+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Электронный документооборот: как оформить?

Содержание

Электронный документооборот между организациями

Электронный документооборот: как оформить?

Одной из ключевых задач предприятия является создание определенных условий для взаимодействия и работы с другими компаниями.

Именно по этой причине в настоящее время все фирмы стараются переходить с бумажного на электронный документооборот между организациями. В самое ближайшее время такой способ передачи данных станет основным для всех предприятий нашей страны.

Тем более, что законодательство Российской Федерации теперь разрешает использовать подобные системы на законных основаниях.

Каким образом осуществляется электронный документооборот между различными компаниями?

Для того, чтобы предприятие имело возможность обмениваться данными с другими, значимыми для него компаниями, оно должно провести специальную процедуру по внедрению соответствующего программного комплекса.

Его вариант может быть выбран по желанию.

Использование такой системы дает возможность оперативно отправлять и получать важную информацию от других фирм, используя при этом соответствующие телекоммуникационные каналы связи.

Подобный программный комплекс обычно включает в себя:

  • адресную книгу с необходимыми контактами;
  • возможность передавать или получать такую документацию, как счета-фактуры, договоры на поставки и т.д.;
  • интеграцию с другими видами систем, которые используют партнеры компании;
  • хранение и упорядочение исходящих или входящих писем;
  • электронно-цифровую подпись и шифровку отправляемых файлов;
  • поддержку бизнес-документации и неформальных данных (осуществляется посредством применения специально разработанных стандартов).

Достоинства внедрения и использования электронного документооборота

Главными преимуществами применения систем для электронного обмена информацией являются:

  1. Значительное снижение затрат бюджета организации на отправку документации другим фирмам. Это связано с отсутствием необходимости в расходах на почтовые пересылки или содержание курьера в штате.
  2. Возможность существенно экономить пространство в офисе, поскольку все данные будут храниться в электронной форме, а не в отдельных помещениях, когда используются бумажные носители.
  3. Оперативное получение данных другими организациями. Для этого потребуется буквально несколько секунд.
  4. Простота в эксплуатации системы и удобство в работе. Сотрудник с легкостью может найти нужный файл по определенным критериями, осуществлять составление документов по шаблонам, отслеживать передачу данных другим компаниям.

Каким образом обеспечивается юридическая значимость отправляемой и принимаемой информации?

Если организация планирует производить обмен документацией со своими партнерами, то ей следует внести все сведения о них в свою учетную политику. В данном случае потребуется предусмотреть такие важные моменты, как получение определенных файлов и принятие информации, содержащейся в них, к налоговому или бухгалтерскому учету.

Помимо этого, в настоящее время законодательство страны обязывает все российские предприятия составлять специальное соглашение, которое разрешает обмен документацией, представленной в электронной форме.

Его можно заключить либо в качестве дополнения к основному договору с определенной компанией, либо отдельным документом. Первый вариант предполагает получение и отправку данных, касающихся только конкретного договора, а второй не запрещает обмениваться любой информацией.

Данный документ может быть составлен и подписан на любой срок.

Целесообразней будет оформить соглашение об обмене электронными документами, используя при этом бумажный носитель, поскольку это позволит не столкнуться в дальнейшем с какими-либо проблемами, связанными с партнерами или проверяющими инстанциями. Хотя у компании есть возможность составить его также в электронной форме, но для достоверности информации необходимо будет применить электронно-цифровую подпись.

Соглашение, предусматривающее обмен предприятий своей информацией, должно иметь следующие пункты:

  1. Тип применяемой электронно-цифровой подписи.
  2. Условия и очередность подписания всей документации.
  3. Порядок действий для связи компаний с удостоверяющим центром.
  4. Правила поведения сотрудников в ситуации, когда документ не может быть принят из-за отсутствия технических возможностей.
  5. Условия, при которых электронно-цифровая подпись является действительной и равнозначна собственноручной.

Электронный документооборот в организации дает обширные возможности не только для упрощения своих бизнес-процессов, но и позволяет оперативно и удобно взаимодействовать с контрагентами, от которых напрямую зависит результативность предприятия. Именно поэтому в настоящее время все успешные фирмы должны переходить с рутинной работы с бумажными носителями на усовершенствованный способ обмена между своими партнерами.

Электронный документооборот с контролирующими органами (Контур.Экстерн)

Юридически значимый электронный документооборот

Документооборот между удаленными подразделениями

Эффективность электронного юридически значимого документооборота

Источник: http://documentooborot.com/dokumentooborot/elektronnyj-dokumentooborot-mezhdu-organizaciyami.html

Документы которые можно передавать в электронном документообороте – Законники

Электронный документооборот: как оформить?

Отдельно отметим, возможность выставлять счета-фактуры в электронном виде закреплена в гл. 21 ст. 169 Налогового кодекса РФ. Электронные счета-фактуры составляются по взаимному согласию сторон сделки в соответствии с установленными и обязательными к применению форматами и порядком выставления.

Для товарных накладных и актов приемки-сдачи работ также утверждены форматы, которые, в отличие от электронных счетов-фактур, носят рекомендательный характер. 3.

Какие документы можно использовать в электронном виде с применением электронной подписи? Есть ли исключения? Электронный документ, подписанный электронной подписью, может применяться в любых правоотношениях, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на их использование.

Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и даже счета-фактуры и т.д. могут быть электронными.

Важно

Запрещено составлять и использовать в электронном виде документы строгой отчетности, требования к оформлению которых, жестко закреплены в нормах законодательства РФ. Согласно п. 5.7 ГОСТа Р 6.30-2003 типографским способом в обязательном порядке должны изготавливаться бланки документов, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

Использование ксерокопий данных бланков для создания документов не допускается. На практике, встречаются ситуации, когда законодатель не запрещает работать с документами в электронном виде, но никто не торопиться отказываться от бумаги.

Ярким примером служат кадровые документы. Дело в том, что перевести все кадровые документы в электронный вид достаточно сложно. Во-первых, часть таких документов имеет длительный или даже постоянный срок хранения, а вопрос долгосрочного хранения электронных документов пока остается открытым.

Обмен электронными документами: частые вопросы бухгалтеров

Также статья 6 ФЗ N 63 «Об электронной подписи» утверждает, документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, если нормы законодательства не требуют составления документа исключительно на бумаге. Для сдачи отчетности в государственные органы также потребуется использование усиленной квалифицированной электронной подписи.

Для решения задач межкорпоративного электронного документооборота можно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись.

Получить сертификат квалифицированной электронной подписи можно в любом аккредитованном Минкомсвязи РФ Удостоверяющем центре ( Перечень аккредитованных УЦ).

Квалифицированная электронная подпись позволяет осуществить доказательное подтверждение авторства документа, защиту от изменений и контроль целостности документа.

Электронный документооборот

№63- ФЗ «Об электронной подписи».

Приобретая сертификат, вы должны четко понимать, где он будет использоваться, так как, во-первых, цена сертификата напрямую зависит от количества функций, которые он может выполнять, во-вторых, чтобы быть уверенным, что сертификат будет пригоден для достижения ваших целей. Обычно цели использования электронной подписи указываются при заказе сертификата.

На практике бывают ситуации, когда применение сертификата зависит от стороны, принимающей документ. Например, некоторые операторы электронного документооборота принимают сертификаты, выданные только их удостоверяющим центром.

Электронные документы и эп: что нужно знать бухгалтеру

И это далеко не все задачи, которые вам придется решать при самостоятельной организации межкорпоративного электронного обмена, также останутся открытыми вопросы безопасности и конфиденциальности передаваемых данных.

К тому же согласно требованиям Приказа Минфина от 20.04.

2011 N 50н выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи, т.е.

через оператора электронного документооборота. Сдача отчетности в государственные органы происходит только с использованием услуг специализированного оператора связи. Все эти вопросы можно легко и быстро решить, воспользовавшись услугами оператора электронного документооборота.

Топ 9 вопросов про электронный документооборот от наших клиентов

Оповещение имеет исключительно уведомительный характер и необходимо только для информирования об отправке. Электронная почта никак не влияет на электронный документооборот, так как используется исключительно для оповещения.

Зачем нужны три папки в разделе «Приглашения»? В «Текущих делах ЭДО» раздел «Приглашения» содержит три папки (рис.2) Рис.2 Папки раздела «Приглашения» В первой папке «Требуется пригласить» находятся приглашения, которые были сформированы, но еще не были отправлены.

Обычно по причине того, что не указана электронная почта получателя.
В папке «Ждем согласия» хранятся приглашения, которые были успешно отправлены, но еще не получены или не приняты контрагентом.

В папку «Требуется согласие» попадают входящие приглашения от контрагентов, которые требуется принять или отклонить.

Электронный документооборот: как оформить?

Хорошо, мы договорились с партнерами, выбрали оператора или даже нескольких операторов. Что делать дальше? И.В.

Мурашкинцев: Теперь надо адаптировать бизнес-процессы в компании под внедрение электронного документооборота при работе с контрагентами: разработать и утвердить порядок электронного документооборота;назначить ответственных за его ведение;организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов;прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Каждого сотрудника, который уполномочен подписывать электронные документы, надо обеспечить электронной подписью, ведь передавать свою подпись другим лицам нельзя. Надо ли распечатывать и хранить в бумажном виде электронные документы? И.В.

Мурашкинцев: Нет, не надо, хотя многие по старинке продолжают это делать.
Именно на этот адрес будет отправлено приглашение к обмену электронными документами и оповещение о поступлении запроса на подключение ЭДО. Рис.

1 Окно «Форма приглашения» Даже если адрес электронной почты указан с ошибкой, контрагент все равно получит приглашение через программу «1С».
В процессе передачи электронных документов и приглашений участвует не сама электронная почта, а идентификатор.

При создании профиля ЭДО (настройки ЭДО) организации присваивается уникальный идентификатор.
Его не нужно записывать или запоминать, но именно посредством этого идентификатора происходит обмен электронными документами. Условно его можно сравнить с номером телефона.

При работе с ЭДО следует различать оповещение и приглашение.
Приглашение – это неотъемлемая часть электронного документооборота, без него невозможно отправить и получить документы.

Источник: http://advokat55.com/dokumenty-kotorye-mozhno-peredavat-v-elektronnom-dokumentooborote/

Как перейти на электронный документооборот?

Электронный документооборот: как оформить?

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает.  Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде?

В первой главе мы расскажем о том, как перейти на электронное взаимодействие с контрагентами, и что нужно, чтобы начать обмен.

Взгляд сверху: нужны ли перемены?

Ведение бухгалтерского учета неразрывно связано с оформлением различной документации. Десятки лет оттачивались схемы бумажного документооборота, но сегодня на смену бумажным документам приходят электронные.

Посмотрим на сложившуюся ситуацию сверху: многие компании частично или полностью автоматизируют свои внутренние бизнес-процессы за счет внедрения информационных систем. Но функционирование организации не ограничивается внутренними процессами, необходимо взаимодействовать и с контрагентами.

Например, после совершения хозяйственной операции бухгалтер составляет в своей учетной системе акт выполненных работ, распечатывает и отправляет почтой или с курьером. Контрагент, получив акт, сканирует его и заносит в информационную систему, если таковая имеется. Затем бухгалтер «ручками» делает проводку в учетной системе, и в обязательном порядке сохраняет бумажный оригинал. Удобно?

Ситуация парадоксальна: внутренние процессы оптимизированы, а внешние – нет, при этом именно внешние отлаженные процессы ведут к реальной минимизации затрат как материальных, так и временных. Доставка бумажных документов отнимает драгоценные дни и недели, в то время как электронные документы передаются в течение нескольких минут.

Способы обмена электронными документами

  • Итак, вы решили начать обмен электронными документами. Каким образом будет выстраиваться электронное взаимодействие, контрагенты решают самостоятельно. Выделяются два основных вида обмена:
  • Обмен с контрагентом напрямую можно начать, заключив предварительно соглашение, в котором детально прописывается порядок и условия обмена. Если оба контрагента используют усиленную квалифицированную электронную подпись, то соглашение можно не заключать, соответственно, при других видах электронной подписи соглашение необходимо. Очевидное преимущество данного варианта – не нужно платить операторам за передачу документов, можно воспользоваться обычной электронной почтой. Но далеко не все документы можно пересылать напрямую контрагенту.
  • Другой вариант – обмен через оператора электронного документооборота счетами-фактурами (оператор ЭДО СФ). Данный способ лучше хотя бы потому, что вы один раз подключаетесь к сети оператора, присоединяетесь к регламенту обмена и работаете в сервисе. Операторы ЭДО СФ обладают технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения легитимного обмена любыми электронными документами, и, самое главное, счетами-фактурами.

Нас часто спрашивают, для чего нужен оператор, если можно обмениваться напрямую.

Первое, и самое важное, то, что при обмене электронными документами напрямую, то есть без участия оператора, вы не сможете обмениваться электронными счетами-фактурами. Согласно Приказу Минфина РФ №50н обмен электронными счетами-фактурами (ЭСФ) должен производиться через оператора ЭДО СФ, так как при необходимости оператор может подтвердить факт выставления или получения  ЭСФ и иных документов.

Карина Кассис, аналитик Synerdocs

Три простых шага к ЭДО

  • подключиться  к оператору;
  • приобрести сертификат электронной подписи и средства криптографической защиты (СКЗИ);
  • подключить контрагентов (если есть необходимость) с помощью оператора

Подключение к оператору

В первую очередь, свяжитесь с оператором, обговорите стоимость и сроки подключения. Приступая к обмену, требуется подписать соглашение с оператором, часто данную процедуру называют присоединением к регламенту.

Регламент представляет собой документ, где детально прописаны принципы работы, задачи сервиса и правовые аспекты.

Приобретение сертификата электронной подписи и средств криптографической защиты

Получить сертификат электронной подписи можно в любом аккредитованном Минкомсвязи РФ Удостоверяющем центре (Перечень аккредитованных УЦ). Часто операторы ЭДО СФ сами являются УЦ или предоставляют услуги по получению сертификатов через своих партнеров.

Согласно Федеральному закону N63 «Об электронной подписи» сертификат электронной подписи, используемый фирмой (юридическим лицом), также идентифицирует конкретное физическое лицо, но действующее от имени фирмы на основании Устава или доверенности. Разумеется, передавать другим лицам сертификаты нельзя. Вы же не можете поручить кому-то ставить ваш автограф на документах.

Карина Кассис, аналитик Synerdocs

Электронная подпись (ЭП) представляет собой некоторую последовательность символов, которая присоединяется к документу. Существует три вида подписей: простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная.

Согласно ФЗ № 63 «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной ЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Усиленная квалифицированная подпись на электронном документе является аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе. ФНС признает юридическую силу только тех документов, которые подписаны квалифицированной подписью.

Средство криптографической защиты информации (СКЗИ) – это специальная программа, которая шифрует и расшифровывает передаваемую информацию. СКЗИ в сервисах обмена необходимо для создания и проверки электронной подписи. Лицензию на право использования можно приобрести  с помощью оператора.

Подключение контрагентов

Определенно, обмениваться электронными документами вы сможете только с теми контрагентами, которые уже подключены к сервису обмена. Аналогично с социальными сетями: не имеет смысла регистрироваться, если там нет друзей.

Однако вслед за вашей компанией на эксперимент могут пойти и остальные. Бывают такие ситуации, когда контрагентам нужна лишь дополнительная мотивация, льготный или бесплатный доступ на какое-то время.

Все вопросы вам поможет решить оператор ЭДО СФ, так как сам заинтересован в качественной поддержке своих пользователей и подключении новых абонентов.

Неважно, услугами какого оператора ЭДО СФ пользуется контрагент – вы можете быть подключены к одному оператору, а контрагент – к другому. Сегодня ряд ведущих операторов, развивают и апробируют технологию роуминга. Пока технология находится на этапе разработки, вы можете воспользоваться другими вариантами организации взаимодействия с контрагентами.

Первый вариант – работа с несколькими операторами. Участникам обмена никто не запрещает пользоваться услугами нескольких операторов ЭДО. Вы сами можете подключиться к нескольким операторам, либо предложить данный способ работы контрагенту, если это уместно, конечно.

Если вы с контрагентом подключены к разным сервисам, и не желаете по каким-либо причинам пользоваться услугами нескольких операторов электронного документооборота, то обратите внимание навторой вариант – вы можете обратиться к вашим операторам с предложением о налаживании обмена между собой.

Вместо заключения

Подведем небольшой итог: что нужно вам, как бухгалтеру, знать о том, как приступить к обмену  электронными документами с контрагентами? Во-первых, юридическую силу документу обеспечивает усиленная квалифицированная ЭП.

Во-вторых, оператор ЭДО СФ гарантирует быструю доставку и целостность электронного документа. В-третьих, для того чтобы начать обмен через оператора достаточно присоединиться к регламенту, а также приобрести сертификат электронной подписи и средство криптографической защиты.

Решение остальных вопросов фактически ложится «на плечи» операторов (www.klerk.ru).

Источник: http://lawedication.com/blog/2014/03/04/kak-perejti-na-elektronnyj-dokumentooborot/

Пошаговое внедрение системы электронного документооборота | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Электронный документооборот: как оформить?

Многие компании рано или поздно приходят к пониманию необходимости перехода на электронный документооборот для повышения эффективности документационного обеспечения управленческой деятельности.

Новейшее программное обеспечение позволяет организациям не только оптимизировать документооборот, отражать все документы в единой информационной базе, но и проводить контроль и анализ бизнес-процессов управления документацией.

Как внедрить СЭД собственными силами и оптимизировать затраты?

Для эффективного управления документацией и обеспечения управленческой деятельности компании службе документационного обеспечения необходимо:

  • получать оперативную информации о движении документов компании;
  • обеспечить регистрацию входящей, исходящей документации и внутренней документации, контроль исполнения поручений по документам;
  • повысить контроль исполнительской дисциплины;
  • снизить временные затраты на поиск и согласование документов;
  • обеспечить централизованное безопасное хранение документов.

При этом далеко не все имеют возможность привлечь специалистов по внедрению системы электронного документооборота (СЭД) из сторонних организаций.

Для самостоятельного внедрения электронного документооборота нужно понимать задачи этого процесса и последовательность действий. Для этого необходимо:

  1. Провести обследование  и анализ существующего документооборота в компании; сформулировать задачи для подразделений, вовлеченных во внедрение СЭД; сформулировать требования к СЭД.
  2. Объединить усилия службы документационного обеспечения с ИТ-подразделением и службой безопасности.
  3. Выбрать СЭД и разработать план ее внедрения.

Рассмотрим алгоритм пошагового внедрения электронного документооборота на примере компании ООО «Ритм».

Обследование и анализ существующего документооборота

В результате анализа документооборота нашей компании было выявлено следующее: документооборот ведется в смешанном виде – регистрация документов и внесение резолюций руководителей осуществляется работниками отдела делопроизводства в электронных регистрационных картах СЭД «Евфрат»;  согласование, совместное редактирование, передача документов на исполнение, составление справок и отчетов об исполнительской дисциплине –  в бумажном виде.

Такая система ведения документооборота начала давать сбои, появились проблемы:

  • большие затраты времени и материалов на изготовление бумажных копий документов;
  • утеря документов;
  • дублирование документов;
  • повторное направление документов на рассмотрение и/или исполнение;
  • длительное время согласования как входящей, исходящей, так и внутренней документации.

Помимо этого, СЭД «Евфрат», которая эксплуатировалась в компании более 5 лет, перестала удовлетворять требованиям сотрудников, вовлеченных в работу в СЭД: в используемой версии этого программного продукта не было возможности коллективного редактирования, согласования документов, удобного механизма поиска.

Итак, было принято решение о внедрении новой системы электронного документооборота.

Далее было необходимо объединить усилия служб, участвующих в автоматизации документооборота, и определить их зоны ответственности.

Поскольку ключевыми пользователями СЭД являются сотрудники службы ДОУ, которые не только регистрируют служебную корреспонденцию, но и участвуют в редактировании, согласовании документов, а также осуществляют контроль сроков исполнения документов и поручений, требования к СЭД разрабатывались службой ДОУ. Кроме того, службы ДОУ являлась одновременно и заказчиком, и соисполнителем проекта, соответственно, она определила задачи проекта и роль ИТ-службы

При выборе СЭД и переходе на электронный документооборот службой ДОУ были поставлены следующие задачи:

  • хранение входящих, исходящих и внутренних документов в единой электронной базе с целью обеспечения быстрого доступа к ним;
  • оперативное доведение до исполнителей документов и решений руководителей;
  • возможность автоматизации контроля и оценки деятельности сотрудников и подразделений по исполнению документов;
  • возможность подготовки статистической отчетности по документам и исполнительской дисциплине.

Требования к СЭД, предъявляемые службой документационного обеспечения ООО «Ритм», включали в себя обеспечение возможности:

  • регистрации, учета и контроля входящих, исходящих, внутренних документов, обращений граждан, организационно-распорядительных документов;
  • возможности перевода бумажных документов в электронный вид, постраничное и потоковое сканирование, распознавание документов;
  • обмена документами между территориально распределенными подразделениями;
  • рубрикации, категоризации и классификации документов;
  • поиска по реквизитам и полнотекстового поиска по содержанию документов с учетом морфологии языка;
  • учета и обработки документов, находящихся на архивном хранении;
  • формирования отчетности;
  • управления правами доступа;
  • применения электронно-цифровой подписи.

В части организации рабочих процессов руководство компании сформулировало свои требования к СЭД:

  • создание проектов документов;
  • согласование проектов документов;
  • утверждение документов;
  • создание резолюций и поручений;
  • контроль исполнительской дисциплины;
  • контроль версий документов;
  • протоколирование действий;
  • делегирование полномочий по исполнению документов и т.д.

Кроме этого, компания ожидала от СЭД соответствия концепции развития ИТ в целом (стандартизация ИТ-инфраструктуры и внутренних процессов ИТ-подразделений центрального офиса и филиалов, унификация бизнес-процессов всех подразделений), что, в свою очередь, предполагало возможность создания территориально-распределенных СЭД, а также расширения функциональных задач СЭД. Важное ожидаемое свойство системы – ее открытость, т.е. возможность внесения изменений, в том числе силами собственных специалистов.

Необходимой виделась и возможность СЭД к интеграции с корпоративной информационной системой, в том числе с электронной почтой, со стандартными офисными приложениями, с корпоративным порталом компании.

Обязательным требованием к СЭД было обеспечение информационной безопасности и защита документов и содержащейся в них информации.

В результате изучения коммерческих предложений компаний, занимающихся разработкой СЭД, было принято решение о внедрении программного продукта «1С8: Документооборот».

Широкий и универсальный функционал данной системы подходит как для малых предприятий с небольшим документооборотом, так и для крупных холдингов со сложной разветвленной системой учета.

План внедрения СЭД

В соответствии с поставленными задачами и сформулированными требованиями к СЭД, служба ДОУ совместно с ИТ-службой разработала план внедрения СЭД.

Было решено внедрять СЭД отдельными модулями для поэтапного ввода системы в эксплуатацию и облегчения процедуры обучения и адаптации пользователей системы:

сначала обеспечить регистрацию служебной корреспонденции и обработку резолюций руководителей службой ДОУ, затем подключить и обучить всех пользователей системы, затем внедрить модуль контроля сроков исполнения документов и поручений, затем – модуль согласования и регистрации организационно-распорядительной документации и локальных нормативных актов. Затем был разработан план-график внедрения СЭД с указанием основных мероприятий и сроков их выполнения.

В соответствии с планом были определены этапы внедрения СЭД.

Этапы внедрения СЭД

1. На первом этапе внедрения СЭД важно убедиться, что документооборот компании должным образом регламентирован:

  • разработаны и внедрены унифицированные формы документов;

Унифицированные формы документов используются в качестве шаблонов при создании документа и направлении его на согласование.

  • разработана и внедрена Инструкция по делопроизводству;
  • разработан порядок контроля сроков исполнения документации;

В Инструкции по делопроизводству не только описаны правила оформления документов, но и определен порядок их согласования (на основании которого создаются маршруты движения и согласования документов в СЭД), описаны правила регистрации документов, структуры регистрационных номеров документов и пр. Кроме того, Инструкция по делопроизводству содержит раздел о контроле сроков исполнения документов и поручений, в котором описана процедура контроля, прописаны сроки, что также используется работниками службы ДОУ при работе в СЭД.

  • организована и регламентирована работа архива;

Локальные нормативные акты по архивному хранению документов описывают не только правила оформления и формирования дел постоянного и временного сроков хранения, но и содержат описание порядка формирования номенклатур дел подразделений и сводной номенклатуры дел компании. Утвержденные индексы, присвоенные структурным подразделениям (и, соответственно, индексы номенклатуры дел) используются в СЭД для формирования регистрационных индексов документов (например: исходящих писем, служебных записок).

  • разработана номенклатура дел и индексы структурных подразделений.

В ООО «Ритм» используется принцип многоуровневой индексации структурных подразделений, отражающий организационную структуру компании (см. таблицу).

Таблица

Индексы структурных подразделений ООО «Ритм»

ИндексРуководитель, структурное подразделение
1234
01Генеральный директор
01-01Аппарат генерального директора
01-02Пресс-служба
02Первый заместитель генерального директора
02-01Управление качества
02-01-01Отдел обеспечения качества

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210508-qqe-16-m6-poshagovoe-vnedrenie-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota

Пошаговая регистрация входящего документа

Электронный документооборот: как оформить?

Документыпоступают в организацию в бумажном или электронном виде. Все безисключения проходят обработку в системе электронного документооборота (СЭД), если онавнедрена в организации.

Как зарегистрировать бумажныйдокумент в СЭД?

  1. Длякаждого документа, поступившего в бумажном виде, сотрудник, регистрирующий входящие документы, создает регистрационную карточку (далее — РК). В новой РК он заполняетследующие поля:

    Регистрация входящего документа

    — «От кого»;

    — «Исходящий номер»;

    — «Дата исходящего»;

    — «Вид документа»;

    — «Кому»

    Переключатель «ДСП-документ» должен быть выключен.

  2. С помощью кнопки «Зарегистрировать» сотрудник канцелярии присваиваетрегистрационный номер документа. РК автоматически по значению в поле «Кому», которое заполнил сотрудник,перенаправляется руководителю, заместителю руководителя или в структурноеподразделение (директору, заместителю директора, в отдел).

  3. Корреспонденция,поступившая в канцелярию в бумажном виде, передается в отделы под роспись в распечатанной РК либоделается реестр, если документов много. Реестр формируется автоматически в любой системеэлектронного документооборота. Можно выбрать реестр документов за определенную дату либо документы нужного отдела.

Как зарегистрировать электронныйдокумент в СЭД?

  1. В базе, кудапоступают документы в электронном виде, сотрудник, отвечающий за регистрацию электронных документов, выбирает РК документа (по номеру, дате или краткому содержанию).

  2. Затем он проверяет правильность оформления РКэлектронного документа:

    — наличие и подлинность электронно-цифровой подписи (далее — ЭЦП),которая подтверждает подлинность документа и придает ему юридическую силу; 

    — соответствие подписи автора с ЭЦП;

    — соответствие исходящегономера и даты (при наличии) в файле электронного документа с данными РК,

    — наличие приложений, если они указаны в тексте.

  3. Вслучае выявления нарушений в регистрации документа он может отказать в принятии документа. В системеэлектронного документооборота есть команда «Отказать в регистрации», также указывается причина отказа.

  4. Вслучае отсутствия нарушенийв оформлении регистратор с помощью кнопки«Зарегистрировать» присваивает документу регистрационный номер. РК автоматически по значению в поле «Кому» перенаправляетсяруководителю, заместителю или в структурное подразделение (директору,заместителю директора, в отдел).

Как зарегистрировать ДСП-документ?

ДСП-документымогут поступать также в бумажном и электронном виде. Все о работе с документами “Для служебного пользования”>>

Если в организации есть необходимостьэлектронного обмена ДСП-документами, то сначала следует:

— настроить закрытый канал электронной почты;

— создать почтовый ящик, оснащенный средствами защитыинформации;

— предоставить доступ сотруднику канцелярии на закрепленномрабочем месте, прописав обязанность работы с ДСП-документами в его в должностной инструкции.

Прием ДСП-документов осуществляется в следующей последовательности:

  1. Извлекаетсяархивный файл.

  2. Затемрегистратору ДСП-документов следует разархивировать файл (например, с помощью программы Winrar).

  3. Проверяетсяправильность оформления электронного документа: наличие файладокумента, файла ЭЦП к документу, файловприложений (если есть), наличие, подлинность ЭЦП и соответствие еедолжностному лицу, подписавшему электронный документ.

  4. При наличии ошибок регистратор не обрабатываетДСП-документ и направляет мотивированный отказ в приеме также по закрытому каналу электронной почты.

При отсутствии ошибок обработка ДСП-документов завершается в следующейпоследовательности:

  • ДСП-документ распечатывается;
  • на первой странице в верхнем правом углу проставляется номер экземпляра в соответствии со спискомрассылки;
  • на первой странице в нижнем правом углу проставляется штамп или производится запись «Дубликат. ЭЦПподтверждена» и заверяется подписью. 
  • Регистратор входящей ДСП-корреспонденции также заполняетполя: «Кому», «Экземпляр №», «Кол-во листов»,  «Краткое содержание». Переключатель «ДСП документ» должен быть включен. 
  • В случае отсутствия нарушений в оформлении с помощью кнопки «Зарегистрировать» документу присваиваетсярегистрационный номер. При этом РК документа автоматически по значению в поле«Кому» перенаправляется руководителю, заместителю или в отдел.

ДСП-документыв бумажном виде передаются в структурные подразделения под росписьв реестре.

“,”author”:”Автор: Инна”,”date_published”:”2013-01-08T00:00:00.000Z”,”lead_image_url”:”https://4.bp.blogspot.com/-nr49jK81Z7U/VJ_6c8xSa8I/AAAAAAAAAWU/TcsiLaSC8qk/w1200-h630-p-k-no-nu/%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D1%8B4.jpg”,”dek”:null,”next_page_url”:null,”url”:”http://www.docdelo.ru/2013/10/blog-post_430.html”,”domain”:”www.docdelo.ru”,”excerpt”:”Как правильно зарегистрировать входящий документ? Пошаговая регистрация входящего документа в бумажном и электронном виде на docdelo.ru”,”word_count”:528,”direction”:”ltr”,”total_pages”:1,”rendered_pages”:1}

Источник: http://www.docdelo.ru/2013/10/blog-post_430.html

Электронный документооборот между организациями: как это работает?

Электронный документооборот: как оформить?

Электронный документооборот (ЭДО) — это быстрый способ обмена информацией, основанный на использовании электронных документов с виртуальными подписями. Он уже давно завоевал признание в развитых странах мира, как эффективный инструмент оперативного ведения бизнеса.

Суть

Электронный документооборот между организациями – это совокупность процессов по созданию, обработке, отправлению, передачи, получению, сохранению, использованию и уничтожения документов. Все эти процессы выполняются после проверки целостности и подтверждения факта получения документов.

Правила осуществления документооборота между юридическими лицами осуществляется по договоренности сторон. Обмен информацией осуществляется при помощи телекоммуникационных средств, а документы хранятся на электронных носителях. Срок хранения бухгалтерской информации не должен превышать тот, который установлен на законодательном уровне.

Организации между собой могут обмениваться формальными и неформальными документами с подписями участников. В сфере предпринимательской деятельности это могут быть: накладные, соглашения, счета фактуры, договора, соглашения, приказы, уведомления, доверенности и т.д. Информация может передаваться в виде текстовых, табличных и графических файлов.

Цель внедрения ЭДО

Предпосылкой к внедрению ЭДО могут быть:

  • сокращение рутинной работы;
  • снижение потери документов;
  • «прозрачная» работа с документами;
  • повышение исполнительской дисциплины – предоставление документов в указанные сроки и т. д.

Среди количественных целей можно выделить такие:

  • Сокращение времени на обработку документа в 10 раз.
  • Сокращение расходов на канцелярию в два раза.

Электронный документооборот между организациями: как это работает

В соответствии с отечественным законодательством, электронный документооборот между организациями ведется по согласию двух сторон. Для обмена данными, необходимо, чтобы все участники были подключены к оборудованию одного оператора. Далее пользователю нужно отправить запрос на добавление в список контрагентов. После подтверждения запроса участники системы могут обмениваться данными.

Модуль ЭДО должен будет выполнять такие функции:

  • Приглашать контрагентов к обмену данными.
  • Формировать адресную книгу.
  • Интегрироваться с бухгалтерским ПО, например, 1С.
  • Подписывать и шифровать документацию.
  • Структурировать корреспонденцию.
  • Отслеживать статусы писем.

Электронный документооборот между организациями осуществляется с помощью сертификатов. Подключение к серверу и аутентификация осуществляется через персональный цифровой сертификат.

ЭЦП выдается каждому пользователю системы, хранится на электронном носителе Token и защищен ПИН кодом. Пользователь должен ввести свой логин, пароль к персональному кабинету.

Только после этого он получит доступ к своим документам.

Инициировать процесс обмена может любой сотрудник организации, подключенный к системе. Прежде чем отправить документ контрагенту, его необходимо подписать в ЭЦП. Эта операция выполняется при помощи программы “Криптопро”. Документ отправляется через ЭДО. Сотрудник контрагента получает уведомление о поступлении нового документа.

Если он принимает его, то он также ставит ЭЦП. Если необходимо внести правки в документ, то создается его новая электронная версия. По завершении редактирования нужно сохранить все изменения при помощи ЭЦП. Затем документ с изменения отправляется контрагенту. В случае необходимости осуществляется электронное согласование информации.

Если необходимо в очередной раз внести правки, то вся процедура повторяется заново. Если претензий к новой версии нет, то документ уважается. Итоговым считается образец, подписанный двумя ЭЦП.

Се версии документа хранятся на сервере и доступны для просмотра. Как только образцу будет присвоен статус действующий, внести поправки в документ не получится. Расстроенным договорам присваивается статус «Аннулирован».

Вот как осуществляется электронный документооборот между организациями.

Оборудование

Что нужно для электронного документооборота между организациями? Во-первых, необходимо выбрать оператора связи и установить специальное ПО для обмена информацией. Во-вторых, с каждым контрагентом, с которым организация намерена вести электронную переписку, нужно заключить “Соглашение об обмене электронными документами”.

Также необходимо установить сервер ЭДО, на котором будут храниться все документы. Это может быть как оборудование клиента, так и “облачное” хранилище.

Доступ к данным системы извне осуществляется через приложение, которое устанавливается на оборудование сотрудников организации. Взаимодействие компьютеров с сервером осуществляется по протоколу HTTP с дополнительным шифрованием SSL 128.

Доступ к документам осуществляется только через интерфейс приложения и после прохождения аутентификации.

Проект ЭДО

Проект автоматизации процессов может длиться от нескольких месяцев до нескольких лет. Срок напрямую зависит от количества процессов, которые нужно автоматизировать, ресурсных и финансовых возможностей организации. Кратка схема внедрения ЭДО выглядит следующим образом:

  • Создание рабочей группы.
  • Формирование целей, сроков и бюджет проекта.
  • Исследование существующих процессов.
  • Разработать задания.
  • Выроб системы ЭДО.
  • Подписание договора на внедрение СЭД.
  • Утверждение регламента работы.
  • Наполнение справочников системы.
  • Обучение персонала.
  • Проведение предварительных испытаний.
  • Издание приказа о внедрении СЭД.
  • Доработка ПО и регламента работы.
  • Запуск пилотного проекта.
  • Полномасштабный переход к ЭДО.

Ошибки внедрения ЭДО

В процессе автоматизации документов нужно уделить особое внимание процессам, в которых по закону требуется наличие бумажного носителя. Дублировать бумажный документ электронным нельзя. Это значительно замедляет процесс работы и вызывает негативное отношение к процессу автоматизации в целом. За выполнение двойной работы никто не доплачивает.

В процессе внедрения нужно разработать новый регламент работы с документами, обучить персонал и только после этого заниматься полноценным внедрением. Добиться этого можно только если донести до сотрудников преимущества использования новых технологий.

Еще одна популярная ошибка – слабая проработка требований к СЭД. Если пользователям приходится работать в ненастроенной системе, то процесс ЭДО отличается от того, что принят в организации.

Электронный документооборот между организациями: плюсы и минусы

Преимущества:

  • Сокращение расходов на пересылку оригиналов документов по почте.
  • Экономия места для хранения документации. Она вся сохраняется в электронном виде.
  • Простота использования. Отправка документа осуществляется с одного рабочего места. Быстрый поиск документа осуществляется по статусам (отправлен, получен, принят и т. д.).
  • Мгновенная доставка. Вся отправленная информация попадает к адресату в течение нескольких секунд.
  • Документ не может быть утрачен до истечения срока его хранения в системе.

Недостатки:

  • Для использования оборудования необходимо приобрести лицензию, которая стоит немалых денег.
  • Обмениваться данными чаще всего можно только между участниками одной системы.
  • Электронный документооборот между организациями в 1С или при помощи любого другого ПО отличается от применяемой ранее схемы. С внедрением нового алгоритма у всех сотрудников возникнут вопросы по ведению работы.
  • Техническая оснащенность. Перед внедрением ЭДО организации необходимо закупить технику и подготовить сотрудников к управлению новой системой.
  • ЭДО осуществляется при помощи ЭЦП, срок действия которой составляет 1 год. Необходимо отслеживать и своевременно обновлять сертификаты. Также необходимо контролировать сроки действия сертификатов контрагентов, чтобы избежать проблем с налоговой.

Правовое регулирование

Какими нормативными актами регулируется электронный документооборот между организациями? Законодательство РФ включает ФЗ №63 «Об электронной подписи», правила предоставления документов в ФНС прописаны в приказе Минфина № ММВ-7-2/168.

ЭДО между органиазциями осуществляется на основании приказа Минфина № 50н. Правила обмена первичными бухгалтерскими документами в электронной форме прописаны в приказе ФНС № ММВ-7-6/36@.

Все операторы ЭДО в процессе деятельности должны руководствоваться приказом ФНС № ММВ-7-6/253@.

«СБИС»

Электронный документооборот между организациями «СБИС» дает клиентам такие преимущества:

  • Отправлять документы можно любой организации, которая зарегистрирована на территории РФ. Если контрагент не является участником системы «СБИС», то сотрудник компании просто свяжется с представителем организации и вышлет на его e-mail приглашения для участия в системе. Сразу после подтверждения запроса обмен информацией между участниками будет осуществляться без посредников.
  • Устанавливать ПО на компьютер не нужно. Достаточно иметь актуальную версию браузера и доступ в интернет.
  • Для работы с данными не нужна специальная программа. Если отчет изначально готовится в стороннем ПО, например, 1С, то можно настроить интеграцию данных с системой «СБИС».
  • Типовая форма документа не установлена. Можно отправлять текстовые, табличные файлы, изображения и т. д.

Скб «контур»

Один из первых разработчиков ПО в России также занимается поставкой оборудования, с помощью которого осуществляется электронный документооборот между организациями.

«Контур» разработала систему Диадок, с помощью которой осуществляется обмен электронными документами. Особенностью системы является то, что доступ к данным можно получить, находясь заграницей.

Специально для этой цели компания разработала тарифы в роуминге. При желании моно получить доступ к данным через API.

Что нужно?

Чтобы подключить ЭДО, организации необходимо купить:

  • лицензионное ПО;
  • сервер;
  • провести обновление оборудования;
  • обучить персонал;
  • настроить и интегрировать СЭД для работы с внутренними приложениями.

Такие инвестиции необходимо осуществить, чтобы подключить электронный документооборот между организацией? Включение в расходы консультации техподдержки, обновления СЭД и ПО – второй этап инвестиций. Эти затраты придется оплачивать ежемесячно.

Вывод

На смену бумажному документообороту приходит электронный. Он не только сокращает расходы организации на ведение процессов, но и повышает эффективность бизнеса в целом. Чтобы ЭДО успешно функционировало, нужно четко сформулировать цели внедрения системы и правильно настроить оборудование.

Источник: http://fb.ru/article/324727/elektronnyiy-dokumentooborot-mejdu-organizatsiyami-kak-eto-rabotaet

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.