+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как избежать ошибок при ведении кассовых операций

Содержание

Ведение кассовых операций: ответы на часто задаваемые вопросы

Как избежать ошибок при ведении кассовых операций

Читайте ответы на самые частые вопросы бухгалтеров, касающиеся ведения кассовых операций. Обзор лекции Анатолия Кленовского, начальника отдела сферы услуг Министерства потребрынка и услуг Московской области, подготовили наши коллеги из журнала «Семинар для бухгалтера».

Прежде всего, о вопросе по существу, который, как ни странно, тоже нередко задают: что включает в себя порядок ведения кассовых операций.

Это правила совершения приходных и расходных операций с наличными, обеспечение соблюдения порядка расходования денег из выручки, лимитов остатка кассы, предельного размера расчетов между компаниями.

Затрагиваются также вопросы сдачи наличных денег в банки, хранения денег и т. д.

Важно четко понимать, какое ведомство устанавливает порядок ведения кассовых операций. В соответствии с Федеральным законом от 10 июля 2002 г. № 86-ФЗ «О центральном банке РФ» этот порядок регулирует Банк России. В 2011 году банк принял несколько нормативных актов, о которых мы будем говорить.

Следующий вопрос: какие нормативные акты регулируют кассовые операции. До 2012 года главным документом был Порядок , утвержденный решением Банка России № 40. С 1 января 2012 года вступили в силу новые правила работы, которые утвердил ЦБ РФ своим положением от 12 октября 2011 г. № 373-П (на эту тему см.

также статью «Как учесть в работе все новые правила по кассовым операциям», опубликована в журнале «Семинар для бухгалтера» № 2, 2012. – Примеч. ред.). Теперь все кассовые операции осуществляются в соответствии с этим документом. Банк России своим Указанием от 13 декабря 2011 г.

№ 2750-У отменил практически все действовавшие ранее нормативные документы в этой сфере.

Штрафы

Наиболее часто задаваемый вопрос от организаций: как избежать штрафов? Коротко об этом не расскажешь. Но, в общем, я бы ответил на этот вопрос словами одного опытного бухгалтера, который сказал мне, что даже в отпуске отслеживает все изменения в законодательстве о бухучете и денежном обращении. Если следить за новшествами, можно избежать ошибок и следующих за ними штрафов.

До 2003 года штрафы были установлены Указом Президента РФ от 23 мая 1994 г. № 1006 .

За несоблюдение правил работы с кассовой наличностью и порядка ведения кассовых операций применялись следующие санкции: за осуществление наличных расчетов между компаниями сверх предельных сумм штраф был в двукратном размере, за неполное оприходование или неоприходование выручки – в трехкратном.

Остальные штрафы я перечислять не буду: главное, что и так понятно – за ошибки компании платили внушительные суммы. Наложение штрафов производилось налоговыми инспекторами по сведениям, представляемым банками.

В то время я как раз работал в налоговой службе, и нам приходилось обращаться в банки за сведениями о нарушениях.

Порою мы сами при проверках выявляли такие нарушения, направляли банкам письма о том, что они установлены в определенной компании, и просили проверить организацию.

Банки проверяли трехмесячный период, но часто не тот, который мы запрашивали. Банкиры по понятным причинам пытались защитить своих клиентов от штрафов налоговиков.

В настоящее время штрафы установлены статьей 15.1 КоАП РФ. Это статья так и называется «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций». Там четко расписано, за что налагаются штрафы: компаниям – от 40 000 до 50 000 руб., должностным лицам в размере от 4000 до 5000 руб.

Предельный размер расчетов между компаниями

Другой частый вопрос: какой предельный размер наличных расчетов установлен для юридических лиц и предпринимателей. Вопрос логичный, потому что этот размер часто менялся и многие в связи с этим путаются. С 1998 года для одного дня он не должен был превышать 10 000 руб., в некоторых случаях – 15 000 руб. С 2001 года установлен предел в размере 60 000 руб. по одной сделке.

Указание ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. 1843-У устанавливает актуальный сейчас предел расчетов наличностью между юрлицами и между предпринимателями. В этом документе сказано, что лимит расчетов в рамках одного договора составляет не более 100 000 руб.

Бухгалтеры спрашивают, что конкретно означает «в рамках одного договора». Ответ можно найти в официальном разъяснении ЦБ РФ от 28 сентября 2009 г. № 34-ОР. Там сказано, что запрет на расчеты наличными в размере, превышающем 100 тыс. руб.

, распространяется на обязательства, исполняемые как в период действия договора, так и после окончания срока его действия.

Если речь идет о нескольких договорах между компаниями, то предельный размер надо рассматривать для каждого контракта в отдельности.

За превышение лимита штраф также выносится по статье 15.1 КоАП РФ.

Надо ли вести журнал кассира-операциониста

Другой частый вопрос в связи с принятием нового порядка: надо ли по-прежнему заполнять журнал кассира-операциониста при использовании ККТ?

Постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470 утверждены основные требования к контрольно-кассовой технике. В письме Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104 описаны типовые правила эксплуатации ККТ.

Этими документами предусмотрено, что на всех контрольно-кассовых машинах в обязательном порядке применяется контрольная лента. Компании и предприниматели должны вести для контроля поступающей выручки журнал кассира-операциониста.

Его форма № КМ-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. В этом же документе даны указания по применению и заполнению журнала.

В новом положении ЦБ РФ № 373-П о журнале кассира-операциониста не говорится, но это не означает, что форма № КМ-4 отменена.

Журнал должен был прошнурован, пронумерован и заверен подписями налогового инспектора, зарегистрировавшего ККТ, директора компании и главбуха. Все записи располагаются в хронологическом порядке. Помарки не допускаются. Исправления нужно заверять подписями кассира-операциониста, директора и главного бухгалтера.

В журнале кассира-операциониста обязательно отражаются показатели счетчика кассовой машины на начало и конец рабочего дня, а также сумма выручки за день.

Открытие расчетного счета для ИП

Одно из главных нововведений, о котором, думаю, многие слышали, – предприниматели с 2012 года обязаны соблюдать кассовую дисциплину. Вести кассу они теперь должны наравне с компаниями.

Бухгалтеры предпринимателей в связи с этим интересуются, точно ли надо вести кассовую книгу. Да, выручка предпринимателя должна быть зафиксирована в кассовой книге.

При этом нужно следить за соблюдением лимита в кассе, периодически сдавать выручку в банк.

Теперь предпринимателям лучше завести расчетный счет. У многих ИП в настоящее время нет счета. Раньше не требовалось разделения на деньги непосредственно от предпринимательской деятельности и личные средства. Никто этого не проверял. Теперь проверять будут.

Дело в том, что теперь предприниматель не может, как раньше, тратить деньги без оправдательных документов. Деньги могут быть выданы только под отчет, с обязательным последующим предъявлением документов об оплате.

Поэтому приходно-кассовые ордера, квитанции, кассовые чеки теперь у предпринимателя должны быть. Взять из выручки деньги и переложить в свой карман просто так нельзя.

Пока, до получения официальных разъяснений от ЦБ или Минфина, логичнее открыть расчетный счет в банке с карточкой и зачислять выручку на счет. А покупки на личные нужды оплачивать банковской карточкой.

Как менять лимит наличности в кассе

Вопрос по кассовому лимиту тоже излагается в постановлении № 373-П по-новому. Раньше компании могли иметь наличные деньги в пределах лимита, установленного банками по согласованию с руководителем предприятий. Теперь лимит остатка кассы компании и ИП устанавливают сами без согласования с банком на основании внутренних документов.

Здесь хочу обратить особое внимание на письмо Банка России от 15 февраля 2012 г. № 36-3/25. Из него можно сделать вывод, что лимит наличности в кассе можно изменять любое количество раз. Это важное разъяснение: понятно, что будут возникать ситуации, когда после утверждения руководителем компании лимита может потребоваться его увеличение в связи с ростом выручки.

Конкретных условий для пересмотра лимита в положении № 373-П нет. Это означает, что увеличение объемов выручки можно считать достаточным основанием. Конечно, новое распоряжение директора компании об установлении лимита обязательно нужно подготовить.

Срок на установление лимита компания также выбирает самостоятельно. Никаких ограничений на этот счет в положении № 373-П не содержится.

Бухгалтеры интересуются, нужно ли по-прежнему головному предприятию «спускать» лимит своим обособленным подразделениям. Нет, не нужно. Подразделения сами его устанавливают.

Выдача денег под отчет

Изменился порядок выдачи денег под отчет: их надо теперь выдавать по письменному заявлению подотчетного лица. Заявление составляется в произвольной форме. Сумму, которая выдается подотчетнику, определяет руководитель компании. То же касается и срока, на который подотчетнику выдаются деньги.

Руководитель делает на заявлении собственноручную надпись о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются. Нужна подпись директора и дата. Подпись главного бухгалтера на заявлении ставить не обязательно. Если сотрудник не вернул ранее выданные под отчет деньги, то ставить визу директора на его новом заявлении неправомерно.

Прием остатка наличных денег, полученных под отчет, проводится кассиром по приходному кассовому ордеру. Его форма прежняя, она утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Как будут проверять

И напоследок затрону еще один важный вопрос: как теперь будут проверять порядок ведения кассовых операций и работы с наличностью.

Для ясности давайте разделим кассовые операции и работу с наличностью и ККТ. Порядок ведения кассовых операций – лимит кассы, способы защиты наличности – устанавливает сама компания распоряжением руководителя. Это проверять не будут.

А вот оприходование наличности и кассовые аппараты проверять – очень даже. Причем налоговые инспекторы. Это предусмотрено регламентами, утвержденными приказами Минфина России от 17 октября 2011 г.

№ 133н (по контролю за полнотой выручки) и № 132н (по ККТ).

Как и раньше, ревизия может проходить только на основании документа. Просто так с проверкой налоговики приехать не смогут. В начале проверки инспекторы обязательно должны предъявить поручение. Без этого документа компания имеет право не пустить ревизоров.

Из новых регламентов можно сделать вывод, что инспекторы могут проверить любой период, а не только три месяца, как раньше банки.

По результатам проверки налоговые инспекторы составят акт. Его подписывают ревизор и представитель компании. Если, по мнению организации, в ходе проверки были допущены нарушения, свои претензии надо обязательно отразить в акте. Так в будущем будет легче доказать свою правоту.

Источник: https://delovoymir.biz/vedenie-kassovyh-operaciy-otvety-na-chasto-zadavaemye-voprosy.html

Ответственность за нарушение кассовых операций

Как избежать ошибок при ведении кассовых операций

Кассовый аппарат в любой организации контролирует всю денежную наличность, которая проходит через кассовый счет. Ведение кассы в любой организации должно быть строго регламентировано и полностью соответствовать Положению о порядке ведения кассовых операций. Это Положение было утверждено Центральным Банком РФ.

Что такое кассовые операции

Под основными кассовыми операциями принято понимать прием, хранение, выдачу и пересчет денежной наличности. Также к кассовым операциям относится ведение, заполнение, прием и выдача всех необходимых документов, которые сопровождают все денежные операции. Иными словами, любое перемещение наличности должно быть в обязательном порядке отражено соответствующей кассовой операцией.

К ведению кассовых операций можно привлечь только лиц, ответственных за непосредственное проведение операций, а также сохранность средств.

В противном случае, человек просто не сможет понести ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций, даже в случае допущения ошибки или преднамеренного действия со злым умыслом.

Если человек не уполномочен вести кассовые операции, тем не менее, он вполне может производить оплату по безналичному расчету.

Некоторые общие нововведения

Порядок ведения кассовых операций может законодательно меняться.

Например, до 2012 года обязанностей вести кассовую книгу у ИП не было, а с недавнего времени это требование к ним стало применяться, однако вести бухгалтерский учет они при этом не были обязаны.

С июня 2014 года прежнее Положение от 12 октября 2011 года №373-П утратило силу, и в действие вступило Указание ЦБ №3210-У от 11 марта 2014 года. Этот документ прошел необходимую регистрацию в Минюсте, а потому его действие сегодня является единственно верным.

Нововведение 1. Если раньше ИП и субъекты малого бизнеса обязаны были следить за наличностью в кассе и не превышать определенный лимит, то сегодня такой лимит для них упразднен. Он остался обязательным только для тех организаций, которые не относятся к малому бизнесу.

Нововведение 2. Если ранее предприятия, не имевшие наличной выручки, лимит кассы устанавливали самостоятельно только по фактическим наличным расходам, то сегодня это жесткое правило отменено. Предприятия стали более свободны в выборе лимита, и они могут изменять его в выгодную для себя сторону.

Налоговая инспекция в данном случае выступает лишь как наблюдатель, но напрямую помешать или как-то повлиять на установление лимита она сейчас не может. Инспектора могут лишь контролировать, соблюдается или нет, этот кассовый лимит.

Вместе с тем, руководителям организаций хочется дать совет, который позволит избежать возникновения конфликтов и споров с налоговыми инспекторами. Необходимо своевременно создать внутренний приказ со ссылкой на Указание Центробанка №3210-У, который будет гласить, что с 1 июня 2014 года устанавливается новый порядок установления лимита.

С данным приказом должны под роспись ознакомиться все кассиры и лица, имеющие доступ к работе кассового аппарата. Такие приказы необходимо иметь не только в головном офисе предприятия, но и во всех его структурных подразделениях, если таковые имеются.

Нововведения для малых организаций и ИП

  1. В целом, ИП теперь освобождаются от обязанности ведения кассовой книги, а также выдачи приходных и расходных ордеров, которые также являются бланками строгой отчетности. Это правило не распространяется на некоторые ИП, работа которых осуществляется в специальном режиме налогообложения, что указывается в законодательстве.

  2. Раньше кассиры или непосредственно индивидуальный предприниматель были обязаны вести реестр депонированных сумм, то есть при выдаче наличности в последний день в такой реестр заносились все суммы, которые по некоторым причинам не были выданы лицам, для кого они, собственно, и предназначались.

    Теперь же кассир просто напротив фамилии лица, не получившего зарплату, просто пишет «депонировано» и скрепляет запись печатью организации. В конце ведомости кассир пишет ту сумму, которая была им выдана, и сумму, которая была депонирована, и подписывает свою запись.

    На малых предприятиях порядок почти такой же, с той лишь разницей, что кассир подает ведомость на подпись главному бухгалтеру или руководителю предприятия.

  3. Еще одно послабление для всех ИП и малых предприятий.

    В те дни, когда в организации не проводилось расчетов с наличностью, кассовая книга может не пополняться новыми записями вообще. Иными словами, ведение кассовой книги в эти дни необязательно.

  4. Сейчас кассиры при необходимости могут вносить изменения в кассовые документы, причем не только в расходные и приходные ордера.

    Так, теперь можно зачеркнуть сумму в кассовой книге или любую другую запись, а рядом внести новую, правильную и скрепить все это подписью. Необходима расшифровка сделанного изменения, то есть нужно указать причину такого исправления.

Нарушение кассовых операций

Между тем, кассовые операции до сих пор остаются полными нарушений, которые выявляются в ходе их проверки. Самые распространенные нарушения кассовых операций:

  • выплаты подотчетным лицам на основании необходимых документов, которые подтверждают расходы, без оформления соответствующих авансовых отчетов;
  • отсутствие первичных кассовых документов;
  • оформление кассовых документов с нарушением требований;
  • неполное оприходование денежной выручки, которое может заключаться даже в обычном оставлении кассиром денег «на размен»;
  • накопление в кассе наличности сверх установленной нормы;
  • арифметические ошибки при подсчетах остатков и оборотов в учетных регистрах, обычно – при ручном ведении учета.

Ответственность за нарушение кассовых операций регулируется КОАП. Например, ст.15 п.1 – нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций влечет за собой наложение на ответственных лиц административного штрафа в сумме от 4000 до 5000 рублей, а на юридических лиц – от 40000 до 50000 рублей.

Иными словами, за одно и то же правонарушение, например, за нарушение лимита расчетов наличностью, оштрафованы могут быть и кассир, и руководитель организации, но сумма штрафа последнего будет несоизмеримо выше.

Про ИП в законе прямо ничего не сказано, но поскольку предприниматели несут ответственность как должностные лица, то они также могут подвергнуться штрафу от 4000 до 5000 рублей.

Контроль за соблюдением кассовых операций

Кассовые нарушения могут выявить банки, что чаще всего, а также налоговые инспектора. Законодательство не дает четкого ответа на то, кто из них может штрафовать, а кто – всего лишь уполномочен контролировать и просто проверять.

Некоторые судьи выносят решения, по которым штраф организации может быть выписан только по тому факту нарушений, что был выявлен банком.

Другие судьи считают, что в случае возникновения такой операции налоговые инспекторы имеют право приехать в организацию с выездной проверкой, где могут быть выявлены и иные нарушения.

Вообще, обслуживающие данную организацию банки проверяют соблюдение работы с наличностью как минимум раз в два года, в полном соответствии с п.2.14 Положения Банка России от 05.01.1998 №14-П.

Если со дня административного нарушения прошло более двух месяцев, то постановление по его делу уже не может быть вынесено, за некоторыми исключениями, что указано в ст.4.5 КОАП РФ.

Длящееся правонарушение

Срок ответственности за длящееся правонарушение исчисляется с даты его обнаружения, а не с фактической даты совершения. Здесь можно остановиться и поподробнее рассмотреть и изучить длящееся правонарушение. КОАП не дает четких терминов на этот счет, однако налоговые инспектора все же применяют такое понятие, что указано в Письме ФНС России от 26.01.2005 №22-3-11/073 «О применении ККТ».

Источник: https://finansovyesovety.ru/otvetstvennost-za-narushenie-kassovyh-operaciy/

Кассовые операции: типичные нарушения – Институт профессиональных бухгалтеров Московского региона

Как избежать ошибок при ведении кассовых операций

В.В. Бородина, аудитор, член ИПБ России

Н.П. Родинова, докт. экон. наук, профессор, аудитор, руководитель учебно-методического центра по подготовке и аттестации профессиональных бухгалтеров, член ИПБ России

Аудиторская практика показывает, что, несмотря на применяемые средства автоматизации учета, организации по-прежнему допускают немало ошибок в порядке ведения кассовых операций и оформлении кассовых документов. Рассмотрим наиболее типичные ошибки.

Документирование кассовых операций является неотъемлемой частью общей системы документооборота любого юридического лица независимо от организационно-правовой формы. Поэтому контроль за правильностью оформления документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности является обязательной составляющей внутреннего контроля в каждой организации.

Как известно, с 1 января 2013 года вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому унифицированные формы первичных учетных документов перестали быть обязательными. Однако Минфин России в Информации № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г.

Федерального закона от 6 декабря 2011 г.

№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» отметил, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Таким образом, документы по учету кассовых операций, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, продолжают действовать. А значит, оформлены они должны быть по установленным правилам.

Заполнение кассовых документов

Самыми распространенными ошибками в заполнении приходных и расходных кассовых ордеров являются:

•        небрежность в заполнении отдель­ных строк, если формы заполняются вручную, и смещение строк, если заполняются на компьютере;

•        отсутствие номеров приходных и расходных кассовых ордеров, авансовых отчетов;

•        отсутствие в приходных и расходных кассовых ордерах корреспондирующих счетов и субсчетов;

•        отсутствие или неверное указание в строке «Приложение» приходного и расходного кассового ордера реквизитов прилагаемых документов (накладных, счетов-фактур, доверенностей и т.д.);

•        не правильное выделение сумм НДС;

•        отсутствие или неразборчивое заполнение фамилий, имен и отчеств лиц, подписывающих кассовые документы;

•        подчистки, помарки, исправления не по установленным правилам (в случае если их исправление предусмотрено действующими правилами).

Что касается других кассовых документов, то большое число ошибок бухгалтеры допускают при оформлении авансовых отчетов и кассовых книг. Например, в авансовых отчетах часто обнаруживается, что ссылки на даты прилагаемых документов не совпадают с фактическими датами первичных документов, принятых к учету. При большом количестве прилагаемых документов нередки ошибки в подсчете сумм.

Нарушения и злоупотребления возникают при отражении в авансовых отчетах остатка или перерасхода предыдущего аванса. Бухгалтеры пренебрегают необходимостью регистрировать все авансовые отчеты в отдельном журнале, что приводит к нарушениям последовательности в их оформлении.

Некоторые бухгалтеры и кассиры не придают значения подписям в авансовых отчетах. Тем не менее все предусмотренные формой авансового отчета подписи должны иметь место.

Иногда после составления и утверждения авансового отчета в тексте оборотной стороны формы авансового отчета возникают дополнительные пояснения.

Это часто случается при утере некоторых оправдательных документов и их обнаружении по истечении некоторого времени.

Несмотря на это, подобные пояснения недопустимы даже с оговорками. Необходимо приложить другой авансовый отчет, сделав пометку «приложение» или «дополнение» с другой датой, текстом и подписями.

При этом необходимо сделать записи с дополнительными бухгалтерскими проводками по дополнительным суммам. Важно, чтобы оба документа были понятны и не возникали разночтения. Уместно отметить, что в конце перечня оправдательных документов необходимо поставить знак «Z». Это исключит возможные приписки.

Особо следует остановиться на ошибках, допускаемых при заполнении кассовой книги, в частности, на неоговоренных исправлениях. Прежним Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40), а также письмами ЦБ РФ от 17.02.1994 № 14-4/35 и от 16.03.

1995 № 14-4/95, которыми были направлены разъяснения по отдельным вопросам «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации»), было установлено, что подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются.

Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера организации или лица, его заменяющего (п. 23 Порядка).

В новом Положении о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. ЦБ РФ 12.10.2011 № 373-П, далее – Положение № 373-П) в главе 5 «Порядок ведения кассовой книги» прежняя запись не сохранена.

Однако в пункте 2.1 главы 2 «Организация работы по ведению кассовых операций» отмечено, что внесение исправлений в кассовые документы не допускается. Указанное требование отнесено ко всем кассовым документам, а не только к кассовой книге, как это было раньше.

Следует также отметить, что Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит запрета на внесение исправлений в кассовые и банковские документы. Но данное обстоятельство не означает, что с 1 января 2013 года такие исправления разрешены.

Дело в том, что в части 7 статьи 9 Закона № 402-ФЗ содержится оговорка: «если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета». В данном случае таким актом является Положение № 373-П.

Некоторые бухгалтеры (кассиры) отражают операции с денежной наличностью в кассовой книге не за каждый день, а один раз, например, за 5, 7, 10 дней. Допустим, «Касса за 8 – 15 февраля 2013 г.» (то есть отражаются суммы по операциям с 8 по 15 февраля).

Такое отражение кассовых операций нарушает требования пунктов 5.2. – 5.6 Положения № 373-П, согласно которым записи в кассовой книге 0310004 осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру 0310001 (расходному кассовому ордеру (0310002)), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги.

Весьма частым нарушением является исправление в кассовых книгах остатков денежных сумм на конец рабочего дня и количества приходных и расходных кассовых ордеров.

Это может возникать в тех случаях, когда не ведется учет приходных и расходных кассовых ордеров, то есть отсутствует «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов», что противоречит требованиям Положения № 373-П.

Практика аудита показала, что названный журнал отсутствует в организациях, где количество кассовых операций невелико, и бухгалтеры (кассиры) не регистрируют приходные и расходные кассовые ордера, делая затем ошибки и исправления в кассовой книге.

Такая же ситуация характерна для некоторых торговых организаций, в которых совершается большое количество кассовых операций. В этом случае речь идет об умышленном искажении учетных записей.

Лимит остатка наличных денег

Согласно пункту 1.3 Положения № 373-П, лимит остатка наличных денег юридическое лицо и индивидуальный предприниматель определяют в соответствии с приложением к Положению № 373-П.

Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель обязаны хранить на банковских счетах в банках наличные деньги сверх установленного в соответствии с пунк­тами 1.2 и 1.

3 указанного Положения лимита остатка наличных денег (п. 1.4 Положения № 373-П).

Накопление юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем в эти дни кассовых операций. В других случаях накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем не допускается.

Техническое оснащение кассы

Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем. Так сказано в пункте 1.11 Положения № 373-П.

К сожалению, на данный момент отсутствуют разъяснения о том, как на практике обеспечить выполнение требований указанного пункта.

По мнению авторов, в связи с актуальностью вопросов сохранности наличных денег для организаций необходимо обратиться к уже отмененному письму ЦБ РФ от 04.10.

1993 № 18 «Об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» (вместе с «Порядком …», утв. ЦБ РФ 22.09.1993 № 40).

В указанном документе содержались «Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке» (приложение № 2) и «Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий» (приложение № 3). И хотя они перестали быть обязательными, создание в каждой организации необходимых условий, обеспечивающих сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, позволит не допустить соответствующих нарушений.

Если основываться на названных Рекомендациях и Единых требованиях, чаще всего встречаются следующие нарушения:

•        отсутствие металлической решетки на дверях и окнах по всему офису. Сейф для хранения денежных средств находится в кабинете главного бухгалтера и не прикреплен к строительным конструкциям;

•        отсутствие обособленного, изолированного помещения кассы, предназначенного для выдачи, приема и временного хранения денежных средств. Касса находится не в специальном помещении, а в помещении расчетного отдела бухгалтерии;

•        отсутствие в помещении кассы металлической двери, окна для выдачи денег, сейфа. Денежные средства организации хранятся в одном сейфе с денежными средствами другого юридического лица.

Осуществление операций неустановленными лицами

Весьма распространенным нарушением является выдача заработной платы и других выплат не кассиром, а другим лицом без документального подтверждения его полномочий. Это нарушает требования пунктов 2.1 и 2.2 главы 2 «Организация работы по ведению кассовых операций» Положения № 373-П.

В них указано, что кассовые документы юридического лица, индивидуального предпринимателя оформляются:

•        главным бухгалтером;

•        бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа юридического лица, индивидуального предпринимателя;

•        руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Таким образом, при отсутствии специального работника на другого работника для ведения кассовых операций, в том числе и выдачи заработной платы, должен быть издан распорядительный документ. Заметим, что, согласно пункту 2.2 Положения № 373-П, в случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

Вставка: Контроль за соблюдением кассовой дисциплины

До 2012 года вопросы проверки кассовой дисциплины, лимита остатка денежных средств в кассе организации были прерогативой банка, в котором был открыт расчетный счет налогоплательщика.

С 19 февраля 2012 года начал действовать «Административный регламент исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей» (утв. приказом Минфина России от 17.10.2011 № 133н).

Контроль и надзор за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей в том виде, в котором он установлен Административным регламентом, существенно отличается от обычных проверок банками соблюдения кассовой дисциплины. В соответствии с Административным регламентом, кроме проверок соблюдения кассовой дисциплины, проверяются также контрольно-кассовая техника, бланки строгой отчетности, полнота учета выручки, регистры бухгалтерского и налогового учета.

Источник: http://www.ipbmr.ru/?page=vestnik_2013_3_borodina

Как избежать ошибок при ведении кассовых операций

Как избежать ошибок при ведении кассовых операций

Источник: http://www.klerk.ru/buh/

Бухгалтеры иной раз не уделяют должного внимания кассовой дисциплине несмотря на то, что за нарушения предусмотрена административная ответственность Поясним, какие ошибки в ведении кассовых операций и оформлении кассовых документов случаются чаще всего, как их избежать или исправить, если они допущены.

Кассовые операции ведутся кассиром или другим работником (например, бухгалтером), на которого возложены соответствующие обязанности, или даже руководителем организации. Это предусмотрено п. 4 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210. Если кассовые операции ведет руководитель, он же подписывает кассовые документы.

Чтобы проверяющие не сочли, что кассовые операции в организации ведет «неустановленное лицо», нужно корректно оформить факт передачи работнику соответствующих полномочий:

  1. Заручиться согласием работника на ведение кассовых операций.
  2. Если сотрудник не против взять на себя ведение кассовых операций, то нужно внести дополнения в трудовой договор. Если работник будет выполнять обязанности кассира в основное рабочее время, то нужно руководствоваться правилами совмещения профессий, закрепленными ст. 60.2 ТК РФ.
  3. Издать распорядительный документ, например, приказ руководителя организации.
  4. Заключить с работником договор о материальной ответственности.

Лимит остатка наличности в кассе

Юридические лица самостоятельно определяют лимит остатка наличных денег исходя из характера деятельности с учетом объемов поступлений или объемов выдачи наличных денежных средств (Приложение к Указанию №3210-У).

Субъектам малого предпринимательства, а также индивидуальным предпринимателям разрешено вести кассовые операции по упрощенной схеме. Например, ИП и малые предприятия могут не устанавливать кассовый лимит (абз. 10 п.

2 Указания № 3210-У).

Особенно много вопросов возникает при ведении кассовых операций обособленных подразделений. Рассмотрим несколько практических ситуаций и дадим рекомендации, как лучше действовать.

Пример 1. В обособленном подразделении организации на конец рабочего дня остаются наличные денежные средства в рамках установленного лимита. Вся наличная выручка обособленного подразделения сдается в кассу головной организации. На следующее утро деньги из кассы выдаются на размен.

Если обязанность сдавать всю наличную выручку обособленного подразделения в кассу головной организации не установлена, а только закреплено право, то все законно. Правомерно оставлять наличность в обособленном подразделении организации (вне зависимости от того, где оно расположено) на конец рабочего дня в рамках установленных лимитов.

Обособленные подразделения, которые сдают выручку в банк на счет юридического лица, самостоятельно определяют лимит остатка денежных средств ( п. 2 Указания № 3210-У). Вопрос, кто должен утверждать приказом данный лимит: само подразделение или головная организация.

Пример 2. Налоговый орган по результатам проведенной проверки установил, что директор филиала организации приказом утвердил новый лимит остатка в кассе филиала.

По мнению инспектора, лимит должен утверждаться приказом руководителя организации. Поэтому налоговый орган пришел к выводу, что лимит остатка в кассе филиала не установлен.

Организацию привлекли к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ (оштрафовали).

Действия налогового органа правомерны. Руководитель филиала организации не вправе утверждать лимит остатка денежных средств в кассе своим приказом. Такой приказ должен подписать руководитель юридического лица.

Кассовые документы

Оформлять кассовые документы могут разные лица:

  • руководитель, если нет бухгалтера или главного бухгалтера;
  • главный бухгалтер, бухгалтер или иное должностное лицо, например, кассир.

Некоторые бухгалтеры и кассиры не придают значения подписям на документах. Однако все установленные формой документа подписи проставлять обязательно. Во внутренних документах организации, например, в положении о ведении кассовых операций, нужно определить, кто вправе подписывать кассовые документы и привести образцы самих подписей.

Обязанность хозяйственных обществ применять печать отменили, поэтому бухгалтеры задаются вопросом – ставить ли печать на первичных документах, квитанции к ПКО (форма № КО-1), кассовой книге (форма № КО-4), журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4) и БСО.

С 7 апреля 2015 года АО и ООО вправе, но не обязаны иметь печать. Если общество решит иметь печать, этот факт фиксируется в уставе.

Независимо от того, предусмотрено наличие печати уставом или нет, общество имеет право не ставить печать на первичных документах, квитанциях к приходному кассовому ордеру (форма № КО-1), в кассовой книге (форма № КО-4), журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4) и бланках строгой отчетности. Федеральное законодательство такой обязанности не предусматривает.

Если же использование печати предусмотрено не только уставом общества, но и бухгалтерской учетной политикой то первичные документы заверять печатью нужно (п. 4 ПБУ 1/2008 “Учетная политика организации”, утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н).

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/53797-kak-izbezhat-oshibok-pri-vedenii-kassovyh-operaciy.html

Кассовая дисциплина в 2016-2017 году

Как избежать ошибок при ведении кассовых операций

Все операции с денежной наличностью в организациях должны проходить через кассу. Также организации должны соблюдать все требования и правила, установленные законодательством, касающихся операций по кассе, то есть они должны соблюдать кассовую дисциплину.

Кассовой дисциплиной называется набор правил и требований, имеющих обязательный характер при совершении любых кассовых операций.

Обычно с кассой работают кассиры, но это могут делать и сами руководители (предприниматели). Формированием кассовых документов обычно занимается главный бухгалтер. В некоторых случаях этим может заниматься иное уполномоченное лицо. Все зависит от организационной формы и масштабов компании.

Кто должен соблюдать кассовую дисциплину

Соблюдение и ведение кассовой дисциплины не зависит от вида деятельности, выбранной системы обложения налогами и наличия ККМ. Правило только одно: можно не иметь кассовой машины и использовать бланки строгой отчетности, но оформлять деньги через кассу все равно нужно. Иными словами, все компании и предприниматели должны соблюдать требования кассовой дисциплины.

Стоит отметить, что в июне 2015 года вступили в силу изменения, значительно упростившие ведение кассовой дисциплины для предпринимателей и субъектов малого бизнеса. С этого времени им больше не нужно оформлять кассовые документы.

Им нужно оформлять только документы, касающиеся выплата зарплаты сотрудникам. Такими документами являются:

  • Расчетно-платежные ведомости;
  • Платежные ведомости.

Не все формы бизнеса могут вести кассовую дисциплину по упрощенной системе. Поэтому, все остальные организации должны знать и соблюдать особенности ведения кассовых операций.

Правила, которые должны соблюдать предприниматели и субъекты малого бизнеса

Соблюдая все правила ведения кассовых операций, можно избежать ошибок и административных взысканий. Основными правилами являются:

  • Составление и оформление всех необходимых документов по кассе;
  • Четкое соблюдение требований по выполнению кассового лимита;
  • Выдача денег подотчетным лицам в соответствии с установленными требованиями;
  • Соблюдение установленных ограничений при расчете наличностью.

Обязательные документы для оформления операций по кассе

Все операции с наличностью, проводимые через кассу, должны быть оформлены документально. Этим должен заниматься либо кассир, либо другое уполномоченное на это лицо. Кассовая дисциплина в 2016-2017 году предполагает обязательное заполнение следующих документов:

  1. Ордер по приходу – его оформляют в случае поступления наличности в кассу;
  2. Ордер по расходу – его оформление требуется тогда, когда осуществляется выдача денег из кассы.
  3. Кассовая книга – в ней учитываются все операции по приходу и расходу в соответствии с ордерами.
  4. Книга, в которой ведется учет наличности – в ней учитываются выдача и возврат наличности между главным кассиром и остальными кассирами компании.
  5. Журнал, в котором регистрируются документы по кассе – до того, как кассовые бумаги передаются в кассу, они учитываются в данном журнале.
  6. Платежные ведомости – нужны для выплаты зарплаты и иных выплат сотрудникам.

Более подробно о том, что такое кассовые документы, читайте в статье.

Ведение документов по кассе

Документы по кассе можно заполнять как в электронном, так и в бумажном виде.

  1. Если документ представлен на бумажном носителе, его можно заполнить либо вручную, либо на компьютере. При втором случае его распечатывают, после чего подписывают.
  2. Если бумага представлена в электронном виде, ее оформляют с использованием специальных технических средств. При этом должна быть обеспечена их защита от порчи, потери данных и несанкционированного доступа. Подписи проставляются электронные. Однако данный метод оформления подходит только для кассовой книги. Остальные бумаги все равно требуется распечатывать и сдавать на бумаге.

Лимит остатка в кассе

Лимит (остаток) – это предельная сумма наличности, которая может оставаться в кассе на конец трудового дня. Сумма, на которую превышен лимит, сдается в банк. Данное правило должны строго соблюдать все организации, не являющиеся субъектами малого бизнеса.

Однако, как и во всех правилах, здесь тоже существует исключение. Лимит можно превысить в дни, когда происходит выплата зарплаты и иных выплат сотрудникам, а также в праздничные и выходные дни, когда организация работает.

Управляющие компаний должны учитывать следующее: если они не установят лимит путем издания соответствующего приказа, лимит будет считаться равным нулю. Это означает, что любая наличность, находящаяся в кассе будет являться превышением остатка, что может повлечь административную ответственность.

Подробнее о лимите остатка в кассе читайте в статье.

Ограничение расчетов с использованием наличности

Организации и предприниматели при осуществлении коммерческой деятельности должны соблюдать установленный предел расчета наличностью – не более ста тысяч рублей по одному договору. Данное правило не касается расчетов с гражданами, действующими от организации по доверенности.

Использование наличности из кассы для личных потребностей

Кассовая дисциплина для ООО подразумевает, что никто из учредителей организации не имеет права брать деньги из кассы для использования в личных целях, так как эти деньги являются собственностью компании.

А вот с индивидуальными предпринимателями ситуации другая. Законодательство не запрещает им пользоваться кассовой наличностью в личных целях. С банковских счетов они также могут снимать любые суммы. Главное, чтобы они во время уплатили все налоги и необходимые взносы по страховке.

Сравнение старых и новых правил ведения кассовой дисциплины

  1. Кассовый остаток устанавливали и соблюдали абсолютно все – предприниматели и субъекты малого бизнеса могут больше не устанавливать кассовый лимит.
  2. Предпринимателям нужно было оформлять документы по приходу и расходу, а также заполнять кассовую книгу – теперь это можно не делать.

  3. Кассовая книга должна быть пронумерованной и прошитой, заверенной нужными подписями и штампами – данное требование исключено.
  4. Все кассовые документы нужно было хранить не менее пяти лет (в соответствии с законом об архивном деле) – срок хранения документов устанавливает управляющий организации.

  5. При использовании кассовой техники выручка вносилась в кассу одни приходником на всю сумму – этот порядок распространяется на использование бланков строгой отчетности вместо кассовых аппаратов.

  6. Рассчитывать кассовый лимит, по формуле исходя из расходов, можно было только при отсутствии доходов – теперь лимит можно рассчитать по обеим формулам и выбрать наиболее выгодный результат.

Дополнительные изменения за 2016-2017 год

В 2016-2017 году в ведении кассовой дисциплины произошли следующие изменения:

  • Необходим переход на онлайн-кассы
  • При ведении документации в электронном формате не нужно наличие их аналогов на бумажном носителе;
  • Если при заполнении бланка в электронном виде допущена ошибка, исправлять ее нельзя, можно удалить неправильно заполненный документ и оформить новый;
  • Больше не нужно заполнять вторую страницу кассовой книги (отчет кассира);
  • Если хозяйственные операции не проводились, заполнять кассовую книгу не нужно;
  • Теперь в расходных ордерах не нужно вручную прописывать суммы;
  • В ведомости о зарплате сохранилась графа о депонированных суммах, но вести специальный реестр теперь не нужно;
  • Сменные кассиры могут не заполнять расходные ордера.

Также собираются принять Федеральный закон об изменениях в использовании кассовой техники. Он действует пока только в проекте, но проводилось уже достаточно много экспериментов, в соответствии с которыми правительство склоняется в пользу его принятия. Основными инновациями, предусмотренными в данном Законе, являются:

  • Печать чеков для последующей передачи покупателям;
  • Создание электронного чека;
  • Отправление электронных чеков в налоговые инспекции.

Проверка соблюдения кассовой дисциплины

Ранее проверкой соблюдения кассовой дисциплины организациями занимались банки. Теперь этим занимаются налоговые органы. Основной формой контроля является выездная проверка. Они могут проверять:

  • Ведение учета наличности в кассе;
  • Содержания и наличия чеков из кассовой техники;
  • Наличие и правильность заполнения обязательных документов по кассе;
  • Выдают ли кассиры сотрудникам полагающиеся им кассовые чеки.

Ответственность за несоблюдение кассовой дисциплины

Если организация не соблюдает кассовую дисциплину, она может получить штраф. Штраф назначается после проведения проверки и выявления нарушения. В 2016-2017 году можно получить следующие штрафы:

  • Для предпринимателей и управляющих компаний – от четырех до пяти тысяч рублей;
  • Для юридических лиц – от сорока до пятидесяти тысяч рублей.

Подробнее о штрафах за нарушение кассовой дисциплины читайте в статье.

Источник: https://okbuh.ru/kassovye-operatsii/kassovaya-distsiplina

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.