+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Факсимиле – экономия времени или риск?

Содержание

Можно ли оспорить расторжение договора аренды если в уведомлении факсимиле вместо подписи

Факсимиле – экономия времени или риск?

Среди непременных реквизитов, которые придают распорядительным документам юридическую силу, числится собственноручная подпись руководителя. Документы, заверенные факсимиле, будут недействительны.

Поскольку кадровая документация в большинстве своем требует подтверждения ответственного лица, то и применение факсимиле вместо личной подписи неправомерно. На доверенностях Выдача доверенности зачастую предполагает последствия финансового характера. По п.1 ст.

185 доверенность это сделка односторонняя. По этой причине невозможно применения факсимиле по соглашению. Поэтому заверять доверенность следует собственноручной подписью ответственного лица.

Если лицо, действующее на основании доверенности с факсимиле, подпишет какой-либо договор, то при взаимодействии с налоговым ведомством такой документ не будет признан действительным. Попросту потому, что полномочия такого лица не будут признаны.

Список сообщений IP/Host: 78.36.71. Договор аренды и факсимиле Всем добрый вечер! Подскажите, пожалуйста, считается ли договор аренды (одна сторона — юрлицо, другое — предприниматель) действительным, если при подписании юрлицом было использовано факсимиле вместо «живой» подписи.

При этом никакого соглашения об использовании факсимиле нет.
Заранее всем большое спасибо. #1 IP/Host: 81.91.47. Re: Договор аренды и факсимиле Думаю, если дойдет дело до суда, сей факт станет «камнем преткновения» и его (договор) могут признать недействительным. #2 IP/Host: 194.186.178.

Re: Договор аренды и факсимиле Договор аренды чего? #3 IP/Host: 81.91.47.
Внимание

Re: Договор аренды и факсимиле А не проще составитть это осглашение сейчас? #4 IP/Host: 80.82.42. Re: Договор аренды и факсимиле факсимиле — это один из способов нанесения, и одзначно тветить сложно.

Согласно п. 2 ст.

Факсимиле – экономия времени или риск?

Важно

Оформление многих документов требует постановки личной подписи ответственного лица. В отдельных случаях подпись заменяется иными вариантами подтверждения подлинности документа.

При этом электронная подпись не единственный выход, да и не все ее используют. В хозяйственном обороте широко распространено применение факсимиле.
Где разрешается использовать факсимильную подпись в 2018 году? Общие моменты Компания, использующая факсимильные подписи, должна выработать стандарты их применения. Необходимо документально оформить порядок использования и хранения оттиска подписи.

Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле

Кирилл К. Дело не в способе связи. Согласно п.2 ст.

160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Согласно ч.3 ст.

75 АПК РФ документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также документы, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором.

Но при этом, согласно ч.1 ст.

Уведомление о расторжении договора факсом

Поэтому в большинстве случаев проще оформить доверенности сотрудникам на право подписи определенных документов. Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»: 2018 г.

  1. Гарантии в договоре: от налоговых убытков и не только, № 4
  2. Оформляем доверенность правильно, № 3
  3. Применяем УПД с середины года, № 2
  4. Нумерация документов с нового года, № 1

2017 г.

  1. Риски внедоговорной поставки: если договор и накладная «не дружат», № 11

2016 г.
Доказать впоследствии, что факсимиле применялось неправомерно достаточно сложно. Потому очень важно предусмотреть порядок хранения и использования факсимиле.

При этом в компании может одновременно использоваться столько оттисков подписи, сколько сочтет нужным ответственное лицо. Нормативное регулирование Возможность использования факсимиле предусмотрена п.2 ст.160 ГК РФ.

Данная норма предусматривает, что использовать факсимильное воспроизведение подписи при помощи копирования допускается в случаях, предусмотренных законом, правовыми актами или соглашением сторон. Хотя использование факсимиле довольно рискованно, оно часто применяется в хозяйственном обороте.

При этом арбитражная практика благосклонно относится к применению факсимиле между контрагентами даже при отсутствии соглашения сторон.

При составлении соглашения нужно приложить к нему таблицу с образцами собственноручных росписей лиц, полномочных использовать факсимиле и образчиками соответствующих оттисков. Дополнительно следует оговорить действия сторон в ситуации утери клише.

Когда договор заверяется факсимиле при отсутствии надлежащего соглашения, сделка может быть оспорена. Суд может признавать договор правомерным, если после подписания стороны совершали ряд действий, свидетельствующих о принятии договорных условий.

Но договор, подписанный факсимиле без предварительной договоренности в отсутствие ответственного лица почти всегда считается недействительным «по причине заверения ненадлежащим лицом». На товарных накладных Формально товарные накладные допустимо визировать посредством факсимиле, если имеется соответствующее соглашение контрагентов.

Источник: http://zakon52.ru/mozhno-li-osporit-rastorzhenie-dogovora-arendy-esli-v-uvedomlenii-faksimile-vmesto-podpisi/

В каких случаях можно использовать факсимиле?

Факсимиле – экономия времени или риск?

В условиях высокой конкуренции и увеличении производительности организации создают и получают множество самых разных документов, требующих подписи руководителя.

Ввиду отсутствия руководителя или при большом объеме производственной, кадровой, бухгалтерской и другой документации настоящей палочкой-выручалочкой может стать аналог личной подписи руководителя организации — факсимиле.

Но каким правовым статусом будет обладать эта подпись?

На документах какого рода ее можно ставить, чтобы это было законно?

Ответы на подобные вопросы приведены в каждом пункте данной статьи.

Понятие факсимиле

На законодательном уровне понятия факсимиле до сих пор не существует.

Хотя данное понятие фигурирует в положениях, актах, инструкциях, письмах различных учреждений и организаций и даже затрагивается в Гражданском кодексе Российской Федерации, определения юридического характера этому понятию не дано.

В толковых словарях и энциклопедических справочниках можно найти определения факсимиле, которые немного различаются, но можно вывести общее: факсимиле – это штамп, позволяющий поставить точную копию подписи должностного лица, которая служит удостоверением его полномочий.

Основная проблема факсимиле – по сравнению с собственноручной личной подписью нельзя с уверенностью сказать, что в подписанном факсимиле документе отражено волеизъявление того человека, чья подпись и была поставлена с помощью факсимиле.

Следовательно, употребление факсимильной подписи будет оправданным только при создании оптимального механизма идентификации правового статуса и подлинности документов, утвержденных факсимильным способом.

Смысл печати, штампа и факсимиле: различия

Печать наделяет бумагу юридической силой и должна подкрепляться подписью уполномоченного лица.

Штамп стандартизирует документы, указывая на их принадлежность конкретной организации.

Факсимиле тоже позволяет наделять бумаги юридической силой, но только в определенных случаях, указанных в нормати́вных правовых актах или в договоре сторон.

Необходимость факсимиле

Основные факторы, вызывающие необходимость использовать факсимиле:

  • руководителя нет в данный момент на работе или его предельная занятость;
  • большой объем документов, которые руководителю необходимо лично подписать;
  • ускорение и упрощение процесса обмена документацией внутри организации;
  • ускорение оформления и заключения сделок между организациями.

Вообще, любая организация имеет право сделать количество устройств факсимиле, соответствующим количеству персонала, который наделен правом заверять документы. На практике руководитель решает, какое количество факсимиле его подписи будет оптимальным.

Правовое положение факсимильной подписи

Гражданский кодекс Российской Федерации определяет допустимость употребления факсимиле в двух случаях: если факсимиле разрешается законом и использование факсимиле прописано в договоре сторон.

Именно в данных обстоятельствах факсимильная подпись может стать аналогичной собственноручной и будет наделяться таким же правовым статусом.

Здесь необходимо учитывать один важный момент: гражданское законодательство неприменимо к следующим отношениям:

  • отношениям, базирующимся на властном подчинении одной стороны другой;
  • отношениям налоговых органов и налогоплательщиков;
  • финансовым отношениям;
  • административным отношениям.

Закрепление права использования факсимильной подписи по соглашению сторон

Право применять факсимиле по соглашению сторон следует зафиксировать одним из двух путей:

  • такое соглашение между сторонами договора оформляется в виде отдельного документа;
  • соглашение включается в текст основного договора отдельным пунктом.

Спорные позиции

Налоговая служба Российской Федерации часто отклоняет запросы налогоплательщиков о вычетах с претензией постановки на счетах-фактурах факсимиле вместо личной подписи.

Работники налоговых служб при этом отсылают к пунктам Налогового кодекса Российской Федерации. В налоговом кодексе предельно ясно прописано условие обязательной личной подписи счетов-фактур уполномоченными лицами.

Эта ситуация не устраивает и покупателей, и продавцов, поэтому споры по этой позиции налоговых органов продолжаются.

Решения судов по вопросу использования факсимильных подписей на счетах-фактурах

Судебные органы заявляют, что до нынешнего времени не существует правил, позволяющих ставить факсимильную подпись налогоплательщикам и работникам налоговых инспекций.

И вердикты различных судов разделились:

  1. Одни полагают употребление факсимиле при оформлении счетов-фактур неправомерным.
  2. Другие считают это допустимым, поскольку прямого запрещения употребления факсимильной подписи на счетах-фактурах в Налоговом кодексе нет.

Решение Высшего суда

Высший арбитражный суд Российской Федерации постановил, если стороны документально в начале операций оформили право использовать факсимильную подпись, то подписанные таким способом счета-фактуры считаются документом, наделенным юридической силой.

Также ВАС РФ указал на недопустимость предоставления налоговой декларации с факсимиле.

Кроме этого, этот суд посчитал невозможным применять факсимиле в работе налоговых инспекций.

Возможные риски

Возможные риски употребления аналога личной подписи сближаются с рисками, сопровождающими употребление гербовых и простых печатей.

Эти риски формулируются в виде вопросов:

  • у кого находится устройство факсимиле?
  • насколько адекватно пользуется своими полномочиями лицо, которому доверили факсимиле?
  • где хранится факсимиле?

Факсимильная подпись разрешается

На основе анализа разнообразных правовых актов, регламентов и инструкций из разных регионов страны выделим документы, на которых можно поставить факсимильную подпись:

  • письма с поздравлениями, приветствиями и благодарностями;
  • почетные грамоты, пригласительные открытки, бумаги извещающего характера;
  • копии различных официальных бумаг;
  • квитанция по аккредитиву;
  • кассовая книга, приходный и расходный ордеры, книга учета денежных средств и др.;
  • документы по учету сырья и материалов;
  • ведомости и прочие документы, учитывающие заработную плату сотрудников;
  • ведомости и табели, учитывающие личный состав, отработанное время;
  • акт приемки или передачи работ и услуг;
  • удостоверения (правила и порядок употребления факсимиле для утверждения служебных удостоверений прописывается в соответствующих положениях и инструкциях);
  • наградные удостоверения;
  • различные патенты, свидетельства, сертификаты Федеральной службы по интеллектуальной собственности и другие документы этой службы;
  • свидетельства о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
  • полисы обязательного медицинского страхования.

То есть, факсимиле можно употреблять, оформляя документы, не несущие крупной материальной ответственности

.

Факсимильная подпись запрещается

Употребление факсимиле имеет некоторые существенные запреты.

Запрещается утверждать факсимиле документы следующего типа:

  • законы, нормативные акты;
  • налоговые декларации;
  • трудовой договор;
  • письменное уполномочивание, доверенность;
  • вексельные документы;
  • различные платежные документы;
  • первичные учетные документы;
  • счета-фактуры;
  • конкурсные документы;
  • различные заявления физических и юридических лиц.

Порядок применения факсимильной подписи

Если необходимо стандартизировать процесс применения факсимильной подписи и минимизировать риски, то руководителю следует издать документ, предусматривающий порядок использования и хранения факсимиле.

То есть, разработать правовой акт по организации (положение или указ).

В нем нужно представить список документов, которые правомерно утверждать факсимильной подписью, указать сотрудника (или сотрудников), в должностные обязанности которого войдет обеспечение сохранности факсимиле и ответственность за нарушение правил его использования и хранения.

Если правильно составить такой акт, то невозможно по закону признать такую подпись недействительной. А в случае ненадлежащего исполнения своих обязанностей, указанных лиц можно привлечь к ответственности.

Преимущества факсимиле

Можно выделить достаточно значимые преимущества употребления факсимиле в документообороте организации:

  • сокращение количества времени на изучение документации;
  • факсимиле позволяет указывать на лицо, которое ее применило;
  • при наличии договора сторон о применении факсимиле можно проводить в достаточно малые сроки любые соглашения и операции между организациями;
  • обмен документацией внутри самой организации и с другими организациями существенно ускорится;
  • упрощение и ускорение работы бухгалтерского состава и руководителей.

Заключение

Законы, инструктивные письма, положения и др. позволяют достаточно широко применять факсимильный аналог подписи в хозяйственной деятельности организации и в обработке многих документов.

Но вместе с этим, применение факсимиле налагает определенную ответственность на руководителей и лиц, уполномоченных использовать такую подпись, поскольку часто документы, заверенные факсимиле становятся причиной судебных разбирательств.

Ответственность и контролирование процесса исполнения правил хранения и применения факсимиле обязан осуществлять руководитель организации. Как и печати и штампы, процесс движения устройства факсимиле внутри организации следует отмечать в журнале учета и выдачи печатей и штампов.

Заменить факсимиле можно выписыванием доверенности на определенные действия или заверением документов ответственным и доверенным сотрудникам.

Источник: http://pozvoniuristu.ru/socium/faksimile.html

Где можно использовать факсимиле в 2019 году – подписи, в России, на товарных накладных

Факсимиле – экономия времени или риск?

Оформление многих документов требует постановки личной подписи ответственного лица. В отдельных случаях подпись заменяется иными вариантами подтверждения подлинности документа.

Где в 2019 году применяется факсимиле в России? Использовать собственноручную подпись ответственного лица на документах не всегда возможно.

Уполномоченный сотрудник может находиться в отъезде, отпуске, на больничном. При этом электронная подпись не единственный выход, да и не все ее используют.

В хозяйственном обороте широко распространено применение факсимиле. Где разрешается использовать факсимильную подпись в 2019 году?

Общие моменты

Компания, использующая факсимильные подписи, должна выработать стандарты их применения. Необходимо документально оформить порядок использования и хранения оттиска подписи.

Руководитель организации обязан издать приказ, утверждающий, кто может применять факсимиле, для каких документов, и какая ответственность предусмотрена за неправомерное использование.

Нормами гражданского законодательства допускается использование при заключении сделок факсимильного воспроизведения подписи.

Но такая возможность должна быть предварительно оговорена сторонами и закреплена соглашением или законодательными нормами.

Поскольку официального правового статуса факсимильная подпись не имеет, то основанием для ее использования может выступать только письменное соглашение участников сделки.

Составляется соглашение в произвольной форме, как отдельный документ или приложение к основному договору. В нем указывается:

  • Ф.И.О. и должности работников, имеющих право использовать факсимиле;
  • образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
  • действия сторон в случае увольнения указанных лиц;
  • период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).

Подписывается соглашение собственноручными подписями. В дальнейшем документооборот между участниками соглашения может вестись при использовании факсимиле.

Несколько иначе обстоит дело с иной документацией – счетами-фактурами, товарными накладными, актами выполненных работ, налоговой отчетностью и т. д.

В некоторых случаях применение факсимиле весьма рискованно, а порой и вовсе запрещено.

Приказ об изготовлении и использовании факсимиле можно скачать здесь. Бланк соглашение об использовании факсимиле можно скачать здесь.

Необходимые термины

Факсимиле это фотографически точное изображение (клише) документа, печати и подписи на нем. Фактически это печать, оставляющая на бумаге оттиск собственноручной подписи ответственного лица.

То есть факсимильная подпись точно воспроизводит подпись конкретного лица, являясь ее аналогом, выполненным механическим способом.

К факсимиле можно отнести и копию отсканированной подписи, добавляемую к электронным документам.
Факсимиле является некоторой разновидностью печатей и штампов, но имеет и отличия.

Функция печати заключается в подтверждении подлинности документа. На ней содержится основная информация о компании – наименование, логотип, ИНН/ОГРН.

Оттиск штампа содержит надпись, необходимую для организационной работы внутри компании (получено, оплачено и прочее).

Документы, заверенные печатью, обладают юридической силой. Штамп не влияет на правовой статус бумаг. По смыслу факсимиле ближе к печати, поскольку имеет юридическую силу.

Но при этом применять факсимильную подпись можно в ограниченных случаях, не связанных с финансовыми вопросами.

Каково его назначение

Основными факторами необходимости использования факсимиле является:

  • отсутствие ответственного лица;
  • высокая загруженность руководства;
  • большой объем документов, требующих подписи.

Суть применения факсимиле в том, что оно заменяет подпись определенного лица на документе. При этом преимущество факсимильной подписи – в ускорении документооборота.

Например, нужно срочно подписать договор, но руководитель отсутствует на месте. Работник, ответственный за использования факсимиле, может заверить документ от имени руководителя факсимильной подписью.

Вместе с тем, применения факсимиле это достаточно высокий риск. Если оттиск попадет в чужие руки, то велика вероятность неправомерного его использования.

Доказать впоследствии, что факсимиле применялось неправомерно достаточно сложно. Потому очень важно предусмотреть порядок хранения и использования факсимиле.

При этом в компании может одновременно использоваться столько оттисков подписи, сколько сочтет нужным ответственное лицо.

Нормативное регулирование

Возможность использования факсимиле предусмотрена п.2 ст.160 ГК РФ. Данная норма предусматривает, что использовать факсимильное воспроизведение подписи при помощи копирования допускается в случаях, предусмотренных законом, правовыми актами или соглашением сторон.

Хотя использование факсимиле довольно рискованно, оно часто применяется в хозяйственном обороте.

При этом арбитражная практика благосклонно относится к применению факсимиле между контрагентами даже при отсутствии соглашения сторон.

А вот ФНС и Минфин полагают, что применение факсимиле для заверения документов не порождает последствий налогового характера.

По мнению указанных ведомств нельзя использовать факсимиле на платежных документах, отчетности и доверенностях.

Поскольку порядок применения факсимиле не достаточно урегулирован законом, то зачастую отношение к документам с факсимильной подписью крайне неоднозначное.

Периодически судом рассматриваются дела на предмет правомерности применения использования факсимиле на тех или иных документах.

Где можно использовать факсимиле подписи

Несмотря на все существующие риски, факсимиле используется и весьма активно. Однако, планируя применение клише, следует четко разграничить возможность применения для различных документов.

Желательно, чтобы в компании был предусмотрен подробный список документов, какие можно заверить копией подписи.

До составления такого перечня нужно изучить правовые нормы и судебную практику, связанную с применением факсимиле.

Неправомерное употребление факсимиле ведет к признанию недействительности бумаг, что может привести к негативным последствиям, в том числе и финансового характера.

Для подписания договоров

Закон позволяет использовать факсимиле при оформлении договоров, если имеется соответствующее соглашение меж сторонами. Однако есть и нюансы.

Соглашение о применении факсимиле может быть включено в сам договор. В таком случае действительность факсимильного заверения не внушает сомнений.

Если основной договор подписывается собственноручной подписью, а последующие документы – факсимиле, то важно предусмотреть вероятность подделки оттиска.

При составлении соглашения нужно приложить к нему таблицу с образцами собственноручных росписей лиц, полномочных использовать факсимиле и образчиками соответствующих оттисков. Дополнительно следует оговорить действия сторон в ситуации утери клише.

Когда договор заверяется факсимиле при отсутствии надлежащего соглашения, сделка может быть оспорена.

Суд может признавать договор правомерным, если после подписания стороны совершали ряд действий, свидетельствующих о принятии договорных условий.

Но договор, подписанный факсимиле без предварительной договоренности в отсутствие ответственного лица почти всегда считается недействительным «по причине заверения ненадлежащим лицом».

На товарных накладных

Формально товарные накладные допустимо визировать посредством факсимиле, если имеется соответствующее соглашение контрагентов.

Но налоговые органы могут счесть такое заверение неправомерным, доначислив налог на прибыль покупателю и при этом отказав в вычете НДС.

Основанием высказывается то, что товарные накладные признаются первичными документами и обязаны соответствовать существующим требованиям.

А первичная документация в качестве обязательного реквизита должна обладать личной подписью уполномоченного лица.

Но норма о наличии непременных реквизитов действует лишь для документов, для каковых не предусмотрены типовые формы. Для товарных накладных применяются учрежденные Госкомстатом формы.

Требования по их заполнению не указывают на использование «живой» подписи и не содержат запрета на факсимильное воспроизведение подписи.

То есть использовать факсимиле можно для унифицированной формы товарной накладной, но нельзя применять для самостоятельно разработанной формы документа. Но нужно быть готовым, что ФНС не согласится с такой позицией.

На актах выполненных работ

Для акта о выполнении работ унифицированной формы не предусмотрено. По этой причине документ оформляется в свободной форме с отображением обязательных реквизитов, в том числе и собственноручных подписей должностных лиц.

Но суды обращают внимание, что факсимильная подпись это отнюдь не копия, а метод воспроизведения оригинала личной подписи.

При этом ни бухгалтерское, ни налоговое законодательство не уточняет определения личной подписи. Соответственно, личная подпись может быть собственноручной, цифровой или факсимильной.

: использование факсимиле

И если меж контрагентами существует соглашение об использовании факсимиле, то его разрешено применять для заверения актов выполненных работ и иных документов.

В кассовых документах

Можно ли использовать факсимиле при подписании первичных документов и кассовой документации?

По п.2 ст.9 Закона «О бухучете» первичная учетная документация к учету принимается при наличии собственноручных подписей ответственных за свершение хозопераций лиц.

Первичными признаются все документы, выступающие основанием для ведения бухгалтерского учета. То есть кассовые документы могут заверяться исключительно оригинальной подписью.

На счетах-фактурах

Факсимиле на счетах-фактурах препятствует реализации прав на вычет НДС. Вероятность принятия НДС к вычету на основании счета-фактуры, заверенного факсимиле долго оставалась спорной.

Окончательный запрет был установлен в 2011 году Президиумом ВАС РФ. И все же, арбитражные суды нередко занимают сторону налогоплательщиков.

Что касается налоговой службы и Минфина РФ, то они считают использование факсимиле нарушением норм при оформлении счета-фактуры. Вычет НДС в подобной ситуации не предоставляется.

В кадровых документах

Согласно ст.67 ТК РФ нельзя использовать факсимиле при оформлении трудовых договоров. Распространяется запрет и на все приказы руководителя, связанные с приемом персонала на работу.

Среди непременных реквизитов, которые придают распорядительным документам юридическую силу, числится собственноручная подпись руководителя.

Документы, заверенные факсимиле, будут недействительны. Поскольку кадровая документация в большинстве своем требует подтверждения ответственного лица, то и применение факсимиле вместо личной подписи неправомерно.

На доверенностях

Выдача доверенности зачастую предполагает последствия финансового характера. По п.1 ст.185 доверенность это сделка односторонняя.

По этой причине невозможно применения факсимиле по соглашению. Поэтому заверять доверенность следует собственноручной подписью ответственного лица.

Если лицо, действующее на основании доверенности с факсимиле, подпишет какой-либо договор, то при взаимодействии с налоговым ведомством такой документ не будет признан действительным.

Попросту потому, что полномочия такого лица не будут признаны. На недопустимость применения факсимиле в доверенностях ФНС указало еще в 2004 году в Письме № 18-0-09/000042@.

На бухгалтерских бланках

Вопрос о применении факсимиле на бухгалтерских документах довольно давно относится к спорным ситуациям.

Налоговое и бухгалтерское законодательство не содержит прямого запрета в отношении факсимильной подписи. Но недопустимость использования оттиска подписи вытекает из обратных норм.

В частности первичная документация должна содержать личную подпись руководителя или иного ответственного лица.

Позиция о недопустимости использования факсимиле для документов, влекущих финансовые последствия, поддерживается и судами.

Разъясняется такая точка зрения тем, что подпись на финансовых документах свидетельствует о личном согласии ответственного лица, а факсимильное воспроизведение в данном случае нельзя считать личным согласием.

Плюсы и минусы

Применение факсимиле имеет, как преимущества, так и недостатки. К несомненным плюсам можно отнести возможность заверения документов в отсутствие ответственного лица, особенно когда требуется срочное подписание.

Это ускоряет и упрощает документооборот. Но вместе с тем использование факсимильной подписи сопряжено с рисками.

Например, лицо, владеющее оттиском подписи, может использовать его в своих целях. Или же клише может попасть к постороннему человеку.

По этой причине так важно предусмотреть порядок применения факсимиле, а именно:

В соглашении с контрагентомДолжно четко прописываться, для каких случаев и кем может использоваться факсимиле
В рабочее время храниться факсимилеДолжно у ответственного сотрудника, в недоступном для прочих лиц месте
В нерабочее времяСохранять клише следует в сейфе

Каждый факт выдачи и приема факсимильного оттиска должен строго фиксироваться. Периодически следует проверять наличие клише у ответственных лиц.

В случае увольнения ответственного лица клише должно быть своевременно изъято или уничтожено.

В целом использование факсимиле создает для предприятия существенные правовые риски.

Целесообразнее применять альтернативу факсимильной подписи, выдавая доверенность сотруднику, уполномоченному на подпись документов.

Источник: http://jurist-protect.ru/gde-mozhno-ispolzovat-faksimile/

В каких документах можно использовать факсимиле, а в каких нет?

Факсимиле – экономия времени или риск?

В законодательстве России не определено понятие факсимиле, хотя стоит отметить, что данное понятие в законодательном поле существует и применяется как в законодательной базе, так и в практике применения факсимиле в государственных и муниципальных органах.

Факсимиле — что это?

Факсимиле — это точное воспроизведение подписи при помощи печати или фотографии, таким образом распечатанное фото подписи на документе приравнивается к факсимиле, абсурд, но получается это именно так.[/box]

В Гражданском Кодексе закреплено в статье 160 «Условия применения факсимиле»: использование разрешается в ограниченных случаях, если данное разрешено законом по соглашению сторон, а так же в случае, если данная возможность предусмотрена в других нормативных актах.

Где можно ставить факсимиле ?

Существует целый ряд нормативных актов разрешает, использование факсимиле, как правило с целью ускорения работы, и быстрого обслуживания клиентов и посетителей. Они, например, разрешают использовать конкретно бухгалтерам и директорам организаций и структурных подразделений данной организации, аналогичным сотрудникам данных структурных подразделений.

Например, подобные разрешения есть в пенсионном фонде, который разрешает заверять чеки, для выплаты пенсии. К слову, даже доверенности можно подписывать факсимиле, но в таком случае нужно обязательное разрешение использование факсимиле в письменном виде в договоре или приложении договора, конкретно на применение ее при подписании доверенности.

Факсимиле — юридическая сила

Самое распространённое применение факсимиле получает в договорных отношения, связано это в первую очередь с развитостью данных отношений.

[box type=»download»] Так п.2 статьи 160 разрешается применение факсимиле при заключении договоров в случае обоюдного согласия лиц, заключивших договор.

Важным моментом такого применения факсимиле, который отмечают прежде адвокаты, что факсимиле должна быть использована с указанием в договоре условий ее использования или других договорных актах между лицами, имеющими всеобщую юридическую силу.[/box]

В случае нефиксации условий применения факсимиле, в случае обращения одной из сторон в суд, сторона, которая применяла факсимиле без фиксации условий и порядка ее применения, проиграет суд по законным несоблюдениям простой формы письменной сделки, которая закреплена пунктом выше, чем упоминание о факсимиле в Гражданском кодексе в пункте 1 статьи 160.

Другие правовые акты

Как мы уже отмечали выше факсимиле активно применяется в правоприменительной деятельности, этому ярче всего свидетельствует приказ Министерства Внутренних Дел под номером 130.

В данном нормативном акте четко зафиксировано положение о том, что руководители имеют право применять факсимиле при подписании документов и других правовых актов, за исключением одной категории актов, которые они не имеют право заключать посредствам факсимиле. Это документы, которые влекут материальную ответственность.

В государственных и муниципальных органах активно применяется факсимиле, то же и касается государственных и частных компаний, создают специальные акты по их применению.

Такие акты по применению существуют в различных органах, например, в службе судебных приставов, во многих муниципалитетах.

Мер или глава администрации издали акты, регламентирующие применение факсимиле.

Важной особенностью и отличием применения факсимиле в сравнении с приказом МВД может служить то, что их разрешают применять в случае создания большего количества копий, или, например, органов, которые грубо говоря штампуют однотипные документы.

Особенностью же подобных актов является то, что ни в одном из приведенных актов не зафиксировано понятие факсимиле. По всей видимости считая, что данное понятие должно быть зафиксировано в законодательной базе, принимаемой избирательным органов государственной власти.

Использование факсимиле в договорных отношениях

Частично мы уже затронули применение факсимиле в договорных отношения выше.

[box type=»download»] Важнейшим выводом, который стоит сделать для всех, кто желает применять факсимиле в договорах, что в случае их применения обязательно стоит прописать условия их применения в договоре или условия и порядок их применения в приложении к договору, либо другом договоре между лицами, имеющими общую юридическую силу на взаимодействие между данными лицами.[/box]

Стоит отметить важное условие, что применение факсимиле не может быть на том документе, который устанавливает порядок и формы применения данного факсимиле. То есть, если подписываете договор с приложениями, где упоминается о порядке применения факсимиле, то его применять вы сможете только когда вы собственноручно подпишите данный договор.

И применять его сможете во всех других актах, которые вытекают из данного договора. А так же применение факсимиле, на основании социального договора о факсимиле между лицами возможно только в случае такого же собственноручного подписания данного договора.

Еще важным положением, который показывает верность выше представленных суждений с опорой на законодательную базу России, это постановление Арбитражного суда, в котором говорится и указывается то, что в качестве доказательств могут быть представленны документы, подписанные факсимиле, но с условием, что стороны договорились о его использовании в соглашении.

Практическая сторона

Для понимания необходимости факсимиле, представьте, что вам необходимо подписать документ сегодня, не завтра, скорее даже вчера, а лица, которые должны его подписать с обратной стороны, нету. В такой ситуации вас выручит либо факсимиле, либо электронная подпись.

Но помните, финансовые документы таким образом вы не подпишите. Для изготовления вашего факсимиле вам потребуется лишь верно расписаться на белом листке бумаге и сегодня или в ближайшие дни вы получите свою факсимиле. Факсимиле изготавливают там же где и штампы, и печати.

Мнение судей

Судебная система подтверждает едино факт отсутствия установленных законодательством норм, по которым факсимиле разрешалось бы применять в налоговой. На основании этого. применение факсимиле также запрещено в счет-фактурах.

Но к спорным вопросам стоить отнести также позицию налоговой, так существуют решения судов по которым применение факсимиле в счет фактурах разрешалось и более того признавалось законным.

Основаниям тому служило то, что федеральное собрание разрешает применять факсимиле в определенных случаях. Но не запрещает применение факсимиле, для победы в подобном суде также необходимо обладать четью доказательств, имеющих существенную часть.

[box type=»download»] В итоге, можно сойтись, что в налоговом кодексе нет запрета на применение факсимиле, но налоговая, если узнает о её применении, отказывается применять, именно поэтому выигрывают как правило суды, на это право она не имеет, но и в случае с принятой и отклонённой декларацией или отчетом.[/box]

Вердикт Высшего суда

Вердиктом высшего арбитражного суда был положен конец касательно спора о юридической силе факсимиле в различных документах. Таким образом, все счета-фактуры, подписанные и подписываемые были признаны имеющими юридическую силу.

Далее он подтвердил славившуюся практику применения клеше, а так же прописанную в Гражданском Кодексе, в случае, если в договоре есть условия про применения факсимиле или есть дополнительные приложения или специальные договора кусаемые факсимиле.

То подписанные с помощью факсимиле документы будут считаться действительными и подлежать исполнению.

Но тем немение, высший арбитражный суд верзил свое четкое мнение и касательно применения факсимиле в налоговой декларации.

Суд высказал позицию, что применение факсимиле может привести к подаче неверных данных и даже к подаче ненадежными лицами документов строгой отчетности.

Применение факсимиле при подаче соответственно налоговой декларации не рекомендует и запрещает. Всем сотрудникам налоговой инспекции запрещено использовать факсимиле. Таким образом, тот орган, который активней всего отстаивал позицию по запрету факсимиле, отстоял данную позицию и теперь сотрудники налоговой инспекции не могут применять факсимиле.

В случае, если будет выявлено, что сотрудники налоговой инспекции применяют факсимиле, все подписанные данным способом документы не будут иметь юридической силы. На высшего суда так же запрещает использовать факсимиле при подписании/заключении денежных чеков, платежных поручений в иностранной валюте и национальной валюты, векселей.

Роль факсимиле с позиции закона

Проанализировав все вышесказанное, можно заметить, что применение факсимиле имеет весьма сложную структуру, мягко говоря, нельзя просто так взять и начать штамповать свою подпись на все документы где она требуется.

Так как печатью пользуется все организации, а для подтверждения документа завизированного печатью организации, всегда ставиться подпись уполномоченного лица.

С целью недопущения появления подделок, а также неправомерного использования факсимиле в деятельности компании, судом, законодательной и исполнительной властью введено множество ограничений нацеленных на недопущения подобных неправомерных действий иных лиц.

Скорей всего, дальнейшая роль факсимиле будет только расти, наверняка, и уровни защиты будут повышаться. Также возможно возрастание роли электронной подписи в обороте, так как уже многими государственными структурами и фирмами в своей работе используется электронная подпись.

Некоторые советы

[box type=»download»] Если вы являетесь директором и применяете для подписания документов факсимиле, то издайте локальный нормативный акт, касаемый применения вашей факсимиле, кто может ею пользоваться кроме вас, когда допускается её применения.[/box]

Если вы заключаете договор с долговременным использованием, заранее оговорите условия использования факсимиле, согласны ли ваши партнёры использовать факсимиле или согласовать вам данное право.

Помните, что если вы не пропишите данное положения, все дальнейшие документы, где вы ставите факсимиле, могут быть и в случае, если абонентная сторона подаст в суд, будут признаны ничтожными.

Многие юристы, адвокаты а так же граждане часто сталкиваются с применением факсимиле, что законодательная власть России скоро определит термин и формы и порядок применения факсимиле. Это единственный законный способ определить законность факсимиле и убрать огромное множество разногласий, существующих касаемо факсимиле.

[box type=»download»] Мы также вам советуем, если вы планируете использовать факсимиле, включите следующие условие в договор: Факсимильная подпись имеет такую же силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица.[/box]

Стороны признают правомочность и законность документов, завизированных факсимильной подписью, или условие носящие аналогичный смысл. Или может быть заключен специальный договор или соглашения, которым будет определено использование факсимиле между лицами.

Следует описать следующие условия в тексте договора, которые упрочат юридическую силу вашего факсимиле это:

  1. Перечислить все документы в которых может быть применено факсимиле;
  2. Перечислить всех лиц которые имеют право применения факсимиле для подтверждения или заключения актов;
  3. Непосредственно сам оттиск факсимилекоторый будет использоваться за заключения документов.

Заключение трудового договора с использованием факсимиле

В трудовом кодексе нет ограничений на использование факсимиле, но опять же, если в организации не предусматривают применение факсимиле, то данный трудовой договор будет признан ничтожным, а работодателя можно обвинить в нарушении ваших трудовых прав, так как трудовой договор по факту не заключен.

Так же и подписание других трудовых документов, подписываемых с помощью факсимиле, в случае наличия локального акта по поводу применения факсимиле будут иметь юридическую силу.

Источник: http://urist7.ru/business/gde-ispolzovat-faksimile.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.