии – здесь рубить с плеча не рекомендуется.

Сокращение числа специалистов учета может выйти компании боком. , удалось уменьшить штат бухгалтерии с минимальным риском для организации. Своим опытом она поделилась с читателями «Расчета».

Все на амбразуру

Группа компаний «Интеркомп» ведет свою деятельность не только в России, но и в других государствах. Так что кризис отразился не только на нашей деятельности в России, – он затронул зарубежные офисы. Сигнал «SOS» зазвучал из наших офисов в разных точках земного шара.

Появились новые по содержанию проблемы, с которыми за время существования бизнеса встречаться «нос к носу» еще не приходилось. Нам пришлось мобилизовать силы и умы компании для решения нелегких задач. В такой круговерти, как сегодняшняя изменчивая экономика, каждая минута на счету. Действовать необходимо оперативно и качественно.

Всем следует работать быстрее и продуктивнее. При этом общие затраты компании на персонал расти не должны – скорее наоборот.

«Модное» решение

В зарубежных офисах сразу было принято решение внутреннюю бухгалтерию вести на аутсорсинге.

Как известно, благодаря этому сокращаются лишние штатные единицы, а необходимые минимальные требования по сдаче отчетности соблюдаются привлеченными извне людьми.

Недочетом такого решения можно считать не совсем полную аналитику и отток информации о компании в «чужую» структуру. Здесь главное сохранять разумную конфиденциальность и сотрудничать с известной и зарекомендовавшей себя аутсорсинговой компанией.

Вернемся на родину…

А вот отдел внутренней бухгалтерии самого крупного нашего юридического лица в России подвергся кардинальным изменениям.

Еще до того, как кризис «разбушевался», это структурное подразделение состояло из пяти человек:

  • главного бухгалтера,
  • заместителя главного бухгалтера,
  • бухгалтера по расчету зарплаты,
  • бухгалтера на участке «банк-касса»,
  • бухгалтера по расчетам с дебиторами.

Коллектив, как видим, небольшой. Все потому, что система уже была оптимизирована по загрузке на 95 процентов. Очевидно, что проблемы появлялись, когда кто-нибудь отправлялся в отпуск или на больничный – в таких случаях соответствующий участок немного «запускался».

Но, тем не менее, на уровне топ-менеджмента и акционеров было принято решение снизить расходы на каждый административный отдел, в том числе и на внутреннюю бухгалтерию. Распоряжение было оглашено Президентом группы компаний на общем собрании. В ближайшие сроки каждый из руководителей должен был сформулировать изменения в рамках своего подразделения и претворить их в жизнь.

На нижнем старте

В первую очередь я проанализировала текущую загрузку каждого сотрудника бухгалтерии по часам.

Это помогло сделать выводы о том, какие процессы можно упростить, какие можно переложить на плечи сотрудников финансового отдела, а что непременно должно остаться в компетенции внутренней бухгалтерии.

Кроме того, оставшиеся в пределах нашего подразделения функции должны были исполняться более эффективно и быстро.

Плохие новости преподнести как хорошие

Один из психологически сложных моментов процесса оптимизации трудозатрат – это сообщить сотрудникам о грядущих изменениях.

Вначале весть о переменах была воспринята крайне негативно – каждый начал думать только о том, что уволят непременно его.

Однако я с каждым подопечным беседовала отдельно, и не раз, с целью выяснить мотивы каждого человека и постараться помочь выстроить свой дальнейший карьерный план.

Для всех неизбежное изменение функций – это возможность к росту. Я верю сама и всегда убеждаю сотрудников, что не нужно бояться дополнительных смежных нагрузок. Во-первых, грамотный руководитель не поставит слишком много задач, объем которых сотрудник «не потянет».

А во-вторых, выполнение новых функций – это путь к повышению собственной капитализации на рынке. Научившись на одном месте работы каким-либо существенным навыкам, сотрудник с успехом сможет их применять в другой компании.

Руководители в любом случае должны следить за профессиональным ростом сотрудников и стараться, даже в кризис, поощрять перспективных работников.

Когда я явно вижу, что сотрудник сам себя перерос, качественно продвинулся на другой уровень и может самостоятельно выполнять уже более обширный круг задач, я стремлюсь «подкинуть» ему, может быть, более сложную, но, несомненно, полезную для развития и интересную работу. И, конечно, трудолюбивых и исполнительных сотрудников, сокращение штата касаться не должно.

Смена позиций

На самом деле специалисты, которые таковыми действительно являются, не пропадут даже в условиях кризиса. Профессионалы своего дела знают себе цену и будут востребованы всегда.

Так, наш главный бухгалтер, поняв, что намечается более интенсивный темп работы, в силу личных соображений самостоятельно приняла решение сменить место работы. Потеря для компании налицо, но это позволило мне продвинуть заместителя главбуха на руководящую позицию.

Тем самым мы сократили значительную часть затрат отдела на зарплату. Для бывшего заместителя такой неожиданный скачок в карьере был воспринят положительно, так как впереди раскрывалось необозримое поле для деятельности.

Положительный эффект сработал безотказно – новый главбух стала более позитивно смотреть на происходящие перемены и воодушевлять оставшийся коллектив.

За экономией – в провинцию

К сожалению, сэкономленных таким образом средств было недостаточно для выполнения поставленной перед нами цели глобального сокращения затрат. Я приняла решение о переводе внутренней бухгалтерии из Москвы в Рязань, где у нас уже был открыт расчетный центр. В компании это был первый опыт вывода поддерживающих функций из столицы.

Для многих фирм сейчас это также может быть актуально, так как в последние год-два наиболее эффективным методом сокращения затрат стал вывод своих структурных подразделений из Москвы в связи с ее дорогой арендой и высокими зарплатами.

Так как вопрос о сокращении численности штата в Москве стоял очень остро, совместно с новым главным бухгалтером мы разработали план по постепенному переводу сначала части, а затем всех бухгалтерских функций в Рязань.

«Бунт» на корабле

План предполагал перевод сотрудницы по расчету заработной платы в операционное подразделение, а бухгалтера по работе с дебиторами – в финансовый отдел с целью и там дополнительно «закрыть» ряд функций. Однако обе сотрудницы объявили о намерении ухода в декретный отпуск в обозримом будущем. Пришлось открыть дублирующие ставки в Рязани и плавно передавать опыт.

А, как известно, экономить на пособиях для будущих мам противозаконно. Здесь ничего не поделаешь – каждый стремится решить не только проблемы компании, но и свои собственные. А по статистике подобный «уход от кризиса» стал довольно популярным у сотрудниц разных компаний.

Таким образом, имеет место своеобразная «мина замедленного действия» в качестве неопределенности с теми, кто находится в отпуске по уходу за ребенком.

https://www.youtube.com/watch?v=DEElwndhmGE

Но лично мы обошлись минимальными потерями – срыва рабочего процесса нам удалось избежать путем самоотверженного труда наших ключевых сотрудников. Переход к новым обязанностям и передача дел были осуществлены плавно.

Увольнение ради самого увольнения никого не интересует – ни меня, ни президента компании. Если нам и приходилось прощаться с сотрудниками, то была уверенность в том, что работник не сидел на одном месте и уж тем более не деградировал.

Подтверждением тому служит тот факт, что до кризиса мы постоянно вкладывали капитал в обучение ведущих сотрудников. Поэтому каждый сознает, что компания далеко не безразлична к судьбам своим сотрудников. Кризис – явление временное. Об этом надо помнить. И то, что не пользуется спросом сегодня, завтра может быть максимально востребованным.

А мы стараемся, чтобы наши сотрудники, бывшие и настоящие, не имели проблем с дальнейшим трудоустройством.

Личный пример

Я активно поддерживаю в коллективе уверенность в том, что трудности постепенно будут преодолены. В сложившейся обстановке необходим тонкий подход к разбору сложных вопросов с каждым сотрудником отдельно и со всеми вместе.

Хочется напомнить, что в такие переходные моменты, когда речь идет о реструктуризации функций, важно лично детально контролировать все ключевые процессы. За последние полгода и у меня значительно выросло количество просматриваемых сводок по разным вопросам.

График моей работы сильно изменился – я редко когда ухожу из офиса раньше десяти вечера. Порой приходится работать из дома. А сотрудники между тем видят личный пример.

Они понимают, что не просто огромный фронт работ «перекладывается на их плечи», но и то, что каждый на своем месте много трудится, меняет свое отношение, перестает «жаловаться на жизнь» и думает над эффективностью выполнения задач.

Несмотря на все трудности, общими усилиями мы достигли тех отличных результатов, которые имеем сегодня. На данный момент внутренняя бухгалтерия юрлица группы полностью автономна и работает из Рязани.

Все дистанционные процессы теперь отлажены, а расходы на зарплату мы сократили в три раза (не говоря уже о сокращении расходов на аренду офиса и т. п.). А еще наш главный бухгалтер вскоре переходит в финансовый отдел заниматься международной отчетностью.

Так что и в трудные кризисные времена нужно находить крупицы положительных событий.

Екатерина Артюхина, вице-президенту по финансам компании Intercomp Global Services

01 Марта 2012, 14:00

Источник: http://www.raschet.ru/articles/77/5601/

Как снизить затраты на хранение документов

Как снизить затраты на хранение бухгалтерских документов

Бизнес по-русски ― это ежеминутная борьба. Борьба за долю рынка и борьба за прибыль. Это преодоление бюрократических барьеров и потенциальных рисков. От победы на этих фронтах зависит стабильность и благополучие всей компании.

Чтобы преуспеть в высококонкурентной среде, российские топ-менеджеры активно проводят политику, направленную на оптимизацию внутренних бизнес-процессов, сокращение затрат на обслуживание и ведение бизнеса, а также на обеспечение комплексной системы корпоративной безопасности.

Как правило, реализация этих мер требует больших расходов на консультантов, разработку и внедрение современных ERP-систем, систем электронного документооборота и др.

Однако в большинстве случаев результаты прогнозов появляются спустя многие месяцы, и полученный эффект не всегда оправдывает первичные ожидания.

В данной статье я хотел бы рассмотреть простой метод, внедрение которого уже завтра позволит ощутимо приблизиться к заветной цели с минимальными затратами.

Как это ни парадоксально, но причиной многих неудач в бизнесе является бумага, вернее документ. Это красноречиво доказывают истории взлета и падения мировых корпораций, а также видных политических деятелей. Ни для кого не секрет, что документы являются носителями ценной информации. Поэтому от того, как они хранятся и в чьи руки попадают, зависит успех работы топ-менеджера и бизнеса в целом.

Состояние документов оказывает большое влияние на эффективность использования рабочего времени другими сотрудниками, а также на скорость принятия стратегически важных решений в конкурентной борьбе. Предлагаемая на российском рынке услуга внеофисного хранения документовявляется, пожалуй, самой бюджетной панацеей от обозначенных выше проблем.

Что такое «внеофисное хранение документов»?

Внеофисное хранение ― передача функций по хранению и обслуживанию документов вашей организации на аутсорсинг специализированной архивной компании. Само хранение документов осуществляется в специально оснащенных и круглосуточно охраняемых архивных хранилищах.

В зависимости от требований, предъявляемых к информационной безопасности и уровню защищенности документов, профессиональные компании предлагают следующие виды услуг по хранению документов. В основе каждой из них лежит свой принцип ценообразования.

Хранение документов в архивных коробах. Хранение документов осуществляется в специальных обезличенных архивных коробах, которые предоставляются архивной компанией (средняя вместимость ― до 5 папок Корона). Они находятся в непосредственной близости от документов других клиентов, передавших документы на хранение.

Все архивные короба маркируются оригинальным идентификатором (штрихкодом), при помощи которого в дальнейшем будет осуществляться учет и поиск необходимых в использовании документов. Плата за услуги взимается ежемесячно пропорционально переданным на хранение коробам.

Средняя рыночная стоимость хранения 1 короба за месяц (до 5 стандартных папок Корона) составляет не более 34 рублей.

Хранение документов в архивном сейфе. Клиент получает в пользование (аренду) обособленный архивный бокс, который оснащен всеми необходимыми системами безопасности (против проникновения, пожарная безопасность).

Доступ к боксу имеет только клиент. Он же определяет, в каком виде будут храниться документы внутри сейфа: в коробах, связках, россыпью и т.д.

Стоимость ежемесячной аренды архивного бокса вместимостью не менее 500 папок Корона составляет порядка 9000 рублей.

Предоставление в аренду (пользование) архивных площадей. Архивная компанияпредоставляет клиенту необходимое количество квадратных метров полностью оборудованного архивного хранилища. Эти площади обосабливаются, организуются контролируемые и независимо запираемые точки входа.

Доступ к арендуемым площадям имеет исключительно клиент, который решает, в соответствии с каким принципом будут храниться документы на стеллажах. Минимальная стоимость аренды и обслуживания 1 квадратного метра архивного хранилища составляет около 520 рублей в месяц.

В большинстве случаев стоимость аренды зависит от территориальной расположенности архивного хранилища, дооснащения занимаемой площади в соответствии с требованиями клиента, а также общего метража занимаемой площади.

Доставка документов по требованию клиента

Вне зависимости от выбранного способа хранения документов и предполагаемой частоты их дальнейшего использования, архивные компании могут оказать услуги по подбору и доставке документов, переданных на хранение, по указанному вами адресу. За дополнительную оплату архивные компании предлагают клиентам большой перечень сопутствующих услуг.

Одной из самых важных услуг, которой стоит уделить особое внимание, является доставка документов по первому требованию клиента. Архивные компании предоставляют следующие виды доставки:

  • срочная доставка ― осуществляется в течение 3 часов с момента заказа услуги;
  • стандартная доставка ― в течение следующего дня с момента заказа;
  • неприоритетная доставка ― в течение 5 рабочих дней с момента заказа;
  • самостоятельная доставка ― вы можете забрать документы из архива в любое рабочее время.

Средняя стоимость доставки в зависимости от выбранного способа доставки варьируется в диапазоне от 300 до 1800 рублей за поездку (исключая самовывоз).

По статистике средняя комплексная стоимость ежемесячного обслуживания документов, переданных на хранение в архивную компанию, составляет примерно от 10 до 30% стоимости ежемесячного хранения.

Объем дополнительных платежей зависит от вида и объема ежемесячных услуг.

https://www.youtube.com/watch?v=k1fMsjBo6hw

Принимая решение о передаче документов на внеофисное хранение или об организации хранения на своей территории, рекомендуется посчитать разницу в ежемесячных затратах, а также здраво оценить возможные риски и ответственность всех сторон.

Что выгоднее: хранить документы на своей территории или передать их на хранение?

Проводя сравнительный анализ затрат на внеофисное хранение документов и организацию хранения у себя в офисе, обычно клиент оценивает лишь затраты, связанные с арендой архивных площадей.

Такой подход не является объективным, так как он в полной мере не отражает реальные ежемесячные затраты на поддержание собственного архивного хранилища в рабочем состоянии.

Ниже приведена примерная сравнительная таблица, при помощи которой возможно объективно оценить ежемесячные затраты на организацию хранения документов у себя в офисе в сравнении с возможными затратами на передачу в коммерческий архив.

Таблица составлена из расчета 500 папок Корона на организацию. Это эквивалентно 100 архивным коробам. Затраты на ежемесячное обслуживание документов клиента в архиве приведены в максимальной величине и эквивалентны полной стоимости ежемесячного хранения документов:

При хранении в офисеПри хранении в архивной компании
Наименование вида затратОбъем в руб.Наименование вида затратОбъем в руб.
Аренда офиса/склада12 кв. м × 12 000*за 1 кв. м в год = 144 000 руб.Хранение документовв архивной компании100 кор. × 34 руб. × 12 мес.= 40 800 руб.
Затраты на персонал,работающий с документами (поиск, возврат, сканирование, копирование документов)**6000 руб. × 12 мес.= 72 000 руб.***Ежемесячное обслуживание документов(подбор, доставка, выдача, сканирование документов и т.д.)40 800 руб.****
Затраты на расходныематериалы и канцелярские принадлежности2000 руб. × 12 мес= 24 000 руб.
Итого за год без учета налогов240 000 руб.81 600 руб.
Ежегодная экономия158 400 руб.

* Усредненная стоимость аренды офиса в г. Москве на 2012 г.

** По статистике более 20% рабочего времени сотрудника уходит на работу с документами (поиск, возврат, копирование, подборка, размещение на стеллажах и т.д.).

*** Без учета налогов, социальных выплат, затрат на содержание охраны и систем безопасности.

**** В расчете для полноты картины указана максимальная стоимость дополнительных услуг, фактическая стоимость определяется по реально оказанным за месяц услугам.

Сравнительная таблица рисков при хранении документов на своей территории и их передаче специализированной компании

Наименование рискаХранение документов в собственном архивеВнеофисное хранение
Вероятность возникновенияВероятность возникновения
Санкционированное изъятие документов в соответствии с требованиями законодательстваВысокаяСредняяВозможна организация распределенного принципа хранения документов
Утрата документов по причине пожара, затопленияСредняяСредняя
Утрата документов из-за человеческого фактораВысокаяСотрудники вашей организации не несут ответственность за сохранность документов, а их вину в причинении умышленного вреда доказать почти невозможноНизкаяПоставщик услуг отвечает за целостность переданных на хранение документов в рамках договора и обозначенной в нем ответственности
Потребность в дополнительных площадях в случае заполнения архиваВысокаяВ случае полного заполнения существующих площадей потребуется аренда и оснащение стеллажами нового архива, а также перемещение документов, что повлечет за собой существенные затраты и возможный риск целостности документовНизкаяПоставщик услуг обладает большим объемом площадей и может в самые сжатые сроки их масштабировать по потребностям клиента, без рисков для него
Разглашение конфиденциальной информацииВысокаяВаши сотрудники не несут значимой ответственности за выявленный факт разглашения конфиденциальной информации, а их вину доказать почти невозможноНизкаяПоставщик услуг отвечаетза конфиденциальность информации в рамках действующего законодательства и договорных обязательств и обязан компенсировать все возникшие у клиента и доказанные убытки
Претензии и штрафы со стороны пожарной службыВысокаяКак правило, оборудованные под архивы площади не соответствуют требованиям пожарной службы, что влечет за собой административную ответственность в случае проверкиСредняяАрхивные хранилища соответствуют требованиям ГОСТа, а в случае выявления незначительных нарушений данный факт не оказывает влияние на бизнес-процессы клиента
Несанкционированный доступ к документамВысокаяБез внедрения информационной системы, позволяющей вести учет мест хранения документов, контроль их выдачи и возврата в архив, организовать безопасность документов и информации невозможноНизкаяДоступ к документам предоставляется исключительно прошедшим авторизацию представителям клиента. Сами документы в архиве хранятся в обезличенных коробах по принципу разобщенного хранения
Оперативность доступаНизкаяДокументы всегда под рукойВысокаяВозможен срыв доставки документов по причинам транспортной обстановки

Из приведенных выше примеров очевидно, что, передавая документы на хранение профессионалам, вы уже завтра сможете встать на путь экономии денежных ресурсов.

Услуга внеофисного хранения документов позволит обеспечить полную сохранность и конфиденциальность информации, а также сделает работу с документами более оперативной и контролируемой.

Все важные для клиента условия хранения документов предусматриваются договором.

Денис Авдюшин, генеральный директор компании «Делис-Архив»

pixabay.com

Источник: https://www.e-xecutive.ru/management/practices/1790781-kak-snizit-zatraty-na-hranenie-dokumentov

Пути снижения затрат на производство

Как снизить затраты на хранение бухгалтерских документов

Снижение затрат на производство – процесс жизненно важный для любой компании, поскольку рост (зачастую неоправданный) формирующих себестоимость расходов существенно уменьшает прибыли, на которые рассчитывает учредитель. Поэтому вопрос снижения затрат остается актуальным во все времена. О том, как оптимизировать затраты пойдет речь в нашей публикации.

Виды затрат

Расходы компании классифицируются по категориям:

  • Эффективные (вложенные непосредственно в продукт и окупающиеся при реализации) и неэффективные (непроизводственные виды потерь – брак, простои, хищения и т.п.);
  • Постоянные, переменные (прямо пропорциональные уровню производства), смешанные, содержащие постоянную и переменную часть;
  • Прямые (на приобретение сырья, выплату зарплаты) и косвенные, не имеющие прямой связи с выпуском продукции определенного вида (управленческие расходы, затраты обслуживающих производств).

Резервы снижения затрат заложены в производстве и умении грамотно управлять им.

К примеру, важное значение имеют такие меры, как разработка и определение норм технологических затрат на каждом производственном этапе, а также их соблюдение и установление ответственности при нарушении норм.

Грамотно проведенный анализ эффективности обслуживающих и вспомогательных хозяйств по разным направлениям, а также аутсорсинговых услуг, дают превосходные результаты в работе по оптимизации расходов.

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Эти вопросы лежат в плоскости ведения бухучета и являются составной частью мероприятий по контролю затрат, но существуют и другие рычаги, применение которых уменьшает себестоимость выпускаемой продукции.

На основе данных анализа разрабатываются следующие мероприятия:

  • Все затраты четко классифицируются по категориям;
  • Определяются те расходы, которые могут корректироваться;
  • Планируются и оптимизируются обозначенные затраты.

К подлежащим оптимизации затратам часто относят:

  • Затраты труда. Например, при пересмотре ассортимента выпускаемой продукции часто сокращается численность персонала;
  • Расходы на покупку сырья и материалов. Оптимизировать эти затраты можно, организовав поиск новых поставщиков, пересмотрев условия соглашений по поставкам, внедрив ресурсосберегающие технологии или развивая собственное производство необходимых расходных материалов;
  • Производственные расходы:
    • платежи по аренде. Снизить сумму аренды можно, выкупив помещение у владельца, либо сдав часть площадей в субаренду;
    • энергоресурсы;
    • ремонт и ТО оборудования. Часть работ можно переложить с подрядчиков на собственные ремонтные хозяйства;
  • Транспортные расходы. При возможности ограничивают парк служебных автомобилей, либо, рассчитав преимущества, используют услуги аутсорсинговой компании;
  • Рекламные траты. Проанализировав эффективность рекламной кампании, можно уменьшить бюджет на рекламу, сгенерировав его на представление наиболее выгодных продуктов или заключив соглашения с партнерами на взаимовыгодных условиях. К примеру, предложив бартерные сделки.

Поскольку весомая доля затрат состоит из производственных ресурсов, особое внимание уделяется им.

Необходимо установить строгий контроль за неиспользуемым оборудованием, которое можно демонтировать, оприходовав полезные остатки, а бездействующие ОС реализовать.

Применение передовых технологий позволит внедрить более экономичное оборудование, либо дополнительно развить малозатратные вспомогательные производства.

Задолженность дебиторов отвлекает средства из оборота, ее оптимизации должно быть уделено особое внимание. Это выражается в постоянной работе с должниками.

Как еще можно снизить затраты производства

Каждая компания выбирает линию оптимизации производства исходя из своей специфики или отраслевых особенностей. Общими действиями для всех предприятий можно считать такие экспертные рекомендации по снижению затрат производства:

  • Рассмотреть возможность интеграции производства с партнерами, передав им часть технологического цикла;
  • Грамотно распоряжаться производственными запасами. Следует осуществить расчет необходимого объема МПЗ, минимального и мобилизационного (если это предусмотрено), объема готовой продукции и товаров в пути, с подготовкой графиков поставок и платежей по ним;
  • Планирование логистических процессов. Например, некоторые компании экономят на хранении товаров, используя грузовой транспорт. Не менее важным является правильный выбор поставщика транспортных услуг.

Кроме перечисленных методов, от любой компании требуется планирование снижения затрат, предусматривающее соблюдение финансовой дисциплины, эффективную организацию учета и осуществление периодических проверок с анализом понесенных потерь. 

Источник: https://spmag.ru/articles/puti-snizheniya-zatrat-na-proizvodstvo

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.