+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Готовимся к проверке. В помощь бухгалтеру

Содержание

Волгоград

Готовимся к проверке. В помощь бухгалтеру

Предпринимательская деятельность в нашей стране регулируется множеством законов, постановлений и иных законодательных актов. При этом за соблюдением нормативных предписаний следит не один десяток ведомств.

И не только следит, но и периодически осуществляют проверки. Таким образом, визит в организацию или к предпринимателю контролёра лишь вопрос времени. И перед предпринимателем часто стоит вопрос, как подготовиться к проверке.

Существуют некоторые меры, которые в комплексе можно назвать «превентивной защитой». Принятие описанных ниже мер само по себе не убережёт Вас от возможной проверки, но позволит быть готовым к общению с проверяющими, ведь «кто предупреждён, тот вооружён». Согласны?

Перечислим комплекс мероприятий превентивной защиты:

  • Составление кризисного плана
  • Наличие журнала учёта проверок
  • Составление памятки
  • Наличие правовой библиотеки или справочно-правовых систем, помощь юриста
  • Кризисный план представляет собой план действий предпринимателя и его сотрудников на случай прихода контролёров, проверяющих.

    Наличие такой внутренней инструкции позволит всем людям в организации действовать чётко, слаженно, уверено, а не метаться и осложнять ситуацию.

    Наличие такой инструкции в организации напоминает боевой расчёт подразделения (кто служил в армии, тот знает), при котором каждый военнослужащий знает своё место и свои действия в различных боевых обстановках.

    Прежде всего, в «кризисном плане» нужно определить время на встречу и проверку контролёров. Это значит, что встречать нежданных гостей должен определённый сотрудник, давая время руководителю и главному бухгалтеру подготовиться к предстоящему общению.

    Времени должно хватить на то, чтобы убрать все лишние документы, закрыть не предназначенные для чужих глаз файлы, дать персоналу указания и т.д. Например, в Вашем кризисном плане может быть указано, что заместитель руководителя, либо секретарь обязан задержать контролёров под благовидным предлогом не менее чем на 10-15 минут.

    Пока последний проверяет документы, мило разговаривает с инспекторами о погоде, сотрудники организации и руководство готовят компанию к проверке.

    Наиболее оптимальной будет подготовка, при которой в «кризисный план» включены схемы поведения каждого из сотрудников в случае прихода проверяющих. Например, охранники должны пять минут проверять документы контролёров, секретарь – пять минут звонить в инспекцию, чтобы удостовериться, что инспекторы пришли не по собственному желанию и т. д.

    Очень важно составить список ведомств, которые имеют право проверять Вашу компанию, с перечнем их полномочий. Вы можете с полным на то правом не предоставлять контролерам документы, образцы продукции, которые не относятся к предмету проверки или к их компетенции.

    Помимо прочего, в «кризисном плане» не будет лишним напомнить сотрудникам о том, чтобы они ни при каких обстоятельствах не сообщали посторонним лицам место нахождения директора, главного бухгалтера, их домашние и мобильные телефоны.

    И, конечно, для каждого бухгалтера и других руководящих должностных лиц организации должны стать законом несколько нехитрых правил поведения на работе:

    – держать на столе минимум бумаг,

    – запирать свой кабинет в отсутствие персонала,

    – всю секретную документацию хранить в недоступном для посторонних лиц месте.

    Важной составляющей защиты прав предпринимателей является журнал учёта мероприятий по контролю. В соответствии с п. 5 ст.

    9 ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» журнал представляет собой оформленный в соответствии с требованиями данного закона документ, который хранится у предпринимателя и в котором каждый проверяющий должен делать соответствующие отметки о проведенных им проверках.

    Каждому предпринимателю желательно иметь журнал учёта мероприятий по контролю. Ведь он нужен в первую очередь не проверяющему, а самой компании.

    Если у предпринимателя несколько мест торговли, то он должен иметь журнал учёта в каждом из них.

    В графе «Местонахождение» указывается юридический адрес (адрес прописки) предпринимателя, а если книга проверок хранится, например, в павильоне – ещё и местоположение павильона.

    Законом предусмотрена свободная форма этого журнала, но контролеры требуют, чтобы он был отпечатан типографским способом, поэтому журнал лучше купить (при первой же проверке затраты на него окупятся «с лихвой»). Обязательно пронумеруйте, прошнуруйте и удостоверьте журнал печатью, как требует того закон.

    В журнале регистрации проверок необходимо указывать:

    – дату выдачи и номер распоряжения на проверку,

    – цель посещения контролера, его фамилию и должность.

    Проверяющий должен расписаться в журнале. Если он отказывается это сделать, вы имеете полное право не пустить его на предприятие. О возникновении такого инцидента необходимо сразу же сообщить в ведомство, где работает «отказник».

    Наличие заполненного журнала поможет предпринимателю и в случае апеллирования к различным инстанциям с жалобами на действия проверяющих контролеров.

    Журнал учёта проверок можно оформить следующим образом:

    Журнал учета мероприятий по контролю
    Начат ________________________  г.Окончен ________________________ г.
    _____________________________________________________________________________полное наименование юридического лица, Ф.И.О индивидуального  предпринимателя_____________________________________________________________________________дата и номер государственной регистрации_____________________________________________________________________________           место нахождения юридического лица, место жительстваиндивидуального предпринимателяВ журнале прошнуровано листов       _____________________ (цифрами и прописью).   Листы журнала оформляются следующим образом:
    № п/пДата выдачи и номер распоряжения на проведение проверкиФ.И.О., должность, номер служебного удостоверения проверяющегоВопросы, подлежащие проверкеДата и время начала и окончания проверкиРезультаты проверки: выявленные нарушения, составленные протоколы, акты,  и предписанияПодпись проверяющих

    После чего они все обязательно нумеруются и сшиваются.

    Помимо составленного кризисного плана весьма полезной оказывается составленная памятка – как для руководителя, так и для остальных сотрудников фи рмы – о том, как себя вести при проверке.

    В качестве примера приведем два шаблона, из которых каждый сможет сделать нужный ему документ:

    Шаблон № 1

  • Общая манера поведения: дружелюбная и открытая, без суеты.
  • Наша позиция относительно отчётности, уплаты налогов и соблюдения требований законодательства: мы законопослушная компания (законопослушный предприниматель) и стараемся не нарушать законы, вовремя платить все налоги.
  • Предоставляемая информация.
  • * В основном провоцирующую информацию проверяющие получают именно из объяснений неосторожных сотрудников. Поэтому говорить можно только о своём подразделении, только по конкретной теме и только проверенные факты – никаких предположений. У всех узкая компетенция.

    В организации всего три человека, владеющих всей полнотой информации, — директор, заместитель  директора (по общим вопросам, либо по направлению проверки, например, по энергетике) и главный бухгалтер, они всё и определяют.

    Если это предприниматель (ПБОЮЛ),  то только он обладает всей полнотой информации.

    * Хозяйственные, юридические, консультационные и прочие услуги подрядчиков осуществляются только по договору, закрываются актами сдачи-приемки.

    * Если проверяющие требуют непонятного или опасного, необходимо быстро советоваться со следующими лицами: главный бухгалтер, финансовый директор (коммерческий директор), юрист, аудитор.

    * Все объяснения должны быть простыми, логичными и понятными.

    * Дополнительное предоставление документов осуществляется только с извещением главного бухгалтера и юриста.

    * Переписку с контрагентами, свои служебные записки и иные внутренние документы не предоставлять совсем или только на условиях, указанных в предыдущем пункте.

    * Если требуют письменных объяснений, не пишите сразу, возьмите «тайм-аут» и посоветуйтесь с руководителями компании. Обо всех недочетах и ошибках пишите: данные ошибки носят неумышленный характер, вызваны сложным и непонятным характером законодательства, самой сферы деятельности и другими известными вам объективными причинами.

    * Если оказались в сомнительной ситуации, то намного лучше сказать: «не помню», «подготовлюсь  – расскажу подробнее», чем высказывать предположения и догадки.

    Шаблон № 2

  • в процессе общения с проверяющими старайтесь не говорить лишнего;
  • избегайте открытого конфликта, особенно с сотрудниками милиции, т.к. милиционеры имеют право пресечь правонарушение;
  • помните, что каждый час после выявления имеющегося правонарушения и составления протокола об административном правонарушении для Вас дорог.

    Чем быстрее Вы встретитесь с адвокатом или юристом, тем больше у Вас шансов свести к минимуму негативные последствия проверки.

    Это объясняется тем, что самим протоколом не устанавливается мера ответственности, её определяет либо руководство милиции, либо административная комиссия, либо суд;

  • необходимо знать, что протокол является бланком строгой отчётности и имеет свой учётный номер. Копия протокола об административном нарушении после его составления вручается под расписку лицу, совершившему правонарушение;
  • при ознакомлении с протоколом не оставляйте в графах свободных мест, заполняйте их прочерками;
  • если в отношении Вас применяют административное задержание, не давайте повода к применению к вам более жёстких мер, требуйте составления протокола задержания. КоАП устанавливает, что административное задержание может длиться не более трёх часов. Помните, что только на свободе Вы можете эффективно защитить свои права;
  • во время проведения осмотра старайтесь не препятствовать действиям проверяющих – особенно действиям сотрудников милиции.
  • 4. Наличие правовой библиотеки, либо справочно-правовых систем, помощь юриста

    Немалую помощь при проверке и подготовке к ней может оказать наличие в Вашей компании небольшой правовой библиотеки по общим вопросам и профилю деятельности, либо установленная правовая система «Гарант», «Консультант плюс» и им подобные.

    Если Ваш бизнес прочно стоит на ногах, то не скупитесь и возьмите на работу юрисконсульта. Поверьте, гораздо проще поручить данные вопросы  специалисту, чем разбираться во всех тонкостях законодательства и российской правовой действительности самому. Хотя азы правовых знаний Вы, безусловно, должны знать и сами.

    В случае возникновения сложной ситуации при подготовке к проверке либо в ходе самой проверки постарайтесь связаться с юристом (напомните проверяющим о предусмотренном Конституцией праве на квалифицированную юридическую помощь). Для того, чтобы оперативно прибегнуть к помощи юриста, позаботьтесь заранее, найдите пару знакомых юристов, либо обзаведитесь визитными карточками и рекламными буклетами юридических агентств.

    Помимо всего прочего не лишним будет знать, что ряд юридических агентств, в целях саморекламы, предоставляет бесплатные юридические консультации в сети Интернет. Цель таких консультаций – привлечение клиентов, ведь получить плату за консультацию, которую юрист дал на форуме (специальный раздел сайта, предназначенный для общения), практически невозможно.

    Помимо юриста Вам могут помочь и другие участники форума, бывавшие в ситуации, подобной Вашей. Однако «виртуальная» помощь имеет свои пределы: на электронных конференциях обсуждается множество различных вопросов, поэтому юрист не может дать точные, правильные и исчерпывающие рекомендации и ответы без личного знакомства со всеми нюансами дела.

    Как правило, ответы можно получить на простые вопросы или вопросы средней сложности. Чтобы разобраться в серьёзной проблеме, необходимо встречаться с юристом лично, предоставить ему возможность изучить документы, затратить определённое время.

    Однако стоимость услуг квалифицированного юриста заметно меньше стоимости вероятного штрафа за выявленное нарушение, поэтому в сложных ситуациях обращаетесь непосредственно в юридическое агентство.

    Источник: http://www.volgogradru.com/theme/jurist/pravo_i_biznes/proverka/12688.pub

    С чего начинается бухгалтерская проверка?

    Готовимся к проверке. В помощь бухгалтеру

    Ах, как же не хочется о плохом!

    Но эту поучительную историю я решила рассказать для того, чтобы этого самого плохого в нашей бухгалтерской жизни было хоть чуть-чуть меньше. А может быть и не было совсем….

    Замечательный утренний день. И даже  сладкое воспоминание о проведенных выходных и  предстоящая утомительная рабочая неделя не испортили начала рабочего дня. В офисе пахло кофе, коллеги, обмениваясь свежими впечатлениями, радостно суетились, включая компьютеры и настраиваясь на рабочий лад.

    Трудовая инспекция всегда начинает проверку с запроса документов по перечню.

    Как вдруг радостную ауру встречи разрезал звонок.

    «Надо бы поменять мелодию звонка!-подумала я. Звучит уж очень тревожно!»

    Подумала-и не ошиблась. звонок действительно изменил все мои дневные планы.

    —  Алло, Елена Юрьевна! Здравствуйте! Это Катя! Ну помните, которая у Вас работала?!! У меня беда!

    Катя? Голос был до боли знакомый, но я сразу не сообразила, что это моя одна из самых талантливейших работников, которая начинала с кассира, а потом, целеустремленно и настойчиво осваивая профессию бухгалтера, выросла до заместителя бухгалтера одной из крупных компаний, а теперь метила на место главного.

    — Ах да, Катя! Здравствуйте.  Что случилось?

    — У нас проверка!!! Трудовая инспекция!!! Говорят, что документооборот не соответствует требуемому. Штрафы обещают космические!

    Всегда уравновешенная, предупредительная, очень педантичная к своим обязанностям, девушка не справлялась с эмоцией, и тогда я поняла, что надо спасать.

    — Катя, не волнуйтесь,- я старалась говорить, как можно спокойнее,-скажите проверяющим, что все соответствующие регламенту документы в вашей компании есть, просто сейчас они находятся на проверке и доработке у юристов, и завтра утром будут ими представлены.»

    — Спасибо, спасибо. Да, конечно, а что потом?!!

    — А потом, Вы соберетесь и приедете ко мне для окончательного решения вопроса.

    Мне показалось, что вместе с выдохом, Екатерина испустила дух, такая мертвая тишина наступила на другом конце провода.И лишь через минуту она произнесла:

    — Еду.

    Дальше хочется написать, как в русской сказке

    ПРОШЛИ ГОДЫ….

    Шучу, конечно. К вечеру этого дня мы все вместе изготовили все недостающие документы для трудовой инспекции. А заодно и смоделировали приход все остальных проверяющих органов, которых на сегодняшний день развелось ой как много. Смоделировали и сразу же провели инвентаризацию имеющихся документов, для того, чтобы и там создать недостающие.

    И когда день закончился, я решила, что сложившаяся ситуация является для меня обязывающим поводом написать статью.

    Статью о том, какие же документы должны быть на ЛЮБОМ функционирующем предприятии для того, чтобы главного бухгалтера не лихорадило также, как нашу очаровательную героиню.

    ИТАК 

    Составить список абсолютно всех документов, которые могут оказаться обязательными в тех или иных ситуациях, – невозможно. Но перечислить основные документы вполне реально, и, думаю, такой список подойдет для большинства компаний.

    Корпоративные документы

    1.Устав ( последняя редакция) . Причем предыдущие редакции желательно тоже хранить. Если Устав утерян, то необходимо обратиться  с заявлением в налоговую выдать его копию.

    2. Учредительный договор, составленный в соответствии со статьей 89 ГК РФ

    3. Протокол или решение о создании ООО

    4. Все протоколы общих собраний и решения единственного участника за всю жизнь общества

    5. Список участников ООО

    6. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица по форме № Р51003 (или более старое)

    7. Уведомление или Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе

    8. Листы записи ЕГРЮЛ по форме № Р50007 и выданные до июля 2013 года Свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ

    9. Приказ о вступлении в должность руководителя или о назначении руководителя на должность

    10. Приказ о назначении главного бухгалтера или о возложении полномочий главного бухгалтера на руководителя

    11. Информационное письмо Росстата (коды статистики)

    В Москве его можно получить онлайн по адресу http://91.194.112.170/webword/default.aspx.

    Документы, подтверждающие адрес организации

    Если помещение принадлежит самой организации

    1. Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится организация
    2. Правоустанавливающие документы на помещение

    Если помещение арендуется

    1. Договор аренды
    2. Акт приема-передачи помещения
    3. Копия свидетельства о праве собственности на помещение, в котором находится организация заверенная арендодателем

    Если помещение является местом жительства руководителя

    1. Гарантийное письмо от собственника
    2. Копия свидетельства о праве собственности на помещение, в котором находится организация, нотариально заверенная собственником
      Предусмотрена п. 1.2 инструкции № 153-И и ст. 7 Федерального закона от 7 августа 2001 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» при открытии счета в банке.

    Документы по основной деятельности

    1. Лицензии и разрешения
      Их необходимо хранить даже после истечения срока годности для доказательств и обоснованности в действующий период.

    2. Подтверждение того, что компания является членом специализированной СРО
      Это только в том случае, если компания состоит в СРО.

    3. Допуски к строительным, проектировочным и реставрационным работам
      Это касается в основном организаций, которым эти допуски необходимы для осуществления деятельности. Хранятся также после истечения срока действия.

    4. Уведомления о начале деятельности
      Если того требует закон.
    5. Документы о внесении в Торговый реестр
      Для компаний, осуществляющих поставки товаров.
    6. Документы на ККТ и договоры на их обслуживание

    Кадровые документы

    1. Трудовые книжки всех работников
    2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
    3. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
    4. Трудовые договоры со всеми дополнительными соглашениями
    5. Листы ознакомления или журналы ознакомления с локальными-нормативными актами, должностными инструкциями, штатными расписаниями и т. д.
      Все нормативные документы (Приказы, Положения, Акты, принятые в организации) должны быть доведены до сведения сотрудников. Это можно сделать разными способами:

    а) Получение росписи сотрудника на самих документах ( обычно делается в случае, если в организации маленькая численность сотрудников);б) прикрепление листа ознакомления непосредственно к нормативному документу, с которым сотрудники ознакомлены;

    в) ведение журнала ознакомления в случае, если большой штет и количество документов для ознакомления сотрудников велико.Штатное расписание (форма Т-3)

    6. Штатное расписание предусмотрено статьями 15 и 57 ТК РФ. Формально, организация не несет административной  ответственности за его отсутствие, но на практике Трудовые инспекции его все же требуют.

           7. Табель учета рабочего времени (форма Т-13) или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12)

    На основе такого табеля рассчитывается зарплата работника, кроме того, он является основным документом, фиксирующим присутствие или отсутствие сотрудника на работе, поэтому он так же считается обязательным.

           8. Правила внутреннего трудового распорядка. Предусмотрены статьями 189 и 190 ТК РФ. Обязательно должны быть у всех работодателей.

          9. Документ о защите персональных данных работников (обычно – положение). Предусмотрен статьями 87 и 88 ТК РФ. Обязательно должен быть в организации. Желательно принимать такое положение в связке с другими документами по персональным данным и, в связи с размерами штрафов за нарушение законодательства о персональных данных, желательно поручить разработку специалистам.

       10. График отпусков (форма Т-7) и уведомления о начале отпуска

    Их можно вести электронно, в формате Exel или в программе 1С.
    Уведомления же о начале отпуска сотрудника необходимо распечатывать в 2-х экземплярах, один из которых вручать сотруднику. а второй хранить в документах с отметкой сотрудника  о получении.

      11. Личные карточки (форма Т-2)

      12. Приказы и распоряжения. Это самые важные документы, которые хранятся в организации 75 лет.

      13. Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки и т. п.). Эти документы приобретают важность только  в том случае, если на их основании формируются приказы или распоряжения.

    Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений и, крайне желательно, журналы учета приказов и журналы учета трудовых договоров.


    Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.

    1. Это бухгалтерские документы, но Трудовая инспекция очень любит проверять их наличие. И не только за текущий год.

      14. Документы по аттестации рабочих мест.

    1. Все больше и больше входят в кадровый документооборот, как регламентированный сегмент. С 2015 года обещают штрафовать усиленно за отсутствие аттестации.
    2. Согласно статье 212 ТК РФ аттестации по условиям труда подлежат все рабочие места в организации (с учетом исключений, установленных приказом Минтруда РФ №590н от 12.12.2013).

      15. Документы по охране труда.

    1. Это огромный перечень документов и составить его в случае, если производство требует соблюдения особых нюансов, думаю, будет трудно. Поэтому всегда рекомендую использовать  услугами аутсорсинговых специализированных компаний. Так как неучтенные пункты таких документов могут не только обострить взаимоотношения с Трудовой инспекцией, но и явиться причиной спора с сотрудником в случае возникновения зависимых ситуаций.

     Документы, которые не обязательны, но их наличие все же  приветствуется:

    1. Коллективный договор
      Если хотя бы один! сотрудник изъявил желание подписать коллективный трудовой договор, то его наличие в организации становится обязательно.
    2. Положение об оплате труда и премировании
      Любое премирование должно быть закреплено этим документом. Строго говоря, необходимо следить, чтобы выплаты сотрудникам  были регламентированы  Внутренними Нормативными Актами предприятия (  Это могут быть Приказ, Трудовой договор, Положение).Отсутствие указания размеров, сроков и особенностей при выплатах сотрудникам является причиной многих разногласий с Трудовой инспекцией.
    3. Должностные инструкции
      Обязательны, если информация об обязанностях сотрудника не полностью указана в Трудовом договоре.
    4. Договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности
    5. Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы
      Обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.
    6. График сменности
      Критично необходим, если работа сменная.
    7. Положение о коммерческой тайне 
      Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять. Положение должно четко описывать круг сведений входящих в коммерческую тайну и обязательно устанавливать правила, обеспечивающие сохранность такой тайны.
    8. Особые списки: К ним относятся а) списки несовершеннолетних работников б) списки работников-инвалидов;

    в) списки беременных работниц;
    г)  женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;
    д) одиноких матерей;
    е) лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
    ж) работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
    з) работников, подлежащих периодическим медицинским осмотрам
    Удивительно, но к работникам, подлежащим периодическим медицинским осмотрам относятся, в том числе, водители и сотрудники, работающие на компьютере.

          9. Документы, необходимые для привлечения иностранных работников 

    При наличии таких работников – обязательны.

    Штрафы при проверке трудовой инспекцией иногда непосильны для компании.

    Хочется вспомнить состояние нашей героини, которая может быть не знала или не придавала значения всей сложности ситуации, связанной с проверкой и штрафами по ее окончанию.  Зная Катерину, думаю, что не догадывалась

    Зато теперь, уверена, что она  будет действовать наперед.

    К проверке нужно быть готовым. Всегда. Думать и знать-две разные вещи. Так вот в отношении с проверяющими органами, необходимо ЗНАТЬ. Так как цена незнания слишком высока. Хотя, всегда можно найти альтернативу-обратиться в компании, которые занимаются непосредственно составлением подобного рода документов и несут ответственность за  правильность их составления.

    P.S. Кстати, надеемся, что у Вас уже есть в арсенале наша инструкция по проверке налоговых рисков в компании. Если нет, то настоятельно рекомендуем получить ее и проверить свою организацию, чтобы устранить главные риски до прихода налоговых инспекторов.

    Ну а мы всегда к Вашим услугам ALENVIK FINANCE  и я 

    Источник: http://alenvik.ru/proverka_trudovoy_inspeksi/

    Налоговая проверка: что делать, как подготовиться

    Готовимся к проверке. В помощь бухгалтеру

    Задача ФНС — с наибольшей вероятностью определить злостного налогового неплательщика. Как это делается? Основных четыре метода:

    I. Математическая модель налогоплательщика.

    Анализирует виды деятельности организации, денежный оборот по расчетному счету, наличие филиальной и торговой сети, численность работающих, операции с наличностью, активы предприятия и др.

    Все это позволяет с точностью до 5-10% определить реальный доход от бизнеса и понять, насколько эти цифры отличаются от тех, которые вы указали в бухгалтерской отчетности.

    II. Налоговый портрет налогоплательщика.

    Что смотрят? Объем, детализацию и регулярность уплачиваемых налогов, попытки возмещения уплаченного в бюджет НДС, уровень официальных зарплат сотрудников, результаты предыдущих камеральных и выездных налоговых проверок, попытки внесудебного и судебного урегулирования налоговых споров. Полученные данные сравниваются с показателями компаний, занимающихся аналогичной деятельностью, но признанных добросовестными налогоплательщиками.

    III. Юридический портрет налогоплательщика. Проверяют, где находится фирма, соответствует ли этот адрес юридическому и почтовому, есть ли у фирмы необходимые разрешительные бумаги?

    IV. Деловой портрет налогоплательщика: торговые, производственные помещения, склады, офисы, наличие и содержимое интернет-сайта, рекламы в открытых источниках, медиаактивность, интенсивность и подробность деловой переписки, место компании в рейтингах, деловая и кредитная репутации компании, ее собственников и топ-менеджеров.

    В результате специалисты ИФНС могут с высокой точностью определить сумму поступлений от добросовестного налогоплательщика. И если цифры, которые «выведут» налоговики, более чем на 20-25% отличаются от ваших, вы с вероятностью в 90% попадете в список выездных проверок на ближайший год.

    Заранее проверяйте своих контрагентов

    Самая частая претензия со стороны ФНС — работа с фирмами-однодневками или уход от налогов. Приготовьте доказательства того, что вы проверили компанию на «добросовестность»:

    • ознакомились с ее уставом, учредительным договором, образцами договоров, лицензиями и иными разрешительными документами, образцами продукции, описанием услуг и т д.;
    • встречались с руководством фирмы-партнера (вплоть до приложения к протоколу встречи фотографий и видеозаписей), убедились, что учредители, гендиректор и главбух не являются «массовыми»;
    • вели протоколы переговоров и подробную интенсивную деловую переписку (оферты, акцепты оферт, спецификации товара, описание услуг и т п.).

    Лайфхак: как не попасться на крючок фирмы-однодневки?

    1. Перед началом работы знакомьтесь с первичными регистрационными документами контрагента. Перед подписанием основного договора составьте и подпишите соответствующий протокол. Это будет дополнительным свидетельством вашей налоговой добросовестности.

    2. Проверяйте соответствие печатей и подписей. Необходимо быть уверенным в том, что печать и подпись — подлинные, что они совпадают с соответствующими образцами (как правило, образцами в банковской карточке, копию которой можно попросить предоставить). Несоответствие подписей или печати делает документ юридически ничтожным.

    3. Активно используйте возможности электронного документооборота. Использование электронного инструментария «однодневками» по ряду технических причин невозможно или крайне затруднительно.

    4. Проверяйте сквозную нумерацию счетов-фактур, договоров и прочих документов. Несовпадение их номеров на первых и вторых экземплярах существенно увеличивает риск доначислений при проверке. Если счет-фактура, на основании которого НДС принимается к зачету, будет признан при проверке неправильно оформленным, он будет аннулирован.

    5. Финансово-хозяйственные документы должны быть подписаны должностными лицами предприятия, имеющими право подписи. Если документы подписываются сотрудниками, не имеющими права подписи, то такие документы считаются юридически ничтожными.

    Следует проверить действительность полномочий лиц, назначаемых приказом или решением учредителей (акционеров). Может оказаться, например, что полномочия генерального директора закончились три месяца назад и не продлены решением общего собрания акционеров.

    Данная ситуация, кроме рисков бизнеса, несет в себе риски налоговых доначислений, если договор с вашим контрагентом носил характер затрат, включенных в себестоимость вашей продукции (услуг).

    6. Избегайте систематической непрофильной деятельности вашей компании, навязываемой вашими бизнес-партнерами.

    Например, партнер вашей строительной компании, будучи сам добросовестным налогоплательщиком, предлагает, ссылаясь на общую необходимость снижения издержек, «прокрутить займы» для уменьшения суммы НДС в текущем квартале и поделиться полученной выгодой.

    Или вам предлагают стать участником тендера «с гарантией победы», но при этом выполнить несвойственные вашей компании функции агента, то есть фактически стать на время транзитной фирмой для денежного потока. Подобные варианты чреваты проверками как со стороны налоговой, так и МВД.

    7. Ориентируйтесь на отзывы и рекомендации заслуживающих доверия бизнес-партнеров вашего контрагента и банка, работающего с ним.

    8. Изучайте отзывы о данной компании в интернете и других открытых источниках.

    • Как долго и насколько успешно она работает на рынке?
    • Входит ли в профессиональные ассоциации?
    • Имела ли проблемы с государственными структурами и контрольными органами?

    Помните о субъективности: организация может себя приукрашивать, а конкуренты — чернить.

    https://www.youtube.com/watch?v=OFWSEi2lj4g

    Пригласите аудитора, который в течение года несколько раз проверит бухгалтерскую отчетность, разъяснит порядок исчисления и уплаты налогов и подскажет, как своевременно устранить ошибки в отчетности и распознать «схемные» налоговые риски.

    Соответствуйте ожиданиям налоговой

    В отношении каждого налогоплательщика ФНС имеет свой план по сбору налогов, и организация должна соответствовать его минимальным показателям, в крайнем случае не дотягивать до них 10%. Важно поддерживать у налоговиков убеждение, что вы небогатый, но добросовестный налогоплательщик.

    С точки зрения приоритетности по отраслевым показателям:

    • на первом месте традиционно НДС;
    • на втором — страховые сборы с фонда заработной платы;
    • далее — налог на прибыль, НДПИ, налог на имущество, подоходный налог.

    Поступают запросы о движении средств по расчетному счету

    Налоговые инспекторы могут использовать информацию о динамике входящих и исходящих платежей при определении соответствия предприятия отраслевым налоговым показателям, а также для определения уровня его налоговых рисков.

    Поступают запросы к контрагентам

    Инициируя запросы о предоставлении документов, подтверждающих деятельность, к контрагентам, отдел предпроверочного анализа ИФНС готовится к вынесению рекомендации о выездной или камеральной проверке вашей компании.

    Звучат требования к контрагентам о встречных проверках

    Это прямой сигнал о том, что решение о проверке вашего предприятия в ИФНС уже принято.

    Ваш расчетный банк систематически требует предоставить информацию (договоры, счета, счета-фактуры, накладные и т п.), подтверждающую правомерность входящих и исходящих платежей

    Скорее всего, служба финансового мониторинга банка заинтересовалась вопросами законности деятельности вашей фирмы и уже передала запрос о проведении проверки в Росфинмониторинг и параллельно в налоговый орган.

    Вас вызвали в налоговую инспекцию для дачи объяснений по хозяйственной деятельности

    Это одно из предпроверочных или «психологических» мероприятий, имеющих цель заставить налогоплательщика платить больше налогов, чем сейчас (вызов «на комиссию»). Достаточно часто протокол подобной беседы становится основанием для вынесения постановления о проверке.

    Приведите первичную документацию организации в соответствие с документацией контрагентов

    На предприятии и у контрагентов первые и вторые экземпляры документов должны быть одинаковыми, на них должны иметься идентичные подписи, печати и одинаковая нумерация.

    Оповестите всех контрагентов организации о том, что к ним, возможно, придет встречная проверка

    Они должны быть готовы выйти на нее, чтобы подтвердить факт хозяйственной деятельности. Если подтверждения нет, то перечисленные им средства, отнесенные на затраты, будут признаны чистой прибылью предприятия — с доначислением НДС, налога на прибыль, пеней и штрафов. Предупреждая контрагентов, вы можете надеяться, что при запросе налоговых органов они тоже предупредят вас.

    Приведите в соответствие почтовый, юридический и фактический адрес предприятия

    Нужно либо внести изменения в учредительные документы и привести юридический адрес в соответствие с фактическим, либо встать на учет по месту нахождения организации.

    Подготовьте офис к визиту налоговиков

    Там должны находиться только те документы, наличие которых юридически обоснованно и законно. Необходимо по максимуму ограничить информацию, которая будет поступать к налоговикам. Лишних сведений на бумажных и электронных носителях, а также печатей и штампов, не имеющих отношения к деятельности предприятия, быть не должно.

    Выделите для проверяющих отдельное помещение

    Все требуемые документы нужно приносить туда. Нельзя допустить, чтобы инспектор свободно ходил по офису, беседовал с любым сотрудником, заглядывал во все компьютеры. Иначе поток получаемой им информации станет неконтролируемым. Организуйте проверяющим «чайный столик» в том же помещении, где они находятся.

    Подготовьте сотрудников к визиту налоговиков

    Персонал должен знать, что нужно говорить инспекторам, внятно объяснять, чем занимается ваша компания. Лучше, чтобы с налоговиками общался бухгалтер, имеющий опыт прохождения выездных налоговых проверок. Постарайтесь исключить возможность общения с проверяющими остальных сотрудников.

    Пригласите налогового консультанта, юриста или адвоката

    Они будут защищать ваши права и налоговые интересы, следить, чтобы проверка шла так, как необходимо вам. Опытный налоговый адвокат позволит найти правильный баланс отношений между проверяющими и проверяемыми.

    Если сотрудников вызовут для дачи объяснений, их слова не должны противоречить друг другу и сведениям в официальных документах

    У персонала могут спрашивать, например, какого числа и в каком размере выплачивается зарплата, чтобы затем сравнить ответ с суммами в ведомостях.

    Будьте готовы к участию в проверке экспертов

    Налоговики имеют право привлекать экспертов: юристов, бухгалтеров, оценщиков, отраслевых экспертов и т д. Экспертиза назначается в случае, если для разъяснения возникающих вопросов требуются специальные знания в науке, искусстве, технике или ремесле. Как показывает арбитражная практика, такими основаниями может быть необходимость:

    • установить подлинность документов;
    • восстановить документ;
    • уточнить рыночную стоимость товаров, работ, услуг;
    • определить, соответствуют ли материалы, компоненты, которые используются в фирме, объему продукции или технологии ее производства;
    • определить, какие ремонтно-строительные работы были выполнены (капитальный ремонт, текущий ремонт, реконструкция).

    В проведении проверок могут быть задействованы и свидетели

    В качестве свидетеля для дачи показаний может быть вызвано любое физическое лицо, которому могут быть известны какие-либо обстоятельства, имеющие значение для осуществления налогового контроля.

    Показания свидетеля заносятся в протокол, однако с протоколом может знакомиться только лицо, давшее показание.

    Налогоплательщик может ознакомиться с таким протоколом только после вручения ему акта налоговой проверки.

    ПавелГагарин, председатель совета директоров аудиторско-консалтинговой группы «Градиент Альфа»

    Источник: https://kontur.ru/articles/882

    Как подготовиться к проверке

    Готовимся к проверке. В помощь бухгалтеру

    Известное изречение: «предупрежден, значит – вооружен» как нельзя лучше характеризует цель предлагаемой статьи. Цель этой статьи заключается в том, чтобы рассказать: какие основные этапы подготовки к проверке.

    Прежде всего, руководству крупного, среднего или малого бизнеса, нужно знать какие бывают проверки, может прийти без предупреждения, права проверяющих и другое.

    К Вам могут прийти неожиданно: правоохранительные органы на основании заявления граждан о правонарушениях, Государственная налоговая служба, Санитарно-эпидемиологическая служба, Государственная таможенная служба, Пенсионный фонд. Это не полный перечень, но достаточно убедительный для того, чтобы понять, что к проверке следует подготовиться и не стоит откладывать такую важную задачу на потом.

    Подробнее о проверках и правилах проведения Вы можете ознакомитьсяна отдельной странице нашего сайта.

    А что касается непосредственно этапов подготовки к проверке, то их можно разработать и внедрить в зависимости от того, сколько времени у Вас осталось для проверки. Если у Вас осталось несколько дней до начала проверки (Вы уже получили сообщение о проверке), то Вы можете сделать следующие шаги:

    Первым шагом наведите порядок в документации и спрячьте “лишнее”

    Даже если Вы на 200% уверены, что у Вас в документации порядок, не будет лишним в целях контроля проверить наличие и правильность оформления документации. Как говорится: «почистить компьютер, сейф, шкафы с документацией».

    И если у вас отсутствуют «проблемные документы», то документы, не связанные с учета в компании – наверняка найдутся.

    А потому, лучше лишние документы просто убрать из бухгалтерии, чтобы они случайно не попали в поле зрения и не вызвали неожиданным последствиям.

    Заведите журнал проверок

    Если у Вас нет журнала проверок, то рекомендуем Вам такой приобрести и завести. В таком случае, проверяющие обязаны будут сделать запись в журнале, поскольку отказ является основанием для недопуска проверяющих на проверку. Форма такого журнала утверждена приказом Госкомпредпринимательства № 18 от 10.08.1998.

    Заранее определите, где будет рабочее место проверяющих

    Желательно, чтобы проверяющие находились в каком-то отдельном помещении. Под любым предлогом, Вам нужно уменьшить количество и длительность общения сотрудников с проверяющими. Случайная фраза или разговор, могут навести на нежелательный «след».

    Кроме того, пребывание работников и проверяющих в одном помещении будет нарушать привычный режим работы компании. Наиболее оптимальным вариантом будет размещение в отдельной комнате проверяющего и сотрудника бухгалтерии, который будет сопровождать проверяющих и следить за законностью действий. Лишние старания тоже нежелательны.

    Недостаток в комфорте не способствует желанию проверяющих подольше засидеться на проверке.

    Постарайтесь узнать о руководителях и членах проверки

    Чтобы в будущем определить для себя тактику общения с проверяющими, нужно понимать – с кем имеете дело? В любом деле играет роль человеческий фактор. И прежде всего – в самом начале проверки, если возможно – то до ее начала. Не стоит игнорировать данный этап подготовки к проверке, поскольку он является залогом успеха.

    Обдумайте будущую тактику взаимоотношений с проверяющими

    Если, проанализировав начальный этап проверки, по Вашему мнению, Вы хорошо подготовились к проверке, каких-либо особых изысков в области взаимоотношений с проверяющими Вам придумывать не надо.

    Достаточно ограничиться обычными деловыми взаимоотношениями, вежливыми и корректными. Избегать общения с проверяющими не следует, но и особенно доверительные беседы в данном случае не приветствуются.

    Ваша задача не заключается в том, чтобы во всем помочь проверяющим. Чем дольше они будут разбираться, чем вообще занимается ваше предприятие – тем лучше для вас. Ведь время проверки идет, и Вам лучше его потянуть, а не ускорить.

    Ваше поведение должно быть настолько корректно, чтобы не «перегнуть палку» с проверяющими и не попасть на крючок проверяющих благодаря своей же тактике.

    Если у Вас есть достаточно времени и Вы готовитесь не к конкретной проверки, а просто к любой проверке в будущем, то Вы можете осуществить следующие этапы подготовки:

    Разработать инструкции на случай проверки

    Необходимо составить инструкцию для сотрудников о том, как вести себя в случае проверки. При этом единой инструкции для всех сотрудников не обойтись. Должны быть разработаны отдельные инструкции для секретаря, службы охраны (если есть), сотрудников бухгалтерии. Сотрудники должны быть с этими инструкциями ознакомлены заранее до начала проверки.

    Если Вам нужна юридическая помощь, обращайтесь к нашим специалистам. Будем рады Вам помочь.

    Для различных должностей нужно ввести различные уровни доступа к информации. В таком случае во время обыска или допроса сотрудник не сможет навредить компании своими показаниями.

    Объяснить права и полномочия проверяющих

    Должен быть составлен четкий список документов, которые могут потребовать проверяющие, а также лиц, ответственных за их предоставление. Желательно, чтобы круг лиц, которые могут работать с проверяющими было как можно меньше.

    Провести инструктаж с каждым из сотрудников

    Не забудьте провести инструктаж с каждым из сотрудников относительно того, что подпадает под действие коммерческой тайны. Желательно «проработать» стандартные ответы на часто задаваемые вопросы проверяющих. Не лишним окажется периодическая проверка знаний персоналом своих прав и обязанностей.

    Организовать грамотное хранение данных

    Согласно законодательству, руководство компании обязано обеспечить качественное хранение первичной документации с ограниченным доступом в помещение, где хранится документация.

    Встречаются случаи, когда компании сохраняют свою «особо секретную» документацию в адвокатов.

    Для компании, в которой проводят обыск или выемка, спрашивают документы для изъятия – это законный повод не предоставлять документацию.

     Провести аудит

    Одним из главных подготовительных этапов может быть обращение к сертифицированным аудиторам, которые проверят Ваш учет и отчетность. Если нет возможности обратиться к аудиторам за аудиторской проверкой, то обратитесь по крайней мере к внешним специалистам, чтобы провести хотя бы экспресс-проверку.

    Прописать инструкции для юриста компании (или наемного юриста)

    Когда появляются на пороге проверяющие, сотрудники оказываются один на один с мыслями: что делать и кому звонить. В этот момент они становятся легкой добычей для проверяющих.

    Поэтому, необходимо сообщить всем сотрудникам координаты юриста, включая номер мобильного телефона, чтобы любой из сотрудников мог проконсультироваться у юриста.

    Юрист должен быть готов отреагировать на неожиданный визит в любое время дня и ночи.

    Установить централизованное видеонаблюдение (на входе, на ключевых точках)

    Желательно установить централизованное видеонаблюдение, при этом записи обязательно нужно архивировать.

     Использовать только лицензионное и бесплатное программное обеспечение

    Если на компьютерах компании установлены не лицензионные программы, их нужно легализовать, заменить или просто удалить. Лучше всего установить на все компьютеры определенный пакет программного обеспечения и запретить сотрудникам устанавливать программы самостоятельно, а также записывать / скачивать что-либо. Не забудьте о своих решениях сообщить всем сотрудникам.

    Рекомендуем проверять контрагентов перед заключением договоров

    Сложно конечно однозначно утверждать, что порядочность контрагентов, как налогоплательщиков, непосредственно связана с «лишними проверками». Тем не менее, риски проверок у компании повышаются.

    Контрагент, в отношении которого ведется следствие, не представляет отчетность или находится в процедуре банкротства, может стать поводом для проверки компании.

    Последствия взаимоотношений с таким контрагентом могут быть очень тяжелыми: от признания сделок недействительными и налоговых доначислений к проведению следственных действий (обысков, допросов персонала и т.д.) Вашей компании.

    https://www.youtube.com/watch?v=aL4UgVPAyvM

    Мы пытались оценить по данным интернета: какая может быть стоимость таких «подготовительных мероприятий».

    Исходя из указанных цен на услуги, предварительные меры обойдутся компании из 50 человек ориентировочно в 1500-2000 у.е. Обычно, все мероприятия проводятся комплексно. Срок реализации мероприятий по плану “минимум” занимает от одной недели до месяца.

    После того, как Вы ознакомились с нашей статьей, Вы предупреждены, а значит вооружены. Если Вам понадобится помощь наших специалистов, обращайтесь – будем рады помочь. Наши специалисты окажут Вам юридические, бухгалтерские и аудиторские услуги.

    Источник: http://www.buhuslugi.com.ua/ru/informatsiya/obshchaya-informatsiya/kak-podgotovitsya-k-proverke.html

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.