+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Делаем бумажную копию электронного документа

Содержание

Как сделать электронную копию бумажной книги

Делаем бумажную копию электронного документа

Что для вас значит книга? Если это не просто увлекательный попутчик, но и мудрый наставник, то вы хоть раз задумывались о том, чтобы сберечь ее на будущее. Оцифровка бумажных книг имеет два несомненных преимущества: книга в электронном виде всегда под рукой, и ей очень легко делиться.

Из этого мануала вы узнаете об основных этапах создания удобной электронной версии бумажной книги с навигацией и возможностью копирования текста.

Вступление

Стоит оговориться, что в век бурной защиты авторских прав и легкой доступности литературы, изначально сверстанной в электронной форме, имеет смысл оцифровывать либо старые фундаментальные советские учебники, либо что-то действительно редкое и только для личного пользования.

Имея доступ к старым техническим справочникам, я иногда безвозмездно помогал тем незнакомым мне людям, которым так не хватало хороших источников знаний для обучения. И коль уж я подряжался, хотелось выполнить свою работу на достаточно высоком уровне, чтобы читателю книги было приятно в нее погружаться.

Этап 1. Копирование книги

Со временем многие процессы упрощаются. Если с пяток лет назад этот этап был крайне продолжительным (приходилось пользоваться сканером), то с улучшением камер мобильных телефонов затрачиваемое время существенно сократилось. Конечно, камера камере рознь, но, если подобрать приемлемые условия съемки, должен подойти любой более-менее современный телефон.

Разумеется, использование сканера все же более предпочтительно. Особенно если дело касается технической литературы, содержащей множество формул и чертежей.

Предвосхищая события, отмечу, что снимки впоследствии будут обработаны специальной программой. Но все же стоит добросовестно отнестись к самой съемке, дабы не ставить качество конечного продукта в зависимость лишь от постобработки.

Пример не самого хорошего снимка: освещение страдает, страницы до конца не выпрямлены. Все ради эксперимента
Поэтому постарайтесь максимально широко раскрывать страницы, чтобы изгибы у корешка книги были минимальны.

Было бы здорово, если бы вам кто-то в этом помогал. Один человек держит телефон, а второй переворачивает и выпрямляет страницы.

Ко всему прочему, студенты любят делать на библиотечных книгах пометки, и неплохо было бы их стереть.

Делаем серию снимков и перекидываем их на компьютер в отдельную папку. Пришла пора поработать неживому мозгу.

Этап 2. Обработка

Я сталкивался с двумя серьезными программами для обработки отсканированных (сфотографированных) книг: ScanTailor и ScanKromsator. Возможно, за годы моего инактива появились еще какие-то достойные альтернативы, но я сомневаюсь — уж очень мала и бедна пользовательская ниша. Самые прожженные книгоделы предпочитают ScanKromsator.

В нем предельно много настроек и возможностей, но разобраться и понять все предложенные навороты, видимо, не в состоянии и сам автор программы (шутка). Поэтому я рекомендую вам ScanTailor. Мне довелось следить за развитием этой утилиты с первых дней ее существования.

Разработчик еще несколько лет назад прекратил поддержку проекта, но все-таки дал миру хороший инструмент для обработки сканов.

Начало работы

Работа в ScanTailor последовательна и проста. Все промежуточные действия отображены в левой части рабочей области, вы с легкостью вольетесь в процесс.

Выберите папку с исходниками, выходная папка будет создана автоматически. Для всех страниц установите максимально возможное DPI — 600 × 600. Мощности современных компьютеров позволяют достаточно быстро обрабатывать такие изображения.

Не жалейте DPI для своей книги

Шаг 1. Исправление ориентации

Самый простой и быстрый шаг. Скорее всего, вы изначально фотографировали страницы с верной ориентацией, потому и хлопот возникнуть не должно. Отмечу лишь, что изначально ScanTailor будет предлагать вам запустить пакетную обработку текущего действия (небольшой значок Play напротив шага) — обязательно им пользуйтесь, дабы не щелкать по каждому изображению отдельно.

На мой взгляд, ScanTailor может гордиться своим продуманным интерфейсом

Шаг 2. Разрезка страниц

Практически беспроблемный шаг. Я крайне редко встречал ошибки программы на этом этапе. Обязательно обратите внимание на обложку книги — именно здесь зачастую возникают нюансы.

Большей наглядности и придумать трудно

Шаг 3. Компенсация наклона

В подавляющем большинстве случаев алгоритм срабатывает корректно. Не ждите подвоха, переходите к следующему шагу.

К вашим услугам ручная настройка до долей градуса

Шаг 4. Полезная область

Наверное, это самый ответственный момент. Только содержание книги имеет определяющее значение, оформление — дело вторичное. Именно с этого шага начинает работать связка «компьютер — человек». В программе порой случаются небольшие сбои, поэтому после автоматической обработки пробегитесь глазами по миниатюрам страниц в правой части экрана. Обычно ошибки сразу бросаются в глаза.

«Бракованная» полезная область будет видна при просмотре миниатюр страниц

Шаг 5. Поля

Размер полей — дело вкуса. Более важным моментом является возможность выравнивания размеров страниц. Не забудьте поставить эту галочку, чтобы не получить на выходе «пляшущие» страницы.

Обложку обычно приходится дорабатывать в графическом редакторе

Шаг 6. Выход

Последний бой — он трудный самый. Плюс самый ресурсоемкий для вашего компьютера и самый требовательный к вашему вниманию.

Необработанные страницы помечаются вопросительным знаком

Финишный отрезок знаменуется рядом важнейший действий. Прежде всего вы определяете выходной режим книги: черно-белый, цветной или смешанный. Затем страницы очищаются от мусора, искривленные строки выравниваются.

Не буду вдаваться в подробности, но укажу вам на не самые заметные закладки, расположенные несколько нелогично и непривычно — между превью страницы и лентой миниатюр. Каждая закладка отвечает за важную функцию ручной настройки получаемых изображений.

Если вы найдете желание и время вникнуть в принцип их работы, ваши книги будут более высокого качества.

Страница до и после корректировки искажения строк

Итог

Стремясь к идеалу, на эту работу вы можете потратить не один час. Все зависит от вашей заинтересованности в конечном результате и качестве исходных снимков. Да, я еще раз возвращаюсь к этой теме. Чуть большие старания на этапе подготовки могут сэкономить огромное количество времени, которое уходит на приведение страниц в приличный вид.

Прошу не брать за образец приведенные скриншоты — на все про все у меня ушло не более пары минут. Я не сомневаюсь, что забыл указать вам на некоторые нюансы работы со ScanTailor — слишком давно я ничего не обрабатывал с его помощью.

В итоге вы получите набор разрозненных страниц в формате .tif. Пора сшиваться!

Этап 3. Создание djvu-файла

Если вы хотите быстро сварганить DjVu-файл, обратитесь за помощью к малюсенькой утилите DjVu Small. Есть и более серьезные программы, например DjVu Editor Pro. Конечно, предпочтительным видится применение второго инструмента. Но решать вам: установите обе программы и сравните их возможности.

Что касается создания PDF — в Интернете есть вагон и маленькая тележка соответствующих программ и веб-сервисов.

Этап 4. Создание OCR-слоя

Одним из признанных мировых лидеров в распознавании текста несомненно является компания ABBYY с ее известным продуктом FineReader.

Наверное, нет таких людей, которые не слышали об этой программе, поэтому и расписывать особо нечего.

С недавнего времени FineReader умеет открывать и сохранять результаты работы прямиком в DjVu, что исключает необходимость использования промежуточного софта.

Этап 5. Создание оглавления

На просторах Сети довелось встречать положительные отзывы о программе Pdf & Djvu Bookmarker. Как становится понятно из названия, софтина умеет работать с обоими самыми распространенными форматами электронных книг.

Заключение

Скорее всего, вы не осилили много букв и сразу перешли к выводам. А они для рядового человека неутешительны. Электронное книгоиздание — дело хлопотное, полное трудностей и сюрпризов.

Чтобы дослужиться даже до «зеленого пояса», вам придется потратить кучу времени. Оцифровка бумажных книг на высоком уровне — удел энтузиастов. Если вы все же решитесь пройти чертову дюжину кругов ада, то получите непередаваемые впечатления.

Всегда приятно делать что-то общественно полезное и получать за это обычные человеческие благодарности.

Но в целом рекомендую остановиться после обработки в ScanTailor, объединить разрозненные страницы в PDF и дальше не лезть в дебри.

Источник: https://lifehacker.ru/kak-sdelat-elektronnuyu-kopiyu-bumazhnoj-knigi/

Как сделать электронную копию документа

Делаем бумажную копию электронного документа

Нынешнее время термин “Документ” подразумевается не только бумажный лист, а и файл в электронном виде, который может храниться на компьютере, также его можно кинуть на печать, пересылать кому-либо по почте, делать из него копии. Как сделать копию паспорта в электронном виде, когда надобно дистанционно подтвердить свою личность?

Требования

Предварительно уточните, какой формат нужен для хранения файла, а также какой требуется размер. Помимо этого, надобно знать, какие страницы сканировать.

В большинстве случае нужен лишь первый разворот с фото, а также страницы, где есть записи- семейное положение, регистрация.

Бывает, что нужно распознавание текста в изображении, то есть, картинка (графическая информация) должна быть трансформирована с текстовую.

Специальное оборудование

Понадобится устройство, которое переводит бумажное изображение в цифровой формат. Отлично подойдет фотоаппарат, сканер, встроенная в телефон камера.

Чем лучше у камеру будет разрешение, тем высшего качества будет о “скана”.

Чтобы получить высококачественное изображение без неровностей, бликов, чтобы, например, можно было отличить не только вашу фамилию и имя, потребуется использовать сканер.

Если нет особых требований относительно копий, то нужный документ можно сфотографировать.

Как сохранить

Как сделать электронную копию паспорта, если сканера нет под рукой. Пойдите с место, где может быть предоставлена услуга по сканированию и копированию – фотостудия, магазин, продающий канцелярию. С собой возьмите флеш-карточку или диск, куда вам смогут сохранить скан.

Уже на домашней компьютере вы сможете сохранить скан в необходимо для вас формате. Называйте файл латинскими литерами, для удобства. Теперь вы можете использовать его – загрузить на сайте в форму, отправить вместе с письмом по электронке. Перед тем, как отправить документ, убедитесь, что текст читаем, качество изображения полностью соответствует требованиям,а на снимке вы похожи на себя.

Безопасность

Нужно быть бдительным и давать копию паспорта в электронном виде лишь проверенным источникам, чтобы персональная информация не оказалась у мошенников в руках. И не забывайте – ни одна солидная фирма не будет использовать содержащие личную информацию документы либо их дубликаты, пока вы не дадите на это своего согласия.

:

Ed Sheeran — Perfect (Official Music Video)

Источник:

Как сделать электронную копию паспорта

В наше время под словом «документ» может подразумеваться не только лист бумаги, но и электронный файл, который можно хранить на компьютере, посылать по почте, распечатывать, копировать. Как сделать копию паспорта в электронном виде, когда нам нужно удостоверить свою личность дистанционно, скажем, для авторизации на каком-нибудь сайте?

Сохранение

Как сделать электронную копию паспорта, если у вас дома нет сканера? Обратитесь в ближайший торговый центр: как правило, услуги по копированию и сканированию документов оказываются во многих магазинах, торгующих канцелярскими товарами, в фотостудиях. Захватите с собой диск или флешку, на которую вам сохранят скан.

Дома вы просто сохраните файл в нужном формате. Для удобства имя файла задайте латинскими буквами. Теперь с файлом можно работать – послать его по электронной почте, прикрепив к письму, или загрузить его в форму на сайте. Перед отправкой убедитесь, что качество изображения соответствует требованиям, текстовые данные читабельны, а вас на фото можно узнать.

Как правильно подать в суд документы в электронном виде

Делаем бумажную копию электронного документа

1 января 2017 года вступил в силу Порядок подачи в арбитражные суды РФ документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа.

В соответствии с ч. 7 ст. 4 АПК РФ исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы можно передавать в суд в электронном виде. Новый Порядок подачи утвержден Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2016 № 252.

В связи с этим перестал действовать Порядок подачи документов в арбитражные суды РФ в электронном виде, утвержденный Постановлением Пленума ВАС РФ от 08.11.2013 № 80.

Порядок не регулирует подачу в электронном виде документов, которые содержат сведения, составляющие государственную тайну.

В соответствии с Порядком документы, как и прежде, подаются через личный кабинет в информационной системе «Мой арбитр». Новый Порядок разграничивает понятия электронного образа документа и электронного документа, подписанных электронной подписью.

Электронный образ документа и требования к нему

Это электронная копия бумажного документа, полученная с помощью сканирования и заверенная простой электронной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) в соответствии с Порядком подачи документов. Предыдущий Порядок также предусматривал электронные образы. Однако требования к ним изменились:

  1. Это должен быть скан в масштабе 1:1 в черно-белом или сером цвете. Сканирование в режиме полной цветопередачи осуществляется, если в документе присутствуют цветные графические изображения или цветной текст, когда это имеет значение для рассмотрения дела.
  2. Необходимы все реквизиты и аутентичные признаки подлинности: графическая подпись лица, печать, угловой штамп бланка (при наличии).
  3. Файл должен быть в формате PDF и по размеру не более 30 Мб.
  4. Электронный образ каждого документа представляется в виде отдельного файла. Наименование файла должно позволять идентифицировать электронный образ документа и количество листов в нем (например, «Накладная 996 от 15122016 1 л.pdf»).
  5. Файлы и данные, которые в них содержатся, должны быть доступны для работы и не защищены от копирования и печати. Они не могут содержать интерактивных и мультимедийных элементов, внедренных сценариев на языке JavaScript или любых других языках программирования.
  6. Электронный образ документа заверяется простой электронной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью.

Электронный документ и требования к нему

Это документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Это новое понятие. К таким документам предъявляются свои требования:

  1. Файл обращения в суд должен быть в формате PDF, который предусматривает копирование текста.
  2. Файлы документов, прилагаемых к обращению в суд, представляются в том формате, в котором они подписаны электронной подписью. Это может быть PDF, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT ― для текстовых документов, PDF, JPEG (JPG), PNG, TIFF ― для документов с графическим содержанием.
  3. Размер файла не более 30 Мб.
  4. Каждый документ представляется в виде отдельного файла. Наименование файла должно позволять идентифицировать документ и количество листов в нем (например, «Накладная 996 от 15122016 1 л.pdf»).
  5. Файлы и данные, которые в них содержатся, должны быть доступны для работы и не защищены от копирования и печати, не должны содержать интерактивных и мультимедийных элементов, внедренных сценариев на языке JavaScript или любых других языках программирования.
  6. Электронный документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.
  7. Электронная подпись должна содержаться в отдельном файле (отсоединенная электронная подпись). Если документ подписывают несколько человек, то каждая электронная подпись должна быть в отдельном файле.
  8. Электронный документ должен быть подписан электронной подписью лица, которое указано в тексте как подписант.

Порядок подачи документов не предусматривает электронных документов, подписанных:

  1. простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью;
  2. присоединенными электронными подписями;
  3. электронной подписью лица, которое не указано в тексте электронного документа как подписант.

Суд не примет документы, если:

1) обращение в суд адресовано другому суду;

2) обращение в суд идентично ранее направленному обращению;

3) документы нечитаемы, в частности: страницы перевернуты; документ содержит не все страницы; нет возможности определить, все ли страницы на месте (нет нумерации); в файле отсутствует электронный документ или электронный образ документа; отсутствует связный текст;

4) файлы приложены в форматах, которые не предусмотрены Порядком подачи обращения в суд;

5) документы представлены не отдельными файлами, а в одном файле содержится несколько электронных документов или несколько электронных образов;

6) наименование файлов не позволяет идентифицировать документы;

7) файлы недоступны для работы: защищены от копирования и (или) печати, содержат интерактивные или мультимедийные элементы, внедренные сценарии на языке JavaScript или любых других языках программирования;

7) обращение в суд в виде электронного документа не подписано усиленной квалифицированной электронной подписью или в виде электронного образа не заверено усиленной квалифицированной электронной подписью;

8) электронный образ обращения в суд не содержит графической подписи истца;

9) электронная подпись не соответствует виду или формату, установленному Порядком подачи документов. Срок действия сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи на момент подписания документа истек. Электронная подпись не соответствует документу. Документ изменен (модифицирован) после того, как он был подписан;

10) номер дела, который указал пользователь при подаче документов, не соответствует номеру дела, указанному в обращении в суд;

11) к обращению в суд не приложен документ, который подтверждает полномочия представителя на предъявление документов в суд;

12) нарушены иные требования к электронным документам и (или) электронным образам документов, установленные Порядком подачи документов.

На что обратить внимание, если вы представляете в суд документы, переданные через Диадок

Они полностью отвечают условиям нового Порядка в том, что касается подписи. Однако Диадок не ограничивает форматы и имена передаваемых документов (исключение составляют счета-фактуры, для которых законодательно утверждены требования к файлам обмена). Поэтому не каждый электронный документ можно представить в суд.

Например, документ может быть передан через Диадок в формате pdf, подписан КЭП, но иметь имя, не соответствующее Порядку. Просто изменить имя файла нельзя ― документ не будет считаться оригиналом.

Тогда его можно представить в виде бумажной копии. Еще один вариант ― создать его электронный образ: распечатать, отсканировать и подписать простой ЭП или КЭП.

Такой вариант Порядок напрямую не предусматривает, но и не запрещает.

Если документы подает представитель

Ему нужна соответствующая доверенность. Она представляется в виде:

  • либо электронного документа, подписанного КЭП представляемого лица;
  • либо электронного образа документа, заверенного КЭП представляемого лица;
  • либо электронного образа, заверенного простой электронной подписью или КЭП лица, подающего документы.

Можно ли обойтись без КЭП?

Отметим, что КЭП не является обязательным требованием для пользователей системы «Мой арбитр». Они по-прежнему могут направлять в суд электронные образы бумажных документов, подписанных простой ЭП (логин-пароль для учетной записи в системе ЕСИА, с помощью которой и происходит авторизация в системе «Мой арбитр»). Но КЭП обязательно потребуется, если в суд подаются:

  1. обращение в суд и прилагаемые к нему документы в виде электронных документов или электронных образов, заверенных простой электронной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью лица, подающего документы;
  2. заявление об обеспечении доказательств (ст. 72 АПК РФ);
  3. заявление об обеспечении иска (ст. 92 АПК РФ);
  4. заявление об обеспечении имущественных интересов (ст. 99 АПК РФ);
  5. заявление об обеспечении исполнения судебного акта (ст. 100 АПК РФ);
  6. ходатайство о приостановлении исполнения решения государственного органа, органа местного самоуправления, иного органа, должностного лица (ст. 199 АПК РФ);
  7. ходатайство о приостановлении исполнения судебных актов (ст. 265.1, 283 АПК РФ);
  8. исковое заявление, заявление, апелляционная жалоба, кассационная жалоба, содержащие ходатайство о принятии обеспечительных мер (ст. 125, 260, 265.1, 277, 283 АПК РФ).

Подписывать эти документы можно сертификатом КЭП, который используется в системе Диадок или в системе отчетности. Если документы будет подписывать сотрудник, у которого нет КЭП, то всегда можно заказать КЭП на сайте.

Источник: https://www.diadoc.ru/blog/7745

Об утверждении Порядка изготовления бумажной копии электронного документа и хранения электронных документов с электронной цифровой подписью в центральном аппарате Федерального казначейства, Приказ Казначейства России от 16 марта 2010 года №54

Делаем бумажную копию электронного документа

В соответствии с Концепцией формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года, одобренной распоряжением Правительства Российской Федерации от 6 мая 2008 года N 632-р, Стратегией развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденной Президентом Российской Федерации от 7 февраля 2008 года N Пр-212, а также в целях расширения использования электронных документов,
приказываю:

1. Утвердить Порядок изготовления бумажной копии электронного документа и хранения электронных документов с электронной цифровой подписью в центральном аппарате Федерального казначейства (далее – Порядок) согласно приложению к настоящему приказу.

2. Ввести в действие Порядок с 10 марта 2010 года.

3. Управлению информационных систем (A.M.Гусельников) обеспечить:

3.1. целостность и доступность баз данных прикладного программного обеспечения (далее – ППО), содержащих электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП);

3.2. проведение тематических исследований и получение заключения о корректности встраивания средств криптографической защиты информации в ППО, использующее ЭЦП;

3.3. согласование с Управлением режима секретности и безопасности информации и реализацию доработок ППО, обеспечивающих выполнение требований прилагаемого Порядка к ППО;

3.4. разработку (доработку) и поддержание в актуальном состоянии Технологических регламентов, соответствующих требованиям прилагаемого Порядка.

4. Управлению режима секретности и безопасности информации (А.В.Косулин) обеспечить:

4.1. публикацию на официальном сайте Федерального казначейства в сети Интернет списка отозванных сертификатов Уполномоченного удостоверяющего центра Федерального казначейства;

4.2. предоставление по запросам федеральных органов исполнительной власти корневого сертификата Уполномоченного удостоверяющего центра Федерального казначейства.

5. Управлению информационных систем (A.M.Гусельников) и Управлению режима секретности и безопасности информации (А.В.Косулин) обеспечить поддержание требуемого режима конфиденциальности баз данных ППО, содержащих электронные документы, подписанные ЭЦП.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федерального казначейства А.Ю.Попова.

Руководитель
Р.Е.Артюхин

Порядок изготовления бумажной копии электронного документа и хранения электронных документов с электронной цифровой подписью в центральном аппарате Федерального казначейства

УТВЕРЖДЕНприказомФедерального казначейства

от 16 марта 2010 года N 54

1. Общие положения

1.1.

Настоящий Порядок изготовления бумажной копии электронного документа и хранения электронных документов с электронной цифровой подписью в центральном аппарате Федерального казначейства (далее – Порядок) разработан в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, федеральными законами от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”, от 10 января 2002 года N 1-ФЗ “Об электронной цифровой подписи”, от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”, Регламентом по применению средств ЭЦП в Федеральном казначействе, утвержденным приказом Федерального казначейства от 17 августа 2005 года N 145, другими федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

1.2.

Настоящий Порядок устанавливает правила изготовления бумажной копии электронного документа и хранения электронных документов с электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП) в центральном аппарате Федерального казначейства при применении и использовании в своей деятельности электронных документов, подписанных ЭЦП, в том числе с использованием системы электронного документооборота Федерального казначейства.

1.3. Действие настоящего Порядка не распространяется на документы, содержащие государственную тайну.

1.4. Электронный документ создается, используется и хранится с применением средств вычислительной техники в соответствующем прикладном программном обеспечении Федерального казначейства.

1.5. Электронный документ содержит реквизиты, позволяющие его идентифицировать.

Обязательные реквизиты электронного документа определяются действующим законодательством, нормативными правовыми актами, а также Требованиями к форматам текстовых файлов, используемыми при информационном взаимодействии между Федеральным казначейством и его территориальными органами и участниками бюджетного процесса, правилами электронного документооборота в системе электронного документооборота Федерального казначейства, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477.

2. Изготовление и заверение бумажной копии электронного документа

2.1.

Бумажная копия электронного документа, сформированного Федеральным казначейством, выдается Федеральным казначейством по письменному запросу, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, на основании резолюции руководителя Федерального казначейства (исполняющего обязанности руководителя Федерального казначейства) или заместителя руководителя Федерального казначейства, в соответствии с возложенными полномочиями, и заверяется оттиском штампа (или собственноручной записью с текстом) согласно приложению к настоящему Порядку и собственноручной подписью работника структурного подразделения Федерального казначейства, заверяющего бумажную копию электронного документа (далее – Исполнитель).

2.2. Заверенная бумажная копия электронного документа передается Исполнителем в Уполномоченный удостоверяющий центр Федерального казначейства (далее – УУЦ) с указанием информации о дате и времени подписания электронного документа, серийном номере сертификата ключа ЭЦП лица, подписавшего документ.

2.3.

Уполномоченное лицо УУЦ при получении бумажной копии электронного документа проверяет действительность на момент подписания сертификата ключа подписи, относящегося к ЭЦП должностного лица, подписавшего электронный документ, и удостоверяет это простановкой собственноручной подписи уполномоченного лица УУЦ с указанием должности, фамилии и инициалов, и оттиска печати УУЦ на бумажной копии электронного документа. Копия электронного документа с отметками уполномоченного лица УУЦ возвращается Исполнителю.

2.4.

Оттиск штампа (или собственноручная запись с тентом) с собственноручной подписью Исполнителя и оттиск печати УУЦ с собственноручной подписью уполномоченного лица УУЦ размещаются на той же стороне листа бумажной копии электронного документа, на которой началось размещение информации соответствующего электронного документа. Если указанный документ продолжается на другой стороне листа или на других листах, то дополнительная заверяющая подпись Исполнителя (без расшифровки фамилии и должности) ставится на каждом листе, на одной или на обеих сторонах, на которых размещена информация.

Страницы многостраничных бумажных копий электронных документов должны быть пронумерованы. Допускается брошюрование листов многостраничных документов, их прошивка и заверение сброшюрованного документа на обороте последнего листа.

2.5. Исполнитель несет персональную ответственность за идентичность информации в бумажной копии электронного документа его электронному оригиналу, а также за наличие положительного результата проверки ЭЦП под электронным документом.

Уполномоченное лицо УУЦ несет ответственность за подтверждение действительности сертификата ключа подписи лица, подписавшего электронный документ, на момент подписания электронного документа.

Уполномоченное лицо УУЦ не несет ответственности за идентичность информации в бумажной копии электронного документа его электронному оригиналу.

3. Хранение электронных документов

3.1. Документы, созданные в электронном виде и подписанные ЭЦП уполномоченных лиц, хранятся в соответствующем прикладном программном обеспечении, позволяющем их просматривать и осуществлять проверку ЭЦП документов на протяжении всего срока хранения этих документов.

3.2. Перечень документов, хранящихся в электронном виде с ЭЦП, определяется в Технологическом регламенте на соответствующее прикладное программное обеспечение.

3.3. Срок хранения электронных документов устанавливается в соответствии с номенклатурой дел в зависимости от содержащейся в них информации и вне зависимости от места хранения за исключением документов Архивного фонда Российской Федерации, подлежащих передаче на государственное хранение.

3.4. Срок хранения сертификата ключа ЭЦП, посредством которого были подписаны электронные документы, определяется действующим законодательством и нормативными правовыми актами в сфере использования ЭЦП (но не менее срока хранения электронного документа, подписанного ЭЦП).

Приложение

к Порядку изготовления бумажнойкопии электронного документаи хранения электронных документовс электронной цифровой подписьюв центральном аппаратеФедерального казначейства,утвержденному приказомФедерального казначейства

от 16 марта 2010 года N 54

ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗНАЧЕЙСТВОНаименование структурногоподразделенияНаименование отдела структурного подразделенияДАТАКОПИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА ВЕРНАКоличество листов_____Должность исполнителяФ.И.О.

_______________
Наименование “Федеральное казначейство” указывается заглавными буквами.

Указывается с заглавной буквы наименование структурного подразделения центрального аппарата Федерального казначейства.

Указывается с заглавной буквы наименование отдела структурного подразделения Федерального казначейства.

ДАТА – указывается дата в формате ДД.ММ.ГГГГ, где ДД- число, ММ – месяц, ГГГГ – год.

Отметка “КОПИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА ВЕРНА” – указывается по центру заглавными буквами.

Количество листов – в конце строки проставляется количество листов документа с выравниваем по левому краю.

Должность исполнителя – указывается с заглавной буквы с выравниванием по левому краю.

Ф.И.О.

– в начале строки проставляется личная подпись исполнителя, указываются его инициалы и фамилия с выравниванием по правому краю.

Электронный текст документаподготовлен ЗАО “Кодекс” и сверен по:

рассылка

Источник: http://docs.cntd.ru/document/902255634

Подлинник электронного документа это

Делаем бумажную копию электронного документа

Например, аутентичный текст международного договора, составленный на нескольких языках, рассматривается одинаково подлинным и имеющим равную силу.Подлинники документов могут быть в виде черновиков и беловиков.Беловик — это последняя, переписанная или перепечатанная «набело» редакция документа.

ГОСТ на термины и определения в области делопроизводства и архивного дела определяет: «беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений». Правоведы считают оригиналом только подписанный беловик.

Для служебных документов оригиналом будет являться беловик, чаще всего выполненный на бланке и подписанный должностным лицом, в ряде случаев с приложением печати. Подлинниками являются и черновики.

Как подготовить копию Работать с бумагой умеем, поэтому не будем на этом останавливаться. Создание электронных копий с электронных оригиналов также не вызывает вопросов.

Копировать и сохранять файлы учат при первом знакомстве с ПК.
Интересно, что при копировании файла мы получим копию, не отличающуюся от оригинала, копия = оригинал.

Поговорим подробнее о создании бумажной копии электронного оригинала. Подготовка такой копии состоит из 3-х шагов:

  1. Поиск и выгрузка файла электронного документа из ИС, сервиса обмена, электронного архива или др.
  2. Печать документа.
    Если вам доступна функция печати сразу из ИС или сервиса оператора ЭДО, то шаг 1 ограничится поиском нужного документа.
  3. Заверение бумажной копии. Заверить можно двумя способами: нотариально или самостоятельно.

Документы электронные. оригиналы и подлинники

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) [37] аналоговые документы по виду оформления различаются как: подлинник — первый или единичный экземпляр документа; дубликат — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу; копия — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы; заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юридическую силу; выписка — копия части документа, оформленная в установленном порядке.

Обеспечить сохранность подлинных электронных документов. миссия выполнима?

Здесь обязано выполняться требование единственности оригинала (подлинника) документа. В этих случаях невозможно соблюдать закон — считать каждый экземпляр подлинником. Необходимо нарушать закон, принятый на государственном уровне и подписанный Президентом страны.

Важно

В ст. 12 проекта Федерального закона «Об электронной торговле» [19] предписывается, что при сохранении (очевидно, в базах данных) «…ЭлД должны сохранять формат, в котором они были сформированы, переданы или получены».

Чтобы не противоречить предыдущей статье 11 этого же законопроекта, запрещающей электронные копии ЭлД, остается предположить, что хранятся только подлинники документов.

Законодатель не определяет понятия «формат ЭлД», так что приходится ступить на зыбкую тропу догадок.

Делаем бумажную копию электронного документа

Секретарское дело N10 2003 год Т.В. Кузнецова

  • Понятие «подлинник»
  • «Умноженные» оригиналы
  • Беловики и черновики
  • Копии и их виды
  • Способы получения копий
  • Удостоверение копий
  • Подлинник и копия электронного документа

Секретарю в его работе постоянно приходится делать выписки из документов, снимать и удостоверять копии, размножать документы. Разберемся в видах копий и понятиях подлинник и копия документа.Сначала обратимся к понятию «подлинник».

Документы, создаваемые в первый раз, уникальные, представляющие первоисточники, принято рассматривать как подлинник.

Стандарт на термины и определения ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» определяет подлинник (официального документа) как «первый или единичный экземпляр официального документа».

Объявление

Пригодным для использования считается документ, который можно найти, воспроизвести и т.п.

Последнее требование сопряжено с проблемой устаревания форматов, носителей информации, программного обеспечения и оборудования.

Как обеспечить сохранение документом его ключевых свойств С учетом специфики электронного документа необходимо помнить о важности сохранения информационного контента (сообщения).

Подобная практика существует в мире с 1960-х годов, включая и Россию. Правда, изначально она была связана не с юридическими документами, а научными базами данных.

Сегодня широко известны такие методы обеспечения долговременной сохранности информации, как конверсия, миграция и эмуляция.

Помимо содержимого (контента) специалист по управлению документами или архивист должен обеспечить юридическую значимость и доказательную силу документа.

Степень подлинности документа — это идентификация того, что было и того, что отражено в документе.

В огромной массе подлинных документов, отражающих с различной степенью точности объективную действительность, можно встретить и документы поддельные, фальсифицированные, создание которых преследовало цель искажения действительности, фальсификации тех или иных фактов.

Фальсифицированные документы появились с тех пор, как документ стал использоваться для целей доказательства.
Например, фальшивые расписки. Создаются и целиком вымышленные документы, особенно часто — подложные завещания. Существует несколько видов подделки документов:

  • подлог — замена одного документа другим;
  • интерполяция — подложная вставка в текст подлинного документа;
  • подделка — подделка отдельных слов, подписи, дат.

Оригинал электронного документа это

Это касается как органов государственной власти, работы по внедрению ЭДО в которых набирают обороты, но этого еще недостаточно, так и бизнеса, который периодически напоминает о своем недоверии к электронным документам. Рассмотрим на примерах.

Истребование электронной первички налоговыми органами появилось в 2011 году. Представлять можно как электронные копии бумажных подлинников, так и изначально созданные в электронном виде документы (правильно – электронные копии электронных подлинников).

Со скан-копиями проблем нет, бизнес успел проверить работу с ними на практике. С электронными оригиналами – есть нюансы.

Представлять можно, но только те документы, которые были созданы в форматах ФНС, при этом служба признает один единственный формат – .XML.

Для счета-фактуры этот формат обязателен, для первичных документов (товарная накладная по форме ТОРГ-12 и акт выполненных работ) рекомендуем.

Внимание

А какой должна быть эта отметка до сих пор никто не уточнил. Если вы отправляли запросы в госведомства, то встречали штампы. Вариант Роскомнадзора: Вариант Министерства связи: Даже в органах госвласти отметки отличаются.

Для ЭлД однократного действия, где оригинал необходимо должен «погашаться», чтобы исключить его повторное использование, и в таком виде храниться для отчетности, выполнение требований закона «Об электронной торговле» означает невозможность электронной торговли.

Цитированные законы и проекты явно или неявно не допускают наличие электронных копий ЭлД, но зато прямо говорят о возможности бумажных копий.

Если понимать под «копией» приведенное выше определение ОКУД [37], то возникает естественный вопрос: какие «внешние признаки ЭлД или часть их, воспроизводит» бумажная копия ЭлД? Тем более странным выглядит предписание, что «электронный документ не может иметь копий в электронном виде».

Тем самым предписывается хранить в составе ЭлД цифровую подпись автора на момент архивирования: документ с иной удостоверяющей подписью — это копия.

Однако, пока само понятие «электронный документ» не однозначно. В ГОСТ Р 5141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения» есть лишь понятие «документ на машинном носителе» — «Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной». Более развернутое понятие документа на машинном носителе дано в Методических указаниях по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» РД 50-613-86.

Источник: http://kodeks-alania.ru/podlinnik-elektronnogo-dokumenta-eto/

Подлинник

Авторы ряда российских госстандартов сходятся во мнении, что оригинал – предшественник подлинника. Например, в ГОСТе 2.102-2013 «Единая система конструкторской документации.

Виды и комплектность конструкторских документов» между ними проводится четкое различие.

Оригинал электронного документа трактуется как первичный объект, предназначенный для проверки, установленного согласования и утверждения в качестве подлинника, а подлинник – утвержденный оригинал, с которого в дальнейшем будут делаться копии и дубликаты.
Близкое определение для строительной проектной документации содержится в ГОСТе 21.001-2013.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.