+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Документальное оформление командировок: новшества 2015 года

Содержание

Служебные командировки: новый порядок оформления документов

Документальное оформление командировок: новшества 2015 года

Порядок оформления «командировочных» документов зафиксирован в постановлении Правительства РФ от 13.10.08 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Положение о командировках). И до недавнего времени (новая редакция утв.

постановлением Правительства РФ от 29.12.14 № 1595, которое вступило в силу 08.01.15) этот документ предусматривал следующий документооборот. Сначала оформлялось служебное задание, где указывались цель, время и место командировки.

На основании этого документа издавался приказ о направлении сотрудника в командировку, который служил основанием для оформления командировочного удостоверения, где в дальнейшем фиксировались дата (время) фактического прибытия в пункты назначения и выбытия из них.

Бухгалтерия же на основании приказа выдавала сотруднику подотчет денежные средства на проезд, проживание и суточные.

По окончании командировки сотрудник отчитывался как за потраченные деньги (авансовый отчет и подтверждающие документы), так и за выполнение работы (отметки в командировочном удостоверении и отчет о командировке).

Как видим, каждый шаг командированного был документально зафиксирован, что полностью соответствовало требованиям Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Напомним, что статья 19 этого закона требует от каждой организации осуществлять внутренний контроль финансово-хозяйственной деятельности с тем, чтобы каждый расход имел документальное подтверждение.

Да и для налоговых целей документы никогда лишними не бывали.

Теперь же законодатель решил, с одной стороны, упростить жизнь предпринимателям, избавив их от части бумажной волокиты. Но обязанностей, установленных бухгалтерским и налоговым законодательством, при этом никто не отменял. Давайте посмотрим, что можно предпринять в сложившейся ситуации.

Какие факты требуют подтверждения

Как мы уже говорили, правительство отменило три документа: командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о командировке. Эти документы содержали в себе информацию о том, куда, зачем и на какой период направляется сотрудник, а также подтверждали тот факт, что сотрудник реально был в месте командировки и выполнял там работу.

Соответственно теперь эти факты хозяйственной деятельности придется подтверждать другими документами. И вот как это можно сделать.

Срок командировки

Проще всего подтвердить срок командировки — его видно из проездных документов.

Так что в этой части командировочное удостоверение с печатями о прибытии и убытии было, действительно, лишним документом.

Тот факт, что срок командировки всегда нужно определять по проездным документам, находит свое подтверждение и в Положении о командировках — об этом прямо говорится в пункте 4 этого документа.

Единственная проблема, которая возникает в связи с отменой командировочного удостоверения, — как определить срок командировки, если проездных документов нет? Например, если работник использовал личный транспорт.

Ответ опять же находим в Положении о командировках: срок командировки в подобной ситуации указывается работником в служебной записке, к которой он должен приложить оправдательные документы (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др. – п. 7 Положения).

Цель командировки

Следующий «выпадающий» факт — цель командировки, которая ранее фиксировалась в служебном задании. Теперь, с отменой этого документа, суть командировки — служебное задание, которое нужно выполнить вне места постоянной работы — придется указывать непосредственно в приказе о направлении в командировку (п. 3 Положения о командировках).

К сожалению, унифицированная форма приказа о направлении в командировку (№ Т-9 или Т-9а) не содержит такого реквизита как служебное задание.

Поэтому бухгалтеру придется разработать и утвердить у руководителя собственную, дополненную, форму такого приказа, предусмотрев в ней место для указания цели командировки.

(В скобках напомним, что, по мнению Роструда, негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно — см. письма от 09.01.13 № 2-ТЗ, от 23.01.13 № ПГ/10659-6-1 и от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1).

Это право, кстати, можно использовать, если по каким-то причинам требуется полностью сохранить в организации «старый» документооборот по командировкам. Компания вправе продолжить оформлять и служебные задания, и командировочные удостоверения, и отчеты.

Для этого достаточно предусмотреть в локальном акте положение об оформлении этих документов, а также их формы (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Применять можно как унифицированные формы, так и самостоятельно разработанные (например, дополнить унифицированные формы своими реквизитами или, наоборот, удалить лишние).

Также желательно взять за правило копию такого приказа передавать в бухгалтерию. Документ, в котором отражена и цель поездки, и место назначения, и период командирования, позволит бухгалтеру быстрее проверить авансовый отчет.

Выполнение служебного задания

Раз имеется документ, в котором сотруднику ставится задание, логично предположить, что должен быть документ, где фиксируется, что это задание выполнено (или не выполнено). Раньше таким документом был отчет, который сотрудник составлял непосредственно на бланке служебного задания. Теперь его отменили и формально работодатель требовать отчет не обязан.

В принципе, в этой части подход законодателя логичен: ведь работники не составляют отчеты о своей ежедневной работе в месте нахождения организации.

Почему такая же работа вне офиса должна требовать специального отчета? Поэтому по общему правилу тот факт, что работник вернулся из командировки и работодатель не потребовал от него каких-либо объяснений, будет свидетельствовать, что задание выполнено надлежащим образом.

А вот если задание не выполнено, то должен запускаться стандартный механизм привлечения к дисциплинарной ответственности. И начинается он как раз с истребования объяснений сотрудника.

То есть отчет о командировке из регулярного документа превращается в экстраординарный, и составляется в тех случаях, когда задание не выполнено, или выполнено не в полном объеме, или некачественно.

Документооборот по новым правилам

Итак, резюмируя, опишем новый стандартный «командировочный» документооборот. Все начинается с издания приказа (распоряжения) руководителя о направлении сотрудника в командировку, где теперь указывается и цель командировки.

На основании приказа бухгалтерия выдает сотруднику подотчет деньги на проезд, проживание и суточные. По возвращении работник представляет авансовый отчет и подтверждающие (в т.ч.

 проездные) документы, на основании которых происходит окончательный расчет.

Источник: https://www.buhonline.ru/pub/comments/2015/3/9644

Оформление командировки в 2019 году: пошаговая инструкция, заполнить документы онлайн

Документальное оформление командировок: новшества 2015 года

Мы разработали пошаговую инструкцию для оформления командировки в 2019 году. В статье есть образцы и бланки всех документов для отправки работника в командировку.

С 1 января перечень документов для документов командировки изменился. Полный список смотрите в статье журнала “Упрощенка”.

Документы на командировку

Нужны ли командировочные удостоверения в 2019 году

Командировочное удостоверение в 2019 году не действуют, на самом деле отмена произошла еще в 2015 году, когда постановлением Правительства РФ № 1595 внесли изменения в п. 7 постановления Правительства РФ от 13.10.

2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», заменив требование об оформлении командировочного удостоверения условием о том, что фактический срок пребывания в командировке определяется на основании проездных документов.

Этим же постановлением полностью исключили и п. 6, тем самым сняв обязательство работодателя оформлять служебное задание для описания цели командирования сотрудника.

Вместе с тем, право выписывать командировочные листы никто не отнимал. Если работодатель решает именно таким документом подкреплять факт служебной поездки сотрудника, то бланк организация или предприниматель может разработать самостоятельно, а может взять за основу прежнюю форму Т-10.

Какие правила оформления командировок в 2019 году для внутренних и зарубежных поездок в части суточных

Суточные могут быть установлены любые, в т. ч. внутренним нормативным актам можно предусмотреть разный размер суточных для разных должностей, а также для разных мест командирования.

Но при этом согласно норм ст. 217 НК РФ есть максимальный размер суточных, с которых не начисляется налог с доходов. Эти величины составляют 700 руб. для служебных поездок по России и 2 500 руб. для зарубежных командировок. Как начислить взносы со сверхлимитных суточных, информация в статье “Стало ясно, в какой момент начислять взносы с суточных”.

Командировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем

Вести документы для командировки бесплатно онлайн вы можете в нашей программе Упрощенка 24/7. Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет и  готовит первичные документы и отчетность в один клик. Возьмите доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Перейти в программу

О том, как отправить сотрудника в командировку в 2019 году по России, расскажет небольшая шпаргалка в таблице:

Основание для отправки в командировкуПисьменное распоряжение руководителя
Дата начала командировкиДата отъезда, подтверждаемая проездными документами или служебной запиской.
Дата окончания командировкиДата приезда, подтверждаемая служебной запиской или проездными документами.
Размер суточных700 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)
Основание для начисления командировочных расходовАвансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка

Загранкомандировки в 2019 году : оформляем и оплачиваем

Для загранкомандировки шпаргалка такая:

Дата начала загранкомандировкиДата штампа о пересечении границы РФ (если командировка в страны, которые по условиям межправительственных отношений такой штамп не ставят, то дата определяется по проездным документам).
Дата окончания загранкомандировкиДата, предшествующая дате штампа о пересечении границы (или аналогично – дате, определяемой по проездным документам). Суточные за день въезда начисляются по нормам для России.
Размер суточных2 500 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)
Основание для начисления командировочных расходовАвансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка (есть две противоположные позиции Минфина и ФНС относительно необходимости перевода проездных документов и документов о проживании  в зарубежных командировках, во избежание споров лучше сделать построчный перевод таких документов).

Как оформить по шагам

Шаг 1. Оформите приказ на командировку по организации или ИП. Это может быть приказ по форме № Т- 9а или разработанный компанией самостоятельно. В документе указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки. 

Шаг 2. Выдайте суточные. 

Шаг 3. Факт отъезда зафиксируйте в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. Количество отработанных часов указывать не нужно. Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами — К и РВ. 

Шаг 4. После возвращения работника получите с него авансовый отчет (форма № АО-1). В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели поездки. К документу прилагаются все подверждающие документы (чеки, квитанции с гостиниц и др.).

Образцы основных документов для оформления командировки

Отчет по командировке в 2019 году для бухгалтерии должен содержать:

  • авансовый отчет;
  • документы, подтверждающие расходы на проживание;
  • документы, подтверждающие расходы на проезд;
  • иные документы, подтверждающие согласованные расходы (например, билет на выставку, целью которой и являлась командировка и т. п.).

В связи с отменой командировочных удостоверений для командировок оформляются такие документы:

1. Письменное распоряжение руководителя. Это может быть приказ по форме Т-9, но может быть и документ в произвольной форме. У нас вы можете скачать бланк приказа как для одного сотрудника, так и для нескольких.

Бланк приказа о направлении в командировку одного сотрудника

Бланк приказа о направлении в командировку двух и более сотрудников

2. В зависимости от установленной на предприятии процедуры может быть оформлено и командировочное удостоверение. У нас вы можете скачать его бланк, а также образец заполнения.

Бланк командировочного удостоверения

Образец заполнения командировочного удостоверения

3. Для подтверждения нахождения в командировке используются проездные документы, документы об оплате проживания или при отсутствии таковых, оформляется служебная записка. У нас на сайте вы можете скачать образец такой служебной записки.

Образец служебной записки

4. По завершении командировки составьте авансовый отчет.

Особенности оформления командировки генерального директора

Для генерального директора не предусмотрено никаких исключений. Оформление его служебной поездки оформляется по общим правилам. Соответственно и то, как отчитываться за командировку в 2019 году, не зависит от должности командируемого лица.

Единственная разница – внутренним нормативным актом организация может установить повышенные суточные директору предприятия, но вопрос налогообложения суточных при этом не изменится – вся сумма сверх нормы будет базой для расчета НДФЛ.

Особенности оформления однодневной командировки

Документальное оформление командировки в 2019 году, если она имела продолжительность всего один день, имеет одну особенность, связанную с начислением суточных.

Для однодневной деловой поездки без пересечения границы РФ суточные не предусмотрены. Для служебной поездки длительностью в один день заграницу предусмотрены суточные в пределах 50% от нормы (п. 20 постановления № 749).

Напомним, что размер суточных работодатель может установить любой на свое усмотрение, но если эти суточные превышают норму, то с них придется уплатить НДФЛ.

В остальном требования по составу документов идентичны командировке нормальной продолжительности.

Если командировка на своей машине, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Для командировки 2019 года новые правила учета подразумевают возможность подтвердить поездку без проездных документов служебной запиской с приложенными чеками на бензин, например.

Если нет и чеков на бензин, то для определения сроков командировки опираются на документы о проживании или только на информацию, полученную из служебной записки сотрудника.

В этом случае сроки не могут выходить за пределы первоначально указанным в распоряжении руководителя.

Если командировка на служебном автомобиле, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Если поездка осуществляется на служебном автомобиле, то ситуация проще, чем с личным транспортом. На служебный автомобиль в обязательном порядке оформляется путевой лист, который содержит даты начала и окончания поездки. С 15 декабря в путевых листах стало больше обязательных реквизитов, подробности в статье “Обновите формы путевых листов”.

Порядок оформления командировки в 2019 году

Порядок, предусмотренный при направлении сотрудника в служебную поездку, регулируется уже упомянутом постановлении № 749.

Кроме того, порядок выплаты суточных и иных возмещений расходов, связанных с командировкой, установлен в ст. 168 ТК РФ. Как уже было отмечено выше, организация или предприниматель вправе оформлять командировочное удостоверение, как и прежде до 2015 года.

Бухучет командировочных расходов в 2019 году

Получив подтверждение командировочных расходов в 2019 году, бухгалтер сделает такие проводки:

  • Дт 20, 23, 26, 44 и иные счета учета затрат Кт 71 – отражаются все расходы, включая суточные;
  • Дт 71 Кт 50 – выдан перерасход по авансовому отчету;
  • Дт 50 Кт 71 – возврат подотчетной суммы;
  • Дт 70 Кт 68 – удержан НДФЛ с суточных сверх нормы (удержание будет происходить из ближайшей заработной платы, начисленной этому сотруднику). 

Источник: https://www.26-2.ru/art/351894-oformlenie-komandirovkii

Оформление командировки в 2015 году: какие есть тонкости и на что обратить внимание?

Документальное оформление командировок: новшества 2015 года

Наиболее важным изменением в порядке оформления командировки наемного работника в текущем году можно считать отмену командировочного удостоверения, а также служебного задания. Поэтому не забудьте изложить положение о командировках в новой редакции, устранив из него уже ставшие ненужными пункты.

Общие положения

Согласно действующему трудовому законодательству командировка является одним из элементов трудовых отношений и представляет собой поездку наемного работника с целью выполнения служебных задач в любое место, находящееся вне постоянного рабочего места на определенное время. Проще говоря — это разовая поездка наемного работника, в функциональные обязанности которого не входят регулярные разъезды. Таким образом, можно выделить признаки командировки, с помощью которых можно отделить ее от обычной поездки:

  1. Осуществляется по письменному распоряжению руководителя предприятия.
  2. Функциональные обязанности исполняются работником вне постоянного рабочего места.
  3. Носит срочный характер.
  4. Командированный работник трудоустроен на предприятии по трудовому договору.

Следовательно, нельзя считать командировкой поездку, если:

  1. Она носит регулярный характер.
  2. Отправленный для выполнения распоряжения руководителя наемный работник вернулся на рабочее место в день своего отъезда.

Помимо Трудового кодекса порядок оформления командировок регламентируется правительственным постановлением № 749 от 13 октября 2008 года.

Согласно этому постановлению далеко не каждый работник может быть отправлен в командировку своим руководителем.

Среди прочего, действующее законодательство запрещает направлять в командировку наемных работников следующих категорий:

  • несовершеннолетних;
  • инвалидов;
  • лиц, осуществляющих деятельность согласно ученическому либо гражданско-правовому договору;
  • беременных женщин.

Кроме этого, еще 5 категорий наемных работников могут быть откомандированы исключительно с их письменного согласия:

  • работники с детьми до 5 лет (одинокие родители);
  • работники с детьми-инвалидами;
  • работники, являющиеся опекунами детей до 3 лет;
  • работники, ухаживающие за больными родственниками (при наличии соответствующего медицинского заключения);
  • работниц, имеющих детей до 3 лет.

Порядок оформления

Как уже было сказано выше, начиная с 8 февраля текущего года, при оформлении командировок от работодателей больше не требуется оформление удостоверений и служебных заданий. Таким образом, оформляя сотруднику командировку необходимо придерживаться следующего алгоритма действий:

  1. Издать приказ руководителя.
  2. Внести запись в журнал учета командированных работников.
  3. Заполнить табель учета рабочего времени.
  4. Составить авансовый отчет.
  5. Подготовить служебную записку (в случае использования для командировки личного транспортного средства сотрудника).

Издание приказа руководителя

Если на предприятии отсутствует собственная форма приказа о командировке, то можно воспользоваться готовой формой Т-9, не забыв при этом исключить из нее упоминание о служебном задании, указание которого больше не требуется. Неотъемлемыми атрибутами любого приказа о командировке являются:

  • ФИО командированного сотрудника;
  • занимаемая им должность;
  • конечная точка назначения поездки;
  • срок командировки.

Готовый приказ должен быть скреплен подписями руководителя предприятия и командированного сотрудника.

Внесение записи в журнал учета

Поскольку новая форма все еще не готова, журнал учета командированных сотрудников ведется в соответствии с ранее утвержденной Минздравсоцразвития формой (№ 739н от 11 сентября 2009г.).

В журнал необходимо внести ФИО работника, пункт конечного назначения поездки и наименование организации, куда собственно и направляется командированный.

Кроме этого, поскольку командировочные удостоверения больше не используются, то в соответствующей строке журнала нужно поставить прочерк.

Заполнения табеля учета

В качестве такового также можно использовать одну из унифицированных форм, к примеру, Т-12. Сведения, вносимые в табель аналогичны предыдущему пункту. Дни, на протяжении которых работник будет отсутствовать на предприятии в связи с отъездом необходимо пометить кодом К. Если командировка приходится на выходные дни, то нужно использовать одновременно 2 кода — К и РВ.

Составление авансового отчета

Пример заполнения авансового отчета по форме № АО-1

Нельзя забывать, что в 2015 году составление данного отчета строго обязательно, поэтому вернувшийся из командировки сотрудник должен в обязательном порядке отчитаться об израсходованных денежных средствах, приложив к отчету подтверждающие это документы (квитанции, чеки, кассовые ордера и т. д.).

Отчет составляется по форме № АО-1. Согласно требованиям действующего законодательства отчет должен быть сдан сотрудником в течение 3 дней с момент возвращения на рабочее место.

Составление служебной записки

В связи с тем, что оформление командировочного удостоверения необязательно, свидетельством действительного нахождения сотрудника в командировке отныне будут выступать проездные документы (авиа- , ж/д билеты).

В случае невозможности предоставления таких документов вследствие использования для поездки личного транспортного средства, работник обязан написать служебную записку на имя руководителя предприятия. К ней также прилагаются подтверждающие расходы документы (чеки с АЗС, квитанции и пр.).

Оплата командировочных расходов и другие моменты

В части оплаты командировочных расходов никаких изменений в текущем году не последовало. Как и прежде работодатель выплачивает командированному сотруднику суточные, размер которых законодательством не установлен.

Таким образом, руководитель предприятия вправе самостоятельно определять условия оплаты командировок, указывая их в коллективном договоре.

Правда, при этом необходимо учесть, что размер суточных, превышающий 700 рублей (2 500 рублей для загранкомандировок), будет облагаться налогами в соответствии с действующим НК РФ.

В случае возникновения вопросов относительно порядка оформления командировок в текущем году, вы может обратиться к одному из специалистов по трудовому праву, представленных на нашем ресурсе.

Не нашли ответа в статье? Спросите у юриста:

Источник: http://PravoMania.ru/trudovoe/rabotodatel/oformlenie-komandirovki

Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

Документальное оформление командировок: новшества 2015 года

1. Какие поездки сотрудников признаются служебными командировками

2. Что изменилось в порядке оформления служебных командировок в 2015 году.

3. Какими документами оформляется служебная командировка.

Несмотря на огромное количество средств дистанционного общения, без личного присутствия при решении рабочих вопросов иногда просто не обойтись.

Поэтому служебные командировки сотрудников практикуются не только в крупных организациях, имеющих филиалы и обособленные подразделения, но и в сравнительно небольших компаниях. При этом, независимо от масштабов организации-работодателя, направление сотрудников в командировки должно быть оформлено по всем правилам.

С 2015 года требования законодательства к документальному оформлению служебных командировок несколько смягчились: заполнять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении стало не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.

2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Однако в остальном придется соблюдать установленные нормы. Как оформить командировки сотрудников с учетом указанных изменений, — читайте в статье.

Что признается служебной командировкой

Согласно ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Место постоянной работы сотрудника определяется трудовым договором с ним, и не всегда оно совпадает с местом расположения самой организации.

Поэтому к командировкам относятся, в том числе, следующие служебные поездки работников:

  • поездка в обособленное подразделение (представительство, филиал) командирующей организации, которое находится вне места постоянной работы сотрудника;
  • поездка из обособленного подразделения, в котором работает сотрудник, в головную организацию;
  • поездки дистанционных работников и надомников в головную организацию.

Как следует из самого определения, в служебные командировки могут направляться только сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры.

Например, поездка, в которую направляется исполнитель по гражданско-правовому договору, не является служебной командировкой.

Также командировками не признаются служебные поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, или работа которых осуществляется в пути (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

! Обратите внимание: При направлении сотрудника в служебную командировку необходимо учитывать ограничения, установленные Трудовым кодексом:

  • Нельзя направлять в командировки работников, даже при наличии их согласия, относящихся к следующим категориям (ст. 259, 268 ТК РФ):
    • беременные женщины;
    • работники в возрасте до 18 лет.
  • Можно направлять в командировки только с письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний работников из следующих категорий (ст. 259, 264 ТК РФ):
    • женщины, имеющие детей до трех лет;
    • работники, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
    • работники, имеющие детей-инвалидов;
    • работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Если указанные работники откажутся от командировки, работодатель не вправе командировать их в принудительном порядке. В противном случае работодателя ждет административная ответственность по ч. 1 ст. 5.

27 КоАП РФ за непредоставление гарантий, предусмотренных трудовым законодательством. Для юридических лиц наказание довольно существенное – штраф от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.

Поэтому выгоднее знать нормы трудового права и не нарушать их.

Документальное оформление служебной командировки

Итак, если поездка сотрудника соответствует рассмотренным критериям служебной командировки, ее необходимо оформить надлежащим образом, чтобы выплаты сотруднику и расходы, связанные с такой поездкой, были обоснованы.

Порядок документального оформления служебных командировок, как правило, устанавливается в соответствующем локальном акте, например, в Положении о служебных командировках.

Работодатель вправе самостоятельно определять количество и формы необходимых документов в зависимости от масштабов деятельности, организационной структуры и других факторов. Рассмотрим документы, которые обычно используются при оформлении служебных командировок.

1. Служебное задание

С 8 января 2015 года составлять служебное задание для направления работника в служебную командировку и отчет о его выполнении не обязательно (пп. б п. 2 Изменений, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).

Однако если работодатель все-таки решил продолжать использование данного документа, это необходимо прописать в локальном акте, где также устанавливается форма служебного задания: унифицированная (№ Т-10а) или самостоятельно разработанная.

Использовать служебное задание для направления в командировку может быть удобно в организациях с большим количеством структурных подразделений и разветвленной иерархией.

Руководитель структурного подразделения составляет служебное задание для направления в командировку подчиненного ему сотрудника, в котором обосновывается необходимость командировки: основание, цель, место назначения, срок.

Затем на основании этого документа руководитель организации принимает окончательное решение и издает приказ о направлении в командировку.

Очевидно, что небольшим организациям намного удобнее обходится без оформления служебного задания, поскольку вся информация, содержащаяся в нем, присутствует также и в других документах (например, в приказе о направлении работника в командировку), а сокращение «бумажной работы» позволит ускорить процедуру оформления служебных командировок.

Скачать

Источник: http://buh-aktiv.ru/sluzhebnye-komandirovki-sotrudnikov-oformlyaem-pravilno/

Командировка с 2015 года – по новым правилам

Документальное оформление командировок: новшества 2015 года

Командировка является неотъемлемой частью жизнедеятельности организации. Естественно, необходимо знать, как правильно отправить сотрудника в деловую поездку по заданию организации и какие документы при этом необходимы. С 8 января 2015 года вступили в силу поправки введенные по постановлению правительства, согласно которых внесли некоторые изменения, рассмотрим их в данной статье.

Командировка в 2015 году, изменение в пакете документов

Согласно постановлению правительства, которое было принято 29.12.2014 года, под номером 1595, с 8 января 2015 года были внесены корректировки в порядок направления сотрудника в командировку. Согласно новых правил отменили обязательное применение некоторых документов.

В данный момент не требуется составление ряда документов, хотя их использование не запрещено:

  • Отсутствует необходимость в постановке служебного задания
  • Более не требуется выдавать командировочное удостоверение (КУ)
  • Так же не требуется отчет сотрудника о произведенной работе

Осталось по-прежнему, необходимо следующее:

  • Прежде чем отправить сотрудника в деловую поездку, необходимо издать приказ (распоряжение или решение)
  • Также необходимо вести журнал учета командировок сотрудников, в котором записываются даты их убытия и прибытия в организацию (отменена необходимость ведения журнала с 08.08.2015)

Стоит отметить, что отсутствие такого журнала или их не заполнение могут повлечь за собой ответственность, согласно ст. 5.27, ч.1:

  • Предупреждение, либо
  • Штраф на должностных лиц, в размере 1-5 тыс. руб.
  • На юр.лиц, в размере 30-50 тыс. руб.
  • Индивидуальных предпринимателей, в размере – 1-5 тыс. руб.

Однако данный документ может проверить лишь трудовая инспекция, поскольку он относится к кадровому учету.

Оформление приказа (решения или распоряжения)

Обязательных требований к форме приказа не предъявляется, он может быть издан по унифицированной форме Т-9, при отправлении одного сотрудника или же по форме Т-9а, если отправляется группа работников, а также можно издать свою форму приказа. Если вы будете использовать форму Т-9, то у вас возникнет вопрос о необходимости заполнения поля «основание», которое раннее заполнялось.

Данное поле можно заполнять в том случае, если вы продолжаете для себя использовать документ, по которому составлялось служебное задание, таким образом в поле «основание» можно будет внести данные о дате составления и номере такого задания.

Если же данный документ не издавали, то можно в этом поле записать данные другого документа, на основании которого сотрудник выезжает в рабочую командировку, например, если  составляется служебная записка, написанная непосредственным руководителем.

Если же никаких подобных документов не было издано, то поле «основание» можно оставить не заполненным.

Заполнение журнала регистрации командировок

В журнале учета сотрудников, которые выбывают в служебные командировки, графу, в которой указываются дата и номер командировочного удостоверения, рекомендуется не заполнять.

При прибытии в организацию командированных работников, в журнале учета, в графе, содержащей Наименование организации, которая выдала КУ, можно внести данные наименования организации, которая направила данного сотрудника в деловую поездку.

Командировочное удостоверение, использовать или нет?

Как уже сказали, с 8 января 2015 года, в результате изменений, внесенных в постановление правительства, которое было принято 13.10.

2008, под номером 749, у работодателя нет обязанности оформлять служебное задание, командировочное удостоверение и составлять отчет по поводу проведенной сотрудником работы.

С другой стороны запрета на ведение данных документов нет. Поэтому, при желании работодателя, он вправе их использовать для внутренних целей.

Оформление расходов, согласно статьи 252 НК, осуществляется на основании документов, которые оформлены согласно требованиям законодательства, либо иными документами, которые оформлены согласно требованиям делового документооборота, и которые могут косвенно подтверждать понесенные расходы. К ним могут относиться следующие документы: проездные билеты, изданный приказ о направлении сотрудника в командировку.

Применимость командировочного документа может быть установлена, согласно правил нормативных актов по кадровой политике (положений о командировках), так и согласно учетной политике организации. При этом возможно изменение или дополнение формы данного документа.

Подтверждение сроков командировки

При отправлении сотрудника в рабочую поездку ему причитаются суточные, для этого необходимо определить длительность этой поездки. Согласно пункта 7 положения, которое регламентирует процесс отправки сотрудников в командировки, с учетом внесенных изменений в 2015 году, указаны 2 способа, по которым можно определить сроки поездки:

  • Первый, сроки исчисляются исходя из имеющихся проездных документов
  • Второй способ – если поездка осуществлялась с использование личного транспорта, на основании предоставленной служебной записки

В связи с этим, сотруднику необходимо составить служебную записку, которая составляется по возращении в организацию. При этом указанные в ней даты необходимо подтвердить приложенными к документу чеками, квитанциями, путевыми листами и пр.

Скачать пример заполнения служебной записки можно по ссылке.

Определение сроков, при использовании служебного транспорта

В постановлении №749, п. 7 указана всего 2 способа, которыми сотрудник добирается до места назначения – личный транспорт и общественный.

На практике может использоваться и другие способы, такие как: служебный транспорт, с помощью услуг сторонних организаций, попутный.

Каким образом можно подтвердить даты командировок в таких случаях? Четких правил нет, но можно следовать ниже описанным рекомендациям.

Как и до внесения изменений, в 2015 году, основанием для того, чтобы направить сотрудника в командировку является изданный приказ руководителя организации, в котором указываются сроки поездки (дата начала и окончания), с учетом времени, которое требуется для того, чтобы добраться до место назначения и обратно. Именно этот документ в совокупности с другими подтверждающими документами можно использовать для подтверждения длительности поездки.

Служебный транспорт. Для того, чтобы определить сроки поездки, в этом случае, кроме приказа, можно составить путевой лист. Кроме него, сотрудник может в служебной записке отобразить маршрут следования с приложением к ней квитанций (чеков АЗС, гостиницы, из кафе и т.п.), полученных по пути следования или по прибытию на место.

При использовании транспортной компании можно приложить акт об оказании транспортных услуг либо иной документ, который предусмотрен договором с данной компанией, а так же составить служебную записку, так же приложив к ней необходимые подтверждающие документы.

Если используется попутный транспорт, то необходимо написать служебную записку и приложить к ней документы, которые подтверждают факт поездки.

Заполнение авансового отчета

Порядок заполнения и форма авансового отчета были утверждены по Постановлению Госкомстата №55, утвержденного 1 августа 2001 года. Но, начиная с 1 января 2013 года, данная унифицированная форма не является обязательной, в связи с этим ее можно видоизменить исходя из ваших внутренних требований организации.

Согласно Постановления Правительства №749, п.7, утвержденного 13.10.2008, подтвердить сроки проведения командировки можно на основании проездных документов, а если поездка производилась на личном транспорте, на основании служебной записки, к которой прилагаются необходимые подтверждающие документы, такие как, путевые листы, чеки, квитанции и пр.

В связи с этим при составлении авансового отчета, для того, чтобы подтвердить суточные расходы, можно ориентироваться на проездные билеты или составленную служебную записку сотрудником, в которой указана дата начала и окончания поездки.

О порядке применения суточных, можно почитать, перейдя по ссылке.

по теме

Полезная информация

Налогообложение суточных.
Нормы суточных и найма жилья при заграничных командировках.
Скачать образец положения о командировках.
Памятка – перечень документов, которые сотрудник должен привести по возвращении из командировки.

[us_separator size=”small” thick=”2″ color=”primary”]

Источник: https://infportal.ru/kadry/komandirovka-s-2015-goda.html

Командировка — оформление документов

Документальное оформление командировок: новшества 2015 года

» Командировка » Командировка — оформление документов

Согласно приказу Правительства Российской Федерации № 749 от 2008 года осуществляется документальное оформление, которое требуется при направлении в служебную поездку сотрудника предприятия (командировка).

Зимой 2015 года руководством страны было принято весомое упрощение в правилах ведения документации для командировок.

До принятия поправок руководителю, чтобы отправить служащего в командировку, требовалось оформить служебный документ, где фиксировалось место, назначение и количество времени на командировку (служебное задание). Также составлялся приказ на сотрудника, отправляющегося в поездку. Проводилась выдача свидетельства, где отмечалось время приезда в нужное место и отъезд (командировочное удостоверение).

Каждое передвижение командировочного отмечалось в документации. По прибытию из командировки работник письменно составлял отчет по выполненному заданию и выписку по всем денежным затратам. К отчетным документам прилагались обоснованные дополнения. Благодаря изменению закона об оформлении командировок, в нынешнем году эта схема упрощена.

Как оформляется зарубежная командировка за пределы РФ — читайте здесь.

Когда вступило в действие поправка законодательного документа Правительства России 2014 года № 1595, уменьшилось количество сопроводительных бумаг. Поэтому процедура документального сопровождения командировок отныне делается намного быстрее.

В результате произошла отмена удостоверения для командировки, отчета о поездке и составлении служебного задания. Это уменьшило работу в отделе кадров, но в бухгалтерском отчете должно быть документальное подтверждение использованных финансов.

Также советуем прочитать статью — командировочные расходы и их учет в бухгалтерии.

Проведение документов для командировки в 2016 году

Документальная регистрация командировки обязательно начинается с составления приказа о назначении откомандирования. В данном документе указывается цель данной поездки.

Применение свидетельства для командировок, составление отчета и задания в этом году делается на усмотрение руководства. Когда предприятие ведет документирование по прежнему порядку, то это должно закрепляться в отдельном акте.

Оформление приказа на командировку

При составлении бумаг о командировке применяется форма приказа № Т-9. Также руководитель может применить собственный тип документа необходимый в поездку. В приказе должно обязательно указываться:

  • название организации
  • вид документа и дата издания
  • данные специалиста и должность
  • пункт прибытия
  • начало и завершение командировки
  • задача поездки
  • предприятие финансирующее затраты

Документ заверяется руководством данного предприятия.

Скачать бланк и образец приказа о направлении в командировку.

Согласно принятому постановлению Правительства РФ, ведение журнала учета командированных является необязательным.

Документы, подтверждающие расходы

Временной промежуток командировки подтверждается проездными документами, которые предоставляет сотрудник после поездки. Когда такие бумаги отсутствуют, реальное время пребывания служащего в командировке можно подтвердить договором аренды жилплощади.

Если сотрудник находился в гостинице, то доказательством есть талоны об оплате за номер. Когда нет таких документов, составляется служебная записка, в которой принимающая сторона подтверждает срок пребывания командированного.

При назначении служащего в поездку составляется приказ, выдается часть денег на жилье, дорогу и другие траты. В табеле формы № Т-12 и Т-13 отмечается командировка специалиста путем постановки буквенного кода К.

По приезду сотрудник в течение 3 дней должен представить авансовый отчет по предоплате с прилагающими документами по всем расходам. Если служащий использовал свой автомобиль, составляется служебная записка.

Ведение авансового отчета в 2016 году осталось неизменным, так как это единственный документ, с помощью которого делается выплата по растратам командировки.

Оплата поездки для частных предприятий осуществляется согласно локальному нормативному акту.

Для государственных и муниципальных организаций размер и распределение выплат производится по постановлению Правительства РФ № 729.

Благодаря изменениям документальное оформление командировки стало более упрощенным.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 – Москва – ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь – если вы проживаете в другом регионе.

Это быстро и бесплатно!

Источник: http://rabotniks.ru/komandirovka-oformlenie-dokumentov/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.