+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как системы рабочего времени экономят бюджет компании?

Содержание

Организация рабочего времени руководителя

Как системы рабочего времени экономят бюджет компании?

Каждый руководитель должен рационально планировать свое рабочее время, благодаря чему он сможет принести максимальную пользу своему предприятию. Из-за того, что в сутках насчитывается ограниченное количество часов, директору следует правильно расставлять приоритеты.

Грамотное планирование рабочего дня предусматривает определение основных задач и целей на несколько суток вперед, благодаря чему руководителю удастся освободить время для решения творческих задач.

Общая информация

Динамично развивающиеся коммерческие компании отличаются от неперспективных предприятий грамотным руководством.

Благодаря неоспоримому авторитету среди рабочих, директора эффективно управляют большими коллективами, ставя перед ними конкретные задачи, и требуя из безоговорочного исполнения.

Выбор командного стиля руководства требует от директора не только правовых, но и психологических установок, благодаря чему он сможет пользоваться своей властью, отдавать высокорезультативные приказы.

Понятие и структура времени

Чтобы разобраться в терминологии и понять, что обозначает «рабочее время» необходимо применить нормативно-правовой подход.

Время работы руководителя представляет собой определенный временной промежуток, которого достаточно для выполнения трудовых обязанностей, направленных на увеличение рентабельности компании, следствием которой является увеличение его благосостояния.

Рабочее время руководителя измеряется:

  • часами;
  • неделями;
  • месяцами;
  • днями;
  • годами.

С 1917 года на территории Российской Федерации установлен 8-ми часовой рабочий день. В соответствии с Трудовым Кодексом его продолжительность не может превышать 40 часов в неделю.

Если руководителю удастся создать необходимые экономические условия, он сможет сократить продолжительность рабочего дня. Также стоит отметить, что рабочее время может быть скользящим, гибким или неполным, если организацией будут осуществляться специфические производственные процессы.

Удачливых руководителей выделяет одна характерная черта: они системно и очень сознательно используют свое рабочее время, благодаря чему освобождают время не только для досуга, но и для выполнения истинных управленческих функций.

Сегодня уже давно утратила свою актуальность поговорка «время-деньги», так как рабочее время уже давно стало его дороже.

Из-за большой конкуренции и постоянно изменяющейся конъюнктуры отечественного рынка руководители должны уметь эффективно организовывать свое рабочее время, причем абсолютно на всех уровнях:

  • на корпоративном;
  • на командном;
  • на индивидуальном.

Каковы основные причины его дефицита?

Многие руководители не могут понять, почему им всегда не хватает рабочего времени, чтобы успевать выполнять все намеченные задачи.

Чтобы разобраться, из-за чего возникает его дефицит, следует изучить таблицу:

Причины дефицита рабочего времениЧто приводит к дефициту времени
СпешкаИз-за постоянной спешки руководители не в состоянии сосредоточить внимание на насущных проблемах компаний
ПереутомлениеОтсутствие отдыха, длительная работа в сложных условиях приводят к потере работоспособности
Нагромождение работыРуководитель, который не умеет планировать рабочее время, начинает сразу хвататься на выполнение разных задач, из-за чего не может сконцентрировать внимание на главном
СуетливостьКак правило, это качество свойственно импульсивным руководителям, которые плохо организовывают свой рабочий день
Отсутствие мотивацииЕсли руководитель выполняет лишь функции директора, и за свою работу получает необоснованно низкую заработную плату, у него отсутствует стремление повышать продуктивность компании, так как он не видит в этом для себя никакой финансовой выгоды
Отсутствие планаЕсли руководитель является неорганизованным по жизни человеком, у него и в рабочих вопросах отсутствуют планы, цели и задачи
Доработки домаЕсли директор не может правильно организовать свой рабочий день, он будет регулярно брать работу на дом

Планирование и организация рабочего времени руководителя

Планирование рабочего времени руководителя представляет собой очень кропотливый и сложный процесс, конечным результатом которого является экономия времени в целом.

Чтобы руководитель смог с максимальной эффективностью выполнять свои прямые функции, ему необходимо четко представить совокупность задач и определить бюджет времени.

В этом случае ему удастся достигать поставленных целей, уменьшать количество не очень важных дел или перепоручать их сотрудникам.

Руководитель, который планирует самостоятельно заняться планированием рабочего времени, должен распределять его следующим образом:

  • спонтанное время – 20%;
  • непредвиденное время – 20%;
  • рабочее время – 40%.

Все потраченное рабочее время следует документировать, благодаря чему руководитель сможет провести работу над своими ошибками и в дальнейшем использовать его с большей эффективностью.

Цели

Для того чтобы руководитель мог создать максимально эффективную систему управления рабочим временем, ему необходимо правильно определять первостепенные цели своей профессиональной деятельности. В

результате намеченные цели будут определять дальнейшие действия директора, стимулировать его на их исполнение.

Определяемые цели должны отвечать следующим критериям:

  • конкретность;
  • реалистичность;
  • ориентированность на достижения конкретного результата;
  • ограниченность и измеримость конкретными сроками.

Если руководителю удастся определить основные цели, то он находится еще в самом начальном этапе. Для достижения желаемого результата ему необходимо их преобразовать в продуктивный план действий.

Принципы организации

При разработке плана на рабочий день (месяц или неделю) руководителю рекомендуется применить единые принципы.

В обязательном порядке следует учитывать такие важные моменты:

  • в конце одной рабочей недели или дня составлять планы на аналогичный рабочий период;
  • если невыполненные дела не утратили своей актуальности, их нужно переносить на следующий рабочий день;
  • устанавливать конкретные сроки для выполнения того или иного объема работы;
  • выполнять дела по степени их важности, определять ключевые направления деятельности, практиковать эффективное использование рабочего времени и т. д.

Этапы и методы

Для планирования рабочего времени директору понадобится ежедневник, карта рабочего времени и стандартный распорядок дня.

Далее ему необходимо действовать в определенной последовательности:

  1. Определить стандартный распорядок дня.
  2. Включить в распорядок все мероприятия, которые присутствуют в планах на ближайший квартал, год и полугодие.
  3. Сгруппировать все мероприятия, которые назначены на конкретное время, и внести в ежедневник в порядке очередности исполнения.
  4. Сделать отметки о степени важности всех дел.
  5. Проследить за тем, чтобы одни дела не накладывались на другие.
  6. Поручить секретарю или помощнику заблаговременно напоминать о предстоящих мероприятиях.
  7. Оставить в рабочем графике немного свободного времени, благодаря чему руководитель сможет избежать спешки.
  8. Выделить время на отдых и приемы пищи.

Составляем график работы на неделю

На примере можно рассмотреть, какой насыщенной может быть рабочая неделя руководителя компании:

День рабочей неделиСписок дел
ПонедельникКомандировка, региональная инспекция
ВторникПроект В. Изучить промежуточный отчет
СредаДоклад. Обзоры
ЧетвергПроект А, определить конечный срок его сдачи
ПятницаИзучить месячный отчет

Ежедневно руководитель живет по такому графику:

  • 9.00-9.30 – планерка с сотрудниками;

Источник: http://kadriruem.ru/planirovanie-i-organizacija-rabochego-vremeni-rukovoditelja/

Как сэкономить, автоматизировав учет рабочего времени

Как системы рабочего времени экономят бюджет компании?

Согласно докладу Росстата, за 2015 год реальная заработная плата в России сократилась почти на 10%. Есть и более пессимистичные оценки. Темпы роста доходов компаний тоже падают, параллельно со снижением покупательского спроса населения. Между тем, в число этого «населения» входят и собственные сотрудники.

Вопрос материальной мотивации трансформируется в более понятный: кому сколько платить.

Это важно и с точки зрения социальной ответственности, чтобы более достойные получили заслуженное преимущество – и не менее важно для бизнеса, потому что цена кадровых и управленческих ошибок растет.

Опасно недоплачивать ключевым специалистам, потому что они могут покинуть компанию. И, разумеется, нецелесообразно переплачивать сотрудникам, которые трудятся без полной отдачи.

Как посчитать, кто на что тратит время

Задача эффективного распределения фонда оплаты труда тесно связана с несколькими другими, выходящими за рамки управления персоналом. Но прежде чем делать далеко идущие выводы, нужно получить исчерпывающие исходные данные.

Большинство систем анализа и учета рабочего времени позволяют назначить каждому сотруднику программы и интернет-ресурсы, которые он должен использовать для исполнения своих рабочих обязанностей (мы называем их «продуктивными»), а также те программы и сайты, которые отвлекают его от работы («непродуктивные»).

Время, которое сотрудник провел в разных типах программ (и в каждой из них по отдельности), подсчитывается автоматически. Руководитель в любой момент может посмотреть, сколько продуктивного и непродуктивного времени было у каждого из сотрудников в течение каждого рабочего дня.

Также легко уточнить опоздания и ранние уходы – они учитываются по первой и последней активности на компьютере.

Благодаря точной картине рабочих дней каждого сотрудника, во всех отделах и по компании в целом, можно делать выводы о том, кто перерабатывает и выполняет чужие задачи, кто не загружен работой, а кто саботирует бизнес-процессы.

Рабочие инструменты бухгалтера, как правило – «1С-Предприятие» и электронные таблицы, обычно Excel. Значит, несложно подсчитать продуктивные рабочие часы бухгалтера.

Это самый простой, механический анализ, но уже на этой стадии можно обнаружить много интересного.

Например, в одной компании нашелся сотрудник, который по пять-шесть часов в день (75% рабочего времени) проводил, играя в онлайн-игры или за просмотром фильмов.

Как проводит рабочее время офисный персонал

Рисунок 1. Источник: компания CrocoTime

Обычно потери составляют 5-15% рабочего времени. Конкретику нужно оценивать отдельно в каждом случае, потому что люди не роботы, и небольшие передышки нужны – в том числе для сохранения внимания и производительности.

Но если продуктивны только 60% рабочего времени (а мы сталкивались с такими данными у своих пользователей), то фактически это означает, что 40% фонда оплаты труда можно считать прямыми потерями, ввиду неисполнения сотрудниками своих обязанностей.

По нашим данным, в каждой третьей компании со штатом от 40 человек найдутся как минимум один-два сотрудника, которые физически присутствуют на рабочем месте, но не выполняют практически никаких рабочих задач.

Отдел логистики может быть образцовым, выполнять ввод товара в базу без ошибок и в срок. Но что, если система учета рабочего времени покажет выполнение 70% рабочих операций отдела с базой данных всего лишь одним человеком? Возможно, надо пересмотреть нормативы для сотрудников или задуматься о сокращение штата отдела.

Если вы купили 10 лицензий Adobe Photoshop для вашего отдела рекламы, но используется он только на семи компьютерах, вы сэкономите на отказе от продления трех лицензий десятки тысяч рублей.

Таких нестыковок в закупках и реально используемого аппаратного и программного обеспечения может оказаться на удивление много.

Гораздо удобнее и логичнее оптимизировать материальную базу, исходя из продуктивной загрузки персонала – а вовсе не банальным «подсчетом по головам».

Что и как оптимизировать

Многие нарушения трудовой дисциплины невозможно зафиксировать иначе, как с помощью автоматического учета. Сотрудник пришел на работу к 9:00 – это вроде бы хорошо, нет опоздания. Но если первая активность на его компьютере была только в 9:35 это значит, что он не приступил к работе сразу по приходу в офис.

Простои также нельзя подмечать выборочно. Возможно, именно в ту злополучную минуту, когда нагрянула проверка, человек переводил дух после одного аврала перед началом следующего. Или, наоборот, сотрудник случайно был застигнут за продуктивной деятельностью, что в остальное время ему не свойственно.

Программа ведет учет непрерывно. Она дает достоверную числовую оценку, без домыслов и предположений. Итак, допустим, вы располагаете полной картиной по эффективному использованию и потерям рабочего времени. Что дальше?

Многие компании после длительного использования системы контроля рабочего времени (более одного года) на основе тотального хронометража всех процессов создают собственную систему тайм-менеджмента, в которую входит система ключевых показателей. Дальше, на основании этих нормативов и KPI, принимаются все решения по распределению задач, оценке результативности, и в конечном итоге решения по оплате труда, найму, ротации или сокращению сотрудников.

Первым следствием автоматизации учета рабочего времени в компании становится утверждение допустимого процента непродуктивного времени. Большинство руководителей считает 10% предельно возможным значением для этого показателя, хотя некоторые стремятся свести потери к абсолютному нулю.

Все «сверхурочные», отгулы, отпуска, а также опоздания и прогулы всех сотрудников теперь выводятся на экран нажатием одной кнопки: руководитель видит реально отработанное время по каждому сотруднику. Оплачивать безделье больше не нужно.

Кроме того, некоторые системы учета рабочего времени дают сотрудникам возможности для самостоятельной настройки. Для этого формируется список типичных дел каждого сотрудника, и любой работник может сам рассказать системе, какой из процессов запущен в данный момент.

Эту информацию легко наложить на статистику использования его компьютера, чтобы понять, правильно ли работник отметил свои дела в системе. Такие сводные отчеты дают представление уже не только о загрузке сотрудников, но и о том, какие именно действия, чьи и когда приносят компании наибольшую прибыль.

Так простой хронометраж использования в офисе компьютерных программ становится инструментом HR-политики, а при внимательном отношении еще и маркетинговой и финансовой политик.

Какие результаты можно получить

После автоматизации учета рабочего времени финансовые потери из-за нецелевого использования рабочих часов уменьшаются в среднем в два раза.

За год вполне реально также получить дополнительную прибыль за счет сокращения издержек на персонал, офисную инфраструктуру (в том числе за счет перевода сотрудников на удаленную работу), оптимизации налогов и снижения упущенной выгоды.

Срок окупаемости инвестиций в такую систему, исходя из моего опыта, составляет около шести месяцев. Здесь есть две основных переменных:

1. Цена системы. Самое демократичное предложение на российском рынке – 500 руб./мес. (стоимость лицензий на компанию до семи сотрудников), а самое дорогое – 5600 руб. за одну лицензию.

2. Методология применения. Если ограничиться простым учетом рабочего времени, срок возврата инвестиций увеличится. В случае комплексного анализа и многогранного применения полученных данных можно значительно ускорить возврат вложений, и скорее тут надо говорить об оптимизации бизнес-процессов, чем о простой экономии.

Алгоритм перехода от загадки «чем, интересно, они там вообще занимаются» к полной информации о ходе дел с детализацией по каждому конкретному сотруднику выглядит просто:

  • Выбрать систему учета рабочего времени с достаточно гибким функционалом.
  • Установить ее, обязательно оповестить штат о новых правилах игры (никакой тайной слежки, это прямой путь к конфронтации вместо роста показателей).
  • Перестать платить за потери рабочего времени.
  • Перестать оплачивать прогулы и опоздания.
  • Сократить издержки на программное обеспечение.
  • Исключить затраты на ненужных в компании сотрудников.
  • Исключить затраты на выполнение простой работы «дорогими» сотрудниками.
  • Учредить корпоративные соревнования по KPI между отделами и сотрудниками.
  • Поздравлять и премировать победителей.

Источник: https://www.e-xecutive.ru/career/hr-management/1985168-kak-sekonomit-avtomatizirovav-uchet-rabochego-vremeni

ИТ-обслуживание: как и на чем экономят компании?

Как системы рабочего времени экономят бюджет компании?

Менеджеры разбирают пачки коммерческих предложений, где ИТ-компании подают свои услуги под разными соусами. Но есть ли реальная экономия? Как сократить годовой бюджет на обслуживание ИТ-инфраструктуры компании?

Представьте, что в офисе компании есть 10 рабочих мест. Каждое рабочее место оборудовано персональным компьютером (системный блок и периферийные устройства), в углу стоит МФУ, на столах у ключевых сотрудников лежат телефоны.

Где-то на стене висит сетевое оборудование. Потому что офис без выхода в интернет не сможет нормально функционировать. Большая часть общения идет через Сеть. Там же происходит весь ключевой документооборот.

На ПК полно программного обеспечения (ПО) и хорошо еще, если компании хватает базового набора Windows. А ведь есть масса других необходимых программ. Например: антивирус, 1С-бухгалтерия и так далее. За все придется платить.

Получается вот такой набор

На что уходит ИТ-бюджет?

От количества и качества закупленного оборудования с программным обеспечением, будет зависеть стоимость инфраструктуры и цена ее обслуживания. Чем дешевле оборудование, тем меньше гарантийный срок и выше риски. В конце концов, гарантии закончатся. Это приведет к возникновению статьи расходов, подтачивающей бюджет.

Обслуживание ИТ-инфраструктуры — это счета и чеки, которые приходится оплачивать. Потому что банальная поломка сервера может обернуться финансовыми потерями.

ИТ-бюджет уходит на оплату:

  • Лицензий ПО;
  • Содержания ЗИП;
  • Расходных материалов (краска, бумага);
  • Ремонтных работ;
  • Закупку нового оборудования;
  • Модернизацию ИТ-инфраструктуры (о которой так беспокоится ИТ-отдел, если он есть).

Чем больше компания, тем больше рабочих мест и серьезнее ИТ-бюджет. Для планирования ИТ-бюджета нужно нанимать своего IT-специалиста. Что прибавляет к нашему списку 384 000 рублей в год. Это средняя годовая зарплата специалиста ИТ.

Средняя зарплата работника ИТ-сферы в июне 2021 года 32000 рублей (информация с trud.com)

При этом ИТ-специалист с зарплатой 32 000 рублей редко является специалистом высокого класса, который поменяет с утра краску в МФУ, в обед устранит программный сбой 1С-бухаглатерии, вечером реанимирует умирающий сервер, а в конце месяца грамотно составит ИТ-бюджет. Хорошо еще, если он учтет все моменты при составлении бюджета. Ведь инженер может не знать, как это сделать. А если его надо урезать, то даже профессионалу сложно правильно расставить приоритеты.

Облачные технологии для малого бизнеса

С расходниками и нужными лицензиями ничего существенного сделать нельзя. Особенно тогда, когда компания небольшая. А вот со всем остальным можно. И это просто.

Все о чем мы будем говорить ниже, вы уже знаете. Страх перейти на что-то принципиально новое пугает многих представителей компаний. Но мы уверенны, что эти страхи возникают из-за непонимания технологий.

Как облачные технологии сократят бюджет малому бизнесу? В самом начале статьи мы говорили о небольшом офисе из 10 рабочих мест. Компании, которые только выходят на рынок или находятся на нем непродолжительное время, часто снимают одно, но большое помещение (Open space).

Большая часть офисов устроена по такому принципу. Каждый лишний квадратный метр — это дополнительные расходы. Сетевое оборудование и компьютеры занимают место. Если компания начинает расти, то появляются серверные, новые рабочие места. ИТ-бюджет растет с каждым новым рабочим местом.

Производственные компании (заводы и фабрики) могут позволить себе свой отдел информационных технологий. Но это слишком дорого для малого бизнеса. Потому что прибавится еще 4–5 сотрудников в штате (ИТ-специалист, программист, системный администратор, руководитель отдела и т. д.).

Аренда оборудования и облачные технологии — это возможность:

  • убрать из-под столов системные блоки;
  • вычеркнуть из бюджета расходы на содержание ЗИП и ремонтные работы;
  • перестать вкладывать деньги в новое оборудование;
  • меньше платить за телефонную связь (IP-телефония);
  • не думать о модернизации ИТ-ифраструктуры;
  • сделать из ИТ-специалиста продавца или подумать, как можно использовать 384 000 рублей более эффективно.

Сколько можно сэкономить? Это нетрудно посчитать. Умножьте свой бюджет на двенадцать месяцев и прибавьте к нему зарплату ИТ-отдела. Для получения детального расчета сделайте ИТ-аудит.

Не так давно мы написали статью ИТ-аудит в картинках, где наглядно изложили, как работает аудит.

Чем больше компания, тем больше нужно сетевого оборудования. На содержание своих серверов уходят значительные средства. Даже для корпоративной почты, телефонии и системы взаимодействия с клиентом (CRM) нужно покупать сервер.

Сервер может стоить более 100 000 рублей и его необходимо ежемесячно обслуживать. Не говоря уже о создании специального помещения с кондиционером. На всем этом можно экономить. Современный ИТ-аутсорсинг — это использование облачных технологий. Они позволяют:

  • сократить количество оборудования в офисе, сократив расходы на техническое обслуживание;
  • минимизировать простои из-за технических неисправностей и программных сбоев, благодаря абонентскому обслуживанию;
  • избежать рисков при модернизации ИТ-инфраструктуры и получить неустойку, если что-то пошло не так.

Все в одном месте и ответственность за каждый байт информации ложится на чужие плечи. Множество компаний работают по старинке. Пока другие используют онлайн-офисы и выполняют задачи удаленно. Удаленные рабочие столы идеальны для некоторых сфер бизнеса, как и удалённые офисы.

Свое облако — это важный шаг к сокращению издержек и сосредоточению на более важных задачах.

Источник: http://sistyle.ru/blog/item/35-it-obsluzhivanie-kak-i-na-chem-economiat-kompanii/

Планирование HR-бюджета на персонал

Как системы рабочего времени экономят бюджет компании?

Планирование и бюджетирование важный компонент управления персоналом. В конце года, как никогда, пора оценить все возможные расходы на сотрудников в грядущем году, чтобы связать работу отдела HR со стратегическим планом всей организации.

Планирование HR-бюджета — это прежде всего анализ инвестиций в развитие компании (расширение штата, выращивание ценных кадров, поддержание корпоративной культуры).

Даже небольшой конторе размером 5 – 10 человек важно анализировать и разрабатывать стратегию на будущее. Это позволяет принимать верные решения по управлению персоналом. Стратегическое планирование персонала имеет значение с бюджетной точки зрения, ведь расходы на подбор, обучение и развитие сотрудников влияют на бюджет всей организации.

Цели и общие принципы планирования HR-бюджета

Ключевая цель планирования — обеспечение адекватными людскими ресурсами руководящий состав для достижения стратегических целей и оперативных планов организации. Иными словами, приводить нужных людей с нужными навыками в нужное время.

HR-планирование бюджета предсказывает будущие потребности в области управления персоналом благодаря анализу текущих человеческих ресурсов организации, внешнего рынка труда и устремлений компании.

Какая информация требуется для подготовки HR-бюджета:

1. Ожидаемый годовой оборот компании.2. Предполагаемая стоимость прироста вознаграждений работникам.3. Количество сотрудников, планируемых к привлечению в следующем финансовом году.4.

Планы программ менеджеров по работе с персоналом на грядущий год (бонусные программы, тренинги, обучения, повышения и прочее).

5.

Иные изменения в политике компании, ее стратегии, нормах и правилах, которые могут, в свою очередь, повлиять на денежные потоки.

Процесс разработки HR-бюджета

Планирование реализуется в 6 этапов:

1. Оценка текущего потенциала HR.2. Прогнозирование потребностей HR.3. Анализ разрыва.4. Разработка стратегии управления персоналом.5. Анализ затрат прошлого года.

6. Оформление решения по необходимому HR-бюджету.

Оценка текущего потенциала HR

Первым шагом в процессе годового планирования бюджета является оценка текущего потенциала сотрудников. Идентифицируются все знания, навыки и способности коллектива. Это можно реализовать путем разработки перечня навыков для каждого действующего сотрудника компании, иными словами, карты компетенций.

В инвентаризацию должны войти и навыки, выходящие за рамки компетенций менеджеров каждой позиции на текущий момент. Чтобы компания развивалась, важно совершенствовать и ее состав, поэтому на данном этапе предстоит оценить: каких компетенций сотрудникам еще не хватает.

Например, уровень образования и сертификаты или дополнительное обучение.

Во время оценки необходимо обратить внимание на производительность каждого работника; определить, готов ли он взять на себя больше ответственности, посмотреть на текущие показатели его развития.

Прогнозирование потребностей HR

Следующим шагом будет прогнозирование потребностей HR на будущее с учетом стратегических целей организации. Прогнозирование людских ресурсов включает оценку спроса и предложения на рынке труда.

На данном этапе необходимо четко ответить на вопросы:— Сколько всего сотрудников будет необходимо для достижения целей организации?— В каких дополнительных навыках персонал будет нуждаться?— Какие рабочие места должны быть заполнены?— Какие и когда корпоративные мероприятия планируются?

— Какие бонусные и иные программы целесообразно провести в будущем году?

При прогнозировании оцениваются и факторы внешней среды для оценки сторонних воздействий.

Обязательно учесть следующие факторы:— Как экономика влияет на работу и способность привлекать новичков?— Как современные технологические и культурные изменения влияют на требования к рабочей силе?— Какие изменения происходят на Российском рынке труда?

— Как сезонность влияет на качество и объем наймов?

Анализ разрыва

Следующий шаг — определение разрыва между тем, где организация хочет быть в будущем и где находится сейчас. Анализ пробелов включает в себя определение числа сотрудников, а также навыки и способности, необходимые в будущем по сравнению с текущей ситуацией. Вопросы, требующие ответа на этом этапе:

— Сколько новых рабочих мест потребуется?— Сколько наймов необходимо организовать для обеспечения полным объемом сотрудников? Когда это лучше делать?— Какие обучения и в каком объеме необходимо будет реализовать для формирования требующихся навыков?— Какие нынешние сотрудники имеют необходимые навыки?

— Есть ли достаточное количество менеджеров / руководителей?

Разработка стратегии управления персоналом

Есть пять HR-стратегий для удовлетворения потребностей организации в будущем:

1. Реструктуризация (сокращение персонала и перегруппировка задач). Задача должна включать в себя анализ: действительно ли новые рабочие нагрузки будут приводить к улучшению результатов.2.

Обучение и развитие (для выполнения дополнительных задач или перехода на новые должности).3. Найм (рекрутинг новых сотрудников с мастерством и способностями, в которых организация будет нуждаться в будущем).4.

Аутсорсинг (использование внешних лиц или организаций для выполнения некоторых задач).

5. Совместная работа с другими организациями.

Руководителю HR-службы предстоит определить какая стратегия окажется максимально выгодной в грядущем году. Наиболее просто это сделать при помощи анализа затрат на каждую из них.

Анализ затрат прошлого года

Как правило, предусмотреть всевозможные траты помогает анализ затрат предыдущего периода. Он покажет и возможные форс-мажоры, и внеплановые траты, а возможно, и забытые плановые.

Оформление решения по необходимому HR-бюджету

После того как стратегии управления персоналом в организации разработаны, она должны быть документирована в плане управления персоналом. Этот документ излагает ключевые моменты стратегии, ответственных лиц, временные рамки ее реализации и статьи расходов.

Советы по утверждению HR-бюджета с руководителем

1) Прозрачность. Оформить план в таблицы, демонстрирующие окупаемость инвестиций, а также эффективность выбранной стратегии в предстоящем финансовом году.
Например, по какой причине выгоднее сотрудничать с другой компанией для реализации новой задачи, чем найти и вырастить своего сотрудника.

2) Защищайте свой бюджет. Показать необходимость HR-расходов для реализации миссии компании. Нет смысла рассчитывать, что все руководители объективно оценивают значимость отдела кадров для своей организации. Согласование HR-бюджета как раз тот час, в который важно во всех красках донести, как отдел незаменим в достижении цели собственника.

3) Аргументы и факты. Строить аргументацию на фактах: как запланированные действия приведут к прибыльности компании. Только в этом случае доводы будут услышаны со стороны лиц, принимающих решения. Иметь четкое представление, откуда взялась каждая цифра и почему именно она указана. В противном случае сокращения издержек за счет отдела HR не избежать.

4) Экономика. Рассказать, от каких проектов было решено отказаться для экономии бюджета. Это позволит продемонстрировать руководству умение эффективно оценивать необходимость финансовых вложений в работу отдела.

За счет таких действий будет больше доверия к презентуемым на реализацию проектам.
5) Рыба.

Добавить в список проектов, выбранных для реализации «козла отпущения» — проект, от которого можно отказаться (один или несколько менее важных проектов из списка приоритетов), чтобы показать готовность сокращать расходы в случае ограниченности бюджета.

Правильное преподнесение информации даст уверенность, что все самые значимые проекты будут согласованы, а работа HR принесет ожидаемые плоды.

Примеры статей расходов в отделе HR

1. Оплата труда2. Дополнительные выплаты по зарплате (бонусы, премиальные)3. Дополнительные выплаты по расходам (обеды, проезд, связь и т.п.)4. Обучение (курсы повышения квалификации, семинары, тренинги)5.

Подбор персонала (оплата сайта, рекрутинговые агентства, объявления в периодических изданиях и т.п.)6. Корпоративные мероприятия (Новый год, день рождения компании, женский день, мужской день и др.)7. Акции для персонала (лучший работник, лучший командный результат и пр.

)

8. Непредвиденные расходы (зависит от бюджета организации)

При бюджетировании следует учесть, что статьи расходов в каждой организации могут отличаться и тут приведен лишь один из возможных вариантов. Например, в ряде организаций фонд заработной платы не входит в бюджет отдела HR.

Список возможных статей бюджета HR-подразделения

1. Подбор персонала1.1. Размещение объявлений в СМИ1.2. Размещение объявлений о вакансиях на job-ресурсах (подписка)1.2. Оплата услуг кадровых агентств1.3. Проведение тестирования при приеме на работу1.4. Участие в ярмарках вакансий1.5. Кадровый резерв2. Адаптация сотрудников2.1. Доплата наставникам2.2.

Материалы для адаптации (брошюры, электронные курсы)3. Оценка/ развитие3.1. Оплата услуг провайдеров оценки3.2. Закупка специальных диагностических программ для оценки сотрудников3.3. Мотивация4. Обучение4.1.

Внешнее обучение– Обучение топ-менеджеров– Обучение линейных менеджеров– Обучение сотрудников–Курсы переподготовки/повышения квалификации– Образовательные семинары /вебинары4.2.

Внутреннее обучение (Корпоративный Учебный центр)–Системы обучения персонала (LMS)– Методические материалы, сертификаты–Лекторы, тьюторы, тренеры, коучи– Оргтехника, расходные материалы5. Кадровое делопроизводство5.1. Закупка трудовых книжек, карточек, форм, специальных шкафов хранения и т. д.6. Корпоративные мероприятия6.1.

Дни рождения6.2. Праздники/корпоративы6.3. Выпуск корпоративной газеты6.4. Проведение конкурсов6.5. Атрибутика7. Соц.пакет7.1. Аренда спортзала/фитнеса7.2. Оплата медицинских страховок (ДМС)7.3. Оплата путевок7.4. Выплата материальной помощи7.5. Пакеты компенсаций (питание, проезд …)8. Командировки сотрудников подразделения9.

Зарплата сотрудников подразделения9.1. Постоянная часть9.2. Компенсации9.3. Премии10. Расходы на содержание отдела10.1. Канцелярские расходы10.2. Участие в специальных кадровых конференциях, выставках10.3. Подписка на специальную литературу и т. д.11. Охрана труда

11.1. Приобретение оборудования

Примеры оформления HR-бюджета

Вариант 1. По статьям и подразделениям

СтатьяОтдел сбытаОтдел персоналаОтдел хоз. службыОтдел ITБухгалтерияВсего
Зарплата5000025000150001700018000125000
Дополнительные выплаты700004000050005000600054000
Премиальные200001000050005000600046000
Бонусы500030000008000
Обучающие программы400001500000055000
курсы10000000010000
тренинги300001500000045000
Итого234000

Вариант 2. По задачам и мероприятиям (общий)

Цель, задачаМероприятияСрокОтветственный, ИсполнительСтатья расходовЗатраты, (руб)
123467
Кадровый учетПриобретение1С:ЗУПДо 1.02.16Руководитель службы персоналаПО кадрового учета20000
Закрытие вакансийЗакрытие 2 вакансий

Источник: http://hr-elearning.ru/planirovanie-hr-byudzheta-na-personal/

Экономия семейного бюджета: советы и секреты

Как системы рабочего времени экономят бюджет компании?

Последние исследования показали, что за предыдущие 10 лет расходы на воспитание детей выросли в 2 раза.

Даже если ребенок будет проходить бесплатное лечение, посещать государственные образовательные учреждения, поступит на бюджетное отделение вуза, чтобы его вырастить, родителям потребуется в среднем 3 млн рублей.

В такой ситуации на первое место выходит экономия семейного бюджета. Советы, представленные в этой статье, помогут спланировать и грамотно распределить средства.

Подготовка

Сегодня на питание, лечение, одежду и образование приходится тратить огромные суммы. Многие семьи с трудом дотягивают до зарплаты.

Секреты экономии семейного бюджета заключаются в пересмотре образа жизни, ограничении затрат на развлечения и отдых. С другой стороны, экономить на своих детях родители не готовы.

Поэтому нужно научиться правильно распределять средства без радикальных ограничений для членов семьи.

Экономия семейного бюджета: советы

Чтобы лучше жить, нужно либо больше зарабатывать, либо меньше тратить. С решением первой проблемы не каждый сможет справиться. Вторая цель вполне достижима. Рассмотрим основные способы экономии семейного бюджета.

Наблюдение

Прежде чем уменьшать расходы, нужно понять, куда именно тратится большая часть средств и на чем можно сэкономить. Для этого необходимо в течение месяца фиксировать каждую потраченную копейку. Уже по результатам первой недели ведения дневника можно выявить статьи расходов, которые буквально «вымывают» деньги из кошелька.

Чтобы правильно распределять семейный бюджет, очень важно фиксировать все, даже самые мелкие расходы, не забыв указать жвачку, сигареты, шоколад и сладости в расходах.

Анализ

После месяца исследований можно подводить первые итоги. Чтобы понять, как сэкономить бюджет в следующем месяце, нужно распределить расходы по группам:

  • сколько денег было потрачено на ЖКХ;
  • сколько средств ушло на оплату кредитов;
  • какую сумму расходов составили необходимые продукты питания;
  • сколько денег было потрачено на одежду, средства гигиены;
  • часто ли совершались незапланированные траты на подарки, развлечения, такси.

Следить за расходами и доходами нужно будет теперь постоянно. Правильное планирование бюджета заключается в распределении расходов на первоочередные и будущие. Записывая покупки, можно взвешенно просчитать потребительскую корзину и отказаться от ненужных вещей.

Обязательные платежи сократить не получится. Но некоторые статьи можно уменьшить. Большинство продуктов питания покупается для удовольствия, а не поддержания жизнедеятельности организма.

Экономить в первую очередь стоит на тех покупках, без которых можно обойтись. Отказ от перекусов шоколадкой на работе пойдет только на пользу здоровью. От переработок стоит отказаться, если добираться домой вечером приходится на такси.

А если не можете жить без любимого журнала, то вместо бумажного варианта приобретите электронный.

Как экономить на продуктах?

Для семьи со скромным бюджетом спонтанный ужин в общественном заведении может болезненно ударить по карману. Конечно, разовые посещения заведений общепита допускаются.

Но если приходится ежедневно менять домашний ужин себестоимостью в 150 рублей на порцию пиццы, то такие походы нужно заранее планировать. Желательно составлять план питания на неделю.

Специальные онлайн-сервисы позволяют подготовить недельное меню в зависимости от занятости, условий работы, образа жизни.

Как экономить на электричестве?

Одна из самых затратных статей из перечня коммунальных услуг – расходы на электричество. Современные бытовые приборы облегчают жизнь человека. Но если они работают все одновременно, то потребляют массу энергии. Снизить расходы помогут следующие простые советы.

Используйте энергосберегающие лампы

Стоят такие лампы раза в два больше обычных, но и служат дольше. Они практически не нагреваются, вся энергия уходит на освещение. Средний срок службы – три года, годовая экономия составляет 600 рублей. Пыль может «съедать» до 20% света. Поэтому стоит периодически протирать плафоны и лампочки.

Уходя, гасите свет. Чтобы не забывать об этом простом правиле, можно написать напоминалку и повесить ее на входной двери.

Покупайте бытовую технику класса А+ и используйте ее строго по инструкции

Современная техника класса А+ или А++ потребляет гораздо меньше электроэнергии, но только при условии, что ее правильно будут эксплуатировать.

Если на кухне холодильник поставить рядом с плитой, то работать он будет в усиленном режиме, чтобы поддержать необходимую температуру. Аналогичная ситуация возникнет, если попытаться охладить горячую пищу.

Своевременная разморозка предотвратит образование наледи на стенках камеры и сократит потребление электроэнергии в среднем на 15%.

Компьютеры и телевизоры активно используются лишь несколько часов в сутки. Остальное время они находятся в режиме ожидания, активно поглощая электроэнергию. Недостаточно просто выключить аппарат кнопкой на блоке питания. Нужно отключить его от источника энергопотребления.

Периодически проводите косметический ремонт

Светлые обои и белый потолок могут возмещать до 80% солнечный лучей. Для сравнения, светоотдача от черного цвета составляет всего лишь 9%. Но перед поклейкой обоев стоит проверить качество проводки. Иногда повышенное энергопотребление возникает из-за износа проводов.

Установите теплоотражающие экраны

Обогревательные приборы в осенне-зимний период поглощают много электроэнергии. Если установить на батарее фольгу или пенопласт, то можно повысить температуру в помещении на 2-3 градуса. Чтобы еще больше утеплить комнату, стоит заменить деревянные рамы на металлопластиковые, или хотя бы заделать щели.

Планирование и резервирование

Распределение средств на будущий месяц должно осуществляться заранее. В этом и заключается экономия семейного бюджета. Советы финансовых гуру гласят, что накопить средства на долгосрочные цели не так уж и сложно. Достаточно откладывать с каждой получки 5-10% в копилку. Этот резервный фонд можно потратить на дорогостоящие покупки, например, машину или квартиру.

Обдуманные покупки

Делать покупки только во время акций – не самый лучший способ сохранения семейного бюджета. Скорее, наоборот. Частые походы по магазинам приводят к большим затратам.

Лучше всего делать покупки один раз в неделю, например в выходной, и заранее составлять список необходимых товаров. По возможности ходите за покупками без детей. Это сократит внеплановые расходы.

В чем же тогда заключается экономия семейного бюджета? Советы:

  • Одноразовые товары экономят время на уборке, но отнимают много денег. Замените бумажные полотенца на тканевые, а вместо бутилированной воды приобретите фильтры для крана.
  • Учавствовать в акциях нужно только в том случае, если точно знаете, что будете пользоваться всеми товарами. Покупать кондиционер для белья с 50% скидкой только потому, что он идет в подарок к пачке порошка, которым до этого ни разу не пользовались, не стоит. Но следить за сезонными скидками нужно, чтобы успеть вовремя купить одежду на распродаже.
  • По возможности покупайте продукты питания в одних и тех же магазинах. Сегодня все супермаркеты предлагают дисконтные или накопительные карты постоянным клиентам.
  • Покупки в магазинах стоит делать после приема пищи и в хорошем расположении духа.

Одни привыкли приобретать все необходимые для жизни товары сразу после получения зарплаты, а другие распределяют эти расходы на несколько частей. Каждый сам решает, как экономить бюджет.

С одной стороны, единовременная оплата коммунальных услуг, покупка товаров из бытовой химии и продуктов питания позволяет сразу запастись товарами. Риск растраты нужной суммы на отдых и развлечения минимальный.

С другой стороны, товары длительного хранения следует покупать не по мере возможности, а оптом, по низким ценам.

Используйте конверты

Если расходы оплачиваются по частям, то имеет смысл резервировать под них средства с момента получения зарплаты. Для этой цели можно использовать разноцветные конверты.

Например, откладывать с каждой получки часть денег на оплату коммунальных услуг в красный конверт, оплаты страховки – в зеленый, отдыха и развлечений – в желтый.

В таком случае даже при возникновении внеплановых расходов вы всегда сможете погасить задолженность по обязательным платежам и отложить часть средств на долгосрочные цели.

Организация отдыха

Не каждому по карману дорогостоящая поездка. И не всегда уместно полгода откладывать на нее деньги. Чаще всего цель путешествий, особенно семейных, сводится к тому, чтобы сменить обстановка и хорошо провести время. А для этого не обязательно лететь на другой конец света.

Можно съездить на экскурсию в соседний город, посетить исторические музеи, выставки или просто сходить в лес. Боулинг, аквапарк и детские площадки без аттракционов также никто не отменял. Семьям с детьми стоит подумать над домашними развлечениями.

Расслабиться и провести время с пользой помогут настольные игры.

Покупайте б/у товары

На аукционах и интернет-площадках можно найти большое количество бывших в употреблении товаров хорошего качества и по доступной цене. Конечно, семейная экономия не должна сводиться к одному только секонд-хэнду. Но иногда есть смысл купить велосипед или самокат через аукцион.

Сравнивайте тарифы

На рынке телекоммуникационных услуг огромная конкуренция. Поэтому компании периодически проводят акции. Периодически нужно просматривать тарифы компании, услугами которой вы пользуетесь, и конкурентов, чтобы вовремя перейти на более выгодный пакет.

Пользуйтесь услугами банка

Советы по экономии семейного бюджета в кризис часто включают рекомендацию откладывать средства на банковском депозите или хранить их на карточке. Оба варианта имеют право на существование, но только при разумном подходе.

Банковские депозиты предназначены как раз для сохранения средств, а не их приумножения. Ставка, предусмотренная по таким вкладам, обычно не превышает уровень инфляции. Но если попытаться снять средства со счета до завершения срока действия договора, то можно потерять часть вложений.

Более того, в кризисный период, опасаясь оттока капитала, Центральные банки накладывают временные ограничения на досрочный разрыв депозитов. А в учреждениях с очень тяжелым финансовым положением и вовсе вводят временную администрацию. То есть срок возврата вложенных на депозит средств постоянно откладывается.

Но это вовсе не означает, что средства утеряны навсегда.

Если экономические новости не предвещают серьезных изменений в ближайшие несколько месяцев, можно спокойно оформлять депозит в любом коммерческом банке. и не переживать за сохранность средств. В иных случаях следует:

  • оформлять депозит в государственных финучреждениях, например, Сбербанке;
  • внимательно читать договор с банком;
  • открывать именно депозит, а не приобретать сберегательный сертификат;
  • открывать краткосрочный депозит с возможностью пролонгации.

Оплата покупок банковской картой исключает возможность утери денег. Но недавние исследования показали, что психологически человеку легче расстаться с незримыми цифрами, чем с реальными бумажками. Поэтому постоянное использование пластика может привести к потере контроля над расходами.

Чтобы избежать подобной проблемы, подключите услугу СМС-информирования или скачайте на телефон мобильное приложение по управлению счетом. Только в этом случае можно будет наглядно отслеживать каждую потраченную копейку.

Банк не предоставляет детальную расшифровку каждого платежа? Возьмите в привычку изучать каждую цифру в чеке.

В заключение

Представленные советы по экономии семейного бюджета в кризис не должны восприниматься как прямое руководство к действию. Это лишь рекомендации по уменьшению расходов. Чтобы привыкнуть даже к самым простым манипуляциям, потребуется время. Но полученный результат того стоит.

Источник: http://fb.ru/article/262331/ekonomiya-semeynogo-byudjeta-sovetyi-i-sekretyi

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.