+7(499)-938-48-12 Москва
+7(812)-425-63-82 Санкт-Петербург
8(800)-350-73-64 Горячая линия

Факсимиле – удобный инструмент ведения бизнеса

Содержание

Чем отличается клише от факсимиле

Факсимиле – удобный инструмент ведения бизнеса

Стоит также помнить, что гражданское законодательство не касается имущественных отношений, основанных на властном или административном подчинении, в том числе финансовом и налоговом. Это говорит о том, что изготовление печатей факсимиле бессмысленно для работы с налоговой отчётностью, финансовыми документами, заявлениями в государственные инстанции.

Спорным в использовании факсимиле может оказаться оформление счетов-фактур. Как показывает арбитражная практика, неправомочной такая подпись будет признана в том случае, если предприятие, выписывающее счёт, окажется замешенным в каких-то противозаконных махинациях. В целом этот вопрос остается на усмотрение руководства.

В настоящее время в учреждениях с большим бумажным документооборотом (накладные, счета, счета-фактуры ) все большую популярность получает применение факсимиле подписи лица, ответственного за подписание всех этих документов (факсимиле подписи – это штамп с изображением подписи конкретного лица).

Использование факсимиле возможно, только если это прямо предусмотрено в нормативном акте. Так, например, нельзя использовать факсимиле при выдаче доверенности. Согласно п. 1 ст.

185 ГК РФ доверенностью признаётся письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Данную точку зрения подтверждает и арбитражная практика (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29.04.2005 по делу № А11-1742/2003-К1-10/164).

Отличие печати от штампа

Различия между этими понятиями существуют, несмотря на схожесть понятий. Штампы и печати – это особый вид инструментов, предназначенных для оттисков на бумажных документах.

Они обычно содержат информацию в виде текста об учреждении. По желанию заказчика в них добавляют изображения эмблем или логотипов компании.

Так, государственные организации могут иметь в клише печатей или штампов изображение герба нашей страны.

Изготавливают штампы в большинстве случаев треугольной или прямоугольной формы. Но бывают и исключения в виде вычурных форм. Штампы треугольной формы проставляются на внутренних документах и на справках. Реквизиты компании содержатся в штампах прямоугольной формы.

Факсимиле – удобный инструмент ведения бизнеса

Защищаемся от «внутренних» злоупотреблений Еще одним «узким местом» является честность сотрудников. Даже если оставить в стороне возможность сговора остается есть проблема недостаточной квалификации. В определенных обстоятельствах это может нанести организации серьезный ущерб.

Как его избежать? Только установив и четко зафиксировав регламент использования факсимиле. Для этого в организации издается локальный нормативный акты (Положение «Об использовании факсимиле»).

В нем четко определяем перечень документов, на которые разрешено ставить оттиск, случаи, когда факсимиле может использоваться и ответственное лицо. Обычно, факсимиле используют при краткосрочных командировках или болезни руководителя. Можно предусмотреть, что факсимиле ставится только с согласия руководителя.

Такое согласие может быть дано по телефону или электронной почте. Ответственным лицом обычно назначается один из топ-менеджеров организации, чаще всего, финансовый директор или главный бухгалтер.

Наличие подобного локального нормативного акта дает возможность применить к нарушителям установленного порядка меры дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения с работы. В случае, если нарушения использование порядка факсимиле привело к прямому действительному ущербу для юридического лица, работник может быть привлечен и к материальной ответственности.

Читать еще –>  Где получают снилс на ребенка в москве

Риски Использование факсимиле в отношениях сторон не только дает возможность оперативного реагирования на ситуацию, но имеет и определенные отрицательные моменты. Проявляются они, как правило, при спорах и оказываются следствием различий в природе собственноручной подписи и ее оттиска.

Чем печать отличается от штампа: принципиальные особенности штемпельной продукции

  1. Угловой, или адресный. Он содержит основные реквизиты предприятия и применяется в случае отсутствия фирменного бланка.
  2. Неотложный. Наиболее популярные из них – «Оплачено», «Получено», «Погашено».
  3. Штамп ограничения свободного доступа.
  4. Регистрационный (для входящих документов).
  5. Маркировочный.
  6. Датер.

  7. Нумератор.
  8. Экслибрис.
  9. Прочие («Копия верна», «Снят с учета» и другие).
  10. Факсимиле.
  1. Обязательность. Согласно российским законам печать непременно должна присутствовать на каждом официальном документе. В то же время штамп применяется исключительно по желанию данного юридического лица.
  2. Правила нанесения.

    Печать всегда располагается внизу листа поверх индивидуальной подписи ответственного лица. Штамп, как правило, находится в верхней части бланка.

  3. Достаточность. Информация, размещенная на печати, содержит в себе все необходимые для нее данные. В отличие от этого, штамп иногда подразумевает определенные дополнения, которые обычно наносятся вручную.

Чем отличается печать от штампа

Несмотря на то, что слово «штамп» в переводе и обозначает печать, в современном делопроизводстве они имеют абсолютно разное назначение и даже форму. Печать, которая имеет круглую форму, содержит название организации, а также ее реквизиты.

Штамп может быть прямоугольным, треугольным и даже квадратным. Он создан для облегчения труда делопроизводителей. Самые популярные штамп ы – «согласен» и «утверждаю».

Также на штампе может проставляться дата (в таком случае ее можно менять), адрес и другая необходимая информация.

  • Обязательность. Предприятие обязано иметь печать, наличие штампов диктуется желанием и необходимостью
  • Достаточность. На печати не дописывается никакой информации, на штампе – возможно дописывать от руки
  • Юридическая сила. Только печать может удостоверять подлинность документа
  • Регламент нанесения. Штамп с реквизитами ставится в верхнем левом углу, остальные — сообразуясь с удобством. Печать – рядом или поверх подписи.

Читать еще –>  Образец претензии неустойка по дду

Что можно, а — что нельзя подписывать факсимиле

Гражданский кодекс РФ допускает использование факсимильного воспроизведения подписи при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторо н п. 2 ст. 160 ГК РФ . Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен, то единственным основанием для его применения остается соглашение.

Иными словами, подписывать факсимиле договор и иные документы, оформляемые при совершении сделок (счета, накладные, акты и т. д.), можно, только предварительно заключив соглашение о его использовании.

Такое соглашение можно составить как для конкретного договора, так и для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом.

Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.

Чем отличается штамп от печати

В современном бюрократическом мире без наличия определённого документа, необходимого в конкретной ситуации, люди чувствуют себя некомфортно. В этом контексте, конечно же, нельзя не упомянуть такую важную процедуру как изготовление штампов и печатей, ведь эти элементы часто становятся неотъемлемыми составляющими документов. Чем же они отличаются?

Штамп — это специальный инструмент, который предназначается для перенесения оттиска на поверхность бумаги. Он может быть любой формы. Сегодня под штампом понимают такой носитель данных, который применяется как средство оптимизации процесса документооборота.

Изготовление факсимиле срочно. Упростите ведение дел в компании с точной копией подписи директора

Факсимиле – удобный инструмент ведения бизнеса
 /  Изготовление печатей  /  Факсимиле

Если на первичных, отчетных, финансовых документах и договорах компаний, предприятий, организаций и проч. закон требует обязательной подписи руководителя, то во всех остальных случаях вполне достаточно факсимильной подписи.

Она избавит главу компании от необходимости постоянного присутствия в офисе, поскольку бизнес требует решения многих задач, в том числе, и за пределами рабочего кабинета.

Кроме того, факсимиле поможет справиться с большим количеством внутренних, представительских и информационных документов фирмы, корреспонденции и проч.

на время отсутствия директора, да и в его присутствии (чтобы не отвлекать, например, на подпись поздравительных открыток или приглашений клиентам и партнерам компании). А поставить штамп с подписью руководителя на них может любой сотрудник.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут заказать факсимиле в Москве в ООО «Сельвана». Мы гарантируем высокое качество при умеренных ценах. Факсимиле представляет собой точную копию подписи руководителя, изготовленную в виде штампа.

Собственно, само название факсимильной подписи пошло от латинского fac simile (сделай подобное) и ориентирует на воспроизведение графического оригинала подписи в первую очередь.

К изготовлению факсимиле рано или поздно приходят все предприниматели в Москве, потому что иметь его очень удобно для оперативного решения многих вопросов, касающихся не только текущего делопроизводства и представительских мероприятий, но и управления бизнес-процессами.

Порядок использования факсимильной подписи установлен в ст. 160, ч. 2 Гражданского кодекса РФ. В ней, в частности, применение факсимиле допускается и при совершении сделок, но исключительно по соглашению участвующих в них сторон.

Только при наличии такого соглашения (отдельный пункт в договоре или допсоглашение) факсимильный аналог оригинальной подписи может иметь юридическую силу.

Как видите, изготовить факсимиле недостаточно, нужно еще и уметь им пользоваться, не нарушая закон.

Наши клиенты, которым требуется факсимиле, заказать его могут не только в Москве, так как «Сельвана» работает по всей России и охватывает Санкт-Петербург, Новосибирск, Екатеринбург, Нижний Новгород, Казань, Самара, Омск, Челябинск, Ростов-на-Дону, Уфа, Волгоград, Красноярск, Пермь, Воронеж и т.д.

Акция

Стоимость Изготовления печати:

Дополнительные консультации по услуге вы можете получить по телефону: +7 (495) 632-00-33

Сколько стоит изготовление факсимиле и что требуется от заказчика

Услуга

Срок исполнения заказа

Стоимость (руб.)

Изготовление факсимиле
Обычный заказ – 1 деньФаксимиле срочно – 1 час
9001350

Вы можете заказать факсимиле на автоматической, полуавтоматической или ручной оснастке (оплачивается дополнительно в зависимости от выбора клиента).

Гораздо удобнее для заказчика будет изготовить факсимиле на автоматической оснастке. В этом случае при печати оттиск получается равномерным и аккуратным.

Для изготовления факсимиле нам потребуется от вас подпись руководителя. Для этого ему нужно будет несколько раз расписаться на белом листе бумаги форматом А4. Ни сложность, ни длина начертания, ни витиеватость подписи для наших специалистов значения не имеют, главное к ней требование – четкость.

Лист нужно отсканировать и отправить на электронный адрес ООО «Сельвана» или привезти в наш офис.

При выполнении этого условия наши специалисты смогут идеально воспроизвести подпись на клише для факсимиле, а ваша фирма – получить удобный инструмент превосходного качества для оперативного и эффективного ведения дел.

Чтобы изготовить качественные факсимиле, мы используем самые передовые технологии

Поскольку факсимиле приравнивается к оригинальной подписи того или иного лица, наша задача – изготовить его так, чтобы оно стало зеркальным ее отражением.

Квалифицированные специалисты нашей компании с помощью последних технологических достижений в сфере изготовления печатно-штемпельной продукции воспроизведут для вас любую подпись с предельной степенью сходства с оригиналом в короткий срок.

Для этого используются те же методы, что и для изготовления печатей и штампов с единственной разницей – изготовить факсимиле можно с наименьшими трудовыми и временными затратами.

Какая бы технология не применялась для исполнения подписи руководителя на клише факсимиле, изготовление этого вида штампа высококвалифицированными специалистами нашей компании гарантирует абсолютно идентичное оригиналу воспроизведение подписи в натуральную величину. Имея такое факсимиле легко убедиться, насколько его использование удобнее и занимает меньше времени, чем применение авторучки.

Вы можете заказать факсимиле в Москве в ООО «Сельвана», выбрав из:

  • фотополимерной технологии, основой которой является использование световых ультрафиолетовых вспышек, воздействующих на светочувствительный фотополимерный материал будущего клише факсимиле. Именно по этому принципу формируется изображение подписи;
  • технологии лазерной гравировки, при которой резина основы факсимиле режется и гравируется лазерным лучом;
  • flash-технологии – последнего достижения в области изготовления печатно-штемпельных изделий. Она обеспечивает высочайший уровень качества подписи на оттиске факсимиле на бумаге.

Делайте заказ факсимиле у нас – это выгодно и приятно

Специалисты «Сельваны», работающие в сфере оказания услуг по изготовлению факсимиле, печатей и штампов в Москве, испытывают удовлетворение оттого, что, как правило, наши клиенты не ограничиваются одним заказом, а возвращаются и делают другие, приводя с собой новых клиентов.

Чем «Сельвана» привлекает клиентов в Москве?

  • Превосходным качеством изготовления факсимиле, равно, как и всей печатно-штемпельной продукции. Мы владеем новейшими технологиями и располагаем современным оборудованием, благодаря чему добиваемся полного совпадения подписи на клише ее оригинальному начертанию;
  • Минимальными сроками изготовления заказов. Оформив заказ сегодня, завтра вы его гарантированно получаете. На изготовление факсимиле срочно мы тратим всего 1 час;
  • Хорошим выбором оснастки. С учетом интенсивности и объема документооборота предприятия мы подбираем для факсимиле ручную или автоматическую оснастку;
  • Адекватными ценами и индивидуальными условиями для конкретного заказчика (скидки и бонусы для постоянных клиентов, на большие и сложные заказы);
  • Бесплатной доставкой готовых заказов по Москве и в границах МКАД.

Заказывайте факсимиле у нас, как это сделали уже тысячи клиентов

Вы можете заказать факсимиле прямо сейчас, сделав online заказ, а также позвонив по телефону +7 (495) 632-00-33. Также ждем Ваших писем на e-mail  

Возможно, Вас заинтересует:

  • Аксессуары печатей
  • Оснастки для печатей

Расскажите о компании “Сельвана” в социальных сетях!

Источник: http://www.selvana.ru/izgotovlenie_faksimile/

Изготовление факсимильных подписей

Факсимиле – удобный инструмент ведения бизнеса

Как заказать?

Проще всего:

  • сразу позвонить
  • или написать,

или

Прислать оттиск

Способы оплаты:

  1. курьеру наличными
  2. яндекс деньги
  3. картой онлайн
  4. Безналичная

Самовывоз:

  • Пн-Пт 9:00 – 19:00
  • Cб-Вс – Выходной

Заказы принимаются круглосуточно

Мы делаем очень точные копии подписей. Для того, чтобы заказать факсимиле подписи достаточно отправить нам фотографию или скан на почту.

Калькулятор стоимости факсимиле

1 Услуга

Выберите Факсимиле

2 Тип факсимиле

Выберите Ручное Автоматическое

3 Срок изготовления

5 Способ доставки

Выберите Самовывоз – 0 руб До метро – 100 руб. По адресу – 300 руб

(!) Акция: доп. скидка 10% при заказе факсимиле и печати по оттиску.

Цены на факсимиле

ТипЗавтраЗа час
Ручное350700
Автоматическое7001050

В указанную стоимость входит: клише, все необходимые работы, а также гарантия качества (вернём деньги). У нас отличные цены на доставку и качественное изготовление факсимильной подписи в Москве.

Заказать

Изготовление факсимиле

Ваша подпись изготавливается в виде автоматического или ручного штампа. Мы рекомендуем автоматическое исполнение (картинка слева). Это значительно повышает качество и срок службы, экономит массу времени и нервов. К тому же, вы никак не испачкаетесь в чернилах при переносе и использовании, а цена вопроса всего 350 руб.

Профессиональный дизайнер справится с работой по созданию макета даже если предоставленная фотография будет уступать по качеству приведённой в примере выше.

Помимо факсимиле существуют и другие виды штампов, мы также готовы изготовить их независимо от формы, размера и содержания. Оплата производится по факту получения курьеру или картой на сайте (кнопка справа).

Доставка к любой станции московского метро – всего 100 руб. Остались вопросы? Звоните.

Факсимиле, где можно использовать 2018

Штампы, которые оставляют оттиск подписи, применяются довольно часто. Чем это обуславливается? Можно назвать две главные причины:

Во первых: большой документооборот в организациях — директорам и главным бухгалтерам приходится тратить много времени на то, чтобы на каждом экземпляре была поставлена личная подпись.

 С факсимиле подобная проблема уходит на второй план.

Во вторых: на время отсутствия (отпуск, деловая встреча, командировка) или занятости руководящего состава, бумаги высокой срочности подписываются максимально оперативно.

Да, факсимильная подпись — это удобный инструмент для бизнеса, но есть и другая сторона медали. Дело в том, что при неграмотной организации работы возможны нюансы в делопроизводстве.

В каких случаях проставление разрешено, а когда лучше воздержаться от его применения? Предлагаем ознакомиться с нашим взглядом на основополагающие правовые аспекты затрагивающие использование факсимиле. Рассмотрим их подробнее.

Гражданско-правовые сделки

Точный порядок использования, к сожалению, законодательством не установлен. По данной причине самым надёжным способом «узаконивания» применения факсимиле является соглашение двух сторон. Оно оформляется в виде отдельного документа либо в текст договора включается условие использования.

Ключевым аспектом является перечисление важных документов, на которых можно ставить печати факсимиле. Только в таком случае оно будет гарантированно иметь юридическую силу. Этот немаловажный аспект, который не рекомендуется игнорировать. 

Налоговый и бухгалтерский учет

Дискуссии, связанные с оформлением такой документации, длятся несколько лет. Причина споров вызвана тем, что закон не подчиняет регламенту порядок применения. На каких же документах категорически нельзя использовать? Перечень обширный, но довольно логичный:

  • доверенности и платежки;
  • акты о приеме выполненных работ;
  • налоговые декларации;
  • первичные документы;
  • трудовые книжки;
  • приказы о назначении на должность и приеме на работу;
  • счета-фактуры.

Проставление на документах, подразумевающих материальную ответственность, возможно исключительно при наличии действенного механизма установления достоверности важных бумаг.

Обезопасить себя от возникновения неприятных проблем поможет написание внутренней инструкции. В ней будет полезно указать следующие моменты:

  • перечень документов, на которых разрешено проставление;
  • порядок хранения (факсимиле директора – в сейф);
  • перечень лиц, допущенный к использованию;
  • процедура уничтожения при износе.

Грамотно оформленная инструкция в обязательном порядке утверждается приказом. Ответственность за правомерность использования лежит на руководителях компаний. Изношенные экземпляры уничтожаются.

При краже или потере клише подписи руководители могут подумать об обращении в соответствующие инстанции. Имеются ввиду органы внутренних дел.

Однозначно разрешается применение факсимиле в деловой переписке, на копиях поздравлений, приглашений, справок и извещений.

Где сделать факсимильную подпись?

Мы обеспечиваем индивидуальный подход к каждому клиенту и справляемся с задачами любой сложности. Мы создаем идеальные условия сотрудничества и заботимся об удобстве клиентов.

Стоит также отметить, что без лишних вопросов можно изготовить практически любой штемпель коммерческой организации. Предлагаем воспользоваться любым удобным для вас способом оформления заказа:

  1. отправить файл по электронной почте zakaz@pechatu.ru;
  2. приехать к нам в московский офис (30 метров от метро);
  3. воспользоваться кнопкой онлайн заказа (снизу или сверху страницы).

К письму следует прикрепить файл с образцом для изготовления и указать контактный телефон. Если что-то не получается или остались вопросы, просьба звонить нам +7 (495) 991 90 49 (9:00 до 19:00).

Почему у нас?

Качественное изготовление факсимиле – работа, которой уделяется максимум внимания. Обращаясь к нам, Вы делаете верный выбор! Чем аргументируется такое утверждение? Доводов много:

  • Высокий профессионализм – в нашей компании трудятся квалифицированные мастера, разбирающиеся в тонкостях своей деятельности.
  • Выполнение заказов в сжатые сроки – справимся с заказом за день или менее, чем за 60 минут. Этот аспект на ваше усмотрение.
  • Оперативная доставка – по указанному адресу или до выхода из метро.
  • Разумная ценовая политика.
  • Безукоризненное качество – работаем очень точно и используем лучшие материалы.

Сотрудничая с надежной компанией, вы принимаете правильное решение! Мы руководствуемся пожеланиями клиентов, даем ответы на интересующие вопросы и всегда вовремя выполняем заказы!

Заказать онлайн 

350 руб. Вы получаете печать в сборе, заправленную краской, полностью готовую к работе.

Серия Hummer имеет встроенный металлический стержень со стопорными кольцами, выполняющий роль стяжки, увеличивающей прочность конструкции.

Идеально подходят для не частого применения, предоставляется бесплатно к любому заказу.

400 руб. Если требуется часто брать печать с собой, карманная оснастка – ваш выбор. Очень качественно сделана, не протекает.

Для использования достаточно просто открыть крышку одновременным нажатием на боковые кнопки.

1200 руб. Магнетик. Хороший подарок знакомому предпринимателю, бухгалтеру или самому себе. Ими приятно пользоваться и удобно носить с собой. Имеет магнитный замок.

Для использования надо нажать сверху, а затем достать рабочую часть оснастки потянув вверх за ручку. Заправка краской – бесплатно.

1200 руб. “Чёрное золото”. Хороший подарок знакомому предпринимателю, бухгалтеру или самому себе. Такой оснасткой приятно пользоваться и удобно носить с собой.

Имеет магнитный замок. Для использования надо нажать сверху, а затем достать рабочую часть оснастки потянув вверх за ручку. Заправка краской – бесплатно.

1200 руб. Евро. Хороший подарок знакомому предпринимателю, бухгалтеру или самому себе. Приятно пользоваться и удобно носить с собой.

Для использования надо нажать на золотистую кнопку, а затем достать рабочую часть оснастки развинтив и потянув вверх за полукольцо. Заправка краской – бесплатно.

200 руб. Оснастка снабжена подушкой и заправленной краской. Экономный вариант, удобна в использовании, можно брать с собой. Для использования надо нажать на красную кнопку после чего открутить крышку.

Идеально подходят для не частого применения, предоставляется бесплатно к любому заказу.

350 руб. В отличие от ручного штампа, снабжен встроенной подушкой и заправлен краской, готов к работе. Цвет в ассортименте.

Стоимость оснастки для штампов более 50х30 – 500 руб. Подбор размера бесплатно.

Наш специалист бесплатно поможет подобрать правильный вариант именно для Вас.

Источник: https://pechatu.ru/faksimile

Где можно использовать факсимиле в 2019 году – подписи, в России, на товарных накладных

Факсимиле – удобный инструмент ведения бизнеса

Оформление многих документов требует постановки личной подписи ответственного лица. В отдельных случаях подпись заменяется иными вариантами подтверждения подлинности документа.

Где в 2019 году применяется факсимиле в России? Использовать собственноручную подпись ответственного лица на документах не всегда возможно.

Уполномоченный сотрудник может находиться в отъезде, отпуске, на больничном. При этом электронная подпись не единственный выход, да и не все ее используют.

В хозяйственном обороте широко распространено применение факсимиле. Где разрешается использовать факсимильную подпись в 2019 году?

Общие моменты

Компания, использующая факсимильные подписи, должна выработать стандарты их применения. Необходимо документально оформить порядок использования и хранения оттиска подписи.

Руководитель организации обязан издать приказ, утверждающий, кто может применять факсимиле, для каких документов, и какая ответственность предусмотрена за неправомерное использование.

Нормами гражданского законодательства допускается использование при заключении сделок факсимильного воспроизведения подписи.

Но такая возможность должна быть предварительно оговорена сторонами и закреплена соглашением или законодательными нормами.

Поскольку официального правового статуса факсимильная подпись не имеет, то основанием для ее использования может выступать только письменное соглашение участников сделки.

Составляется соглашение в произвольной форме, как отдельный документ или приложение к основному договору. В нем указывается:

  • Ф.И.О. и должности работников, имеющих право использовать факсимиле;
  • образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
  • действия сторон в случае увольнения указанных лиц;
  • период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).

Подписывается соглашение собственноручными подписями. В дальнейшем документооборот между участниками соглашения может вестись при использовании факсимиле.

Несколько иначе обстоит дело с иной документацией – счетами-фактурами, товарными накладными, актами выполненных работ, налоговой отчетностью и т. д.

В некоторых случаях применение факсимиле весьма рискованно, а порой и вовсе запрещено.

Приказ об изготовлении и использовании факсимиле можно скачать здесь. Бланк соглашение об использовании факсимиле можно скачать здесь.

Необходимые термины

Факсимиле это фотографически точное изображение (клише) документа, печати и подписи на нем. Фактически это печать, оставляющая на бумаге оттиск собственноручной подписи ответственного лица.

То есть факсимильная подпись точно воспроизводит подпись конкретного лица, являясь ее аналогом, выполненным механическим способом.

К факсимиле можно отнести и копию отсканированной подписи, добавляемую к электронным документам.
Факсимиле является некоторой разновидностью печатей и штампов, но имеет и отличия.

Функция печати заключается в подтверждении подлинности документа. На ней содержится основная информация о компании – наименование, логотип, ИНН/ОГРН.

Оттиск штампа содержит надпись, необходимую для организационной работы внутри компании (получено, оплачено и прочее).

Документы, заверенные печатью, обладают юридической силой. Штамп не влияет на правовой статус бумаг. По смыслу факсимиле ближе к печати, поскольку имеет юридическую силу.

Но при этом применять факсимильную подпись можно в ограниченных случаях, не связанных с финансовыми вопросами.

Каково его назначение

Основными факторами необходимости использования факсимиле является:

  • отсутствие ответственного лица;
  • высокая загруженность руководства;
  • большой объем документов, требующих подписи.

Суть применения факсимиле в том, что оно заменяет подпись определенного лица на документе. При этом преимущество факсимильной подписи – в ускорении документооборота.

Например, нужно срочно подписать договор, но руководитель отсутствует на месте. Работник, ответственный за использования факсимиле, может заверить документ от имени руководителя факсимильной подписью.

Вместе с тем, применения факсимиле это достаточно высокий риск. Если оттиск попадет в чужие руки, то велика вероятность неправомерного его использования.

Доказать впоследствии, что факсимиле применялось неправомерно достаточно сложно. Потому очень важно предусмотреть порядок хранения и использования факсимиле.

При этом в компании может одновременно использоваться столько оттисков подписи, сколько сочтет нужным ответственное лицо.

Нормативное регулирование

Возможность использования факсимиле предусмотрена п.2 ст.160 ГК РФ. Данная норма предусматривает, что использовать факсимильное воспроизведение подписи при помощи копирования допускается в случаях, предусмотренных законом, правовыми актами или соглашением сторон.

Хотя использование факсимиле довольно рискованно, оно часто применяется в хозяйственном обороте.

При этом арбитражная практика благосклонно относится к применению факсимиле между контрагентами даже при отсутствии соглашения сторон.

А вот ФНС и Минфин полагают, что применение факсимиле для заверения документов не порождает последствий налогового характера.

По мнению указанных ведомств нельзя использовать факсимиле на платежных документах, отчетности и доверенностях.

Поскольку порядок применения факсимиле не достаточно урегулирован законом, то зачастую отношение к документам с факсимильной подписью крайне неоднозначное.

Периодически судом рассматриваются дела на предмет правомерности применения использования факсимиле на тех или иных документах.

Где можно использовать факсимиле подписи

Несмотря на все существующие риски, факсимиле используется и весьма активно. Однако, планируя применение клише, следует четко разграничить возможность применения для различных документов.

Желательно, чтобы в компании был предусмотрен подробный список документов, какие можно заверить копией подписи.

До составления такого перечня нужно изучить правовые нормы и судебную практику, связанную с применением факсимиле.

Неправомерное употребление факсимиле ведет к признанию недействительности бумаг, что может привести к негативным последствиям, в том числе и финансового характера.

Для подписания договоров

Закон позволяет использовать факсимиле при оформлении договоров, если имеется соответствующее соглашение меж сторонами. Однако есть и нюансы.

Соглашение о применении факсимиле может быть включено в сам договор. В таком случае действительность факсимильного заверения не внушает сомнений.

Если основной договор подписывается собственноручной подписью, а последующие документы – факсимиле, то важно предусмотреть вероятность подделки оттиска.

При составлении соглашения нужно приложить к нему таблицу с образцами собственноручных росписей лиц, полномочных использовать факсимиле и образчиками соответствующих оттисков. Дополнительно следует оговорить действия сторон в ситуации утери клише.

Когда договор заверяется факсимиле при отсутствии надлежащего соглашения, сделка может быть оспорена.

Суд может признавать договор правомерным, если после подписания стороны совершали ряд действий, свидетельствующих о принятии договорных условий.

Но договор, подписанный факсимиле без предварительной договоренности в отсутствие ответственного лица почти всегда считается недействительным «по причине заверения ненадлежащим лицом».

На товарных накладных

Формально товарные накладные допустимо визировать посредством факсимиле, если имеется соответствующее соглашение контрагентов.

Но налоговые органы могут счесть такое заверение неправомерным, доначислив налог на прибыль покупателю и при этом отказав в вычете НДС.

Основанием высказывается то, что товарные накладные признаются первичными документами и обязаны соответствовать существующим требованиям.

А первичная документация в качестве обязательного реквизита должна обладать личной подписью уполномоченного лица.

Но норма о наличии непременных реквизитов действует лишь для документов, для каковых не предусмотрены типовые формы. Для товарных накладных применяются учрежденные Госкомстатом формы.

Требования по их заполнению не указывают на использование «живой» подписи и не содержат запрета на факсимильное воспроизведение подписи.

То есть использовать факсимиле можно для унифицированной формы товарной накладной, но нельзя применять для самостоятельно разработанной формы документа. Но нужно быть готовым, что ФНС не согласится с такой позицией.

На актах выполненных работ

Для акта о выполнении работ унифицированной формы не предусмотрено. По этой причине документ оформляется в свободной форме с отображением обязательных реквизитов, в том числе и собственноручных подписей должностных лиц.

Но суды обращают внимание, что факсимильная подпись это отнюдь не копия, а метод воспроизведения оригинала личной подписи.

При этом ни бухгалтерское, ни налоговое законодательство не уточняет определения личной подписи. Соответственно, личная подпись может быть собственноручной, цифровой или факсимильной.

: использование факсимиле

И если меж контрагентами существует соглашение об использовании факсимиле, то его разрешено применять для заверения актов выполненных работ и иных документов.

В кассовых документах

Можно ли использовать факсимиле при подписании первичных документов и кассовой документации?

По п.2 ст.9 Закона «О бухучете» первичная учетная документация к учету принимается при наличии собственноручных подписей ответственных за свершение хозопераций лиц.

Первичными признаются все документы, выступающие основанием для ведения бухгалтерского учета. То есть кассовые документы могут заверяться исключительно оригинальной подписью.

На счетах-фактурах

Факсимиле на счетах-фактурах препятствует реализации прав на вычет НДС. Вероятность принятия НДС к вычету на основании счета-фактуры, заверенного факсимиле долго оставалась спорной.

Окончательный запрет был установлен в 2011 году Президиумом ВАС РФ. И все же, арбитражные суды нередко занимают сторону налогоплательщиков.

Что касается налоговой службы и Минфина РФ, то они считают использование факсимиле нарушением норм при оформлении счета-фактуры. Вычет НДС в подобной ситуации не предоставляется.

В кадровых документах

Согласно ст.67 ТК РФ нельзя использовать факсимиле при оформлении трудовых договоров. Распространяется запрет и на все приказы руководителя, связанные с приемом персонала на работу.

Среди непременных реквизитов, которые придают распорядительным документам юридическую силу, числится собственноручная подпись руководителя.

Документы, заверенные факсимиле, будут недействительны. Поскольку кадровая документация в большинстве своем требует подтверждения ответственного лица, то и применение факсимиле вместо личной подписи неправомерно.

На доверенностях

Выдача доверенности зачастую предполагает последствия финансового характера. По п.1 ст.185 доверенность это сделка односторонняя.

По этой причине невозможно применения факсимиле по соглашению. Поэтому заверять доверенность следует собственноручной подписью ответственного лица.

Если лицо, действующее на основании доверенности с факсимиле, подпишет какой-либо договор, то при взаимодействии с налоговым ведомством такой документ не будет признан действительным.

Попросту потому, что полномочия такого лица не будут признаны. На недопустимость применения факсимиле в доверенностях ФНС указало еще в 2004 году в Письме № 18-0-09/000042@.

На бухгалтерских бланках

Вопрос о применении факсимиле на бухгалтерских документах довольно давно относится к спорным ситуациям.

Налоговое и бухгалтерское законодательство не содержит прямого запрета в отношении факсимильной подписи. Но недопустимость использования оттиска подписи вытекает из обратных норм.

В частности первичная документация должна содержать личную подпись руководителя или иного ответственного лица.

Позиция о недопустимости использования факсимиле для документов, влекущих финансовые последствия, поддерживается и судами.

Разъясняется такая точка зрения тем, что подпись на финансовых документах свидетельствует о личном согласии ответственного лица, а факсимильное воспроизведение в данном случае нельзя считать личным согласием.

Плюсы и минусы

Применение факсимиле имеет, как преимущества, так и недостатки. К несомненным плюсам можно отнести возможность заверения документов в отсутствие ответственного лица, особенно когда требуется срочное подписание.

Это ускоряет и упрощает документооборот. Но вместе с тем использование факсимильной подписи сопряжено с рисками.

Например, лицо, владеющее оттиском подписи, может использовать его в своих целях. Или же клише может попасть к постороннему человеку.

По этой причине так важно предусмотреть порядок применения факсимиле, а именно:

В соглашении с контрагентомДолжно четко прописываться, для каких случаев и кем может использоваться факсимиле
В рабочее время храниться факсимилеДолжно у ответственного сотрудника, в недоступном для прочих лиц месте
В нерабочее времяСохранять клише следует в сейфе

Каждый факт выдачи и приема факсимильного оттиска должен строго фиксироваться. Периодически следует проверять наличие клише у ответственных лиц.

В случае увольнения ответственного лица клише должно быть своевременно изъято или уничтожено.

В целом использование факсимиле создает для предприятия существенные правовые риски.

Целесообразнее применять альтернативу факсимильной подписи, выдавая доверенность сотруднику, уполномоченному на подпись документов.

Источник: http://jurist-protect.ru/gde-mozhno-ispolzovat-faksimile/

Что собой представляет факсимильная подпись?

Факсимиле – удобный инструмент ведения бизнеса

В настоящее время практически каждый предприниматель использует факсимильную подпись.

Факсимиле – это точная копия подписи человека, который расписывается на различных документах. Также можно воспроизвести точную копию любого рисунка, штампа, клише и т.п.

Где ставится факсимильная подпись?

Факсимильная подпись ставится на документах, которые не влекут за собой материальной ответственности. Чаще всего данную подпись ставят:

  • на актах;
  • на приходных накладных;
  • на расходных накладных;
  • на договорах;
  • на различных счетах.

Однако перед тем как в документе ставится факсимильная подпись, предварительно данный вопрос необходимо решить с контрагентом. С ним следует заключить соглашение, в котором будет указанно, что после того, как предприниматель поставит подпись, любой документ будет иметь юридическую силу. Помимо этого факсимильная подпись используется для передачи любых данных внутри компании.

В каких случаях нельзя использовать факсимиле?

Обычно факсимильную подпись не рекомендуют ставить на следующих документах:

  • если предприниматель оформляет контракт на достаточно большую сумму;
  • когда предприниматель либо бухгалтер сдает отчетность в налоговые органы;
  • когда оформляют платежные документы;
  • когда на предприятии проводят операции с вексельными документами;
  • при работе с денежными чеками в иностранной валюте.

Обычно факсимильная подпись используется работниками компании, когда руководитель предприятия отсутствует на своем рабочем месте. Однако использовать ее не так просто, как может показаться изначально.

Рассмотрим пример

Пришел новый сотрудник устраиваться на работу. Он заполнил целый ряд различных документов, но в этот момент оказалось, что руководителя компании нет на рабочем месте.

В связи с этим, бухгалтер компании решил поставить факсимильную подпись на заполненных документах и на трудовом договоре.

В этом случае данная подпись будет считаться не действительной, так как в соответствии с законодательством, на подобных документах должен присутствовать оригинал подписи руководителя.

Также случаются ситуации, когда сотрудники, выставляя счет-фактуру, используют факсимильную подпись. Очень часто в налоговых органах к такому документу могут отнестись с подозрением и не дать разрешение предпринимателю получить возврат НДС после приобретения товара.

В законодательстве не указано никаких ограничений в плане использования данной подписи на счетах-фактурах. Данный документ должен быть подписан в обязательном порядке директором компании и бухгалтером, но в каком именно порядке не сказано.

Но следует учитывать, что если на счете-фактуре ставят факсимильную подпись, то данный документ не должен быть зарегистрирован в книге, в которой отражают продажи и покупки, так как существуют определенные нормы по заполнению данной книги.

Рассмотрим подробнее, какие именно документы можно подписывать факсимильной подписью, в соответствии с законодательством:

  • документ по аккредитиву;
  • чек, в котором указана иностранная валюта;
  • любые кассовые документы;
  • документы, в которых ведется учет сырья, а также материалов;
  • документы, в которых ведется учет заработной платы работников компании;
  • документы, в которых отражается личный состав предприятия, а также ведется учет рабочего времени каждого сотрудника;
  • акт приема-передачи работ либо услуг.

Как использовать факсимильную подпись?

Для того чтобы руководитель компании смог использовать факсимиле, ему необходимо издать приказ и в нем указать все положения и правила использования данной подписи. Обычно данный приказ содержит в себе следующие положения:

  • Обязательно нужно указать список тех должностных лиц, которые в дальнейшем будут иметь право пользоваться факсимильной подписью;
  • Указать полный перечень документов, на которых можно ставить факсимильную подпись;
  • Основные способы хранения факсимильной подписи, и какой к ней будет доступ;
  • Список должностных лиц, которые несут определенную ответственность за ее хранение;
  • Образец подписей каждого должностного лица, которое несет ответственность за хранение факсимильной подписи.

Когда предприниматель наделяет должностное лицо правом использования факсимильной подписи, то следует доверять ее только тем лицам, чьи подписи заверяются. Если же доступ будет иметь какой-нибудь другой сотрудник, то в этом случае будет нарушены правила оформления первичной документации, а, соответственно, и документооборот в целом.

Основная цель использования факсимильной подписи состоит в том, чтобы заменить рукописный вариант электронным. Данная подпись сможет идентифицировать лицо, подпись которого поставили с помощью факсимиле.

Обычно такую подпись подделать нет возможности.

Некоторые предприниматели, когда передают право пользования факсимильной подписью на сотрудника, который примет на себя данную обязанность, выписывают доверенность.

Многие сотрудники сталкиваются с такой ситуацией, когда они не знают каким образом можно поставить факсимильную подпись на электронном документе. Для этого существует достаточно много программ, которые облегчают работу сотрудника компании.

Преимущества факсимильной подписи

Существует целый ряд преимуществ по использованию факсимиле в документообороте компании:

  • Используя факсимильную подпись сотрудникам, а также другим предприятиям не придется затрачивать очень много времени для того, чтобы изучить переданные документы;
  • Данная подпись сразу позволяет определить человека, который ее поставил;
  • Вся информация, которая указана в документе, является конфиденциальной, за счет этого у компании могут снизиться финансовые риски потерь;
  • Можно оформить и заключить достаточно быстро любые сделки между компаниями;
  • В сформированном документе будет содержаться только достоверная информация;
  • Обмениваться документами внутри компании, а также за ее пределами станет намного проще и быстрее;

Факсимильная подпись очень сильно облегчает и ускоряет работу на предприятии, как для предпринимателей, так и для бухгалтеров.

Источник: http://waytop.ru/faksimilnaya_podpis_faksimile.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.