+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

ФНС рекомендует выбирать оператора ЭДО из Сети доверенных операторов

Содержание

Как выбрать оператора электронного документооборота: семь ключевых критериев

ФНС рекомендует выбирать оператора ЭДО из Сети доверенных операторов

Первое, на что нужно обратить внимание, это клиентское приложение. Большинство клиентских приложений — аналог электронной почты (веб-сервис, приложение для компьютера или мобильное приложение). Убедитесь, что система позволит вам:

  • отправлять и получать все типы формализованных и неформализованных электронных документов;
  • просматривать документы в интерфейсе без выгрузки в другие приложения;
  • ставить на документы подпись нескольких сотрудников, а также отказывать в подписи;
  • распечатывать документы со штампом оператора;
  • сохранять документ на компьютер или в электронный архив вместе с технологическими документами, формирующимися при передаче;
  • аннулировать и отзывать документ;
  • легко и быстро находить документы в архиве;
  • совершать массовые действия (например, подписывать большое количество документов).

Если система этого «не умеет», то она не сможет реализовать даже необходимый минимум задач ЭДО. Дополнительные, но достаточно важные плюсы сервиса:

2. Возможности интеграции с учетными системами

Для работы с большим объемом электронных документов пользоваться веб-интерфейсом неудобно. Оптимально в этом случае встроить систему ЭДО в учетную систему компании. Узнайте, какими возможностями для интеграции обладает оператор.

Плюс для него — интеграционные решения с наиболее распространенными учетными системами: 1С, SAP, Oracle, Docsvision, Directum, Парус и другими. Вдвойне хорошо, если у него налажены партнерские связи с разработчиками этих продуктов, и при реализации проекта ЭДО они работают вместе.

Если вы пользуетесь нестандартной конфигурацией учетной системы или системой собственной разработки, то интеграция производится средствами API, которые предоставляет оператор.

Важным является наличие у оператора конвертеров, которые могут преобразовать данные клиента в файлы необходимого формата и, напротив преобразовать данные из системы ЭДО в формат, который может быть обработан информационной системой клиента.

Как при внедрении системы ЭДО, так и впоследствии вам не раз понадобится помощь специалистов оператора, поэтому узнайте, есть ли у него служба техподдержки и как она работает.

Обратите внимание, местный номер телефона указан или бесплатный федеральный; есть ли другие способы получить консультацию, например, через сайт, почту, skype и др.

Качественная техподдержка — важный фактор при выборе оператора.

3. Число готовых к ЭДО контрагентов

Чем больше ваших контрагентов будут вовлечены в ЭДО, тем более ощутимые результаты вы от него получите (о целях и результатах внедрения ЭДО см. «Электронный документооборот глазами бухгалтеров» и «Как компания «РусФинанс» в 12 раз сократила годовые расходы на документооборот»).

Но не полагайтесь лишь на озвученное оператором количество зарегистрированных пользователей. Чтобы узнать, кто из контрагентов, зарегистрированных в его системе, действительно готов начать обмен электронными документами, разошлите через нее приглашения. Ориентируйтесь на тех, кто согласился.

Поэтому функция приглашения контрагентов в системе ЭДО оператора — дополнительный аргумент в его пользу.

4. Опыт работы

У предприятий из разных отраслей экономики свои особенности документооборота. Убедитесь, что у оператора есть опыт работы в нужной или смежной отрасли, изучите кейсы и отзывы клиентов. Проявите настойчивость в получении детальной информации, не руководствуйтесь только логотипами клиентов на сайте оператора.

5. Готовность к заключению SLA

Предложите оператору заключить SLA — соглашение об уровне предоставления услуги. Его согласие или отказ покажет вам, готов ли он гарантировать качественный сервис. В некоторых компаниях обмен документами с контрагентами тесно связан с производственными процессами.

Им важно вовремя получать предупреждения о профилактических работах, аварийных ситуациях, сроках восстановления работоспособности системы. Оператор должен это обеспечить, и в SLA это закреплено.

Если он отказывается от соглашения, значит, не готов гарантировать такой уровень сервиса.

6. Смежный сервис

Удобно, когда оператор помимо ЭДО предоставляет также сервис отчетности в контролирующие органы. Тогда для ответа на требование ИФНС вам нужно будет просто выбрать нужные документы в системе, а опись сформируется автоматически. Таким образом вы экономите время на поиске в архиве и заполнении описи.

7. Роуминг

Часть ваших контрагентов наверняка окажется клиентами другого оператора. Это не проблема для ЭДО между вами, если операторы работают в роуминге (см.

, например «Клиенты СКБ Контур и «Тензора» теперь могут обмениваться друг с другом электронными счетами-фактурами»). Убедитесь, что ваш потенциальный оператор готов обеспечить эту услугу.

Для этого достаточно отправить и получить через веб-интерфейс системы основные типы документов, которыми вы обмениваетесь с контрагентом и посмотреть, устраивает ли вас результат.

Другие критерии

В заключение напомним, что юридически значимые документы содержат важную бизнес-информацию. Поэтому запросите у оператора ЭДО заключение независимой аудиторской компании об уровне его информационной безопасности.

Также к преимуществам оператора относится развитая филиальная или партнерская сеть. Это позволит вашим даже географически отдаленным контрагентам оперативно получить помощь специалистов в случае необходимости.

Если же оператор, на котором вы остановили выбор, все-таки не оправдал ожиданий, не стоит опускать руки и ставить крест на планах о переходе на ЭДО. Нужно учесть имеющийся, пусть и печальный, опыт и с этими новыми знаниями выбрать следующего оператора и начать работу с ним.

Источник: https://www.buhonline.ru/pub/tks/2016/5/11038

Роуминг операторов ЭДО: вчера, сегодня, завтра #электронный документ #СЭД #ECMJ

ФНС рекомендует выбирать оператора ЭДО из Сети доверенных операторов

Иван Агапов, руководитель бизнес-направления Synerdocs
Евгения Герасимова,
PR-менеджер сервиса Synerdocs

В последний раз тему обмена юридически значимыми электронными документами между операторами ЭДО мы поднимали на онлайн-семинаре Synerdocs в апреле 2018 года. Мероприятие еще раз доказало, что общественность интересуется роумингом и с любопытством смотрит в будущее. А скептицизм, который наблюдался еще пару лет назад, сегодня заметно убавился.

Давайте еще раз остановимся на важных вопросах: каким компаниям и для чего нужна данная технология, насколько высока доля роуминговых абонентов в сервисах операторов ЭДО и какие варианты ценообразования существуют.

Когда, кому и для чего необходим роуминг ЭДО?

Рассмотрим стандартную ситуацию на рынке. Есть компания А, которая хочет обмениваться электронными документами со своими контрагентами. При этом она может быть подключена к одному оператору, а часть ее контрагентов – к другим. Не исключен и вариант, когда ни та, ни другая сторона еще не используют сервисы ЭДО.

Как отправить документы во внешние организации, которые используют другого оператора? Существуют два варианта:

1.   Настроить классический роуминг.

2.   Выбрать мультиоператорность, то есть взаимодействие между операторами на уровне самого абонента, который просто подключается к нескольким сервисам.

Роуминг vs. мультиоператорность

КритерийРоумингМультиоператорность
1. Стоимость трафика и интеграционного решенияТрафик: единая цена отправки электронного документа или индивидуальные условия («внутри сети», роуминг). Заключается один договор с оператором.Интеграция: вы используете одно приложение/коннектор.Трафик: с каждым оператором своя стоимость обмена документами. Количество заключаемых договоров = количество операторов.Интеграция: вы либо используете несколько приложений/ коннекторов, либо разрабатываете отдельное интеграционное решение.
2. Приложения для работы на стороне пользователяОдно приложение: интеграция с вашей корпоративной системой или решение от оператора.Количество операторов = количество приложений.ИЛИ одна корпоративная информационная система (далее – КИС), интегрированная с сервисами нескольких операторов.
3.   Архив электронных документовЛокально в своей КИС.ИЛИ в облаке у одного оператораЛокально в своей КИС.ИЛИ в облаке у разных операторов.
4.   Ограничения использованияВыравнивание по технологии роуминга: общеиспользуемые форматы документов и функциональность.Своя КИС: аналогично роумингу.Приложения операторов: можно использовать специфику форматов и свойств, но они доступны только у конкретного оператора.
5.   ТехподдержкаЕдиная: действует один телефон горячей линии, позвонив по которому, можно получить ответы на все вопросы – от настройки сервиса до стоимости отправки документов.Несколько служб техподдержки – по количеству операторов ЭДО.

Каким компаниям выгоден роуминг?

Организации из разных сфер деятельности выбирают для себя роуминговый путь. Здесь нет привязки к определенной отрасли и специфическим задачам бизнеса. Обмениваться электронными документами в роуминге удобно всем – и торговым компаниям, и производственным предприятиям, и финансовым организациям. Среди клиентов Synerdocs роуминг используют:

●    интернет-магазин Wildberries,

●    производитель шин Nokian Tyres (Россия),

●    сервис по продаже авиационных и железнодорожных билетов «Випсервис»,

●    «Русская факторинговая компания»,

●    провайдер связи «Марк-ИТТ» и др.

Мнение РОСЭУ. Кто реально обеспечивает роуминг, а кто – лишь формально?

Независимую точку зрения о состоянии дел на рынке как нельзя лучше отражает Ассоциация РОСЭУ. При организации уже несколько лет функционирует рабочая группа по роумингу.

Анатолий Миклашевич, исполнительный директор РОСЭУПрежде чем анализировать текущее положение дел, вернемся на два года назад, когда произошел фальстарт такой организации, как «Ростелеком». Идея создания единого роумингового центра (далее – РЦ) так и не увенчалась успехом. Обмена как такового через «Ростелеком» не получилось. Хотя отмечу, что до сих пор среди условий подключения к ФНС в качестве доверенного оператора числится требование о необходимости иметь соглашение с одним из РЦ и иметь договоры со всеми сервисами ЭДО.

По данным РОСЭУ, на март 2018 года к единой сети доверияприсоединились 29 операторов. Из них роуминговые соглашения имеют 17. То есть 12 используют технологию формально.

«Скорее всего, у них заключен договор с «Ростелекомом», – предполагает Анатолий Миклашевич, – в рамках которого они (документально) предлагают своим абонентам роуминг. Реально же предоставляют его лишь 17 организаций.

На сегодняшний день функционирует 51 роуминговая пара, то есть между операторами заключены прямые договоры».

Исполнительный директор РОСЭУсчитает, что технология обмена через РЦ была бы более понятна, правильна, быстра, удобна для клиента, но она не получила развития: «В рамках рабочей группы по роумингу мы вместе с операторами пытались решить эту тему несколько иначе.

В частности, договорились о создании автоматического файла для возможности быстрой настройки роуминга. То есть каждый сервис ЭДО дает свои определенные параметры, мы включаем их в единый файл и, когда требуется соединение между одним и вторым, настройка происходит гораздо легче.

Правда, пока всего три оператора, в том числе и сервис обмена Synerdocs (компания «ДИРЕКТУМ»), присоединились к этой технологии».

Текущее состояние взаимодействия операторов «точка-точка» выглядит следующим образом:

Источник: РОСЭУ

Какова сегодня доля документов в роуминге?

Развитие юридически значимого электронного документооборота с контрагентами идет неплохими темпами. По результатам 2017 года трафик (в основном это обмен электронными счетами-фактурами, УПД и др.) достиг отметки в 304 955 тыс. документов:

Данные РОСЭУ. Доля документов в роуминге

Что касается роумингового трафика, то график явно демонстрирует его падение. В сравнении с 2016 годом, когда его объем был порядка 5%, 2017-й показал снижение на 1%. И произошло это на фоне прироста общего трафика.

По словам Анатолия Миклашевича, доверять графику на 100% не стоит. Всегда есть подозрения, что часть операторов сообщает данные, не соответствующие реальной ситуации, а другие просто не знают действительных цифр.

Сервис Synerdocs: 9 роуминговых соглашений

Иван Агапов, руководитель бизнес-направления SynerdocsПо состоянию на июнь 2018 года у Synerdocs заключены прямые соглашения с девятью операторами ЭДО. Среди них:●    Такском-Файлер (Такском),●    Диадок (СКБ Контур),●    СБиС (Тензор),●    Документооборот (Калуга Астрал),●    Транскрипт (ТаксНет),●    СФЕРА Курьер (КОРУС Консалтинг СНГ),●    EXITE (Э-КОМ РУС).
Новым операторам, которые периодически к нам обращаются для заключения соглашений, мы предлагаем два варианта взаимодействия – через РЦ «Ростелеком» или напрямую.

Доля роуминговых абонентов

Чтобы представить нагляднее картину развития, приведем статистику из сервиса Synerdocs. На март 2018 года доля абонентов, подключенных к другим операторам ЭДО, составила 32%.

Соотношение абонентов Synerdocsи других операторов

За третий квартал 2016 года доля документов, переданных в роуминге, составила более 6% от общего числа. Почему количество абонентов больше, а трафика меньше? Причины разные.

Одна из них – роуминг используется в ситуациях, когда крупной компании необходимо отправлять документы своим клиентам, использующим других операторов ЭДО. Трафик в этой ситуации не всегда достаточно активен.

Другое дело, когда идет обмен с контрагентами, являющимися поставщиками, партнерами, агентами (то есть в определенной мере зависимыми лицами). Зачастую они напрямую подключаются к тому оператору, которого уже использует их крупный клиент.

Как подтверждает наша практика, за аналогичный период 2017 года доля незначительно менялась от квартала к кварталу – в рамках 4-5%.

Соотношение роуминговых документов к общему числу за 3 квартал 2017 года

Сколько стоит роуминг?

Какие цены предъявляют операторы ЭДО за отправку документов роуминговым абонентам? Этот вопрос актуален для абонентов с любым объемом исходящего трафика. Рассмотрим ценообразование на примере тарифной политики сервиса Synerdocs. Есть два основных варианта:

1.   Базовые тарифы сервиса, в которые уже включена цена за передачу роуминговых абонентов, равная стоимости отправки документов абонентам сервиса Synerdocs. Независимо от принадлежности к оператору ЭДО условия тарификации одинаковы. Входящие бесплатны.

2.   Индивидуальное предложение. Этот вариант выгоден для крупных компаний с большим объемом документооборота. Принцип тарификации такой, что цена одинакова при обмене документами «внутри сети» и в роуминге. Очень редко условия отличаются по стоимости. Входящие также бесплатны.

***

В следующей статье мы продолжим раскрывать тему роуминга, заглянем в будущее и оценим перспективы межоператорского взаимодействия. А также вы узнаете, какую роуминговую схему выбрали для себя интернет-магазин Wildberries, компании «Випсервис» и «ВЭБ-лизинг».

Источник: https://ecm-journal.ru/docs/Rouming-operatorov-EhDO-vchera-segodnja-zavtra.aspx

1. Функциональность клиентского приложения

Первое, на что нужно обратить внимание, это клиентское приложение. Большинство клиентских приложений — аналог электронной почты (веб-сервис, приложение для компьютера или мобильное приложение). Убедитесь, что система позволит вам:

  • отправлять и получать все типы формализованных и неформализованных электронных документов;
  • просматривать документы в интерфейсе без выгрузки в другие приложения;
  • ставить на документы подпись нескольких сотрудников, а также отказывать в подписи;
  • распечатывать документы со штампом оператора;
  • сохранять документ на компьютер или в электронный архив вместе с технологическими документами, формирующимися при передаче;
  • аннулировать и отзывать документ;
  • легко и быстро находить документы в архиве;
  • совершать массовые действия (например, подписывать большое количество документов).

Если система этого «не умеет», то она не сможет реализовать даже необходимый минимум задач ЭДО. Дополнительные, но достаточно важные плюсы сервиса:

  • согласование документов внутри компании;
  • поиск контрагентов, рассылка приглашения для обмена электронными документами;
  • передача электронных документов в ФНС по требованию (см. «Налоговики напомнили, какие документы можно представить в инспекцию в электронном виде»).

2. Возможности интеграции с учетными системами

Для работы с большим объемом электронных документов пользоваться веб-интерфейсом неудобно. Оптимально в этом случае встроить систему ЭДО в учетную систему компании. Узнайте, какими возможностями для интеграции обладает оператор.

Плюс для него — интеграционные решения с наиболее распространенными учетными системами: 1С, SAP, Oracle, Docsvision, Directum, Парус и другими. Вдвойне хорошо, если у него налажены партнерские связи с разработчиками этих продуктов, и при реализации проекта ЭДО они работают вместе.

Если вы пользуетесь нестандартной конфигурацией учетной системы или системой собственной разработки, то интеграция производится средствами API, которые предоставляет оператор.

Важным является наличие у оператора конвертеров, которые могут преобразовать данные клиента в файлы необходимого формата и, напротив преобразовать данные из системы ЭДО в формат, который может быть обработан информационной системой клиента.

Как при внедрении системы ЭДО, так и впоследствии вам не раз понадобится помощь специалистов оператора, поэтому узнайте, есть ли у него служба техподдержки и как она работает.

Обратите внимание, местный номер телефона указан или бесплатный федеральный; есть ли другие способы получить консультацию, например, через сайт, почту, skype и др.

Качественная техподдержка — важный фактор при выборе оператора.

3. Число готовых к ЭДО контрагентов

Чем больше ваших контрагентов будут вовлечены в ЭДО, тем более ощутимые результаты вы от него получите (о целях и результатах внедрения ЭДО см. «Электронный документооборот глазами бухгалтеров» и «Как компания «РусФинанс» в 12 раз сократила годовые расходы на документооборот»).

Но не полагайтесь лишь на озвученное оператором количество зарегистрированных пользователей. Чтобы узнать, кто из контрагентов, зарегистрированных в его системе, действительно готов начать обмен электронными документами, разошлите через нее приглашения. Ориентируйтесь на тех, кто согласился.

Поэтому функция приглашения контрагентов в системе ЭДО оператора — дополнительный аргумент в его пользу.

4. Опыт работы

У предприятий из разных отраслей экономики свои особенности документооборота. Убедитесь, что у оператора есть опыт работы в нужной или смежной отрасли, изучите кейсы и отзывы клиентов. Проявите настойчивость в получении детальной информации, не руководствуйтесь только логотипами клиентов на сайте оператора.

5. Готовность к заключению SLA

Предложите оператору заключить SLA — соглашение об уровне предоставления услуги. Его согласие или отказ покажет вам, готов ли он гарантировать качественный сервис. В некоторых компаниях обмен документами с контрагентами тесно связан с производственными процессами.

Им важно вовремя получать предупреждения о профилактических работах, аварийных ситуациях, сроках восстановления работоспособности системы. Оператор должен это обеспечить, и в SLA это закреплено.

Если он отказывается от соглашения, значит, не готов гарантировать такой уровень сервиса.

6. Смежный сервис

Удобно, когда оператор помимо ЭДО предоставляет также сервис отчетности в контролирующие органы Тогда для ответа на требование ИФНС вам нужно будет просто выбрать нужные документы в системе, а опись сформируется автоматически. Таким образом вы экономите время на поиске в архиве и заполнении описи.

7. Роуминг

Часть ваших контрагентов наверняка окажется клиентами другого оператора. Это не проблема для ЭДО между вами, если операторы работают в роуминге (см.

, например «Клиенты СКБ Контур и «Тензора» теперь могут обмениваться друг с другом электронными счетами-фактурами»). Убедитесь, что ваш потенциальный оператор готов обеспечить эту услугу.

Для этого достаточно отправить и получить через веб-интерфейс системы основные типы документов, которыми вы обмениваетесь с контрагентом и посмотреть, устраивает ли вас результат.

Особенности обмена электронными счетами-фактурами

ФНС рекомендует выбирать оператора ЭДО из Сети доверенных операторов

Счёт-фактура – это документ, оформляемый при совершении коммерческой сделки. Один субъект – чаще всего это продавец – выставляет счёт-фактуру при фактической передаче объекта сделки другому субъекту – покупателю. Объектом может быть товар, услуга или работа.

С 2012 года в РФ субъектам предпринимательской деятельности на законодательном уровне разрешено использовать электронные счета-фактуры, которые при условии правильного оформления имеют юридическую силу наравне с традиционными бумажными экземплярами.

Что нужно знать о счёте-фактуре

Счёт-фактура (СФ) – это документ, использующийся в налоговом учёте и удостоверяющий совершение хозяйственной операции, например, отгрузку товара или выполнение работы. Предприятия, имеющие обязанность по исчислению налога на добавленную стоимость (НДС), по выставленным СФ определяют налоговую базу для его уплаты. Все составленные СФ регистрируются в книге продаж и в журнале учёта.

В свою очередь, покупатели (или заказчики), исходя из полученных СФ, принимают предъявленные суммы НДС к вычету, тем самым уменьшая суммы своих обязательных платежей в бюджет (полезно прочитать, как выделить сумму НДС из общей суммы). Все полученные СФ отражаются в книге покупок и в журнале учёта.

Как видно, СФ имеет большое значение для обоих участников коммерческой сделки. Поэтому важно уметь правильно оформлять такой документ.

Формат самого документа (состав и взаимное расположение реквизитов), а также книг и журнала, необходимых для регистрации СФ, закреплён Постановлением Правительства №1137. В этом же нормативном акте описан порядок их заполнения.

Полезно изучить обязательные реквизиты счёта-фактуры и правила его оформления. Виды СФ, особенности регистрации и хранения.

На заметку предпринимателям, самостоятельно ведущим бухгалтерию: чем отличается счёт от счёта-фактуры.

Команда сайта Мир Бизнеса рекомендует всем читателям пройти Курс Ленивого Инвестора, на котором вы узнаете как навести порядок в личных финансах и научиться получать пассивный доход. Никаких заманух, только качественная информация от практикующего инвестора (от недвижимости до криптовалюты). Первая неделя обучения бесплатная! Регистрация на бесплатную неделю обучения

Переход на электронный документооборот и возможные проблемы

Российские предприниматели постепенно отказываются от использования традиционного бумажного документооборота и внедряют электронные системы.

Это позволяет повысить качество делового взаимодействия с контрагентами, увеличить скорость обмена данными, сократить до минимума человеческий фактор, снизить расходы на подготовку, отправку и хранение документов, освободить полезное пространство (ведь налоговые документы нужно хранить не менее четырёх лет!).

Позиция государства по отношению к такому новшеству кажется вполне логичной: электронный документооборот между предприятиями разрешён при условии, что одним из его участников является налоговая служба. При такой схеме фискальный орган получает дополнительный инструмент контроля деятельности налогоплательщиков.

На практике это реализуется путём подключения хозяйствующих субъектов к Сети доверенных операторов электронного документооборота (ОЭД) Федеральной налоговой службы (ФНС), имеющих все необходимые лицензии.

В сеть доверия ФНС на данный момент входит 46 операторов. Перечень действующих ОЭД с указанием идентификатора, наименования и адреса организации, а также роумингового оператора находится на официальном сайте ФНС www.nalog.ru.

На заметку: на портале ФНС доступно множество полезных сервисов для бизнеса. Стоит прочитать, как осуществляется проверка ИП по ИНН на сайте налоговой службы.

Электронный документооборот счетов-фактур и других юридически значимых документов возможен между предприятиями, являющимися пользователями одного оператора. Однако общими усилиями ФНС и Министерства финансов РФ создаются условия для развития роуминга (обмена документами между ОЭД). Некоторые операторы уже заключили роуминговые соглашения и наладили взаимодействие.

Так, если пользователю провайдера ООО «Аргос» нужно отправить эл. счёт-фактуру своему контрагенту, который подключён к компании ЗАО «ПФ «СКБ Контур», ему следует заявить об этом своему оператору.

Тот обязан в течение двух дней рассмотреть обращение и не позднее шести рабочих дней наладить обмен документами.

Конечно, услуги роуминга не бесплатны, и каждый провайдер вправе самостоятельно устанавливать тарифы.

Возможно, в ближайшем будущем границы электронного документооборота будут расширены и пользователям уже не придётся думать о том, к каким операторам подключены их контрагенты. А пока необходимо разобраться, что нужно сделать, чтобы обеспечить возможность обмена данными со своими партнёрами и клиентами.

Особенности использования электронных СФ

Электронные СФ могут составляться только при обоюдном согласии участников сделки и только при том условии, что у них совместимые технические средства для обработки этих документов.

Выставление и получение СФ через электронные каналы передачи информации разрешено только с использованием сертифицированных средств криптографической защиты – специальных ключей, по которым можно идентифицировать владельца.

СФ должен быть в обязательном порядке подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) руководителя или доверенного лица и отправлен в течение пяти дней с момента совершения операции.

Оператор, принимая файл передачи, фиксирует дату получения и отправляет его далее покупателю. Последний в свою очередь, получая документ, подтверждает факт получения извещением, на котором ставит свою ЭЦП. Таким образом, дата выставления СФ – это день, когда его принял оператор. А дата получения – дата, когда провайдер передал его покупателю.

Чтобы стать участником электронного обмена СФ, субъектам следует выполнить следующие действия:

  • выбрать провайдера из Сети доверенных операторов ФНС;
  • согласовать с партнёрами возможность обмена документами, сверив наличие совместимых технических средств;
  • получить сертификаты ключей ЭЦП уполномоченных лиц;
  • подать заявку на участие в обмене СФ с указанием наименования и юридического адреса предприятия, ИНН, информацию и владельцах ключей ЭЦП;
  • получить у провайдера идентификатор участника и доступ, необходимый для подключения к системе.

Приказом ФНС № ММВ-7-6/93@, датированным 04.03.2015, утверждён формат электронного счёта-фактуры. Найти этот документ можно на сайте службы в разделе «Предоставление налоговой и бухгалтерской отчётности».

Следует отметить, что при выставлении/получении электронных счетов-фактур, так же как и при обороте бумажных аналогов, требуется их регистрация в книге покупок/продаж и в журнале учёта. Требования к XML файлам передачи сведений всех этих электронных документов содержатся в приложениях в вышеупомянутому приказу.

Полезно прочитать, нужны ли сегодня унифицированные формы первичных учётных документов. Актуальные требования к оформлению, копированию и хранению «первички».

На заметку: в каких случаях заключается трёхсторонний договор и как правильно его оформить.

Всё о том, как проводится аттестация рабочих мест по условиям труда. Особенности выполнения специальной оценки и ответственность работодателя при выявлении нарушений.

Заключение

Сегодня использовать электронные СФ становится всё более удобно и выгодно. Значительный экономический эффект от перехода на систему электронного документооборота отмечают особенно те компании, в которых оформляется большое количество похожих документов на небольшие суммы.

Полезно также изучить современные механизмы оптимизации налогообложения.

(средняя оценка: 5,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://mir-biz.ru/dokumenty/elektronnie-scheta-fakturi/

Оператор ЭДО

ФНС рекомендует выбирать оператора ЭДО из Сети доверенных операторов

С 2012 года в реалии российского бизнеса стало активно проникать понятие «оператор электронного документооборота» (ЭДО).

Дело в том, что именно в этом году в России стал возможен юридически значимый обмен электронными счетами-фактурами. Это связано с тем, что 23 мая вступил в силу Приказ ФНС от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138. Документ утвердил форматы электронных счетов-фактур, книг покупок и продаж и журнала учета выставленных и полученных счетов-фактур.

Таким образом, перед российскими юр. лицами были официально открыты двери в мир легитимного электронного документооборота. Теперь организации могли обмениваться электронными документами с контрагентами, значительно сокращая время на их доставку, а также снижая расходы на почтовые услуги и хранение бумажного архива.

Разумеется, чтобы вести юридически значимый электронный документооборот, нужно выполнять определенные условия:

  • документы должны быть подписаны электронной подписью;
  • выполнять передачу документов должен оператор электронного документооборота.

Взаимодействуйте с пользователями разных операторов ЭДО через Диадок. Безлимит на 2 месяца — бесплатно.

Подключиться бесплатно

Кто является оператором электронного документооборота?

Согласно Приказу ФНС РФ от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253@ оператор электронного документооборота — это организация, обладающая достаточными технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронной форме с использованием электронной подписи.

Говоря проще, операторы ЭДО — это коммерческие компании, которые предоставляют юридическим лицам услугу по обмену электронными счетами-фактурами и прочими документами. Они реализуют процесс передачи электронных документов, гарантируют безопасность передаваемой информации и юридическую значимость счетов-фактур.

Чтобы гарантировать юридическую значимость документов, оператор ЭДО должен предварительно выполнить ряд организационных мер.

Самое главное — получить лицензии на право работы с сертификатами электронной подписи и шифровальными средствами, а также на предоставление телематических услуг связи и др.

Еще одно необходимое условие — оператор должен обладать техническими ресурсами, чтобы поддерживать свои системы в соответствии с требованиями законодательства и при их изменении делать соответствующие настройки.

Именно по этой причине компании, обменивающиеся электронными юридически значимыми документами, не могут выступать в роли оператора ЭДО. Для этого им пришлось бы самостоятельно получать все необходимые лицензии, а также отслеживать изменения законодательства и в соответствии с ними перенастраивать используемые системы.

Не может стать оператором ЭДО и государственное ведомство, например ФНС. Чтобы обеспечить технические возможности для электронного документооборота, потребуются существенные материальные траты. И если предположить, что оператором ЭДО будет государственная структура, то речь здесь пойдет о бюджетных средствах.

Еще один немаловажный момент — придется расширять штат и проводить обучение новых специалистов. При этом нельзя забывать, что в России актуальным является вопрос сокращения числа госслужащих. Поэтому такой ход развития событий кажется маловероятным.

Кроме того, оператор ЭДО может выступать независимой стороной в спорных ситуациях. Если же проблема будет связана с представлением документов в ФНС, то само ведомство не сможет дать независимую оценку.

Какие еще функции выполняет оператор ЭДО?

Во-первых, проверяет каждого нового абонента, который регистрируется в его системе. Таким образом оператор обеспечивает достоверность информации обо всех юр. лицах, подключенных к системе ЭДО, и каждый клиент может быть уверен, что передает счета-фактуры и другие документы реальной организации.

Во-вторых, сохраняет историю изменений всех документов, фиксируя как действия покупателя с документом, так и действия продавца. В случае спорных ситуаций, например, когда у налоговых органов возникает вопрос по документу или когда юр. лицо подает на контрагента в суд, решающим является свидетельство оператора.

В-третьих, оператор хранит электронные документы согласно требованиям законодательства. Так, счет-фактура должен храниться 5 лет.

Наконец, оператор поддерживает пользователя на всех этапах перехода его организации на ЭДО, начиная с выбора оптимального решения для интеграции системы ЭДО в учетные системы компании.

Диадок предлагает здесь несколько возможностей. Например, интеграционный комплекс для SAP и для Oracle или интеграционный модуль для 1С — такие решения позволяют внедрить ЭДО безболезненно для организации. Юр.

лицу не придется менять и перестраивать внутренние процессы.

В дальнейшем оператор осуществляет поддержку клиентов в процессе их работы с системой ЭДО. К примеру, контакт-центр Диадока работает круглосуточно все дни недели, поэтому клиенты могут оперативно решить свои вопросы, связанные с электронным документооборотом.

Доверенные операторы электронного документооборота

Приказ ФНС от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/253@ утвердил «Временное положение о Сети доверенных операторов электронного документооборота». Согласно документу, чтобы предоставлять услуги электронного документооборота, оператор должен иметь статус доверенного. Для этого нужно соблюсти определенные требования ФНС и получить паспорт доверенного оператора.

Со своей стороны компания СКБ Контур выполнила все прописанные требования и является доверенным оператором ЭДО. 

Источник: https://kontur.ru/spravka/235-operator_edo

Катализатор межкорпоративного ЭДО

ФНС рекомендует выбирать оператора ЭДО из Сети доверенных операторов

Для включения в сеть доверенных операторов электронного документооборота ФНС потребуется подтвердить наличие роуминга

24.05.2016 Ирина Шеян

Пять лет назад казалось, что обмен документами в бизнес-среде вот-вот станет безбумажным: преимущества электронного документооборота бесспорны, опыт его использования положителен, а госструктуры уже подают пример коммерческим компаниям.

На деле развитие межкорпоративного электронного обмена документами оказалось не столь стремительным, как ожидалось.

Чтобы такой обмен стал массовым, необходимо создать условия – обеспечить нормативную базу, стандарты, понятность и доступность сервисов, информационную поддержку и связность (через роуминг) сетей операторов ЭДО.

Как Федеральная налоговая служба вместе с другими ведомствами работает над формированием этих условий, журналу «Директор информационной службы» рассказал Федор Новиков, заместитель начальника отдела внешнего взаимодействия Управления информационных технологий ФНС России.

Ожидания и препятствия

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме утвержден Министерством финансов России еще в 2011 году. Контрагенты получили четкие правила организации обмена документами друг с другом в электронной форме.

Согласно приказу Минфина, взаимодействие осуществляется через оператора электронного документооборота, который фиксирует факт направления документов, дату и время, а также хранит у себя подтверждение свершившегося факта документооборота.

Стимулирование перехода

Организации очень настороженно относятся к изменению порядка ведения учета, так как опасаются, помимо прочего, дальнейших сложностей с предоставлением документов в контролирующие органы, указал Новиков.

Поэтому большую роль для бизнеса играют издаваемые Федеральной налоговой службой приказы, утверждающие новые форматы электронных документов, которые можно применять в хозяйственной деятельности и которые без проблем будут приняты налоговыми органами.

Федор Новиков, заместитель начальника отдела внешнего взаимодействия Управления информационных технологий ФНС России:
«Коммерческие организации вправе требовать от операторов оказания услуги роуминга надлежащего качества и в полном объеме»

Сложности с организацией электронного документооборота неоднократно обсуждались на встречах представителей бизнеса и органов государственной власти. В результате на основании предложений бизнес-сообщества и при поддержке Ассоциации стратегических инициатив были сформированы перечни изменений, вошедших в дорожную карту «Совершенствование налогового администрирования».

В ходе реализации этой дорожной карты утвержден план мероприятий ФНС России, призванных стимулировать переход на электронный документооборот. И в соответствии с этим планом разработаны новые формы электронных первичных учетных документов:

• формат документа о передаче товаров при торговых операциях;

• формат документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг);

• формат счета-фактуры и формат документа о передаче (сдаче) товаров (работ, услуг, имущественных прав), включающего счет-фактуру.

Дефицит роуминга

Помимо увеличения числа формализованных документов, важным фактором любого нового сервиса (а обмен электронными документами подразумевает сервисную составляющую) является его доступность.

При наличии выстроенной технологии направления счетов-фактур, организациям выгоднее применять уже реализованное решение для передачи остальных документов и тем самым минимизировать свои расходы.

Когда обмен осуществляется между клиентами одного оператора ЭДО, проблем обычно не возникает, но если контрагенты подключены к разным операторам, то для отладки взаимодействия между операторами необходим ряд технологических и юридических процедур.

Это обусловлено различиями в технологиях формирования контейнеров, содержащих документы, у операторов, а также отсутствием нормативных требований к обеспечению взаимодействия между операторами, пояснил Новиков.

Отсутствие возможности свободно обмениваться документами со всеми контрагентами и необходимость учитывать особенности технологии оператора ЭДО, с которым работает партнер, отбивают у бизнеса желание связываться с электронным документооборотом

С момента появления порядка обмена счетами-фактурами роуминговые соглашения (по аналогии с соглашениями операторов сотовой связи) были заключены только несколькими крупными операторами ЭДО под давлением их крупнейших клиентов.

Отсутствие возможности свободно обмениваться документами со всеми контрагентами и необходимость учитывать особенности технологии оператора ЭДО, с которым работает партнер, отбивают у бизнеса желание связываться с электронным документооборотом.

Поэтому один из пунктов упомянутого распоряжения ФНС по стимулированию перехода на электронный документооборот направлен на решение проблемы отсутствия роуминга.

ФНС подготовила изменения в порядке обмена электронными счетами-фактурами, эти изменения вошли в новую редакцию приказа Минфина «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10 ноября 2015 года. Теперь оператор электронного документооборота обязан обеспечить взаимодействие продавца и покупателя при выставлении и получении счетов-фактур в электронной форме (при необходимости – через оператора ЭДО, заключившего договор с другой стороной сделки). «Коммерческие организации вправе требовать от операторов оказания услуги роуминга надлежащего качества и в полном объеме», – сообщил Новиков.

Сеть доверия

Чтобы повысить доверие к деятельности операторов при обмене электронными счетами-фактурами, создать гарантии для участников ЭДО и контролирующих органов, а также обеспечить выполнение установленных требований при выставлении и получении счетов-фактур в электронной форме, ФНС еще в 2012 году организовала сеть доверенных операторов электронного документооборота. Для включения в такую сеть оператору ЭДО необходимо представить в ФНС определенный перечень документов. После вступления в силу приказа Минфина ФНС внесла изменения в свой приказ. C 1 июля 2016 года для включения в сеть доверия ФНС оператору электронного документооборота будет необходимо также подтвердить возможность оказания услуг роуминга.

«За электронными документами – будущее, и оно очень быстро становится настоящим», – подчеркнул Новиков.

Источник: https://www.osp.ru/cio/2016/05/13049881/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.