+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как оптимизировать работу бухгалтерии: аутсорсинг расчета заработной платы

Содержание

Аутсорсинг расчёта заработной платы — это выгодно и надёжно

Как оптимизировать работу бухгалтерии: аутсорсинг расчета заработной платы

Аутсорсинг расчёта заработной платы — это выгодно и надёжно

Передавая функции расчёта зарплаты на исполнение сторонней организации, руководство компании взвешивает все «за» и «против», прислушивается к партнерам, которые пользуются услугами аутсорсинга по расчётам оплаты труда сотрудников. И все же принимать решение только вам.

Выгодный аутсорсинг расчёта заработной платы с высокой степенью надежности

Постараемся предоставить ответы на вопросы, которые могут у вас возникнуть в отношении услуг аутсорсеров.

Суть услуги и целесообразность обращения к компании-аутсорсеру

Какого бы размера ни была коммерческая организация, какую бы организационно-правовую форму ни имело предприятие, основной и естественной задачей ведения бизнеса является увеличение прибыли.

Работа административного персонала любой фирмы сводится к поиску путей снижения себестоимости или административных расходов.

Передача на аутсорсинг расчётов зарплаты по выгодной стоимости – один из способов снижения расходов на бухгалтерский персонал.

Какие функции передают на аутсорсинг, и какие компании прибегают к подобным услугам?

Основные сложности возникают у фирмы с бухгалтерией, кадрами и юридическими аспектами деятельности. Но, как уже сложилось, юридические вопросы решаются специализированными компаниями, оказывающими соответствующие услуги, и это уже привычно.

В современном деловом мире к услугам сторонних организаций теперь прибегают в сфере:

  • бухгалтерское сопровождение отдельных участков учёта или в полном объёме;
  • бухгалтерское сопровождение отдельных подразделений (филиалов) предприятия;
  • частичного или полного кадрового учёта, включая расчёт заработной платы.

Среди постоянных клиентов аутсорсеров, оказывающих вышеперечисленные услуги:

  • компании-нерезиденты, а также фирмы с участием зарубежного капитала;
  • отечественные компании с количеством занятых на предприятии от 50 человек и до нескольких тысяч.

Стоит обратить внимание на аутсорсинг бухгалтерского и кадрового учёта тем компаниям, которые:

  • находятся на стадии становления;
  • характеризуются наличием разветвленной бизнес-системы по разным направлениям;
  • имеют сложную систему расчёта суммы оплаты труда;
  • характеризуются наличием множества подразделений (филиальной сети и т.д.).

Выгоден ли аутсорсинг расчётов по оплате труда компании-клиенту?

Может возникнуть закономерный вопрос, как строятся процессы сотрудничества между компанией клиентом и компанией-аутсорсером? Почему услуга расчёта заработной платы, стоимость которой обычно не меньше фонда оплаты труда штатного бухгалтера, выгодна и одной, и другой стороне? Давайте разберёмся детальнее.

Для компании, которая оказывает услуги бухгалтерского и кадрового учёта, стоимость расчёта заработной платы – один из основных факторов, влияющих на общую сумму дохода.

Это объясняется тем, что администрация многих компаний отдаёт себе отчёт, что основная работа у расчетчика ФОТ сводится максимум к пяти-шести рабочим дням – в равной степени перед авансом и выплатой основной суммы зарплаты.

Остальное время специалиста нужно либо подгружать другими бухгалтерскими функциями, либо специалист просто «простаивает», а зарплата идёт.

Выполнение операций по определению суммы зарплаты специалистами профильной организации обойдётся компании, заказывающей эту услугу, гораздо дешевле, чем содержание штатного бухгалтера.

Учтите, что клиент уплачивает сторонней организации, выполняющей бухгалтерские услуги, только стоимость, оговоренную в договоре, а на содержание штатного бухгалтера нужно предусмотреть затраты не только на оплату труда, но и не менее 30% налоговой нагрузки и 10% ФОТ на социальный пакет.

К тому же компания будет нести расходы на организацию и обслуживание рабочего места специалиста.

Если учесть, что ваша компания (как клиент) оплачивает сторонней организации сумму НДС, то совокупная выгода по налоговому прессу выйдет около 10%. Общая выгода для клиента компании-аутсорсера может вылиться в 20-25% фонда оплаты труда бухгалтера, который занимается расчётами по зарплате сотрудников.

  1. Решение любых вопросов, касающихся специфики расчета зарплаты.

Фирма, оказывающая услуги бухгалтерского и кадрового учёта на условиях аутсорсинга, всегда выигрывает в плане профессиональной подготовленности персонала, возможности принятия решения коллегиально.

В зависимости от разноплановости специалистов, занятых в компании, применяемых надбавок, бонусов, премий, а также структуры работников в профессиональном разрезе, количества работников, характера их работы, наличия специалистов с учёной степенью и многих других факторов возникают вопросы, как начислить зарплату и соблюсти все нюансы соответствующей нормативной базы.

Наличие у аутсорсера бухгалтеров, которые имеют опыт работы в компаниях разного профиля, позволяет избежать досадных ошибок, которые могут привести к нежелательным последствиям правового характера для работодателя.

  1. Работа в единой информационной системе.

Информационное поле для работы специалистов компании-аутсорсера едино и не требует «подгонки» под каждого клиента, поэтому отсутствует подготовительная составляющая, и аутсорсер сразу приступает к работе. Клиент не тратит время и деньги на обучение специалистов, повышение их квалификации, оплату семинаров и других, необходимых с течением времени мероприятий.

  1. Социальный пакет аутсорсера – это проблемы аутсорсера.

Все расходы и неудобства, связанные с больничными, декретами, отпусками и другими проблемами работников компании-аутсорсера, никак не сказываются на сроках и результате выполнения работ по исчислению сумм оплаты труда.

Все обязанности отсутствующего специалиста возьмёт на себя другой работник фирмы, оказывающей услуги по расчёту зарплаты работников.

И даже увольнение специалиста, выполняющего функциональные обязанности для определённой компании, никак не ощутимы для клиента.

  1. Конфиденциальность – прежде всего!

Ни одному специалисту профильной организации не интересна информация о размере оплаты труда того или иного сотрудника клиентской компании, чего не скажешь о штатных бухгалтерах. Часто «внутренняя» утечка информации о зарплате сотрудников может стать причиной штатного бунта с последующим повышением зарплаты, то есть расходов на оплату труда и соответствующие налоговые отчисления.

Взвесьте все «за»! Уверены, что аргументов «против» аутсорсинга расчётов зарплаты вы не найдёте!

Источник: http://workstaff.ru/autsorsing-raschyota-zarabotnoj-platy-eto-vygodno-i-nadyozhno

Оптимизация бухгалтерии, как повысить эффективность работы бухгалтера

Как оптимизировать работу бухгалтерии: аутсорсинг расчета заработной платы

Бухгалтерия — важный инструмент для оценки бизнеса. Отчетность, которую готовит это подразделение, используют фискальные органы, менеджмент компании и ее собственники.

В России зачастую бухгалтерская служба рассматривается как бюрократическая помеха бизнесу. Это неверный подход. Бухгалтерия должна быть вспомогательной службой, вносящей свой вклад в развитие и поддержание бизнеса.

Но для этого все процессы в бухгалтерском подразделении должны быть грамотно настроены.

Повысить эффективность бухгалтерской службы можно: нормированием (расчет необходимого количества сотрудников компании для получения одной единицы результата работы), оптимизацией бизнес-окружения (перераспределение функций между подразделениями компании), IТ-оптимизацией и использованием аутсорсинга, в некотором смысле объединяющего все предыдущие подходы.

Нормирование труда

Нормирование труда – это установление норм затрат рабочего времени в определенных условиях. Процесс бухгалтерского обслуживания зависит от специфики бизнеса, его размера, отрасли и т. д.

Он подразумевает наличие исполнителей, входящей информации (в случае с бухгалтерией – это первичная документация), правил и регламентов (установленных законодательством и политиками компании), сложившейся практики и подходов и, наконец, результата, то есть отчетности.

Это стандартный проект, который можно разбить на составляющие и систематизировать.

Бухгалтерские процессы можно и нужно нормировать.

Численность любых подразделений требует постоянной корректировки, потому что на практике скорость ее роста соответствует росту бизнеса, а скорость падения может быть значительно ниже аналогичного показателя в бизнесе. Для определения нужного количества персонала и обоснования перед руководством компании подойдет метод нормирования трудозатрат.

Для его использования компании понадобится информация о трудозатратах в бухгалтерской службе по факту и нормативы, к которым нужно стремиться. Последние рассчитываются либо исходя из анализа производимых на данный момент в компании операций, либо в среднем по отрасли.

Само нормирование проводят несколькими способами

Среди наименее трудозатратных, но и наименее точных методов – бенчмаркинг – функциональное сравнение своего опыта с одной или более передовыми компаниями в одной отрасли. Более трудоемкий, но при этом и более точный — метод факторного нормирования. Это доработанный и расширенный бенчмаркинг.

Метод основан на расчете необходимой численности сотрудников на основе факторов трудозатрат, определяющих результаты конкретного процесса. Имея средние результаты по отрасли, мы можем сравнивать их с показателями нашей компании и, исходя из различий, делать выводы о перегруженности или недогруженности персонала.

Метод «фотографии рабочего дня» подразумевает четкое отслеживание количества выполненных операций, чтобы понять, сколько времени уходит у каждого сотрудника на каждую операцию, сколько на решение попутных вопросов, а сколько на личные дела, не относящиеся к работе.

Так можно вычислить оптимальные нормы для каждого процесса и количество людей, способных при правильной организации своей деятельности выполнить всю необходимую работу, оценить работу каждого сотрудника на данный момент. Этот метод применительно к бухгалтерии требует больших затрат, чем предыдущий, и дает примерно такие же по точности результаты.

Когда приоритетна точность, выбирают метод микроэлементного нормирования. Операции разбиваются на элементы, трудозатраты на каждый из которых заранее известны. Этот метод гораздо эффективней при нормировании производства, чем при попытке нормировать интеллектуальный труд.

В бухгалтерском учете тоже есть достаточно простые операции: подготовка платежных поручений, например. При проведении затрат такой метод не будет эффективен. Факторное нормирование позволяет достаточно эффективно создавать модель, на основании которой вы сможете прогнозировать затраты труда на процесс в случае изменения его объемов.

Как это работает в бухгалтерских службах? Задачи подразделения разбиваются на процессы (участки). По каждому процессу оценивают затраты труда. Затем для всех участков выявляются факторы, которые в наибольшей степени влияют на трудозатратность. И далее мы рассматриваем соотношение трудозатрат и факторов, исходя из которого определяем нормативы для каждого процесса.

Пример

Бухгалтерский учет состоит из ряда процессов: учет расчетов по банковским операциям, учет расчетов с подотчетными лицами, учет расчетов с поставщиками и подрядчиками, расчет заработной платы и т. д. Мы можем определить фактические трудозатраты на каждый процесс: фиксируем, сколько человек у нас задействовано в каждом процессе.

Затем выявляем факторы, влияющие на трудозатратность: например, для расчета заработной платы основной фактор – это количество сотрудников в расчете. Дополнительный фактор — межрасчеты в течение месяца.

Для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками таким фактором будет количество обрабатываемых в течение месяца накладных, умноженное на среднее количество номенклатурных позиций в накладной. Соотнеся трудозатраты и факторы, разрабатываем список нормативов для каждого процесса.

Для расчета заработной платы в качестве норматива будет выступать количество сотрудников (расчетных листков в месяц) в расчете на одного бухгалтера, для учета расчетов по банковским операциям – количество платежных поручений в месяц (в час) на одного бухгалтера и т. д.

Кроме того, при отсутствии информации о среднестатистических нормативах по рынку, метод факторного нормирования может применяться для планирования корректировки численности штата при изменении объемов бизнеса.

Например, компания может оценить, какое увеличение штата бухгалтерии может потребоваться при увеличении количества отгрузок в два раза. Принимая за норматив текущую загрузку бухгалтеров, можно вычислить необходимое количество сотрудников, которые понадобятся после изменений в компании.

Такая модель, конечно, не учитывает эффект масштаба – возможность повышения производительности труда сотрудников при увеличении количества операций.

Бизнес-окружение

Еще один шаг к эффективной работе бухгалтерии – это оптимизация бизнес-окружения бухгалтерской службы. Зачастую мы сталкиваемся с ситуациями, когда бухгалтеры в компании выполняют большое количество несвойственных им функций. На вопрос, почему сотрудники выполняют не свою работу дается общий ответ: «так уж повелось».

Эффективная работа бухгалтерии очень сильно зависит от качества и своевременности получаемой информации, и иногда бухгалтерам проще заняться получением этой информации (документов) самим, чем добиться этого от смежных подразделений.

Так, очень часто бухгалтеры сами взаимодействуют с представителями клиентов по вопросам получения подписанных накладных или актов. При этом логичней передать эту функцию в отдел продаж, поскольку, с точки зрения бизнес-процесса, это основная задача продавцов – убедиться в том, что клиент акцептовал услуги или предоставленные товары.

Проведя аудит всех процессов в компании и перераспределив по его итогам функции по отделам, можно упростить работу всем подразделениям и повысить их эффективность.

IТ-оптимизация

Об IТ-оптимизации сейчас не говорит только ленивый. Любая автоматизация процессов приводит к более эффективной работе компании. Мы сталкиваемся с ситуациями, когда бухгалтеру приходится каждый раз вручную вводить в систему накладные с очень длинной и детальной номенклатурой продукции.

Оптимально организовать бизнес- процесс так, чтобы номенклатуру в систему вводили менеджеры по закупкам, которые очень хорошо в этом разбираются, или же автоматизировать этот проект с помощью сканирующих и распознающих устройств.

Такие ситуации случаются в связи с тем, что менеджеры пользуются корпоративной системой заказа товара, которая никак не интегрирована с бухгалтерской системой, что и приводит к ручному труду и двойному вводу информации. Безусловно, таких ситуаций желательно избегать, нужно максимально интегрировать задействованные в работе информационные системы.

На рынке появились уже достаточно эффективные OCR-cистемы, позволяющие распознавать необходимые поля на отсканированных документах и автоматически переносить их в регистры бухгалтерской программы по заданному алгоритму. Необходима проверка, но затраты труда значительно ниже, чем на ручной ввод информации.

И еще один способ оптимизации работы бухгалтерии или альтернатива этой оптимизации – передача бухгалтерских функций (всех или части) на аутсорсинг. Провайдерам аутсорсинга приходится устанавливать фиксированную, достаточно невысокую цену за обработку определенного количества документов.

В связи с этим им приходится заниматься оптимизацией и автоматизацией процессов: с тем, чтобы в итоге снизить свои трудозатраты и увеличить маржу. Поэтому, если в компании нет времени или ресурсов на собственный проект по оптимизации бухгалтерских функций, одно из решений – передать функции на аутсорсинг.

Но при этом необходимо быть готовыми совместно с провайдером заниматься проектом оптимизации. Опытный провайдер обычно готов предложить варианты возможных решений, однако они также будут требовать изменений в бизнес-процессах компании в целом.

А для этого понадобятся определенные действия и управленческая воля со стороны менеджмента компании.

Людмила Шустерова, директор аутсорсингового подразделения BDO по развитию бизнеса

Полную версию статьи вы можете прочитать в бизнес-энциклопедии «Ресторанный менеджмент» (издательство «Деловой Петербург»)

 

  1. Оптимизация бухгалтерии, как повысить эффективность работы бухгалтера

Источник: https://bporus.ru/press/publications/kak-povysit-jeffektivnost-raboty-buhgalterskoj-sluzhby/

Аутсорсинг расчета заработной платы

Как оптимизировать работу бухгалтерии: аутсорсинг расчета заработной платы

Аутсорсинг расчета заработной платы представляет собой выполнение процедур сторонней компанией. Подобная услуга очень популярна, так как процесс расчета есть сложная задача.

Лишь грамотные специалисты могут выполнить его с учетом всех нюансов. Востребованность аутсорсинга велика среди организаций, вне зависимости от их сферы деятельности.

Дабы не отнимать драгоценное время у работников финансового отдела своей компании, лучше прибегнуть к помощи сторонних служб, таких как CBS group.

Почему так важен аутсорсинг расчета заработной платы?

Для вычисления зарплаты следует четко знать детали Трудового Кодекса, а также законы в сфере бухгалтерии и налогов. При этом немаловажны и требования аккуратности и внимания к мелочам.

Далеко не всегда работник бухгалтерии отвечает исключительно за участок вычисления заработной платы. В основном его полномочия гораздо шире, а потому при расчетах могут быть допущены ошибки.

Впоследствии они ведут к штрафам и возмущению коллег, зарплата которых была определена неверно.

Но и передача полномочий в руки единственного штатного специалиста не всегда решает проблему. Обычно этот человек оказывается перегружен или наоборот. При перегруженности задачами решать их правильно весьма проблематично, а в ином случае приходится платить полноценную зарплату сотруднику, работающему на полставки.

Отыскать же человека на неполную ставку изначально непросто. Из этого и следует логичный вывод – передать расчеты на аутсорсинг консалтинговой службе CBS group. Такая практика была актуальна и много десятилетий назад. Особенно актуально подобное для главбуха и гендиректора фирмы.

Позвоните или напишите прямо сейчас, чтобы узнать подробности!

Развеиваем мифы

К услугам по аутсорсингу расчета заработной платы в последнее время прибегает все большее число российских фирм. Но остались еще те, кто уверены в высоких ценах на процедуру и значительных рисках. Так ли это? Поясним основные моменты.

Действительно, качественный аутсорсинг не может по определению стоить мало. Причина в поручении задач опытным специалистам. Оптимально отыскать организацию с хорошим соотношением цены и качества, именно к таким и относится наша компания.

Однако сумма, что с вас потребуют за услугу, все равно оказывается меньше, чем в случае самостоятельного расчета зарплаты силами фирмы. Посудите сами: вам придется потратиться на подбор специалистов, их обучение, оплачивать им отпускные и больничные, оборудовать рабочие места, приобретать программное обеспечение и так далее.

Не забывайте и про значительные суммы штрафов, неизбежные при штатном расчете зарплаты. Несмотря на цену, аутсорсинг на деле оказывается весьма экономичным решением!

Больше всего сэкономят те организации, где число сотрудников превышает 1000. Для фирм, штат которых составляет в пределах сотни, процент возвращения вложений в течение года составляет около 60, это тоже существенная сумма.

Да, аутсорсинг позволяет экономить, но это далеко не главная мотивация при его выборе. Основная суть в том, что он дает возможность стандартизировать процессы и снизить количество ошибок, а потому и недовольств со стороны проверяющих служб. Ответственность за грамотность расчетов при передаче их на аутсорсинг несут все равно гендиректор и главбух.

Но в этом случае сторонняя фирма согласно договору обязательно компенсирует заказчику ущерб, если он был нанесен. А вот штатного специалиста, занимающегося вычислением зарплаты, вряд ли возможно привлечь к подобной ответственности. Служба консалтинга CBS group поможет избежать ошибок, связанных с бухгалтерским учетом. Первичная консультация бесплатна.

Чем хорош аутсорсинг расчета зарплаты для главбуха?

Выше мы уже рассмотрели общие достоинства услуги, связанные с уменьшением издержек и экономией. Но имеются и иные достоинства, важные конкретно главному бухгалтеру.

  • Перераспределение нагрузки на специалистов отдела. Так как аутсорсинг расчета зарплаты будут выполнять сторонние работники, можно отказаться от наличия в штате соответствующих сотрудников. Также можно забыть и про многозадачность бухгалтеров, наняв в штат узкоспециализированных людей. Такой подход обеспечит дополнительную экономию. В штате достаточно иметь недорогого координатора для контактов с аутсорсером и работниками фирмы. Причем оплата услуг службы аутсорсинга принадлежит к категории затрат и снижает базу по налогу на доходы, облагаемую по закону, и НДС на всю величину.
  • Качество расчетов становится выше. Так как специализированные фирмы занимаются бухгалтерской и кадровой деятельностью как основной, они вкладывают большие усилия в свою деятельность. Сюда относится использование современных технологий, программного обеспечения и повышение квалификации работников. Потому ошибки полностью исключены, а расчеты всегда отвечают букве закона. От того, насколько грамотно произведены вычисления, напрямую зависит прибыль организации-аутсорсера. От такого детального подхода бухгалтерия клиента лишь выигрывает. 
  • Зависимости от персонала больше нет. Услуги по расчету заработной платы дают возможность избежать рисков, которые связаны с увольнением старых сотрудников и поиском новых. Это упрощает работу и гендиректора, и главбуха. Нередко причиной передачи задачи на аутсорсинг становятся проблемы, связанные с неожиданным уходом бухгалтера с участка расчеты зарплаты. Быстро закрыть вакансию не всегда представляется возможным. А вот перепоручение операций по вычислению заработной платы CBS group избавит от всех сложностей раз и навсегда. 

Что входит в услуги по вычислению заработной платы?

Обычно аутсорсинговые услуги включают в себя вычисление заработной платы дважды в месяц. Такая задача включает в себя и подготовка отчетов налоговикам, а также Пенсионному фонду и ФСС. Клиент компании CBS group получает от фирмы:

  • ведомости с анализом по подразделениям и типам выплат, 
  • величины зарплат и соответствующих налогов, 
  • листы расчеты в требуемом формате и прочие системы. 

Ряд услуг требуется лишь время от времени. К ним принадлежат промежуточные расчеты и контакты с налоговиками. За них можно платить отдельно по факту, а можно изначально зафиксировать в договоре.

Второй вариант обычно оказывается выгоднее.

Консалтинговая служба CBS group всегда заключает договор, где прописываются как основные, так и дополнительные услуги по аутсорсингу расчета заработной платы.

Услуги расчета заработной платы в нашей компании

Мы всегда стремимся к совершенству и за годы оказания услуг выработали индивидуальный подход к решению поставленных задач. Благодаря внедрению новых решений и использованию современных технологий все процессы аутсорсинга расчета зарплаты будут завершены максимально грамотно.

Команда CBS group обладает необходимыми сертификатами качества и всегда поддерживает связь с клиентом. Процесс автоматизирован, но это не мешает специалистам рассматривать все до мельчайших деталей.

На все профессиональные услуги предоставляется гарантия: при обнаружении ошибок затраты будут компенсированы в полном объеме.

Оставить заявку легко: заполните любую форму на данной странице или наберите номер 8 (495) 636-27-69 сейчас!

Источник: https://cbscg.ru/okazanie-buhgalterskih-uslug/autsorsing-rascheta-zarabotnoj-platyi

Аутсорсинг расчета заработной платы| Услуги и цены|S4

Как оптимизировать работу бухгалтерии: аутсорсинг расчета заработной платы

Преимущества и риски для заказчика

Что такое аутсорсинг расчета заработной платы?

Хотя каждая коммерческая организация обязана вести бухгалтерский учет, необязательно выполнять данную функцию собственными силами. Эту задачу можно передать внешнему исполнителю – на аутсорсинг.

Одной из самых востребованных услуг в сфере учета является аутсорсинг расчета зарплаты, подразумевающий, что участок работы, связанный с выплатами сотрудникам, полностью или частично возьмет на себя подрядчик – специализированная бухгалтерская фирма.

История аутсорсинга расчета заработной платы

Впервые подрядчики предложили свои услуги по расчету заработной платы сторонним организациям в 1950-х годах.

Первыми аутсорсерами стали американские бухгалтеры, которые заинтересовали клиентов существенной экономией: за расчет недельной зарплаты и подготовку ведомости по сотне сотрудникам подрядчики просили 25 долларов, тогда как недельное жалование штатного бухгалтера достигало 100 долларов.

В 1970-е гг. стала возможной передача функции расчета заработной платы внешнему подрядчику и в СССР. Вместо того чтобы покупать дорогостоящее вычислительное оборудование, крупные советские предприятия могли заказать расчеты в специализированных расчетных ЭВМ-центрах.

Интерес к услугам аутсорсеров в наше время только увеличивается. По разным данным, в США, Европе и Израиле более 80% предприятий разного масштаба передали бухучет подрядчикам.

В России этот показатель пока ниже, но отечественные предприятия идут по следам западных партнеров.

Спрос на услуги аутсорсеров по данным профильных исследований в РФ ежегодно увеличивается более чем на 30%, причем закупка услуг аутсорсинга расчет заработной платы – один из самых востребованных запросов.

Если в конце 1990-х – начале 2000-х годов основными заказчиками бухгалтерских фирм были иностранные компании, то сейчас к аутсорсерам обращаются отечественные предприниматели, а также государственные учреждения. Среди факторов, тормозящих распространение аутсорсинга в России, эксперты называют низкую информированность клиентов.

Почему увеличивается число компаний, использующих услуги аутсорсинга?

Есть несколько причин, мотивирующих предпринимателей задуматься об обращении к аутсорсерам. При этом одни клиенты заключают договор оказания услуг по расчету заработной платы с момента открытия бизнеса, другие приходят к необходимости такого шага в процессе развития организации.

Зачастую решение о сотрудничестве с подрядчиком руководители компаний принимают после подсчетов и сравнения затрат на содержание штатной бухгалтерии и внешние услуги по расчету зарплаты. Как правило, передача учетных процессов на аутсорсинг позволяет существенно сократить издержки. Для объективной оценки необходимо принять во внимание:

Оклад специалиста, налоги, социальные выплаты (отпускные, больничные, декретные и т.п.).

Расходы на создание и содержание рабочего места (помещение, оборудование, лицензии на ПО, расходные материалы) – они обычно составляют 30–50% от оклада сотрудника.

Затраты на поиск специалиста (HR-затраты), периодическое повышение квалификации, обеспечение сотрудника необходимыми обучающими материалами и профильной периодикой.

Конечная сумма затрат отличается в зависимости от города, где работает предприятие, а также от масштабов и особенностей деятельности организации.

В среднем полная стоимость месячного содержания штатного бухгалтера по зарплате в Москве, при условии, что он выполняет и дополнительные учетные функции, достигает 90–150 тысяч рублей (при месячном окладе 50–80 тыс. рублей).

При тех же условиях полная стоимость оказания услуг по расчету заработной платы при аутсорсинге составляет 40–80 тысяч рублей в месяц. Таким образом, аутсорсинг расчета зарплаты дешевле содержания штатного зарплатного бухгалтера на 10–50%.

Возможно ли, что привлечение аутсорсеров будет незначительно дешевле, чем содержание штатных специалистов, или даже дороже? Такие случаи возможны, однако заказчики все равно отдают предпочтение подрядчикам, поскольку сотрудничество с аутсорсерами – не всегда вопрос только экономии административных затрат.

Заказывая услуги специализированных фирм по расчету зарплаты, предприниматель получает дополнительные гарантии, таким образом минимизируя учетные, налоговые, финансовые, кадровые, репутационные риски. За счет чего это возможно?

Основной актив компаний, предоставляющих услуги по расчету заработной платы, – сотрудники. Они проходят тщательную проверку при приеме на работу и получают всестороннюю поддержку по повышению квалификации. В итоге заказчики получают услуги от специалистов-практиков, имеющих большой опыт работы в нужной сфере.

С внешним исполнителем исключены такие кадровые проблемы, как отсутствие бухгалтера по причине болезни, отпуска, декрета, желания уйти на другую работу. Все это – внутренние процессы исполнителя, который при любых обстоятельствах обязан обеспечить своевременную замену специалиста.

Риск ошибок при расчете зарплаты аутсорсерами сведен к минимуму благодаря опыту самих бухгалтеров и используемых ними схем, технологий и алгоритмов.

Проработанная до деталей система позволяет обеспечить высокую скорость и точность операций, а также снизить затраты.

Это объясняет, почему выгоден аутсорсинг расчета заработной платы – стоимость услуг удается уменьшить за счет масштабности и налаженных процессов.

Передав функцию подсчета зарплаты подрядчику, заказчик может не тратиться и не переживать по поводу используемого программного обеспечения: профессиональные провайдеры бухучета используют специализированный софт.

Аутсорсеры страхуют свою деятельность и готовы возместить убытки клиента при наличии ошибок и нарушений со стороны своих бухгалтеров. Таким образом, в общем итоге сотрудничество с подрядчиками оказывается выгодным, поскольку предприятие застраховано от штрафных санкций.

Обеспечение конфиденциальности. Подрядчик заинтересован в сохранности конфиденциальных данных своих работодателей, поскольку любой скандал – это удар по репутации фирмы.

Оптимизация отдела бухгалтерии

Еще одним поводом отказаться от штатного бухгалтера в пользу внешнего исполнителя является необходимость оптимизации собственной бухгалтерской службы. Такая ситуация может возникнуть, если:

У штатных специалистов много работы и им приходится совмещать несколько участков или функций. Подключение аутсорсера позволяет разгрузить собственный бухгалтерский отдел и избавить сотрудников от рутинных операций, что в общем итоге позволяет повысить производительность работы и качество учета.

Фирма не может обеспечить сотрудника работой на полную ставку. С аутсорсерсером заключается договор на необходимый объем и перечень работ.

Проблемы аутсорсинга расчета заработной платы, о которых следует знать

Основной минус передачи учета заработной платы на аутсорсинг не связан с самой системой. Проблемы возникают у клиентов, выбравших непрофессионального исполнителя, поэтому данному вопросу нужно уделять максимальное внимание.

Как понять, что перед вами – некачественный провайдер услуг?

Уровень выполнения учетных функций напрямую зависит от уровня подготовки непосредственных исполнителей – бухгалтеров, аудиторов.

В надежных аутсорсинговых компаниях работают специалисты с престижным образованием и многолетним опытом, тогда как недобросовестные провайдеры набирают новичков или специалистов с сомнительным стажем, но готовых работать за минимальную плату.

Хороший бухгалтер – это специалист, который постоянно обновляет свои знания (без этого невозможно уследить за всеми нововведениями в законодательстве), и кроме того, является исполнительным, ответственным и аккуратным человеком – добросовестный провайдер контролирует своих сотрудников по всем параметрам.

Причинами некачественного выполнения аутсорсером своих обязанностей может быть отсутствие автоматизации и плохо прописанные бизнес-процессы внутри компании.

Отсутствие детализированных методик, современных технологий и информационных систем приводит к ошибкам и задержкам, наконец, происходит удорожание расчета заработной платы – стоимость услуги у таких исполнителей необоснованно завышена.

Надежный аутсорсер уверен в своих силах и готов предоставить реальные гарантии, которые прописываются в договоре с указанием конкретных обязательств.

При оценке потенциальных подрядчиков ориентируйтесь на репутацию: учитывайте отзывы и рекомендации реальных клиентов. Сделать объективный вывод поможет еще один критерий, характеризующий уровень аутсорсинга расчета зарплаты – стоимость обслуживания. Подозрительно заниженные расценки обычно свидетельствуют о слабой подготовке сотрудников консалтинговой фирмы.

Переход компании на рельсы аутсорсинга расчета заработной платы

Еще один нюанс, который нужно учесть владельцам и руководству предприятий, решившихся впервые заказать услуги подрядчика по аутсорсингу расчета заработной платы, – это сложность перехода на подрядную систему учета.

В зависимости от масштабов организации и особенностей деятельности, может понадобиться от нескольких недель до нескольких месяцев – в этот период происходит перестройка внутренних бизнес-процессов, при необходимости – слияние баз, адаптация к новой системе.

Аутсорсинг заработной платы от S4: что получают наши клиенты?

С вами будут работать бухгалтеры, получившие образование в ведущих экономических российских вузах: МГУ им. М.В. Ломоносова, РАНХиГС и Санкт-Петербургском государственном университете.

Все специалисты имеют практический опыт работы в разных сферах (5–12 лет), в том числе в международных консалтинговых компаниях Deloitte и Altios. Для каждого клиента подбирается сотрудник, знающий особенности расчета зарплаты в конкретной отрасли (производство, торговля, общепит, строительство, сфера услуг и т.д.).

Наши бухгалтеры, аудиторы и ассистенты регулярно повышают квалификацию на специализированных тренингах, семинарах и курсах.

Расчет зарплаты осуществляется в полностью автоматизированном режиме, технические ошибки и человеческий фактор исключены. Бухгалтеры работают по четкому алгоритму, со специальным программным обеспечением. Все расчеты подвергаются трехэтапной проверке.

На первом этапе процесс контролируется программой, на втором расчеты проверяются с помощью специального скрипта, сравнивающего ключевые параметры. На заключительном этапе проводится ручная выборочная сверка данных, полученных программой и роботом.

Жесткий многоэтапный контроль сводит риски ошибок к нулю.

С каждым заказчиком заключается договор с четким перечислением запрошенных услуг, обязательств и гарантий. Прописываются требования по подготовке и сдаче необходимых отчетов и документов, включая точные сроки их подачи. В соглашении прописывается материальная ответственность за несвоевременное выполнение учетных функций.

К каждому клиенту прикрепляются личный бухгалтер и персональный менеджер, которые готовы предоставить консультацию и оперативно решить все вопросы, связанные с учетом зарплаты на предприятии. Обеспечивается непрерывная связь любым удобным способом: по телефону, почтой, через мессенджеры и т.д.

В целях обеспечения информационной безопасности пользователей компания подписывает с каждым сотрудником контракт о неразглашении конфиденциальной информации. Все члены команды несут финансовую ответственность за нарушение условий договора.

Максимальную удобность в процессе перехода на аутсорсинг расчета заработной платы

Наша компания имеет опыт сотрудничества с организациями разного масштаба (от 10 до 4000 сотрудников) и сфер деятельности.

В нашей практике есть успешные примеры оперативного (в течение недели) и достаточно длительного процесса реорганизации учета (на предприятия с филиалами в нескольких городах).

Вместе с клиентами мы заранее обговариваем все тонкости, особенности, условия и риски, осуществляем тщательную подготовку, прописываем все процессы и процедуры взаимодействия – благодаря этому удается максимально упростить и облегчить сам переход и адаптацию к новой системе.

Передача на аутсорсинг расчета заработной платы – это эффективный способ повышения конкурентоспособности бизнеса за счет повышения качества и уменьшения стоимости учета (экономия составляет 10–50%). Сотрудничество с внешним профессиональным исполнителем позволяет оптимизировать работу собственных сотрудников, а также снизить налоговые и кадровые риски.

Хотите узнать больше об услуге по расчету заработной платы?
Позвоните на +7 (499) 112-40-38 или заполните форму обратной связи.

Источник: https://s4.team/outsourcing_payroll_processing

Что проверить в договоре на аутсорсинг расчета зарплаты

Как оптимизировать работу бухгалтерии: аутсорсинг расчета заработной платы

Прежде чем передать расчет зарплаты сотрудников сторонней организации, необходимо убедиться, что предложенный договор на оказание этой услуги соблюдает интересы компании.

Для этого потребуется изучить все существенные и дополнительные пункты документа, удостовериться в правильности их формулировок – как в описании прав и обязанностей сторон, так и в отражении процедур их взаимодействия.

Что проверить в описании услуг в договоре об аутсорсинге расчета зарплаты

Проверяя описание предмета договора на аутсорсинг зарплаты, нужно убедиться, что в нем дана не просто формулировка предоставляемой услуги, а перечислен полный перечень функций, передаваемых аутсорсеру.

Это может быть прописано как в самом тексте договора, так и в отдельном приложении.

Необходимо удостовериться, что все операции, требующиеся компании, учтены и максимально детализированы – это поможет избежать разногласий в работе.

Как правило, полный пакет услуг разбивается аутсорсером на базовый и дополнительный. Прежде всего проверьте базовый пакет, поскольку именно он существенно влияет на стоимость и качество работ.

Чтобы оценить, соответствует ли он требованиям компании, нужно отталкиваться от тех процедур, которые производятся ею в рамках расчета зарплаты ежемесячно.

К примеру, их можно представить следующим списком:

Проследите, чтобы в базовом пакете описывались все обязательные операции, выполняемые ежеквартально и ежегодно, а также подробно излагалась информация о расчетных документах и об отчетах, представляемых аутсорсером, – результаты оказания услуг.

В дополнительный пакет могут входить промежуточные расчеты, аналитические отчеты и т. д.

Если предложенный в договоре объем операций превышает требующийся компании, то не следует сразу исключать ненужные процедуры. Лучше оценить, могут ли они оказаться востребованными в будущем. Ведь любые обращения к аутсорсеру после подписания договора приведут к изменению стоимости контракта.

Ирина Пахомова , менеджер ООО «Юнистафф Пейрол Солюшнс»

Выбирая провайдера для аутсорсинга расчета заработной платы, нужно внимательно изучить его коммерческое предложение, сопоставить его с договором.

Некоторые компании включают в него далеко не весь спектр операций, необходимых для полноценного оказания услуги.

В результате попавшийся «на крючок» клиент делает выбор в пользу такой организации, опираясь на «мнимую» экономию, но уже первый счет заставляет разочароваться.

Чтобы избежать этого, можно выяснить ряд вопросов, которые помогут оценить, удовлетворяет ли коммерческое предложение нуждам компании:

  • что входит в пакет услуг и как формируется его стоимость;
  • какие отчеты уже включены в пакет услуг, а какие могут потребоваться дополнительно;
  • какие виды начислений и удержаний могут использоваться в расчетах, ограничено ли их количество;
  • как организуется подключение к внешней системе расчета заработной платы, какова стоимость этой операции и т. д.

Конечно, это лишь небольшая часть того, что требуется обсудить и согласовать до подписания договора, но часто именно эти пункты в дальнейшем могут вызывать споры.

Как изложить права и обязанности сторон в договоре на аутсорсинг расчета зарплаты

Права и обязанности аутсорсера и клиента закрепляются отдельным разделом договора. В нем излагаются обязательства компании о передаче провайдеру необходимой для работы информации, об оплате услуги и т. д.

И аутсорсера – о надлежащем выполнении работ по договору и представлении их результатов. Проверяя этот раздел, уделите внимание формулировкам и составу передаваемой информации. Желательно развести такие понятия, как первичные данные и исходные данные.

Это позволит избежать недопонимания в ходе взаимодействия с провайдером.

Первичные данные нужны для настройки системы и начала выполнения расчетов аутсорсером и передаются один раз. К ним относится информация:

Исходные данные – информация, которая будет предоставляться аутсорсеру ежемесячно, требуемая для выполнения расчетов и формирования результатов. Это могут быть:

В этом же разделе или приложении к нему нужно проверить список данных, которые исполнитель обязуется предоставлять в качестве результатов работ. Как правило, расчеты должны передаваться с регулярностью месяц, квартал, год. В список документов входят:

Если эти условия не отражены в тексте договора, их нужно оформить в качестве соответствующих приложений.

Как убедиться в сохранности данных при передаче расчета зарплаты на аутсорсинг

Конфиденциальность – отдельный пункт договора, который требует пристального внимания. Если этот раздел освещен лишь парой шаблонных предложений, от партнерства с такой компанией лучше отказаться.

Остановить свой выбор лучше на том провайдере, который сможет обеспечить соблюдение всех требований законодательства и иных правовых актов в отношении обработки и передачи персональных данных, полученных от своего клиента.

Нужно проверить, чтобы все взаимоотношения в части передачи, обработки, хранения и защиты данных были строго регламентированы договором и чтобы в нем присутствовали ссылки на соблюдение сторонами действующего законодательства ( п. 3 ст. 6 и ст. 19 Закона «О персональных данных»).

Они могут быть оформлены приложением к договору или представлены как отдельное положение о защите, хранении, обработке и передаче данных.

В этом разделе договора уточняется:

Необходимо помнить, что конфиденциальными считаются любые данные, составляющие коммерческую тайну, – информация о клиентах, партнерах, бизнес-планах, ценах и т. д.

Существует практика заключения отдельного документа – соглашения о конфиденциальности. В нем описываются и устанавливаются договоренности по обмену конфиденциальной информацией. Следует уточнить у своего провайдера, готов ли он заключить такое соглашение.

Ответственные за выполнение работ лица и уровни конфиденциальности информации определяются обязательным приложением к договору – актом назначения контактных лиц. Например, первый уровень конфиденциальности предполагает неограниченный доступ к первичным и исходным данным, расчетам и результатам расчетов.

Провайдер должен четко определить и указать в акте, какие именно специалисты будут иметь этот уровень доступа к данным компании, к примеру: основной специалист по расчету зарплаты, резервный специалист, руководитель расчетной группы. Для каждого из них должны быть прописаны ответственность и обязательства перед клиентом.

Это позволит обеспечить обмен конфиденциальными сведениями строго между уполномоченными контактными лицами с обеих сторон.

Более низкие уровни конфиденциальности можно присвоить специалистам, которые отвечают за отдельные участки и имеют доступ только к определенной части данных. Они также должны быть отражены в акте, чтобы сделать процедуру взаимодействия максимально прозрачной.

Что рассмотреть в разделе о передаче результатов работ в договоре аутсорсинга расчета зарплаты

От того, как будет выстроен порядок получения, обработки исходных данных и представления итоговых расчетов аутсорсером, зависит выплата зарплаты сотрудникам компании.

Чтобы исключить любые риски, связанные с задержками установленных сроков, нужно убедиться, что в договоре прописан пункт о порядке передачи оказанных услуг (данных) либо есть дополнительные приложения, в которых определяются правила передачи расчетов, графики и форматы их представления и т. д.

Способы – удостоверьтесь, что они удовлетворяют требованиям компании, а также соблюдают условия безопасности и конфиденциальности информации. Аутсорсер может также предложить удаленный доступ к своей системе, что ускорит и упростит процесс обмена информацией.

Форматы – может быть два варианта: шаблоны аутсорсера или собственные разработки компании. В этом разделе договора необходимо убедиться, что указанный формат устраивает компанию, а также перечислены все отчетные формы и их шаблоны есть в приложениях.

График передачи данных для расчета – в договоре обязательно прописываются даты предоставления исходных данных компанией. Указывая их, нужно отталкиваться от дня получения результатов расчетов от аутсорсера.

Это позволит сохранить временную связь и четко обозначит ответственность каждой стороны.

Точный график расчета зарплаты на год, включая даты и даже часы передачи данных и результатов расчетов, должен быть согласован и оформлен в виде приложения к договору.

Возможность в течение определенного срока вносить коррективы – такой пункт в договоре нужен на случай, если потребуются оперативные корректировки, уточнения или дополнения переданной аутсорсеру информации. Это поможет снизить ошибки, возникающие из-за особенностей бизнес-процессов компании или человеческого фактора.

Необходимо проверить, чтобы в документе были прописаны процедуры внесения изменений, определен срок, до которого можно направлять уточнения.

Важно понимать, что после истечения какого-то времени провайдер объективно уже не сможет включить изменения в текущий расчет, поскольку он, в свою очередь, жестко ограничен датами выдачи зарплаты.

Сроки передачи результатов расчетов на подтверждение – такой пункт можно назвать формальностью. В то же время он дает компании возможность еще раз удостовериться, что все расчеты аутсорсера верны. Например, вовремя обнаружить, если в исходные данные был включен уволенный сотрудник.

В этой части договора нужно оценить сроки, отведенные на проверку и подтверждение. Они должны быть четко прописаны в тексте договора или его приложении и быть достаточными для того, чтобы провести контрольные процедуры, предусмотренные бизнес-процессами компании.

Стоит заметить, что формальность подтверждения расчетов не снимает с провайдера ответственности за их точность и своевременность.

Ирина Пахомова , менеджер ООО «Юнистафф Пейрол Солюшнс»

Договор с аутсорсинговой компанией может обернуться неожиданными расходами. Финансовому директору стоит убедиться, что этого не произойдет.

Так, согласно статье 136 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан в письменной форме известить каждого своего сотрудника о составе заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выдаче.

Если это не исполняется, компанию могут привлечь к административной ответственности за нарушение законодательства, а также наложить штраф в размере 30 000–50 000 руб. или приостановить ее деятельность на срок до трех месяцев. Передавая расчет заработной платы сторонней организации, компании следует предусмотреть связанные с этим риски.

Так, в договоре нужно прописать пункт, обязывающий аутсорсера представлять расчетные листы на ежемесячной основе. Лучше сразу согласовать варианты доставки этих документов – например, передавать их в индивидуально запечатанных конвертах каждому сотруднику лично либо организовать безопасную электронную рассылку на корпоративные адреса.

Как регламентировать ответственность сторон в договоре на аутсорсинг расчета зарплаты

Пункты, связанные с ответственностью сторон, зачастую вызывают много вопросов в процессе согласования.

Ответственность аутсорсера должна быть жестко зафиксирована и включать обязательства по возмещению ущерба за некачественные услуги, в частности, если компании были предъявлены штрафные санкции из-за ошибок в расчетах зарплаты, налогов и взносов с фонда оплаты труда, а также нарушения сроков подготовки и сдачи обязательной отчетности.

Еще одно условие, которое необходимо проверить в договоре, – будет ли аутсорсер участвовать при проведении аудита компании и ее проверках контролирующими органами. Если такое обязательство закреплено договором, то риски компании при нарушениях расчетов зарплаты, налогов и т. д. сведутся к минимуму.

Следует помнить, что в рамках заключаемого договора и компания несет перед своим провайдером обязательства – за предоставление первичных и исходных данных, их правильность и своевременность. Их несоблюдение может послужить основанием для отказа в возмещении ущерба, если ошибки в расчетах возникли не по вине аутсорсера, а в результате неверно или несвоевременно поданной клиентом информации.

Что проверить в описании стоимости услуг в договоре на аутсорсинг расчета зарплаты

При заключении договора на аутсорсинг расчета зарплаты особое внимание нужно уделить разделу о стоимости услуг. Желательно, чтобы в нем была указана не только сумма контракта, но и порядок ее расчета.

Необходимо еще раз проверить, что цена включает все требуемые процедуры. Помимо основных условий, в этом пункте могут быть и дополнительные, например, – взаимозависимость между качеством работ и системой вознаграждения поставщика.

Подобное условие позволит учесть такие аспекты, как:

Параметры оценки соблюдения сроков расчетов, их правильности, своевременности передачи документов и отчетов и т. д. лучше представить в виде таблицы и оформить приложением к договору.

Нужно также указать сроки, регулярность оценки ключевых показателей – ежемесячно или ежеквартально, а также предусмотреть оформление соответствующих актов и других отчетных документов.

Что учесть при расторжении договора на аутсорсинг расчета зарплаты

Одно из ключевых замечаний, которые нужно предусмотреть, передавая расчет зарплаты сторонней организации, – возврат базы данных компании при расторжении договора. Эта услуга может оказаться платной – ее стоимость будет складываться аутсорсером исходя из времени, потраченного им на подготовку и передачу этих данных.

Раздел «Расторжение договора» должен содержать информацию о том:

Если компании требуется база в ее собственном формате, а не в том, как рассчитывал аутсорсер, то в договоре должен быть описан алгоритм, по которому будет вычисляться цена ее представления.

Источник: https://fd.ru/recommend/2274-chto-proverit-v-dogovore-na-autsorsing-rascheta-zarplaty

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.