+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Электронная подпись: все, что надо знать бухгалтеру

Содержание

Электронная подпись: все, что надо знать бухгалтеру

Электронная подпись: все, что надо знать бухгалтеру

В статье Организация электронного документооборота с контрагентами мы рассказали, что нужно знать бухгалтеру, чтобы приступить к обмену электронными документами.

В этой статье мы подробнее рассмотрим нюансы использования электронной подписи и ответим на ряд вопросов.

Каким образом электронный документ приобретает юридическую силу и как сохранить ее? Как организовать хранение документов?

Область применения электронной подписи

Многие ли с ходу смогут ответить, для чего нужна электронная подпись? Вряд ли. Потому что четкого представления о сфере применения ЭП у большинства людей пока не сложилось. Между тем, ответ на данный вопрос умещается в небольшой табличке.

Пожалуй, самая главная и очевидная область применения ЭП – электронный документооборот как внутренний, так и внешний (межкорпоративный). Электронные документы внутри компании, подписанные ЭП, защищены от изменений и считаются завизированными или утвержденными. Например, генеральный директор согласовал приказ и подписал его своей ЭП, значит, приказ может быть передан в исполнение.

Если вы обмениваетесь электронными документами со своими контрагентами, то ЭП является гарантом юридической значимости вашего обмена.

Причем в электронной форме могут оформляться не только договорные, но и первичные бухгалтерские документы.

В соответствии со статьей 169 Налогового кодекса РФ в электронном виде допускается составление и выставление электронных счетов-фактур. Ключевым элементом всех легитимных электронных документов является, конечно же, электронная подпись.

Максим Соловьев, аналитик Synerdocs:

Нам часто задают вопрос, какую электронную подпись выбрать для обмена электронными документами? На самом деле вы можете выбрать любую электронную подпись с учетом положений ст.5 и ст.

6 ФЗ №63 «Об электронной подписи».

Однако если вы планируете, сдавать отчетность в государственные контролирующие органы (ФНС, ПФР, Росстат и ФСС) в электронном виде, то в обязательном порядке потребуется квалифицированная ЭП.

При возникновении каких-либо споров между организациями в качестве доказательства в суде могут использоваться электронные документы. Согласно Арбитражному процессуальному кодексу РФ, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, подписанные электронной подписью или другим аналогом собственноручной подписи, относятся к письменным доказательствам.

С помощью ЭП заверять различные документы могут физические лица. Благодаря этой возможности удаленные работники на основании договоров оказания услуг, например, могут выставлять акты приемки-сдачи работ в электронном виде.

Обладателей электронных подписей можно отнести к тем счастливчикам, кто самым легким образом получает доступ к государственным услугам. О длительной процедуре активации кода и проверки данных можно забыть.

Широкое распространение получили электронные торги, которые проводятся на специальных площадках. ЭП поставщиков и заказчиков гарантируют участникам, что они имеют дело с реальными предложениями. Кроме того, заключенные контракты приобретают юридическую силу только при его подписании обеими сторонами.

И, наконец, ЭП для электронной отчетности. Как сказано выше, контролирующие органы признают юридическую силу лишь тех документов, что подписаны квалифицированной электронной подписью. Вы можете подавать отчетность через оператора электронного документооборота, специальные программные решения 1С или через сайты органов.

За счет чего обеспечивается юридическая сила электронного документа

С термином «юридическая сила документа», полагаю, знакомы все. Как для бумажного, так и для электронного это его доказательная сила во всех государственных органах.

Юридическую силу электронному документу, равно как и бумажному, придает обязательное наличие определенных реквизитов:

  • название вида документа (за исключением писем);
  • номер документа;
  • название организации или имя автора документа;
  • дата документа;
  • место разработки, издания, принятия или подписания;
  • подпись.

Конечно, когда мы говорим о подписи, имеем в виду электронную подпись. Именно она является гарантом целостности и подлинности документа. Кроме того, существуют нюансы обеспечения юридической силы формализованных и неформализованных документов.

Так, неформализованные документы, подписанные квалифицированной ЭП, уже являются легитимными.

Формализованные электронные документы приобретают легитимность в том случае, если они подписаны квалифицированной электронной подписью и вы, как налогоплательщик, присоединены к регламенту обмена.

Кроме того, другим важным фактором в обеспечении юридической силы документа является право автора создавать и подписывать документы.

Пожалуй, самым известным примером того, что суды признают легитимность электронных документов, является постановление суда Волго-Вятского округа по делу N А43-5226/2010. Истец настаивал на взыскании задолженности с ответчика за неоплаченный товар. Ответчик же считал недействительными электронные документы, подписанные ЭП.

Однако между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором явно прописана возможность применения электронного документооборота с использованием ЭП. Суд установил, что первичные документы составлены в соответствии с нормами и подписаны уполномоченным лицом.

Нужно ли уточнять, кто выиграл дело?

Хранение электронных документов

Срок действия сертификата электронной подписи составляет один год, а бухгалтерские документы необходимо хранить пять лет. Но даже после истечения срока действия сертификата, документ не потеряет юридической силы, так как в момент подписания ставится штамп времени.

Подтвердить тот факт, что на момент подписания сертификат был действующим, можно также, обратившись к списку отозванных сертификатов на сайте удостоверяющего центра.

Непосредственно хранение электронных документов можно организовать, по крайней мере, двумя способами:

  • локальное хранение (документы хранятся на локальных дисках/серверах вашей компании);
  • хранение в облаке (документы хранятся на серверах компании, услугами которой вы воспользовались).

Услуги электронного архивирования, например, предлагают операторы ЭДО.

Если вам интересно из чего состоит ЭП и как подписывается электронный документ

Электронная подпись (ЭП) – это особый реквизит документа, который позволяет установить авторство документа и подтвердить его неизменность. Приступая к обмену электронными документами, необходимо приобрести сертификат ЭП. Так, у владельца подписи на руках оказываются:

  • Сертификат ЭП, который подтверждает принадлежность подписи определенному лицу;
  • Ключи подписи – комплект из секретного (закрытого) ключа и открытого. При подписании документа создается шифр. То, что мы зашифруем с помощью закрытого ключа, можно расшифровать соответствующим открытым ключом, и наоборот.

Рассмотрим чуть подробнее механизм подписания документа.

Весь сложный процесс подписания и проверки ЭП реализуется с помощью специальных программ (средств криптографической защиты информации). ЭП формируется в результате преобразования информации с помощью секретного ключа и содержит в себе зашифрованный образ документа, именно поэтому можно сразу установить изменялся ли документ после подписания.

Вам, как бухгалтеру, вникать в подробности предыдущего абзаца нет необходимости. ЭП чаще всего хранится на специальной «флешке» (eToken). Для безопасности содержимое носителя защищено пин-кодом, который известен только вам.

Сам процесс подписания достаточно прост, нужно вставить «флешку» в свой компьютер и нажать кнопку «подписать».

Вместо заключения

Итак, электронная подпись является не только аналогом собственноручной подписи, но и является гарантом целостности и подлинности документа.

Юридическая сила электронного документа обеспечивается за счет наличия обязательных реквизитов, электронной подписи и правомочий автора.

А сохранить юридическую силу электронных документов возможно с помощью штампов времени, которые проставляются в момент подписания.

P.S. Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает.

Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру.

Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ на нашем сайте или скачайте буклет

Максим Соловьев

Источник: https://www.synerdocs.ru/5929505.aspx

Электронная подпись главного бухгалтера

Электронная подпись: все, что надо знать бухгалтеру

Многие компании практикуют систему, когда бухгалтер по доверенности, а то и просто с разрешения начальника, пользуется его ЭЦП. Зачастую лица, совершающие такие операции, не осознают, что действуют вне закона.

ЭЦП как способ идентификации эквивалентна собственноручной подписи человека, из чего вытекает, что она не может принадлежать организации — только конкретному физическому лицу. Использование секретного ключа, принадлежащего руководителю, главным бухгалтером расценивается как подделка личной подписи.

Любые приказы, дающие зеленый свет таким манипуляциям, не имеют юридической силы, так как противоречат самому понятию электронной подписи.

На главном бухгалтере лежит множество обязательств по подписи электронных документов.

Если он подписывает файлы от чужого лица, ответственность за этот акт несет тот, кому принадлежит ЭЦП. Даже в случае недобросовестных действий со стороны сотрудника руководителю придется немало потрудиться, чтобы доказать свою непричастность к конкретным документам.

Доверять свою электронную подпись кому бы то ни было запрещено — поступающие так действуют на свой страх и риск. По этой причине главному бухгалтеру необходимо иметь личную, законно оформленную электронную подпись. Это обезопасит компанию от претензий со стороны ФНС и других неприятных инцидентов.

Какой должна быть электронная подпись главного бухгалтера?

Среди ЭЦП нет иерархии: каждый вид имеет свою сферу полномочий и выполняет определенные задачи. Доказательством этому служит факт, что универсальной ЭП, актуальной во всех случаях и сделках, не существует.

Поскольку главбух имеет дело с юридически значимыми документами, для него актуальны лишь виды усиленной ЭП: квалифицированная либо неквалифицированная.

Оба типа предоставляют главному бухгалтеру возможность свободно реализовывать свои функции. В числе его полномочий:

По сути, главный бухгалтер, обладающий ЭЦП, получает те же полномочия, что и руководитель, и их подписи равны по силе.

Как неквалифицированная, так и квалифицированная ЭП позволяют получить не только данные об отправителе, но и информацию о том, был ли изменен файл после подписания.

Поставленная ЭЦП не может быть отменена или переадресована другому автору. С момента подписания документа лицо, поставившее подпись, несет ответственность за содержащиеся в нем сведения.

Как получить электронную подпись?

Усиленная ЭЦП создается при помощи криптографических методов шифрования. При создании документа используется особый алгоритм, который и позволяет гарантировать неизменность файла. Это требует определенных навыков, а также задействование технологического оборудования, на котором будет храниться код.

По этой причине самостоятельное изготовление ЭЦП нежелательно, а зачастую и невозможно. Для того чтобы получить ЭП для главного бухгалтера, сертификат и ключ проверки, требуется обратиться в удостоверяющий центр. При этом для получения неквалифицированной подписи центр не обязательно должен обладать особыми лицензиями.

Сертификат проверки выдается сроком на год, в дальнейшем он теряет свою силу, поэтому необходимо вовремя продлить действие во избежание аннуляции.
В нашем удостоверяющем центре вы можете заказать ЭЦП для главного бухгалтера с соблюдением всех законодательных норм и на выгодных условиях.

Процедура получения сертификата максимально проста, а ожидание не займет много времени.

Какие документы требуются для получения бухгалтерской ЭЦП?

Схема получения в этом случае не сильно отличается от той, которая используется руководителем фирмы. Единственное отличие — документ, на основании которого устанавливается право пользования ЭП.

Если в случае с директором достаточно приказа о назначении, главному бухгалтеру необходимо подтвердить, что у него есть такие полномочия.

Если руководством компании было принято решение о необходимости использования бухгалтерией отдельной ЭЦП, это подтверждается соответствующим документом. Его и необходимо представить в удостоверяющий центр.

Соответственно, от главного бухгалтера для подачи заявления потребуются следующие документы:

  • выписка из ЕГРЮЛ, содержащая информацию об организации;
  • гражданский паспорт (копия страниц с фотографией и пропиской);
  • СНИЛС (копия);
  • документ, подписанный руководителем, в котором отображен факт наделения сотрудника полномочиями на использование отдельной ЭП.

Список может несколько отличаться, в зависимости от конкретного удостоверяющего центра. В частности, могут потребоваться дополнительные сведения об организации.

Алгоритм получения ЭЦП главного бухгалтера

Сам порядок действий также аналогичен тому, которым пользуется директор компании, — с оговоркой, что многие вопросы прояснены заранее. Решение о том, какая подпись требуется организации, принимается директором, соответственно, этап подготовки значительно сокращается.

В дальнейшем алгоритм получения таков:

К выбору удостоверяющего центра стоит подходить с особым вниманием. Организации, требующие минимум документов или устанавливающие слишком низкую цену, вероятно, являются неблагонадежными.

Лучшее решение — выбрать зарекомендовавшую себя организацию с солидным опытом работы в данной сфере. Обратившись в наш удостоверяющий центр «Калуга Астрал», вы можете быть уверены в качестве услуги.

Мы сотрудничали с сотнями предпринимателей и гарантируем надежный и быстрый результат.

Звоните нам прямо сейчас!

Базис

Подпись для ИП и ЮЛ

Подробнее о тарифе

Источник: https://astral.ru/products/elektronnaya-podpis/kep-dlya-glavnogo-bukhgaltera/

Для чего нужна электронная цифровая подпись?

Электронная подпись: все, что надо знать бухгалтеру

Для чего нужна электронная подпись, что такое ЭЦП, с какой целью и где ее можно получить? Ответы на эти и другие вопросы — далее в материале.

Кто может использовать простую ЭЦП

Как получить ЭЦП для сдачи отчетности через интернет

Регламент применения ЭЦП в Федеральном реестре сведений о деятельности юрлиц

Зачем нужна ЭЦП при аккредитации на электронных торговых площадках

Как пользоваться ЭЦП

Итоги

Кто может использовать простую ЭЦП

ЭЦП — электронный аналог собственноручной подписи (а в некоторых случаях и печати предприятия), подтверждающий авторство, полноту и целостность документа. Закон «Об ЭЦП» от 06.04.2011 № 63-ФЗ, регламентирующий алгоритм получения и использования ЭЦП, указывает на 2 ее вида: простую и усиленную.

Простая ЭЦП – набор символов и паролей, известный конкретному человеку. Использовать ее могут физлица, например в онлайн-банках или при электронном документообороте на портале госуслуг, а также сотрудники предприятия, визируя кадровые или распорядительные документы.

Подробности — в материале «Как сделать простую электронную подпись?».

Как получить ЭЦП для сдачи отчетности через интернет

Для сдачи отчетности через интернет используется усиленная ЭЦП, которая, в свою очередь, имеет 2 формы:

  • квалифицированная,
  • неквалифицированная.

Неквалифицированная ЭЦП (НЭП) — подпись, созданная с помощью криптографического преобразователя информации, которая позволяет определить авторство документа и факт внесения в него изменений.  

Данную ЭЦП для сдачиотчетности в ИФНС используют физлица. Получить ее можно в личном кабинете налогоплательщика (ЛКН). Электронный документооборот (ЭДО) через ЛКН недоступен самозанятому населению (ИП, частным нотариусам и адвокатам).

ЭЦП для отчетности в ФНС, сдаваемой юрлицами, должна быть квалифицированной. Она обладает всеми свойствами НЭП, но сопровождается обязательным атрибутом — сертификатом ключа проверки ЭЦП. Данный сертификат выдается либо на съемном носителе, либо в распечатанном виде. Получить сертификат проверки ключа квалифицированной ЭЦП можно в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ).

Какие документы необходимо взять с собой в УЦ, узнайте в статье «Получение сертификата ключа проверки электронной подписи».

Регламент применения ЭЦП в Федеральном реестре сведений о деятельности юрлиц

Сертификат ключа проверки квалифицированной ЭЦП необходимо получать также для осуществления электронного документооборота (ЭДО) с Федеральным реестром сведений о деятельности хозсубъектов. В Реестр вносится информация о создании, реорганизации, ликвидации предприятий и ИП, изменении уставного капитала, изменении адреса, размера чистых активов и т. д.

Чтобы начать электронное взаимодействие с данным ведомством, пользователю необходимо зарегистрироваться. Последующая авторизация возможна только при помощи сертификата ключа проверки ЭЦП, выданного УЦ.

Регламент использования электронной цифровой подписи можно изучить на официальном сайте федерального реестра (www.fedresurs.ru) в разделе «Помощь».

Зачем нужна ЭЦП при аккредитации на электронных торговых площадках

ЭЦП позволяет пользователям принять участие в электронных торгах по банкротству через интернет не выходя из дома. Но для начала абоненту следует пройти аккредитацию. При этом различные площадки выдвигают свои требования к виду ЭЦП. Поэтому прежде всего необходимо проверить, работает ли имеющаяся ЭЦП на данном сайте.

Для этого можно использовать опцию «Проверить ЭЦП». Если подпись функционирует, необходимо заполнить заявление на аккредитацию, загрузить требуемый организаторами торгов пакет документов, заверить своей ЭЦП и отправить на проверку.

Как пользоваться ЭЦП

Чтобы воспользоваться простой ЭЦП, при передаче документа следует ввести пароль в соответствующее поле запроса. Перед использованием квалифицированной ЭЦП необходимо установить на рабочий компьютер софт «КриптоПро» (или иной криптопреобразователь информации) и сертификат ключа проверки ЭЦП.

Дальнейшие действия зависят от особенностей используемой программы. Как правило, современные софты имеют клавишу «Подписать документ», далее выбирается сертификат и нажимается кнопка «Ок».

Итоги

Электронная подпись используется для придания юридической значимости электронному документу, а также позволяет установить его целостность, подлинность и авторство. Данный инструмент позволяет сэкономить массу времени и сил на организацию документооборота. 

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Источник: https://nalog-nalog.ru/spravochnaya_informaciya/dlya_chego_nuzhna_elektronnaya_cifrovaya_podpis/

Документы требующие собственноручной подписи эдо

Электронная подпись: все, что надо знать бухгалтеру

Порядка 500 документов. В компании имеются следующие сотрудники имеющие дело с ЮЗДО. Делопроизводитель – составляет и утверждает формы документов.

Проверяет их на соответствие ФЗ. Бухгалтер – принимает документы от контрагентов, проводит проверку на корректность и наполненность, в соответствии с действующим законодательством РФ.

Сотрудник коммерческого отдела – Отвечает в компании за продажи в компании, своевременное получение первичных документов, контролирует соблюдение коммерческих условий договора Сотрудник IT отдела – поддерживает работоспособность системы электронного юридически значимого документооборота.

Электронный документооборот с — контрагентами: с — чего начать

Что делать дальше? И.В.

Мурашкинцев: Теперь надо адаптировать бизнес-процессы в компании под внедрение электронного документооборота при работе с контрагентами: разработать и утвердить порядок электронного документооборота; назначить ответственных за его ведение; организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов; прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

https://www.youtube.com/watch?v=aL4UgVPAyvM

Каждого сотрудника, который уполномочен подписывать электронные документы, надо обеспечить электронной подписью, ведь передавать свою подпись другим лицам нельзя.

Но есть документ, который обязательно должен составляться на бумаге.

Где можно использовать факсимиле в России в 2019 году

В нем указывается:

  1. образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
  2. период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).
  3. Ф.И.О. и должности работников, имеющих право использовать факсимиле;
  4. действия сторон в случае увольнения указанных лиц;

Подписывается соглашение собственноручными подписями. В дальнейшем документооборот между участниками соглашения может вестись при использовании факсимиле. Несколько иначе обстоит дело с иной документацией – счетами-фактурами, товарными накладными, актами выполненных работ, налоговой отчетностью и т.

д. В некоторых случаях применение факсимиле весьма рискованно, а порой и вовсе запрещено.

Приказ об изготовлении и использовании факсимиле можно скачать здесь. Бланк соглашение об использовании факсимиле можно скачать здесь. Факсимиле это фотографически точное изображение (клише) документа, печати и подписи на нем.

Просто об электронной подписи

Выдаются сертификаты удостоверяющими центрами (УЦ) или их доверенными представителями.

Открытый ключ электронной подписи (ключ проверки ЭП) однозначно связан с закрытым ключом ЭП и предназначен для проверки подлинности ЭП. Ниже представлены схема подписания электронного документа и схема проверки его неизменности.

Согласно Федеральному закону №63-ФЗ «Об электронной подписи», имеет место деление на: простую электронную подпись; усиленную неквалифицированную электронную подпись; усиленную квалифицированную электронную подпись.

Электронные документы и ЭП: что нужно знать бухгалтеру

Можно ли заключить договор с контрагентом удаленно, используя ЭП, без предварительного подписания каких-либо соглашений на бумаге?

Рассмотрим оба случая. Представление электронных документов в налоговые органы осуществляется через специализированного оператора связи (СОС), оказывающего услуги налогоплательщику по сдаче налоговой отчётности.

Напоминаем, если истребуемый документ составлен не по установленным ФНС РФ форматам, то представление документа производится аналогично случаю представления на бумажном носителе. 6.

Электронный (цифровой) документооборот на предприятии: что это, каковы его преимущества, требования к внедрению

Главными достоинствами электронного документооборота перед его аналогом – бумажным, являются: Итак, с вопросом, что такое электронный документооборот, все понятно. Теперь необходимо разобраться, чем же должная обладать организация, и какие меры ей следует предпринять для перехода на новую систему.

Чтобы внедрить документооборот в электронной форме на предприятии, необходимо создать не только условия с технической точки зрения, но и обучить новой работе всех сотрудников и перестроить производственный процесс в компании.

В том случае, если для бизнес-процесса не требуются особые изменения, информационная система начнет намного быстрее и качественней функционировать, не нарушая при этом сроки решений каких-либо организационных вопросов.

Основные требования к электронному документообороту на предприятии – это: Онлайн-документооборот призван выполнять большое количество задач.

Основными целями, на которые направлено внедрение электронной подписи на предприятии, являются:

  1. Подтверждение подлинности документа.
  2. Идентификация подписавшегося лица.
  3. Обеспечение неотказуемости от подписи.
  4. Датирование документации. Для этого применяется специальный штамп, на котором расположены время и дата создания того или иного файла.

Аналоги собственноручной подписи

В ходе проведения проверок деятельности организаций налоговыми органами чаще всего встает вопрос о правомерности использования факсимиле на счете-фактуре.

Суть ЭЦП можно выразить в нескольких словах: если пересылаемый документ будет каким-либо образом изменен, то проверка подписи будет неудачной и, следовательно, будет неудачной и попытка открыть сам документ.

Корневой удостоверяющий центр содержит такие обязательные компоненты, как: Центры сертификации и регистрации, Реестр сертификатов, Сетевой справочник.

Корневой удостоверяющий центр обеспечивает выполнение следующих параметров по производительности: — изготовление до 1000 сертификатов ключей подписи в сутки; — ведение реестра на 300 тысяч сертификатов; — и ведение архива на 2 млн. сертификатов.

Электроная подпись для внутрених документов

В принципе, если это какие-то задания для операторов, то можно научить их видеть в электронном виде.

Подпись (как простая так и электронная) нужна для того, чтобы зафиксировать факт согласия оператора с документом, а также исключить возможность изменения документа задним числом. И нужна подпись на документе только тогда, когда начинается разбор полётов. Также как и с файлом будет. Только нужно предусмотреть возможность хранения документа и его подписи в базе.

(17)(18) С основу хотелось бы взять механизм электронные документы, который уже есть в 1С для сф и торг-12. Электронные документы как я понимаю хранятся у криптопровайдера или в томе на сервере. К сожалению, если электронный документ распечатать, то проверить подпись будет уже невозможно.

Быть может, им ещё и захочется узнать, что делать слесарь Иванов у станка и куда пошли заготовки и стружки ? — соблюдения требования п. 1 ст.

29 федерального закона 402-ФЗ о хранении регистров не менее 5 лет; — хранение регистров с данными, зафиксированными на определенную дату, с целью подтверждения данных бухгалтерской и налоговой отчетности. Т.е. ОСВ как регистр учета должен хранится 5 лет, или распечатать подписать и поставить печать, или подписать ЭЦП А вообще вопрос в сабже звучит больше как юридический.

Электронная подпись: все, что надо знать бухгалтеру

Он подтверждает, что сертификат электронной подписи был действителен на момент подписания документа. Так, в момент подписания документа проставляется штамп времени и результат проверки сертификата.

Максим Соловьев, аналитик Synerdocs Подтвердить тот факт, что на момент подписания сертификат был действующим, можно также, обратившись к списку отозванных сертификатов на сайте удостоверяющего центра.

Непосредственно хранение электронных документов можно организовать, по крайней мере, двумя способами:

  1. хранение в облаке (документы хранятся на серверах компании, услугами которой вы воспользовались).
  2. локальное хранение (документы хранятся на локальных дисках/серверах вашей компании);

Услуги электронного архивирования, например, предлагают операторы ЭДО.

Источник: http://credit-helper.ru/dokumenty-trebujuschie-sobstvennoruchnoj-podpisi-ehdo-25741/

Электронная подпись для бухгалтерии

Электронная подпись: все, что надо знать бухгалтеру

Начнем с самого простого и получившего тотальное распространение инструмента – интернет – банкинга, в котором впервые стала активно использоваться электронная подпись как для совершения операции по расчетному счету, так и для электронной переписки с банком. С появлением этого инструмента ушли в прошлое все бухгалтерские профессии, связанные с ведением расчетного счета, поскольку автоматизация лишила какого-либо смысла бумажный документооборот.

Зачем мы остановились на этом вопросе? Дело в том, что если вы пользуетесь интернет – банком, то вы сможете в полной мере и по достоинству оценить прочие сервисы по обмену электронными документами, необходимыми для ведения предпринимательской деятельности  

Для начала отметим, что юридически значимый документооборот можно организовать не только с внешними партнерами, но и внутри организации как таковой. Почему мы категорически «ЗА» повсеместное использование электронных подписей, если речь идет о предпринимательской деятельности.

Дело в том, что мы неоднократно сталкивались в судебных разбирательствах с тем, что на первичных документах отсутствовали подписи уполномоченных лиц, либо же подпись  лица, подписавшего первичный документ, оспаривалась, так как якобы документ был подписан с превышением полномочий.

Во избежание подобных казусов, действующее законодательство, применительно к электронным подписям установило две презумпции.

  • Во-первых, с точки зрения юридической, документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, считаются равнозначными документам, подписанным собственноручно на бумажном носителе. Не трудно догадаться, что использование электронной подписи и организация электронного документооборота с поставщиками и покупателями значительно сокращает время на обмен юридически значимыми документами. Мы забываем о почтовых отправлениях, курьерах и поездках по клиентам для подписания/сбора документов с синими печатями как на товары, работы и услуги, так и на полномочия подписантов. Само собой сокращаются и прочие организационные расходы на бумагу, принтеры, картриджи, ведение бумажного архива первичных документов.
  • Во-вторых, и это вторая презумпция –  владелец квалифицированной электронной подписи, ни при каких обстоятельствах, не может отказаться от нее, если она была проставлена на электронно документе. Дело в том, что согласно действующему законодательству лицо, на которое оформлена электронная подпись, возлагается обязанность хранить носитель, содержащий КЭП, от доступа третьих лиц.

Как следствие, двух вышеозначенных презумпций, в случае подписания документа КЭП, вопрос определения личности подписанта в юридическом споре значительной мере становится делом техники. И никаких тебе судебных экспертиз, затягивающих процесс на месяц и более.

В настоящее время, практически все программы 1С имеют модули, позволяющие не только организовать электронный документооборот, но и принимать первичные документы к учету в электронной форме. Это удобно, когда документ, со всеми реквизитами сразу встает к учету.

Кроме того, это совершенно исключает человеческий фактор, и связанные с ним ошибки.

 А это становится все более и более актуально, с учетом автоматизации налогового администрирования, которое предъявляет повышенные требования не только к качеству первичных документов и счетов – фактур, в частности, но и к качеству работы бухгалтеров на «первичке». И, наконец, последнее по очередности, но не последнее по важности.

Внедрение электронного документооборота решает две важные для предпринимателя задачи:

  • увеличивается скорость обработки и увеличивается объем первичных документов, которые могут быть обработаны бухгалтером, и там, где раньше требовалось несколько бухгалтеров, сегодня может справить один. А предпринимателями не приходится жертвовать качеством работы бухгалтерии, ради экономии на заработной плате и зарплатных налогах, сокращаемого персонала. В наше непростое время, КЭП становится одним из решений, направленных на оптимизацию хозяйственной деятельности налогоплательщиков.
  • значительно повышается ответственность специалистов бухгалтерии за то, что они делают, поскольку они прекрасно понимают, что электронную подпись, привязанную к их персональным данным, «топором не вырубить», свалить ответственность на другого бухгалтера тоже никак не получится.

Таким образом, предприниматели смогут «убить двух зайцев» – сократить затраты на часть персонала за ненадобностью, и повысить качество работы с документацией за счет персонализации ответственности. И последнее, уже практически стало общим место использование спецоператоров либо сайта ФНС РФ для сдачи отчетности через интернет.

Вопрос сдачи отчетности через спецоператоров и пункты коллективного доступа, каковым является и ТЭРРА-Консалтинг, понятен и привычен.

  • Мы же протестировали сервис сдачи отчетности через интернет с сайта ФНС РФ. Дело в том, налоговый орган заявляет о возможности отправки деклараций в налоговый орган без приобретения платного программного обеспечения.
  • Первым делом мы скачали программу «налогоплательщик ЮЛ», которая позволяет подготовить и передать в налоговую инспекцию различные документы и отчеты.
  • Подготовили в ней отчет и сформировали контейнер для отправки его в инспекцию.
  • Но это только полдела. Прежде чем, перейти к сервису сдачи налоговой, бухгалтерской отчетности на сайте ФНС, необходимо зарегистрировать на данном сайте вашу электронную подпись.
  • Скажем, что задача эта оказалась не из простых, и нам пришлось привлекать для ее решения нашего администратора.
  • Регистрация КЭП осуществляется также специальным сервисом – регистрация ТКС, опять же на сайте ФНС.

Если вы успешно справились с регистрацией КЭП на ТКС, то вашей электронной подписи будет присвоен идентификатор, после чего вы сможете сдать отчет в налоговую. В дальнейшем, вам не придется повторять эту операцию, вплоть до истечения срока действия ключа ЭП.

Источник: https://terra-k.ru/elektronnaya-podpis-dlya-buhgalterii/

Кто отвечает за электронную подпись?

Электронная подпись: все, что надо знать бухгалтеру

Выпуск ЭЦП не бесплатен, поэтому ситуация, когда несколько сотрудников используют один экземпляр ЭЦП — явление распространенное. Более того, во многих организациях это даже оформляют документально в виде приказа.

Насколько это законно и каковы последствия таких действий? Для этого сначала определимся, кто вы в компании:

Юрист →

Бухгалтер →

Директор →

ЧТО ГОВОРИТ ЗАКОН?

Согласно ГК РФ электронная подпись — это аналог собственноручной подписи. А руку свою вы передать никому не можете, равно как и право пользования ею. Законно использовать ЭП может только тот, на кого она оформлена. Можно уполномочить другого человека подписываться за вас, делая что-то в ваших интересах. Но представитель, конечно же, будет ставить свою подпись на документах, а не вашу.

Казалось бы, все очевидно, но у нас есть еще и Закон об электронной подписи. Его формулировки довольно противоречивы и многих ввели в заблуждение.
С одной стороны, Закон обязывает владельцев ключа ЭП сохранять его конфиденциальность и не использовать ключ в случае его нарушения (Подпункт 2 п. 2 ст. 9, п. п. 1, 3 ст. 10 Закона N 63-ФЗ).

Конфиденциальность — это сохранение секретности информации от других лиц, исключение ее утечки. 

Следовательно, никто, кроме лица, на которого оформлена ЭЦП, не может иметь к нему доступ!

Закон также говорит: ЭЦП должна позволять определить конкретное лицо, подписывающее документ (Пункт 1 ст. 2 Закона N 63-ФЗ). Пользователь электронного документа может увидеть только данные владельца, если документ подписывал некий «заместитель», то понять это нет возможности. Пользователь получит неверную информацию.

С другой стороны, прямого запрета на передачу ключа электронной подписи в Законе нет.
Более того, в качестве разъяснения правила о конфиденциальности Закон об электронной подписи требует не допускать использование ключа ЭЦП без согласия его владельца (Пункт 1 ст. 10 Закона N 63-ФЗ).

Даже Минкомсвязи (уполномоченный орган в сфере использования ЭЦП), не видит проблемы в передаче электронной подписи, оформленной на одно лицо, другому лицу.

Пресс-служба Минкомсвязи:
«Участники электронного взаимодействия обязаны не допускать использования принадлежащих им ключей электронной подписи без их согласия.

То есть, в принципе, использование ключа ЭЦП, принадлежащего одному лицу, другим лицом допускается, прямого запрета на это в законе нет.

При этом передавать сертификат ключа проверки электронной подписи другому сотруднику организации можно исключительно в случае наделения его полномочиями действовать от имени компании в том же объеме, что и сотрудник — владелец квалифицированного сертификата. Предоставление полномочий оформляется приказом руководителя организации, также необходимо получить согласие владельца сертификата ключа проверки на использование этого сертификата другим лицом».

Аналогичного мнения придерживается и Федеральная налоговая служба:

«При использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны обеспечивать конфиденциальность ключей ЭП, в частности не допускать использования принадлежащих им ключей ЭЦП без их согласия.

Таким образом, при наличии волеизъявления участник электронного взаимодействия может допустить использование ключа ЭП третьим лицом».

А вот разработчики программного обеспечения придерживаются другого мнения.
Любезный Виктор Владимирович, ведущий разработчик программных продуктов компании «Бухсофт.

ру»:

«Использование любого вида электронной подписи должно так или иначе говорить о том, что подпись сделана конкретным лицом. Для этого в Законе и прописана обязанность обеспечить конфиденциальность ключей. Поэтому смысл издания приказа о передаче ключа считаю спорным».

Хотя прямого нормативного запрета и нет, важно помнить, что вся ответственность, связанная с передачей ЭЦП ложится на ее владельца.

Многие считают, что издание приказа о передаче, к примеру, ЭЦП директора в пользование бухгалтеру делает последнего «ответственным лицом», но это не так. Владельцем электронной подписи является физическое лицо.

Когда ЭЦП оформлена для сотрудника компании, то пользователь электронного документа видит, помимо его Ф.И.О., еще должность и название организации. 

Вся ответственность, связанная с передачей ЭЦП ложится на её владельца

Таким образом, ЭЦП всегда персонифицирована и принимать решение о том, кому ее доверить, может только сам владелец. Ответственность за использование ЭЦП лежит на ее владельце независимо от оформления приказов, доверенностей или каких-либо других документов.

КАКИЕ РИСКИ ПОЯВЛЯЮТСЯ ПРИ ПЕРЕДАЧЕ ЭЦП?

Банки

Сотрудники банков прекрасно знают, что ЭЦП часто использует не то лицо, на которое она оформлена. Банк, как правило, не придаёт этому значению, ведь в договоре четко прописано, что ответственность за сохранение конфиденциальности ЭЦП несет клиент.

Если с расчетного счета организации спишут деньги, используя Вашу ЭЦП, убытки с банка взыскать не получится. Суды считают, что банк обязан исполнять платежное поручение, подписанное корректной ЭЦП, выявляемые в суде факты передачи ЭЦП другим лицам всегда оцениваются как нарушение договора со стороны клиента банка.
Так, 96 000 руб.

«ушли» со счета ООО. В ходе разбирательства было выяснено, что деньги списали на основании платежного поручения, подписанного ЭЦП уволенного директора (о назначении нового в банк не сообщали). Кроме того, выяснилось, что подписывал документ вообще главный бухгалтер.

Суд отказал во взыскании денег с банка, отметив, что ООО не обеспечило режим секретности ключа, чем нарушило требования Закона об электронной подписи.

Контрагенты

Если документ, с которым не согласна организация, подписан действующей ЭЦП, то отвертеться от документа, скорее всего, не получится.

Так, ООО отказывалось оплачивать товар, настаивая на том, что его не получило. При этом в наличии была товарная накладная, подписанная ЭЦП работника компании. По мнению ООО, этой электронной подписью воспользовалось некое неуполномоченное лицо.

В процессе разбирательства было установлено, что договор ООО с поставщиком предусматривал использование ЭЦП при составлении первички.

Суд принял решение о взыскании с ООО задолженности по договору поставки, подписанную ЭЦП товарную накладную признали действительной.

Госзакупки

Очень серьёзные последствия использования чужой ЭЦП могут быть у организаций, участвующих в госзакупках. Есть случай, когда ООО на 2 года попало в реестр недобросовестных поставщиков.

Генеральный директор подписал госконтракт, выигранный по итогам открытого аукциона, чужой электронной подписью (подпись была оформлена на предыдущего генерального директора, а собственную ЭЦП новому директору сделать не успели).

Нестыковку с датой назначения заметил заказчик и направил жалобу в УФАС, сообщив, что контракт подписало неуполномоченное лицо. Антимонопольщики пришли к выводу о том, что ООО таким образом пыталось уклониться от заключения госконтракта и наказали организацию.

Инспекция Федеральной налоговой службы (ИФНС)

Подписание деклараций чужой ЭЦП также может создать проблемы для организации. В Новосибирске налоговики заблокировали расчётный счет компании, случайно узнав из допроса директора, что его ЭЦП при подписании декларации использовал другой сотрудник. Было принято решение, что такая декларация считается неподанной.

Справедливости ради, стоит сказать, что суд посчитал действия налоговой службы неправомерными, так как декларацию нельзя не принять по ТКС, если она соответствует формату. А раз она была принята, значит, блокировка незаконна.

Правда, любой, кто сталкивался с блокировкой расчетного счета, знает, какой удар бизнесу это может нанести.

Резюмируя, можно сказать так: безопаснее, чтобы ЭЦП была у каждого сотрудника, которому необходимо ею пользоваться.

Если этот вариант по каким-то причинам не годится, то можно сделать незаменимому сотруднику удаленный доступ к сервису электронного документооборота с тем, чтобы он мог подписать документ откуда угодно.

Работнику же лучше не соглашаться на передачу права пользования своей ЭЦП другим лицам – не придется отвечать за чужие ошибки или за что похуже. Это как оставить коллегам стопку чистых листов со своей подписью.

Источник: https://interlogika.ru/blog/infrastruktura/kto-otvechaet-za-elektronnuyu-podpis/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.