+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Интеграция управленческого и бухгалтерского учета

Интеграция бухгалтерского и управленческого учета

Интеграция управленческого и  бухгалтерского учета

Подоляк Наталья, консультант сибирского офиса ГК «ИНТАЛЕВ»

В настоящее время в российских компаниях насчитывается большое количество видов учета. Это бухгалтерский, управленческий, финансовый, налоговый, оперативный, производственный учет, учет по стандартам МСФО и/или GAAP. При этом сам управленческий учет также может параллельно осуществляется по нескольким стандартам.

Например, компания, входящая в крупный холдинг, для материнской компании составляет одни управленческие отчеты, а для своих внутренних целей – другие, и, к сожалению, эти два вида управленческой отчетности настолько различны, что простой трансформации одних управленческих данных в другие не получается – необходимо вести два вида управленческого учета!

Исходя из этого, можно себе представить какой штат и какая загруженность персонала по параллельному ведению различных видов учетов и составлению различной отчетности должны быть в компании, если не стремиться к интеграции всех видов учета в единой интегрированной учетной системе. Ведь, по сути, все эти учеты по разному отражают одну и туже первичную информацию (см. Рис. 1).

Рис.1. Отражение хозяйственных операций параллельно в нескольких системах учета

Поэтому было бы логично стремиться к тому, чтобы первичная информация о хозяйственных операциях отражалась одним специалистом один раз и в одной информационной системе так, как необходимо для всех систем учета, ведущихся в компании, и попадала бы в соответствующие формы отчетности (см. Рис.2).

Интеграция систем учета дает следующий ряд преимуществ:

  • Исключение двойного (тройного и так далее) ввода данных по хозяйственным операциям для нужд различных систем учета.
  • Высокий уровень достоверности управленческой информации, достигаемый благодаря однократному вводу данных и за счет минимизации вероятности ошибки при многократной обработке одной и той же информации в различных системах учета.
  • Сопоставимость и соответствие данных различных систем учета, базирующихся на использовании единого информационного пространства.
  • Отсутствие необходимости в содержании дополнительных служб для параллельного ведения различных видов учета.
  • Оптимизация документооборота в компании.

Рис. 2.

Отражение хозяйственных операций в интегрированной системе учета

На настоящий момент вопрос интеграции в единой системе бухгалтерского и налогового учета решается многими программными продуктами. Этот аспект в данной статье рассматриваться не будет. Рассмотрим особенности интеграции бухгалтерского и управленческого учета в единой учетной системе.

Процесс интеграции можно разделить на два важных уровня:

  • Интеграция на уровне методологии и техники учета
  • Интеграция на уровне автоматизации

Интеграция на уровне методологии и техники учета

Как правило, на момент постановки управленческого учета в компании уже существует работающая система бухгалтерского учета с разработанной методологией и техникой учета, которые базируются на различных законодательных актах и закреплены в Бухгалтерской учетной политике, должностных инструкциях и различных регламентных документах компании.

В целях управленческого учета в компании также разрабатывается Управленческая учетная политика компании.

Управленческая учетная политика включает в себя методический и организационно-технический разделы.

В методическом разделе:

    • выбираются методы оценки активов в целях составления Управленческого баланса;
    • определяется методика учета затрат и калькулирования себестоимости продукции;
    • определяется методика подготовки информации для групп управленческих решений;
    • разрабатывается перечень регистров и аналитик управленческого учета – управленческий план счетов;
    • разрабатываются форматы управленческой отчетности;
    • разрабатывается перечень хозяйственных операций, возможных в компании.

В организационно-техническом разделе:

    • определяются организационные структуры служб, занимающихся управленческим учетом;
    • прописывается финансовая структура организации для осуществления бюджетного управления (на основе центров финансовой ответственности);
    • разрабатываются стандарты документооборота;
    • разрабатываются техника учета и новые требования к оперативности обработки первичной информации для получения необходимой управленческой информации с заданной оперативностью, периодичностью и в нужных аналитических разрезах.

Управленческая учетная политика может разрабатываться на основе РСБУ (российский стандарт бухгалтерского учета), МСФО/GAAP или любого иного пользовательского стандарта.

При этом, определяя методологические аспекты управленческого учета, нужно понять, насколько они будут совпадать с методикой бухгалтерского учета в компании.

Будут ли в этих системах совпадать методы оценки имущества компании, методы деления активов на оборотные и внеоборотные, методы списания стоимости основных фондов, методы учета доходов, классификация затрат и методы учета затрат и списания их на финансовый результат.

Таким образом, уже на уровне методологии производится анализ того, какую информацию можно напрямую взять из системы бухгалтерского учета – методическая интеграция систем бухгалтерского и управленческого учета.

Интеграция на уровне автоматизации

После разработанной методологии системы учета, после проектирования «на бумаге» наступает следующий этап – этап внедрения автоматизированной системы бухгалтерского и управленческого учета.

На настоящий момент бухгалтерский учет в компаниях, как правило, уже автоматизирован.

Поэтому при выборе программного продукта для автоматизации управленческого учета компании часто отталкиваются от уже имеющегося программного обеспечения.

Существует несколько вариантов интеграции управленческого и бухгалтерского учета в зависимости от способа отражения хозяйственных операций в интегрированной системе учета:

  • Одновременное отражение хозяйственных операций в различных контурах учета от введенного в систему документа (см. Рис.2.).
  • Трансформация по определенным правилам данных, вводимых в основной контур и в другие контуры учета.

В случае, когда для компании первичен управленческий контур, возможны следующие варианты интеграции с бухгалтерским учетом (см. Рис.3.):

    • Интегрированная система с управленческим и бухгалтерским контуром (первичен управленческий);
    • Интегрированная система с дополнительным копированием и выносом бухгалтерского контура.

Рис. 3. Варианты интеграции при первичном управленческом учете

Кроме этого, возможен средний вариант, когда часть первичной информации вносится в управленческий контур и из него попадает в бухгалтерский, а часть данных заносится сначала в бухгалтерский контур, а потом трансформируется в управленческие данные (см. Рис.4.).

Рис. 4. Средний вариант интеграции бухгалтерского и управленческого учета

На практике наиболее распространен последний вариант, при котором поставщиком всей первичной информации является бухгалтерский контур. Здесь возможны следующие варианты интеграции (см. Рис.5.):

    • Выгрузка/загрузка данных через промежуточные файлы.
    • Интегрированная система с дополнительным копированием и выносом бухгалтерского контура.
    • Интегрированная система с управленческим и бухгалтерским контуром (первичен бухгалтерский).

При трансформации данных из бухгалтерского учета в управленческий учет возникает ряд задач, которые необходимо решить:

    • Разработка правил трансформации бухгалтерских данных в управленческие – «карты переноса».
    • Установка соответствия бухгалтерских и управленческих статей доходов/расходов и выплат/поступлений.
    • При необходимости ввод дополнительных аналитических признаков на счета бухгалтерского плана счетов и дополнительных реквизитов в экранные формы ввода бухгалтерских документов.
    • Настройка системы.

Рис. 5. Варианты интеграции при первичном бухгалтерском учете

В процессе разработки отдельных «карт переноса» анализируется весь перечень хозяйственных операций, возникающих в компании, и способы их отражения в бухгалтерском контуре: корреспонденции счетов, документы, которыми они оформляются. Далее прописывается соответствия бухгалтерских корреспонденций корреспонденциям по счетам управленческого плана счетов.

Рис. 6. Пример карты переноса

Кроме соответствия корреспонденции счетов также необходимо определить соответствие аналитик (субконто) и способы их заполнения в управленческом контуре на основе данных, имеющихся в бухгалтерском, необходимо будет разработать соответствия статей доходов/расходов, поступлений/выплат и при необходимости расширить перечень статей справочников в бухгалтерском контуре под требования управленческого учета. Например, «карта переноса» может выглядеть как на Рис. 6.

На рисунке сплошной стрелкой указаны данные, которые мы напрямую возьмем из бухгалтерского контура. Стрелка, нарисованная пунктиром, показывает то, что для получения необходимой информации в управленческом контуре на основании информации бухгалтерского необходимо прописать принцип трансформации, соответствие справочников обоих контуров.

Так, например, для того чтобы в управленческом контуре определилась Статья БДДС (Бюджет Движения Денежных Средств), нужно составить соответствие двух справочников (бухгалтерского «Статьи Движения Денежных Средств» и управленческого «Статьи БДДС) между собой.

Выполняя эту работу, мы можем обнаружить, что бухгалтерский справочник содержит небольшое количество статей поступлений и выплат, а управленческий справочник содержит более детальные статьи (Таблица 1.).

В этом случае необходимо будет дополнить, а возможно, и перегруппировать справочник бухгалтерского контура, а затем прописать соответствие, что, например, той или иной статье бухгалтерского контура соответствует та или иная статья управленческого контура.

Таблица 1

Бухгалтерский контур: Статьи Движения денежных средствУправленческий контур: Статьи БДДС
Оплата поставщикуВыплаты за воду и стоки Выплаты за сырье и материалы Выплаты за тепловую энергию Выплаты за услуги банков и РКО Выплаты за услуги связи Выплаты за электроэнергию Выплаты на информационное обслуживание Выплаты на обслуживание и ремонт а/м Выплаты на обслуживание и ремонт зданий Выплаты на обслуживание оборудования Выплаты на обучение персонала Выплаты на охрану Выплаты на охрану труда Выплаты на содержание оргтехники Выплаты на страхование Выплаты на топливные материалы Выплаты на транспортные затраты Выплаты по аренде

В некоторых случаях простой переработки и расширения справочников бухгалтерского контура оказывается недостаточно и может возникнуть необходимость ввода дополнительных аналитических признаков на счета бухгалтерского плана счетов и/или дополнительных реквизитов в экранные формы ввода бухгалтерских документов.

В заключении хочется отметить, что выбор варианта построения интегрированной системы учета для каждой компании индивидуален и зависит от тех целей, которые хочет достичь компания, автоматизировав систему управленческого учета.

В целом, успешность проекта по постановке автоматизированного управленческого учета и интеграции его с существующим бухгалтерским учетом зависит от многих факторов: верная формулировка целей и задач, которые необходимо достичь в результате проекта, грамотная постановка методологии управленческого учета, наличие в компании квалифицированного персонала, правильный выбор программного продукта для автоматизации, в котором должны принимать участие не только сотрудники IT-отдела, но и его предполагаемые пользователи. Кроме этого, очень важно наличие в компании команды сотрудников, которая будет выполнять проект по постановке и автоматизации управленческого учета.

Но самое важное условие успешности проекта – это высокая заинтересованность и участие в проекте топ-менеджмента компании, так как именно руководство предприятия является основным пользователем управленческой информации и играет главную роль в определении требований к ней, а значит, и ко всей системе управленческого учета.

Источник: https://www.intalev.ru/library/articles/article.php?ID=5167

Эффективность управленческого и бухгалтерского учета

Интеграция управленческого и  бухгалтерского учета

Учет фактов хозяйственной деятельности ведется на всех предприятиях. В условиях конкуренции на отечественном рынке многие руководители ведут и управленческий, и бухгалтерский учет. Однако часть руководителей придерживается мнения, что для успешной работы достаточно вести обязательный бухгалтерский учет, а применение двух систем слишком затратно.

Чья позиция в данном вопросе может быть принята как руководство к действию? Сравним систему управленческого и бухгалтерского учета, оценим эффективность работы предприятия при использовании каждой системы отдельно и в совокупности.

Отличия двух систем

Основные отличия управленческого учета от бухгалтерского:

  • конечные потребители информации;
  • степень детализации информации;
  • методика отражения фактов хозяйственной деятельности (методика учета).

Потребители информации

Информация управленческого учета служит для внутреннего пользования, не подвергается публичной огласке, так как может содержать конфиденциальные сведения.

На основе бухгалтерского учета формируется бухгалтерская отчетность, которая предназначена как для внешних, так и для внутренних потребителей. Кроме того, бухгалтерская отчетность открыта для общего пользования. Ее публикуют в средствах массовой информации, размещают на официальных сайтах.

К категории внутренних пользователей можно отнести:

  • аппарат управления (генеральный директор, дирекция, наблюдательный совет и др.);
  • собственников компании;
  • руководителей структурных подразделений;
  • специалистов предприятия и т. д.

Внешними пользователями являются сторонние юридические и физические лица:

  • инвесторы с прямым и косвенным финансовым интересом;
  • кредиторы;
  • поставщики;
  • акционеры;
  • покупатели;
  • фискальные органы;
  • фондовые рынки и др.

Степень детализации информации

Управленческий учет содержит более детальную информацию по сравнению с бухгалтерским, поэтому на основе информации управленческого учета принимают решения, составляют прогнозы и делают выводы об эффективности хозяйственной деятельности предприятия. Это может быть информация о структуре затрат в разрезе функциональных центров ответственности, о продажах по каждому менеджеру (позволяет оценить эффективность работы отдела продаж).

В бухгалтерском учете также присутствует достаточно аналитики: по организациям, сотрудникам, подразделениям, статьям затрат, договорам, видам деятельности и т. п.

Методика отражения фактов хозяйственной деятельности

Бухгалтерский учет регламентирован законом о бухгалтерском учете, положениями о бухгалтерском учете, планом счетов. Соответственно, методика отражения хозяйственных операций, применение счетов учета ограничены рамками закона.

Управленческий учет не имеет ограничений, его методика направлена на получение достоверной, оперативной информации, смысл которой понятен для руководителей и учредителей предприятия. Она может как усложняться, так и упрощаться по отношению к методике бухгалтерского учета.

Для большинства организаций выручка для целей бухгалтерского учета отражается по отгрузке, то есть доход определяется по факту отгрузки. Реальный доход (получение денежных средств от покупателя) не учитывается.

Для целей управленческого учета доходом, как правило, является именно поступление реальных денежных средств. Управленческий учет можно вести по оплате, то есть определять выручку и произведенные расходы в момент оплаты. Кроме того, управленческий учет может учитывать малоценное имущество, которое в бухгалтерском учете сразу списывается на затраты.

Более детально различия между управленческим и бухгалтерским учетом представим в таблице.

Различия между управленческим и бухгалтерским учетом
Область сравненияУправленческий учетБухгалтерский учет
ОбязательностьНе обязателен, ведется по инициативе. Способы учета устанавливает руководствоВедение обязательно (за исключением ИП).Установлены способы сбора информации, которая требуется для документального подтверждения хозяйственных операций
Цель ведения учетаПодготовка информации для менеджеров разного звенаФормирование информации о финансовом состоянии предприятия для широкого круга пользователей
Пользователи информацииВнутренние пользователи (руководители и менеджеры организации, а также сотрудники, которые помогают им в сборе и анализе информации)Внешние пользователи (акционеры, кредиторы, налоговые органы и т. д.), внутренние пользователи (руководство организации, собственники)
Структура учета информацииСтруктура информации зависит от запросов пользователейСтроится на основополагающем балансовом уравнении:Активы = Собственный капитал (капитал учредителей) + Обязательства
Правила учетаВедется в соответствии с внутренними правилами организации.Наличие двойной записи не обязательноВедется в соответствии с законом о бухгалтерском учете, положениями по бухгалтерскому учету.Наличие двойной записи обязательно
Точность информацииИнформация готовится в сжатые сроки, может быть приблизительнойДанные бухгалтерской отчетности должны точно отражать результаты финансово-хозяйственной деятельности, иметь документальное подтверждение
Степень открытости информацииЯвляется коммерческой тайной, не подлежит публикации, носит конфиденциальный характерЯвляется открытой, публичной
Привязка ко времениХозяйственные операции отражаются в момент их совершения или планируются на перспективу, то есть показывают, как это будет (с учетом состояния за прошедшее время)Хозяйственные операция отражаются на основании документов в момент или после их совершения, то есть показывают, как это было
Периодичность отчетностиДетализированные отчеты могут составляться ежедневно, подекадно, ежемесячно, ежеквартально и т. д. (периодичность устанавливается руководством)Финансовая отчетность предоставляется в налоговые органы ежегодно
Объекты учетаУчет ведется по центрам ответственности (структурные единицы организации)В бухгалтерском учете должны отражаться факты хозяйственной жизни, активы, обязательства, источники финансирования, доходы и расходы, иные объекты в случае, если это установлено федеральными стандартами
Измерители отчетностиИнформация может быть представлена как в денежных, так и неденежных измерителяхОтчетность составляется в валюте Российской Федерации
Ответственность за правильность учетаРуководителя могут привлечь к ответственности только за неправильное управленческое решение, принятое на основе данных управленческого учетаНалоговым законодательством предусмотрены штрафные санкции для организаций и руководителей за неправильное отражение фактов хозяйственной деятельности

ПРЕИМУЩЕСТВА

Рассмотрим основные преимущества управленческого учета над бухгалтерским (см. схему).

По сравнению с бухгалтерским учетом управленческий учет более оперативный и в большей степени детализирован. Следовательно, он позволяет проводить анализ деятельности в любых разрезах.

Бухгалтерский учет не предоставляет всей оперативной информации для принятия управленческих решений. Оценивать состояние дел на предприятии, основываясь только на данных бухгалтерского учета, недостаточно.

Бухгалтерский учет учитывает документально подтвержденные, уже свершившиеся факты хозяйственной деятельности. Управленческий учет может работать на перспективу, составлять прогнозы, оценивать эффективность сделки до ее совершения.

Ведение управленческого учета не ограничено законодательными рамками, поэтому каждая организация подстраивает этот учет под себя, то есть выбирает удобные ей способы учета. Методика бухгалтерского учета должна соответствовать положениям по бухгалтерскому учету.

ПРИМЕР

В результате внедрения системы управленческого учета производственная компания «Альтаир», которая занимается изготовлением предметов интерьера, получила ощутимый экономический эффект:

  • снижение дебиторской задолженности по итогам года;
  • оптимизация кредиторской задолженности.

Подобный результат был достигнут за счет контроля за дебиторской задолженностью, основанного на регистрации в режиме онлайн отгрузок с соответствующими условиями платежей. Денежная дисциплина укрепилась и за счет жесткого контроля за обоснованностью платежей.

После внедрения системы управления платежи осуществляются только на основании зарегистрированных в системе платежных документов, которые соответствуют договорным обязательствам. Это позволило ликвидировать просроченные авансовые платежи и ввести лимиты на выплату авансов по каждому обязательству. Итог: авансовые платежи снижены на 15 %.

Внедрение управленческого учета позволило эффективно управлять затратами, создать эффективный механизм планирования расходов, средств оперативного учета и контроля фактических затрат в основных производственных подразделениях.

Благодаря этому компания «Альтаир» может вести оперативный учет затрат в стоимостном и натуральном выражении, формировать нормативные затраты на фактический объем производства.

Кроме этого, компания-производитель получила дополнительные возможности при планировании загрузки мощностей и материальных ресурсов.

Благодаря внедрению системы управления запасы компании за год были сокращены на 15 %.

Взаимосвязь систем управленческого и бухгалтерского учета

Несмотря на различия, управленческий и бухгалтерский учет взаимосвязаны, поскольку оба используют информацию учетной системы предприятия.

Общепринятые принципы бухгалтерского учета могут действовать и в управленческом учете, так как руководители предприятий не могут руководствоваться исключительно непроверяемыми, субъективными оценками и мнениями.

Поэтому информация обеих подсистем может использоваться для принятия необходимых управленческих решений (например, информация о движении денежных средств или выпуске продукции по учетным (плановым) ценам).

Кроме того, общими для обеих систем будут:

  • единые объекты учета;
  • единый подход к выбору целей и задач учета (несмотря на то, что цели управленческого и бухгалтерского учета разные);
  • использование общих принципов учета (оценка, калькуляция, инвентаризация, группировка объектов учета);
  • отражение информации на специальных счетах учета.

Не стоит забывать, что эффективность системы управления на предприятии, в том числе грамотное составление бюджетов, анализ рентабельности продаж и производственных процессов, во многом зависит от взаимодействия системы бухгалтерского и управленческого учета.

Сближение двух систем учета

Рассмотрим возможность сближения рассматриваемых систем учета.

Источник: https://www.profiz.ru/peo/12_2015/effektivnost_ucheta/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.